C3A-workshop Excel de Projects.xlsx en Excel-tips & trics. 9 okt. 2013

Transcriptie

1 C3A-workshop Excel de Projects.xlsx en Excel-tips & trics 9 okt C3A / Computer Assisted Arts Association nv zetel, sekretariaat, opleidingscentrum : Tramstraat 57, B-9052 Gent-Zwijnaarde tel (09) fax (09) btw BE bank info@c3a.be

2 blad 2/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt aankondiging van deze workshop op de C3A-Website :

3 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 3/66 Overzicht 1. INTRODUCTIE Situering van de ProjectInfo in de projects.xlsx Project-gebonden documenten in Word en Excel EXCEL-AANPAK Enkele algemene Excel-vaardigheden Excel Database-technieken Rekenen met tijden Keuzelijsten De C3A-Projectendatabase Projects.xlsx Werkbladen Project kiezen Werkblad Projecten Koppeling Toevoegen, verplaatsen en hernoemen Werkblad toevoegen Bereik bepalen Koppelen Gegevensvelden Een eigen tabel maken Mailfunctie Sjablonen in Word en Excel Brieven en Formulieren in Word Projectfiche in Excel Nog enkele Excel trics in de Meetstaat-modules Functies in de samenvattende meetstaat Opvatting van de samenvattende meetstaat Totaallijn in de samenvattende opmeting Functies in de samenvattende meetstaat Opbouw samenvattende meetstaat Totaallijn in de samenvattende opmeting Ramingprijs in samenvattende meetstaat Visuele controle artikeltotalen Loskoppelen van een samenvattende meetstaat Prijsvergelijking Opmaak prijsvergelijking Werkmethodiek met gewijzigde hoeveelheden en 2de prijsronde Herberekenen van een prijsvergelijking K.B. van 8 januari Meerdere samenvattingen in één boek Offerteaanvraag Vorderingstaten INTEGRATIE VAN DE PROJECT.XLSX IN REVIT EN BIM-BOUWDATA-EXTRACTIE Integratie van de Project.xlsx OOK in REVIT Overdracht van de meetstaat-info vanuit REVIT naar de meetstaten... 66

4 blad 4/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt INTRODUCTIE 1.1 Situering van de ProjectInfo in de projects.xlsx Zie de workshops met de introductie van de C3Admin 2011 modules en de introductie op de C3A-Website: c3a-wijzer/c3admin-2011-met-projectinfo-integratie-alle-documenten Fragment hieruit : Eigenlijk zouden we voor zo n database-faciliteiten Access moeten gebruiken, maar Access ontbreekt in de meeste edities van Office (al vanaf Office 2007 : een Office PRO mét Access kost al meteen dubbel zoveel ) en wie ként Access, of wie kan daar vloeiend een query en een report in maken? Dus

5 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 5/ Project-gebonden documenten in Word en Excel Vooraleer in de specifieke Excel-vaardigheden te duiken, eerst even illustreren wat de bedoeling is via een paar praktische voorbeelden met project-gebonden documenten in Word en Excel. De Bestek_titel.docx, Meetstaat_titel.docx en de Vstaat_titel.docx uit de C3Admin_cursus\20_lastenboekvb kunnen meteen illustreren hoe dit in Word verloopt (zie ook de uitleg tijdens de workshop) : In een Word-document kan dit ook vanuit een Header of Footer gebruikt worden :

6 blad 6/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt In Excel verloopt dit heel gelijkaardig, maar hierbij worden de variabele velden in één specifieke cel in het werkblad, met een specifieke naam ingevoegd : In Excel kunnen die variabele velden spijtig genoeg NIET in de typische Excel-headers gebruikt worden.

7 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 7/66 2. EXCEL-AANPAK 2.1 Enkele algemene Excel-vaardigheden Excel Database-technieken Om Excel als database te gebruiken, moeten de gegevens op een bepaalde manier zijn ingedeeld. Voer per rij alle gegevens in van één enkel item, bijvoorbeeld alle gegevens van een persoon of firma. In databasetermen heet die groep gegevens een record. Elke kolom moet dezelfde soort informatie bevatten voor alle items, een kolom bevat bijvoorbeeld alle voornamen van de personen. De kolom is een veld of field van de database. Voor het gemak kunt u op rij 1 van de database het beste de veldnamen of Fieldnames zetten, zoals Voornaam. Deze Fieldnames moeten uniek zijn per database, en lege rijen in de database moet u vermijden. Open als voorbeeld het bestand Aannemers_start.xlsx uit de workshop-folder. Dit voorbeeld (met de voorbeeld-data van de Aannemers uit de C3A-projects.xlsx ) willen we stap voor stap als database inrichten. Nu moet u Excel laten weten dat het bij deze gegevens om een database gaat. Meest elementaire methode is dat een naam database gegeven wordt aan de tabel met ingevulde gegevens (na selectie van alle cellen van de database, via het naamvak of via Formules -> Naam Definiëren Daarna kan je in de Namen Beheren dialoogbox zien dat die groep cellen effectief een naam meegekregen heeft :

8 blad 8/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt In Excel wordt dit ondertussen ook een tabel genoemd. Zet de celaanwijzer in een van de cellen van het gegevensbereik en ga in het lint naar het tabblad Invoegen. Klik in de groep Tabellen op de knop Tabel. Controleer in het dialoogvenster Tabel maken of het juiste cellenbereik automatisch is geselecteerd. Dit gebied wordt op het werkblad aangegeven door een stippellijn. Overschrijf desnoods het bereik in het invoervak of klik op het knopje rechts in dit invoervak en selecteer daarna het juiste bereik. Klik nog een keer op het knopje om het hele dialoogvenster te zien. De tabel bevat kopteksten te markeren als u veldnamen op de eerste rij hebt gezet. Zodra u op OK klikt, worden de gegevens opgemaakt met een tabelstijl. Excel weet nu ook dat het om een database gaat, én heeft vanzelf ook de Filters aangezet (zie verder).. Als de celaanwijzer in een tabel staat, zoals hierboven het geval is, verschijnt automatisch het aanvullende tabblad Ontwerpen. Met dit tabblad kunt u een andere stijl kiezen voor de tabel of andere zaken aanpassen. Kies eventueel een gepaste stijl naar uw goesting en waarbij u de gegevens goed kunt lezen. De optie Totaalrij kan van pas komen om totalen te laten berekenen. Klik in een cel van de totaalrij en gebruik het pijltje om in die cel iets anders dan een totaal te laten berekenen. Typ de naam Aannemers voor uw database in het invoervak Tabelnaam, dat kan handig zijn bij verwijzingen binnen Excel. En gezien we per tabblad maar één database willen aanleggen, kan je ook de bladnaam aanpassen naar Aannemers Unieke ID per record! Let erop dat we per Record in een Database een unieke ID op de eerste kolom in de database voorzien. Vooral bij verwijzingen vanuit andere database-tabellen naar deze tabel is het nodig dat iedere persoon of firma een unieke aanduiding meekrijgt. Hebt u bijv. enkele personen met dezelfde familienamen zoals Van de Velde Jan, Vande Velde Piet, Vandevelde Pol en nog een tweede Van de Velde Jan, dan zou u als unieke ID de letters van de namen allen in hoofdletters en zonder leestekens kunnen gebruiken, en bij dubbels er een volgnummer aan geven, zoals VANDEVELDEJAN1, VANDEVELDEPIET, VANDEVELDEPOL en nog een tweede VANDEVELDEJAN2. Deze unieke ID s kunnen dan meteen ook zorgen voor een juiste sortering (zoals in een telefoonboek-volgorde ).

9 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 9/66 U kunt databasegegevens rechtstreeks in de tabel wijzigen en nieuwe gegevens invoeren op de eerste lege rij onder de tabel. De nieuwe gegevens krijgen automatisch dezelfde stijl als de tabel. Maar invoeren op de eerste lege rij werkt niet als er een totaalrij wordt getoond. Een invoerformulier werkt wel en is sowieso gemakkelijker bij een uitgebreidere (maar niet té uitgebreide ) database. Op zo'n formulier ziet u alle velden in een oogopslag en hoeft u niet horizontaal te scrollen. U moet wel eenmalig een knop toevoegen voor het formulier. Mogelijke methode: klik op het pijltje op het einde van de werkbalk Snelle toegang en kies Meer opdrachten. Selecteer onder Kies opdrachten uit: de optie Opdrachten die niet in het lint staan en voeg het item Formulier... toe aan de werkbalk. Open een formulier voor uw database met de knop die u in de vorige stap hebt toegevoegd. Via dit formulier kunt u records wijzigen, verwijderen of nieuwe maken en bladeren door uw database. Wijzigen doet u in de invoervakken, voor verwijderen en nieuwe maken gebruikt u de knoppen rechtsboven. Let op dat u de Tab-toets of de muis gebruikt om naar een volgend veld te gaan, met de Enter-toets bewaart u het huidige record. Met de knop Herstellen maakt u wijzigingen in het huidige record ongedaan. Handig van het formulier is dat u via de knop Criteria snel bepaalde records kunt zoeken. Klik op de knop en typ (een deel van) de gezochte tekst in een invoervak. Klik daarna op Volgende zoeken en herhaal dit steeds om naar de volgende treffer te gaan. Rechtsboven ziet u hoeveel treffers er gevonden zijn. Klik opnieuw op Criteria als u de zoektermen wilt verwijderen of klik op Sluiten om het formulier te sluiten. Opgelet: dit systeem heeft z n beperkingen: bij teveel kolommen in de database werkt dit niet

10 blad 10/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Goed idee om via Titels Blokkeren de Veldnamen en de ID+Bedrijfsnaam vast op het scherm te houden. Ga op R2K3 staan, en kies Titels Blokkeren in de Beeld-Ribbon: Vanaf nu kan u scrollen in deze database waarbij deze titels bovenaan en links in beeld blijven. U kunt de gegevens in uw database eenvoudig sorteren. Ga in het lint naar het tabblad Gegevens. Plaats de celaanwijzer in het veld (de kolom) waarop u wilt sorteren, bijv. ID. Klik vervolgens in de groep Sorteren op Sorteren van A naar Z of van Z naar A. Wilt u sorteren op een bepaald veld (bijvoorbeeld Postcode) en binnen die sortering op een tweede veld? Klik dan op de knop Sorteren om het gelijknamige dialoogvenster te openen. Geef daarin eerst de gewenste Kolom en Volgorde op voor de hoofdsortering. De vervolgkeuzelijst Sorteren op moet zijn ingesteld op Waarden. Klik nu op Niveau toevoegen en stel het tweede sorteerniveau in op dezelfde manier. Klik tot slot op OK om de database te sorteren. U heft de sortering op met de knop Ongedaan maken of door een nieuwe sortering te kiezen.

11 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 11/66 Wilt u alleen bepaalde records uit de database laten weergeven? Dit zogeheten filteren gaat ook heel vlot met Excel. Om te filteren op een bepaald veld, klikt u op het pijltje rechts van de bijbehorende kolomkop (in dit voorbeeld: Disciplines). Vink vervolgens in het grote vak de items aan die u wilt zien en klik daarna op de knop OK. Rijen die niet overeenstemmen met het filter worden verborgen, wat u kunt zien aan ontbrekende rijnummers. Bovendien verschijnt bij het pijltje naast de kolomkop een filterpictogram, waaraan u kunt zien dat de database op dat veld gefilterd is. Om het filter op te heffen, klikt u op het pijltje en kiest u Filter uit wissen. Een gefilterde database kunt u naar wens sorteren en afdrukken. U kunt trouwens verschillende velden tegelijk filteren om alleen de records te vinden die aan al die filters voldoen. Om in één keer alle filters uit de tabel te verwijderen, gaat u in het lint naar het tabblad Gegevens en klikt u in de groep Sorteren en filteren op de knop Wissen. In sommige situaties kan een ander type filter, een tekstfilter, van pas komen. Daarmee kunt u bijvoorbeeld een adressenlijst filteren op alle records waarvan de postcode begint met 8 of 9. De naam tekstfilter is misschien misleidend, want het komt dus ook van pas bij velden met cijfers of datums. Om een tekstfilter (of getalfilter? zijn uw postcodes getallen of teksten?) in te stellen, klikt u op het pijltje rechts van de kolomkop en vervolgens op Tekstfilters. Kies in dit submenu een geschikte voorwaarde, bijvoorbeeld Begint met. Het dialoogvenster Aangepast AutoFilter verschijnt. In dit venster mag u twee voorwaarden opgeven, die u kunt combineren met de keuzerondjes En en Of. Klik op OK om het filter toe te passen. Een tekstfilter verwijdert u op dezelfde manier als bij de vorige stap. Excel maakt trouwens geen onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters bij tekstfilters of andere filters. Nadat u zo n filter hebt gemaakt, kunt u dit ook toepassen voor verder gebruik.

12 blad 12/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Soms is het nuttig om een groep uit de complete database af te zonderen voor een bepaalde toepassing. Stel dat we bijv. een aparte lijst willen van alle aannemers Elektriciteit, Verwarming en/of Sanitair. Kopieer vooraf onder de database deze discipline-keuzes (zie voorbeeld en ga in het lint naar het tabblad Gegevens en klik in de groep Sorteren en Filteren op Geavanceerd. In het dialoogvenster Uitgebreid filter klikt u op het knopje rechts in het vak Criteriumbereik en vervolgens selecteert u de rijen waarin criteria zijn opgegeven, plus de rij met veldnamen daarboven. Klik na het selecteren weer op het knopje. Controleer of het Lijstbereik klopt en pas dit anders op dezelfde manier aan. Selecteer nu ook Kopiëren naar een andere locatie en selecteer een bereik onderin de database (bijv. op rij 50 in dit geval) Zodra u op OK klikt, wordt de tabel gefilterd op basis van de criteria die u hebt opgegeven. U verwijdert een uitgebreide filter in de tabel zelf weer met de knop Wissen, in het lint. Nog dit : bij het opgeven van criteria voor een formulier, maar ook in criteria voor een uitgebreid filter kunt u zogeheten jokertekens gebruiken. Typ een vraagteken op de positie waar een willekeurig teken mag staan.. Gebruik een sterretje op de positie van een willekeurig aantal tekens. Zet het teken ~ voor een jokerteken (of voor een tweede teken ~) om daarnaar te zoeken (gebruik bijvoorbeeld ~? om naar een vraagteken te zoeken). Via het lint Gegevens heeft u ook de extra handige mogelijkheid Duplicaten verwijderen om lijsten te filteren op dubbels. Vaak is het zo dat doorheen de jaren contacten op meerdere manieren in de lijst verzeild geraken en via deze optie kan je makkelijk alle dubbels verwijderen. De dubbels kan je vlotjes traceren op basis van welke criteria dubbels gedetecteerd worden. In Aannemers_einde.xlsx in de workshop-folder vind je het eindresultaat van deze Aannemers-databaseoefening, zoals die in de C3A-projects.xlsx als voorbeeld zit.

13 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 13/ Rekenen met tijden Wat u vooraf dient te weten: Excel kent geen tijd of datum. Voor Excel is dat gewoon een getal. Een datum is een geheel getal, waarbij 1 januari 1900 dag 1 is. Dat betekent dus dat woensdag 9 oktober 2013 dag is. De datumweergave in Excel is met andere woorden niets meer dan een cel-opmaakprofiel. Zo ook voor de tijd, wat in Excel een decimaal getal is. Eén uur is 1/24 ste deel van een dag, dus gelijk aan 1/24 of Rekenen met datums Hoeveel dagen zijn er verstreken tussen twee datums? Trek simpelweg de oudste datum af van de jongste om het antwoord te weten. Een simpel voorbeeld: om te weten de hoeveelste dag van het jaar het is vul je in de ene cel 1/1/13 in, en in de volgende cel de huidige datum. In de derde cel trek je de eerste cel af van de tweede.

14 blad 14/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Tip: de huidige datum kan je automatisch invullen met de toetsencombinatie Ctrl+; (puntkomma). Er zijn ook een reeks Datum-en Tijd functies beschikbaar, zoals bijv. =nu()! Optellen van Uren Als we met tijden willen kunnen rekenen, moeten we ze in het formaat u:mm:ss invoeren. Maar als we zo bijvoorbeeld de reeks 8:00:00, 9:00:00, 5:00:00 en 6:00:00 invoeren en optellen, dan krijgen we als antwoord: 4:00:00. Excel haalt het dagdeel, oftewel 24 uur, er automatisch uit. Hoe voorkomen we dit? We moeten in de resultaatcel bij aangepaste opmaak vierkante haken om het uurdeel zetten, dus zo: [u]:mm:ss. We kunnen er ook een d voorzetten: d u:mm:ss. Dan krijgen we 1 4:00:00

15 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 15/66 Uren en minuten omzetten naar decimale cijfers Stel we hebben een totaal aantal uren en minuten van 33:22. De makkelijkste manier om dit om te zetten naar decimale cijfers is, delen door 1:00 (lees 1 uur). Gek genoeg lukt dat alleen door die 1:00 in een aparte cel te zetten en vervolgens in de deling te verwijzen naar dat celadres. In één keer delen: 33:22/1:00 geeft een foutmelding! Let ook op de opmaak van de cellen Eigen datum-formaat Datums, daar kun je ook leuke dingen mee doen. Stel je wilt een datum weergeven als: woe Tik dan de datum in en ga met de rechter muisknop naar celeigenschappen. Kies voor datum en typ in het vakje type het volgende: ddd d-m-jjjj. Zo kan je meteen uitvissen op welke dag van de week je geboren bent. Praktisch voorbeeld: facturatie per project In deze oefening maken we een tabel met daarin een vijftal projecten. We hebben tevens drie groepen medewerkers per project: de ingenieurs, de tekenaars en het secretariaat. Deze drie groepen worden elk aan een eigen tarief gefactureerd. Ons tabelletje ziet er in z n eenvoudigste vorm uit als dit: De cellen waarin de kostprijs van de ingenieur, tekenaar en secretariaat zijn aangegeven, hebben elk een naam gekregen. Resp. zijn dat Kost_ingenieur, Kost_tekenaar en Kost_secretariaat. Deze namen gebruiken we straks in de berekening en laten ons toe de tarieven op één centrale plaats in het rekenblad bij te houden. In een uitgebreidere versie zou men deze zes cellen in een afzonderlijk blad kunnen bewaren, en per te factureren maand een werkblad voorzien De cellen waarin de tijden ingevuld zijn, hebben een aangepaste formatering gekregen van het type [u]:mm, het heeft immers weinig zin ook seconden in te geven. Opgelet: bij het invullen van de tijden moet men er op letten steeds uren en minuten in te geven, gescheiden door een dubbel punt. Twee uren geef je dus in als 2:00. Als je gewoon 2 ingeeft, heb je geen twee uren maar twee dagen!

16 blad 16/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Om het facturatiebedrag te kennen, beginnen we met deze formule in te vullen: =((RK[-4]*Kost_ingenieur)+(RK[-3]*Kost_tekenaar)+(RK[-2]*Kost_secretariaat)) Dat geeft ons dit resultaat: Let echter op de formatering van dat totaal: het lijkt er op dat Excel hier ook de opmaak uren:minuten hanteert. Het totaal klopt echter wel: (32.5 x 120) + (140 x 80) + (9.5 x 70) is inderdaad Wanneer we deze cel nu als valuta gaan opmaken krijgen we plots een ander totaal: Excel heeft op een of andere manier ons resultaat gedeeld door 24. We passen daarom onze formule aan: ==24*((RK[-4]*Kost_ingenieur)+(RK[-3]*Kost_tekenaar)+(RK[-2]*Kost_secretariaat)) Waardoor we nu het juiste bedrag terug te zien krijgen: Sleep vervolgens de formule naar beneden, en alle totalen worden berekend:

17 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 17/ Keuzelijsten Ook keuzelijsten in cellen kunnen heel handig zijn : de gebruiker hoeft niet steeds opnieuw dezelfde waarden in te tikken en uit te kijken voor tikfouten. Een keuzelijst verzekert u ervan dat u een geldige waarde invoert, en beperkt de keuzemogelijkheden tot een vooraf bepaalde set. Hoewel het nuttig zou zijn deze sets in een afzonderlijk gedeelte van ons werkboek te bewaren, ondersteunt Excel deze mogelijkheid helaas niet. Selecteer twee aaneengesloten lege cellen in een nieuw werkblad. Tik JA in de ene cel, en NEE in de andere. Selecteer nu een andere lege cel en kies Gegevensvalidatie uit het Gegevens-lint. Bij Toestaan selecteren we Lijst wat het uitzicht van het dialoogvenster Gegevensvalidatie enigszins wijzigt: In het Bron tekstvak klikken we het knopje rechts in het tekstvak, selecteren de twee cellen die de waarden JA en NEE bevatten en klikken OK. De actieve cel bevat nu een keuzelijst met enkel de waarden JA en NEE.

18 blad 18/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Dit kan nuttig zijn wanneer u een formulier wil opmaken dat door derden moet worden ingevuld, zodat u steeds van standaardantwoorden verzekerd bent. De respondent kan in dit vak enkel de vooropgestelde waarden JA of NEE kiezen, misschien en weet niet zijn geen opties. Bemerk dat een cel met keuzelijst slechts het keuzelijstknopje toont wanneer ze actief is. In bovenstaande afbeelding links is de cel actief, rechts niet. Dezelfde methode kan vb. gebruikt worden om ervoor te zorgen dat bij maand enkel geldige waardes worden ingevoerd, idem bij verkoper of product. Zo krijgen tikfouten geen kans. Waar nuttig kan men een set invulopties als een bereik definiëren. Neem vb. de lijst met maanden: selecteer deze twaalf cellen, en kies uit het lint Formules het item Naam definiëren. Geef dit bereik de naam Maanden. Als u nadien in het lint Formules het item Namen beheren bekijkt vindt u de betreffende naam en het bereik van deze naam terug. Dit bereik is natuurlijk aanpasbaar als u deze keuzelijst wil bijsturen. Wanneer we die lijst met maanden als keuzelijst willen gaan gebruiken, selecteren we terug een lege cel, kiezen opnieuw Gegevensvalidatie in het lint Gegevens, en bij het tekstvak Bron in het dialoogvenster Gegevensvalidatie vullen we dan gewoon =Maanden in.

19 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 19/66 Het dialoogvenster Gegevensvalidatie biedt nog twee bijkomende tabbladen waarin resp. een Invoerbericht kan meegegeven worden, en een Foutmelding. Wanneer de cel met keuzelijst actief is zal er een tooltip getoond worden met de inhoud van het invoerbericht: Ingeval de gebruiker geen optie uit de keuzelijst selecteert, maar vb. iets anders intikt, verschijnt de inhoud van de foutmelding: Ter info: bij Foutmelding kan men onder Stijl bepalen of de foutieve invoer verboden (standaardinstelling) of toegelaten is.

20 blad 20/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt De C3A-Projectendatabase Projects.xlsx In de map met de gegevensbestanden wordt het Excel-boek Projects.xlsx bewaard. Dit boek bevat alle informatie omtrent de bouwprojecten. Die informatie wordt gebruikt in de voorbereide typedocumenten, en toegevoegd aan AutoCAD-tekeningen en Revit-projecten (vanaf r2012) waar deze informatie op haar beurt gebruikt wordt om titelblokken in te vullen. De gebruiker kan zelf bijkomende typedocumenten en -formulieren toevoegen welke op hun beurt aan het boek kunnen gekoppeld worden. Elk werkblad is opgevat als een Excel-tabel. Dit houdt in dat om een nieuwe gegevensrij aan de tabel toe te voegen, dit via invoegen rij dient te geschieden. In onderstaand voorbeeld rechtsklikken we op de kop van rij 5 en kiezen Invoegen uit het contextmenu. Let op: de eerste rij van elke tabel bevat de namen welke men best niet wijzigt. Deze zijn in Revit2012 en later gebruikt bij het invullen van projectgegevens in de tekeningen! Ook de tweede rij is geen gewone datarij: deze bevat verwijzingen naar de verschillende werkbladen in het boek. Deze verwijzingen zijn nodig om de gewenste gegevens uit die werkbladen te kunnen ophalen en ze in de datacellen weer te geven. Uiteraard mogen ook kolommen worden toegevoegd, dit gebeurt op vergelijkbare manier als het toevoegen van rijen. Het is evenwel imperatief dat nieuwe kolommen of rijen worden tussengevoegd: op deze manier is men zeker dat ze deel uitmaken van de tabel. Men kan makkelijk controleren of een cel al dan niet nog binnen een tabel valt. Indien dit het geval is, wordt boven het lint Hulpmiddelen voor tabellen zichtbaar. Let op: de eerste kolom van elk van deze werkbladen bevat telkens een unieke identificatie: in bovenstaand voorbeeld is elk dossiernummer uniek! Er mogen geen lege cellen voorkomen, en deze kolom mag niet verplaatst, verwijderd of hernoemd worden! Deze opmerking geldt voor elk werkblad binnen dit boek.

21 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 21/66 De kolommen kunnen gesorteerd en gefilterd worden via het knopje met het pijltje bovenaan elke kolom. De lijst mag naar eigen inzicht gesorteerd worden, dit heeft geen invloed op de werking van het geheel. Wel is het zo dat wanneer op de tweede rij van de te sorteren kolom niets is ingevuld, de gehele tweede rij helemaal onderin de tabel komt te staan. Dit euvel is vlot te verhelpen door zo'n grijze cel met de rechtermuistoets aan te tikken, en uit het contextmenu te kiezen voor Sorteren > Geselecteerde celkleur bovenaan plaatsen te kiezen, wat de grijze cellen terug naar de tweede rij brengt.. Om dergelijke situaties in de kiem te smoren kregen alle werkbladen in Projects.xlsx in de niet-ingevulde grijze cellen van de tweede rij drie spaties, zodat bij het sorteren de grijze rij steeds de tweede rij blijft. Formaat Het verdient de voorkeur om datums als tekst in te geven (zet een apostrof vóór de datum: '15/02/2011) zodat Excel deze niet in een getal omzet. Verder is het aangewezen om altijd dezelfde notatie te gebruiken voor datums en telefoon/fax/gsm nummers. Dus niet 15/02/2011 en dan weer , of en dan weer 09/ Nota: Door de aard van Excel zal de verwerking van deze tabellen gevoelig trager verlopen naarmate de database meer records bevat. 300 records blijft nog steeds zeer werkbaar, eenmaal boven de 500 loopt de reactietijd sterk op.

22 blad 22/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Werkbladen Het boek bevat meerdere werkbladen, waarvan u hieronder een overzicht vindt. Projectlijst De projecten worden bijgehouden in het werkblad Projecten. Deze tabel bevat volgende kolommen: Dossiernummer Dossiernaam Bouwheer Dossieromschrijving Dossiermap Dossierdatum Projectstatus Werf Architect Interieurarchitect Tuin_en_landschapsarchitect ProjectLeider Aannemer_Grondwerken Aannemer_Ruwbouw Aannemer_Dakwerken Aannemer_Schrijnwerk Aannemer_Elektra Aannemer_Pleisterwerk Aannemer_Sanitair Aannemer_Vloeren Aannemer_Verwarming Aannemer_Schilderwerken Aannemer_Tuinaanleg Ingenieur_Stabiliteit Ingenieur_Technieken Ingenieur_Akoestiek Veiligheidscoördinatie EPB Merk op dat we het gebruik van spaties en lees- en bewerkingstekens rigoureus vermijden. Zo voorkomen we dat Excel deze als operators zou kunnen opvatten. Voor volgende kolommen dient de gebruiker de gegevens zelf in te tikken: Dossiernummer Dossiernaam Dossieromschrijving Dossiermap Dossierdatum Projectstatus Let op: Via Opties kan men instellen dat er automatisch een dossiermap wordt aangemaakt zodra men een project kiest.

23 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 23/66 Daarom, wanneer men een dossiermap wenst op te geven, vul dan bijvoorkeur het volledige pad in. Dus niet Bob_Eengezinswoning, maar wel D:\Dossiers\Bob_Eengezinswoning. Indien het om een netwerkschijf gaat, zet er dan best ook de computernaam voor, vb: \\Onze_Server\Dossiers\Bob_Eengezinswoning. Zo voorkom je dat de dossiermappen worden aangemaakt in de schijf of map waarin Excel of Word werd opgestart. Alle andere kolommen bevatten keuzelijstjes welke gekoppeld zijn aan een kolom uit één van de andere werkbladen in hetzelfde boek. Het keuzelijstje wordt geactiveerd door op de cel te klikken. Er verschijnt dan rechts van de cel een knopje waarmee het keuzelijstje kan worden opengeklapt. Vervolgens klikt men op het gewenste item: het lijstje verdwijnt en het item komt in de cel te staan. Om later een andere keuze te maken herhaalt men gewoon de procedure. Nota: De veldnamen in de eerste rij worden in de typedocumenten gebruikt. Vanaf r2012 van AutoCAD en Revit worden ze eveneens in de door C3A voorbereide titelhoek gebruikt. Het is daarom wenselijk deze veldnamen niet te wijzigen. Ook aan dit werkblad mogen kolommen worden toegevoegd. Hoe de koppeling met de andere werkbladen in dit boek worden tot stand gebracht ziet u verder in dit document. Bouwheren Hier worden de gegevens van de opdrachtgevers of bouwheren bewaard. ID Bedrijfsnaam Bedrijfsvorm Aanspreking Naam Voornaam en Aanspreking2 Naam2 Voornaam2 BouwheerNaam Adres Postcode Gemeente Telefoon GSM Fax BTW Ondernemingsnummer MaatschappelijkeZetel

24 blad 24/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Alle velden in dit en volgende werkbladen worden handmatig ingetikt, er is geen koppeling naar andere werkbladen. Nieuw: In dit werkblad zijn kolommen voor een tweede bouwheerpartner voorzien: Aanspreking2, Naam2, Voornaam2. Op die manier kan men de aansprekingen, voornamen en familienamen van beide partners in één veld combineren. Twee extra kolommen zijn daarvoor toegevoegd: De kolom BouwheerNaam bevat een formule welke kijkt of er bij Bedrijfsnaam een naam werd ingevuld. Zo ja, dan krijgt BouwheerNaam de waarde van Bedrijfsvorm + Bedrijfsnaam. Zo niet, dan krijgt BouwheerNaam de waarde van Aanspreking + Naam + Voornaam + en + Aanspreking2 + Naam2 + Voornaam2. Er is dus ook een kolom en. Deze bevat eveneens een formule zodat ze enkel indien er een Aanspreking2 is ingevuld, ze de waarde "-" krijgt. (koppelteken) BouwheerNaam is uiteindelijk het veld dat in de Revit titelhoeken zal worden gebruikt. Voor deze en hierna vermeldde tabellen geldt volgende: De gebruiker mag deze lijst naar wens met bijkomende kolommen uitbreiden. In de eerste kolom is een Excel-naam gedefinieerd welke omwille van de eenvoud identiek is aan de naam van tabblad. Het is naar deze namen dat de keuzelijstjes in het werkblad Projecten verwijzen. Hoe je zo'n verwijzing zelf tot stand kan brengen zie je verderop. Voor de veiligheid werden de namen gedefinieerd tot en met de eerste lege lijn (zoals ook de tabellen zijn gedefinieerd). Als de gebruiker bij het toevoegen van nieuwe lijnen ALTIJD een lijn tussenvoegt, blijven zowel tabellen als naambereik intact. Essentiële regels voor bewerken zijn: kolomhoofden van de tabellen moeten uniek zijn binnen de tabel in de kolomhoofden mogen enkel letters en cijfers worden gebruikt. Geen leestekens, spaties of bewerkingstekens! tweede rij moet leeg zijn of bevat: verwijzing naar een tabblad (of spaties of een van de tekens - of _ )

25 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 25/66 Indien de kolom mailadressen bevat, is het verplicht een apestaartje ) te voorzien! Mocht het sorteren van deze kolom niet naar wens verlopen, mag men desgewenst nog een spatie voor het apestaartje plaatsen. in de eerste kolom van elke tabel moet vanaf rij 3 een unieke identificatie voor de rij komen (uniek binnen die kolom) nieuwe lijnen in de tabellen moeten altijd worden tussengevoegd (vandaar de extra lege lijn achteraan) behalve voor de projectentabel Aannemers Hier worden de gegevens van de aannemers bewaard. ID Bedrijfsnaam Bedrijfsvorm Aanspreking Naam Voornaam Adres Postcode Gemeente Telefoon GSM Fax Ondernemingsnummer MaatschappelijkeZetel Klasse Disciplines Het veld Disciplines is enkel bedoeld als geheugensteuntje voor de gebruiker. Desgevallend kan men meerdere disciplines in één cel invullen. Architecten Hier worden de gegevens van de architecten bewaard. ID Bedrijfsnaam Bedrijfsvorm Aanspreking Naam Voornaam Adres Postcode Gemeente Telefoon GSM

26 blad 26/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Fax Disciplines Ondernemingsnummer MaatschappelijkeZetel RPR OrdeProvincie Het veld Disciplines is enkel bedoeld als geheugensteuntje voor de gebruiker. Desgevallend kan men meerdere disciplines in één cel invullen. Ingenieurs Hier worden de gegevens van de ingenieurs bewaard. ID Bedrijfsnaam Bedrijfsvorm Aanspreking Naam Voornaam Adres Postcode Gemeente Telefoon GSM Fax Ondernemingsnummer MaatschappelijkeZetel Klasse Disciplines Het veld Disciplines is enkel bedoeld als geheugensteuntje voor de gebruiker. Desgevallend kan men meerdere disciplines in één cel invullen. Veiligheidscoördinatie Hier worden de gegevens van de veiligheidscoördinatoren bewaard. ID Bedrijfsnaam Bedrijfsvorm Aanspreking Naam Voornaam Adres Postcode Gemeente

27 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 27/66 Telefoon GSM Fax Ondernemingsnummer MaatschappelijkeZetel EPB Hier worden de gegevens van de energieverslaggevers bewaard. ID Bedrijfsnaam Bedrijfsvorm Aanspreking Naam Voornaam Adres Postcode Gemeente Telefoon GSM Fax Ondernemingsnummer MaatschappelijkeZetel Medewerkers Hier worden de gegevens van de medewerkers bewaard. ID Naam Voornaam Functie Werven Hier worden de gegevens van de werven bewaard. ID Provincie Adres

28 blad 28/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Postcode Gemeente Telefoon Fax DatumStart Kadaster Verkaveling DatumVerkaveling Werfleider Let op: In het blad Werven is in de eerste kolom de volgende formule voorzien: =[@Gemeente]&" "&[@Adres] Wanneer de gebruiker de kolommen Gemeente en Adres invult, dan zorgt de genoemde formule ervoor dat deze beide waarden samen in de eerste kolom worden getoond. Deze formule wordt evenwel niet automatisch meegekopiëerd bij het invoegen van een nieuwe lijn! De gebruiker kan de formule makkelijk "slepen" vanuit de bovenliggende cel. Merk op dat het gebruik van deze formule geen noodzaak is: een gebruiker mag uiteraard zelf een ID invullen. Voorwaarde is uiteraard dat deze ID uniek is. De formule is hier een hulpmiddel toe: men zal niet gauw twee werven op hetzelfde adres hebben. Deze unieke ID dient evenwel voor alle lijnen van hetzelfde type te zijn! Dus ofwel overal de formule, ofwel overal een zelfgemaakte ID! Project kiezen De knop roept een dialoogvenster op waarlangs men een project kan selecteren uit de projectenlijst. Het project kan men uit de projectenlijst kiezen aan de hand van het selectieveld Project, gesorteerd volgens het eerste veld in de Projectenlijst. De velden Projectmap en Projectenbestand worden weergegeven ter titel van inlichting. Nota: Wanneer men dit dialoogvenster voor de eerste maal opent, wordt de volledige lijst van projecten geladen. Als de projectenlijst omvangrijk is, kan dit even duren. Dezelfde lijst van projecten wordt ook geladen vanuit het mailvenster. (Daar gebeurt het niet bij het openen van het venster maar na openen van een van de selectieboxen bovenaan - of het leegmaken van het project). Eenmaal de projectenlijst is geladen (hetzij vanuit

29 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 29/66 projectselectievenster hetzij vanuit mailvenstesr, wordt die in het geheugen bijgehouden, zodat een volgende keer tonen van een projectenlijst een stuk sneller gaat. Om na het eenmaal geladen zijn van de projecten, deze toch opnieuw uit de database (projects.xlsx) te laden, kan dit via de knop 'Vernieuwen' in het projectselectievenster. Wanneer men een project selecteert, wordt naast de knop informatie uit de projectenlijst weergegeven. Het actieve document is nu gekoppeld aan het gekozen project, waardoor alle projectinfo beschikbaar komt binnen het actieve document. Deze projectinfo kan men nu als gegevensveld in het actieve document invoegen. Opgelet: deze informatie is afkomstig uit de projectenlijst, en is dus geenszins gekoppeld aan de werkelijke positie van het project! Tip: Zo nodig kan via de knop de projectenlijst worden geopend en aangevuld of bijgewerkt worden. In het vak Projectenbestand zien we ter info de naam en locatie van de projectenlijst. De knop wordt gebruikt om de data uit de projectenlijst opnieuw in te lezen, zodat eventuele wijzigingen welke men aanbracht ter beschikking komen in de projectkeuzevakken van het dialoogvenster Werkblad Projecten Vanaf de derde kolom mag de gebruiker kolommen toevoegen. Indien men een kolom toevoegt op het einde van het werkblad, draag er dan zorg voor dat de nieuwe kolom deel uitmaakt van de tabel, zoals beschreven in het artikel betreffende het boek Projects.xlsx. In de eerste rij van de nieuwe kolom vult men een naam in die duidelijk is voor alle gebruikers. In de cel daaronder moet de naam van het werkblad waarnaar de kolom verwijst letterlijk worden overgenomen. Kolommen welke naar hetzelfde werkblad verwijzen, kunnen gegroepeerd worden. In bovenstaande afbeelding staan de architectgerelateerde kolommen samen, net zoals de aannemergerelateerde kolommen. Opgelet: de tweede rij mag geen lege cellen bevatten! Indien men in zo'n cel niets wenst in te vullen dient men er niettemin drie spaties te plaatsen. Opgelet: Sluit Projects.xlsx steeds af met de eerste kolom alfabetisch gesorteerd, zoniet kan de database niet correct worden aangesproken.

30 blad 30/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Groeperen van kolommen is niet verplicht, maar het zorgt er wel voor dat er ook in het Projectinfovenster groepen gevormd worden Koppeling De koppeling tussen de cel op de derde en volgende rijen maak je als volgt: Selecteer de cel in kwestie, maak de linttab Gegevens actief en kies bij Hulpmiddelen voor gegevens voor Gegevensvalidatie. Er verschijnt een dialoogvenster waarin je het bereik instelt waar Excel de gegevens moet gaan ophalen. Eens dat is gebeurd, kan je de cel naar beneden slepen, zodat dit voor alle records de gevraagde informatie tonen. Wanneer de gebruiker later nieuwe records toevoegt, zullen de gebruikte formules automatisch ook in dat nieuwe record worden meegenomen.

31 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 31/ Toevoegen, verplaatsen en hernoemen In elk werkblad van Projectx.xlsx kan en mag de gebruiker naar wens kolommen en zelfs werkbladen toevoegen, zoveel is inmiddels wel duidelijk. Ook het binnen hetzelfde werkblad verplaatsen van kolommen en werkbladen is toegelaten. Een kleine beperking hierbij is bovenaan dit document beschreven: in het werkblad Projecten kan je best bijeenhorende kolommen bij elkaar houden: dat geeft een aantal voordelen bij het gebruik van de voorbereide typedocumenten. Ook dient het werkblad Projecten als eerste te staan. Hernoemen van kolommen en werkbladen is weliswaar mogelijk maar wordt ten stelligste afgeraden: in de voorbereide typedocumenten zullen de automatisch ingevulde velden dan immers "wees" worden. Dat betekent dat er geen koppeling meer is tussen veld en werkblad, waardoor de gebruiker al deze documenten moet gaan bewerken om de verweesde velden opnieuw te koppelen. Ingeval de gebruiker kolommen/werbladen heeft toegevoegd/verplaatst, worden deze wijzigingen niet onmiddellijk overgenomen in de voorbereide typedocumenten. Dit heeft evenwel geen enkele invloed op de goede werking van deze typedocumenten. Immers, zodra men een projekt kiest wordt het Projectinfo-venster heropgefrist. Zodoende komt de nieuwe kolom uit Projects.xlsx in het Projectinfo-venster beschikbaar. Ook voor reeds ingevulde documenten geldt deze regel: om de nieuwe kolom uit Projects.xlsx in het Projectinfo-venster te zien te krijgen, dient men het project opnieuw te kiezen. Zie het artikel omtrent de typedocumenten om deze wijzigingen daarin door te voeren Werkblad toevoegen Net zoals men aan de bestaande werkbladen in de projectendatabase kolommen mag toevoegen, kunnen ook bijkomende werkbladen toegevoegd worden. Het eenvoudigst is het om een bestaand werkblad gewoon te kopiëren en de kopie een unieke naam te geven. We maken vb een duplicaat van het blad Veiligheidscoördinatie, dat we vervolgens hernoemen naar Werfcoördinatie Bereik bepalen In de eerste kolom, vanaf rij 3 tot de laatste rij in de table is een bereik bepaald met dezelfde naam als het werkblad. Doordat we vertrokken zijn van een duplicaat, dienen we de naam van het bereik te veranderen naar de nieuwe naam van het werkblad. Kies de tab Formules uit het Lint, en klik op Namen beheren.

32 blad 32/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt In het dialoogvenster dat verschijnt selecteren we de te wijzigen naam, en kiezen Bewerken. Verander de naam in de naam van het werkblad en klik OK. Nu krijgt u dit te zien: Sluit het dialoogvenster.

33 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 33/ Koppelen Alles is nu klaar om in het werkblad Projecten een kolom toe te voegen. Deze kolom krijgt in haar eerste cel de naam van het nieuwe werkblad, en de cellen vanaf rij 3 worden vervolgens gekoppeld aan het nieuwe werkblad Gegevensvelden Koppelen aan een project Via de knop kan men een project selecteren uit de lijst Projects.xlsx. Hoe dit in z'n werk gaat ziet u hier. Door een project uit de lijst te kiezen bevat het document vanaf nu een verwijzing naar het project. Alle projectgegevens zijn daardoor ter beschikking voor gebruik in het document. Indien de projectgegevens in het boek hierna nog worden gewijzigd, dan kunnen de gewijzigde gegevens gewoon op het document toegepast worden door de knop of door het kiezen van een ander project. Gegevensvelden invoegen en verwijderen Klik op de knop, dit opent het Projectinfovenster. Dit venster kan gedocked worden neergezet langs één van de vier zijden van het Word- of Excelvenster, of zwevend op het scherm worden geplaatst. Het venster bevat een boomstructuur waarvan het eerste niveau de kolomtitels van het eerste werkblad in het boek Projects.xlsx toont. Deze structuur vertakt verder naar de onderliggend informatie vervat in de andere werkbladen van datzelfde boek. Door nu zo'n item in de boomstructuur te dubbelklikken, zal er een veld in het actieve document (Word of Excel) worden ingevoegd op de plek waar de aanwijzer staat. Dit veld geeft de waarde weer van dat item, voor het gekozen project. Op deze wijze kan een gebruiker vlot eigen typedocumentsjablonen bij creëren, of bestaande sjablonen aanvullen. Deze velden komen zoals reeds gezegd in het document te staan waar ze, mits het document aan een project is gekoppeld, onmiddellijk de corresponderende waarde tonen. De weergave van zo'n veld is verschillend in Word en in Excel. Wanneer we zo'n veld aanklikken in Word ziet het er uit als volgt: In Word kan een veld in z'n geheel terug verwijderd worden met de Delete-toets, maar kan ook inhoudelijk gewijzigd worden zoals vorige afbeelding aantoont. In Excel wordt de waarde van het veld gewoon in de actieve cel ingevoegd. Het veld is hier visueel niet direct als dusdanig herkenbaar. Wel wordt er op de achtergrond een Excel-naam aangemaakt, zoals we in deze afbeelding zien:

34 blad 34/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Wanneer we de cel met een ander veld willen overschrijven krijgen we daar netjes een waarschuwing over: Zo'n cel kan ook manueel overschreven worden, net zoals dat in Word het geval is. Wanneer men echter de knop klikt, worden de manuele wijzigingen opnieuw overschreven met de waarden uit Projects.xlsx. Opgelet: Ook bij het openen van het document worden eventuele projectvelden automatisch bijgewerkt. Om de velden uit een Excel werkblad te verwijderen, volstaat het niet om op de cel te gaan staan en de deletetoets aan te tikken: dit verwijdert welliswaar de waarde, maar niet het veld. In onderstaande afbeelding links is de waarde aanwezig, rechts werd deze met de Delete-toets gewist. Bemerk echter dat de naam van het veld behouden blijft. Zodra men de knop waarde in de cel. aanklikt, of wanneer men het werkblad terug opent, verschijnt terug de Een veld correct verwijderen gebeurt zo: Maak het te wissen veld actief. In het Naamveld, links van de formulebalk, verschijnt de naam van de cel. Maak de C3A-tab actief, en klik Knoppen Het Projectinfovenster beschikt over een viertal knoppen met volgende functie: Deze knop voegt het geselecteerde veld in op de plaats van de aanwijzer. De functie is dezelfde als dubbelklikken op het item in de boomstructuur. Deze knop geeft de gebruiker de keuze of de geselecteerde waarde naar het document wordt gekopiëerd, dan wel naar het klembord. Deze knop start de mailfunctie Deze knop wordt gebruikt om de ingestelde opmaak (zie ook het opmaakvoorbeeld) op de in het document geselecteerde velden toe te passen. Deze knop opent een dialoogvenster waarin lettertype, kleur enz. kunnen gekozen worden voor gebruik in de velden. Een opmaakvoorbeeld wordt vervolgens naast deze knop weergegeven. (zie ook de afbeelding boven deze tabel)

35 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 35/ Een eigen tabel maken Indien je beschikt over data uit een ander beheerspakket, en u wil deze aan Projects.xlsx toevoegen, kan u hiervoor te werk gaan zoals hieronder beschreven staat. Voeg een nieuw werkblad toe aan het boek. In de eerste rij wordt de hoofding ingevuld. Plaats ID in de eerste cel, en vul de volgende cellen in naar behoefte. Selecteer de cellen in de rij onder de hoofding, en geef deze een achtergrondkleur. In deze cellen moet men telkens drie spaties voorzien. Selecteer nu de cellen die de tabel gaan uitmaken......en kies Tabel in de tab Invoegen van het Lint.

36 blad 36/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Er verschijnt een dialoogvenster dat het geselecteerde gebied aangeeft. Zorg er voor dat Mijn tabel bevat kopteksten is aangevinkt alvorens OK te klikken. Het geselecteerde gebied heeft nu om en om gekleurde rijen, en er verschijnt een contextueel lint, waarin je de naam van de tabel ziet verschijnen. Je kan deze tabel een meer beduidende naam geven als volgt: Ga naar de tab Formules, en klik op Namen beheren. Dit opent onderstaand dialoogvenster waarin je de naam in kwestie selecteert, en vervolgens op de knop Bewerken klikt.

37 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 37/66 Er verschijnt een nieuw dialoogvenster waarin je de nieuwe naam intikt. Klik OK tot alle dialoogvensters gesloten zijn. Plak de gegevens uit het ander beheerspakket in de nieuwe tabel. Opgelet een tabel breidt niet automatisch uit wanneer men er gegevens in plakt. Doe dit zelf door vooraf voldoende lijnen tussen te voegen in de bestaande tabel! Opgelet in de eerste kolom dienen unieke waarden te staan! Lees daarom ook dit artikel. Tot slot moet dit nieuwe werkblad worden gekoppeld. Hoe dat in z'n werk gaat staat hoger in dit document beschreven.

38 blad 38/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Mailfunctie Bij het opstellen van werfverslagen en andere documenten welke aan meerdere partijen bezorgd dienen te worden, kan het nuttig zijn om snel en overzichtelijk alle mailadressen van potentiële bestemmelingen gepresenteerd te krijgen. De knop in de C3A-tab van het lint maakt dit mogelijk. Deze knop roept het Mail-dialoogvenster op: We overlopen even de verschillende delen van het dialoogvenster: 1. We beginnen onderaan het dialoogvenster: als u het actieve document als bijlage wenst mee te zenden, plaatst u hier een vinkje. In de afbeelding is de optie uitgegrijsd: het is pas mogelijk het actieve document als bijlage mee te zenden nadat het werd opgeslagen. Als er nà het opslaan nog aan het bestand is gewijzigd, wordt dit netjes door een geel driehoekje en een tooltip aangegeven:

39 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 39/66 2. In deze lijst kiest men het project waarop het bestand van toepassing is. Default zal reeds de waarde zijn ingevuld van het laatst geselecteerde project. Ingeval er sindsdien aan de projectendatabase is gewijzigd, worden deze wijzigingen hier nog niet weergegeven. Daarvoor dient u het project expliciet te selecteren, wat ervoor zorgt dat de projectgegevens opnieuw uit de database worden opgehaald en aan het actieve document worden toegevoegd. 3. Het gommetje wist de projectkeuze. Men kan hetzelfde resultaat bekomen door helemaal bovenaan in de keuzelijst het blanco veld te selecteren. 4. Dit is een filterfunctie: door in deze lijst een keuze te maken, filtert men de resultaten van de projectkeuzelijst. In dit voorbeeld kozen we ervoor om enkel de aannemers voor het project te weerhouden. Let wel: er zijn enkel filters voor die tabbladen in Projects.xlsx waarvan er meerdere velden worden gebruikt in het tabblad Projecten van datzelfde boek. Een voorbeeld: in het blad Architecten vindt men ook de interieur- en tuin- en landschapsarchitecten. 5. De (al dan niet gefilterde) lijst van bestemmelingen. Deze lijst wordt opgehaald uit de projectdata welke in het actieve document reeds aanwezig is. De lijst wordt geactualiseerd wanneer men via de keuzelijst een ander project kiest. Bestemmelingen waarvoor geen adres werd opgegeven in de projectendatabase worden uitgegrijsd. Nota: indien er een project geselecteerd wordt, dan toont vak 5 enkel die contacten die aan het gekozen project gekoppeld zijn. Deze lijst kan verder gefilterd worden zoals besproken in punt 4. Is er geen project geselecteerd, en ook geen filter gekozen, dan blijft vak 5 leeg. Door alsnog een filter te kiezen kan men een lijst krijgen van vb. alle aannemers, ongeacht of ze gekoppeld zijn aan een project.

40 blad 40/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt De bekende To, Cc en Bcc vakken. Selecteer in de lijst van bestemmelingen de gewenste items, en sleep ze naar keuze in de To, Cc en Bcc vakken. Men kan bij het selecteren gebruik maken van de shiften de controltoets voor aaneengesloten resp. meervoudige selecties. In de To, Cc en Bcc vakken kan men zo nodig nog bestemmelingen selecteren en naar de prullenmand verwijzen of naar een ander vak slepen. Bestemmelingen welke naar de To, Cc of Bcc vakken worden gesleept, zijn niet langer beschikbaar in de bestemmelingenlijst. Door een bestemmeling vanuit het To, Cc of Bcc vak naar de prullenmand te verwijzen, komt deze terug beschikbaar in de lijst van bestemmelingen. Merk op dat in bovenstaande afbeelding dezelfde naam tweemaal voorkomt in het Cc vak. Dat is omdat dezelfde aannemer in dit project zowel het sanitair als de verwarming voor z'n rekening neemt. Of u in zo'n geval één of twee berichtjes wil zenden laten we aan u over. 7. Eenmaal alle bestemmelingen naar het To, Cc of Bcc vak gesleept, kiest u voor Start Mail, wat uw default mail client opstart, een nieuw bericht maakt gericht aan alle geselecteerde bestemmelingen en het actieve document als bijlage toevoegt.

41 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 41/ Sjablonen in Word en Excel Naar wens kunnen allerlei.docx of.xlsx documenten opgemaakt worden, waarin de info per project naar believen geïntegreerd wordt in de documenten. Voor tekst-toepassingen met Word zijn een hele reeks Sjablonen opgemaakt ( zie C:\Models\C3Admin\UserTemplates\nl, met zo n 100-tal modeldocumenten ) en als Excel-voorbeeld werd ook een Projectfiche.xltx opgemaakt, met een overzicht van alle projectinfo op één fiche Brieven en Formulieren in Word Via de Sjablonen-knop in het C3A-lint is een snelle toegang voorzien tot de reeds voorbereide gebruikerssjablonen : Bij de Instellingen -> projectinfo kan je bepalen waar de hoofdfolder van deze gebruikers-sjablonen is:

42 blad 42/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Projectfiche in Excel Naar wens kunnen allerlei.docx of.xlsx documenten opgemaakt worden, waarin de info per project naar believen geïntegreerd wordt in de documenten. Als Excel-voorbeeld werd ook een Projectfiche.xltx opgemaakt, met een overzicht van alle projectinfo op één fiche : Dergelijke documenten kunnen ook de basis vormen voor andere toepassingen, denk maar aan het sturen van een bericht (via mailmerge ) naar alle aannemers van één project OPROEP naar alle C3A-Userclubleden : Hebt u zo n project-gebonden Word en/of Excel-documenten beschikbaar die zouden kunnen aangevuld worden op deze set gebruikers-sjablonen? Laat het ons weten, en stuur die eens naar ons toe. Dan kunnen we ze bijvoegen bij deze set, zodat bij een volgende update zo n stel brieven en formulieren voor alle C3A-Userclubleden ineens beschikbaar zijn. En dan moet u deze documenten alvast niet zelf up-to-date bijvoegen in de toekomst

43 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 43/ Nog enkele Excel trics in de Meetstaat-modules Belangrijk onderdeel van de C3Admin-extensies zijn de meetstaat-modules voor Excel, waar ook wat extra Excel tricks bij toegepast worden. De samenvattende meetstaat vormt een geheel van tools voor het opmaken van een samenvattende meetstaat, gelinkt aan een detail meetstaat. De samenvattende meetstaat is gebaseerd op het sjabloon ingesteld in de Opties. Default is dat SM2013.xltx Functies in de samenvattende meetstaat Artikel (artikelnaam) Omschrijving (artikelnaam) VHFH (artikelnaam) Eenheid (artikelnaam) Hoeveelheid (artikelnaam) Deze functies halen de overeenkomstige informatie van een bepaald artikel uit de detail meetstaat. De artikelnaam is de Excel Naam die door de overzetfunctie aan ieder artikel in de detail meetstaat werd gegeven (zie Maken van samenvatting). Indien een artikel niet meer bestaat, bv. als men na het opmaken van de samenvatting in de detailmeetstaat een artikel schrapt, dan zullen bovenstaande functies als resultaat de foutmelding #NOART geven Opvatting van de samenvattende meetstaat Kolom Inhoud Omschrijving 1 Artikelnummer Voorzien voor bepaalde openbare besturen die dergelijk volgnummer vragen. Indien dit volgnummer niet nodig is kan men deze kolom een breedte=0 geven of buiten het afdrukbereik laten. 2 functie Artikel (artikelnaam) Artikelnaam 3 functie Omschrijving (artikelnaam) Omschrijving van het artikel 4 functie VHFH (artikelnaam) Vermoedelijke of Forfaitaire Hoeveelheid 5 functie Eenheid (artikelnaam) Eenheid van het artikel 6 functie Hoeveelheid (artikelnaam) Hoeveelheid van het artikel 7 Eenheidsprijs in deze cel kan de eenheidsprijs van het artikel worden ingevuld. Dit ten behoeve van een raming. 8 Totale prijs In deze cel is een formule ingevuld die aan de hand van de hoeveelheid en eenheidsprijs het totaal voor een artikel berekent. 9 Subtotaal In deze cel wordt het tussentotaal van het hoofdstuk berekend indien deze optie bij de algemene instellingen in het INI-blad aangevinkt werd. De manier waarop een artikellijn in de samenvattende meetstaat opgemaakt wordt is bepaald in het INI-blad. In de sectie Formattering heeft een lijn de naam SM_artline waarvan de opmaak wordt overgenomen bij het aanmaken van een samenvattende opmeting.

44 blad 44/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Totaallijn in de samenvattende opmeting Onderaan de samenvattende opmeting wordt een totaallijn toegevoegd, opgemaakt volgens SM_eindtotaal uit het INI-blad. Let erop dat deze zone in het INI-blad uit meerdere lijnen bestaat, en naast de opmaak ook de formules bevat. Uiteindelijk wordt de cel van kolom K2 van de totaallijn voorzien van de naam TotalLine. Dit is een herkenningsnaam voor de module van de prijsvergelijking van de meetstaat applicatie. Als om een of andere reden de cel genaamd TotalLine niet meer bestaat zal men zelf de cel in kolom K2 van de totaallijn de naam TotalLine moeten geven om het gedeelte prijsvergelijking te kunnen laten lopen! Dit gebeurt door de cel in kolom K2 van de totaallijn te selecteren, in het Lint in de groep Formules de functie Naam definiëren te kiezen, en TotalLine in te vullen als naam Functies in de samenvattende meetstaat Eens een samenvattende meetstaat actief is, komen de functies uit de groep Meetstaat samenvatting in het Lint beschikbaar Opbouw samenvattende meetstaat Bij het aanmaken van een nieuwe samenvatting, is op vraag van een aantal gebruikers geopteerd om standaard een aantal extra kolommen in te voegen voor de verschillende aanbestedende aannemers. Zoals duidelijk gemaakt in de afbeelding onder is: een kolom hoev. 2 beschikbaar zodat de ontwerper - na validatie van nieuw voorgestelde hoeveelheden van één of meerdere aannemers - ook met een gewijzigde hoeveeldheid kan verder rekenen. prijs: kolom met eerste lijst eenheidsprijzen van betreffende aannemer afw. hoev.: kolom waarbij betreffende aannemer een voorstel tot afwijkende hoeveelheid kan signaleren. prijs 2: kolom met tweede lijst prijzen indien aannemer bij tweede prijsronde aangepaste prijzen doorgeeft totaal: kolom met totaalprijs per artikel voor betreffende aannemer % t.o.v. tot.: verhouding van totaalprijs van betreffende lijn t.o.v. totaalprijs van de aanbesteding % t.o.v. gem.: procentuele afwijking van de prijs van deze betreffende aannemer t.o.v. het gemiddelde Noteer: gebruikers die deze extra kolommen niet wensen te gebruiken, kunnen er voor opteren om ze onzichtbaar te maken. Hiervoor is in het ini-blad van Mlib.xlsm een checkbox Uitgebreid zicht voor prijsvergelijking voorzien bij de algemene instellingen.

45 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 45/ Totaallijn in de samenvattende opmeting Onderaan de samenvattende opmeting wordt een totaallijn toegevoegd, opgemaakt volgens SM_eindtotaal uit het INI-blad. Let erop dat deze zone in het INI-blad uit meerdere lijnen bestaat, en naast de opmaak ook de formules bevat. Uiteindelijk wordt de cel van kolom K2 van de totaallijn voorzien van de naam TotalLine. Dit is een herkenningsnaam voor de module van de prijsvergelijking van de meetstaat applicatie. Als om een of andere reden de cel genaamd TotalLine niet meer bestaat zal men zelf de cel in kolom K2 van de totaallijn de naam TotalLine moeten geven om het gedeelte prijsvergelijking te kunnen laten lopen! Dit gebeurt door de cel in kolom K2 van de totaallijn te selecteren, in het Lint in de groep Formules de functie Naam definiëren te kiezen, en TotalLine in te vullen als naam Ramingprijs in samenvattende meetstaat Men kan rechtstreeks in de samenvattende opmeting de ramingprijzen vanuit een database laten invullen. Raming der werken De ramingprijs komt in de kolom K8 en is een constante waarde. Deze cel is opgemaakt in de stijl PriceStyle. Door in de kolom K8 alle eenheidsprijzen verder in te vullen kan men een raming van de werken opmaken. In de kolom K9 is reeds automatisch een formule ingevuld die het totaal voor een artikel berekent. Automatisch ramingprijzen invullen Met de knop uit de meetstaat-werkbalk kan men de ramingprijzen uit een database van artikels laten invullen voor de overeenkomende artikels uit de samenvattende meetstaat en die database. Vooraleer deze functie te gebruiken dient men echter eerst in het boek Mlib.xlsm de juiste database als actief werkblad aan te duiden. Hiervoor kan men via de knop springen naar het boek Mlib.xlsm, vervolgens via de tabs onderaan de juiste database kiezen, en tenslotte terugkeren naar de samenvattende meetstaat. De functie Prijzen invullen vanuit een artikellijst in Mlib.xlsm checkt op het dubbel gebruik van dezelfde artikelcodes. Zo kan dubbel gebruik van codes en de daaruit voortvloeiende fouten makkelijker ondervangen worden. Niet alleen ramingprijzen, maar ook offerteprijzen Als de actieve cel (dit is de cel die geselecteerd is) zich in kolom 1 tot 9 bevindt, dan worden de prijzen ingevuld in de kolom K8, waardoor men een raming kan opmaken. Indien men een cel in één van de volgende kolommen selecteert en dan de functie uitvoert, dan zullen de prijzen ingevuld worden in de eenheidsprijzen kolom van een aannemer voor de prijsvergelijking.

46 blad 46/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt De functie doorloopt alle artikels van de samenvatting en zoekt een overeenkomstig artikel in de database. Dit gebeurt door het artikelnummer te vergelijken. Als een overeenkomstig artikel gevonden is dan wordt de eenheidsprijs uit de database in de samenvatting ingevuld. Opgelet: Indien in de prijzenkolom reeds een aantal prijzen zijn ingevuld dan worden deze niet overschreven, maar blijven de reeds ingevulde waarden staan. Zichtbaar of onzichtbaar maken van de eenheidsprijzen De eenheidsprijs wordt zichtbaar of onzichtbaar gemaakt via de knop PriceStyle wijzigt. welke de stijl Visuele controle artikeltotalen In de groep Meetstaat samenvatting maakt de knop het mogelijk om op een snelle manier visueel te controleren of het bereik voor de sommering van de lijntotalen correct is opgemaakt. Onderstaande afbeelding maakt het gebruik van deze visuele controle duidelijk Loskoppelen van een samenvattende meetstaat Door het aanmaken van de samenvattende meetstaat vanuit de detail meetstaat, met de optie Maken samenvatting uit het meetstaat menu, wordt de informatie in de samenvattende meetstaat gelinkt aan de detail meetstaat. Dit wil zeggen dat de artikelnummers, omschrijvingen en eenheden die men ziet eigenlijk telkens berekende waarden zijn die via speciale functies uit de detail meetstaat komen. (zie samenvattende meetstaat) Een meetstaat kan ook los van de meetstaat applicatie geladen worden. Dit komt omdat de meetstaat functies in een afzonderlijke invoegtoepassing mfunc.xla zitten, die zich bevindt in de XLSTART-map, zodat deze functies altijd ter beschikking zijn. Men heeft eveneens de mogelijkheid om een samenvattende meetstaat los te koppelen van de detail meetstaat, en van de meetstaat applicatie, om deze eventueel aan derden mee te geven die niet beschikken over de C3A Meetstaat applicatie.

47 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 47/66 Loskoppelen Om een samenvattende meetstaat los te koppelen gebruik de knop samenvatting uit het Lint. uit de groep Meetstaat Hierdoor zal een kopie van het werkblad met de samenvattende meetstaat gemaakt worden en zullen alle speciale meetstaat functies (zoals =artikel(), =omschrijving(), enz..) uit het nieuwe werkblad verwijderd worden, alsook de overige verwijzingen naar de detailmeetstaat, zoals Bouwheer, Dossiernummer, enz Prijsvergelijking In de kolommen naast de samenvattende opmeting kan men een prijsvergelijking laten opmaken. Opbouw van de prijsvergelijking Bij het opmaken van een prijsvergelijking, zijn een aantal optimalisaties opgenomen: Ontbrekende prijzen aannemers worden bij prijsvergelijking aangevuld met rekenkundig gemiddelde óf gewogen rekenkundig gemiddelde. Deze optie kan bepaald worden in het luik Algemene instellingen in het initabblad van het lib-bestand. Indien de prijs voor een bepaald artikel inbegrepen is in een andere post, dan kan als eenheidsprijs "0" ingevuld worden. Bij het genereren van de prijsvergelijking wordt deze "0" vervolgens omgezet naar inbegr. door het opmaakprofiel PriceIncl. Bij het activeren van een prijsvergelijking, worden de parameters van de prijsvergelijking automatisch netjes opgelijst onder de prijsvergelijkingstabel.. Bij de aanzet van een nieuwe prijsvergelijking wordt vooraf gecheckt op automatisch ingevulde, gemiddelde prijzen van een vorige prijsvergelijking (nl. Celeigenschappen - Getal - Aangepast "xxxxx"). Deze cellen worden dan opnieuw leeg gemaakt zodat het gemiddelde ook opnieuw berekend en ingevuld wordt. Invullen van de prijsvergelijking Vul in de titellijn de namen van alle deelnemende aanbieders in, te beginnen met kolom K12, vervolgens K18, K24 enz... (in die cellen is bij het aanmaken van de samenvattende opmeting "Aannemer1", "Aannemer2", enz.. ingevuld). Vul vervolgens per artikel de eenheidsprijzen in voor deze aanbieders, in de eerste kolom per aanbieder (nl. kolommen K12, K18, K24, enz...) en zorg er bovendien voor dat de eenheidsprijzen telkens op dezelfde rij komen als de hoeveelheid en eenheid van dat artikel. U hoeft geen totalen of formules in te vullen om de totalen te berekenen! Indien een aanbieder voor een bepaald artikel geen prijs heeft opgegeven dan mag U deze prijs blanco laten. Het programma zal dit dan herkennen als een niet-ingevulde prijs.

48 blad 48/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Verder dient niets meer ingevuld of opgemaakt te worden. Berekenen van de prijsvergelijking Met de knop applicatie laten lopen. uit de C3A groep in het Lint kan men nu de module Prijsvergelijking van de meetstaat Hierdoor verschijnt een dialoogvenster De keuze % van artikel op totaal bepaalt hoeveel een artikel moet uitmaken t.o.v. de totale prijs opdat afwijking voor dit artikel zou berekend worden. Standaard is dit ingesteld op 10% bijv. op een globale aanbesteding van zal voor alle artikels waarvan prijs (= eenheidsprijs * hoeveelheid) meer dan ,- is, de afwijking bepaald worden als hier 10% is opgegeven. De keuze Afwijking op gemiddelde bepaalt hoeveel een eenheidsprijs moet afwijken van de gemiddelde eenheidsprijs om te hoog of te laag te zijn. Standaard is dit ingesteld op 15% (= waarde volgens het K.B.). De keuze-box Ontbrekende prijzen aanvullen bepaalt of blanco eenheidsprijzen moeten ingevuld worden met de gemiddelde eenheidsprijs of niet. De keuze-box Gewogen gemiddelde gebruiken voor ontbrekende prijzen bepaalt of blanco eenheidsprijzen moeten ingevuld worden met de gemiddelde eenheidsprijs of niet. Bij het openen van het prijsvergelijkingsvenster wordt deze parameter overgenomen van de instelling hiervoor in het ini-blad (zie ook de afbeelding lager op deze pagina). Niettemin kan de gebruiker in dit dialoogvenster deze parameter naar keuze aan- of uitzetten. Het gemiddelde wordt berekend volgens het K.B. van 8 januari 96. De box Gemiddelde laat via 2 parameters toe om te bepalen hoe het gemiddelde moet berekend worden. De parameters Aantal te negeren laagste prijzen en Aantal te negeren hoogste prijzen bepalen hoeveel respectievelijk van de laagste en hoogste prijzen moeten weggelaten worden om het gemiddelde te berekenen. Standaard worden deze parameters door de functie ingesteld met de berekende waarden volgens het bovenvermelde K.B.

49 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 49/66 Wil men evenwel het echte rekenkundige gemiddelde dan moet men beide parameters op "0" zetten. Wil men de Modaal, dan hoeft men maar in te stellen op de helft van het aantal deelnemende aannemers (Let evenwel op dat skip laagste + skip hoogste altijd kleiner moet zijn dan het aantal aannemers!). De functie loopt nu alle eenheidsprijzen, artikel per artikel af, waarbij in de kolom K11 de gemiddelde eenheidsprijzen worden ingevuld. Overal worden de nodige formules en opmaak toegevoegd. De prijzen worden per artikel vergeleken en afwijkingen worden visueel afwijkend opgemaakt volgens de instellingen in het INI-blad. De totaallijn wordt aangevuld. Tenslotte wordt onderaan een samenvattend overzicht gegeven waarbij de aanbieders gesorteerd worden weergegeven met hun afwijkingen. Indien men na het uitvoeren van de prijsvergelijking geen enkele prijs meer ziet dan komt dit wellicht omdat in de prijzen op niet-zichtbaar staan. Men hoeft enkel met de knop Lint de prijzen zichtbaar te maken. uit de C3A groep in het Verduidelijking gemiddelden Algemeen worden gemiddelden als volgt berekend: De hoogste en laagste prijzen worden weggelaten (zie parameters boven). De resulterende prijzen worden opgeteld en gedeeld door het totaal aantal prijzen. Hierbij worden ontbrekende of inbegrepen (=0) prijzen genegeerd, dwz ze worden uit het totaal aantal weggelaten. O.a. de gemiddelde eenheidsprijs van een artikel (weergegeven in kolom 9 van de samenvatting) wordt zo bepaald. Verduidelijking - aanvullen ontbrekende prijzen Wanneer een gewogen gemiddelde wordt gebruikt om ontbrekende prijzen aan te vullen, wordt de waarde van de in te vullen prijs bepaald als L*Y/X (KB ) waarbij: L = het *rekenkundig* gemiddelde van de ingevulde eenheidsprijzen voor het artikel (let wel: rekenkundig - dit betekent dat laagste en hoogste eenheidsprijzen níet worden weggelaten) Y = de totaalprijs van de aannemer voor *complete* artikels (=artikels waarover alle aannemers een prijs hebben opgegeven) X = het *rekenkundig* gemiddelde van de totaalprijzen voor deze *complete* artikels van de andere aannemers Wanneer geen gewogen gemiddelde wordt gebruikt voor de ontbrekende prijzen, wordt de gemiddelde eenheidsprijs gebruikt zoals ingevuld in kolom 11 van de samenvatting.

50 blad 50/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Praktisch voorbeeld Bij de setup werd in de installatiemap een map Samples neergezet, met daarin een aantal voorbeeldbestanden. Aan de hand van Meetst2013_detail_sam_NA_prijsverg.xlsx verduidelijken we hieronder kort de werking van de prijsvergelijking. De prijsvergelijking is op volgende parameters gebaseerd: Verder is bij de opties (ini-blad in Mlib.xlsx) ingesteld dat een gewogen gemiddelde wordt gebruikt voor ontbrekende prijzen. De prijsvergelijking gebeurt voor een meetstaat met 8 meetartikels en 4 aannemers. Er is één ontbrekende prijs voor artikel bij aannemer Pipo.

51 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 51/66 De gemiddelde prijs voor bvb. het eerste artikel wordt berekend als ( )/2=2.98 De gewogen gemiddelde prijs die wordt gebruikt om de ontbrekende prijs bij aannemer Pipo te vervolledigen is = * / = * 1.10 = zijnde het rekenkundig gemiddelde van de ingevulde eenheidsprijzen, gewogen met een factor die wordt bepaald uit: de totaalprijs van Pipo voor de complete artikels, gedeeld door het rekenkundig gemiddelde van die totaalprijs voor de andere aannemers. Het feit dat aannemer Pipo voor de complete artikels hogere prijzen hanteerde dan het gemiddelde, zorgt ervoor dat het gewogen gemiddelde voor zijn ontbrekende prijs een stuk hoger ligt dan de standaard rekenkundig gemiddelde prijs Opmaak prijsvergelijking Bij het genereren van een prijsvergelijking wordt automatisch onderin een tabel ingelast met de samenvatting van de prijsvergelijking en de oplijsting van de gekozen parameters. indien voor de prijsvergelijking een gewogen gemiddelde wordt gebruikt, wordt bij de opmaak van de samenvatting prijsvergelijking een kolom toegevoegd met per aannemer de factor die voor de weging wordt gebruikt. de opmaak en het invullen van formules voor aannemers-cellen gebeurt bij het maken van de samenvatting, zodat totalen voor ingevulde aannemers-prijzen meteen zichtbaar zijn Opmaak bij een tweede prijsvergelijking Wanneer men voor een tweede maal de prijsvergelijking laat lopen op dezelfde samenvatting (vb omdat men met andere parameters wil werken), dan wordt de opmaak van cellen met te hoge of te lage prijzen vooraf verwijderd. De opmaak van lege cellen daarentegen wordt verwijderd zodra men een prijs heeft ingevuld.

52 blad 52/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Werkmethodiek met gewijzigde hoeveelheden en 2de prijsronde Het algemene principe voor het werken met gewijzigde hoeveelheden en een 2de prijsronde is als volgt: Standaard wordt er altijd gerekend met hoeveelheid_1 van de ontwerper (de initieel bepaalde hoeveelheden); dit zowel voor de kostenraming als voor de totaalprijzen berekend voor de verschillende aannemers. De verschillende aannemers hebben de mogelijkheid een afwijkende hoeveelheid voor te stellen indien zij van mening zijn dat de hoeveelheid_1 van de ontwerper foutief is. Dit geven ze aan in de daartoe bestemde kolom in de prijsaanvraag (zie verder) en de ontwerper neemt deze enkel "ter info" mee in de prijsvergelijking. Met deze gewijzigde hoeveelheid van de aannemer wordt m.a.w. niet gerekend. Een gewijzigde hoeveelheid van de aannemer heeft echter wel een signaalfunctie op basis waarvan de ontwerper een hoeveelheid_2 (gewijzigde hoeveelheid van de ontwerper) kan bepalen. Daartoe beschikt de ontwerper over een kolom hoev_2 waar hij gewijzigde hoeveelheden kan invullen. Vervolgens worden in alle berekeningen altijd hoev_1 gebruikt tenzij voor de artikels waar een hoev_2 ingevuld is. Bij de aanmaak van een prijsaanvraag door de ontwerper is deze kolom hoev_2 meteen ook de kolom die de aannemer kan gebruiken om zijn gewijzigde hoeveelheid voor te stellen bij de aanbesteding. Bij een 2de prijsronde wordt analoog gerekend als bij een hoev_2. Concreet: in de prijsvergelijking wordt altijd gerekend met de prijs1 van de aannemer tenzij een prijs2 is opgegeven. Op vlak van hoeveelheden wordt altijd met de hoev_1 van de ontwerper gerekend tenzij een hoev_2 van de ontwerper beschikbaar is. De gewijzigde hoeveelheid van de aannemer blijf enkel "ter info" Herberekenen van een prijsvergelijking Wanneer, om een of andere reden een prijsvergelijking voor een tweede of derde maal dient berekend te worden, dan hoeft men enkel de wijzigingen aan te brengen aan de eenheidsprijzen. Eventueel mag ook een aanbieder weggelaten of bijgevoegd worden. Bij het herberekenen zal de functie alle opmaak en vroegere resultaten weglaten en enkel vanaf de eenheidsprijzen de nieuwe berekening opmaken K.B. van 8 januari 96 Om het gemiddelde voor een prijsvergelijking te berekenen neemt men het rekenkundig gemiddelde van de prijzen, met uitsluiting van 1. als het aantal inschrijvers kleiner is dan 7 a. de laagste prijs b. de hoogste prijs 2. als het aantal inschrijvers groter of gelijk is aan 7 a. de laagste prijs b. het aantal hoogste prijzen bepaald door het aantal mededingers gedeeld door 4, afgerond naar boven. vb. er zijn 10 mededingers; a. de laagste prijs vervalt b. de 3 hoogste prijzen vervallen (10/4 = 3 (afgerond naar boven) het gemiddelde wordt dus berekend tussen prijzen 2 tot en met 7. Opmerking: Om onvoorspelbare uitkomsten te vermijden is voorzien dat als het aantal inschrijvers kleiner is dan 3, er geen prijzen worden uitgesloten, en het rekenkundig gemiddelde van deze 1 of 2 inschrijvers wordt voorgesteld. Opgelet: Deze automatismen kunnen geen leemten aanvullen zoals voorzien in de regels voor het toewijzen van overheidsopdrachten. Dit is praktisch onmogelijk volledig te automatiseren, omdat op het moment van het berekenen van de prijsvergelijking niet kan uitgemaakt worden welke aannemer al dan niet leemten heeft aangegeven. Dit belet niet dat de optie invullen lege prijzen een nuttig inzicht kan geven bij de prijsvergelijking.

53 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 53/ Meerdere samenvattingen in één boek Het komt voor dat men na het maken van de samenvatting nog artikelen wil toevoegen of schrappen uit de detailmeetstaat. Hierna dient uiteraard opnieuw een samenvatting gemaakt te worden. Afhankelijk van het geval kan het voorkomen dat de bestaande samenvatting vervangen dient te worden, of dat er een tweede samenvatting naast de eerste moet komen te staan. Drukt men, in een meetstaat waarin reeds een samenvatting aanwezig is, op de knop dan verschijnt er een dialoogvenster dat de gebruiker de keuze geeft tussen het vervangen van de bestaande samenvatting, of het toevoegen van een nieuwe samenvatting naast de bestaande. Opgelet: Excel voegt automatisch een volgnummer aan de samenvatting toe. Deze krijgt dan de naam Samenvatting (2). Helaas kan Excel dergelijke namen niet gebruiken in formules. U dient deze dus zelf aan te passen naar een naam waarin geen haakjes (of andere tekens welke Excel als bewerkingsteken interpreteert) voorkomen. Bij het herzien van de samenvatting gebeurt volgende: Eventuele nieuwe artikels worden tussengevoegd. Eventuele gewiste artikels worden verwijderd. Totalen worden herberekend. Artikelvolgnummers worden NIET herberekend, men kan desgewenst manueel bijwerken.

54 blad 54/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Offerteaanvraag Algemeen De Meetstaat applicatie beschikt over een functie voor het automatisch genereren van een beveiligde offerteaanvraag. U kan zelf een eigen offerteaanvraag toevoegen aan het sjabloon RFP2013.xltx of het sjabloon dat u daartoe in de Opties heeft ingesteld. De procedure hiervoor vindt u in de topic omtrent het offerteaanvraagsjabloon. Excel biedt de mogelijkheid bepaalde cellen selectief te blokkeren met een wachtwoord. Op deze manier kan u dus gemakkelijk een werkblad doorsturen naar een aannemer zodat een deze prijzen kan invullen en u als architect de garantie heeft dat de aannemer niet aan de hoeveelheden kan wijzigen. Concreet: Klik vanuit de samenvatting op de button Offerte aanvraag U krijgt vervolgens volgende dialoogvenster te zien met de vraag in welke layout u uw offerteaanvraag wilt opmaken. Kies één van de layouts en de offerteaanvraag wordt aangemaakt. U krijgt onderstaande offerteaanvraag te zien waarbij de kolommen 4 (hoeveelheid inschrijver) en 7 (eenheidsprijs inschrijver) vrij zijn en de andere cellen geblokkeerd.

55 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 55/66 Het is aan te raden dit werkblad nog te beveiligen met een wachtwoord. Dit kan als volgt: Selecteer de de groep Controleren in het Lint Klik op Beveiliging blad opheffen om het blad vrij te maken. Klik vervolgens op de knop Blad beveiligen en geef een wachtwoord in om deze offerteaanvraag te beveiligen. Het is handig onderstaande instellingen te kiezen bij het beveiligen van de offerteaanvraag.

56 blad 56/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Werking: opmaakprofiel "StyleFill" Het vergrendelen van bepaalde cellen is vervat in de celleigenschappen van een specifieke stijl met de stijlnaam "StyleFill". Indien u extra velden wil vrijgeven/vergrendelen kan u dit doen door de specifieke cellen de gepaste stijl mee te geven. Voorwaardelijke opmaak Wanneer de inschrijver een afwijkende hoeveelheid invult in kolom 7, dan krijgt de cel links ervan een andere achtergrondkleur. Op die manier kan de ontwerper in één oogopslag zien waar de inschrijver een afwijkende hoeveelheid invulde.

57 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 57/ Vorderingstaten De vorderingstaten worden opgemaakt in een afzonderlijk boek, los van de detail- en samenvattende meetstaat. Het is mogelijk om zowel met een gelinkte meetstaat, als met een losgekoppelde meetstaat te werken. Het boek voor vorderingstaten is gebaseerd op het vorderingstaatsjabloon, dat zich bevindt in de sjabloonmap van Excel. Delen van de vorderingstaat Het boek voor vorderingstaten bevat een aantal werkbladen die de verschillende delen en formulieren voor de vorderingstaten bevatten: Algemene gegevens Vorderingstaat Prijsherziening Verletstaat Schuldvordering Proces_Verbaal In dit werkblad worden de algemene gegevens van het dossier en de indexen i en s van de verschillende staten bijgehouden. In dit werkblad wordt ook bepaald met welke valuta in de vorderingstaten gerekend wordt. Dit is het eigenlijke formulier voor de vorderingstaten. In dit formulier wordt het staatnummer en de hoeveelheden per staat ingevuld. In dit formulier worden de prijsherzieningen berekend. In dit formulier worden de werkdagen per staat bijgehouden Dit is een voorbereid formulier waarin de gegevens van een staat in de vorm van een schuldvordering worden weergegeven. Dit formulier wordt door sommige besturen ook gevraagd. Maken van vorderingstaten Vertrekkende van de samenvattende opmeting kunnen we het boek voor de vorderingstaten automatisch laten aanmaken. Dit kan op verschillende manieren: Gelinkte gegevens Als men de meetstaat van de vorderingstaat wil "gelinkt" laten aan de detail- en samenvattende meetstaat, dan moet men vertrekken vanaf de bestaande "gelinkte" samenvattende opmeting. Losgekoppelde gegevens Wil men de meetstaat van de vorderingstaat losgekoppeld hebben van de detail- en samenvattende meetstaat, dan moet men eerst zelf deze loskoppelen (zie "Loskoppelen van een Samenvattend Meetstaat"). Hiervoor vertrekken we van een losgekoppelde samenvattende meetstaat. (zie "Loskoppelen van een samenvattende meetstaat"). Let op:wel moet men erop letten dat de naam van het nieuwe werkblad geen spaties of haakjes () bevat. Dus zal men dit werkblad wel eerst een andere naam moeten geven, vermits Excel zelf een spatie en een volgnummer tussen haakjes toegevoegd heeft aan de werkbladnaam! Een duidelijke naam voor dit blad is vb. Contract. Kiezen van de toegewezen aannemer In het blad Contract verwijderen we eerst kolommen 8 t.e.m. 11 evenals de kolommen met de niet weerhouden aannemers.

58 blad 58/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Daarna verwijderen we alle rijen onder het totaal. Desgewenst kunnen we de opmaak van de cellen waarin prijzen staan met de verfborstel bijwerken.

59 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 59/66 Nu zijn alle voorbereidingen getroffen om een correcte vorderingsstaat te maken. Verloop van de procedure De functie "Overzet naar vordering" voert volgende handelingen uit: een nieuw boek, gebaseerd op het vorderingstaatsjabloon wordt geopend. de meetlijnen van het contract worden gekopieerd naar dit nieuw boek de eenheidsprijzen van de geselecteerde aannemer worden gekopieerd naar de kolom van de eenheidsprijzen in de vorderingstaat. de stijl-opmaak van de hoeveelheden wordt overgenomen in alle kolommen voor de staathoeveelheden. de algemene gegevens (zoals dossiernummer, lot, bouwheer en werf) worden overgebracht naar de algemene gegevens van de vorderingstaat. Nadat deze procedure is uitgevoerd moeten nog de algemene staatgegevens verder worden ingevuld. Invullen van de vorderingstaten Het invullen van een vorderingstaat bestaat uit 3 delen 1. invullen van de algemene staatgegevens 2. invullen van de uitgevoerde hoeveelheden van de staat 3. invullen van verlofdagen en verletdagen Het staatnummer wordt ingevuld in het werkblad "Vorderingstaat" in cel R2K7. Deze cel heeft de Naam Staatnummer en bepaalt voor alle formulieren welke staat wordt ingevuld. Uitprinten van de vorderingstaat Een vorderingstaat bestaat in principe uit 5 formulieren Vorderingstaat Prijsherziening Verletstaat Schuldvordering

60 blad 60/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Proces-Verbaal van aanvaarding van de betaling Voor elk van deze formulieren is een afzonderlijk werkblad dat qua printer instellingen al voorbereid is. Om het geheel uit te printen hoeft men dus enkel die 5 werkbladen te laten uitprinten. Afhankelijk van verschillende printers kan het evenwel nodig zijn om de printerinstellingen lichtjes aan te passen. Dit kan men evenwel éénmaal doen voor het vorderingstaatsjabloon. Algemene gegevens Vorderingstaat In het boek voor de vorderingstaten bevat het eerste werkblad de algemene gegevens voor de vorderingstaten. In dit werkblad onderscheiden we twee zones: Algemene gegevens Deze bevat de eigenlijke algemene gegevens betreffende de werf, de aannemer en de aanbesteding: Discipline Dossier Besteknummer Provincie Gemeente Bouwheer Ontwerp Ligging Lot Ontwerper Aannemer Adres_aannemer Gemeente_aannemer Zaakvoerder Banknummer Datum_aanbesteding Bevel_aanvang Einddatum_staat_1 Uitvoeringstermijn waarde grote S (de huidige waarden worden regelmatig gepubliceerd op waarde grote I (de huidige waarden worden regelmatig gepubliceerd op waarde coëfficiënt "a" waarde coëfficiënt "b" Deze algemene gegevens worden automatisch in de verscheidene formulieren van de vorderingstaat ingevuld. De velden Dossiernummer, Bouwheer, Ontwerp en Lot worden bij het aanmaken van een nieuwe vorderingstaat automatisch overgenomen uit de samenvattende opmeting. Valuta voor de vorderingstaat Onder de zone van de algemene gegevens zijn twee cellen voorzien waarin kan opgegeven worden met welke valuta de vorderingstaat moet berekend worden. Prijs_Decimalen: bevat een getal met het aantal decimalen dat voor valuta-afrondingen gebruikt wordt. Munteenheid: bevat de munteenheid in tekst. Om de valuta te laten weergeven met het juiste aantal decimalen moet men de stijl Prijs instellen met de gewenste opmaak voor 2 decimalen is dit bijv. # ##0.00;[Rood]-# ##0.00;" " Staatgegevens Deze zone bevat voor 48 vorderingstaten volgende gegevens: begindatum van de staatperiode einddatum van de staatperiode s-waarde voor de prijsherziening i-waarde voor de prijsherziening Voor iedere vorderingstaat moeten deze gegevens ingevuld worden. Ze worden dan automatisch ingevuld in alle formulieren voor de vorderingstaat.

61 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 61/66 Bij het invullen van de einddatum van de staatperiode wordt automatisch de begindatum van de volgende staatperiode ingevuld. Deze tabel kreeg de Excelnaam Staatgegevens (zone R2K5 tot R49K8). Let op:voor iedere staat moeten deze gegevens ingevuld worden, anders zullen de prijsherzieningen niet juist berekend kunnen worden! Formulier Vorderingstaat Het werkblad Vorderingstaat in het boek van de vorderingstaten bevat het eigenlijke formulier voor de vorderingstaat. In dit werkblad onderscheiden we drie zones en het staatnummer: Staatnummer Het staatnummer wordt ingevuld in de cel R2K7 dat de Excelnaam Staatnummer heeft. Het nummer dat in die cel wordt ingevuld bepaalt welke vorderingstaat zal ingevuld worden in de verschillende formulieren van de vorderingstaat. Het is dus mogelijk om vorige staten terug op te roepen door het betreffende staatnummer in die cel in te vullen. Formulier Vorderingstaat Dit is het eigenlijke formulier voor de vorderingstaat. Een eerste deel bevat de samenvattende opmeting met werken onderhevig aan prijsherziening, een tweede deel is voorzien voor werken die niet aan prijsherzieningen onderhevig zijn. In dit formulier hoeft, behalve het staatnummer en eventueel bijkomende meetlijnen, niets te worden ingevuld. De gegevens worden automatisch ingevuld. - de huidige staathoeveelheid via een index naar de ingevulde gegevens (zie hieronder) - de vorige staathoeveelheid via een speciale functie vorige_periode() (zie functies voor vorderingstaten). Via outlining is het mogelijk om dit gedeelte smaller te maken tijdens het invullen van de staathoeveelheden in het naastliggende gedeelte. Toevoegen van artikellijnen Om lijnen toe te voegen gaat men als volgt te werk: voeg de nodige rijen in op de gewenste plaats. Zorg hierbij dat de rijen toegevoegd worden tussen de eerste meetlijn en de totaallijn. kopieer de volledige eerste meetlijn (rij R6). Deze rij bevat alle nodige opmaak en formules voor een lijn van de vorderingstaat. vul artikelnummer, omschrijving en hoeveelheid in. maak kolommen K7,K8,K9 en K16 tot K65 op in de stijl van de meeteenheid.

62 blad 62/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Invullen staathoeveelheden Een tweede deel van dit werkblad bevat de staathoeveelheden (zone kolom K16 tot K63). Deze zone bevat voorbereide kolommen voor het invullen van de staathoeveelheden voor 48 vorderingstaten. Per vorderingstaat kunnen hierin de hoeveelheden ingevuld worden per artikellijn. Vermits deze cellen bij het overzetten van de gegevens van de samenvattende opmeting werden opgemaakt in de stijl van de meeteenheid, zullen de ingevulde hoeveelheden op een juiste manier weergegeven worden. Let erop dat hoeveelheden in Totale Prijs (TP) worden weergegeven in %. Deze gegevens worden automatisch in de verschillende formulieren van de vorderingstaat ingevuld, volgens het ingevulde staatnummer in cel R2K7 (Staatnummer). Met Titels blokkeren (Freeze Pane) is het werkblad zo ingesteld dat de artikelomschrijving telkens op het scherm blijft terwijl men kan scrollen tussen de verschillende staatkolommen. Berekende staattotalen Een derde deel van dit werkblad bevat een zone met de berekende staattotalen (zone K65 tot K112). In deze zone worden de totalen voor alle vorderingstaten berekend, berekeningen die nodig zijn als tussenresultaten voor het invullen van de formulieren van de vorderingstaat. Deze zone is dus een louter berekeningszone, en de gebruiker wordt ten stelligste afgeraden hierin iets te veranderen, anders kunnen de eindresultaten fout zijn. Prijsherzieningen Het werkblad Herziening bevat een formulier voor het berekenen van de prijsherziening per vorderingstaat. Alle gegevens in dit formulier worden automatisch ingevuld. Er hoeft dus in dit formulier niets zelf te worden ingevuld! De gegevens komen uit: Werkblad Algemene gegevens - de algemene gegevens van de vorderingstaat - de staatgegevens (tweede zone uit het werkblad algemene gegevens) Werkblad Vorderingstaat - de staathoeveelheden (ingevulde hoeveelheden in de tweede zone van de vorderingstaat) Het formulier is voorbereid voor 48 vorderingstaten.

63 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 63/66 Verletstaat Het werkblad Verletstaat bevat het formulier voor het berekenen van de uitvoeringstermijn. De basisgegevens worden in dit formulier automatisch ingevuld vanuit: werkblad Algemene gegevens - de algemene gegevens van de vorderingstaat - de staatgegevens (tweede zone uit het werkblad algemene gegevens) Het aantal werkdagen (met aftrek van weekenddagen) wordt automatisch berekend. Het aantal weekenddagen (zaterdagen en zondagen) wordt berekend d.m.v. de speciale user-functies zaterdagen() en zondagen() (zie functies voor vorderingstaten). Hierin zijn zelf nog in te vullen: - het aantal verlofdagen - het aantal dagen wegens weerverlet - het aantal schorsingsdagen. Functies voor vorderingstaten Voor het automatisch invullen van de formulieren van de vorderingstaten zijn een aantal functies voorzien. Deze functies zitten vervat in Mfunc.xla welke zich in de XLSTART-map bevindt. Vorige_periode(reeks,staatnummer) Deze functie wordt gebruikt om de hoeveelheid van de vorige perioden in te vullen in het vorderingstaatformulier. Ze berekent de som van de eerste [staatnummer min 1] getallen in het bereik "reeks". Zaterdagen(datum1,datum2) - Zondagen(datum1,datum2) Deze functies berekenen het aantal zaterdagen of zondagen in de periode van datum1 tot datum2. Ze worden gebruikt in het formulier verletstaat. Getal_in_letterschrift(getal,decimalen) Deze functie vormt het "getal" om in letterschrift. De parameter decimalen is optioneel, als deze niet ingevuld is, worden geen cijfers na de komma berekend. Ze wordt gebruikt in het formulier schuldvordering. Zie in de C3A-cursusoefening de Meetst2011_vorderingstaten.xlsx die als voorbeeld uitgewerkt is

64 blad 64/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt INTEGRATIE VAN DE PROJECT.XLSX IN REVIT EN BIM-BOUWDATA-EXTRACTIE De projectinfo uit C3Admin projects.xlsx kan ook geïmporteerd worden in DWG s en RVT s om ook daar de titelpagina s mee op te maken (via variabele Fields ) Én ondertussen is alles in REVIT voorzien om de meetinformatie van bouwprojecten netjes over te brengen naar de C3A-DetailMeetstaten : -

65 C3A-workshop 9 okt C3Admin Excel blad 65/ Integratie van de Project.xlsx OOK in REVIT Bij de installatie van de C3Admin 2011 / 2013 kan bij de setup ook gekozen worden om een Add-In bij Revit toe te voegen, zodat op de REVIT-Ribbon, in de Add-In groep ook een ProjectInfo-selectieknop erbij komt (net zoals in Word en Excel ) : Identiek zoals in Word en Excel kan men dan het gewenste project selecteren, waardoor alle projectdata als velden in de Project Information System Family terecht komt. In de C3A-REVIT-Template vanaf de release 2012 (april 2011) zijn ook de gepaste Titleblocks voor REVIT voorzien, die gebruik maken van de voorbereide velden uit onze C3A projects.xlsx, maar uiteraard kan iedereen dit naar wens bijwerken qua velden en uitzicht op de layout of het blad papier. Opgelet: dit werkt enkel met een Full Revit (2012/20132/2014), NIET met een Revit LT

66 blad 66/66 C3Admin Excel C3A-workshop 9 okt Overdracht van de meetstaat-info vanuit REVIT naar de meetstaten Bij het opbouwen van het virtueel gebouwmodel met REVIT Architecture is het zeker niet alleen de bedoeling sneller en beter alle bouwtekeningen te genereren. Opbouwen van zo n BIM-model met intelligente, parametrische bouwelementen maakt het niet enkel mogelijk om allerlei informatie aan het model toe te voegen, maar zoals REVIT opgezet is, kan ook alle informatie in hoeveelheden-meetstaten (Schedules en Quantities views) netjes uit het model gefilterd worden. REVIT biedt op zich al een aantal interessante meetstaat views, maar die informatie moeten we uit het model halen en overbrengen naar onze traditionele begrotingssoftware, wegens allerlei redenen. Er zijn namelijk heel wat bedenkingen bij de automatische hoeveelheden uit ons BIM-model: niet getekende onderdelen, fouten in de tekensystematiek, onjuiste interpretatie van meethoeveelheden en de meetmethode of afspraken i.v.m. de manier van meten. Het goed overbrengen van alle meetstaat-hoeveelheden naar onze rekensoftware zoals Excel vormt ook nog een heikel punt. Er is wel een export vanuit REVIT voorzien, maar wegens allerlei redenen worden verschillende meettabellen in REVIT opgezet, die dan apart dienen geëxporteerd te worden om dan in Excel terug verzameld te worden. Het is al een goede zaak dat we in de C3A-REVIT-Extensies de Schedule Views conform het beoogde doel juist voorbereiden, maar enkele automatismen in Excel om die meettabellen te verwerken in volledig gedetailleerde meetstaten zullen daar zeker geappreciëerd worden. Ook een geautomatiseerde updatemogelijkheid is wenselijk, maar daar zijn we vanuit C3A een en ander rond aan het voorbereiden. Meetstaten baseren op REVIT-Bouwdata-Extractie? Het automatisch afleiden van meetstaatinformatie uit onze CAD-tekeningen is al meer dan twintig jaar een natte droom. Sedert 2004 zijn we met Building Information Modeling (of REVIT) echt wel op de goede weg, maar we zijn er nog niet helemaal. Met de recenste ontwikkelingen én de evolutie van onze C3A-REVIT- Extensies is er nu toch wel klaar licht in deze duisternis aan het komen. Opgelet: we zijn niet van plan meteen onze C3A-Meetstaat-modules in Excel overboord te gooien, wel integendeel. Deze kunnen perfect aangevuld worden met werkmethodes en modules die inspelen op de (r)evolutie die we met REVIT aan het meemaken zijn! Voor meer info : zie C3A_Revit_BIM_bouwdata_extractie_febr2012.pdf ( 15Mb / 82 pag.), beschikbaar op C3A.net bij de C3A-Workshops, en de resultaten via de recentste C3A-basiscursus Revit.