Documentatieconcept en uitwerking:

Transcriptie

1 Sara-i Startersgids

2 ZNA Startersgids Sara-i v2.0 Copyright 2010 ZNA, Lange Beeldekensstraat 267; 2060 Antwerpen Opmerking Niets uit deze uitgave mag worden verveelvuldigd door middel van druk, fotokopie of op welke wijze ook, noch in een andere taal vertaald zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ZNA. ZNA kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten in deze handleiding of voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade ten gevolge van het gebruik van Sara-i. Documentatieconcept en uitwerking: The Human Interface Group De Regenboog 11, 2800 Mechelen

3 Inhoud Inleiding... 5 Wat is Sara-i?... 5 Beveiliging... 6 Technische vereisten... 7 De startpagina... 8 Gebruiken van Sara-i... 9 Aanmelden bij Sara-i... 9 Het hoofdscherm...12 Opzoeken van patiënten...13 Opzoeken van beschikbare patiënten Opzoeken op basis van persoonlijke gegevens 14 Opzoeken van opgenomen patiënten Lezen van patiëntgegevens...19 Personalia Contacthistoriek Medische historiek Griepregistratie Zorgtrajecten Geven van feedback...25 Afmelden...26 Bij problemen met Sara-i Vragen rond de toegang...27 Aanmelden bij Sara-i...27 Opzoeken van patiënten...28 Andere...30 ZNA Pagina 3 van 30

4

5 Inleiding Wat is Sara-i? Sara-i is een webapplicatie die ZNA (ZiekenhuisNetwerk Antwerpen) aanbiedt aan artsen voor het raadplegen van de medische gegevens van hun ZNA patiënten. ZNA groepeert een aantal ziekenhuizen en dagcentra in Antwerpen. De verschillende campussen worden gegroepeerd onder 4 ziekenhuizen, namelijk: Middelheim (AZM) bestaat uit: Hoge Beuken te Hoboken: een gespecialiseerd ziekenhuis voor geriatrie en revalidatie en een dagcentrum, Middelheim te Antwerpen: het grootste algemeen ziekenhuis in Antwerpen en een dagcentrum, Koningin Paola Kinderziekenhuis te Antwerpen: het enige gespecialiseerde kinderziekenhuis in Antwerpen en dagcentrum, Kinder en Jeugdpsychiatrie te Antwerpen: behoort tot het Koningin Paola Kinderziekenhuis. Stuivenberg Erasmus (STER) bestaat uit: Sint-Erasmus te Borgerhout: een algemeen ziekenhuis, Stuivenberg te Antwerpen: een algemeen ziekenhuis, Psychiatrisch ziekenhuis Stuivenberg te Antwerpen: een gespecialiseerd ziekenhuis voor mensen met psychische problemen, Psychiatrisch Verzorgingstehuis te Hoboken: een verzorgingstehuis voor mensen met psychische problemen. Jan Palfijn (JPF) bestaat uit: Jan Palfijn te Merksem: een algemeen ziekenhuis en een dagcentrum, Sint-Elisabeth te Antwerpen: een gespecialiseerd ziekenhuis voor geriatrie en revalidatie voor jong en oud. ZNA Pagina 5 van 30

6 Inleiding Sara-i - Startersgids Verpleegtehuis Joostens (VTJ) te Zoersel: een gespecialiseerd ziekenhuis met dementiekliniek en een woon- en zorgcentrum. De gegevens die u op Sara-i kunt raadplegen, worden verzameld vanuit de verschillende ziekenhuizen van ZNA. Beveiliging Sara-i bevat vertrouwelijke medische informatie van patiënten. Conform de wet op de privacy en de wetgeving omtrent het patiëntenrecht is deze toepassing beperkt toegankelijk. ZNA controleert deze toegang op verschillende manieren. Door gebruik te maken van de authentieke bronnen van ehealth kan u zich authenticeren via eid. Via deze centrale authenticatie kunnen we u als arts/zorgverstrekker identificeren en u toegang geven tot de gegevens van uw patiënten binnen ZNA (via consent en/of therapeutische relatie) U kunt enkel de gegevens van uw persoonlijke patiënten raadplegen. Dit zijn de patiënten die u als huisarts hebben opgegeven bij een contact met één van de ziekenhuizen van ZNA én die hun toestemming hebben gegeven om het dossier online te zetten. Daarnaast zullen we toegangen in de toekomst nog kunnen aanpassen aan de regels bepaald door ehealth in het kader van de therapeutische relatie. Bij eerste toegang via eid vragen we u de toegangsregels te aanvaarden en elektronisch te ondertekenen. Deze aanvaarding is een conditio sine qua non voor toegang. Voor de toegang via certificaten verwijzen we u naar de oude versie van deze startersgids op in de sectie Aanmelden via uw gebruikerscertificaat. Deze toegang is in afbouw, we raden u aan zo snel mogelijk over te stappen op eid toegang; alle nieuwe functionaliteit is enkel toegankelijk via eid-authenticatie. Pagina 6 van 30 ZNA

7 Sara-i - Startersgids Inleiding Technische vereisten Uw computer moet voldoen aan bepaalde vereisten om te kunnen werken met Sara-i. Besturingssysteem: Windows ME/98SE/2000/XP/Vista/Windows7, Mac OS, Linux. Webbrowser: Microsoft Internet Explorer 5.0 tot 8.0 (Windows), Mozilla Firefox 1.5 tot 3.5 (Windows en Linux), Safari (Mac OS). Connectiviteit: Internet breedband kabel en ADSL, Internet ISDN/PSTN. Security: eid-kaartlezer eid-software: Download steeds de laatste versie via uick_install/ Om gebruik te kunnen maken van de diensten van Sara-i dient u ook nog volgende instellingen te maken op uw computer: Cookies enabled, JavaScript en VBScript enabled, TLS 1.0, SSL 2.0 en SSL 3.0 enabled, HTTP 1.1 gebruiken. ZNA Pagina 7 van 30

8 Inleiding Sara-i - Startersgids De startpagina U vindt de startpagina op Via de startpagina kunt u zich bij Sara-i aanmelden door te klikken op de link Aanmelden bij Sara-i met uw elektronische identiteitskaart (eid), de Helpdesk via mail contacteren via de link Sara-i Helpdesk, of telefonisch op nummer (op werkdagen van 8u30 tot 22u en op zaterdag van 8u30 tot 12u). meer te weten komen over de toepassing Sara-i via de link Informatie over Sara-i, de site van ZNA raadplegen door op het logo van ZiekenhuisNetwerk Antwerpen te klikken of op de link Website ZNA. Deze startersgids oproepen (na eventuele installatie van Adobe Acrobat Reader). De toegang via certificaten is in afbouw en wordt verklaard in de oude versie van deze startersgids op in de sectie Aanmelden via uw gebruikerscertificaat. Er worden geen nieuwe gebruikers meer aangemaakt voor deze toegangsweg. Pagina 8 van 30 ZNA

9 Gebruiken van Sara-i Aanmelden bij Sara-i 1 Ga naar de startpagina op 2 Klik op de link Aanmelden bij Sara-i met uw elektronische identiteitskaart (eid). U wordt hierdoor doorverwezen naar de authenticatie-pagina s van ehealth 3 Kies uw taal ZNA Pagina 9 van 30

10 Gebruiken van Sara-i Sara-i - Startersgids 4 Klik op de knop login om u aan te melden. 5 Steek uw eid kaart in uw kaartlezer en kies Identificatie via elektronische.identiteitskaart. Pagina 10 van 30 ZNA

11 Sara-i - Startersgids Gebruiken van Sara-i 6 Kies het juiste certificaat (als er meerdere personen met de eid-kaartlezer hebben gewerkt). 7 Geef uw pincode in en klik op Ok. ZNA Pagina 11 van 30

12 Gebruiken van Sara-i Sara-i - Startersgids Het hoofdscherm Na het aanmelden verschijnt het Hoofdscherm. Vanuit dit scherm kunt u de verschillende gegevens opzoeken. Tijdens het gebruik van Sara-i kunt u terugkeren naar het hoofdscherm door te klikken op de optie Hoofdscherm in het Navigatiemenu. Navigatiemenu Titelbalk Zoekformulier Historiek Help Pagina 12 van 30 ZNA

13 Sara-i - Startersgids Gebruiken van Sara-i Titelbalk: in de Titelbalk vindt u de naam van het scherm waar u zich bevindt. Navigatie: via het Navigatiemenu hebt u de toegang tot de verschillende schermen van Sara-i. Zoekformulier: met dit formulier zoekt u een patiënt op aan de hand van zijn persoonlijke gegevens. U kunt dit formulier opvragen via de link Patiënten opzoeken of Hoofdscherm in het Navigatiemenu. Historiek: in Historiek vindt u de acties terug die u hebt uitgevoerd tijdens deze sessie. Dit veld is leeg bij het aanmelden. Help: hier vindt u tips en uitleg i.v.m. het scherm. Opzoeken van patiënten U bereikt de verschillende zoekmogelijkheden via het Navigatiemenu. U kunt op zoek gaan naar: de gegevens van alle beschikbare patiënten via Beschikbare patiënten, een patiënt op basis van zijn persoonlijke gegevens via Patiënt opzoeken, de gegevens van al uw patiënten die opgenomen zijn in één van de ziekenhuizen van ZNA via Opgenomen patiënten. Bij het resultaat van deze zoekopdrachten krijgt u enkel de patiënten te zien die u als huisarts hebben opgegeven bij een contact met één van de ziekenhuizen van ZNA én die hun toestemming hebben gegeven om het dossier online te zetten. Opzoeken van beschikbare patiënten 1 Selecteer de optie Beschikbare patiënten in het Navigatiemenu. Het scherm Beschikbare patiënten verschijnt. ZNA Pagina 13 van 30

14 Gebruiken van Sara-i Sara-i - Startersgids 2 Selecteer bovenaan de gewenste beginletter van de naam. Alle patiënten die aan de voorwaarde voldoen, verschijnen in een lijst. Opgelet: Enkel de groene letters geven resultaat. Wanneer een letter zwart gekleurd is, hebt u geen patiënten van wie de naam begint met die letter. Indien u de medische gegevens van een patiënt wilt raadplegen, lees verder op p 18: Lezen van patiëntgegevens. Opzoeken op basis van persoonlijke gegevens U kunt een patiënt opzoeken op basis van enkele persoonlijke gegevens, namelijk: Naam: vul de beginletters van de naam in. Voornaam: vul de beginletters van de voornaam in. Geboortedatum: vul de geboortedatum in volgens het stramien DD/MM/JJJJ, waarbij DD voor de dag staat, MM voor de maand en JJJJ voor het jaar. 1 Selecteer de optie Patiënten opzoeken in het Navigatiemenu. Het scherm Patiënt opzoeken verschijnt. Pagina 14 van 30 ZNA

15 Sara-i - Startersgids Gebruiken van Sara-i 2 Typ de beginletters van de naam/voornaam en/of de geboortedatum van de patiënt in de respectievelijke invulvelden. 3 Klik op de knop Opzoeken. Alle patiënten die aan de zoekvoorwaarden voldoen, verschijnen in een lijst. ZNA Pagina 15 van 30

16 Gebruiken van Sara-i Sara-i - Startersgids Indien u de medische gegevens van een patiënt wilt raadplegen, lees verder op p 18: Lezen van patiëntgegevens. Indien u een nieuwe zoekopdracht wilt starten, klik op de knop Velden Leegmaken. Tip: Probeer op zo specifiek mogelijke combinaties te zoeken. Zoek bijvoorbeeld op naam: Peeters èn geboortedatum: 25/12/1952. Dit beperkt het aantal zoekresultaten. Hou tijdens het invullen van de opdracht rekening met de volgende mogelijkheden: Spaties en lettertekens (zoals ) zijn niet van belang. Het karakter % vervangt 0 of meerdere willekeurige karakters (Kar%n zoekt op Karin, Karen en Karolien). Het karakter _ vervangt exact 1 willekeurig karakter (190_ zoekt van 1900 tot 1909). Bij de geboortedatum kunt u karakters weglaten zolang de scheidingstekens blijven staan (//1980 zoekt op alle data in 1980). Pagina 16 van 30 ZNA

17 Sara-i - Startersgids Gebruiken van Sara-i Opzoeken van opgenomen patiënten U kunt een lijst opvragen van alle patiënten die, op het moment van de laatste update van de patiëntgegevens, ingeschreven zijn in één van de ziekenhuizen van ZNA. 1 Selecteer de optie Opgenomen patiënten in het Navigatiemenu. Het scherm Opgenomen patiënten verschijnt. 2 Selecteer de aankruisvakjes van de campussen waarvan u de opgenomen patiënten wilt raadplegen. In elk geselecteerd aankruisvakje, verschijnt een vinkje. Indien u alle campussen samen wilt selecteren, klik op de knop Selecteer Alles. Indien u alle selecties ongedaan wilt maken, klik op de knop Selecteer Niets. 3 Klik op de knop Tonen. Onderaan het scherm verschijnt de Lijst van opgenomen patiënten. ZNA Pagina 17 van 30

18 Gebruiken van Sara-i Sara-i - Startersgids Indien u de gegevens van een specifieke patiënt wilt raadplegen, lees verder op p 18: Lezen van patiëntgegevens. U kunt deze lijst van patiënten via Sara-i afdrukken. 1 Klik op de knop Afdrukken rechts bovenaan de Lijst van opgenomen patiënten. Een afdrukvoorbeeld en het venster Afdrukken verschijnt. 2 Selecteer een printer. 3 Klik op de knop Afdrukken. De printer drukt de lijst af. Pagina 18 van 30 ZNA

19 Sara-i - Startersgids Gebruiken van Sara-i Lezen van patiëntgegevens Alle zoekopdrachten die hierboven beschreven zijn, resulteren in een scherm met een overzichtslijst van de patiënten, die voldoen aan de voorwaarden. U kunt voor alle patiënten individuele medische gegevens raadplegen. Indien u specifieke gegevens wilt raadplegen, klik op één van de iconen naast de patiënt: Voor Personalia, klik op de knop. Voor Contacthistoriek, klik op de knop. Voor Medische historiek, klik op de knop. Voor raadpleging Griepregistratie binnen ZNA, klik op de knop Voor toegang tot Zorgtrajecten (nog niet actief), klik op de knop Indien u het volledige dossier van de patiënt wilt raadplegen: 1 Klik op de naam van de patiënt. Het scherm Medische historiek verschijnt. ZNA Pagina 19 van 30

20 Gebruiken van Sara-i Sara-i - Startersgids 2 Klik op een grijze tab om de gegevens te raadplegen. De overeenstemmende gegevens verschijnen en de geselecteerde tab kleurt groen. Personalia Hier vindt u de contactgegevens en enkele persoonlijke administratieve gegevens van de patiënt. Pagina 20 van 30 ZNA

21 Sara-i - Startersgids Gebruiken van Sara-i Contacthistoriek Hier vindt u een overzicht van alle inschrijvingen van de patiënt in één van de ziekenhuizen van ZNA en extra informatie over de opnames en vrijgaves. De afkortingen van de ziekenhuizen vindt u terug in de inleiding op p 5. U ziet hier enkel het ziekenhuis en niet de specifieke campus. Onder de status van de inschrijving vindt u het soort inschrijving dat werd uitgevoerd. De verschillende mogelijkheden zijn Ambulant Boreling Daghospitalisatie: inschrijving met opname in het dagcentrum. Forfait: hetzelfde als de daghospitalisatie. De benaming is afhankelijk van het ziekenhuis. Opname: inschrijving met opname van langer dan 1 dag. Reeksforfait: inschrijving van een reeks afspraken bij daghospitalisatie. Bijvoorbeeld een reeks van 10 afspraken bij chemotherapie. ZNA Pagina 21 van 30

22 Gebruiken van Sara-i Sara-i - Startersgids Reekspoli: inschrijving van een reeks afspraken bij polikliniek. Bijvoorbeeld een reeks van 10 afspraken bij fysiotherapie. Vernietigd: een administratief verwijderde inschrijving. Vooropname: een inschrijving voor een geplande opname. De lijst van de Afdelingsopnames bevat extra informatie over de datum van de inschrijving die geselecteerd is. De geselecteerde inschrijving is te herkennen aan het rode pijltje. De lijst van de Vrijgaves bevat extra informatie over de datum van de opname die geselecteerd is. De geselecteerde vrijgave is te herkennen aan het rode pijltje. Medische historiek Hier vindt u medische informatie terug in de vorm van laboverslagen, ontslagbrieven, protocols van technische onderzoeken zoals medische beeldvorming, De afkortingen van de ziekenhuizen vindt u terug in de inleiding op p 5. U ziet hier enkel het ziekenhuis en niet de specifieke campus. Pagina 22 van 30 ZNA

23 Sara-i - Startersgids Gebruiken van Sara-i Indien u één van de verslagen wilt raadplegen, klikt u op de naam van het document. Afhankelijk van de aard en de oorsprong van het document kan het scherm licht afwijken van het onderstaande scherm. Het verslag Informatie over de inschrijving Griepregistratie Hier vindt u informatie rond de patiënt en symptomen indien die zich aangemeld heeft met vermoeden van A/H1N1 symptomen binnen ZNA. Het formulier zelf is enkel voor intern gebruik binnen ZNA en voor de huisarts louter informatief. ZNA Pagina 23 van 30

24 Gebruiken van Sara-i Sara-i - Startersgids Zorgtrajecten Dit onderdeel is nog niet actief. U zal hier in de toekomst samen met de specialist rond een zorgtraject van een patiënt kunnen samenwerken en communiceren. informatie over de opnames en vrijgaves. Pagina 24 van 30 ZNA

25 Sara-i - Startersgids Gebruiken van Sara-i Geven van feedback U kunt via Sara-i technische feedback doorsturen aan de beheerder. Dit is aan te raden wanneer u problemen ondervindt tijdens het aanmelden en/of het gebruik, indien bepaalde gegevens niet correct worden weergegeven of indien u tips hebt om Sara-i te verbeteren. Gelieve geen medische feedback te versturen naar de Helpdesk. Zij hebben geen toegang tot de medische gegevens. Hiervoor raadt ZNA u aan de behandelende arts te contacteren. 1 Selecteer de optie Technische feedback in het Navigatiemenu. Het scherm Technische feedback verzenden verschijnt. 2 Typ het onderwerp van de feedback in het invulveld Onderwerp. 3 Typ de feedback in het invulveld Bericht. ZNA Pagina 25 van 30

26 Gebruiken van Sara-i Sara-i - Startersgids 4 Klik op de knop Verzenden. Het bericht wordt verstuurd. ZNA raadt u aan het onderwerp van uw feedback te vermelden in het invulveld Onderwerp. Op die manier kan de beheerder de feedback snel en efficiënt verwerken. Afmelden Wanneer u Sara-i gedurende 30 minuten niet gebruikt, meldt Sara-i u automatisch af. Indien u stopt met opzoeken in Sara-i, raadt ZNA aan u onmiddellijk af te melden bij Sara-i. Dit zorgt ervoor dat andere mensen de gegevens niet kunnen raadplegen tijdens uw afwezigheid. Selecteer de optie Afmelden in het Navigatiemenu. Het programma wordt afgesloten en de startpagina verschijnt. Pagina 26 van 30 ZNA

27 Bij problemen met Sara-i Vragen rond de toegang U hebt meerdere computers in uw praktijk en wilt die allemaal aanmelden op Sara-i. Met eid authenticatie kan u op elke computer toegang tot Sara-i verkrijgen. U werkt met meerdere artsen op 1 computer. Bij de eid toegang moet u enkel het juiste certificaat voor uw identiteitskaart selecteren. U hebt een nieuwe computer gekocht. Met eid authenticatie kan u op elke computer toegang tot Sara-i verkrijgen. Indien u vragen hebt, kunt u steeds contact opnemen met de Helpdesk op het nummer (op werkdagen van 8u30 tot 22u en op zaterdag van 8u30 tot 12u). Aanmelden bij Sara-i U krijgt de foutmelding "De pagina kan niet worden weergegeven." Dit gedeelte van de Sara-i website vereist beveiligde toegang. Zo controleert u of SSL en TLS zijn ingeschakeld in uw webbrowser: 1. Open Internet Explorer vanuit het menu Start van Windows (Start > Programma's (Programs) > Internet Explorer). 2. Open het venster Internet-opties (Internet Options) door Internet-opties... (Internet Options...) te selecteren in het menu Extra (Tools). 3. Selecteer het tabblad Geavanceerd (Advanced) en ga naar het gedeelte Beveiliging (Security). ZNA Pagina 27 van 30

28 Bij problemen met Sara-i Sara-i - Startersgids 4. Schakel de volgende opties in : - Use SSL 2.0 (SSL 2.0 gebruiken) - Use SSL 3.0 (SSL 3.0 gebruiken) - Use TLS 1.0 (TLS 1.0 gebruiken) 5. Klik op de knop OK om het venster Internetopties (Internet Options) te sluiten. Opzoeken van patiënten Bij het lezen van documenten verschijnt soms in de hoofding %NAAM% %VOORNAAM%. Pagina 28 van 30 ZNA

29 Sara-i - Startersgids Bij problemen met Sara-i Het document op Sara-i is het basisdocument dat wordt opgesteld in het ziekenhuis. De hoofding is een technische koppeling voor het automatisch invullen van naam en adres. Het basisdocument geeft enkel de standaard veldcode weer. U krijgt niet al uw patiënten te zien. Controleer de datum en het uur van de laatste update. Patiënten die na dit moment zijn opgenomen of ingeschreven, worden nog niet in Sara-i weergegeven. Het is mogelijk dat de patiënt u niet geregistreerd heeft als huisarts tijdens de inschrijving of geen toestemming gegeven heeft om zijn dossier online te zetten. In het laatste geval worden de gegevens u op de traditionele manier bezorgd. Het systeem geeft geen zoekresultaten weer. Hebt u een combinatie van specifieke zoekvoorwaarden ingegeven? Zoekopdrachten met te veel resultaten worden niet weergegeven. Zijn er patiënten die voldoen aan de ingegeven voorwaarden? Het is mogelijk dat de patiënt u niet geregistreerd heeft als huisarts tijdens de inschrijving of geen toestemming gegeven heeft om zijn dossier online te zetten. Indien geen van de voorgaande mogelijkheden correct is, neemt u best contact op met de Helpdesk op het nummer (op werkdagen van 8u30 tot 22u en op zaterdag van 8u30 tot 12u). ZNA Pagina 29 van 30

30 Bij problemen met Sara-i Sara-i - Startersgids Na verloop van tijd verschijnt het bericht Sessie verlopen op het scherm. Indien u het programma gedurende 30 minuten niet gebruikt, zal Sara-i u automatisch afmelden. U moet zich opnieuw aanmelden om verder te werken. Dit is een beveiligingsmaatregel. Wanneer u stopt met werken, raadt ZNA u aan om u af te melden bij Sara-i. Bij de lijst van beschikbare patiënten verschijnt (H) achter de naam van de patiënten. Deze letter is een indicatie van uw positie ten opzichte van die patiënt. Indien u de huisarts bent van deze patiënt, zult u (H) terugvinden. U kunt ook (V) terugvinden voor verwijzende arts en (B) voor de behandelende arts binnen ZNA. Andere Wat gebeurt er wanneer een patiënt van huisarts verandert? De gegevens van de patiënt worden overgedragen naar de nieuwe huisarts vanaf het moment dat de patiënt in één van de ziekenhuizen van ZNA de nieuwe huisarts laat registeren. Dit gebeurt meestal bij een nieuwe opname of inschrijving. Maak uw nieuwe patiënten erop attent dat ze de wijziging moeten doorgeven bij een volgend contact met één van de ziekenhuizen van ZNA. Wanneer u geen oplossing vindt voor uw problemen, kunt u steeds de Helpdesk contacteren op het nummer Zij zijn op werkdagen bereikbaar van 8u30 tot 22u en op zaterdag van 8u30 tot 12u. Pagina 30 van 30 ZNA