DLex, een krachtig en gebruiksvriendelijk instrument voor een beheer van uw advocatenkantoor

Transcriptie

1 11-12 DLex, een krachtig en gebruiksvriendelijk instrument voor een beheer van uw advocatenkantoor Beheer Dossierbeheer p.06 Contactbeheer p.09 Elektronisch documentbeheer (EDM) p.12 Time management p.18 Beheer van de (her)waardering van de prestaties (voorfacturering) p.22 Boekhouding p.24 Tools Berekeningen p.26 Zoekfuncties p.27 Rapporten p.28 Hulpprogramma's Integratie met de kantooromgeving p.30 Beheersinterface p.36 Customer Web access p.37 Extra DLex-diensten p.38 DLex is de eerste door Microsoft gecertificeerde beheerssoftware voor advocatenkantoren in Europa w w w. d l e x. e u BE-NL0112

2 DLex, meer dan software: een concept De software DLex is de eerste door Microsoft gecertificeerde beheerssoftware voor advocatenkantoren in Europa. Het vormt de kern van de activiteit van Pyramiq, met alle functies die nodig zijn voor een intelligent beheer en proactief management. Bent u op zoek naar een krachtig beheersinstrument maar vreest u dat het niet aangepast is aan uw structuur en niet bruikbaar is voor alle leden van uw kantoor? DLex is een geïntegreerde software voor productie, optimaal beheer, objectivering van de prestaties en meting van de rendabiliteit. DLex is ontwikkeld voor alle soorten advocatenkantoren, ongeacht hun grootte, juridische vorm, hun activiteitenterrein, hun werkwijzen of de juridische stelsels waarbinnen zij actief zijn! Een advocatenkantoor is een onderneming als een andere, waar alle documentatie en kennis gemeenschappelijk beschikbaar moet zijn via hulpsystemen. Daarom is DLex opgevat als een gezamenlijk beheersinstrument, een gemeenschappelijke werkruimte! Vennoten, advocaten werknemers, ondersteunende functies Allemaal hebben ze nood aan informatie en functionaliteiten voor hun werk in het kantoor. U bent overtuigd van het nut van beheerssoftware maar blijft wantrouwig over de gebruiksvriendelijkheid en de geschiktheid voor de eigenheid van uw kantoor? DLex biedt een nauwkeurig beheer van de profielen en de bijbehorende rechten, die elk slechts de module(s) gebruiken die nodig zijn voor hun werk, en dit in alle veiligheid. Gebruikers met specifieke noden delen toch dezelfde database. U bent overtuigd van de zin van nieuwe technologieën voor uw dagelijks werk, maar bent bang voor hun snelle ontwikkeling en de veranderingen die daarmee gepaard gaan? DLex is een werkinstrument dat reeds tot volledige ontwikkeling is gekomen. Het biedt een grote verscheidenheid aan functies en is geschreven volgens de recentste softwaretechnieken (Visual Studio, C++, C#,.NET, MS SQL Server). Wij bieden onze klanten de meest betrouwbare en beproefde technologieën die compatibel zijn met alle werkstations. 02 DLex meer dan software: een concept

3 PICTOGRAM - LEGENDA DLex, standaard en corporate Naargelang de noden van elk kantoor, is DLex verkrijgbaar in een standaard of corporate versie. De standaardversie is bestemd voor het klassieke werkterrein van elk kantoor. De corporate versie is een geavanceerde versie waarin een aantal bijkomende modules zijn geïntegreerd. Deze is met name bedoeld voor kantoren met hogere eisen op het vlak van elektronisch documentbeheer (EDM), contactbeheer (CRM), beheer van toegangsrechten en geavanceerde stuurinstrumenten. Bovendien is deze versie geschikt voor alle nieuwe functionaliteiten die in de toekomst zullen worden ontwikkeld. Sommige modules van DLex corporate zijn beschikbaar als opties die 'naar wens' kunnen worden toegevoegd aan de standaardversie. U herkent ze aan het pictogram 'Optie': CORPO Optie Deze functies maken het u gemakkelijk Klik Geen tijdverlies meer met zoeken naar de meest gebruikte functies. Om zoveel mogelijk informatie te verwerken met zo weinig mogelijk handelingen, is DLex uitgerust met gestandaardiseerde Windows-commando's. Rechtsklikken op een bepaald element geeft bovendien onmiddellijk toegang tot een aantal logische functionaliteiten voor dit element (contextmenu). U herkent ze aan het pictogram 'Klik': De extra velden De extra velden zijn waarden met een aanvullende beschrijving van dossiers en/of contacten over functionaliteiten die DLex niet standaard aanbiedt (voorbeelden: prioritair dossier of niet, koppeling van een kleur die overeenstemt met de kleur van een papieren classificatie, beheer van de verzending van wenskaarten). Deze beschrijving kan gebeuren per dossier of voor een aantal dossiers tegelijk. Extra U herkent ze aan het pictogram 'Extra': In ontwikkeling Dev. DLex is een levend instrument dat kan worden aangepast aan de technologische en beroepsgebonden ontwikkelingen. Met minimaal 3 updates en meer dan uur onderzoek en ontwikkeling per jaar, volgt DLex nieuwe ontwikkelingen op de voet. U herkent ze aan het pictogram 'Dev.': Ontdek op pagina 30 hoe gebruiksvriendelijk DLex is! 03

4 De software Pyramiq is reeds sinds 1983 actief op het vlak van de automatisering van advocatenkantoren. Steeds bekommerd om de wensen en de verwachtingen van zijn cliënteel, speelt Pyramiq op professionele wijze in op de technologische evolutie van een voortdurende veranderende markt. Op die manier is Pyramiq in de loop der jaren een betrouwbare partner geworden van talloze instellingen in de juridische sector. Ervaring Bijna 30 jaar ervaring in de ontwikkeling van beheerstoepassingen voor advocatenkantoren Meer dan 500 advocatenkantoren uitgerust met DLex Meer dan gebruikers O&O Meer dan uur besteed aan onderzoek en ontwikkeling per jaar De zekerheid van minimaal 3 grondige updates per jaar Partners Partner van de Bureaus voor Juridische Bijstand IT-partner van alle Franstalige en Duitstalige balies, alsook van de O.B.F.G. (orde van Franstalige en Duitstalige balies) Consultant voor de Orde van Franstalige en Duitstalige Balies in België in het kader van de begeleiding van Europese projecten zoals de 'FAL'-projecten (Find A Lawyer - lijst van Europese advocaten op de portaalsite van de Europese Commissie) en 'Penalnet' (beveiligd netwerk van Europese strafpleiters). Deze laatste twee projecten worden gestuurd door de Raad van Europese balies. Lokale aanwezigheid Pyramiq is voornamelijk actief op de Belgische en Franse markt. Zijn operationele entiteiten zijn sinds de oprichting gevestigd in Luik, in Brussel en in Parijs sinds 1 april Daarnaast steunt Pyramiq op een netwerk van lokale ITpartners voor de installatie van DLex en de technische ondersteuning. Extra service Naast DLex en zijn functionaliteiten biedt Pyramiq advocatenkantoren een hele reeks aanvullende diensten: Mogelijkheid om bestaande gegevens op te vragen Opleidingsmodules Hulp bij het opstarten Consultancydiensten Configuratie op maat Helpdesk Mogelijkheid van aanvullende ontwikkelingen 04 DLex meer dan software: een concept

5 Module 1: Beheer Dossierbeheer p.6 Contactbeheer p.9 Elektronisch documentbeheer (EDM) p.12 Time management p.18 Beheer van de (her)waardering van de prestaties (voorfacturering) p.22 Boekhouden p.24

6 Dossierbeheer Module 1: Beheer Dossierbeheer vormt uiteraard de kern van uw werk als advocaat, het neemt het grootste deel van uw tijd in beslag. Daarom biedt DLex u hoofdzakelijk een dossierbeheermodule waarin alle nodige functionaliteiten en informatie gegroepeerd staan op het scherm van het betreffende dossier. Intuïtieve en gebruiksvriendelijke navigatie binnen de dossiers Weergave van de documenten in de vorm van een dynamische boomstructuur waarvan de configuratie afhankelijk is van de materie van het dossier (bv.: proceduredossier, adviesdossier, ander...) Prestaties van een dossier Agenda van een dossier Taken en vervaldagen van een dossier Kritische gebeurtenissen Partijen en raadslieden Boekhoudkundige fiche van het dossier (te factureren prestaties voorzieningen uitgaven laatste factuur nietfactureerbare uitgaven) Met één klik onmiddellijk toegang tot: Details van de cliënt: weergave van de "contact"fiche van de cliënt met al zijn gegevens Memomail: aanmaak van een ontwerp in Outlook met automatische vermelding van het dossier als onderwerp Gelinkte dossiers: zoekt alle dossiers van een bepaalde cliënt 06 DLex Dossierbeheer

7 Multi-criteria zoekmachine Snel zoeken op de referentie of de naam van een dossier Zoeken op de dossierlijsten Onmiddellijke toegang tot het laatst geraadpleegde dossier Toegang tot de 20 laatst geraadpleegde dossiers Zoeken via favorieten (onbeperkt aantal zoekcriteria) Standaard favoriet: lijst weergegeven bij het openen van de dossiermodule Geavanceerde zoekopdracht via alle door DLex voorgestelde zoekcriteria Controle via zoekopdracht naar slapende dossiers op basis van verschillende criteria: alle dossiers zonder toekomstige gebeurtenissen in de agenda of de takenplanning alle geopende maar 'lege' dossiers (geen documenten, geen termijnen, geen prestaties, geen agendapunten) alle dossiers zonder prestaties vanaf een bepaalde datum 07

8 Module 1: Beheer Mogelijkheid om waarschuwingen te geven via een pop-up venster Previsualisatie op basis van een lijst Mogelijkheid om het detail van een element uit een lijst te bekijken zonder het te openen 08 DLex Dossierbeheer

9 Contactbeheer Contactbeheer beperkt zich niet tot het bijhouden van een telefoon-, fax- of register Uw database is bijzonder waardevol, omdat uw contacten veel verder gaan dan de partijen die betrokken zijn bij uw dossiers. Uw contactenbasis is een belangrijk deel van het patrimonium van uw kantoor. DLex biedt u de mogelijkheid deze te gebruiken voor verschillende beheerstoepassingen van uw kantoor, zijn commerciële ontwikkeling en zijn communicatie. Subtiele beveiligingssystemen zorgen ervoor dat u uw contactenbasis perfect onder controle houdt. Synchronisatie met Outlook is uiteraard ook mogelijk! Volledige identificatiefiche per contact Onderscheid tussen 'particuliere' en 'professionele' contacten 3 adressen per contact, waarvan er één als standaard kan worden ingesteld Directe toegang tot de dossiers van een bepaald contact en eerste niveau voor het beheer van belangenconflicten Synchronisatie met MS Outlook (versie 2003 en hoger) (zie ook pagina 32: koppeling met de kantooromgeving) Geïntegreerde mogelijkheid van elektronische handtekening (verschillende handtekeningcertificaten) met delegatie en verwerking in loten Personaliseerbare foto, kan worden overgenomen van de elektronische identiteitskaart Integratie van een Mappy-link (geolokalisatie) Extra Maak gebruik van de Extra velden voor de contacten Voor het opmaken van uw wenskaarten, voor de selectie van de verzendlijst van uw nieuwsbrief of om alle wijnliefhebbers tussen uw cliënten te selecteren Hierbij is het mogelijk lijsten te exporteren naar direct-mail toepassingen buiten DLex 09 DLex Contactbeheer09 09

10 Module 1: Beheer Aanpasbare en gestandaardiseerde weergave met verschillende zoekmogelijkheden Snel zoeken Zoeken op favorieten Alfabetisch zoeken Geavanceerde zoekopdrachten Registers van uw contacten en de rechtbanken GestionBeheer van unieke elementen (en dus van dubbele elementen) en meervoudige verbindingen tussen de elementen Soort contact: aard van de relatie van het contact met het kantoor (leverancier, partijen, expert, prospect ) Begrip rol: aard van de relatie van een contact in een dossier (cliënt of tegenpartij) Begrip dossier: lijst van de lopende dossiers in het kantoor waarin het contact betrokken partij is Aanpassing van de verplichte velden en mogelijkheid om een invoerpatroon toe te passen per soort contact CORPO DLex Corpo PRO contactbeheerder Het gebruik van extra velden bij de contacten is een eerste mogelijkheid om uw contactenbasis beter te benutten. De PRO contactbeheerder gaat nog een stap verder met de directe integratie van CRM-functionaliteiten. 10 DLex Contactbeheer

11 Beheer van de toegangsrechten tot de contacten De database van de contacten behoort tot het patrimonium van het kantoor. Voor een goed en verstandig beheer en voor de veiligheid is een zekere toegangscontrole noodzakelijk. Elke gebruiker krijgt bijgevolg een bepaald profiel toegewezen dat recht geeft op een zeker toegangsniveau tot de contacten (bv.: volledige toegang - lezen en bijwerken - geen toegang ). Toegangsbeperkingen worden ingesteld voor wijzigen, exporteren, afdrukken Geavanceerd beheer van belangenconflicten Bijkomende mogelijkheid om 'conflict checks' te activeren en te kiezen met welk criterium de controle van belangenconflicten wordt verbonden. Beheer van unieke elementen Om dubbele elementen te voorkomen, biedt DLex de mogelijkheid elk element (onderneming, natuurlijke persoon ) afzonderlijk te beheren en fiches dynamisch samen te stellen op basis van deze unieke elementen. Organigrammen en beheer van de mandaten Mogelijkheid om organigrammen (weergaven) te genereren door combinatie van gegevens in de contactfiches (beschrijving van de relaties tussen de elementen) en om historieken bij te houden van elke situatie. Dev. Optie 11

12 Elektronisch documentbeheer (EDM) Module 1: Beheer EDM is een proces dat voortvloeit uit de levenscyclus van een document: aanmaak, ontvangst, classificatie, bewaring en opzoeking. Het levert een aanzienlijke besparing aan tijd en geld op en biedt momenteel talloze toegangsmogelijkheden op afstand. Zo hebt u overal en altijd toegang tot alle dossierstukken en kunt u inkomende en uitgaande stukken automatisch of semiautomatisch aanmaken en classificeren. Aanmaken van UITGAANDE akten en brieven Geïntegreerde brievenmodule met een bibliotheek van standaarddocumenten in de vorm van een duidelijke en configureerbare boomstructuur Mogelijkheid om voorgeformatteerde scenario's aan te maken en de bewerkingsmodus van de brief te automatiseren Voorbeelden van configureerbare scenario's : opstellen van een Word-brief die per fax verstuurd dient te worden opstellen van een bericht met bijlage(n) Aanmaak van berichten met bijlage(n) gekoppeld aan MS Outlook Bewaren van projecten vóór de verzending: de inhoud van de s kan worden bewaard zonder meteen te worden verzonden. De mails worden op dezelfde manier behandeld als werkdocumenten in Word, en kunnen bijgevolg door verschillende personen worden bewerkt. Prestatie(s) en automatische takeningave na briefwisseling Beveiliging van documenten (toegangsrechten en vergrendeling van documenten in gebruik) met mogelijkheid tot toegang in "Alleen lezen"-modus Te gebruiken in meerdere talen Mogelijkheid om de DLex-documenten te exporteren naar alle soorten externe dragers (USB-stick ) Een brief aanmaken in enkele seconden 1) Kies het gewenste scenario: Word-brief? ? Fax? 2) Kies de geadresseerde(n) 3) Het document wordt automatisch aangemaakt in het gekozen formaat 4) Nadat het document is opgeslagen, kunt u automatisch uw prestaties en/of een taak invoeren in uw planning. Dit kan naar wens worden ingesteld. 12 DLex Elektronisch documentbeheer (EDM)

13 Verwerking van digitaal ingesproken bestanden in DLex - DPM Link module van DLex - Optioneel Deze module biedt de mogelijkheid digitaal ingesproken bestanden over te dragen naar DLex. Talloze functiemogelijkheden vergemakkelijken ook de verwerking en het beheer van de bestanden voor een perfecte integratie in uw workflow. Voor de advocaat 2 manieren om uw gesproken tekst over te brengen: 1. Snelle manier: zonder iets aan uw werkgewoonten te veranderen, worden uw digitale spraakbestanden geïntegreerd in DLex. 2. Gezamenlijke manier: verwerking per partij van spraakbestanden (een partij = een stapel dossiers) waarvoor een aantal instructies zijn vastgelegd, zoals: Het verbonden dossier Het prioriteitsniveau of de termijn De persoon die belast is met de transcriptie De verwerking door een externe dienstverlener (door activering van de module 'externe diensten', zie pagina 37) >> Voice Command : mogelijkheid om een spraakbestand aan een dossier toe te wijzen door middel van een gesproken commando De spraakbestanden in een overgedragen partij worden opgelijst op een afdrukbaar schutblad, waardoor de overschrijvers makkelijk kunnen terugvinden bij welk fysiek dossier het betreffende spraakbestand hoort. Voor de secretaresse De secretaresse kan de te verwerken spraakbestanden makkelijk terugvinden in haar DLex werkomgeving. Er kunnen verschillende zoekfilters worden ingesteld: bevoegde persoon, soort dossier, betreffende advocaten Op basis van deze zelfde lijst kunnen advocaten en secretaressen de vordering van de verschillende werkzaamheden volgen en zo nodig de prioriteiten aanpassen. Via de resultatenlijst kan de secretaresse toegang krijgen tot een spraakbestand door erop te dubbelklikken, waarna zij kan beginnen met de transcriptie: Aanmaken van een document (Word) op basis van een model volgens de gebruikelijke methode in DLex Blokkering van de toegang tot de bestanden die in verwerking zijn Sturing van het spraakbestand via een Player die boven het betreffende Word-werkbestand wordt weergegeven Mogelijkheid om een lopende transcriptie te hernemen met opslag van de status (vorderingsstaat van het spraakbestand en het Word-bestand Een onderbroken taak kan door iemand anders worden voortgezet) DLex is standaard uitgerust voor de verwerking van elektronische handtekeningcertificaten 13

14 Module 1: Beheer Binnen een dossier, documentbeheer in een vooraf gedefinieerde boomstructuur naargelang de aard van het dossier DLex biedt de mogelijkheid een boomstructuur aan te maken voor de classificatie in mappen en submappen, overeenkomstig uw papieren classificatie Bovendien kan de elektronische classificatie worden geparametriseerd volgens materie. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een specifieke boomstructuur aan te maken voor alle invorderingsdossiers, een andere voor alle dossiers inzake fiscaal recht, enz Er kan ook een bepaalde boomstructuur als standaard boomstructuur worden ingesteld (voor dossiers 'zonder materie') In elk geval: kunnen de parameters van de boomstructuur op elk moment dossier per dossier worden gewijzigd zijn er standaard verschillende classificatie- en zoekmethoden beschikbaar voor de documenten: -- olgens stroom (inkomend of uitgaand) -- volgens status (ontwerp, gevalideerd ) -- volgens datum -- volgens dossier Klik Omzetting in pdf Verzending van een kennisgeving Snel afdrukken van een aantal documenten zonder ze een voor een te moeten openen en met de mogelijkheid afdrukmacro's te gebruiken Optie Osidoc-oplossing voor de beveiligde aanmaak van akten en complexe procedures Osidoc is een oplossing van Ostendi die hulp biedt bij de dynamische aanmaak van zogenaamde 'vertrouwelijke of complexe' documenten, op basis van vooraf ingestelde scripts. Op basis van een bepaald scenario stelt Osidoc de auteur van de tekst vragen om hem te helpen bij het opstellen van het document Dit is een slim systeem dat erop toeziet dat alle nodige informatie wordt verzameld om een document op te stellen dat voldoet aan de eisen met betrekking tot de behandelde kwestie. Voorbeelden van documenten die hiervoor in aanmerking komen: - procedure voor onroerend beslag - ontslagbrief voor een hoger kaderlid - verkoopovereenkomst voor de export De via Osidoc aangemaakte documenten worden automatisch bewaard in het bijbehorende DLex-dossier. 14 DLex Elektronisch documentbeheer (EDM)

15 Beheer van INKOMENDE documenten Om het hoofd te bieden aan de snelle toename van het informatieverkeer via , biedt Doc Manager van DLex u de mogelijkheid de inkomende documentenstroom eenvoudig en makkelijk te beheren. Eenvoudige en gebruiksvriendelijke tool om documenten en s via 'drag & drop' in een dossier te importeren, met de mogelijkheid: - een lijst van favoriete dossiers weer te geven - toegang te krijgen tot de interne classificatiemappen van het dossier - gegevens in te voeren in een notitiezone (met personalisatie van de tekst) - na het kopiëren het origineel in Outlook te verwijderen of te bewaren - enkel de bijlage(n) toe te voegen aan het dossier Let op, door het overbrengen van een mail van Outlook naar DLex wordt de integriteit van de mail niet beïnvloed. Een versleutelde of elektronisch ondertekende mail behoudt dus zijn eigenschappen. Mogelijkheid om alle soorten bestanden te integreren vanuit Windows verkenner: scans, foto's, pdf-bestanden MS OUTLOOK 1. Selecteer in Outlook de mail(s) die u in DLex wenst te importeren. 2. Sleep deze naar het Doc Manager-icoon 1. Selecteer in Windows verkenner het/de bestand(en) dat/die u in DLex wenst te importeren. 2. Sleep ze naar het Doc Manager-icoon EXPLORATEUR WINDOWS 3. Wijs het/de overgedragen document(en) toe aan een DLex-dossier. In deze fase kan een opmerking worden ingevoerd. 4. De geïmporteerde documenten zijn meteen beschikbaar in het desbetreffende dossier Beheer van de stromen en optimalisatie van de delegatie- en kennisgevingsprocessen Om fouten door het gebruik van nieuwe technologieën te voorkomen (bv. een gelezen document dat vergeten is en niet werd verwerkt) en coherent te blijven met de rolverdeling binnen een kantoor, beschikt het EDM van DLex over delegatieen kennisgevingstools. Dit is met name noodzakelijk omdat post ons op verschillende manieren bereikt, zonder altijd door de bekwame handen van een assistent(e) te gaan. 15

16 EDM Pro Module 1: Beheer EDM Pro is een geavanceerde module voor elektronisch documentbeheer die ook enkele bijkomende functionaliteiten bevat in vergelijking met standaard EDM: Doc manager pro DLex inbox, een DLex postvak per gebruiker en/of afdeling CORPO Functie die in feite een elektronische versie is van het persoonlijke postvak in een secretariaat, en waarmee een document rechtstreeks naar de elektronische brievenbus van iemand anders kan worden gestuurd. Hierbij kunnen één of meer persoonlijke brievenbussen of afdelingsbrievenbussen als geadresseerde worden opgegeven. Tijdens het instellen van deze functie wordt een lijst met specifieke acties getoond. Integratie van een met DLex gedeeld dossier in Outlook Functie voor de automatische verzameling van de inhoud van een in Outlook aangemaakt werkdossier dat moet worden gesynchroniseerd met DLex. Door een automatische analyse van dit DLex-dossier kunnen de berichten worden opgehaald en op de juiste plaats worden geclassificeerd volgens de beschikbare aanwijzingen: automatische classificatie in een cliëntendossier als de referentie vermeld staat in het onderwerp van de mail. Bij afwezigheid van een aanwijzing, worden de elementen gerangschikt als te classificeren inkomende stukken. Een stap verder is de mogelijkheid om Outlook-mappen aan te maken op basis van DLex-dossiers, zodat het document direct in het betreffende dossier DLex MS OUTLOOK 16 DLex EDM Pro

17 Scan-to-DLex, met of zonder optische tekenherkenning Automatische opname van een gescand document in een dossier door gewoon het dossiernummer in te voeren op het kopieerapparaat. Het gedigitaliseerde document wordt naar een DLex In doelmap op de server gestuurd, die door DLex permanent wordt gecontroleerd om elk document naar de juiste plaats te verplaatsen op basis van zijn naam. Ref. dossier 9999 Scan Te verwerken Bovendien ondersteunt Scan-to-DLex optische tekenherkenning zodat 'full text' zoekopdrachten mogelijk zijn op documenten die oorspronkelijk als 'afbeelding' werden gedigitaliseerd. Het gescande document wordt in dat geval naar een OCR IN-map gestuurd. Dit is een Windows-map waarin het wordt verwerkt, waarna het wordt doorgestuurd naar de DLex In-map (dit veronderstelt de aanwezigheid van een geschikt OCR-programma). DLex in In elk geval, zowel met als zonder optische tekenherkenning: 5 min. kan Scan-to-DLex de naam van de bestanden lezen om ze nauwkeurig in de juiste dossiers te classificeren komen alle documenten in de DLex In-map terecht die onder automatisch toezicht staat. Het toezicht dat DLex uitoefent op de map met de gescande documenten, wordt aangevuld met verschillende bijkomende opties (automatische invoer van een kostprijs 'digitalisering van stukken') OCR is deze functionaliteit beschikbaar op elke scanner die is uitgerust met de functie 'Scan-to-Folder' (DLex is compatibel met een protocol, niet met een merk) Map 9999 Map met te verwerken stukken Versioning Mogelijkheid om alle versies van een document tijdelijk of definitief te bewaren, zodat door verschillende gebruikers aangebrachte wijzigingen kunnen worden opgespoord, met beheer van de toegangsrechten (bv.: validatierechten op de selectie van de eindversie omdat niet iedereen een versie mag verwijderen en niet iedereen het recht heeft een versie als eindversie te verklaren). Versioning is ook een hulpmiddel voor de slimme archivering van uw documenten. >> Voorbeeld: u wenst het eerste ontwerp van een brief terug te vinden die tot aan zijn definitieve versie verschillende keren werd gewijzigd, en waarvan alleen deze definitieve versie in DLex is opgeslagen. Versioning kan ook worden ingesteld voor het beheer van de weergave, de verwijdering van tussenversies, de archivering Versioning wordt document per document geactiveerd. Dit is dan herkenbaar (in versioningmodus) aan een klein pictogram. Door rechts te klikken kunt u dan de lijst met de verschillende versies opvragen, met standaard in het vet de recentste versie. 17

18 Time management Module 1: Beheer Time management is essentieel. In DLex gebeurt dit aan de hand van een agendamodule, een taakbeheermodule en een prestatiebeheermodule voor elke persoon afzonderlijk of voor het kantoor in zijn geheel. Gedeelde agenda en synchronisatie met Outlook Voor elke afspraak: mogelijkheid om al dan niet een koppeling te maken met een bestaand dossier mogelijkheid een automatische herinnering te laten genereren mogelijkheid om een prioriteit toe te wijzen mogelijkheid om rechtstreeks vanuit een afspraak een prestatie in te voerenmogelijkheid om aan ieder type afspraak een kleurcode toe te kennen mogelijkheid om periodes vast te stellen die niet beschikbaar zijn, bestemd voor privéafspraken Gebruikersspecifieke synchronisatie van de agenda met MS Outlook (versies 2003 en hoger) Raadpleging van een agenda per dossier om zo, op één enkel scherm, de verschillende gebeurtenissen van het dossier weer te geven en informatie te delen die nuttig is voor de leden van eenzelfde kantoor Gelijktijdige weergave van meerdere agenda's om gemeenschappelijke tijdroosters te beheren (voorbeeld: organisatie van gedeelde afspraken) 18 DLex Time management

19 Beheer van termijnen en gedeelde taken met herinneringen Snelle zoekmachine die rechtstreeks toegankelijk is op basis van de meest courante criteria: 1. Per gebruiker 2. Per dossier 3. Per type termijn (vervaltermijn, termijn na brief, ) 4. Per vooringestelde periode met één enkele klik 5. Tussen twee vastgestelde datums 6. Geavanceerde zoekopdracht via alle criteria van DLex 7. Beheer van en zoeken naar belangrijke en/of terugkerende termijnen in de vorm van favorieten (met één enkele klik) 8. Mogelijkheid om de uitgevoerde taken tijdelijk te verbergen omwille van de duidelijkheid Makkelijke visualisatie van de verstreken termijnen en/of termijnen met een hoge prioriteit met behulp van specifieke kleurcodes Voor elke taak (of termijn): - mogelijkheid om een koppeling te maken met een bestaand dossier - mogelijkheid om een automatische herinnering te laten genereren - mogelijkheid om een prioriteit toe te kennen - mogelijkheid om een vorderingsstaat van de uit te voeren taak weer te geven 19

20 Module 1: Beheer Beheer van de kritische gebeurtenissen Gezamenlijke weergave van de agenda-items en de termijnen van de dag op één scherm Sortering mogelijk op: - prioriteit - gebruiker - dag - combinatie van meerdere van deze criteria Bij uitbreiding, mogelijkheid om de agenda en de taken gelijktijdig te beheren los van kritische gebeurtenissen, voor meerdere medewerkers tegelijk of voor één enkele medewerker tijdens een bepaalde periode Invoer van prestaties met of zonder stopwatch (prestaties, kosten en uitgaven) Makkelijk beheer van de prestaties met gebruikersspecifieke aanmaak van automatische prestatiesequenties >> Voorbeelden: Zitting reiskosten Brief verzendkosten kopiekosten honoraria Verschillende mogelijkheden voor gepersonaliseerd afdrukken van uw prestatielijsten Exporteren van alle prestatielijsten naar MS Excel Genereren van lijsten in PDF-formaat Invoer van prestatie 20 DLex Time management

21 Eenvoudig bewerken op alle soorten criteria: dienstverlener type prestatie dossier cliënt datum en/of periode combinatie tussen verschillende criteria Onbeperkte aanmaak van tarieven volgens de door het kantoor opgegeven relevante criteria (hiërarchie, type dossier, type cliënt ) met interne en externe tarieven Meervoudige stopwatch met automatische invoer van vooraf gedefinieerde prestaties Duidelijke scheiding tussen de invoerzone van de prestaties (volgens de door het kantoor vastgestelde eenheden en tarieven) en de waarderingszone van de prestatie Bij ieder type prestatie hoort een standaardwaarde die configureerbaar is per dossier, per cliënt, per dienstverlener of enig ander vooringesteld waarderingscriterium. De bijbehorende waarden worden op de achtergrond toegekend en zijn alleen toegankelijk voor de dienstverleners die over de nodige rechten beschikken. Een dienstverlener die niet over deze rechten beschikt, heeft bijgevolg geen toegang tot de bedragen die overeenstemmen met de prestaties in het dossier. Kortom, de timesheets zijn een voorstelling van de werkelijkheid: ze tonen alles wat gepresteerd werd, ongeacht welke beslissingen er genomen werden op het ogenblik van de facturatie. Koppeling IT / telefonie - CIT Werkinstrument voor de follow-up van de prestaties in de dossiers. De CIT-functionaliteit biedt de mogelijkheid een stopwatch te starten zodra de opgebelde persoon opneemt, het rapport van het gesprek op te slaan in de documenten van het dossier en een prestatie te genereren aan het eind van de oproep. De enige technische voorwaarde in verband met deze functionaliteit bestaat erin dat er een telefooncentrale verbonden moet zijn met het IT-netwerk van het kantoor. Meervoudige stopwatch DLex is uitgerust met een stopwatch met meervoudige invoer met semiautomatische aanmaak van vooraf gedefinieerde prestaties en een reeks aanvullende functies die u in staat stellen uw prestaties zo nauwkeurig mogelijk in te voeren. De flexibiliteit van DLex bij het beheer van de tarieven die van toepassing zijn op het dossier, is een belangrijk voordeel. Dev. Optie Document Prestatie 21