Raadsvoorstel. Gemeenteraad 30 oktober Kerkdriel, 12 september Onderwerp Uitkomst aanbesteding beheer en exploitatie MFC De Kreek

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Gemeenteraad 30 oktober Kerkdriel, 12 september 2014 Onderwerp Uitkomst aanbesteding beheer en exploitatie MFC De Kreek Beslispunten 1. Kennis te nemen van de aanbestedingsprocedure waaruit blijkt dat de aanbieding van Optisport project b.v. de economische meest voordelige aanbieding is; 2. De jaarlijkse exploitatiebijdrage van ,- op te nemen in de meerjaren begroting om hiermee gunning aan Optisport project b.v mogelijk te maken; 3. In te stemmen met een eenmalig bedrag van ,- in 2015 om de overdracht van het beheer, de exploitatie en de liquidatie van stichting De Kreek ambtelijk te ondersteunen. Inleiding In 2012 is er op basis van een drie-stappenplan gestart met het vinden van een definitieve oplossing voor De Kreek. Het ging daarbij om de volgende drie stappen: 1. Onderzoeksfase; 2. Bestuurlijke overgangsperiode; 3. Toekomstvisie, definitieve oplossing. Op 5 september 2013 heeft de gemeenteraad een besluit genomen over stap 3: de definitieve oplossing voor De Kreek. U heeft toen onder andere besloten om: De huidige voorziening MFC De Kreek trachten te behouden door het uitvoeren van variant 1 (zie bijlage raadsvoorstel 5 september 2013) met als uitgangspunt het huidige subsidiebedrag. Het college te verzoeken zo spoedig mogelijk te starten met een aanbestedingsprocedure voor de privatisering van de exploitatie van MFC De Kreek door een derde / commerciële partij. In dit raadsvoorstel informeren wij u over de uitkomst van de aanbestedingsprocedure. Hierbij heeft u de keuze om ja of nee te zeggen tegen de economisch meeste voordelige inschrijving uit deze procedure. Aanbesteding Uitgangspunt van de aanbesteding is variant 1 waarin getracht wordt De Kreek als unieke voorziening met al haar activiteiten te behouden voor de Bommelerwaard. In uw besluitvorming van 5 september 2013 verzoekt u het college eerst de aanbestedingsprocedure op te starten alvorens een financieel kader vast te leggen. Daarbij geeft u aan dat de uitkomst van de onderhandelingen leidend zou moeten zijn voor het bepalen van het definitieve financiële kader en eerst maar af te wachten waarmee de marktpartijen komen. In de meerjarenbegroting is ,- als totaal bedrag opgenomen. Procedure Om te komen tot een optimale uitkomst is er gekozen de procedure op te bouwen uit een selectiefase, onderzoeksronde en een inschrijvingsfase. In de selectiefase wordt aan de hand van de selectieleidraad getoetst of de marktpartijen voldoen aan de selectie eisen. De partijen die voldoen aan de eisen zijn toegelaten tot de onderzoeksfase. In de onderzoeksfase is alle benodigde informatie over de exploitatie van De Kreek, gedeeld met de geselecteerde partijen. Aan de hand van deze informatie hebben de marktpartijen de gelegenheid gekregen alternatieven aan te dragen voor de inschrijvingsleidraad. Met deze input is de inschrijvingsleidraad verder uitgewerkt en zijn de geselecteerde marktpartijen uitgenodigd aan de hand van de definitieve inschrijvingsleidraad een aanbieding te doen.

2 De procedure geeft marktpartijen de ruimte om mee te denken over een optimale exploitatie. Door de inschrijvingsleidraad niet vooraf vast te stellen is de mogelijkheid ontstaan om gaande het proces de uitgangspunten en randvoorwaarden aan te passen. Marktpartijen kunnen alternatieven aandragen voor de gestelde uitgangspunten&randvoorwaarden en aangeven wat de financiële winst is als bepaalde voorwaarden worden versoepeld of weggelaten. Daarbij is in deze vorm de mogelijkheid ontstaan om u als raad actief te betrekken in de procedure. Voor de belangrijke beslismomenten (vaststellen selectie- en inschrijvingsleidraad en opstellen raadsvoorstel) is er dan ook een bijeenkomst met de fractiespecialisten belegd. Hierdoor is het mogelijk geweest een betere afweging te maken of bepaalde voorwaarden in verhouding staan tot de kosten hiervan. Definitieve inschrijvingsleidraad Op 8 juli 2014 heeft het college de inschrijvingsleidraad vastgesteld. De leidraad kan gezien worden als het 'bestek' voor het beheer en de exploitatie van MFC de Kreek. Hierin is vastgesteld wat de gemeente verwacht van de inschrijver en waar hij tijdens de concessie aan moet voldoen. Met de input uit de gesprekken met de fractiespecialisten, het college en de marktpartijen zijn de randvoorwaarden en uitgangspunten opgesteld. In de bijlage is de gehele leidraad terug te vinden Samenvattend moet gedacht worden aan: Risico en garanties Uitgangspunt is dat het beheer&exploitatie van MFC de Kreek risicodragend wordt aanbesteed. Dit betekent dat alle risico's binnen de exploitatie voor rekening komen van de exploitant. Om dit risico vorm te geven wordt onder andere: In de beheer- en exploitatieovereenkomst ontbindende voorwaarden en een boeteclausule opgenomen; Verschillende boetebepalingen en garanties opgenomen om kwaliteitscriteria af te dwingen en faillissement te voorkomen; Een weerstandsvermogen van ,- gevraagd als reserve voor het exploitatierisico s. Dit weerstandvermogen is het feitelijke financiële risico van de exploitant; Een continuïteitsgarantie gevraagd dat in geval van een faillissement de exploitant (moeder maatschappij) er aan gehouden is om de exploitatie nog voor een periode van 9 maanden ongestoord voort te zetten. Verhuur en onderhoud MFC De Kreek wordt door de gemeente (als toekomstig eigenaar) verhuurd aan de exploitant op basis van de huurovereenkomst. Voor zover de huur lager is dan of gelijk is aan de door de gemeente te betalen exploitatiebijdrage, wordt de huur verrekend met de exploitatiebijdrage. Uitgangspunt is dat de gemeente als (toekomstig) eigenaar verantwoordelijk is voor het groot onderhoud van MFC de Kreek. De exploitant is als huurder/gebruiker verantwoordelijk voor het klein onderhoud. Op basis van een meerjarige onderhoudsplanning en demarcatielijst is aangegeven wie waar verantwoordelijk voor is. De exploitant is verplicht MFC De Kreek op het huidige kwaliteitsniveau te onderhouden en in stand te houden. De gemeente controleert en bewaakt de uitvoering van het huurderonderhoud, middels een jaarlijkse schouw. Gebruik Het uitgangspunt voor het gebruik is dat de exploitant de huidige activiteiten, de huidige planning en het huidige gebruik door scholen, instellingen en verenigingen dient voort te zetten. Dit is vastgelegd in de inschrijvingsleidraad waar de exploitant aan gehouden is. Indien er overeenstemming is met een gebruiker of gebruikers, mag van dit uitgangspunt worden afgeweken. Voor het zwembad en een aantal multifunctionele ruimtes wordt afgeweken van bovenstaand uitgangspunt. Hierbij gedacht worden aan: De exploitant mag de activiteiten in het zwembad aanpassen aan de marktsituatie. Voor zover dit leidt tot een beperking van het aanbod en de openstelling, mag deze beperking niet meer dan 8 uur per week bedragen. De uren dat scholen, verenigingen of instellingen het zwembad huren mogen zonder instemming van de partijen niet door exploitant gewijzigd worden. Het staat de exploitant vrij om de multifunctionele ruimten op de begane grond, die zijn aangeduid met de nummers 024, 025, 027 tot en met 035 en 067, een andere functie en bestemming te geven, mits en voor zover: Pagina 2 van 6

3 o o o o de gebruikers van die ruimte of ruimten een gelijkwaardige vervangende ruimte of ruimten is aangeboden, tegen gelijkwaardige of betere voorwaarden, waarover zij kunnen beschikken op dezelfde tijdstippen waarop zij de ruimten nu gebruiken; de vervangende ruimte zich in MFC de Kreek of in ieder geval in de kern Kerkdriel bevindt, tenzij de gebruiker voor een andere plaats opteert; de ruimte of ruimten een invulling en functie krijgt die bijdraagt aan de sportieve en/of recreatieve identiteit van de MFC De Kreek; dit past binnen de maatschappelijke functie van MFC de Kreek; Tarieven De exploitant is gehouden de huidige tarieven voor gebruik en activiteiten te blijven hanteren. De exploitant mag deze tarieven jaarlijks per 1 januari indexeren maximaal volgens de consumentenprijsindex van het voorgaande jaar. De exploitant is vrij om de tarieven van nieuwe activiteiten naar eigen inzicht vast te stellen. Personeel De exploitatie die door de exploitant wordt voortgezet, wordt gezien als overgang van onderneming, zoals bedoeld in het Burgerlijk Wetboek, boek 7, artikel 662 e.v. Alle huidige medewerkers zullen in dienst treden bij de exploitant, waarbij de CAO Recreatie wordt gehanteerd. Interactie en verslaglegging Ter verslaglegging en controle van de exploitatiebijdrage wordt de exploitant geacht de volgende informatie te verstrekken / acties te ondernemen: Een jaarrekening met een goedkeurende controleverklaring Een jaarverslag Minimaal 2 maal per jaar overleg over relevante beleidsontwikkelingen en beleidsvoornemens. Een jaarlijks afschrift van het vernieuwde certificaat van het Keurmerk Veilig en Schoon; De halfjaarlijkse verklaring van voldoende resultaat voor de schoonmaak van MFC De Kreek. Aanbiedingen Op 20 augustus 2014 zijn de aanbiedingen van de marktpartijen ontvangen. Om de economische meest voordelige inschrijving (EMVI) te bepalen zijn in de inschrijvingsleidraad beoordelingscriteria opgenomen. Een vooraf samengestelde beoordelingscommissie (waarin verschillende disciplines ambtelijk zijn vertegenwoordigd) heeft de inschrijvingen beoordeeld. Op basis van deze beoordeling was een fictieve korting te behalen op het inschrijvingbedrag van maximale 35%. De economisch meest voordelige inschrijving is gedaan door Optisport project b.v. Optisport heeft ingeschreven met een jaarlijkse exploitatiebijdrage van de gemeente aan Optisport van ,- In het raadsvoorstel van 5 september 2013 werd uitgegaan van een totaalbedrag voor De Kreek tussen de en ,-. Dit bedrag is opgebouwd uit: ,- Kapitaallasten ,- Totale onderhoudslasten 0,- tot ,- Exploitatiebijdrage ,- tot ,- Totaal Onderdeel van de aanbesteding is een demarcatielijst waarin aangegeven wordt wie verantwoordelijk is voor het betreffende onderhoud. Een deel van het onderhoud is de verantwoordelijkheid van de eigenaar (gemeente) en een deel van de huurder (exploitant). Dit betekent dat in de exploitatiebijdrage van Optisport het onderhoud waar de exploitant verantwoordelijk voor is, is opgenomen. Dit geeft het volgende beeld over de totale bijdrage aan De Kreek: ,- Kapitaallasten ,- Onderhoudslasten eigenaar ,- Exploitatiebijdrage (inclusief onderhoudslasten huurder) ,- Totaal Het totale bedrag van ,- ligt tussen de in het raadsvoorstel van 5 september 2013 genoemde bedragen van en ,- maar boven het in de meerjarenbegroting opgenomen bedrag van ,- Alternatieven Pagina 3 van 6

4 In dit raadsvoorstel vragen wij u een besluit te nemen over de uitkomst van de aanbesteding. Hierbij heeft u de keuze om ja of nee te zeggen tegen de economisch meeste voordelige inschrijving uit de aanbestedingsprocedure. Een mogelijk nee heeft echter wel gevolgen voor de huidige situatie. Op dat moment moet er opnieuw gekozen worden wat de toekomst is van De Kreek. Hierbij verwijzen wij u als eerste naar de vier scenario's zoals beschreven in het raadsvoorstel van 5 september Concreet kan er gedacht worden aan de volgende scenario's. Onderstaande scenario's geven een indicatie van de werkzaamheden, tijdspad en te verwachten kosten maar zijn globaal en op hoofdlijnen uitgewerkt: Nieuwe aanbestedingsprocedure In de huidige aanbesteding is het bedrag van ,- meegegeven als uitgangspunt waarbij uitgangspunten&randvoorwaarden zijn gesteld aan het gebruik en de functie van De Kreek. Een mogelijkheid is om de ,- als plafondbedrag mee te geven in de uitvraag en voor de exploitanten geheel vrij te laten binnen de exploitatie van De Kreek. Dit betekent dat er geen zekerheden in worden gebouwd over het huidige gebruik en tariefstelling zoals eerder gemeld in dit voorstel. Gezien alle onderzoeken die verricht zijn naar De Kreek hebben wij de verwachting dat in deze variant het zwembad in ieder geval gesloten wordt. Bij de keuze voor deze variant moet rekening worden gehouden dat de overdracht naar een nieuwe exploitant op z'n vroegst 1 juli 2015 kan plaatsvinden maar waarschijnlijk pas 1 januari Dit betekent dat het interim-bestuur gevraagd moet worden in 2015 de dagelijkse gang van zaken waar te nemen. Voor 2015 betekent dit de volgende kosten: ,- Totaal bedrag De Kreek; p.m.,- Begeleiding aanbesteding, ambtelijke inzet en interim-bestuur De Kreek. Direct sluiten zwembad Om zo spoedig mogelijk een totaal bedrag van maximaal ,- te bewerkstelligen voor De Kreek is sluiting van het zwembad de meest reëel optie. Er kan gekozen worden om het zwembad vanaf 1 juli 2015 (eerder is gezien de verkochte kaartjes en beschikbare personeel financieel onlogisch) gesloten worden. Om dit te bewerkstelligen moet een interim-manager aangesteld worden die dit uitvoert. Voor 2015 betekent dit de volgende kosten: ,- Totaal bedrag De Kreek (vanaf 1 juli 2015); ,- Opstellen en uitvoeren sociaal plan; p.m.,- Ambtelijke inzet en interim-bestuur De Kreek. p.m.,- Overige frictiekosten. Kernvraag Wilt u het beheer en de exploitatie van MFC de Kreek gunnen aan de economisch meest voordeling aanbieding uit de procedure? Beoogd effect Het behouden van de voorziening MFC de Kreek voor een vastgesteld bedrag waarbij het exploitatierisico is ondergebracht bij een derde. Argumenten 1.1 MFC de Kreek een belangrijke voorziening is voor de gemeente Maasdriel. In de Kreek vinden veel maatschappelijke activiteiten plaats. Het zwembad heeft naast een gemeentelijke ook een bovenlokale functie. Binnen de bovenlokale functie vinden grote evenementen plaats. Daarnaast vindt een groot aantal georganiseerde binnensporten plaats in de Kreek, heeft de Kreek een dorpshuisfunctie en heeft de Kreek als opvanglocatie een gemeentelijke functie bij calamiteiten. De verschillende activiteiten kunnen voor een groot gedeelte niet worden ondergebracht in andere accommodaties. 1.2 De huidige activiteiten zijn geborgd. In de aanbesteding is het huidige gebruik als uitgangspunt gebruikt. Hierdoor zijn alle activiteiten geborgd en blijft De Kreek bereikbaar voor alle verenigingen 1.2 Optisport project b.v. de economische meest voordelig inschrijving heeft gedaan. Pagina 4 van 6

5 Op basis van een gedegen aanbestedingsprocedure is Optisport als winnaar naar voren gekomen. In samenspraak met de marktpartijen is er een inschrijvingsleidraad opgesteld om een economisch en maatschappelijk zo optimaal mogelijke aanbieding te krijgen. 2.1 De bijdrage in verhouding staat tot het maatschappelijke rendement. Uitgangspunt van de aanbesteding was een optimale verhouding tussen het financiële en maatschappelijke rendement. Op basis van verschillende onderzoeken, de resultaten van de afgelopen jaren, gesprekken met betrokkenen, marktpartijen en deskundige en de aanbiedingen van de marktpartijen kan gesteld worden dat de financiële bijdrage in verhouding staat tot het maatschappelijke rendement. 2.2 De exploitatie risico dragend is ondergebracht bij een private partij. De afgelopen jaren hebben duidelijk gemaakt er binnen de huidige bedrijfsvoering van De Kreek onvoldoende grip en controle is over de financiën. Door dit onder te brengen bij een derde private partij is de exploitatiebijdrage voor de komende 5 jaar vastgesteld op een vast bedrag. 3.1 Er vanaf geen ambtelijke ondersteuning meer is begroot rondom accommodatiebeleid en De Kreek in het bijzonder. De overdracht vind plaats op De ervaring leert dat in vergelijkbare projecten ook na de overdracht afstemming noodzakelijk is. Daarnaast ondersteunt de gemeente de stichting op dit moment met het opstellen van de jaarrekeningen. Gezien de huidige inzet wordt ook in 2015 inzet verwacht om de jaarrekening 2014 op te leveren. Na het opleveren van de jaarrekening 2014 vraagt de uiteindelijke liquidatie van stichting De Kreek ook ambtelijke ondersteuning. Kanttekeningen A. Algemeen De gevraagde bijdrage is hoger dan het in de meerjarenbegroting opgenomen bedrag van ,- Gezien de huidige financiële opgave van de gemeente is een hogere bijdrage onderdeel van de bezuinigingsdiscussie. Alternatieve scenario's vragen ten opzichte van de aanbesteding ook een zeer substantiële financiële bijdrage van de gemeente en op korte termijn (2015) incidenteel een behoorlijke investering waarbij niet gegarandeerd kan worden dat het overgrote gedeelte van de activiteiten in De Kreek ook plaats kunnen blijven vinden. B. Samenwerking Begin 2013 heeft u een gezamenlijke brief ontvangen van de colleges van Zaltbommel en Maasdriel. In deze brief wordt uitgesproken om op termijn te komen tot één zwemvoorziening voor de Bommelerwaard. Afspraak is om een gezamenlijk plan van aanpak op te stellen om te komen tot de realisatie van deze gezamenlijke ambitie. Met het gunnen van het beheer en de exploitatie van De Kreek aan een derde partij wordt voor minimaal 5 jaar De Kreek als zwemvoorziening behouden. Dit zou de ontwikkeling van een nieuw gezamenlijk bad (wat de voorkeur van Zaltbommel is) de komende jaren in de weg kunnen staan. Een dergelijke ontwikkeling zou minimaal 3 jaar voorbereiding nodig hebben echter een langere termijn is te voorzien, tevens zijn hier op dit moment geen inzet of middelen voor begroot. Door het onderbrengen van De Kreek bij een derde partij creëer je voor de komende 5 jaar rust rondom De Kreek. Hierdoor ontstaat er ruimte om in gesprek met Zaltbommel te onderzoeken hoe er invulling gegeven kan worden aan de ambitie te komen tot één zwemvoorziening voor de Bommelerwaard C. Risicodragend Met de overdracht van de stichting naar de nieuwe private exploitant zal op een andere manier gekeken worden naar de exploitatie van De Kreek. Binnen de gestelde kaders en gemaakte afspraken zullen ook de gebruikers en bewoners van Maasdriel dit merken en zal de exploitant vragen hebben richting de gemeente. Dit betekent dat De Kreek ook de komende 5 jaar op bepaalde momenten (ambtelijke en/of bestuurlijk) een actueel onderwerp zal zijn. Met de exploitant zijn duidelijke afspraken gemaakt over gebruik en financiële risico's waarbij de exploitatie risicodragend de verantwoordelijkheid is van de exploitatie. Binnen discussies die de komende 5 jaar kunnen plaatsvinden is het voor de gemeente als geheel van belang de exploitant en de gebruikers de wijzen op de afspraken die nu zijn gemaakt. D: Toezicht De exploitatie is risicodragend aanbesteed. Dit betekent dat de exploitant alle (financiële) risico's draagt met betrekking tot het beheer en de exploitatie van De Kreek. De Kreek blijft wel een maatschappelijke voorziening. Het blijft dan ook van belang dat de gemeente actief toezicht blijft Pagina 5 van 6

6 houden op de inhoudelijke en technische afspraken die gemaakt worden met de exploitant en hiermee de maatschappelijk waarde van De Kreek. In dit voorstel wordt budget gevraagd om deze taken voor 2015 uit te voeren maar binnen de huidige ambtelijke formatie zijn hier de komende jaren geen uren beschikbaar voor. Bedrijfsvoering Financieel In de concept begroting is een structureel meerjarig budget van ,- opgenomen voor De Kreek. Dit bedrag is in de begroting verwerkt voordat de exacte uitkomsten van de aanbesteding bekend waren. Ten opzichte van die aanname leidt de keuze voor Optisport tot een structureel lager benodigd budget van , ,- = ,-. In het jaar 2015 is sprake van incidentele kosten die niet binnen de bestaande budgetten kunnen worden gedekt. Per saldo kan in 2015 daarom ,- worden afgeraamd. Deze ontwikkelingen zijn nog niet verwerkt in de concept begroting zoals die aan de raad is aangeboden. Bij de begrotingsbehandeling 2015 in november wordt hiermee uiteraard rekening gehouden als component in de eerste begrotingswijziging. Personeel en organisatie Binnen het door de raad vastgestelde financiële kader is tot de overdracht op budget gereserveerd voor ambtelijke ondersteuning. De ervaring leert dat in vergelijkbare projecten ook na de overdracht afstemming noodzakelijk is. Binnen de huidige formatie is er geen capaciteit en specifieke expertise om deze werkzaamheden uit te voeren. In het raadsvoorstel is ,- opgenomen om werkzaamheden rondom De Kreek ambtelijk uit te voeren. Communicatie Optisport wordt op de hoogte gesteld van de gunning waarna de contracten worden getekend. Daarnaast wordt het stichtingsbestuur op de hoogte gesteld zodat het personeel ingelicht kan worden door het bestuur. Juridische zaken Bijlage van de inschrijvingsleidraad was een huurovereenkomst en een beheer- en exploitatieovereenkomst. Deze overeenkomsten waren vooraf bekend bij de inschrijvende partijen. Bijlage van deze overeenkomsten zijn de inschrijvingsleidraad en de aanbieding van de exploitant. Evaluatie Niet van toepassing Burgemeester en wethouders van Maasdriel, de secretaris, de burgemeester, mr. ing. A.P.J.M. de Jong drs. G.E.W. Prick Bijlage(n) : 1. Concept raadsbesluit Bijlagen ter inzage en op : 2. Raadsvoorstel en -besluit Inschrijvingsleidraad 4.Inhoudelijke aanbieding Optisport Team Steller Portefeuillehouder : Beleid&Regie : Ben de Vor : J.H.L.M. de Vreede Pagina 6 van 6