N I I'll Willi GEMEENTE BEUNINGEN INGEKOMEN. Ons kenmerk AR00/

Transcriptie

1 Regionaal Archief Nijmegen Openingstijden di t/m vr uur donderdag van uur G E M E E N T E ijmegen Aan het college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Beuningen Postbus AA Beuningen N I I'll Willi GEMEENTE BEUNINGEN INGEKOMEN Mariënburg PS Nijmegen Telefoon Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postbus HG Nijmegen Datum Ons kenmerk AR00/ Contactpersoon Jan Beens Onderwerp Jaarverslag gemeentearchivaris over 2014 Datum uw brief Doorkiesnummer (024) Geacht college, Bijgaand mijn jaarverslag over het jaar In dit verslag leg ik verantwoording af over het uitgevoerde toezicht op het archief- en informatiebeheer in uw gemeente en over het beheer van de archieven in de archiefbewaarplaats van uw gemeente in Nijmegen. U ontvangt dit jaarverslag ingevolge de Archiefverordening. Dezelfde verordening geeft aan dat uw College over dit toezicht en beheer jaarlijks verantwoording aflegt aan de gemeenteraad, onder overlegging van dit verslag. De Wet Revitalisering Generiek Toezicht geeft aan dat uw College over dit toezicht en dit beheer informatie verstrekt aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. Dit kan onder meer door toezending van dit jaarverslag. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag en word ik geïnformeerd over de afhandeling hiervan. Het publieksjaarverslag van het Regionaal Archief Nijmegen is in maart dit jaar digitaal aan uw gemeente toegezonden. Meţ/ŕiendelijke t Jarl Been Aantal Bijlagen: Beuningen aanbiedingsbrief

2 Verslag van de gemeentearchivaris van Beuningen over het j aar april 2015

3 f Samenvatting Algemeen In dit jaarverslag legt de gemeentearchivaris verantwoording af over het toezicht op de niet-overgebrachte archieven en over het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Hij doet dit gerelateerd aan de tien kritische prestatie-indicatoren voor de archiefketen. De gemeentearchivaris, en namens hem de archiefinspecteur, constateert in zijn archieftoezicht dat de gemeente Beuningen de afgelopen jaren verbeteringen heeft doorgevoerd in het informatiebeheer en stappen heeft gezet op het gebied van de digitalisering. Er blijven aandachtspunten. De lokale regelingen zijn nog niet op orde. De aanpassing hiervan is in concept gereed, maar nog niet vastgesteld. In de ontwerpen zijn de verantwoordelijkheden voor het archief- en informatiebeheer juist belegd. De papieren archieven zijn in control, er is geen sprake van achterstanden in het opbergen van archiefstukken. De kwaliteitszorg dient meer systematisch te worden ingericht. Het team DIV steekt veel tijd in bewustwording, instructie en begeleiding van gebruikers van informatie. Dat zal voorlopig nodig blijven. Beuningen heeft de fase van het digitaal werken bereikt. Het informatiebeheer ondersteunt het digitaal werken maar een deel van de documentstromen wordt niet conform de geautomatiseerde werkprocessen geregistreerd en gearchiveerd. Digitaal archiveren betekent ook dat de digitale beheeromgeving op orde moet zijn. De gemeente is inmiddels begonnen met toetsing en optimalisering van de procedures, voorzieningen en systemen aan de hand van wet-, regelgeving en normenkaders. Beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven. Het beheer van de overgebrachte archieven door het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) is over het algemeen op orde. De archiefdienst is bezig met het ontwikkelen van meer systematische kwaliteitszorg. Daarnaast werkt het RAN, samen met de bureaus Ontwikkeling en Documentaire Informatievoorziening van de gemeente Nijmegen, aan een oplossing voor het archiveren, beheren en beschikbaar stellen van digitale archiefdocumenten (edepot). 2

4 1. Inleiding ļ aanleiding De gemeentearchivaris brengt op grond van de ArcHeŕverordening jaarlijks verslag uit aan het College van burgemeester en wethouders over het uitgeoefende archieftoezicht en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Het College kan zich op zijn beurt met het verslag van de gemeentearchivaris verantwoorden naar de Raad over de wijze waarop aan de zorgplicht voor het archief- en informatiebeheer wordt voldaan. In het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Gelderland staat vermeld dat het verslag van de gemeentearchivaris kan worden gebruikt als informatie ten behoeve van de provinciaal toezichthouder. Behalve voor de horizontale verantwoording tussen College en Raad dient het verslag in het kader van het verticale toezicht te worden toegezonden aan het College van Gedeputeerde Staten. Als toetsingskader maakt de Archiefinspectie gebruik van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) dat op landelijk niveau is ontwikkeld. De prestatie-indicatoren zijn te beschouwen als een archiefkader waarmee toetsing op alle aspecten van het archiefen informatiebeheer in de hele archiefketen kan worden gedaan en laten zien in welke mate de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. De volgorde van de Archief KPľs bepaalt voor het overgrote deel de inhoud en indeling van dit verslag. Door de uniforme indeling geven de jaarlijkse verslagen inzicht in de toestand én in de ontwikkeling van de kwaliteit van de informatiehuishouding. Gedurende het jaar heeft de Archiefinspectie op een constructieve en positieve wijze samengewerkt met betrokkenen binnen de gemeente Beuningen. De archiefinspecteurs hebben in 2014 meerdere inspectiebezoeken afgelegd (monitoroverleggen gevoerd) met de verschillende disciplines binnen de organisatie die zich met informatie en ICT bezighouden. Tijdens deze bezoeken is gesproken over actuele ontwikkelingen en vraagstukken en over voorgenomen wijzigingen die van invloed (kunnen) zijn op het informatiebeheer. Daarnaast waren er vanuit Beuningen contacten met de archiefinspecteurs in verband met kaderstelling en interpretatie van de archiefwet- en regelgeving. Naast dit verslag van de gemeentearchivaris publiceert het RAN een publieks jaarverslag. Dit publieksverslag is te vinden op de website van het RAN ( 3

5 2. Toezicht op de nog niet overgebrachte archieven Lokale regelingen De lokale archiefregelingen zijn vastgesteld in Een nieuwe Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer zijn in concept gereed, maar nog niet vastgesteld. Daarin wordt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer duidelijker belegd en er wordt meer rekening gehouden met het beheer van digitale documenten en informatiebestanden. Naast het actueel zijn is het belangrijk dat de regelingen gemeentebreed worden doorvertaald naar de werkvloer. De uitgangspunten in de verordening en het besluit dienen terug te komen in de beleids- en uitvoeringsplannen. Omdat veranderingen in de organisatie en de aanschaf van nieuwe informatiesystemen gevolgen kunnen hebben voor het informatiebeheer, moet de gemeentearchivaris hierover in het kader van het toezicht worden geïnformeerd. Meldingen vanuit de gemeentelijke organisatie gebeuren in het periodieke monitoroverleg dat de archiefinspecteur heeft met hoofd P&O, coördinator DIV en de senior-medewerker DIV. Beuningen neemt deel in een aantal gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden en heeft in alle gevallen de archiefverantwoordelijkheid goed geregeld. In de ontwerp-archiefverordening is een artikel opgenomen waarin is geregeld dat bij deelname van de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, wordt bevorderd dat het beheer van de archieven zoveel mogelijk volgens de Archiefwetgeving plaatsvindt. De archiefregelingen van gemeente Beuningen zijn van toepassing op de zorg voor de archieven van de Regeling Gemeenschappelijk Belastingkantoor. Het archieftoezicht op de gemeente Beuningen is tevens van toepassing op deze uitvoeringsregeling. Interne kwaliteitszorg en toezicht Beuningen heeft (in 2014) geen informatiebeleidsplan. Wel is er het voornemen in 2014 een richtinggevend informatieplan op te stellen, dat afgestemd is op het collegeprogramma en de gemeentelijke visie, hetgeen ook gerealiseerd is. Voor DIV ligt de focus op de invoering van het zaakgericht werken en de doorontwikkeling naar volledig digitaal werken en archiveren. De gemeente wil aanhaken bij de ontwikkelingen in de regio als het gaat om de implementatie van oplossingen. Systematische kwaliteitszorg houdt in dat het informatiebeheer voortdurend wordt gemonitord en onderhouden en voorziet in controlemaatregelen. In Beuningen wordt wel aan kwaliteitsbewaking gedaan, maar nog niet systematisch. De gemeente heeft geen aparte kwaliteitseisen voor het informatiebeheer geformuleerd, maar houdt zich aan de regelgeving die geldt voor overheidsorganisaties. De kennis van archiefwet- en regelgeving is voldoende aanwezig, ook als het gaat om de standaarden en normen voor digitale archivering. Er zijn instructies en werkafspraken voor de documentregistratie in Corsa, de dossiervorming en het dossierbeheer. Er vindt collegiale toetsing plaats op uitvoerende werkzaamheden en er worden gericht kwaliteitscontroles op de gegevens in het documentmanagementsysteem uitgevoerd. Met de afdelingen zijn er afspraken over het digitaliseren van informatie en het inrichten van processen die digitaal gaan verlopen. Vanuit de leangedachte wordt goed gekeken wat moet en wat minder of anders kan. 4

6 Het archieftoezicht wordt uitgeoefend door de archiefinspecteur in de vorm van kaderstelling, monitoroverleggen en audits. De kaderstellingen waren vooral gericht op digitaal werken en archiveren en de gevolgen van organisatieveranderingen op het informatiebeheer. De verkregen informatie vormt de input voor het jaarverslag van de gemeentearchivaris aan het college van burgemeester en wethouders. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Het informatiebeheer ondersteunt het digitaal werken, maar een deel van de documentstromen wordt nog niet conform de geautomatiseerde werkprocessen geregistreerd en gearchiveerd. De analoge archivering is op orde en er zijn geen achterstanden. Ook de archivering in de semistatische fase is op orde, al moet er op deze archieven nog wel een bewerking plaatsvinden om ze overbrengingsgereed te maken. Er wordt nu vooral nog documentgericht gewerkt. Voor de documentregistratie en archivering is er het DMS Corsa. Documenten gaan zoveel mogelijk alleen nog maar digitaal de organisatie in. Wat op papier is wordt digitaal gemaakt en wat digitaal is wordt zoveel mogelijk alleen nog maar digitaal opgeslagen. Beuningen heeft de fase van het digitaal werken bereikt, hoewel er op bepaalde plekken nog steeds papieren documenten en dossiers worden bewaard. Deze hybride situatie (papier naast digitaal) betekent extra kosten en extra risico's voor het archiefbeheer; het kost meer moeite en handelingen om grip te houden op de documentstromen en dossiers compleet te krijgen. Het proces Wabo is volledig ingericht voor digitaal werken. De medewerkers op de afdeling zorgen zelf dat de documenten geregistreerd en opgeslagen zijn. Zij worden daarin ondersteund met een koppeling tussen het DMS Corsa en de procesapplicatie SquitXO. DIV verzorgt de archivering en bewaakt de kwaliteit. Begin 2013 is het proces bestuurlijke besluitvorming digitaal van start gegaan. Het voornemen is om op deze wijze steeds meer processen volledig digitaal te laten verlopen. De invoering van het proces- en zaakgericht werken zal leiden tot meer complete, steeds actuele en kwalitatief betere archiefdossiers. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Het documentmanagementsysteem van de gemeente (Corsa) is voor alle vormen van documentbeheer leidend. De procesappkcaties die zelf niet voldoen aan wet- en regelgeving voor wat betreft archivering, worden zo mogelijk aan Corsa gekoppeld. De koppeling met SquitXO voor het documentenbeheer is uitgevoerd. De inrichting van Corsa wordt getoetst aan de wet- en regelgeving en aan een normenkader. Uit de eerste resultaten blijkt dat Corsa goed is ingericht, maar de auditfunctionaliteit ontbreekt en verschillende functionaliteiten moeten beter worden gedocumenteerd. Hieraan wordt gewerkt. De website van de gemeente Beuningen wordt onder meer gebruikt voor officiële bekendmakingen, maar bevat verder alleen afgeleide informatie. Archivering vindt plaats bij de leverancier. Er wordt nog onderzocht of deze vorm van archivering voldoet aan de eisen uit de Archiefregeling. 5

7 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden In Beuningen wordt jaarlijks vernietigd. De gemeente maakt voor de selectie gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst. Er is tot en met vernietigingsjaar 2014 vernietigd. De vernietiging van digitale bestanden en gegevens en van digitale kopieën is nog niet geregeld. Ook digitale documenten moeten conform de wet- en regelgeving verwijderd of vernietigd worden. In principe worden alle archiefdocumenten in het Corsa DMS gearchiveerd. Vervanging of vervreemding is in Beuningen niet aan de orde geweest. De gemeente overweegt voor de gedigitaliseerde bouwvergunningen, milieuvergunningen en enkele andere bestanden een vervangingstraject met terugwerkende kracht aan te gaan. De digitale beheeromgeving wordt hiervoor geschikt gemaakt. Overbrenging archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Beuningen voldoet aan het overbrengingsprincipe van 20 jaar. De archieven van de gemeente Beuningen en de rechtsvoorgangers tot en met 1989 zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van Beuningen bij het RAN. Archiefruimten De archiefruimte in het gemeentehuis van Beuningen is eind 2012 bouwkundig aangepast en voldoet aan de eisen zoals die geformuleerd zijn in de Archiefregeling. De regels voor het beheer en gebruik worden nageleefd. De serverruimte op zolder beschikt over voorzieningen voor de bescherming, veiligheid en continuïteit. Ter beschikkingstelling naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Over dit aspect wordt u in hoofdstuk 3 van dit verslag geïnformeerd. Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente Beuningen heeft geen calamiteitenplan in geval van brand, wateroverlast of bij andere incidenten in de archiefruimte en in werkruimten waar archief staat. De nieuwe archiefruimte bevat wel zulke goede preventieve voorzieningen dat de kans op een calamiteit in die ruimte flink kleiner is geworden. Volgens het werkplan zal er een archiefcalamiteitenplan gemaakt worden. Bij een incident of calamiteit kan dan aan de hand van protocollen snel actie worden ondernomen. De gemeente Beuningen is, via het RAN, aangesloten bij de Documentenwacht. Middelen en mensen In de gemeentelijke programmabegroting staat dat Beuningen een professionalisering van de digitale dienstverlening wil doorzetten en zoveel mogelijk digitaal gaat werken. Daarom blijft de gemeente (beperkt) investeren in mensen, kennis en apparatuur die noodzakelijk zijn op het werkveld DIV en I&A. Over de voor het archief- en informatiebeheer beschikbaar gestelde middelen door de gemeente Beuningen kan de gemeentearchivaris niet goed oordelen, aanzien het informatiebeheer in toenemende mate verweven raakt in de primaire processen en in de programma's. Wel is geconstateerd dat er budget is voor de genoemde activiteiten. 6

8 In de rubriek post- en archiefbeheer zijn onder meer de kosten voor het beheer van de historische archieven (inclusief archiefinspectie) opgenomen. Projectmatige activiteiten zijn ondergebracht bij de eenmalige prioriteiten, waaronder ook automatisering valt. Er vindt al langer een professionaliseringslag bij de medewerkers plaats. Dit omvat meer dan informatiebeheer en is onderdeel van een organisatiebreed traject zoals vastgelegd in het gemeentelijk visiedocument. Er is binnen de afdeling P&O voldoende inzicht in de samenstelling van de teams en de capaciteiten van de medewerkers. 7

9 3. Beheer van de archiefbewaarplaats Beheer door Nijmegen De gemeente Beuningen heeft in het Besluit Informatiebeheer 2008 de archiefbewaarplaats van Nijmegen aangewezen als de archiefbewaarplaats en de gemeentearchivaris belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte gemeentelijke archieven en collecties. Interne kwaliteitszorg en toezicht Een van de kerntaken van het RAN is het beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van kennis en informatie. Een andere kerntaak is het borgen van de mogelijkheid om de overheid te controleren en om juridisch bewijs te vinden. Het RAN is de content beheerder en -leverancier ten behoeve van andere partijen. De bronnen moeten door een zo breed mogelijk publiek gebruikt kunnen worden. Er worden steeds meer digitale producten via de digitale studiezaal aangeboden. Door de verbeterde toegankelijkheid van informatiebronnen is het aantal digitale bezoekers gegroeid en is er meer interactie met de klant via internet. Het RAN heeft ten behoeve van het beheer van het statisch archief in de archiefbewaarplaats kwaliteitszorg geïmplementeerd. Dit heeft geresulteerd in risico- en controlplannen. De archiefdienst doet wel aan kwaliteitsbewaking, maar het planmatige en de verantwoording ontbreekt nog. De controlplannen zijn in 2014 opnieuw opgepakt. Het streven is om in 2015 een kwaliteitszorgsysteem gereed en in werking te hebben. Beheer analoge archieven De analoge (meestal papieren) archieven worden beheerd in de archiefbewaarplaats aan de Mariënburg. Deze archiefbewaarplaats heeft een capaciteit van 16,2 strekkende kilometers archief. De bewaarplaats voldoet aan de Archiefregeling en is in 2009 goedgekeurd door de Provinciale Archiefinspectie. Het klimaat in de archiefbewaarplaats wordt 24/7 gemonitord. Dit geldt eveneens voor de afzonderlijke quarantaineruimte. Voor de archiefbewaarplaats is er een schoonmaakprotocol en vindt er periodieke controle plaats op de aanwezigheid van schimmels en plaagdieren. De gemeentelijke archiefinspecteur schouwt de archiefbewaarplaats periodiek. In 2014 waren er enkele incidenten met de klimaatinstallatie in de fotokluis. De uitval is zo snel mogelijk verholpen en er zijn aanvullende afspraken gemaakt met de installateur om verdere incidenten te voorkomen. Beheer digitale archiefbescheiden Het digitaal werken en archiveren binnen de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen neemt in snel tempo toe. Meer en meer zullen archieven uitsluitend in digitale vorm worden gevormd. Dit heeft nu al gevolgen het duurzaam beheer en de duurzame beschikbaarstelling van archieven. Om grip te kunnen houden op digitale archivering en de bijbehorende duurzame toegankelijkheid moeten de archiveringsystemen een logisch onderdeel gaan vormen van de werkprocessen. Een voorwaarde hiervoor is dat bij de inrichting van de werkprocessen en de aanschaf van informatiesystemen vanaf het begin rekening wordt gehouden met de wijze waarop arcniefinformatie wordt vastgelegd. Het RAN beheert op dit moment veelal digitale documenten waarvan de originelen ook worden bewaard. De digitale kopie heeft dan vooral de functie om het publieksbereik van de archieven en collecties van het RAN te vergroten en om de kwetsbare originelen te 8

10 beschermen. Van recent fotomateriaal komt het wel voor dat daarvan alleen de digitale versies worden beheerd en beschikbaar gesteld via de digitale studiezaal. Digitaal archiveren, beheren en beschikbaarstellen kan niet zonder een oplossing voor archivering gedurende de héle levenscyclus van archiefstukken, dus inclusief bewaring voor statische archieven. Het RAN werkt momenteel, samen met de bureaus Ontwikkeling en Documentaire Informatievoorziening van de gemeente Nijmegen aan een oplossing hiervoor (edepot). Totdat deze oplossing operationeel is, heeft het RAN in samenwerking met bureau ICT-beheer een tijdelijke voorziening ingericht. Beschikbaarstelling Het RAN beheert 14,5 kilometer aan overheids- en particuliere archieven uit Nijmegen zelf en de regio; hiervan is 319,5 strekkende meters afkomstig uit Beuningen (peildatum ). Naast de archieven beheert de archiefdienst een grote collectie foto's, films, affiches, historische kaarten en plattegronden en een uitgebreide historische bibliotheek. Het RAN doet veel om de digitale bereikbaarheid en toegankelijkheid van de bronnen verder te verbeteren via de digitale studiezaal. De archieven en collecties worden gedurende de openstelling van de studiezaal aan bezoekers ter beschikking gesteld en de toegangen zijn raadpleegbaar via de digitale studiezaal van het RAN. Op www. studiezaal.nijmegen.nl zijn alle bronnen van het regionaal archief doorzoekbaar en voor een deel online in te zien. In 2014 zijn er een aantal technische verbeteringen doorgevoerd, waardoor de site voor bezoekers meer gebruikersvriendelijk en overzichtelijker werd. Ook inhoudelijk werd de dienstverlening via de digitale studiezaal uitgebreid door de plaatsing van nieuwe bronnen, zoals Nijmeegse woningkaarten uit de periode en informatie over de geschiedenis van Nijmegen in de periode (Adas W02). Inzage van informatie die bij het RAN berust is gratis, zoals in de Archiefwet is bepaald. De regels over de raadpleging en gebruik van de archieven staan in het bezoekersreglement en de daarop gebaseerde huisregels. De archieven in de archiefbewaarplaats die zijn overgebracht, zijn daarmee ook openbaar, behoudens de dossiers waarvan de openbaarheid is beperkt op grond van de Archiefwet, de Wet Bescherming Persoonsgegevens of andere wet- en regelgeving. De studiezaal van het RAN werd in 2014 zo'n keer bezocht. De digitale studiezaal, waarbij de klant in één keer de foto's, films, boeken, krantenartikelen en indexen met gegevens over met name personen kan doorzoeken, had geregistreerde bezoekers. Meer gedetailleerde gegevens over aantallen bezoekers aan de fysieke en digitale studiezaal, en over het aantal opgevraagde onderwerpen en afgehandelde vragen zijn te vinden in het RAN-publieksjaarverslag over Rampen, calamiteiten en veiligheid De beveiliging en de brandveiligheid van de archiefbewaarplaats was in 2014 op orde. Ook de beveiliging tegen inbraak of diefstal door bezoekers of medewerkers van het RAN is op een goed niveau. Voor de archiefbewaarplaats is er een calamiteitenplan (onderdeel van het gemeentelijke plan), waarin staat hoe te handelen in geval van brand, wateroverlast of bij andere incidenten. Het RAN is lid van de Documentenwacht, zodat men bij een calamiteit verzekerd is van acute eerste hulp. Met het calamiteitenplan is in 2014 niet geoefend. 9

11 Mensen en middelen Doordat de archiefbewaarplaats aan hoge eisen moet voldoen wordt een onevenredig deel van het totale budget besteed aan de exploitatie hiervan. Voor de dienstverlening aan de regiogemeenten, de gemeenschappelijke regelingen en het waterschap ontvangt het RAN financiële bijdragen. In totaal werkten er in 2014 bij het RAN 35 medewerkers (28 fte). Daarnaast zijn er bijna zestig vrijwilligers actief die werkzaamheden van uiteenlopende aard verrichten. 10