Veiligheidsplan DiaBeatit Run. Programma De DiaBeatit Run vindt plaats op 1 oktober 2016 van 08:00 tot 19:30 uur.

Transcriptie

1 Veiligheidsplan DiaBeatit Run Opgesteld door: Op 1 oktober organiseert Artishock Events & Marketing in opdracht van het Diabetes Fonds de vierde editie van de DiaBeatit Run. Het evenement is een hardloopevenement in estafettevorm waarbij deelnemers en teams zoveel mogelijk donaties ophalen voor het Diabetes Fonds. De DiaBeatit Run start in de Euromast in Rotterdam. Via de gemeenten Zuidplas, Capelle aan den IJssel, Gouda en Waddinxveen komen de deelnemers aan in Alphen aan den Rijn, waar in Sporthal Limeshal een lunch genuttigd kan worden. Vervolgens gaat de route verder via Nieuwkoop, Uithoorn en Amstelveen, om Sporthallen Zuid in Amsterdam te eindigen. Doelgroep en herkomst De doelgroep van het evenement is een breed, betrokken publiek dat zich via een hardloopactiviteit in wil zetten voor het goede doel. Het evenement heeft een regionaal karakter. Er worden niet veel toeschouwers verwacht in grote groepen bij elkaar. Naar verwachting zijn er bepaalde punten waar mensen kort kijken en zich vervolgens weer verplaatsen. Programma De DiaBeatit Run vindt plaats op 1 oktober 2016 van 08:00 tot 19:30 uur. Op zaterdag 1 oktober zijn gelijktijdig de volgende evenementen (voor zover bekend bij de organisatie) Evenementen Uit de evenementenagenda halen wij geen conflicterende evenementen. We verwachten geen botsing tussen bezoekersstromen of hinder van elkander te ondervinden. Tijden Naar inschatting kunnen de volgende tijden als richtlijn aangehouden worden voor de doorstroom van deelnemers door de gemeenten. 08:00 Rotterdam 11:00 Gouda 12:00 Alphen aan den Rijn 15:30 Uithoorn 17:00 Amsterdam 19:15 Onthulling cheque bij sportcafé Sporthallen Zuid

2 Route en faciliteiten

3 Communicatie en taakverdeling Iedere deelnemer neemt deel op eigen risico De Coördinator Veiligheid neemt namens de organisatie plaats in de mobiele Centrale Post en is tijdens het evenement verantwoordelijk voor de coördinatie tussen de veiligheidsdisciplines, het crowdmanagement en de voortgang van het programma. Hij rijdt voor de lopers uit om te controleren op eventuele onverwachte omleidingen en afsluitingen. Er een mobiele EHBO-post die mee rijdt met de lopers, verzorgd door Medical Events. De Veiligheidscoördinator behoudt zich het recht voor om de organisatie dringend te adviseren over de voortzetting van het evenement in relatie tot de veiligheid van deelnemers en publiek. Externe communicatie (niet commercieel) Deelnemers worden bij inschrijving al op de hoogte gebracht van voor hen noodzakelijke informatie. Daarnaast wordt, naarmate het evenement nadert, meer informatie gegeven over de verwachtte weersomstandigheden. Er wordt uitvoerig gecommuniceerd via lokale media, de Facebook pagina, flyers en promotie activiteiten. Op de dag zelf melden deelnemers zich in de Euromast, waar zij hun startpakket krijgen. De laatste informatie wordt hier verstrekt via een informatiepunt. De EHBO communiceert op de dag zelf ook direct met deelnemers ten aanzien van diens veiligheid. Interne communicatie Binnen de organisatie en met de begeleiders van de lopers wordt gecommuniceerd via mobiele telefoons. Een telefoonlijst wordt verspreid.

4 Procedure (ernstig) ongeval 1. Melding bij EHBO; Melding kan op vele manieren binnenkomen: via de veiligheidscoördinator, deelnemers, publiek, organisatie etc., maar dient daarna zo snel mogelijke aan de EHBO doorgegeven te worden. 2. Opvangen slachtoffer Mobiel EHBO team gaat ter plaatse, of het slachtoffer wordt door de begeleider of bezemwagen naar de dichtstbijzijnde vaste post gebracht. 3. Terugkoppelen aan CP Externe hulpverlening wordt gealarmeerd aan de CP (Marijn Roelofsen, ) waarna door de CP om status slachtoffer wordt gevraagd. Geslacht Leeftijd (schatting) Verschijnsel. Op advies van EHBO besluit de Veiligheidscoördinator of het evenement doorgang kan vinden of niet. 4. Afhandelen procedure Er volgt altijd terugkoppeling naar de CP door de EHBO waar het slachtoffer naartoe wordt gebracht. Wanneer ambulance wordt ingezet volgt indien nodig begeleiding vanuit de organisatie ter plekke. 5. Einde procedure EHBO koppelt terug naar de CP, waarna de CP het contact richting het slachtoffer over neemt (indien noodzakelijk) en besluit hoe voort te gaan met het evenement.

5 Kritieke veiligheid factoren Openbare weg/ongevallen Deelnemers moeten verplicht op het fietspad of de stoep lopen. Alle deelnemers worden van tevoren gewaarschuwd, en dienen zich aan de verkeersregels te houden. Scenario s Windkracht +5 / heftige regenval / waarschuwingen KNMI / hittegolf Indien er sprake is van zodanige weersomstandigheden dat de veiligheid van de organisatie en de deelnemers niet gegarandeerd kan worden, wordt het evenement gecanceld. Bij waarschuwingen wordt het evenement niet meteen gecanceld, maar wordt deelnemers aangeraden voorzorgsmaatregelen te nemen. De veiligheidscoördinator besluit altijd en alleen in overleg met de organisatie en de gemeente of het evenement doorgang kan vinden. In geval van het cancelen van het evenement zullen de vrijwilligers wel op locatie aanwezig zijn om deelnemers hierover te informeren. Blessures / uitdroging / oververhitting / uitputting Indien een deelnemer vanwege gezondheidsredenen niet meer verder kan, wordt hij of zij door iemand van het eigen team naar een EHBO post gebracht. Een andere deelnemer van het team gaat verder vanaf de dichtstbijzijnde estafettepost. Afsluitingen op de route De veiligheidscoördinator rijdt voor de deelnemers uit en grijpt in bij eventuele wijzigingen op de route door afsluitingen. Er blijft iemand op het originele punt staan om de omleiding aan te geven en begeleiders worden telefonisch op de hoogte gebracht. Val van trap In de Euromast wordt gestart met het beklimmen van de trap. De kans op een val is hierbij aanwezig. Er zijn EHBO-ers aanwezig op locatie, en deelnemers worden gewaarschuwd middels signing en vrijwilligers op de trap. Geen GPS-signaal Begeleiders krijgen ook een uitgebreide route op kaart mee. Lekke band begeleider Er rijdt een bezemwagen met fietsendrager achter de deelnemers aan. Hier staat ook een reserve fiets op, zodat de deelnemer niet zonder begeleider verder hoeft. In de auto ligt een bandenplak set, zodat de lekke band gerepareerd kan worden. Daarna kan de fiets weer omgeruild worden.