Inhoudsopgave. Pagina. Directie 3. Raad van Toezicht 5. Cliëntenraad 6. Ondernemingsraad 7. Dienstverlening 8. Kwaliteitsjaarverslag 14

Transcriptie

1 MEE Groningen 1 Jaarverslag 2007

2 Inhoudsopgave Pagina Directie 3 Raad van Toezicht 5 Cliëntenraad 6 Ondernemingsraad 7 Dienstverlening 8 Kwaliteitsjaarverslag 14 Facilitaire Zaken 17 Cijfers in beeld 21 Personalia 26 Afkortingenlijst 27 MEE Groningen 2 Jaarverslag 2007

3 DIRECTIE In ons jaarplan was 2007 het jaar van de markt. De marktbewegingen in 2007 waren er volop. Om maar een paar voorbeelden te noemen: het aantal cursussen, gegeven door MEE Groningen, steeg spectaculair en alle bij ons aangesloten scholen verlengden hun contract inzake de afname van schoolmaatschappelijk werk. De invloed van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) deed zich in toenemende mate gelden. Reden voor de landelijke koepel om in samenwerking met de meeste MEE-organisaties (waaronder MEE Groningen) met behulp van externe ondersteuning een marketingplan te maken. De eerste fase van dit plan, het in marketingtermen weergeven van onze activiteiten gericht op de gemeenten, zag het licht. Een en ander resulteerde uiteindelijk in twee Wmo-toolkits, zeg maar draaiboeken, met als algemeen doel hoe op een professionele wijze gericht gemeenten te benaderen in het kader van onze (Wmo) activiteiten. In dit kader werd ook een begin gemaakt met het up-to-date maken van onze sociale kaart, om vervolgens na te gaan hoe wij onze sociale kaart kunnen verbinden met sociale kaarten van andere stakeholders. Ook kreeg vanuit landelijk perspectief het onderwerp kennismanagement inhoud. De voorgenomen expertisestructuur binnen MEE Groningen kreeg gestalte. Met de vorming van een digitale omgeving om expertisegroepen te kunnen ondersteunen (landelijk platform betreffende best practices, snel in contact kunnen komen met deskundigen bij andere MEE-organisaties), werd een begin gemaakt. Zo presenteerde MEE Groningen in december 2007 samen met de gemeente Slochteren landelijk hun best practice aangaande samenwerking in het gemeentelijk Wmo-loket voor alle gemeenten in Nederland. Onze bestaande contracten bij gemeenten inzake participatie in de Wmo-loketten werden verlengd en bij een aantal gemeenten werd MEE Groningen uitdrukkelijk uitgenodigd bij de overleggen aangaande de verdere invulling van diverse prestatievelden in het kader van de Wmo. De vorig jaar aangekondigde start van het proces om eind 2008 in termen van de Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ) gecertificeerd te raken vond plaats. MEE Groningen is vanuit diverse perspectieven in volle actie om te kunnen gaan voldoen aan het programma van eisen. Het onderwerp dat extra aandacht zal krijgen is het gaan werken met cliëntpanels. Na overleg met de Cliëntenraad en de Raad van Toezicht werd eind 2007 een aanpak gepresenteerd. Een en ander zal in 2008 zijn beslag krijgen (meer hierover bij het onderdeel Kwaliteit). Medio 2007 werd extra formatie vrijgemaakt om onze wachtlijsten weg te werken. Eind 2007 liet een substantiële daling zien van het aantal wachtenden en de gemiddelde wachttijd. Wachtlijstbeheersing vraagt om voortdurende aandacht. Dit proces is op dit moment in volle gang. Begin 2007 kon de verbouwing van onze locatie in Veendam afgerond worden. Zowel aan de binnenkant als aan de buitenkant voldoet deze locatie weer aan eigentijdse (Arbo) normen. Daarmee is MEE Groningen in materiële zin weer in een prima conditie en zal in de toekomst tegemoet gaan op basis van een Lange Termijn HuisvestingsPlan (LTHP) en een onderhoudsplan. Ook met betrekking tot ons bedrijfsinformatie- en registratiesysteem werden de nodige vernieuwingen gerealiseerd. MEE Groningen 3 Jaarverslag 2007

4 Ook over 2007 behaalde MEE Groningen de afgesproken productie aangaande individuele diensten en collectieve taken. De organisatie is in financieel opzicht gezond en heeft haar balans tussen kosten en baten gevonden. Extra aandacht blijft gericht op de ontwikkeling van de zogenaamde pluspakketten en daarmee op het genereren van extra baten, aan te wenden ten gunste van cliënten. Met betrekking tot doelgroepverbreding kreeg met name de doelgroep mensen met zintuiglijke beperkingen extra aandacht. Gezien het specifieke karakter van de dienstverlening aan deze mensen, werd een overleg gestart met zorgaanbieders op dit terrein om te komen tot samenwerkingsafspraken aangaande met name informatie verstrekking en advisering. Dit proces is nog niet afgerond. Net als vorige jaren bleef tijdens deze veranderingsprocessen de winkel gewoon open. Dat een en ander een extra wissel trok op de veranderbereidheid van medewerkers is evident. Veel en snelle veranderingen hebben nu eenmaal een impact op (de organisatie van) werkprocessen en arbeidssatisfactie en dan is het belangrijk zorgvuldig met elkaar te communiceren. Daarom vond (en vindt) extra aandacht plaats betreffende de interne communicatie. Deze verantwoordelijkheid wordt zowel door het managementteam, de teamleiding, de Ondernemingsraad als de medewerkers genomen. Ter afsluiting is het vermeldenswaard, dat een convenant gesloten werd tussen MEE Groningen en Zorgbelang (de Groningse koepel voor cliëntorganisaties) in het kader van wederzijdse signalering en informatie-uitwisseling. Ook vonden de voorbereidingen plaats om een dergelijk convenant te sluiten met het (cliënten)wmo-platform van de gemeente Groningen. Ten slotte een dankwoord aan onze cliënten die wederom hun vertrouwen aan MEE Groningen schonken, onze medewerkers en de vrijwilligers/ervaringsdeskundigen voor hun niet aflatende betrokkenheid, de Cliëntenraad en de Ondernemingsraad voor hun constructief kritische ondersteuning & advisering en ten slotte de Raad van Toezicht voor hun stimulerende feedback. Peter Willegers Directeur/Bestuurder MEE Groningen 4 Jaarverslag 2007

5 RAAD VAN TOEZICHT In het verslagjaar 2007 heeft de Raad van Toezicht zeven keer vergaderd met de bestuurder van MEE. Daarnaast zijn er inmiddels traditiegetrouw bijeenkomsten geweest met de Cliëntenraad, het Managementteam en de Ondernemingsraad. Naast het goedkeuren van de begroting, het jaarverslag, de jaarrekening en de strategische plannen, zijn tal van andere onderwerpen de revue gepasseerd. Zo is veel aandacht uitgegaan naar de samenwerking met gemeenten en cliëntenorganisaties, de invulling van de Wmo-loketten, de financiële structuur van MEE, de interne werkprocessen en last but not least, de kwaliteit van de dienstverlening aan cliënten. Wat MEE is en behoort te zijn is een deskundige vraagbaak voor mensen met uiteenlopende beperkingen. De interne en externe activiteiten die worden ontplooid, zoals de invoering van cliëntenpanels en het HKZ-traject, moeten er op gericht zijn dat doel te bereiken. Uit de gesprekken die zijn gevoerd komt een organisatie naar voren die zich daarvan bewust is en zich er voor inzet om die taak zo goed en zo breed mogelijk te vervullen. Het ontwikkelen en uitwerken van plannen daarvoor, is een zaak waaraan alle medewerkers van MEE hun bijdrage leveren. Wij zijn erg positief over de betrokkenheid en het enthousiasme waarmee dat gebeurt. Ook in financieel opzicht is 2007 een goed jaar geweest. Het jaarlijkse gesprek met de accountant bevestigt dat de organisatie op koers ligt, wat gezien de bewegende vergoedingssystematiek en de onduidelijkheden over toedeling van middelen een extra compliment waard is. De Raad van Toezicht heeft eind 2007 afscheid genomen van zijn langstzittende lid, de heer Jan Niewold. De heer Niewold heeft ruim negen jaar deel uitgemaakt van de raad, en met zijn financiële achtergrond een belangrijke bijdrage geleverd aan het toezicht en de gedachtewisselingen. Zijn plaats is ingenomen door mevrouw Hildegard Elgersma. De Raad van Toezicht bestaat daarmee weer uit vijf personen. Namens de Raad van Toezicht wil ik graag naar bestuurder en medewerkers onze waardering uitspreken voor de wijze waarop zij zich ook het afgelopen jaar voor de cliënten en de organisatie hebben ingezet. Liesbeth van Rossum Voorzitter Raad van Toezicht MEE Groningen 5 Jaarverslag 2007

6 CLIËNTENRAAD De Cliëntenraad adviseert de directie van MEE. De invalshoek zijn de belangen en de positie van de cliënten. Vanuit die positie praat de raad mee over allerlei onderwerpen die voor de cliënten van belang zijn. De taken en bevoegdheden zijn vastgelegd in een reglement, gebaseerd op de wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen. In 2007 heeft de cliëntenraad vijf keer overlegd met de directeur en een keer met de Raad van Toezicht. Ter voorbereiding hiervan heeft de raad ook vijf keer onderling vergaderd. In het overleg met de directie en de Raad van Toezicht zijn een groot aantal onderwerpen aan de orde geweest. De rode draad dit jaar is gevormd door de effecten van de Wmo op het werk van MEE. Ook werkt de veranderde positie van MEE door de veranderde regelgeving nog steeds door. Vooral als gevolg van de invoering van de Wmo is de organisatie van de dienstverlening en ondersteuning, ook voor de cliënten van MEE, aan het veranderen. De gemeenten vormen, al dan niet samen, lokale Wmo-loketten. MEE wil daar actief op inspelen. De Cliëntenraad volgt de ontwikkeling vanuit het oogpunt dat de advisering door MEE onafhankelijk moet blijven. Over de ontwikkelingen binnen de organisatie informeert de bestuurder regelmatig de Cliëntenraad. De in vorige jaren in gang gezette veranderingen krijgen steeds meer vorm. Ook is aandacht besteed aan het medewerkerstevredenheidsonderzoek, wat resulteerde in extra aandacht voor de interne communicatie (zie ook directie- en OR verslag). De Cliëntenraad stelt zich op het standpunt dat het evenwicht tussen cliënttijd en organisatietijd in goede balans dient te blijven. In het kader van kwaliteitstoetsing en verbetering is een HKZ-traject gestart. MEE wil vanuit cliëntperspectief kijken naar de kwaliteit van de eigen organisatie en de dienstverlening. De directie heeft advies gevraagd met betrekking tot de manier waarop de cliënten een rol kunnen spelen in het HKZ-traject. De raad kon zich in belangrijke mate vinden in het voorstel om met cliëntenpanels te gaan werken en zal hier actief aan meewerken. Het doel is het verkrijgen van het HKZ-certificaat. De Cliëntenraad volgt dit proces nauwlettend. De raad heeft positief advies uitgebracht over een kandidaat voor de klachtencommissie. De raad heeft ook geadviseerd bij de benoeming van een nieuwe lid van de Raad van Toezicht en enkele kritische kanttekeningen geplaatst. Daarnaast zijn onderwerpen besproken als: registratie, wachtlijsten en wachttijden, de inbedding van het V!P, het jaarplan, de begroting en het jaarverslag. Alle veranderingen in de regelgeving hebben ook gevolgen voor de gewenste samenstelling van de Cliëntenraad. Helaas hebben de pogingen om de raad een afspiegeling te laten zijn van alle cliëntgroepen nog niet het gewenste resultaat gehad. De raad bestaat momenteel uit vier leden, drie afkomstig uit de sector mensen met een verstandelijke handicap en één uit de kring van mensen met een lichamelijke beperking. De raad is aangesloten bij het landelijk platform van cliëntenraden van MEE. Willem de Vries Voorzitter Cliëntenraad MEE Groningen MEE Groningen 6 Jaarverslag 2007

7 ONDERNEMINGSRAAD In 2007 bestond de Ondernemingsraad van MEE Groningen uit vijf leden. We hebben vijf overlegvergaderingen gehad met de directeur/bestuurder. Veel zaken zijn besproken, waaronder: HKZtrajectplan, opleidingsplan 2007, persoonlijk ontwikkelingsplan, protocol ongewenst gedrag en protocol veiligheid. In februari vond het jaarlijkse overleg plaats met de Raad van Toezicht. In maart 2007 heeft de Ondernemingsraad een tweedaagse training gevolgd. De training werd verzorgd door een coach van Schouten en Nelissen. Onderwerpen als inzicht krijgen in financiële cijfers en meer invloed kunnen uitoefenen in het overleg met de bestuurder stonden centraal. Het was een geslaagde training. We hebben veel kennis en nieuwe inzichten opgedaan. De scholing was praktijkgericht. In 2007 kondigden drie leden hun vertrek aan. Twee leden hebben besloten om te stoppen met werken en te gaan genieten van hun prepensioen in Het andere vertrekkende lid vond het na twee zittingstermijnen tijd voor verandering. Dat betekende aan het einde van 2007 het organiseren van verkiezingen, omdat er drie vacatures waren ontstaan. Het is goed dat medewerkers uit de organisatie opnieuw de kans krijgen om zitting te nemen in de Ondernemingsraad. In oktober 2007 zijn we dan ook begonnen met de voorbereidingen van de verkiezingen. Wederom was een aantal medewerkers uit de organisatie bereid om de verkiezingen te organiseren. Eind 2007 hadden vijf medewerkers zich kandidaat gesteld. De verkiezingsdag werd vastgesteld op donderdag 17 januari De Ondernemingsraad is in 2007 betrokken geweest bij een aantal belangrijke besluiten. Zij heeft veelvuldig advies uitgebracht en er is ook op een aantal besluiten instemming gevraagd. De implementatie van het V!P is door de Ondernemingsraad nauwlettend gevolgd. Werken met ervaringsdeskundigen is een nieuwe ontwikkeling binnen de organisatie. Wat betekent het werken met ervaringsdeskundigen voor MEE Groningen en welke positie nemen zij in binnen de organisatie? In het najaar van 2006 heeft een Medewerkertevredenheidonderzoek plaatsgevonden. In 2007 zijn de resultaten bekend geworden. De uitkomsten van dit onderzoek hebben vanuit de Ondernemingsraad veel aandacht gekregen. Een belangrijk item is en blijft de interne communicatie. Voor de Ondernemingsraad was dit in 2007 een belangrijk speerpunt. Dit thema is binnen de overlegvergaderingen regelmatig aan de orde geweest. De directeur/bestuurder heeft de adviezen van de Ondernemingsraad ter harte genomen. De interne communicatie heeft eind 2007 veel aandacht gekregen en in overleg met de Ondernemingsraad zal dit onderwerp ook in 2008 centraal staan. Het overleg met de directeur/bestuurder verliep positief en er was veel ruimte voor dialoog. Wij zijn van mening dat de Ondernemingsraad een goede en positieve bijdrage heeft geleverd aan het beleid in De Ondernemingsraad heeft in 2007 een aantal malen haar achterban geraadpleegd via een achterbanvergadering. De vergaderingen werden zowel in Groningen als in Veendam georganiseerd. De Ondernemingsraad vindt het belangrijk om haar achterban goed te informeren. Naast de vergadering kunnen medewerkers informatie over de Ondernemingsraad raadplegen op IntraSight (nieuwe intranet van MEE Groningen). Op IntraSight kunnen medewerkers goed volgen waar de Ondernemingsraad mee bezig is. De Ondernemingsraad spreekt de verwachting uit dat zij in 2008 wederom een belangrijke bijdrage kan leveren aan de medezeggenschap binnen de organisatie. Met een nieuwe Ondernemingsraad moet dat zeker gaan lukken. MEE Groningen 7 Jaarverslag 2007

8 DIENSTVERLENING Basisteams Na het opstarten van de multidisciplinaire basisteams in 2006 waren zowel de basisteams als het Team Centrale Aanmelding in 2007 toe aan teambuilding. Onder leiding van een extern bureau is er per team geïnventariseerd waar een team behoefte aan had. Op basis daarvan is er, weer per team, een programma opgesteld waarna in een viertal sessies gewerkt is aan de geformuleerde doelen. De consulenten hebben actief en met enthousiasme aan het programma deelgenomen. Verder is er gewerkt aan voorbereiding voor intervisie. Om continuïteit te kunnen garanderen is er een achttal consulenten getraind in intervisiemethodieken. Zij gaan functioneren als voorzitters van intervisiegroepen. De training is in het najaar van 2007 afgerond, waarna de intervisiegroepen samengesteld zijn en van start konden gaan. Uiteraard is er ook in 2007 scholing georganiseerd gericht op het (verder) ontwikkelen van kennis van specifieke doelgroepen, onder andere gericht op ASS problematiek (autisme spectrum stoornis), NAH (niet aangeboren hersenletsel) en op psychiatrie in combinatie met een verstandelijke beperking. In het kader van kennismanagement en kwaliteitbewaking is er een start gemaakt met een vijftal expertisegroepen. Elke groep is in principe samengesteld uit vertegenwoordigers van elk team. Er is gezocht naar een mix van consulenten met aanwezige kennis op het gebied van de betreffende expertisegroep en consulenten met vooral belangstelling voor het kennisgebied en daarnaast naar consulenten met veel ervaring en medewerkers met minder ervaring. De expertisegroepen richten zich op de volgende kennisgebieden: Vrije tijd en scholing SJD Werk Opvoeding Wonen De groepen hebben zich aan de organisatie gepresenteerd in een open space bijeenkomst in de Euroborg. Een belangrijk speerpunt voor de basisteams was het hanteerbaar houden van de wachtlijst. Geformuleerd uitgangspunt is dat de wachttijd voor cliënten niet langer dan 30 dagen mag zijn. In de loop van 2007 is dit gerealiseerd. Sindsdien schommelt de wachttijd rond de 30 dagen. Wat betreft ontwikkelingen in het kader van de Wmo is een samenwerking met gemeente Slochteren gestart. Een medewerker van MEE Groningen werkt 12 uur per week vanuit het WWZ-loket Slochteren. Daarnaast participeerden medewerkers van MEE in een cursusaanbod, georganiseerd door het Provinciaal Centrum voor Maatschappelijke Ontwikkeling Groningen (CMO), gericht op cliëntondersteuning in het lokaal loket. Deze cursus is een voortvloeisel van de pilot cliëntondersteuning in Winsum en De Marne en is bedoeld voor medewerkers van gemeentelijke loketten. Deze cursus is in zeven gemeenten uitgevoerd. In 2007 zijn de spreekuren op locatie geïntensiveerd en uitgebreid. Er wordt van de spreekuren voldoende gebruik gemaakt en naar tevredenheid van alle partijen. MEE Groningen 8 Jaarverslag 2007

9 De organisaties waar de spreekuren plaatsvinden (sociale werkplaatsen en scholen voor speciaal onderwijs) hebben door middel van een door MEE Groningen toegezonden vragenformulier aangegeven dat ze tevreden zijn. Men vindt het prettig op deze manier samen te werken, ook omdat er op deze wijze snel gehandeld kan worden, er korte lijnen zijn en er goed gebruik gemaakt kan worden van de expertise van MEE. Waren er in 2006 nog vijf organisaties die gebruik maakten van een spreekuur op locatie, nu zijn dat er enkele meer. Aan het einde van het jaar is er afscheid genomen van één van de teamleiders, die na een dienstverband van bijna dertig jaar met vervroegd pensioen gegaan. Integrale Vroeghulp (IV) Integrale Vroeghulp is een zorgsysteem dat hulp biedt aan ouders van kinderen in de leeftijd van 0 tot 5 jaar met een (vermoedelijke) achterstand in hun motorische en/of verstandelijke ontwikkeling. Hulpverleners uit verschillende instellingen (kinderrevalidatiearts van het UMCG en een gedragswetenschapper van het KDC voor verstandelijk gehandicapte kinderen van NOVO, consulenten uit de basisteams van MEE die als casemanagers werken in het team IV), werken samen in het team Integrale Vroeghulp Groningen. De MEE-organisaties, en dus ook MEE Groningen, hebben landelijk de regiefunctie van de 37 teams in Nederland. De werkwijze van het team is dat ouders vertellen over hun kind en de vragen/twijfels die ze daarbij hebben. Het team brengt naar aanleiding van hun verhaal een advies uit aan ouders over het mogelijke zorgaanbod. De casemanager maakt met ouders een plan van aanpak en zorgt er desgewenst voor dat zorgonderdelen op elkaar worden afgestemd en dat ouders niet telkens hun verhaal opnieuw hoeven te doen bij de verschillende organisaties. In 2007 zag het team 137 kinderen voorbij komen. Daarnaast werd door netwerkpartners 42 keer gebeld met de coördinator voor overleg over (zorg)kinderen. Sommige kinderen waren met een directe verwijzing op hun plek, andere vroegen een langer ondersteuningstraject door een casemanager. Omdat er veel maatschappelijke aandacht is voor het jonge kind en een gezonde ontwikkeling, is er veel uitwisseling geweest met organisaties die zich ook met jonge kinderen bezighouden. Natuurlijk was daarbij de centrale vraag: wat kunnen wij voor elkaar betekenen als het gaat om de ontwikkeling van het kind. Twee gemeenten in de provincie Groningen vroegen informatie over de mogelijkheden van Integrale Vroeghulp in het kader van de nog te ontwikkelingen centra voor Jeugd en Gezin. Schoolmaatschappelijk werk (SMW) Het schoolmaatschappelijk werk neemt een eigen plek in binnen de MEE-organisatie. De werkzaamheden van de schoolmaatschappelijk werker vallen buiten de productieafspraken; gewerkte uren worden in rekening gebracht bij de school. We werken op het speciaal onderwijs, praktijkscholen en ZMLK-scholen. De scholen bepalen in grote mate zelf hoe de taken van hun smw er eruit zien. Jaarlijks vindt er een afstemming tussen school en MEE plaats. Over het algemeen wordt de smw er ingezet bij de Commissie van Begeleiding overleggen. De smw er vervult hierbij de brugfunctie tussen school en thuis van de leerling. Ook is het lijntje naar de MEE-organisatie kort wanneer er dienstverlening in de thuissituatie van de leerling nodig is. In ieder basisteam is een schoolmaatschappelijk werker aanwezig. In 2007 heeft een forse personele wisseling plaats gevonden. De smw er in de regio Oost-Groningen ging met pensioen en werkte een nieuwe collega in. Een andere smw er ging uit dienst en werd op haar scholen vervangen door twee collega's. Het onderling overleg van de schoolmaatschappelijk werkers richtte zich daarom grotendeels op het afstemmen van de werkprocessen en het checken van inhoudelijke thema's. MEE Groningen 9 Jaarverslag 2007

10 Team Centrale Aanmelding (TCA) Het Team Centrale Aanmelding (TCA) geeft informatie, advies, consult en kortdurende dienstverlening voor enkelvoudige vragen aan cliënten, verwijzers, collega s, belangstellenden en externe organisaties. De vragen zijn binnen het team gesplitst in individuele cliëntgebonden vragen en collectieve nietcliëntgebonden vragen. Deze laatste worden opgepakt door de medewerker informatievoorziening. Het team fungeert als centraal punt voor alle nieuwe aanmeldingen, heraanmeldingen, advies-, consulten informatievragen en vragen voor externe voorlichting. Het is belangrijk dat cliënten en verwijzers tevreden zijn over de manier waarop zij bij de voordeur van de organisatie te woord worden gestaan. Dit komt tot uitdrukking in de tevredenheid van de cliënt tijdens het vervolgtraject en na afsluiting van het contact. Het TCA heeft tijd en energie vrijgemaakt voor een goede samenwerking met het Autisme Informatie Centrum (AIC) en het Vraag- en InfoPunt geestelijke gezondheid (V!P). Het V!P was in 2006 onder de vleugels van MEE Groningen gekomen en in 2007 is de samenwerking van de organisatie met het AIC gestart. Inspanningen waren erop gericht elkaar en elkaars achtergrond goed te leren kennen en om wederzijdse verwijzingen soepel te laten verlopen. In het verslagjaar is er extra aandacht uitgegaan naar het actualiseren, uitbreiden en digitaliseren van de sociale kaart. Het team heeft zich geschoold in het verbeteren van de kwaliteit van telefonische en digitale cliëntondersteuning, communicatie, omgaan met agressiviteit van cliënten en bijscholing m.b.t. de nieuwe doelgroepen. Vanwege het vertrek van vijf medewerkers uit het team (vier consulenten en het hoofd Frontoffice) heeft het team bij herhaling te maken gehad met formatie- en bezettingsproblemen. Dit heeft geleid tot een evaluatie van werkwijze en werkzaamheden bij de voordeur van de organisatie. Besloten is de teamleden van het huidige TCA onder te brengen in de basisteams. Vanuit de basisteams zal de Centrale Aanmelding in 2008 vorm worden gegeven. We gaan ervan uit dat deze werkwijze ook zijn effect zal hebben in een betere aansluiting van front- op backoffice als het gaat om de doorgeleiding van cliënten. V&O De afdeling Vernieuwing en Ontwikkeling (V&O) heeft zich in 2007 zowel qua samenstelling, plek in de organisatie en inhoudelijke werkzaamheden verder ontwikkeld, waarbij het accent lag op de verhoging van de kwaliteit. In 2007 is het HKZ-traject van start gegaan, dat moet leiden tot certificering eind Daarnaast is er een marketingplan voor MEE Groningen opgesteld en een marketingplan gericht op gemeenten in het kader van de Wmo. Voor MEE Groningen medewerkers is de digitale informatievoorziening verder uitgewerkt en is er een scholingsplan ontwikkeld voor consulenten. Voor medewerkers van collegainstellingen is ook gewerkt aan kennisuitbreiding, voor hen zijn trainingen op maat ontwikkeld. Er is een start gemaakt met de ontwikkeling van Kennismanagement en de uitkomsten van de diverse benchmarks zijn verder uitgewerkt/uitgezet (meer hierover bij het onderdeel Kwaliteit). In mei 2007 heeft de afdeling V&O de eerste stap gezet in het genereren van ideeën voor kansrijke producten. Op basis van signalen vanuit de interne organisatie, cliënten en landelijke ontwikkelingen en gebruik makend van het strategisch marketingplan van MEE Nederland, zijn drie thema s gekozen waarbinnen nieuwe producten zijn ontwikkeld. Deze thema s waren financiële dienstverlening en cursussen gericht op preventie en opvoeding. In 2008 zullen een aantal van deze producten binnen MEE Groningen en in samenwerking met andere instanties verder worden uitgewerkt en vormgegeven. MEE Groningen 10 Jaarverslag 2007

11 Het vertrek van het hoofd Frontoffice in het najaar van 2007 en de ontwikkelingen binnen de organisatie vroegen om een andere manier van aansturing van de afdeling. Eind 2007 is er voor gekozen om de functie teamleider V&O opnieuw vorm te geven, waarbij de keus is gemaakt om een nieuwe teamleider/ beleidsmedewerker V&O aan te stellen. In 2007 is de samenwerking van V&O met de diverse (interne) afdelingen een punt van aandacht geweest. Dit geldt ook voor het helder in kaart brengen van procesgangen rondom het uitbrengen en ontwikkelen van adviezen en nieuwe producten. Cursussen en trainingen Ontwikkeling, registratie en uitbouw van het cursusaanbod in het kader van het pluspakket taken heeft in 2007 ruim aandacht gekregen. Vanuit de coördinatie zijn externe contacten gelegd met o.a. het Steunpunt Aandacht voor Levensvragen, de RBO ProRec Groep, Alfa-college, Noorderpoortcollege, WSW Novatec/work Tolbert, DSW Stadspark, het ATN, Philadelphia en de Margriet Hardenbergschool. Een aantal studenten van de opleiding Maatschappelijk Werk en Dienstverlening heeft onderzoek gedaan naar de opzet en effectiviteit van een cursus Sociale Vaardigheden voor volwassenen. Tijdens het verslagjaar zijn de eerste stappen gezet om te komen tot een vorm van samenwerking tussen MEE Groningen en MEE Drenthe inzake het cursusaanbod op het gebied van seksualiteit. Deze samenwerking krijgt mogelijk in 2008 verder zijn beslag. In 2007 hebben binnen de diensten E zowel in Groningen als op het regiokantoor Veendam de volgende cursussen plaatsgevonden. Sociale Vaardigheden voor jongeren en volwassenen met een lichte verstandelijke beperking. Sociale Vaardigheden voor jongeren met een lichte verstandelijke beperking en een stoornis in het autistische spectrum. Sociale Vaardigheden voor begeleid zelfstandig wonende volwassenen in en rondom Kloosterburen, op de locatie van de zorgaanbieder. Mijn geldzaken, goed geregeld! Vriendschap, relaties en seksualiteit. Computergebruik i.s.m. het Alfa-college. Let s talk Girls talk!. Op offertebasis en in het pluspakket is de cursus Seksualiteit en Intimiteit voor jongeren op het zmlonderwijs van start gegaan. De organisatie heeft i.s.m. het ATN twee brusjesmiddagen georganiseerd voor broertjes en zusjes (brusjes) van kinderen met een stoornis in het autistische spectrum. Uit alle consulententeams is een bijdrage geleverd aan het geven van bestaand en het ontwikkelen van nieuw cursusaanbod. Fondswerving Ieder mens kan in een sociaal isolement raken en soms ook last hebben van eenzaamheid. Dit kan komen door verschillende oorzaken. Denk hierbij aan: een partner of goede vriend verliezen, invalide raken of steeds minder mobiel worden. Sommige mensen hebben weinig vrienden omdat ze niet genoeg zelfvertrouwen hebben. Daardoor durven ze niet goed contact te maken met anderen. Ze vinden zichzelf bijvoorbeeld niet interessant genoeg, of niet gezellig genoeg. Andere mensen zijn gewoon niet zo handig in het maken van contacten. MEE Groningen 11 Jaarverslag 2007

12 Voor mensen met een beperking en voor ouderen kan het extra lastig zijn om in contact te komen met anderen. Ze zijn vaak meer aan huis gebonden en hebben soms ook doordat ze minder geld hebben minder mogelijkheden om nieuwe mensen te ontmoeten. Te kunnen beschikken over een computer kan uitkomst bieden. De mogelijkheid om vanuit huis via het internet contact te kunnen maken met familie, vrienden en lotgenoten doorbreekt het isolement. Niet iedereen is in staat de kosten voor deze voorziening te financieren. Sommige gemeenten dragen bij in de kosten voor de aanschaf van een computer, verstrekken een computer en/of vergoeden geheel of gedeeltelijk de maandelijkse kosten voor internet. Wanneer dit niet mogelijk is dan kan MEE Groningen kijken naar de mogelijkheden de voorziening te financieren door een fonds/fondsen aan te schrijven. Het fonds kan gelden beschikbaar stellen maar ook een computer (bijdrage in natura) verstrekken. In sommige gevallen wordt dan een kleine eigen bijdrage gevraagd van de cliënt; afhankelijk van de financiële draagkracht. In 2007 is er voor dit doel in toenemende mate een fondsaanvraag gedaan. Om de mogelijkheden van fondswerving onder de aandacht te brengen van (toekomstige) cliënten, netwerkorganisaties en andere belangstellenden zijn in het decembernummer van MEEnieuws (oplage van exemplaren) twee artikelen gewijd aan dit onderwerp. In 2008 zal een cliëntenfolder met betrekking tot fondswerving worden ontwikkeld. In 2007 is de interne procedure Fondswerving geëvalueerd en bijgesteld. Diverse fondsen hebben de procedure ontvangen. Op aanvraag kan de procedure worden toegezonden. Over het jaar 2007 is in totaal een bedrag van ,- ontvangen aan subsidies van verschillende fondsen. Daarnaast zijn twee voorzieningen in natura verstrekt. Consultatieteam en Meldpunt seksueel misbruik mensen met een verstandelijke handicap Groningen (CSM) Het CSM heeft als doelstelling het geven van informatie, advies en ondersteuning aan individuele mensen en instellingen met betrekking tot vermoedens en/of vastgesteld seksueel misbruik van en door mensen met een verstandelijke beperking. Een tweede doel van het CSM is het op gang brengen van hulpverlening betreffende seksueel misbruik. Dit kan zowel slachtoffers als plegers betreffen. Daarnaast kan het CSM ingezet worden wanneer het om preventie en voorlichting gaat betreffende seksualiteit en seksueel misbruik. Het CSM is een samenwerkingsverband van zorgaanbieders uit de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking en MEE Groningen. De betrokken zorgaanbieders zijn: NOVO, De Zijlen, Humanitas-DHM regio, Sprank, s Heerenloo Noord-Nederland, locatie Opmaat en Ilmarinen. De coördinator is in dienst bij MEE Groningen. In 2007 zijn er 155 verzoeken gedaan om inzet van het CSM, waarvan: 31 meldingen van vermoedens en/of vastgesteld seksueel misbruik; 49 consulttrajecten, waaronder drie taxatietrajecten; 96 vragen om advies en informatie. Voorlichting/scholing In maart zijn er 2 voorlichtingen gehouden in het kader van seksueel overschrijdend gedrag en wel voor de FVO en de Hanze Hogeschool. MEE Groningen 12 Jaarverslag 2007

13 Op het gebied van innovatie zijn ontwikkeld en/of geïmplementeerd: preventieprogramma seksualiteit en intimiteit voor vso-zml; Let s talk Girls talk ; een preventie-counselingsprogramma gericht op beleving van seksualiteit. Daarnaast zijn er de plannen ter verkenning van een bredere aanpak protocol seksueel misbruik i.s.m. zedenpolitie, zorgaanbieders en MEE Groningen. Een belangrijk onderdeel binnen deze afstemming en samenwerking richt zich op het inzetten van taxatiegesprekken. Met MEE Drenthe wordt overlegd in hoeverre er mogelijkheden zijn tot samenwerking gericht op preventieprogramma s. Concreet betekent dit het samenwerken op het gebied van cursusaanbod gericht op seksualiteit. In 2007 is de personele inzet t.o.v gewijzigd in verband met innovatie en meer vraag om inzet van het CSM. Nieuw is de uitbreiding van het team met een MEE-consulent. De formatie vanaf januari 2007 ziet er als volgt uit: coördinator voor 24 uren per week; gedragswetenschapper verbonden voor vier uren per week; MEE-consulent voor acht uren per week. MEE Groningen 13 Jaarverslag 2007

14 KWALITEITSJAARVERSLAG MEE Groningen en kwaliteit MEE Groningen hecht groot belang aan de invoering van een kwaliteitsmanagementsysteem en kiest ervoor om dit te doen volgens de normen van de HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector). Een kwaliteitsmanagementsysteem is een manier waarop een organisatie bij voortduring kan werken aan behoud en verbetering van kwaliteit van dienstverlening en dit ook zichtbaar kan maken voor de eigen organisatie en externe belanghebbenden. MEE Groningen zorgt er daarom voor dat is beschreven hoe de organisatie werkt, zowel in het primaire proces als in de ondersteunende processen. Ook maakt de organisatie vanuit haar visie een meerjarenplanning met daarin relevante en haalbare doelen. Op gezette tijden wordt met vooraf bepaalde instrumenten gemeten of de processen lopen volgens plan en of doelen zijn gehaald. Het oordeel van cliënten en medewerkers wordt daarin ook meegenomen. Waar nodig stelt de organisatie bij. Met het besluit van de organisatie om eind 2008 te willen certificeren volgens het HKZcertificatieschema, is in 2007 kwaliteit steeds meer een aangelegenheid voor de gehele organisatie geworden. In 2007 was het doel om de medewerkers van MEE Groningen bewuster te maken van de voortdurende aandacht die nodig is voor de kwaliteit van dienstverlening. Er is daarbij vooral aandacht geweest voor de kwaliteitscirkel: van wat je plant en uitvoert moet je nagaan of het aan je gestelde doelen voldoet en zonodig stel je bij. Daarbij staat steeds het cliëntperspectief voorop. De HKZ-ondersteuningsgroep, bestaande uit kwaliteitsfunctionaris, hoofd Frontoffice, stafmedewerker MAVI en de stafmedewerker communicatie, kwam wekelijks bijeen voor het bespreken van praktische uitvoering rondom het HKZ. Zo heeft de ondersteuningsgroep de nieuwsbrief op poten gezet. Management en directie hebben een duidelijke verantwoordelijkheid in het kwaliteitsmanagementsysteem en het HKZ-certificeringstraject. Aanvankelijk schoven kwaliteitsfunctionaris en hoofd Frontoffice bij gelegenheid aan bij het MT. In het najaar van 2007 is besloten dit een structureel karakter te geven en staat het onderwerp kwaliteit als vast punt op de agenda van het managementteam. De aansturing van de kwaliteitsfunctionaris kwam bij het vertrek van het hoofd Frontoffice (begin oktober) te liggen bij de manager Dienstverlening. Eens per twee weken werden alle lopende zaken betreffende het HKZ-traject besproken en op de relevant geachte punten werd terugkoppeling gegeven in het MT. Het regelmatige overleg bleek een zinvolle schakel in het geheel van HKZ-overleggen en het streven is dit in 2008 voort te zetten, in aanwezigheid van de nieuwe teamleider /beleidsmedewerker V&O, die eind 2007 de aanstelling kreeg aangeboden. De kwaliteitsfunctionaris maakte deel uit van de sollicitatiecommissie. In het najaar van 2007 heeft het MT besloten extra in te zetten op het HKZ-traject. Dit resulteerde in een uitbreiding van uren van de kwaliteitsfunctionaris voor de duur van het traject om te komen tot certificering. Daarnaast werd gezocht naar externe begeleiding van het HKZ-traject. Die werd gevonden in een onderzoeker/adviseur van Blaauwbroek Bureau voor Vraaggestuurde Zorg (BBVZ). BBVZ was reeds bekend door hun betrokkenheid bij het landelijke HKZ-traject en bleek de ondersteuning te kunnen bieden die MEE Groningen zocht, in de vorm van expertise op het gebied van kwaliteit en certificering en ondersteuning van de kwaliteitsfunctionaris bij dier rol in het HKZ-traject. Een aantal dagen per maand hebben kwaliteitsfunctionaris en de adviseur overleg. Eind 2007 werd ook samenwerking met BBVZ gezocht voor de uitvoering van cliëntenpanels in Om de dienstverlening van MEE Groningen zoveel mogelijk te laten aansluiten bij de wensen en behoeften van cliënten wil MEE Groningen vanaf 2008 jaarlijks cliënten vragen naar hun ervaringen en wensen. MEE Groningen 14 Jaarverslag 2007

15 Voor 2008 is de visie van MEE Groningen gekozen als thema. Er is gekozen voor twee groepsgesprekken, een voor cliënten met een lichamelijke beperking en een voor cliënten met een verstandelijke beperking. HKZ-werkgroep In het voorjaar van 2007 is als onderdeel van het HKZ-traject de HKZ-werkgroep van start gegaan. Deze groep is samengesteld uit consulenten uit alle basisteams en een vertegenwoordiging vanuit facilitair. Alle vaste deelnemers waren gekoppeld aan een zogenaamde reservedeelnemer, om in te vallen indien een vaste deelnemer verhinderd was. Dit droeg bij aan de continuïteit en vergrootte ook de diversiteit aan inbreng in de werkgroepen. Alle HKZ-werkgroepleden kregen een introductie in de vorm van een Masterclass Kwaliteit. De HKZwerkgroep kreeg vragen voorgelegd in de vorm van een opdrachtformulering, gebaseerd op HKZnormen. Bij het opstellen van de opdrachtformulering werd telkens nadrukkelijk gekeken naar verbeterpunten die waren voortgekomen uit de benchmark Cliënttevredenheid. Een aantal van deze punten werden in de opdracht meegenomen, zoals systematiek in afspraken en eenduidigheid in werkwijze. Alle vragen betroffen het primaire proces. De werkgroep bekeek dit primaire proces in drie stappen. Er is gestart met Contact, vervolgens gekeken naar Vraagverduidelijking en in 2008 sluit de werkgroep af met Cliëntondersteuning. Feitelijk heeft de werkgroep zich beziggehouden met de check uit de kwaliteitscirkel. Er werd steeds gekeken naar: hoe doen we het nu, hoe zouden we het moeten doen volgens HKZ? Volgens HKZ houdt in dat er soms duidelijke voorschriften zijn waar MEE Groningen zich in het primaire proces aan dient te houden. Maar volgens HKZ wil ook zeggen: is de manier waarop we het doen in het belang van de cliënt? Het cliëntperspectief is leidend in het HKZ en daarom ook in de aanpak van de HKZ-werkgroep. Voor Contact en Vraagverduidelijking leverde dat in 2007 gerichte adviezen op die aan het MT zijn voorgelegd. Na goedkeuring door het MT zijn de adviezen omgezet naar verbeteracties. HKZ-traject landelijk In het voorjaar van 2007 heeft MEE Groningen zich aangesloten bij een initiatief van een aantal MEEorganisaties om in het kader van de HKZ-certificering de krachten te bundelen. Een van de resultaten van dit gezamenlijke traject is een overeenkomst met een certificerende instelling die alle deelnemende MEE-organisaties zal certificeren. Bij de selectie van deze certificeringinstelling is een werkgroep betrokken geweest, bestaande uit een aantal kwaliteitsfunctionarissen van MEE-organisaties en een adviseur van Blaauwbroek Bureau voor Vraaggestuurde Zorg. De keuze is gevallen op het Keurmerkinstituut. Inmiddels heeft MEE Groningen daarmee een contract voor drie jaar getekend. De kwaliteitsfunctionarissen van de aangesloten MEE-organisaties komen ongeveer eens in de zes weken bijeen. BBVZ verzorgt hiervoor professionele ondersteuning, o.m. in de vorm van korte workshops over relevante onderwerpen die in gezamenlijkheid worden gekozen. In de bijeenkomsten worden veel nuttige ervaringen uitgewisseld tussen MEE-organisaties die inmiddels al gecertificeerd zijn en die nog naar de certificering toewerken. Protocollering en documentenbeheer In 2007 is er een aantal nieuwe protocollen in werking getreden, waaronder de protocollen veiligheid voor zowel Groningen als Veendam en het protocol agressie en geweld, alledrie gerelateerd aan de beleidsnotitie agressie en geweld. Ook werd een aantal procedures herzien, waaronder de procedure fondswerving. De opzet van het digitale kwaliteitshandboek blijft een heikel punt. Het softwarepakket dat hiervoor beschikbaar is (IsoWare) kreeg een update en dat vormde aanleiding tot een workshop in het najaar, die door de kwaliteitsfunctionaris en de stafmedewerker MAVI werd gevolgd. MEE Groningen 15 Jaarverslag 2007

16 Benchmarking De rapporten van de benchmarks medewerkertevredenheid en doelmatigheid kwamen eind 2006 beschikbaar. In 2007 is het onderwerp doelmatigheid verder opgepakt door de manager facilitaire zaken (zie aldaar). De uitkomsten van de benchmark medewerkerstevredenheid zijn in januari 2007 teruggekoppeld aan alle medewerkers in de vorm van een memo waarin de belangrijkste uitkomsten waren samengevat. De respons op de benchmark was hoog ten opzichte van het landelijk gemiddelde. Op een aantal punten menen wij dat te laag gescoord werd. Ontevredenheid over de interne communicatie sprong daar met name uit. Ook gaven medewerkers aan het meeste belang te hechten aan verbeteringen op dit onderdeel. Dit vormde aanleiding tot het organiseren van een plenaire bijeenkomst van management, teamleiders en stafleden in februari. Daar werd het onderwerp interne communicatie aan de hand van praktijkvoorbeelden besproken. Een aantal uitkomsten heeft in 2007 tot acties geleid. Daarnaast is in de verschillende gremia het onderwerp interne communicatie met regelmaat opnieuw op de agenda gezet. Klachtencommissie In 2007 ontving de klachtencommissie geen formele klachten. In twee bijeenkomsten heeft de directie de klachtencommissie geïnformeerd over de ontwikkelingen binnen de MEE-organisatie. Er waren in 2006 twee vacatures. In 2007 zijn deze opgevuld met twee nieuwe algemene leden: mevrouw D. Luursema en mevrouw C. Feddema. MEE Groningen 16 Jaarverslag 2007

17 FACILITAIRE ZAKEN Algemeen De afdeling Facilitaire Zaken heeft, nadat het samenwerkingsplan Twee keer MEE in actie niet door is gegaan, zich in 2007 verder gericht op de eigen facilitaire organisatie. We hebben met elkaar veel kunnen realiseren dit jaar. De basisteams Dienstverlening zijn gevormd en operationeel. De vraag om gegevens (betrouwbaar en op tijd) zijn belangrijk voor het aansturen van de teams. Zo heeft het inrichten van het proces van de management rapportages (MARAP) op alle onderdelen van de afdeling, zoals P&O ziekteverzuim- formatieplaatsenplan- opleidingsplan, productiviteit en financiële cijfers verder vorm gekregen. Vanuit een geaggregeerd model krijgen de teams de rapportages tot op medewerkerniveau (de zgn. Consulenten-cockpit). Eind 2006 werd besloten om het Regiokantoor in Veendam te renoveren. Er was nogal wat achterstallig onderhoud ontstaan. Daarnaast voldeed het gebouw niet meer aan de door de wet- en regelgeving gestelde Arbo-eisen. Door de nu gerealiseerde verbouwing ontstond er begin 2007 een totaal gerenoveerd Regiokantoor met Arbo-conforme werkplekken, een gebouw met een goed werkend klimaatbeheersingssysteem en een veiligheidsgebied. Het aspect van parkeren rondom het Regiokantoor zal, ook in Veendam, een probleem blijven dat we niet zomaar kunnen oplossen. Zeker gezien het feit dat de gemeente Veendam in 2007, het voorheen gedempte Beneden Oosterdiep, weer heropent. Dit bekent dat we opnieuw, zij het nu buiten het pand, een renovatie van het terrein krijgen, inclusief een gracht. Bedrijfshulpverlening (BHV) Er zijn twee BHV-oefeningen gehouden in Op beide locaties één keer; een vooraf bekend gemaakte oefening en één keer een niet vooraf bekend gemaakte oefening. Het is wettelijk verplicht jaarlijks minimaal één oefening te houden. Er zijn nu structureel tien medewerkers als bedrijfshulpverlener over de twee locaties opgeleid en zij krijgen jaarlijks in november een (verplichte) bijscholing. Daarnaast zijn er vier personen opgeleid als EHBO er. Sinds 2006 zijn twee leden van de BHV opgeleid als ploegleider. Hiermee voldoet de organisatie ruim aan de wettelijk gestelde eisen. Arbo/ VGWM-commissie De in 2003 ingestelde Arbo/VGWM commissie (Arbeidsomstandigheden, Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu) heeft een belangrijke taak namelijk het volgen en adviseren van de Ondernemingsraad en het management op het gebied van Arbo-aspecten en de werkomstandigheden. In 2006 is er als uitkomst van een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E 2005) een plan van aanpak gemaakt en ook volledig gerealiseerd. Alle zaken die voortkwamen uit het plan van aanpak zijn uitgezet in acties en of opgelost. In de tweede helft van 2006 heeft naar aanleiding van het in 2005 gehouden RI&E een aanvullend Periodiek Arbeids Geneeskundig Onderzoek (PAGO) op het gebied van beeldschermwerken plaatsgevonden onder een 20-tal medewerkers. De resultaten van dit onderzoek en een plan van aanpak zijn begin 2007 besproken en in concrete acties uitgezet. In de laatste vergadering van 2007 kon de commissie constateren dat alle zaken op de rit staan en er geen grote zaken meer aan de orde zijn. Sinds 2006 heeft de organisatie in de medewerker P&O een opgeleide preventiemedewerker (zie P&O). Automatisering (ICT) MEE Groningen werkt al enkele jaren samen met acht andere MEE-organisaties op het gebied van de automatisering. Alle organisaties werken met de cliëntendatabase careframe for MEE. In 2007 is gewerkt aan de voorbereidingen voor een nieuwe architectuur (Xarc) van het bedrijfsinformatiesysteem van de firma Intraworks. De nieuwe architectuur is nodig om op toekomstige ontwikkelingen voorbereid te zijn. Denk hierbij aan het digitale cliëntdossier. De huidige architectuur kan deze ontwikkelingen niet (meer) aan. Het is een proces dat in samenwerking met de zeven ander MEE-organisaties tot stand komt. MEE Groningen 17 Jaarverslag 2007

18 Omdat het proces veel expertise vraagt hebben de gezamenlijke directeuren een externe projectleider ingehuurd voor de duur van het project. De projectleider zal in nauwe samenwerking met het directeurenoverleg en de gebruikersgroep het project vormgeven. In 2008 zal dit project een afronding krijgen. Ook is er in 2007 een nieuw intranet (IntraSight) geïmplementeerd. Een op de toekomst gerichte intranetomgeving, met onderdelen als kennismanagement en een geïntegreerde sociale kaart. En niet in de laatste plaats is door de medewerkers ICT een Helpdesk gerealiseerd. Deze Helpdesk voldoet gezien de resultaten aan de verwachtingen. We hebben inmiddels een goed beeld van de gestelde vragen op gebied van automatisering, te denken valt aan de gebruikersproblemen, de softwareproblemen en/of hardwareproblemen. Directiesecretariaat Op het directiesecretariaat werden de taken duidelijker gescheiden. De directiesecretaresse werkt voor de directeur/bestuurder en de manager facilitaire zaken (bedrijfsvoering); de secretaresse voor de managers werkt voornamelijk voor de manager dienstverlening en de projecten. Verder is er gewerkt aan deskundigheidsbevordering. Centrale administratie Binnen de administratie is gewerkt aan de samenwerking met de nieuwe basisteams Dienstverlening en het Team Centrale Aanmelding (TCA) en de afdeling Vernieuwing en Ontwikkeling (V&O). De administratieve medewerkers zijn nu gekoppeld aan een of meer team(s). Hierdoor ontstaat een betere werkrelatie tussen administratie en de consulenten. De primus inter pares heeft samen met de administratief medewerkers het afgelopen jaar gewerkt aan het verder opzetten en aanscherpen van de werkinstructies en de oude werkafspraken opnieuw onder de aandacht gebracht. Een speerpunt binnen de Administratieve ondersteuning is de goede bereikbaarheid van MEE Groningen. Niet alleen telefonisch maar ook via , en chatfone is nog in voorbereiding. Ook agendabeheer zal nog nadrukkelijk onder de aandacht gebracht moeten worden. Binnen het traject HKZ is hier ruim aandacht aan besteed, door de werkgroep con act. t Er liggen nu adviezen die, na instemming van het Management Team, een verdere uitwerking in 2008 krijgen binnen de Facilitaire Zaken. Het tweede speerpunt, te weten dossiervorming en privacy, komt volledig terug in het HKZ-trajact. Daarnaast heeft het team een teamtraining gehad in het kader van teambuilding. Als gevolg van het terugtreden van de medewerker secretariële ondersteuning voor de teamleiding zijn deze taken ten aanzien van de ondersteuning teamleiding verdeeld onder de overige administratieve medewerkers. Zij verzorgen nu ook de secretariële ondersteuning ten behoeve van de team(s) én de teamleider(s). Het resultaat hiervan, zo bleek uit de eerste evaluatie, is een beter overzicht van werkzaamheden, meer betrokkenheid bij en communicatie met de teamleiders en de teamleden. Ook hebben de medewerkers van de centrale administratie hierdoor meer inzicht gekregen in de processen van de consulenten. Financiële zaken Dagelijks houden de medewerkers van de financiële zaken, waaronder de salarisadministratie valt, zich bezig met het verzorgen van de salarissen, de mutaties en de declaraties en de boekhouding zoals de debiteuren/ crediteurenrekeningen. Maandelijks krijgt het managementteam de financiële rapportages. De maandelijkse rapportages bestaan uit het begrote budget, de realisatie van de werkelijke kosten en de relatie van de gerealiseerde kosten met de vastgestelde begroting. Daarnaast wordt er een relatie gelegd tussen de begroting en de productie. Per drie maanden wordt er een liquiditeitsbegroting gemaakt. MEE Groningen 18 Jaarverslag 2007

19 De manager facilitaire zaken verzorgt de aanvragen subsidieverlening (CVZ) en de subsidie Integrale Vroeghulp in het voorjaar van het lopend boekjaar. Daarnaast verzorgt hij de afrekening van al die subsidies in het voorjaar van het volgende boekjaar. Tevens heeft de manager facilitaire zaken de controlling in zijn takenpakket. Dit is een gevolg van de fysieke scheiding die aangebracht is tussen controlling en accountancy. In 2007 heeft PWC voor het laatst de controlling verricht. In 2006 zijn landelijk een aantal benchmarks gehouden, een daarvan had betrekking op de doelmatigheid. MEE Groningen heeft in 2007 deelgenomen aan een werkconferentie doelmatigheid, in relatie tot andere vergelijkbare MEE-organisaties. De leermomenten vanuit de benchmark doelmatigheid hebben geleid tot constante aandacht voor en verbetering van het planning- en controlesysteem. In 2008 komt er opnieuw een benchmark doelmatigheid. Daarnaast werken we mee aan het Early Warning System (EWS) van het Zorgkantoor Groningen (Menzis). Per kwartaal worden de gegevens ten behoeve van de bedrijfsvoering verstrekt. Huisvesting In het begin van het jaar 2007 is er een hernieuwd Lange Termijn HuisvestingsPlan (LTHP) geschreven. Dit plan gaat tot en met het jaar Normaal is het een driejarenplan. Het is gezien de externe ontwikkelingen te onzeker om een meerjarenplan te schrijven. Het is nog onduidelijk of de organisatie in het kader van de Wmo werkzaamheden gaat verrichten en op welke wijze de financiering er dan uitziet. Het LTHP voorziet onder andere in het afronden van het renoveren van het Regiokantoor Veendam. In april 2007 hebben we het pand, Beneden Oosterdiep 39 te Veendam kunnen opleveren. De medewerkers die werken in Veendam zijn erg tevreden over de resultaten van de renovatie. Alle doelen die vooraf, in een programma van eisen, geformuleerd waren zijn gehaald. Eind 2007 is een aanvang gemaakt met een onderhoudsmatrix. In deze matrix staan alle zaken die in onderhoud (extern) gegeven zijn (o.a.: brandveiligheidssysteem, telefooncentrale, main servers, liften, toegangscontrolesysteem en het klimaatsysteem). Hierdoor is het dan inzichtelijk wanneer en waar onderhoud noodzakelijk is gedurende een lopend jaar en tegen welke kosten en op welk moment vervanging nodig zal zijn. In het eerste kwartaal 2008 zal deze onderhoudsmatrix gepresenteerd worden. Fouten, ongevallen en bijna ongevallen (FOBO) Een onderdeel van goede bedrijfsvoering is dat er uitvoering gegeven moet worden aan de systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening aan cliënten. In dit opzicht heeft MEE Groningen een FOBO procedure in het leven geroepen en een FOBO-commissie ingesteld. Er zijn geen fouten en ongevallen gemeld die geleid hebben tot een procedure. Er zijn geen bijna ongevallen gemeld. De EHBO heeft geen gevallen doorverwezen naar een arts. Management- en Verantwoordingsinformatie (MAVI) Om goed te kunnen verantwoorden, zowel intern als extern, is het van belang juiste, tijdige en volledige gegevens te verzamelen. De gegevens, over individuele taken, de collectieve taken en de urenverantwoordingen, worden daarom door de bron ingevoerd (dus door de consulenten), in het bedrijfsinformatiesysteem MEEs, gebouwd in Lotus Notes. MAVI heeft zich in 2007 verder ontwikkeld. De interne verantwoordingen zijn aangescherpt door bijvoorbeeld de ontwikkeling van een zogenaamde cockpit. Hierin worden de belangrijkste elementen voor interne sturing weergegeven, per team. Hierbij moet gedacht worden aan gegevens over productie van een team, urenbesteding van de medewerkers uit dat team, collectieve taken e.d. Daarnaast is maandelijks de Management Rapportage (MARAP) aan het MT geleverd. Samen met de maandelijkse rapportages over de financiële gegevens en de personele gegevens ontstaat een volledig beeld binnen de planning- en controlcyclus. MEE Groningen 19 Jaarverslag 2007

20 Bij de externe verantwoording, zoals bijvoorbeeld bij de gegevens over de tijdinzet en in de voorjaars- en najaarsmonitor van MEE Nederland, zijn in 2007 goede gegevens aangeleverd. De MAVI-medewerker van MEE Drenthe werkt een aantal uren in MEE Groningen in verband met extra inzet van de stafmedewerker MAVI van MEE Groningen in het kader van de realisatie van de HKZ. P&O De ervaringdeskundigen van het V!P (Vraag- en InformatiePunt geestelijke gezondheid) hebben binnen MEE Groningen inmiddels een plek gekregen. Eind 2006 is het V!P van Zorgbelang overgenomen, maar zaten de ervaringsdeskundigen in het jaar 2007 nog fysiek bij Zorgbelang aan het Hoendiep. De daadwerkelijke fysieke overgang wordt begin 2008 gerealiseerd, zodat de inbedding van het V!P binnen MEE Groningen verder vorm gaat krijgen. Ook dit jaar zijn er wederom een aantal notities en procedures opgesteld en ingevoerd. De procedure opleidingsplan is bijvoorbeeld geformaliseerd en opgenomen in het procedurehandboek van MEE Groningen. Eveneens is de notitie Agressie en Geweld vastgesteld. Deze notitie geldt voor alle medewerkers van MEE Groningen, stagiaires, vrijwilligers, cliënten en andere bezoekers. Ook derden die niet binnen de directe invloedssfeer van MEE Groningen vallen, zoals leveranciers of personeel van onderaannemers die diensten verlenen aan MEE Groningen vallen hier onder. Begin 2008 zal nieuw beleid omtrent internet- en verkeer gereed zijn. Preventiemedewerker De preventiemedewerker heeft in 2007 opnieuw verschillende werkplekken onderzocht. Na de verbouwing op de locatie in Veendam zijn opnieuw de werkplekken gecontroleerd. Voortkomend uit de Risico Inventarisatie & Evaluatie 2006 is in 2007 mevrouw D. Bruining van het GIMD in de verschillende teams van MEE Groningen uitgenodigd. Ze heeft een uitgebreide voorlichting gegeven over haar functie als vertrouwenspersoon voor MEE Groningen. De medewerkers hebben hierdoor naast de informatie over de functie ook een beeld van de persoon gekregen die de functie van vertrouwenspersoon uitvoert. De voorlichting is door de medewerkers als zeer positief en zinvol ervaren. Het ziekteverzuimpercentage in 2007 is 5,9 %. Dit percentage is ten opzichte van het jaar 2006 met 0,9% gestegen. Het gemiddelde verloop van het totale personeel is 7,1 %. MEE Groningen 20 Jaarverslag 2007