Gelderse Masters. I.C.F. Remmers Studentnummer augustus 2011 Hogeschool NCOI

Transcriptie

1 Gelderse Masters I.C.F. Remmers Studentnummer augustus 2011 Hogeschool NCOI HBO Communicatie, Module Communicatieplanning Docent: Mevrouw De Kroon

2 Voorwoord Voor u ligt het communicatieplan in het kader van de moduleopdracht voor de module Communicatieplanning van de opleiding HBO Communicatie bij de NCOI. Mijn naam is Ilse Remmers en ik ben sinds april 2008 werkzaam als secretaresse bij KNLTB regio Midden. Mijn werkzaamheden bestaan voornamelijk uit: ondersteuning van de coördinatoren Wedstrijdtennis, Tennisstimulering en Verenigingsmanagementondersteuning plannen en coördineren van cursussen communicatie naar verenigingen en leden webredacteur regio Midden mede organiseren Gelderse Masters coördinatie secretariaat / officemanagement coördinatie materiaaluitleen telefonisch en per advisering van vrijwilligers, verenigingen, wedstrijdleiders, competitieleiders, leden enz. algemene postverwerking Om mij verder te ontwikkelen ben ik opleiding HBO Communicatie bij de NCOI gaan volgen. Ik heb specifiek voor deze opleiding gekozen omdat ik graag een functie wil vervullen waarin ik mijn creativiteit, organisatorische en communicatieve kwaliteiten kan gebruiken. Als uitgangspunt voor dit communicatieplan heb ik gekozen voor het evenement de Gelderse Masters, wat sinds 1990 jaarlijks door een werkgroep van de Commissie Wedstrijdtennis in district Gelderland wordt georganiseerd. In dit communicatieplan wordt gekeken naar de bekendheid van de Gelderse Masters en op welke wijze communicatie ertoe kan bijdragen dat deze bekendheid in district Gelderland kan worden vergroot, zodat er meer draagvlak voor het evenement gecreëerd wordt. Graag wil ik van de gelegenheid gebruik maken om mijn collega s van KNLTB regio Midden te bedanken voor het meedenken, aanvullen en waar nodig corrigeren van de inhoud van dit communicatieplan. Speciale dank gaat hierbij uit naar Dave Blom, coördinator Wedstrijdtennis. Tevens gaat mijn dank uit naar Sander Koning, coördinator Kenniscentrum, voor zijn hulp bij het opstellen en uitvoeren van de enquête

3 Samenvatting De probleemstelling welke als uitgangspunt voor dit communicatieplan is vastgesteld luidt: Naast het versturen van de uitnodigingen aan degenen die zich gekwalificeerd hebben om voor deelname in aanmerking te komen, is een enkel persbericht de enige communicatieuiting geweest die tot nu toe is gedaan. Op dit moment (juni 2011) zijn de Gelderse Masters bij 60% van de actieve tennisspelers in district Gelderland bekend, waarvan slechts 35% op de hoogte is van de deelnamecriteria. KNLTB regio Midden wil zich er nu alsnog voor inzetten om de naamsbekendheid van en kennis over de Gelderse Masters te vergroten en systematisch bekend te houden onder de leden uit district Gelderland. Hier is de volgende communicatiedoelstelling voor geschreven: Om meer draagvlak voor het evenement de Gelderse Masters te creëren, wil KNLTB regio Midden de bekendheid verhoogd zien naar 75% in oktober 2011, waarvan 50% op de hoogte is van de deelnamecriteria. In dit communicatieplan wordt bekeken hoe communicatie ertoe kan bijdrage dat deze doelstelling gerealiseerd wordt. Voor het vaststellen van het percentage actieve tennisspelers in district Gelderland bij wie de Gelderse Masters bekend zijn, is kwantitatief onderzoek gedaan middels een schriftelijke enquête. De doelgroepen die geïnformeerd moeten worden over de Gelderse Masters zijn gesegmenteerd in interne en externe doelgroepen. De interne doelgroepen dienen door middel van een werkoverleg en/of een enthousiaste presentatie over het evenement op de hoogte gebracht te worden van de deelnamecriteria. Het doel hierbij is dat zij een positieve houding krijgen ten opzichte van de Gelderse Masters en als ambassadeur kunnen fungeren voor het evenement. Om de externe doelgroepen te bereiken zijn de volgende aanbevelingen gedaan: poster verspreiden onder de vereniging in district Gelderland met het verzoek deze in het clubhuis op te hangen; visitekaartjes verspreiden onder de wedstrijdleiding van toernooien in het district, met het verzoek deze aan de finalisten van de enkelspelcategorieën mee te geven; free publicity genereren in regionale/lokale (dag)bladen in het gehele district; het inzetten van de twitteraccount van KNLTB regio Midden; verjonging van de wedstrijdleiding; rouleren met de locatie, waardoor er meer draagvlak in het gehele district gecreëerd wordt; sponsoren werven zodat er meer financiële middelen beschikbaar komen, waardoor het evenement grootser kan worden opgezet

4 Inhoudsopgave Voorwoord Pag. 2 Samenvatting Pag. 3 Inhoudsopgave Pag Inleiding Pag De organisatie Pag Het evenement Gelderse Masters Pag Uitgangspunten voor het onderzoek Pag Methodes van onderzoek Pag Interne en externe analyse en communicatieonderzoek Pag Interne en externe analyse Pag Communicatieonderzoek Pag Onderzoeksresultaten Pag Communicatieplanning Pag Wat zijn de doelgroepen die geïnformeerd moeten worden Pag. 10 over de Gelderse Masters? 3.2 Wat zijn de communicatiedoelstellingen die op deze doelgroepen van toepassing zijn? Pag Welke communicatiestrategie is geschikt om deze doelgroepen te bereiken? Pag Welke boodschap moet er gecommuniceerd worden? Pag Welke communicatiemethoden en middelen zijn hiervoor geschikt? Pag Wat is het beschikbare budget? Pag Wat is de beschikbare tijd? Pag Evaluatie Pag Conclusies, aanbevelingen en implementatie Pag Conclusies Pag Aanbevelingen Pag Implementatie Pag Persoonlijke reflectie Pag Literatuurlijst Pag Bijlagen Pag Organigram Pag Dynamisch Speelsterkte Systeem (DSS) Pag Enquête Pag Onderzoeksresultaten Pag Poster Gelderse Masters Pag

5 1. Inleiding 1.1 De organisatie De Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (KNLTB) werd op 5 juni 1899 in het Poolsch Koffiehuis te Amsterdam opgericht door vijftien tennisverenigingen. De belangrijkste reden voor oprichting was coördinatie van verenigingsactiviteiten en internationale toernooien. Bij het veertigjarig bestaan verwierf de tennisbond het predicaat Koninklijk. Prins Bernard nam het beschermheerschap op zich. Tegenwoordig heeft de KNLTB bijna leden en vormt daarmee in grootte de tweede sportbond in Nederland. De KNLTB is een vereniging en heeft daarom een verenigingsstructuur. De Ledenraad is het hoogste orgaan, zij controleert het Bondsbestuur. Het Bondsbestuur wordt geadviseerd door Landelijke Commissies, die op hun beurt weer worden ondersteund door Landelijke Werkgroepen. In ieder district functioneert een districtsbestuur dat geadviseerd en ondersteund wordt door districtscommissies en districtswerkgroepen. De beroepsorganisatie ondersteunt de ledenraad, besturen, commissies en werkgroepen. De KNLTB bestaat dus uit een beroepsorganisatie en een bestuurlijke organisatie. In bijlage 1 vindt u de organisatie in een organigram weergegeven. Naast het bondsbureau in Amersfoort zijn er in het land vijf regiokantoren gevestigd; regio Midden (Veenendaal), regio Zuid (Den Bosch), regio Zuidwest (Zwijndrecht), regio Noordwest (Velserbroek) en regio Noordoost (Meppel). Missie KNLTB De KNLTB is de organisatie die staat voor het vergroten van de betekenis van tennis in de Nederlandse samenleving door verantwoordelijkheid te nemen voor de kwaliteit, ontwikkeling, promotie en organisatie van tennis als life-time sport voor iedereen op elk speelniveau. Visie KNLTB De KNLTB bevindt zich in een wereld die wordt beïnvloed door: bredere maatschappelijke ontwikkelingen waarvan in het bijzonder van belang individualisering, vergrijzing, commercialisering en informatisering. toenemende diversiteit onder sporters in behoeften, motieven, waarden en speelniveaus. Hierin heeft de KNLTB de ambitie uit te groeien tot een herkenbare, vitale, vraaggestuurde en maatschappelijk betrokken organisatie van en voor de tennissport. De KNLTB wil toegevoegde waarde bieden aan alle (actieve en potentiële) tennissers op recreatief, wedstrijd- en topniveau. Die toegevoegde waarde wil de KNLTB waarmaken ten behoeve van en via de tennisvereniging door het bevorderen van een open, gevarieerd en flexibel tennisaanbod dat gedurende het hele jaar toegankelijk is. Daarmee wil de KNLTB een optimale omgeving en competitie realiseren voor iedereen op elk spelniveau. Tennissers met bijzondere tenniskwaliteiten wordt de mogelijkheid geboden om hun talent te ontwikkelen

6 Zodoende wil de KNLTB de passie voor tennis vergroten, een hoog en stabiel marktaandeel in de tennissport realiseren en zijn positie als vooraanstaande en toonaangevende sportbond in Nederland versterken Het evenement Gelderse Masters Vanuit regiokantoor Midden worden de tennisverenigingen in de districten Gelderland en Utrecht bediend. In district Gelderland wordt sinds 1990 jaarlijks door een werkgroep van de Commissie Wedstrijdtennis de Gelderse Masters georganiseerd. Voor dit toernooi geldt geen open inschrijving; de beste acht heren en de beste acht dames in de enkelspelcategorieën 3, 4, 5, 6 en 7 en in de 40+ categorieën 5, 6 en 7 worden door of namens de KNLTB district Gelderland voor dit spektakel uitgenodigd om te strijden om de titel Gelderse Master. Voor deelname aan de Gelderse Masters komen de eerste 8 spelers die voorkomen op de ranglijst van de KNLTB, district Gelderland (o.b.v. rating) in aanmerking. Deze ranglijst wordt samengesteld aan de hand van de geregistreerde resultaten in het enkelspel tot medio oktober. Spelers dienen in minstens 3 Gelderse open seniorentoernooien aan het enkelspel te hebben deelgenomen om deelnemer aan de Gelderse Masters te kunnen zijn. Indien één of meer van de eerste 8 heren, c.q. 8 dames niet kan deelnemen, krijgt de nummer 9 het recht deel te nemen, enz. De rating van spelers wordt vastgesteld aan de hand van het Dynamisch Speelsterkte Systeem (hierna te noemen DSS). Uitleg over dit systeem vindt u in bijlage Uitgangspunten voor het onderzoek In dit onderzoek wordt gekeken naar de bekendheid van het evenement Gelderse Masters en naar mogelijkheden deze bekendheid in district Gelderland te vergroten. Probleemstelling: Naast het versturen van de uitnodigingen aan degenen die zich gekwalificeerd hebben om voor deelname in aanmerking te komen, is een enkel persbericht de enige communicatieuiting geweest die tot nu toe is gedaan. Op dit moment (juni 2011) zijn de Gelderse Masters bij 60% van de actieve tennisspelers in district Gelderland bekend, waarvan slechts 35% op de hoogte is van de deelnamecriteria. KNLTB regio Midden wil zich er nu alsnog voor inzetten om de naamsbekendheid van en kennis over de Gelderse Masters te vergroten en systematisch bekend te houden onder de leden uit district Gelderland (cognitief doel). 2 Doelstelling: Om meer draagvlak voor het evenement de Gelderse Masters te creëren, wil KNLTB regio Midden de bekendheid verhoogd zien naar 75% in oktober 2011, waarvan 50% op de hoogte is van de deelnamecriteria Olsthoorn A.C.J.M. & Velden, J.H. van der (2007). Elementaire communicatie, Strategie beleid uitvoering. Utrecht/Zutphen: ThiemeMeulenhoff. Pagina

7 Hoofdvraag: Hoe kan communicatie ertoe bijdragen dat deze doelstelling gerealiseerd wordt? Deelvraag 1: Wat zijn de doelgroepen die geïnformeerd moeten worden over de Gelderse Masters en de communicatiedoelstellingen die op deze doelgroepen van toepassing zijn? Deelvraag 2: Welke boodschappen moeten gecommuniceerd worden? Deelvraag 3: Welke communicatiestrategieën zijn geschikt om deze doelgroepen te bereiken? Deelvraag 4: Wanneer moeten welke communicatiemiddelen ingezet worden voor de communicatie naar de verschillende doelgroepen? 1.4 Methodes van onderzoek Het onderzoek bestaat voor een groot gedeelte uit een kwantitatief onderzoek in de vorm van een enquête onder actieve tennissers in district Gelderland. Voor het formuleren van de deelnamecriteria van de Gelderse Masters heeft er deskresearch plaatsgevonden. Daarnaast heeft er regelmatig overleg plaatsgevonden met Dave Blom, coördinator Wedstrijdtennis van KNLTB regio Midden. Hij is, samen met de Commissie Wedstrijdtennis, eindverantwoordelijk voor het evenement

8 2. Interne en externe analyse en communicatieonderzoek Moduleopdracht Communicatieplanning 2.1 Interne en externe analyse Na het vaststellen van de probleemstelling in de inleiding is het maken van een interne en externe analyse de eerste belangrijke stap in het communicatieplan. 3 Er is gekeken naar de sterke en zwakke punten van de Gelderse Masters (interne analyse), en naar de kansen en bedreigingen (externe analyse). De analyses zijn vervolgens samengebracht in een SWOTmatrix. 4 Voor de Gelderse Masters ziet deze matrix er als volgt uit: Sterktes Compacte toernooivorm Exclusiviteit Deelname op uitnodiging SWOT-matrix Gelderse Masters Zwaktes Vergrijzing van de wedstrijdleiding Vaste locatie Locatie niet centraal in district Afwijkende ondergrond tennisbaan Kansen Bedreigingen Verjonging van de wedstrijdleiding Afhankelijk van enthousiasme deelnemers Voorlichting geven Zwakke bezetting hogere categorieën dames 40+ Sponsoren werven Stimuleren om voldoende toernooien te spelen 2.2 Communicatieonderzoek Voor het vaststellen van het percentage actieve tennisspelers in district Gelderland bij wie de Gelderse Masters bekend zijn, is kwantitatief onderzoek gedaan. Kwantitatief onderzoek levert namelijk harde cijfermatige gegevens op. 5 Door middel van deskresearch is een query gemaakt van alle actieve tennissers in district Gelderland. Omdat gekeken wordt naar actieve tennissers, is als criterium aangehouden dat de tennisspelers in 2010 aan minstens 3 toernooien moeten hebben deelgenomen. Onder een steekproef van van deze actieve tennissers is een schriftelijke enquête gehouden. Deze enquête treft u aan in bijlage 3. Er is voor een schriftelijke enquête 6 gekozen omdat dat organisatorisch eenvoudig te realiseren is, het relatief goedkoop is, de respondent de vragenlijst in kan vullen wanneer hem dat schikt en de vragen duidelijk, ondubbelzinnig en beknopt gesteld kunnen worden. Een nadeel van een schriftelijke enquête is dat de respons vaak laag is, vandaar dat er gekozen is voor een steekproef in de grootte van tennissers. Verder kunnen er geen 3 Michels, W. (2008). Communicatieplanner. Groningen/Houten: Wolters/Noordhoff bv. Pagina Michels, W. (2008). Communicatieplanner. Groningen/Houten: Wolters/Noordhoff bv. Pagina Olsthoorn A.C.J.M. & Velden, J.H. van der (2007). Elementaire communicatie, Strategie beleid uitvoering. Utrecht/Zutphen: ThiemeMeulenhoff. Pagina Olsthoorn A.C.J.M. & Velden, J.H. van der (2007). Elementaire communicatie, Strategie beleid uitvoering. Utrecht/Zutphen: ThiemeMeulenhoff. Pagina

9 opinievragen en kennisvragen gesteld worden. Aangezien de opzet van deze enquête is om de bekendheid van de Gelderse Masters te toetsen, zijn dit soort vragen echter niet noodzakelijk. Wel is er bij de laatste vraag om een toelichting gevraagd; of men suggesties heeft om de bekendheid van de Gelderse Masters te vergroten Onderzoeksresultaten Uit de enquête blijkt dat 60% van de doelgroep wel eens van de Gelderse Masters gehoord heeft, waarvan 16,2% wel eens aan het evenement heeft deelgenomen. Van deze 60% is 34,8% bekend met de deelnamecriteria van de Gelderse Masters. Van de 16,2% die wel eens aan het evenement heeft deelgenomen, is 42,1% er actief mee bezig opnieuw voor deelname in aanmerking te komen. De suggesties die gegeven zijn om de bekendheid van de Gelderse Masters te vergroten zijn beoordeeld. Veel voorkomende suggesties om informatie te verspreiden zijn: via de tennisverenigingen via lokale/regionale media via De ideeën die van toegevoegde waarde kunnen zijn, zijn meegenomen in de aanbevelingen in hoofdstuk 4. De volledige onderzoeksresultaten zijn te lezen in bijlage

10 3. Communicatieplanning 3.1 Wat zijn de doelgroepen die geïnformeerd moeten worden over de Gelderse Masters? De communicatiedoelgroepen voor de Gelderse Masters zijn te segmenteren in interne en externe doelgroepen. De interne communicatiedoelgroepen zijn: Medewerkers KNLTB regio Midden Docenten cursus Verenigings Toernooi Leider (hierna te noemen VTL) Bondsgedelegeerden (hierna te noemen BGD; zij begeleiden vanuit de KNLTB de wedstrijdleiders van toernooien) De externe communicatiedoelgroepen zijn: Verenigingen Wedstrijdleiders toernooien Individuele leden Regionale (dag)bladen 3.2 Wat zijn de communicatiedoelstellingen die op deze doelgroepen van toepassing zijn? Communicatiedoelstellingen beschrijven de gewenste effecten in kennis, houding en gedrag die men bij de doelgroepen wenst te bereiken. 7 Daarbij is van belang dat een doelstelling SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) geformuleerd wordt en afgestemd is op de doelgroep. Voor wat betreft de bekendheid van de Gelderse Masters zijn de volgende communicatiedoelstellingen geformuleerd: Kennisdoelstelling: in oktober 2011 moet 75% van de actieve tennissers in district Gelderland bekend zijn met de Gelderse Masters, waarvan 50% op de hoogte moet zijn van de deelnamecriteria. Houdingsdoelstelling: in oktober 2011 moet 50% van de actieve tennissers in district Gelderland een positieve houding hebben ten opzichte van de Gelderse Masters. Gedragsdoelstelling: in oktober 2011 moet 10% van de actieve tennissers in district Gelderland er bewust mee bezig zijn om voor deelname aan de Gelderse Masters in aanmerking te komen. 3.3 Welke communicatiestrategie is geschikt om deze doelgroepen te bereiken? Om de strategie te bepalen is gebruik gemaakt van het communicatiekruispunt van A.A. van Ruler. Dit communicatiekruispunt bestaat uit de vier kwadranten informering, overreding, dialogisering en formering. 8 7 Michels, W. (2008). Communicatieplanner. Groningen/Houten: Wolters/Noordhoff bv. Pagina Ruler, B. van (1998). Strategisch Management van Communicatie, introductie van het Communicatiekruispunt. Alphen a/d Rijn: Kluwer. Pagina

11 Informering Het kwadrant van gecontroleerd eenrichtingsverkeer en de bekendmakingsstroom levert de basisstrategie informering op. De strategie van de zender is de beïnvloeding van het kennen, opdat de ander aan het denken wordt gezet, zich een mening kan vormen en desgewenst een besluit kan nemen over een bepaald onderwerp. Overreding Het kwadrant van gecontroleerd eenrichtingsverkeer en de beïnvloedingsstroom levert de basisstrategie overreding op. Het betreft hier de strategie van een zender die een ander wil overtuigen van het eigen gelijk. Dialogisering Het kwadrant van tweerichtingsverkeer en de bekendmakingsstroom levert de basisstrategie dialogisering op. Dialogisering is de faciliterende brugfunctie die op het ogenblik opgang doet bij interactieve beleidsvorming en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Deze strategie past evengoed bij het werkoverleg of de kleinschalige brainstorm. Formering Het kwadrant van tweerichtingsverkeer en de beïnvloedingsstroom levert de basisstrategie formering op. Formering past bij de beïnvloedende afstemmingsfunctie die in veel literatuur over public relations belangrijk wordt gevonden. Het zal vooral ingezet worden wanneer er conflicterende belangen zijn, als er belangrijke beslissingen genomen moeten worden en in tijden van crisis. Schematisch weergegeven ziet het communicatiekruispunt er als volgt uit: Fig. 3.3: Communicatiekruispunt van A.A. van Ruler In het kader van de communicatie omtrent de Gelderse Masters zal de basisstrategie informering ingezet worden. Om de bekendheid van de Gelderse Masters en de van toepassing zijnde deelnamecriteria a te vergroten, zal een bekendmakingsstroom op gang gezet moeten worden. Communicatie zal geschieden door eenrichtingsverkeer vanuit de KNLTB regio Midden naar de verschillende communicatiedoelgroepen

12 3.4 Welke boodschap moet er gecommuniceerd worden? Moduleopdracht Communicatieplanning De strategie wordt vertaald in een kernboodschap op het niveau van kennis, houding dan wel gedrag. Bij de keuze van de boodschap spelen twee samenhangende factoren een rol: de propositie (wat gaat men vertellen) en de toonzetting (schrijfstijl, vormgeving, intensiteit). Daarnaast moet de boodschap onderscheidend, begrijpelijk en herkenbaar zijn. 9 Met betrekking tot het evenement de Gelderse Masters betreft het een boodschap op kennisniveau; het wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Wie: Wat: Waar: Wanneer: Waarom: Hoe: KNLTB regio Midden Gelderse Masters De Schaapskooi te Bemmel Jaarlijks het laatste weekend van november Strijden om de titel Gelderse Master Informeren over deelnamecriteria 3.5 Welke communicatiemethoden en middelen zijn hiervoor geschikt? Communicatiemethoden kunnen op drie manieren in een plan worden verwerkt: via directe methoden, indirecte methoden of een multimediale aanpak. 10 Gelet op de diversiteit van de communicatiedoelgroepen is het gebruik van de multimediale aanpak aan te bevelen. Bij de multimediale aanpak neemt de organisatie een combinatie van directe en indirecte communicatiemethoden in haar communicatieplan op om eenzelfde boodschap over te brengen. Kenmerken van een multimediale aanpak zijn: Twee of meer communicatiemiddelen worden toegepast Mediagebruik sluit op elkaar aan Effectversterkend (doet beroep op verschillende zintuigen) Meer mensen worden bereikt Vergt fors budget Voor de keuze van communicatiemiddelen zijn de volgende omstandigheden bepalend: 11 Het communicatief vermogen van het medium Het bereik of de dekking van het medium De kosten van het medium De bekendheid van het medium bij de doelgroep De beschikbare tijd voor voorbereiding, productie en distributie De communicatiemiddelen zijn opgenomen in de communicatieplanning in tabel Olsthoorn A.C.J.M. & Velden, J.H. van der (2007). Elementaire communicatie, Strategie beleid uitvoering. Utrecht/Zutphen: ThiemeMeulenhoff. Pagina 116/ Olsthoorn A.C.J.M. & Velden, J.H. van der (2007). Elementaire communicatie, Strategie beleid uitvoering. Utrecht/Zutphen: ThiemeMeulenhoff. Pagina Olsthoorn A.C.J.M. & Velden, J.H. van der (2007). Elementaire communicatie, Strategie beleid uitvoering. Utrecht/Zutphen: ThiemeMeulenhoff. Pagina

13 Doelgroep Verenigingen Wedstrijdleiders toernooien Medewerkers KNLTB regio Midden BGD s Regionale (dag)bladen Individuele leden Communicatiedoeleinden Kennis: op de hoogte zijn van evenement en deelnamecriteria Houding: positief zijn t.o.v. evenement Gedrag: leden informeren en stimuleren Kennis: op de hoogte zijn van evenement en deelnamecriteria Houding: positief zijn t.o.v. evenement Gedrag: deelnemers informeren en stimuleren Kennis: op de hoogte zijn van deelnamecriteria Houding: positief zijn t.o.v. evenement Gedrag: ambassadeur zijn van evenement Kennis: op de hoogte zijn van deelnamecriteria Houding: positief zijn t.o.v. evenement Gedrag: ambassadeur zijn van evenement Kennis: op de hoogte zijn van evenement en deelnamecriteria Houding: positief zijn t.o.v. evenement Gedrag: artikel willen plaatsen over evenement Kennis: op de hoogte zijn van evenement en deelnamecriteria Houding: positief zijn t.o.v. evenement Gedrag: voor deelname in aanmerking willen komen Tijd Juni 2011 Juni 2011 Juni 2011 Juni 2011 Sept Sept Globale conceptuele strategie Informeren over deelnamecriteria; Directe communicatie; Wijzen op belang van juiste NAWgegevens in ledenadministratie i.v.m. versturen van uitnodigingen Informeren over deelnamecriteria; Directe communicatie. Directe communicatie Enthousiaste presentatie over evenement; Informeren over deelnamecriteria; Directe communicatie Informeren over deelnamecriteria; Aangeven dat spelers nog 1 maand de tijd hebben om zich te kwalificeren; Directe communicatie Informeren over deelnamecriteria; Aangeven dat ze nog 1 maand de tijd hebben om zich te kwalificeren; Directe communicatie Communicatiemiddel Informatie via ; Artikel in nieuwsbrief; Poster versturen Informatie via ; Attenderen op poster die naar de vereniging gestuurd is Werkoverleg Mondelinge presentatie door rayon-bgd Persbericht /brief naar tennissers die een hoge rating hebben, maar slechts 2 i.p.v. 3 toernooien gespeeld hebben en tennissers die qua rating in aanmerking zouden kunnen komen

14 Doelgroep Regionale (dag)bladen Docenten cursus VTL Communicatiedoeleinden Kennis: op de hoogte zijn van evenement en deelnamecriteria Houding: positief zijn t.o.v. evenement Gedrag: artikel willen plaatsen over evenement Kennis: op de hoogte zijn van deelnamecriteria Houding: positief zijn t.o.v. evenement Gedrag: ambassadeur zijn van evenement Tabel 3.5: Communicatieplanning Gelderse Masters Tijd Nov Dec (nieuwe serie cursusse n pas v.a. januari) Globale conceptuele strategie Informeren over deelnameveld en tijd en plaats van evenement; Directe communicatie Enthousiaste presentatie over evenement; Informeren over deelnamecriteria; Directe communicatie Communicatiemiddel Persbericht Mondelinge presentatie door coördinator Wedstrijdtennis en/of commissie Wedstrijdtennis 3.6 Wat is het beschikbare budget? De beste methode voor het budgetteren van communicatieplannen is taakstellend budgetteren. Daarbij wordt vastgesteld welke middelen en activiteiten nodig zijn om de communicatiedoeleinden te kunnen realiseren. 12 Voor het project de Gelderse Masters is een budget van ,00 per jaar beschikbaar. Met dit budget dient zowel de communicatie als de organisatie gefinancierd te worden. Het budget wordt als volgt verdeeld: Baanhuur 3.500,00 Prijzengeld 2.500,00 Ballen 500,00 Consumpties wedstrijdleiding & arbitrage 500,00 Maaltijden wedstrijdleiding & arbitrage 500,00 Gadgets 750,00 Onkostenvergoedingen wedstrijdleiding & arbitrage 800,00 Posters 650,00 Visitekaartjes 300, ,00 12 Olsthoorn A.C.J.M. & Velden, J.H. van der (2007). Elementaire communicatie, Strategie beleid uitvoering. Utrecht/Zutphen: ThiemeMeulenhoff. Pagina

15 3.7 Wat is de beschikbare tijd? De in het communicatieplan opgenomen activiteiten moeten in onderlinge samenhang in een bepaalde tijdsvolgorde worden uitgevoerd. De timing van de communicatieactiviteiten is hierbij erg belangrijk. 13 Om meer draagvlak voor de Gelderse Masters te creëren is de doelstelling gesteld dat de bekendheid van het evenement in oktober 2011 verhoogd is naar 75%, waarvan 50% op de hoogte is van de deelnamecriteria. Met deze doelstelling is rekening gehouden bij het ontwikkelen van het tijdschema in tabel 3.7. Communicatieactiviteit Wie Eindverantwoordelijk Wanneer Ontwerpen poster en Afd. Communicatie Coördinator Week visitekaartje Wedstrijdtennis Opdracht poster en Coördinator Coördinator Week 16 visitekaartje naar drukker Wedstrijdtennis Wedstrijdtennis Posters en visitekaartjes Secretaresse Secretaresse Week 18 versturen naar verenigingen Artikel voor op verenigingswebsite mailen naar verenigingen Coördinator Wedstrijdtennis Coördinator Wedstrijdtennis Week 20 Query maken van spelers met een hoge rating die 2 toernooien gespeeld hebben Persbericht met voorinformatie naar lokale/regionale media Spelers mailen n.a.v. query Query maken van spelers die minstens 3 toernooien gespeeld hebben Query verwerken en uitnodigingen voor deelname maken en versturen Afd. Automatisering Afd. Communicatie Coördinator Wedstrijdtennis Afd. Automatisering Coördinator Wedstrijdtennis Coördinator Wedstrijdtennis Coördinator Wedstrijdtennis Coördinator Wedstrijdtennis Week 35 Week 35 Week 36 Week 42 Secretaresse Secretaresse Week 43 Inschrijvingen verwerken Secretaresse Secretaresse Week Toernooi plannen en Wedstrijdleiding Commissie Week 46 speeltijden mailen naar deelnemers Wedstrijdtennis Persbericht met spelersveld Afd. Communicatie Coördinator Week 46 naar lokale/regionale media Wedstrijdtennis Informatie over spelersveld Coördinator Coördinator Week 46 per naar verenigingen Wedstrijdtennis Wedstrijdtennis Gelderse Masters Wedstrijdleiding Commissie Week 47 Wedstrijdtennis Persbericht met de winnaars Afd. Communicatie Coördinator Week 48 naar lokale/regionale media Wedstrijdtennis met de winnaars naar Coördinator Coördinator Week 48 verenigingen Wedstrijdtennis Wedstrijdtennis Tabel 3.7: Tijdschema Gelderse Masters 13 Olsthoorn A.C.J.M. & Velden, J.H. van der (2007). Elementaire communicatie, Strategie beleid uitvoering. Utrecht/Zutphen: ThiemeMeulenhoff. Pagina

16 3.8 Evaluatie Gedurende het project zullen de verschillende communicatieactiviteiten continue geëvalueerd worden. Waar nodig kunnen dan voor de volgende stap(pen) kleine aanpassingen doorgevoerd worden In december zal de eindevaluatie van het project plaatsvinden om te beoordelen of de gestelde communicatiedoelstellingen van kennis, houding en gedrag behaald zijn. Tevens wordt bekeken of de gekozen communicatiestrategie en middelen effectief en efficiënt zijn en hoe de samenwerking tussen de verschillende afdelingen is verlopen. De resultaten van de eindevaluatie zullen worden meegenomen in het communicatieplan voor

17 4. Conclusies, aanbevelingen en implementatie 4.1 Conclusies Als uitgangspunt voor dit communicatieplan is in hoofdstuk 1.3 de volgende doelstelling geformuleerd: Om meer draagvlak voor het evenement de Gelderse Masters te creëren, wil KNLTB regio Midden de bekendheid verhoogd zien naar 75% in oktober 2011, waarvan 50% op de hoogte is van de deelnamecriteria. De hoofdvraag die vervolgens beantwoord moest worden, luidt: Hoe kan communicatie ertoe bijdragen dat deze doelstelling gerealiseerd wordt? De deelvragen welke in hoofdstuk 1.3 zijn vastgesteld om het antwoord op de hoofdvraag te kunnen beantwoorden en ondersteunen, zijn in de voorliggende hoofdstukken reeds beantwoord. De gevonden antwoorden zijn als volgt beknopt samen te vatten: 1. De communicatiedoelgroepen zijn onder te verdelen in interne en externe doelgroepen. Onder interne doelgroepen vallen de medewerkers en vrijwilligers van de KNLTB, de externe doelgroepen betreffen leden, verenigingen en media. De communicatiedoelstellingen zijn: De actieve tennissers in district Gelderland bekend maken met de Gelderse Masters en op de hoogte brengen van de deelnamecriteria; De actieve tennissers in district Gelderland een positieve houding bezorgen t.o.v. de Gelderse Masters; Het laten stijgen van het aantal actieve tennissers, dat er bewust mee bezig is om voor deelname aan de Gelderse Masters in aanmerking te komen. 2. De boodschap die gecommuniceerd moet worden betreft een boodschap op kennisniveau; het wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe van het evenement. 3. In het kader van de communicatie omtrent de Gelderse Masters zal de basisstrategie informering ingezet worden. Om de bekendheid van de Gelderse Masters en de van toepassing zijnde deelnamecriteria te vergroten, zal een bekendmakingsstroom op gang gezet moeten worden. Communicatie zal geschieden door eenrichtingsverkeer vanuit de KNLTB regio Midden naar de verschillende communicatiedoelgroepen. 4. Wanneer welke communicatiemiddelen ingezet moeten worden voor de communicatie naar de verschillende doelgroepen is uitgewerkt in tabel 3.5; Communicatieplanning Gelderse Masters Het antwoord op de hoofdvraag is: Om de naamsbekendheid van en kennis over de Gelderse Masters te vergroten, zullen, naast de genoemde communicatie-uitingen in de probleemstelling in hoofdstuk 1.3, zowel de interne als de externe doelgroepen systematisch geïnformeerd moeten worden. Aanbevelingen hierover volgen in hoofdstuk

18 4.2 Aanbevelingen Voor het vergroten van de bekendheid van de Gelderse Masters is het aan te bevelen een poster van het evenement te verspreiden onder de verenigingen gelegen in district Gelderland, met het verzoek deze in het clubhuis op te hangen. Het is raadzaam de posters een paar weken voor aanvang van het toernooiseizoen (v.a. week 22) te versturen. Op het moment dat de toernooien plaatsvinden, hangen de posters dan overal. De poster die hiervoor ontworpen is vindt u in bijlage 5. Daarnaast is het aan te bevelen visitekaartjes te laten drukken en deze naar de wedstrijdleiding van de toernooien te versturen. Het verzoek aan de wedstrijdleiding is deze kaartjes bij de prijsuitreiking mee te geven aan de finalisten van de enkelspelcategorieën. Zo worden bij ieder toernooi de nummers 1 en 2 van de enkelspelcategorieën geconfronteerd met het evenement. Door dezelfde afbeelding als die op de poster te gebruiken, wordt de herkenbaarheid vergroot. Een voorbeeld van een visitekaartje ziet u in afbeelding 4.2. Afbeelding 4.2: visitekaartje Gelderse Masters, voorzijde & achterzijde Maak meer gebruik van free publicity in regionale/lokale (dag)bladen in het gehele district. Geef in september een persbericht uit met informatie over de Gelderse Masters en de mededeling dat tennissers nog een maand de tijd hebben om zich voor dit evenement te kwalificeren. Vervolgens kan er in november een tweede persbericht uitgaan met de gegevens van de deelnemers en na afloop een derde persbericht waarin de winnaars in de verschillende categorieën vermeld worden. Sinds 2 mei 2011 heeft KNLTB regio Midden een twitteraccount (@KNLTBmidden) met inmiddels 137 volgers. Stuur met enige regelmaat tweets over de Gelderse Masters met een link naar de informatie en de deelnamecriteria op de website. Het aantal volgers is groeiende

19 en mede doordat tweets regelmatig door volgers doorgestuurd worden, wordt het bereik van dit medium steeds groter. Uit de SWOT-matrix blijkt dat de vergrijzing van de wedstrijdleiding als een zwakte van de Gelderse Masters wordt gezien. Dit staat uiteraard los van de bekendheid van het evenement, maar de wedstrijdleiding is wel het visitekaartje van de KNLTB. Door voor enige verjonging van (een gedeelte van) de wedstrijdleiding te zorgen, zal het plannen van de wedstrijden met het toernooipakket en het versturen van s met speeltijden beter verlopen. Hierdoor wordt de communicatie naar de deelnemers verbeterd en zal het inzetten van de aanbevolen communicatiemiddelen eenvoudiger zijn. Tevens wordt het als een zwakte ervaren dat er van een vaste locatie gebruik wordt gemaakt, welke niet centraal in het district is gelegen. Door te rouleren met de locatie wordt er meer draagvlak in het gehele district gecreëerd. Het werven van sponsoren wordt als een kans gezien, omdat er dan meer financiële middelen beschikbaar komen waardoor het evenement grootser kan worden opgezet. Van belang is wel dat er sponsoren worden gezocht die geen conflicterende belangen hebben met (een van) de bestaande sponsoren van de KNLTB. 4.3 Implementatie Om tot een succesvolle communicatie rond een project te komen, moet aan een tweetal voorwaarden worden voldaan. In de eerste plaats moet een project zelf goed opgezet zijn. In de tweede plaats moet de communicatie voldoende prioriteit krijgen als belangrijk managementaspect. Het komt erop neer dat een goed opgezet project: Resultaat gericht is Een duidelijke fasering kent Een aantal van tevoren vastgelegde beslismomenten kent Continu beheerst wordt op de aspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie (beheerscyclus) Vertoont een project op een van vier hiervoor genoemde aandachtspunten gebreken, dan is er geen sprake meer van beheerste taakuitvoering. Het resultaat wordt dan niet gehaald en schiet waarschijnlijk zijn doel voorbij. Communiceren wordt dan moeilijk. 14 Dit project is resultaatgericht; het onderzoek is gericht op het realiseren van de doelstelling. Daarnaast kent het een duidelijke fasering en een aantal van tevoren vastgelegde beslismomenten, welke terug te vinden zijn in de communicatieplanning in tabel 3.5 en het tijdschema in tabel 3.7. Gedurende de looptijd van het project zal de beheerscyclus continu uitgevoerd worden. Zoals in de conclusie in hoofdstuk 4.1 vermeld, zal KNLTB regio Midden zowel de interne als de externe doelgroepen systematisch moeten informeren over de Gelderse Masters. Alleen op die manier kan de doelstelling bereikt worden om de bekendheid van het evenement te verhogen naar 75% in oktober 2011, waarvan 50% op de hoogte is van de deelnamecriteria. De medewerkers van het regiokantoor moeten zich hier bewust van worden en ambassadeur van het evenement worden. Dit geldt met name voor de Coördinator Wedstrijdtennis, maar 14 Olsthoorn A.C.J.M. & Velden, J.H. van der (2007). Elementaire communicatie, Strategie beleid uitvoering. Utrecht/Zutphen: ThiemeMeulenhoff. Pagina 474/

20 ook voor de secretaresse aangezien zij het eerste telefonische aanspreekpunt is. Daarnaast is medewerking van de afdeling Communicatie benodigd voor het opstellen van de persberichten en het ontwerpen van de posters en visitekaartjes. De verantwoordelijke voor het daadwerkelijk bereiken van deze samenwerking is de Coördinator Wedstrijdtennis. Aangezien we inmiddels in week 33 zitten, is de uitvoering van het project reeds gestart. Conform het tijdsschema in tabel 3.7 eindigt het project in week 48, waarna de evaluatie plaats zal vinden. De resultaten van deze eindevaluatie zullen verwerkt worden in het communicatieplan, zodat het in week 14 van 2012 weer opgepakt kan worden

21 5. Persoonlijke reflectie Mijn doel voor aanvang van de module Communicatieplanning was leren hoe je een communicatieonderzoek uitvoert en de uitkomst hiervan vervolgens verwerkt in een communicatieplan. Het opstellen, uitvoeren en analyseren van de enquête vond ik erg leuk om te doen en bovendien zeer leerzaam. Vooral het formuleren van de juiste vragen viel nog niet mee. Naast het kwantitatieve onderzoek in de vorm van de enquête heb ik nog deskresearch uitgevoerd voor het verkrijgen van relevante informatie. Ik heb me er qua tijd enigszins op verkeken hoeveel werk het is en tijd het kost om gedegen onderzoek te verrichten. Gedurende de opleiding heb ik geleerd dat een communicatieplan niet naar een einddoel geschreven moet worden naar wat je reeds in gedachten hebt, maar puur gebaseerd op de onderzoeksresultaten. Hier heb ik regelmatig bewust bij stil moeten staan, omdat het heel makkelijk is om op je eigen bevindingen terug te vallen. Dit is inmiddels het 3 e communicatieplan wat ik voor de opleiding HBO Communicatie heb geschreven. Door de ervaring die ik met de 2 andere communicatieplannen heb opgedaan, merkte ik dat ik makkelijker een begin kon maken met dit communicatieplan. Ook gaat de opbouw in grote lijnen me inmiddels beter af. De specifieke en gedetailleerde uitwerking is uiteraard per communicatieplan verschillend, maar ik vind het wel fijn werken als er al een grof raamwerk is. Een valkuil blijft dat ik het lastig vindt een juiste balans te vinden tussen werk, studie en ontspanning en dat ik teveel dingen tegelijk wil doen. Hier zal ik zeker aandacht aan moeten blijven besteden. Tegelijk met deze moduleopdracht moest ik mijn eindopdracht voor de opleiding schrijven, vandaar dat ik het inleveren van dit communicatieplan heb uitgesteld. Op deze manier heb ik mezelf in staat gesteld aan beide communicatieplannen de benodigde tijd en aandacht te kunnen besteden. Ondanks de reeds opgedane ervaring was het toch een grotere klus dan ik verwacht had. Ik vond het wel erg leuk om aan dit communicatieplan te werken en ben zeer tevreden met het eindresultaat. Ik ben erg benieuwd of de communicatiedoelstelling daadwerkelijk behaald wordt en naar de bevindingen tijdens eindevaluatie

22 6. Literatuurlijst Michels, W. (2008). Communicatieplanner. Groningen/Houten: Wolters/Noordhoff bv Olsthoorn A.C.J.M. & Velden, J.H. van der (2007). Elementaire communicatie, Strategie beleid uitvoering. Utrecht/Zutphen: ThiemeMeulenhoff Ruler, A.A. van (1998). Strategisch Management van Communicatie, introductie van het Communicatiekruispunt. Alphen a/d Rijn: Kluwer Geraadpleegde websites

23 7. Bijlagen Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Organigram Dynamisch Speelsterkte Systeem (DSS) Enquête Onderzoeksresultaten Poster Gelderse Masters

24 Bijlage 1: Organigram Ledenraad Bondsbestuur Algemeen Directeur Districtsbestuur Gelderland Algemeen Directeur Directeur Verenigingstennis manager Breedtetennis manager Wedstrijdtennis manager Beroepsopleidingen regiomanager Noordoost regiomanager Noordwest regiomanager Midden regiomanager Zuid regiomanager Zuidwest secretaresse regiokantoor administratief medewerker regiokantoor regiocoördinator Wedstrijdtennis regiocoördinator Tennisstimulering regiocoördinator Verenigingen projectcoördinator Lokale Samenwerking

25 Districtsbestuur Gelderland Districtscommissie Administratieve Overtredingen Districtscommissie Tennisstimulering Districtscommissie Wedstrijdtennis Districtscommissie Bondsjeugdopleiding Overige districtscommissies Districts werkgroep(en) Districts werkgroep(en) Districts werkgroep(en) Districts werkgroep(en)

26 Bijlage 2: Dynamisch Speelsterkte Systeem (DSS) Speelsterktebepaling Aan het eind van het tennisseizoen (half november) wordt voor ieder KNLTB-lid de nieuwe speelsterkte bepaald. Dit gebeurt op basis van de eindejaarsrating die voortkomt uit het gemiddelde van de behaalde resultaten gedurende het seizoen, eventueel gecorrigeerd met een acceleratiewaarde, dempingwaarde of inactiviteitwaarde. Na deze bepaling van de speelsterktes heeft iedere speler een nieuwe speelsterkte die een jaar hetzelfde blijft. Maar de actuele rating van de speler wijzigt in principe na iedere wedstrijd. Met onderstaand stroomschema kunt u per wedstrijd voor uzelf bepalen wat er wijzigt

27 Bijlage 3: Enquête Gelderse Masters True True 7 0 1) In hoeverre bent u bekend met de Gelderse Masters? Ik heb er wel eens van gehoord Ik heb wel eens mee gedaan Ik heb er nog nooit van gehoord Deze tekst wordt alleen in het voorbeeld getoond. Respondenten zien deze tekst niet. Deze vraag wordt alleen getoond als aan de volgende criteria is voldaan: In hoeverre bent u bekend met de Gelderse Masters? - Ik heb wel eens mee gedaan 2) Bent u er actief mee bezig om opnieuw voor deelname aan de Gelderse Masters in aanmerking te komen? Ja Nee Deze tekst wordt alleen in het voorbeeld

28 getoond. Respondenten zien deze tekst niet. Deze vraag wordt alleen getoond als aan de volgende criteria is voldaan: Moduleopdracht Communicatieplanning In hoeverre bent u bekend met de Gelderse Masters? - Ik heb wel eens mee gedaan of In hoeverre bent u bekend met de Gelderse Masters? - Ik heb er wel eens van gehoord 3) De eerste 8 spelers op de ranglijst van district Gelderland per oktober worden uitgenodigd voor de Gelderse Masters. Zij dienen min. 3 Gelderse open seniorentoernooien in het enkelspel te hebben gespeeld. Bent u bekend met deze deelnamecriteria? Ja Nee Deze tekst wordt alleen in het voorbeeld getoond. Respondenten zien deze tekst niet. Deze vraag wordt alleen getoond als aan de volgende criteria is voldaan: In hoeverre bent u bekend met de Gelderse Masters? - Ik heb er wel eens van gehoord of In hoeverre bent u bekend met de Gelderse Masters? - Ik heb er nog nooit van gehoord of In hoeverre bent u bekend met de Gelderse Masters? - Ik heb wel eens mee gedaan 4) Verdere informatie over de Gelderse Masters vindt u op district Gelderland, d, toernooien. Heeft u suggesties om de bekendheid van de Gelderse Masters verder te vergroten? Copyright All Rights Reserved

29 Gepubliceerd Bijlage 4: Onderzoeksresultaten 235 antwoorden van ( uniek) tot Enquête Gelderse Masters Alternatieven 1 wel eens van gehoord Percentage 43,8 Waarde 2 wel eens mee gedaan 16, Ik heb er nog nooit van gehoord 40,0 % Totaal

30 Alternatieven 1 Ja Percentage 42,1 Waarde 2 Nee 57,9 % 16 Totaal Alternatieven 1 Ja Percentage 34,8 Waarde 2 Nee 65,2 % 49 Totaal