Stappenplan Excel modellen

Transcriptie

1 Project: Je kunt hieronder aanvullende gegevens kwijt: Dit stappenplan is bedoeld als gereedschap om een Excel model te ontwerpen. Je bent vrij om dit stappenplan naar eigen inzicht toe te passen. Dit PDF formulier heeft invulvakken, die je kunt gebruiken om de diverse stappen voor het samenstellen van een model te omschrijven. De zwarte gestippelde rechthoekige kaders zijn bedoeld voor het invoeren van tekst. Je kunt in een rechthoek klikken met het tekst gereedschap. De grijze woorden zijn hyperlinken. Je kunt hiermee eenvoudig naar en van de help teksten navigeren. De help teksten zijn opgenomen in de laastste pagina s van dit document. Voor de werking van dit stappenplan is Excel niet nodig. Mocht de ruimte op een blad te klein zijn, dan kan worden gekozen om de informatie in een tekstverwerkingsprogramma, zoals Word, te verwerken. Dit stappenplan is as-is. Zowel de auteur, H.N.A. Vlootman, als de uitgever, Noordhoff Uitgevers, zijn niet verantwoordelijk te stellen voor de inhoud en het gebruik van dit stappenplan. Dit stappenplan is onderdeel van het boek Excelmodellen voor financieel-economische informatie. (ISBN , uitgegeven door Noordhoff Uitgevers, Groningen. Vlootman Consultancy B.V, 2008, versie 1.0 Vlootman Consultancy, 2008 Pagina

2 Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 2

3 Analyse Stap 1 Vraagstelling: Vlootman Consultancy, 2008 Pagina

4 Analyse Stap 2 De analyse: Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 4

5 Analyse Stap 3 De uitvoer: Vlootman Consultancy, 2008 Pagina

6 Analyse Stap 4 De invoer: Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 6

7 Analyse Stap 5 Het soort model: Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 7

9 Model ontwerp Stap 6 De eerste opzet: Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 9

10 Model ontwerp Stap 7 Bladen met een sleutelrol: Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 10

11 Stap 8 Interne en externe functionaliteit: Stappenplan Excel modellen Model ontwerp Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 11

12 Help Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 12

13 Help Stap 1 Vraagstelling. De formuling van de vraagstelling van het model is een eerste vereiste. Dit geldt voor alle modellen, maar zeer zeker bij complexe modellen. Het gebruikt van Excel is hierbij voorlopig niet nodig. Bedenk het volgende bij de vraagstelling: Het is belangrijk om duidelijk te zijn. Dus niet: een overzicht van de cijfers, maar een tabel, waarbij de resultaten op groeps- en detail niveau van deze maand wordt geconfronteerd met het resultaten van de maand ervoor. Zorg voor een uitgeput overzicht. Neem alles mee wat je kan bedenken. Geef aan wat je nu wilt bouwen en wat je later denkt toe te voegen. Neem de tijd voor het overdenken van de vraagstelling. In de praktijk krijg je óf een opdracht van derden (vaak je meerdere) óf je hebt zelf behoefte aan informatie. In beide gevallen is het raadzaam om kritisch te blijven. Het samenstellen van een goed model kost tijd. Soms heel veel tijd. Zijn het in de tijd herhalende handelingen (denk hierbij aan bijvoorbeeld week- of maandoverzichten), dan is met een goed model veel tijdswinst in de productie omgeving te behalen. De winst in tijd weegt dan ruimschoots op tegen de bouwen ontwerptijd van het model. Betreft het een eenmalig project, dan is de vraag of een grote investering in bouwtijd goed is te verantwoorden. Een juiste vraagstelling omvat ook de ingrediënten voor de analyse en het doel van het model. Probeer de omschrijving van de vraagstelling niet groter te maken dan een bladzijde in A4 formaat. (terug) Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 13

14 Help Stap 2 De analyse De analyse is feitelijk een eerste ruwe schets van het model. Aan de orde kunnen komen: Wat denk je nodig te hebben om de vraagstelling uit te kunnen werken? De te verwachte zwaarte van het model en de vraag: hoe ga ik het model samenstellen? De kortste weg van het blad Invoer naar blad Uitvoer. Hoe is de invoer gestructureerd? Analyse van de beschikbare gegevens. Bij wat denk je nodig te hebben kijk je naar de vorm van het model. Hier komt bijvoorbeeld aan de orde: Kan alle gewenste functionaliteit in een model worden geplaatst? Komt de invoer gegevens uit andere bronnen? Denk bijvoorbeeld aan bestanden die per worden verzonden, of Excel afdelingsmodellen met bruikbare informatie die, of zijn er databasebronnen te gebruiken? Hou hierbij strikt in de gaten dat je geen redunantie toestaat. Anders gezegd: dubbel werken is ten principale verboden! In hoeverre speelt beveiliging een rol? Hierbij is inzicht in de toekomstige gebruikers belangrijk. Kan je overzien of je kennis van Excel voldoende is om het model samen te stellen. Zijn er specifieke berekeningen noodzakelijk? Kan je de gewenste kennis zelf genereren? Is de weg van invoer naar uitvoer niet te zwaar voor een model? Als je bijvoorbeeld een database ter beschikking heb, die rijen omvat is de kans groot dat Excel vastloopt. Ook een model, die meer dan drie seconden nodig heeft om te herberekenen is in de praktijk irritant. Je hoeft in dit stadium natuurlijk geen concreet antwoord te hebben, maar hetzijn wel elementen, die onderdeel uitmaken van je gedachtengang. Hoe nog rekening met het volgende: De uitwerking van de analyse kan gerust groot worden. De analyse van het model in hoofdstuk 5 omvat meer dan een velletje A4. Als de analyse niet past in dit formulier gebruik hiervoor dan een apart Word document. De analyse is de leidraad voor het ontwerp van het model. Zorg ervoor dat het zo compleet mogelijk is, voordat je verder gaat met de volgende stap van het stappenplan. Vaak zie je dat ontwerpers en bouwers van een Excel model, zonder grondige analyse, tijdens het bouwproces vastlopen. Dit kost uiteindelijk veel meer tijd. (terug) Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 14

15 Help Stap 3 De uitvoer Het eerste concrete onderdeel is de uitvoer. Hier ga je, nog steeds zonder gebruik te maken van Excel, in jouw gedachte dus, het eerste blad (de eerste bladen) vorm geven. Van belang is de presentatie, het visuele eindpunt: hoe ga je het resultaat indelen en aanbieden. De belangrijkste vraag hierbij is: welke resultaten wil je straks zien? Denk hierbij aan het absolute eindproduct. Is dit een bepaalde waarde in een cel (bijvoorbeeld een totaal) of is het een bereik (bijvoorbeeld een maandoverzicht)? Het eindresultaat kan ook een grafiek zijn of een element ten nutte van een ander Excel model. Denk nog niet na over hoe je dat eindresultaat moet gaan berekenen, dat is pas aan de orde in het model ontwerp, vanaf stap 6. Een valkuil kan zijn een overvol blad. Veel uitvoer, onoverzichtelijk gepresenteerd, leidt snel tot (interpretatie) fouten. Als je een waarde van een maand moet zoeken in een bereik van bijvoorbeeld 5 jaar, dan heb je het over 60 kolommen. Als je dan in de rijen bijvoorbeeld 500 elementen hebt, dan praat je over cijfers. Het vinden van het juiste kruispunt is dan een tijdrovend klus en gevoelig voor fouten. Als dat maand na maandwordt herhaald, dan doe je hier de gebruiker van je model geen genoegen mee. Denk ook aan de mogelijkheden om bijvoorbeeld door middel van kleurstellingen of berekeningen, de uitvoer die niet voldoet aan de verwachtingen, te accentueren. Hierdoor vestig je de aandacht van de gebruiker op eventuele afwijkingen. Probeer uit te gaan van de nobele poging om de omvang van de uitvoer te vatten in een A4. Dat is grofweg het bereik A1 tot en met G50. Let wel: dit is een richtlijn. Breedte en hoogte van kolommen en rijen spelen een rol, misschien lukt het je niet om de uitvoer zo klein te krijgen of is het aantal rijen eenvoudig veel langer en gebruik je technieken om naar keuze te comprimeren. Een van Excel s meest krachtige kanten is dat alles mag, dus maak hier gebruik van. Denk zoveel mogelijk in hierarchie. Het werk vaakt het best als je de gecomprimeerde gegevens boven aan het uitvoer blad plaatst, terwijl de detail eronder wordt weergegeven. Zo kan de gebruiker eenvoudig de diepte in als daar aanleiding voor is. Het kan ook best zo zijn dat je verschillende uitvoerbladen samenstelt. Denk bijvoorbeeld aan verschillende soorten overzichten. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan een prognose van de Balans, W&V Rekening en de bijbehorden Kengetallen in verschillende uitvoerbladen of een uitvoer in cijfers en een apart uitvoerblad voor grafieken in een ander blad. Ook de opties voor de eindgebruiker kan je hier de revue laten paseren. Wil je gebruik maken van bijvoorbeeld besturingselementen of validaties? Excel biedt een hoop presentatie technieken, die niet in het boek zijn beschreven. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van grafieken, camera objecten of kalender objecten. Dit is het moment om vast te stellen wat je gaat gebruiken in jouw uitvoer.. Probeer de uitvoer te omschrijven in een A4. Je kunt hier ook, nadat je dit stappenplan hebt geprint, schetsen maken om je indeling vorm te geven. (terug) Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 15

16 Help Stap 4 De Invoer Na de uitvoer neem je de invoer in beeld. Deze stap neem met5 het resultaat van de vorige stap in je achterhoofd. Maar ook in deze stap wordt de volgende stap (stap 5) voorbereid. Binnen de analyse is deze stap dan ook een belangrijke. Welke invoer is beschikbaar om de uitvoer te kunnen samen stellen? Welke gegevens zijn hiervoor beschikbaar en hoe wordt deze invoer beschikbaar gesteld? Denk bijvoorbeeld aan invoer, die jijzelf samenstelt, invoer door derden of invoer afkomstig uit andere elektronische bronnen. In het eerste geval speelt bijvoorbeeld de beveiliging van de invoer een minder belangrijke rol, terwijl dat juist in het tweede punt een grote rol kan spelen. Hier is ook presentatie een belangrijk element. In het laastste geval zou er voor de gebruiker geen visuele invoer beschikbaar zijn. Probeer hier een consequente opbouw te bedenken, die past bij zowel de invoer als de uitvoer. Hierbij wordt bedoeld dat als je de uitvoer samenstelt op basis van bijvoorbeeld van de maanden in een rij, dat de invoer hetzelfde stramien bevat. Let in alle gevallen speciaal op efficienty. Neem, zeker als het invoer, die jijzelf of andere doen betreft, geen onnodige gegevens in je invoer op. Iemand besteed anders tijd aan nutteloze invoer. Anders geldt het als het gegevens betreft waarvan je weet dat deze een rol in jouw model gaan spelen in de toekomst. Het is dan beter om vanaf het begin met de complete set invoergegevens te werken. Als de aanpassing gereed is, hoef je immers geen moeite meer te doen om de gegevens aan te vullen. Ook voor gegevens uit elektronische bronnen (externe databases) is het belangrijk dat je zorgvuldig afweegt welke gegeevns je opneemt. Hoe meer gegevens worden opgenomen, hoe meer Excel moet berekenen. Hoewel het voor kleine hoeveelheden informatie niet merkbaar is, worden echt grote hoeveelheden gegevens vervelend traag verwerkt. (terug) Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 16

17 Help Stap 5 Soort model Je maakt je nu de keuze welk soort model je gaat gebruiken.: een database model of een berekenend model. Een grove indeling is een model waarin met grote hoeveelheden gegevens, die worden gecomprimeerd tot (handzame) overzichten, behoren tot database modellen. Modellen waarbij de invoer en de uitvoer in volume (ongeveer) gelijk zijn, behoren tot de berekenende modellen. Als je kijkt naar voorbeelden, dan zijn bijvoorbeeld verwerking van externe bestanden vrijwel altijd database modellen. Deze modellen gebruiken vaak draaitabellen, filters en specifieke (database) functies. Een berekenend model wordt meer gebruikt bij bijvoorbeeld als-dan analyses. Je gaat dan kijken naar wat het effect is als bepaalde variabelen veranderen. Je gebruikt dan technieken als scenario s of de invoegtoepassing Oplosser. Er zijn uiteraard ook modellen, die eigenlijk tot beide categorieën behoren. Kies in die situatie het soort model dat dominant wordt ingezet. Een investeringsbudget, waarbij je bij de uitvoer variabelen plaatst om de effecten op de uitvoer te kunnen monitoren, is een berekenend model. Dat je misschien een draaitabel gebruikt om een overzicht van bepaalde cashflows te comprimeren, maakt het deels een database model. Omdat de nadruk ligt op het bereken van het investeringsbudget, moet je dit model beschouwen als een berekend model. Als je de keuze hebt gemaakt kan je - optioneel - aangeven welke functionaliteit je in je model wilt gaan gebruiken. Hiermee is het analyse deel van het stappenplan gereed. Je kunt nu de ontwerp stappen gaan doorlopen. In dat deel ga je de basis leggen voor het feitelijk bouwen van het model. (terug) Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 17

19 Help Stap 6 De eerste opzet Nu de analyse ronde is afgerond moet je het model concreter gaanmaken. Je begint met het maken van een overzichtschets van de te gebruiken bladen. In deze schets worden de grote lijnen van het model benoemd. de onderlinge relaties tussen de bladen kunnen door middel van getekende pijlen naar voren komen. Je kunt de schets het best op een vel papier maken en later aan dit overzicht toevoegen. ben je goed in het werken met programma als Paint, kun je een diagram ook daar in tekenen en in dit document invoeren / plakken. Dit onderdeel kan veel tijd in beslag nemen: vaak is er een vraag bijvoorbeeld: ik heb een bepaald overzicht nodig -, maar is er daar nog geen beeld bij van hoe de relaties lopen. Of ik weet wat de invoer is en ik weet ook hoe de uitvoer eruit moet zien, maar hoe kom ik daar? Geef de de bladen in de schets de door jouw bedachte namen. Heb je hier meer ervaring in, dan gaat het schetsopwerp steeds sneller. Start bij de te verwachte invoer en werk tot naar de uitvoer. Centraal staat meestal het blad Berekeningen. Schrijf er ook bij wele functionaliteit een bald voor is bedoeld. Bijvoorbeeld als een blad de naam Afd X heeft, schrijf er dan bij dat het de invoer van afdeling X is. De bladen Invoer en Uitvoer (die uiteraard een andere bladnaam kunnen hebben!) heb je al in de analyse beschreven. Je kunt in dit blad ook aantekeningen maken over de bedoelingen van de overige bladen. Bedenk dat je hier ook de consequenties van keuze gaat verwerken. Gebruik je bijvoorbeeld een besturingselement, dan zal er ook een blad moeten zijn om het resultaat van het besturingselement op te vangen (bijvoorbeeld een blad SysVar). Hou gedurende het traject rekening met het doen van aanpassingen: tijdens het bouwen van het model loop je vaak tegen onvoorziene situaties aan. terug Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 19

20 Help Stap 7 Bladen met een sleutelrol Bepaal welke van de bladen een sleutelrol hebben in het model. Een sleutelblad is een blad dat voor de werking van het model essentieel en onmisbaar is. Een voorbeeld van een blad met een sleutelrol is het blad Berekeningen. Zonder dit blad werkt het model niet. Het blad Controles speelt bijvoorbeeld geen sleutelrol. Zonder dit blad werkt het model namelijk ook. De vuistregel hierbij is dat hoe minder sleutelbladen er zijn, hoe meer compacter - en dus beheersbaarder het model is. De bedoeling van deze stap is kijken of je een efficiënte indeling hebt gemaakt. Kom je tot de conclusie dat er veel sleutelbladen zijn, dan moet je kijken of je niet gegevens meer kan samenvoegen etc. De keuze voor het toebedelen van bladen met sleutelrollen is een arbitraire beslissing. Het is meer bedoeld als een test voor de ontwerper om te beoordelen of de gemaakte keuzes leiden tot een beheersbaar model. Geef hier ook aan welke bladen er verborgen worden. Hoe minder bladen de gebruiker ziet, hoe minder kans op fouten! terug Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 20

21 Help Stap 8 Interne en externe functionaliteit Eigenlijk zou je nu moeten weten welke Excel functionaliteiten nodig zijn om het model samen te stellen. Je kunt dan denken aan: functies en formules besturingselementen draaitabellen validaties filters Deze keuzes zijn afhankelijk van wie de uiteindelijke gebruikers van het model zijn. Als de ontwerper tevens de enige gebruiker is, dan volstaat een sober model met weinig functionaliteiten; dat wordt echter anders naar mate het model meer gebruikers kent; dan zijn punten als compactheid, snelheid, beveiliging en gebruiksgemak belangrijker om naar te kijken. De keuze op welke plek eventuele extra functionaliteit, die de revue al eerder in de analyse fase al is gepasseerd, wordt nu ook vastgelegd. Bijvoorbeeld kan je denken aan: (zelf ontwikkelde) macro s invoegtoepassingen VBA invoervensters, koppelingen met andere (externe) bestanden, cameramodellen. Neem in deel alle elementen op, die je kan voorzien. Als je niet uitputtende bent geweest, geef dat niet. Ervaring met het bouwen van een model doe nu eenmaal op door met Excel te werken. Samen met het schetsontwerp vormt deze lijst de leidraad voor het bouwen van jouw model. Bewaar het dus bij de documentatie van het model.succes! terug Vlootman Consultancy, 2008 Pagina 21