Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke macht: selectielijsten en bewaartermijnen

Transcriptie

1 Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke macht: selectielijsten en bewaartermijnen 13 oktober 2009 Stefaan De Clerck Minister van Justitie

2

3 Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke macht: selectielijsten en bewaartermijnen 13 oktober 2009 Stefaan De Clerck Minister van Justitie

4

5 Inhoudsopgave I. INLEIDING... V II. DOELSTELLINGEN... VI III. SELECTIELIJSTEN... VI IV. ONDERHOUD VAN DE SELECTIELIJSTEN... VIII V. TOEPASSING VAN DE SELECTIELIJSTEN... IX VI. BEWARING, BEHEER, SELECTIE DIGITALE BESCHEIDEN... X VII. BIJLAGEN: SELECTIELIJSTEN EN BEWAARTERMIJNEN... 1 I. HOF VAN CASSATIE (CAS)... 3 II. HOVEN VAN BEROEP (HB)... 7 III. ARBEIDSHOVEN EN RECHTSVOORGANGERS (AH) IV. COLLEGE VAN PROCUREURS-GENERAAL (COL) V. FEDERAAL PARKET EN RECHTSVOORGANGER (FP) VI. PARKETTEN-GENERAAL (PG) VII. MILITAIRE GERECHTEN (MIL) VIII. ARBEIDSAUDITORATEN-GENERAAL (AG) IX. RECHTBANKEN VAN EERSTE AANLEG ALGEMEEN EN BURGERLIJKE RECHTBANKEN (BUR) X. RECHTBANKEN VAN EERSTE AANLEG CORRECTIONELE RECHTBANKEN (COR) XI. HOVEN VAN ASSISEN (HA) XII. RECHTBANKEN VAN EERSTE AANLEG JEUGDRECHTBANKEN (J) XIII. STRAFUITVOERINGSRECHTBANKEN (SUR) XIV. ARBEIDSRECHTBANKEN EN RECHTSVOORGANGERS (AR) XV. RECHTBANKEN VAN KOOPHANDEL (RKH) XVI. RAAD VAN PROCUREURS DES KONINGS (RPK) XVII. PARKETTEN VAN DE PROCUREURS DES KONINGS (PK) XVIII. RAAD VAN ARBEIDSAUDITEURS (RAA) XIX. ARBEIDSAUDITORATEN (AA) XX. POLITIERECHTBANKEN (POL) XXI. VREDEGERECHTEN (VR)

6

7 Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke macht: selectielijsten en bewaartermijnen I. INLEIDING 1. De allereerste selectielijst (voorheen: bewaar- en vernietigingslijst) betreffende de archieven van hoven en rechtbanken van de rechterlijke macht (de zgn. "synoptische tabel"), was deze vastgelegd in de omzendbrief van voormalig procureur-generaal J. Matthijs van 30 januari 1976 (ref. D.A A.A. 9003; RA nr. 5/76) en nadien door de toenmalige procureurs-generaal in hun respectievelijke rechtsgebieden verspreid. Deze was dringend aan herziening toe. 2. Vandaar dat in 2002 in nauwe samenwerking met het Rijksarchief de nieuwe Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke macht: selectielijsten en bewaartermijnen werd uitgevaardigd. Vooreerst waren de toen vastgelegde bewaartermijnen niet langer realistisch. Ten tweede was de lijst van 1976 op tal van punten onvolledig, te weinig expliciet en bijgevolg moeilijk uitvoerbaar. Herhaaldelijk klaagden magistraten, hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen erover dat verscheidene categorieën bescheiden niet in de lijst waren opgenomen, dat de lijst niet meer beantwoordde aan de vorm en structuur van de actuele archiefbescheiden (cf. de digitale archivering), dat de lijst geen of te weinig melding maakte van de toe te passen selectiecriteria (nl., bij die bescheiden die bij het verstrijken van de administratieve bewaartermijn aan een nadere selectie moesten onderworpen worden), dat in de lijst van 1976 het tijdstip van de aanvang van de bewaar- en vernietigingstermijnen niet altijd duidelijk bepaald werd, enz. Ook de vele hervormingen binnen justitie, zowel op administratieforganisatorisch vlak (cf. de invoering van de ICT, de automatisering van de werkprocessen, de aangroei van digitale bestanden e.d.) als op procedureel vlak (cf. de verschillende hervormingen van het Wetboek van Strafvordering, de herziening van de verjaringstermijnen en van de faillissementswetgeving in 1998, enz.), maakten een herziening van deze lijst(en) noodzakelijk. 3. De in 2002 uitgevaardigde richtlijn diende op zijn beurt na vijf jaar voor de eerste maal herzien te worden (cfr. infra). Het Rijksarchief heeft deze herziening in 2008 doorgevoerd en uitgewerkt op basis van een grootschalige enquête, aangevuld met tal van plaatsbezoeken en telefoongesprekken. Concreet werden er bijkomende selectielijsten opgesteld voor voorheen ontbrekende geledingen van de rechterlijke macht, zoals het College van procureurs-generaal, het federaal parket, de Raad van de procureurs des Konings, de Raad van arbeidsauditeurs en de pas opgerichte strafuitvoeringsrechtbanken. Voorts werden verschoven bevoegdheden en reeksen opgenomen, de opheffing van de militaire gerechten gesignaleerd, nog ontbrekende reeksen toegevoegd en een beperkt aantal bewaartermijnen en definitieve bestemmingen van de reeds vermelde reeksen gewijzigd en in de mate van het V

8 mogelijke verder geüniformeerd. Daarenboven werd ook duidelijker aangegeven welke specifieke reeksen een digitaal karakter (kunnen) bezitten. Tot slot werden ook de richtlijnen voor zowel de vernietiging als de neerlegging van archief aangepast en uitgewerkt. 4. Deze richtlijn wordt zowel in gedrukte vorm als via de intranetpagina van de Federale Overheidsdienst Justitie aan alle gerechtelijke diensten ter beschikking gesteld. Opdat ook de burger kennis kan nemen van de regels voor de bewaring en beschikbaarstelling van informatie op langere termijn, wordt deze richtlijn, naar buitenlands voorbeeld, eveneens op de internetpagina van de Federale Overheidsdienst Justitie en deze van het Rijksarchief ter beschikking gesteld. II. DOELSTELLINGEN 5. Deze richtlijn is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat de rechterlijke macht belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde blijvend bewaard zullen worden en op termijn naar een Rijksarchief overgebracht kunnen worden. III. SELECTIELIJSTEN 6. Een selectielijst is een in systematische orde gestelde opsomming van alle categorieën papieren en digitale archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, inhoud of structuur, die door een instelling of organisatie worden gevormd of ontvangen, met vermelding van 1 hun definitieve bestemming [ te bewaren (eventueel na een nadere selectie) of te vernietigen ] en 2 de minimale administratieve bewaartermijn. In de in bijlagen opgenomen lijsten wordt elke categorie voorafgegaan door een code, gevormd door de afkorting van de instelling die de archiefbescheiden heeft gevormd of ontvangen en een volgnummer bestaande uit drie cijfers, b.v. VR016 (archief van het vredegerecht, 16), POL020 (archief van de politierechtbank, 20), PK130 (archief van het parket van de procureur des Konings, 130), enz. De gebruiker dient er wel rekening mee te houden dat door de toevoeging van nieuwe reeksen de codes in de herziene versie van de richtlijn kunnen verschillen van deze in de vorige versie van de richtlijn. 7. De in de lijsten vermelde bewaartermijnen zijn minimale bewaartermijnen. Dit laat de hoofdgriffier of de hoofdsecretaris toe op het ogenblik van het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijn aan de archieven de eindbestemming te geven die in de lijst is voorzien. Wanneer hij/zij, om welke reden dan ook, langere bewaartermijnen wil toepassen dan moet hij/zij er wel van bewust zijn dat een verhoging van de kosten voor de opslag van archieven VI

9 (kosten voor het inrichten van archiefruimten, kosten voor de verhuis van massabestanden, enz.) goed zal moeten gemotiveerd worden. Belangrijke investeringen in gebouwen en materiële uitrusting zullen pas plaatsvinden wanneer de hoofdsecretaris/hoofdgriffier kan aantonen dat hij/zij alle nuttige maatregelen heeft genomen om de volumes archiefdocumenten zo laag mogelijk te houden, met eerbiediging van de wettelijke bepalingen en de richtlijnen ter zake. 8. Bij het vastleggen van de bewaartermijnen werd rekening gehouden met de wet van 10 juni 1998 tot wijziging van sommige bepalingen betreffende de verjaring. 9. De bewaartermijnen betreffende verwante archiefstukken (zoals personeelsdossiers) werden zoveel mogelijk geüniformeerd. De verschillen in de termijnen die bij de lijsten van verwante instellingen soms kunnen vastgesteld worden, houden verband met bepaalde afwijkende administratieve tradities en met het volume van de archiefvorming bij de respectievelijke diensten. 10. Archiefbescheiden die op de lijst als te bewaren vermeld staan, verdienen een voorkeursbehandeling inzake materiële zorg, ordening en toegankelijkheid. Wanneer zij voor de betrokken dienst geen administratief nut meer hebben (na het verstrijken van de minimale bewaartermijn zoals vermeld in de lijst), kunnen zij bij het Rijksarchief worden neergelegd (Archiefwet van 24 juni 1955 (B.S. 12 augustus), art. 1, vierde lid). Alle stukken, gevormd of ontvangen door de hoven en rechtbanken van de rechterlijke macht en die ouder zijn dan 100 jaar, moeten aan het Rijksarchief worden overgedragen (Archiefwet, art. 1, eerste lid), uiteraard voor zover ze voor permanente bewaring in aanmerking komen (zie hiervoor de selectielijsten in de bijlagen). 11. Archiefbescheiden die op de lijsten als te vernietigen staan aangeduid, verdienen geen voorkeursbehandeling inzake materiële zorg, ordening en toegankelijkheid. Wanneer zij voor de respectievelijke dienst geen administratief nut meer hebben (na het verstrijken van de minimale bewaartermijn zoals vermeld in de lijst), worden zij best zo snel mogelijk jaarlijks vernietigd. 12. Archiefbescheiden die op de lijst als te selecteren staan aangeduid, kunnen pas aan een nadere selectie worden onderworpen na het verstrijken van de op de lijst vermelde minimale bewaartermijn. Wanneer de archiefbescheiden aan een nadere selectie moeten onderworpen worden, dan vermeldt de selectielijst ook de toe te passen selectiecriteria. Deze selectiecriteria worden zo duidelijk en zo expliciet mogelijk geformuleerd [bijvoorbeeld: één maand op de twaalf bewaren, de rest vernietigen; de met een eindvonnis afgesloten dossiers in het jaar(tal) eindigend op het cijfer 6: te bewaren (de rest vernietigen), enz.]. In sommige omstandigheden is en blijft een advies van de plaatselijke rijksarchivaris echter vereist. Dit is bijvoorbeeld het geval voor series bescheiden waarvan de archiefvorming sterk kon verschillen naargelang de regio waar ze werden gevormd, of voor bescheiden afkomstig van andere instellingen of verenigingen die na het beëindigen van de activiteiten van deze organisaties in de archiefruimten van griffies en parketten terechtkwamen. VII

10 13. De selectiecriteria en de bewaartermijnen die in deze lijsten vermeld staan, hebben betrekking op alle archiefbescheiden, ongeacht hun inhoud, vorm en structuur, ongeacht hun papieren of digitaal karakter. Een goed voorbeeld zijn de in de loop van de laatste decennia in onbruik geraakte registers. Zij werden vervangen door manuele fichesystemen of nog later door digitale databanken (geautomatiseerde gegevensbestanden). Bij de redactie van deze lijsten werd in de mate van het mogelijke rekening gehouden met deze realiteit, door telkens duidelijk aan te geven dat de reeks zowel in papieren als in digitale vorm kan bestaan. IV. ONDERHOUD VAN DE SELECTIELIJSTEN 14. Hervormingen op procedureel, organisatorisch of technisch vlak doen binnen Justitie nieuwe informatiestromen ontstaan en hebben verstrekkende gevolgen voor de informatiehuishouding en archiefvorming. Bij elke organisatorische hervorming of wijziging van administratieve en gerechtelijke procedures zou moeten rekening gehouden worden met de gevolgen voor de informatiehuishouding (ontstaan, verwerking en opslag). 15. De selectielijsten zullen daarom aan een vijfjaarlijkse herziening onderworpen worden. 16. De concrete herziening van de selectielijsten zal worden voorbereid door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, in nauw overleg met de verschillende geledingen van de rechterlijke macht. 17. De verschillende onderdelen van de rechterlijke macht worden met aandrang verzocht de Algemeen Rijksarchivaris te verwittigen van alle wijzigingen bij de rechterlijke macht op organisatorisch, procedureel en technisch vlak die gevolgen hebben voor de informatievoorziening, de informatieverwerking en de archiefvorming. Tegelijkertijd worden in de mate van het mogelijke ook bewaartermijnen gesuggereerd en oplossingen voorgesteld die moeten leiden tot een beter archiefbeheer en die de bewaring, de toegankelijkheid en de authenticiteit van de archiefbescheiden moeten helpen waarborgen. Deze berichtgevingen worden op hetzelfde ogenblik overgemaakt aan de Voorzitter van het College van procureurs-generaal of aan de Procureurgeneraal bij het Hof van Cassatie. 18. Op basis van de ontvangen berichten zal onderzocht worden voor welke aspecten van de informatievoorziening en van het archiefbeheer dringende maatregelen wenselijk zijn (bijvoorbeeld dringende aanpassingen aan een selectielijst) en voor welke aangelegenheden een dringend optreden niet strikt nodig is. Deze laatste aangelegenheden worden gereserveerd voor de volgende vijfjaarlijkse herziening van de selectielijsten. VIII

11 V. TOEPASSING VAN DE SELECTIELIJSTEN 19. De hoofdsecretarissen en hoofdgriffiers worden met de toepassing van deze lijsten belast. 20. Wanneer in een selectielijst bij een categorie archiefbescheiden de bestemming "te vernietigen" vermeld wordt en wanneer de minimale administratieve bewaartermijn verstreken is, dan kan de betrokken archiefvormer enkel tot effectieve vernietiging overgaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van het bevoegde Rijksarchief (voor een actueel overzicht van de verschillende rijksarchieven en hun ressorten, raadpleeg de website De door de archiefvormer (hoofdgriffier of hoofdsecretaris) opgestelde en aan het Rijksarchief voorgelegde vernietigingslijst dient zowel de in de selectielijst gehanteerde code, de aard van de stukken als de uiterste data van elke reeks documenten te vermelden. Het bevoegde parket dient ter kennisgeving alle aanvragen en toelatingen in kopie te ontvangen én kan desgewenst aanduiden welke dossiers toch niet vernietigd mogen worden. De eigenlijke vernietiging van archieven gebeurt door de inschakeling van de door de Federale Overheidsdienst Justitie aangeduide papiervernietigingsfirma. Voor meer informatie kunnen de hoven en rechtbanken steeds contact opnemen met de Cel Gebouwen van de Dienst Infrastructuur bij het Directoraat-Generaal Rechterlijke Organisatie. De griffies der hoven en rechtbanken dienen er wel rekening mee te houden dat in uitvoering van het koninklijk besluit van 13 december 1968 en van de interne instructie van de Federale Overheidsdienst Financiën van 1 november 1970 de als te vernietigen aangemerkte financiële bescheiden slechts effectief vernietigd kunnen worden na raadpleging van de ambtenaar der registratie en domeinen die met de verificatie van de griffie belast is. 21. Wanneer in een selectielijst bij een categorie archiefbescheiden de bestemming "te bewaren" vermeld wordt en wanneer de minimale administratieve bewaartermijn verstreken is, dan kan de betrokken archiefvormer in principe overgaan tot neerlegging bij het bevoegde Rijksarchief (voor een actueel overzicht van de verschillende rijksarchieven en hun ressorten, raadpleeg de website Er dient wel rekening mee gehouden te worden dat er bij neerleggingen bij voorkeur met blokken van 10 jaar wordt gewerkt: er zal dus vaak een verschil bestaan tussen de in de richtlijn vermelde bewaartermijn en de uiteindelijke neerleggingstermijn. 22. Voor de toepassing van deze selectielijsten zijn begeleidende maatregelen nodig aangezien de selectie en de materiële bewerking van archieven een arbeidsintensieve aangelegenheid is. Er zijn de afgelopen jaren al ernstige inspanningen geleverd om de achterstanden inzake selectie, vernietiging en neerlegging van archieven weg te werken, onder meer door de inzet van een bijzonder kader van archiefmedewerkers die binnen het rechtsgebied van elk hof van beroep belast worden met archieftaken. IX

12 VI. BEWARING, BEHEER, SELECTIE DIGITALE BESCHEIDEN 23. Een bijzonder probleem rijst in verband met de bewaring, het beheer en de selectie van digitale archiefbescheiden. Deze vallen evengoed onder toepassing van de Archiefwet als papieren archiefbescheiden aangezien niet zozeer de drager, als wel de inhoud van belang is. Een digitale rol is immers even belangrijk als een (vroegere) papieren rol. De (langetermijn-) bewaring van digitale bestanden is echter geen evidentie wegens de aan hoog tempo evoluerende hard- en software. Een intranet is bijvoorbeeld (in tegenstelling van wat vaak wordt verondersteld) geen geschikt platform voor archivering van digitale bestanden, aangezien het doorgaans geen archieffunctie omvat en bijgevolg enkel de meest recente versie van een bestand bevat. 24. Toch dienen de verschillende geledingen van de rechterlijke macht er elk voor te zorgen dat de digitale bestanden in goede en toegankelijke staat bewaard worden zolang deze nog administratief-juridisch nut bezitten en door hen zelf beheerd worden. Concreet dienen digitale archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers op nieuwe dragers overgezet te worden wanneer het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat dan wel onleesbaar wordt door de veroudering van de gebruikte materialen of door het in onbruik raken van apparatuur of programmatuur. Voorts dienen digitale archiefbescheiden voor zover mogelijk opgeslagen te worden in open, gedocumenteerde, niet-gecompresseerde en niet geëncrypteerde standaarden voor opslagformaten. Deze dienen daarenboven migratie (een omzetting van documenten, programmatuur en/of apparatuur) te ondergaan wanneer een gerede kans bestaat dat hun geordende en toegankelijke staat door wijzigingen in apparatuur en programmatuur in het gedrang zou komen. Een dergelijke migratie dient gedocumenteerd te worden en de resultaten dienen getoetst te worden. De metadata moeten informatie bevatten over de identiteit van het archiefstuk, over het verband met de ontstaanscontext evenals over een bepaald aantal technische elementen én dienen aan de bestanden gekoppeld te worden om hun leesbaarheid te garanderen. Natuurlijk bezitten niet alle geledingen van de rechterlijke macht hiervoor over de nodige middelen en expertise, vandaar dat er bij de betrokken centrale diensten van de Federale Overheidsdienst op aangedrongen zal worden alvast met deze bepalingen rekening te houden bij de ontwikkeling van software voor de rechterlijke macht (zoals ARTT, REA/TPI JUST, Mammoet, MaCH ). Bovendien zal het Rijksarchief via haar website en via tal van andere kanalen in de toekomst hierover meer gedetailleerde richtlijnen verstrekken. 25. Net zoals de papieren archiefbescheiden dienen ook de digitale archiefdocumenten na het verstrijken van de desbetreffende bewaartermijn ofwel vernietigd te worden, ofwel blijvend bewaard te worden en bij het Rijksarchief neergelegd te worden. Het Rijksarchief zal in de toekomst ook hierover meer gedetailleerde richtlijnen verstrekken. X

13 XI

14

15 VII. BIJLAGEN: SELECTIELIJSTEN EN BEWAARTERMIJNEN

16

17 I ARCHIEVEN VAN HET HOF VAN CASSATIE I. ARCHIEF VAN HET PARKET Voorafgaande opmerking: er worden geen stukken vernietigd die gevormd werden vóór Stukken gevormd tot en met het jaar 1950 komen bijgevolg voor permanente bewaring in aanmerking en worden bij het Rijksarchief neergelegd. CAS001) CAS002) CAS003) CAS004) CAS005) CAS006) CAS007) CAS008) CAS009) CAS010) Agenda's van ingekomen en uitgaande briefwisseling te bewaren en neer te leggen...10 jaar na afsluiten Omzendbrieven en dienstnota's van de procureur-generaal te bewaren en neer te leggen...wanneer ze geen administratief nut meer hebben Documentatie (en nadere toegangen: thesauri, trefwoordenindex, fichesysteem, enz.) Opmerking: het verdient aanbeveling om de documentatie op geregelde tijdstippen te schonen, te selecteren en bepaalde (sub)dossiers aan het Rijksarchief over te dragen. Statistieken (voor zover afzonderlijk bewaard) Stukken in verband met het materieel en financieel beheer Stukken in verband met het beheer van het gerechtsgebouw Persoonlijke dossiers (personeelsdossiers) te selecteren...50 jaar na opening dossier met minstens 10 jaar na overlijden - worden bewaard en neergelegd: dossiers betreffende magistraten, hoofdgriffiers en hoofdsecretarissen - de overige dossiers worden vernietigd Stukken in verband met de kandidaatstelling van de magistraten en van het personeel van het parket/de griffie (lijsten, briefwisseling, adviezen) te vernietigen...wanneer ze geen administratief nut meer hebben Notitieregisters Andere bescheiden te selecteren Men vraagt het advies van de bevoegde archivaris-inspecteur. 3

18 II. ARCHIEF VAN HET HOF Voorafgaande opmerking: er worden geen stukken vernietigd die gevormd werden vóór Stukken gevormd tot en met het jaar 1950 komen bijgevolg voor permanente bewaring in aanmerking en worden bij het Rijksarchief neergelegd. A. KABINET VAN DE EERSTE VOORZITTER CAS011) CAS012) CAS013) CAS014) CAS015) CAS016) CAS017) CAS018) CAS019) CAS020) CAS021) Briefwisseling Studiedossiers te bewaren en neer te leggen...wanneer ze geen administratief nut meer hebben Dienstreglementen Beschikkingen Agenda's van ingekomen en uitgaande briefwisseling te bewaren en neer te leggen...10 jaar na afsluiten Omzendbrieven en dienstnota's van de eerste voorzitter te bewaren en neer te leggen...wanneer ze geen administratief nut meer hebben Statistieken (voor zover afzonderlijk bewaard) Stukken in verband met het materieel en financieel beheer Stukken in verband met het beheer van het gerechtsgebouw Persoonlijke dossiers (personeelsdossiers) te selecteren...50 jaar na opening dossier met minstens 10 jaar na overlijden - worden bewaard en neergelegd: dossiers betreffende magistraten en hoofdgriffiers - de overige dossiers worden vernietigd Stukken in verband met de kandidaatstelling van de magistraten en van het personeel van het parket/de griffie (lijsten, briefwisseling, adviezen) te vernietigen...wanneer ze geen administratief nut meer hebben 4

19 B. GRIFFIE 1. Organisatie CAS022) CAS023) CAS024) CAS025) CAS026) CAS027) Processen-verbaal en bijhorende stukken (art. 344 Ger. W.) van de algemene vergadering (art. 340 Ger. W.) en van de algemene en openbare vergadering (art. 345 Ger. W.) Jaarlijkse werkingsverslagen van de algemene vergadering en tussentijdse verslagen van de eerste voorzitter (art Ger. W.) Stukken in verband met de algemene organisatie van de griffie te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Registers gehouden in verband met de verzending van de zaken (indicateur) Stukken in verband met het materieel beheer van de griffie Boekhoudkundige bescheiden (ongeacht vorm en structuur) te vernietigen... zie de richtlijnen van de FOD Financiën 2. Rechtspleging CAS028) CAS029) CAS030) CAS031) Minuten van arresten en hun nadere toegangen (klappers, repertoria, fichesystemen, enz.) (ongeacht vorm en structuur) te bewaren en neer te leggen...na 50 jaar Rollen (algemene rol, bijzondere rollen, zittingsrollen) (ongeacht vorm en structuur) Rechtsplegingsdossiers te selecteren: - dossiers in verband met de berechting van ministers en andere uitzonderlijke procedures: te bewaren en neer te leggen...na 50 jaar - de overige dossiers: Men vraagt het advies van de bevoegde archivaris-inspecteur. Tuchtdossiers te bewaren en neer te leggen...na 50 jaar 3. Gedeponeerde stukken CAS032) Dossiers gevormd door de commissie voor de vergoedingen van de onwerkdadige hechtenis te vernietigen...5 jaar na beslissing 5

20 CAS033) CAS034) Dossiers gevormd door bijzondere onderzoekscommissies Andere bescheiden te selecteren Men vraagt het advies van de bevoegde archivaris-inspecteur. III. ARCHIEVEN GEVORMD DOOR ANDERE INSTELLINGEN A. NATIONALE TUCHTRAAD CAS035) CAS036) CAS037) CAS038) CAS039) Algemene rol (ongeacht vorm en structuur) Beschikkingen Adviezen Losse stukken met betrekking tot de procedure: afgiftebewijzen van aangetekend verstuurde brieven, briefwisseling te vernietigen...na 30 jaar Dubbels van tuchtdossiers Opmerking: De originele tuchtdossiers worden na het uitbrengen van het advies door de Nationale Tuchtraad teruggezonden aan de verantwoordelijke tuchtrechtelijke overheid, samen met het advies aangaande de eventueel op te leggen straf (art. 419, achtste lid Ger. W.) B. EVALUATIECOLLEGE VAN DE KORPSCHEFS CAS040) CAS041) Evaluatiedossiers van de korpschefs van de zittende magistratuur met verslagen van follow-upgesprekken, aanbevelingen van het evaluatiecollege, functioneringsverslagen van de korpschef, adviezen van de FOD Justitie en van de algemene vergadering, voorlopige en definitieve beoordelingen van het evaluatiecollege, documenten waaruit de kennisgeving aan de kandidaat blijkt (art. 259 novies 9-10 Ger.W.) Opmerking: deze reeks wordt niet meer aangevuld wegens het arrest van het Grondwettelijk Hof van 1 september 2008 (rolnummer 4268), dat de regeling van art. 259 novies 9-10 Ger.W. heeft vernietigd voor zoverre zij van toepassing zijn op de korpschefs van de hoven en rechtbanken. Evaluatiedossiers van de korpschefs van het parket met verslagen van followupgesprekken, functioneringsverslagen van de korpschef, aanbevelingen van het evaluatiecollege, adviezen van de FOD Justitie en van de korpsvergadering, van de korpschef, adviezen van de FOD Justitie en van de algemene vergadering, voorlopige en definitieve beoordelingen van het evaluatiecollege, documenten waaruit de kennisgeving aan de kandidaat blijkt (art. 259 novies 9-10 Ger.W.) 6

21 II ARCHIEVEN VAN DE HOVEN VAN BEROEP I. ARCHIEF VAN DE EERSTE VOORZITTER A. ALGEMEEN HB001) HB002) HB003) Agenda van inkomende en uitgaande stukken Algemene briefwisseling (voor zover afzonderlijk bewaard) Documentatie te selecteren...na 10 jaar - te bewaren en neer te leggen: dossiers in verband met principekwesties, in verband met de organisatie en de werking van het Hof en van de rechtbanken (met inbegrip van gerechtelijke statistieken), in verband met de magistraten van het Hof, in verband met de ministeriële ambtenaren die hun ambt binnen het ressort uitoefenen, de advocaten en de balie, en tenslotte in verband met de gerechtsgebouwen en archiefzaken - voor de overige dossiers vraagt men het advies van de archivaris-inspecteur. B. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE GERECHTELIJKE ORGANISATIE 1. Algemeen HB004) HB005) HB006) HB007) Omzendbrieven van hogere overheden te bewaren en neer te leggen...indien deze geen administratief nut meer hebben Processen-verbaal en bijhorende stukken (art. 344 Ger. W.) van de algemene vergadering (art. 340 Ger. W.) en van de algemene en openbare vergadering (art. 345 Ger. W.) Jaarlijkse werkingsverslagen van de algemene vergadering en tussentijdse verslagen van de eerste voorzitter (art Ger. W.) Beschikkingen van de eerste voorzitter te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar 7

22 HB008) HB009) HB010) HB011) Dienstreglementen van het Hof en van de rechtbanken, stukken in verband met de inwerkingtreding van de gerechtelijke hervormingen en met de oprichting en afschaffing van rechtbanken (voor zover afzonderlijk bewaard) Jaarverslagen van de rechtbanken (voor zover afzonderlijk bewaard) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Gerechtelijke statistieken en periodieke verslagen (voor zover afzonderlijk bewaard) Stukken in verband met de deelname van het Hof aan plechtigheden (ook: lijsten van voorrang) 2. Gerechtelijke ambten en personeel HB012) HB013) HB014) HB015) HB016) HB017) HB018) HB019) Stukken in verband met de kandidaatstelling van magistraten (lijsten, briefwisseling, adviezen) (voor zover afzonderlijk bewaard) te vernietigen...wanneer deze geen administratief nut meer hebben Stukken in verband met de kandidaatstelling van het personeel van de griffies (lijsten, briefwisseling, adviezen) (voor zover afzonderlijk bewaard) te vernietigen...wanneer deze geen administratief nut meer hebben Lijsten van (of fichesystemen betreffende) magistraten, personeel van de griffies en ministeriële ambtenaren te bewaren en neer te leggen...indien deze geen administratief nut meer hebben Verklaringen in verband met het einde van de functie van ministerieel ambtenaar te vernietigen...onmiddellijk Stukken in verband met tucht (voor zover afzonderlijk bewaard) Opmerking: de beschikkingen in verband met de zogenaamde 'grote tucht' maken deel uit van de processen-verbaal van de algemene vergadering. Stukken in verband met de benoeming, de aanstelling, de eedaflegging, het ontslag of de tucht van magistraten en griffiepersoneel (personeelsdossiers, chronologisch geordende briefwisseling, alfabetisch gerangschikte adviezen) te vernietigen...na 50 jaar (bij dossiers: 50 jaar na opening dossier) Stukken in verband met het lidmaatschap van commissies en de cumulatie van magistraten Processen-verbaal van eedaflegging (en bijhorend fichesysteem) te vernietigen...na 50 jaar 8

23 3. Materieel beheer HB020) Stukken in verband met de bouw, het beheer en het gebruik van de gebouwen van de rechterlijke macht in het rechtsgebied te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar 4. Financieel beheer HB021) Rekeningen van de kleine uitgaven van de eerste voorzitter en bijhorende bewijsstukken (zie onder rubriek II. A) 5. Andere HB022) Kopieën van verslagen en briefwisseling van de magistraat-coördinator Opmerking: dit ambt werd op 15 augustus 2000 opgeheven. C. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE RECHTSPLEGING HB023) HB024) Beschikkingen van de eerste voorzitter (voor zover afzonderlijk bewaard) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Kopieën van beschikkingen van de eerste voorzitter II. ARCHIEF VAN DE GRIFFIE A. STUKKEN VAN ALGEMENE EN ADMINISTRATIEVE AARD HB025) HB026) HB027) HB028) Stukken in verband met de algemene organisatie van de griffie te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Stukken in verband met het beheer van het archief te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Stukken in verband met het materieel beheer van de griffie Boekhoudkundige registers: - het algemeen ontvangstenboek - het algemeen uitgavenboek (ook: kasboek van de griffier) - het centraal dagboek van ontvangsten en uitgaven - het register van rechten in burgerlijke en handelszaken (vóór 1889) (nadien: het register der griffierechten) - het register voor het beheer van de reis- en verblijfsvergoedingen ( ) - het register der provisies (sinds 1940) - het register van borgstellingen door de burgerlijke partijen (vanaf 1940) 9

24 - het register der kosten en rechten met betrekking tot de kosteloze rechtspleging - het register van opstel-, legalisatie- en opzoekingskosten - het register van rechten in debet en dringende kosten - het register van rechten op afgeleverde grossen en kopieën in verband met strafzaken - het register van geïnde rechten in verband met de administratieve rechtspleging - het register betreffende de vergoedingen aan getuigen (vóór 1928) - kwitantie- en overschrijvingsboekjes - periodieke boekhoudkundige staten en lijsten te vernietigen... zie de richtlijnen van de FOD Financiën HB029) Rekeningen van de werkingskosten van de griffie, stukken in verband met het beheer van de rekening van de griffier (voor griffiekosten) en bijhorende bewijsstukken B. STUKKEN IN VERBAND MET DE RECHTSPLEGING 1. Algemeen HB030) HB031) HB032) Gerotuleerde arresten van het Hof van Cassatie Prejudiciële vragen aan het Grondwettelijk Hof Maandelijkse lijsten van de zaken waarin de uitspraak met meer dan één maand werd uitgesteld (art. 770 Ger. W.). 2. Bureel voor Gerechtelijke Bijstand HB033) HB034) HB035) Stukken gevormd door het bureel van gratis rechtsbijstand (voor zover afzonderlijk bewaard): - Rol (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar - Minuten van arresten en beschikkingen inzake gratis rechtsbijstand - Stukken van rechtspleging (voor zover afzonderlijk bewaard) Opmerking: de stukken in verband met het verzoek tot gratis rechtsbijstand worden doorgaans bij het dossier van rechtspleging gevoegd. 3. Kamer van Inbeschuldigingstelling HB036) Aanwezigheidsregisters ( ) (nadien: register betreffende de openbare zittingen en de zittingen in raadkamer (15 aug )) te vernietigen...onmiddellijk 10

25 HB037) HB038) Zittingsrol (ook: rolregelingsbladen) te vernietigen...na 1 jaar Rechtsplegingsdossiers van zaken eindigend op een buitenvervolgingstelling (en bijhorende toegangen) te selecteren...na 20 jaar - te bewaren en neer te leggen: * de dossiers inzake de vervolging van ministers én * indien de dossiers geordend zijn op datum van het arrest: één maand per jaar bewaren overeenkomstig volgende cyclus: de maand januari voor de jaren eindigend op cijfer 1, de maand februari voor de jaren eindigend op cijfer 2, de maand maart voor de jaren eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov... 9 en dec * indien de dossiers in één numeriek klassement zijn ondergebracht, overeenkomstig het moment waarop deze van het parket-generaal terugkeerden: één dossier op 10 bewaren, de dossiers waarvan het nummer eindigt op 1 (nrs. 1, 11, 21, 31, enz.) - de overige dossiers worden vernietigd HB039) HB040) HB041) HB042) HB043) HB044) Interneringsdossiers (sinds 1964) (voor zover in een afzonderlijke serie bewaard) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Opmerking: deze dossiers maken soms deel uit van de serie rechtsplegingsdossiers in verband met strafzaken. In dit geval zie verder onder rubriek 4 hierna. Toegang tot de interneringsdossiers (register "wet op de bescherming van de maatschappij") te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Dossiers in verband met de verzoeken tot eerherstel te selecteren... na 5 jaar voor de toegestane verzoeken...na 10 jaar voor de verworpen verzoeken - te bewaren en neer te leggen: * indien de dossiers geordend zijn op datum van het arrest: één maand per jaar bewaren, nl. overeenkomstig volgende cyclus: de maand januari voor de jaren eindigend op cijfer 1, de maand februari voor de jaren eindigend op cijfer 2, de maand maart voor de jaren eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov... 9 en dec * indien de dossiers in één numeriek klassement zijn ondergebracht, overeenkomstig het moment waarop deze van het parket-generaal terugkeerden: één dossier op 10 bewaren, de dossiers waarvan het nummer eindigt op 1 (nrs. 1, 11, 21, 31, enz.) - de overige dossiers worden vernietigd Toegangen tot de arresten en dossiers in verband met de verzoeken tot voorlopige invrijheidstelling en eerherstel (klapper, chronologisch repertorium, fichesysteem (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)) te bewaren en neer te leggen... na 5 jaar na de laatste inschrijving Minuten van de arresten van de KI (en bijhorende toegangen: chronologische repertoria en klappers (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)) Register van de verzoekschriften in verband met telefoontap 11

26 HB045) HB046) HB047) Repertorium in verband met de verzoekschriften en akten "wet Franchimont" (voor zover afzonderlijk bewaard) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Verzoekschriften, akten en beschikkingen "wet Franchimont" (voor zover afzonderlijk bewaard) Register gehouden in verband met de verzoeken tot invrijheidstelling (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) 4. Kamers zetelend in strafzaken (correctionele kamers) HB048) HB049) HB050) HB051) HB052) Register gehouden voor de inschrijving van de nieuwe correctionele zaken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Opmerking: bevat meestal notitienummer van het parket, namen van de betichten, betichting, plaats en datum van het vonnis in eerste aanleg, kamer, data van de zittingen Aanwezigheidsregisters ( ) (nadien: register betreffende de openbare zittingen en de zittingen in raadkamer (15 aug )) te vernietigen...onmiddellijk Zittingsrol (ook: chronologisch repertorium, zittingsregister) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 10 jaar Rechtsplegingsdossiers (geordend per kamer én op arrestnummer) te selecteren...na 20 jaar - te bewaren en neer te leggen: * indien de dossiers geordend zijn op datum van het arrest: één maand per jaar bewaren, nl. overeenkomstig volgende cyclus: de maand januari voor de jaren eindigend op cijfer 1, de maand februari voor de jaren eindigend op cijfer 2, de maand maart voor de jaren eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov... 9 en dec... 0 * indien de dossiers in één numeriek klassement zijn ondergebracht, overeenkomstig het moment waarop deze van het parket-generaal terugkeerden: één dossier op 10 bewaren, de dossiers waarvan het nummer eindigt op 1 (nrs. 1, 11, 21, 31, enz.) - de overige dossiers worden vernietigd Opmerking: zie ook interneringsdossiers onder rubriek HB039. Register van minuten van arresten in strafzaken (en bijhorende toegangen: chronologisch repertorium (soms inlichtingenregister genoemd) en alfabetische klapper (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter)) Opmerking: de arrestboeken worden per kamer geordend; soms komt het voor dat de arresten van de KI en van de kamers zetelend in jeugdzaken samen met de minuten van arresten in strafzaken worden ingebonden 12

27 HB053) HB054) Register van akten van voorziening in cassatie (door de veroordeelden, door de burgerlijke partijen, door het Openbaar Ministerie) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Afschriften van arresten van het Hof van Cassatie die arresten van het Hof van beroep verbreken (en bijgevoegde chronologische lijst) Opmerking: het komt voor dat de arresten in verband met strafzaken en burgerlijke zaken in één serie worden samengebracht. HB055) Chronologisch repertorium van de akten van de rechter (en klapper) (sinds 1970) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Opmerking: het komt voor dat dit repertorium betrekking heeft op zowel strafzaken als op burgerlijke zaken. HB056) Chronologisch repertorium van de akten van de griffier (en klapper) (sinds 1970) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Opmerking: het komt voor dat dit repertorium betrekking heeft op zowel strafzaken als op burgerlijke zaken. HB057) HB058) HB059) HB060) HB061) Kopieën van uittreksels van arresten (ongeacht vorm en structuur) Agenda van de stukken verzonden naar het Openbaar Ministerie Agenda van de verzonden veroordelingsbulletins en veroordelingsuittreksels Repertorium betreffende de verzoeken in verband met het gratis afleveren van kopieën van stukken uit strafdossiers (sinds april 1998) te bewaren en neer te leggen...na 10 jaar Repertorium van akten van neerlegging (met bijhorende klapper of alfabetisch repertorium op naam van de betichten) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar 5. Kamers zetelend in jeugdzaken a. Strafzaken (beschermende maatregelen) HB062) HB063) Register betreffende de openbare zittingen en de zittingen in raadkamer (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te vernietigen...na 30 jaar Zittingsrol (ook: chronologisch repertorium, zittingsboek) te bewaren en neer te leggen...na 10 jaar 13

28 HB064) HB065) HB066) HB067) Register van minuten van arresten en beschikkingen (en alfabetische klapper of repertorium) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Opmerking: soms komt het voor dat de arresten van de kamers zetelend in jeugdzaken samen met de minuten van arresten in strafzaken worden ingebonden. Register van akten van voorziening in cassatie (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 Repertorium van de akten van de rechter (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 Repertorium van de akten van de griffier (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 b. Burgerlijke zaken HB068) HB069) HB070) HB071) HB072) HB073) HB074) Register betreffende de openbare zittingen en de zittingen in raadkamer (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te vernietigen...na 30 jaar Algemene rol (en bijhorende fiches) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Zittingsrol (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 10 jaar Register van minuten van zittingsbladen en arresten Toegangen tot de minuten van arresten: chronologisch of alfabetisch repertorium, fichesysteem op naam van de partijen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Repertorium van de akten van de rechter (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 Repertorium van de akten van de griffier (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 6. Kamers zetelend in burgerlijke en handelszaken HB075) HB076) Aanwezigheidsregisters ( ) (nadien: register betreffende de openbare zittingen en de zittingen in raadkamer (15 aug )) te vernietigen...onmiddellijk Agenda van de zittingen in burgerlijke zaken (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) 14

29 HB077) HB078) HB079) HB080) HB081) HB082) HB083) HB084) HB085) HB086) HB087) HB088) HB089) Algemene rol (en bijhorende klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Register der verzoekschriften (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Rol van de kort gedingen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Rechtsplegingsdossiers uit de periode vóór het Ger. W. ( ) (geordend per kamer én op arrestnummer) te selecteren...na 30 jaar - te bewaren en neer te leggen: één maand per jaar bewaren overeenkomstig volgende cyclus: maand januari voor de jaren eindigend op cijfer 1, maand februari voor jaren eindigend op cijfer 2, maand maart voor jaren eindigend op 3, april.. 4, mei.. 5, juni én juli.. 6, aug. én sept... 7, oktober.. 8, nov... 9 en dec... 0 enz. - de overige dossiers worden vernietigd Conclusies van pleitbezorgers (voor zover afzonderlijk bewaard) te bewaren en neer te leggen...onmiddellijk Processen-verbaal van verhoor en verschijning van getuigen (voor zover afzonderlijk bewaard) Kwaliteiten (vóór 1936) (voor zover afzonderlijk bewaard) te bewaren en neer te leggen...onmiddellijk Register van minuten van zittingsbladen en arresten (per kamer) Afschriften van arresten van het Hof van Cassatie die arresten van het Hof van beroep verbreken (en bijgevoegde chronologische lijst) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Opmerking: het komt voor dat de arresten in verband met strafzaken en burgerlijke zaken in één serie worden samengebracht. Fichesystemen of alfabetisch repertorium op naam van de partijen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Dossiers van eerherstel van gefailleerden (voor zover ze niet naar de rechtbank van eerste aanleg terugkeren) Repertorium van de akten van de rechter (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 Repertorium van de akten van de griffier (en klapper) (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter): zie hoger onder punt 4 15

30 7. Kamers zetelend in fiscale zaken (afgesloten reeksen) HB090) HB091) HB092) HB093) HB094) HB095) HB096) Fiscale rol (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Rechtsplegingsdossiers van de FR-rol (Ministerie van Financiën) te selecteren...na 20 jaar - te bewaren en neer te leggen: één dossier op tien, nl., de dossiers waarvan het rolnummer of het nummer van het arrest eindigt op het nummer 6 (nrs. 6, 16, 26, enz.) - de overige dossiers worden vernietigd Rol Bestendige Deputatie (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Rechtsplegingsdossiers van de BD-rol (Bestendige Deputatie) te selecteren...na 20 jaar - te bewaren en neer te leggen: één dossier op tien, nl., de dossiers waarvan het rolnummer of het nummer van het arrest eindigt op het cijfer 6 (nrs. 6, 16, 26, 36, enz.) - de overige dossiers worden vernietigd Register van minuten van zittingsbladen en arresten in fiscale zaken en bijhorende toegangen (alfabetisch of chronologisch repertorium, fichesysteem - per kamer en ongeacht vorm en structuur) Alfabetisch repertorium of fichesystemen op naam van de partijen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) Register(s) van akten van voorziening in cassatie 8. De kamer zetelend in verband met natuurrampen HB097) HB098) HB099) Rol natuurrampen (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Rechtsplegingsdossiers te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Register van minuten van zittingsbladen en arresten 9. De kamer zetelend in zaken van mededinging HB100) HB101) Rol mededingingen te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Rechtsplegingsdossiers te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar 16

31 HB102) Register van minuten van zittingsbladen en arresten 10. Kamers zetelend in kieszaken HB103) HB104) Rollen (ook: zittingsboeken) of chronologische repertoria (ongeacht vorm en structuur, ongeacht papieren of digitaal karakter) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Minuten van arresten 11. Kamers zetelend in militiezaken (afgesloten reeksen) HB105) HB106) Rol te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Register van minuten van zittingsbladen en arresten (en alfabetisch repertorium of klapper) (ongeacht vorm en structuur)) 12. Kamers zetelend in zaken van epuratie (afgesloten reeksen) HB107) HB108) HB109) Bijzondere rol te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Dossiers van rechtspleging Minuten van zittingsbladen en arresten (en alfabetisch repertorium of klapper) (ongeacht vorm en structuur)) III. ARCHIEVEN GEVORMD DOOR ANDERE INSTELLINGEN In verband met de definitieve bestemming van de stukken vraagt men het advies van de archivaris-inspecteur. Pro memorie: hoven zetelend in sociale zaken (vóór 1970) (beroepen tegen de vonnissen van de werkrechtersraden) HB110) Register van minuten van zittingsbladen en arresten (en bijhorende toegang) te bewaren en neer te leggen...onmiddellijk 17

32

33 III ARCHIEVEN VAN DE ARBEIDSHOVEN EN RECHTSVOORGANGERS I. ARCHIEVEN GEVORMD VOOR DE INVOERING VAN HET GERECHTELIJK WETBOEK (OKTOBER 1970): ARCHIEVEN VAN DE WERKRECHTERSRADEN IN BEROEP EN VAN DE COMMISSIES VAN BEROEP VAN SOCIALE ZEKERHEID AH001) te selecteren... onmiddellijk Men vraagt het advies van de archivaris-inspecteur. II. ARCHIEVEN GEVORMD SINDS DE INVOERING VAN HET GERECHTELIJK WETBOEK (NA 1 NOVEMBER 1970) 1. ARCHIEF VAN DE EERSTE VOORZITTER A. ALGEMEEN AH002) AH003) AH004) Briefwisseling betreffende het algemeen beleid en de organisatie te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Briefwisseling in verband met: personeelsbeheer, materieel en financieel beheer, dienstregelingen, de schorsing van advocaten door de Orde van Advocaten Omzendbrieven te bewaren en neer te leggen... indien ze geen administratief nut meer hebben B. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE 1. Algemeen AH005) AH006) AH007) AH008) Bijzonder reglement van het hof (art. 106, 3 Ger. W.) Reglement van het bureau voor rechtsbijstand (art. 105, 3 Ger. W.) Opmerking: kan in het bijzonder reglement opgenomen zijn. Adviezen met betrekking tot het bijzonder reglement van het hof Dienstregelingen (art. 316 Ger. W.) (voor zover afzonderlijk bewaard) 19

34 AH009) Stukken in verband met tijdelijke maatregelen van administratieve aard 2. Materieel beheer AH010) AH011) Bescheiden betreffende de oprichting van het gerechtsgebouw en belangrijke bouwwerken (voor zover de eerste voorzitter de beheerder van de gebouwen is/was) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Bescheiden betreffende het beheer van de kleine uitgaven (art. 382 Ger. W.) 3. Bescheiden met betrekking tot het algemeen toezicht en de tucht AH012) AH013) AH014) Stukken betreffende het algemeen toezicht en de tucht (voor zover afzonderlijk bewaard) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Akten houdende disciplinaire waarschuwing aan de kamervoorzitters, de raadsheren en raadsheren in sociale zaken (art. 412, 5 Ger. W.) te vernietigen...na 20 jaar Akten houdende disciplinaire waarschuwing of censuur aan de hoofdgriffiers, de griffiers-hoofden-van-dienst, de griffiers en de adjunct-griffiers (art. 415, 3 Ger. W.) te vernietigen...na 20 jaar 4. Personeelsbeheer AH015) AH016) AH017) Bescheiden betreffende de benoeming en het ontslag van leden van de rechterlijke orde te vernietigen... jaar na de opruststelling Bescheiden betreffende afwezigheden en verlofregelingen (art. 331 Ger. W.) te vernietigen... jaar na de opruststelling Dubbels van "aangifte van schuldvordering" bij de FOD Justitie inzake presentiegelden van raadsheren in sociale zaken te vernietigen...na 3 jaar 2. ARCHIEF VAN DE GRIFFIER A. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN HET HOF IN HET ALGEMEEN AH018) Processen-verbaal en bijhorende stukken (art. 344 Ger. W.) van de algemene vergadering (art. 340 Ger. W.) en van de algemene en openbare vergadering (art. 345 Ger. W.) 20

35 AH019) AH020) AH021) AH022) AH023) Jaarlijkse werkingsverslagen van de algemene vergadering en tussentijdse verslagen van de eerste voorzitter (art Ger. W.) Register van de beraadslagingen van de algemene vergadering (art. 350 Ger. W., opgeheven bij art. 79, 1 Wet 22 december 1998 (B.S. 2 febr. 1999) met inwerkingtreding op 2 aug in uitvoering van art. 109 van voornoemde wet) Omzendbrieven te vernietigen... indien ze geen administratief nut meer hebben Ranglijst (art. 311 Ger.W.) (voor zover afzonderlijk bewaard) Algemene briefwisseling (met bijhorende agenda of repertorium) B. BESCHEIDEN MET BETREKKING TOT DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE GRIFFIE 1. Algemeen AH024) AH025) AH026) AH027) Bescheiden met betrekking tot de algemene organisatie van de griffie te bewaren en neer te leggen...na 10 jaar Bescheiden met betrekking tot het archiefbeheer te bewaren en neer te leggen...na 50 jaar Gerechtelijke statistieken (in papieren vorm) te bewaren en neer te leggen...na 20 jaar Personeelsdossiers en andere stukken in verband met het personeelsbeheer te vernietigen...5 jaar na de opruststelling 2. Boekhouding a. Losse stukken AH028) AH029) Bescheiden met betrekking tot de boekhouding van de werkingskosten van de griffie Opmerking: het betreft onder meer de regelmatige staten voorgelegd aan de Minister van Justitie inzake de besteding van de ter beschikking gestelde gelden inzake werkingskosten (art. 381 Ger. W.), kopieën van bestelbons en facturen, dubbels van facturen en minuten van uitgaande briefwisseling gericht aan de FOD Justitie, dubbels van maandelijkse staten van verbruikt fotokopiepapier, enz. Bescheiden met betrekking tot het beheer van de kas van de algemene dienst der griffie 21