Cursus. Applicatiebeheer AllSolutions10

Transcriptie

1 Cursus Applicatiebeheer AllSolutions10 Behandeld door: De heer E. Lammes Datum Juni 2014 Status: Definitief Aantal pagina s: 38 Pagina 1 van 39

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Bediening menu Starten van functies en tuningsmogelijkheden Knoppen en tuningsmogelijkheden Autorisatie Globale werking (schema) Proces (volgorde) autorisatie Inrichting strategieën Handelingen Maken van een op maat gesneden menu Browserautorisatie per gebruikersgroep Autorisatie op gebruikersniveau Gebruiker aanmaken Configuratie Configuratie Browser Configuratie Viewer Configuratie Beheer Uitvoer Beheer Globale werking (schema) Vrije Velden Bijlage Datamodel Autorisatie Response tijden (Iperfo) Bijlage Rode draad cursus / oefeningen Pagina 2 van 39

3 1 Inleiding Cursus applicatiebeheer AllSolutions10 Dit document vormt een weergave van de behandelde stof tijdens de cursus Allsolutions10 Systeembeheer. Het geeft een overzicht van de functionaliteit van de module AllBasis en geeft aan hoe men deze module dient te gebruiken. Doelgroep Primair is de cursus bedoeld voor applicatie- en / of systeembeheerders. Ook kan dit document doorgenomen worden om een indruk te krijgen van de functionaliteit van de module AllBasis. Doel cursus Het doel van de cursus is om een gebruiker met de juiste rechten en printers, toegang te kunnen geven tot WebSolutions. Behandeld worden:. de verschillende manieren om functies op te starten. de werking van de autorisatie. de gebruiker toegang gegeven tot ALLSOLUTIONS10. de opzet van menu structuren. het koppelen van printers aan ALLSOLUTIONS10. het configureren (instellen) van browsers en viewers Pagina 3 van 39

4 2 Bediening menu De functies (browsers, viewers, overzichten) zijn op verschillende manieren op te starten. In dit hoofdstuk worden deze verschillende manieren opgesomd. Per gebruiker of per groep gebruikers kan men de opstartmogelijkheden inperken. In dit hoofdstuk worden tuningsmogelijkheden van het bedieningsmenu opgesomd. Eerst worden de verschillende opstartmogelijkheden van functies behandeld. Vervolgens worden de autorisatiemogelijkheden van de knoppen toegelicht. En als laatste worden alle knoppen beschreven. 2.1 Starten van functies en tuningsmogelijkheden De functies zijn op verschillende manieren op te starten ; in het volgende overzicht zijn deze opgesomd: Ook de mogelijkheden voor tuning zijn in dit overzicht opgenomen Pagina 4 van 39

5 Functie opstart via: Tuningsmogelijkheden Tuningsfunctie Naam functie Referentie paragraaf Menu optie Aanmaken speciaal Mmenu Menu s gebruikersmenu: Mgebru Gebruikers Elke gebruiker kan men koppelen aan een eigen startmenu. Autorisatie functie (starten): *A:Autorisatie Applicatiebeheer Functie welke wel in menu zijn opge- bij functie. autorisatie wijzigen nomen, maar waar men niet voor geautoriseerd is worden niet getoond in het menu. of via Mmenu ;autorisatie Mgbgrp;autorisatie Menu s gebruikersgroepen Snelstart. weglaten snelstart Mgebru Gebruikers. Autorisatie functie (starten) *A Laatst opgestarte functies Gebruikers instellingen *A Zoek functie. Mgebru *A Gebruikers Via functie: Mimple Implementatie volgorde pakket (Geen) *A Oefening: start browser Mgebru (gebruikers ) op alle 5 verschillende manieren Pagina 5 van 39

6 2.2 Knoppen en tuningsmogelijkheden Van de verschillende bedieningsgroepen zijn per gebruiker (of gebruikersgroep) te verbergen. Pagina 6 van 39

7 In het volgende overzicht zijn per knoppengroep de verschillende tuningsmogelijkheden vermeld: bedieningsgroep Tuningsmogelijkheden Tuningsfunctie Naam functie Referentie Service blokken weglaten Mgebru Gebruikers paragraaf Snelstart weglaten Mgebru Gebruikers Beheerders opties Links wel/niet zichtbaar per gebruiker Mgebru Gebruikers Brower knoppen Acties / shortcuts Knoppen wel/niet zichtbaar per gebruikersgroep links wel/niet zichtbaar per gebruikersgroep *A:Autorisatie bij functie of via Mmenu ;autorisatie Mgbgrp;autorisatie *A Applicatiebeheer. autorisatie wijzigen Menu s gebruikersgroepen Pagina 7 van 39

8 3 Autorisatie 3.1 Globale werking (schema) Bij de autorisatie spelen 2 tabellen een hoofdrol: 1. de gebruikers; functie Mgebru In de gebruikerstabel wordt vastgelegd, wie toegang heeft tot de applicatie, dus gebruikerscode, wachtwoord, naam en een aantal rechten worden vastgelegd. Ook wordt het opstartmenu en de standaardprinter voor die gebruiker geregistreerd. Pagina 8 van 39

9 Voor de autorisatie wordt de gebruiker gekoppeld aan 1 of meer gebruikersgroepen. Voor de configuratie wordt een gebruiker ingedeeld in 1 configuratiegroep. Wil men de gebruiker toegang geven tot slechts een deel van de data dan kan men de gebruiker koppelen aan een rol: Rol als medewerker ; invoeren /inzien alleen eigen tijdlijst en/of acties. Rol als debiteur ; raadplegen alleen eigen projecten ; facturen Rol als projectleider; toegang tot alleen eigen projecten 2. de menu/functies Alle functies (browsers, overzichten, internet pagina s..) die in WebSolutions op te starten zijn bevinden zich in deze tabel. De functiecode komt overeen met de snelstartcode waarmee je de functie kan opstarten. De vulling van deze tabel wordt door AllSolutions aangeleverd. De toegevoegde functies moeten als maatwerk worden gemarkeerd. Over het algemeen zal men veelal geen functies toevoegen. Pagina 9 van 39

10 De gebruikersgroepen Per gebruikersgroep (voorbeeld finadministratie, ledenadministratie, applicatiebeheer ) wordt de toegang tot een set van functies vastgelegd. Een gebruiker is gekoppeld aan 1 of meer gebruikersgroepen. Controles bij opstart van functie controle of de gebruiker wel het recht heeft om deze functie op te starten. Via de functiecode en de gebruikersgroep van de gebruiker wordt de autorisatie bepaald ; dus of de gebruiker toegang heeft tot de opgestarte functie en met welke rechten. Controle op voldoende licenties De actieve gebruikers van een functie worden geteld en vergeleken met het aantal aangekochte licenties. Printers (uitvoerbestemmingen) Bij de uitvoerbestemmingen worden alle uitvoerbestemmingen voor WebSolutions vastgelegd Dit zijn mail-mogelijkheden, naar scherm of netwerkprinters (die gekoppeld zijn aan de server waarop WebSolutions draait). Men kan (overzicht / verwerkings) functies koppelen aan een specifieke uitvoerbestemming. Ook kan men bij de gebruiker een standaard uitvoerbestemming vastleggen. Configuratiegroep Via de configuratie groep kan men de (instellingen = configuratie = look and feel) van de browsers en viewers voor een groep gebruikers identiek/gelijk houden. Pagina 10 van 39

11 3.2 Proces (volgorde) autorisatie De inrichtingsvolgorde wordt specifiek voor de klant implementatie aangegeven via de functie Mimple. Voor het autorisatieproces zijn hierboven het processchema en alle functies weergegeven. Pagina 11 van 39

12 Globaal moet men - bij de initiële opzet van het systeem - de hieronder weergegeven volgorde aanhouden. Stap Actie Functie Functienaam Voorbereiding / opmerking Zie paragraaf 1 Aanmaken bedrijf Mddraf Bedrijf/afdeling Het primaire bedrijf wordt standaard aangemaakt door AllSolutions; de overige bedrijven afdelingen moeten worden toegevoegd bij de inrichting 2 Aanmaken functie s / menu s 3 Aanmaken gebruikersgroepen 4 Aanmaken Configuratie groep Mmenu Menu s Alle menus worden standaard meegeleverd door AllSolutions ; ook bij updates ; Specifieke klantmenu s moeten worden toegevoegd en gemarkeerd als maatwerk. Mgbgrp gebruikersgroep Inventariseer de gebruikersgroepen en voer deze in; inventariseer de toegang tot functies per groep ; inventariseer de gebruikers per groep. Mcfgrp configuratiegroep Bepaal voor welke groepen gebruikers de vensters identiek moeten werken; Bij voorkeur 1 configuratie groep Aanmaken gebruikers Mgebru (+).gebruikersgroepen.afdelingen Gebruikers Inventariseer gebruikers (code / naam) Soortgelijke gebruikers kan men sneller kopiëren, via de kopieeractie Configuratie Vensters Applicatiebeheer instellingen Bij functie zelf 4 Pagina 12 van 39

13 3.3 Inrichting strategieën Wil men een autorisatie opzetten zodanig dat er nadien weinig onderhoud voor nodig is, kan men de volgende strategie volgen. De aanpak doorloopt de volgende stappen: 3. registeren medewerkers inclusief functie 4. bepalen gebruikersgroepen 5. grof vaststellen benodigde functies per gebruikersgroep 6. vaststellen configuratiegroepen 7. inrichten menu per gebruikersgroep 8. autorisatie voor gebruikersgroepen van de functies uit de menus s 9. aanmaken testgebruiker per gebruikersgroep 10. testen autorisatie voor elke groep via testgebruiker 11. configureren vensters via testgebruikers 12. aanmaken gebruikers; als kopie van testgebruiker In het volgende schema is dit weergegeven. Alternatief: gebruik profielen en handige gebruikersgroepen. a. maak een profiel aan voor de grote groep standaard gebruikers Pagina 13 van 39

14 (met gebruikers groep standaard ) b. maak een testgebruiker aan met dit profiel; test dit door c. kopieer deze testgebruiker naar die eindgebruikers d. onderhoud via profiel en gebruikersgroep standaard e. maak later voor de overige groepen gelijke gebruikers extra gebruikers groepen en profielen aan. In de volgende tabel is deze aanpak nader toegelicht Stap actie Functie Toelichting Voor bereiding Excel blad met: Ref paragraaf Opzet 1 registeren medewer- mfunkt Door het totale medewerkersbestand in te Inventarisatie mede- kers inclusief functie Mperso geven; is concreet af te leiden welke medewerkers: werkers een bepaalde functie vervullen. medewerkercode x(7). zoeknaam x(16). naam. functie. functiecode x() 2 bepalen gebruikers- Mgbgrp Op basis van de (medewerker)functies kun- Inventarisatie relatie groepen nen de gebruikersgroepen worden afgeleid. tussen Ter controle kan men nazien welke mede- functie - gebruikers- werkers dit betreft. groep Opmerking: 1 gebruiker kan gekoppeld zijn. functie aan meer gebruikers groepen. functiecode. gebruikersgroepen. globaal benodigde functionaliteit 3 grof vaststellen be- Mmenus Per gebruikers groep wordt een menu aan- Inventarisatie benodig nodigde functies per gemaakt; waarin alle functies zijn opgeno- de menu-opties per ge- gebruikersgroep men die nodig zijn. bruikergroep. gebruikersgroep. globaal benodigde functionaliteit. benodigde menuopties Pagina 14 van 39

15 4 vaststellen configura- mcfgrp De configuratie bepaald de look en feel van Inventarisatie relatie 4 tiegroepen de vensters. tussen Een gebruiker is gekoppeld aan 1 configura- functie - gebruikers- tie. groep (uit stap 2 aanvullen met: - configuratiegroep. functie. functiecode. gebruikersgroepen. globaal benodigde functionaliteit. configuratie groep 5 inrichten menu per Mmenu Per gebruikers groep wordt een menu aan- Zie stap gebruikersgroep gemaakt; waarin alle functies zijn opgenomen die nodig zijn. (op basis van inventarisatie stap 3) Tip: leg in de naamgeving een duidelijk verband tussen gebruikersgroepcode en menucode 6 autorisatie voor ge- Mmenu Per gebruikersgroep functie vastleggen van Inventarisatie benodig bruikersgroepen van link de autorisaties de menu-opties per ge- de functies uit de autorisa- (aanmaken; verwijderen; wijzigen ) bruikergroep menus s tie (uit stap 3 aanvullen met: - rechten: +,-,wijzig. gebruikersgroep. globaal benodigde functionaliteit. benodigde menuopties.rechten 7 aanmaken testge- mgebru Via de testgebruiker kan alles worden getest Inventarisatie benodig bruiker per gebrui- en deze dient als sjabloon voor het aanma- de menu-opties per ge- kersgroep ken van de gebruikers. bruikergroep (uit stap 3 aanvullen Tip: leg in de naamgeving een duidelijk ver- met: band tussen gebruikersgroepcode en testge- - testgebruiker bruiker. gebruikersgroep Pagina 15 van 39

16 . globaal benodigde functionaliteit. benodigde menuopties.rechten. testgebruiker Pagina 16 van 39

17 8 testen autorisatie voor elke groep via testgebruiker 9 configureren vensters via testgebruikers Inloggen als test gebruiker en alle opties kritisch doorlopen Bij elke menu optie via de configuratielink 1 of meer configuratie groepen met venster configureren. Zie stap 7 Zie stap Uitrol Mgebru Door het kopiëren van de testgebruiker Inventarisatie mede aanmaken gebrui- Actie wordt; wordt de betreffende gebruiker met werkers: kers; als kopie van Kopiëren de juiste rechten en configuratie aangemaakt (uit stap 1 aanvullen testgebruiker met: - testgebruiker. medewerkercode x(7). zoeknaam x(16). naam. functie. functiecode x(). testgebruiker Nogmaals de strategiemaar dan in verkorte vorm. Wil men een autorisatie opzetten zodanig dat er nadien weinig onderhoud voor nodig is, kan men de volgende strategie volgen: Opzet Stap actie functie Opmerking Ref paragraaf 1 Opzet van een menu opgebouwd uit Mmenu Markeer als maatwerk mapjes. Waarbij 1 mapje per functio- Begin de functiecode met unieke letter; nele groep. zodat deze eenvoudig zijn te herkennen. 2 Per functionele groep wordt 1 gebruikersgroep aangemaakt Mgbgrp Autoriseer de beheerdergroep voor alles De gebruikersgroep heeft alleen Applicatiebeheer Als beheerder via aangemaakte menu de rechten op de functies uit het mapje autorisaties groepsautorisatie instellen van de functionele groep. 5 Aanmaken van 1 configuratie groep Mcfgrp Dus alle instellingen worden voor alle gebruikers gelijk gehouden. 4 6 Configureren browers Configureren viewers Applicatiebeheer instellingen Pagina 17 van 39

18 7 Aanmaken 1 gebruiker per functione- mgebru Onder gebruiker van functionele groep le groep testen of voldoet. Uitrol 5 Aanmaken van alle gebruikers door Mgebru een kopie te maken van de functio- Kopieer actie nele gebruiker onderhoud 11 Wijzigingen autorisatie toevoegen functie aan mapje Mmenu autorisatie voor gebruikersgroep wijzigen bij functie Applicatiebeheer autorisaties 12 Gebruikers toevoegen Mgebru Kopieer actie Handelingen Maken van een op maat gesneden menu Men kan een specifiek menu samenstellen en dit menu koppelen aan een gebruiker. Het menu is opgebouwd uit mapjes. Elk mapje is een aparte functie (van het type menu). Deze functies hebben een code en een naam. Voor de Functiecodes wordt een volgende door AllSolutions een volgende codering gebruikt:. M.. : Browers (Muteer functies). I.. : Browers (Informatie / alleen raadplegen). P.. : Opstart overzichten (Print).<BR> : of beginnen met een vaste combinatie voor (maatwerk) menutjes van 1 bedrijf Pagina 18 van 39

19 (zodat alle menuutjes bij elkaar staan) Via de functie mmenu : Menu /functie kan men een menu samenstellen Via de functie Mgebru: gebruikers kan men het menu koppelen aan de gebruiker Het maken van een maatwerkmenu: Hiervoor maakt men met Mmenu (+) een nieuwe functie aan (van type menu en markering maatwerk) Nadien voegt men de menu opties toe via de Mmenu browers actie : menuopties Pagina 19 van 39

20 Door vooraf een lijstje van de benodigde functiecodes op te stellen; kan men de invoer fiks versnellen. (de functie code is ook op te vragen door met de muis op de menu optie te gaan staan). Je kunt de gebruikers via de shortcut <Autorisatie> voor de functies in dit menu direct autoriseren bij het invoeren van de menuopties. Pagina 20 van 39

21 Pagina 21 van 39

22 3.4.2 Browserautorisatie per gebruikersgroep groepsautorisatie bepaalt welke knoppen (+, -, ) de gebruikersgroep mag gebruiken Let wel; een gebruiker kan behoren tot meer gebruikersgroepen ; en het meeste recht telt! Snelle groepswijze instelling: 1. selecteer de set functies, die je op een bepaalde waarde wil zetten (via filter) 2. zet deze selectie met de knoppen op de bijbehorende waarde De fijn afregeling kan men beter per browser via applicatiebeheer <autorisatie wijzigen > uitvoeren; zie paragraaf Pagina 22 van 39

23 Aan de gebruikersgroep kun je eenvoudig gebruikers koppelen. Via de gebruikersgroep: Gebruikers aan gebruikersgroep koppelen Pagina 23 van 39

24 Of bij de gebruiker zelf: Groepsgewijze autorisatie Pagina 24 van 39

25 Dus grote groepen functies zijn gelijk te autoriseren ; bijvoorbeeld een hele module! Aandachtspunten: Het is mogelijk om bijvoorbeeld alleen functies met de omschrijving Parameter op alleen raadplegen te zetten. Zodat de parameters slechts door de beheerder is aan te passen. Pagina 25 van 39

26 3.4.3 Autorisatie op gebruikersniveau Bijstellen van autorisatie per browser. Pagina 26 van 39

27 Pagina 27 van 39

28 3.4.4 Gebruiker aanmaken Gebruikersgroepen : Voor de autorisatie wordt de gebruiker gekoppeld aan 1 of meer gebruikersgroepen. Bedrijven/ afdelingen): een gebruiker moet altijd worden geautoriseerd tot 1 of meer bedrijven/afdelingen. Dit kan ook groepsgewijs met de functie Mbdraf Bedrijven/afdelingen shortcut : gebruikers Pagina 28 van 39

29 In de gebruikerstabel wordt vastgelegd, wie toegang heeft tot de applicatie. Dus gebruikerscode, wachtwoord, naam en een aantal rechten worden hierin vastgelegd. Ook wordt het opstartmenu en zijn/haar standaard printer bij de gebruikers geregistreerd. Voor de configuratie wordt een gebruiker ingedeeld in 1 configuratiegroep. Wil men de gebruiker toegang geven tot slechts een deel van de data dan kan men de gebruiker koppelen aan een rol:. Rol als medewerker ; invoeren /inzien alleen eigen tijdlijst en/of acties.. Rol als debiteur ; raadplegen alleen eigen projecten ; facturen. Rol als projectleider; toegang tot alleen eigen projecten Tip: Maak nieuwe gebruikers aan door deze van een gelijksoortige gebruiker te kopiëren via de kopieeractie. Pagina 29 van 39

30 4 Configuratie 4.1 Configuratie Browser Per gebruiker zijn de instellingen voor browsers/viewers te veranderen voor die gebruiker, voor de configuratiegroep of voor alle configuratiegroepen. Deze mogelijkheden worden alle geboden als de ingelogde gebruiker geautoriseerd is om de configuratiegroep te mogen wijzigen (zie tab configureren binnen functie Mgebru: gebruiker) en gekoppeld is aan een configuratiegroep. (veld configuratiegroep binnen functie Mgebru). Het venster werkt met de instellingen van: 1.. de ingelogde gebruiker als deze zijn aangemaakt voor browser/viewer ; als aanwezig zo niet 2.. de configuratiegroep behorende bij die gebruiker als deze zijn aangemaakt voor browser/viewer ; als aanwezig zo niet 3.. de geprogrammeerde instellingen van de browser/viewer. 4. instellen bij de gebruiker (bijvoorbeeld het aantal regels) Configuratie mogelijkheden voor browsers:. het instellen van voor gedefinieerde freeformfilters Pagina 30 van 39

31 . het instellen van de zoek volgorde en acties/shortcuts. het vaststellen kolom indeling. het weergeven van totaaltellingen en regeltellers Opmerking: Zet men in de configuratie een aantal acties/shortcuts uit ; dan geldt dit voor alle gekoppelde gebruikers (ongeacht de autorisatie voor die acties/shortcuts) 4.2 Configuratie Viewer Aanroep : start viewer : applicatiebeheer : instellingen wijzigen Ook per viewer is de configuratie per configuratiegroep / gebruiker mogelijk. Mogelijkheden tot configureren bij viewer:. standaard waarde (default) geven aan veld. veld verbergen. veld verplicht maken Pagina 31 van 39

32 4.3 Configuratie Beheer Functie Mcfgin: Instellingen Via de functie Mcfgin : worden alle instellingen getoond. Het is nodig om regelmatig te controleren of er instellingen per gebruiker zijn aangemaakt. Zijn deze instellingen voor die gebruiker zonder een specifieke reden aangemaakt dan is het raadzaam om die te verwijderen. Dit omdat de gebruiker dan met een ander ingesteld venster werkt dan zijn collega s wat tot verwarring kan leiden. Pagina 32 van 39

33 5 Uitvoer Beheer 5.1 Globale werking (schema) De standaard uitvoerbestemming kan worden vastgelegd bij: a. de gebruiker ; via de functie Mgebru b. de functie ; via de functie Mmenu c. een combinatie van gebruiker/functie ; via de functie mgebru : actie uitvoertoewijzing De uitvoerbestemming wordt bepaald aan de hand van de volgorde c, b, a. Alle mogelijke uitvoerbestemmingen worden vastgelegd met de functie Mprint :uitvoer bestemmingen. Pagina 33 van 39

34 6 Vrije Velden Men kan aan een viewer vrije velden toevoegen Definitie van een vrij veld:. start de viewer op. druk op de link: <vrije velden instellen> Men ziet nu het volgende venster... (In afbeelding het toevoegen van een veld bijnaam binnen de functie Mperso : Medewerkers) Hiervoor verwijs ik naar de documentatie : Introductie Weergave WebSolutions AllSolutions10 Pagina 34 van 39

35 7 Bijlage Datamodel Autorisatie.. Pagina 35 van 39

36 8 Response tijden (Iperfo) Schematisch verloopt het proces als volgt: Pagina 36 van 39

37 In de functie Iperfo worden de volgende tijden getoond: Tijd programma (s) Tijd netwerk (s) Tijd totaal De totale responstijd is opgebouwd uit erg veel verschillende verwerkingstijden. Hieronder een schemaatje: Over de tijden die je ziet in iperfo: De eerste tijd die je noemt is het lichtblauwe gedeelte, ofwel de tijd vanaf het begin dat quovadis wordt gestart, totdat quovadis gereed is. Pagina 37 van 39

38 De netwerktijd is vanaf het begin van het oranje gedeelte (t8) tot te. De totale tijd is vanaf de klik (t0) totdat alles gereed is, te.de moeilijkheid is dat alle deeltijden niet goed te meten zijn. Zo zie je dat de gegevens al op de http-lijn worden gezet, ook al is quovadis nog niet helemaal klaar. De tijden in iperfo overlappen elkaar dus enigszins. Pagina 38 van 39

39 9 Bijlage Rode draad cursus / oefeningen Onderwerpen code onderwerp Oefening Duur Paragraaf A Overzicht werking start functies - 0,5 uur 2.1 A1 Gebruikers / functies / menu / autorisatie A2 Standaard functies Zoeken in leden / uitgebreid filter relaties B Autorisatie gebruikers 2 uur 3 B1 Rechten gebruikers Aanmaken gebruiker B2 Menu indeling Menu samenstellen en koppelen aan gebruiker B3 Gebruikersgroepen en functie Wijzigen functie autorisatie autorisatie B4 Actie/ shortcut autorisatie Wijzigen autorisatie B5 Autorisatie strategie C Configureren schermen 1,5 uur C1 Kolommen in browers Configureren 4.1 Zoekvolgorde, Totalen / tellers zoekvolgorde kolommen / tellers en uitgebreid filter C2 Velden in viewers Velden verplicht, verbergen 4.2 C3 Beheer configuraties 4.3 E Vrije velden 0,25 uur E1 Aanmaken vrije velden 7 E2 Beperking vrij velden 7 Pagina 39 van 39