Handleiding voor masterproefcoördinatoren

Transcriptie

1 Handleiding voor masterproefcoördinatoren 1. Goedkeuren van een voorstel tot masterproef 2. Toewijzen van een onderwerp aan een student 3. Manueel toewijzen van een zelfingediend onderwerp aan de student

2 1. Goedkeuren van een voorstel tot masterproef

3 Startpagina Kies huidig academiejaar Kies opleiding De voorstellen zijn uiteraard allemaal voor het daaropvolgende academiejaar

4 Overzichten Lijst met goed te keuren voorstellen (per campus) Kies de opleiding waarvan je de ingediende voorstellen wil goed- of afkeuren. Deadlines Campussen Masterproefcoördinatoren

5 Goed te keuren voorstellen Indiener Hier zie je wie het voorstel heeft ingegeven in de tool. Details Hier vind je het volledige voorstel! Promotor Co-promotor Status Hier zie je de status van het voorstel ter indicatie van de stappen die nog moeten worden genomen. In dit voorbeeld moet het onderwerp dus nog worden goedgekeurd en is het niet zichtbaar voor studenten. Wijzigen of verwijderen Hier kan je voorstellen aanpassen of zelfs verwijderen uit de tool. Goedkeuren of afkeuren! Maak je keuze met één muisklik. Na bevestiging zal je de status van het voorstel gewijzigd zien.

6 2. Toewijzen van een onderwerp aan een student

7 Startpagina Kies huidig academiejaar Kies opleiding De voorstellen zijn uiteraard allemaal voor het daaropvolgende academiejaar

8 Overzichten Lijst met alle bachelor-studenten (per campus) De SAP-koppeling van studentengegevens gebeurt per opleiding. Onze éénjarige masteropleiding noodzaakt een koppeling met alle bachelorstudenten. Lijst met toe te wijzen onderwerpen (per campus) Kies de opleiding waarin je onderwerpen wil toewijzen aan studenten. Deadlines Campussen

9 Controle vooraf Vóór de start van het toewijzingsproces moet je enkele belangrijke aspecten in orde brengen! Promotoren die moeten kiezen tussen kandidaten maak duidelijke afspraken met alle promotoren zodat zij begrijpen wat van hen wordt verwacht tijdens de toewijzingsprocedure. verwittig op voorhand dat er slechts enkele dagen tijd zal zijn om een keuze door te geven. stimuleer promotoren om vooraf reeds contact op te nemen met de kandidaat-studenten die interesse hebben in hun onderwerpen. Multicampusonderwerpen Elk onderwerp dat wordt opengesteld op meerdere campussen, wordt manueel en in overleg met de betrokken promotor en masterproefcoördinatoren van elke betrokken campus toegewezen vraag aan de betrokken promotor om de gemaakte keuze door te geven aan elke betrokken masterproefcoördinatoren bespreek met de masterproefcoördinatoren onderling op welke manier de toewijzing in orde wordt gebracht Teamonderwerpen zonder teamvertegenwoordiging (zie volgende slide) Elk teamonderwerp wordt manueel toegewezen bespreek met de promotor op welke wijze de manuele toewijzing zal verlopen in de tool en wat er van de promotor wordt verwacht adviseer de promotor om op voorhand na te denken wat hij/zij gaat doen indien er slechts één student het onderwerp kiest (gaat het onderwerp dan nog door?), er méér studenten zich aanbieden (hoe maak je je keuze, hoe stel je de teams (al dan niet zelf) samen?), er één teamlid niet slaagt,... Studievoortgangsmaatregelen (niet geslaagd, volgtijdelijkheid masterproef, etc.) haal studenten die geen masterproef mogen opnemen uit de toewijzingsprocedure gebruik hiervoor de speciale knoppen

10 Voor (teams van) meerdere studenten? Er zijn 2 manieren om teamonderwerpen open te stellen in de tool: 1. Opleiding met WEINIG teamonderwerpen = werkwijze in Chemie, Biochemie, Elektronica-ICT, Bouwkunde (Brugge/Oostende) Het onderwerp wordt zoveel keer in de tool ingevoerd, als het aantal studenten: bv. een onderwerp voor 2 studenten, geef je 2x in elke student duidt eigen voorkeur aan in de tool manuele toewijzing nodig 2. Opleiding met VEEL teamonderwerpen = werkwijze in Bouwkunde (De Nayer, Gent) Het onderwerp wordt slechts 1x ingevoerd in de tool én achteraan de titel wordt het aantal studenten tussen haakjes vermeld: bv. (2 studenten) studenten vormen een vast team, en de teamvertegenwoordiger duidt de voorkeur van het team aan in de tool automatische toewijzing mogelijk

11 Toewijzen STAP A Handig! Klik op een kolomhoofd om de lijst alfabetisch te sorteren. STAP A. Alle studenten toewijzen die alleen staan met voorkeur 1 Door op deze knop te klikken, start een automatisch proces waarbij alle studenten die alleen staan met voorkeur 1 op een onderwerp, dit krijgen toegewezen. Manuele toewijzing Door een student manueel toe te wijzen, haal je zijn/haar voorkeur uit de automatische toewijzing. Doe dit vóór de start van de automatische toewijzing. Een manuele toewijzing terug ongedaan maken (unassign) houdt rekening met: - Of andere studenten die het voorstel gekozen hadden al toegewezen zijn aan een ander voorstel - Of de andere voorstellen die de student (waarvoor je op de unassign geklikt hebt) gekozen had al toegewezen zijn aan een andere student

12 Toewijzen STAP B STAP B. De promotor maakt een keuze tussen meerdere studenten met voorkeur 1 Wanneer meerdere studenten hetzelfde onderwerp als eerste voorkeur aanduiden, moet de promotor zijn/haar keuze manueel invoeren in de tool. Hij/zij bepaalt zelf op welke wijze, en in samenspraak met welke personen hij/zij zijn/haar keuze maakt. Het siert evenwel de promotor die deze keuze op een transparante, objectieve en respectvolle wijze maakt. De betrokken studenten en promotoren worden automatisch op de hoogte gebracht via mail (zie laatste slide).

13 Toewijzen STAP C STAP C. Alle studenten toewijzen die alleen staan met voorkeur 2 Door op deze knop te klikken, start een automatisch proces waarbij alle studenten die alleen staan met voorkeur 2 op een onderwerp, dit krijgen toegewezen.

14 Toewijzen STAP D STAP D. De promotor maakt een keuze tussen meerdere studenten met voorkeur 2 Wanneer meerdere studenten hetzelfde onderwerp als tweede voorkeur aanduiden, moet de promotor zijn/haar keuze manueel invoeren in de tool. Hij/zij bepaalt zelf op welke wijze, en in samenspraak met welke personen hij/zij zijn/haar keuze maakt. Het siert evenwel de promotor die deze keuze op een transparante, objectieve en respectvolle wijze maakt. De betrokken studenten en promotoren worden automatisch op de hoogte gebracht via mail (zie laatste slide).

15 Handig! Klik op een kolomhoofd om de lijst alfabetisch te sorteren. Toewijzen - overzicht STAP E STAP F De toewijzingsstappen worden volgens hetzelfde stramien afgewerkt tot alle voorkeuren zijn verwerkt. Indien studenten na de eerste toewijzingsronde geen onderwerp kregen, kan een tweede ronde worden gestart met de overblijvende onderwerpen. De studenten geven opnieuw hun voorkeuren door, gevolgd door het toewijzingsproces. Verwittig hiervoor altijd eerst de hoofdadmin, zodat de tool opnieuw kan worden klaargezet. De finale toewijzing verschijnt De toegang tot de studentenportaal kan eventueel geblokkeerd worden voor een periode. De studenten zien dan niets. Deze periode van blokkering wordt net als de andere deadlines binnen de tool bepaald door de POC van de opleiding.

16 Overzicht studenten speciale knoppen Het lijstoverzicht met alle studenten bevat 4 speciale knoppen: Student keuzes wijzigen vb. in zeer uitzonderlijke omstandigheden, en in overleg met de student en de betrokken promotoren, moeten de keuzes van een student gewijzigd worden. Student blokkeren vóór het maken van een keuze vb. een student mag omwille van specifieke studievoortgangsmaatregelen geen masterproef kiezen in de tool. Student blokkeren vóór automatische toewijzing vb. een student haalt in juni zijn bachelordiploma niet. Hij had zijn keuzes aangeduid in de tool, maar mag geen onderwerp toegewezen krijgen. Student keuzes wissen vb. een student die geen keuzes mocht maken, heeft deze toch gemaakt.

17 Overzicht studenten speciale knoppen Lijst met alle bachelor-studenten (per campus) De SAP-koppeling van studentengegevens gebeurt per opleiding. Onze éénjarige masteropleiding noodzaakt een koppeling met alle bachelorstudenten. Deadlines Campussen

18 Overzicht studenten speciale knoppen Student blokkeren vóór het maken van een keuze De student kan geen keuzes aanduiden. Student blokkeren vóór automatische toewijzing De student krijgt nu een oranje kleur in het overzicht studenten toewijzen en wordt volledig genegeerd bij het automatisch toewijzen. De student kan wel nog manueel worden toegewezen. Handig! Klik op een kolomhoofd om de lijst alfabetisch te sorteren. Student keuzes wijzigen De keuzes die de student zelf maakte, worden aangepast in overleg met de betrokken (co-)promotoren. Student keuzes wissen De keuzes die de student zelf maakte, worden gewist. Dit is definitief! Er is geen undo. Je krijgt wel een waarschuwing en een overzicht van wat gewist werd.

19 Voorbeeldmails verstuurd tijdens toewijzingsproces Naar de student (met promotor in cc) Naar de promotor De student wordt gevraagd om met de promotor contact op te nemen De promotor wordt gevraagd een student te kiezen en krijgt hiervoor ongeveer 3 dagen de tijd

20 3. Manueel toewijzen van een zelfingediend onderwerp aan een student

21 Manueel toewijzen zelfingediend onderwerp STAP 1. Dien het voorstel tot onderwerp in (of laat het indienen) (TIP: zie link onder ADMIN). STAP 2. Keur het voorstel goed (zie boven). STAP 3. Simuleer de keuze van de student. Lijst met alle bachelor-studenten (per campus) 1 Zoek de student 2 Kies het onderwerp als eerste keuze voor de student Vul het studentennummer in, of zoek op naam. Klik op het bolletje in de eerste kolom.

22 Manueel toewijzen zelfingediend onderwerp STAP 1. Dien een voorstel tot onderwerp in (of laat het indienen) (TIP: zie link onder ADMIN). STAP 2. Keur het voorstel goed (zie boven). STAP 3. Simuleer de keuze van de student. STAP 4. Wijs het onderwerp manueel toe aan de student. Lijst met toe te wijzen onderwerpen (per campus) Manuele toewijzing Gebruik de assign-knop om de student manueel toe te wijzen aan het onderwerp. Een manuele toewijzing kan terug ongedaan worden gemaakt.