Jaarwerk FlexService 2008

Transcriptie

1 Jaarwerk FlexService 2008 Uitvoeren van het jaarwerk 2008 in FlexService Docment FS91010D008 oktober 2008 Inhod 1 Introdctie Dit docment Het jaarwerk in zes fases Update jaarwerkversie FlexService Afsliten van het loonjaar De laatste verwerkingsweek van Opmerkingen Jaarwerkpdate Openen van het niewe loonjaar Verhogen weeknmmer naar Overzetten reserveringen Aanpassen van de componentmodellen Niewe versies aanmaken Wijzigingen in parameters Niewe componenten Modellen doorvoeren in contracten Perioden en Feestdagen Opmerkingen Berichten over het 'ode' loonjaar Jaaropgaaf kandidaat Loonaangifte en Weekaanlevering Voor de eerste verloning van Premiegroepen wijzigen Bij de Administratieve eenheid In de ModelMatrix Ato van de zaak Premiekorting Premiekorting arbeidsgehandicapten Premiekorting oderen Combinatie premiekortingen Vrijstelling basispremie WAO/WIA Afschaffing eerstedagsmelding Aangiftetijdvak wijzigen Eigenrisicodragerschap NBBU fase 2A / 2B FlexService en de STIPP-pensioenregeling Controlemogelijkheid voor de gebriker STIPP-pensioen n over itbetaalde reserveringstegoeden STIPP-pensioen voor VPO-leden STIPP-pensioen voor werknemers met een NBBU-ketencontract Checklist activiteiten...29 Bijlage: Aandachtspnten niewe jaar Controles op de loonaangifte Vergoedingen en inhodingen per week Hisvestingsvergoeding als loon in natra Vakbondscontribtie Disclaimer De informatie in dit docment is door FlexService Soltions met de grootste zorg samengesteld. De directie van FlexService Soltions is echter niet verantwoordelijk voor eventele foten, onjistheden of omissies in deze informatie en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor mogelijke gevolgen van beslissingen die zijn genomen op grond van de in dit docment aangeboden informatie. Op al onze transacties zijn onze algemene voorwaarden (Fenit) van toepassing. Op verzoek is een exemplaar van deze leveringsvoorwaarden beschikbaar.

2 1 Introdctie Met de jaarovergang staat het 'jaarwerk' weer voor de der. Het jaarwerk is het afsliten van het boekjaar voor zover het de verloning, de factratie en de hiermee samenhangende procedres betreft. Tevens wordt het pakket geschikt gemaakt om in het komende jaar met de niewe wet- en regelgeving te knnen werken. De wijzigingen in wet- en regelgeving voor 2009 zijn beperkt. Daarmee is het dit jaar een normale jaarovergang. De acties die hierin moet itvoeren, worden in dit docment stapsgewijs beschreven. LET OP: er zijn onderdelen van het jaarwerk die door FlexService spport worden gedaan als de hosting van w software via FlexService heeft itbesteed of als het applicatiebeheer aan FlexService heeft itbesteed. Ook voor klanten die de itvoering van het Jaarwerk aan FlexService hebben itbesteed, zijn delen van dit docment niet van toepassing. U knt in de checklist aan het slot van dit docment zien welke pnten zelf dient it te voeren en welke worden verzorgd door FlexService. Dit is afhankelijk van de service-afspraken die met ons heeft gemaakt. 1.1 Dit docment In dit docment worden de it te voeren werkzaamheden ten behoeve van het jaarwerk 2008 beschreven. Deels gaat het om handmatige stappen - it te voeren door zelf óf door FlexService als het beheer door FlexService laat itvoeren - en deels om geatomatiseerde stappen. Dit docment bevat itslitend de jaarwerkactiviteiten voor het jaar 2008 binnen FlexService. Het afsliten van het boekjaar in w financiële administratie wordt ds niet behandeld. 1.2 Het jaarwerk in zes fases We knnen zes fases onderscheiden rondom het jaarwerk. De fases vormen tevens de indeling van dit docment: 1. Installeren jaarwerkversie x van FlexService (Hoofdstk 2) De jaarwerkversie x bestaat it een pdate op Release 3.6 om de gewijzigde fnctionaliteit voor het niewe jaar te installeren. 2. Laatste verloning 2008 en afsliten loonjaar 2008 (Hoofdstk 3) De laatste declaraties it 2008 moeten worden verwerkt (verloond en gefactreerd). Dit gebert als in een 'normale' verwerkingsweek, maar met wat meer tijdsdrk. 3. Database-pdate (Hoofdstk 4) Nadat 2008 is afgesloten moet een aantal gegevens worden toegevoegd aan de database. 4. Openen niewe loonjaar (Hoofdstk 5) Starten met het niewe loonjaar, met zijn niewe lonen, fiscale regels, premiepercentages en kostprijzen. 5. Berichten (Hoofdstk 6) Aanmaken van de jaaropgaven voor de kandidaat, de laatste weekaanleveringen en loonaangiften Voor de eerste verloning van 2009 (Hoofdstk 7) Er zijn niewe mogelijkheden en aandachtspnten voor verlonen in In dit hoofdstk een overzicht hiervan. Hoofdstk 8 bevat een samenvattende checklist met deze fases en activiteiten. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 2 van 30

3 2 Update jaarwerkversie FlexService Voor het niewe jaar is een pdate op Release 3.6 beschikbaar: Release U knt deze release installeren op de gebrikelijke manier. Dit is niet van toepassing voor klanten die FlexService gebriken als ASP-oplossing en niet voor klanten die applicatiebeheer hebben itbesteed aan FlexService. 3 Afsliten van het loonjaar 2008 In deze stap verwerkt de laatste declaraties. U doet dat met w hidige versie van FlexService of met de jaarwerkversie De laatste verwerkingsweek van 2008 In FlexService kan tot en met (verwerkings)week worden ingevoerd. Zolang de verwerkingsweek op laat staan, worden de declaraties in loonjaar 2008 verwerkt. Deze declaraties worden verwerkt met de feitelijke werkweek it 2008 en ook financieel worden ze geheel geboekt in 2008 (in de week waarin ze worden verwerkt; de verwerkingsweek). De gevolgen van deze declaraties zllen ds in w administratie ook in het boekjaar 2008 worden opgenomen. Omdat de meeste managementinformatierapportages ook werken met de verwerkingsweek zllen de in 2008 verwerkte declaraties ook in dat jaar in de overzichten verschijnen. De tijd die beschikbaar is om de laatste declaraties in 2008 te verwerken is beperkt: zlt aan het einde van kalenderweek 1 (of begin van kalenderweek 2) de verwerkingsweek moeten verzetten naar om de eerste verloningen in 2009 it te knnen voeren. Dat wil echter niet zeggen dat mtaties over 2008 na week niet meer knnen worden verwerkt. In het niewe jaar knnen nog steeds niewe declaraties ten bate van het vorige jaar worden ingevoerd. Deze declaraties worden dan echter wel verwerkt met de (loon)parameters van Dit heeft gevolgen voor nettoloon en marge. Ook financieel zllen deze declaraties in 2009 in w administratie worden vastgelegd. Declaraties it 2008 die in 2009 worden verwerkt, leiden tot een tijdvak in week 1 van LET OP: Jaaroverstijgende correcties zijn niet mogelijk. U knt een declaratie die verwerkt is in 2008 niet meer in 2009 corrigeren. Wilt in jaar 2009 een declaratie it jaar 2008 corrigeren, dan zal dat knnen door verschilboekingen. Daarom is het verstandiger correcties over 2008 in 2009 zoveel mogelijk te beperken door extra aandacht te geven aan de correcte informatie op de declaraties. 3.2 Opmerkingen Uitbetalen reserveringen voor de jaarovergang - Indien een kandidaat niet meer actief is, dienen alle reserveringen itbetaald te worden. Het is mogelijk dat afspraken met UWV en de Belastingdienst heeft gemaakt over het itbetalen van reserveringen van kandidaten die in de laatste paar weken niet gewerkt hebben maar die redelijkerwijs in het niewe jaar weer verder gaan. In die gevallen is het mogelijk de reserveringen van alle kandidaten die x weken niet actief zijn geweest, it te betalen. U knt de reserveringen itbetalen via modle Proces, tabblad Reservering. Aanmaken niewe versies van de componentmodellen Er knnen al niewe versies van modellen worden aangemaakt. Zie voor een itleg over het aanmaken van de modelversies en het vllen van de niewe parameters paragraaf 5.3. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 3 van 30

4 4 Jaarwerkpdate Voor het knnen verlonen in het niewe jaar is een kleine pdate nodig. De pdate bestaat it enkele aanpassingen die pas doorgevoerd knnen worden na het afsliten van het loonjaar Deze pdate zal FlexService in de eerste week van janari itleveren. LET OP: Maak een back-p van de database. Maak voordat de pdate doorvoert een back-p van de database. Deze back-p is meteen de 'eindstand' van het jaar Uitzonderingen 1. Klanten met ASP-oplossing (RDC) of die hn applicatiebeheer hebben itbesteed aan FlexService: Klanten die FlexService als ASP-oplossing gebriken, knnen zoals gebrikelijk een back-p aanvragen bij onze afdeling Spport. 2. Klanten die het Jaarwerk volledig hebben itbesteed aan FlexService: Het maken van een back-p wordt atomatisch verzorgd door onze afdeling Spport. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 4 van 30

5 5 Openen van het niewe loonjaar In dit hoofdstk wordt beschreven welke acties moeten worden itgevoerd voordat met het werken in een niew loonjaar kan worden gestart. De meeste acties knnen worden itgevoerd in de modle Proces, tabblad Jaarwerk. Het aanpassen van de componentmodellen vindt plaats in de modle Model. LET OP: Maak eerst een back-p van de database voordat aan deze verwerkingen begint. Uitzonderingen 1. Klanten met ASP-oplossing (RDC) of die hn applicatiebeheer hebben itbesteed aan FlexService: Klanten die FlexService als ASP-oplossing gebriken, knnen zoals gebrikelijk een back-p aanvragen bij onze afdeling Spport. 2. Klanten die het Jaarwerk volledig hebben itbesteed aan FlexService: Het maken van een back-p wordt atomatisch verzorgd door onze afdeling Spport. 5.1 Verhogen weeknmmer naar Het weeknmmer kan worden verhoogd in modle Proces, tabblad Jaarwerk. Door op [Volgende] te klikken verhoogt de verwerkingsweek naar week Hiermee 'opent' het niewe loonjaar 2009 en slit het loonjaar 2008 af. Vanaf n kan er niet meer worden verloond in (verwerking)jaar In het niewe jaar knnen nog steeds niewe declaraties ten bate van het vorige jaar worden ingevoerd. Deze declaraties worden in dat geval wel verwerkt met de (loon)parameters van Eventeel corrigeren van declaraties it 2008 vindt plaats met correctiecomponenten van de loonparameters van FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 5 van 30

6 5.2 Overzetten reserveringen De eerste stap na het openen van het niewe loonjaar is het overnemen van het saldo van de componenten waarvoor is ingesteld 'Verplaatsen bij jaarovergang' 1 vanit de looncmlatieven van 2008 naar Het gaat hier over het algemeen over het meenemen van het saldo van de individele reserveringen naar het niewe jaar. Tevens worden de niewe percentages loonheffing bijzonder tarief berekend op basis van het verdiende brtoloon in het voorafgaande jaar. Toelichting reserveringen De in FlexService opgebowde reserveringen bestaan it individele en collectieve reserveringen. Individele reserveringen zijn reserveringen die op 'de man' worden gereserveerd. Voorbeelden hiervan zijn vakantiedagen en vakantietoeslag. Deze reserveringen zijn strikt persoonlijk. De kandidaat bowt de reservering zelf op en kan geheel zelf beschikken over deze reserveringen. Individele reserveringen worden aan het einde van het jaar 'meegenomen' naar het volgende jaar: Voor elke kandidaat wordt de stand van de reservering in het looncmlatief aan het eind van het jaar overgezet naar het niewe looncmlatief voor het niewe jaar. Collectieve reserveringen zijn reserveringen die collectief worden gereserveerd. Deze reserveringen verschillen niet van de individele reserveringen in de manier van itrekenen (opbowen) met dit verschil dat de opbow in een collectief fonds wordt geboekt. Vanit dit fonds wordt weer itbetaald (opgenomen). Collectieve reserveringen worden aan het einde van het jaar afgeboekt in het grootboek. Dit gebert ds niet in FlexService. Ook het overzetten van de componenten (de individele reserveringen) wordt gedaan in de modle Proces, tabblad Jaarwerk met de knop [Reserveringen overzetten]. Deze actie maakt voor alle kandidaten met individele reserveringen een niew looncmlatief aan voor 2009 en schrijft het saldo van de reserveringen it 2009 hierin weg. Deze verwerking kan enige tijd in beslag nemen. Gedrende de verwerking blijft knop [Reserveringen overzetten] ingedrkt. Als de verwerking is afgerond wordt in het tabblad een logging getoond van de 1 Modle Component, tabblad Instelling, instelling 'Verplaatsen bij jaarovergangen' is aangevinkt. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 6 van 30

7 verwerking. Voor en na de actie [Reserveringen overzetten] knt ter controle reserveringsoverzicht 0521 Individele reserveringen per brea itdraaien. 5.3 Aanpassen van de componentmodellen De componentmodellen spelen in FlexService een centrale rol bij contracten en de verloning en factratie. De componentmodellen moeten worden aangepast aan de gewijzigde sitatie in het niewe jaar vanwege wijzigingen in (premie)percentages, sv-parameters, kostprijzen et cetera. Dit zijn de gegevens die bij elke jaarovergang moeten worden aangepast. Door de aanpassingen te maken in een niewe modelversie knt dit werk al voorbereiden vóór de jaarovergang. Dit heeft geen invloed op de lopende contracten, totdat de niewe versies doorvoert in de lopende contracten (zie de volgende paragraaf) Niewe versies aanmaken Maak voor de componentmodellen waarin aanpassingen nodig zijn een niewe versie van het model in de modle Model, men Actie, actie 'Maak niewe versie van model'. Geef in de wizard aan wat de ingangsdatm van het model moet worden (week 1 van 2009 begint op maandag ). Met deze actie wordt een niewe versie van het componentmodel aangemaakt die inhodelijk gelijk is aan de vorige versie. In de niewe versie knnen de aanpassingen worden gemaakt. LET OP: Er zijn in FlexService al snel veel modellen in meerdere versies. Werk nawkerig, zodat niet per ongelk de aanpassingen worden gedaan in de hidige - n geldende - versie. Dit kan leiden tot onjiste loonberekeningen. Maak gebrik van de knop [Actief]. Is deze knop ingedrkt, dan worden alleen de modellen getoond waarvan het veld 'In gebrik' is aangevinkt Wijzigingen in parameters Zoals elk jaar moeten ook n waar nodig - de (premie)percentages, sv-parameters, kostprijzen et cetera worden aangepast in de componentmodellen die in gebrik zijn. De door te gebriken gegevens worden door de Belastingdienst of UWV toegezonden, of door zelf itgerekend voor w sitatie. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 7 van 30

8 De verhogingen van het minimmloon worden atomatisch in de database doorgevoerd bij de pdate. Ook de niewe fiscale constanten en rekenregels worden atomatisch in het systeem gezet. Het doorvoeren van de minimmlonen in de contracten zlt handmatig of via massamtatie moeten doen. De aanpassingen in de parameters knnen worden gedaan in de modle Model, tabblad Componentmodel. 5.4 Niewe componenten In de jaarwerk-pdate wordt een aantal niewe componenten aangemaakt. Deze componenten worden atomatisch aan de laatste versie van de modellen toegevoegd. Deze componenten worden toegevoegd aan alle modellen waarvan de einddatm niet is gezet. De volgende rekencomponenten worden toegevoegd: feitelijk loon; arbeidsgehandicaptenkorting (zie paragraaf 7.3). Er worden twee componenten toegevoegd ten behoeve van de voorziening pensioenpremie over itbetaalde reserveringen (STIPP). Dit zijn de componenten: voorziening pensioenpremie over itbetaalde reserveringen; retor voorziening pensioenpremie over itbetaalde reserveringen (zie paragraaf 7.9). Er worden twee componenten toegevoegd ten behoeve van de hisvestingsvergoeding als loon in natra. Dit zijn de componenten: hisvestingvergoeding in natra; netto inhoding hisvesting (zie paragraaf 9.3). LET OP: Controleer voor iedere modelversie die in 2009 geldig is of deze componenten met de bijbehorende parameterwaarden atomatisch zijn toegevoegd na de jaarwerk-pdate. Als dit niet het geval is knt de componenten handmatig toevoegen via de knop [Toevoegen] op tabblad Componentmodel in modle Model. 5.5 Modellen doorvoeren in contracten Controleer of alle parameters correct zijn ingevoerd in de niewe componentmodellen, alvorens deze door te voeren in de contracten. Controle van de modellen wordt onderstend door middel van rapport 0750 Componentmodel details (samenvatting) in de modle Model. Als de wijzigingen aan de componentmodellen correct zijn doorgevoerd knnen deze in één keer worden verwerkt in de contracten. Dit gaat met actie [Modellen doorvoeren] in modle Proces, tabblad Jaarwerk. Bij het doorvoeren in de contracten wordt: 1. De niewe versie van het componentmodel weggeschreven in de contractgegevens zodat vanaf dit moment de verloningen op basis van het niewe model worden gedaan. 2. Kostprijsfactoren it het model weggeschreven naar de contracten én de reeds aangemaakte declaraties ( hoeft ds geen niewe declaraties aan te maken). N.B. Alleen declaraties met stats aangemaakt worden hierin meegenomen. Er wordt een niewe versie van het contract aangemaakt; de gegevens worden doorgevoerd in de niewe versie. U knt in de modle Contract zien dat het versienmmer van het componentmodel is verhoogd, en dat de niewe kostprijsfactoren worden getoond in tabblad Loon/Tarief. Vanaf jaarwerk 2008 is er een itbreiding op het doorvoeren van modellen in contracten. Het is mogelijk een aantal extra kezes te maken en er worden niewe contractversies aangemaakt. De FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 8 van 30

9 actie Modellen doorvoeren kan alleen worden gebrikt als de verwerkingsweek op week 1 staat. Met de actie [Modellen doorvoeren] wordt het scherm Modellen doorvoeren in contracten opgestart. Hier knnen drie kezes worden gemaakt: FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 9 van 30 Stats contract na doorvoeren van modellen Er kan worden gekozen voor de stats Gewijzigd of voor Actief. In het laatste geval wordt het contract direct gereed gemaakt. Als geen keze wordt gemaakt, wordt het contract actief gemaakt. Als gekozen wordt voor de stats gewijzigd, dan is het mogelijk om in de bij het jaarwerk aangemaakt contractversie handmatig of via massamtatie wijzigingen toe te voegen voor het contract gereed te maken. Marge of tarief aanpassen Naar aanleiding van een kostprijsfactorwijziging in het model kan worden gekozen voor een marge of een tariefaanpassing. Er zijn drie opties: a) Hod tarief gelijk (pas marge aan) ; b) Hod margepercentage gelijk (pas tarief aan) ; c) Hod margebedrag gelijk (pas tarief aan). Optie a) is in overeenstemming met het jaarwerk in het verleden. Contractdocmenten aanmaken Aangezien er niewe versies worden aangemaakt, kan het wenselijk zijn om ook niewe contractdocmenten aan te maken. Als geen keze wordt gemaakt, dan worden geen niewe contractdocmenten aangemaakt. Als bij stats contract na doorvoeren modellen gekozen is voor gewijzigd, dan knnen geen contractteksten worden aangemaakt. Hod er rekening mee dat als er gekozen wordt voor het aanmaken van contractdocmenten dat dit een langdrig proces kan zijn. Het afdrkken van de aangemaakte contractdocmenten kan via modle Proces, tabblad Contract afdrkken of vanit de afzonderlijke contracten. Zoals bovenstaand is aangegeven, worden er niewe contractversies aangemaakt. Dit gebert niet in alle gevallen. Als er in een model geen kostprijsfactoren zijn gewijzigd, dan zllen er geen niewe contractversies worden gemaakt voor de contracten onder dat model. Er worden eveneens geen niewe contractversies gemaakt voor contracten die een einddatm hebben die ligt voor de ingangsdatm van de niewe contractversie en deze contracten worden niet bijgewerkt met de niewe kostprijsfactoren. Er wordt ook geen niewe versie gemaakt voor een contract dat de stats Gewijzigd heeft. De kostprijsfactorwaarden en aangegeven mtaties worden in de al bestaande gewijzigde versie aangebracht. Na doorvoeren van modellen hodt dit contract de stats gewijzigd, ongeacht wat is aangegeven bij de bovenstaande kezes.

10 Als standaard ingangsdatm van de niewe contractversie wordt gekozen voor de maandag van de eerste week van het hidige verwerkingsjaar. Voor verwerkingsjaar 2009 is dit maandag 29 december Bij een contract met een versiebegindatm die ligt na de standaard ingangsdatm, wordt de versiebegindatm aangehoden als ingangsdatm voor een niewe versie van het contract. BO / Accordering. Als bij de modellen staat aangegeven dat het contract als het gereed gemaakt wordt via BO / Accordering moet lopen, dan zal dit ook geberen bij de niewe contractversies die bij het jaarwerk worden aangemaakt en als daarbij gekozen is voor de stats Actief. Er knnen hierbij contractteksten worden gemaakt. Vanit modle Proces, tabblad Contract accorderen knnen de contracten zoals gebrikelijk worden geaccordeerd. Zet de vinkjes bij BO/Accordering tijdelijk it als het niet gewenst is dat de niewe contractversies die bij het jaarwerk worden gemaakt, moeten worden geaccordeerd. Declaraties. Declaraties met de stats Aangemaakt worden naar een niewe contractversie omgehangen als de gewerkte week van de declaratie valt onder de niewe versie. Dit is zoals ook gebrikelijk is bij het handmatig wijzigen en gereed maken van een contract. Eventele wijzigingen in kostprijsfactoren en tarieven worden in deze declaraties verwerkt. Declaraties met andere statssen worden niet omgehangen of aangepast. LET OP: Als gekozen wordt voor stats Gewijzigd bij actie [Modellen doorvoeren], dan is het mogelijk om deze gewijzigde contractversie te verwijderen. Eventele aanpassingen vanit de niewe modelversie gaan dan ook verloren! Er wordt geen onderscheid gemaakt tssen contracten die al voor alle mtaties een stats Gewijzigd hadden of die op gewijzigd zijn gezet door middel van massamtatie of jaarwerk. Vóór itvoeren van het jaarwerk is het nttig om na te gaan wat er moet geberen met contracten die een stats hebben die ongelijk is aan Actief of Beëindigd. Dit is zeker van belang als ervoor gekozen wordt om de contracten na mtatie de stats Gewijzigd te geven. Contracten met stats Gewijzigd knnen voor jaarwerk handmatig worden verwijderd of gereed worden gemaakt. Hetzelfde geldt voor contracten met een stats Aangemaakt. Contracten met een stats Aangemaakt vallen biten iedere mtatie. 5.6 Perioden en Feestdagen U knt de gegevens zien in de FlexAdministrator, modle Periode. Controleer of vl de verantwoordingperioden en de pensioenperioden in. Hierbij geeft aan welke (verwerkings)weken in welke verantwoordingperiode horen (perioden in de financiële administratie - in het grootboek) en in welke pensioenperiode horen. U vindt onderaan het scherm knoppen waarmee dit snel knt doen volgens een 4-4-5, of 13x4 schema. Het jaar 2009 heeft 53 weken. De laatste periode in 2009 beschikt daarom over een extra week, week 53. In modle Periode vindt ook een tabblad met de feestdagen. Deze feestdagen worden gebrikt in samenhang met de componentinstelling 'alleen invoeren op feestdagen'. De onderstaande lijst met feestdagen wordt in de jaarwerk-pdate atomatisch toegevoegd. Deze lijst is niet geverifieerd bij ABU en NBBU, moet zelf de gegevens controleren. Feestdag Datm Week Werkdag? Niewjaarsdag Ja Eerste paasdag Nee Tweede paasdag Ja Koninginnedag Ja Hemelvaartsdag Ja Eerste pinksterdag Nee Tweede pinksterdag Ja FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 10 van 30

11 Feestdag Datm Week Werkdag? Eerste kerstdag Ja Tweede kerstdag Nee Voor de loonaangifte en weekaanlevering worden de data van de Belastingdienst ook atomatisch toegevoegd in w database. De volgende data zijn door de Belastingdienst doorgegeven voor 2009: # Tijdvakcode Datm ingang Maanden Datm einde Uiterste aangiftedatm Uiterste betaaldatm # Tijdvakcode Datm ingang Vier-weken Datm einde Uiterste aangiftedatm Uiterste betaaldatm FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 11 van 30

12 5.7 Opmerkingen Minimmlonen De brtobedragen van het wettelijk minimmloon wijzigen per 1 janari 2009 volgens onderstaande tabel. Deze tabel wordt in de migratie atomatisch aan FlexService toegevoegd. Leeftijd Percentage van het minimm loon (staffelingspercentage) Maand Week Dag Ur % 1.381,20 318,75 63,75 7, % 1.174,00 270,90 54,18 6, ,5% 1.001,35 231,10 46,22 5, ,5% 849,45 196,05 39,21 4, ,5% 725,15 167,35 33,47 4, ,5% 628,45 145,05 29,01 3, ,5% 545,55 125,90 25,18 3, ,5% 476,50 109,95 21,99 2, % 414,35 95,60 19,12 2,39 Loonbeslagen en voorschotten Loonbeslagen en voorschotten zijn niet bij het jaarwerk betrokken. Aan de gegevens van loonbeslagen en voorschotten wordt ds niets veranderd. Openstaande betaalregels en voorschotten Voor aansliting met de financiële administratie knt de stand van de openstaande betaalregels en niet verrekende voorschotten vastleggen. Dit om de nettolonen te knnen aansliten. U knt gebrik maken van de rapporten 0159 Betaalregels en 0161 Voorschot overzicht. Factrnmmering De factrnmmering is geen onderdeel van de jaarwerkprocedre. Als het jaar wel onderdeel laat zijn van het factrnmmer, moet zelf dit gegeven aanpassen in modle Brea, tabblad Instelling. 2 Deze rlonen zijn berekend op basis van het wettelijk minimmloon. In enkele gevallen wijken deze rlonen in afronding af van de rlonen zoals die door het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid zijn gepbliceerd. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 12 van 30

13 6 Berichten over het 'ode' loonjaar Met het openen van het niewe loonjaar 2009 is 2008 het 'ode' loonjaar geworden. Hierover moet nog rapporteren (berichten) aan de kandidaat. Tevens moeten de laatste loonaangiften en weekaanleveringen worden verzonden. LET OP: Het aanmaken van de jaaropgaven is pas mogelijk als het loonjaar 2008 is afgesloten: als de verwerkingsweek is verhoogd naar Jaaropgaaf kandidaat U bent verplicht na afloop van het kalenderjaar aan de werknemer een jaaropgaaf te verstrekken, ook als de werknemer (kandidaat) er zelf niet om vraagt. Zowel op de jaaropgaaf van de Belastingdienst als op een door zelf ontwikkelde jaaropgaaf moeten alle gegevens worden vermeld die van belang zijn voor de heffing van inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen. LET OP: Voordat de jaaropgaven aangemaakt knnen worden, moet in FlexAdministrator een aantal instellingen worden gewijzigd. In FlexAdministrator > Instelling > Rapport moeten de instellingen Rapportplgin Gebrikersnaam en Rapportplgin Wachtwoord worden aangepast. Vl hier de gebrikersnaam en wachtwoord in van een bestaande gebriker die tevens als medewerker aan een vestiging is gekoppeld 3. De jaaropgaven worden ook direct naar pdf gezet. Vl in FlexAdministrator > Instelling > Adressen en locaties > Rapporten > Loonafrekeningen een bestandslocatie in als hier nog geen bestandslocatie is gevld. Hier zllen de jaaropgaafdocmenten worden opgeslagen. 3 Als deze gebriker zijn/haar wachtwoord wijzigt, dan moet ook de instelling Rapportplgin Wachtwoord worden gewijzigd. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 13 van 30

14 U maakt de jaaropgaven voor de kandidaten aan in modle Proces, tabblad Jaarwerk met de knop [Jaaropgaven aanmaken]. In deze verwerking worden de gegevens voor de jaaropgaaf werknemer verzameld en klaargezet voor het afdrkken van de jaaropgaven 4 en worden pdf-bestanden aangemaakt. Per werkgever (loonbelastingnmmer) wordt een aparte jaaropgaaf aangemaakt. 4 Ook het adres van de kandidaat wordt hierbij opgezocht en weggeschreven bij de gegevens voor de jaaropgaven. Dit adres wordt afgedrkt op de jaaropgaven. Verandert het adres van de kandidaat nadien, dan zal dat ds niet worden getoond op de jaaropgave. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 14 van 30

15 Volgens de eisen van de Belastingdienst moeten op de jaaropgaaf 2008 in ieder geval de volgende gegevens worden vermeld: Het loon dat de werknemer in 2008 heeft ontvangen (kolom 14 van de loonstaat). De ingehoden loonbelasting / premie volksverzekeringen (kolom 15 van de loonstaat). Voor gemoedsbezwaarde werknemers vermeldt de loonbelasting/premievervangende loonbelasting. Het BSN / sofi-nmmer Het loon voor de Zvw (kolom 12 van de loonstaat) en de ingehoden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw (kolom 16 van de loonstaat). Dit is van belang voor de bitengewone itgaven. Voor gemoedsbezwaarde werknemers vermeldt de bijdragevervangende belasting. De code of bij de bepaling van de loonheffing geen (code 0) of wel (code 1) rekening is gehoden met de loonheffingskorting. Het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting (kolom 18 van de loonstaat). Het totaalbedrag aan verrekende levensloopverlofkorting (kolom 19 van de loonstaat). De jaaropgaaf in FlexService, rapport 1140 Jaaropgaaf werknemer 2008 is een jaaropgaaf op A4 formaat die alle bovengenoemde gegevens bevat. Ook de lay-ot van de jaaropgaaf is gelijk aan het formlier van de Belastingdienst. U knt rapport 1140 starten vanit modle Kandidaat. Dit kan voor iedereen tegelijkertijd of per kandidaat afzonderlijk. Het rapport is gesorteerd op naam van het brea (werkgever) en daarna op achternaam van de kandidaat (werknemer). U knt de jaaropgaaf zo vaak afdrkken als nodig. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 15 van 30

16 Naast het bovenstaande rapport is de jaaropgave ook beschikbaar in pdf. In modle Kandidaat > tabblad Contract > Loonafrekeningen > filter [Jaaropgave] is de jaaropgave voor een specifieke kandidaat in pdf-formaat te benaderen. Via de link in kolom Docment is het pdf-bestand te openen. In FlexOnline zijn de jaaropgaven door de kandidaten via het scherm Loonafrekeningen op te vragen. Hiertoe moet wel in FlexAdministrator > Instelling > Modles FlexOnline de instelling Ook jaaropgaven tonen op Ja worden gezet. 6.2 Loonaangifte en Weekaanlevering De Belastingdienst heeft voor de Loonaangifte en Weekaanlevering een aantal wijzigingen aangebracht ten opzichte van Voor beide berichten geldt dat over 2008 de berichten met de berichtspecificatie van 2008 moeten worden ingestrd en berichten voor 2009 met de berichtspecificatie van U hoeft hiervoor niets te doen, FlexService zorgt dat atomatisch het goede berichtformaat wordt gekozen. Voor de Loonaangifte gelden de einddata van aangifte zoals die door de Belastingdienst zijn gecommniceerd. Voor zowel de vierwekenaangifte periode 13 als de maandaangifte periode 12 is de iterste aangiftedatm Correcties over 2008, die worden aangegeven na de laatste aangifte over 2008 moeten in een apart bericht worden opgenomen en mogen niet in eenzelfde bericht met een aangiftetijdvak van 2009 worden aangeleverd. De losse correctieberichten 2008 worden door FlexService atomatisch aangemaakt als een tijdvakaangifte doet over 2009 en er staan correcties over 2008 klaar om te verwerken. Voor de Weekaanlevering is het mogelijk om zowel over het voorgaande als het niewe jaar weekaanleveringen aan te leveren. Het weekaanleveringsbericht van het voorgaande jaar (in dit geval het weekaanleveringsbericht 2008) wordt nog gedrende een nader te bepalen periode (naar verwachting een kwartaal of een half jaar) geaccepteerd door de Belastingdienst/UWV. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 16 van 30

17 7 Voor de eerste verloning van 2009 Er zijn niewe mogelijkheden en aandachtspnten voor verlonen in Geen van deze pnten hoeft de eerste verloning van 2009 in de weg te staan, in de migratie naar de niewe versie worden de benodigde instellingen en gegevens atomatisch aangemaakt vanit bestaande informatie in de database. Het is echter verstandig om de gegevens goed te controleren voordat gaat verlonen om te voorkomen dat eventeel later onnodige correcties moeten worden gemaakt. 7.1 Premiegroepen wijzigen. Ieder jaar wordt door de Belastingdienst vastgesteld in welke risicopremiegroep een brea valt. Dit wordt per loonheffingennmmer (administratieve eenheid) vastgesteld. Indien er een wijziging is vastgesteld voor een of meer van w loonheffingennmmers moet dit aanpassen in FlexService Bij de Administratieve eenheid De premiegroep bij een loonheffingennmmer kan worden aangepast in modle Brea, tabblad Administratie (Administratieve eenheid). Selecteer de administratieve eenheid waarvan de gegevens moeten worden aangepast en klik op knop [Eigenschappen]. Scherm 'Eigenschappen Administratieve Eenheid' wordt geopend. Selecteer tab 'Premiegroep'. In deze tab kan worden vastgelegd welke premiegroepen in welke periode (jaar) geldig zijn. Voor 2009 wordt atomatisch een kopie gemaakt van de gegevens voor Als er géén wijziging geldt voor w brea dan zlt hieraan ds niets hoeven te doen. Is dat wel het geval, pas dan op basis van de beschikking van de Belastingdienst de waarden voor 2009 aan. Alleen de premiegroepen van het lopende jaar (2009) en van het komende jaar knnen door de gebriker worden aangepast. Als n de gegevens nog over 2008 wilt aanpassen, neem dan in het geval van een fotieve premiegroep contact op met FlexService Spport, zodat kan worden bekeken of er correctieaangiften of andere acties moeten worden itgevoerd. Op dit tabblad is het ook mogelijk gegevens toe te voegen. Ook hiervoor geldt dat gegevens alleen voor het lopende en komende jaar knnen worden toegevoegd. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 17 van 30

18 De gegevens die hier zijn ingevld, worden gebrikt in de loonaangifte, de weekaanlevering en het Reflex bericht voor elektronische ziek- en hersteldmeldingen In de ModelMatrix In de breamodelmatrix is onder premiegroep de sectorpremiegroep benaming te zien. Het is alleen nodig iets in de breamodelmatrix aan te passen als in 2009 een niewe sectorpremiegroep van toepassing is; als bijvoorbeeld naast Uitzendbedrijven IA ook in Uitzendbedrijven IB itgezonden gaat worden. LET OP: De aanpassingen in de breamodelmatrix gelden alleen voor niewe contracten. 7.2 Ato van de zaak Per 1 janari 2009 zijn er drie tarieven voor de bijtelling voor de ato van de zaak. Naast 14 en 25 procent is het n ook mogelijk om 20 procent voor het privé-gebrik bij te tellen. Op basis van de catalogswaarde wordt na aangeven van het percentage de bijtelling per jaar berekend. 7.3 Premiekorting Deze korting kan worden toegepast op de verschldigde premies WAO/IVA/WGA en WW-Awf (werkgeversdeel). Vanaf 1 janari 2009 worden twee niewe premiekortingen van kracht. Naast de al bestaande premiekorting voor arbeidsgehandicapten komen er twee premiekortingen voor odere werknemers: 1. Voor het in dienst nemen van een itkeringsgerechtigde die 50 jaar of oder is. 2. Voor werknemers van 62 jaar of oder. [Zie voor een beschrijving van de regelingen de niewsbrief 2009 loonheffingen van de Belastingdienst.] FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 18 van 30

19 De Belastingdienst heeft vier niewe codes toegevoegd aan de al bestaande codes voor premiekorting: 6: Werknemer van 50 jaar of oder die vanit een bepaalde itkeringssitatie in dienst is getreden. 7: Werknemer van 62, 63 of 64 jaar voor wie code 6 niet van toepassing is. 8: Werknemer voor wie code 5 en 6 beide van toepassing zijn. 9: Werknemer voor wie code 5 en 7 beide van toepassing zijn Premiekorting arbeidsgehandicapten Voorheen kon de premiekorting arbeidsgehandicapten in de aangifte worden opgenomen door in het Eigenschappenscherm Eindheffing en Afdrachtvermindering het totale bedrag over alle arbeidsgehandicapten op te nemen. Vanaf 2009 zal de premiekorting arbeidsgehandicapten in de verloning worden bepaald. U hoeft ds in de loonaangifte 2009 geen bedragen premiekorting meer toe te voegen. U moet er wel voor zorgen dat bij de kandidaten waarvoor de premiekorting geldt de jiste code is ingevld. Vanaf 2008 is dit voor arbeidsgehandicapten code 5. U knt de code toevoegen of aanpassen in modle Kandidaat > tabblad Verloning BO > Afdrachtvermindering/Premiekorting/Ato van de Zaak. In code 5 heeft FlexService een verdeling gemaakt tssen 5A en 5B. De code die voor de jaarwerkmigratie op 5 staat wordt atomatisch op code 5A gezet. Dit betreft arbeidsgehandicapten die niet in aanmerking komen voor een verhoging boven op de standaard arbeidsgehandicaptenkorting. Wijzig 5A in 5B als een kandidaat voor de verhoging in aanmerking komt. [Bekijk het handboek loonheffingen 2008 of de kandidaat in aanmerking komt voor de verhoogde arbeidsgehandicaptenkorting]. Als een kandidaat niet arbeidsgehandicapt is, wordt standaard een code 0 doorgegeven in de loonaangifte, weekaanlevering en Reflex bericht voor elektronische ziek- en hersteldmeldingen. Het is dan ook alleen nodig de code premiekorting in te vllen als een afwijkende code geldt. Voor de premiekorting arbeidsgehandicapten wordt een niewe component aangemaakt en in het jaarwerk atomatisch toegevoegd aan de modellen. Als deze component wilt verantwoorden dan knt dat op onderstaande wijze doen. De schermprint is een voorbeeld, in w sitatie knnen grootboekrekeningen afwijken. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 19 van 30

20 Hoewel de premiekorting (arbeidsgehandicapten) op kandidaatnivea berekend wordt, wordt ze verrekend met de cmlatieve premies WAO/WIA en WW bij het samenstellen van de aangifte. De korting verlaagt daarmee de kosten van alle kandidaten en is daarom niet toe te wijzen aan één enkele kandidaat. Vanwege deze reden is de premiekorting (arbeidsgehandicaptenkorting) niet opgenomen in de nacalclatorische kostprijs Premiekorting oderen De premiekorting oderen wordt op aangiftetijdvaknivea bepaald. Bij het aanmaken van de loonaangifte zal de premiekorting oderen worden berekend. Naast het doorgeven van een bedrag op collectief nivea in de aangifte moet ook voor de kandidaat voor wie de premiekorting van toepassing is een code worden meegegeven. In de gevallen dat de code afleidbaar is, is het niet nodig om bij de kandidaat aan te geven wat de code is. Zo hoeft geen code aan te geven als de kandidaat 62 jaar of oder is/wordt. Het bedrag en de code worden atomatisch bij de aangifte bepaald. In het geval er recht op oderenkorting is, omdat een itkeringsgerechtigde in dienst neemt van 50 jaar of oder, dan is het niet mogelijk om de code af te leiden. U moet in dit geval de code 6 toevoegen in modle Kandidaat > tabblad Verloning BO > Afdrachtvermindering/Premiekorting/Ato van de Zaak. Geef hier ook een begin- en einddatm op. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 20 van 30

21 LET OP: Aangezien bij 62 jaar of oder atomatisch de oderenkorting wordt toegepast in de aangifte, moet het expliciet bij de kandidaat aangeven als er geen recht is op de oderenkorting. Dit kan door een vinkje te zetten in het veld Geen premiekorting oderen. In de jaarwerkmigratie wordt een rapport 1504 Bericht Loonaangifte details premiekorting toegevoegd. Met dit rapport wordt inzichtelijk welke bedragen voor een kandidaat zijn berekend in de aangifte voor de premiekorting oderen en welke bedragen zijn berekend in de verloning voor de premiekorting arbeidsgehandicapten. Rapport 1500 Bericht Loonaangifte details cmlatief is aangepast en toont naast het totale bedrag aan premiekorting ook de verdeling van dit bedrag over de premiekorting oderen en arbeidsgehandicapten op collectief nivea Combinatie premiekortingen Als een kandidaat voor een combinatie van premiekortingen in aanmerking komt, geef dan de codes in modle Kandidaat > tabblad Verloning BO > Afdrachtvermindering/Premiekorting/Ato van de Zaak voor beide regelingen in. Als een 50 jarige in dienst neemt it een itkeringssitatie en deze kandidaat is ook arbeidsgehandicapt, geef dan zowel code 5 met de jiste looptijd en code 6 met de jiste looptijd aan. In de aangifte wordt als er meerdere premiekortingen tegelijk gelden de jiste code bepaald. In het genoemde voorbeeld zal code 8 worden doorgegeven in de loonaangifte/weekaanlevering. 7.4 Vrijstelling basispremie WAO/WIA Met de invoering van de premiekorting voor oderen komt de premievrijstelling voor de basispremie WAO/WIA te vervallen. Zie voor informatie over premiekortingen paragraaf 7.3. Er is een overgangsregeling voor de vrijstelling basispremie WAO/WIA. Deze overgangsregeling geldt voor werknemers waarvoor de premievrijstelling in 2008 ook werd toegepast en die op 1 janari ,5 jaar of oder zijn, in dienst zijn en nog geen 62 jaar zijn. Vanaf 62 jaar wordt de niewe premiekorting voor 62 jaar en oder toegepast. Voor de categorie werknemers die in dienst zijn gekomen met een leeftijd van 50 jaar en oder en die nog geen 55,5 jaar of oder zijn op 1 janari 2009 geldt in 2009 geen vrijstelling meer. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 21 van 30

22 In de verloning wordt vanaf 2009 alleen nog de WAO vrijstelling toegepast als de kandidaat voldoet aan de overgangsregeling en als het vinkje bij WAO vrijstelling op tabblad Verloning in modle Kandidaat aan staat. 7.5 Afschaffing eerstedagsmelding Vanaf 1 janari 2009 hoeven niewe werknemers niet meer via een eerstedagsmelding (EDM) aan de Belastingdienst gemeld te worden. De algemene verplichting voor iedere werkgever om eerstedagsmelding te doen, komt dan te vervallen. De inspecter krijgt wel de bevoegdheid een EDMverplichting op te leggen als sprake is van bijzondere risico s op frade en illegale tewerkstelling. In de volgende sitaties kan een EDM-verplichting worden opgelegd: als sprake is van een vergrijpboete voor het niet of te laat betalen van loonheffingen; als sprake is van strafrechtelijke vervolging voor het in dienst hebben van illegale werknemers; als sprake is van een boete voor het in dienst hebben van illegale werknemers; als sprake is van een naheffingsaanslag omdat werknemers niet in de loonadministratie zijn opgenomen. De gerichte EDM-verplichting geldt voor een termijn van drie jaren, tenzij een dergelijke verplichting al eerder aan de inhodingsplichtige is opgelegd. Dan geldt de verplichting gedrende vijf jaren. In FlexService wordt atomatisch geregeld dat controles en instellingen die met eerstedagsmeldingen te maken hebben niet meer van kracht zijn. U hoeft ds niets aan te passen aan de bestaande controles en instellingen. Mocht een verplichting tot eerstedagsmelding hebben gekregen van de inspecter dan moet bij de werkmaatschappij aangeven dat voor deze werkmaatschappij een eerstedagsmelding gemaakt moet worden. Voor deze werkmaatschappij worden dan de oorspronkelijke controles en instellingen weer van kracht. Zet in modle Brea > tabblad Instelling > Eerstedagsmelding > Aanmaken een vinkje als verplicht wordt voor een werkmaatschappij eerstedagsmeldingen aan te leveren. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 22 van 30

23 7.6 Aangiftetijdvak wijzigen Als voor een administratieve eenheid van aangiftetijdvak wisselt, van maand naar vierweken aangifte of vice versa, dan kan dit alleen als er nog geen loonaangiften zijn aangemaakt voor Wissel alleen van aangiftetijdvak als een beschikking heeft van de Belastingdienst waarop het betreffende aangiftetijdvak staat vermeld. U knt een wijziging van het aangiftetijdvak doorvoeren in modle Brea > Tabblad Administratieve eenheid > Eigenschappen Administratieve Eenheid. 7.7 Eigenrisicodragerschap In FlexService zijn twee componenten aanwezig die gebrikt knnen worden voor eigenrisicodragers. premie wao-wga eigenrisicodrager premie sectorfonds eigenrisicodrager Deze componenten zijn niet standaard aan de componentmodellen toegevoegd. Voeg deze componenten zelf toe als eigenrisicodrager bent voor één van de premies en hiervan gebrik wilt maken. De component 'premie wao-wga eigenrisicodrager' kan worden ingericht als de component 'niforme premie wao-wga diff'. Als zowel eigenrisicodrager bent voor de WAO als voor de WGA dan vlt in de component 'niforme premie wao-wga diff' een percentage van 0 in en in de component 'premie wao-wga eigenrisicodrager' het percentage dat vast wilt leggen ten behoeve van w eigen administratie. Bent voor of de WAO of voor de WGA eigenrisicodrager, dan vlt het percentage voor de premie waarvoor géén eigenrisicodrager bent in in de component 'niforme premie wao-wga diff'. De component 'premie wao-wga eigenrisicodrager' kan worden gebrikt om het percentage van de premie waarvoor wel eigenrisicodrager bent vast te leggen voor de eigen administratie. De component 'premie sectorfonds eigenrisicodrager' kan worden ingericht als de component 'premie sectorfonds'. Bent eigenrisicodrager voor de ZW dan geldt een korting op de premie sectorfonds. In de component 'premie sectorfonds' vlt het percentage in dat voor geldt. De component 'premie sectorfonds eigenrisicodrager' kan worden gebrikt om voor de eigen administratie een premiebedrag vast te leggen. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 23 van 30

24 7.8 NBBU fase 2A / 2B Sinds 2008 maakt de NBBU onderscheid tssen fase 2A en fase 2B. De achtergrond hiervan is dat het voor enkele premies noodzakelijk is om aan te sliten bij de ABU systematiek: De betreffende premies zijn: Scholingsfonds: deze premie wordt alleen geheven gedrende de eerste 78 weken van de itzending. Sociaal fonds: ook deze premie wordt alleen geheven gedrende de eerste 78 weken van de itzending. De FlexService tellingenmachine maakt voortaan onderscheid tssen fase 2A en fase 2B. Bij verloningen voor kandidaten in fase 2B worden geen premies scholingsfonds en sociaal fonds ingeboekt. Als gebrik maakt van de NBBU CAO moet voor de eerste verloning een telactie itvoeren voor alle kandidaten. Dit kan in modle Proces > Tabblad Telling > [Tellen Alles]. In het tabblad Kandidaat > Rechten wordt bij kandidaten in fase 2 de toevoeging A of B getoond: 7.9 FlexService en de STIPP-pensioenregeling De onderstening van de STIPP-regeling, die pas aan het eind van 2007 een definitieve vorm kreeg voor de verschillende vormen van flexcontracten, is in 2009 in FlexService op een aantal pnten verbeterd. Voor een itgebreide beschrijving van de STIPP-regeling en de manier waarop FlexService met de STIPP-regeling omgaat, verwijzen wij naar het docment over dit onderwerp op de Klantensite. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 24 van 30

25 7.9.1 Controlemogelijkheid voor de gebriker Organisaties die hn prijsstelling willen afstemmen op de kostprijs van de pensioenregeling krijgen hiertoe de mogelijkheid door bij het contract in het tabblad Arbeid onder Kostprijs in te geven op welke pensioenregeling het contract gebaseerd is: Bij de verloning zal vervolgens gecontroleerd worden of de toegepaste pensioenregeling overeenstemt met de in het contract opgegeven pensioenregeling. Wanneer dat niet het geval is, wordt de declaratie afgewezen en kan de gebriker maatregelen nemen door het contract aan te passen en de declaratie vervolgens alsnog ter verloning aan te bieden. Deze mogelijkheid knt activeren door in FlexAdministrator onder Instelling > Verloning > Controles de controle De pensioenregeling in het contract moet overeenkomen met de berekende pensioenregeling op Ja te zetten: FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 25 van 30

26 7.9.2 STIPP-pensioen n over itbetaalde reserveringstegoeden In de artikelen 36 A en 36 B van de CAO voor itzendkrachten wordt voorgeschreven dat de pensioenpremies voor de basis- en plsregeling worden berekend over het brtoloon, daarbij inbegrepen de itbetaalde reserveringen voor vakantiedagen, bijzonder verlof, kort verzim en feestdagen en de vakantiebijslag. In 2008 was echter een overgangsregeling van kracht, waarbij de pensioenpremie over reserveringen niet op het moment van itbetaling maar op het moment van reservering werd berekend. Op deze manier werden dbbeltellingen in de pensioengrondslag voorkomen (namelijk meetellen in de grondslag van itbetalingen die nog onder het ode STIPLU regime waren opgebowd en daardoor bij de reservering al tot de pensioenopbow hadden geleid). In 2009 zal conform de CAO pensioenpremie worden berekend over itbetaalde reserveringen. Om het probleem van dbbeltelling te voorkomen zal een STIPP-correctiebericht knnen worden aangemaakt waarin de gereserveerde tegoeden per eind 2008 aan STIPP worden doorgegeven. Met de (tijdelijke) knop [Correctie dbbele pensioenafdracht] in de modle Bericht > Pensioen wordt een correctiebericht in periode aangemaakt: Dit bericht bevat de eindstand van de reserveringen in De doorgegeven waarden zllen op de pensioenrekening van STIPP in mindering worden gebracht. 5 Let op! U knt dit bericht pas aanmaken na de jaarovergang naar Het verschiven van de premieberekening naar het moment van itbetaling van de reserveringstegoeden betekent dat de overeenkomstige kostprijs verlegd wordt van het moment waarop de omzet wordt gerealiseerd naar het moment van itbetaling van de reserveringen. Om dit bezwaar te ondervangen zijn in release twee voorzieningscomponenten beschikbaar gekomen, namelijk voorziening pensioenpremie over itbetaalde reserveringen en retor voorziening pensioenpremie over itbetaalde reserveringen. Deze componenten werken geheel analoog aan de reeds bestaande componenten voorziening sociale lasten vd/vg/kv/fd/tvt en retor voorziening sociale lasten vd/vg/kv/fd/tvt, en dienen om de kostprijs zoveel mogelijk gelijk op 5 Het correctiebericht volgt de aanwijzingen van STIPP in de Circlaire van december 2008 over dit onderwerp, met één itzondering. Aangezien FlexService in 2008 geen ren heeft toegekend aan reserveringstegoeden, zllen er voor deelnemers aan de Plsregeling ook geen negatieve ren worden doorgegeven. Dit zo ten onrechte tot een vermindering van franchise aanleiding zijn. FS91010D008_Jaarwerk_FlexService_2008.doc 26 van 30