Organiseer jij de 46 e Batavierenrace?

Transcriptie

1 Organiseer jij de 46 e Batavierenrace? 1

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 Contact Organisatie... 4 Algemene organisatie... 4 Organisatiecommissie... 4 Vaste commissies... 5 Wedstrijdsecretariaat (WS)... 5 Wedstrijdleiding (WL)... 5 Informatie Commissie (Icie)... 5 ebart... 5 Radioverbindingsdienst (RVD)... 5 Kas Commissie... 5 Raad van Advies (RvA)... 5 Bestuursmaanden Werkvelden... 7 Wedstrijd, Route & Veiligheid... 7 Externe betrekkingen & Faciliteiten Bestuursfuncties Ervaringen van oud OCers

3 1 Inleiding Leuk dat je belangstelling hebt voor de organisatie van de Batavierenrace! In dit document kun je informatie vinden over het organiseren van dit gigantische studentenevenement. Een Batavierenrace organiseren is meer dan alleen het afwerken van een draaiboek. Elk takenpakket heeft zo haar eigen uitdagingen. Eigen ideeën, inzichten en veranderingen kunnen toegevoegd worden en er mag gebroken worden met oude werkwijzen. Omdat je je eigen beleid schrijft is het mogelijk om dingen die jij belangrijk vindt naar voren te laten komen, je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan capaciteitsuitbreiding, duurzaamheid of het vergroten van het belang van de internationale competitie. Door taken te kiezen die goed bij jouw passen kun je je richten op de onderdelen waarvan jij het leuk vindt om ze te verbeteren en zo je eigen stempel te drukken op de Batavierenrace in jouw bestuursjaar. In dit document wordt allereerst de algemene structuur van de organisatie toegelicht, in hoofdstuk 2. Vervolgens zullen de werkvelden: Wedstrijd, Route & Veiligheid en Externe Betrekkingen & Faciliteiten in hoofdstuk 3 worden toegelicht. Ter afsluiting worden in hoofdstuk 4 de verschillende bestuursfuncties besproken. Tot slot: lijkt het je leuk om na het lezen van dit document, volgend jaar de Batavierenrace te gaan organiseren? Kom dan een keer vrijblijvend langs op het kantoor in jouw stad! Onder het genot van een kopje koffie of thee kun je dan al je vragen stellen en kijken hoe we werken. Vergeet uiteindelijk ook niet om je sollicitatiebrief + CV in te leveren. De sollicitatieperiode is open van 1 mei t/m 21 mei. Contact Commissie Enschede Bastille kamer 334 Postbus AE Enschede tel: enschede@batavierenrace.nl Commissie Nijmegen Heyendaalseweg 141 kamer (gang onder het Sportcentrum) 6525 AJ Nijmegen tel: nijmegen@batavierenrace.nl 3

4 2 Organisatie Algemene organisatie De Batavierenrace is een zelfstandige stichting. De Stichting Batavierenrace bestaat uit drie organen: het Stichtingsbestuur, Raad van Advies en de Organisatiecommissie (hierna: OC). Het stichtingsbestuur heeft als taak om de continuïteit door de jaren heen te waarborgen. De Raad van Advies is een groep oud OC leden die gevraagd en ongevraagd advies geven over o.a. nieuwe plannen van de Organisatiecommissie en coached in teambuilding. De taak van de Organisatiecommissie is om de race daadwerkelijk te organiseren. Zij onderhouden dan ook het contact met de vaste commissies en medewerkers. Stichtingsbestuur Organisatiecommissie Raad van Advies 8 Vaste Commissies 600 Medewerkers Figuur 1: Organogram van de stichting Batavierenrace Organisatiecommissie De Organisatiecommissie bestaat uit 10 personen: 5 in Enschede en 5 in Nijmegen. De verhouding tussen fulltimers en parttimers verschilt per jaar. Het is dus mogelijk om zowel een fulltime als parttime bestuursjaar bij de Batavierenrace te vervullen. Een aantal jaar geleden is er over gegaan op een nieuwe, 1-jarige structuur. Om de overdracht zo soepel mogelijk te laten verlopen, de continuïteit enigszins te waarborgen en te zorgen dat de nieuwe commissie over zoveel mogelijk kennis beschikt, willen we voor de komende editie jou als geïnteresseerde tijdens de race als medewerker laten meelopen. Hierdoor kun je op een leuke, andere manier meemaken wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van de Batavierenrace. 4

5 Vaste commissies Om de Organisatiecommissie te ondersteunen met het organiseren van de race zijn er 9 commissies met elk hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Hieronder volgt van elke commissie in het kort wat ze doen. Wedstrijdsecretariaat (WS) Het Wedstrijdsecretariaat is verantwoordelijk voor een correcte einduitslag van de Batavierenrace. Daarnaast heeft zij een adviserende taak ten aanzien van bijvoorbeeld de vaststelling van het Wedstrijdreglement, het Inschrijvingsreglement en de teksten in de ploegleidersbrieven. Wedstrijdleiding (WL) De Wedstrijdleiding heeft tijdens de race de verantwoordelijkheid over de veiligheid en de voortgang van de race. Door het jaar heen werken zij aan protocollen om deze veiligheid te waarborgen. Informatie Commissie (Icie) De Informatie Commissie onderhoudt de website en begeleidt de organisatie in het gebruik ervan. Verder zorgen zij voor de online uitslagenpresentatie, het fotoplan, de Centrale Database met alle gegevens tijdens de race en e-bata, het inschrijfsysteem. ebart De ebart commissie is verantwoordelijk voor het tijdsregistratiesysteem van de Batavierenrace genaamd BART; het Batavierenrace Automatisch Registrerend Tijdwaarnemingssysteem. Radioverbindingsdienst (RVD) De RVD is verantwoordelijk voor alle communicatiekanalen in de race. Zij plaatst en onderhoudt alle communicatiemiddelen van zendrelais tot portofoons, en zorgt dat deze allemaal zo goed mogelijk functioneren. Kas Commissie De KasCommissie controleert de penningmeester en zijn of haar boekhouding en kijkt op deze manier of de financiële gang van zaken bij de Batavierenrace klopt. Dit moet gerapporteerd worden aan de Organisatiecommissie en aan het Stichtingsbestuur. Raad van Advies (RvA) De Raad van Advies vormt een vraagbaak die de continuïteit van de Batavierenrace waarborgt middels het geven van advies aan de Organisatiecommissie, waarbij zij het huidige beleid plaatst in historisch perspectief en lange-termijnbeleid. 5

6 Medische Commissie De Medische Commissie gaat over alle medische zaken in de race. Niet alleen de artsen in de race en op de herstarts worden door hen geregeld, ook de protocollen bij warm/slecht weer worden door hen opgesteld. Motorrijders en reserverijders De motorrijders zorgen voor de beveiliging van de route en het parkeerbeheer op de wisselpunten. Daarnaast geven de motorploegleiders en reserverijders advies over mogelijke routewijzigingen. Bata4life commissie Deze commissie is zowel in Njimegen als Enschede gevestigd en draagt zorg voor het vergroten van de naamsbekendheid van de Bata4life-actie. Door middel van het opzetten en uitvoeren van een media- en communicatieplan en het zelf organiseren van acties om geld in te zamelen, wordt geprobeerd iedere deelnemer aan de Batavierenrace bij de Bata4life-actie te betrekken. Bataradio Bataradio is hét radiostation van de Batavierenrace. Zij zijn het hele jaar bezig om te zorgen dat er tijdens de gehele race voor een goed gevuld radioprogramma te horen is via Enschede FM, batavierenrace.nl en via de officiële Batavierenapp. Bestuursmaanden Zowel in Nijmegen als in Enschede kun je bestuursmaanden/activismebeurzen aanvragen voor je bestuursjaar bij de Batavierenrace. De regelingen verschillen per universiteit en het aantal beurzen wordt ieder jaar opnieuw bepaald en toegewezen. Als je hier meer over wilt weten, dan kun je dit het beste even navragen bij de huidige Organisatiecommissie in je stad. 6

7 3 Werkvelden De organisatie van de Batavierenrace is grofweg verdeeld over twee gecombineerde werkvelden die in zowel Enschede als Nijmegen aanwezig zijn: Wedstrijd, Route & Veiligheid Externe betrekkingen & Faciliteiten Van oorsprong zijn er 4 mensen actief op het werkveld Wedstrijd, Route & Veiligheid en 6 op Externe betrekkingen & Faciliteiten. Bij voorkeur is in iedere stad een fulltimer per werkveld actief. Wanneer je interesse hebt in de organisatie kun je je voorkeur voor een werkveld aangeven. In de volgende paragraaf worden de twee werkvelden kort beschreven. Naast de twee werkvelden zijn er ook een aantal overlappende taken of taken die niet binnen een specifiek werkveld vallen. Deze taken vallen onder de algemene taken. Een voorbeeld hiervan is het maken van het deelnemersboekje. Hiervoor schrijf en verzamel je teksten bijvoorbeeld voorwoorden, advertenties en plattegronden. Daarnaast ontwerp je ook de layout. Aan het deelnemersboekje wordt gewoonlijk met meerdere mensen gewerkt, verspreid over de twee werkvelden omdat beide een bijdrage aan het boekje leveren. Een ander voorbeeld van een algemene taak is het uitzoeken en bestellen van de commissiekleding. Wedstrijd, Route & Veiligheid Het werkveld Wedstrijd, Route & Veiligheid omvat alles van de Batavierenrace dat te maken heeft met het wedstrijdelement, tijdsregistratie, route, medewerkers, en de veiligheid van deelnemers en medewerkers. Hierbij kun je denken aan het werven van ploegen, het registreren van de tijden en het organiseren van de Universiteitscompetitie. Medewerkers zijn hierbij onmisbaar, dus veel medewerkersgroepen (bijvoorbeeld de motorrijders) vallen ook binnen dit werkveld. Het leuke van dit werkveld is dat je erg nauw betrokken bent bij de elementaire zaken die nodig zijn om de Batavierenrace te organiseren. Naast deelnemende ploegen en een tijdwaarnemingsysteem heb je voor een estafetteloop ook een route nodig. Om ervoor te zorgen dat ploegen ook meedoen aan de volgende editie geeft dit werkveld ook de nodige aandacht aan de veiligheid van lopers en medewerkers. Daarnaast zorgt dit werkveld ook dat de route na de race netjes wordt achtergelaten zodat de volgende editie ook weer gebruik mag maken van de route. Externe betrekkingen & Faciliteiten Wanneer je in het werkveld Externe Betrekkingen & Faciliteiten werkzaam bent, ben je in eerste instantie verantwoordelijk voor de presentatie van de Batavierenrace naar buiten. Het is belangrijk dat de Batavierenrace op een juiste manier gepresenteerd wordt aan deelnemers, sponsoren, subsidiegevers, vergunningverlenende instanties, internationale teams, de media etc. Een goed imago is moeilijk op te bouwen, maar snel weer kapot te maken. Contacten opbouwen en vooral onderhouden is hier een kernfactor van. Daarnaast heeft dit werkveld de belangrijke taak om subsidies en sponsoring binnen te halen. Zonder geld kan de Batavierenrace immers niet georganiseerd worden. Maar ook de randvoorwaarden rondom de race moeten geregeld worden, dit is het faciliteiten gedeelte. 7

8 Denk hierbij aan aankleding/acts rondom de start, herstarts en finish. Maar ook onmisbare zaken zoals het regelen van eten en slaapplaatsen voor deelnemers en medewerkers. Het leuke van dit werkveld is dat je in korte tijd met een erg groot aantal instanties te maken krijgt, zowel op als buiten de beide campussen. Daarnaast laat dit werkveld veel ruimte voor eigen creativiteit en inzet. 8

9 4 Bestuursfuncties Naast de genoemde werkvelden, zijn er ook enkele bestuursfuncties bij de Batavierenrace. Het betreft hier de voorzitter, vice-voorzitter, secretaris en penningmeester. Wie welke functie vervult is een eigen keus en wordt na een overleg voor het nieuwe bestuursjaar vastgesteld. Er zijn wel enkele voorwaarden en gebruiken. De voorzitter en vice-voorzitter zijn commissieleden in beide steden, zodat elke stad een voorzitter heeft. Het is wenselijk dat beide voorzitters fulltime zijn. De verschillende voorzitterstaken (vergaderingen voorzitten, agenda s opstellen, teambuilden) kunnen verdeeld worden onder de twee voorzitters. De voorzitter daarnaast geacht zoveel mogelijk het overzicht te hebben over alle activiteiten. De penningmeester vervult een belangrijke functie. Als nieuwe penningmeester maak je samen met de vorige penningmeester een begroting voor het komende jaar. Het is jouw verantwoordelijkheid om door het jaar heen de boekhouding bij te houden en op ieder gewenst moment een overzicht te kunnen geven hoe de financiële zaken ervoor staan. Je zorgt ervoor dat alle rekeningen betaald worden en alle facturen opgesteld worden. Aan het eind van het jaar maak je de afrekening en presenteer je deze voor het Stichtingsbestuur en de Organisatiecommissie. De secretaris is verantwoordelijk voor alle belangrijke documentatie. Zo verzorgt de secretaris de notulen van de Grote Vergadering (vergadering met de gehele OC uit Enschede en Nijmegen) en Mega-GV s (Grote Vergadering met alle commissies). Daarnaast houd je het archief van de Batavierenrace bij. Hierin komen alle zaken die wat met de Batavierenrace te maken hebben en die nuttig of leuk zijn. Daarnaast ben je vaak betrokken bij het vernieuwen of opstellen van officiële stukken/akten. Wat betreft de medewerkers zorg je voor een nieuwsbrief. Deze wordt gedurende het jaar een aantal keer verspreid onder de medewerkers, ouders en andere betrokkenen en vertelt de nieuwste ontwikkelingen in de organisatie en de gevolgen daarvan voor de race. 9

10 5 Ervaringen van oud OC ers De Batavierenrace organiseren.. Doen! Het organisatiejaar van Anouk Kruiswijk (40e Batavierenrace) Mijn bachelor Geneeskunde had ik bijna op zak. Alles ging eigenlijk wel voorspoedig: ik haalde mijn punten; ik zat in de sportcommissie van mijn studievereniging; ik gaf mijn mening over studievakken als jaarvertegenwoordiger; ik ging graag stappen.. Maar in enkele maanden zou dat over zijn. Ik moest eraan geloven: stage, oftewel drie jaar lang coschappen lopen. Natuurlijk zou het allemaal wel goed komen, maar er knaagde iets. Ik was 21 jaar en ik wilde nog helemaal niet als bijna-dokter aan de slag.. Wat moesten ze wel denken van een broekie van 21? Daar ontwikkelde mijn idee om een bestuursjaar te gaan doen. Maar wat dan? Een logische stap zou zijn om bij de studievereniging te solliciteren.. Of misschien toch bij een sportvereniging? De sportraad? Maar toen zag ik hem: hangend aan een boom in het zonnetje. Een poster met Organiseer jij de 40 e Batavierenrace?. Ik wist het! Al twee jaar was ik ploegleider geweest en de grote georganiseerde chaos van de Batavierenrace met 8500 deelnemers en 600 vrijwilligers zou ik héél graag zelf organiseren! Waarom een bestuursjaar bij de Batavierenrace? Met tien studenten toewerken naar de grootste hardloopestafette ter wereld is niet alleen super gaaf, ik heb er door het jaar heen heel veel van geleerd. Bijvoorbeeld op het gebied van organisatorische en communicatieve vaardigheden waar je ook later veel aan hebt, maar die je tijdens je studie niet leert: beslissingen nemen, vergaderingen voorzitten, contacten met externen, etc. Want, heb jij al eens 600 medewerkers aangestuurd? Of contact gehad met 350 ploegleiders? Of gesprekken gevoerd met externe partners op het gebied van sponsoring? Daarnaast is de Batavierenrace, met bekendheid in heel het land, een professionele organisatie (inclusief stichtingbestuur en veel externe contacten), maar wel in combinatie met echte studentengezelligheid. Je organiseert niet alleen met studenten uit jouw stad, maar de talenten van de universiteiten en HBO s van Nijmegen en 10

11 Enschede worden samengevoegd, wat het organiseren van de Batavierenrace nog unieker en uitdagender maakt. Wat vervolgens erg mooi is aan het organiseren van de Batavierenrace is het enthousiasme van de vrijwillige medewerkers. Tijdens de Batavierenrace zijn er rond de 600 medewerkers actief, maar het hele jaar door zijn er verschillende vaste commissies die meewerken aan het grote succes. Als organisatiecommissie coördineer jij deze commissies, vergader je met ze en zorg je samen voor het soepel verlopen van de race. De race zelf heb ik met een grote lach op mijn gezicht meegemaakt. Je ziet dat alles wat je het jaar hebt gedaan op zijn plaats valt, alle beslissingen die je hebt genomen worden uitgevoerd en vooral dat echt iedereen aan het genieten is. Geweldig! Ik heb geen moment spijt gehad van mijn keuze en ik hoop écht dat jij dezelfde keuze maakt! Tot de volgende Batavierenrace?! 11