Controllersbijeenkomst februari 2017

Transcriptie

1 De val van het regelrijk!? Controllersbijeenkomst

2 Welkom: Een kleine terugblik 2015: Zorg in transitie 2016: Digitalisering in de zorg 2017: De val van het regelrijk!? 2017 KPMG Advisory N.V., registered with the trade register in the Netherlands under number , is a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 2

3 KPMG Advisory N.V., registered with the trade register in the Netherlands under number , is a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 3

4 Regelarm voor velen actueel thema Net als in 2015 ook in 2016 in de top 3 van best verkochte boeken over organiseren. Deze visie zie je onder andere terug bij JP van de Bent KPMG Advisory N.V., registered with the trade register in the Netherlands under number , is a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 4

5 2017 KPMG Advisory N.V., registered with the trade register in the Netherlands under number , is a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 5

6 Agenda - 14:00 14:15 Welkomstwoord Mariska van de Luur, KPMG - 14:15 14:35 Jochem Dijkstra, KPMG - 14:35 15:05 Paneldiscussie (olv Sander den Hartog) met: Ruud Klarenbeek, JP van den Bent Stichting Jan Megens, Stichting zorgkantoor Menzis Beatrijs van Riessen, Stichting Estinea Jochem Dijkstra, KPMG - 15:05 15:25 Pauze - 15:25 16:30 Workshops - 16:30 17:00 Scale up: hoe groter, hoe meer regels Maarten van Dijk Boudewijn van der Kroft - 17:00 18:30 Afsluiting en Borrel 2017 KPMG Advisory N.V., registered with the trade register in the Netherlands under number , is a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 6

7 Workshops Regelloos en toch in control? Horizontaal toezicht zorgt voor iedereen Controlling in 2025 man versus machine? Zero based budgeting Doen we de goede dingen en doen we de dingen goed? management van kwaliteit bij s Heerenloo 2017 KPMG Advisory N.V., registered with the trade register in the Netherlands under number , is a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 7

8 Jochem Dijkstra Jochem Dijkstra Partner Gezondheidszorg Lid werkgroep RJ gezondheidszorg

9 Agenda Modeljaarrekening VWS 2016 ORT discussie Overige ontwikkelingen RJ KPMG Advisory N.V., registered with the trade register in the Netherlands under number , is a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 9

10 Modeljaarrekening VWS 2016 Model jaar document gepubliceerd Door COZIEK beoordeeld en aantal opmerkingen zijn verwerkt, maar. Aantal belangrijke opmerkingen ook niet, waaronder onder andere: Bestuursverslag => geen nadere invulling Toelichting WNT is niet conform model BZK => afstemming plaats tussen NBA en ministerie van BZK, echter op voorhand is het verstandig om het BZK model te laten hanteren en deze op te nemen in de jaarrekening in plaats van het WNT model van VWS Alle aanvullingen komen als bijlage bij de publicatie Vat op 2017 KPMG Advisory N.V., registered with the trade register in the Netherlands under number , is a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 10

11 ORT discussie VVT CAO VVT is definitief. Verzorgingshuizen en Thuiszorg (VVT) Impact op de balans per 31/12/2016. (Onder voorbehoud van definitieve afstemming door COZIEK). CAO art. 3.9: De eindejaarsuitkering wordt geleidelijk verhoogd en wordt een volledige 13e maand die in november wordt uitgekeerd, de opbouw voor deze 13e maand in 2018 start met de maand december Dat betekent voor de balans 31/12/2017 dat, naast een reservering voor te betalen vakantiegeld, er ook een reservering voor 13e maand komt (ter grootte van één maand dus). Voor de balans 31/12/2016 heeft dit geen consequenties. CAO art. 3.9A: Eenmalige uitkering in december 2016 en in. De last voor de eenmalige uitkering 2016 wordt genomen in 2016, de last voor de eenmalige uitkering 2017 wordt in 2017 genomen (periodekosten). Geen consequenties derhalve voor de balans 31/12/2016, tenzij de eenmalige uitkering m.b.t. december 2016 niet is uitgekeerd in december, maar in Let hierbij wel op de bepaling dat medewerkers die vallen onder art van de cao (zie onder d.) de eenmalige uitkeringen alleen krijgen indien zij instemmen met het schikkingsaanbod. CAO art. 3.12A: Werknemers met een pensioengevend inkomen boven de aftoppingsgrens ( ) worden hiervoor gecompenseerd over de jaren waarin dit aan de orde is (2016 en 2017). Geen consequenties voor de balans 31/12/2016, tenzij de compensatie over 2016 niet in 2016 is uitgekeerd. CAO art. 3.15: Werknemers die ORT hebben genoten over de periode 1/1/ /12/2016 krijgen een individueel schikkingsaanbod ter compensatie van niet genoten ORT over vakantiedagen, uit te betalen in drie termijnen (mei 2017, feb en feb. 2019) of eerder als de werknemer eerder uit dienst gaat of eerder als dit individueel wordt afgesproken. Consequentie voor de balans 31/12/2016: opname van een schuld ter grootte van de omvang van de door werknemers geaccordeerde schikkingsaanbiedingen, voor zover in 2016 nog geen betalingen zijn gedaan plus opname van een voorziening voor het deel waarvoor werknemers het schikkingsvoorstel nog niet hebben geaccordeerd. Dit laatste houd in dat voor alle betrokken medewerkers een schikkingsvoorstel door de zorginstellingen moet worden berekend. Kijk bij de verwerking goed naar effect op solvabiliteit en liquiditeit. Ga tijdig met accountant en bank in gesprek! 2017 KPMG Advisory N.V., registered with the trade register in the Netherlands under number , is a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 11

12 ORT discussie overige sectoren De vraag is in hoeverre de cao VVT nu weer een nieuw licht werpt op de andere cao s in de zorg, die destijds met instemming van betrokken partijen is ingevoerd. De cao VVT kent naast de reparatie van de ORT overigens ook een paar minder gunstige maatregelen voor medewerkers, waaronder het verminderen van vakantie-uren, de vraag is dus of deze regeling een gewild model is voor het heronderhandelen van de andere cao s. Met het in 2017 opnieuw onderhandelen van de genoemde zorg cao s kan de ORT discussie over het verleden wel weer bovenkomen en dan is de vraag of dit een verplichting is die voortkomt uit het verleden die in de jaarrekening 2016 (en eventueel nog openstaande jaarrekeningen 2015) moet worden opgenomen. Binnen COZIEK is hierover nog discussie, het hangt af van alle feiten en omstandigheden, waaronder de wijze waarop partijen een overeenkomst hierover formuleren, tot nu is de beleidslijn vanuit COZIEK echter geweest dat er op grond van de individuele claims die door medewerkers waren ingediend geen reden was voor het treffen van een voorziening. De discussie binnen COZIEK is nog gaande, doelstelling is wel om binnen de sector hier op gelijke wijze mee om te gaan in de jaarrekeningen 2017 KPMG Advisory N.V., registered with the trade register in the Netherlands under number , is a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 12

13 Overige ontwikkelingen RJ 655 Afgelopen jaar geen wijzigingen in RJ 655 en Regeling Verslaggeving WTZi (RVW) Openstaande onderwerpen met VWS: Is een jaarverslag verplicht? Is deponering bij de Kamer van Koophandel verplicht? Werkgroep maatschappelijke verantwoording (VWS/Nza) Genormaliseerd resultaat 2017 KPMG Advisory N.V., registered with the trade register in the Netherlands under number , is a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 13

14 Panel discussie

15 Panel discussie Als de cliënt tevreden is en de medewerker tevreden is dan is de zorg geleverd! 2017 KPMG Advisory N.V., registered with the trade register in the Netherlands under number , is a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 15

16 Panel discussie Wat zorgkantoren waardegericht inkopen, kunnen ze niet systeemgericht verantwoorden KPMG Advisory N.V., registered with the trade register in the Netherlands under number , is a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 16

17 Panel discussie Iedereen in de organisatie, ook de financieel deskundige, moet keuzes maken hoe hij of zij werkelijk waarde toevoegt aan het welzijn van de cliënt KPMG Advisory N.V., registered with the trade register in the Netherlands under number , is a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 17

18 Pauze

19 Pagina 19 Zorgboodschap Als de boodschap zorg is Onderdeel van Verscentrum Nederland 1 februari 2017

20 VCN en Boon Sliedrecht b.v. De klant staat centraal in de keuzes die hij maakt Pagina 20 Maart 2013 Zorgboodschap 2014-voorjaar 2016 Verscentrum Nederland 2016 Het beste van Foodservice en Retail Boon Beheer bv 2016-toekomst Verdere ontwikkeling van concepten

21 Landelijke dekking Sassenheim, Meppel en Helmond Pagina 21 Ruim 5000 afleveradressen, 90 bestelbussen en vrachtwagens en zo n 250 medewerkers Marktleider in het leveren van kleinschalige woongroepen Meppel Sassenheim Sassenheim Helmond

22 Pagina 22 Zorgboodschap Als de boodschap zorg is Als de boodschap zorg is

23 Waarin faciliteert Zorgboodschap? Als de boodschap zorg is... Pagina 23

24 Leveren Servicelevels Pagina 24 Servicepakket 1 Servicepakket 2 Servicepakket 3 Centraal afgeleverd, per bestelling apart. Aan huis bezorgd. Aan huis bezorgd. Instelling vervoert zelf. Opgeruimd in de koeling.

25 Veranderingen in het zorglandschap Als de boodschap zorg is, dan moeten wij toch geholpen kunnen worden om er voor onze cliënten te zijn? Pagina 25 Herkenbaar? Is uw organisatie de afgelopen tijd ook veranderd? Van centrale locaties naar kleinschalige woonvormen Van 1 keuken naar meerdere afdelingskeukens Te veel werk op het bordje van de zorgmedewerker

26 Assortiment Blurring: Vervagen van grenzen tussen de verschillende foodservice kanalen. Dit leidt tot nieuwe concepten, nieuwe businessmodellen = Zorgboodschap Pagina 26 Assortiment U kunt het volgende bij ons bestellen: Consumenten- en retailproducten (zowel DKW als vers) A-merken Huismerken Markant & g woon C-merk Ok Koelverse en diepvries maaltijden Dieetproducten Horeca en grootverbruikproducten Derde stromen Professionele schoonmaakproducten Medische disposables Incontinentiemateriaal Kantoorartikelen

27 Voordelen Zorgboodschap Als uw totaalleverancier Pagina 27 Wat zijn de voordelen voor u als u kiest voor Zorgboodschap: Bestelgemak Een vertrouwd gezicht Minder opslag- en magazijnkosten Besparing op administratie- en organisatiekosten Budgetcontrole en kostenbeheersing Advies en begeleiding Zo bespaart u op uw inkopen en inzet van uw personeel: Daardoor is er meer geld en tijd beschikbaar voor de daadwerkelijke zorg.

28 Praktijk case van Zorgbalans & VCN Samenwerking met leveranciers Pagina 28 Vertrouwen en partnership Met vertrouwen en partnership tussen klant en leverancier kan veel geld worden bespaard Eén leverancier aan de deur Zorg moet zich met zorg bezig houden Toekomstige mogelijke besparingen Waar kan de zorginstelling in de toekomst op kleinschalig niveau nog meer besparingen behalen

29 PTP Proces Zorgbalans casus Pagina 29 Site leverancier -> via procuratiesysteem Plaatsen bestelling -> order naar procuratiesysteem Goedkeuring order -> definitieve plaatsing order bij leverancier (rechtstreeks) Levering (ontvangst goederen) Controle levering met pakbon Communicatie leverancier omtrent verschillen pakbon vs. levering Pakbon verzamelen administratie (ligt dit bij de besteller?) Controle pakbon met order procuratiesysteem Ontvangst XML factuur Match factuur - order procuratiesysteem Match -> klaar voor betaling Mis-match -> zie vervolgstappen Doorsturen naar budgethouder voor akkoord Akkoord -> klaar voor betaling Niet akkoord -> terug naar de administratie Controle factuur op regelniveau Communicatie administratie leverancier omtrent verschillen

30 Uitgangspunten Zorgbalans PTP proces Pagina Op basis van partnership, transparantie en vertrouwen 2. Geen procuratie via IT software, geen controle om te controleren 3. Tools vanuit VCN (zie volgende sheet) 4. Factuurcontrole op basis van steekproeven (zie volgende sheet)

31 Zorgbalans-casus Pagina 31 Tools vanuit VCN: a) Maandelijkse Excel-rapportage / dataset op zeer hoog detailniveau b) Inleesbestand voor boekhoudpakket c) Call-rapportage in Excel d) Budget-module I. Vooraf melding bij overschrijding budget II. Achteraf controle budget-module vs. Factuur Factuurcontrole Zorgbalans op basis van steekproeven : a) Bijzondere maand-op-maand fluctuaties afname per afdeling b) Budgetmodule vs. factuur c) Klachten afhandeling -> resulterend in credits d) Welke (gevoelige) artikelen behoeven extra aandacht qua prijsontwikkeling of afname

32 Zorgbalans-presentatie Pagina 32

33 Besparing 1 ste fase: order - facturen Voordelen Pagina 33 Van 10 minuten naar 20 seconden order Van papier naar elektronisch Snellere en centrale verwerking Strakker inzicht in de procuratie minder risico voor RvB Vermindering administratieve handelingen Digitaal archief

34 Zorgbalans-presentatie Pagina 34

35 Pagina 35 Archief

36 Pagina 38 Resume: Purchase to pay Zorgbalans Op papier Decentraal Purchase to pay - elektronisch 1 Factuurstroom 1 Totaalfactuur per maand 1 Totaaloverzicht in uitgaven stroom tot

37 Pagina 39 Total cost of ownership in de nieuwe wereld TCO-model is drijvende kracht achter vormgeven transitie

38 Clearing: Derde stromen in combinatie met boodschappen Pagina 40 Als de boodschap zorg is Aantal momenten dat zorg onderbroken wordt door levering van goederen. Geen 5 leveranciers die wekelijks aan de deur komen maar 1, meerdere keren per week. Geen grootschalige inkoop met dode voorraad maar levering op woongroep niveau tegen geringe meerprijs. Minder transport bewegingen in/op het terrein. Magazijn met 2 a 3 FTE ontmantelen a per FTE. Geen 5 verschillende facturen maar 1.

39 Besparingen Tijd Vertrouwen Medewerkers Pagina 41 Besparing 1: van papier naar P2P: TIJD Besparing 2: van P2P naar vertrouwen: Besparing 3: Magazijn medewerkers: x X Besparing 1 Tijd Besparing 2 Vertrouwen Besparing 3 Medewerkers

40 En dit alles. Zorgbalans en Zorgboodschap Pagina 42 1 Vertrouwen >> 2 Samenwerking >> 3 Partnership >> d

41 Samen klaar voor de toekomst Samenwerken Pagina 43

42 Pagina 44 Wij beantwoorden uw vragen graag

43 Thank you