Nota van B&W. onderwerp Huren en beheerkostencultuurgebouw en Pier K Nieuw-Vennep. Portefeuilehouder mr. A.Th.H. van Dijk, J.J.

Transcriptie

1 gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W onderwerp Huren en beheerkostencultuurgebouw en Pier K Nieuw-Vennep Portefeuilehouder mr. A.Th.H. van Dijk, J.J. Nobel Collegevergadering 19 april 2011 inlichtingen Rhea Reints ( ) Registratienummer Samenvatting De opening van het Cultuurgebouw is een succes geweest en met deze nota willen wij de laatste openstaande zaken ten aanzien van huren en beheerkosten afhandelen, zodat we ons volledig kunnen richten op de exploitatie van het Cultuurgebouw en de inhoudelijke samenwerking tussen de vier instellingen. Met deze nota stellen wij de gemeentelijke beheerlasten vast en bepalen we de huur per instelling. Daarnaast is Pier K sinds 2008 gevestigd in Nieuw-Vennep en tot op heden heeft zij voor deze locatie geen huurcontract ontvangen. Ook dit laatste punt willen we met deze nota afhandelen door de subsidie voor de huur te verlenen. Het Cultuurcafé laten wij in deze nota buiten beschouwing, omdat hierover met de commerciële exploitant afzonderlijke afspraken worden gemaakt. De bepaling van de beheerkostenen de huren in deze nota laat zien dat de gemeente aan de start van het project Cultuurgebouw (destijds nog cultuurgebouwencomplex) een juiste prognose heeft gemaakt ten aanzien van deze kosten. Er zijn in de Programmabegroting geen aanvullende middelen benodigd om de eigenaarlasten van de gemeente te dekken en de instellingen te subsidiëren voor de stijgende huren en huurderlasten. Inleiding Conform de gemeentelijke systematiek bij grote projecten is aan het begin van het project Cultuurgebouw op basis van genormeerde bedragen een raming gemaakt van te verwachten totale beheerskosten. Deze beheerkosten zijn begin 2011 nogmaals berekend op basis van prijspeil 2011 en aan de hand van de laatste gegevens van de bouwkosten van het Cultuurgebouw. De kosten zijn in deze nota naast de huidige kosten van de deelnemende instellingen (Pier K, De Meerse, Bibliotheek Haarlemmermeer, Duycker) gelegd en het verschil tussen de beheerkosten van de oude locaties aan resp. het Raadhuisplein, Binnenweg en Hoofdweg en hun nieuwe locatie in het Cultuurgebouw zal worden gesubsidieerd. De beheerstaken slaan op de bedrijfsfuncties en taken die direct verband houden met gebruik van de accommodatie cultuurgebouw. De vier instellingen hebben voor sommige beheerstaken reeds gezamenlijke contracten afgesloten en sluiten deze voor de resterende zaken in 2011 af, waardoor zij hun kwaliteit verhogen en kosten kunnen matigen. Hierbij merken wij op dat aan de instellingen conform de Programmabegroting is meegedeeld dat wij hen vanaf 2013 structureel 2,5% en in 2014 nogmaals structureel 2,5% bezuinigingen (totaal ,-) opleggen op basis van de door ons verwachte efficiencyvoordelen.

2 Volgvel 2 Tot slot is aan de start van het project met de instellingen overeengekomen dat de stijgende huren gecompenseerd zouden worden via de subsidie. Dit is conform de afspraken die er reeds waren met de instellingen ten behoeve van hun oude locaties. Huren De huren van het Cultuurgebouw (excl. Cultuurcafé, waarover afzonderlijke afspraken worden gemaakt) en de vestiging Pier K in Nieuw-Vennep zijn onlangs vastgesteld en dienen - na het afsluiten van de desbetreffende huurovereenkomsten - door de instellingen aan de gemeente te worden betaald. De gemeente compenseert deze huur vervolgens 100% via de subsidie. Het gaat hier dan ook om een budgettair neutrale wijziging in de Programmabegroting De gemeente heeft voor deze methode gekozen om indirecte subsidies inzichtelijk te maken en in beeld te krijgen hoeveel subsidie instellingen in totaal krijgen. Het opstellen van de huurcontracten heeft enige tijd geduurd vanwege de onduidelijkheid rondom de btw-positie van Pier K en de invloed hiervan op de te berekenen huur voor Nieuw-Vennep en het Cultuurgebouw. Over beide locaties vindt sinds geruime tijd overleg plaats met de Belastingdienst over de verhouding btw-belast/btw-vrijgestelde prestaties. Dit is van invloed op de hoogte van de te berekenen huursom (een afzonderlijk met btw verhoogde huursom en een deel waarin de btw is begrepen). Het netto-effect wordt uiteindelijk door ons gesubsidieerd. Omdat we de ondertekening van de huurcontracten bij voorkeur niet nog langer willen uitstellen kan dit in een later stadium leiden tot het herzien van de subsidiering van de huur aan Pier K, zoals we die in deze nota verlenen. Daarnaast heeft het enkele maanden geduurd voordat alle kosten van het cultuurgebouw bekend waren op basis waarvan de huur kon worden berekend. Kostprijsdekkende huur In het kader van de professionalisering vastgoed van de gemeente Haarlemmermeer is besloten tot invoering van een kostprijsdekkende exploitatie met als resultaat een transparante werkwijze en een optimalisering van het rendement. De investering in en de exploitatie van het onroerend goed wordt rendabel volgens vooraf vastgestelde rendementscriteria en gedurende een vooraf vastgestelde exploitatieperiode. Op basis hiervan komt de kostprijsdekkende huur tot stand. In het algemeen leidt het doorbelasten van huur aan gebruikers tot de volgende voordelen: Het vergelijken van markthuren en (interne) kostendekkende huren. Mogelijkheden voor benchmarking huisvestingskosten. Inzicht in de omvang van de subsidie op huisvesting. Excessen in huisvestingslasten kunnen worden gesignaleerd. In het ontwerp / bouwproces kan de kostendekkende huur als sturingsmiddel naar partijen worden gebruikt. Uitgangspunt bij huurberekening is dat kosten die ten laste van de eigenaar / verhuurder komen worden opgenomen in de huurprijs. Deze kosten dienen als basis voor het berekenen van een (kostendekkende) huur. Het gaat om kosten zoals de rente over het geleende en geïnvesteerde kapitaal, diverse verzekeringen, eigenaardeel OZB, waterschapslasten, diverse onderhoudskosten en diverse administratieve beheerskosten. Voor de locatie Nieuw-Vennep van Pier K en het Cultuurgebouw leidt deze berekening tot de volgende nieuwe huurbedragen en de benodigde aanvullende subsidie:

3 Volgvel 3 Tabel 1: huren Huidige huren Nieuwe huren Verschil (te subsidiëren v.a. 2011) Pier K Nieuw-Vennep Cultuurgebouw: Pier K Cultuurgebouw Bibliotheek Haarlemmermeer (excl btw) Schouwburg De Meerse (excl. btw) Poppodium Duycker (excl. btw) Totaal Cultuurgebouw Horeca Schouwburg de Meerse en Poppodium Duycker Op dit moment exploiteren Schouwburg de Meerse en Poppodium Duycker hun horeca paracommercieel. Dit wil zeggen dat zij alleen open zijn op het moment dat er een activiteit plaatsvindt. De instellingen houden de horeca boekhouding gescheiden, zodat op het moment dat de horeca commercieel wordt geëxploiteerd deze makkelijk is te scheiden van de gesubsidieerde activiteiten. Op het moment dat de horeca commercieel wordt geëxploiteerd heeft dit ook gevolgen voor de subsidie van de huur die dan voor de betreffende vierkantenmeters wordt ingetrokken. Anders zouden zij immers oneerlijk concurreren met andere horecagelegenheden in onze gemeenten, waaronder het Cultuurcafé. De komende maanden werken de instellingen aan een horecavisie, waarin zij de mogelijkheden voor commerciële horeca uitwerken. Vooralsnog zullen er maar een beperkt aantal commerciële activiteiten plaatsvinden zodanig dat er geen subsidie kan worden terug gevorderd. Aanvullende afspraken Schouwburg de Meerse en Bibliotheek Haarlemmermeer Met Schouwburg de Meerse en Bibliotheek Haarlemmermeer zijn ten behoeve van de afbouw van het theaterrestaurant respectievelijk de lichtkoepel tijdens de bouw van het Cultuurgebouw aanvullende afspraken gemaakt. Zo is het theaterrestaurant ten behoeve van efficiency door de gemeente gebouwd zonder onderscheid te maken in huurderdeel en eigenarendeel. Denk hierbij aan een luchtinstallatie achter het plafond, welke veel duurder zou zijn geworden als de eigenaar eerst het plafond had aangelegd en de huurder er vervolgens de luchtinstallatie achter moet hangen. Vooraf zijn de diverse kosten begroot op ,- en was afgesproken dat Schouwburg de Meerse deze kosten bij oplevering zou voldoen aan de gemeente. Omdat de schouwburg ondertussen in een moeilijke periode was beland vanwege de Meerse Op Locatie (MOL) is afgesproken dat zij de komende 20 jaar ,- per jaar terugbetaalt aan de gemeente. We zullen dit de komende 20 jaar verrekenen met de te verlenen subsidie. Het bedrag komt overeen met de afschrijvingslasten. De lichtkoepel in de bibliotheek was opgenomen in de oorspronkelijke plannen van het Cultuurgebouw. Vanwege stijgende kosten en dus noodzakelijke bezuinigingen om binnen de beschikbare investeringskosten te blijven, werd besloten deze lichtkoepel uit het bouwplan te halen. Op verzoek van Bibliotheek Haarlemmermeer is deze toch geplaatst en ook dit bedrag zal jaarlijks worden verrekend met de te verlenen subsidie. In totaal gaat het hier over 40 jaar om 1.250,- per jaar (conform afschrijvingslasten).

4 Volgvel 4 Begeer/asten De instandhoudingkosten van het Cultuurgebouw splitsen we in een eigenaren deel, dat wordt uitgevoerd door de gemeente, en het huurderdeel. Dit laatste omvat ondermeer koude taken zoals het gas, water, elektra en het onderhoud aan de binnenzijde van het pand, waaronder schilderwerk, stoffering en onderhoud trekkenwand. Voor de totale jaarlijkse beheerlasten van het Cultuurgebouw is in de begroting ,- (inclusief de jaarlijkse storting in de voorziening a ,- en subsidies a ,-) gereserveerd op basis van algemene normen. De instellingen hebben voor het jaar 2011 in de subsidiebeschikking reeds een aanvulling van ,- ontvangen voorde beheerlasten van hun huurderdeel,waarvoor zij reeds ,- kregen, op basis van de oorspronkelijke beheerlasten raming. Inmiddels is er een definitieve berekening van het onderhoud huurders gereed gekomen, waarvoor wij de subsidie van de instellingen ophogen. Hierbij zijn de kosten van de passage in het Cultuurgebouw evenredig verdeeld over de vier instellingen. De Stichting Beheer Cultuurgebouw ontvangt hiervoor dus géén aanvullende subsidie, en ook reguliere stijgende kosten dienen de instellingen op te vangen door samen te werken. De vier instellingen hebben op sommige beheerstaken reeds gezamenlijk contracten afgesloten en sluiten deze voor de resterende zaken in 2011 af, waardoor zij hun kwaliteit verhogen en kosten kunnen matigen. De term 'warme taken' duidt op bedrijfsfuncties die niet direct houden met het fysieke gebruik van de accommodatie, zoals personeel & organisatie, financiële administratie. Voor alle koude en warme taken geldt als uitgangspunt dat de in de beheerstichting georganiseerde samenwerking uiteindelijk tot maximale synergie en efficiency moet gaan leiden. De eindrapportage beheer Cultuurgebouw van de kwartiermaker die wij in het tweede kwartaal van 2011 behandelen zal hier meer toelichting op geven. Conform de Programmabegroting is vooruitlopend op de door ons verwachte efficiencyvoordelen aan de instellingen meegedeeld dat wij hen vanaf 2013 structureel 2,5% en in 2014 nogmaals structureel 2,5% bezuinigingen opleggen in het kader van de door ons verwachte efficiencyvoordelen. Tabel 2: beheerlasten huurders (excl. btw) Pier K Nieuw-Vennep (2008) Cultuurgebouw: Totaal nieuwe berekening huurderdeel Huurderlaste n Oude situatie Huurderlasten reeds opgehoogd Verschil Pier K Cultuurgebouw Bibliotheek Haarlemmermeer Schouwburg De Meerse Poppodium Duycker Totaal Cultuurgebouw De beheerlasten voor het eigenaardeel bestaan uit de objectlasten als ozb, verzekering etc, maar het grootste deel bestaat uit onderhoudskosten. Hiervoor is bij de oplevering van het pand ook een meerjaren onderhoudsplan opgesteld ten behoeve van het eigenaren deel voor de periode van 10 jaar, de gemiddelde jaarlijkse kosten. Deze bestaat uit jaarlijkse

5 Volgvel 5 onderhoudskosten en periodiek (zaken die niet jaarlijkse gebeuren) onderhoud, voor de laatste wordt regulier gebruik gemaakt van een voorziening. Vanuit deze voorziening worden alle periodieke onderhoudskosten aan het pand bekostigd en worden jaarlijks de gemiddelde onderhoudskosten gedoteerd aan de voorziening. Periodiek wordt het onderhoudsplan geactualiseerd en de toereikendheid van de stand van de voorziening bepaald. Het Cultuurgebouw omvat naast de culturele instellingen ook een theaterrestaurant dat te zijner tijd een commerciële basis krijgt en losgekoppeld wordt van de culturele functie. Daarnaast sluit de gemeente een contract af met de beheersstichting van het gebouw en niet met de afzonderlijke vier culturele instellingen. Vanwege deze twee uitzonderingsposities kiezen wij er ten behoeve van inzichtelijkheid voor om voor het onderhoud van het Cultuurgebouw een aparte onderhoudsvoorziening (cq. de voorziening De Meerse te herbenoemen als Cultuurgebouw) in te stellen. Het gebouw van Pier K Nieuw-Vennep maakt deel uit van de voorziening onderhoud sociaal-culturele accommodaties. Ook voor het eigenaren onderhoud wordt gekeken naar het verschil in gemiddelde onderhoudskosten tussen de oude situatie en het nieuwe pand. abel 3: beheerlasten eigenaar (excl. btw, incl. behandelingskosten en actualisatie) PierK Nieuw-Vennep Cultuurgebouw: PierK Cultuurgebouw Bibliotheek Haarlemmerme er Schouwburg De Meerse Poppodium Duycker Totaal Cultuurgebouw Gemeentelij k onderhoud Gemeentelijke objectlasten** *lnclusief objectlasten **verzekering, ozb, rioolheffing, afval, etc. Totaal Beheer Eigenaar Begroot oude situatie* Verschil " "de instelling zat in een private accommodatie, de kosten van deze huur zijn verwerkt in tabel 1. Op basis van deze opgaven van het eigenaren onderhoud, zullen we de voorzieningen voor dit onderhoud van deze panden ophogen. Middelen Huur en subsidie Door de vastgestelde huren van het nieuwe Cultuurgebouw en Pier K Nieuw-Vennep zijn voor de culturele organisaties de kosten toegenomen. Vooralsnog hebben wij voor deze instellingen de huren 100% gecompenseerd en we zullen ook deze stijging meenemen in de subsidiëring. Deze subsidiering kan budgettaire neutraal gedekt worden van de extra

6 Volgvel 6 inkomsten uit de ontvangen huren, deze wordt verwerkt bij de Voorjaarsrapportage Hiervoor zal de begroting van programma 7 Sport, Cultuur en Recreatie moeten worden aangepast voor zowel de baten (huren) als lasten (subsidie). Met dit laatste zal tevens het subsidieplafond aan de instellingen worden verhoogd. Tabel 4: ophoging subsidieplafond huren Verhoging subsidieplafond 2011 e.v. Product 512 Pier K Nieuw-Vennep Cultuurgebouw: Product 512 Pier K Cultuurgebouw Product 510 Bibliotheek Haarlemmermeer Product 540 Schouwburg De Meerse Product 540 Poppodium Duycker Totaal Cultuurgebouw Voor Schouwburg de Meerse wordt de komende 20 jaar ,- in mindering gebracht op de verleende subsidie te behoeve van de kosten voor de afbouw van het theaterrestaurant. Voor Bibliotheek Haarlemmermeer wordt de komende 40 jaar 1.250,- in mindering gebracht op de verleende subsidie te behoeve van de kosten voor de realisatie van de lichtkoepel. Beheerlasten In de begroting hebben wij voor de kosten van het beheer en onderhoud voor zowel huurder als eigenaar in totaal ,- (inclusief ,- begroot voor de huidige voorziening en ,- huidige subsidie beheerkostenhuurder) opgenomen voor het Cultuurgebouw. Daarnaast hebben wij voor Nieuw-Vennep ,- opgenomen voor het eigenaardeel en ,- voor het huurderdeel. Op basis van de effecten van het onderhoudbeheersplan en de verwachte beheerkosten voor de gebruikers vinden de volgende mutaties plaats: Tabel 5: mutaties beheerkosten gemeente en subsidie instellingen Eigenaardeel Huurderdeel Product 512 Producten 510/512/54 0 Pier K Nieuw-Vennep 0 0 Cultuurgebouw Totaal De structurele effecten zullen neutraal worden verwerkt in de Voorjaarsrapportage 2011, waaronder het wijzigen van de dotatie aan de voorziening en het omzetten van onderhoudsbudget naar subsidiebudget vanaf 2011.

7 Volgvel 7 Risico's Het budget voor de beheerlasten laat momenteel een klein overschot zien. Er spelen bij de instellingen echter nog enkele zaken ten aanzien van de afbouw van het Cultuurgebouw. Zo zijn er momenteel nog problemen met de klimaatbeheersing. Tevens gaan wij er vanuit, zoals gewoonlijk in het eerste jaar in een nieuw gebouw, dat er nog enkele onverwachte zaken zullen opkomen. Bij de jaarrekening 2011 denken wij een definitief beeld te kunnen geven over de structurele lasten van het Cultuurgebouw en de eventuele structureel resterende budgetten in de begroting. Structurele effecten zullen worden verwerkt bij de Voorjaarsrapportage Juridische aspecten Deze aanvullende subsidies 2011 worden verleend in het kader van de Algemene Subsidieverordening gemeente Haarlemmermeer 2008, waaronder ook de reguliere prestatiesubsidies 2011 vallen. De beschikking die naar aanleiding van voorliggend besluit wordt verzonden is voor bezwaar vatbaar.

8 Onderwerp Volgvel 8 Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: 1. de gestegen huren a ,- en beheerlasten huurders a ,- van het Cultuurgebouw en Pier K Nieuw-Vennep onder voorbehoud van ondertekening van de huurcontracten en de btw afspraken met Pier K voor 100% te verlenen als subsidie 2011; 2. hiertoe bij de Voorjaarsrapportage 2011 de raad voor te stellen de subsidieplafonds in Programma 7 Cultuur, Sport en Recreatie te verhogen; 3. deze subsidieverhoging budgettair neutraal te dekken vanuit de hogere huurinkomsten die wij voor deze panden ontvangen en dit te verwerken bij de Voorjaarsrapportage 2011; 4. de subsidies ten behoeve van de huur jaarlijks te indexeren conform de jaarlijkse huurverhoging zoals vastgelegd in het huurcontract en deze bijbehorende budgetneutrale mutatie in het kader van de meerjarenbegroting te verwerken; 5. Schouwburg de Meerse de komende 20 jaar ,- in rekening te brengen te behoeve van de kosten voor de afbouw van het theaterrestaurant en dit in mindering te brengen op de verleende subsidie; 6. Bibliotheek Haarlemmermeer de komende 40 jaar 1.250,- in rekening te brengen ten behoeve van de kosten voor de realisatie van de lichtkoepel en dit in mindering te brengen op de verleende subsidie; 7. het benodigde bedrag a ,- voor het gemeentelijk onderhoud en de gemeentelijke objectlasten van de panden te dekken vanuit de hiervoor gereserveerde middelen binnen Programma 7 Cultuur, Sport en Recreatie en dit te verwerken bij de Voorjaarsrapportage 2011; 8. bij de Voorjaarsrapportage 2011 de raad voor te stellen de onderhoudsvoorziening De Meerse te herbenoemen als Cultuurgebouw; 9. deze nota ter informatie te zenden aan de raad. Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, namens dezen, de-fjortbfeuillehouders, ^. A.Th.H. van Dijk Bijlage(n) Geen