Programma van Eisen Elektronisch Cliënten Dossier. Versie 3.2

Transcriptie

1 Programma van Eisen Elektronisch Cliënten Dossier Versie 3.2

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Introductie Aanleiding voor het project ECD Wat verandert er nu in de kern Tot stand komen en ontwikkeling van dit document Opbouw documenten samenhang overige hulpmiddelen Doelstelling van het ECD project Primair proces de basis voor ECD ZIM GRZ specifiek Primair proces in procesmodel Hoofdproces GRZ Uitgangspunten en algemene eisen Ondersteunt intramurale en extramurale dienstverlening Voldoen aan huidig Wettelijk kader Voldoen aan voorgenomen Wettelijk kader Voldoen aan Functionele kaders Voldoen aan Technische kaders Nictiz AZR NEN 7510 en 7513 informatiebeveiliging Vektis EI berichtgeving Communicatie Grouper DIS aanlevering OHW afleiding Laagdrempelig gebruik Gelaagde en flexibele autorisatie Externe gegevensuitwisseling Interne gegevensuitwisseling Schaalbaar Stabiliteit Ondersteunt decentrale uitvoering en mobiel gebruik van een cliëntendossier Flexibiliteit systeem Eenvoudig beheer Historie en Archivering Correspondentiefunctie Lay-out formulieren en rapporten Aanmeldingsfase Oriëntatie Wachtlijstbeheer Cliëntregistratie Zorg- en dienstverleningsfase Opstellen persoonsbeeld / anamnese Opstellen Hoofddoel Opstellen Werkplannen Ondersteunt opstellen van daginvulling (agenda van de cliënt) Bewaking op indicatie (ZZP) Bewaking op aansluiting bij doelen uit het zorgplan Printen van werkplannen ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie 3.2 2

3 6.3.5 Mogelijkheid tot export van capaciteitsbehoefte naar roosterapplicatie Relatie tussen medewerker agenda en agenda van de cliënt Uitvoeren Zorg en dienstverlening Ondersteuning multidisciplinaire zorgrapportage Registratie geleverde zorg en behandeling Nieuwe technologie: zorg op afstand, beeldbellen Registratie aanwezigheid/deelname dagactiviteiten Mogelijkheid voor invoeren observaties Faciliteren invullen diverse controle lijsten Mogelijkheid voor inzien logfile met observatie op cliënt/afdeling/periode Inzage in protocollen en richtlijnen Inzage in medicijnlijsten/ ligplannen (decubitus) Registratie gebruikte materialen Registratie alarmopvolging Mogelijkheid tot uitdraaien rapportages voor gebruikers van het ECD Ondersteunen rapportage omtrent Kwaliteitskader Verantwoorde Zorg Evalueren Zorg- en dienstverlening Trigger op verlopen zorgplan Evaluatie cliënttevredenheidsscore Evaluatie van de acties versus doelen in het zorgplan Trend/ontwikkeling op meetschalen Interpreteren van en acteren op de vergaarde managementinformatie Evaluatie maatregelen incidenten Vastleggen resultaat van het MDO Trigger Laatste Mutatiedatum Mutatiebericht AZR Trigger Geplande ontslagdatum Afmeldingsfase Afmeldingsberichten Samenstellen van standaard (overdrachts)brieven Externe Rapportage IGZ rapportage Kwaliteitskaart Input voor jaardocument maatschappelijke verantwoording Management informatie (interne rapportages) Bedrijfsvoering Zorg Externe verantwoording Gerealiseerde zorg per groep/periode/cliënt Gerealiseerde zorg op instellingsniveau (productiestaat) Systeem signalering (triggers) Totale zorgvraag overschrijdt de raamafspraken met zorgkantoor (productieplafond) Triggers rondom de indicatie van de cliënt Opvolgen signalering op basis van relevante velden uit verantwoorde zorg Instellingsspecifieke eisen Gebruikersvriendelijkheid Aantal klikken Aantal schermen Muis of toetsen Intuïtief (Icoontjes, scherm aanraken, kleuren, geluid) Leesbaarheid ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie 3.2 3

4 Performance Apparaat Mobiliteit Officesuite Aanvullende rapportage Training en opleiding Communicatie en koppelingen benoemen Conversie Details registratie geleverde zorg Meetschalen Mate van werkstroombesturing Pionier of bewezen Best of breed of ERP Een sector of multisectoraal Disciplinedossiers Afkortingen en begrippen in het PvE ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie 3.2 4

5 1 Introductie In de zomer 2005 is door VWS aan ActiZ de opdracht gegeven een landelijk project op te starten omtrent het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). De algemene doelstelling van het project is het aan de gehele sector beschikbaar stellen en overdragen van kennis en ervaring op het gebied van het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). In dit Programma van Eisen (PvE) zijn de collectieve wensen en eisen voor een ECD van zorginstellingen in de VVT-sector samengesteld. Per 1 januari 2013 wordt de bekostiging van de geriatrische revalidatie zorg (GRZ) overgeheveld van de AWBZ naar de Zorgverzekeringswet (Zvw). Deze overheveling houdt in dat de geriatrische revalidatiezorg (ZZP VV9a) niet meer wordt bekostigd op basis van de ZZP-systematiek, maar op basis van de DBC-systematiek. Dit betekent onder andere dat zorginstellingen dienen te beschikken over een operationeel DBC registratie- en declaratiesysteem. Het ECD verdient hiermee een aanpassing. Waar een toevoeging gewenst is voor de GRZ, zal dit per paragraaf als GRZ specifiek worden weergegeven. Door de ontwikkelingen aan de bekostigingskant, maar ook door voortschrijdend inzicht in de sector komt het onderdeel behandeldossier steeds vaker naar voren. Dit PvE sluit bij deze ontwikkeling aan, door in de betreffende hoofdstukken hier specifiek bij stil te staan. In het eerste hoofdstuk van dit Programma van Eisen worden de ontwikkelingen geschetst die de aanleiding vormen voor het starten van het project ECD. Tevens wordt er weergegeven wat de kern van de verandering in de werkwijze is met de komst van het ECD. ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie 3.2 5

6 1.1 Aanleiding voor het project ECD De ontwikkelingen in de zorg die aanleiding vormen voor het project ECD zijn weergegeven in figuur 1. Tevens is er per blok een omschrijving gemaakt van de belangrijkste wijzigingen. Figuur 1 - Belangrijkste veranderingen in de VVT-sector Zorgzwaarte bekostiging De bekostiging van de zorg is een belangrijk agendapunt voor alle betrokkenen. Een heldere bekostiging van de zorg begint met een helder inzicht in de overeengekomen en geleverde zorg. Knelpunt voor de instellingen is het gebrek aan een hulpmiddel dat dit inzicht kan creëren dan wel kan ondersteunen. Van aanbod naar vraag Er is een kentering waar te nemen van traditionele aanbodsturing naar vraagsturing in de zorg (dan wel dialoog gestuurde zorg). Vraagsturing veronderstelt een helder inzicht in de mogelijkheden ten aanzien van de te leveren zorg (bij zowel de cliënt als de instelling) en een zekere flexibiliteit om op de vraag in te gaan. Vraagsturing impliceert tevens dat er op cliëntniveau inzicht is in de gewenste en geleverde zorg, met de bijbehorende kosten. Huidige knelpunten ten aanzien van vraagsturing zijn het gebrek aan inzicht op cliëntniveau (leverbetrouwbaarheid) en een beperkt zicht op de impact van een wijzigende vraag op bijvoorbeeld de planning van de benodigde formatie. Gezien de opkomst van Zorgzwaartepakketten (ZZP s) met daarbij mogelijk aanvullende private financiering en de WMO ontwikkelingen zal een opdeling van zorg naar financieringsbron noodzakelijk zijn binnen het te ontwikkelen ECD. Kwaliteit en Kwaliteitskader Verantwoorde zorg Zowel binnen de sector als in de pers, is de afgelopen periode veel aandacht besteed aan kwaliteit in de zorg. De gemiddelde instelling heeft onvoldoende grip op de kwaliteit van de ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie 3.2 6

7 dienstverlening of kan deze op zijn minst onvoldoende zichtbaar maken. In dit licht zijn diverse initiatieven opgestart omtrent de kwaliteit van de zorg. Dit heeft geresulteerd in de Kwaliteitskader Verantwoorde zorg voor de VVT-sector. Kwaliteit wordt veelal gedefinieerd door de verhouding prijs/prestatie, en heeft ook een relatie naar het zorgdossier. Het zorgdossier moet primair die gegevens bevatten die nodig zijn om kwalitatief goede zorg te verlenen. Hiermee wordt een koppeling gelegd tussen de inhoudelijke zorg en de gemaakte kosten. Knelpunt in de zorg is veelal, dat het eenduidig vaststellen en volgen van zowel de geleverde zorg als de gemaakte kosten, onvoldoende ondersteund wordt. Dit vormt een zware beperking voor het evalueren en bijstellen, wat een wezenlijk onderdeel van kwaliteitsmanagement is. Een voorspelbare kwaliteit kan alleen als er planmatig invulling wordt gegeven aan een ECD per cliënt met kwantitatieve en kwalitatieve elementen. Zorgleefplan Het Zorgleefplan is een van de initiatieven die zijn voortgekomen uit de bij Kwaliteit en Kwaliteitskader Verantwoorde zorg beschreven initiatieven. Het Zorgleefplan is opgebouwd uit vier domeinen: Lichamelijk welbevinden Mentaal welbevinden Participatie Woon- &Leefomstandigheden Met deze domeinen wordt een richtlijn gegeven voor inhoudelijke zorg. Knelpunt voor de instelling is dat het huidige zorgplan veelal te statisch is en vaak uitgaat van het medisch model. Er is geen goed hulpmiddel om input uit de daadwerkelijk geleverde zorg (van de verzorgenden) te gebruiken voor rapportage en evaluatie en eventueel het bijstellen van het zorgplan. Opkomst EPD in de Cure sector In het kader van de ontschotting van de zorg, is het van belang om goed aan te sluiten op de landelijke ontwikkelingen van het EPD en EMD binnen de Cure sector. Met name op het vlak van uitwisseling van gegevens (communicatie standaarden) is een afstemming vereist. Concreet betekent dit aansluiten bij de standaarden voor landelijke communicatie (NICTIZ). Cliëntvolgsysteem Veel instellingen bevinden zich in de omslag van zorgaanbieder naar zorgondernemer. Hierbij komt meer dan in het verleden het accent te liggen op marketing en het weten wie je (potentiële) klant is. Zelfs wanneer een cliënt nog niet in huis is zal er informatie moeten worden opgeslagen in een ECD. Een ECD ontwikkelt zich dus steeds meer als een cliëntvolgsysteem. ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie 3.2 7

8 1.2 Wat verandert er nu in de kern De kern van de verandering in werkwijze van het primaire proces en de introductie van het hulpmiddel ECD zit vooral in de volgende aspecten: 1. Een hulpmiddel (ECD) wat aansluit op de (voorgenomen) werkwijze voor zorginstellingen. Hierbij afscheid nemend van digitale kladblokken, dus bewust de weg inslaand van een hulpmiddel wat een werkwijze/werkproces van zorginstellingen ondersteunt 2. Methodische werkwijze, waarbij een aantoonbare relatie wordt aangebracht tussen kwalitatieve zorg- en behandeldoelen en de uitvoering hiervan (cyclisch proces) 3. De vraagsturing van een cliënt in de werkwijze sterker verankeren 4. Het kunnen aggregeren van noodzakelijke informatie/kwaliteitsvelden die een wezenlijk onderdeel zijn van de norm verantwoorde zorg en de externe verantwoording hiervan 5. Een werkwijze en hulpmiddel dat recht doet aan de bewaking en de balans tussen de indicatie en de zorgzwaarte financiering en de balans tussen kwaliteit en kwantiteit 6. De mogelijkheid voor het gebruik van Zorgleefplan als systematiek voor structurering van data en beschrijven van kenmerken van een cliënt; 7. Een ondersteunend hulpmiddel voor interne rapportage (bedrijfsvoering) en afgeleide externe rapportages vanuit het primair proces 8. Informatie-uitwisseling op externe raakvlakken. Hiervoor zijn standaardisatie afspraken op landelijk niveau (o.a. HL-7 1 berichten, EMD 2 en EPD 3 ontwikkelingen, AZR 4 en de eisen m.b.t. Goed Beheerde Systemen) 9. Een mobiel hulpmiddel voor het ondersteunen van en het verlenen van zorg- en ondersteuning in een omgeving met kenmerken als grote geografische spreiding, kleinschalig wonen, uitbreiding ketenzorg, een multidisciplinair karakter 10. ECD ontwikkeld zich steeds meer tot een integraal cliëntvolgsysteem. Onder andere doordat ook de gegevens van potentiële cliënten worden vastgelegd 11. Het ECD is een hulpmiddel bij de omslag van zorgaanbieder naar zorgondernemer 12. Inzetten van meerdere financieringsbronnen en -vormen in instellingen (AWBZ, Privaat, DBC, WMO) 13. Het ECD als hulpmiddel voor cliënt familie en vertegenwoordigers (informatievoorziening, rapportage en planning) ontwikkeling naar cliënt als regisseur van het eigen dossier 14. Ontwikkeling van een intern georiënteerd en gesloten systeem naar een meer extern georiënteerd en open systeem (zie ook onderstaande afbeelding) 1 Health Level 7 2 Elektronisch Medicatie Dossier 3 Elektronisch Patiënten Dossier 4 AWBZ-brede zorgregistratie ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie 3.2 8

9 In dit Programma van Eisen is geprobeerd om het totale overzicht te bieden van de collectieve eisen, maar de verandering in de kern voor de VVT-sector betreft met name de bovenstaande aspecten. ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie 3.2 9

10 2 Tot stand komen en ontwikkeling van dit document Het Elektronisch Cliënten Dossier raakt een scala aan onderwerpen. Aangezien de doelstelling van het project is om de functionele eisen en wensen aan het systeem bestendig te maken tegen de recente ontwikkelingen binnen de VVT, is afstemming gezocht met de beleidsmakers op de betreffende gebieden, branche- en belangenvertegenwoordigers en met instellingen in de VVT-sector zelf. Het Programma van Eisen zal in diverse stadia met verschillende betrokkenen getoetst en aangevuld worden. Het is daarmee een levend document dat gedurende het project zijn definitieve vorm zal aannemen. Mocht u vragen, aanvullingen (met een onderbouwing) of opmerkingen hebben over het Programma van Eisen, dan kunt u die te allen tijde via info@clientendossier.nl aan het project doen toekomen. Wij nodigen eenieder uit om gezamenlijk een helder beeld te scheppen van de gewenste ontwikkelrichting. Deze versie van het Programma van Eisen is als volgt tot stand gekomen: Aanpassingen in Programma van Eisen (versie 3.2): actualisering wet- en regelgeving; Toevoeging eisen op het gebied van dossiers voor behandeldisciplines; Toevoeging (sociaal) netwerk van de cliënt. Toevoeging eisen en criteria voor DBC registratie en facturatie voor de GRZ (versie 3.1). Aanpassingen in Programma van Eisen (versie 3.0.b): actualisering wet- en regelgeving, NictiZ documentatie en AZR. Tekstuele verbeteringen Programma van Eisen (versie 3.0.a) Aanpassen Programma van Eisen op basis van (versie 3.0) wettelijke veranderingen en voortschrijdend inzicht opgedaan in diverse ECDpilotprojecten Oktober 2012 Juli 2012 Januari 2011 September 2009 April 2009 Publicatie versie 2.2 April 2007 Goedkeuring voor plaatsing Maart april 2007 Opstellen Definitief Programma van Eisen (versie 2.2.) Laatste input voor definitieve versie uit bespreking met ICT leveranciers Toetsen Programma van Eisen bij pilotinstellingen en bijstelling waar noodzakelijk Februari maart en 30 januari, 7, 12 en 13 februari 2007 September 2006 januari 2007 ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

11 Gelegenheid tot reacties op 2e concept en verwerken commentaar en aanvullingen zorginstellingen en ICT Leveranciers Bespreken 2e concept voor externe plaatsing op websites. Verwerken commentaar en aanvullingen en opstellen definitief Programma van Eisen als uitgangspunt voor de pilots Periode 23 juni-1 augustus juni 2006 April/mei 2006 Bespreking met ICT leveranciers 26 en 27 april en 9, 10 en 11 mei 2006 Vaststellen concept Programma van Eisen voor externe bespreking Verwerken aanvullingen en opstellen eerste concept voor externe bespreking Toetsing en aanvullingen opzet PvE met instellingen (1e ring) Voorzet Programma van Eisen op basis van wettelijk kader, procesgang en recente ontwikkelingen Voorgesprekken met Kennispartners op het gebied van ECD s Wettelijk kader vastgesteld in Programma Commissie 25 april 2006 Maart/april , 8, 9 maart 2006 Februari/maart februari maart 2006 Bespreking wettelijk kader met VWS en ActiZ 17 januari 2006 Inventarisatie wettelijk kader December januari 2006 Doelstelling met versie 2.1 van het PvE was een stabiele markvraag te formuleren. Met deze versie zijn binnen de pilot instellingen nadere ervaringen opgedaan. De beoogde stabiliteit van de vraag wordt bevestigd door het feit dat de functionaliteit zoals beschreven in versie 2.1 in beginsel geheel overeind is gebleven na toetsing bij de pilots en de reacties uit het veld. Wijzigingen in versie 2.2 ten opzichte van de vorige versie hebben betrekking op: update van de kaders (vooral technisch kader bevat nu definitieve versies vanuit Nictiz) update van terminologie (IZA verwijderd, intramuraal alles naar ZZP overgezet) tekstuele aanpassingen (zonder functionaliteitwijziging) uitbreiding en/of verduidelijking bij functionaliteit omtrent rapportage en mobiel gebruik Wijzigingen in versie 3.0 hebben betrekking op de volgende onderdelen van het Programma van Eisen: update van het wettelijk kader en het opnemen van de voorgenomen wijzigingen op dit vlak. ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

12 Bij het onderwerp interne gegevensuitwisseling is een schematisch overzicht toegevoegd (paragraaf ). een hoofdstuk over instellingsspecifieke eisen is toegevoegd. Een onderdeel hiervan betreft de disciplinedossiers. In hoofdstuk 5 waarin de oriëntatiefase is beschreven, zijn de oriëntatiefase en het wachtlijstbeheer toegevoegd. Dit is ook verwerkt in het procesmodel wat hoort bij dit PvE. Wijzigingen in versie 3.1 GRZ hebben betrekking op de overheveling van de geriatrische revalidatiezorg van AWBZ naar Zvw. 2.1 Opbouw documenten samenhang overige hulpmiddelen In het project ECD is een drietal producten ontwikkeld. Dit betreft dit Programma van Eisen, de ECD-casus en het ECD-procesmodel. Het Programma van Eisen: is een omschrijving van de functionele eisen en wensen voor het Elektronisch Cliëntendossier. ECD-Procesmodel: hierin staan de processen uitgewerkt die samenhangen met het Elektronisch Cliëntendossier. Deze processen staan ook beschreven in dit Programma van Eisen (vanaf hoofdstuk 5). ECD-casus: per procesonderdeel is een casus gemaakt. In deze casus staat beschreven hoe een ECD zou moeten werken vanuit de optiek van de gebruiker. Aan de hand van deze ECD-casus kan het ECD getoetst worden aan het Programma van Eisen. 2.2 Doelstelling van het ECD project Doelstelling binnen het ECD project is het geven van een collectief beeld van de gewenste functionaliteit van een Elektronisch Cliënten Dossier. Alleen de collectieve eisen van een ECD zijn beschreven (80%). Voorbeelden van instelling specifieke eisen (20%) staan in hoofdstuk 12. ICT-leveranciers kunnen zich onderscheiden door de uitvoering van een ECD en door de opbouw van deze functionaliteiten. ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

13 Verpleging Persoonlijke verzorging Huishoudelijke verzorging Behandeling Begeleiding Dagbesteding 3 Primair proces de basis voor ECD Grondbeginsel voor het project is het feit dat de procesgang binnen de zorg leidend is voor de gewenste functionaliteit. Het ECD moet ondersteunend zijn bij de uitvoering en besturing van de zorg. Met andere woorden, het primaire proces is leidend. 3.1 ZIM Voor het samenstellen van het Programma van Eisen is het Zorg Informatie Model (ZIM) en daarin opgenomen procesgang/fasering als leidend uitgangspunt genomen. In het ZIM staat het primaire proces centraal. In figuur 2 is dit proces weergegeven. Overheid Publieke belangen Overheidsbeleid Keuzevrijheid en eigen verantwoordelijkheid cliënten Terugdringen bureaucratie Bevorderen marktwerking Beschikbaarheid Betaalbaarheid Kwaliteit Keuzevrijheid Parlement Informatie CIZ Minimale Data Set AWBZ Informatie zorgkantoren CAK Informatie zorgaanbieders Informatievoorziening voor: CIZ Zorgkantoren Nza CvZ IGZ CBS Brancheorganisaties Kiwa Prismant Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording Maatschappij Informatie 'Claims' recht op zorg NICTIZ LSP AWBZ-brede ZorgRegistratie Verzekerde bevolking Manifeste zorgbehoefte INDICATIESTELLING AWBZ onderdelen Positief indicatiebesluit Zorgkantoor Zorgbemiddeling Zorgtoewijzing Zorgcontractering Voeren AWBZ-administratie Informatievoorziening externe voorzieningen AWBZ-verzekerden Melding aanvang zorg Mutaties Melding einde zorg 1 A an - m eldin gs - fase Aanbi ede n van een zorg - aanbo d en opene n zorg - dossi er Zorgaanbieder 2 Zorg - en dienstv erleningsfase O pstellen O ps t ellen Opstellen Uitvoere n per soon- (hoofd) d oel werk- zorg en be eld/ plan nen dienst- pr ofiel en verlening perspec tie f Kennisondersteuning 3 Af - me lding s- f ase Ev alu eren B eëindig en zorg- en zorg en d ien st- afs luit en verlenin g van het z orgdossier L ogi sti ek P erso ne el Financieel Fa cil itair Latente vraag Besluit zorgaanspraken Aard Inhoud Doel AWBZ-aanspraken VWS tarievenonderzoek Extramurale beleidsregel CTG Intramurale zorgarrangementen Negatief indicatiebesluit Productieafspraken (pxq) Vraag naar particuliere zorg Figuur 2 - Zorg Informatie Model 3.2 GRZ specifiek Het ZIM model is gericht op de AWBZ. Met de overheveling van de ZZP9a komt deze binnen het stramien van de Zvw. Op hoofdlijnen wordt de volgende informatiestroom als leidraad genomen: ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

14 Bron: DBC Onderhoud Meer en meer wordt de uitdaging voor ECD s of cliëntvolgsystemen om de verschillende financieringsvormen naast elkaar te kunnen ondersteunen. Met de overheveling GRZ zullen meer instellingen met zowel de AWBZ als de Zvw te maken krijgen omdat ze naast de GRZ reguliere ZZP zorg blijven leveren. Met de geplande extramuralisering van ZZP1-3 en de overheveling van Jeugdzorg naar de WMO/gemeente, alsmede de voorgenomen overheveling van de functie BG (begeleiding) en DB (dagbesteding) zullen instellingen in steeds grotere mate met diverse contractpartijen te maken krijgen. Om de administratieve lasten onder controle te houden zal dit een extra druk leggen op de ondersteunende systemen. Te allen tijde zal blijven gelden dat de systemen in beginsel moeten aansluiten bij de gehanteerde werkwijze. Dat is en blijft de kern van dit PvE. ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

15 3.3 Primair proces in procesmodel Het ZIM is verder uitgewerkt naar een algemeen procesmodel wat het primaire proces van de zorg weergeeft. Het hoogste niveau van dit AWBZ-brede procesmodel is in figuur 3 weergegeven. Figuur 3 - Procesmodel Het primaire proces is in het procesmodel opgeknipt in een drietal hoofdfasen (hoofdstuk5, 6 en 7 van het PvE): Aanmeldingsfase met daar in ook de voorfase: het oriënteren Zorg- en dienstverleningsfase met de volgende onderdelen: o Opstellen persoonsbeeld o Opstellen hoofddoel o Opstellen werkplannen o Uitvoeren zorg- en dienstverlening o Evalueren zorg- en dienstverlening; Afmeldingsfase. Het Programma van Eisen geeft de collectieve eisen voor de ondersteuning van het primaire proces weer. Waar relevant wordt de link met de secundaire processen beschreven. ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

16 3.4 Hoofdproces GRZ Voor de procesgang omtrent GRZ is een separate procesbeschrijving gemaakt die aansluit op de operatieve fase in het ziekenhuis. Onderstaand processchema geeft de hoofdstroom weer voor de procesgang omtrent GRZ. Voor een gedetailleerde uitwerking van het GRZ proces verwijzen we graag naar het separate product processchema GRZ van Advisaris. Hierin is de samenhang te vinden van de processtappen, activiteiten en benodigde informatie per processtap. Figuur 4 - Hoofdproces GRZ ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

17 4 Uitgangspunten en algemene eisen Naast het Zorg Informatie Model zijn er ook proces onafhankelijke eisen en wensen aan het ECD. Hieronder worden de belangrijkste toegelicht. 4.1 Ondersteunt intramurale en extramurale dienstverlening Het ECD dient zowel intramurale als extramurale zorg te ondersteunen. 4.2 Voldoen aan huidig Wettelijk kader Aangezien diverse wettelijke kaders op de uitvoering van zorg en behandeling drukken en het ECD deze uitvoering moet ondersteunen, zal het ECD moeten voldoen aan de volgende wettelijke eisen die betrekking hebben op de werkwijze en inhoud van het ECD (deze wettelijke kaders zijn ook opgenomen in het procesmodel). Kwaliteitswet Zorginstellingen (KZ) Wet Bopz (Wet bijzonder opnemingen psychiatrische ziekenhuizen) Wgbo (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst): o informatie 5 & toestemming 6 o dossier 7 en bewaartermijnen 8 o toegang tot patiëntgegevens 9 Wbp (Wet bescherming persoonsgegevens) AWBZ (Algemene wet bijzondere ziektekosten) Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning) Wet BIG (Wet Beroepen in de individuele gezondheidszorg) Administratieve Organisatie en Interne Controle AWBZ-zorgaanbieders (2011, Regeling NR/CA ) Controle en Administratie AWBZ-verzekeraars (januari 2007, Regeling VA/NR ) Wbsn-z (Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg) 10 5 Informatie moet begrijpelijk (drempels weg) met cliënt worden uitgewisseld. Het moet mogelijk zijn bepaalde gegevens af te schermen voor de cliënt (wanneer hij daartoe verzoekt). 6 Informatie nodig voor een goede ondersteuning en behandeling dient te worden uitgewisseld (cliënt mag dit niet tegenhouden). 7 Indien persoonlijke werkaantekeningen opgenomen worden in het EBD moeten deze gescheiden zijn van Dossier (geen onderdeel van het dossier van de cliënt). Ook moeten cliëntverklaringen kunnen worden toegevoegd aan dossier op verzoek van cliënt (bijv. andere zienswijze van cliënt). 8 Niet alle gegevens waarover de instelling beschikt, maar wel die gegevens die de directe zorgverlening betreffen (gezondheid van de cliënt): 15 jaar bewaren. Wij houden daarbij aan 15 jaar na einde datum behandeling. Daarbij geldt wel dat dit langer kan zijn uit oogpunt van goed hulpverlenerschap. 9 Extra aandachtspunt: het dossier van een cliënt moet kunnen worden verwijderd (vernietigd op verzoek van cliënt). ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

18 Instrument Inspectiebezoek IGZ (Normen 2005/2006, uitgave 1 november 2005). Als toezichthouder/inspectie vanuit de wetgeving Zvw (Zorgverzekeringswet) CAO Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg Regeling verslaglegging WTZi 11 Kwaliteitswet Zorginstellingen, per , met betrekking tot de verplichting tot het hebben van een zorg- en ondersteuningsplan voor elke cliënt: o In begrijpelijke taal o In overleg met de cliënt o Inspanningsverplichting om tot overeenstemming te komen (geen handtekening is vereist; er dient aantoonbaar te zijn (bijvoorbeeld door verslaglegging van besprekingen) dat cliënt en/of vertegenwoordiger akkoord is met de zorg en ondersteuning die is afgesproken) o Moet middellange termijn doelen bevatten Wbsn-z in verband met de elektronische informatie-uitwisseling in de zorg, per in werking getreden. Besluit Zorgplanbespreking AWBZ- zorg; Sinds 2009 stelt deze wet dat bij nieuwe cliënten de zorgaanbieder binnen zes weken na aanvang van de zorgverlening een zorgplan op stelt. Voor cliënten die al zorg ontvingen is de termijn voor een zorgplan zes maanden Voldoen aan voorgenomen Wettelijk kader Ook verwachtte wetswijzingen maken onderdeel uit van het wettelijk kader. Beginselenwet AWBZ-zorg, doel van de wet is het versterken van de positie van de cliënt. Cliënten in de AWBZ-zorg hebben recht op bespreking, actualisatie en evaluatie van het zorgplan. De Beginselenwet AWBZ-zorg is op 5 juni 2012 controversieel verklaard. Dat betekent dat dit onderwerp deze kabinetsperiode niet meer wordt behandeld door de Tweede Kamer. Nieuwe wetgeving ter vervanging van de wet Bopz (scheiden va n de doelgroepen: psychiatrie en dementie/verstandelijk gehandicapten). Voor de VVT-sector wordt dit de wet Zorg en dwang. Uitgangspunt van de 2 nieuwe wetten is dat dwang in de zorg zoveel mogelijk wordt beperkt. Een gedwongen behandeling moet alleen bij uiterste noodzaak worden toegepast. Ook mag deze niet te lang duren, moet er een goed behandelplan zijn en moet de patiënt in kwestie inspraak hebben. 10 BSN moet als identificeerbaar item (bij voorkeur key ) worden opgenomen bij alle gegevens cliënt. 11 Wet Toelating Zorginstellingen 12 Aanbieders van langdurige zorg moeten in de toekomst verplicht met elke nieuwe cliënt de doelen van de zorgverlening bespreken. In het EBD moet naast het resulterende plan ook gespreksverslagen vastgelegd kunnen worden. ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

19 De 2 wetsvoorstellen liggen ter behandeling bij de Tweede Kamer. De streefdatum voor inwerkingtreding is niet bekend. De inwerkingtreding is afhankelijk van goedkeuring door de Tweede en de Eerste Kamer en publicatie in het Staatsblad. Voorstel voor nieuwe wet: Wet Cliëntenrechten Zorg (Wcz). Met de Wet cliëntenrechten zorg (Wcz) wil het kabinet de rechtspositie van de cliënt versterken en verduidelijken. Deze nieuwe wet zal de volgende wetten vervangen: WGBO, Wet klachtrecht cliënten zorgsector en de Kwaliteitswet zorginstellingen. Deze wet ligt bij Raad van State voor advies. In juli 2011 heeft de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) een wijziging van het wetsvoorstel naar de Tweede Kamer gestuurd. De wet Wet cliëntenrechten zorg is op 5 juni 2012 controversieel verklaard. Dat betekent dat dit onderwerp in de nieuwe kabinetsperiode wordt behandeld door de Tweede Kamer. Wijziging Wet BIG 13, deze wet wordt gewijzigd onder andere in verband met de opneming van de mogelijkheid tot taakherschikking. GRZ specifiek: Transitie GRZ van AWBZ naar Zvw Macrobeheersmodel GRZ Informatieverstrekking GRZ Aangepast in AWBZ: Invoering NHC bestaande zorgaanbieders Aangepast in Zvw: Prestaties en tarieven medisch specialistische zorg Regeling medisch specialistische zorg Regeling verplichte aanlevering minimale dataset medisch specialistische zorg (MDS) 4.4 Voldoen aan Functionele kaders Los van de in dit document nader uitgewerkte functionele eisen, zal het ECD in lijn moeten zijn met de volgende functionele kaders die betrekking hebben op de werkwijze en inhoud van het ECD. Deze kaders zijn in een eerder stadium door de branche en/of de branchevereniging vastgesteld: 1. Kwaliteitskader Verantwoorde Zorg (oktober 2007) 2. Professionele verantwoordelijkheid en verantwoorde zorg (Arcares, mei 2004) 3. Verantwoorde zorg visie en verwezenlijking. Werken met het model Zorgleefplan (2006). 4. CAO V&V en capaciteitsplanningsmodel ActiZ (capaciteitsvraagstukken en inzet medewerkers) 5. Jaardocument maatschappelijke verantwoording in de zorg, november Signalering van activiteiten die Voorbehouden handelingen zijn (omvatten) en een koppeling naar bijhorend protocol dient te kunnen worden opgenomen. ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

20 6. Globaal Programma van Eisen voor een Elektronisch Patiënten dossier Ouderengeneeskunde (versie 2.7; juni 2012) Binnen het procesmodel zijn de relevante indicatoren omtrent bovengenoemde wetten en richtlijnen opgenomen en gekoppeld aan het te ondersteunen proces. 4.5 Voldoen aan Technische kaders Binnen het project wordt geen technisch ontwerp van het ECD gegeven. Voor eisen en standaarden ten aanzien van koppelingen en interne-externe communicatie wordt aangesloten bij en verwezen naar de betreffende instanties die daarover de kaders hebben aangegeven Nictiz De volgende Nictiz stukken zijn opgenomen als basis voor het Programma van Eisen voor het ECD die betrekking hebben op onderdeel ICT infrastructuur en keten zorg: 1. Handboek ICT-leveranciers in de zorg V4.1, 11 augustus Programma van Eisen voor een goed beheerd zorgsysteem V , 24 maart Specificatie van de basisinfrastructuur in de zorg v2.4, 11 augustus Architectuurontwerp basisinfrastructuur in de zorg v4.2, 16 november Handboek invoering en gebruik burgerservicenummer (BSN) in de zorg v2.2, april Implementatiehandleidingen HL7 v3, vanaf AZR De volgende AZR-stukken zijn opgenomen als basis voor het Programma van Eisen voor het ECD. Ze hebben betrekking op onderdeel ICT infrastructuur en ketenzorg: 1. Vektis, Zorgregistratie AWBZ, digitaal berichtenverkeer in de keten (maart 2004) 2. AZR versie 3.1 (per ) 3. VECOZO ten behoeve van de COV check NEN 7510 en 7513 informatiebeveiliging Deze NEN stukken zijn opgenomen als basis voor het Programma van Eisen voor het ECD die betrekking hebben op onderdeel ICT infrastructuur en ketenzorg: 1. NEN 7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg, 10 november 2005; (revisie volgt begin 2011) 2. NEN7511-2, voor middelgrote organisaties 14 (revisie volgt begin 2011) 3. NEN 7513, de norm voorziet in eisen voor stelselmatige registratie van acties op elektronische patiëntdossiers. Deze registratie maakt het mogelijk de rechtmatigheid 14 Dit document geeft een nadere uitwerking van NEN 7510 met een voorschrijvend, toetsbaar karakter voor de samenwerkingsverbanden in de zorg. Door naleving van de norm NEN 7510, in combinatie met het dit toetsbare voorschrift, wordt voldaan aan een passende beveiliging. ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

21 van de toegang tot het patiëntdossier te controleren. Daarnaast kan analyse van de logging ondersteuning bieden bij het verbeteren van het proces van de toegangscontrole tot patiëntgegevens Vektis EI berichtgeving Voor Declaratie berichten binnen de Zvw is een standaard EI bericht gedefinieerd, te weten ZH308 (ZH308 specificatie) Binnen de Zvw is geen sprake van bevoorschotting zoals binnen de AWBZ, maar op niveau van de Zorgverzekeraar kan een afspraak gemaakt worden omtrent bevoorschotting op basis van OHW (Onder Handen Werk). De standaard voor EI berichten inzake bevoorschotting is de ZH310 (ZH310 specificatie) Communicatie Grouper Voor afleiding van de zorgproducten binnen de GRZ dienen instellingen te communiceren met de Grouper van DBC Onderhoud. Het HL7v3 bericht is hier beschreven: Grouper aanlevering DIS aanlevering Inzake de GRZ dienen alle instellingen een minimale dataset aan te leveren omtrent hun DBC levering. Het bericht en de bijbehorende standaard zijn hier beschreven: OHW afleiding Zoals vermeld in hoofdstuk 2 is er met de overgang van GRZ naar de Zvw geen automatische bevoorschotting meer geregeld. Instellingen dienen hieromtrent afspraken met hun Zorgverzekeraar(s) te maken. Indien sprake is van bevoorschotting moet dit middels aanlevering van OHW geschieden (DIS00904_Aanleverstandaard_SZG_OHW_2.0_v1.1_definitief.pdf). 4.6 Laagdrempelig gebruik Bij het ontwerp van het systeem dient het laagdrempelig gebruik een belangrijk aandachtspunt te zijn. De succesfactor van het systeem is immers de mate van acceptatie en gebruik. Belangrijke gebruikersgroepen (intern, dan wel extern ingehuurd) zijn verzorgenden, verpleegkundigen, behandelaars (waaronder artsen, fysiotherapeuten, logopedisten, ergotherapeuten, diëtisten), cliëntadministrateurs, (team)managers, cliënten, familie en geestelijke verzorgende. Bij het ontwerp moet worden uitgegaan van basale ICT vaardigheden bij de beoogde gebruikers, die zich beperken tot eenvoudig PC werk. Het systeem zal voor de reguliere functionaliteit ter ondersteuning van het operationele proces qua benodigde vaardigheden aan moeten sluiten bij deze doelgroep. Voor het ondersteunen van het tactische proces ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

22 (rapportage en sturing) dient te worden uitgegaan van enige ervaring met eenvoudige kantoorautomatiseringshulpmiddelen. Het gebruik van het systeem moet eenvoudig aan te leren zijn. Gezien de omvang en diversiteit van de gebruikersgroep is het wenselijk dat een train de trainer principe kan worden aangehouden. Een en ander stelt eisen aan de intuïtieve werking van het systeem. Voor een hoge acceptatiegraad zal van belang zijn dat het systeem een gebruiksvriendelijke user interface heeft. Gebruik van een muis is mogelijk in combinatie met functietoetsen (om risico op bijvoorbeeld RSI te verminderen). Daarnaast moet er op gelet worden dat het invoerwerk (daadwerkelijk typen) zo beperkt mogelijk is. Voor gebruikers moet de wijze van bevestigen van keuzes binnen het ECD op een eenvoudige maar ook eenduidige en consequente manier worden vormgegeven. Tot slot moet het taalgebruik in het systeem de Nederlandse taal zijn. 4.7 Gelaagde en flexibele autorisatie Om de juiste informatie aan de juiste persoon beschikbaar te stellen is het van belang een goede gelaagde autorisatiestructuur te kunnen aangeven. Instellingen dienen zelf de verschillende rollen en bijbehorende autorisatie te kunnen aangeven. Belangrijk hierbij is dat het mogelijk moet zijn ook cliënten en/of familie toegang te geven tot het systeem en alleen de voor hen relevante gegevens te tonen. Een juiste en flexibele autorisatiestructuur zal bijdragen aan het doseren van de informatie. Doelstelling is om gebruikers niet te overspoelen met informatie, maar de voor hen relevante informatie op de juiste plek beschikbaar te stellen. Ook voor de rapportage functionaliteit moet een juiste en flexibele autorisatie instelbaar zijn op gebruikersniveau. Voor nadere informatie hierover zie ook de eisen van Goed Beheerd Zorgsysteem van NICTIZ, die onderdeel zijn van het Programma van Eisen voor het ECD. 4.8 Externe gegevensuitwisseling Een belangrijke succesfactor voor de implementatie van een ECD is de mate waarin het systeem in de lokale architectuur kan worden ingepast en in een later stadium in de keten automatisering kan worden opgenomen. Het systeem zal communicatie of koppeling met andere systemen moeten ondersteunen (zonder ingrijpende of omvangrijke technische wijzigingen). Dit wordt gerealiseerd door te voldoen aan de gestelde standaarden voor interne/externe communicatie en koppelingen. Op het gebied van externe communicatie zijn een paar gebieden genoemd die cruciaal zijn in de keten voor de VVT-sector. Dit betreft vooral de transmurale communicatie en de communicatie naar familie/contactpersoon van de cliënt. ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

23 Deze externe communicatie zal moeten plaatsvinden conform de beschreven standaardisatie eisen van Nictiz. Bij de communicatie van gegevens van de cliënt over organisatiegrenzen heen zal nadrukkelijk rekening moeten worden gehouden met de privacywetgeving. De volgende potentiële externe koppelingen zijn onderdeel van het collectief Programma van Eisen: AZR (aan- en afmelding en mutatieberichten) Koppeling met Apothekerssysteem (m.n. medicatiebewaking en medicatiegebruik) Koppeling met Huisartsensysteem (huisartsendossier met raakvlak naar de EMD ontwikkelingen) Koppeling met Ziekenhuissysteem (met name de transfer naar ziekenhuis visa versa, labuitslagen en de koppeling via het landelijk schakelpunt (LSP) naar landelijke ontwikkelingen van het EMD en EPD) Communicatie met familie/contactpersoon Een bijzondere koppeling is de koppeling en communicatie naar familie en contactpersonen. Inzagerecht van het cliënten dossier en verantwoording worden als redenen opgegeven. Minimale variant is de inzage van het dossier (rekening houdend met privacy wetgeving) al dan niet op papier of digitaal. GRZ specifiek: Overzicht van specifieke externe communicatie en/of koppelingen vanuit een ECD vanwege GRZ: Voorkant van het proces: de triage aanmelding vanuit het ziekenhuis (momenteel papieren stroom, wordt digitaal) Onder Handen Werk Grouper (OHW) voor het afleiden van alle losse activiteiten tot zorgproducten en daarmee kunnen volgen van proces registratie tot facturatie De landelijke Grouper voor het verzenden van zorgproducten met betrekking tot registratie, facturatie, ontvangen van retourberichten De DIS aanlevering voor metagegevens (zie ook technische kaders in paragraaf 4.5) 4.9 Interne gegevensuitwisseling Het systeem zal communicatie of koppeling met andere systemen moeten ondersteunen (zonder ingrijpende of omvangrijke technische wijzigingen). Dit wordt gerealiseerd door te voldoen aan de gestelde standaarden voor interne/externe communicatie en koppelingen. Voor een beschrijving van deze standaarden verwijzen we naar de relevante documenten die in paragraaf 4.5 (Voldoen aan Technische kaders) staan beschreven. Figuur 5 geeft weer hoe de interne communicatie en/of koppelingen met secundaire systemen die noodzakelijk geacht worden voor een goede werking van het ECD eruit zou kunnen zien: ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

24 Figuur 5 - Koppelingen met interne systemen en de externe keten Een beschrijving van de vier belangrijkste koppelingen die met het ECD gemaakt moeten worden zijn: Koppeling met het personeels- salarissysteem ten aanzien van gebruikte deskundigheidsniveaus of overige medewerker informatie Koppeling met een declaratie c.q. financieel systeem (productieafspraken, declaratie en facturatie) Koppeling met b.v. roosterpakket om de capaciteitsberekening (in volume en deskundigheidsmix) uit het ECD door te geven aan roosterpakket Koppeling met Tijdsregistratie of Urenregistratie pakket Ook dient met de volgende systemen een koppeling te kunnen worden gemaakt: Een wachtlijst en/of prospect (CRM) systeem (t.b.v. monitoren van aanwas van nieuwe cliënten) Alarmeringssystemen om alarmeringsverloop en opvolging van een cliënt te bewaken. Het systeem biedt de mogelijkheid om relevante gegevens van een bepaalde melding vast te leggen o Tijdstip melding o Tijdstip aanvang opvolging o Oorzaak alarm melding o Actie/handeling ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

25 o Tijdstip melding afgehandeld Met kostprijsmodule die de kostprijs per AWBZ-functie, dienst/product of DBC berekent Een Document Management Systeem (t.b.v. de contract administratie en protocollen/werkinstructies) Zorgzwaarte instrumenten en meetschalen Een facilitair pakket en Voedingspakket (met name de cliëntgebonden afspraken over wasverzorging, telefoon, voeding/dieet, taxivervoer ed.) Een communicatie of functionaliteit (communicatie tussen medewerkers onderling over een cliënt, vindt plaats binnen het ECD) Een EVS (elektronisch voorschrijf systeem), instellingen zijn verplicht gebruik te maken van elektronisch voorschrijven per 1 januari GRZ Specifiek: Overzicht van specifieke interne gegevensuitwisseling binnen een ECD vanwege GRZ: Koppeling met zorgpaden en behandelpaden Koppeling met bijvoorbeeld een cliëntagenda en cliëntplanning (cliënt perspectief) Koppeling metbijvoorbeeld een behandelaarsagenda en medewerkersplanning (medewerkers perspectief) Zorgtraject type ZT 11 en vervolgtraject ZT 21, kunnen openen, sluiten en toevoegen 4.10 Schaalbaar De omvang van de instelling waarin het ECD gebruikt zal worden kan sterk variëren. Het systeem moet goed schaalbaar zijn (aantal gebruikers, omvang database, etc.) om met deze volumeverschillen om te gaan zonder benodigde ingrijpende software wijzigingen. Als richtlijn kan worden gehanteerd dat (mede ingegeven door de vele fusies die momenteel plaatsvinden in de sector) minimaal een verdubbeling (van aantal cliënten en aantal gebruikers) mogelijk moet zijn zonder negatieve invloed op de performance Stabiliteit Het ECD is een belangrijk middel om de continuïteit van zorg te bewerkstellingen, het is een bedrijf kritisch systeem. Zowel vanuit bedrijfsmatige redenen als vanuit wet- en regelgeving (onder andere. m.b.t. IGZ) is de eis dat het systeem stabiel is. Dit wil zeggen dat het systeem niet alleen een hoge beschikbaarheid (een indicatieve eis van bv. >99% beschikbaarheid op jaarbasis exclusief gepland onderhoud en maximale tijdsduur per incident lijkt noodzakelijk vanuit de bedrijfsvoering van instellingen gezien de bedrijf kritische functie van het ECD) dient te hebben, maar ook dat het systeem weinig uitvalmomenten kent. Hiermee zal bij de opbouw van het systeem (infrastructuur en gebruikte hulpmiddelen) nadrukkelijk rekening gehouden moeten worden. ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

26 4.12 Ondersteunt decentrale uitvoering en mobiel gebruik van een cliëntendossier Bij instellingen met meerdere locaties en zorgvormen (verzorgingshuiszorg, verpleeghuiszorg en thuiszorg) is het zeer wel mogelijk dat een combinatie van decentrale invoer en centrale verwerking wordt gehanteerd. Het systeem moet een dergelijke geografisch verspreide opzet van locaties en zorgvormen ondersteunen. De mogelijkheid voor mobiel gebruik moet ondersteund worden. Het dossier moet op de locatie van de cliënt raadpleegbaar en muteerbaar zijn zowel voor hulpverlener als de cliënt/familie. Mobiel gebruik is tevens aan de orde in het kader van inzagerecht van de cliënt en/of de familie. Een van de uitdagingen bij gebruik van een ECD is de wijze waarop de cliënt en/of de familie inzage heeft en houdt in zijn of haar gegevens. Voorbeeld oplossingen hiervoor zijn het beschikbaar stellen van cliëntgegevens via internet, werkstations op de gang of de zusterpost Flexibiliteit systeem Gezien de dynamiek in het speelveld waarin de instellingen opereren, moet het voor een instelling mogelijk zijn een belangrijk deel van de werking van het systeem te beïnvloeden, bijvoorbeeld door parameters in te stellen of tabelbeheer uit te voeren, zonder tussenkomst van een programmeur. Zo is het ook mogelijk om zelf formulieren samen te stellen, waarbij gebruik gemaakt kan worden van zgn. telvelden. Hierbij is een zekere mate van flexibiliteit verseist, een formulier kan specifiek zijn voor een bepaalde doelgroep. Gezien de recente ontwikkelingen zal vooral op het gebied van de koppeling tussen geleverde zorg en ondersteuning met de bekostigingswijze, de inhoud van de externe rapportages en de gegenereerde managementinformatie een zekere flexibiliteit betracht moeten worden. Om die reden is het dan ook niet meer dan logisch dat een instelling zonder tussenkomst van een programmeur rapporten/rapportages kan samenstellen op basis van beschikbare data Eenvoudig beheer Het ECD ondersteunt met de juiste autorisatie het eenvoudig aanpassen van gebruikte tabellen en parameters, waaronder: Organisatie-eenheden Autorisatierollen Handelingsgroepen Normtijden Functies en behandelingsgroepen Kostprijzen AWBZ-functies en DBC-functies Arrangementen/diensten/producten ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

27 4.15 Historie en Archivering Archivering moet ertoe leiden dat er geen historische gegevens ongewenst worden gewijzigd of historische gegevens verloren gaan. Een veel genoemd punt hierbij is de historie van het medicijngebruik en de behandelingen van een cliënt. Het ECD moet voorzien in: De verrichte activiteiten in het zorgdossier per cliënt moeten tot 15 jaar te herleiden zijn en op redelijke termijn te verstrekken De historie van de cliëntgegevens moet tot 15 jaar te herleiden zijn en op redelijke termijn te verstrekken. Niet alle gegevens moeten 15 jaar bewaard worden, soms langer afhankelijk van de situatie van de cliënt en een cliënt kan ook verzoeken tot vernietiging van zijn gegevens. Bij de bewaartermijn moet dit per cliënt te realiseren zijn Correspondentiefunctie Het ECD zal in toenemende mate het proces van overdracht en de communicatiestroom tussen medewerkers over gegevens en gebeurtenissen van de cliënt moeten kunnen faciliteren. Dit is een wezenlijk onderdeel wat, geïntegreerd dan wel middels gekoppelde functionaliteit, onderdeel zal moeten zijn van het ECD Lay-out formulieren en rapporten Er is (vooralsnog) geen collectieve marktvraag te definiëren met betrekking tot de lay-out van formulieren van de zorginhoudelijke vastlegging (o.a. diagnose, anamnese, lichamelijk onderzoek, multidisciplinaire vastlegging). Zorginstellingen kennen erg veel (eigen) formulier indelingen en formulier naamgeving. Hierover zijn ook erg veel opmerkingen gemaakt op basis van het eerste concept. De gebruikte datavelden hebben echter wel een collectief karakter. Het flexibel kunnen samenstellen van een lay-out van een formulier is een collectieve wens van zorginstellingen. Voor leveranciers zal dit in de realisatie fase een lastige vraag zijn. Echter met het oog op de diversiteit van formuliergebruik en het productbreed kunnen aanbieden binnen de VVTsector is het een noodzakelijk eis. De indeling en lay-out voorbeelden van het Zorgleefplan van ActiZ kunnen zeker een ondersteunende rol spelen voor instellingen op dit gebied. GRZ specifiek: Om de doorstroom van cliënten met een GRZ indicatie flexibel te laten verlopen (vanuit de triage die in het ziekenhuis start tot aan doorverwijzing naar de thuiszorg/dagbehandeling en de overdracht met de huisarts) is het van groot belang om ontslagbrieven en overdrachtsformulieren te kunnen raadplegen, te kunnen archiveren en via het ECD te kunnen versturen. ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

28 5 Aanmeldingsfase In de aanmeldingsfase betreft de kernfunctionaliteit van het ECD het ondersteunen van de basisregistratie van de cliënt ook als het gaat om een potentiële cliënt, die zich aan het oriënteren is of op de wachtlijst staat. Belangrijke functionele eisen betreffen het waarborgen van een eenvoudige en eenduidige vastlegging. 5.1 Oriëntatie De (potentiële) cliënt ontstaat wanneer de instelling actief vanuit de instelling of reactief met een cliënt in contact komt. Ondanks dat er nog geen indicatie is wordt er in deze fase al wel informatie van de cliënt geregistreerd. De volgende functionaliteit moet hierbij worden geboden: Registratie van basisgegevens van de cliënt (zie paragraaf 5.3 Cliëntregistratie) Inhoud van het contact (bijv. welke informatie is verstrekt, wat is voor follow-up afgesproken) Signalering aanzetten voor follow-up 5.2 Wachtlijstbeheer Niet elke cliënt kan direct geplaatst worden en zal op de interne wachtlijst worden geplaatst. De volgende functionaliteit is vereist: (Aanvullende) Registratie stamgegevens (zie paragraaf 5.3 Cliëntregistratie) Indicatie (of inschatting indien nog geen officiële indicatie beschikbaar is) Cliëntprofiel (beschrijving basisbehoefte van een cliënt) Koppeling aan zorgarrangement Additionele wensen cliënt (bijv. locatie) Koppeling en signalering vrijgekomen en of vrijkomende plekken die voldoen aan zorgarrangement en locaties. 5.3 Cliëntregistratie De registratie van cliëntgegevens bestaat uit drie onderdelen: 1. Inlezen AZR-berichten: Het inlezen van AZR-berichten en daarmee direct basale gegevens van de cliënt vastleggend, brengt direct een efficiencywinst met zich mee. Het moet mogelijk zijn binnen het systeem om de data van het AZR-bericht in te lezen en te verwerken. 2. Waarborgen eenduidige en eenmalige vastlegging van cliëntgegevens: Toewijzing unieke cliëntnummers Controle op dubbele invoer (combinatie naam/geboortedatum) Controle op dubbele invoer (systeem geeft aan dat vergelijkbaar record bestaat; vervangen J/N) De basisgegevens die in de oriëntatiefase zijn vastgelegd, kunnen hier weer worden gebruikt. ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

29 3. Voorselectie relevante (en/of verplichte) datavelden op basis van cliënttypering: Mogelijkheid om bepaalde velden zichtbaar of onzichtbaar te maken op basis van cliënttypering (op basis van invoer zorgzwaarte en/of zorgvorm); Mogelijkheid om bepaalde velden al dan niet verplicht te maken op basis van cliënttypering (op basis van invoer van zorgzwaarte en/of zorgvorm). ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

30 GRZ specifiek: Indien sprake is van een GRZ indicatie voor de cliënt kunnen deze activiteiten vastgelegd worden binnen het door de Specialist Ouderenzorg te openen DBC-zorgtraject voor de cliënt. Binnen de GRZ is vooralsnog geen standaard geautomatiseerde overdracht (koppeling of interface) tussen Cure en Cure gesteld. De eerste informatiestromen gaan lopen in het kader van de Triage en aansluitend de overdracht naar het Verpleeghuis. Waar bij de ZZP9a de gegevens van de cliënt inclusief de indicatie gegevens via de AZR binnen kwamen bij het Verpleeghuis, zullen deze gegevens binnen de Zvw niet meer op deze wijze overgedragen worden. Eventuele bestaande oplossingen als Point (voor overdracht cliënten van de Cure naar de Care) kunnen gebruikt worden in de aanloop naar een formele standaard die zal worden opgesteld voor deze communicatielijnen. Hieraan zal (naar verachting) prioriteit gegeven moeten worden aangezien het optimaliseren van het administratie proces een belangrijke doelstelling is. (NB. Door veranderende omstandigheden van een cliënt kan een wijziging in de behandelsituatie optreden waardoor de GRZ indicatie niet meer van toepassing is). Openen zorgtraject en subtraject: De registratie binnen de GRZ gaat met behulp van een zogenaamde Zorgtype registratie. Het zorgtype is de component binnen de DBC-registratie waarmee op het niveau van het subtraject de geleverde zorg wordt getypeerd. Voor de GRZ zijn de volgende zorgtypen relevant: A. Zorgtype 11: (ZT 11 initiële behandeling), het eerste (initiële) subtraject bij de diagnostiek en reguliere behandeling van een zorgvraag B. Zorgtype 21: (ZT 21 vervolgbehandeling), de volgende subtrajecten bij de reguliere of controle behandeling van een zorgvraag Voor het openen van een zorgtraject en subtraject zijn de algemene registratieregels van toepassing. Algemene regels voor het openen zorgtrajecten zijn: Openen zorgtraject met subtrajecten ZT11: Een zorgtraject met subtraject ZT11 wordt geopend bij het eerste contact. Parallelliteit: Binnen 1 zorgactiviteit mogen subactiviteiten geopend worden eventueel horend bij meerdere aandoeningen. Een CVA bij een GRZ cliënt, bezig met een heup revalidatie, blijft onder het oorspronkelijk geopende zorgtraject. Zodra de revalidatiedoelen zijn vastgelegd in een werkplan/ behandelplan en zijn besproken met de cliënt, wordt er al snel in de aanmelding fase een keuze gemaakt voor een zorgpad. Er zijn 2 hoofd zorgpaden (diagnose groepen), te weten: 1. CVA 2. Overige, waaronder: Electieve orthopedie (geplande knie- /heup- en schouderoperaties),trauma, Amputaties en longziekten, hartziekten, neurologie, plastische chirurgie. ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie

31 6 Zorg- en dienstverleningsfase In algemene zin ondersteunt het ECD in deze fase eenmalige vastlegging en registratie. Het kan voorkomen dat meerdere disciplines (zorg en behandeling) dezelfde gegevens verzamelen over een cliënt, bijvoorbeeld ten aanzien van de ADL. Het is hierbij mogelijk dat iedere discipline vanuit zijn eigen vakgebied gegevens van anderen aanvult. Daarbij blijft te allen tijde zichtbaar welke medewerker wijzigingen heeft doorgevoerd. Steeds vaker wordt binnen een instelling een specifiek programma van eisen opgesteld ten behoeve van een zo genaamd EBD, elektronisch behandeldossier. Dit dossier heeft veel eigen aspecten (o.a. eisen op het gebied van de eerstelijnszorg), maar vertoont ook veel raakvlakken met het intramurale zorgleefplan. Daarnaast kent iedere behandeldiscipline zijn eigen werkgebied/vakgebied, met discipline specifieke functionele eisen. Om een beeld te krijgen bij de samenhang tussen behandeldossier(s) en het multidisciplinair zorgleefplan is dit hieronder schematisch weergegeven. De functionele eisen van zorg en behandeling ontmoeten elkaar in het multidisciplinair zorgleefplan. Op het niveau van interdisciplinaire samenwerking en monodisciplinaire behandeldossiers gaan de eisen de diepte in van de discipline(s). Figuur 6 - Relatie tussen Elektronisch behandeldossier en Zorgleefplan 6.1 Opstellen persoonsbeeld / anamnese In de fase omtrent het opstellen van het persoonsbeeld betreft de kernfunctionaliteit het ondersteunen en richting geven aan de diagnosefase van de cliënt door middel van ActiZ V&V Programma van Eisen ECD versie