Aan de slag met Excel 2007 Voor Excel 2003 gebruikers

Transcriptie

1 Voor Excel 2003 gebruikers Deze handleiding is gebaseerd op de handout van de afdeling IT Services van The University of IOWA en met toestemming van de auteur aangepast voor gebruik op de Universiteit van Tilburg. (

2 Aan de Slag met Excel 2007 De handleiding Aan de slag met Excel 2007 laat zien wat nieuw en wat anders is in Excel Het Ribbon (lint) bovenaan de pagina vervangt menu s en werkbalken in Word, Excel, PowerPoint, Access en nieuwe berichten in Outlook. Het Ribbon is ingedeeld in tabs, groepen en commando s. Deze handleiding behandelt het gebruik van het Ribbon, de Microsoft (Waar is het file menu?), getting Help en online Training, Live Preview, de Mini Toolbar, de Quick Access Toolbar, New File Formats. Daarnaast wordt er aandacht besteed aan het gebruik van verschillende tabs, zoals: Insert, Page Layout, Formula s en de Learning Guide. Ook behandelt deze handleiding de Aan de slag met Excel 2007 basis voor beginners. Er zijn drie belangrijke verschillen in Excel 2007, het Ribbon, de en de New File Formats. Het Ribbon Het Ribbon bovenaan de pagina vervangt menu s en werkbalken in Word, Excel, PowerPoint, Access en nieuwe berichten in Outlook. Tabs Geven kerntaken weer. Groups Zijn bundels samenhangende commando s. Commando s Zijn knoppen, menu s of boxen waar je informatie kan invoeren. 1. Start Excel Klik op elke tab om verschillende commandogroepen te zien. 3. Houd de cursor stil boven een commando voor Enhanced Toolbar Tips. NB: sneltoetsen worden getoond, indien beschikbaar. De laat de meest gebruikte commando s zien. In Word en Excel zijn dit Copy, Cut en Paste, Bold, Italic, Underscore etc. De commando s zijn in groepen onderverdeeld: Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles en Editing. De meest gebruikte commando s Paste, Cut, Copy en Format Painter, staan in de meest linkse groep in de. De minst gebruikte commando s of commandokeuzes kunnen getoond worden door te klikken op de pijl onder het commando. Maak het Paste Special commando zichtbaar: 1. Selecteer een stuk tekst. 2. Klik op de Home tab. 3. In de Clipboard groep, onder de Paste knop, klik op de pijl. 1

3 Contextuele (On Demand) Tabs Sommige commando s zijn alleen zichtbaar als je ze nodig hebt. Bijvoorbeeld de Chart Tools Tab is alleen zichtbaar als je een tabel aanpast. Galerijen (met Chart Tools voorbeeld) Galerijen zijn verzamelingen miniatuurafbeeldingen afbeeldingen. Ze geven snelle visuele toegang tot beschikbare formaten. Live Preview (met Quick Styles voorbeeld) Live Preview voert tijdelijk wijzigingen door bij geselecteerde cellen als je met je muis over de opmaak knoppen gaat. Hierdoor zie je hoe de opmaak eruit zal komen te zien, zonder daadwerkelijk wijzigingen door te voeren. 1. Klik op Insert > Column en kies een grafiek. 2. Klik in op de grafiek om de grafiek commando s te zien en klik buiten de grafiek om ze te laten verdwijnen. Chart Tools Design Tab Chart Tools 1. Klik op de pijl in de Chart Tools Design Tab Chart Styles groep. 2. Klik op één van de miniatuurafbeeldingen om de opmaak van de grafiek te zien veranderen. Quick Styles 1. Klik op de Home tab. 2. Selecteer een aantal cellen. 3. In de Styles groep, ga met je muis over de selectie om de opmaak wijzigingen te zien. 4. Klik op de pijl voor meer selecties. 5. Ga met je muis over de verschillende stijlen om te kijken hoe de wijzigingen eruit zullen zien. Dialog Box Launcher De Dialog Box Launcher meer opties zien. onderaan elke groep laat 1. Klik op de pijl onderaan elke groep om meer opties te zien. Show/Hide Groups Wanneer je scherm een lagere resolutie heeft of het scherm klein is, laten sommige groepen alleen de groepsnaam zien. Klik op de pijl onder de groepsnaam om alle commando s in de groep te zien. 1. Maak het scherm kleiner totdat je van sommige groepen alleen de groepsnaam ziet. 2. Klik op de pijl onder een groepsnaam. 2

4 Minimaliseer het Ribbon Om het Ribbon te minimaliseren, klik met je rechtermuisknop in het tab gebied of klik met je rechtermuisknop op een willekeurig commando. De (links bovenaan) De vervangt het File menu. Het bevat de commando s voor het werken met bestanden zoals New, Open, Save, Save As en Print, en prepare commando s zoals Prepare > Properties, Excel afsluiten en Recent Documents. Het omvat tot 50 recent geopende documenten. (Let op: dubbelklikken op de Ofice Button sluit Excel af). De Options Button Met de Options knop onderaan het menu kun je voorkeuren instellen. Mini Toolbar De Mini Toolbar verschijnt als je met je rechtermuisknop op een cel of een aantal geselecteerde cellen klikt. (Let op: je kan de Mini toolbar niet zelf aanpassen.) 1. Klik met je rechtermuisknop in het tab gebied. 2. Selecteer Minimize the Ribbon. 3. Klik met je rechtermuisknop in het tab gebied 4. Zet Minimize the Ribbon uit. 1. Ga met je muis over de Office Button om de functies te zien. 2. Klik op de. 3. Ga met je muis over de commando s aan de linkerkant voor uitleg over elk commando. 4. Klik op de punaise in Recent Documents om een document op de lijst te houden. 1. Klik op de. 2. Klik op de Options Button. 3. Klik op verschillende opties aan de linkerkant. 4. Klik op Save om kiezen waar je de documenten opslaat of het standaard documentformaat aan te passen. 5. Klik op Proofing > AutoCorrect Options om in te stellen hoe Excel tekst corrigeert als je typt. Mini Toolbar 1. Selecteer een aantal cellen. 2. Klik met de rechtermuisknop in de selectie. 3. Klik op een willekeurige opmaakcommando in de Mini Toolbar. 3

5 Quick Access Toolbar (Rechtsboven, rechts van de ) Quick Access Toolbar De Quick Access Toolbar is een toolbar die je kan aanpassen met snelkoppelingen voor veel gebruikte commando s. Je kan via de pijl commando s toevoegen of verwijderen of klik met je rechtermuis op een commando om deze aan de toolbar toe te voegen. Waar is de Drawing Toolbar gebleven? Om taken uit te voeren die je voorheen deed met de Drawing toolbar - klik op de Insert tab - op een optie in de Illustrations groep of in de Text groep. Nadat je een shape, line, picture, clip art, SmartArt graphic of WordArt invoegt verschijnen extra tabs met opmaakopties en - effecten die voorheen in de Drawing toolbar te vinden waren. Ook zie je extra nieuwe mogelijkheden zoals Quick Styles (Quick Styles: een verzameling opmaakopties die het opmaken van documenten en objecten makkelijker maakt). 1. Klik op de pijl op de Quick Access Toolbar. 2. Klik op een willekeurig commando dat je te zien krijgt om het aan de toolbar toe te voegen of klik op More Commando s. 3. Klik op een willekeurige opmaak-commando in de Mini Toolbar. 4. Klik met je rechtermuis op een willekeurig commando en klik op Add to Quick Access Toolbar. 5. Klik met je rechtermuis op een willekeurig commando in de Quick Access Toolbar en klik op Remove from Quick Access Toolbar. 1. Klik op de Insert tab. 2. In de Illustrations groep, klik op de Shapes knop. 3. Selecteer een vorm. 4. Klik waar je de geselecteerd vorm wilt invoegen. 5. Klik op de vorm om de Drawing Tools tab te zien. 6. Ga met je muis over de verschillende galerijen voor een Live Preview van de opmaakopties. 7. Druk op de Delete knop om de vorm te verwijderen. 4

6 Nieuw File Formats OpenXML Word, Excel en PowerPoint hebben nieuwe bestandsformaten gebaseerd op Office Open XML (Extensible Markup Language) formaten. Open XML files: Minimaliseer bestandsgrootte tot 75%. Verbeter beveiliging en betrouwbaarheid. Bestaan uit de oude extensies gevolgd door een x of m. Voorbeelden: o xlsx voor Excel-bestand o xltx voor Excel-templates. o xlsm voor Excel-bestanden met macro s. o xltm voor Excel-templates met macro s. Access heeft een nieuw bestandsformaat *.accdb In Word, Excel, PowerPoint en Access 2007 kan je bestanden uit vorige versies openen. Nieuwe bestanden worden standaard in de nieuwe bestandsformaten opgeslagen en oude bestanden in de oude bestandsformaten (met uitzondering van PowerPoint 95). Compatibility Mode verschijnt in de titel wanneer je een bestand in het oude formaat opent. In deze modus worden nieuwe mogelijkheden uitgezet of aangepast, zodat ze aansluiten bij het oude formaat. Wanneer je een bestand in het oude formaat opslaat, start een Compatibility Checker. Deze attendeert je op nieuwe mogelijkheden die niet aansluiten bij de oude versie. Gebruikers van Word, Excel en PowerPoint kunnen de nieuwe bestandsformaten openen, nadat ze een converter downloaden. Deze is standaard geïnstalleerd op alle werkplekken op de universiteit. 1. Open een Excel 2003 document. 2. Let op dat de Title Bar aangeeft Compatibility Mode. 3. Klik op de Office knop. 4. Selecteer Prepare > Run Compatibility Checker > OK. 5. Klik op de Office knop. 6. Selecteer Save As > Excel Workbook. 7. Let op dat het bestandstype Excel Workbook is en *.docx) verschijnt. 8. Selecteer de Cancel knop. 9. Klik op de Office knop. 10. Selecteer Save As > Excel Workbook. 11. Let op dat het bestandstype is Excel (en *.xls verschijnt). 12. Selecteer de Cancel knop. 13. Klik op de Office knop > Excel Options > Save > Save files in this format als je het standaard op te slaan formaat wilt wijzigen. Klik op de Office knop > Excel Options > Save > Save files in this format om het standaard bestandsformaat te wijzigen. Enkele speciale mogelijkheden Opslaan als PDF Vanuit Excel 2007 is het mogelijk om een bestand direct in PDFformaat op te slaan. Zoom Slider (rechtsonder in de hoek) Je kan eenvoudig in- en uitzoomen in Word, Excel en PowerPoint met behulp van de zoom slider. 1. Klik op de Office knop. 2. Selecteer Save As > PDF or XPS. 1. Klik op de slider en beweeg deze naar links en rechts. 5

7 Keyboard Shortcuts Nieuwe toetsenbord-sneltoetsten genaamd KeyTips zijn beschikbaar via de Alt-toets. De oude sneltoetsen die met CTRL starten, zoals CTRL-C voor kopiëren, werken ook nog steeds. 1. Selecteer een deel tekst. 2. Druk op de Alt-toets. 3. Type het weergegeven nummer 1 in om de geselecteerde tekst vet maken. 4. Type de weergegeven letter H in om de Home tab te selecteren. 5. Druk weer op Alt om de KeyTips uit te zetten. Help (rechtsboven in de hoek) of F1 Het Help Menu is nu per onderwerp ingedeeld. Zeer handige Reference & Interactive Guides: Interactive: Excel 2003 to Excel 2007 commands LearningGuide 1. Klik op Help > What s new. 2. Klik op Help > Training > Up to speed with Excel Ctrl + klik op een van de Interactive Guides. Aan de slag Een nieuwe lege werkmap maken: 1. Klik op de Office knop en selecteer New. 2. Klik op de Create knop rechts beneden in de hoek. Een bestaande werkmap openen 1. Klik op de Office knop en selecteer Open. 2. Navigeer naar het te openen bestand. 3. Klik op Open wanneer je de juiste werkmap geselecteerd hebt. De Workbook View aanpassen: De Page Layout view vervangt het printvoorbeeld. Alle instellingen die voorheen in het printvoorbeeld konden worden gedaan kunnen nu in dit scherm. Het oude printvoorbeeld met alle bijbehorende opties is nog wel te vinden onder de Office button bij Print. View Tab 1. Klik op de View tab. 2. In de Workbook Views groep, klik op Page Layout om te zien wat hier allemaal ingesteld kan worden. 3. Probeer ook een aantal andere views. 6

8 Tekst opmaken De opmaak commando s zijn beschikbaar via de Home tab en in de Mini Toolbar. Clipboard Group De commando s om selecties in een sheet te kopiëren en verplaatsen, zijn beschikbaar via de Home tab. Op de Home tab, in de Clipboard groep: Om tekst of andere items te kopiëren of verplaatsen: 1. Selecteer tekst of items die je wilt kopiëren of verplaatsen. 2. Klik op de Copy knop om tekst te kopiëren of de Cut knop om tekst te verwijderen. 3. Plaats de cursor in het gebied in je document waar je tekst of items wilt invoegen (paste). 4. Klik op de Paste knop. Tekstopmaak kopiëren van de ene plaats en op een andere plaats toepassen: 1. Selecteer de paragraaf van welke je de opmaak wilt kopiëren. 2. Klik op de Format Painter knop. (Dubbelklik op de Format Painter knop wanneer je de opmaak van meerdere selecties in je document wilt aanpassen.) 3. Selecteer de tekst of het figuur dat je wilt opmaken. Font Group Selecteer een deel tekst. Via de Home tab, in de Font (lettertype) groep: 1. Klik op de Bold knop om de tekst vet op te maken, klik op de Italic knop om de tekst cursief op te maken en klik op de Underscore knop onderstrepen. om de tekst te 2. Klik op de pijl van het Font Size drop down menu om de lettergrootte aan te passen. 3. Ga met je muis over elke knop voor meer informatie. 4. Klik op Dialog Box Launcher om het Font dialoogvenster te openen. Alignment Group Met de opties in deze groep kan de uitlijning van tekst in een cel aangepast worden: Klik op een van de knopjes Klik op het pijltje van deze knop plaatsen. Met de knopjes Klik op om de tekst verticaal uit te lijnen. om de tekst diagonaal of vertikaal in de cel te kan de tekst horizontaal uitgelijnd worden. om de tekst binnen een cel meer of minder in te laten springen. Deze optie zorgt ervoor dat de tekst niet over de rechter rand van de cel gaat maar in plaats daarvan de cel hoger maakt en de tekst onder elkaar plaatst. Met worden geselecteerde cellen horizontaal samengevoegd en de tekst binnen deze cellen gecentreerd. Onder zijn nog veel meer uitlijnmogelijkheden beschikbaar. 7

9 Number Group Alle mogelijke getalopmaak opties zijn binnen deze groep te vinden: Gebruik voor valuta, percentage of decimale weergave. Met kan het aantal decimalen verhoogd of verlaagd worden. Onder en zijn nog veel meer mogelijkheden aanwezig. Styles Group Allerlei opmaakmogelijkheden t.a.v. van vulling en kaders van cellen zijn in de Styles groep te vinden: is een handige mogelijkheid om cellen op te laten vallen die aan bepaalde voorwaarden voldoen. Zoals groter of kleiner dan een bepaalde waarde. Onder en zijn talloze opmaakmogelijkheden aanwezig. Cells Group Eigenschappen van cellen, rijen en kolommen kunnen hier worden aangepast: Editing Group Om rijen, kolommen of werkbladen in te voegen wordt deze knop gebruikt. Om rijen, kolommen of werkbladen te verwijderen wordt deze knop gebruikt. Aanpassen van hoogte en breedte, verbergen van rijen of kolommen, werkbladen een naam geven en nog veel meer kan met behulp van deze knop. In deze groep staan een aantal handige hulpmiddelen, zoals: om snel een reeks op te tellen, het gemiddelde te berekenen etc. om een geselecteerde reeks te vullen met de waarde en opmaak die in de eerste cel is ingevoerd. om inhoud en of opmaak te verwijderen. om data te sorteren of filteren. om te zoeken en te selecteren. Mini Toolbar Via de Mini Toolbar tekst opmaken: 1. Klik met je rechtermuisknop op de tekst die je wilt aanpassen. 2. Klik op de gewenste opmaakoptie. De Mini Toolbar 8

10 Pictures, Clip Art, Charts, Symbols, Text Boxes, Headers en Footers kunnen ingevoegd worden via de Insert tab. Plaats je cursor op de plaats waar het symbool of speciaal teken ingevoegd moet worden. Insert a Picture Een Picture invoegen, in de Illustrations groep: 1. Klik op de Picture knop. 2. Navigeer naar de locatie waar je afbeelding staat. 3. Dubbelklik op de afbeelding die je wilt invoegen. 4. Selecteer de afbeelding die je ingevoegd hebt en de Picture Tools tab verschijnt. 5. In de Picture Tools tab, klik op de Format knop, in de Arrange groep, klik op de Position knop en ga met je muis over de text wrapping options voor een Live Preview. Insert Clip Art Clip Art invoegen, in de Illustrations groep: 1. Klik op de Clip Art knop. 2. Type een woord of zin in de Clip Art zoekbalk die de clip art omschrijft waar je naar zoekt bent. Insert Chart Met behulp van de opties in de groep Chart kan uit een groot aantal verschillende grafieken gekozen worden. 1. Selecteer de data waarvan een grafiek moet worden gemaakt. 2. Kies vervolgens een grafiektype door te klikken op de bijpassende knop. 3. Kies een opmaak uit de galerij. 4. De tab Design verschijnt, hierin is een groot aantal opmaak mogelijkheden aanwezig. Insert een Text Box Een Text Box invoegen, in de Text groep: 1. Klik op de Text Box knop. 2. Selecteer de gewenste Text Box. 3. Klik in de Text Box om de Text Box Tools weer te geven. 4. Ga met je muis over de verschillende galerieën voor een Live Preview van opmaakopties. 5. Druk op de Delete knop om de Text Box te verwijderen. Insert Symbols of Special Characters Symbols of Special Characters invoegen, in de Symbols groep: 1. Klik op de Symbol knop. 2. Als je symbol of special character niet zichtbaar is, klik op More Symbols in het resterende menu en doe één van de onderstaande dingen: 3. Klik op de Symbols tab en selecteer een in te voegen symbol, of 4. Klik op de Special Characters tab en selecteer een in te voegen special character. 5. Klik op de Insert knop om je symbol of special character in te voegen. 6. Klik op de Close knop om naar je document terug te keren. 9

11 Insert Headers en Footers Headers en Footers invoegen, in the Header & Footer group: 1. Klik op de Header of Footer knop. 2. De tab Design verschijnt: Met de knoppen in de groep Header & Footer Elements kan veel informatie automatisch aan de header of footer worden toegevoegd. Klik ergens in het werkblad en daarna op de tab View. Via de knop Normal keer je terug in het gewone scherm. Mark as Final Documenten of bestanden als alleen lezen opslaan, zodat geen andere wijzigingen gedaan kunnen worden: 1. Klik op de Office knop > Prepare > Mark as Final. 2. Ga met je muis over Mark as Final. 3. Druk op F1 voor gedetailleerde hulp. Page Layout Page Layout Commando s over de marges, oriëntatie en invoegen van pagina en sectie einde vind je in de Page Layout tab. Klik op de Page Layout tab. Page Margins: Pagina marges instellen Page Layout 1. In de Page Setup groep, klik op de Margins knop. 2. Selecteer één van de vooringestelde margin settings, of stel deze zelf in door Custom Margins te selecteren en de nieuwe waardes in de juiste velden in te voeren. Page Orientation: Selecteer Portrait(staand) of Landscape(liggend)orientatie Page Layout 1. In de Page Setup groep, klik op de Orientation knop. 2. Selecteer Portrait of Landscape. Page of Section Breaks: Pagina of sectie einde aanpassen Page Layout In de Page Setup groep, klik op de Breaks pijl verwijderen. om een break in te voegen of te 10

12 Scale to fit Page Layout De opties in deze groep kunnen worden gebruikt om de grootte van een sheet aan te passen aan het papierformaat. Arrange Gebruik deze groep om grafische elementen in een sheet te ordenen. Saving Files Page Layout Bestanden opslaan met behulp van de. Een document opslaan 1. Klik op de Office knop: 2. Klik op Save Let op: Wanneer je het bestand voor de eerste keer opslaat, moet je het bestand een naam geven. Ga vervolgens verder met onderstaande stappen. 3. Navigeer naar de locatie om je bestand op te slaan. 4. Voer de naam in voor het nieuwe bestand in de File name box. 5. Of klik op de Save knop in de Quick Access Toolbar. Een document opslaan met een andere naam of bestandstype 1. Klik op de Office knop. 2. Klik op Save As. 3. Selecteer het bestandstype uit de lijst Save as type. 4. Ga naar de locatie waar je het bestand wilt opslaan. 5. Voer de naam in voor het nieuwe bestand in de File name box. Bestanden printen Print bestanden met behulp van de Office knop. Print Preview: Een printvoorbeeld bekijken 1. Klik op de Office knop. 2. Ga met je muis over Print of klik op de pijl rechts van Print. 3. Klik op Print Preview. Print: Een document printen 1. Klik op de Office knop. 2. Om te printen via de Print dialog box, klik op Print. 3. Om het document zonder wijzigingen naar de standaard printer te sturen, klik op de Quick Print knop. Templates en Add-Ins Commando s voor het werken met macro s en XML zijn te vinden op de Developer tab en zijn alleen te zien nadat je deze aanzet. Developer Tab: De Developer tab tonen: 1. Klik op de Office knop. 2. Klik op Excel Options. 11

13 3. Klik op Popular. 4. Plaats een vinkje naast Show Developer tab in het Ribbon. 5. Klik op OK om je wijzigingen op te slaan. Werken met functies Functies kunnen worden ingevoerd met behulp van de tab Formulas of door te typen in een cel. Een functie invoeren Formula Tab Vanuit de Function Library kan een keuze gemaakt worden uit verschillende typen functies (financial, logical, date&time etc.). Met de knop Insert Function kan gezocht worden in alle beschikbare functies. Een functie invoeren door te typen Door het = teken gevolgd door een letter in te typen, verschijnt automatisch een lijst met alle functie die met die letter beginnen. Ook wordt, door op een bepaalde functie te klikken, in het kort uitgelegd wat de functie doet: UvT specifieke toepassing De Office 2007 installatie die is toegepast op de werkplekken op de universiteit bevat een extra tabblad: LearningGuide. LearningGuide LearningGuide Tab De LearningGuide is een interactieve toepassing waarin snel informatie over Excel 2007 en andere Office 2007 applicaties kan worden opgezocht. In het vak Type Search Text kan direct naar een bepaalde term worden gezocht. Vul een zoekterm in en klik naar keuze op All Office of Only Excel. Typ het woord Header in het tekstvak en klik vervolgens op Only Excel. 12

14 Aan de linkerkant van het scherm staan alle onderwerpen die betrekking hebben op headers. Aan de rechterkant van het scherm kan op de afbeelding worden geklikt om nader uitleg over de desbetreffende optie te krijgen. Door in de tab LearningGuide te klikken op de knop Open wordt de startpagina van site van LearningGuide geopend. Bovenin het scherm kan een keuze worden gemaakt tussen de verschillende applicaties of een overzicht van de nieuwe mogelijkheden van Office Meer informatie We hopen dat je met deze handleiding een goede start kan maken met Excel Behalve deze handleiding zijn nog meer hulpmiddelen beschikbaar. Ook kan je gebruik maken van diverse trainingsmogelijkheden. Een overzicht daarvan is te vinden op een speciale website: Vragen en/of problemen? Mocht je na het doorlezen van deze handleiding nog vragen of problemen hebben, neem dan contact op met je Automatiseringsunit. Automatiseringsunit Dante-faculteiten (voor FGW en FKT locatie Tilburg) I & A (voor FRW) IT Helpdesk (voor FEB) SpITS (voor FSW) IT&AV Service Desk (voor TiasNimbas) IT&AV Service Desk (voor de diensten) Y 313, tel. (013) , lau.dante@uvt.nl M 218, tel. (013) , frw.helpdesk@uvt.nl. K 101, tel. (013) , IT-servicedesk@uvt.nl P 403, tel. (013) , SpITs@uvt.nl T 11, tel. (013) , its-helpdesk@uvt.nl, G 82, tel. (013) , its-helpdesk@uvt.nl. 13

15 14