Inschrijvingsleidraad N23 Westfrisiaweg

Transcriptie

1 Inschrijvingsleidraad N23 Westfrisiaweg 16 mei 2013

2 2 43 Identificatie Opsteldatum : 16 mei 2013 Fase : Contractvoorbereiding Versie : Definitief voor publicatie Verseonnr. : Bestandsnaam : Inschrijvingsleidraad (153357).docx Functie Naam functionaris Verseonhandeling Inkoopmanager E. Stal Opstelling via taak Manager Uitvoering J. de Later Controle via taak Programmamanager G.A.M Nootebos Akkoord via parafering Directeur B&U C.P. de Vries Besluit via parafering

3 3 43 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Algemeen Projectdoelstelling Leeswijzer Aanbestedingswet Best Value Procurement Inlichtingen en inschrijving Planning Inlichtingen Algemene inlichtingenbijeenkomsten Individuele inlichtingenbijeenkomsten Schriftelijke vragen Klachtenregeling Inschrijving Bij de inschrijving te verstrekken algemene documenten Bij de inschrijving te verstrekken prijsdocumenten Bij de inschrijving te verstrekken kwalitatieve documenten Overige bij de inschrijving te verstrekken documenten Varianten van de inschrijver Vormeisen aan de inschrijving Bevoegdheid tot het doen van een inschrijving Inschrijving door een samenwerkingsverband van ondernemers Inschrijvingsfase Indienen van een inschrijving Aanbesteding Gestanddoening Uitsluitingsgronden en minimumeisen Uitsluitingsgronden en Wet Bibob Uitsluitingsgronden Integriteitstoets Voorkennis en belangenverstrengeling Minimumeisen draagkracht en bekwaamheid Beoordeling Algemeen Gunningscriteria Beoordelingscommissie Beoordeling prijs Beoordeling overige criteria Prestatieonderbouwing, Risicoplan en Kansenplan Interviews Verificatie financiële onderbouwing Pre-awardfase en gunning De uitnodiging voor de pre-awardfase... 21

4 De pre-awardfase Het voornemen tot gunning Het sluiten van de overeenkomst Overige voorwaarden Bijlage 1: Algemene inlichtingenbijeenkomsten Bijlage 2: Overzicht in te dienen documenten Bijlage 3: Gunningsmodel Standaardformulier A: Eigen verklaring Standaardformulier B: Aanvullende eigen verklaring Standaardformulier C: Inschrijfbiljet Standaardformulier D: Afkoopsom prijsrisico Standaardformulier E: Inschrijfstaat Standaardformulier F: Prestatieonderbouwing Standaardformulier G: Risicoplan Standaardformulier H: Kansenplan Standaardformulier I: Vragenformulier t.b.v. nadere inlichtingen... 43

5 Inleiding 1.1 Algemeen De provincie Noord-Holland (hierna: de aanbesteder) houdt een aanbesteding (zaaknummer: ) volgens de Europese openbare procedure van het contract (zaaknummer: ) voor de realisatie van het project N23 Westfrisiaweg. Dit contract bestaat uit het ontwerp en de uitvoering van de opwaardering van de bestaande route van de N23 Westfrisiaweg, van Heerhugowaard tot de Houtribdijk. Deze aanbesteding vindt plaats volgens hoofdstuk 2 van het ARW 2012, voor zover daarvan in deze leidraad niet wordt afgeweken. Deze inschrijvingsleidraad geeft nadere informatie over het verloop van de aanbestedingsprocedure, de eisen waaraan de inschrijving dient te voldoen, de gunningscriteria en de wijze van beoordelen. Door het doen van een inschrijving verklaart de inschrijver zich onvoorwaardelijk akkoord met de aanbestedingsprocedure zoals in deze inschrijvingsleidraad beschreven. De contactpersoon namens de aanbesteder is voor deze aanbesteding de inkoopmanager van het project, de heer ir. E. Stal MTD. Communicatie inzake deze aanbesteding zal zo veel mogelijk plaatsvinden via TenderNed. Voor gevallen waarin deze leidraad niet anders voorziet, dient u uw correspondentie te richten aan: digitaal: aanbesteding-n23@noord-holland.nl of schriftelijk: Projectbureau N23 Westfrisiaweg, Keern 231-A, 1689 PB te Zwaag (overhandigen bij de receptie, op werkdagen tussen 9:00 en 17:00 uur). Het is niet toegestaan om contact op te nemen met andere personen binnen het Projectbureau N23 Westfrisiaweg of de provincie Noord-Holland over deze aanbesteding. Het is eveneens niet toegestaan contact te hebben met vertegenwoordigers van de betrokken gemeenten, het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier, Rijkswaterstaat en Prorail over deze aanbesteding. Ondernemers die dit wel doen, kunnen worden uitgesloten van de aanbesteding. Deze beperking geldt niet voor de beoogd opdrachtnemer tijdens pre-awardfase (zie paragraaf 5.2). 1.2 Projectdoelstelling De projectdoelstelling is: "de opwaardering van de bestaande route van de N23 Westfrisiaweg, waarbij (in volgorde van belangrijkheid): 1. de verkeershinder wordt geminimaliseerd 1 ; 2. de omgevingshinder wordt geminimaliseerd; 3. de weg uiterlijk 30 september 2017 wordt opengesteld." 1.3 Leeswijzer Deze leidraad legt de aanbestedingsprocedure vast. In hoofdstuk 2 is de procedure rondom inlichtingen en inschrijving beschreven. In hoofdstuk 3 zijn de uitsluitingsgronden en de minimumeisen beschreven. In hoofdstuk 4 is de beoordeling van de inschrijvingen beschreven. In hoofdstuk 5 zijn de pre-awardfase en de daaropvolgende gunning beschreven. In hoofdstuk 6 tot slot, volgen de overige van toepassing zijnde voorwaarden. 1 Zie Annex XV bij de overeenkomst voor nadere informatie over minimalisering van verkeershinder.

6 Aanbestedingswet Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet in werking getreden. Deze wet verplicht de aanbesteder bepaalde keuzes te motiveren. In deze aanbesteding betreft dit onderstaande keuzes. De keuze om het werk aan te besteden als een contract waarin ontwerp en uitvoering zijn geclusterd en niet als afzonderlijke percelen zijn opgenomen, wordt als volgt gemotiveerd: Ontwerp en uitvoering hangen nauw met elkaar samen: het ontwerp bepaalt grotendeels de wijze waarop het werk uitgevoerd kan worden. Door beide in één contract op te nemen, kan de opdrachtnemer het ontwerp optimaliseren ten gunste van een efficiënte uitvoeringswijze. Ook nemen de risico s voor de opdrachtgever af die verband houden met het raakvlak tussen ontwerp en uitvoering. Het toepassen van geïntegreerde contractvormen is het beleid van het Rijk en steeds meer decentrale overheden. Mede daardoor is het gangbaar in de markt en beperkt het de toegang tot de markt van geschikte aannemers niet. De keuze om archeologisch onderzoek onderdeel te laten zijn van het onderhavige contract en dit niet als afzonderlijk perceel aan te besteden, wordt als volgt gemotiveerd: Het benodigde archeologisch onderzoek is nauw verweven met de rest van de werkzaamheden, met name waar het de planning betreft. Door dit onderdeel te laten zijn van het contract, hoeven de raakvlakken in de planning niet vooraf van opdrachtgeverszijde te worden voorgeschreven, zodat de daarmee samenhangende risico s voor de opdrachtgever worden beperkt en optimalisatie mogelijk blijft; De keuze om de opdracht geografisch niet in percelen op te delen, wordt als volgt gemotiveerd: Er is geen sprake van geografische clustering. Het betreft de uitvoering van één werk, voor de realisatie van één project; Het project wordt gefinancierd door een groot aantal partijen, die hun afspraken hebben vastgelegd in een overeenkomst. Daarbij hebben zij als voorwaarde gesteld dat alle onderdelen van het project onverkort zullen worden uitgevoerd. Het werk opdelen in percelen zou het risico op uitstel of afstel van de uitvoering van een perceel te groot maken, waardoor het draagvlak onder het gehele project zou wegvallen; Bij de uitvoering van het werk dient de hinder voor het wegverkeer te worden beperkt. Het werk opdelen in percelen zou in dat verband tot één van de volgende twee onwenselijke situaties leiden: (1) per perceel zouden nadere eisen moeten worden gesteld aan de verkeershinder, met als gevolg dat optimalisatie over de percelen heen niet meer mogelijk is of (2) de opdrachtgever zou tijdens de uitvoering de coördinatie over de percelen heen moeten verzorgen, met als gevolg dat er tijdens de uitvoering nadere voorwaarden aan diezelfde uitvoering gesteld zouden worden. Het eerste is niet doelmatig, het tweede is contractueel onwenselijk. De keuze om wel een eis te stellen aan de jaaromzet van de inschrijver (zie paragraaf 3.3), wordt als volgt gemotiveerd: De omvang en uitvoeringsduur van het werk maken het noodzakelijk dat de opdrachtnemer over voldoende organisatievermogen en capaciteit beschikt om het werk tot een goed einde te brengen; De UAV-GC 2005 hanteert het principe van betaling ná prestatie. De opdrachtnemer moet derhalve over voldoende economische draagkracht beschikken om de prestatie vóór te kunnen financieren.

7 Best Value Procurement De aanbesteder maakt bij deze aanbesteding en tijdens de uitvoering gebruik van de methodiek Best Value Procurement (BVP). Met deze methodiek beoogt de aanbesteder de transactiekosten te beperken, de expert te vinden tussen de inschrijvers en het eindresultaat te bereiken (in termen van kwaliteit, tijd en geld) met een beperkte inspanning tijdens de uitvoering. Best Value Procurement (BVP) oftewel prestatie-inkoop is een methodiek gebaseerd op loslaten en vertrouwen door de opdrachtgever en verifieerbare prestaties van de opdrachtnemer. De opdrachtnemer krijgt de ruimte om zijn verantwoordelijkheid te nemen en de taak (ook) de risico s van de opdrachtgever te beheersen. Risico s worden bij BVP geminimaliseerd door transparantie en verantwoordelijkheid in plaats van door aansturing, inspecties en controles. Het BVP-proces bestaat uit drie fasen (zie de figuur hieronder): Fase 1: Inschrijven en beoordelen Fase 2: Pre-award Fase 3: Uitvoering In fase 1 worden de inschrijvingen door de inschrijvers opgesteld en door de aanbesteder beoordeeld. Hieruit volgt de economisch meest voordelige inschrijving en de beoogde opdrachtnemer. In fase 2 onderbouwt deze beoogde opdrachtnemer zijn aanbieding nader en verifieert de aanbesteder of de aanbieding voldoet aan de eisen. Tijdens die fase werkt de beoogde opdrachtnemer diverse plannen uit, zoals het projectmanagementplan, de planning en het risicoregister. De aanbieding kan tijdens deze fase niet meer worden gewijzigd. Het doel van de pre-awardfase is het plannen van de uitvoering zodanig dat er tijdens de uitvoering geen verrassingen en wijzigingen meer optreden. Als dit met goed gevolg is gebeurd, krijgt de beoogd opdrachtnemer de opdracht en kan de uitvoering (fase 3) beginnen. De voortgang van de opdracht wordt gemonitord op basis van een wekelijkse rapportage van de opdrachtnemer.

8 Inlichtingen en inschrijving 2.1 Planning Op 16 mei 2013 is de aankondiging gepubliceerd via TenderNed en aangeboden aan het Bureau voor officiële publicaties van de Europese Unie. De planning van de aanbestedingsprocedure ziet er verder als volgt uit: Activiteit of mijlpaal Datum of periode Algemene inlichtingenbijeenkomsten 1 22 mei 2013 Algemene inlichtingenbijeenkomsten 2 5 juni 2013 Individuele inlichtingenbijeenkomsten 9, 10 en 11 juli 2013 Uiterste datum verzoeken om nadere inlichtingen 5 augustus 2013 Publicatie laatste nota van inlichtingen 12 augustus 2013 Uiterste datum inleveren inschrijvingen 26 augustus 2013 om 10:00 uur Beoordeling Inschrijvingen 26 augustus 2013 t/m 30 augustus 2013 Interviews 2 september 2013 t/m 11 september 2013 Uitnodiging voor pre-awardfase 20 september 2013 Uiterste datum voor bezwaar 10 oktober 2013 Startbijeenkomst pre-awardfase 25 september 2013 Slotbijeenkomst pre-awardfase uiterlijk 20 november 2013 Voornemen tot gunning 27 november 2013* Uiterste datum voor bezwaar 17 december 2013* Sluiten overeenkomst 18 december 2013* * of zoveel eerder als de pre-awardfase is afgerond. Aan bovenstaande planning kunnen geen rechten worden ontleend. De aanbesteder behoudt zich het recht voor de planning te wijzigen. 2.2 Inlichtingen Algemene inlichtingenbijeenkomsten Om de geïnteresseerde ondernemers nader te informeren worden twee algemene inlichtingenbijeenkomsten gehouden. Tijdens de eerste bijeenkomst zullen het project, het contract, de filosofie en de methodiek van Best Value Procurement worden toegelicht. Tijdens de tweede bijeenkomst zullen in ieder geval de gunningscriteria en de beoordelingssystematiek nader worden toegelicht. Voor praktische informatie over de algemene inlichtingenbijeenkomsten wordt verwezen naar Bijlage 1: Algemene inlichtingenbijeenkomsten. Van de algemene inlichtingenbijeenkomsten zullen verslagen worden gemaakt, die zullen worden gepubliceerd via TenderNed.

9 Individuele inlichtingenbijeenkomsten Voor nadere inlichtingen in geval van een rechtmatig commercieel belang (artikel 2.14 ARW 2012) worden individuele bijeenkomsten gehouden. Inschrijvers die aan een dergelijke bijeenkomst deel willen nemen, dienen hiervoor een verzoek te richten aan het adres dat is vermeld in paragraaf 1.1. Dit verzoek dient uiterlijk tien werkdagen voor de eerste datum waarop de individuele bijeenkomsten worden gehouden (zie paragraaf 2.1), door de aanbesteder te zijn ontvangen. Indien de aanbesteder het verzoek honoreert zal hij datum en tijd aan de betreffende inschrijver meedelen. De bijeenkomsten vinden plaats op het adres dat is vermeld in paragraaf 1.1. Bij het verzoek om deelname aan de individuele inlichtingenbijeenkomsten dient de inschrijver de vragen te voegen die hij tijdens de bijeenkomst behandeld wil hebben. Daarbij dient hij te motiveren dat er sprake is van een rechtmatig commercieel belang. De vragen inclusief motivering dienen separaat van algemene vragen (artikel 2.13 ARW 2012) te worden ingediend, doch wel met gebruikmaking van Standaardformulier I: Vragenformulier t.b.v. nadere inlichtingen. De aanbesteder zal per vraag aan de inschrijver meedelen of hij van mening is dat deze vraag inderdaad individueel beantwoord moet worden. Indien de aanbesteder en de inschrijver hierover niet tot overeenstemming komen, dan is de inschrijver gerechtigd de vraag in te trekken. Zo niet, dan wordt deze vraag beantwoord in een nota van inlichtingen. In het geval dat de vraag wordt ingetrokken is de aanbesteder gerechtigd de naar aanleiding van de vraag noodzakelijke aanpassing van de aanbestedings- en contractdocumenten op te nemen in een nota van inlichtingen. In dat geval zal de aanbesteder daarbij de vertrouwelijk informatie van de onderneming beschermen. Voorafgaand aan de individuele inlichtingenbijeenkomst zal de aanbesteder de concept-antwoorden aan de inschrijver toesturen. De individuele inlichtingenbijeenkomsten duren per inschrijver maximaal anderhalf uur. Namens de inschrijver mogen er maximaal vijf personen deelnemen. Aan het einde van de bijeenkomst wordt het proces-verbaal opgesteld met de definitieve antwoorden die vervolgens ter plekke namens beide partijen wordt ondertekend. Als de aanbesteding leidt tot een gerechtelijke procedure waarbij de individueel verstrekte inlichtingen onderwerp van geschil zijn, dan is de aanbesteder gerechtigd de verstrekte inlichtingen in te brengen Schriftelijke vragen Verzoeken om nadere inlichtingen (vragen) dienen vóór de uiterste datum als genoemd in paragraaf 2.1, ingediend te worden via het adres dat is vermeld in paragraaf 1.1. Deze vragen dienen te worden ingediend met gebruikmaking van Standaardformulier I: Vragenformulier t.b.v. nadere inlichtingen. De nadere inlichtingen (antwoorden) zullen gegeven worden in nota s van inlichtingen, die zullen worden gepubliceerd via TenderNed. Op dezelfde wijze zullen ook eventuele verduidelijkingen, aanvullingen en wijzigingen van aanbestedingsdocumenten worden gecommuniceerd Klachtenregeling Conform paragraaf 4.4 van de Gids Proportionaliteit is op alle aanbestedingen van de provincie Noord- Holland een klachtenregeling van toepassing. Een klacht inzake een aanbestedingsprocedure dient in eerste instantie via de hiervoor beschreven inlichtingenprocedure bekend gemaakt te worden. Indien de

10 10 43 beantwoording van vragen in de nota van inlichtingen in hun ogen onvoldoende is, kunnen belanghebbenden bij onderhavige aanbesteding een klacht indienen via het adres Onder belanghebbenden worden begrepen ondernemers die een direct belang hebben bij het verwerven van de betreffende overheidsopdracht, bijvoorbeeld (potentiële) inschrijvers, onderaannemers van (potentiële) inschrijvers, brancheorganisaties en klachtenloketten van ondernemers. De klacht wordt bekeken door een interne, onafhankelijke commissie die hier vervolgens advies over uitbrengt aan de aanbesteder. 2.3 Inschrijving In deze paragraaf wordt onder meer beschreven welke documenten bij de inschrijving moeten worden ingediend. Voor een overzicht van de in te dienen documenten wordt verwezen naar Bijlage 2: Overzicht in te dienen documenten. Deze documenten hebben betrekking op de eisen waaraan de inschrijver moet voldoen en de gunningscriteria waarop de inschrijving zal worden beoordeeld. Voor meer informatie over de eisen, zie hoofdstuk 3, en voor meer informatie over de beoordeling, zie hoofdstuk Bij de inschrijving te verstrekken algemene documenten 1. Eigen verklaring De inschrijver dient een rechtsgeldig ondertekende eigen verklaring in te dienen conform Standaardformulier A: Eigen verklaring. Indien wordt ingeschreven als samenwerkingsverband van ondernemers, dan dienen alle leden van het samenwerkingsverband te voldoen aan deze eis. 2. Verklaring voorkennis en belangenverstrengeling De inschrijver dient een rechtsgeldig ondertekende aanvullende eigen verklaring in te dienen conform Standaardformulier B: Aanvullende eigen verklaring. Indien wordt ingeschreven als samenwerkingsverband van ondernemers, dan dienen alle leden van het samenwerkingsverband te voldoen aan deze eis Bij de inschrijving te verstrekken prijsdocumenten 3. Inschrijfbiljet Bij de inschrijving dient een inschrijfbiljet te worden gevoegd conform Standaardformulier C: Inschrijfbiljet. Op het inschrijvingsbiljet dient de inschrijver zijn inschrijfsom te vermelden. Met het indienen van een inschrijvingsbiljet verklaart de inschrijver dat alle gebruikelijke werkzaamheden, activiteiten en kostenposten die noodzakelijk zijn voor de opdracht, voor zover de inschrijver dit ten tijde van de inschrijving had moeten voorzien, in de inschrijfsom zijn opgenomen. 4. Afkoopsom prijsrisico In Annex VIII bij de overeenkomst is beschreven hoe de verrekening plaats vindt van het prijsrisico. Aan de inschrijvers wordt de mogelijkheid geboden om hiervoor vooraf een alternatief aanbod te doen, in de vorm van een vast bedrag. Dit bedrag dient de inschrijver bij inschrijving op te geven op Standaardformulier D: Afkoopsom prijsrisico. Het bedrag dient betrekking te hebben op de volledige scope van het contract en de volledige uitvoeringsperiode, zoals die bij inschrijving gelden. Eventuele wijzigingen hierin na inschrijving, zullen worden verrekend volgens Annex VIII. Het aanbod van de inschrijver is eenmalig en definitief. Er vinden geen onderhandelingen plaats over de hoogte van het aanbod. Het risico dat het aanbod door onvoorziene prijsstijgingen door de inschrijver niet meer als passend wordt ervaren, blijft geheel voor rekening van de inschrijver.

11 11 43 De aangeboden afkoopsom is geen gunningscriterium. Pas na het voornemen tot gunning wordt Envelop 2 van de winnende inschrijver opengemaakt. De enveloppen van de andere inschrijvers worden ongeopend teruggestuurd. De aanbesteder zal vóór de datum van inschrijving een eigen raming maken van de verwachte prijsstijging voor zover deze volgens Annex VIII voor rekening van de opdrachtgever komt. Dit bedrag wordt intern gedeponeerd en niet ter kennis gesteld aan derden. Indien het aanbod van de winnende inschrijver lager is dan het gedeponeerde bedrag, zal de opdrachtgever gebruik maken van dit aanbod. Hierover zal de opdrachtgever de winnende inschrijver bij het voornemen tot gunning informeren. Indien de aanbesteder het aanbod niet aanvaardt, geldt de verrekening volgens Annex VIII. 5. Inschrijfstaat Bij de inschrijving dient een inschrijfstaat te worden gevoegd conform Standaardformulier E: Inschrijfstaat. Op dit formulier dient de inschrijfsom te worden ontleed. 6. Financiële onderbouwing Bij de inschrijving dient een financiële onderbouwing te worden gevoegd. De financiële onderbouwing dient een gedetailleerd beeld te geven van de opbouw van de inschrijfsom en de achtergrond van de prijsvorming en dient te voldoen aan de volgende eisen: In de financiële onderbouwing zijn de uitgangspunten van de aanbesteder (zijnde de documenten die zijn vermeld in Annex XVII bij de overeenkomst, waaronder de Hoeveelhedenstaat) onverkort overgenomen. Deze uitgangspunten zijn aangevuld met de door de inschrijver voor de inschrijving gehanteerde uitgangspunten. Deze uitgangspunten van de inschrijver zijn niet in conflict met de uitgangspunten van aanbesteder. Ze betreffen in elk geval onderwerpen als uitvoeringsmethoden, tijdelijke voorzieningen en werktijden (dag, nacht, weekend, etc.). Samen met de uitgangspunten van aanbesteder vormen zij de uitgangspunten voor de aanbieding. De financiële onderbouwing brengt met elkaar in verband: de uitgangspunten van aanbesteder voor de inschrijving, de overige door aanbesteder verstrekte informatie, de uitgangspunten van de inschrijver, de gehanteerde hoeveelheden en de gehanteerde prijzen. De posten in de financiële onderbouwing zijn voorzien van informatie waarmee de inhoud van een post vastligt en een onderbouwing van de prijs, waaronder: technische eisen, calculaties, aannamen en offertes. Alle kosten in de financiële onderbouwing zijn marktconform, eventuele kortingen zijn in de (eenheids)prijzen verwerkt. De systematiek en terminologie van de financiële onderbouwing zijn conform CROW-publicatie 137, 3 e druk. De financiële onderbouwing laat zien hoe de directe en indirecte kosten zijn opgebouwd, welke indirecte kosten tijdgebonden zijn en welke eenmalig zijn. De financiële onderbouwing laat zien wat de omvang is van de posten Nader te detailleren en Risico s, voorzien van een beschrijving van onzekerheden en opdrachtnemersrisico s die met deze posten worden afgedekt. De financiële onderbouwing is voldoende gedetailleerd en geschikt om gebruikt te worden bij wijzigingen en verrekeningen. De financiële onderbouwing bestaat uit posten die opgeteld overeenkomen met de inschrijfsom en geeft weer hoe de posten in de inschrijfstaat zijn bepaald.

12 Bij de inschrijving te verstrekken kwalitatieve documenten In deze paragraaf worden de documenten beschreven die moeten worden ingediend met betrekking tot de kwalitatieve gunningscriteria: Prestatieonderbouwing, Risicoplan en Kansenplan. 7. Prestatieonderbouwing Voor het gunningscriterium Prestatieonderbouwing dient de inschrijver het volgende te beschrijven: Wat maakt dat hij de opdracht adequaat uit kan voeren, dat wil zeggen de projectdoelstelling kan realiseren; Welke verifieerbare prestatie-informatie dit onderbouwt, eventueel geïllustreerd met voorbeelden. Deze beschrijving dient te bestaan uit een aantal onderbouwde stellingen of beweringen, ingericht volgens Standaardformulier F: Prestatieonderbouwing en mag maximaal twee pagina s beslaan. De formulering dient smart te zijn, dat wil zeggen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. 8. Risicoplan Voor het gunningscriterium Risicoplan dient de inschrijver het volgende te beschrijven: Welke projectspecifieke risico s hij heeft geïdentificeerd die gealloceerd zijn bij de opdrachtgever; Hoe hij deze prioriteert; Welke beheersmaatregelen hij aanbiedt om uit te voeren; Waarom hij van oordeel is dat deze effectief zijn (op basis van verifieerbare prestatie-informatie). Het risicoplan dient te zijn ingericht conform Standaardformulier G: Risicoplan en mag maximaal twee pagina s beslaan. De formulering dient smart te zijn, dat wil zeggen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Tevens dient de beschrijving ambitie en commitment van de inschrijver te tonen. Een van de redenen om Best Value Procurement toe te passen bij dit project is dat het bijdraagt aan de reductie van de risico s van de opdrachtgever en aan het benutten van kansen bij de uitvoering van het werk. De methodiek is erop gericht om het project aan die inschrijver te gunnen die met zijn inschrijving heeft aangetoond het beste de risico s te minimaliseren en het beste de kansen te benutten. (Risico s zijn ongewenste gebeurtenissen die direct of indirect de projectdoelstelling bedreigen terwijl kansen juist bijdragen aan de projectdoelstelling.) Om dit aan te tonen is het van belang dat de inschrijver met specifieke, concrete en verifieerbare informatie onderbouwt dat zijn maatregelen het gewenste effect sorteren. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat de inschrijver risico s van de opdrachtgever overneemt, de risicoallocatie blijft conform het contract. De in het kansenplan opgenomen maatregelen zijn opties. De bijbehorende prijzen maken dus ook geen onderdeel uit van de inschrijfsom. In de pre-awardfase zal de aanbesteder de inschrijver meedelen welke maatregelen hij door de opdrachtnemer uit wil laten voeren. 9. Kansenplan Voor het gunningscriterium Kansenplan dient de inschrijver het volgende te beschrijven: Welke projectspecifieke kansen hij heeft geïdentificeerd; Welke maatregelen hij aanbiedt om deze kansen te benutten;

13 13 43 Hoe deze maatregelen extra bijdragen aan de projectdoelstelling (onderbouwd met verifieerbare prestatie-informatie); Welke gevolgen deze maatregelen hebben voor de planning van het project en welke vergoeding de inschrijver wenst te ontvangen (exclusief BTW), indien de aanbesteder deze maatregelen uitgevoerd wenst te hebben. Het kansenplan dient te zijn ingericht conform Standaardformulier H: Kansenplan en mag maximaal twee pagina s beslaan. De formulering dient smart te zijn, dat wil zeggen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Tevens dient de beschrijving ambitie en commitment van de inschrijver te tonen Overige bij de inschrijving te verstrekken documenten Als onderdeel van de beoordeling van de inschrijving zullen interviews worden gehouden met sleutelfunctionarissen (zie paragraaf 4.3.2). Voor de voorbereiding van deze interviews dient de inschrijver de volgende documenten aan te leveren: de namen van de sleutelfunctionarissen met wie de interviews zullen worden gehouden, welke functie diegene in het project zal vervullen, en voor welke processen uit de Vraagspecificatie Proces (2) hij of zij verantwoordelijk is; een globale planning voor de uitvoering van de opdracht, van aanvang tot oplevering (op A3-formaat). Deze documenten zullen niet worden betrokken bij de beoordeling van de inschrijvingen Varianten van de inschrijver Het indienen van varianten van de inschrijver, zoals bedoeld in artikel 2.18 van de ARW 2012, wordt niet toegestaan Vormeisen aan de inschrijving De inschrijving dient aan de volgende vormvereisten te voldoen: De documenten dienen verpakt te zijn in een gesloten envelop of pakket, waarop duidelijk vermeld is: Inschrijving N23 Westfrisiaweg, Referentie: zaaknummer , Niet openen voor 26 augustus 2013 om 10:00 uur; Alle documenten dienen op A4-formaat te worden ingediend, met uitzondering van de planning (A3 formaat); In de buitenste verpakking dienen zich vijf gesloten enveloppen te bevinden, waarop duidelijk vermeld is wat er zich in de envelop bevindt. - Envelop 1: Prijsdocument(en); - Envelop 2: Afkoopsom prijsrisico; - Envelop 3: Overige prijsdocumenten; - Envelop 4: Overige documenten; In Bijlage 2: Overzicht in te dienen documenten staat vermeld welke documenten zich in welke envelop moeten bevinden; Per envelop dienen de documenten in tweevoud te worden ingediend: één origineel en één kopie; Om retourzending van Envelop 2 en 3 mogelijk te maken dient hierop duidelijk het zaaknummer van de aanbesteding en de naam en het retouradres van de betreffende inschrijver te worden vermeld; De documenten die worden ingediend voor de gunningscriteria Prestatieonderbouwing, Risicoplan en Kansenplan dienen tevens digitaal op cd-rom te worden bijgevoegd. Het bestandsformaat dient.doc,.docx of.pdf te zijn en het bestand dient op tekst doorzoekbaar te zijn;

14 14 43 De documenten die worden ingediend voor de gunningscriteria Prestatieonderbouwing, Risicoplan en Kansenplan, dienen anoniem te zijn. Dit houdt in dat ze geen gegevens mogen bevatten die herleidbaar zijn naar de inschrijver. Hierbij kan worden gedacht aan bedrijfsnamen, logo s, productnamen of namen van personen. Daarnaast dienen de documenten op wit papier te zijn afgedrukt met lettertype Lucida Sans; Bevoegdheid tot het doen van een inschrijving Alle in te dienen documenten waarvan ondertekening wordt verlangd, dienen te worden ondertekend door een persoon die bevoegd is de inschrijver te vertegenwoordigen. Binnen twee werkdagen na een daartoe door de aanbesteder gedaan verzoek, dient de inschrijver de bevoegdheid van de ondertekenaar te onderbouwen. Dit kan op de volgende wijzen: door (een) kopie(ën) van (een) uittreksel(s) uit het handelsregister waaruit de bevoegdheid blijkt, of; door een kopie van de volmacht waaruit de bevoegdheid blijkt, mits deze is ondertekend door een persoon die bevoegd is de inschrijver te vertegenwoordigen en deze bevoegdheid eveneens wordt aangetoond. Standaardformulier A: Eigen verklaring dient uitsluitend te worden ondertekend door een persoon van wie de bevoegdheid kan worden aangetoond door (een) kopie(ën) van (een) uittreksel(s) uit het handelsregister. Indien wordt ingeschreven als samenwerkingsverband van ondernemers, dan geldt deze eis voor alle leden van het samenwerkingsverband Inschrijving door een samenwerkingsverband van ondernemers Een samenwerkingsverband van ondernemers mag als combinatie inschrijven. Wijziging in de samenstelling van de combinatie na inschrijving leidt tot uitsluiting. De leden van het samenwerkingsverband verklaren zich door in te schrijven bereid zich hoofdelijk aansprakelijk te stellen voor de volledige en correcte nakoming van alle verbintenissen jegens de aanbesteder. 2.4 Inschrijvingsfase Indienen van een inschrijving De Inschrijving dient schriftelijk te worden ingediend en wel op het volgende adres: Projectbureau N23 Westfrisiaweg Keern 231-A 1689 PB Zwaag en uiterlijk op: 26 augustus 2013 om 10:00 uur. Op de uiterste inleverdatum is er tussen 9:00 uur en 10:00 uur een lid van de aanbestedingscommissie (zie paragraaf 2.4.2) aanwezig om de inschrijvingen in ontvangst te nemen. Bij ontvangst van de inschrijving zal diegene een ontvangstbewijs verstrekken waarop onder andere het tijdstip van indiening is vermeld. De inschrijving zal tot 10:00 uur ongeopend worden bewaard. Niet tijdig ingediende inschrijvingen worden uitgesloten van de aanbesteding. Het risico van niet tijdige ontvangst van de inschrijving door de aanbesteder ligt bij de inschrijver.

15 Aanbesteding Er wordt een aanbestedingscommissie ingesteld van drie leden. De leden van de aanbestedingscommissie maken geen deel uit van de beoordelingscommissie. De aanbestedingscommissie beoordeelt of de inschrijvingen die tijdig ontvangen zijn, voldoen aan de eisen die zijn opgenomen in paragraaf 2.3. Alleen de inschrijvingen die voldoen, zullen worden beoordeeld op de gunningscriteria. Ten aanzien van Envelop 2 (Afkoopsom prijsrisico) en Envelop 3 (Overige prijsdocumenten) zal de aanbestedingscommissie alleen vaststellen of de gevraagde envelop is ingediend Gestanddoening Na de datum van inschrijving volgen een periode van beoordeling, de pre-awardfase en de laatste bezwaartermijn, waarbij bezwaren een opschortende werking hebben. Om die periode te overbruggen geldt in afwijking van artikel 2.20 van de ARW 2012 een termijn van gestanddoening van 180 kalenderdagen.

16 Uitsluitingsgronden en minimumeisen 3.1 Uitsluitingsgronden en Wet Bibob Uitsluitingsgronden Indien de inschrijver zich bevindt in één of meer van de omstandigheden als bedoeld in artikel en artikel a, b, d en e van de ARW 2012, zal hij worden uitgesloten van deelname aan de aanbesteding. Indien de inschrijver een samenwerkingsverband van ondernemers is, dan zal deze worden uitgesloten als één of meer leden van het samenwerkingsverband hieraan voldoen Integriteitstoets Om te voorkomen dat de overheid door deze aanbesteding onbedoeld bepaalde criminele activiteiten mogelijk maakt, wil de provincie Noord-Holland gebruik kunnen maken van de Wet Bibob (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur). De provincie Noord-Holland heeft op grond van de Wet en het Besluit Bibob bij een aanbesteding binnen de sectoren ICT, bouw of milieu, de mogelijkheid om de achtergrond of mogelijke criminele activiteiten van een bedrijf of persoon in openbare bronnen te onderzoeken en het Bureau Bibob (onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid) te verzoeken hiernaar onderzoek in gesloten bronnen te verrichten en hierover te adviseren: voordat een beslissing wordt genomen inzake de definitieve gunning van de overheidsopdracht; nadat een beslissing is genomen inzake de definitieve gunning van de overheidsopdracht wanneer feiten en omstandigheden daartoe aanleiding vormen; 2 betreffende een onderaannemer 3 met het oog op diens acceptatie als zodanig. Het advies dat het Bureau Bibob op basis van de uitkomst van zijn onderzoek zal uitbrengen, geeft de provincie Noord-Holland slechts ondersteuning bij haar eigen inhoudelijke afweging om een overheidsopdracht aan een onderneming te gunnen dan wel een overeenkomst inzake een overheidsopdracht te ontbinden, dan wel toestemming te verlenen voor inschakeling van een bepaalde onderaannemer. Daarnaast kunnen bewakingsmaatregelen worden voorgeschreven voor de gunning en/of tijdens de uitvoering van de opdracht. Indien blijkt dat de onderneming zich niet houdt aan de bewakingsmaatregelen zullen alle daaruit voortvloeiende kosten ten laste komen van de onderneming. Meer informatie over de toepassing van de Wet Bibob door de provincie Noord-Holland is te vinden op (onder Digitaal Loket, Wet Bibob ). 3.2 Voorkennis en belangenverstrengeling Indien een inschrijver zelf eerder werkzaamheden of diensten heeft verricht ter voorbereiding van deze opdracht, dan wel op andere wijze direct of indirect betrokken is (geweest) bij de voorbereiding van de opdracht, wordt er vermoed sprake te zijn van voorkennis. Indien binnen de onderneming van de inschrijver 2 Met inachtneming van het daaromtrent in de wet bepaalde bedingt de provincie Noord-Holland in de te sluiten overeenkomst het recht de overeenkomst te ontbinden indien volgens de provincie Noord-Holland een advies van het Bureau Bibob daar aanleiding toe geeft. 3 In dit kader stelt de provincie Noord-Holland dat onderaannemers niet zonder toestemming van de provincie Noord-Holland worden gecontracteerd en behoudt de provincie Noord-Holland zich het recht voor dienaangaande het Bureau Bibob om advies te vragen.

17 17 43 personen werkzaam zijn die dergelijke voorbereidende werkzaamheden of diensten hebben verricht, wordt er eveneens vermoed sprake te zijn van voorkennis. Indien de inschrijver in het kader van deze aanbestedingsprocedure zelfstandige hulppersonen (onderaannemers) en/of adviseurs (zowel natuurlijke als rechtspersonen) inschakelt en één of meerdere van die zelfstandige hulppersonen (onderaannemers) of adviseurs hebben dergelijke voorbereidende werkzaamheden of diensten verricht, wordt er eveneens vermoed sprake te zijn van voorkennis. Indien een inschrijver is gelieerd aan één of meerdere andere ondernemingen, dan wel indien de inschrijver onderdeel uitmaakt van een groep, e.e.a. in de zin van de artikelen 2:24a, 2:24b en 2:24c van het Burgerlijk Wetboek, of vergelijkbare rechtsvormen naar buitenlands recht, waarvan één of meerdere ondernemingen dergelijke voorbereidende werkzaamheden of diensten hebben verricht, wordt er vermoed sprake te zijn van belangenverstrengeling. Een inschrijver kan worden uitgesloten van deelneming aan de opdracht in de gevallen als hiervoor omschreven. Een samenwerkingsverband van ondernemers kan worden uitgesloten van deelneming aan de opdracht indien de gevallen als hiervoor omschreven betrekking hebben op een van zijn leden. De inschrijver dient bij inschrijving, ten genoegen van de aanbesteder, het hierboven bedoelde vermoeden te weerleggen en aan te tonen dat de eerlijke mededinging niet wordt geschaad door de (eerdere) betrokkenheid van de inschrijver of bij hem werkzame personen of door hem in te schakelen zelfstandige hulppersonen (onderaannemers) of adviseurs. Een onderneming mag slechts éénmaal inschrijven, zelfstandig, in combinatie of als onderaannemer. Van een concern, mogen meerdere ondernemingen inschrijven, zelfstandig, in combinatie, of als onderaannemer, indien zij bij inschrijving aantonen dat zij ieder de inschrijving onafhankelijk van de andere inschrijvers (waaronder de inschrijvers die deel uitmaken van hetzelfde concern) hebben opgesteld, en de vertrouwelijkheid hierbij in acht hebben genomen. Kan dit niet door één van de betreffende inschrijvers worden aangetoond, dan leidt dit tot uitsluiting van alle tot het betreffende concern behorende inschrijvers. 3.3 Minimumeisen draagkracht en bekwaamheid De inschrijver dient over het laatste afgesloten boekjaar een jaaromzet te hebben gerealiseerd van tenminste (exclusief BTW). Indien wordt ingeschreven als samenwerkingsverband van ondernemers, dan dient de gezamenlijke omzet van de leden van het samenwerkingsverband hieraan te voldoen.

18 Beoordeling 4.1 Algemeen Gunningscriteria Welke inschrijver in aanmerking komt voor het werk, wordt bepaald op basis van het gunningscriterium: economisch meest voordelige inschrijving, waarbij als nadere criteria worden gehanteerd: Prestatieonderbouwing; Risicoplan; Kansenplan; Interviews; Inschrijfsom. Voor meer informatie, zie Bijlage 3: Gunningsmodel Beoordelingscommissie De beoordeling van de inschrijving op de eerste drie criteria wordt uitgevoerd door een beoordelingscommissie, die bestaat uit twee beoordelingsteams en een voorzitter. De beoordelingsteams bestaan op zich weer elk uit drie leden en een voorzitter. Bij de beoordeling is een procesbegeleider aanwezig (die geen lid is van de beoordelingscommissie) om een zorgvuldige procesgang te borgen. Beoordelingscommissie Voorzitter Beoordelings- team 1 Voorzitter Voorzitter Beoordelings- team 2 Lid 1 Lid 1 Lid 2 Lid 2 Lid 3 Lid 3 Gedurende de hele periode van beoordeling is de inschrijfsom niet bekend bij de beoordelingscommissie en niet bij de procesbegeleiders. 4.2 Beoordeling prijs Voor de inschrijvingen hanteert de aanbesteder een plafondprijs. De plafondprijs bedraagt exclusief BTW: ,= De inschrijfsom, vermeerderd met de totale vergoeding die de inschrijver wenst te ontvangen voor de maatregelen ten behoeve van de kansen (zie paragraaf 2.3.3), dient lager te zijn dan de plafondprijs. De bepaling of de inschrijving hieraan voldoet is onderdeel van de toetsing als beschreven in paragraaf

19 Voor deze toetsing zal de aanbestedingscommissie (zie paragraaf 2.4.2) Envelop 1 openen. Na vaststelling of is voldaan aan deze eis, wordt Envelop 1 bewaard op een locatie die niet voor anderen toegankelijk is, tot na de vaststelling van de scores voor de interviews van alle inschrijvers. Inschrijvingen die niet voldoen, zijn niet geldig en worden niet verder in de beoordeling meegenomen. 4.3 Beoordeling overige criteria Prestatieonderbouwing, Risicoplan en Kansenplan De documenten die zijn ingediend voor de gunningscriteria Prestatieonderbouwing, Risicoplan en Kansenplan worden als volgt beoordeeld: De leden van de beoordelingsteams beoordelen de documenten eerst individueel en onafhankelijk van elkaar; De beoordelingsteams bepalen vervolgens in consensus de score en de bijbehorende motivatie; Tot slot stellen de voorzitters van de beoordelingsteams en de voorzitter van de beoordelingscommissie in consensus de definitieve score en de bijbehorende motivatie vast. Voor de aspecten waarop deze documenten worden beoordeeld, wordt verwezen naar Bijlage 3: Gunningsmodel Interviews Voor het gunningscriterium Interviews zullen interviews worden gehouden met drie sleutelfunctionarissen van de inschrijver, te weten de projectmanager, de omgevingsmanager en een derde functionaris naar keuze van de inschrijver. Deze personen dienen ook daadwerkelijk bij de uitvoering van de opdracht te worden ingezet op de betreffende functie. Onder projectmanager wordt verstaan de functionaris binnen de projectorganisatie die integraal verantwoordelijk is voor de uitvoering van de opdracht. Onder omgevingsmanager wordt verstaan de functionaris binnen de projectorganisatie die primair verantwoordelijk is voor het proces Omgevingsmanagement zoals dat is beschreven in de Vraagspecificatie Proces (2). Uitgangspunt voor dit gunningscriterium is dat deze personen doorslaggevend zijn om het project tot een succes te maken. Tijdens het interview zullen zij worden bevraagd over het kwalitatieve deel van de inschrijving en de planning. Voor elke inschrijver die wordt uitgenodigd, zal één ochtend worden gereserveerd voor de interviews. Tijdens deze ochtend zal met elke sleutelfunctionaris een afzonderlijk interview van maximaal 60 minuten worden gehouden. De interviews worden gehouden op het adres als genoemd in paragraaf 1.1. De aanbesteder zal te zijner tijd aan de inschrijver bekend maken wanneer (datum en tijd) zijn sleutelfunctionarissen aanwezig moeten zijn voor de interviews. De interviews worden afgenomen door een lid van de beoordelingscommissie (zie paragraaf 4.1.2). Tijdens de interviews zijn in de ruimte de andere leden van de beoordelingsteams aanwezig voor de beoordeling. Zij mengen zich niet in het interview, tenzij zij daartoe door de interviewer worden uitgenodigd. Daarnaast zal er in ieder geval één procesbegeleider aanwezig zijn. De interviews zullen worden opgenomen. In een proces-verbaal zullen de bestandsnamen van de geluidsopnames van de drie interviews worden vastgelegd.

20 20 43 De sleutelfunctionarissen mogen tijdens de interviews alleen een nadere toelichting (verduidelijking) geven op het kwalitatieve deel van de inschrijving. Het is niet toegestaan tijdens de interviews af te wijken van hetgeen is ingediend, in die zin dat een essentiële wijziging dan wel substantiële aanvulling ontstaat van de inschrijving. De antwoorden dienen smart te zijn geformuleerd en er dient ambitie en commitment uit te spreken. Hetgeen de sleutelfunctionarissen tijdens de interviews stellen, maakt onderdeel uit van de aanbieding. De sleutelfunctionarissen dienen derhalve bevoegd te zijn uitspraken te doen waaraan de inschrijver kan worden gehouden. De leden van de beoordelingscommissie zijn niet bekend met de inschrijfsom, zodat ze de kwaliteit los van de prijs kunnen beoordelen. Daarom is het niet toegestaan de aangeboden inschrijfsom tijdens de interviews bekend te maken. De beoordeling verloopt als volgt: De leden van de beoordelingsteams beoordelen het interview eerst individueel; De beoordelingsteams bepalen vervolgens in consensus de score en de bijbehorende motivatie; Tot slot stellen de voorzitters van de beoordelingsteams en de voorzitter van de beoordelingscommissie in consensus de definitieve score en de bijbehorende motivatie vast. Voor de punten waarop de interviews worden beoordeeld, wordt verwezen naar Bijlage 3: Gunningsmodel. 4.4 Verificatie financiële onderbouwing Nadat de scores voor alle gunningscriteria voor alle geldige inschrijvingen vast zijn gesteld, wordt van de inschrijving met de laagste fictieve inschrijfsom Envelop 3 (Overige prijsdocumenten) geopend, om de financiële onderbouwing te verifiëren. Indien de financiële onderbouwing onvolledig of onduidelijk is, kan de inschrijver om een toelichting worden gevraagd. Deze toelichting dient binnen twee werkdagen te worden gegeven. Indien de financiële onderbouwing niet voldoet aan de door aanbesteder gestelde eisen aan de inschrijving, behoudt de aanbesteder zich het recht voor om de inschrijving ongeldig te verklaren. Tevens behoudt de aanbesteder zich het recht voor de inschrijving ongeldig te verklaren indien de inschrijving onaanvaardbaar laag is, maar niet eerder dan nadat de financiële onderbouwing is geverifieerd en met inachtneming van het bepaalde in artikel van de Aanbestedingswet. De enveloppen met de financiële onderbouwing van de overige inschrijvers worden na sluiten van de overeenkomst ongeopend retour gezonden.

21 Pre-awardfase en gunning 5.1 De uitnodiging voor de pre-awardfase De inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan en wiens inschrijving niet ongeldig wordt verklaard, wordt de beoogde opdrachtnemer en wordt uitgenodigd voor de pre-awardfase. De aanbesteder maakt aan alle inschrijvers tegelijkertijd schriftelijk bekend: wat de fictieve inschrijfsom van de betreffende inschrijver is; hoe deze score wordt onderbouwd; welke inschrijver wordt uitgenodigd voor de pre-awardfase; wat diens fictieve inschrijfsom is. Alle inschrijvers kunnen desgewenst in een gesprek een toelichting krijgen op hun beoordeling, tijdens onderstaande bezwaarperiode. Indien een inschrijver bezwaar heeft tegen de bepaling van de beoogde opdrachtnemer, dan dient hij binnen twintig kalenderdagen na verzending van bovengenoemde mededeling een kort geding aanhangig te maken en de aanbesteder een afschrift van de dagvaarding te doen toekomen, bij gebreke waarvan in beginsel het recht om op te komen tegen de beslissing komt te vervallen. 5.2 De pre-awardfase De pre-awardfase vangt aan op het moment dat de uitnodiging voor de pre-awardfase aan de beoogd opdrachtnemer wordt verzonden. Het doel van de pre-awardfase is de beoogde opdrachtnemer in staat te stellen zijn inschrijving nader te onderbouwen en de fase na gunning voor te bereiden. Mede op basis van deze informatie zal de aanbesteder verifiëren of de aanbieding ook bij nadere onderbouwing voldoet aan de eisen van de overeenkomst. De beoogd opdrachtnemer mag tijdens deze fase zijn aanbieding niet meer aanpassen. De beoogd opdrachtnemer dient binnen vijf werkdagen na aanvang van de pre-awardfase een notitie in te dienen waarin de prestatie-informatie wordt onderbouwd die is opgenomen voor de criteria Prestatieonderbouwing, Risicoplan en Kansenplan. Deze informatie dient voor de aanbesteder op eenvoudige wijze verifieerbaar te zijn. De aanbesteder zal de informatie verifiëren. Indien er geen verifieerbare of incorrecte informatie wordt aangeleverd, zal de inschrijving als ongeldig worden verklaard. Binnen vijf werkdagen na aanvang van de pre-awardfase zal de aanbesteder de volgende informatie en documenten ter beschikking stellen: De geluidsopnames van de interviews met de betreffende inschrijver; Het standaardformulier voor de wekelijkse rapportage (zie Vraagspecificatie Proces (2)). De aanbesteder zal binnen diezelfde termijn tevens aan de beoogd opdrachtnemer meedelen welke bewijsmiddelen hij dient over te leggen ter onderbouwing van de eigen verklaring. Als bewijsmiddelen worden de documenten verlangd die zijn vermeld in artikel 2.5 en artikel 2.6 lid 1 sub c van het ARW Deze moeten binnen vijf werkdagen na het verzoek daartoe worden ingediend. De aanbesteder zal uiterlijk zes weken na aanvang van de pre-awardfase aan de beoogd opdrachtnemer meedelen welke maatregelen die de beoogd opdrachtnemer in zijn kansenplan heeft aangeboden, de

22 22 43 aanbesteder voornemens is op te nemen in de Deelopdracht Voorbereiding en/of de Deelopdracht Uitvoering 4. Daarvoor dient de beoogd opdrachtnemer het kansenplan toe te lichten inclusief de wijze waarop hij gaat meten in welke mate deze bijdragen aan de projectdoelstelling. Tijdens de pre-awardfase heeft de beoogd opdrachtnemer de regie. Hij dient zelf de informatie-uitwisseling met de aanbesteder of stakeholders te organiseren die naar zijn inzicht noodzakelijk zijn. Er worden door de aanbesteder echter wel enkele eisen aan de pre-awardfase gesteld. Dit zijn de volgende: De beoogd opdrachtnemer dient een startbijeenkomst met de aanbesteder te organiseren en daarin in ieder geval een dagplanning voor de pre-awardfase te presenteren. Deze bijeenkomst vindt plaats op de datum als opgenomen in paragraaf 2.1 op het adres als opgenomen in paragraaf 1.1.; De beoogd opdrachtnemer dient een projectmanagementplan op te stellen; De beoogd opdrachtnemer dient een planning op te stellen; De beoogd opdrachtnemer dient een termijnstaat op te stellen; De beoogd opdrachtnemer dient een risicoregister op te stellen; De beoogd opdrachtnemer dient een wekelijkse rapportage in te dienen, conform de eisen die de Vraagspecificatie Proces (2) daaraan stelt. De beoogd opdrachtnemer dient zelf te bepalen welke andere activiteiten hij verder nog moet uitvoeren of welke andere documenten hij nog moet opstellen in het licht van het doel van de pre-awardfase. De prestatie-indicatoren die de beoogd opdrachtnemer hanteert, kan hij zelf bepalen. De beoogd opdrachtnemer dient in overleg met de aanbesteder een presentatiebijeenkomst te organiseren. Hierin dient de beoogd opdrachtnemer bovengenoemde documenten te presenteren aan de aanbesteder en vragen hierover van de aanbesteder te beantwoorden. De betreffende documenten dienen uiterlijk vijf werkdagen vóór de presentatiebijeenkomst te worden ingediend bij de contactpersoon van de aanbesteder (zie paragraaf 1.1). Na deze bijeenkomst zal de aanbesteder alle ingediende documenten beoordelen om vast te stellen of de aanbieding ook bij nadere onderbouwing aan de eisen van de overeenkomst voldoet. Indien de beoogd opdrachtnemer niet kan voldoen aan de eisen van de overeenkomst, dan zal zijn aanbieding als ongeldig worden verklaard. Wanneer de aanbesteder heeft vastgesteld dat de aanbieding ook bij nadere onderbouwing aan de eisen van de overeenkomst voldoet en voor het overige niet hoeft te worden uitgesloten van de aanbesteding, dient de beoogd opdrachtnemer een slotbijeenkomst te organiseren met de aanbesteder. In die bijeenkomst dient hij het volgende te presenteren: zijn strategie en aanpak ten aanzien van de projectdoelstelling; de te leveren prestaties door de opdrachtnemer en de opdrachtgever; de wijze waarop hij deze prestaties gaat meten. De slotbijeenkomst dient uiterlijk plaats te vinden op de datum als opgenomen in paragraaf 2.1. Indien de inschrijving van de beoogd opdrachtnemer ongeldig wordt verklaard, ontvangen alle inschrijvers een nieuwe mededeling als bedoeld in paragraaf 5.1. De inschrijver met de opvolgende fictieve inschrijfsom zal worden uitgenodigd voor de pre-awardfase, na verificatie van de financiële onderbouwing (zie paragraaf 4.4) en onder de voorwaarde dat de inschrijving geldig is. Dit proces zal indien nodig worden herhaald tot 4 Als prijs voor het uitvoeren van de maatregel, geldt de financiële vergoeding die de betreffende opdrachtnemer daarvoor in zijn kansenplan heeft opgenomen.