Project Medicatieoverdracht

Transcriptie

1 Eindverslag Project Medicatieoverdracht Barneveld 1 maart 2016 t/m 1 april 2017 Cedric Rietmeijer, huisarts, huisartsen de Burgt Marlies Geurts, apotheker, Service Apotheek Asklepios Jouk Snoek, apotheker, Apotheek Barneveld Verloskundigen Barneveld 1

2 Inhoudsopgave Samenvatting:... 3 Aanleiding/Inleiding... 4 Doelstelling... 4 Methode... 5 Resultaten... 5 Inzicht, knelpunten en werkafspraken... 5 Enquête... 6 Meting herhaalservice... 8 Evaluatie... 8 Conclusie... 8 Bijlagen... 9 Bijlage 1: Enquête medicatieoverdracht

3 Samenvatting: In het kader van bredere samenwerking binnen verschillende disciplines van OWZ de Burgt werd er naar verschillende onderwerpen gekeken. Aangezien er tussen de apotheek en de huisartspraktijk heel veel contact was met vragen, werd dit als één van de eerste speerpunten benoemd. Veel overleg vond er plaats vanwege onduidelijkheid bij huisarts, apotheker en patiënt. Besloten werd deze onduidelijkheid aan te pakken met als doel minder verwarring voor patiënt, arts en apotheker. Een plan van aanpak werd gemaakt. Een meting vooraf via herhaalreceptuur, werkbezoeken van huisarts, apotheker en assistentes op locatie, en een enquête onder patiënten, heeft geleid tot concrete werkafspraken. De werkafspraken werden geïmplementeerd en gemonitord. Overleg met kortere lijnen bleek makkelijk en overzichtelijk voor huisarts en apotheker. Later in het traject werden ook werkafspraken met de verloskundigen geïmplementeerd. Bij de nameting bleek uit de patiënt enquête een toename van patiënt tevredenheid, echter niet significant. De toename van automatische herhaalreceptuur was echter fors en significant. Nabespreking van het project was ook dat iedereen het eens was dat het tot verbetering van de oude situatie heeft geleid. Door de werkafspraken te continueren zal hopelijk in de toekomst de patiënt tevredenheid verder toenemen. Mogelijk was het tijdspan te kort om goede verbetering bij de patiënt te zien. 3

4 Aanleiding/Inleiding Uit diverse patiënt enquêtes komt naar voren dat zij vinden dat er veel onduidelijkheid bestaat over de procedure van medicatie (aanvragen bij de huisarts tot ophalen medicatie bij de apotheek) en beoordelen dit negatief. Ook uit de Veilig Incidenten Melden (VIM) bij de huisartsen komen veel fouten met betrekking tot bovenstaand proces naar voren. Dit kan leiden tot incidenten of calamiteiten en irritaties bij patiënten en organisaties. Er is nu bij de diverse organisaties te weinig kennis van de procedures bij elkaar, hetgeen tot onvrede leidt bij patiënten en werknemers. Door de inzicht in elkaars werkwijzen en duidelijkheid van afspraken zou veel overleg voorkomen kunnen worden waardoor meer tijd aan de zorg voor de patiënt besteed kan worden. Om het gehele proces in zijn geheel beter te stroomlijnen is een werkgroep geformeerd met daarin een huisarts van huisartsenpraktijk de Burgt en een apotheker van Service apotheek Asklepios. Later tijdens het project is de apotheker van apotheek Barneveld hier ook bij betrokken. Vanwege onduidelijkheid over het verstrekken van bepaalde medicatie van de huisarts aan de patiënten van de verloskundigen, is verloskundigen praktijk Barneveld later ook betrokken bij het overleg. Doelstelling Het formuleren van gezamenlijke werkafspraken tussen voorschrijvers en apothekers zodat de procedure van voorschrijven, verwerken en verstrekken van (herhaal)medicatie duidelijk is bij iedereen in de keten en zorgt voor een betere samenwerking en een positievere beoordeling door patiënt en werknemers. Resultaten voor patiënt: o minder fouten in voorschrijven en verstrekken medicatie; o vergroting patiënt tevredenheid. Resultaten voor zorgverleners: o minder irritaties onder werknemers door inzicht in elkaars werkwijze en opvolgen van werkafspraken; o tijdswinst in procedure door toename automatische herhaalreceptuur door apotheek. Doelmatigheid en kosten: o Tijdswinst door soepel verloop van werkprocessen. 4

5 Methode Om een goed inzicht te krijgen van de werkzaamheden die verricht moeten worden voor de aanvraag en verstrekking van medicatie is het wenselijk om bij elkaar mee te kijken hoe iedere discipline te werk gaat. Door de procedure stap voor stap door te nemen ontstaat er meer inzicht in de knelpunten. Op basis van de informatie die is verkregen bij het meekijken in elkaars organisatie wordt een verbeterplan geschreven en worden (nieuwe) werkafspraken gemaakt. Evaluatie van de werkafspraken en patiënttevredenheid wordt gemonitord door middel van een enquête onder patiënten. Een evaluatie wordt gepland om de gemaakte werkafspraken en resultaten te evalueren. Resultaten Inzicht, knelpunten en werkafspraken Het project wordt gestart met het meekijken door verschillende disciplines met als doel inzicht in elkaars werkprocessen en benoemen van knelpunten. Een assistente en huisarts van huisartspraktijk de Burgt hebben een werkbezoek gebracht aan Service apotheek Asklepios. Een assistente en apotheker van Service apotheek Asklepios hebben een werkbezoek gebracht aan huisartspraktijk de Burgt. Na deze bezoeken hebben beide disciplines knelpunten geformuleerd. Deze zijn in een gezamenlijk overleg besproken. De knelpunten zijn onder verdeeld in verschillende hoofd- en deelprocessen: o Aanvraag bij huisarts Recept aangevraagd maar niet verwerkt bij huisarts Herhaalreceptuur gaat mis Medicatielijsten per fax goed verwerkt, per edifact brief niet altijd in medicatiedossier gewijzigd Recept via modem komt niet aan bij apotheek Nieuwe medicatie gestart door specialist niet goed verwerkt o Verwerking Recept niet op tijd doorgestuurd door arts Recept niet op tijd klaargezet door apotheek Oude meldingen blijven staan op recept Specifieke aantallen worden door apotheek niet altijd goed verwerkt Andere inhalator/device o Ophalen bij apotheek Recept staat niet bij juiste apotheek klaar Recept niet doorgekomen, na 17 uur arts bellen o Informatievoorziening Recept staat niet bij juiste apotheek klaar Onduidelijkheid over tijd verwerking recepten 5

6 Mensen weten niet dat er betaald moet worden voor medicatie Huisarts niet op de hoogte van voorraad apotheek Op basis van bovenstaande knelpunten zijn de volgende werkafspraken geformuleerd: o Promoten herhaalservice. Huisartspraktijk gaat hier patiënten ook actief op wijzen. Wanneer er meer jaarrecepten uitgegeven worden scheelt dit tijd bij het aanvragen en verwerken van recepten. Tevens minder onrust bij patiënten, patiënten krijgen automatisch bericht wanneer de herhaalmedicatie klaar staat (ruim voor verstrijken einddatum). Minder telefoon bij huisarts; o Autoriseren recepten. Huisartsen om uur autoriseren, dan volgende dag klaar bij apotheek (herhaalreceptuur). Spoed (pijnstillers, antibioticakuren, etc.) kunnen dezelfde dag opgehaald worden bij de apotheek. Indien s middags een recept wordt gestuurd wat nog bezorgd moet worden belt/mailt de huisartspraktijk de apotheek. o Meldingen op recept voorzien van datum en oude meldingen weghalen wanneer dit gezien wordt (huisartspraktijk). o Informatievoorziening apotheek vs. huisarts. Over sommige zaken wordt door zowel huisarts als apotheek gecommuniceerd richting patiënt, dit zorgt voor tegenstrijdige informatie en verwarring. Type inhalator, vaak afhankelijk van preferentiebeleid zorgverzekering. Apotheek informeert huisarts per mail wanneer een ander device wordt afgeleverd. Hierbij wordt ook gekeken naar patiëntkenmerken (kan een patiënt met device overweg). Betalen voor bepaalde medicatie, communicatie door apotheek. Apothekers informeren huisartsen bij langdurige tekorten specifieke geneesmiddelen. o Algemeen: bijhouden van specifieke fouten, deze direct bespreken. Jaarlijkse evaluatie werkafspraken. Op een later moment in het project zijn werkafspraken gemaakt met de verloskundigenpraktijk. Er is een lijst met veel voorkomende klachten en bijbehorende middelen van eerste keus besproken. Er zijn afspraken gemaakt tussen verloskundigen en huisartsen met betrekking tot voorschrijven en middelen van eerste keus. Enquête Om de patiënt tevredenheid te meten is een enquête opgesteld (bijlage 1). De zes vragen hebben betrekking op het proces aanvragen / afleveren van medicatie en op de communicatie tussen patiënten en zorgverleners. De enquête is op twee momenten afgenomen, t=0 (voor start van het project) en t=1 (1 jaar na implementatie werkafspraken). De resultaten zijn weergegeven in tabel 1. 6

7 Tabel 1: Resultaten patiëntenquête t=0 (n=99) vs. t=1 (n=100). Aantal patiënten per antwoordmogelijkheid. Gemiddelde score per vraag (aantal*antwoord). Vraag 1 1: 76 2: 9 3: 12 4: 2 5: 0 Vraag 2 1: 43 2: 12 3: 22 4: 12 5: 10 Vraag 3 1: 36 2: 6 3: 47 4: 5 5: 5 Vraag 4 1: 74 2: 15 3: 6 4: 3 5: 1 Vraag 5 1: 47 2: 15 3: 26 4: 8 5: 3 Vraag 6 1: 29 2: 17 3: 44 4: 4 5: 5 Antwoordmogelijkheden: 1 = eens; 3 = neutraal; 5 = oneens. t = 0 t = 1 Gem. score: 138 1: 69 Gem. score: 140 2: 24 3: 5 4: 2 5: 0 Gem. score: 231 1: 68 Gem. score: 164 2: 13 3: 11 4: 3 5: 5 Gem. score: 234 1: 62 Gem. score: 177 2: 6 3: 28 4: 1 5: 3 Gem. score: 139 1: 62 Gem. score: 151 2: 27 3: 10 4: 0 5: 1 Gem. score: 202 1: 72 Gem. score: 142 2: 17 3: 8 4: 3 5: 0 Gem. score: 236 1: 46 Gem. score: 195 2: 22 3: 26 4: 3 5: 3 Er is te zien dat bij elke vraag, zowel op t = 0 als t = 1, het merendeel van de patiënten het eens is met de voorgelegde stelling. Over het algemeen geldt dat een lagere score een hogere patiënttevredenheid geeft (patiënt is het eens met de stelling). We zien dat voor de vragen 2, 3, 5 en 6 de gemiddelde score op t = 1 lager is dan op t = 0. Dit zou betekenen dat patiënten een jaar na de implementatie van de werkafspraken meer tevreden zijn. Bij de vragen 1 (mijn medicatie kan ik gemakkelijk aanvragen bij de huisarts) en 4 (met mijn vragen kan ik altijd terecht bij mijn huisarts) zien we een lichte toename van de score. Dit zou betekenen dat patiënten na implementatie van de werkafspraken wat minder tevreden zijn geworden. Op basis van deze uitkomsten is het lastig hier verdere uitspraken over te doen. 7

8 Patiënten werd ook gevraagd naar aanvullende opmerkingen en/of tips. Naast complimenten worden hier voornamelijk de wachttijden in de apotheken genoemd en recepten die niet doorgestuurd zijn door de huisarts. Meting herhaalservice Beide apotheken bieden patiënten een herhaalservice aan. Er wordt aan patiënten gevraagd wat het actuele gebruik en voorraad is. De apotheek kan zo berekenen wanneer de medicatie op zou moeten zijn. Ruim voor het verstrijken van de einddatum wordt de medicatie klaargemaakt. Indien geen geldige herhaling meer aanwezig is, wordt een nieuw jaarrecept aangevraagd bij de huisarts. Patiënt ontvangt bericht wanneer de medicatie klaar staat. Een van de werkafspraken is het actief promoten van deze herhaalservice. Aangezien Service apotheek Asklepios vanaf de start van het project betrokken is, zijn twee metingen uitgevoerd. Hierbij is gekeken naar het aantal patiënten van huisartsenpraktijk de Burgt dat gebruik maakt van deze herhaalservice. Een eerste meting is uitgevoerd in januari 2016, meting 2 is uitgevoerd in oktober 2016 (na implementatie werkafspraak). Na de tweede meting zien we een toename van 48% in het aantal patiënten van huisartsenpraktijk de Burgt die gebruik maken van de herhaalservice. Evaluatie De werkbezoeken tussen huisartspraktijk en apotheek zijn als zeer nuttig ervaren. Door meer inzicht in elkaars werkwijzen ontstaat meer begrip. Ook een periodiek overleg tussen assistenten van apotheek en huisartspraktijk zorgt voor korte lijnen en laagdrempelig overleg. Het is lastig harde eindpunten te meten. Dit is getracht middels een herhaling van de enquête onder patiënten. Dit levert echter geen duidelijk significante verbetering van de patiënttevredenheid op. Middels dit project is de herhaalservice (proactief herhalen van medicatie door de apotheek) ook vanuit de huisartspraktijk gepromoot. Dit heeft, na implementatie van deze werkafspraak, geleid tot een toename van 48% van patiënten die gebruik maken van de herhaalservice (over een periode van 9 maanden). Afgesproken is om de gemaakte werkafspraken jaarlijks te evalueren. Fouten worden direct teruggekoppeld en besproken tussen betrokken partijen. Conclusie Het begrip in elkaars werkwijzen is belangrijk voor een laagdrempelig overleg. Periodiek overleg tussen apotheek en huisartspraktijk zorgt voor korte lijnen en het snel schakelen wanneer er problemen ontstaan. Het periodiek overleg tussen apotheek en huisartspraktijk blijft bestaan om de kwaliteit van medicatie overdracht te waarborgen. 8

9 Bijlagen 9

10 Bijlage 1: Enquête medicatieoverdracht Geachte heer/mevrouw, Alvast hartelijk dank voor het doornemen van deze enquête! Het doel van deze enquête is om te inventariseren wat u er van vindt hoe het aanvragen en ophalen van de medicatie voor u geregeld wordt. Dit gaat vanaf het uitschrijven van de medicatie door de dokter tot en met de uitgifte bij de apotheek. We hopen hiermee knelpunten op te sporen en die aan te kunnen pakken. Dit om verbetering in onze dienstverlening te realiseren. Graag vragen we u deze enquête in te vullen en terug te geven aan de assistente. Met vriendelijke groet, huisartsenpraktijk de Burgt, Service apotheek Asklepios 1. Mijn medicatie kan ik gemakkelijk opnieuw aanvragen bij de huisarts 2. Mijn recept staat altijd op het afgesproken tijdstip klaar bij de juiste apotheek 3. Ik vind het actief herhalen van mijn herhaalrecepten door de apotheek prettig (de apotheek communiceert hierover per mail en post) 4. Met mijn vragen over medicatie kan ik altijd terecht bij mijn huisarts 5. Met mijn vragen over medicatie kan ik altijd terecht bij mijn apotheek 6. Er is een duidelijke communicatie tussen de huisartspraktijk en de apotheek Heeft u nog aanvullende opmerkingen of tips ter verbetering? Wilt u deze hieronder noteren: 10