S o l u t i o n s. Het DataPortaal van InfoData Solutions

Transcriptie

1 Het DataPortaal van InfoData Solutions Het DataPortaal is een onafhankelijk, generiek instrument voor dataverzameling en dataanalyse, dat de gebruikers in staat stelt om op eenvoudige wijze, geheel naar eigen wensen en inzichten, informatie en rapportages te genereren. Gekoppeld aan GPS-plaatsbepaling van voertuigen kan het DataPortaal geautomatiseerd vast stellen of de aangeleverde data in overeenstemming zijn met de werkelijkheid. Het DataPortaal kan worden gebruikt bij alle vormen van kleinschalig collectief personenvervoer, zoals Regiotaxi, Zorgvervoer, Valys, Instellingenvervoer en Leerlingenvervoer en heeft toegevoegde waarde voor alle partners die in een vervoersysteem actief zijn. Het DataPortaal wordt succesvol toegepast bij Regiotaxi Gelderland, een groot vervoersysteem waarin ritaanname (Callcenter) en vervoer (vijf vervoergebieden) apart zijn ondergebracht en het Projectbureau Regiotaxi Gelderland als beheerorganisatie optreedt namens de Provincie en de deelnemende gemeenten. Een systeem met deze structuur en een groot aantal betrokken partijen leidt uiteraard tot een omvangrijke informatie- en analysebehoefte en dito informatiestromen. Met het DataPortaal wordt dit alles moeiteloos in goede banen geleid, ook indien er sprake is van meerdere contracten bij één opdrachtgever. Wij hebben het DataPortaal ontwikkeld omdat we (zelf) hebben ervaren hoe moeizaam de informatie-uitwisseling tussen partners in vervoersystemen kan verlopen en tot discussies kan leiden over de (al dan niet) gerealiseerde kwantiteiten en kwaliteiten en uiteindelijk over de financiële afhandeling. Dat kost veel tijd en energie en kan aanleiding geven tot irritaties. De oorzaak hiervan is meestal dat (vooraf) onvoldoende duidelijk is afgesproken wat er nu precies aan informatie op welke momenten wordt uitgewisseld of dat er misverstanden blijken te bestaan over bepaalde begrippen en definities zoals die in het bestek en de overeenkomst zijn opgenomen. Om dit te voorkomen dan wel te repareren hebben wij een Protocol Data-uitwisseling opgesteld, waarmee partners zeer gedetailleerd vastleggen welke informatie zij op welke momenten uitwisselen. Het DataProtocol is in feite een nadere uitwerking van het bestek en de overeenkomst en is dan ook per vervoersysteem concreet in te vullen. Dit is eenvoudig te realiseren door in ons basismodel de relevante velden te activeren en eventueel aan te passen. De afspraken die in het DataProtocol zijn vastgelegd, worden ingevoerd in het DataPortaal. Hierdoor kan het DataPortaal controleren of alle informatie daadwerkelijk wordt aangeleverd zoals is afgesproken. Pas nadat dit is vastgesteld, worden de aangeleverde gegevens toegelaten tot de database. Worden de gegevens niet goed aangeleverd of zijn deze niet overeenkomstig de contractafspraken, dan gaan deze retour afzender met vermelding van de fout, zodat deze hersteld kan worden en aanlevering opnieuw kan plaats vinden. Ook beoordeelt het systeem of de aangeleverde gegevens in overeenstemming zijn met de spelregels van het vervoersysteem (bijvoorbeeld ten aanzien van openingstijden, locaties). Afwijkingen en/of bijzonderheden worden direct door het systeem gerapporteerd. 1

2 Het Internet als systeemdrager Het DataPortaal maakt gebruik van het Internet. Het enige dat gebruikers nodig hebben is een door InfoData Solutions verzorgde volledig veilige ( https -) toegang tot het systeem. Dit betekent dat er bij de gebruikers zelf geen software hoeft te worden geïnstalleerd, beheerd of te worden onderhouden. Door het Internet als basis te gebruiken zijn onze toepassingen voor alle betrokkenen onbeperkt (7x24 uur), veilig en snel bereikbaar en zijn de mogelijkheden van data-uitwisseling en het aantal gebruikers (ook per vervoersysteem) feitelijk onbegrensd. Demonstratie van het DataPortaal Een live-demonstratie van het DataPortaal kan op elke gewenste locatie plaats vinden. Het enige dat daarvoor nodig is, is een tijdelijke toegang tot het systeem. Belangstellenden hiervoor kunnen zich melden via de contactpagina op onze website 2

3 1. Aanlevering van ritgegevens De informatie wordt door callcenter en vervoerders aangeleverd door uploading via een veilige (https-)internettoegang. Uploading van gegevens kan op verschillende manieren plaats vinden: maandelijks achteraf, dagelijks achteraf en real-time. Hoe actueler de data zijn die in het bestand worden opgenomen, des te betrouwbaarder deze zijn en des te zinvoller het is om hierop verificatie met behulp van GPS-coördinaten te laten plaats vinden. Uiteraard is ook de managementinformatie actueler en leidt deze sneller tot het signaleren van ontwikkelingen in kwantiteiten en kwaliteiten die om bijsturing kunnen vragen. Maatregelen kunnen dan snel worden genomen. Realtime data-uploading biedt ook belangrijke voordelen op het gebied van klachtenmanagement; de klant- en ritgegevens zijn in één overzicht direct beschikbaar zodat een klacht snel beoordeeld en afgehandeld kan worden. Omdat ernstige afwijkingen of calamiteiten direct gesignaleerd kunnen worden is het zelfs mogelijk de klant nog voordat hij een klacht heeft ingediend actief te benaderen (door vervoerder of beheerorganisatie). Realtime uploading van ritgegevens maakt het mogelijk om de reizigers (en thuisblijvers) beter en concreter te informeren over hun (bestelde) reis. Hierop wordt verderop terug gekomen. Realtime uploading biedt ook de mogelijkheid om de actuele uitvoering van elke rit in een oogopslag op het beeldscherm te kunnen volgen. Hiermee kunnen klachten sneller en eenvoudiger worden behandeld en zelfs worden voorkomen, doordat de klant proactief benaderd kan worden indien zijn rit niet goed is of zal worden uitgevoerd. Onderstaand een voorbeeldrapport van de status/situatie van een geanonimiseerde rit (met onder andere inzicht in de stiptheid, reisduur en locatie op basis van GPS-coördinaten): 3

4 2. Analyse en Rapportage Het DataPortaal beschikt over een zeer geavanceerd en gebruiksvriendelijk analyse- en rapportage-instrumentarium. In twee standaardrapporteringen zijn alle kwantitatieve en kwalitatieve gegevens op elk gewenst moment in te zien. Dat geldt voor de opdrachtgever, de gemeenten, het callcenter en de vervoerders, waarbij de toegang uiteraard beperkt is tot de eigen informatie. Daarnaast kan de gebruiker elke gewenste analyse maken van de in de database verzamelde gegevens en deze vastleggen in een rapport. Dit rapport kan hij vervolgens, geheel of gedeeltelijk, naar wens verspreiden (beschikbaar stellen via internet) onder de partners in het vervoersysteem. De volgende figuur toont de werkwijze voor rapportage en analyse (bij periodieke of real-time datatoelevering van data): 4

5 3. Verificatie Het is niet alleen prettig om te beschikken over alle data en door analyse hieruit nadere gegevens te verkrijgen, maar ook en wellicht in het bijzonder om de zekerheid te hebben dat de verzamelde data in overeenstemming zijn met de werkelijkheid. Het DataPortaal biedt de mogelijkheid om geautomatiseerd vast te stellen of dat het geval is. Daarvoor is wel nodig dat de voor het vervoer ingezette voertuigen beschikken over automatische dataregistratieapparatuur en GPS-apparatuur en dat de gegevens die deze apparatuur verzamelt, rechtstreeks beschikbaar komen voor verificatie (via bijvoorbeeld GPRS of het RAM Mobile Data netwerk). Onze software zal direct vaststellen of de verzamelde ritdata (tijd en locatie) te denken is vooral aan instap, uitstap en loosmeldingen in overeenstemming zijn met deze GPS-gegevens. Op elk gewenst moment (per dag, per week, per maand) is een rapport te genereren waarmee in één oogopslag eventuele afwijkingen gesignaleerd worden. Het uiteindelijk resultaat voor de opdrachtgever is dat elke betaling die wordt gedaan verantwoord en te verantwoorden is. Vervoerders en het eventuele Callcenter kunnen er op rekenen dat er tijdig betaald zal worden. De Provincie Gelderland heeft ervoor gekozen om loosritten waarvan is vastgesteld dat het voertuig tijdig bij de gevraagde vertreklocatie aanwezig was, deels te vergoeden. De verificatie van tijdigheid en locatie worden in het DataPortaal automatisch verricht. 4. Serviceverlening aan de gebruikers van het vervoer Met het DataPortaal kan ook de serviceverlening aan de gebruikers worden uitgebreid. Omdat precies bekend is waar de voertuigen zich bevinden, kan uiteraard geautomatiseerd de reiziger nauwkeurig worden geïnformeerd over onder andere de voorrijdtijd van de taxi, de verwachte aankomsttijd, overstaptijden en -mogelijkheden en over eventuele afwijkingen van zijn reis. Dit kan een belangrijke bijdrage leveren aan het stimuleren van ketenmobiliteit. Dat kan de reiziger, voordat zijn reis begint, desgewenst ook zelf zien via internet. Informatie aan de reizigers kan onder andere ook worden gegeven via Smsberichten. Voor bijvoorbeeld ouders of verzorgers wordt het mogelijk om voor en tijdens het vervoer op internet te volgen waar de auto zich bevindt. De volgende weergaven (keuze uit kaart en satelliet) zijn via internet beschikbaar voor de gebruikers: 5

6 De Dynamische RitPlanner van InfoData Solutions Een andere toepassing van InfoData Solutions is de Dynamische Ritplanner. De Dynamische RitPlanner ondersteunt vervoerders bij met maken van een optimale ritplanning in het vraagafhankelijke vervoer. Rekening houdend met alle spelregels en voorwaarden van de verschillende vervoersystemen en vervoersoorten, wordt het vervoer optimaal gecombineerd en toegewezen aan het meest in aanmerking komende voertuig. In de praktijk heeft de Dynamische RitPlanner bewezen dat kostenbesparing en kwaliteitsverbetering hand in hand kunnen gaan. Daarmee biedt de Dynamische RitPlanner belangrijke voordelen voor vervoerders, opdrachtgevers en reizigers. Meer informatie over de Dynamische Ritplanner vindt u in de aparte brochure die vanaf onze website te downloaden is. 6

7 Opbouw Dataportaal Het DataPortaal bestaat uit een basistoepassing die met een aantal extra modules kan worden uitgebreid. 1: Basismodule De basismodule is geschikt voor een vraagafhankelijk vervoersysteem in zijn eenvoudigste vorm. Er is sprake van twee contractpartijen (opdrachtgever en één partner die de geïntegreerde vervoerder/callcenter-functie vervult). De Basismodule is altijd nodig om van het DataPortaal gebruik te kunnen maken. Onderdeel van de Basismodule is het opstellen van het specifieke DataProtocol op basis van de bij het vervoersysteem c.q. vervoersystemen behorende voorwaarden. De Basismodule omvat: Eén dataleverancier (vervoerder/callcenter) Twee https -toegangen (opdrachtgever/vervoerder) Data-aanlevering maandelijks achteraf Standaard Rapportering Kwantiteiten (*) Standaard Rapportering Kwaliteiten (*) (*): De standaardrapporteringen zijn beschikbaar voor opdrachtgever en opdrachtnemer (vervoerder). Ook de rapporteringen voor Gemeenten zijn voor de opdrachtgever beschikbaar; deze zijn met alleen de basismodule niet rechtstreeks door de Gemeenten te benaderen (zie onder 2B). 2. Extra Modules 2A: Extra data-toeleverende partij Indien binnen één vervoersysteem meerdere partners zijn belast met de uitvoering van het vervoer en/of de callcenterfunctie, dan is er sprake van meer dan één data-toeleverende partij. Deze extra partijen krijgen een eigen (https-) toegang tot het DataPortaal en krijgen toegang tot de standaard-rapporteringen over de eigen gegevens. Voor een Regiotaxisysteem met 3 vervoerders is er dus sprake van twee extra data-toeleverende partijen. Uitzondering: Indien er sprake is van één opdrachtgever met meerdere vervoersystemen, dan is de basismodule slechts één keer benodigd en worden alle overige partners (vervoerders, callcenters) in de verschillende systemen beschouwd als extra datatoeleverende partijen. Dit biedt een aanzienlijk prijsvoordeel. 7

8 2B: Extra https - toegang Indien meer partijen dan opdrachtgever en opdrachtnemer(s) rechtstreeks en zelfstandig toegang dienen te krijgen tot de informatie in het Dataportaal, dan dienen deze partijen een eigen veilige internettoegang tot het systeem te krijgen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om Gemeenten, die in afgeleide zin mede-opdrachtgever zijn. Indien Gemeenten toegang krijgen tot het systeem, dan zijn de specifiek voor Gemeenten bedoelde rapporteringen zonder meerkosten beschikbaar. 2C1: Dagelijkse uploading van data Het is mogelijk om ervoor te kiezen dat alle data dagelijks worden ge-upload. Daarmee verkrijgen opdrachtgever en vervoerders een veel actueler inzicht in gerealiseerde kwantiteiten, kwaliteiten en (ernstige) incidenten. Met dat laatste kan snel en adequaat worden gereageerd op (mogelijke) klachten. OF: 2C2: Realtime uploading van data Het is mogelijk om ritgegevens realtime te verzamelen. Opdrachtgever en vervoerders kunnen dan de gerealiseerde prestaties op de voet volgen en op grond daarvan (laten) bijsturen in de exploitatie. Incidenten kunnen direct worden gesignaleerd, zodat een gedupeerde reiziger actief benaderd kan worden. Daarbij biedt real-time data-aanlevering een grotere zekerheid ten aanzien van de waarheidsgetrouwheid van de aangeleverde data. Dit laatste geldt temeer indien ook gebruik gemaakt wordt van de module GPS-verificatie. Daarnaast wordt het mogelijk om reizigers (en thuisblijvers) sneller en beter te informeren over het verloop van de reis (ook voordat die begonnen is). Dit bijvoorbeeld via internet en GSM. De opdrachtgever kan aangeven van welke ritgebeurtenissen hij de data realtime aangeleverd wil hebben. Voor de hand liggend zijn moment van instap, uitstap en loosmeldingen (typen ritgebeurtenissen). 2D: Verificatie op basis van GPS. Met deze module vindt bij specifieke ritgebeurtenissen verificatie plaats op de vraag of het voertuig inderdaad in de nabijheid was van de locatie waar deze ritgebeurtenis plaats vond volgens de aangeleverde ritdata. Bijvoorbeeld: was het voertuig op de aangegeven tijd inderdaad (dicht) bij het opgegeven vertrekadres toen de klant instapte of de rit door de chauffeur werd loos gemeld. Hiermee verkrijgt de opdrachtgever optimale zekerheid omtrent de juistheid van de ritdata. 8

9 Om de coördinaten behorend bij de ritgegevens enerzijds en de GPS-coördinaten anderzijds met voldoende zekerheid te kunnen vergelijken, is een actuele postcode/huisnummer-tabel cruciaal. De aanschafkosten, die afhankelijk zijn van de grootte van het vervoergebied, worden bij de opdrachtgever in rekening gebracht. 2C2/D: Realtime data-uploading en GPS-verificatie Indien opdrachtgever voor een specifieke ritgebeurtenis zowel realtime data-uploading als GPS-verificatie afneemt, dan wordt een korting gegeven op de te betalen gebruikersvergoeding. 2E: Extra rapportering De opdrachtgever kan behoefte hebben aan extra specifieke rapporteringen, zoals bijvoorbeeld een financieel rapport. Daarmee wordt facturatie en verantwoording stukken eenvoudiger en sneller. Kosten Elke module vraagt om voorbereidende werkzaamheden. De hiermee gemoeide tijd wordt op uurbasis bij de opdrachtgever in rekening gebracht. Voor elke module wordt een gebruikersvergoeding per maand in rekening gebracht. Indien één opdrachtgever het DataPortaal gebruikt voor meerdere vervoersystemen, dan is de basismodule slechts één keer benodigd en worden alle overige partners (vervoerders, callcenters) in de verschillende systemen beschouwd als extra data-toeleverende partijen. De voor de onder 2C tot en met 2E te betalen gebruikersvergoedingen gelden voor alle systemen tezamen. Geïnteresseerden krijgen op aanvraag een offerte op maat toegestuurd. De aanvraag kan worden ingediend via de contactpagina op onze website 9