Hoofdstuk 3. Inhoudsopgave

Transcriptie

1 Hoofdstuk 3 Brondocumenten Inhoudsopgave Hoofdstuk 3 Brondocumenten Inleiding Bronnen voor GBA-gegevens Gegevens met betrekking tot de burgerlijke staat Gegevens over de identificatienummers Gegevens over het naamgebruik van een persoon Gegevens over de nationaliteit Gegevens over geheimhouding van gegevens Gegevens over het verblijf en het adres Gegevens over de verblijfstitel (verblijfsrecht) Gegevens met betrekking tot het gezag over de minderjarige of de curatele Gegevens over reisdocumenten Gegevens over kiesrecht Gegevens met betrekking tot afnemers Brondocumenten Stappenplan brondocumenten Vragen naar brondocumenten en voorlichting aan de burger Aangifte van verblijf en adres en vaststelling van de identiteit Accepteren van brondocumenten voor de GBA Overleggen van brondocumenten na aangifte Brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat en de nationaliteit in de GBA en de beoordeling van die gegevens op onjuistheid en strijdigheid met de Nederlandse openbare orde (artikelen 36, 36a, 37, 42 en 43 Wet GBA) Verschillen in en tussen brondocumenten Brondocumenten en het bepalen van de datum ingang geldigheid Legalisatie, verificatie en vertaling van brondocumenten Nederlands internationaal privaatrecht en openbare orde (toetsing aan conflictenregels en internationale verdragen) Verzenden van kennisgevingen Gegevens met betrekking tot de nationaliteit (artikelen 42 en 43 Wet GBA)` Nog enige aandachtspunten bij het vragen naar en beoordelen van brondocumenten Bewaren van brondocumenten 47 Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 3 pagina 1

2 Hoofdstuk 3 pagina 2 Handleiding Uitvoeringsprocedures

3 Hoofdstuk 3 Brondocumenten Dit hoofdstuk geeft algemene informatie over bronnen, brondocumenten, de behandeling en beoordeling daarvan en specifieke kenmerken van brondocumenten. Persoonsgegevens in (semi-) overheidsadministraties, zoals de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), moeten betrouwbaar zijn. De juistheid van gegevens in de administraties hangt af van de wijze van verkrijging en vaststelling daarvan. De betrouwbaarheid wordt in hoge mate bepaald door de bronnen waaraan gegevens worden ontleend. Deze bronnen kunnen zeer verschillend van aard zijn, maar worden voornamelijk gevormd door geschriften die gegevens vermelden, zogenoemde brondocumenten. Met name voor de GBA zijn deze brondocumenten van groot belang. In de volgende paragrafen wordt aangegeven aan welke brondocumenten bepaalde gegevens ontleend mogen worden, hoe brondocumenten worden gebruikt en wordt uitgelegd wat het belang van brondocumenten is. 3.1 Inleiding Gegevens op de persoonslijst zijn altijd afgeleid van of ontleend aan brondocumenten en/of de aangifte van de burger. Indien het een aangifte van de burger betreft, dan wordt hiervan een (in bepaalde gevallen onder ede afgelegde) schriftelijke verklaring opgemaakt en wordt deze ondertekend door de burger. Die getekende verklaring is daarmee een brondocument geworden. De gegevens in de GBA moeten juist, volledig en actueel zijn, omdat (semi-)overheidsorganisaties bij hun handelen uitgaan van de GBA-gegevens. Daarom bepaalt de Wet GBA dat gegevens alleen mogen worden ontleend aan brondocumenten die limitatief in de wet zijn genoemd. De Memorie van Toelichting bij de Wet GBA zegt daarover dat '... het exclusieve stelsel van bronnen met zich meebrengt dat indien aan Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 3 pagina 3

4 geen van de in de wet genoemde bronnen het gegeven kan worden ontleend, het desbetreffende gegeven niet in de basisadministratie wordt opgenomen...'. De in de Wet GBA genoemde brondocumenten vormen dus een gesloten systeem. De GBA heeft tot doel alle instanties met een publiekrechtelijke taak te voorzien van de algemene gegevens die noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taak. Daarnaast worden gegevens uit de GBA verstrekt aan instellingen met een publiek of bijzonder maatschappelijk belang. Bovendien kunnen gemeenten in een gemeentelijke verordening de gegevensverstrekking aan zogenoemde vrije derden regelen. Tenslotte kan de burger gebruik maken van over hem in de basisadministratie vastgelegde gegevens. De verstrekte gegevens worden door instanties met een publiekrechtelijke taak gebruikt ter uitvoering van wettelijke regels, zoals de sociale zekerheidswetgeving, en ter voorkoming van fraude met persoonsgegevens. Gebruik van de GBA binnen de gehele (semi-)overheid bevordert bovendien de dienstverlening aan de burger. De burger zelf kan gebruik maken van de geregistreerde GBA-gegevens indien van hem bepaalde persoonsgegevens worden gevraagd. Gelet op het belang van betrouwbare gegevens in de GBA is het onder meer de taak van de medewerker Burgerzaken om de juiste gegevens te ontlenen aan de juiste brondocumenten. 3.2 Bronnen voor GBA-gegevens Bij het opnemen van gegevens in de GBA dient de medewerker Burgerzaken steeds na te gaan wat volgens de Wet GBA de bron van die gegevens kan zijn. De bronnen voor algemene gegevens in de GBA zijn vermeld in de artikelen 36 tot en met 52 van de Wet GBA. Het gaat om aangiften van de burger, mededelingen van in de wet genoemde organen, akten en geschriften. Gegevens op de persoonslijst zijn altijd afgeleid uit brondocumenten of een (schriftelijke) melding van de burger. Brondocumenten vormen de basis voor de persoonsgegevens die in de GBA worden geregistreerd. Met betrekking tot de voorschriften welke gegevens waarvan afgeleid of waaraan ontleend mogen worden is het volgende onderscheid in soorten gegevens van belang. Aan een aangifte van de burger kunnen alleen gegevens worden ontleend over verblijf en adres in Nederland, wijzigingen in het adres, vertrek naar het buitenland en vestiging uit het buitenland. Als het college van burgemeester en wethouders tot de conclusie komt dat betrokkene heeft verzuimd aangifte te doen, neemt de medewerker Burgerzaken deze gegevens ambtshalve op. Brondocumenten voor de GBA moeten altijd op schrift staan. Ook aangiften, mededelingen en verklaringen die zijn genoemd in de Wet GBA kunnen alleen bron van gegevens zijn als ze op papier staan. Een Hoofdstuk 3 pagina 4 Handleiding Uitvoeringsprocedures

5 op schrift gesteld document wordt pas een brondocument voor de GBA als de medewerker Burgerzaken het als zodanig accepteert. Verder in dit hoofdstuk wordt aangegeven aan welke voorwaarden documenten moeten voldoen om als brondocument voor de GBA te gelden. Er zijn: gegevens over de burgerlijke staat, categorieën 01, 02, 03, 05, 06, 09; zie paragraaf gegevens over de identificatienummers, categorieën 01, 02, 03, 05, 09; zie paragraaf gegevens over het naamgebruik van een persoon, categorie 01; zie paragraaf gegevens over de nationaliteit, categorie 04; zie paragraaf gegevens over geheimhouding van gegevens, categorie 07; zie paragraaf gegevens over het verblijf en het adres, categorie 08; zie paragraaf gegevens over de verblijfstitel, categorie 10; zie paragraaf gegevens over het gezag van de minderjarige of de curatele, categorie 11; zie paragraaf gegevens over reisdocumenten, categorie 12; zie paragraaf gegevens over kiesrecht, categorie 13; zie paragraaf gegevens met betrekking tot afnemers, categorieën 14 en 15; zie paragraaf Gegevens met betrekking tot de burgerlijke staat De Wet GBA (artikel 36 en 37) schrijft limitatief de te gebruiken brondocumenten betreffende gegevens over de burgerlijke staat van een persoon voor en brengt daarin een rangorde aan. Zie paragraaf 3.3. Zie voor een opsomming van de burgerlijke staat gegevens, bijlage 2 van deze handleiding Gegevens over de identificatienummers De verantwoordelijke Minister stelt administratienummers (A-nummers) ter beschikking aan elk college van burgemeester en wethouders. Het desbetreffende college kent vervolgens een A-nummer uit de eigen voorraad toe aan elke in de basisadministratie voor de eerste maal in te schrijven persoon. Het administratienummer van een gerelateerde op een persoonslijst (d.w.z. de ouder, de echtgenoot/ Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 3 pagina 5

6 geregistreerde partner of eerdere echtgenoot/geregistreerde partner of het kind), wordt ontleend aan de persoonslijst van deze gerelateerde zelf in de basisadministratie van die gemeente van inschrijving. De verantwoordelijke Minister stelt door middel van de Beheervoorziening BSN (BV BSN) burgerservicenummers ter beschikking aan het college van burgemeester en wethouders van elke gemeente. Het desbetreffende college kent vervolgens een burgerservicenummer uit de eigen voorraad toe aan elke in de eigen basisadministratie voor de eerste maal in te schrijven persoon. Blijkt uit de GBA dat de voor het eerst daarin in te schrijven persoon al een burgerservicenummer heeft of blijkt uit het register Beheer van Relaties (BVR) van de Belastingdienst dat deze al een SoFi-nummer heeft, dan wordt dit nummer als burgerservicenummer in de GBA opgenomen. Het burgerservicenummer van een gerelateerde op een persoonslijst (d.w.z. de ouder, de echtgenoot/geregistreerde partner of eerdere echtgenoot/geregistreerde partner of het kind), wordt ontleend aan de persoonslijst van die gerelateerde zelf, indien deze in dezelfde basisadministratie is ingeschreven Gegevens over het naamgebruik van een persoon Het gegeven over het naamgebruik van een persoon wordt ontleend aan een schriftelijk verzoek tot wijzigen van het naamgebruik van betrokkene of aan een rechterlijke uitspraak. Voor personen met een niet Nederlandse nationaliteit, is naast het schriftelijke verzoek van betrokkene van belang hoe de eigen nationale regels zijn betreffende het naamgebruik Gegevens over de nationaliteit Gegevens over de Nederlandse nationaliteit (art. 42 Wet GBA) verkrijgt men: 1. door toepassing van de Nederlandse nationaliteitswetgeving; 2. door toepassing van andere wettelijke bepalingen; 3. door toepassing van verdragen; 4. uit een akte uit het register als bedoeld in artikel 22, eerste lid, onder b en c van de Rijkswet op het Nederlanderschap (Stb. 1984, 628) of uit een afschrift als bedoeld in artikel 22, tweede lid, van de Rijkswet op het Nederlanderschap; 5. uit een afschrift van een in kracht van gewijsde gedane rechterlijke uitspraak van een rechterlijke instantie in Nederland op grond van artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap; 6. uit een afschrift van een uitspraak van het Gemeenschappelijke Hof van Justitie van de Nederlandse Antillen en Aruba, krachtens artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap. De gegevens over een vreemde nationaliteit (art. 43 Wet GBA) worden: Hoofdstuk 3 pagina 6 Handleiding Uitvoeringsprocedures

7 1. ontleend aan een beschikking of uitspraak van een daartoe volgens het ter plaatse geldend recht bevoegde administratieve of rechterlijke instantie, die tot doel heeft tot bewijs te dienen van de desbetreffende nationaliteit, dan wel opgenomen met toepassing van het desbetreffende nationaliteitsrecht; of 2. ontleend aan een geschrift van een volgens het ter plaatse geldend recht bevoegde autoriteit, dat gegevens vermeldt over die nationaliteit; of 3. verkregen door toepassing van nationaliteitswetgeving en verdragen. De gegevens over de behandeling als Nederlander van een persoon die niet het Nederlanderschap bezit, worden opgenomen met toepassing van de Wet betreffende de positie van Molukkers (de zogenaamde Faciliteitenwet), Stbl. 1976, Gegevens over geheimhouding van gegevens Het gegeven over de geheimhouding van gegevens van de ingeschrevene wordt ontleend aan een schriftelijk verzoek daartoe van de betrokkene. Het betreft zowel de gegevens op de eigen persoonslijst als de gegevens van deze persoon op andere persoonslijsten in de GBA van de gemeente van inschrijving Gegevens over het verblijf en het adres De gegevens over de verblijfplaats worden ontleend aan de aangifte van de burger. De gegevens kunnen - wanneer de burger in gebreke blijft met het doen van aangifte - ambtshalve worden opgenomen. Let hierbij op het gestelde in art. 83 en verder Wet GBA. Bij inschrijving op grond van Nederlandse geboorteakte worden de verblijfplaatsgegevens ontleend aan de persoonslijst van de moeder of de vader Gegevens over de verblijfstitel (verblijfsrecht) De gegevens over het verblijfsrecht worden uitsluitend ontleend aan een mededeling door het ministerie van Justitie (IND) via het Og11-bericht Gegevens met betrekking tot het gezag over de minderjarige of de curatele De gegevens met betrekking tot het gezag over de minderjarige of curatele, worden ontleend aan het Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 3 pagina 7

8 gezagsregister, respectievelijk het curateleregister. Het van rechtswege vervallen van het gezag, bij meerderjarig worden van de minderjarige, mag altijd geregistreerd worden in de basisadministratie zonder mededeling van het gezagregister. Betrokkene is meerderjarig geworden, waardoor het gezag over de minderjarige van rechtswege definitief ophoudt. Er is dus een wijziging in het gezag opgetreden Gegevens over reisdocumenten Gegevens over reisdocumenten worden ontleend aan het aanvraagformulier of het reisdocument. Groep 82 Document heeft in categorie 12 Reisdocument een afwijkende betekenis in vergelijking met de andere categorieën. Niet het brondocument zelf (het reisdocument) wordt aangeduid, maar het onderliggende paspoortdossier waar de aanvullende reisdocumentgegevens zich bevinden. Een vermissing van een Nederlands reisdocument wordt terstond in de GBA geregistreerd wanneer door de ingeschrevene een proces-verbaal van vermissing wordt overgelegd en een schriftelijke verklaring omtrent de vermissing is afgelegd ten overstaan van de daartoe aangewezen ambtenaar. Een Nederlands reisdocument kan ingehouden worden door een daartoe bevoegde Nederlandse autoriteit. De inhouding wordt direct in de GBA geregistreerd. Bij personen die in het bezit zijn van één of meerdere buitenlandse reisdocumenten, dient in rubriek Beschrijving dossier waarin de aanvullende paspoortgegevens zich bevinden de code volgens tabel 34 Landentabel van het land van herkomst van het document opgenomen te worden. Inlevering en vermissing van buitenlandse reisdocumenten wordt niet in de GBA geregistreerd Gegevens over kiesrecht Categorie 13 Kiesrecht bevat gegevens over het kiesrecht en het kiesrecht Europees Parlement voor niet Nederlandse onderdanen van de EU. De gegevens omtrent de deelname en het einde van de deelname Europees kiesrecht voor niet- Nederlandse onderdanen van de EU, als kiezer in Nederland aan de verkiezingen voor het Europees Parlement, worden ontleend aan het verzoekschrift van betrokkene. De gegevens over de uitsluiting van het Europees kiesrecht worden ontleend aan de mededeling hierover van de desbetreffende lidstaat. De gegevens omtrent de uitsluiting van het kiesrecht in het algemeen worden ontleend aan de mededeling hierover van de Minister van Justitie. Hoofdstuk 3 pagina 8 Handleiding Uitvoeringsprocedures

9 Gegevens met betrekking tot afnemers Deze gegevens zijn opgenomen in de categorie 14 Afnemersindicatie. Categorie 14 bevat gegevens over het netwerkadres van een netwerkafnemer. Deze afnemersindicatie wordt uitsluitend geplaatst op basis van het door de verantwoordelijke Minister genomen autorisatiebesluit. 3.3 Brondocumenten Deze paragraaf gaat in op de brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat en de nationaliteit in de GBA en de beoordeling van die gegevens op onjuistheid en strijdigheid met de Nederlandse openbare orde (artikel 36, 36a, 37, 42 en 43 Wet GBA). De artikelen 36 en 37 van de Wet GBA zijn van essentieel belang bij het al dan niet ontlenen van burgerlijke staat gegevens aan brondocumenten. Daarom wordt uitgebreid stilgestaan bij het onderscheid tussen feiten die zich in Nederland hebben voorgedaan en feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan. Centraal staat de vraag aan welke brondocumenten GBA-gegevens kunnen worden ontleend. De zogenoemde verklaring onder eed of belofte wordt uitvoerig besproken. Ook wordt beschreven waaraan gegevens over het Nederlanderschap of een vreemde nationaliteit kunnen worden ontleend. In paragraaf 3.7 wordt aangegeven hoe moet worden gehandeld als verschillen in en tussen brondocumenten worden geconstateerd. Tenslotte wordt in paragraaf behandeld of de in de brondocumenten vermelde rechtsfeiten voor erkenning naar Nederlands recht in aanmerking komen (IPR en openbare orde) Stappenplan brondocumenten Voor het opnemen van gegevens is de medewerker Burgerzaken voor een groot deel afhankelijk van de burger, omdat die burger de brondocumenten moet overleggen. Dit zal dikwijls geen probleem zijn, maar wanneer de documenten uit het buitenland moeten komen kan het wel een probleem worden. Hoe moet de medewerker in die gevallen te werk gaan? Omdat het toch niet altijd eenvoudig is, volgt hierna een stappenplan om de medewerker behulpzaam te zijn in de afwegingen die gemaakt moeten worden bij het vragen naar brondocumenten. Bijvoorbeeld moet het stuk vertaald worden in de Nederlandse taal, is de legalisatie juist uitgevoerd of moet er een nieuw document worden aangevraagd omdat het oude kennelijk niet juist is. Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 3 pagina 9

10 Hoofdstuk 3 pagina 10 Handleiding Uitvoeringsprocedures

11 Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 3 pagina 11

12 3.3.2 Vragen naar brondocumenten en voorlichting aan de burger De Wet GBA verplicht de burger tot het verstrekken van inlichtingen en het overleggen van geschriften die noodzakelijk en van belang zijn voor de bijhouding van de GBA. Deze verplichting is opgenomen in de artikelen 65, derde lid, 69, 70, 71, 72 en 76. Omdat het college van burgemeester en wethouders houder van de basisadministratie is en verantwoordelijk voor de kwaliteit van de GBA-gegevens, dient de medewerker Burgerzaken de burger te wijzen op zijn verplichtingen en expliciet te vragen naar de benodigde brondocumenten. De nationaliteit of de verblijfsrechtelijke status van de burger doet daarbij niet ter zake. In principe is iedereen verplicht de benodigde geschriften over te leggen. In sommige gevallen levert de verkrijging van documenten echter problemen op, zoals in landen waar geen registratie wordt gevoerd of waar zich langdurig een bijzondere situatie (noodtoestand, burgeroorlog) voordoet. Ook in die situaties dat van betrokkene niet kan worden verlangd dat hij contact opneemt met de autoriteiten van het land van herkomst, levert het overleggen van (gelegaliseerde) documenten problemen op. In de gevallen dat de overlegging van documenten niet kan worden geëist, worden GBA-gegevens ontleend aan een lager brondocument (zie voor de rangorde in brondocumenten paragraaf ). In veel gevallen zal dit, voor wat betreft gegevens over de burgerlijke staat, de verklaring onder eed of belofte zijn. Verklaart een burger dat het niet mogelijk is documenten over te leggen vanwege de situatie in het land van herkomst, dan kan de medewerker Burgerzaken dit verifiëren door informatie in te winnen bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Bij het vragen naar documenten informeert de medewerker Burgerzaken de betrokkene over de eisen waaraan overgelegde brondocumenten in het algemeen dienen te voldoen. Grof gezegd gaat het dan om drie eisen, te weten: het document moet een origineel zijn en geen kopie; het document moet gelegaliseerd zijn volgens de legalisatiecirculaire (zie paragraaf ) het document moet zijn gesteld in een leesbare en begrijpelijke taal. Zonodig kan een in het Nederlands gestelde vertaling door een beëdigd vertaler worden gevraagd, waarbij de vertaling en het vertaalde document één geheel dienen te vormen (zie paragraaf ). De medewerker Burgerzaken informeert de burger bovendien over de mogelijke consequenties van het niet voldoen aan zijn verplichtingen. Indien niet de juiste brondocumenten worden overgelegd, kan dit gezien het gesloten systeem van brondocumenten tot gevolg hebben dat gegevens niet worden opgenomen in de GBA. Hoofdstuk 3 pagina 12 Handleiding Uitvoeringsprocedures

13 De informatie over het verstrekken van brondocumenten dient voor de burger begrijpelijk te zijn. Zonodig krijgt betrokkene de informatie in zijn eigen taal (bijvoorbeeld door tussenkomst van een tolk of door middel van een in de eigen taal gestelde brochure) Aangifte van verblijf en adres en vaststelling van de identiteit Wanneer de burger aangifte doet van verblijf en adres dient de medewerker Burgerzaken eerst de identiteit van die burger deugdelijk vast te stellen. Ook in andere gevallen waarbij de burger in persoon verschijnt bij de medewerker Burgerzaken (bijvoorbeeld bij het verschaffen van inlichtingen over een in het buitenland gesloten huwelijk), verdient het aanbeveling eerst de identiteit van de burger deugdelijk vast te stellen. Het vaststellen van de identiteit vindt bij voorkeur plaats aan de hand van de documenten die zijn genoemd in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht (geldig reisdocument of een vreemdelingendocument), of een geldig Nederlands rijbewijs. Deze documenten zijn bron voor het vaststellen van de identiteit, maar zijn niet in alle gevallen een brondocument waaraan GBA-gegevens kunnen worden ontleend. Zo zijn de vreemdelingendocumenten als bedoeld in het Voorschrift Vreemdelingen geen brondocument voor de GBA. Hieraan kunnen dus geen gegevens worden ontleend. Kan van een vreemdeling de identiteit niet deugdelijk worden vastgesteld omdat hij niet beschikt over enig identiteitsdocument, dan verwijst de medewerker Burgerzaken deze vreemdeling naar de Vreemdelingendienst voor het vaststellen van de identiteit. Wanneer van een persoon de identiteit niet deugdelijk kan worden vastgesteld, wordt hij niet ingeschreven in de basisadministratie (artikel 26, derde lid, Wet GBA). Van dit besluit wordt conform de procedure van artikel 83 Wet GBA aan de burger mededeling gedaan. Indien de burger is geïdentificeerd, wordt de aangifte van verblijf en adres van betrokkene op schrift gesteld en ondertekend. Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd (mag) om inlichtingen en geschriften te vragen die daarvoor van belang zijn. (Bijvoorbeeld een huurovereenkomst, een verklaring van de hoofdbewoner van een reeds op een adres ingeschrevene, een woonvergunning en/of een koopakte). Daarmee is de aangifte brondocument geworden voor de inschrijving in de GBA. Bij deze aangifte dient de burger tevens informatie te verstrekken over de overige gegevens die in de GBA worden opgenomen. Het verdient aanbeveling om vast te leggen welke brondocumenten door de burger moeten worden overgelegd. Welke brondocumenten moeten worden overgelegd, wordt bepaald op basis van de door de burger verstrekte informatie. Indien niet alle noodzakelijke brondocumenten bij de aangifte aanwezig zijn, kan de medewerker Burgerzaken een overzicht van de (nog) te overleggen brondocumenten aan de burger meegeven. Het is dan voor beide partijen duidelijk welke documenten nog moeten worden overgelegd. Voor alle duidelijkheid: de op schrift gestelde aangifte is geen brondocument voor de burgerlijke staat gegevens en de nationaliteit. Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 3 pagina 13

14 3.3.4 Accepteren van brondocumenten voor de GBA Als een burger documenten overlegt die gegevens bevatten waaraan GBA-gegevens kunnen worden ontleend en deze documenten voldoen aan de voorwaarden, dan accepteert de medewerker Burgerzaken die documenten als brondocumenten voor de GBA. Belangrijke voorwaarde voor het accepteren van buitenlandse documenten is de legalisatie daarvan. De legalisatieprocedure is beschreven in paragraaf Uitgangspunt is dat documenten die niet of die niet op de juiste wijze zijn gelegaliseerd, niet worden geaccepteerd als brondocument voor de GBA. In gevallen waarin legalisatie niet mogelijk is en de medewerker Burgerzaken overtuigd is van de kwaliteit van het document, kan het als brondocument worden geaccepteerd. De kwaliteit van het document kan worden vastgesteld onder meer aan de hand van de in paragraaf genoemde kenmerken. Heeft het college van burgemeester en wethouders het voornemen een aangeboden geschrift niet als brondocument voor de GBA te accepteren, bijvoorbeeld een aangifte van verblijf en adres niet te volgen of een aangeboden akte niet als brondocument aan te merken, dan moet uitvoering worden gegeven aan de procedure die is beschreven in artikel 83 en volgende van de Wet GBA Overleggen van brondocumenten na aangifte Indien de benodigde brondocumenten uit het land van herkomst op het moment van aangifte niet beschikbaar zijn, ook niet binnen enkele dagen daarna en de persoon voldoet aan de overige voorwaarden voor inschrijving, wordt een persoon toch in de GBA ingeschreven. In dat geval worden de verplichte gegevens ontleend aan de brondocumenten die wel aanwezig zijn. Ook dan wordt het sterkst mogelijke brondocument gebruikt. Dit kan, voor wat betreft gegevens over de burgerlijke staat, dus ook de verklaring onder eed of belofte zijn. Ingeval de brondocumenten bij de aangifte niet beschikbaar zijn, dan is het belangrijk met de burger een termijn af te spreken waarbinnen de overlegging wel zou kunnen plaatsvinden. De af te spreken termijn zal afhangen van de mogelijkheid om documenten in het land van herkomst te kunnen verkrijgen. Over het algemeen kan worden gedacht aan een termijn van ongeveer 6 maanden. Indien de afgesproken termijn is verstreken en voldoende aannemelijk is gemaakt dat documenten niet te verkrijgen zijn, heeft die burger aan zijn verplichtingen voldaan. Gegevens omtrent huwelijk en afstamming (ouder- en kindgegevens) die nog niet in de GBA zijn opgenomen, kunnen vervolgens worden opgenomen aan de hand van een verklaring onder eed of belofte (artikel 37, eerste lid, Wet GBA). Betrokkene kan op verschillende manieren aannemelijk maken dat de benodigde documenten inderdaad niet te verkrijgen zijn. Bijvoorbeeld door een bewijs van aangetekende verzending over te leggen of een verklaring dat het gevraagde document niet kan worden verstrekt (bij voorkeur van de bevoegde Hoofdstuk 3 pagina 14 Handleiding Uitvoeringsprocedures

15 autoriteit). Ook de mededeling van het Ministerie van Buitenlandse Zaken dat uit het betreffende land geen documenten kunnen worden verkregen, is voldoende. De verplichting om brondocumenten te verschaffen ligt volledig bij de burger en niet bij de medewerker Burgerzaken. De medewerker zal dus zeer terughoudend moeten zijn met het bemiddelen tussen de burger en de bevoegde autoriteit in het land van herkomst. In ieder geval zal de medewerker zonder toestemming van betrokkene nooit zelf de documenten mogen aanvragen. Dit kan namelijk gevaar opleveren voor de betrokken burger en zijn familie. Het college van burgemeester en wethouders kan in het kader van kwaliteitsbewaking periodiek een voortgangscontrole houden op de overlegging van brondocumenten. Indien de gevraagde brondocumenten niet binnen een redelijke termijn worden overgelegd, roept de medewerker Burgerzaken betrokkene op om hierover inlichtingen te verstrekken. Voldoet een burger niet aan het verzoek van het college van burgemeester en wethouders om inlichtingen te verschaffen, dan is dat een overtreding als bedoeld in artikel 147 Wet GBA. Daarvan zal het college van burgemeester en wethouders aangifte moeten doen bij de politie Brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat en de nationaliteit in de GBA en de beoordeling van die gegevens op onjuistheid en strijdigheid met de Nederlandse openbare orde (artikelen 36, 36a, 37, 42 en 43 Wet GBA) Verschil tussen Nederlandse akten van de burgerlijke stand, Nederlandse rechterlijke uitspraken en buitenlandse brondocumenten Het verschil tussen Nederlandse akten van de burgerlijke stand, Nederlandse rechterlijke uitspraken en buitenlandse brondocumenten ligt hierin, dat ervan wordt uitgegaan dat Nederlandse brondocumenten altijd juist zijn, ondanks dat er wel eens onjuistheden in de akte voorkomen. Deze onjuistheden zijn juist tot het tegendeel bewezen is en waar mogelijk wordt de akte of ander brondocument volgens de daarvoor geldende regels gewijzigd. Buitenlandse brondocumenten zijn zeer divers. Buitenlandse akten van de burgerlijke stand worden vaak vergeleken met Nederlandse akten van de burgerlijke stand. Dit is juist wat betreft de waarde die aan het document moet worden toegekend, maar niet juist als het om de vorm of de inhoud gaat. De vorm en inhoud worden bepaald door de eigen regels van het land van afgifte, niet door het te vergelijken met een Nederlandse akte. Bepalend voor het oordeel moet zijn of het document echt is, of het volgens de plaatselijke regels is opgemaakt en of het is afgegeven door de bevoegde autoriteit. Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 3 pagina 15

16 De beoordeling of het wel of geen brondocument is om gegevens voor de GBA te ontlenen, is een beslissing van de medewerker Burgerzaken. Ook welke gegevens ontleend worden en de wijze van schrijven worden bepaald door de medewerker Burgerzaken, evenals de datum ingang geldigheid. Neem in de beslissing mee waarvoor het document is afgegeven, wanneer het is afgegeven en welke gevolgen het wel of niet accepteren (en daarbij het wel of niet opnemen van gegevens in de GBA) van het document als brondocument heeft. Let daarbij op de eventuele gevolgen voor de burgerlijke stand. Het niet accepteren van een document als brondocument voor een huwelijk betekent niet dat er geen huwelijk is, maar dat er geen brondocument is om dat te bewijzen en daarom geen categorie 05 Huwelijk/geregistreerd partnerschap wordt opgenomen. Dit kan van belang zijn voor het opmaken van bijvoorbeeld een geboorteakte van een pas geboren kind! Wel of geen ouders, wel of geen relatie, wel of geen kinderbijslag Artikelen 36 en 37 van de Wet GBA De Wet GBA schrijft limitatief voor aan welke typen brondocumenten gegevens over de burgerlijke staat van een persoon kunnen worden ontleend en brengt daarin een rangorde aan. De opsomming van de algemene gegevens over de burgerlijke staat is opgenomen in bijlage I bij de Wet GBA. Het gaat om gegevens over de naam, de geboorte, het geslacht, de ouders, het huwelijk, de echtgenoten, de kinderen en het overlijden. Gegevens over de burgerlijke staat kunnen feiten betreffen die zich in Nederland of feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan. Hieronder wordt allereerst aangegeven aan welke brondocumenten deze gegevens voor de GBA moeten worden ontleend, indien de feiten zich in Nederland hebben voorgedaan. Vervolgens komen de brondocumenten aan bod betreffende de feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan. De opsomming begint in beide gevallen met het sterkste brondocument en geeft vervolgens aan wat het zwakkere brondocument is waaraan, bij gebrek aan het sterkere brondocument, gegevens worden ontleend. Gegevens over de burgerlijke staat die feiten betreffen die zich in Nederland hebben voorgedaan worden ontleend aan (artikel 36, eerste en derde lid, Wet GBA): a. een akte over het desbetreffende feit (inclusief latere vermeldingen) die is opgenomen in de registers van de burgerlijke stand in Nederland. (Voorbeeld: een geboorteakte van een kind geboren in Nederland); b. een door de ambtenaar van de burgerlijke stand opgemaakte akte, een besluit, een rechterlijke uitspraak die in kracht van gewijsde is gegaan (= onherroepelijk is geworden) of een notariële akte, over het desbetreffende feit. (Voorbeeld: naamsvaststelling in een Koninklijk Besluit tot naturalisatie) of Hoofdstuk 3 pagina 16 Handleiding Uitvoeringsprocedures

17 c. een akte die is opgemaakt door een in Nederland geaccrediteerde bevoegde consulaire ambtenaar van een ander land, die ten doel heeft tot bewijs te dienen van het desbetreffende feit. (Voorbeeld: een huwelijksakte van een huwelijk dat op een consulaat in Nederland is voltrokken tussen twee niet Nederlanders). Gegevens over de burgerlijke staat die feiten betreffen die zich buiten Nederland hebben voorgedaan worden ontleend aan (artikel 36, tweede lid, Wet GBA): a. een akte over het desbetreffende feit die is opgenomen in de registers van de Nederlandse burgerlijke stand. Hieronder vallen ook de Nederlandse consulaire akten. (Voorbeeld: een buitenlandse geboorteakte die is ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand van de gemeente 's-gravenhage); b. een in Nederland gedane rechterlijke uitspraak over het desbetreffende feit die in kracht van gewijsde is gegaan (= onherroepelijk is geworden). (Voorbeeld: een rechterlijk bevel tot wijziging of correctie van een gegeven in de GBA); c. een buiten Nederland overeenkomstig de plaatselijke voorschriften door een bevoegde instantie opgemaakte akte die ten doel heeft tot bewijs te dienen van het desbetreffende feit, of een over dat feit gedane rechterlijke uitspraak, of bij gebreke daarvan een akte van bekendheid of beëdigde verklaring, bedoeld in artikel 45 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek. (Voorbeeld: een buitenlandse akte van de burgerlijke stand); d. een geschrift dat overeenkomstig de plaatselijke voorschriften is opgemaakt door een bevoegde instantie, waarin het desbetreffende feit is vermeld. (Voorbeeld: een buitenlands uittreksel uit de bevolkingsadministratie of een buitenlands reisdocument) of e. een verklaring die betrokkene ten overstaan van een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar onder eed of belofte heeft afgelegd, die op schrift is gesteld en door betrokkene is ondertekend. De rangorde van artikel 36 Wet GBA brengt mee dat gegevens aan brondocumenten met een zo sterk mogelijke bewijskracht moeten worden ontleend. Eerst wanneer redelijkerwijs geen sterker brondocument kan worden overgelegd, worden gegevens ontleend aan het zwakkere brondocument. Op elk moment waarop brondocumenten worden overgelegd, meestal bij de aangifte voor een eerste inschrijving, moet worden bepaald wat dan het sterkste brondocument is. Met het aanleggen van een persoonslijst wordt niet gewacht tot sterkere documenten uit het land van herkomst zijn verkregen. Hooguit wordt op brondocumenten gewacht die binnen enkele dagen voorhanden zijn of naar verwachting beschikbaar kunnen zijn. Voorbeeld: een document is wel in Nederland aanwezig, maar is niet meegenomen bij de aangifte. Wanneer meerdere documenten overgelegd worden over hetzelfde rechtsfeit, worden de gegevens ontleend aan het sterkste brondocument. Een zwakker brondocument kan dan gebruikt worden als aanvulling op het sterkere brondocument. Dat doet zich voor, als niet alle te ontlenen gegevens op het sterkste brondocument vermeld staan, maar wel op het zwakkere brondocument. Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 3 pagina 17

18 Indien het feit zich buiten Nederland heeft voorgedaan, worden de gegevens omtrent de burgerlijke staat ontleend aan de brondocumenten genoemd in artikel 36, tweede lid, onder a t/m e, Wet GBA. Daarbij worden de feiten aan het sterkst mogelijke brondocument ontleend en gelden de volgende restricties. - Gegevens over de familierechtelijke betrekkingen tot de ouders en de kinderen, over het huwelijk en de eerdere huwelijken, over de echtgenoot en de eerdere echtgenoten, over het geregistreerde partnerschap en de eerdere geregistreerde partnerschappen of over de geregistreerde partner en de eerdere geregistreerde partners mogen niet worden ontleend aan een document genoemd onder e., indien aannemelijk is dat een document genoemd onder c of d kan worden verschaft (artikel 37, eerste lid, Wet GBA). Het gaat hierbij om de situatie op het moment dat een mogelijke opneming van de desbetreffende gegevens aan de orde is. Nadrukkelijk geldt dit bij de aangifte van verblijf en adres. Dit artikel beperkt dus het gebruik van de verklaring onder eed of belofte. Als aannemelijk is dat sterkere brondocumenten kunnen worden geleverd, zij het op wat langere termijn, dan worden aan de verklaring onder eed of belofte in beginsel geen gegevens over de burgerlijke staat van de ouders, het huwelijk en de partners en de kinderen ontleend. Met het invullen van die gegevens wordt gewacht tot de sterkere brondocumenten worden overgelegd. - Aan documenten genoemd onder c, d of e mogen geen gegevens worden ontleend voor zover de Nederlandse openbare orde zich verzet tegen de erkenning van de rechtsgeldigheid van de daarin vermelde feiten. Dat geldt ook voor een document als bedoeld in artikel 36, derde lid, Wet GBA. - Aan documenten genoemd onder d en e mogen geen gegevens worden ontleend indien aannemelijk is dat de gegevens onjuist zijn (artikel 37, derde lid, Wet GBA). - Aan documenten genoemd onder c, d of e, dan wel documenten die betrekking hebben op feiten die zich hebben voorgedaan in Nederland en waarvan een in Nederland geaccrediteerde consulaire ambtenaar van een ander land bevoegd een akte heeft opgemaakt, worden geen gegevens ontleend over het huwelijk of het geregistreerde partnerschap dat is gesloten tussen echtgenoten of geregistreerde partners van wie ten minste één vreemdeling is, voordat het college van burgemeester en wethouders zich een door de korpschef in de zin van de Vreemdelingenwet 2000 afgegeven verklaring (een 'M46-formulier') heeft doen overleggen. Deze verklaring is niet vereist indien het een in het buitenland gesloten huwelijk betreft dat inmiddels is ontbonden of een huwelijk dat langer dan 10 jaar geleden is voltrokken of indien de vreemdeling in het bezit is van een verblijfsrecht voor onbepaalde tijd, dan wel gemeenschapsonderdaan is (artikel 36a Wet GBA) Nederlandse akten over feiten die zich in Nederland hebben voorgedaan (artikel 36, eerste lid, onder a) De gegevens worden in beginsel slechts ontleend aan de akte over het desbetreffende feit. Met de zinsnede 'over het desbetreffende feit' wordt aangeknoopt bij hetgeen de akte op grond van het Burgerlijk Wetboek beoogt te bewijzen. Hoofdstuk 3 pagina 18 Handleiding Uitvoeringsprocedures

19 Voor de ontlening van gegevens in de GBA aan akten van de Nederlandse burgerlijke stand is er een rangorde. Een huwelijksakte bewijst bijvoorbeeld dat er een huwelijk is gesloten tussen de in de akte genoemde personen. Gelet op de redactie van artikel 36 van de Wet GBA ('over het desbetreffende feit'; dus dat wat de akte beoogt te registreren) kan de akte voor wat betreft de huwelijksgegevens dus dienen als brondocument, terwijl de overige gegevens die op de betreffende huwelijksakte zijn vermeld niet aan die akte kunnen worden ontleend. Zo is de huwelijksakte voor de naamgegevens (in beginsel) geen brondocument als bedoeld in artikel 36, eerste lid, onder a en tweede lid, onder a, Wet GBA. Reden hiervan is dat wijzigingen in de registers van de burgerlijke stand door middel van latere vermeldingen op de desbetreffende akten worden aangebracht. Een huwelijksakte hoeft wat de naamgegevens betreft dus niet actueel te zijn. Een ander voorbeeld is het feit dat de geboorteakte de naam van de geborene bewijst en niet de namen van de ouders. De namen van de ouders worden bewezen door hun eigen geboorteakte. Is er wat de naam van een ouder betreft verschil tussen de eigen geboorteakte en die van het kind, dan bewijst de eigen geboorteakte van de ouder dus de naam van die ouder. De geboorteakte van het kind is bij het aanleggen van de persoonslijst het brondocument voor de naamgegevens van de ouders. Blijkt nadien dat die naamgegevens niet correct zijn, dan worden deze gegevens bewezen door de eigen geboorteakten van de ouders. In dat geval zal de geboorteakte van het kind moeten worden gecorrigeerd of kunnen de naamgegevens van de ouders op de persoonslijst van het kind worden gecorrigeerd aan de hand van de eigen geboorteakten. Door toepassing van vreemd recht kan het voorkomen dat aan een Nederlandse akte meer gegevens worden ontleend dan wat die akte beoogt te bewijzen. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een huwelijk volgens vreemd recht een naamswijziging tot gevolg heeft. Deze naamswijziging wordt dan door de huwelijksakte bewezen en kan daarom aan de huwelijksakte worden ontleend Nederlandse akten over feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan (artikel 36, tweede lid, onder a) De Wet GBA rekent akten die zijn opgenomen in de registers van de burgerlijke stand in Nederland tot de sterkste brondocumenten. In een aantal gevallen kan een buitenlandse akte op verzoek van betrokkene worden ingeschreven in de registers van de Nederlandse burgerlijke stand te s-gravenhage. (Voor het opnemen van gegevens in de GBA is inschrijving van de buitenlandse akte in s-gravenhage niet noodzakelijk. Gebruik kan worden gemaakt van de buitenlandse akte). Behalve inschrijving van buitenlandse akten op verzoek van betrokkene kunnen ook op bevel van het Openbaar ministerie buitenlandse akten in 's-gravenhage worden ingeschreven. Hiervoor komen in aanmerking akten van geboorten, huwelijken en overlijden van (ex-) Nederlanders en toegelaten vluchtelingen (zie de artikelen 25 tot en met 25g, Boek I, BW). Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 3 pagina 19

20 Nederlandse rechterlijke uitspraken over feiten die zich in het buitenland hebben voorgedaan (artikel 36, tweede lid, onder b en onder c) Volgens de rangorde van artikel 36, tweede lid, Wet GBA worden gegevens over de burgerlijke staat ontleend aan een in Nederland gedane in kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak over het desbetreffende feit, indien over dat feit geen akte is opgenomen in de registers van de Nederlandse burgerlijke stand. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn indien er een geschil is betreffende de juiste leeftijd van een persoon. De rechter stelt de vermoedelijke leeftijd vast en geeft het college van burgemeester en wethouders een bevel tot aanpassing van de geregistreerde geboortedatum. Indien geen akte van geboorte, huwelijk of overlijden kan worden overgelegd en er kan wel een akte van bekendheid worden opgemaakt conform artikel 45 Boek I BW dan worden hieraan gegevens ontleend Behandeling en beoordeling van (buitenlandse) brondocumenten Bij het overleggen van buitenlandse brondocumenten moet het document zorgvuldig worden beoordeeld. Zorgvuldige beoordeling betekent in dit verband ook dat de medewerker Burgerzaken niet te snel beslist dat het document aan alle vereisten voldoet. Voor een evenwichtige beoordeling moet voldoende tijd worden genomen. De beoordeling van een brondocument vindt allereerst aan de balie plaats op het moment dat het document wordt overgelegd om te dienen als brondocument. Dit is in de meeste gevallen bij aanmelding voor eerste inschrijving in de GBA. Bij deze beoordeling let de medewerker Burgerzaken met name op de begrijpelijkheid van het brondocument, de eventueel aangehechte vertaling, het al dan niet gelegaliseerd zijn en de originaliteit (dus geen fotokopie) van het document. Vervolgens wordt het document meer op specifieke kenmerken beoordeeld. Voor deze beoordeling moet de medewerker voldoende tijd nemen, aangezien verschillende kenmerken niet op het eerste gezicht te beoordelen zijn. De kenmerken aan de hand waarvan het document wordt beoordeeld, zijn opgenomen in de volgende paragrafen. Burgers die veel moeite hebben gedaan om een bepaald document te verkrijgen en te laten legaliseren, willen dit document veelal niet afgeven. Voor een goede beoordeling van het document is het echter van belang dat de originele documenten niet direct aan de burger worden teruggegeven. De documenten kunnen worden ingenomen en na gedetailleerde beoordeling aan de burger worden teruggegeven. Bij het innemen wordt aan de betrokkene een bewijs van afgifte verstrekt. Teruggave van het document kan onder andere door het afhalen van het document aan de balie en door het aangetekend toezenden daarvan. Indien de burger het document absoluut niet wil afstaan kan, om problemen te voorkomen, een fotokopie worden gemaakt waarna het originele document aan de burger wordt teruggegeven. De beoordeling van het document vindt dan plaats aan de hand van de kopie. Dit is echter niet aan te bevelen. Het is beter het document in die gevallen direct te beoordelen en de burger zonodig even te laten wachten, want op een kopie van een document zijn bijvoorbeeld papiersoort, Hoofdstuk 3 pagina 20 Handleiding Uitvoeringsprocedures

21 watermerk, kleur van de stempelinkt en het al of niet raderen niet meer zichtbaar. Daardoor kan essentiële informatie verloren gaan, die nodig is om een brondocument goed te kunnen beoordelen Uiterlijke kenmerken van brondocumenten Brondocumenten zijn over het algemeen (nog) niet voorzien van specifieke echtheidskenmerken. Onder echtheidskenmerken wordt in dit verband verstaan: met opzet aangebrachte kenmerken waardoor het document bij het ontbreken van zo'n kenmerk als vals of vervalst moet worden aangemerkt. Indien er voorschriften zijn voor bepaalde documenten, zoals voor akten van de burgerlijke stand, richten die voorschriften zich op het opmaken van de akten en niet op echtheidskenmerken. Voor akten wordt bijvoorbeeld geen watermerk voorgeschreven, wel zijn er voorschriften over de minimale inhoud van de akten. In Nederland worden aan afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand geen eisen gesteld ten aanzien van papiersoort en vorm. Deze eisen worden ook niet gesteld aan afschriften uit de basisadministratie. Overigens wordt in een aantal gemeenten in Nederland voor het verstrekken van afschriften en uittreksels uit registers gebruik gemaakt van beveiligd papier. Als een fotokopie van dit beveiligde papier gemaakt wordt, is op de fotokopie het woord 'kopie' zichtbaar. Om toch te kunnen bepalen of een document echt is of mogelijk vals of vervalst, zijn er aanknopingspunten en vragen aan de hand waarvan een betere beoordeling van de echtheid van het document mogelijk is. De medewerker Burgerzaken kan de volgende specifieke kenmerken in ogenschouw nemen: taalfouten; problemen met vertaling; gekopieerd document dat als 'origineel' is ingevuld; stempel: in spiegelschrift, onduidelijk, kleur inkt, nagemaakt; gebrekkig droogstempel; problemen met handtekening; kanselarijzegel ontbreekt, glimt, verkeerd volgnummer; ontbreken kanselarij betaalafdruk; raderen; verschillende lettertypen binnen een document; verschillende schrijfmachines/printers gebruikt; afwijkende papiersoort, papierdikte; afwijkend watermerk; versnipperd (doormidden gescheurd) en weer aan elkaar geplakt; kleurverschillen; (nagemaakte) randjes om de akte; Handleiding Uitvoeringsprocedures Hoofdstuk 3 pagina 21

22 verschillende gaatjes door uitgehaalde nietjes. Indien een vermoeden bestaat dat een document vals of vervalst is, moet het document voor onderzoek worden voorgelegd aan de politie of ter verificatie worden aangeboden aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken. In voorkomende gevallen wordt ook de Directie Recherche van het Korps Landelijke Politiediensten (v/h CRI) bij het onderzoek naar de mogelijke valsheid van het document ingeschakeld. Ingeval van vermoedelijke fraude dient het college van burgemeester en wethouders daarvan aangifte te doen bij de politie. In dit verband wordt gewezen op de brief van 15 december 1995 van de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken, gericht aan de ambtenaren van de burgerlijke stand en het gemeentebestuur, waarin de staatssecretaris met klem verzoekt een bijdrage te leveren aan de aanpak van documentfraude door in voorkomende gevallen over te gaan tot het doen van aangifte van (het vermoeden van) fraude met brondocumenten. De procureur-generaal bij het Gerechtshof van Leeuwarden heeft de hoofdofficieren van justitie expliciet gevraagd zorg te dragen voor een goede afhandeling van de aangiften van gemeenten. De overlegging van een document dat vermoedelijk vals of vervalst is, betekent niet altijd dat de aanbieder daarvan op de hoogte is en met opzet fraudeert of valsheid in geschrifte pleegt Inhoudelijke kenmerken van brondocumenten Na de beoordeling op uiterlijke kenmerken en voordat de medewerker Burgerzaken aan een brondocument gegevens ontleent, dient het document te worden beoordeeld op inhoudelijke kenmerken. Dat betekent dat wordt gelet op de vorm waarin het document is opgemaakt, de bewijskracht van de vermelde feiten en de bruikbaarheid van deze feiten. Bovendien moet worden nagegaan of het overgelegde document voldoende gegevens bevat. In deze paragraaf worden enkele voorbeelden en aandachtspunten gegeven voor de inhoudelijke beoordeling van brondocumenten in het algemeen. Is bijvoorbeeld het brondocument een vonnis omtrent een bepaald rechtsfeit, dan dient de medewerker Burgerzaken vast te stellen of het vonnis in kracht van gewijsde is gegaan, dat wil zeggen dat tegen de rechterlijke beslissing geen beroep is ingesteld en beroep niet meer mogelijk is. Zo moet een Australisch echtscheidingsvonnis voorzien zijn van een 'Decree Absolute' en een Duits echtscheidingsvonnis van de aantekening 'rechtskräftig seit...'. Ook de datum van afgifte is bij de inhoudelijke beoordeling van een document van belang. In het algemeen dient het document een recente datum van afgifte te bevatten. Dat geldt met name als een document afkomstig is uit een land dat latere rechtsfeiten aantekent op de oorspronkelijke akte. Een afgiftedatum van uiterlijk 6 maanden voor de datum van beoordeling is redelijk. In de praktijk is echter gebleken dat uit verschillende landen, zoals Ghana, India en Pakistan, juist recente documenten minder betrouwbaar kunnen zijn. Voor deze gevallen kan naar een zo oud mogelijk afschrift of uittreksel worden gevraagd. Hoofdstuk 3 pagina 22 Handleiding Uitvoeringsprocedures