Versie 1.0 Inhoud Installatie en inrichting WebOffice WebShop component... 2 Werking WebOffice WebShop component... 11

Transcriptie

1 Inhoud 1. Installatie en inrichting WebOffice WebShop component Installatie component com_admigovirtuemart Inrichten betaalmethodes Inrichten verzendmethodes en expediteurs (vervoerders) Aanpassingen gebruikersvelden bij webshop klanten Initiële vulling Webshoporders history Werking WebOffice WebShop component Synchronisatie webshop producten Gebruik categorie WebOffice als categorie in WebShop Fabrikant Meerdere maten/kleuren etc. per artikel Synchronisatie webshop klanten Verwerken webshop order in WebOffice Synchronisatie webshop orders Gebruik WebOffice WebShop component Order aanbieden aan de WebOffice Order verwijderen uit Webshoporders Order opnieuw aanbieden aan WebOffice Version Datum Comment Author Initieel Martin Post Pagina 1 van 21

2 1. Installatie en inrichting WebOffice WebShop component 1.1. Installatie component com_admigovirtuemart De WebOffice-WebShop component (bestandsnaam com_admigovirtuemart.zip) vindt u in Admigo WebOffice (WO) onder Algemeen Downloads. Sla deze component op op uw computer.. Kies in de Joomla Administrator voor Extensies Extensiebeheer Installeren (zie afbeelding 1.1.1). Haal via Bladeren de component op vanuit de map waarop u deze heeft opgeslagen op en klik vervolgens op Uploaden & installeren. Afbeelding Pagina 2 van 21

3 Als de installatie lukt dan krijgt u de melding Installatie component gelukt (zie afbeelding 1.1.2). In alle andere gevallen neemt u contact op met de Admigo Websolutions Helpdesk. Afbeelding Ga naar Componenten -> Admigo-Virtuemart en klik op Opties (zie afbeelding 1.1.3). Afbeelding Pagina 3 van 21

4 Vul de attributen in zoals hieronder beschreven staat. Vul de volgende attributen Taal Admigo Weboffice administratie id Admigo Weboffice Webshopcode Weblink synchronisatieproces -adres resultaat -adres Admigo Support productsynchronisatie? Product direct activeren? Gebruik shoptekst(html) Admigo WebOffice? Met Dit is de taal van het taalbestand die aan de component gekoppeld wordt. U vindt deze id in de WO onder Algemeen Bedrijfsgegevens Rubriek Administratieid. U vindt deze code in de WebOfiice onder Webshops Kies uw webshop Instellingen Rubriek Shopcode. Dit is de weblink die wordt gebruikt door het ordersynchronisatieproces tussen WO en uw webshop. Niet wijzigen aub! -adres waar het resultaat (log) van de verschillende interfaces tussen WO en uw webshop naar toe moet worden verstuurd. -adres van Admigo Websolutions support. Hier worden errors in de interface naar toe gestuurd. Niet wijzigen aub! Wilt u een ontvangen van het resultaat (log) van elke productsynchronisatie tussen WO en uw webshop? Product direct activeren in de webshop als product wordt toegevoegd of wordt gewijzigd en deze nog op Depublish staat? Neem de shoptekst over uit WO. Als u bv. plaatjes in uw webshop gebruikt dient u deze tekst te onderhouden via de webshop en niet via WO. Deze instelling moet u dan op Nee zetten. Admigo Weboffice productgroep gebruiken? Geef aan of u de productgroepen uit WO 1:1 over wilt nemen in Virtuemart. Let op: Als u hiervoor kiest dan moet u de categorieën niet aanpassen in Virtuemart zelf. Opschonen categoriën zonder producten klantsynchronisatie? ordersynchronisatie? Opschonen categoriën zonder producten (alleen als WO productgroep als productcategorie wordt gebruikt). Hier kunt u kiezen voor: - Niet verwijderen/depubliceren - Depubliceren - Verwijderen Wilt u een ontvangen van het resultaat (log) van elke klantsynchronisatie tussen WO en uw webshop? Wilt u een ontvangen van het resultaat Pagina 4 van 21

5 wijziging orderstatus? kortingssynchronisatie? Korting voor/na BTW zoekfiltersynchronisatie? (log) van elke ordersynchronisatie tussen WO en uw webshop? Moet de klant een ontvangen van de wijziging van de orderstatus? Wilt u een ontvangen van het resultaat (log) van elke kortingssynchronisatie tussen WO en uw webshop? Geeft aan of de korting moet worden berekend voor (over bedrag ex-btw) of na (over bedrag incl. BTW) de BTW-verrekening. Let op: Dit geldt niet voor kortingen op producten. Wilt u een ontvangen van het resultaat (log) van elke zoekfiltersynchronisatie tussen WO en uw webshop? Pagina 5 van 21

6 1.2. Inrichten betaalmethodes In Virtuemart heeft u alle betaalmethodes geactiveerd die voor uw webshop van toepassing zijn. Dit zijn bv ideal, Creditcard, PayPal, Onder rembours, Betalen bij afhalen etc. Elke Virtuemart betaalmethode moet worden gekoppeld aan een betaalmethode zoals bekend in WO. De WO betaalmethodes vindt u in de Joomla Administrator via Componenten Admigo-Virtuemart Admigo Betaalmethodes (zie afbeelding 1.2.1). U wordt verzocht om geen wijzigingen aan te brengen in deze lijst mits dit expliciet door Admigo Websolutions wordt gevraagd. Afbeelding Om een Virtuemart betaalmethode te koppelen aan een WO betaalmethode kiest u in de Joomla Administrator voor Componenten Admigo-Virtuemart Admigo Virtuemart Betaalmethodes klik op Nieuw (zie afbeelding 1.2.2). Afbeelding U dient aan elke (geactiveerde) Virtuemart betaalmethode een of meerdere WO betaalmethodes te koppelen. Als u meerdere WO betaalmethodes aan één Virtuemart betaalmethode koppelt dan moet u rekening houden met het volgende: - Orders handmatig aanbieden aan de WO (zie paragraaf 2.3 punt 1): Pagina 6 van 21

7 - Via het scherm Weborders kunt u bepalen welke WO betaalmethode gebruikt moet worden voor de betreffende order - Direct aan de WO aangeboden orders (zie paragraaf 2.3 punt 1): U wordt aangeraden om bij de Virtuemart betaalmethodes die daar betrekking op hebben maar één WO betaalmethode te koppelen. Zijn er toch meerdere WO betaalmethodes gekoppeld dan wordt er (door de component) één willekeurige WO betaalmethode gekozen Inrichten verzendmethodes en expediteurs (vervoerders) In Virtuemart heeft u alle verzendmethodes die voor uw webshop van toepassing zijn vastgelegd in verzendtarieven. Dit zijn bv Niet verzenden, ik kom het afhalen in de winkel, DHL pakket etc. Elke Virtuemart verzendmethode moet worden gekoppeld aan een verzendmethode zoals bekend in WO. De WO verzendmethodes vindt u in de Joomla Administrator via Componenten Admigo-Virtuemart Admigo Verzendmethodes (zie afbeelding 1.3.1). U wordt verzocht om geen wijzigingen aan te brengen in deze lijst mits dit expliciet door Admigo Websolutions wordt gevraagd. Afbeelding In Virtuemart heeft u alle expediteurs die voor uw webshop van toepassing zijn vastgelegd in Vervoerders. Dit zijn bv PostNL, TNT Express, UPS etc. Elke Virtuemart vervoerder moet worden gekoppeld aan een expediteur zoals bekend in de WO. De WO expediteurs vindt u in de Joomla Administrator via Componenten Admigo-Virtuemart Admigo Expediteurs (zie afbeelding 1.3.2). U wordt verzocht om geen wijzigingen aan te brengen in deze lijst mits dit expliciet door Admigo Websolutions wordt gevraagd. Afbeelding Pagina 7 van 21

8 Om een Virtuemart verzendtarief te koppelen aan een WO verzendmethode en expediteur kiest u in de Joomla Administrator voor Componenten Admigo-Virtuemart Admigo Virtuemart Verzendmethodes klik op Nieuw (zie afbeelding 1.3.3). Afbeelding U dient aan elk (geactiveerd) Virtuemart verzendtarief een meerdere WO verzendmethodes en/of WO expediteurs te koppelen. Als u meerdere WO verzendmethodes en/of WO expediteurs aan één Virtuemart verzendtarief koppelt dan moet u rekening houden met het volgende: - Orders handmatig aanbieden aan de WO (zie paragraaf 2.3 punt 1): Via het scherm Weborders kunt u bepalen welke WO verzendmethode/expediteur gebruikt moet worden voor de betreffende order; - Direct aan de WO aangeboden orders (zie paragraaf 2.3 punt 1): U wordt aangeraden om bij de Virtuemart verzendtarieven die daar betrekking op hebben maar één WO verzendmethode/expediteur te koppelen. Zijn er toch meerdere WO verzendmethodes gekoppeld dan wordt er (door de component) één willekeurige WO verzendmethode gekozen Aanpassingen gebruikersvelden bij webshop klanten In de WS moet u bij Webshop klanten 2 extra velden opnemen die ook via de component worden onderhouden, t.w.: 1. Huisnummer adres. 2. Kortingsafspraken aanwezig in de WO. Kortingsafspraken die in de WO worden vastgelegd kunnen ook van invloed zijn op webshop klanten. In de WS wordt een veld aangemaakt dat aangeeft of er een kortingsafspraak aanwezig is in de WO (niet de kortingsafspra(a)k(en) zelf). Dit kan handig zijn als u dit wilt vermelden op de orderbevestiging of in andere communicatie met de klant. Pagina 8 van 21

9 Hoe voegt u de extra velden toe? Kies in de Joomla Administrator voor Componenten Virtuemart Configuratie Klantvelden Nieuw. Toevoegen gebruikersveld Huisnummer adres Attribuut Soort veld Maximale lengte 10 Veldnaam Veldtitel Beschrijving, veldtip Standaard Verplicht In registratieformulier In account onderhoud In verzendformulier Alleen lezen Vulling Tekstveld. vm_address_number Als u gebruik maakt van taalbestanden 1 dan vult u dit veld met PHPSHOP_SHOPPER_FORM_ADDRESS_NUMBER (voeg deze ook toe aan de betreffende taalbestanden) Maakt u geen gebruik van taalbestanden (uw website is maar in 1 taal beschikbaar) dan moet u dit veld vullen met de tekst die moet worden getoond (bv. Huisnummer). Niet vullen. Niet vullen. Ja. Ja. Ja. Ja. Nee. Grootte veld 10 Volgorde 30 Toevoegen gebruikersveld Kortingsafspraken aanwezig in de WO Attribuut Soort veld Veldnaam Veldtitel Beschrijving, veldtip Standaard Verplicht Vulling Checkbox. vm_discount_agreement_present Als u gebruik maakt van taalbestanden dan vult u dit veld met PHPSHOP_SHOPPER_FORM_DISCOUNT_AGREEMENT_PR ESENT (voeg deze ook toe aan de betreffende taalbestanden) Maakt u geen gebruik van taalbestanden (uw website is maar in 1 taal beschikbaar) dan moet u dit veld vullen met de tekst die moet worden getoond (bv. Kortingsafspraak aanwezig). Niet vullen. Niet vullen. Nee. 1 Een taalbestand bevat alle verwijzingen vanuit Virtuemart (bv PHPSHOP_SHOPPER_FORM_ADDRESS_NUMBER) inclusief de bijbehorende tekst (bv Huisnummer voor NL). Het taalbestand bevindt zich op Root-directory webshop/administrator/components/com_virtuemart/languages/common/<taal>.php. Pagina 9 van 21

10 In registratieformulier Nee. In account onderhoud Nee. In verzendformulier Nee. Alleen lezen Nee. Ingeschakeld Ja. Grootte veld 1 Volgorde Initiële vulling Webshoporders history In Webshoporders history bevinden zich 3 soorten orders: 1. Orders die er stonden tijdens de installatie van deze component; 2. Orders die zijn verstuurd naar Admigo WebOffice; 3. Orders die handmatig naar Orderhistorie zijn verplaatst. Als een component wordt geïnstalleerd dan wordt voor elke bestaande order in de WS een entry aangemaakt in de Orderhistorie. De rubriek XML Admigo WebOffice van elke order wordt gevuld met Orders processed before installation of the Virtuemart-Admigo component. Zijn er orders die u toch nog wilt aanbieden aan de WS dan dient u deze orders uit de lijst te verwijderen. Deze orders komen dan weer in het scherm Orders Admigo Weboffice te staan (zie afbeelding 1.5.1). Afbeelding Pagina 10 van 21

11 2. Werking WebOffice WebShop component WebOffice WebOffice- WebShop WebShop Webshop Producten Categorieën Fabrikanten Kortingen 1 Synchronisatie webshop Producten Categorieën Fabrikanten Kortingen results 2 Webshop Producten Categorieën Fabrikanten Kortingen Webshop klanten 7 Synchronisatie 3 webshop 4 klanten results Webshop klanten 8 Webshop orders 9 Verwerken webshop order in Weboffice 5.2 Webshop orders via Admigo-Virtuemart component results Synchronisatie webshop orders results 11 Webshop orders Klant Afbeelding 2.1 (Schematische weergave werking WebOffice-WebShop component) Pagina 11 van 21

12 2.1. Synchronisatie webshop producten Deze functie verzorgt de synchronisatie van de data van alle webshop producten uit de WO met de WS. Een webshop product is een product waarbij is aangegeven dat het bij een of meerdere webshops hoort (zie afbeelding 2.1.1). Afbeelding Zodra er bij een webshop product in de WO iets is aangepast dan wordt de synchronisatie webshop producten uitgevoerd (pijl 1 in figuur 1). Deze functie voert de betreffende wijziging door in de WS (pijl 2 in figuur 1). Van het resultaat van de synchronisatie kunt u een mail laten versturen naar een door uzelf opgegeven e- mailadres. Een aanpassing kan zowel worden geïnitieerd door een gebruiker in de WO als door een aanpassing van de voorraad via een order uit de WS (pijl 7 in figuur 1). In onderstaande tabel wordt aangegeven welk attribuut uit de WO terecht komt in de WS. Attribuut Admigo WebOffice Herkomst Admigo WebOffice Attribuut WebShop Artikel Productcode Producten (Voorraad) Unieke code artikel Productnaam Producten (Voorraad) Artikelnaam Omschrijving Producten (Voorraad) Korte omschrijving Uitgebreide omschrijving (met evt. opmaak) Categorie Technische voorraad Producten (Voorraad) Producten (Product categorieën) Producten (Voorraad) Btw code Producten (Voorraad) BTW Artikelomschrijving Categorieën Zie Op voorraad Opmerkingen Verkoopprijs Producten (Voorraad) Basisprijs Bepaling op basis van Btw code. Verkoopprijs Producten (Voorraad) Uiteindelijke prijs Bepaling op basis van Btw code. Munt productprijs Producten (Voorraad) Munt prijs Bepaling op basis van Btw code. Pagina 12 van 21

13 Afmeting(lengte) Producten (Voorraad) Lengte artikel Afmeting(breedte) Producten (Voorraad) Artikelbreedte Afmeting(hoogte) Producten (Voorraad) Hoogte artikel Eenheid maten Producten (Voorraad) Maateenheid Gewicht Producten (Voorraad) Artikelgewicht Eenheid gewicht Producten (Voorraad) Maateenheid (gewicht) Aantal verpakkingen in doos Producten (Voorraad) Eenheden in een doos Fabrikant Producten (Fabrikanten) Fabrikant Zie Leverbaar in meerdere maten, kleuren, etc. Producten (Voorraad) Speciale velden Zie Gebruik categorie WebOffice als categorie in WebShop Wanneer u de categorie uit de WO wilt gebruiken als categorie in de WS dan moet u rekening houden met de volgende zaken: In de WO kunt u aan één product aan één categorie koppelen. Dit betekent dat er in de WS per product één categorie is. In Voorkeuren van de component moet u het veld Admigo Weboffice categorie gebruiken? op Ja zetten. Zorg ervoor dat in de WS geen categorieën aan producten zijn gekoppeld zodra u de component voor de 1 e keer gaat gebruiken of dat alle categorieën 1 op 1 zijn overgenomen in de WO. Voer in de WS geen wijzigingen door in de categorieën en koppel niet zelf categorieën aan producten Fabrikant Zodra er bij een product een fabrikant aanwezig is in de WO dan wordt deze ook gesynchroniseerd in de WS. Voor fabrikanten in de WS geldt alleen dat deze alleen worden opgevoerd en gewijzigd maar niet worden geschoond. In onderstaande tabel wordt aangegeven welk attribuut uit de WO terecht komt in de WS. Attribuut Admigo WebOffice Herkomst Admigo WebOffice Attribuut WebShop Fabrikant Naam Producten (Fabrikanten) Naam fabrikant Opmerkingen Omschrijving Producten (Fabrikanten) Beschrijving Website Producten (Fabrikanten) URL fabrikant Producten (Fabrikanten) adres fabrikant Pagina 13 van 21

14 Meerdere maten/kleuren etc. per artikel Binnen de WO is het mogelijk om aan een (hoofd)product subproducten aan te brengen. Dit kan erg handig zijn als je producten hebt met dezelfde kenmerken die je als een product naar de buitenwereld wilt voeren maar wel de voorraad wilt weten per subproduct. Een voorbeeld hiervan is bv. een spijkerbroek van merk X die verkrijgbaar is in verschillende maten en kleuren. In afbeelding is een voorbeeld te zien van een product met subproducten. Dit product is verkrijgbaar in de maten 40, 42, 44 en 46 en in de kleuren Geel, Zwart en Blauw. In afbeelding worden alle mogelijke combinaties weergegeven van maten en kleuren waarvan de eerste 3 worden gebruikt. Afbeelding Pagina 14 van 21

15 Afbeelding In de WS worden het hoofdproduct en de subproducten vastgelegd als apart artikelen en aan elkaar gekoppeld (zie afbeelding ). In het tabblad Speciale velden zijn de specifieke kenmerken en afwijkende prijs en voorraad van het subproduct te vinden (zie afbeelding ). In afbeelding ziet u een voorbeeld van dit product in de WS. Afbeelding Pagina 15 van 21

16 Afbeelding Afbeelding Synchronisatie webshop klanten Deze functie verzorgt de synchronisatie van de data van alle webshop klanten uit WO met de WS. Een webshop klant is een klant die uit de WS komt (pijl 8 in figuur 1) en daarom ook niet kan worden opgevoerd in de WO. Zodra een webshop klant is vastgelegd kan deze worden aangepast in de WO. Als er bij een webshop klant in de WO iets is aangepast dan wordt de synchronisatie webshop klanten uitgevoerd (pijl 3 in figuur 1). Deze functie voert de betreffende wijziging door in de WS (pijl 4 in figuur 1). Van het resultaat van de synchronisatie kunt u een mail laten versturen naar een door uzelf opgegeven e- mailadres. Als de webshop klant in de WS wijzigingen uitvoert dan komen deze mee met de webshop order (pijl 8 in figuur 1). In onderstaande tabel wordt aangegeven welk attribuut uit de WO terecht komt in de WS. Pagina 16 van 21

17 Attribuut Admigo Herkomst Admigo WebOffice WebOffice Attribuut WebShop Userid Webshop Relaties Klantnummer/ID Client (Klanten/Identificatie) (Klantinformatie) Bedrijfsnaam Relaties (Klanten) Bedrijfsnaam (Klanttype= Zakelijk ) Aanhef Relaties (Klanten) Titel (Naam klant) Voornaam Relaties (Klanten) Voornaam (Naam klant) Tussenvoegsel Relaties (Klanten) Tussenvoegsel (Naam klant) Achternaam Relaties (Klanten) Achternaam (Naam klant) Straat Relaties (Klanten) Adres Huisnummer Relaties (Klanten) Extra-veld-1 Postcode Relaties (Klanten) Postcode Woonplaats Relaties (Klanten) Stad Land Relaties (Klanten) Land Relaties (Klanten) (Gebruikersdetails) Telefoon Relaties (Klanten) Telefoon Mobiel Relaties (Klanten) GSM Fax Relaties (Klanten) Fax Kortingsafspraken Relaties (Klanten) vm_discount_agreement _present = 1 als Kortingsafspraak aanwezig is anders 0 Aanhef Relaties (Klanten) Titel (Naam klant) Voornaam Relaties (Klanten) Voornaam (Naam klant) Tussenvoegsel Relaties (Klanten) Tussenvoegsel (Naam klant) Achternaam Relaties (Klanten) Achternaam (Naam klant) Straat 1 Relaties (Klanten) Adres 1 Huisnummer Relaties (Klanten) vm_address_number Straat 2 Relaties (Klanten) Adres 2 Postcode Relaties (Klanten) Postcode Opmerkingen Zie 2.5 Zie 1.5 Zie 1.5 Pagina 17 van 21

18 Woonplaats Relaties (Klanten) Stad Land Relaties (Klanten) Land Telefoon Relaties (Klanten) Telefoon Mobiel Relaties (Klanten) GSM Fax Relaties (Klanten) Fax 2.3. Verwerken webshop order in WebOffice Deze functie verzorgt het ter verwerking aanbieden van orders uit de WS aan de WO. Van het resultaat van de synchronisatie kunt u een mail laten versturen naar een door uzelf opgegeven adres. Een webshop order kan op 2 manieren ter verwerking worden aangeboden: 1. Handmatig via de WebOffice-WebShop component Zodra een order door een klant is ingebracht en deze order wordt niet direct (zie punt 2.) aangeboden aan de WO dan is de order te vinden in de lijst met Webshoporders in de WebOffice-WebShop component (pijl 5.1 in figuur 1). Zodra de order is betaald kan de order worden aangevuld en aangeboden aan de WO (pijl 5.2 in figuur 1). 2. Direct vanuit het orderproces (maatwerk) Door een aanpassing in de sources van Virtuemart kunnen de, door de klanten ingebrachte orders (met bepaalde criteria zoals bv. status = betaald), direct worden aangeboden aan de WO (pijl 6 in figuur 1) Synchronisatie webshop orders Deze functie verzorgt de synchronisatie van de data van webshop orders uit de WO met de WS. Van het resultaat van de synchronisatie kunt u een mail laten versturen naar een door uzelf opgegeven adres. Zodra er bij een webshop order in de WO iets is aangepast dan wordt de synchronisatie webshop producten uitgevoerd (pijl 10 in figuur 1). Deze functie voert de betreffende wijziging door in de WS (pijl 2 in figuur 11). In onderstaande tabel wordt aangegeven welk attribuut uit de WO terecht komt in de WS. Attribuut Herkomst Admigo Attribuut Opmerkingen Pagina 18 van 21

19 Admigo WebOffice WebShop WebOffice Status Order/Factuur Status Indien factuur uit de WO is betaald dan status WS = Betaald Indien order uit de WO is verzonden dan status WS = Verzonden Indien order uit de WO is geannuleerd dan status WS = Geannuleerd Pagina 19 van 21

20 3. Gebruik WebOffice WebShop component 3.1. Order aanbieden aan de WebOffice Zodra een order is betaald dan kunt u deze aanbieden aan de WO. Dit gaat via het scherm Webshoporders. In dit scherm ziet u alle orders die nog niet naar de WO zijn gestuurd. Kies in de Joomla Administrator voor Componenten Admigo-Virtuemart Webshoporders. U ziet dan het volgende scherm. Van de order kunt u, als er meerdere entries zijn, kiezen uit een van de voorkomens van Admigo Payment Method, Admigo Shipment Method en Admigo Shipping Agent. Vervolgens klikt u op Order to Weboffice. Als deze actie goed gaat krijgt u de melding Order <nr> succesfull processed in Admigo. U kunt de order dan verder volgen in Admigo WebOffice. Mocht u een andere melding krijgen neem dan contact op met de Admigo helpdesk Order verwijderen uit Webshoporders Het kan voorkomen dat een order moet worden verwijderd uit Webshoporders. Dit is bijvoorbeeld een geannuleerde order of een order die nooit is betaald. In dat geval zet u een vinkje voor de order die u wilt verwijderen en klikt op Move To Webshoporder history. De order komt dan terecht in Webshoporder history met als XML Order manually moved to Webshoporders history..(zie order met id 16 in onderstaande afbeelding). Deze actie kan ook worden uitgevoerd voor meerdere orders door deze aan te vinken. Pagina 20 van 21

21 3.3. Order opnieuw aanbieden aan WebOffice Het kan voorkomen dat een order die in Webshoporders history staat (opnieuw) moet worden aangeboden aan de WO. Om dit te bewerkstelligen zet u een vinkje voor de order die u naar de lijst met Webshoporders wilt verplaatsen en klikt op Verwijderen. De order is dan verwijderd uit Webshoporders history en staat dan in Webshoporders. Deze actie kan ook worden uitgevoerd voor meerdere orders. U dient deze dan aan te vinken en te klikken op Verwijderen. Pagina 21 van 21