Geïntegreerd inspectieverslag POD MI OCMW/W65M-W65B-RMID-RMIB-STOF /2014

Transcriptie

1 Aan de Voorzitter van het OCMW van Roeselare Gasthuisstraat Roeselare Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI 5 OCMW/W65M-W65B-RMID-RMIB-STOF /2014 Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag Geachte Voorzitter, Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum op 10,11,23 en 24/9, 7, 14, 15 en 16/10/2014. Dit inspectieverslag bestaat uit drie delen: Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de inspecties en de aanbevelingen Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de gevolgde procedure De controletabellen per begunstigde Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via mi.inspect_office@mi-is.be. Briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel.

2 1. INLEIDING De missie van de POD Maatschappelijke integratie is de voorbereiding, uitvoering, evaluatie en opvolging van het federale beleid voor maatschappelijke integratie, waardoor ieders sociale grondrechten op duurzame wijze worden gegarandeerd. De controles die door de inspectiedienst in de OCMW s worden uitgevoerd, passen in deze missie en gaan uit van de volgende visie ; Controle op de toepassing van de federale wetgeving voor maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en financiële inspecties Advies aan de OCMW's over het wettelijk kader en de concrete toepassing van de regelgeving Kennis: door haar schakelfunctie tussen de administratie en de actoren op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van het beleid inzake maatschappelijke integratie. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, stelt de inspectiedienst zich de volgende doelstellingen; Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en reglementering aangaande de subsidies die de federale staat toekent aan de OCMW s. Houden van doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de OCMW s op boekhoudkundig, administratief en juridisch vlak. Deze controles dragen bij tot de gelijke wettelijke behandeling van de gebruikers van de OCMW-diensten. Verzamelen van informatie om het beleid inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding te optimaliseren. Uitbouwen van structurele en kwalitatieve relaties met de OCMW s (belangrijkste partners van de federale administratie) met het oog op een goede communicatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening. Uitwisselen van informatie met de interne diensten van de POD MI. Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011 door de Regering werd besloten. Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen; Respect De kwaliteit van de dienstverlening en de klantvriendelijkheid Gelijke kansen voor iedereen Diversiteit Openstaan voor verandering De procedure voor de controles wordt toegelicht op de website van de POD MI ( 2

3 2. CONTROLES Omschrijving Jaargang controle Bijlage 1 Wet van 02/04/1965: controle van de medische kosten 2011 Bijlage 1: Controle van de medische bewijsstukken 2 Wet van 02/04/1965: boekhoudkundige controle Bijlage 2: Controle op de wet van 2 april Recht op Maatschappelijke Integratie: controle van de sociale dossiers 2013 Bijlage 3: Controle van de sociale dossiers voor RMI 4 Recht op Maatschappelijke Integratie: boekhoudkundige controle Bijlage 4: Controle van de subsidies voor RMI 5 Stookoliefonds (verwarmingstoelage) 2012 Bijlage 5: Controle van het stookoliefonds 6 Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing 7 Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds geen controle uitgevoerd geen controle uitgevoerd Bijlage 6: Controle van de subsidies voor SCP Bijlage 7: Controle van de Energiefonds-subsidies U vindt een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde controles in de bijlagen van deze brief. 3. VOORBEREIDING EN VERLOOP VAN DE INSPECTIE De inspecteur heeft haar controles in goede werkomstandigheden kunnen uitvoeren. De bewijsstukken die per mail aan uw OCMW werden gevraagd om de controles correct voor te bereiden, werden overzichtelijk ter beschikking gesteld. Opmerking met betrekking tot de controle medische kosten: - Bij aanvang van de controle ontbraken verscheidene attesten dringende medische hulp. Deze attesten werden later via post en via mail aan de inspecteur bezorgt. Gelieve in de toekomst bij de voorbereiding van de controle erop toe te zien dat alle attesten dringende medische hulp bij de respectievelijke medische kosten klaarliggen. Er was een goede samenwerking met de OCMW- personeelsleden, die bereid waren op alle vragen te antwoorden en die waar nodig- bijkomende informatie hebben gegeven. 4. VASTSTELLINGEN EN AANBEVELINGEN De onderstaande tabellen geven een overzicht van de vaststellingen en de aanbevelingen per gecontroleerde materie: 3

4 Wet van 02/04/1965, controle medische kosten Controle individuele dossiers: -Het was positief vast te stellen dat er voor alle opgevraagde dossiers sociale verslagen aanwezig waren. Voor 2 dossiers waren de verslagen eerder beperkt en summier inzake het vaststellen van de behoeftigheid. Wij adviseren het OCMW om steeds gedetailleerde informatie uit te schrijven in de sociale verslagen zodat de sociale en financiële situatie van betrokkene duidelijk is. -Als een persoon aanvankelijk niet bekwaam is om mee te werken aan het sociaal onderzoek, dan dient dit dossier opgevolgd worden tot wanneer dit wel mogelijk is. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat iemand tijdelijk in coma is. Het zal pas op het ogenblik van voldoende bewustzijn zijn dat de persoon een aanvraag tot steun kan indienen en er dus een sociaal onderzoek moet/kan gebeuren. Dit gebeurde niet voor één dossier : de inspecteur vroeg bijkomend recentere- gegevens op uit de KSZ gegevensbank: we konden vaststellen dat het dossier na de opname in het ziekenhuis bij een ander OCMW verder leefloon verkreeg en op een latere datum pas aangesloten werd bij een Belgisch ziekenfonds. Wanneer we bij een toekomstige controle merken dat er in dergelijke dossiers geen verdere opvolging gebeurde door het OCMW zullen de kosten teruggevorderd worden. -We stellen vast dat in een aantal dossiers de gezinssamenstelling op de intake niet overeenstemt met wat we lezen in de sociale verslagen. -Het was positief vast te stellen dat - waar nodig- het onderzoek naar de borgstelling gebeurde. -Voor één dossier werd het HZIV niet gecontacteerd inzake de ziekteverzekering in het herkomstland (verbindingsorgaan Macedonië). De verzekerbaarheid in het land van oorsprong moet nagevraagd worden bij de HZIV ( iri@caami-hziv.fgov.be) voor een persoon die minder dan één jaar in België verblijft en afkomstig is van een land waar een verbindingsorgaan van bekend is. De bewijsstukken van de aanvraag en het antwoord moeten in het dossier aanwezig zijn. Bewijsstukken verblijf 1 jaar/ verzekering: Het volstaat niet om enkel voort te gaan op de verklaring van betrokkene dat deze al langer dan 1 jaar in België verblijft. Een bewijsstuk dat aangeeft dat betrokkene al langer dan 1 jaar ononderbroken in België of een voldoende gedetailleerde beschrijving betreffende de periode dat betrokkene beweert hier reeds te verblijven zijn noodzakelijk om af te zien van de vereiste de verzekering in het herkomstland te onderzoeken. (idem bewijsstukken 2 jaar / borgstelling) Administratieve controle: -Attesten dringende medische hulp: er wordt aangeraden om een afzonderlijk attest dringende medische hulp op te maken naast het medisch getuigschrift. Het attest wordt 4

5 steeds gedateerd en ondertekend door een geneesheer. Voor medicijnen worden geen attesten aanvaard die ondertekend worden door de apotheker. Er kon voor een aantal facturen geen attest dringende medische hulp voorgelegd worden. -De terugbetalingsregels worden in grote lijnen correct opgevolgd toch vragen we uw aandacht voor het volgende: Voor tandprothesen is er een leeftijdsvoorwaarde: betrokkene dient 50 jaar te zijn. Van deze leeftijd kan worden afgeweken als de persoon aan één van de volgende criteria voldoet: - persoon lijdt aan malabsoptiesyndromen en colorectale ziekten; - persoon onderging een mutilerende ingreep op het spijsverteringsstelsel; - persoon heeft verlies van tanden na een ostemyelitis, een radionecrose, een chemotherapie of een behandeling met ionisatie-agens; - er was een extractie van tanden vóór een openhartoperatie, een orgaantransplantatie, een behandeling met ionisatie- of immunodepressie-agens; - er zijn aangeboren of erfelijke problemen aan tanden of kaakbeenderen. Dit dient bewezen te worden door een attest van een geneesheer. Als er kan bewezen worden dat één van bovenstaande elementen van toepassing is en de persoon is geen 50 jaar, dan zal er terugbetaling zijn van de kosten volgens de RIZIVnormen. Afleveringsmarges ( tem 1/6/2014) en verstrekkingen met nomenclatuurnummer beginnend met een 8 of 9 worden niet terugbetaald. -dubbele aangiftes: een aantal facturen werden 2 x aangegeven en betoelaagd. - Voor een aantal personen die over een inkomen beschikken groter of gelijk aan het bedrag equivalent leefloon werden ook de remgelden teruggevraagd aan de POD. Wij verwijzen u graag naar het artikel 11 1 van de wet van 2/4/65: Het remgeld wordt niet terugbetaald voor niet-hospitalisatiekosten indien de aanvrager of diens partner een inkomen heeft van minstens het equivalent leefloon. De honoraria en de terugbetalingstarieven kunnen opgezocht worden via de databank Nomensoft op de site van het riziv Wet van 02/04/1965, boekhoudkundige controle Bij het afpunten van de uitgaven en ontvangsten werd een minimaal verschil vastgesteld. We kunnen stellen dat het OCMW een uitstekende werking heeft inzake het opvolgen van de aangevraagde staatstoelagen. Wij kunnen u alleen maar aanmoedigen om op deze wijze verder te werken. Voor de tewerkstellingsdossiers werd één dossier dubbel betoelaagd: eenmaal op de wet 2/4/65 en andermaal op het RMI. Het OCMW trachtte dit dossier recht te zetten maar een aantal maanden bleven dubbel betoelaagd. Verder werden er geen verschillen vastgesteld en werden de tewerkstellingsdossiers eveneens correct betoelaagd. 5

6 Recht op Maatschappelijke Integratie, controle van de sociale dossiers De dossiers die gecontroleerd werden, waren allen overzichtelijk en gestructureerd samengesteld. De opzoekingen in de dossiers verliepen vlot. Uit de controle en de besprekingen nadien kunnen we vaststellen dat uw team zich intensief en constructief inzet om zowel het sociale als het administratieve luik van de dossiers RMI correct uit te voeren. Toch vragen wij uw aandacht voor volgende punten: -De sociale verslagen bevatten in bepaalde dossiers te weinig concrete elementen of stroken niet met andere gegevens : vb de gezinssamenstelling vermeld bij het begin van het sociaal verslag is vaak onvolledig of tegenstrijdig met wat in de sociale verslagen te lezen is; Een gedetailleerde beschrijving van de bevindingen van het onderzoek zijn cruciaal; onder meer om dakloosheid te kunnen vaststellen of om de werkbereidheid aan te tonen. Een loutere vermelding betrokkene was dakloos is onvoldoende. Het feit dat betrokkene over een ziekte-attest beschikt waardoor hij een bepaalde tijd vrijgesteld werd van de voorwaarde van werkbereidheid moet vermeld worden in het sociaal verslag. Dergelijke elementen zijn onderdeel van het sociaal onderzoek en moeten vermeld worden in het sociaal verslag en niet in een andere applicatie of in de follow-up. -De kennisgevingen aan de cliënten zijn wettelijk gezien in orde maar zwaar en soms moeilijk leesbaar voor een buitenstaander. Zo bevatten de kennisgevingen van een aantal dossiers ook de vermelding van de verhoogde toelagen die het OCMW ontvangt van de Staat. De cliënt heeft hier geen boodschap aan. Wij adviseren u dan ook om deze administratieve beslissingen niet te vermelden in de kennisgevingen aan de cliënt. - De beslissingen en kennisgevingen waarin het OCMW de verrekening doet van inkomsten van ascendenten/descendenten eerste graad bevatten geen verduidelijking hoe het OCMW aan het meegerekend inkomen komt. Wanneer de beslissing betrekking heeft op een geldsom, moet het toegekende bedrag, de berekening, alsook de manier waarop de verrekende inkomsten berekend werden duidelijk omschreven worden; dit opdat de aanvrager de juistheid ervan kan nagaan. (wij adviseren het ocmw om in de kennisgeving en beslissing te verwijzen naar het algemeen principe inzake de berekening ascendenten/descendenten beslist in de raad van../../.. ) -De aangifte van de verhoogde toelage in de zin van art 33 van de wet verloopt niet correct. Enkel wanneer de rechthebbende een opleiding volgt gedurende minstens 10 uren per week of werkervaring opdoet gedurende minstens 10 uren en ten hoogste 20 uren per week en er werd een GPMI opgemaakt, kan er gedurende 6 maanden een verhoogde toelage van 20% toegekend worden. In de 3 gecontroleerde dossiers (mbt verhoogde toelage art 33) stellen we vast dat de rechthebbende uiteindelijk geen opleiding volgt of werkervaring opdoet, bijgevolg kan er ook geen recht zijn op de verhoogde toelage. - het GPMI: 1/ Wanneer we een overeenkomst afsluiten tussen twee (of meerdere) partijen kan deze pas geldig zijn vanaf datum ondertekening. Hierdoor kan de datum vanaf wanneer het contract geldig is niet vroeger zijn dan deze van ondertekening. De verhoogde toelagen 6

7 kunnen pas starten vanaf de datum van de ondertekening van het GPMI. 2/ evaluaties: in één dossier (van de 3) vonden we geen evaluaties. In toepassing van het artikel 15 van het KB van 11/07/2002 dient er minstens éénmaal per trimester een evaluatie te gebeuren. Hiervan dient een schriftelijke weerslag terug te vinden zijn in het dossier. Indien er geen evaluaties gebeuren kan er evenmin recht zijn op verhoogde toelagen in de zin van het artikel 34 van de wet. Een evaluatie is een overlegmoment tussen de cliënt en de maatschappelijk assistent; studieresultaten kunnen hier besproken worden maar ook andere zaken zoals huisvesting, financiële problemen, gezondheidsproblemen,.. kunnen hier aan bod komen. De begeleiding van het OCMW reikt verder dan enkel de studiebegeleiding en toekenning van het leefloon. De bedoeling van een evaluatie is niet alleen te evalueren maar ook bij te sturen waar nodig. Om een goede evaluatie op te maken is het belangrijk dat alle bepalingen van het GPMI duidelijk zijn en dat het GPMI naar behoren werd ingevuld. (Dit was voor één dossier niet het geval) 3/ onderzoek onderhoudsplicht: in 1 dossier werd de billijkheid niet in het sociaal verslag gemotiveerd. Een sociaal onderzoek dient het bestaan van onderhoudsplichtigen te bevatten. Het OCMW kan verhaal instellen bij de onderhoudsplichtigen: hiertoe doet het een onderzoek naar de financiële toestand van de onderhoudsplichtigen en de familiale aspecten van de zaak. Het OCMW kan beslissen af te zien van het verhaal tegenover de onderhoudsplichtigen om redenen van billijkheid: het OCMW geeft dan in het sociaal verslag de concrete feiten en redenen aan waarop deze afwijking is gesteund. Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Bij de analyse van de cijfers inzake het recht op maatschappelijke integratie stellen we een minimaal verschil vast. De foutmarge ligt lager dan 1% (nl 0,08 %). Dit geeft blijk van een uitstekende opvolging van de staatstoelagen. Voor de tewerkstellingsdossiers art 60 7 werden enkele verschillen in uw nadeel vastgesteld en een aantal dossiers waar eventueel te weinig toelage verkregen werd. Stookoliefonds (verwarmingstoelage) De gecontroleerde dossiers bevatten alle noodzakelijke bewijsstukken. De toekenning gebeurde conform de wettelijke bepalingen. Bij de controle van de boekhouding werd een eventueel te weinig vastgesteld. Het zou gaan om 2 of 3 dossiers die niet betoelaagd werden. 7

8 5. DEBRIEFING EN ALGEMENE OPMERKINGEN Evolutie ten opzichte van eerdere controles Controle medische kosten wet 2/4/65: Net zoals bij vorige controles kunnen we besluiten dat het OCMW de terugbetalingsregels toepast, doch worden nu en dan nog foutjes gemaakt. Mbt de sociale verslagen en het sociaal onderzoek kunnen we een positieve tendens vaststellen doch met nog marge voor verbetering en verfijning. Controle boekhouding wet 2/4/65: We kunnen vaststellen dat er een continuïteit is in de goede opvolging van de staatstoelagen. Recht op maatschappelijke integratie, controle sociale dossiers: Bij de vorige controle (dd 2012) werden er eveneens opmerkingen geformuleerd inzake het ontbreken van motiveringen (vb inzake billijkheid voor onderzoek onderhoudsplicht of verrekenen inkomsten ascendenten/descendenten ) in de sociale verslagen of beslissingen. Ook de aanvangsdatum GPMI en het ontbreken van GPMI evaluaties werd bij een vorige controle gemeld. De huidige gecontroleerde periode is 2013, bijgevolg is het mogelijk dat het OCMW nog niet de nodige tijd kreeg om aanpassingen door te voeren. Wij rekenen er alvast op dat we bij een volgende controle de resultaten zullen zien. Recht op maatschappelijke integratie controle boekhouding: We kunnen vaststellen dat er een continuïteit is in de goede opvolging van de staatstoelagen. Controle stookoliefonds: Er werd gunstig gevolg gegeven aan de opmerkingen van het vorige rapport in Debriefing Na iedere controle werd tijd gemaakt om de vaststellingen en aanbevelingen met de OCMW verantwoordelijken te bespreken (Annick Vanacker, Steve Van Ryckeghem en Melissa Alaimo). Tijdens deze debriefing konden de personeelsleden van het OCMW ook bijkomende vragen stellen aan de inspecteur. Vragen en opmerkingen van het OCMW Op vraag van het OCMW las de inspecteur het nieuw ontwerp van sociaal verslag. De volgende opmerkingen werden gegeven : - Een sociaal verslag mag geen verzameling zijn van standaardformuleringen : tracht deze aan te vullen met concrete gedetailleerde informatie. Een sociaal verslag is het uitschrijven van alle onderzoeksdaden en bevindingen die gebeurd zijn mbt de voorwaarden voor toekenning van het RMI, met als slot een voorstel van de maatschappelijk assistent. Het gevaar van standaardzinnen is dat men vervalt in algemeenheden zonder een motivering waarom men tot een bepaalde conclusie of voorstel komt. - er wordt verwezen naar billijkheidsredenen om vrij te stellen van werkbereidheid: deze billijkheidsredenen moeten in een sociaal verslag gemotiveerd worden. - huisbezoek: enkel de vermelding dat er om veiligheidsredenen geen huisbezoek werd afgelegd is onvoldoende: het sociaal verslag moet duidelijkheid en klaarheid scheppen waarom de maatschappelijk assistent zich niet veilig voelt om een huisbezoek af te leggen 8

9 - Bij jaarlijkse herziening: feitelijke situatie van betrokkene is niet gewijzigd : dit kan enkel besloten worden na het sociaal onderzoek door o.a. de consultatie van de KSZ stromen en een huisbezoek. - het huisbezoek: wij adviseren om de vaststellingen van het huisbezoek kort te vermelden. - Werkbereidheid: dit is een wettelijke voorwaarde voor toekenning RMI: dit moet door het OCMW onderzocht worden en de bevindingen hiervan dienen aldus uitgeschreven te worden in het sociaal verslag. (aangezien er bij het OCMW een apart dossier/applicatie is mbt de opvolging werkbereidheid wordt er aangeraden om de opvolging kort samen te vatten in het sociaal verslag en voor de uitgebreide versie te verwijzen naar de andere applicatie ) - aantonen dakloosheid: een loutere vermelding dat betrokkene dakloos is ook hier onvoldoende: dit kan enkel aangetoond worden door het uitschrijven van verschillende elementen die erop wijzen dat betrokkene dakloos is/was. De interne documenten inzake studenten en ascendenten/descendenten werden nagekeken. Hierop werden geen specifieke opmerkingen gegeven. Vraag OCMW: het toekennen van leefloon catg. 1 aan één persoon van een koppel met minderjarige kinderen waarvan slechts één persoon voldoet aan de voorwaarde aantonen werkbereidheid. Wat is het standpunt van POD MI hieromtrent? - Indien de aanvrager samenwoont met een minderjarig kind te zijner laste én een partner die niet aan de voorwaarden voldoet, blijft het recht op een leefloon categorie 3 behouden. In dit geval is er echter geen gespreide betaling en kan de partner evenmin genieten van de voordelen die voortvloeien uit het recht. Vraag OCMW: GPMI's voor studenten: opmaken voor de duur van de studies of mag het per jaar? - Het GPMI moet gelden voor de ganse duur van de studies. Het kan gaan om één overeenkomst die mogelijkerwijze aangepast wordt gedurende de duur ervan, maar het kan ook gaan om verschillende aaneensluitende contracten. Opmerking OCMW ivm mediprima: De onbetaalde facturen van mensen die niet in orde zijn met mutualiteit en ook (nog) geen medische kaart hebben. Het probleem hierbij is dat er niet teruggekeerd kan worden in de tijd waardoor de persoon zelf hiervan de dupe is. - Voor de kosten in het eigen ziekenhuis: het OCMW kan het eigen ziekenhuis er op attent maken, dat ze de niet dringende verstrekkingen voorlopig niet uitvoeren en dat ze de persoon eerst doorverwijzen naar het OCMW voor de opmaak van een medische kaart. Er werd ook verduidelijking gegeven ivm het antwoord van de juridische dienst mbt recht op kinderbijslag voor een illegaal kind van een moeder die leefloon (RMI) ontvangt. Er kan onmogelijk voor een dossier RMI leefloon ook recht zijn op financiële steun in het kader van de wet van 2/4/65. (de kinderbijslag is een verhoging van deze financiële steun; MB 30/01/1995 art. 1 en 2) 9

10 6. CONCLUSIE De onderstaande tabellen geven een overzicht van de eventuele subsidietekorten en de te veel ontvangen subsidies. Te weinig ontvangen toelagen Controle Periode Wet van 02/04/1965, boekhoudkundige controle Recht op Maatschappelijke Integratie, controle van de sociale dossiers Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Stookoliefonds (verwarmingstoelage) 2012 Terugvorderingsprocedure Zie bijlage 2 Zie bijlage 3 Zie bijlage 4 Zie bijlage 5 Te veel ontvangen toelagen Controle Wet van 02/04/1965, controle van de medische kosten Periode Terug vordering ,13 Terugvorderings -procedure Door onze diensten Terugvorderings -periode Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten Wet van 02/04/1965, boekhoudkundige controle ,19 Door onze diensten Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten Recht op Maatschappelijke Integratie, controle van de sociale dossiers Jaar 2013 Cf. bijlage nr. 3 Door onze diensten Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle ,6 Door onze diensten Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten Stookoliefonds (verwarmingstoelage) Jaar Mag ik u verzoeken om uw akkoord binnen een termijn van 15 dagen volgend op de ontvangst van dit verslag te verzenden naar mi.inspect_office@mi-is.be 10

11 Als er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn wordt dit beschouwd als een aanvaarding van de resultaten van de inspectie. Met vriendelijke groeten, Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie : De directeur-generaal, Anne-Marie VOETS 11

12 BIJLAGE 1: CONTROLE VAN DE MEDISCHE BEWIJSSTUKKEN IN HET KADER VAN DE WET VAN 2 APRIL 1965 EN VAN HET M.B. VAN 30 JANUARI 1995 VOOR DE PERIODE 2011 De controle werd uitgevoerd op twee niveaus: Een controle op de naleving van de wetgeving ter zake via een steekproef van de individuele dossiers Een administratieve en financiële controle op een steekproef van de facturen 1. CONTROLE VAN DE INDIVIDUELE DOSSIERS Tijdens de controle werden 18 individuele dossiers nagekeken voor de volgende elementen: De steunaanvraag (indien nodig geacht) De borg (indien nodig geacht) De verzekerbaarheid (indien nodig geacht) De sociale verslagen. De inspecteur stelt vast dat de volgende elementen niet of slechts gedeeltelijk op een correcte manier werden toegepast: Controle van de verzekerbaarheid (indien nodig geacht) Opstellen van duidelijke en concrete maatschappelijke verslagen De inspecteur stelde bij een aantal dossiers problemen vast. U vindt een gedetailleerde beschrijving per dossier in de controletabel 1A. 2. ADMINISTRATIEVE CONTROLE De controle had betrekking op de volgende elementen: Administratieve juistheid van de aangiftes Terbeschikkingstelling van de nodige facturen Terbeschikkingstelling van de betalingsbewijzen Naleving van de terugbetalingsregels van de ziekteverzekering en van de wet van 02/04/1965. De inspecteur stelt vast dat de volgende elementen niet of slechts gedeeltelijk op een correcte manier werden toegepast: terbeschikkingstelling van de geëiste bewijsstukken (nl. attesten dringende medische hulp); en naleving van de terugbetalingsregels van de ziekteverzekering en van de wet van 02/04/1965. De inspecteur stelde bij een aantal ingediende kosten fouten vast. U vindt een gedetailleerde beschrijving van de fouten per ingediende kost in de controletabel 1B. 12

13 3. FINANCIELE CONTROLE Extrapolatie van de financiële resultaten Er werd voor deze controle geen extrapolatie van de financiële resultaten uitgevoerd. Beschrijving van het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten Alle formulieren worden gecontroleerd vanaf een bepaald bedrag per soort kosten (het betreft hier de zogenaamde stratificatieformulieren ). Onder dit bedrag wordt een steekproef van formulieren vastgelegd en gecontroleerd (het betreft hier de zogenaamde niet-stratificatieformulieren ). Het totaalbedrag van de terugvordering voor de medische kosten op basis van de steekproef: Totaal steekpro ef (in ) Kostentype Subsidietotaal (in ) Extrapolatiefactor Extrapolatievoorwaarden vervuld? Terugvordering voor extrapolatie (in ) Terugvordering na extrapolatie (in ) med1 9123, ,40 50,48 far1 5236, ,45 42,30 amb1 8514, ,90 756,67 hosp , ,73 78,32 TOTAAL 927,77 Legende: Med = medische kosten buiten zorginstelling. Far = farmaceutische kosten buiten zorginstelling. Amb = ambulante zorgen verstrekt in een zorginstelling. Hosp = ziekenhuiskosten verstrekt in een zorginstelling 1 = steekproef. 2 = stratificatie. Het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten na extrapolatie op basis van de steekproef bedraagt 927,77. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1B. Het totaalbedrag van de terugvordering voor de medische kosten van de stratificatie: Kostentype Totaal categorie (in ) Totaal van de terugvordering (in ) Med , ,64 Far ,55 26,88 Amb ,55 166,42 Hosp , ,42 TOTAAL 3884,36 13

14 Het totaalbedrag van de terugvordering van de medische kosten die betrekking hebben op de stratificatie bedraagt 3884,36. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle in controletabel 1B. 4. Algemene informatie Op onze website kunt u gedetailleerde uitleg terugvinden over de medische kosten die teruggevorderd kunnen worden bij de Federale Staat. Deze uitleg staat vermeld in het document genaamd Medische bewijsstukken in het kader van de wet van 02/04/1965 en van het M.B. van 30/01/1995. Er bestaan eveneens twee zoekmachines op de website van het RIZIV ( die het mogelijk maken om niet alleen de erelonen en terugbetalingen van de nomenclatuurcodes te raadplegen, maar ook de vergoedbare farmaceutische specialiteiten. 5. Conclusies Voor de medische kosten (wet van 02/04/1965) heeft uw OCMW voor 927, ,36 = 4812,13 te veel aan toelagen ontvangen voor de gecontroleerde periode. Het te veel uitgekeerde bedrag zal geregulariseerd worden op één van uw volgende maandelijkse kostenstaten. 14

15 BIJLAGE 2: CONTROLE VAN DE SUBSIDIES TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 02 APRIL 1965 PERIODE VAN 2010 T/M 2011 Deze controle maakt een boekhoudkundige vergelijking van de uitgaven en terugvorderingen van: de maatschappelijke steun waarvoor de Staat subsidies verstrekt; de tewerkstellingen geregistreerd bij het OCMW waarvoor de POD MI subsidies verstrekt. De verschillen tussen de daadwerkelijke betalingen en de toegekende subsidies worden zo opgespoord. 1. De resultaten van de financiële controle (met uitzondering van de tewerkstellingen in artikel 60 7) Analyse van de uitgaven Er werd gewerkt met een steekproef van 100 dossiers per jaar. Bij de boekhoudkundige controle werd vastgesteld dat uw OCMW te veel toelagen heeft ontvangen voor 408,39. U vindt hiervan een gedetailleerde beschrijving in controletabel 2A. Bij de boekhoudkundige controle werd vastgesteld dat uw OCMW eventueel te weinig toelagen ontving. U vindt hiervan een gedetailleerde beschrijving in controletabel 2B. Analyse van de terugvorderingen Bij de boekhoudkundige controle werden geen verschillen met de subsidiëring door de Staat vastgesteld. 2. Controle van de financiële steun van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 van de organieke Wat van 08/07/1976 betreffende de OCMW s. De controle van uw boekhoudkundige stukken heeft het volgende aan het licht gebracht: te veel ontvangen toelagen van 4791,8 ; opmerking: het OCMW probeerde dit dossier correct recht te zetten vanaf december 2009 maar de volgende maanden bleven verder betoelaagd (januari tem mei 2010). Voor de toelagen wet 2/4/65 moet men per maand een D formulier versturen; indien men de bedragen wil aanpassen moet ook ieder D formulier per maand aangepast worden. U vindt een gedetailleerde beschrijving van de te veel ontvangen toelagen in controletabel 2D. 3. Conclusies Voor de gecontroleerde periode heeft uw OCMW een te veel aan toelagen ontvangen van: 408, ,8 = 5200,19 (zie de controletabellen 2A en 2D). 15

16 Dit bedrag zal worden teruggevorderd op een van de volgende subsidies die u zal worden toegekend. De subsidies die overeen stemmen met de eventueel te weinig ontvangen toelagen (zie controletabellen B en E ), zouden u nog kunnen worden terugbetaald, op voorwaarde dat de termijnen voor de verzending van de A- en B-formulieren (45 dagen) en van de D- formulieren (12 maanden) aanvankelijk werden nageleefd (hoofdstuk 2, artikel 9 en artikel 12 van de wet van 2 april 1965). Tevens dienen alle wettelijke voorwaarden vervuld te zijn die de terugbetaling van deze steun mogelijk maken (art. 5 en 11 2 van de wet van 2 april 1965). Om na te gaan of u nog recht heeft op de inning van de eventueel te weinig ontvangen toelagen, kunt u contact opnemen met onze frontdesk (vraag@mi-is.be of tel 02/ ) om een lijst te bekomen van de geweigerde formulieren en de uitleg over de foutieve codes. Deze lijst zal via verstuurd worden. Ook kan onze frontdesk u uitleggen welke procedures best gevolgd worden. 16

17 BIJLAGE 3: CONTROLE VAN DE DOSSIERS MET BETREKKING TOT DE WET VAN 26/05/2002 INZAKE HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE, OVEREENKOMSTIG ART 57 VAN HET KB VAN 11/07/2002 JAAR 2013 De controle had betrekking op de volgende elementen: de analyse van de procedure die toegepast dient te worden in het kader van de wet van 26/05/2002; en de controle van de toepassing van de wetgeving, op basis van een selectie van individuele dossiers. 1. Algemene analyse van de procedure Dit is de procedure die toegepast dient te worden in het kader van de wet: Inschrijving van de aanvragen in een register; Afleveren van een ontvangstbewijs; Opstellen van een aanvraagformulier; Aanwezigheid van bewijsstukken; Sociaal onderzoek van een maatschappelijk werker om na te gaan wat de situatie van de aanvrager is op het ogenblik van de indiening van de aanvraag; Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen volgend op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 8 dagen. De inspecteur stelt vast dat de procedure en regelgeving op een verkeerde manier werd toegepast met betrekking tot de volgende elementen: - sociaal onderzoek en verslag: bevatten soms onvoldoende en onnauwkeurige elementen. Wij herinneren u hierbij aan volgende definities: sociaal onderzoek: het individueel onderzoek dat het OCMW toelaat de nodige informatie in te zamelen om te besluiten met een nauwkeurige diagnose nopens het bestaan en de omvang van de behoefte aan dienstverlening en de meest passende middelen voorstelt om daarin te voorzien. sociaal verslag: het document waarin de essentiële gegevens worden vermeld die tijdens het sociaal onderzoek zijn verzameld. Het verslag kan de vorm van een papieren of een elektronisch verslag aannemen. Het verslag wordt steeds afgesloten met een concreet voorstel van beslissing geformuleerd ten aanzien van de Raad of het comité dat hiertoe de bevoegdheid heeft. - Kennisgeving: bevat enerzijds soms onnodige administratieve beslissingen (nl informatie over de verhoogde staatstoelagen), maar dient in andere gevallen meer duidelijkheid te scheppen in de manier waarop bepaalde bedragen verrekend worden (nl inkomsten van ascendenten/descendenten eerste graad). 17

18 - Verhoogde toelagen art 34 van de wet: er kan slechts recht zijn op verhoogde toelagen indien er met de student een GPMI werd opgemaakt, dit GPMI dient naar behoren te worden ingevuld, het GPMI dient trimestrieel geëvalueerd te worden en het sociaal verslag dient eveneens het onderzoek naar de onderhoudsplichtigen te bevatten. - Verhoogde toelagen art 33 van de wet: De toelage bedraagt gedurende een periode van ten hoogste zes maanden 70% van het bedrag van het leefloon wanneer, in het kader van een contract betreffende een geïndividualiseerd project voor maatschappelijke integratie, gesloten met toepassing van de artikelen 11 en 13, 2, de rechthebbende een opleiding volgt gedurende minstens 10 uren per week of werkervaring opdoet gedurende minstens 10 uren en ten hoogste 20 uren per week. 2. Controle van de individuele dossiers op basis van een steekproef 44 individuele dossiers werden gecontroleerd. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel Conclusies In bepaalde dossiers die vermeld worden in controletabel 3 heeft uw centrum de procedure met betrekking tot de het recht op maatschappelijke integratie niet nageleefd en/of de wetgeving niet op een correcte manier nageleefd; de aanbevelingen ter zake werden geformuleerd in deel 1 van dit verslag. De dossiers waarvoor verbeteringen zullen worden uitgevoerd door onze diensten zijn weergegeven in Controletabel 3. 18

19 BIJLAGE 4: CONTROLE VAN DE SUBSIDIES DIE WORDEN TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 26/05/2002 MET BETREKKING TOT HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE PERIODE Bij de boekhoudkundige controle wordt een vergelijking gemaakt van de cijfers van het OCMW en de subsidies van de POD MI, betreffende de uitgaven en terugvorderingen omtrent het leefloon en de tewerkstellingen betaald door het OCMW. 1. Analyse van de rekeningen van het OCMW (met uitzondering van de uitgaven voor tewerkstellingen in het kader van Art van de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s) Volgens de POD MI Terugvorderingen BM / RMI Uitgaven BM / RMI 2010 (50% ,85 65%) ,78 (50%-65%) , ,36 (60%-75%) 6.726,99 70% ,52 70% , ,60 100% VR , ,04 100% dakl 2.113, ,11 100% instal RMI 1.950,00 100% doorstroming 3.588,50 100% activa 5.597,53 100% sine ,57 0, ,30 100% ohg (50%- (50% ,20 65%) ,31 65%) ** ,66 (60% ,48 75%) ** , ,47 70% ** , ,39 100% ** -210,14 712,05 **rechtzettingen in 2010 voor vorige jaren 2011 (50% ,87 65%) ,26 (50%-65%) 5.567, ,74 (60%-75%) 4.149, ,53 70% , ,05 100% VR 1.105, ,75 100% daklozen , ,70 100% inst RMI 1.300,00 100% doorstroming ,00 100% activa 6.500,00 100% sine 5.300,25 100% ohg (50% ,05 65%) (50% ,52 65%) *** 3.929,44 (60% ,89 75%) *** 19

20 -1.244, ,33 100% *** ,75 (50% ,78 65%) **** 4.448,96 (60% ,12 75%) **** 27, ,62 70% **** , ,03 100% **** , ,00 (50%- -512,35 65%) ***** ,36 70% ***** ,71 100% ***** ***rechtzettingen in 2011 voor vorige jaren (MIN) ****rechtzettingen in 2012 voor (plus) *****rechtzettingen in 2013 voor Totaal: , ,92 Totaal van de netto-uitgaven die door de POD gesubsidieerd worden voor de gecontroleerde periode: , ,39= ,53 Volgens de rekeningen van het OCMW Terugvorderingen Uitgaven BM / RMI BM / RMI 2010 (50%-65%) ,83 (50%-65%) ,19 (60%-75%) 599,15 70% 7.941,89 100% ,00 100% ,92 100% 4.216,62 100% ,43 100% ,19 (50%-65%) ,76 (50%-65%) 3.715, ,34 50% ,61 (60%-75%) ,91 70% ,79 100% ,37 100% ,20 100% 5.304,90 100% ,40 100% 8.863,92 Xx geboekt in 2013 (ll 2/2010-2/2011) 20

21 Totaal: , ,89 Totaal van de netto-uitgaven van het OCMW voor de gecontroleerde periode: , ,55= ,34. Vergelijking van de totalen Periode Totaal van de netto-uitgaven van de POD MI: ,53 Euro Totaal van de netto-uitgaven van het OCMW: ,34 Verschil: 3.383,19 Foutenmarge = (verschil/netto-uitgaven POD MI) x % Eventueel te veel ontvangen toelagen aan 50%: 1691,60 Indien het verschil kleiner is dan 1% voor de te veel ontvangen toelagen zal er geen rekening mee worden gehouden. Dit wordt namelijk beschouwd als het bewijs van een goede administratieve opvolging van uw subsidies. De Inspectie wil u dan ook aanmoedigen om op deze weg verder te gaan. 2. Analyse van de tewerkstellingen in het kader van Art 60 7 van de Organieke Wet van 08/07/1976 betreffende de OCMW s Voor de controle van de gewone tewerkstellingen art 60 7 werd gewerkt met een steekproef van 15 dossiers per jaar. De resultaten zullen geëxtrapoleerd worden met factor 2,92. Voor de tewerkstellingen art 60 7 sociale economie werden alle tewerkstellingen die eindigen in 2010 en 2011 gecontroleerd. Er zal bijgevolg geen extrapolatie zijn. De controle van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 bracht het volgende aan het licht: een te veel ontvangen toelage van 1262,14 voor de gewone tewerkstelling art 60 7 een te veel ontvangen toelage van 430,46 voor de tewerkstellingen art 60 7 SEI. U vindt een gedetailleerde beschrijving van de te veel ontvangen toelagen in controletabel 4D. De eventueel te weinig ontvangen toelagen vindt u in controletabel 4E. 21

22 Een niet-verschuldigd bedrag van 1692,6 zal worden afgehouden van het bedrag van een volgende subsidie die u zal worden toegekend. 3. Conclusies Voor de gecontroleerde periode , bekwam de inspectie de volgende resultaten: Uw OCMW heeft voor een bedrag van 1691,60 Euro te veel aan toelagen ontvangen Er zal geen rekening worden gehouden met dit verschil, want het wordt beschouwd als het bewijs van een goede administratieve opvolging van uw subsidies. De Inspectie wil u dan ook aanmoedigen om op deze weg verder te gaan. Controle van de tewerkstellingen in het kader van Art 60 7 Uw OCMW heeft een subsidietekort voor de dossiers vermeld in controletabel 4E van deze bijlage. De desbetreffende subsidies zouden u nog kunnen worden terugbetaald, op voorwaarde dat de termijn van 45 dagen wordt nageleefd en dat u zelf uw regularisaties aan mijn diensten bezorgt (Art 21 6 van de Wet van 26/05/2002) Om te weten of er nog een eventueel recht geldt voor de inning van dit subsidietekort en hoe u dit recht kunt laten gelden, kunt u contact opnemen met onze frontdesk (vraag@miis.be of tel. 02/ ) om zo een lijst te krijgen van de formulieren die geweigerd werden (en uitleg over de foutieve codes). Deze documenten zullen u per mail bezorgd worden. Op basis van de dossiers waarvan de lijst u hierboven bezorgd werd in controletabel 4D van onderhavig verslag, kon er worden afgeleid dat uw OCMW een te veel ontvangen toelage heeft voor een bedrag van 1692,6. Onze diensten zullen dit bedrag terugvorderen. 22

23 BIJLAGE 5: CONTROLE VAN HET STOOKOLIEFONDS VOOR HET JAAR 2012 De controle werd uitgevoerd op 2 niveaus: Een boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in de boekhouding van het OCMW vergeleken werden met de subsidies toegekend door het Sociaal Stookoliefonds; De controle van de toepassing van de wetgeving ter zake en van bewijsstukken op een steekproef van dossiers. 1. Boekhoudkundige controle Uitgaven OCMW Uitgaven POD MI Verschil (te weinig) , ,66 200,9 Aangezien de rekeningen van de gecontroleerde periode definitief zijn afgesloten, zal dit verschil voor het gecontroleerde jaar niet meer kunnen worden aangevraagd bij onze diensten. 2. Controle op de toepassing van de wetgeving en op de bewijsstukken Dit is de procedure die gevolgd dient te worden voor de aanvraag van verwarmingstoelages: Inschrijving van de aanvragen in een register; Indieningstermijn van de aanvraag binnen de 60 dagen na de levering; Maatschappelijk werker voert een maatschappelijk onderzoek uit met betrekking tot de situatie van de aanvrager op het ogenblik dat de aanvraag wordt ingediend en gaat na of er aan de toekenningsvoorwaarden voldaan is; Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen die volgen op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 8 dagen; Betaling binnen de 15 dagen. Bovendien dient het dossier ook de volgende bewijsstukken te bevatten: factuur of leveringsbon; statuut van de aanvrager; zijn bestaansmiddelen; identiteitsgegevens van de aanvrager (via een kopie van de identiteitskaart); gezinssamenstelling. Uw centrum heeft 179 aanvragen verwerkt tijdens deze verwarmingsperiode. Een steekproef van 17 van deze dossiers heeft het voorwerp uitgemaakt van een controle. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 5. Met betrekking tot de controle van de toepassing van de wetgeving ter zake, werd vastgesteld dat alle punten nageleefd werden door uw OCMW. 23

24 3. Conclusies Aangezien de rekeningen van de gecontroleerde periode definitief zijn afgesloten, zal de eventueel niet-ontvangen subsidie die vermeld wordt onder punt 1 boekhoudkundige controle voor het gecontroleerde jaar niet meer kunnen worden aangevraagd bij onze diensten. Daarnaast kunnen we besluiten dat alle dossiers correct zijn samengesteld en dat de toelagen overeenkomstig de wettelijke bepalingen werden toegekend. 24