Tienpuntenplan. voor gezonde samenwerking tussen werkgevers en arbodienstverleners

Transcriptie

1 Tienpuntenplan voor gezonde samenwerking tussen werkgevers en arbodienstverleners

2 Inhoudsopgave Tienpuntenplan 1 Duurzame inzetbaarheid als uitgangspunt 4 2 Vitaal bedrijf en vitale medewerkers 5 3 Voorkomen is beter dan genezen 7 4 Wegwijzer in wettelijke vereisten 9 5 Vormgeven van verzuimbeleid en verzuimbegeleiding 10 6 Vormgeven van arbeidsomstandigheden- en preventiebeleid 13 7 Een team van specialisten 16 8 Multidisciplinaire aanpak 19 9 Omgaan met medische gegevens Gezond partnerschip: het is maar wat u afspreekt 23 Bijlage: Checklist arbodienstverlening 24 Tienpuntenplan voor gezonde samenwerking tussen werkgevers en arbodienstverleners Een optimale samenwerking tussen werkgevers en arbodienstverleners draagt bij aan het duurzaam inzetbaar houden van een organisatie en haar medewerkers en het voorkomen en verkorten van verzuim. Vanuit deze overtuiging hebben AWVN, als adviseur van werkgevers, en OVAL, de brancheorganisatie voor Vitaliteit, Activering en Loopbaan de handen ineen geslagen en besloten om een praktische handreiking te ontwikkelen over het samenspel tussen werkgevers en arbodienstverleners. Deze handreiking helpt in het maken van goede, heldere afspraken over de inkoop van dienstverlening en het invullen van de samenwerking in de praktijk. Deze brochure is een uitgave van AWVN en OVAL oval 2 oval 3

3 1 Duurzame inzetbaarheid als uitgangspunt 2 Vitaal bedrijf en vitale medewerkers Duurzame inzetbaarheid van medewerkers vraagt dat zij zowel willen als kunnen blijven werken. De belangrijkste voorwaarden daarbij zijn dat medewerkers gemotiveerd, competent en gezond zijn. Deze drie begrippen staan, omdat ze zo sterk met elkaar verbonden zijn, samen voor duurzame inzetbaarheid. We geven dit weer in de inzetbaarheidsdriehoek voor elke medewerker. De begrippen motivatie, competent en gezondheid zijn niet alleen onderling verbonden maar beïnvloeden elkaar ook. Dit vereist een samenhangend HR-beleid op de thema s: werkbeleving (motivatie), ontwikkeling en behoud van competenties en gezond blijven door aandacht voor arbeidsomstandigheden en leefstijl. visie duurzame inzetbaarheid ondernemingsdoelstellingen manager productiviteit GEMOTIVEERD flexibiliteit bemensing competent Gezond In deze benadering gaan we niet alleen uit van een logische samenhang, maar is het ook van belang rekening te houden met individuele verschillen. In de verschillende levensfasen stellen mensen andere eisen aan hun werk. Een goed inzetbaarheidsbeleid speelt in op de verschillende individuele behoeften en is van belang voor alle medewerkers van elke leeftijd. Om inzetbaar te blijven is het voor medewerkers van belang dat zij betrokken blijven bij de ontwikkelingen van de organisatie. Vanzelfsprekend hebben zij daar hun eigen verantwoordelijkheid in. Iedereen is primair zelf verantwoordelijk voor zijn eigen loopbaan. Binnen een duurzaam inzetbaarheidsbeleid zijn medewerkers in staat om gezond, competent en gemotiveerd hun bijdrage aan de ondernemingsdoelstellingen te blijven leveren. In deze visie staat de inzetbaarheid van de medewerker natuurlijk niet los van die van de ontwikkelingen in de organisatie. Wij zien daarbij nadrukkelijk de manager als de verbindende schakel tussen de strategie van de organisatie en het inzetten van de mogelijkheden van medewerkers. Schematisch geven we dit als volgt weer. Tegenwoordig wordt veel gesproken over het vitaal houden van bedrijf en medewerkers. Voor zowel uw bedrijf als uw medewerkers is dat een dagelijkse uitdaging. Want in een vitaal bedrijf zijn medewerkers productiever, betrokken bij het werk, bereid om zichzelf verder te ontwikkelen én om bij te dragen aan duurzame groei en ontwikkeling van het bedrijf. Dit stelt u beter in staat om uw bedrijfsdoelstellingen en business-continuïteit te realiseren. Bij vitale medewerkers wordt al snel gedacht aan een laag ziekteverzuim, want verzuim kan gevolgen hebben voor de continuïteit van het werk en is duur. Het terugbrengen van verzuim kan belangrijk zijn, maar het gaat bij een vitaal bedrijf om zoveel meer dan dat. Het gaat om de vraag hoe medewerkers gezond, fit, competent en gemotiveerd te houden. Eventueel in samenwerking met een dienstverlener op het gebied van duurzame inzetbaarheid, kan worden gewerkt aan de fysieke, mentale en sociale gezondheid van een organisatie en haar medewerkers. Met een goed inzetbaarheidsbeleid worden organisaties zakelijk gezonder en medewerkers persoonlijk gezonder. organisatie medewerker Voor het realiseren van duurzame inzetbaarheid is een goede samenwerking met uw arbodienstverlener van belang. oval 4 oval 5

4 3 Voorkomen is beter dan genezen Inzetbaarheidsbeleid biedt de mogelijkheid om meer aandacht te besteden aan het optimaliseren van de gezondheid en de inzetbaarheid van alle medewerkers binnen de organisatie. Juist ook aan degenen die aan het werk zijn en geen ziekteverzuim laten zien. Preventie speelt daarin een belangrijke rol. Hoe kan worden voorkomen dat verminderde inzetbaarheid en uiteindelijk verzuim ontstaat? Een gericht preventiebeleid leidt tot een verlaging van verzuim van uw medewerkers en verhoging van de productiviteit. Structurele aandacht voor het arbeidsomstandighedenbeleid, het sociale werkklimaat en aandacht voor de individuele werknemer, zorgen ervoor dat signalen vroeg worden opgepikt en uitval wordt voorkomen. Verzuimmanagement vindt in toenemende mate plaats binnen de bredere context van inzetbaarheidsbeleid. Het gaat daarbij om een positieve en op gezondheid gerichte aanpak van werk en arbeidsomstandigheden voor alle medewerkers. Gemiddeld behoort vijf tot tien procent van het personeel tot de groep die regelmatig verzuimt of in een re-integratietraject zit. oval 6 oval 7

5 4 Wegwijzer in wettelijke vereisten De wetgever heeft u als werkgever steeds meer wettelijke verplichtingen opgelegd op het gebied van arbeidsomstandigheden, preventie, verzuim en re-integratie. Het belang om dit adequaat op te pakken is dan ook steeds groter geworden. Zo moet de werkgever bij ziekte van de werknemer niet alleen 104 weken loon doorbetalen, maar is hij ook verantwoordelijk voor de re-integratie van de werknemer. Samen met de werknemer is de werkgever er voor verantwoordelijk dat de werknemer weer aan het werk gaat, in eigen werk of in ander passend werk. Bij ziekte moet dan ook uiterlijk binnen zes weken gekeken worden of er sprake is van dreigend langdurig verzuim. Is dat het geval, dan moet er een plan van aanpak komen. Het plan van aanpak moet regelmatig met de werknemer worden besproken en eventueel bijgesteld. Hiervoor wijst u een casemanager aan. Mocht de werknemer niet meer intern te herplaatsen zijn, dan bent u als werkgever verplicht te zoeken naar ander passend werk buiten de onderneming. Pakt u deze zaken niet adequaat aan, dan kan dat er toe leiden dat UWV de loonbetalingsperiode verlengt. een arbeidsomstandigheden- en verzuimbeleid voeren. Dit betekent dat u niet alleen verantwoordelijk bent voor een veilige werkplek, u moet ook aan preventie doen om te voorkomen dat uw werknemers arbeidsongeschikt worden. Via een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) brengt u de gevaren binnen de onderneming op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn van de werknemers in kaart. Hieruit volgt een plan van aanpak om de geconstateerde risico s te verkleinen. Ten aanzien van de RI&E geldt dat u die ter toetsing voorlegt aan één van de vier geregistreerde kerndeskundigen (veiligheidskundige, arbeidshygiënist, bedrijfsarts, arbeids- en organisatiedeskundige). Deze verplichtingen gelden niet voor werkgevers met minder dan 25 werknemers die gebruik maken van een door de branche goedgekeurde RI&E. Ook op het gebied van arbeidsomstandigheden en preventie heeft u als werkgever diverse wettelijke verplichtingen: u moet oval 8 oval 9

6 5 Vormgeven van verzuimbeleid en verzuimbegeleiding Verzuim van medewerkers is een dure aangelegenheid. Een dag verzuim kost een werkgever gemiddeld 250,- voor verminderde productiviteit en het eventueel inhuren van vervanging. Dat is een stevige kostenpost en het belang om het verzuim omlaag te brengen is dan ook groot. Samen met uw arbodienstverlener kunt u een analyse maken van het verzuim binnen uw bedrijf en een verzuimaanpak ontwikkelen om dit positief te beïnvloeden. Een goed verzuimbeleid en passende verzuimbegeleiding zijn in het belang van u als werkgever en uw medewerkers. Door aandacht te besteden aan arbeidsomstandighedenbeleid en preventie kan voorkomen worden dat werknemers uitvallen. Mocht een werknemer toch arbeidsongeschikt raken, dan kan goede begeleiding, die de werknemer weer zo snel als mogelijk aan het werk helpt, u een flinke kostenbesparing opleveren. Bovendien is het ook goed voor de werknemer zelf: het snel en adequaat oppakken van het re-integratieproces is positief voor het welzijn van de werknemer. Voor het opstellen en voeren van een verzuimbeleid is het van belang dat u dit zo goed mogelijk afstemt op een passend activerend inzetbaarheidsbeleid. Het spreekt voor zich dat werknemers ziek De keuze van een arbodienstverlener komt tot stand in overleg met de Ondernemingsraad; De OR heeft instemmingsrecht bij de keuze van een arbodienstverlener. kunnen worden, maar dat hoeft niet altijd tot verzuim en arbeidsongeschiktheid te leiden. Wanneer werknemer en leidinggevende op een goede manier met elkaar in gesprek gaan en blijven, zijn soms andere oplossingen mogelijk, zoals tijdelijke aanpassing van de werktijden of andere werkzaamheden. Op deze manier kan verzuim (deels) worden voorkomen. De aandacht zal worden verlegd van het benoemen van beperkingen naar het kijken naar mogelijkheden: hoe is een werknemer, ook mét eventuele beperkingen, nog inzetbaar? Voor de uitvoering van de wettelijke taken bij het opstellen van een arbeidsomstandighedenen verzuimbeleid kunt u zich laten bijstaan door verschillende interne en externe deskundigen. Uitgangspunt is dat de werkgever deze zaken zoveel mogelijk intern organiseert: u voert zelf de regie! Daarbij gaat u na hoe het verzuimbeleid er uit moet zien, welke ondersteuning nodig is, en hoe u dit wilt organiseren. Kiest u voor het volledig uitbesteden van de verzuimbegeleiding aan een arbodienst of hanteert u het eigen regie -model en houdt u meer taken in eigen beheer? Aan de hand hiervan gaat u na wat u zelf kunt regelen en welke diensten u eventueel kan of moet inkopen en aan welke eisen dit moet voldoen. Als u afspraken maakt over het inkopen van deze diensten, is het belangrijk daarbij de wederzijdse verwachtingen helder te krijgen. Dit maakt het later voor partijen gemakkelijker om elkaar aan te spreken wanneer deze verwachtingen niet worden waargemaakt. Dienstverleners, zoals arbodiensten, kunnen u helpen om dit samen in te vullen. Uw visie kan Bij deze afwegingen moet vanzelfsprekend ook rekening gehouden worden met de technische mogelijkheden van bijvoorbeeld een praktisch verzuimregistratiesysteem. Let hierbij op de voorwaarden rondom privacy en beveiliging van systemen (zie hiervoor ook de checklist). Via arbodienstverleners wordt een breed scala aan fysieke en psychische interventies aangeboden. Zo kan een werkplekanalyse gemaakt worden en advies worden uitgebracht over ergonomische aanpassingen. Maar er worden ook RSI- of rugadviestrainingen gegeven en fysiotherapie of periodieke stoelmassages aangeboden. Aan het welbevinden van de medewerkers kan aandacht worden besteed via onder andere coaching en analyse op arbeidstevredenheid. dan worden gekoppeld aan de expertise en het aanbod van de dienstverlener. Sommige interventies voor uw werknemers kunnen via de Zorgverzekeringswet worden vergoed. Werkgever en werknemer betalen tenslotte al voor deze zorgverzekering. Steeds vaker hebben zorgen inkomensverzekeraars speciale modules ontwikkeld die aansluiten bij de behoefte van werkgevers aan snelle, medische interventies, zoals bij bewegingsproblemen en psychische klachten. Het kan daarom de moeite waard zijn om bij uw inkomens- en/of zorgverzekeraar na te gaan welke voorzieningen al zijn getroffen en om, als het nodig is, aanvullende afspraken op maat te maken. oval 10 oval 11

7 6 Vormgeven van arbeidsomstandigheden- en preventiebeleid Als werkgever kiest u er samen met de OR voor hoe u kwesties rondom gezond en veilig werken binnen uw bedrijf wilt regelen en welke instrumenten en diensten u hiervoor wilt inzetten. Arbodienstverleners kunnen u ondersteunen met de uitvoering van een aantal specifieke instrumenten. PMO/PAGO Een Periodiek Medisch Onderzoek (PMO) is een instrument om de gezondheid van uw medewerkers te onderzoeken. De exacte inhoud van het onderzoek volgt uit de in de RI&E beschreven gezondheidsrisico s en het beroep van de medewerker (functiegerichte keuringen). Werknemers ontvangen achteraf een persoonlijk advies en de werkgever ontvangt informatie op organisatieniveau. Dit kan worden gekoppeld aan concrete adviezen over het verkleinen van deze risico s of bijvoorbeeld suggesties voor het verbeteren van de werkplek. De wet verplicht werkgevers om werknemers een PMO of een PAGO (Periodiek Arbeidsgeneeskundig Onderzoek, de voorloper van de PMO) aan te bieden. Werknemers kunnen zelf kiezen of ze daar gebruik van maken. De werkgever kan het PMO uiteraard wel actief onder de aandacht brengen bij zijn medewerkers. RI&E Via een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) brengt u de gevaren binnen de onderneming op het gebeid van veiligheid, gezondheid en welzijn van de werknemers in kaart. Aan de hand van de RI&E volgt een plan van aanpak om de geconstateerde risico s te verkleinen. Een Duurzaam Inzetbaarheidsonderzoek (DIO) geeft inzicht in de productiviteit, motivatie en gezondheid van werkenden in relatie tot hun werk. Een inzetbaarheidsonderzoek kan bestaan uit een combinatie van verschillende soorten instrumenten, zoals digitale of schriftelijke vragenlijsten, een fysieke test of een gezondheidsscan. Het kan een goede voorspeller zijn voor de inzetbaarheid van individuele medewerkers binnen het bedrijf en daarbuiten. Een prima basis voor een gesprek daarover tussen de werknemer en zijn leidinggevende. oval 12 oval 13

8 Medewerkertevredenheidsonderzoek Een medewerkertevredenheidsonderzoek geeft meer inzicht in hoe uw medewerkers hun werk en werkomstandigheden waarderen. Dit wordt veelal digitaal uitgevoerd en de onderwerpen kunnen in overleg worden bepaald. De resultaten kunnen als basis dienen voor gerichte verbeteringen van het werk en de werkomstandigheden. Via een integrale aanpak kunt u uw medewerkers ondersteunen het beste uit zichzelf te halen en om te zorgen voor gezonde en betrokken medewerkers. Zo werkt u samen met hen aan duurzame inzetbaarheid (zie punt 1). In overleg met een dienstverlener kan hiervoor een aanpak op maat worden ontwikkeld. Leefstijl en duurzame inzetbaarheid Als werkgever heeft u belang bij een gezonde leefstijl van uw medewerkers, want mensen die gezond leven staan meestal fitter en positiever in het leven. Arbodienstverleners bieden diverse workshops en programma s aan die zijn gericht op bewustwording om dit te ondersteunen. Uit de in het voorjaar van 2012 uitgevoerde Issuemonitor Duurzame Inzetbaarheid van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid blijkt dat negentig procent van de werknemers bereid is om mee te werken aan een gezondheidscheck van de werkgever als zij op die manier hun inzetbaarheid kunnen bevorderen. oval 14 oval 15

9 7 Een team van specialisten Er wordt bij arbodienstverleners gewerkt met een multidisciplinair ingericht team van professionals. Vanzelfsprekend wordt het proces in overleg met de werkgever ingericht. Afhankelijk van de keuzes die u maakt, kunt u met verschillende specialismen te maken krijgen. De bedrijfsarts is adviseur op het gebied van gezondheid en welzijn voor de organisatie en haar medewerkers. Bedrijfsartsen brengen onafhankelijk advies uit dat in het belang is van de gezondheid van de werknemer. Tegelijkertijd kennen zij de organisatiebelangen en wegen deze mee in de advisering aan werknemers over de mogelijkheden bij het inzetten van interventies. Bedrijven zijn wettelijk verplicht om met een bedrijfsarts samen te werken. De casemanager heeft een coördinerende rol in het proces bij verzuim. Hij bewaakt het proces rondom ziekteverzuim en legt de ondernomen acties en afspraken schriftelijk vast. Daarbij zorgt hij ervoor dat binnen de verplichte termijnen de juiste acties worden ondernomen. De casemanager onderhoudt, afhankelijk van de gemaakte afspraken, ook zelf rechtstreeks contact met de zieke medewerker. Hij houdt in de gaten of alle afspraken worden nagekomen en zorgt ervoor dat iedereen over de juiste informatie beschikt, maar hij is niet degene die zelf de problemen gaat oplossen. De werknemer en zijn leidinggevende maken in onderling overleg praktische afspraken over zaken als aangepaste werktijden of aanpassingen op de werkplek. De werkgever kan de functie van casemanager intern binnen zijn bedrijf invullen of extern onderbrengen, bijvoorbeeld bij een arbodienst. Naast deze casemanager kan er afhankelijk van de situatie, bijvoorbeeld al dan niet langdurig zieken of naar gelang de grootte en de processen binnen het bedrijf, meer gespecialiseerde inzet georganiseerd worden. Daarbij kunt u denken aan de verzuimmanager, de bedrijfsmaatschappelijk werker en een arbeidsdeskundige. Hieronder worden ze toegelicht. De verzuimmanager houdt het overzicht over het verloop van het ziekteverzuim binnen uw bedrijf en zorgt er in overleg met u voor dat de afspraken rondom de uitvoering van het verzuimbeleid goed lopen binnen het bedrijf. Hij heeft een adviserende taak richting de werkgever met betrekking tot het praktisch uitvoeren van het beleid. Dit doet hij door het geven van ondersteuning en advies aan het management of het verzorgen van trainingen om bijvoorbeeld het eigen regie -model effectief uit te voeren. De verzuimmanager houdt zich niet bezig met het ziekteverzuim van individuele werknemers (dat is het domein van de casemanager), maar richt zich op het verbeteren van het proces en geeft advies op maat. Omstandigheden op het werk of thuis, of een combinatie hiervan, kunnen ervoor zorgen dat iemand niet in staat is om te werken. Om langdurige uitval te voorkomen is het mogelijk om de bedrijfsmaatschappelijk werker hierbij te betrekken. Deze kan de medewerker helpen om te gaan met zijn problemen en de aanpak hiervan of hij verwijst door naar gespecialiseerde hulpverlening (zoals schuldhulpverlening, GGZ etc.). Hij kan ook betrokken zijn bij de re-integratie. De bedrijfsmaatschappelijk werker kan tegelijkertijd fungeren als vertrouwenspersoon binnen een bedrijf. De arbeidsdeskundige is gespecialiseerd in de re-integratie van arbeidsongeschikte werknemers. De arbeidsdeskundige vertaalt de mogelijkheden van een werknemer naar taken en functies binnen het bedrijf. Wanneer dit niet intern mogelijk is, geeft de arbeidsdeskundige advies over externe re-integratiemogelijkheden. Daarnaast kan hij een voorlichtende en adviserende taak hebben richting leidinggevenden in de organisatie met betrekking tot nieuwe wet-en regelgeving, het omgaan met verzuim en de communicatie met medewerkers over verzuim. Wanneer er binnen het bedrijf sprake kan zijn van fysische, chemische en biologische risico s op de werkplek wordt vaak ook een arbeidshygiënist betrokken. Hij informeert werkgever en werknemers over de aard van de risico s en adviseert over het voorkomen of verhelpen van problemen. Het voorkomen van gezondheidsschade staat hierbij centraal. Een veiligheidskundige houdt zich bezig met de veiligheidsaspecten in het bedrijf, zoals gevaarlijke stoffen en gevaarlijke werkomstandigheden. oval 16 oval 17

10 8 Multidisciplinaire aanpak Een vraag of klacht van een werknemer is niet altijd even eenduidig. Lichamelijke, mentale en sociale aspecten kunnen een rol spelen bij de klachten en het (dreigende) verzuim van een werknemer. De aanpak moet hierop aansluiten. Uit onderzoek is gebleken dat een multidisciplinaire aanpak effectiever en efficiënter is dan het inzetten van losse interventies. De vergoeding van een dergelijke multidisciplinaire aanpak is een belangrijk aandachtspunt. Deze worden namelijk vaak niet als één bedrag vanuit de ziektekostenverzekering vergoed. Geadviseerd wordt daarom om afspraken te maken met de zorg- en/of inkomensverzekeraar over de financiering van multidisciplinaire interventietrajecten. Bij een multidisciplinaire aanpak doen verschillende deskundigen onderzoek en brengen advies uit over een behandeltraject. Dit wordt veelal gecombineerd met werk gerelateerde begeleiding en advies. Een voorbeeld daarvan is een interventie waarbij in een onderzoek in samenhang wordt gekeken door een arts, psycholoog en fysiotherapeut. Maar het kan ook gaan om een aanpak waarbij een fysiek trainingsprogramma wordt gecombineerd met persoonlijke coaching. In gezamenlijkheid wordt gezocht naar de snelste manier om de werknemer weet fit en volledig inzetbaar te laten zijn. oval 18 oval 19

11 9 Omgaan met medische gegevens Wanneer een werknemer verzuimt is goede communicatie tussen werkgever, werknemer en bedrijfsarts van belang. Maar bij ziekte en verzuim kan wel privacygevoelige informatie op tafel komen en daar moet zorgvuldig en vertrouwelijk mee worden omgegaan. De betrokken professionals bespreken met de werkgever de beperkingen en de mogelijkheden van de werknemer. Dit is functioneel met het oog op afspraken over onder andere noodzakelijke aanpassingen of re-integratie. Met uitdrukkelijke toestemming van de werknemer is het bespreken van andere medische of persoonlijke informatie met de werkgever of casemanager, tot op zekere hoogte toegestaan. Een bedrijfsarts is als medisch beroepsoefenaar volledig gehouden aan het beroepsgeheim en mag geen gegevens van werknemers aan anderen verstrekken. De werkgever kan vanzelfsprekend aan de werknemer vragen stellen over beperkingen en mogelijkheden en over de te verwachte duur van het herstel. Het is niet toegestaan om te vragen naar medische zaken zoals klachten, doktersbezoek en behandelingen. Op basis van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) heeft de werkgever een geheimhoudingsplicht en gelden er regels voor het omgaan met privacygevoelige gegevens. Wanneer de casemanager in opdracht van de werkgever werkt, gelden voor hem dezelfde regels als voor de werkgever. OVAL heeft samen met de NVAB een leidraad opgesteld hoe bedrijfsartsen omgaan met de privacy van de (arbeidsongeschikte) werknemer. Ook wordt aandacht besteed aan verplichtingen voor de werkgever. Dit maakt de leidraad interessante materie voor werkgevers en werknemers. oval 20 oval 21

12 10 Gezond partnerschip: het is maar wat u afspreekt Het invullen van onderwerpen als duurzame inzetbaarheid, vitaliteit en verzuimbegeleiding, begint met het ontwikkelen van een heldere visie. Wat voor werkgever wilt u zijn voor uw medewerkers? De prioriteiten en thema s zullen binnen ieder bedrijf weer anders zijn. Het gaat erom wat er bij u en uw bedrijf past en wat aansluit op de vragen en ontwikkelmogelijkheden van uw medewerkers. U bent dus altijd eerst zelf aan zet. De volgende stap is na te gaan welke expertise u zelf al in huis heeft en voor welke voorzieningen en verzekeringen u al (via een andere weg) betaalt. Dubbele inzet of dubbele kosten moeten natuurlijk worden voorkomen. Dus welke aanvullende diensten wilt u inkopen en welke afspraken maakt u daarover? Het belangrijkste hierbij is om in zee te gaan met een dienstverlener die bij u past. Die uw visie verstaat en deze weet om te zetten in complementaire diensten. terugverdiend worden via een lager verzuim, een hogere arbeidstevredenheid en meer betrokkenheid van uw medewerkers. Het is dus maar net wat in uw bedrijf nodig is, welke keuzes u binnen uw bedrijf maakt en wat u daarover met een arbodienstverlener afspreekt. Wij adviseren u om daarover samen een goed gesprek aan te gaan. Het succes van de samenwerking tussen een bedrijf en een arbodienstverlener staat of valt met een heldere en open communicatie. Spreek wederzijdse vragen en verwachtingen uit, maak duidelijke werkafspraken, houd de lijnen kort en evalueer tijdig. Zo kunnen bedrijf en dienstverlener samen werken aan een gezond en duurzaam partnerschap. Arbodienstverleners kennen verschillende dienstverleningsmodellen en het spreekt voor zich dat de intensiteit, en soms ook de kwaliteit, van de dienstverlening van invloed is op de prijs. Preventief beleid en aandacht voor de fysieke en mentale vitaliteit van uw medewerkers vraagt om een investering, maar kan ook oval 22 oval 23

13 Bijlage: Checklist arbodienstverlening In het tienpuntenplan is aangegeven hoe in samenwerking tussen werkgever en arbodienstverlener vorm kan worden gegeven aan thema s als duurzame inzetbaarheid, vitaliteitsbeleid en verzuimbegeleiding. Daarbij zijn ook de wederzijdse verantwoordelijkheden geschetst. Voor de uitwerking hiervan kan deze checklist een handvat bieden. Deze biedt vanuit werkgeversoptiek een aantal aandachtspunten bij het inschakelen van een arbodienst. Certificering met uw behoeften? Vraag voorbeelden. Is de beoogde arbodienst gecertificeerd? Welke relaties onderhoudt de arbodienst met derden zoals rugadviescentra en anderen die Stijl en inzicht snelle re-integratie mogelijk kunnen maken? Passen de uitgangspunten van het bedrijf Hoe wordt contact met andere dienstmet betrekking tot het oproep-, controle- en verleners georganiseerd? verzuimbeleid bij die van de arbodienst? Hoe heeft men de contacten met de uit- Sluit de visie van de arbodienst op preventie en voeringsinstellingen als UWV georganiseerd? verzuimbegeleiding aan bij die van het bedrijf? Neemt de bedrijfsarts ook contact op met Is er sprake van een actieve opstelling huisarts en specialisten indien gewenst? (verzuimbegeleiding geënt op termijnen of, Vraag voorbeelden. als dat eerder kan, het activeren van de zieke Hoe kijkt de arbodienst aan tegen gezondheidsbevordering op de werkplek? Welke medewerker)? Hoe is de samenwerking met UWV? bijdrage levert men hieraan? Hoe borgt de arbodienst in de praktijk de Welke soort analyses kan de arbodienst kwaliteit en de privacy? uitvoeren (verzuimrapportages ongevallen, beroepsziekten, RI&E)? Vraag voorbeelden. Zelf doen versus uitbesteden Kan de arbodienst de professionals leveren Niet elke arbodienst is op elk deelterrein even die u nodig hebt? Denk aan fysiotherapeuten, actief. Specifieke kennis van de branche en bedrijfsmaatschappelijk werk, psychologen het bedrijf kan een pré zijn; zeker daar waar en ergonomen. zeer specifieke onderwerpen spelen, zoals Strookt de ervaring van de arbodienst gevaarlijke stoffen. Medezeggenschap De OR heeft in de Arbowet een nadrukkelijke rol gekregen. Hoe ziet de arbodienst die rol? Hoe ziet de arbodienst hun verhouding tot de OR het liefst vormgegeven? Strookt hun opvatting met die van uw bedrijf? Welke dilemma s kunnen zich voordoen? Weet de arbodienst handig om te gaan met deze dilemma s? Vraag voorbeelden. Medicalisering Weet de bedrijfsarts zijn eigen rol te relativeren? Weet hij grenzen aan te geven? Wanneer adviseert hij anderen in te schakelen? Voert hij intercollegiaal overleg over multidisciplinaire problemen? Heeft de bedrijfsarts voldoende uren beschikbaar? Heeft de bedrijfsarts oog voor psychische en sociale factoren? Vindt er overleg plaats met de huisarts en/of specialist? Wat zijn de afspraken? Is het mogelijk om de bedrijfsarts te kiezen? Tip: Houdt met de bedrijfsartsen gesprekken. Het is vaak de accountmanager die langskomt. Maar het contact met de bedrijfsarts is het belangrijkst. Kennis Worden de deskundigen van de arbodienst geregeld in de gelegenheid gesteld hun beroepskennis op te frissen of aan te vullen? Is de bedrijfsarts BIG-geregistreerd? Worden richtlijnen van de beroepsgroep, onder andere die van de NVAB, gevolgd? Hoe wordt de kwaliteit van de dienstverlening geëvalueerd en/of getoetst? Vestigingen Zijn er voor de spreekuur- en controlecontacten voldoende vestigingen in de buurt van het bedrijf of de bedrijfsonderdelen? Administratieve ondersteuning Welke administratieve ondersteuning kan de arbodienst u leveren? Sluiten de automatiseringsmogelijkheden van de arbodienst aan bij die van het bedrijf? Denk bijvoorbeeld aan de verwerking van ziekmeldingen en signaleringsmomenten. Levert de arbodienst ook managementinformatie aan en kunnen zij voorbeelden laten zien? oval 24 oval 25

14 Accountmanager Wie is aanspreekpunt bij de arbodienst? Referenties Kan en wil men referenties van een vergelijkbaar bedrijf verstrekken? Resultaatverplichtingen Krijgt u de garantie dat de rapportagetermijnen in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter gehaald worden? Biedt de arbodienst casemanagement aan? Garandeert uw arbodienst rapportages zoals die door u worden omschreven? Is de dienst bereid om regelmatig, op basis van overeen te komen criteria, de eigen dienstverlening te evalueren? Is de arbodienst bereid een realistische resultaatverplichting aan te gaan? Contract Is duidelijk welke diensten u krijgt voor de afgesproken prijs? Is duidelijk welke dienstverlening binnen de prijsafspraken valt en welke apart moet worden betaald? Worden jaarlijkse verzuimrapportages gemaakt? Vraag een voorbeeld. Op welke termijn kan een op maat gesneden offerte worden uitgebracht? Welke afspraken gelden ten aanzien van looptijd, opzegtermijn, tariefswijzigingen? Verzekeraars/collectieve ziektekostenverzekering Welke samenwerkingsvormen heeft de arbodienst met inkomens- en zorgverzekeraars? Zijn er mogelijkheden om de arbodienstverlening te combineren met de mogelijkheden die een collectieve ziektekostenverzekering biedt? Heeft men daarover nagedacht? Tekst: Eindredactie: Ontwerp: Fotografie: Druk: Colofon OVAL en AWVN Jacqueline Kooi, Erik Heidemann Petra Klerkx Amsterdam Martin Waalboer, Harry Meijer, OVAL: Werkpad, Talenta AWVN Den Haag oval 26 oval 27

15 awvn-hoofdkantoor Bezuidenhoutseweg 12 Postbus AB Den Haag awvn-werkgeverslijn Telefoon Telefoon Fax Internet oval Reitseplein 8 Postbus LG Tilburg Telefoon info@oval.nl Internet Ondernemingsdoelstellingen HRstrategie Arbeidsverhoudingen Organisatieontwikkeling Medewerkersontwikkeling Arbeidsvoorwaardenvorming Voorsprong door goed werkgeverschap