Beroepscompetentieprofiel. Vestigingsmanager groothandel

Transcriptie

1 Beroepscompetentieprofiel Vestigingsmanager groothandel 1

2 Beroepscompetentieprofiel Algemene informatie datum: januari 2012 versie: definitief Onder regie van kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven Ontwikkeld door: Kenniscentrum Handel, afdeling Educatieve Dienstverlening, in opdracht van Stichting Opleidingsfonds Groothandel (SOG). Brondocument(en) - Beroepscompetentieprofiel Vestigingsmanager groothandel (23 december 2004). - Interviews met bedrijven (zomer 2011). - Analyse functieprofielen en vacatures (zomer 2011) Legitimering beroepscompetentieprofiel door: Mogelijke functiebenamingen Het beroepscompetentieprofiel is gelegitimeerd door het bestuur van Stichting Opleidingsfonds Groothandel (SOG), d.d Manager groothandel Filiaalmanager Vestigingsleider Ondernemer/manager groothandel Beroepsbeschrijving Beroepscontext/ De vestigingsmanager groothandel werkt binnen de groothandel als werkzaamheden toeleverancier van producten aan afnemers/klanten binnen diverse sectoren als detailhandel, productiebedrijven, etc. Hoofdtaken van de groothandel zijn assortiment samenstellen, voorraad houden, ontbulken, logistiek en distributie, informatieverstrekking en financiering, waarbij het contact met de afnemer/klant als rode draad door deze taken loopt. De vestigingsmanager groothandel beheert een groothandelsvestiging. Hij geeft leiding aan een team van vestigingsmedewerkers en is verantwoordelijk voor het commerciële resultaat van de vestiging (behalen van omzet- en kostendoelstellingen). Hij is in sommige gevallen een meewerkend voorman en verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de vestiging zowel op commercieel als organisatorisch gebied. Van hem wordt verwacht dat hij als zelfstandig ondernemer voor zijn vestiging gaat denken. De vestigingsmanager groothandel krijgt de ruimte en vrijheid om initiatieven naar eigen inzicht uit te voeren. Hij draagt zorg voor een goed verzorgd vestigingsbeeld en voor tevreden klanten en gemotiveerd personeel. Dit brengt hij tot stand door onder meer een efficiënte inzet van zijn medewerkers in kwalitatieve en kwantitatieve zin. Door het team op te leiden en te coachen vormt hij een zelfstandig, meedenkend en commercieel team waarmee hij dit doel bereikt. 2

3 Als leidinggevende binnen de centrale organisatie levert de vestigingsmanager groothandel een bijdrage aan de ontwikkeling van medewerkers, inkoop, werving en selectie van nieuwe medewerkers, algehele vestigingsbeeld en initiatie van commerciële acties. De vestigingen, waarin de vestigingsmanager groothandel werkzaam is, kunnen verschillen. De meeste vestigingen hebben een verkoopruimte waarin klanten het assortiment kunnen bekijken en/of kopen. In veel gevallen is er sprake van een cash&carry showroom. Afhankelijk van de organisatie kan het personeelsbestand van de vestiging ook bestaan uit commercieel medewerkers in de binnen- en buitendienst. In dat geval bedenkt hij samen met de buitendienst mogelijkheden om het marktaandeel (jaarlijks) te vergroten. Hiermee geeft hij invulling aan het commerciële concept. Binnen zijn vestiging heeft de vestigingsmanager groothandel een voorbeeldfunctie door klanten actief te benaderen en hierbij zowel aandacht te besteden aan de directe verkoop als de langetermijnrelaties. Hij is creatief in het bewerken van de markt en weet het klantenbestand te vergroten. Hij lost problemen op, zorgt voor tevreden klanten en bewaakt de goede naam van de organisatie in de regio. Rol en verantwoordelijkheden Complexiteit De vestigingsmanager groothandel is verantwoordelijk voor het commerciële resultaat van de vestiging (behalen van omzet- en kostendoelstellingen). Ontwikkelingen in de markt, in de centrale organisatie, bij de klant en de concurrentie maakt dat het beroep van vestigingsmanager groothandel continu in beweging is. Van hem wordt verwacht dat hij kan anticiperen op deze ontwikkelingen om zijn taken goed uit te kunnen (blijven) voeren. Voor de uitoefening van het beroep zijn specialistische kennis en vaardigheden m.b.t. management, commercie en sales noodzakelijk. Typerende beroepshouding Trends/innovaties De vestigingsmanager groothandel heeft een ondernemende houding en is organisatie- en mensgericht. Hij combineert commercieel gevoel met het talent om met medewerkers en klanten om te gaan. 3

4 Marktontwikkelingen Door duurdere grondstoffen en hogere lonen stijgen inkoopprijzen, waardoor de marges steeds kleiner worden. Verder kan door koersschommelingen en economische stabiliteit de situatie op (specifieke) afzetmarkten snel veranderen. Groothandels zullen steeds gerichtere keuzes maken in segment, geografische markt en binnen het eigen productportfolio om zich als individuele organisatie te blijven onderscheiden. Deze keuzes kunnen ook van invloed zijn op de zaken die de organisatie wil gaan uitvoeren of niet meer wil uitvoeren. De eindgebruiker blijft kritisch op prijs en kwaliteit, ondersteund door de informatie die E-businesstoepassingen beschikbaar stellen. De eindgebruiker gebruikt deze informatie om verschillende aanbieders te vergelijken en in te zetten. Groothandels gaan ook steeds meer direct verkopen en leveren aan de klant (voorwaartse integratie door o.a. gebruik van (internet)winkels), waardoor het directe contact met de klant ook weer extra mogelijkheden voor verkoop oplevert en zicht geeft op de veranderende klant(behoeften). Door de centrale rol die de groothandel speelt kan deze een belangrijke schakel zijn tussen leveranciers, tussenhandel en verwerkers om bijvoorbeeld communicatie en efficiency hiertussen te verbeteren. Voor de groothandel is het belangrijk dat de organisaties en medewerkers snel kunnen inspringen op veranderingen en steeds weer (nieuwe) toegevoegde waarde kunnen bieden aan eindgebruikers, waarbij schaalvergroting (co-makership, one-stopshopping, voorwaartse en achterwaartse integratie), het vinden van nieuwe afzetmarkten (marketing) en relatiebeheer (after sales) steeds belangrijker troeven worden. Een goede prijs-kwaliteitverhouding en just-in-time levering blijven ook belangrijke unique selling points. Wel maken groothandels duidelijke keuzes op welke punten zij zich willen onderscheiden in de markt. Wetgeving/ overheidsregulering Technologische ontwikkelingen De hoofdtaken binnen de groothandel bestaan uit assortiment samenstellen, voorraad houden, ontbulken, logistiek en distributie, informatieverstrekking en financiering. Verandering in de wetgeving kan op één van deze rollen betrekking hebben en zorgen voor aanpassing van bedrijfsprocessen. Supply Chain Management (ketenbeheer) geeft steeds meer informatie en kansen om kosten te reduceren op het gebied van efficiencyverbetering, voorraadoptimalisatie en controleerbaarheid. Social media en e-businesstoepassingen bieden mogelijkheden om gerichte marketing uit te voeren naar klanten, informatie te geven en te verzamelen over de klanten/markt en om continu in interactie te zijn met de klant. Deze mogelijkheden vragen van de beroepsbeoefenaar alertheid op toepassingsmogelijkheden, kansen en bedreigingen van deze ontwikkelingen. 4

5 Bedrijfsorganisatorische Ontwikkelingen Internationale Ontwikkelingen Steeds meer worden centraal geleide groothandels minder gestuurd vanuit de organisatie en is er een zwaardere nadruk op lokale marketing. Dit houdt in dat met name de vestigingsmanager groothandel binnen een bandbreedte prijzen kan bepalen, marketingacties voor zijn vestiging kan opzetten, etc. Hierdoor is het belang van marktonderzoek (de lokale markt kennen) nog belangrijker. Een brede internationale oriëntatie van veel groothandelsbedrijven geeft een goede uitgangspositie bij de toenemende internationalisering en loskoppeling van productie- en consumptielocatie. De groeimarkten bevinden zich voornamelijk buiten Europa. Ook de productie vindt steeds vaker plaats in het buitenland. Kennis van import en export is belangrijk wanneer de groothandel de internationale markt gaat betreden. Groothandelsorganisaties dienen de mogelijkheden te onderzoeken om (meer en verder) over de grens te kijken. Dit vraagt van medewerkers in de groothandel een groter bewustzijn van culturele verschillen en talenkennis. Loopbaanmogelijkheden De vestigingsmanager groothandel heeft als directe doorgroeimogelijkheden het zelfstandig ondernemerschap of de functie van regiomanager binnen de sector groothandel. 5

6 Overzicht van het beroepscompetentieprofiel Kerntaak Werkproces 1. Geeft vorm en leiding aan de vestiging 2. Voert activiteiten uit op het gebied van acquisitie, verkoop en relatiebeheer 3. Beheert het logistieke proces en beeld van de vestiging 1.1 Onderzoekt de markt en de mogelijkheden voor de vestiging 1.2 Bepaalt vestigingsdoelen (en stelt plannen op) en doet voorstellen 1.3 Bewaakt de uitvoering van de plannen (het bereiken van doelstellingen) 1.4 Stelt verkoopplannen op 1.5 Promoot en/of profileert de vestiging in de regio 1.6 Bewaakt de financiële positie/verkoopcijfers van de vestiging/de verkoopcijfers 1.7 Zet personeel in 1.8 Informeert en overlegt met medewerkers/team 1.9 Voert formele gesprekken met medewerkers 1.10 Bepaalt personeels- en scholingsbehoefte 1.11 Werft en selecteert medewerkers 2.1 Voert acquisitieactiviteiten uit 2.2 Voert verkoopgesprek 2.3 Handelt de verkoop af 2.4 Onderhandelt over prijs en voorwaarden en sluit verkoop 2.5 Stelt een offerte op en brengt deze uit 2.6 Stelt een order op en begeleidt het ordertraject bij de klant 2.7 Handelt klachten af 2.8 Beheert relatie met bestaande klanten 3.1 Beheert het magazijn 3.2 Stuurt het logistieke proces van de vestiging aan 3.3 Beheert de voorraad (inkoop en bestellen) 3.4 Bewaakt vestigingsbeeld 6

7 Beschrijving van de kerntaken Kerntaak 1 Geeft vorm en leiding aan de vestiging Kerntaak 1 Geeft vorm en leiding aan de vestiging Werkprocessen bij kerntaak 1 Beschrijving kerntaak: De vestigingsmanager groothandel oriënteert zich op de lokale markt, klant en concurrentie. Hij brengt de sterke en zwakke punten van de vestiging in kaart en brengt deze in relatie met de oriëntatie op de markt. Hij signaleert ontwikkelingen in de lokale markt en vertaalt deze naar kansen voor de vestiging. Hij investeert tijd en middelen om verbeterpunten in de vestiging en bij zichzelf te signaleren. In een gesprek met de regiomanager en collega-vestigingsmanager geeft hij aan welke knelpunten hij in het beleid van de organisatie ondervindt en welke verbetervoorstellen hij hiervoor heeft. De vestigingsmanager groothandel bepaalt met de regiomanager/centrale organisatie de langetermijndoelstellingen van de vestiging. Hij kijkt in hoeverre de doelstellingen haalbaar zijn binnen het gestelde kostenbudget. In een activiteiten-, kwartaal- en/of jaarplan geeft hij weer hoe de omzet- en kostendoelstellingen in termijnen zijn opgedeeld, welke activiteiten hij moet ondernemen en welke middelen hij nodig en beschikbaar heeft. Hij onderzoekt en/of beoordeelt de noodzaak (in relatie tot kosten en opbrengsten) voor investeringen. Hij berekent de kosten voor de investeringen en doet voorstellen aan de regiomanager. De vestigingsmanager groothandel vergelijkt (continu) de (tussen)resultaten met de voorafgestelde doelstellingen, gaat na wat de resultaten en kosten van de activiteiten zijn en in hoeverre deze afwijken van het oorspronkelijke plan. Hij analyseert de kosten en opbrengsten van de activiteiten, legt deze naast de resultaten van de gehele organisatie/andere vestigingen en trekt conclusies over het resultaat van de vestiging. Hij legt zijn bevindingen voor aan de regiomanager en/of collega-vestigingsmanagers en doet verbetervoorstellen. Waar nodig stuurt hij direct bij door activiteiten aan te passen. Hij verantwoordt de resultaten aan de regiomanager/centrale organisatie en licht gemaakte keuzes toe. 1.1 Onderzoekt de markt en de mogelijkheden voor de vestiging 1.2 Bepaalt vestigingsdoelen (en stelt plannen op) en doet voorstellen 1.3 Bewaakt de uitvoering van de plannen (het bereiken van doelstellingen) 7

8 De vestigingsmanager groothandel brengt op basis van het verkoopbeleid het afzetgebied van de vestiging in kaart of laat dit doen door een (commercieel) medewerker. Hij verwerkt relevante informatie over mogelijke prospects en de concurrentie binnen het verkoopgebied en stelt verkoop-/marktbewerkingsplannen op om lokale verkoopactiviteiten binnen het commercieel beleid van de organisatie concreet vorm te geven. Afhankelijk van de richtlijnen van het centrale organisatie heeft hij in meer of mindere mate de mogelijkheid om plannen op het gebied van marktbewerking, verkoop, presentatie en promotie te ontwikkelen en (voor een deel) assortiment en prijs te bepalen. De vestigingsmanager groothandel participeert in lokale netwerken en zoekt (nieuwe) kanalen om ervaringen uit te wisselen, expertise te delen, opdrachten te verwerven en/of samenwerkingspartners te vinden. Hij creëert kansen om de vestiging en/of aanbod/organisatie te promoten of te profileren en zet middelen en/of acties in om naamsbekendheid te vergroten. Hij inventariseert lokale activiteiten voor diverse doelgroepen. Hij gaat na of met de vestiging deelgenomen kan worden aan deze activiteiten en op welke manier en doet een voorstel om aan deze activiteiten deel te nemen. Met verschillende activiteiten presenteert hij zijn vestiging en zichzelf onder diverse doelgroepen in overleg met de regiomanager/de centrale organisatie. Na deze activiteiten evalueert hij het resultaat en koppelt dit terug aan zijn leidinggevende. De vestigingsmanager groothandel analyseert (periodiek) de financiële informatie vanuit de vestiging. Hij zorgt ervoor dat de financiële gegevens ingevoerd en geanalyseerd worden. Hij controleert en bewaakt de vastgestelde begroting en budgetten, analyseert periodiek de financiële informatie en rapporteert hierover aan zijn leidinggevende/het hoofdkantoor/de centrale organisatie. Bij afwijkingen overlegt hij met de leidinggevende, het hoofdkantoor of de centrale organisatie en/of neemt hij zelf direct maatregelen. Hij hanteert registratiesystemen om de verkoopcijfers te analyseren. Hij interpreteert deze cijfers door deze te relateren aan prognoses en ontwikkelingen. Daarnaast onderzoekt hij de oorzaak van tegenvallende verkoopcijfers en relateert de verkoopcijfers aan het beleid. Op basis van deze analyse beoordeelt hij het uitgevoerde beleid. De vestigingsmanager groothandel maakt roosters voor de medewerkers. Hij zet 1.4 Stelt verkoopplannen op 1.5 Promoot en/of profileert de vestiging in de regio 1.6 Bewaakt de financiële positie/verkoopcijfers van de vestiging/de verkoopcijfers 1.7 Zet personeel in 8

9 medewerkers in op basis van verwachte werkzaamheden, beschikbaarheid en capaciteiten. Hij verwerkt de roosters in een urenplanning en rapporteert over het ziekteverzuim en de omzet per gewerkt uur. Op basis van afwijkingen in de verwachte/gerealiseerde omzetcijfers, onderneemt hij actie door de personeelsplanning aan te passen. Hij informeert medewerkers over de werkzaamheden en de taakverdeling daaromtrent. Ook licht hij hen in over wijzigingen in de roosters en planningen. Bij de introductie van nieuwe medewerkers of werkzaamheden zorgt hij voor een inwerktraject en begeleidingstijd. De vestigingsmanager groothandel organiseert periodiek werkoverleg met medewerkers door onderwerpen en te bepalen en het overleg in te plannen. Hij leidt het overleg, bewaakt de tijd en moedigt inbreng van medewerkers aan. Hij stelt medewerkers op de hoogte van de bedrijfsdoelstellingen en de ontwikkelingen in de organisatie en geeft aan wat veranderingen voor de werkuitvoering betekenen. Hij legt de afspraken die gemaakt zijn tijdens het werkoverleg vast en komt hierop terug in een volgend overleg. Hij evalueert met medewerkers de verkoopactiviteiten door klantbehoeften, klachten, nee-verkoop en opvallende gebeurtenissen met elkaar te bespreken en te bespreken hoe hierop geanticipeerd kan worden. Ook bespreekt hij zaken die betrekking hebben op samenwerking,collegialiteit en werksfeer. De vestigingsmanager groothandel voert formele gesprekken met medewerkers in het kader van beroepsfunctioneren. In deze gesprekken bespreekt hij met de medewerker het functioneren en de ontwikkelmogelijkheden. Hiervoor observeert hij medewerkers, signaleert sterke en zwakke punten van de medewerkers en geeft persoonsgericht begeleiding voor verbetering van de werkuitvoering. In vervolggesprekken reflecteert en evalueert hij met de medewerker op het functioneren. Voor de vervolgstappen maakt hij afspraken met de medewerker. Wanneer de medewerker niet functioneert en/of het contract wordt beëindigd, voert hij een slecht-nieuwsgesprek. Ook in het geval van ziekte en/of (tijdelijke) arbeidsongeschiktheid onderhoudt hij regelmatig contact met de werknemer. Deze momenten en de afspraken die met de medewerker zijn gemaakt legt hij vast. In sommige gevallen vraagt hij ondersteuning van de regiomanager en/of de P&Oafdeling van de centrale organisatie bij deze gesprekken. De vestigingsmanager groothandel signaleert een tijdelijke of structurele behoefte 1.8 Informeert en overlegt met medewerkers/team 1.9 Voert formele gesprekken met medewerkers 1.10 Bepaalt personeels- en 9

10 aan (nieuwe) medewerkers op basis van (verwachte) omzet en werkzaamheden. Hij bekijkt de mogelijkheden binnen het personeelsbudget, de huidige teambezetting en maakt op basis hiervan keuzes voor het profiel van de medewerker(s) en de aanstellingstijd en duur. Hij onderzoekt verder ontwikkelingsmogelijkheden, - behoeften en noodzaak bij medewerkers om aan de doelstellingen van de organisatie te kunnen (blijven) voldoen. Hiervoor stelt hij opleidingsplannen op. Hij bespreekt zijn voorstellen en plannen met de regiomanager/centrale organisatie. Bij een akkoord voert hij zijn voorstellen en plannen uit. Bij veranderingen in het personeelsbestand verzorgt hij de (personeels)administratie bij de in-, door- en uitstroom van medewerkers. De vestigingsmanager groothandel werft met ondersteuning van de regiomanager /de centrale organisatie kandidaten voor een functie of besteedt dit uit, voert met deze personen een sollicitatiegesprek en selecteert een medewerker. scholingsbehoefte 1.11 Werft en selecteert medewerkers Toelichting: De invulling en het zwaartepunt in de activiteiten zijn grotendeels afhankelijk van de structuur, omvang en formule van de organisatie. Ook de branche waarin de organisatie opereert bepaalt mede de speerpunten en uitvoering van de bedrijfsprocessen. 10

11 Kerntaak 2 Voert activiteiten uit op het gebied van acquisitie, verkoop en relatiebeheer Kerntaak 2 Voert activiteiten uit op het gebied van acquisitie, verkoop en relatiebeheer Werkprocessen bij kerntaak 2 Beschrijving kerntaak: De vestigingsmanager groothandel selecteert prospects op basis van marktinformatie en het verkoopbeleid/de verkoopdoelstelling en maakt afspraken voor een kennismakingsgesprek of bijeenkomst op de vestiging, bij de klant of elders. Hij introduceert de organisatie/vestiging bij (nieuwe) klanten. Hij maakt hiervoor in voorkomende gevallen afspraken met (potentiële) klanten. Ook neemt hij contact op met slapende klanten om na te gaan of er nog potentieel aanwezig is en/of om de reden te onderzoeken van een daling/stagnatie van de aankopen bij de organisatie. Tijdens gesprekken met de klant brengt hij de organisatie en het assortiment onder de aandacht en onderzoekt of de klant interessant is voor de organisatie en/of tot de doelgroep van de organisatie behoort. Wanneer hij de klant als passend kwalificeert, probeert hij de klant over te halen om een vervolgafspraak te maken. Hij legt de acquisitieactiviteiten en afspraken met de klant vast in het klantendossier. De vestigingsmanager groothandel inventariseert in het gesprek (telefonisch of faceto-face) met de klant de informatie- of koopbehoefte. Hij beantwoordt vragen van klanten over artikelen en geeft hen desgevraagd toelichting over de toepassing, eigenschappen en verwerking van het artikel. Wanneer de klant zijn zoekvraag niet helder heeft, stelt hij vragen om de klant te helpen bij het formuleren van de zoekvraag. Wanneer de zoekvraag helder is, wijst hij de klant op de mogelijkheden van het assortiment. Hij verwijst de klant door naar een medewerker, wanneer hij de vragen van de klant niet toereikend kan beantwoorden. Hij informeert de klant over service, ruil-, retour- en garantiebepalingen en de leverings- en betalingsvoorwaarden conform de koopovereenkomst. Wanneer de mogelijkheid er is, past hij bijverkoop toe. In de meeste gevallen stuurt hij medewerkers aan om verkoopgesprekken te voeren, hij ondersteunt hen, beantwoordt vragen van hen, observeert hen en geeft hen op basis daarvan feedback. 2.1 Voert acquisitieactiviteiten uit 2.2 Voert verkoopgesprek 11

12 De vestigingsmanager groothandel handelt (directe) verkopen af door facturen op te stellen en/of contante betalingen te verwerken. Ook orders uitdraaien, bestellingen doen en de artikelen verzamelen kan een onderdeel van deze werkzaamheden zijn. Bij het afrekenpunt handelt hij het financiële gedeelte van de verkoop met de klant af. In het systeem maakt hij hiervoor berekeningen, controleert de ingevoerde gegevens, berekent kortingen en verwerkt klantgegevens. In de meeste gevallen stuurt hij medewerkers aan om deze handelingen uit te voeren. Hij controleert de werkzaamheden, stuurt bij waar nodig en gaat na of procedures nog up-to-date zijn. De vestigingsmanager groothandel sluit grote(re) verkopen en onderhandelt hier desgewenst over met de klant. In de onderhandeling doet hij een aanbod, licht deze aan de klant toe om te kijken waar de klant zich in meer of mindere mate in kan vinden en speelt in op de emoties van de klant om het aanbod beter te verkopen. Wanneer hij duidelijk heeft waar de klant aanpassing wil zien, vraagt hij de klant een tegenvoorstel te doen of doet zelf een nieuw voorstel. Hij weegt de kosten en baten (ook: afbreukrisico) af en betrekt deze in een eindvoorstel. Wanneer beide partijen overeenstemming bereikt hebben, sluit hij de verkoop. Hij neemt een offerte- of orderverzoek in ontvangst en maakt afspraken met de klant over de terugkoppeling daarvan. De vestigingsmanager groothandel maakt op basis van de gemaakte afspraken in het verkoopgesprek en/of het resultaat van de onderhandeling met de klant een offerte (of laat dit doen, nadat hij alle informatie voor de offerte heeft aangeleverd bij de commercieel medewerker binnendienst). In de offerte neemt hij de prijsberekeningen en leverings- en betalingsvoorwaarden, die hij met de klant is overeengekomen, op. Hij gaat in de organisatie na of producten op voorraad zijn of binnen de gestelde termijn geleverd kunnen worden aan de klant, zodat aan de voorwaarden voldaan kan worden. Wanneer de offerte correct en uitvoerbaar is, brengt hij deze uit bij de klant door deze te versturen of te overhandigen. Na een afgesproken termijn neemt hij of de commercieel medewerker binnendienst contact met de klant op om de offerte te bespreken/door te nemen en stuurt hij aan op het opstellen van een order en/of contract. De vestigingsmanager groothandel maakt op basis van de offerte en/of gemaakte afspraken met de klant een order. In sommige gevallen laat hij dit doen, nadat hij alle informatie voor de order heeft aangeleverd bij de commercieel medewerker 2.3 Handelt de verkoop af 2.4 Onderhandelt over prijs en voorwaarden en sluit verkoop 2.5 Stelt een offerte op en brengt deze uit 2.6 Stelt een order op en begeleidt het ordertraject bij de klant 12

13 binnendienst. Hij bevestigt de order aan de klant en houdt de klant gedurende het ordertraject op de hoogte van de stand van zaken. Bij wijzigingen in het ordertraject neemt hij contact op met de klant, zoekt naar een passende oplossing en legt gemaakte (aanvullende) afspraken vast. Bij aflevering/afronding van het ordertraject evalueert hij het gehele traject met de klant en de toepassing van het product binnen de organisatie van de klant. Hij kijkt samen met de klant naar verbetermogelijkheden, nieuwe verkoopmogelijkheden, etc. en maakt een afspraak om op termijn nieuwe zaken met elkaar te doen. De vestigingsmanager groothandel neemt klachten van klanten aan of ontvangt deze via zijn medewerkers. Hij achterhaalt bij de klant de oorzaak van de klacht en gaat bij de klant na of hij de juiste conclusie heeft gesteld. Hij toont begrip voor de klant en gaat na op welke wijze de klacht opgelost kan worden. Hij schat in welke oplossing mogelijk en passend is, stelt dit voor aan de klant en maakt met de klant afspraken over de behandeling van de klacht. Hij registreert de klacht en de gemaakte afspraken en gaat bij de klant na of de klacht naar tevredenheid is afgehandeld. De vestigingsmanager groothandel onderhoudt op diverse wijzen contact met bestaande klanten om de (verkoop)relatie en (actieve) klantenbestand uit te bouwen. Hij maakt hierbij een gefundeerde afweging over de kosten en opbrengsten van zijn activiteiten. Hij stelt interesse in de klant, vraagt na bij ontwikkelingen in de organisatie en zorgt dat de klant snel contact met hem heeft bij vragen en knelpunten. Bij verschillende gelegenheden onderneemt hij activiteiten om klanten te betrekken bij de organisatie: op basis van het verkoopplan, de relatie en potentieel van de klant en de behoeften van de klant bepaalt hij per gelegenheid of de klant betrokken wordt. In het contact met de klant signaleert hij nieuwe kansen voor omzet en/of het uitbouwen van het relatienetwerk. 2.7 Handelt klachten af 2.8 Beheert relatie met bestaande klanten Toelichting: De formule en grootte van de organisatie bepalen het accent in de werkzaamheden van de vestigingsmanager groothandel: ook het wel of niet aanwezig zijn van commercieel medewerkers zijn bepalend voor de werkzaamheden van de vestigingsmanager groothandel. 13

14 Kerntaak 3 Beheert het logistieke proces en beeld van de vestiging Kerntaak 3 Beheert het logistieke proces en beeld van de vestiging Werkprocessen bij kerntaak 3 Beschrijving kerntaak: De vestigingsmanager groothandel bepaalt binnen de kaders van de centrale organisatie de lay-out van het magazijn en de aanschaf van benodigd materieel en hulpmiddelen. Hij bepaalt procedures en werkwijzen ten aanzien van de goederenontvangst, opslag, interne expeditie en orderproductie en communiceert deze aan medewerkers. Hij analyseert de werking van de procedures en de voorgeschreven werkwijzen, signaleert knelpunten in het magazijn of bij de levering aan klanten, neemt maatregelen of past procedures en werkwijzen aan om knelpunten op te lossen en stelt daar waar nodig de klant of de centrale organisatie op de hoogte van aanpassing van procedures, werkwijzen of levering aan de klant. Hij stuurt de magazijnwerkzaamheden die uitgevoerd worden door medewerkers aan, hij instrueert hen, controleert de uitvoering en stuurt bij waar nodig. De vestigingsmanager groothandel coördineert het logistieke proces binnen de kaders van de centrale organisatie. Hij vertaalt de beleidsplannen ten aanzien van de logistiek voor de situatie in de vestiging. In voorkomende gevallen zorgt hij voor een transportplanning, onderhandelt met transportondernemingen of regelt eigen transport met de daarbij behorende zaken als verzekeringen en transportschades. De vestigingsmanager groothandel bewaakt de voorraad door deze regelmatig te (laten) controleren. Hij vergelijkt de werkelijke voorraad met de geadministreerde voorraad, onderzoekt de oorzaak van afwijkingen en derving/afschrijvingen. Op basis van de voorraad, prognoses en verkoopcijfers bestelt hij en/of koopt hij artikelen in. Hij volgt hierbij de richtlijnen van de centrale organisatie. De vestigingsmanager groothandel controleert voortdurend de (commerciële) uitstraling van de vestiging. Hij gaat na of presentaties voldoen aan de richtlijnen van de centrale organisatie, de verkoopruimte opgeruimd en schoon is en of de medewerkers representativiteit uitstralen. Hij bepaalt presentatieplan, -procedures en werkwijzen ten aanzien van het beeld van de vestiging en communiceert deze aan medewerkers. Hij analyseert de werking van het presentatieplan, de procedures 3.1 Beheert het magazijn 3.2 Stuurt het logistieke proces van de vestiging aan 3.3 Beheert de voorraad (inkoop en bestellen) 3.4 Bewaakt vestigingsbeeld 14

15 en de voorgeschreven werkwijzen, signaleert knelpunten in de verkoopruimte en daarbuiten, neemt maatregelen of past procedures en werkwijzen aan om knelpunten op te lossen en stelt daar waar nodig de centrale organisatie op de hoogte van aanpassing van procedures en werkwijzen. Hij stuurt de presentatiewerkzaamheden die uitgevoerd worden door medewerkers aan, hij instrueert hen, controleert de uitvoering en stuurt bij waar nodig. Toelichting: - 15

16 Bedrijfsmatig handelen Ondernemend en commercieel handelen Gedrevenheid en ambitie tonen Met druk en tegenslag omgaan Omgaan met verandering en aanpassen Instructies en procedures opvolgen Kwaliteit leveren Op de behoeften en verwachtingen van de klant richten Plannen en organiseren Leren Creëren en innoveren Onderzoeken Analyseren Materialen en middelen inzetten Vakdeskundigheid toepassen Formuleren en rapporteren Presenteren Overtuigen en beïnvloeden Relaties bouwen en netwerken Ethisch en integer handelen Samenwerken en overleggen Aandacht en begrip tonen Begeleiden Aansturen Beslissen en activiteiten initiëren Proces-competentie-matrix Kerntaak 1 Geeft vorm en leiding aan de vestiging Kerntaak 1 Geeft vorm en leiding aan de vestiging Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 1.1 Onderzoekt de markt en de mogelijkheden voor de vestiging 1.2 Bepaalt vestigingsdoelen (en stelt plannen op) en doet voorstellen 1.3 Bewaakt de uitvoering van de plannen (het bereiken van doelstellingen) 1.4 Stelt verkoopplannen op 1.5 Promoot en/of profileert de vestiging in de regio x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 16

17 1.6 Bewaakt de financiële positie/verkoopcijfers van de vestiging/de verkoopcijfers 1.7 Zet personeel in x x 1.8 Informeert en overlegt met medewerkers/team 1.9 Voert formele gesprekken met medewerkers 1.10 Bepaalt personeels- en scholingsbehoefte 1.11 Werft en selecteert medewerkers x x x x x x x x x x x x x 17

18 Bedrijfsmatig handelen Ondernemend en commercieel handelen Gedrevenheid en ambitie tonen Met druk en tegenslag omgaan Omgaan met verandering en aanpassen Instructies en procedures opvolgen Kwaliteit leveren Op de behoeften en verwachtingen van de klant richten Plannen en organiseren Leren Creëren en innoveren Onderzoeken Analyseren Materialen en middelen inzetten Vakdeskundigheid toepassen Formuleren en rapporteren Presenteren Overtuigen en beïnvloeden Relaties bouwen en netwerken Ethisch en integer handelen Samenwerken en overleggen Aandacht en begrip tonen Begeleiden Aansturen Beslissen en activiteiten initiëren Proces-competentie-matrix Voert activiteiten uit op het gebied van acquisitie, verkoop en relatiebeheer Kerntaak 2 Voert activiteiten uit op het gebied van acquisitie, verkoop en relatiebeheer Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.1 Voert x x x x x acquisitieactiviteiten uit 2.2 Voert verkoopgesprek x x x x x x 2.3 Handelt de verkoop af x x x x 2.4 Onderhandelt over prijs en voorwaarden en sluit verkoop 2.5 Stelt een offerte op en brengt deze uit 2.6 Stelt een order op en begeleidt het ordertraject bij de klant x x x x x x x x x x x x x x x x 2.7 Handelt klachten af x x x 2.8 Beheert relatie met bestaande klanten x x 18

19 Bedrijfsmatig handelen Ondernemend en commercieel handelen Gedrevenheid en ambitie tonen Met druk en tegenslag omgaan Omgaan met verandering en aanpassen Instructies en procedures opvolgen Kwaliteit leveren Op de behoeften en verwachtingen van de klant richten Plannen en organiseren Leren Creëren en innoveren Onderzoeken Analyseren Materialen en middelen inzetten Vakdeskundigheid toepassen Formuleren en rapporteren Presenteren Overtuigen en beïnvloeden Relaties bouwen en netwerken Ethisch en integer handelen Samenwerken en overleggen Aandacht en begrip tonen Begeleiden Aansturen Beslissen en activiteiten initiëren Proces-competentie-matrix Beheert het logistieke proces en beeld van de vestiging Kerntaak 3 Beheert het logistieke proces en beeld van de vestiging Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 3.1 Beheert het magazijn x x x x x x 3.2 Stuurt het logistieke proces van de vestiging aan 3.3 Beheert de voorraad (inkoop en bestellen) 3.4 Bewaakt vestigingsbeeld x x x x x x x x x x x x x x x x x x 19

20 Competenties Beslissen en activiteiten initiëren Aansturen Begeleiden Samenwerken en overleggen Relaties bouwen en netwerken Overtuigen en beïnvloeden Presenteren Vakdeskundigheid toepassen Onderzoeken Creëren en Gedragsvoorbeelden De vestigingsmanager groothandel durft knopen door te hakken, neemt leiding bij acties en neemt daarin het hele team mee. Hij probeert eerst zelf zaken op te lossen en neemt verantwoordelijkheid voor acties (binnen zijn bevoegdheid). De vestigingsmanager groothandel zorgt ervoor dat het team weet wat van hen verwacht wordt, geeft doelen aan, delegeert taken, geeft duidelijke instructies over hoe taken gedaan dienen te worden, toont overwicht binnen het team en houdt in de gaten of medewerkers zich aan de gemaakte afspraken houden. De vestigingsmanager groothandel geeft feedback aan medewerkers, geeft tips en trucs hoe zaken het beste aangepakt kunnen worden en stimuleert medewerkers hun best te doen en uitdagingen aan te gaan. Hij begeleidt hen bij hun persoonlijke ontwikkeling, is enthousiast en staat klaar voor het team. De vestigingsmanager groothandel overlegt met teamleden, collega-vestigingsmanagers, centrale organisatie/regiomanager, klanten en andere betrokkenen om af te stemmen, informatie uit te wisselen en ideeën te bespreken. Hij zorgt er uit zichzelf voor dat anderen goed geïnformeerd zijn en deelt kennis, hij zet zich in voor een goede werkrelatie in de vestiging, bekijkt zaken vanuit groepsbelang en draagt op een positieve wijze bij aan de teamgeest. De vestigingsmanager groothandel legt actief en makkelijk contacten met mensen, investeert in relaties, weet telkens mensen te binden en te boeien en past zich aan het verwachtingspatroon van de ander aan. De vestigingsmanager groothandel maakt een positieve indruk in diverse contacten, geeft richting aan gesprekken en onderbouwt voorstellen met verschillende, steekhoudende argumenten. Hij weet de belangen van de organisatie goed te behartigen en probeert eruit te halen wat realistisch gezien mogelijk is: hij streeft overeenstemming na door te zoeken naar win-win situaties voor zichzelf en de ander. De vestigingsmanager groothandel legt zaken duidelijk uit, communiceert kernachtig en presenteert zichzelf ter zake kundig. Hij speelt in op zijn toehoorders, straalt enthousiasme uit en stelt zich onderhoudend op in gesprekken. De vestigingsmanager groothandel toont de voor het vak essentiële specifieke mentale vermogens zoals snel informatie in zich opnemen, zaken onthouden, inzicht in het assortiment tonen en vlot schakelen bij werkzaamheden. De vestigingsmanager groothandel houdt ogen en oren open om nieuwe informatie op te vangen, stelt de juiste vragen om de informatie te verkrijgen en vertaalt ontwikkelingen in de markt naar de eigen situatie/organisatie. De vestigingsmanager groothandel ziet mogelijkheden voor verbetering, houdt rekening met lange termijn doelen en 20

21 innoveren Plannen en organiseren Op de behoeften en verwachtingen van de klant richten Kwaliteit leveren Ondernemend en commercieel handelen Bedrijfsmatig handelen introduceert nieuwe ideeën voor de organisatie om te kunnen omgaan met veranderende omstandigheden. De vestigingsmanager groothandel bepaalt de juiste prioriteiten in zijn eigen werkzaamheden, plant zijn eigen activiteiten om doelstellingen te behalen, deelt eigen tijd in en houdt vinger aan de pols over de voortgang van de werkzaamheden. De vestigingsmanager groothandel inventariseert actief de wensen en behoeften van de klant, relateert deze aan de mogelijkheden en richt zich op het zoveel mogelijk voldoen aan de verwachtingen. Hij controleert of er aan de verwachtingen en wensen van de klant wordt voldaan en neemt de klant met opmerkingen en klachten serieus. De vestigingsmanager groothandel pakt het werk op een ordelijke en systematische manier aan en levert werk van hoge kwaliteit af. Hij werkt zoveel mogelijk volgens beproefde methoden en procedures van de organisatie. De vestigingsmanager groothandel kent de markt en de spelers daarin, volgt deze op de voet en ziet kansen om nieuwe initiatieven op te starten. Hij anticipeert op veranderingen en grijpt kansen om de commerciële positie van de organisatie uit te bouwen. De vestigingsmanager groothandel kent de financiële zaken die invloed hebben op de organisatie en is continu op zoek naar mogelijkheden om kosten te besparen of opbrengsten te verhogen. 21