Stoppen met operationeel inkopen

Transcriptie

1 Stoppen met operationeel inkopen Als ketenintegratie nog geen onderdeel is van uw strategie dan is nu het moment om te beginnen. TRADECLOUD B.V. Molengraaffsingel JD Delft The Netherlands

2 CONTENTS Concurreren op flexibiliteit, creativiteit en snelheid... 3 Top 5 uitdagingen voor productie & groothandel... 3 informatieachterstand in de keten... 4 Key challenges liggen vooral bij de start... 5 Sleutelrol voor cloud-based supply chain platformen... 5 Verkorten van time-to-market argumenten om met een B2B platform uw keten slimmer te maken... 6 Case: Agrifac Machinery... 7 Conclusie

3 CONCURREREN OP FLEXIBILITEIT, CREATIVITEIT EN SNELHEID Verbeteren is een uitdaging op zich en er zijn legio manieren om dit te doen. Organisaties sturen nog vaak op interne doelstellingen, zoals het verhogen van de verkooptargets of een verbetering van de efficiency, maar einde van wat hier nog mee bereikt kan worden is in zicht. Om de volgende stap te zetten moet de gehele externe supply chain betrokken worden zodat er als keten geconcurreerd kan worden op flexibiliteit, creativiteit en snelheid. In deze whitepaper komen zowel de uitdagingen die er zijn aan bod als enkele tips. Daarnaast staan er voorbeelden in van bedrijven die de uitdaging op weg naar ketentransparantie zijn aangegaan, voorzien van de belangrijkste uitdagingen die ze zijn tegengekomen. Tenslotte benoemt deze whitepaper enkele tips die een goede basis kunnen vormen om op een verstandige manier toe te werken naar een succesvolle toekomst. TOP 5 UITDAGINGEN VOOR PRODUCTIE & GROOTHANDEL Uit onderzoek blijkt dat Europese producenten de volgende 5 uitdagingen onderkennen: 1. Sneller reageren op veranderingen, meer variaties vs. kortere doorlooptijden 2. Concurreren als onderdeel van een supply chain 3. Minder handmatige orderprocessing, groeien zonder extra mensen 4. Minder veiligheidsvoorraad, minder voorraad zonder misgrijpen 5. Lean, QRM en Agile principes invoeren 3

4 INFORMATIEACHTERSTAND IN DE KETEN Veel van deze uitdagingen komen voort uit wat genoemd wordt een informatieachterstand in de keten. Wat zijn veelvoorkomende informatiebehoeften en praktische vragen waar partners in een supply chain mee te maken hebben? Aan leverancierszijde: Is mijn order ontvangen? Mag ik mijn order later plaatsen/leveren? Wil mijn klant de levering ineens of zijn deelleveringen toegestaan? Wat geeft de forecast aan? Aan producentzijde: Is mijn order bevestigd? Met welke leverdatum houd ik rekening? Is het product op voorraad? Wijken de gevraagde aantallen af van de standaard? Zijn er certificaten gewenst? Aan afnemerszijde: Welke informatie is er beschikbaar over de onderdelen, het product? Welke informatie is gekoppeld aan retouren en wat is de inruilwaarde van de goederen? DE CLOUD ALS HULPMIDDEL BIJ HET EFFICIËNTER MAKEN VAN DE KETEN Zoals gezegd, uitdagingen zijn er voldoende, maar met de opkomst van cloud computing dienen zich ook steeds meer oplossingen aan. Ze zijn vaak laagdrempelig, voor velen te begrijpen en tegen overzichtelijke bedragen te implementeren op een basis waarbij afnemers betalen voor het gebruik. Maar een belangrijker voordeel is dat cloudgebaseerde softwaretools en B2B platformen de potentie hebben om de logistieke keten een stuk inzichtelijker te maken. Dit brengt bovendien antwoorden op meerdere van de Top-5 uitdagingen voor met name productie- en handelsbedrijven dichterbij. Zo kan meer zicht op wat er zich in de logistieke keten afspeelt helpen bij het sneller reageren op veranderingen in de supply chain. Eventueel kunnen bedrijven hierdoor ook toe met minder veiligheidsvoorraad. Figure 1: B2B supply chain platform Business-to-business platformen bieden gebruikers de mogelijkheid om ketenpartners nauwer te laten samenwerken. Ze bieden productie- en handelsbedrijven een manier om sneller informatie uit te wisselen met klanten en leveranciers en sluiten daarmee naadloos aan bij de trend om transparant te zijn. Is het niet omdat consumenten, inclusief B2B-klanten, dit eisen, dan is het wel omdat bedrijfsomzet in de toekomst dient voort te komen uit het leveren van toegevoegde waarde. Ofwel, concurreren op flexibiliteit, creativiteit en snelheid. 4

5 KEY CHALLENGES LIGGEN VOORAL BIJ DE START De zakelijke wereld kan nog veel leren van de consumentenmarkt. Particulieren die op zoek zijn naar een product, hebben diverse sites tot hun beschikking waarop ze producten, diensten en de beschikbaarheid daarvan kunnen vergelijken. Niet altijd zijn deze sites even overzichtelijk, maar een consument die een beetje zijn best doet, klikt zichzelf toch binnen afzienbare tijd een overzicht bij elkaar op basis waarvan hij of zij een beslissing kan nemen. In de B2B-wereld ontbreekt het nog té vaak aan een goed overzicht van welke goederen er op welk moment waar in de keten bevinden en ook is de vraag van de afnemer onzeker. De opkomst van cloud computing zorgt ervoor dat ook bedrijven eenvoudiger meer inzicht in de keten kunnen krijgen. Wel zullen ze zelf de nodige energie dienen te steken in het realiseren van transparantie. SLEUTELROL VOOR CLOUD-BASED SUPPLY CHAIN PLATFORMEN Supply chain platformen spelen een sleutelrol bij het vergroten van de ketentransparantie. Uit een onderzoek van Supply Value blijkt dat op het gebied van inkooptrends beduidend meer aandacht is voor ketenoptimalisatie. Dit aspect is gestegen van een achtste plaats in 2014 tot een eerste plaats in Supply Value: Om ketenoptimalisatie te realiseren moeten organisaties beter samenwerken. De ontwikkeling van het vergroten van transparantie en de bijhorende voordelen is overduidelijk zichtbaar, toch liggen er nog enkele drempels, of key challenges zoals de onderzoekers van Gartner ze omschrijven. Bedrijven missen nog vaak een plan van aanpak over hoe ze de ontbrekende ITfunctionaliteiten of een gebrek aan inzet bij een afdeling koppelen aan het doel van volledige ketentransparantie. Dat weerhoudt deze bedrijven van het ontwikkelen naar een volgende stap op de ladder der volwassenheid. Organisaties moeten kijken naar de gehele waardeketen en ervoor zorgen dat informatie en kennis binnen de keten optimaal wordt gedeeld. In het streven naar één versie van de waarheid, waarbij alle partners in een supply chain op hetzelfde moment beschikken over dezelfde informatie, helpt een SC-portal. Dat is iets wat ook Gartner erkent in haar rapport Evolving Concepts in Supply Chain 5

6 Visibility (januari 2015). De onderzoekers schrijven: De mogelijkheid om technologietools te koppelen heeft het makkelijker gemaakt om business partners te integreren op een platform voor meerdere bedrijven... Wel plaatst Gartner er in dezelfde zin een kanttekening bij:..maar vertrouwen tussen business partners is nog steeds een drempel die moet worden overwonnen. Gartner zegt: houd rekening met gestructureerde én ongestructureerde data Cruciale data heeft vele bronnen, waarbij verschillende partners in de uitgebreide waardeketen verschillende data onder controle dienen te houden en beschikbaar hebben. Figure 2: end-to-end proces integratie Door processen te integreren en data te bundelen via supply chain portals ontstaan er nieuwe mogelijkheden, schrijft Gartner. Analisten spreken van gestructureerde data én ongestructureerde data. In veel gevallen zullen bedrijven eerst toegang krijgen tot de gestructureerde data én op basis daarvan toegevoegde waarde kunnen leveren. Gartner verstaat het volgende onder gestructureerde data: materiaal, voorspellingen, orders, voorraad, zendingen, handelsdocumenten, assets. Kwaliteit, GRC/prestaties en verspilling. Ongestructureerde data is bijvoorbeeld data van social media en weer- dan wel verkeersinformatie, supply chain risico s en overheidsstatistieken. VERKORTEN VAN TIME-TO-MARKET Het gebruik van cloud computing kan zoals beschreven bijdragen aan meer inzage in de processen van ketenpartners. Hiermee de time-to-market van de keten verkorten is een reële mogelijkheid. Wat zijn nu de belangrijkste argumenten om een supply chain platform aan de slag te gaan? 7 ARGUMENTEN OM MET EEN B2B PLATFORM UW KETEN SLIMMER TE MAKEN 1. Beschikken over één versie van de waarheid, alle ketenpartners werken op hetzelfde moment met dezelfde informatie 2. Het hebben van directe inzage in de processen bij klanten en leveranciers, eenvoudig delen van info over inkooporders, voorraad en leverstatus 3. Digitalisatie maakt de weg vrij voor voorspellende en historische analyse en aanvullend voor proactief sturen 4. Een schaalbare infrastructuur 6

7 5. Snelheid en agile zijn kernbegrippen, ze horen bij cloud software evenals meer flexibiliteit en minder orderadministratie 6. Het analyseren van supply chain data en creëer actionable insights voor medewerkers. Maak data-analyse uit meerdere bronnen mogelijk 7. Complexe integratieprojecten behoren tot het verleden, evenals onvoorziene en soms hoge kosten CASE: AGRIFAC MACHINERY VAN VISIE TOT PLAN EN EEN GROTER COMPETITIEF VOORDEEL. HOE EEN B2B SUPPLY CHAIN PLATFORM EEN VERSCHIL MAAKT. Met het aspect inkoop kan Agrifac Machinery een producent van landbouwspuiten en bietenrooiers - zichzelf ten opzichte van de concurrentie niet onderscheiden. Die conclusie van plant manager Frank Jan Evers leidde tot de volgende uitspraak: Over vijf jaar sturen we hier met de handen over elkaar onze fabriek aan. De sleutel tot succes in dit verhaal is de afdeling inkoop, althans, het wegnemen van de overbodige werkzaamheden van deze afdeling. Evers is in staat om deze nogal duidelijke uitspraak te doen omdat hij op de hoogte is van de hedendaagse mogelijkheden die supply chain platformen bieden. Hij wil toewerken naar een naadloze communicatie via een portal tussen Agrifac enerzijds en toeleveranciers en klanten anderzijds. We willen leveranciers vooraf informeren over wat we gaan produceren (forecast) en we willen in de portal alle competenties samenvoegen. We moeten zien of een leverancier kan leveren en continu zicht op de planning hebben. Inmiddels deelt Agrifac inkooporders automatisch met leveranciers. Zij bevestigen dat ze een order voor onderdelen kunnen afhandelen en schieten de benodigde info in het systeem. Zo beschikken wij over betrouwbare leveranciersdata. Dat verbetert ook onze leverbetrouwbaarheid, forecast, etc. Agrifac voedt de dagplanning met data uit de portal. 7

8 KLANTEN STUREN TOELEVERANCIERS AAN, AGRIFAC PRODUCEERT SNELLER De plant manager wil nog een stap verder gaan door de klanten van Agrifac min of meer de toeleveranciers van de machineproducent te laten besturen. Zodra een klant er voor tachtig procent van overtuigd is om een machine te kopen, neemt Agrifac de order aan. Het is het toegenomen inzicht in de keten die dit mogelijk maakt. Het aantal belletjes tussen afdelingen en ketenpartners neemt af evenals de voorraad, omdat partijen weten wat er zich waar in de keten bevindt en zich kunnen richten op het leveren van toegevoegde waarde. Evers: Producten die we hier ontvangen kunnen vervolgens zelfs het magazijn overslaan en direct door naar de productielijn. Dat levert ons niet alleen winst op, maar het lukt misschien ook wel om bij toeleveranciers kapitaal te besparen. Dit vergt vertrouwen, maar we zijn op de goede weg. De uitdaging: inkoopactiviteiten tot minimum beperken en ketentransparantie vergroten De oplossing: zowel interne organisatie als toeleveranciers/klanten toegang geven tot webportal De voordelen: keteninzicht, sneller produceren, focus op toegevoegde waarde en kapitaalreductie Voetnoot: delen van deze klantcase hebben in 2014 in Logistiek Magazine gestaan CASE: VACUVIN B2B PLATFORM LAAT PRODUCENT NAUW SAMENWERKEN MET KETENPARTNERS EN WERKEN MET DEZELFDE INFORMATIE Innovatie en flexibiliteit zijn de kenmerken die als een maatpak passen bij VacuVin. Het bedrijf dat de bekende vacuumpompjes ontwikkelde wil zich niet laten vastzetten door een grote investering in IT. Wat het bedrijf wel wil is nauw samenwerken met ketenpartners, van toeleveranciers tot afnemers. Stephan Schneider, directeur: Ik wil dat we allemaal met dezelfde informatie werken en niet dat ik af en toe een update krijg van de orders in de pijplijn en wat er is uitgeleverd. Schneider ziet, met het oog op een goede ketensamenwerking, veel potentie in cloudgebaseerde software. Het is een belangrijke reden waarom hij contact opnam met TradeCloud. De leverancier doet naar eigen zeggen niet aan cloud washing doet, het hangen van een bestaand IT-product in de cloud, zonder dat er iets fundamenteels aan verandert. 8

9 TOELEVERANCIERS SNEL LATEN AANHAKEN VacuVin werkt in een afzetkanaal met zestig distributeurs die elk hun eigen versie van de waarheid hebben wat betreft voorraadniveaus. Schneider: We zijn nu bezig om de distributeurs naar dit platform te krijgen. Onze eigen zes vestigingen zitten er al op. Hij ziet ook mogelijkheden verderop in de keten. Het zou mooi zijn als de distributeur de winkelketens waar hij aan levert kan aansluiten op dit platform. En wij van onze kant zouden onze toeleveranciers kunnen vragen om aan te haken. Dat geeft hen inzicht in onze actuele materiaalbehoefte, zodat ze bij ons op de stoep staan, terwijl we zelf amper in de gaten hebben dat nieuwe aanvoer nodig is. De portal die VacuVin gebruikt past goed binnen het drielaagsmodel van Gartner. Daarbij bestaat de eerste laag uit een Enterprise Resource Planning systeem (ERP), waarin de masterdata is te vinden. In de tweede laag is productie- of magazijn aansturende software, zoals een WMS, te vinden. De derde laag is bedoeld om te experimenteren met nieuwe manieren van samenwerken, zoals in de cloud. Deze cloud biedt nog een ander voordeel volgens Schneider: Je weet niet wat er over vijf jaar beschikbaar is. Ik wil gemakkelijk kunnen overstappen zonder enorme kosten te maken in de infrastructuur. De uitdaging: innovatief en flexibel zijn en blijven. Voordelen halen uit samenwerking met partners De oplossing: ketenpartners aansluiten op één platform en profiteren van dezelfde informatie De voordelen: ketenpartners voeren JIT materiaal aan. Snel IT-infrastructuur kunnen aanpassen Voetnoot: delen van deze klantcase hebben in 2014 in Logistiek Magazine gestaan CONCLUSIE OPKOMST VAN SUPPLY CHAIN PLATFORMEN IS EEN FEIT, DUURZAAM VOORDEEL DOOR KETENINTEGRATIE IS VOORAL EEN KWESTIE VAN BEGINNEN. De populariteit van B2B platformen groeit. De verwachting is dat bedrijven in toenemende mate gebruik gaan maken van online oplossingen die hen in staat stellen om niet alleen nauwer samen te werken met ketenpartners, maar vooral ook de data uit de verschillende bedrijfssystemen te koppelen. Onder druk van consumenten, maar in toenemende mate ook B2B-partners werken bedrijven toe naar steeds meer data-uitwisseling. Gartner benoemt dit in meerdere rapporten, onder andere in een document met de titel Evolving Concepts in Supply Chain Visibility (januari 2015). Wel plaatst het daarbij een belangrijke kanttekening: Taking the next stap and extending supply chain visibility (SCV) upstream and/or downstream is less familiar to many companies and requires a mindset shift about approaches to technology and relationships. ONDERSCHEIDEN OP DE JUISTE GRONDEN Samenwerken met partners is iets wat al jaren kan rekenen op aandacht en er zijn ook meer projecten op dit gebied gestart dan vijf of zelfs tien jaar geleden het geval was. Toch is er regelmatig nog enige vrees te bespeuren om gegevens uit te wisselen, zeker wanneer het kritische bedrijfsdata betreft. Anderzijds realiseert een toenemend aantal bedrijven, de koplopers wat betreft innovatie, dat het onderscheidend vermogen van een bedrijf niet zit in het beschermen van data, maar in het gezamenlijk met partners creëren van toegevoegde waarde. Voor Tonnis de Boer, een van de oprichters van cloud supply chain platform TradeCloud, zijn er een paar aspecten waar bedrijven aan moeten denken: Ik spoor bedrijven sowieso aan om gewoon de eerste stap op weg naar het delen van informatie te zetten. Aanvullend zouden ze zich moeten focussen op het gebruik van innovatieve systemen. Informatie voor jezelf houden is uiteraard iets wat samenwerking belemmert en vroeg of 9

10 laat komen ketenpartners daarachter. En wat ook tot het verleden zou moeten behoren zijn opmerkingen als bij ons is het anders. Daarmee onderscheid je je niet, dat doe je alleen op basis van de juiste gronden. -- OVER TRADECLOUD TradeCloud is een snelgroeiend B2B platform voor supply chain integratie en e-commerce. Elk productiebedrijf of groothandel moet intensiever samenwerken met klanten en leveranciers om sneller te reageren op de markt, maar dat is lastig te realiseren met veel verschillende (ERP) systemen en ongestructureerde communicatie via , telefoon en Excel sheets. Hierdoor zijn er lange doorlooptijden, te veel onnodige voorraad en te veel handmatige orderadministratie. TradeCloud helpt bedrijven om via het online platform inkoop- en verkoopprocessen af te stemmen met klanten en leveranciers (o.a. het delen van forecasts, inkooporders, e-commerce en centraal artikelbeheer). Onze gebruikers realiseren een betere leveranciersperformance en een hogere klanttevredenheid. Meer informatie: / / info@tradecloud.nl Deze whitepaper is tot stand gekomen met steun van TradeCloud en dient als informatief document voor bedrijven die oog hebben voor een soepelere ketensamenwerking en informatie-uitwisseling met partners. Realiseren dat een supply chain internetplatform hierbij kan helpen is stap één, slim ervan gebruikmaken is een logische vervolgstap. TRADECLOUD B.V. Molengraaffsingel JD Delft The Netherlands info@tradecloud.nl 10