Begroting VvE "de Haven-Tweeling boekjaar 1995

Transcriptie

1 Begroting VvE "de Haven-Tweeling boekjaar 1995 P De begroting voor 1996 is hetzelfde opgebouwd als de begroting uit voorgaande jaren. Het enige verschil is dat er onderaan de begroting een aantal nieuwe regels zijn toegevoegd. Ter vergelijking met de begroting uit het vorige jaar staan in de onderste regel de maandbedragen uit 1995 weergegeven. Op de één na onderste regel staan de maandbedragen zoals deze in 1996 gaan gelden. De regel daar boven heet "Inhaalslag jan/feb/mrtn. Aangezien de begroting niet eerder dan april kan ingaan, zou indien er niets zou gebeuren, het ontvangen bedrag aan het einde van het jaar lager liggen dan de begrote bedragen. Dit leidt dus tot (negatieve) resultaten. Om dit te voorkomen zal het verschil tussen de oude en nieuwe bijdragenljij de leden in rekening gebracht moeten worden. Dit kan op twee manieren. De Key kan eenmalig een bedrag in rekening brengen bij alie leden of in de begroting voor 19% een extra bedragje opnemen dat het verschil tussen de ouden en nieuwe bijdrage wer de rest van het jaar verspreidt. Wellicht is de laatste optie de meest heldere. Er hoeft dan geen tussentijdse verrekening plaats te vinden. Hieronder volgt een opsomming van de begrotingsposten. AUe kosten zijn op f 5,- nauwkeurig afgerond. Eleb: Met ingang van 1 januari 1996 wordt er over het elektraverbruik een milieuhefhng in rekening gebracht. Dit is de reden van deze grote stijging. Water: Het watergeld zal ook dit jaar weer behoorlijk stijgen. Voor alleenwonenden zal een korting worden toegepast. Deze korting zal echter pas in 1997 worden verrekend. Opstalverzekering: Doordat dit jaar geen poliskosten betaald hoeven te worden is het bedrag iets lager. WA-venekering: Doordat het vorige jaar geen representatief bedrag voor de WA-verzekering is betaald is vergelijking met het begrotingsbedrag van vorig jaar niet reëel. P Glasvenekering - Hiervoor geldt hetzelfde als voor de WA-verzekering. Schoonmaak: Ook hiervoor geldt dat en goede vergelijking met de uitgaven van 1995 niet mogelijk is. Adminisá<áeur/huismeester: De Key heeft haar kosten met ongeveer 1,496 moeten verhogen. Dit percentage komt overeen met de gemiddelde stijging van de loonkosten in deze branche. Onderhoud riool: Kostenstijging komt met name door de afronding. Onderhoud gamgedew: Geen bijzonderheden. Onderhoud lifr: Hierin is een bedrag begrepen voor de reservering van de liftkeuring welke in 1997 uitgevoerd moet gaan worden. Onderhoud vuilwateqwmpl Hydmfoor: Geen bijzonderheden. Ondcttroud bbembdbn geen bijzonderheden Aüùchîen onderhoud woningen: Aangezien vorig jaar de normbijdrage (aanziedijk) is overstegen, is het bedrag voor dit jaar

2 naar boven bijgesteld. Machten onderhoud woningen: Aangezien vorig jaar de normbijdrage ruim voldoende is gebleken, is het bedrag voor dit jaar naar beneden bijgesteld. Vergaderkosten : De Key zal het komende jaar f 100,- per vergadering in rekening brengen. Lùhaaîschap vereniging Eigen Huis: Geen bijzonderheden. Bankbsten: Deze kosten zijn iets hoger dan het vorige jaar begroot. Rente deposito: in de totstandkoming van de reserveringsmethodiek is van rekenkundig verkeerde veronderstellingen uitgegaan. De reken rente was 6%; inmiddels wordt dit niet meer gehaald. Ook werd er van uitgegaan dat de normatieve storting van f ,- per jaar het hele jaar rente dragend was. Aangezien de dotatie gedurende het boekjaar binnenkomt is deze veronderstelling niet juist. Bijstelling van de onderhoudsplanning voor wat betrefî de rente is noodzakelijk omdat begrootte rente nooit kan worden gehaald, hetgeen ieder jaar op de jaarresultaten drukt. Als bijlage trefî u daarom een voorstel tot reservering planmatig onderhoud. De beginstand van dit voorstel is de stand van de onderhoudsreservering per 31 december 1995, verminderd met het negatieve resultaat ui Voor de leden veranderd er in eerste instantie weinig. Het enige is dat de voorziening minder snel aangroeit en dat in 2002 de stand van de voorziening negatiever is dan in het eerdere scenario. Zodra de meerjarenplanning wordt "herijkt" zullen we hier een oplossing voor moeten vinden. Extra schiúierwerk: De Key heefî eind vorig jaar een onderhoudsrapport opgesteld. Hieruit kwam naar voren dat onder andere de boeiborden boven de ingang van het westelijke trappenhuis nodig geverfd moeten worden. Planmaîig onderhoud: De dotatie aan de onderhoudsreserve blijft onveranderd f ,-

3

4

5 Jaarstukken VVE "de Haven-Tweeling boekjaar 1995 In het vijfde boekjaar zijn er geen schokkende zaken gebeurt. Wel is de vereniging overgestapt naar een ander verzekeraar en een andere schoonmaker. De vorig jaar gemaakte bestemmingsreserves voor de anti-inbraakvoorzieningen en voor de betaling van het liftcontract zijn nodig gebleken. Overigens zijn beide reserveringen iets aan de hoge kant geweest is afgesloten met een negatief resultaat. Dit resultaat is met name veroorzaakt door een hoger bedrag aan klachten onderhoud dan begroot, een aantal niet begrote baten en lasten en een negatief rente resultaat, ontstaan door verkeerde aannames in het verleden. Hierbij treft u de balans en het exploitatieoverzicht van de vereniging. Hieronder volgt een toelichting op deze stukken en de verdere bijlagen. C Todichting op de balans Een balans is een overzicht per 31 december van het boekjaar waarop alle vorderingen en bezittingen aan de linkerzijde -debet-, en alle te betalen bedragen aan de rechterzijde -credit-staan weergegeven. De totaaltellingen aan beide zijden van een balans moeten altijd even hoog zijn. De "sluitpost" van de balans wordt gevormd door het resultaat dat is ontstaan in het boekjaar. Hieronder volgt een toelichting per balanspost. Debet: Vlottende &a Debiteuren : Dit betreft het saldo van alle nog door de leden te betalen servicekosten. Inmiddels is dit bedrag lager door een "aanmaningsaktie" die door ons is gehouden. Overigens heeft niet iedereen gereageerd op ons verzoek om tot betaling van de achterstanden over te gaan. Een hoge debiteuren stand kost de vereniging geld. Indien leden een incassomachtiging afgeven kunnen de achterstanden worden voorkomen. r Resultaat 1995: Als de totaaltelling van alle uitgaven hoger is dan dat van de ontvangsten ontstaat er een negatief resultaat dat u debet op de balans staat. Dit is het afgelopen jaar het geval geweest. Voor de specificatie van alle inkomsten en uitgaven verwijs ik naar het exploitatieoverzicht met de bijbehorende toelichting en bijlagen. Te ontvangen bedragen: In de specificatie bij de balans kunt u teruglezen welke posten in 1995 vooruit zijn betaald of nog gefactureerd moesten worden. Liquide middelen Depot De Key: Zodra de saldi van de giro of bankrekening dit toelieten is er geld overgeboekt naar een rekening van De Key. Deze rekening geeft een hogere rentevergoeding dan de normale betaalrekeningen. Wellicht is het overwegen waard om een aparte "spaarrekening" voor de vereniging te openen. Postbank 1 ING-bank: Hier staan de saldi van de giro- en bankrekening per 31 december 1995 weergegeven. Omdat er nog een aantal facturen openstonden is het saldo van deze rekeningen niet overgeboekt naar de spaarrekening.

6 Voorzieningen Onderhozdsfonds: Dit is de voorziening die in het afgelopen boekjaar is opgebouwd voor het onderhoud dat de komende jaren uitgevoerd gaat worden. Voor de totstandkoming van het bedrag verwijs ik naar de specificatie balansposten dat onder de balans staat afgedrukt. Resultaat 1994: Dit is het resultaat dat het vorige jaar is ontstaan. Voor de opbouw verwijs ik naar de jaarstukken van het vorige jaar. Het resultaat over 1994 komt alleen op de begin balans voor, aangezien bij bespreking van de jaarstukken over 1994 is afgesproken dat het resultaat aan de reserves zouden worden toegevoegd. Reservering inbraakpreventie: Dit bedrag is in de loop van het jaar "verbruikt" voor de betaling van de uitgevoerde werkzaamheden. Het "overschot is in het resultaat terecht gekomen via "niet begrote baten en lasten". %= Vlottende passiva Crediteuren: Deze post geeft het totaalbedrag weer van de alle nog te betalen rekeningen per 31 december Het betreft voornamelijk kosten die nog met De Key afgerekend moeten worden. Begin 1996 is een groot aantal facturen voldaan. Te betalen bedragen: In de specificatie bij de balans kunt u teruglezen welke facturen in 1996 zijn binnen gekomen en betrekking hebben op 1995, of de kosten welke in 1995 zijn gemaakt, maar waarvoor nog geen factuur is ontvangen. Toelichting op het Exploitieoverzicht F e In een exploitatieoverzicht worden alle ontvangsten en uitgaven weergeven. Het verschil tussen deze twee noemt men resultaat. Hieronder zal ik per kostensoort verduidelijken wat er het afgelopen boekjaar heeft plaatsgevonden. Alleen wanneer de uitgaven duidelijk afwijken van hetgeen er is begroot wordt daar inhoudelijk op in gegaan. Overigens is de verdeling van het resultaat naar de verschillende woningen en de garage gemaakt naar rato van de bijdrage in de ontvangsten. Elektra: Geen bijzonderheden. Water: In de begroting voor 1994 is rekening gehouden met een stijging van 6%, terwijl er in werkelikheid een stijging van ruim 11% is doorgevoerd. Opstalvenekering: Door de overstap naar Alexander en Alexander is een aanzienlijk goedkoper contract af gesloten, terwijl de dekking zelfs beter is. WA-verzekering: Begin 1996 hebben wij de WA-verzekering pas op kunnen zeggen. De kosten die gemaakt zijn hebben betrekking op een gedeelte van het jaar. De vereniging is wel het gehele jaar verzekerd geweest. Schoonmaak: Dit resultaat is voor een ontstaan doordat een gedeelte van de nota's van de oude schoonmaker niet zijn betaald, omdat zij in die periode geen werkzaamheden hadden uitgevoerd. Adminktrateurlhuismeester: De Key heeft conform de begroting gefactureerd. Onderhoud riool: RRS heeft conform de afspraken gefactureerd.

7 9- Onderhoud garagedeur: BAVAK heeft conform de afspraken gefactureerd. Onderhoud lift: Het resultaat is ontstaan doordat de liftkeuring goedkoper is dan eerder begroot. Onderhoud vuilwaterpompl Hydro foor: In de loop van 1995 is gebleken dat er meer pompen aanwezig waren dan waarvoor contracten waren gesloten. Er is een aanvullend contract opgesteld. Onderhoud Bloembakken: Per abuis is in de begroting van een verkeerd bedrag uitgevaan. Machten onderhoud: Welke uitgaven er in dit kader zijn gedaan ziet u in de specificatie bij het exploitatieoverzicht. Vergaderkosten : De Key heeft het afgelopen jaar geen vergaderkosten in rekening gebracht. Lidmaatschap vereniging Eigen Huis: Geen bijzonderheden. Bankkosten : Deze kosten zijn hoger dan begroot. De kosten kunnen worden teruggedrongen door het verhogen van het aantal automatische incasso machtigingen door de leden. Rente deposito: Het in de begroting opgenomen bedrag is gebaseerd op de normatieve storting ten behoeve van het planmatig onderhoud. In de totstandkoming van deze reserveringsmethodiek is echter van rekenkundig verkeerde veronderstellingen uitgegaan. De reken rente was 6%; inmiddels wordt dit niet meer gehaald. Ook werd er van uitgegaan dat de normatieve storting van f ,- per jaar het hele jaar rente dragend was. Aangezien de dotatie gedurende het boekjaar binnenkomt is deze veronderstelling niet juist. Als bijlage bij de jaarbegroting voor 1996 treft u een voorstel tot reservering planmatig onderhoud. Planmatig onderhoud: Alle inkomsten zijn rechtstreeks doorgeboekt naar de reservering voor planmatig onderhoud. Niet begrote batenliasten algemeen: Welke inkomsten en uitgaven er buiten de begroting om gedaan zijn in het belang van alle eigenaren ziet u in de specificatie bij het exploitatieoverzicht. Aan het begin van het jaar is er een extra schoonmaakbeurt uitgevoerd, onder andere op het parkeerdak. Ook is er nog een nota betaald ten behoeve van de opstalverzekering in Niet begrote batenliasten garage: Welke inkomsten en uitgaven er buiten de begroting om gedaan zijn in het belang van de eigenaren van een parkeerplaats ziet u in de specificatie bij het exploitatieoverzicht. Voorstel verdeling resubat Wij stellen voor het negatieve resultaat ten laste van de onderhoudsreservering te brengen, aangezien het resultaat voor een gedeelte is ontstaan omdat het verzekeringspremie voor 1994 is betaald. Het vorige jaar is de reservering ten behoeve van de betaling van de opstalverzekering is vrijgevallen, wat het resultaat ten goede is gekomen. Ook is er een reparatie aan de hydrofoorpomp uitgevoerd, hetgeen als planmatig onderhoud aangezien kan worden. Ook is er een negatief rente resultaat ontstaan, zoals hierboven omschreven door verkeerde uitgangspunten. De rente is bedoeld voor de opbouw van de reservering.

8 VVE "de Haven-Tweeling" Boekjaar l995 D Balans Vlottende activa il Voorzieningen Debiteuren ~nderho~dsfonds te ontvangen bedragen Resultaat Resultaat Reservering inbraakpreventie Liquide middelen Depot De Key Postban k ING-bank Vlottende passiva Crediteuren Te betalen bedragen - *: zie specificatie Specificatie balansposten Te ontvangen bedragen Saldo per WA-premie l e helft 1995 Rente rekening cour. 4e kw 1994 Rente depot De Key 1994 Rente rekeningcour. 4e kw 1995 Rente depot De Key 1995 PI Premie opstalverzekering 1996 debet credit Onderhoudsfonds Saldo per Resultaat Dotatie Toevoeging rente Totaal Saldo - debet credit p.m. Totaal Saldo Te betalen bedragen Saldo per Liftonderhoud 1994 Vrijval reservering lift onderh. Bankkosten 4e kw 1995 debet credit Totaal Saldo

9 ~~~ ~-p type aantaleenheden aandeel 1.d. gemeenschap Exploitatie overzicht VVE de Haven Tweeling Boekjaar 1995.p.-- -r T I l ever in gen 1 elektra wonlngen elehtra garage 1 Water Verzekeringen I opstalverzekering WA-verzekering I glasverzekering Contracten schoonmaak woningen schoonmaak garage 1 administrateur woningen admlnisîrateur garage huismeester riool 1 garagedeur iiíl I vullwaterpomp/hydrotoor bloembakken Klachten onderhoud * klachten woningen klachten garages Overige baten en lasten vergaderkosten 1 lidm. Verenlglng Eigen Huis bankkosten 1 rente rekenlng counant rente deposlto Planmatig Onderhoud recelvering l Eenmalige posten Niet begrote batenflasten algemeen O Niet begrote batennasten garage 2 Totalen ': zle specificatie Door afronding kunnen kleine verschillen zijn ontstaan

10 ASpecificatie exploitatie overzicht Klachten woningen Bekker, diverse werkzaamheden Groot, reparatie zinken leklijst Simec, reparatie draaikiepraam Groot, gootlijst vastgezet repartie toegangsdeur Liftreparatie Liftreparat ie ass. liftkeuring reparatie container reparatie hydrofoor kosten P Totaal Klachten garages Storing garagedeur Storing garagedeur Totaal Niet begrote batenllasten algemeen vrijval reserve beveiliging aanbrengen beveiliging Vrijval reservering liftcontract 1994 betaling liftcontract 1994 extra schoonmaak correctie opstalverzekering 1994 r afrondings verschillen Totaal baten lasten Niet begrote batenllasten garage aanbrengen secustrips garage levering key-cards Totaal baten lasten

11 Verslag DE KEY WOONSTICHTING Vergadering VVE "de Haven Tweeling" Datum 21 maart 1996 Aanwezig zie presentielijst 1. Opening en vaststelling agenda a. Het benodigde quorum blijkt bij natelling niet aanwezig. Besloten wordt om toch te vergaderen en het verslag van deze vergadering op de reeds geplande inhaalvergadering van 3 april ter formele besluitvorming te behandelen. b. Aan de agenda worden twee punten toegevoegd: behandeling verslag vorige vergadering en benoeming kascommissie. 2. Mededelingen a. Er zijn geen mededelingen 3. Behandeling verslag 10 mei 1995 a. Het verslag wordt zonder op- of aanmerkingen vastgesteld 4. Behandeling jaarstukken 1995 a. Robert Ekelschot (De Key) geeft een korte toelichting op het verslag. b. Gevraagd wordt of er ook schemerschakelaars geplaatst kunnen worden. Dit zal worden uitgezocht door De Key c. Het debiteuren saldo is aan de hoge kant. De Key heeft aan het einde van 1995 een aanmaningsactie gehouden. Een aantal leden met een achterstand heeft hier in het geheel niet op gereageerd. Het bestuur stelt voor dat de leden zoveel mogelijk een incassomachtiging afgeven. Afgesproken wordt dat facturen kosteloos worden verstuurd. Als er niet wordt betaald wordt er een aanmaning gestuurd. Kosten van aanmaning zijn f 10,-. Er wordt geen tweede aanmaning meer verstuurd, maar wanbetalers worden direct doorgestuurd naar een incassobureau. De incassokosten zijn voor rekening van de wanbetaler. d. Het voorstel van De Key met betrekking tot de verdeling van het resultaat wordt gevolgd. Het negatieve resultaat zal dus ten laste van de reserve worden gebracht. e. De jaarstukken worden vastgesteld. 5. Benoeming kascommissie a. De kascommissie van 1994, de heren Kroeze en 't Sas, wordt opnieuw benoemd voor b. De kascommissie heeft haar activiteiten nog niet kunnen uitvoeren. Besloten wordt de kascommissie het mandaat te geven de stukken te controleren en namens de algemene leden vergadering het bestuur decharge te verlenen indien de stukken naar hun bevinding in orde zijn. 6. Onderhoudsrapport a. De Key heeft een onderhoudsrapport opgesteld voor de VVE. Hieruit zijn een aantal zaken naar voren gekomen welke op korte termijn aangepakt zouden moeten worden. Het schilderwerk aan de boeiborden bij de algemene toegangsdeuren in de westelijke

12 Vergadering : VVE "de Haven Tweeling" e Datum : 21 maart 1996 Pagina : 2 toren, dat eigenlijk voor 1997 gepland staat zou eigenlijk al in 1996 uitgevoerd moeten worden. Ook zal er iets gedaan moeten worden aan de schade die binnendringend water in de trappenhuizen van de westelijke toiren veroorzaakt. ",i b. Besloten wordt dat dit onderhoud in 1996 wordt uitgevoerd. 7. Behandeling begroting 1996 a. In de toelichting staat "toelichting begroting 1995". Dit moet zijn b. In de toelichting staat boven aan pagina 2 "woningen" dit moet zijn "garages". c. Gevraagd wordt of er wat fleuriger beplanting aangebracht kan worden. d. de begroting wordt vastgesteld, ingangsdatum 1 april, met terugwerkende kracht tot 1 januari. e. Voorstel PO wordt vastgesteld. 8. Beheer parkeergaragedak a. Uit voorgaande jaren staat nog steeds de vraag open of de hekken moeten worden verwijderd van het parkeerdak en dat daar plantenbakken voor in de plaats moeten worden gezet. b. Besloten wordt om de hekken te laten staan en de'bestaande plantenbakken met fleuriger, makkelijk te onderhouden planten wordt ingericht. 9. Rondvraag a. Volgens de heer 't Sas is de parkeergarage nog steeds le'k. Het bestuur onderneemt aktie c.d richting het bouwfonds b. Het bouwfonds heeft opnieuw aangeboden om een parkee;plaats te kopen. c. De auto van de huismeester staat dikwijls in de garage van de VVE. De vergadering heeft hier verder geen problemen mee. d. Kleine klachten kunnen zowel bij de huismeester als bij de afdeling Technisch Beheer van De Key worden gemeld. e. Er wordt getwijfeld aan de capaciteit van de containers. Hier valt echter niets aan te doen. f. Het terrein heeft inmiddels zijn definitieve inrichting gekregen. 10. Sluiting a. De vergadering wordt gesloten. De inhaal vergadering zal worden gehouden op 3 april om uur in café Boulevard