Woord vooraf. Danny Jacobs Directeur BBL

Transcriptie

1 Woord vooraf Het bewegingsteam is een nieuwe dienst binnen Bond Beter Leefmilieu en heeft als hoofdopdracht de lidorganisaties met raad en daad te ondersteunen. Een belangrijk aandachtspunt binnen deze nieuwe werking is het versterken van de organisatiecapaciteit en inhoudelijke deskundigheid van onze leden, in het bijzonder van onze lokale en regionale verenigingen. Door een collectieve ondersteuning en begeleiding op maat willen we deze verenigingen in staat stellen om in de periode van 4 jaar ( ) een modern vrijwilligersbeleid op te zetten. Een eerste uitdaging hierbij is het in regel stellen van onze verenigingen met de nieuwe bepalingen van de vrijwilligerswet. Om alle informatie inzake vrijwilligersbeleid en -wetgeving beter te ontsluiten en toegankelijk te maken voor al onze leden opteren we er voor om naast communicatie via de ledenpagina ook een vrijwilligersmap te verspreiden. Deze map bevat twee grote delen. Het eerste deel gaat over de vrijwilligerswet van 3 juli 2005 en bevat een samenvatting van de belangrijkste bepalingen van deze wet en de bijhorende koninklijke besluiten, informatie over de vrijwilligersverzekering en een model van organisatienota en andere documenten. In het tweede deel komen methodieken en goede voorbeelden inzake vrijwilligersbeleid uit de milieusector aan bod. In de map die voor je ligt is het eerste deel rond vrijwilligerswetgeving nog niet opgenomen. Dit heeft te maken met implementatieproblemen bij deze wet. Zo werd heel recent de datum van inwerkingtreding van deze wet voor alle vrijwilligerorganisaties uitgesteld tot 1 augustus 2006 omdat er nog heel wat uitvoeringsbesluiten ontbraken. Bij de publicatie van deze vrijwilligersmap blijft er onduidelijkheid over de organisatienota, aansprakelijkheid, verzekeringen en interpretaties inzake arbeidsrecht. Van zodra deze wetgevende problemen opgelost zijn sturen we je deel 1 onmiddellijk op. Deze map is een co-productie van Bond Beter Leefmilieu Vlaanderen vzw, Natuurpunt vzw, WWF- België vzw, Greenpeace-Belgium vzw, Natuur en Landschap Meetjesland vzw en De Torenvalk vzw, milieuvereniging regio Tielt. Deze samenwerking stelde ons in staat om vernieuwende inzichten rond vrijwilligerswerk en een brede waaier aan goede praktijkvoorbeelden te inventariseren. Een bijzondere woord van dank gaat uit naar De Nationale Bank van België, die de financiering van de vrijwilligersmap mogelijk maakte. En ook het Vlaams Steunpunt voor vrijwilligerswerk mogen we niet vergeten, die zorgde voor de algemene inhoudelijke ondersteuning. Danny Jacobs Directeur BBL

2

3 DEEL 2: Vrijwilligersbeleid in de vereniging 1. Inleiding De milieubeweging heeft een jarenlange traditie met het werken met vrijwilligers. Wekelijks zijn duizenden vrijwilligers druk in de weer in natuurreservaten, bestuurvrijwilligers zetelen in allerlei adviesraden en op de secretariaten van de milieuverenigingen verzetten vrijwilligers heel wat praktisch werk. Vrijwilligers zijn dus onmisbaar binnen de milieusector. En de verenigingen zijn zich ook bewust van de noodzaak van een vrijwilligersbeleid. Maar wat houdt een vrijwilligersbeleid precies in? Kunnen alle verenigingen tijd en energie investeren in zo n beleid? Of is dit meer iets voor professionele milieuverenigingen die met vrijwilligers werken? In het inleidend gedeelte schetsen we de context en de uitdagingen voor een vrijwilligersbeleid. Vervolgens reiken we een stappenplan aan om een vrijwilligersbeleid binnen de eigen organisatie uit te bouwen. We baseren ons hiervoor op de expertise van het Vlaams en de provinciale steunpunten voor vrijwilligerswerk, aangevuld met goede praktijkvoorbeelden en ervaringen uit de milieusector. En omdat de vrijwilligersmap een momentopname is sluiten we tenslotte af met een overzicht van websites waarop je interessante en de meest actuele informatie over vrijwilligersbeleid kan raadplegen Context Vrijwilligerswerk speelt zich niet af in een vacuüm, maar is onderhevig aan invloeden buiten de organisatie, maar ook aan interne invloeden. Wanneer je een vrijwilligersbeleid voor de vereniging wil opzetten, dan moet je ook rekening houden met deze externe en interne context. We schetsen hieronder de belangrijkste elementen (maatschappelijk, politieke en organisatorisch context, enz ) die vandaag een invloed hebben op het vrijwilligersbeleid van je vereniging Maatschappelijke context Vrijwilligerswerk is een onmisbaar gegeven in onze samenleving. Uit onderzoek (Mark Elchardus, Luc Huyse en Marc Hooghe) blijkt dat de helft van alle mensen in Vlaanderen deelneemt aan het verenigingsleven. Maar liefst 22% is een actief lid van minstens twee verenigingen; 10% bekleedt een bestuursmandaat in minstens 1 vereniging. En 20% van alle Vlamingen verricht geregeld vrijwilligerswerk goed voor gemiddeld 3 uur en 32 minuten per week. Ook heeft vrijwilligerswerk een niet te verwaarlozen economische functie, zo blijkt uit een studiedag van de Koning Boudewijnstichting over het verenigingsleven en zijn interactie met de overheid. Alleen al bij de instellingen zonder winstoogwerk (izw s) met beroepskrachten in België zijn 1,6 miljoen vrijwilligers actief, wiens prestaties goed zijn voor voltijdse equivalenten. Het vrijwilligerswerk is dus van onschatbare waarde voor de solidariteit, de democratische opbouw en de economie van onze maatschappij. Maak werk van vrijwilligerswerk 1

4 Maar het vrijwilligerswerk is de laatste decennia wel ingrijpend veranderd onder invloed van allerlei maatschappelijke processen. Door de individualisering en emancipatie komen individuele keuzes centraal te staan en collectieve verbanden (de lokale gemeenschap, de geloofsgemeenschap, familiebanden, sociale banden, ) worden minder richtinggevend in ons leven. De emancipatie van de vrouw op de arbeidsmarkt heeft er toe geleid dat tweeverdienerschap de norm werd. En deze arbeidsmarkt werd de laatste decennia gekenmerkt door een verregaande flexibilisering, jobonzekerheid en werkloosheid, enz Anderzijds is er ook een toename van verschillende vormen van vrije tijdsbesteding (sport, TV, cultuur, enz ) die een alternatief zijn voor vrijwilligerswerk. Deze evoluties hebben grote invloed op de omvang en aard van vrijwilligerswerk vandaag. Het vrijwilligerswerk evolueerde van liefdadigheid door de gegoede elite naar een brede inschakeling van vrijwilligers in het maatschappelijke middenveld, vaak in een professionele omkadering. De nieuwe vrijwilliger zag het levenslicht (zie verder ) Politieke context - regelgeving Federaal niveau De gewijzigde maatschappelijke context en de nieuwe soort vrijwilliger en vrijwilligerswerk leidde halverwege de jaren negentig tot een verhoging van wetenschappelijk onderzoek over dit thema. Politieke initiatieven bleven toen uit. De mecenas voor dit onderzoekswerk was voornamelijk de Koning Boudewijnstichting. Zo verscheen bijvoorbeeld in 1998 de publicatie Het statuut van de vrijwilliger, knelpunten en oplossingen (Van Buggenhout B. en D hondt S.). Dit werk was de basis voor de eerste wetsvoorstellen in het federaal parlement: wetsvoorstel Creyf- D hondt en het voorstel De Meyer. Daarna volgden nog een hele resem overlegrondes, hoorzittingen en adviezen over vrijwilligersbeleid. Het wetgevend werk op federale niveau werd (ten dele) afgerond met de vrijwilligerswet van 3 juli Want de inwerkingtreding van deze wet werd uitgesteld tot 1 augustus Meer omstandige en actuele informatie over deze wet lees je in het eerste deel van de vrijwilligersmap. Vlaamse niveau Ook andere beleidsniveau s en instanties ondersteunen al geruime tijd het vrijwilligerswerk in Vlaanderen. In 2003 kwam op Vlaams niveau schot in het vrijwilligersbeleid door de installatie van de Hoge Raad voor Vrijwilligers op initiatief van Greet Van Gool, toenmalige regeringscommissaris bij de minister van sociale zaken. Ook de oprichting van een Vlaams steunpunt voor vrijwilligerswerk en de provinciale steunpunten waren een enorme stimulans voor het vrijwilligersbeleid. Een recent initiatief door de Vlaamse regering betreft een onderzoek naar de modelinhoud van de verplichte vrijwilligersverzekering door minister van Cultuur Bert Anciaux en minister van Welzijn Inge Vervotte. Deze modelinhoud kwam tot stand na een onderzoek bij vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties over de wenselijke inhoud van een polis burgerlijke aansprakelijkheid. Meer informatie hierover lees je in het eerste deel van de vrijwilligersmap. 2 Maak werk van vrijwilligerswerk

5 Provinciaal niveau Het provinciale bestuur is vaak een onbekend beleidsniveau, maar op vlak van vrijwilligerswerk nemen ze wel het voortouw. Dat is zeker het geval voor de provincie West-Vlaanderen. Daar is het provinciebestuur in 2005 gestart met een gratis vrijwilligersverzekering voor West-Vlaamse verenigingen. Er werd een reglement ontwikkeld waarbij elke vrijwilligerorganisatie een contingent van maximaal 80 vrijwilligersdagen krijgt toegewezen. De organisatie kan dit contingent naar eigen goeddunken aanwenden om de vrijwilligers te verzekeren tijdens het organiseren van haar activiteiten (bijv. 4 activiteiten met 20 vrijwilligers of 10 activiteiten met 8 vrijwilligers). Die activiteiten moeten doorgaan in West-Vlaanderen, mogen geen commercieel karakter hebben en moeten de private levenssfeer overstijgen. Het kan daarbij gaan om de organisatie van een buurtfeest, een solidariteitsactie, een sportactiviteit, een actie om zwerfvuil op te ruimen, enz Alle vrijwilligersorganisaties kunnen een aanvraag doen, om het even in welke sector ze actief zijn (met uitzondering van vrijwilligersorganisaties van openbare besturen). De verzekering zal de burgerlijke aansprakelijkheid dekken van de vrijwilliger, alsook rechtsbijstand bieden en tussenkomen bij lichamelijke ongevallen. De procedure werd zo eenvoudig mogelijk gehouden. Een vrijwilligersorganisatie vraagt eerst haar erkenning aan bij het Provinciebestuur en kan dan, na erkenning, haar activiteiten aanmelden bij de verzekeraar. Het volstaat daarbij de verzekeraar ten laatste de dag voordien op de hoogte te brengen. Er zijn nu reeds 683 erkende vrijwilligersorganisaties in West-Vlaanderen. Infofolders en reglementen voor deze vrijwilligersverzekering kan je downloaden op: Gemeentelijke niveau Gemeenten zetten vaak zelf vrijwilligers in, bijvoorbeeld voor een boodschappendienst van een OCMW-serviceflat of bij zwerfvuilacties. Maar ze zijn ook een belangrijke partner voor het ondersteunen van het vrijwilligersbeleid van verenigingen op eigen grondgebied. Aangezien lokale besturen het dichtst bij de mensen en verenigingen staan, kunnen zij veel beter en gemakkelijker ondersteuning bieden op vlak van communicatie en logistiek. Door wervingsacties van verenigingen bekend te maken in het gemeentelijke infokrantje of op aanplakborden. En ook door de nodige gemeentelijke infrastructuur aan te bieden voor verenigingbeurzen. Daarnaast kan de gemeente of stad ook andere initiatieven nemen om haar waardering voor vrijwilligerswerk te tonen, zoals het uitreiken van een jaarlijkse prijs voor de vrijwilliger, enz BBL heeft goede ervaringen en voorbeelden van vrijwilligerswerk in de milieusfeer, georganiseerd en ondersteund door gemeenten. Zo heeft de gemeente Schelle een vrijwilligerskorps dat instaat voor allerlei gemeenschapstaken: van de straat zwerfvuilvrij houden tot het ecologisch beheer van een parkje, alles gebeurt door de inzet van moedige bewoners. Naast Schelle zijn er gelijkaardige voorbeelden in Gooik, Lichtervelde, Antwerpen, Merchtem, enz Bij deze projecten treedt de gemeente als regisseur op. Ze staat in voor de werving van vrijwilligers, vaak via gemeentelijke infokanalen of adviesraden. Er is ook aandacht voor het Maak werk van vrijwilligerswerk 3

6 motiveren van vrijwilligers via vorming, materiaal of andere initiatieven. En de gemeente sluit ook een verzekering af. Op 26 oktober organiseerde Bond Beter Leefmilieu een studiedag over het inzetten van milieuvrijwilligers in de gemeente. Het verslag en alle bijlagen kan je op de tandem-site lezen: Organisatorisch verband Vrijwilligersbeleid is niet enkel onderhevig aan de maatschappelijke en politieke context, maar speelt zich ook af in een min of meer georganiseerde context. Zo zijn verenigingen actief binnen een bepaalde sector met specifieke regelgeving en erkenningscriteria, ijveren ze specifieke doelstellingen na, hebben ze een open of gesloten organisatiecultuur en werken ze met beroepskrachten en/of vrijwilligers, enz We gaan hieronder na wat de georganiseerde context van de milieu- en natuursector is en haar invloed op een vrijwilligersbeleid. Voor milieu- en natuurverenigingen gelden bijvoorbeeld de wettelijke bepalingen van het Minadecreet (1991) en het subsidiebesluit van 10 oktober Zo moeten ze (behalve streekverenigingen) verplicht een verzekering afsluiten om de burgerrechterlijke aansprakelijkheid van de milieuvereniging en haar medewerkers te laten dekken (art. 11 Minadecreet). En natuurverenigingen die een terrein aankopen en vrijwilligers inzetten voor beheerswerken moeten dit ook doen. Meestal is deze verzekering geregeld door de gewestelijke of regionale vereniging waarbij men is aangesloten. Het is niet steeds duidelijk of alle vrijwilligers daardoor gedekt zijn. Vandaar ook dat in de vrijwilligerswet die op komst is, men een en ander beter wil regelen en vastleggen vanuit de rechten en bescherming van de vrijwilligers. De doelstellingen en missie van milieu- en natuurverenigingen zijn meestal gelijklopend en gericht op het beschermen van milieu en natuur in hun directe en/of brede omgeving. Hoe men deze doelstellingen wil realiseren en welke activiteiten/acties de verenigingen hiervoor opzetten, is daarentegen heel divers. Dat kan gaan van het organiseren van laagdrempelige natuuractiviteiten, over milieueducatie tot de hardere milieuactie. Doorgaans is een grote groep van mensen geïnteresseerd in natuurbeleving. Een klein aandeel hiervan is geboeid door natuureducatie en vorming. En een nog kleinere minderheid zal zich durven wagen aan milieuacties. Een milieuvereniging die actie voert voor een beter leefmilieu moet een zekere deskundigheid bezitten, in het nieuws komen en druk uitoefenen om invloed te hebben op het beleid. De doelstelling van zo n vereniging stelt bijgevolg hoge eisen aan zijn aanbod en aan de mensen die hier gebruik willen van maken. Maar ook aan de vrijwilligers die zich met deze doelstelling willen identificeren en zich voor de vereniging willen inzetten. Ook de sterk inhoudelijke vergadercultuur van milieu- en natuurverenigingen schrikt vaak potentiële vrijwilligers af. Ook de structuur van een organisatie heeft nogal wat invloed op het vrijwilligersbeleid. Een gesloten organisatiestructuur die sterk hiërarchisch is uitgebouwd komt heel dwingend over. De nadruk ligt vaak op beheersen en controleren van taken door een kleine kerngroep. Organisaties met een open organisatiestructuur denken en werken minder verticaal. Ze laten veel meer ruimte voor inbreng van vrijwilligers en leggen de klemtoon op delegeren en coördineren van taken. 4 Maak werk van vrijwilligerswerk

7 Binnen organisaties die met vrijwilligers werken maakt men grosso modo een onderscheid tussen twee verschillende structuren. In de eerste organisatie zijn voornamelijk beroepskrachten actief en is het vrijwilligerswerk aanvullend van aard. In de andere soort organisaties draait men voornamelijk op vrijwilligers, en zijn beroepskrachten een minderheid of ontbreken ze volledig. In de milieu- en natuursector komen beide soorten organisaties voor. Maar ook binnen de vrijwilligersgroep die actief is in de milieu- en natuursector is er een grote diversiteit. Dit alles heeft een invloed op de manier waarop men naar vrijwilligersbeleid en vrijwilligers kijkt. Voor het gemak houden we het hier op drie soorten vrijwilligers: bestuursvrijwilligers die verantwoordelijk zijn voor de coördinatie van de verenigingswerking en ook vaak zetelen in allerlei adviesraden (lokaal-provinciaal-nationaal); uitvoerende vrijwilligers die verantwoordelijk zijn voor een deel van de verenigingswerking, ook op het terrein zelf (webmaster, redactieverantwoordelijke voor ledentijdschrift, gids, reservaatwerker, enz ); kantoorvrijwilligers die praktisch en administratief werk verrichten op het secretariaat van de vereniging De nieuwe vrijwilliger De vrijwilliger ontsnapt niet aan de invloed van de individualisering, integendeel deze evolutie kleurt heel sterk zijn keuze van organisatie, activiteiten en de aard en frequentie van zijn engagement. Men spreekt dan ook van de nieuwe vrijwilliger. De nieuwe vrijwilliger moet op alle levensdomeinen en fases zelf keuzes maken, dus ook wat het vrijwilligerswerk betreft. De persoonlijke voorkeuren of interesse zijn heel bepalend voor zijn engagement. Postmaterialistische waarden zoals zelfontplooiing, solidariteit, democratie, inspraak, vrijheid en milieu scoren hoog. De organisatie die rond deze doelstellingen werkt of activiteiten opzet maakt meer kans om vrijwilligers aan zich te binden. Maar deze band is vaak beperkt in tijd want als de persoonlijke interesses wijzigen, dan verandert de vrijwilliger ook van organisatie. De verruiming van aantal activiteiten en thema s binnen het vrijwilligerswerk laat de vrijwilliger ook toe om meer bij verschillende verenigingen te shoppen. En tenslotte is door de flexibilisering op de arbeidsmarkt het voor een vrijwilliger moeilijker geworden om zich langdurig en voor één organisatie te engageren. Niet enkel onze samenleving, maar ook de moderne vrijwilliger en de eisen die hij/zij stelt aan vrijwilligerswerk zijn grondig gewijzigd. Vrijwilligers oefenen dus omgekeerd ook invloed uit op de organisatie (structuur en cultuur), wat noodzakelijk leidt tot het vastleggen van regels, afspraken rond vrijwilligerswerking. Kortom, een vrijwilligersbeleid. Maak werk van vrijwilligerswerk 5

8 Samenvatting Om een vrijwilligersbeleid op te zetten moet je rekening houden met de maatschappelijke en politieke evoluties, met de specifieke regelgeving van de sector, de eigenheid van de vereniging, het soort vrijwilligers, enz Schematisch kan je dit voorstellen met een soort trechtersysteem waar men van globale naar meer specifieke elementen van een vrijwilligersbeleid binnen de vereniging inzoomt. We verwijzen hier ook naar de vier onderdelen van het zelfevaluatieinstrument Vrijwillige inzet: goed geregeld (zie verder 2.1.): richten, inrichten, verrichten en herinrichten. Het zijn ook op deze verenigingspecifieke elementen van vrijwilligersbeleid waar je zelf invloed kan op uitoefenen. Maatschappelijke context Politieke context en regelgeving Sectorspecifieke regelgeving Doelstelling/missie van de vereniging (richten) Organisatorisch verband statuten, organigram, procedures (inrichten) Vrijwilligerswerk werven, selecteren, motiveren en begeleiden (verrichten) Implementatie in de praktijk evaluatie door vrijwilligers, beroepskrachten, enz (herinrichten) 6 Maak werk van vrijwilligerswerk

9 1.2. Knelpunten in de milieusector Vergrijzing en profiel De milieusector ontsnapt natuurlijk niet aan de maatschappelijke realiteit van de nieuwe vrijwilliger, die hogere kwaliteitseisen stelt aan vrijwilligerswerk en zich tijdelijk en voor kortlopende projecten wil engageren. Maar in vergelijking met andere sectoren kampt de lokale milieubeweging extra sterk met een toenemende vergrijzing van leden en vrijwilligers. Uit een bevraging van lokale BBL-verenigingen (2005) blijkt dat meer dan de helft kampt met een chronisch tekort aan vrijwilligers. En slechts 32% van de lokale verenigingen hebben een evenwichtige bestuursgroep qua leeftijd en geslacht. Het vrijwilligersprofiel voor de meeste milieu- en natuurverenigingen is de blanke man, van 40 jaar of ouder. Ook uit de bevraging met de zelfscan kwaliteitszorg van BBL blijkt dat het draagvlak van verenigingen en het gebrek aan nieuwe (jonge) vrijwilligers een vaak voorkomend knelpunt is. Deze tendens van vergrijzing gaat echter niet op voor alle verenigingen uit de sector, zoals Greenpeace. Nochtans blijkt uit verschillende onderzoeken (bijv. jaarboeken van Vlaamse Regionale Indicatoren) dat een grote groep van mensen geïnteresseerd blijven in milieu en natuur. Maar potentieel interessante doelgroepen, zoals de jonge senioren en jongeren, vinden blijkbaar geen toegang tot lokale/regionale milieuorganisaties en vice versa. Hoe komt dat? En kunnen we deze tendens keren? Veel heeft te maken met de verenigingswerking en het al dan niet investeren in een vrijwilligersbeleid en het aanbod of takenpakket voor vrijwilligers (bijv. actievoerders trekt jonger publiek aan) Open en extern gerichte verenigingswerking De bestaansrede van elke vereniging is het realiseren van doelstellingen. Het primaire (eerste) doel van een vereniging is wat ze wil realiseren (bijv. ijveren voor behoud en bescherming van natuur en leefmilieu). Het secundaire (tweede) doel is hoe de organisatie dit wil realiseren. Hoeveel en welke financiële middelen en mensen kan men hiervoor inzetten? En wil men hiervoor ook vrijwilligers inzetten? De eerste doelstelling levert geen problemen op. Mensen blijven immers geïnteresseerd in milieu, leefbaarheid van hun wijk, buurt en voelen zich ook verbonden met globale verbanden (mondiale solidariteit). Het schoentje wringt bij de tweede doelstelling. Om haar primaire doelstelling te realiseren investeren veel milieu- en natuurverenigingen in lobby- en advieswerk, lange vergaderingen, enz De lokale milieubeweging wordt erkend als belangrijke gesprekspartner en de resultaten op beleidsvlak zijn ook overwegend positief te noemen. Maar deze aanpak is wel nefast voor de vrijwilligerswerking. Zo n werking is immers niet aantrekkelijk voor de nieuwe vrijwilliger door de hoge kennisdrempel. Het sluit ook niet aan bij het meer idealisme à la carte (nieuwe vrijwilliger) en de feestelijke solidariteit van jongere generaties. Maak werk van vrijwilligerswerk 7

10 Verschillende verenigingen zijn zich bewust van dit probleem en investeren in een open en aantrekkelijke vrijwilligerswerking. Ze durven hun verenigingswerking binnenste buiten te keren en werken extern gericht. Zo n vereniging investeert in open en laagdrempelige activiteiten en communiceert hierover naar het ruime publiek. Ze bouwt contacten en netwerken uit met milieuen andere verenigingen. Ook naar het gemeentebestuur werkt ze assertief: samen projecten opzetten als het kan, actievoeren als het moet. En vrijwilligers, die worden warm onthaald en krijgen hun plaats binnen de vereniging Vrijwilligersbeleid Maar een groot deel van de verenigingen redeneert: Ons aanbod was en is goed, we gaan dit niet veranderen. En men gaat er vanuit dat iedereen zich hiermee wil/kan identificeren. Dat houdt ook in dat mensen die vrijwilliger worden, volledig worden opgeëist. Of scheef worden bekeken als men zich niet volledig engageert voor de vereniging. Het is van essentieel belang dat de verenigingen investeren in een extern gerichte werking en dus met hun activiteiten en communicatie een groot publiek aanspreken. Maar tegelijkertijd moeten ze ook werk maken van een organisatiecultuur en -structuur waar vrijwilligers zich welkom voelen. Dit vergt een andere manier van leiding geven binnen het bestuur: van beheersen naar coördineren/begeleiden. Kortom, dat onze verenigingen werk maken van een vrijwilligersbeleid. In deze map willen we een stappenplan en goede voorbeelden van milieu- en natuurverenigingen meegeven Definitie vrijwilligersbeleid We beginnen alvast met de definitie van vrijwilligersbeleid, om dan in de volgende hoofdstukken een concreet stappenplan voor een vrijwilligersbeleid uit te werken. Per stap komen voldoende goede praktijkvoorbeelden aan bod. Vrijwilligersbeleid: voorziet in de realisatie van een geheel aan voorwaarden die nodig zijn om vrijwilligers binnen een organisatie tot hun recht te laten komen en hun eigen doelen na te laten streven op een zodanige manier dat ook de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend zijn (civ 1992). 8 Maak werk van vrijwilligerswerk

11 2. Stappenplan vrijwilligersbeleid checklist en praktijkvoorbeelden In de milieusector zijn er genoeg voorbeelden van verenigingen die een uitgetekend vrijwilligersbeleid hebben, onderbouwd met een visie, regels en procedures. De meeste verenigingen werken echter met een adhoc-vrijwilligersbeleid. Ze doen beroep om vrijwilligers voor dit of dat werkje, zonder echt een visie of afspraken rond vrijwilligerswerk. Het is pas bij conflicten of problemen dat ze stilstaan bij de (meer)waarde van vrijwilligers binnen de vereniging. En dan is het eigenlijk te laat. Eerste belangrijke stap is dat de vereniging het belang en noodzaak van een vrijwilligersbeleid inziet. En dat ze goed nadenkt over de verschillende aspecten van een vrijwilligersbeleid. Hebben we bijvoorbeeld een visie over vrijwilligers? Waar staat onze vereniging bijvoorbeeld op vlak van het werven van vrijwilligers? Hoe begeleiden we de vrijwilligers? Het is niet realistisch om het globale vrijwilligersbeleid in zijn geheel te evalueren en onmiddellijk volledig bij te sturen. Hiervoor gebruiken we een aangepaste versie van het zelfevaluatieinstrument vrijwillige inzet: goed geregeld uit Nederland. Met dit instrument kan je per onderdeel van het vrijwilligersbeleid nagaan welke zaken goed lopen en welke knelpunten je moet oplossen. Deze aanpak laat je toe om per onderdeel verbeteracties te plannen en om stap voor stap werk te maken van een vrijwilligersbeleid. Een basisvoorwaarde voor elk vrijwilligersbeleid is het in regel zijn met de vrijwilligerswet (zie deel I). En ook je reguliere werking mag niet los staan van je stappenplan vrijwilligersbeleid, maar samen sporen en elkaar versterken. Door bijvoorbeeld te investeren in een extern gerichte werking. Via ruime publieksactiviteiten en meer promotie kan je vereniging meer mensen en dus ook potentiële leden/vrijwilligers bereiken. Wat natuurlijk een extra stimulans betekent voor je stappenplan. En de communicatie van de vereniging mag zich ook niet beperken tot het aankondigen van activiteiten, maar gaat ook over de plezante vrijwilligerswerking. Met een stap-voor-stap-aanpak en een extern gerichte verenigingswerking krijgt jouw vrijwilligersbeleid vleugels. In de volgende hoofdstukken geven we handige tips en checklist om hier werk van te maken Zelfevaluatie vrijwilligersbeleid Bij het werken aan kwaliteit van vrijwillige inzet binnen je vereniging gaat het om het vaststellen en vasthouden van zaken die goed gaan. En het opsporen en aanpakken van punten die beter kunnen. En vooral om het leren van opgedane ervaringen. De zelfevaluatie vrijwillige inzet: goed geregeld (CiviQ) uit Nederland is hiervoor een handig instrument. We hebben dit aangepast aan de Vlaamse situatie en de specificiteit van de milieusector. Dit instrument is geschikt voor zowel pure vrijwilligersorganisaties als voor organisaties met beroepskrachten én vrijwilligers. Maar ook voor lokale verenigingen die net beginnen met een vrijwilligersbeleid of voor grotere verenigingen die deze zelfevaluatie willen gebruiken als opstap naar een integraal kwaliteitssysteem. Maak werk van vrijwilligerswerk 9

12 De zelfevaluatie bestaat uit vier onderdelen met telkens vragen over (de kwaliteit) van het vrijwilligerswerk: richten, inrichten, verrichten en herinrichten van het vrijwilligersbeleid. De vragenlijst wordt door een werkgroep, bestaande uit professionals, bestuurders en andere vrijwilligers, ingevuld tijdens twee vergaderingen. De bevindingen en actieplan op basis van deze zelfevaluatie worden voorgelegd aan Raad van Bestuur. De vragenlijst van de zelfevaluatie vind je achteraan (zie deel 2 - bijlage 1). Hieronder sommen we de vier onderdelen en hun inhoud kort toe. We gebruiken deze indeling ook verder in het stappenplan vrijwilligersbeleid. Richten Met het eerste onderdeel richten hebben we het over de doelen van de verenigingen, de visie op en de uitgangspunten van vrijwilligersbeleid. Bijvoorbeeld: werken we met vrijwilligers, omdat er geen geld is voor betaalde medewerkers, of heeft de organisatie andere motieven om met vrijwilligers te werken? Wat wil de organisatie bereiken en wat is belangrijk als het gaat om de vrijwillige inzet? De vragenlijst over het onderdeel richten vind je in deel 2 - bijlage 1. Inrichten Het tweede onderdeel inrichten gaat over de plaats van het vrijwilligerswerk binnen de structuren van de vereniging (organigram). En ook over de procedures en afspraken rond vrijwilligerswerk (takenverdeling, enz ). In dit onderdeel nemen we ook de basis- en randvoorwaarden voor het vrijwilligersbeleid op, zoals het in regel zijn met de wettelijke regels en de beschikbaarheid van voldoende financiële middelen. De vragenlijst over het onderdeel inrichten vind je in deel 2 - bijlage 1. Verrichten Het derde onderdeel van de zelfevaluatie heet verrichten en is eigenlijk de kern van het vrijwilligersbeleid. Want hier gaat het over het echte werk, en dus de uitvoering van het vrijwilligersbeleid. Zoals het werven, selecteren, motiveren en begeleiden van vrijwilligers. Aan de uitvoering kan je zien hoe goed de vereniging in staat is om vrijwilligers en beschikbare middelen optimaal in te zetten. De vragenlijst over het onderdeel verrichten vind je in deel 2 - bijlage 1. Herinrichten Het laatste en vierde onderdeel is herinrichten en gaat over het evalueren van al het werk. De resultaten van het vrijwilligerswerk en de tevredenheid van de vrijwilligers, beroepskrachten, leden, gebruikers, enz Maar ook de manier waarop deze evaluaties tot verbeteracties leiden in de vereniging. De vragenlijst over dit onderdeel vind je in deel 2 - bijlage Maak werk van vrijwilligerswerk

13 2.2. Richten Na de evaluatie van het gevoerde vrijwilligersbeleid, kunnen we effectief van start gaan met ons stappenplan vrijwilligersbeleid. Het is niet de bedoeling dat je vereniging het vrijwilligersbeleid in zijn geheel aanpakt. We hanteren de vier onderdelen van de zelfevaluatie (zie 2.1.) om stap voor stap hier werk van te maken. Om het vrijwilligersbeleid concreet stapsgewijs in te vullen, maken we gebruik van de theoretisch inzichten en praktische tips van een vormingsprogramma van de provinciale steunpunten voor vrijwilligerswerk over vrijwilligersmanagement (Peter Vananderoye en Hilde De Wilde 2001) Visie - doelstellingen Het eerste onderdeel van een vrijwilligersbeleid is het ontwikkelen van een visie op werken met vrijwilligers. Vaak komt het voor dat verenigingen vrijwilligers zomaar inzetten voor dit of dat werkje. Het is pas bij problemen of conflicten rond vrijwillige inzet dat deze verenigingen de juiste waarde of positie van vrijwilligers inschatten. En dan is het natuurlijk te laat. Doorgaans zien we bij deze verenigingen ook dat zij vrijwilligers als middel beschouwen om de organisatiedoelen te bereiken. Verenigingen passen hun visie en doelstellingen aan naar aanleiding van maatschappelijke evoluties, zoals individualisering, emancipatie en gewijzigde arbeidsmarkt. Deze trends hebben immers een invloed op de werking en visie van de vereniging, maar ook op het werken met vrijwilligers. Het bijsturen van de visie van de vereniging moet dan ook gepaard gaan met het aanpassen van de visie op vrijwilligerswerk. Zonder de koppeling van de visie en doelstellingen van de vereniging met de visie op vrijwilligerswerk, mist het vrijwilligerswerk zijn voedingsbodem. Het vrijwilligerswerk is een integraal onderdeel van de vereniging. Een welomschreven visie en doelstellingen met aandacht voor vrijwilligerswerk levert een stevig fundament voor de vereniging. En het vermijdt ook mogelijke conflicten of problemen tussen bijvoorbeeld beroepskrachten en vrijwilligers op vlak van taakafbakening (zie verder ). Voorbeeld Natuurpunt heeft de uitdaging van vrijwilligerswerk goed begrepen. Bij de oprichting benadrukte ze in haar missie sterk de meerwaarde van vrijwilligerswerk voor de vereniging. ( ) De nieuwe vereniging schept kansen om met velen, ieder op zijn manier en naar eigen mogelijkheden, deel te nemen aan het realiseren van de maatschappelijke opdracht. De nieuwe vereniging is aldus tegelijk een hefboom voor maatschappelijke verandering en een middel tot persoonlijke ontplooiing van de leden, de actieve vrijwillige medewerkers en de professionele medewerkers. Daartoe worden in geheel Vlaanderen, zowel op lokaal/streek als provinciaal/regionaal niveau, autonome vrijwilligersstructuren uitgebouwd, die zich kunnen inlaten met de kernactiviteiten van de nieuwe vereniging. Op Vlaams niveau staat een vrijwilligerskader in voor de noodzakelijke integratie. Een gemotiveerd en deskundig professioneel kader ondersteunt de werking van de gehele vereniging, onder meer op het vlak van begeleiding en vorming ( ). Maak werk van vrijwilligerswerk 11

14 2.3. Inrichten Beleids- en actieplannen Om het vrijwilligerswerk nog sterker te verankeren binnen je vereniging, moet je de visie en doelstellingen ook concretiseren in beleidsplannen of andere documenten. Bedoeling hiervan is dat de visie op vrijwilligerswerk ook in procedures en concrete acties resulteert. Eventueel kan je dit ook in (rollende) meerjarenprogramma s of verslagen opnemen. Dit laatste puntje heeft vooral betrekking op de grotere en meer professionele milieuverenigingen die bezig zijn met beleidsplanning, rollende meerjarenprogramma s, enz Je waakt er evenwel over dat je naar de subsidiërende overheid niet een te negatief beeld ophangt over het gevoerde of pas opgestarte vrijwilligersbeleid. Voorbeeld Natuur en Landschap Meetjesland vzw heeft in haar actieplan 2006 expliciet opgenomen om meer aandacht te besteden aan de opvang van alle vrijwilligers (zowel bestuur- als kantoorvrijwilligers). Dit kan door hen jaarlijks een presentje te bezorgen (cadeaubon, etentje of receptie, uitstap of weekendje, ). En in het jaarlijkse werkingsverslag staat telkens een overzicht van de actieve vrijwilligers en de secretariaatsvrijwilligers Taakafbakening voor de vrijwilliger De professionaliseringsgraad binnen de milieubeweging is heel verschillend. Zo heb je sterk uitgebouwde gewestelijke verenigingen met een ruim bemand professioneel secretariaat, zuivere lokale vrijwilligersorganisaties of regionale secretariaten met een kleine ploeg van beroepskrachten en veel vrijwilligers. Maar in alle geledingen en organisaties van de milieusector kom je vrijwilligers tegen. Waar mensen samen leven en werken zijn er regels nodig. Dat geldt ook voor verenigingen met vrijwilligers en/of beroepskrachten omdat er toch grote verschillen zijn op vlak van positie, verantwoordelijkheden, deskundigheid en motivatie. Daarom is een heldere taakafbakening heel belangrijk, maar niet eenvoudig. Want je moet een onderscheid maken tussen het soort van organisatie (bijv. louter vrijwilligersorganisaties en professionele organisaties met vrijwilligers) en soort van vrijwilligers (bijv. bestuursvrijwilliger, kantoorvrijwilliger, uitvoerende vrijwilliger op het veld, )? Hieronder geven we algemene criteria en voorwaarden om tot een duidelijke taakafbakening te komen en enkele praktijkvoorbeelden van verenigingen. In bijlage vind je ook checklists om op een methodische manier in professionele organisaties én vrijwilligersorganisaties tot goede taakomschrijvingen en afbakeningen te komen. 12 Maak werk van vrijwilligerswerk

15 Criteria en voorwaarden Het afbakenen van taken tussen beroepskrachten en vrijwilligers, maar ook tussen vrijwilligers onderling ligt heel gevoelig. Tegelijk moet je ook rekening houden met de voorkeuren en capaciteiten van de mensen. Wat vrijwilligers kunnen doen, wat beroepskrachten uitvoeren en hoe ze samenwerken, hangt natuurlijk samen met de visie en doelstellingen van de vereniging en de vereiste deskundigheid om die doelstellingen te realiseren. Ook de structuur van de organisatie heeft een impact op de taakafbakening en omgekeerd. Bij taakafbakening moet je altijd zoeken naar een juist evenwicht tussen efficiëntie en voldoening. Iemand een hele dag dezelfde taak laten doen waarin hij/zij goed is, kan heel efficiënt zijn. Maar als dit een monotone taak is kan dit natuurlijk nefast zijn voor de voldoening van de vrijwilliger. Een vrijwilliger diverse taken laten uitvoeren kan goed zijn voor de motivatie, maar kan een negatief effect hebben op de efficiëntie. Verder moet je bij de taakinvulling ook volgende criteria opvolgen: doel want taken met verschillende doelen voor één persoon zijn niet handig; de vereiste deskundigheid en ervaring van de vrijwilliger; de tijd (een flexibel werkrooster die een goede planning van taken door beroepskracht én vrijwilliger toelaat); de plaats (veel verplaatsingen voor het uitvoeren van vrijwilligerswerk binnen een gebouw of daarbuiten zijn niet handig); de nodige infrastructuur en logistiek (bijv. computers) voor de taken. Bij een laatste check-up van een takenpakket ga je ook na of aan de volgende vier voorwaarden zijn voldaan: variatie in de taken; ruimte voor een zekere mate van zelfstandigheid bij het plannen en uitvoeren van de taken; taken moeten geaccepteerd zijn door de mensen; taakomschrijvingen moeten zo opgesteld zijn dat rapportage over de uitgevoerde taken mogelijk is. Als je rekening houdt met deze criteria en voorwaarden bekom je takenpakketten die duidelijk zijn, geaccepteerd worden, hanteerbaar zijn in omvang en controleerbaar. Maak werk van vrijwilligerswerk 13

16 Voorbeeld De Torenvalk vzw huldigt het principe van de juiste vrouw/man op de juiste plaats en wat men graag doet, doet men goed. Daartoe heeft de Torenvalk een taakverdeling gemaakt van zo n 100- tal taken waaruit geïnteresseerden kunnen kiezen wat ze graag doen. Ze kunnen dan, een duidelijk omschreven, tweejaarlijks engagement voor een bepaalde taak opnemen. Zo weten de vrijwilligers zeer goed waar ze aan beginnen en wat van hen verwacht wordt. Het is ook een duidelijke beleidsoptie van de vereniging om mensen te laten groeien in hun betrokkenheid en engagement voor de vereniging. Ook Natuur en Landschap Meetjesland vzw heeft een overzichtslijst van vrijwilligerstaken en besteedt bijzondere aandacht aan taken voor kantoorvrijwilligers. En de vereniging hanteert ook een vast werkrooster met een vaste namiddag of dag waar op de vrijwilligers komen helpen. Zo is het vrijwilligerswerk gemakkelijker te plannen voor het personeel, maar ook voor de vrijwilligers. Een vaste vrijwilliger komt wekelijks op een vaste dag helpen in het documentatiecentrum en secretariaat. Deze vrijwilliger heeft een aantal vaste taken (klasseren nieuw binnengekomen tijdschriften en uitzoeken van krantenknipsels) maar ook variabele taken, zoals helpen bij mailings, nalezen van artikels voor het tijdschrift op taal- en spellingsfouten. Voor deze taken wordt telkens gekeken naar de interesses en mogelijkheden van de vrijwilliger. 14 Maak werk van vrijwilligerswerk

17 Checklist taakafbakening Natuurlijk speelt het aantal en soort vrijwilligers, maar ook de soort organisatie een rol bij de afbakening van taken. Een kleine vereniging met slechts enkele beroepskrachten en vrijwilligers hoeft de taken minder formeel vast te leggen en kan een grotere flexibiliteit toelaten. Het gevaar van (taak)vervaging tussen beroepskrachten en vrijwilligers kan dan wel altijd opduiken. Bij kleine of grotere organisaties met veel vrijwilligers is de noodzaak van taakafbakening veel groter. En ook bij louter vrijwilligersorganisaties is dit geen overbodige luxe. Want daar wordt de organisatie echt gemaakt door de mensen en hun vrijwillige inzet en veel minder door vaste structuren. Daarom vind je in bijlage de volgende checklists: taakomschrijvingen voor vrijwilligers in professionele vrijwilligerorganisaties (zie deel 2 - bijlage 2) taakomschrijvingen voor bestuur- en uitvoerende vrijwilligers in vrijwilligerorganisaties (zie deel 2- bijlage 3) 2.4. Verrichten Nu zijn we aanbeland bij het échte werk, het verrichten of de uitvoering van het vrijwilligersbeleid. In deze rubriek zullen we aandacht besteden aan het werven, selecteren, motiveren en begeleiden van vrijwilligers. Telkens gekoppeld aan de theoretische inzichten en checklists van het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk. Bij elk onderdeel komen ook goede praktijkvoorbeelden van milieu- en natuurverenigingen aan bod Vrijwilligers werven Waar je bij de vorige stappen alles rustig kon plannen en bediscussiëren op vergaderingen, zal je nu actief mensen binnen en buiten de vereniging moeten aanspreken. Geen gemakkelijke opdracht want hoe kun je op zoek gaan naar vrijwilligers? Waar vind je ze? Welke kanalen moet je aanspreken? In Vlaanderen zijn er gelukkig heel wat verenigingen die ervaring hebben in het werven van vrijwilligers, zo ook het Rode Kruis-Vlaanderen. We baseren ons hieronder verder op de publicatie Recruteren (Verstraete, C., 1994) en de wervingsaanpak van deze vereniging. Is dit wervingsplan dan het zoveelste plan? Ja en nee. Het helpt je om op een planmatige manier stap voor stap wervingsacties op te zetten. Maar daarnaast kan je natuurlijk via de reguliere werking en activiteiten vrijwilligers warm maken voor je vereniging. In deze rubriek gaan we dieper in op de verschillende onderdelen van een wervingsplan, we geven een overzicht van geslaagde wervingsacties van milieu- en natuurverenigingen en we geven ook wervingstips voor tijdens reguliere activiteiten. We sluiten af met een checklist voor een wervingsplan Het wervingsplan Ook hier geldt de regel bezint vooraleer je begint. Neem eerst je organisatie onder de loep en ga na wat het imago is van je vereniging, het werkingsgebied en publiek. We besteden hieronder Maak werk van vrijwilligerswerk 15

18 vooral aandacht aan de situatie van de meer lokale en kleinere verenigingen. Maar het wervingsplan en tips zijn ook bruikbaar voor grotere milieu- en natuurverenigingen. Organisatie Imago: is je vereniging goed, te weinig of foutief gekend in het werkingsgebied. Kortom, wat denken de mensen van je vereniging? Je kan dit vlug op verschillende manieren in kaart brengen. Ten eerste: wat zijn de belangrijkste activiteiten van de vereniging en welke/hoeveel vrijwilligers waren betrokken bij de organisatie? Ten tweede: wat schrijf je over je activiteiten en vrijwilligerswerking in je ledenblad, tijdschrift of andere documenten? Ten derde: staan op al je publicaties (ook website) contactgegevens van je vereniging? Moet je op deze drie vragen eerder negatief antwoorden dan kan de vereniging niet op de door jouw gewenste manier gekend zijn in je gemeente of stad. Werkingsgebied - publiek: je bent met de vereniging niet actief op een eiland, je verenigt en werkt samen met mensen in je gemeente. Ken je dan ook de leden/sympathisanten en het werkingsgebied van je gemeente? Ook hier enkele richtvragen om een beeld te krijgen op het werkingsgebied, toegespitst op het lokale niveau. Ten eerste: wat is de geschiedenis, grootte en vorm, bevolkingsstructuur van je gemeente? Dit heeft een belangrijke impact op je mogelijkheden tot werven. Ben je bijvoorbeeld voornamelijk actief rond een reservaat in een afgelegen deelgemeente, dan zal het moeilijk zijn om inwoners van andere deelgemeenten te werven. Trekt de activiteiten van je vereniging vooral iets oudere mensen aan, dan moet je weten waar deze leeftijdsgroep in je gemeente woont. Zijn er andere socio-culturele of milieuorganisaties actief in de gemeente? Hebben zij succes in het werven van vrijwilligers. En neemt het bestuur een ondersteunende rol op zich op vlak van vrijwilligersbeleid. Ten tweede: ken je de leden of sympathisanten van je vereniging en weet je wat ze wensen? Beschik je over uitgebreide adreslijsten (met telefoonnummers en mailadressen) van je leden? En doe je af ten toe een bevraging van hun wensen en voorkeuren? Moet je op deze vragen overwegend negatief antwoorden, dan wordt het dringend tijd dat je vereniging de band met de gemeente én leden aanhaalt. Doel Na de bezinning over de eigen organisatie is de volgende stap in het wervingsplan het formuleren van een realistisch en concreet doel. Hoe concreter de doelstelling omschreven is, hoe gemakkelijker je mensen hiervoor kan aanspreken en via welke kanalen en middelen je ze kan bereiken. Vaak is dit al het onderwerp van discussie geweest bij de opmaak van een beleidsplan of werkingsprogramma en taakafbakening (zie hoger). Belangrijke richtvragen voor een concreet en realistisch doel zijn: Voor welke functies en taken zoek je vrijwilligers? Hoeveel vrijwilligers zoek je? Binnen welke termijn zoek je nieuwe vrijwilligers? 16 Maak werk van vrijwilligerswerk

19 Doelgroep Een essentiële stap in het wervingsplan is het nauwkeurig omschrijven van de doelgroep van vrijwilligers. Hoe meer je over deze doelgroep weet, hoe gerichter je kan werven, hoe groter de kans op succes. En verder helpt het jou ook om een gepaste boodschap en de juiste kanalen en middelen in te zetten om die doelgroep van vrijwilligers te bereiken. Enkele richtvragen om je doelgroep goed af te bakenen: Wie is er geschikt om aan te spreken? Het spreekwoord luidt: de juiste man of vrouw voor de juiste taak. Dus je zoekt mensen die geschikt zijn voor de taak. Welk profiel van vrijwilligers zoek je? Zoek je iemand met specifieke vaardigheden/kennis (bijv. voor het opmaken van een website), iemand met veel tijd (bijv. jonge senior), enz Waar vind ik zulke mensen? Er zijn drie velden of kringen waar je potentiële vrijwilligers kan zoeken. Kring 1: Zoek niet te ver en kijk eerst of er leden zijn die zich extra willen engageren voor vrijwilligerswerk. Levert de zoektocht binnen de eigen vereniging weinig op, dan kan je ook (vroegere) deelnemers aan activiteiten van de vereniging contacteren (kring 2). Deze kring van mensen zijn minder gebonden aan de vereniging, maar hun aanwezigheid op activiteiten bewijst dat ze potentieel geïnteresseerd of sympathisant zijn. Kring 3 is het verst verwijderd. In dit veld ga je mensen buiten de organisatie werven. De meest eenvoudige en duurzame manier is het zoeken naar vrijwilligers binnen het eigen leden- of sympathisantenbestand (kring 1 en 2). Het zijn mensen die zich reeds identificeren met de vereniging of op een of andere manier reeds kennis hebben gemaakt met de vereniging. Maar elke (lokale) milieu- of natuurvereniging vist vaak in diezelfde vijver van mensen. Het gaat meestal ook over mensen met hetzelfde milieu- of natuurprofiel, die vaak al actieve vrijwilligers zijn en dus overbevraagd zijn. Belangrijk is het dus om ook eens buiten de organisatie of milieusector te kijken en op zoek te gaan naar nieuwe profielen. Bijvoorbeeld voor promotietaken hoef je niet per se een vrijwilliger te zoeken die gepassioneerd is door natuur, maar wel een sociaal iemand, een verkoper, kortom een goede ledenwerver. Idem dito voor de functies zoals penningmeester, redactieverantwoordelijke, enz Om de doelgroep doelmatig te kunnen benaderen moet je zicht hebben op de volgende vragen: Waar wonen deze mensen over het algemeen? Van leden en sympathisanten (bezoekers van activiteiten) beschik je over adreslijsten (liefst ook met mailgegevens). Dus contacteren zou in principe geen probleem mogen zijn. Hoe zijn ze het gemakkelijkst te bereiken? Voor de mensen uit kring 3 is het belangrijk om te weten hoe je ze kan bereiken. Bijv. via scholen, andere milieuorganisaties of socio-culturele verenigingen, in het warenhuis, de bibliotheek, groenteabonnementen, (bio)markten, gemeentelijke adviesraden, buurtcomités, enz Welke media lezen deze mensen? Bijv. gemeentelijk infoblad, advertentiebladen, regionale katerns van nieuwsbladen, website, e-zine, affiches, enz Maak werk van vrijwilligerswerk 17

20 Boodschap De volgende stap in het wervingsplan is het uitschrijven van je boodschap. Wat ga je vertellen en hoe ga je het formuleren op een positieve en motiverende manier? Of je mensen persoonlijk aanspreekt of via een geschreven tekst de volgende elementen komen steeds aan bod: De organisatie; De taak waarvoor je vrijwilligers zoekt; Welke mensen je zoekt (het profiel); Motivatie om vrijwilliger te worden; Wat je te bieden hebt; Hoe en waar iemand zich kan aanmelden voor meer informatie. Communicatiekanalen De communicatiekanalen kunnen in twee groepen ingedeeld worden: mondeling contact: persoonlijk, in groep of tussenpersonen; contact via eigen publicaties of andere media. Welk kanaal je hanteert is afhankelijk van verschillende factoren: Het doel: zoek je een expert voor het voorbereiden van een of ander advies, dan moet je heel gericht mensen aanspreken en zal het bussen van bijvoorbeeld een folder in alle bussen geen meerwaarde hebben. De doelgroep: jongeren kan je benaderen via de school, jeugdbeweging, de jeugdraad, jeugdclub, jongerenblad, speelpleinwerking. Tijd en middelen: hoeveel personen van je vereniging kunnen meewerken aan het wervingsplan, hoeveel tijd en geld is er beschikbaar? De kenmerken van het medium zelf. The medium is the message zegt men wel eens. Elk medium heeft zijn eigen kenmerken met voor- en nadelen. Een affiche valt bijvoorbeeld visueel op in het straatbeeld, maar het laat niet toe om lange boodschappen te communiceren. We overlopen hieronder de verschillende communicatiekanalen die je kan inzetten voor je wervingsplan. Zorg voor een goede communicatiemix en leg de nadruk vooral op het persoonlijk contact. Want meer dan de helft vrijwilligers wordt actief na een persoonlijk contact of vraag. En de andere schriftelijke communicatiemiddelen en media hebben vaak maar een ondersteunende functie, o.a. voor het bepalen van het imago. Mondeling contact - Persoonlijk: iemand persoonlijk (of telefonisch) aanspreken is zeer doeltreffend. De persoon in kwestie voelt zich sneller erkend in zijn/haar kwaliteiten. Je kan je richten tot leden, sympathisanten van de vereniging (bezoekers van activiteiten), maar denk ook eens ruimer en spreek persoonlijk kennissen, buren, collega s, enz aan. 18 Maak werk van vrijwilligerswerk