Zakelijke reizen. Tips & Tricks voor zakenreizen

Transcriptie

1 Zakelijke reizen Tips & Tricks voor zakenreizen

2 Publicatiedatum: maart 2015 Disclaimer International Card Services (ICS) publiceert whitepapers over voor ondernemers relevante onderwerpen. De inhoud is uitsluitend bedoeld voor informatiedoeleinden en kan niet worden aangemerkt als (financieel- of fiscaal-) advies. Hoewel onze whitepapers met de grootste zorg worden samengesteld, kunnen aan de inhoud geen rechten worden ontleend. ICS aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade die het gevolg is van onjuistheid of onvolledigheid van de inhoud van deze whitepaper. De in deze whitepaper genoemde producteigenschappen van producten of diensten van ICS reflecteert de status op publicatiedatum. Ga voor een actueel overzicht van producteigenschappen naar Bekijk ook onze andere whitepapers op Zakelijke creditcard: wereldwijd betaalgemak 2

3 Tips & tricks om tijd, frustratie én kosten te besparen tijdens uw zakenreizen NRJC Zakenreizen: interessant en vaak noodzakelijk voor ondernemingen die internationaal zaken doen. Minder leuk zijn de soms verborgen kosten die hieruit voortvloeien. Waar gaat uw reisbudget naar toe en hoe houdt u uw zakelijke reiskosten zo goed mogelijk in de hand? U leest het in deze whitepaper. 75% van de zakelijke reiskosten gaan op aan vliegtickets, overnachtingen en vervoer ter plaatse. De overige 25% wordt besteed aan zaken als eten, roaming en entertainment. Maak goede en duidelijke afspraken met uw medewerkers over welke kosten wel en niet vergoed worden, en tot welk bedrag. Stimuleer hen bijvoorbeeld zoveel mogelijk gebruik te maken van Wi-Fi, maak afspraken met restaurantketens voor kortingen en stimuleer reizen met het openbaar vervoer (indien mogelijk en veilig). Omdat de grootste kostenposten bestaan uit reizen en hotels, hieronder een aantal tips om slim om te gaan met deze belangrijke zakenreisonderdelen. Zakelijke creditcard: wereldwijd betaalgemak 3

4 Negen tips om het hotel met de beste prijs/kwaliteitverhouding te kiezen Als het goed is, ziet u uw hotelkamer niet veel als u op zakenreis bent, maar het is wel zaak een hotel te kiezen dat comfortabel, schoon, prettig en niet duurder is dan de kwaliteit verantwoordt. Een aantal tips om in uw achterhoofd te houden bij het boeken van uw zakelijke overnachting(en): Maak gebruik van een hotelprogramma Maken u en/of uw medewerkers veel zakenreizen? Neem dan deel aan een programma bij een grote hotelketen. Dit kan tot maar liefst 12% korting opleveren (afhankelijk van de hoeveelheid kamers die u per jaar afneemt, de locatie en het soort hotel). U krijgt bovendien voorrang bij het verdelen van de laatste kamers en de optie hotelgasten op te sporen bij eventuele crises. Kies voor alternatieve overnachtingsmogelijkheden Gaat u juist niet zo heel vaak naar het buitenland voor uw werk? Dan kan een bed&breakfast of overnachting via Airbnb u veel voordeel opleveren. Vergelijk de prijzen! Check of het hotel positieve reviews krijgt Let vooral op de beoordelingen van andere zakenreizigers en kijk eerst naar de negatieve reviews. Komt een bepaald thema steeds terug, bijvoorbeeld een slechte internetverbinding of vieze kamers, dan is dit niet het hotel waar u wilt verblijven. Zoek een hotel met alle voorzieningen die u nodig heeft Voor de effectiviteit van uw verblijf is het handig als het hotel over vergaderruimtes, conferentiezalen en een restaurant beschikt. Scheelt tijd. En dus geld. Kijk of het vervoer van en naar het vliegveld geregeld is Voorziet het hotel in een speciale vliegveldshuttle of auto s met chauffeur? Dan hoeft u zich geen zorgen te maken over dit deel van de reis. Het kan u zelfs de huur van een auto besparen. Kies een hotel met gratis Wi-Fi Een van de belangrijkste zaken voor de zakenreiziger is gratis, ongelimiteerde toegang tot internet. Dit betekent dat u door kunt werken én dat u achteraf niet met onverwachte kosten wordt geconfronteerd. Kies dus voor een hotel dat gratis Wi-Fi aanbiedt en check via de reviews of de verbinding inderdaad zo goed is als het hotel belooft. Let op de locatie Zoek een hotel in de buurt van waar uw afspraken zijn. Let ook op de buurt. Is het er veilig? Is er iets te doen op de momenten dat u geen vergadering of bijeenkomst hebt? Dit bespaart u de kosten van taxi s, openbaar vervoer en/of een huurauto. Let op de veiligheid Kies een hotel waar de receptie continu bemand is en waar niet iedereen zomaar in de buurt van de kamers kan komen. Ook een kluisje om persoonlijke en belangrijke bezittingen in op te bergen moet aanwezig zijn. Dit verkleint de diefstal en dus op oponthoud, stress en extra kosten. Boek rechtstreeks Het kan voordeel opleveren door een hotel rechtstreeks te boeken in plaats van via een boekingssite. Bel of mail het hotel van uw keuze om te informeren naar hun actuele tarieven. Hotels hoeven voor rechtstreekse boekingen geen bemiddelingskosten te betalen aan een boekingssite en dat kan in uw voordeel uitpakken. Zakelijke creditcard: wereldwijd betaalgemak 4

5 1 Tips om te besparen op vliegtickets Wie handig is en een beetje moeite wil doen, kan honderden euro s op een vliegticket besparen. Hieronder een paar slimme tips. Wissel van browser Luchtvaartmaatschappijen houden heel goed in de gaten wie hoe vaak een bepaalde bestemming en vlucht bekijkt. Kijkt u regelmatig hoe duur een reis op een bepaald moment is, reken er dan op dat die steeds duurder wordt. Een manier om dit te omzeilen is om de site steeds met een andere browser en/of vanaf een ander apparaat te bezoeken. 2 Vergelijk maatschappijen Vooral op korte reizen is een prijsvechter helemaal niet zo n verkeerde optie. Het kan veel geld schelen en als u maar 1-3 uur vliegt is een maaltijd of extra beenruimte niet per se noodzakelijk. Ryanair, Transavia en Easyjet hebben de laatste jaren niet voor niets flink aan populariteit gewonnen onder zakenreizigers. 3 Plan zo ver mogelijk vooruit Hoe eerder u uw ticket boekt, hoe goedkoper het vaak is. Het kan ook lonen om uw reis zo laat mogelijk in de week te plannen, aangezien (terug)vliegen op zaterdag vaak goedkoper is. Soms is het zelfs aantrekkelijker een dagje langer te blijven omdat u daarmee zoveel bespaart op de reis dat u zelfs met een extra hotelovernachting goedkoper uit bent. In dat geval heeft u heel voordelig een stedentrip te pakken! 4 Lees de kleine lettertjes Kunt u het ticket eventueel annuleren of omboeken? Is bagage inbegrepen in de prijs of moet u bijbetalen als u meer dan alleen handbagage meeneemt? Belangrijke zaken die een op het oog goedkoop ticket toch behoorlijk prijzig kunnen maken. Zakelijke creditcard: wereldwijd betaalgemak 5

6 Slimme autohuurtips Soms liggen de locaties die u bezoekt in het buitenland ver uit elkaar. In dat geval kan het handig zijn om een auto te huren. Houd hierbij rekening met het volgende: 1 Haal een internationaal rijbewijs Zorg dat u een internationaal rijbewijs heeft (verkrijgbaar bij ANWB-winkels). In sommige landen is zo n rijbewijs verplicht. Sluit aanvullende verzekeringen af Uw reisverzekering dekt veelal niet de schade na een autoongeval. Bij de autoverhuurder kunt u aanvullende verzekeringen afsluiten die schade ten gevolge van ongelukken en diefstal dekken. Rijdt er iemand met u mee, sluit dan ook een inzittendenverzekering af. 2 3 Bezoekt u meerdere plekken? Huur bij een keten Als u tijdens uw zakenreis meerdere plaatsen aandoet en niet vanaf dezelfde luchthaven terugvliegt als die waar u arriveert, dan kan huren bij een grote organisatie interessant zijn. Vaak kunt u bij zo n keten de auto bij de ene locatie ophalen en bij de andere inleveren. Huur meteen een navigatiesysteem Zit er niet standaard een navigatiesysteem in de auto, huur dit er dan bij. Dit voorkomt verdwalen én roamingkosten omdat u anders misschien via uw mobiele telefoon moet navigeren. 4 5 Regel de autohuur voor vertrek Het van tevoren regelen van een huurauto heeft als voordeel dat u de afspraken in het Nederlands maakt. Bovendien kan het vaak vele malen goedkoper zijn om vlucht en autohuur te combineren. Huren ter plaatse kan ook natuurlijk, bijvoorbeeld als u na aankomst pas besluit een auto te huren. Houd er dan wel rekening mee dat u de huurovereenkomst en de verzekeringen in een vreemde taal moet regelen. Zakelijke creditcard: wereldwijd betaalgemak 6

7 Controleer de auto goed Let op eventuele schade (deuken, krassen) en controleer of alles het doet (lampen!). Doe dit bij voorkeur samen met een medewerker van de verhuurmaatschappij en laat eventuele mankementen en schades aantekenen op het huurcontract. Is er geen medewerker aanwezig, maak dan foto s van de auto zoals u die aantreft. Controleer ook of de autopapieren en alle benodigde spullen aanwezig zijn. Een gevarendriehoek is vrijwel overal verplicht, maar per land gelden soms aanvullende verplichtingen. Zo moet u in Duitsland een lichtgevend hesje bij u hebben en moet u in Frankrijk een blaastest in de auto hebben liggen. Lever de auto tijdens kantooruren in Als u de auto terugbrengt tijdens openingstijden van het kantoor kunt u direct, samen met een medewerker van het verhuurbedrijf, de auto controleren op eventuele schade en wordt u bij thuiskomst niet ineens geconfronteerd met schade die u zogenaamd gemaakt zou hebben. Zonder nog te kunnen bewijzen dat dit niet het geval was. Maak daarom ook een foto nadat u de auto op de parkeerplaats van de verhuurder hebt gezet. Bij eventueel onrecht kunt u hiermee bij uw creditcardmaatschappij aantonen dat eventuele schadebedragen ten onrechte van uw rekening zijn afgeschreven Overweeg de huur van een auto met chauffeur Ja, dit lijkt duurder maar u kunt wél werken tijdens de autorit en u verliest geen tijd met het zoeken naar de weg en parkeergelegenheid. En dat bespaart misschien wel meer geld! Zorg voor een geldige creditcard Voor het sluiten van een huurcontract is een creditcard meestal verplicht. Hiermee regelt u de borg en het eigen risico. De verhuurder vraagt om een machtiging om bedragen te innen. Het grote extra voordeel van huren met uw creditcard is de veiligheid: mochten er bijvoorbeeld bedragen afgeschreven worden die niet kloppen, dan kunt u veelal rekenen op restitutie. Zorg wel voor voldoende bewijs (foto s!). Boek de kleinste auto Grote kans dat u - eenmaal ter plaatse - een upgrade kunt regelen voor dezelfde prijs. Zakelijke creditcard: wereldwijd betaalgemak 7

8 Vijf tips om uw zakenreis te vereenvoudigen Tijd is geld. Daarom is het belangrijk om uw zakenreis zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen. Zonder oponthoud, zonder stress, zonder onnodig tijdrovende en dus kostbare activiteiten. Werk onderweg Zorg dat u overal toegang heeft tot uw zakelijke documenten, administratie en bedrijfsnetwerk. Op die manier kunt u altijd doorwerken in de tijd die u wacht op vliegvelden of kunt u uw afspraak optimaal benutten. Download travel apps Er zijn honderden apps beschikbaar die uw reiskosten aanzienlijk kunnen verlagen. Denk aan apps die u het goedkoopste benzinestation wijzen, restaurantaanbiedingen presenteren op de plaats van bestemming en apps die hotels vergelijken. Probeer ze wel zoveel mogelijk met Wi-Fi te openen zodat u niet met hoge roamingkosten geconfronteerd wordt, waardoor dat etentje of die overnachting toch nog erg duur uitvallen. Houd uw uitgaven bij Bewaar alle bonnetjes van uw uitgaven en houd ze bij op uw smartphone. Scheelt een hoop uitzoekwerk als u weer terug bent. Er zijn ook apps beschikbaar waarmee u uw bonnetjes kunt fotograferen en vervolgens in uw administratie kunt verwerken. Zo hoeft u ze niet meer fysiek te bewaren. Reis alleen met handbagage Als u uw outfits goed op elkaar afstemt is het prima mogelijk om alleen met handbagage te reizen. Dit bespaart de kosten van bagage en de tijd die u anders kwijt bent aan wachten bij de bagageband. Bovendien kunt u zo geen bagage kwijtraken. Neemt u toch een extra koffer mee? Boek uw reis dan met een creditcard. Op die manier bent u automatisch verzekerd tegen eventuele bagagevertraging. Programmeer uw navigatie alvast Zet uw hotel en vergaderlocatie alvast in uw navigatie-app. Zo hoeft u niet moeilijk te doen met plattegronden op plaats van bestemming. Zoek ook alvast het telefoonnummer van uw hotel en een plaatselijk taxibedrijf op en zet deze in uw telefoon. Probeer zoveel mogelijk te navigeren met Wi-Fi. Zakelijke creditcard: wereldwijd betaalgemak 8

9 Reisverzekering Onmisbaar als u regelmatig in het buitenland bent voor zaken: een (doorlopende) zakenreisverzekering. U heeft zo n verzekering al vanaf 2,80 per persoon per maand. De kosten meer dan waard, want ook aan de andere kant van de grens zit een ongeluk in een klein hoekje! Heeft u een zakelijke creditcard, dan heeft u geluk: dan bent u namelijk gratis aanvullend verzekerd op reis, kunt u - eveneens zonder bijkomende kosten - gebruik maken van wereldwijde hulpdiensten en heeft u tegen een geringe vergoeding recht op een vervangende creditcard na diefstal of verlies. Meer grip op reisbeleid Ondernemers en travelmanagers hebben meer controle over het reisbeleid dan een paar jaar geleden. Dit blijkt uit onderzoek van de Global Business Travel Association (GBTA) en Egencia onder zakenreismanagers in Europa, Noord-Amerika, Azië en Latijns-Amerika. Die controle houdt onder meer in dat ze meer besparingen kunnen realiseren en de kosten beter kunnen managen. Daarnaast spelen beleid en procedures een rol. 30% van de zakenreismanagers ziet er bijvoorbeeld op toe dat reizigers tickets, hotels en restaurants bij een voorkeursleverancier boeken. 9% betaalt niet als reizigers onkosten declareren die niet conform de regels zijn. De toegenomen controle is onder meer mogelijk door nieuwe technologieën en toepassingen, zoals smartphones en social media. Op deze manier blijven organisatie en reiziger beter met elkaar in contact en kunnen reizigers snel informatie vinden en uitwisselen. Daarnaast zijn er steeds meer technologieën beschikbaar voor het plannen en boeken van de reis en het verzamelen van data. Dit leidt tot een beter inzicht in de reisuitgaven en dus een betere controle op het reisbeleid. Zakelijke creditcard: wereldwijd betaalgemak 9

10 Creditcard Nog een manier om overzicht te houden op uw reiskosten, is het gebruik van een zakelijke creditcard. Gebruik hem zelf op reis en stimuleer ook uw medewerkers zoveel mogelijk te betalen met creditcard. U heeft dan continu inzicht in de uitgaven en kunt desgewenst meteen bijsturen Nog niet overtuigd? Ook onderstaande voordelen geniet u - op al uw zakenreizen - als u gebruik maakt van een zakelijke creditcard: Wereldwijd geaccepteerd Creditcards worden wereldwijd geaccepteerd, op meer dan 35 miljoen adressen. Een hotel afrekenen in New York, een online aankoop doen in China: alles is mogelijk. Een pinpas wordt daarentegen niet overal geaccepteerd. Contant geld opnemen Met een creditcard kunt u geld opnemen bij alle geldautomaten die voorzien zijn van het logo van uw creditcardprovider. Handig als u snel cash nodig heeft! Standaard kunt u 1.000,- per dag opnemen. Wilt u meer geld op kunnen nemen (of minder), neem dan contact op met uw creditcardmaatschappij. Gratis hotelservice Een zakelijke creditcard biedt ook de extra Hotelservice: als u met uw Card boekt bij een hotel dat is aangesloten bij de Hotelservice, hoeft u niet voor een bepaalde tijd in te checken. Uw kamer blijft gewoon voor u gereserveerd, hoe laat u ook arriveert. Makkelijk een auto huren Wilt u een auto reserveren of huren in het buitenland, dan is in de meeste gevallen een creditcard voldoende. U hoeft dan geen contante borg te betalen; deze wordt in geval van schade van uw creditcardtegoed afgeschreven. Overigens kunt u in heel veel landen überhaupt geen auto huren zonder creditcard. Vervangende Card bij verlies of diefstal in het buitenland Als u tijdens uw zakenreis in het buitenland uw zakelijke creditcard kwijtraakt, kunt u een beroep doen op de speciale Global Service. Hiermee krijgt u binnen 48 uur een vervangende zakelijke creditcard of contant geld (Emergency Card of Emergency Cash). Contactloos betalen Met de nieuwste creditcards kunt u ook contactloos betalen. Handig om snel een broodje af te rekenen op het station of een kop koffie op het vliegveld. Bovendien kunt u met uw zakelijke creditcard contactloos in- en uit checken in het openbaar vervoer in Engeland, zoals in de metro in Londen. Zakelijke creditcard: wereldwijd betaalgemak 10

11 Automatisch verzekerd tegen onrechtmatig gebruik Bij bedrijven met meerdere creditcards kan het voorkomen dat een medewerker onrechtmatig gebruik maakt van zijn of haar creditcard. Met de Ongeoorloofd Gebruik verzekering bent u als bedrijf verzekerd tegen dit risico. Ook bent u verzekerd tegen onrechtmatig gebruik van derden, bijvoorbeeld na een hack van een webwinkel of diefstal van de creditcard. Gratis Aanvullende reisverzekering Tijdens zakelijke reizen die u boekt met uw zakelijke creditcard bent u automatisch aanvullend verzekerd tegen ongevallen, maar ook tegen bijvoorbeeld vertraging van uw vlucht en uw bagage. Toegang tot wereldwijde hulpdiensten Een prettig idee voor iedere zakenreiziger: bij een calamiteit kunt u rekenen op hulp en ondersteuning, bijvoorbeeld op het gebied van medisch transport, bezoek uit Nederland (wanneer u langer in een ziekenhuis moet verblijven) en/of hulp van een tolk. Snel doorrijden op tolwegen Geen gedoe met kleingeld of bankpassen die niet geaccepteerd worden: met een zakelijke creditcard betaalt u overal ter wereld makkelijk en snel op tolwegen Meer informatie? De zakelijke creditcards van International Card Services bieden u alle bovenstaande voordelen en meer. Neem contact op met ICS om de mogelijkheden voor uw specifieke bedrijfssituatie te bespreken. International Card Services BV (ICS) is creditcardspecialist en marktleider in zakelijke creditcards in Nederland. ICS verzorgt al meer dan 25 jaar de uitgifte, promotie, administratie en transactieverwerking van creditcards van MasterCard en Visa. Sinds 2012 biedt ICS een breed assortiment zakelijke Cards die specifiek voorzien in de behoefte en wensen van bedrijven en hun medewerker(s). Van zzp ers tot multinationals. De diverse Cards bieden ondersteuning in het vereenvoudigen van het financieel management voor elke onderneming. Daarnaast biedt ICS bedrijven ook andere financiële diensten en producten, zoals 24/7 Fraudepreventie, diverse verzekeringen en een Business Card Servicedesk die 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar is. Meer informatie? Informeer bij ICS naar de mogelijkheden voor uw onderneming. Zakelijke creditcard: wereldwijd betaalgemak 11

12 Copyright 2015 International Card Services