Rekenkamer. Súdwest-Fryslân. Jaarverslag 2016

Transcriptie

1 Rekenkamer Súdwest-Fryslân Jaarverslag 2016 Januari 2017

2 Rekenkamer Súdwest-Fryslân Jaarverslag 2016 Januari 2017 Rekenkamer Súdwest-Fryslân drs. J.H. (Jet) Lepage MPA (voorzitter) dr. M. S. (Marsha) de Vries (secretaris) dr. R.J. (Rick) Anderson (lid) Contactgegevens Postadres: Postbus , 8600 HA Sneek Website: 1

3 1.INLEIDING Voor u ligt het vijfde jaarverslag dat wij als rekenkamer van de gemeente Súdwest- Fryslân mogen opleveren. Ook dit jaar hebben wij weer twee onderzoeken uitgevoerd en rapporten opgeleverd en enkele rapporten in de steigers gezet, waarbij het WMOonderzoek opvalt, dat wij samen met 15 andere gemeenten in negen rekenkamer(commissie)s in Friesland uitvoeren. Nadrukkelijker dan voorheen hebben wij gemeenteraad en college willen doordringen van het belang de genoemde aanbevelingen niet alleen over te nemen, maar in de praktijk te laten zien daadwerkelijk iets met de aanbevelingen te doen. Juist dat aspect immers maakt uitkomsten van onderzoeken waardevol. Ook dit jaar hebben wij de samenwerking met raad, college en ambtelijke organisatie als constructief en plezierig ervaren. De onderlinge samenwerking binnen de rekenkamer is, zoals steeds, uitstekend verlopen. 2.TERUGBLIK OP DE ONDERZOEKEN 2.1 Popkelder Op 24 februari werd het rapport over de Popkelder in Sneek aan de raad gepresenteerd en op 16 maart is het in de commissie besproken. De centrale vraagstelling in dit onderzoek was: Hoe is het besluitvormingsproces met betrekking tot de popoefenruimte tot dusver verlopen, welke factoren zijn bepalend geweest voor het verloop van dit besluitvormingsproces en welke aanbevelingen kunnen naar aanleiding van dit proces worden geformuleerd? De rekenkamer heeft voor dit onderzoek vooral veel documenten bestudeerd en ter verificatie met een aantal ambtenaren gesproken. Dankzij de goede archivering was er nog veel informatie (inclusief mails) uit de oude gemeente Sneek beschikbaar, waardoor wij een goed beeld kregen van het verloop van de besluitvorming. De belangrijkste conclusies en aanbevelingen luidden: Verschillende factoren, zowel interne als externe hebben voor de nodige vertraging gezorgd. Er zijn technische knelpunten. En het project wordt gedurende de vorming van de nieuwe gemeente door de provincie aangehouden. De kelder blijkt zeer moeilijk watervrij te krijgen en uiteindelijk levert de ontsluiting de nodige problemen op. De technische problemen bij de Geeuwbrug worden weliswaar gesignaleerd, maar blijven lang blijven liggen. De technische problemen aan de Havenstraat worden veel sneller opgepakt. Een en ander hangt samen met de manier waarop projecten door de gemeente worden opgepakt en uitgevoerd. De gemeentelijke organisatie is in de eerste periode (tot mei 2012) minder toereikend ingericht voor dit project. De gemeentelijke organisatie richt in de latere periode de projecten adequater in. 2

4 De communicatie tussen cultuur en civiel verloopt in deze periode niet optimaal. Knelpunten van civiele aard, opgemerkt door de projectleider en doorgegeven aan de coördinator, worden niet opgepakt door de afdeling belast met civiele aangelegenheden. Zo blijft de kelder onder water staan en worden de nutsvoorzieningen nooit operationeel. Anderzijds worden ontwikkelingen op het civiele terrein, zoals het project Waterstad, niet expliciet meegegeven aan de projectleider. Het gevolg daarvan is weer, dat de realisatie van Waterstad uiteindelijk de bereikbaarheid van een popoefenruimte in de Geeuwbrug onmogelijk maakt. Extern verloopt de samenwerking niet altijd optimaal in dit project. In het begin van het project verloopt de samenwerking met Timpaan stroef. Aan het eind van het project zorgt de samenwerking met de architect voor de nodige vertraging. Een onderliggende factor die uiteindelijk wellicht het meest bepalend is geweest voor het projectverloop is de vaste focus op de Geeuwbrug. Hoewel een subamendement uit 2009 voorstelt om ook alternatieve locaties te onderzoeken, wordt hier geen invulling aan gegeven. Achteraf kan een tunnelvisie worden geconstateerd. Op basis van deze conclusies werden de volgende aanbevelingen gedaan. Betrek verschillende benodigde disciplines in een project. Zo is de samenstelling van een projectgroep van groot belang voor het slagen van een project. Dit vereist, dat bij de start van een project wordt nagedacht over de aard van de werkzaamheden en de aard van de risico s. Op basis hiervan kunnen dan de benodigde andere disciplines gemobiliseerd worden in het project. Breng weerstanden vooraf in kaart en ga hier serieus mee om. Het horen van omwonenden bij de Havenstraat bijvoorbeeld, het traceren van knelpunten en bezwaren en het samen vinden van oplossingen, heeft veel weerstand weggenomen. Hou gemeentelijke regie op een project. De gedachte dat een hoofdaannemer of architect in het vervolg eigen adviseurs inhuurt, wordt niet aanbevolen: op die manier verliest de gemeente immers de regie en wordt vrij afhankelijk van één en dezelfde externe partij. Ook waar het een uitvoeringsverantwoordelijkheid van het college betreft, blijft in sommige gevallen frequentie informatievoorziening en communicatie richting de gemeenteraad aangewezen. Breng vooraf zoveel mogelijk alternatieven in beeld en voorzie deze alternatieven van een gedegen analyse. In deze analyse zullen de positieve en negatieve effecten en risico s inzichtelijk moeten worden gemaakt. Betrek zo veel mogelijk verschillende inzichten en meningen aan het begin van het project en organiseer kritische reflectie 2.2 Kwaliteit van Raadsvoorstellen In april van 2016 zijn wij gestart met het onderzoek naar de kwaliteit van Raadsvoorstellen en hebben wij het onderzoeksplan gepubliceerd. Vanwege het tussenliggende zomerreces was de doorlooptijd vrij lang. Op 16 november presenteerden wij de uitkomsten van het onderzoek. Het onderzoek had tot doel om de kwaliteit van raadsbesluiten van reflectie te voorzien en aanbevelingen te doen om deze kwaliteit mogelijkerwijs te verbeteren. 3

5 De centrale onderzoeksvraag was: Hoe is de kwaliteit van raadsbesluiten te beoordelen en welke aanbevelingen kunnen worden gedaan om deze kwaliteit mogelijkerwijs te verbeteren? Samengevat luidden de conclusies: Over het algemeen beoordelen zowel de onderzoekers als de respondenten (raadsleden) de kwaliteit van raadsvoorstellen en besluiten positief. De respondenten zien wel verschillen tussen disciplines. Op basis van de geselecteerde raadsvoorstellen concluderen wij dat sommige raadsvoorstellen als voldongen feit worden gepresenteerd, zodat er de facto niet veel te kiezen is. In deze lijn ligt tevens de conclusie dat voorstellen niet altijd voorzien zijn van alternatieven. De raadsvoorstellen gaan goed in op bestuurlijke aangelegenheden en nodigen de raad niet uit te discussiëren over uitvoeringszaken. Zowel de onderzoekers als de respondenten zijn relatief minder positief over de controle- en evaluatiemogelijkheden in de raadsvoorstellen. De voorstellen maken niet altijd duidelijk hoe de raad de uitvoering kan controleren of evalueren. Minder inzicht in de benodigde middelen en een afwezige of minder concrete planning biedt ook minder controlemogelijkheden voor de raad. Zeer positief zijn de onderzoekers en respondenten over de manier waarop in de raadsvoorstellen de context, de aanleiding en de voorgeschiedenis uiteen wordt gezet. De onderzoekers zijn positief over de leesbaarheid van de raadsvoorstellen. De wijze en de timing van communicatie richting de raadsleden kan veel explicieter worden vastgelegd. Hoewel de onderzoekers toezeggingen over de informatievoorziening uit de raadsvergaderingen kunnen destilleren, staan deze toezeggingen de respondenten niet altijd meer goed bij. Het gevolg is dan ook, dat de respondenten verwachtingen zelf gaan invullen. Deze verwachtingen kunnen verschillen van het beeld dat bij het college bestaat. De raadsbesluiten zelf geven goed aan waar het besluit betrekking op heeft. De respondenten geven aan, dat de volgorde van de subbesluiten niet altijd duidelijk en consistent is. De volgende aanbevelingen werden gedaan: Maak vooraf de functie en de doelstelling van het raadsvoorstel duidelijk. Maak expliciet wat nu van de raad verwacht wordt en waarom een bepaald besluit moet worden genomen. Presenteer bij discussiestukken waar mogelijk alternatieven in de raadsvoorstellen. Een discussievoorstel zou idealiter niet als een voldongen feit moeten worden gepresenteerd. Besteed aandacht aan de manier waarop de implementatie van voorstellen geëvalueerd en gecontroleerd kan worden door de raad. Geef hierbij een planning en criteria aan. De voorstellen kunnen sterker worden voorzien van een concrete planning en van de procedure die gevoerd gaat worden. Deze aanbeveling versterkt tevens de controlemogelijkheden die de raad geboden worden. Maak in de voorstellen, de besluiten of in de notulen expliciet duidelijk wie nu wanneer geïnformeerd gaat worden en welke inhoudelijke thema s daarbij aan de orde komen. Op deze manier kunnen de verwachtingen van raadsleden in lijn worden gebracht met het beeld dat bij het college bestaat. 4

6 Onderwerp raadsvoorstellen en besluiten die op een brede publieke belangstelling kunnen rekenen aan een extra controle ten aanzien van de bovengenoemde punten. 2.3 WMO In 2015 al zijn wij gestart met een oriëntatie op samenwerking met andere Friese rekenkamers of rekenkamercommissies voor de uitvoering van een onderzoek naar de WMO. Deze oriëntatie heeft in 2016 geleid tot een daadwerkelijke samenwerking. Zestien Friese gemeenten binnen tien rekenkamers/-commissies hebben gezamenlijk een eerste onderzoeksopzet gemaakt, tegelijkertijd een overleg- en controlestructuur en een kostenverdeelsleutel opgezet. Nadat hierover overeenstemming was, is een aanbesteding uitgezet bij een drietal onderzoeksbureaus voor het uitvoeren van het onderzoek. In september is na beoordeling en presentatie van de offertes in twee rondes de keus gevallen op onderzoeksbureau Lysias uit Amersfoort. Ten behoeve van een goede communicatie tijdens het traject is een communicatieplan opgezet. Vanuit dit plan zijn de raden van alle deelnemende rekenkamers geïnformeerd. Daarnaast is een persbericht uitgestuurd dat door vele lokale en regionale media is overgenomen. De Rekenkamerleden van Súdwest-Fryslân participeren actief: onze secretaris is lid van de projectgroep en mede opsteller van de onderzoeksopzet en het programma van eisen en daarnaast mede verantwoordelijk voor de beoordeling en selectie van het onderzoeksbureau. Onze voorzitter is lid van de stuurgroep en één van de initiatiefnemers van deze samenwerking en bovendien opsteller van het communicatieplan en verantwoordelijk voor de communicatie en perswoordvoering. De samenwerking tussen zoveel rekenkamers/-commissies is uniek in Nederland en daar zijn wij trots op. Wij willen niet alleen een gedegen onderzoek opleveren, met meerwaarde voor alle deelnemende gemeenten, maar ook het Friese rekenkamerwerk op de kaart van Nederland zetten. Bureau Lysias is in oktober 2016 gestart met het onderzoek. Het onderzoek zal voor de zomer van 2017 zijn afgerond. 2.4 Zelfevaluatie In het najaar van 2016 zijn wij gestart met de opzet van een onderzoek naar het eigen functioneren van de rekenkamer. Om te voorkomen dat wij ons (gekorte) budget zouden overschrijden, hebben wij de uitvoering hiervan naar 2017 doorgeschoven. 5

7 3.OVERIGE ACTIVITEITEN Op 24 februari heeft het jaarlijkse gesprek met college en fractievoorzitters plaatsgevonden. Beide gesprekken waren constructief en leerzaam. Uit het gesprek met de fractievoorzitters zijn enkele concrete aanbevelingen gekomen. De aanbeveling voor een onderzoek naar schuldhulpverlening is door ons opgepakt: in 2017 zal dit onderzoek worden uitgevoerd. Hierbij zal waar mogelijk ook worden gekeken naar maatschappelijke output, zoals door de fractievoorzitters is geopperd. De vraag naar samenwerking met andere gemeentelijke rekenkamers/-commissies is beantwoord in de samenwerking op het gebied van de WMO. En tenslotte hebben wij bij het laatste onderzoeksrapport willen voldoen aan de vraag naar leesbaarheid en lengte van onze rapporten door een zelfstandig leesbare samenvatting van 18 pagina s te maken en het gehele rapport als bijlage te presenteren. Dit format willen wij in de komende rapporten blijven hanteren. Mede naar aanleiding van ons gesprek met de fractievoorzitters is de griffie tot de conclusie gekomen dat het lastig is om uit de diverse onderzoeken concrete punten/onderdelen te benoemen die op de LTA kunnen worden verwerkt en vervolgens terug moeten komen in de commissie of raad via actieve info of een raadsvoorstel. In de diverse onderzoeken worden echter wel diverse conclusies/aanbevelingen gedaan. Het presidium heeft daarom ingestemd met het volgende voorstel. Om invulling te geven aan de controlerende rol van de raad is het dan ook aan te bevelen dat het college de raad na verloop van tijd op de hoogte stelt van de uitvoering/stand van zaken en/of implementatie van de diverse conclusies/aanbevelingen van de Rekenkamer die in de diverse onderzoeken zijn gedaan en waar de raad veelal grotendeels mee heeft ingestemd. Duidelijk wordt dan voor de raad of het specifieke onderwerp als afgewikkeld kan worden beschouwd of dat nog onderdelen aandacht behoeven en/of nog een vervolg krijgen. Voorstel: 1) op de LTA inplannen dat de raad middels actieve info wordt geïnformeerd over de uitvoering/stand van zaken van de diverse uitgevoerde onderzoeken conform de planning in de bijlage; 2) bij nieuwe onderzoeken standaard in het raadsvoorstel opnemen dat de raad binnen 1 jaar na raadsbehandeling middels actieve info wordt geïnformeerd over de uitvoering/stand van zaken van het uitgevoerde onderzoek (inplannen op de LTA); De voorzitter heeft als lid van de kerngroep van Kring Noord van de NVVR diverse vergaderingen hiervan bijgewoond. De Kring Noord heeft een cursus opgezet voor raadsleden over rekenkamerwerk, die in goede aarde is gevallen en zal worden herhaald. Daarnaast heeft Kring Noord weer twee congressen georganiseerd. Het voorjaarscongres vond plaats op 3 juni in Hoogezand en had als thema de doorwerking van de 6

8 onderzoeksrapporten in relatie tot de kwaliteit en het politieke debat. Op 4 november vond in het Abe Lenstra stadion in Heerenveen het najaarscongres plaats met als thema: integriteitsonderzoek. Beide congressen waren goed bezocht en leverden kennis, inspiratie en netwerkcontacten op. De rekenkamer is in vergadering bijeen geweest op 19 januari, 23 februari,05 april, 17 mei, 28 augustus (themadag), 27 september, 08 november en 13 december. De themadag stond dit jaar in het teken van de voorbereiding van onze zelfevaluatie. 7

9 4.FINANCIËLE VERANTWOORDING Halverwege 2016 kregen wij via de Griffie het bericht dat ons budget, na een eerdere bijstelling, opnieuw naar beneden was bijgesteld van naar euro. Hiermee hebben wij zo goed mogelijk rekening gehouden, o.a. door de uitvoering van het onderzoek zelfevaluatie door te schuiven naar Daardoor zijn wij ook in 2016 toch binnen het budget zijn gebleven. FINANCIËLE VERANTWOORDING 2016 REALISATIE BEGROTING Vergaderkosten Cursussen Onderzoekskosten Popoefenruimte WMO-ism Friese rekenkamers Zelfevaluatie rekenkamer 943 Kwaliteit raadsvoorstellen Schuldhulpverlening 85 Communicatiekosten Drukwerk en vormgeving Inhuur externen Overige kosten Totaal