Meerjarenbeleidsplan Cityleague Ron van Kesteren Cityleague coördinator

Transcriptie

1 Meerjarenbeleidsplan Cityleague Ron van Kesteren Cityleague coördinator

2 1 Inhoud 1 Inhoud Introductie Doel van dit document Context Doel van de Cityleague Uitgangspunten Organisatie Algemeen (bonds)kader Procedures en afspraken Lokale Cityleague Beleidsplan Algemeen (bonds)kader Algemene Promotie Professionalisering Cityleague lokaal Webapplicatie Lokale Cityleagues Voorbereiding en afronding Professionalisering Kennisdeling en vastlegging Organisatie door derden Afspraken en Procedures Definitie Cityleague Definitie procedures Update handleiding Cityleague coördinator Update draaiboek Cityleague organisatie Groeiverwachting Cityleagues Verwachting Historische data Meerjarenplanning Pagina 2 van 13

3 2 Introductie 2.1 Doel van dit document Dit document beschrijft het meerjarenbeleidsplan van de NFB voor het Cityleague concept. Het beschrijft met name de grote lijn van de plannen en de gevolgen hiervan voor de meerjarenbegroting. Specifieke plannen zullen per jaar uitgewerkt worden in individuele jaarplannen. Pagina 3 van 13

4 3 Context 3.1 Doel van de Cityleague Met de Cityleague heeft de NFB als doel: Aanbieden van Ultimate Frisbee in recreatieve vorm Promotie van Ultimate Frisbee (ledenwerving NFB en haar verenigingen) 3.2 Uitgangspunten De uitgangspunten van het Cityleague concept zijn de volgende: De Cityleague wordt gepresenteerd als op zichzelf staand landelijk concept De Cityleague richt zich op jeugd / jongeren / jong volwassenen De Cityleague is dé manier om op lokaal niveau (stad) recreatief Ultimate Frisbee te spelen Deelname aan een Cityleague is, buiten de league om, vrijblijvend (m.u.v. formele lidmaatschappen) De Cityleague is altijd een kortlopende league 3.3 Organisatie De Cityleague is een samenwerking tussen kader op bondsniveau en verenigingsniveau. Een lokale Cityleague wordt in principe georganiseerd door de lokale vereniging, maar wordt hierin ondersteund door algemene faciliteiten geregeld op het bondsniveau. Een soepele en heldere samenwerking wordt gerealiseerd door het vastleggen van afspraken en procedures op het vlak waar het bonds- en verenigingsniveau elkaar raken. Figuur 1: Organisatiestructuur Cityleague Algemeen (bonds)kader Onder het algemeen (bonds)kader valt iedereen die zich inzet voor de Cityleague in het algemeen. Specifiek zijn dit het bondsbestuur, de Cityleague coördinator, betrokken externe partijen, maar ook verenigingskader dat werk verricht dat direct nuttig is voor alle lokale Cityleagues. Contact tussen het algemeen (bonds)kader en verenigingen loopt in eerste instantie via de Cityleague coördinator. Pagina 4 van 13

5 Het algemeen (bonds)kader heeft als Cityleague verantwoordelijkheden: Organisatorische ondersteuning Cityleagues Financiële ondersteuning Cityleagues Promotionele ondersteuning Cityleagues Voorbeeld: Zo dekt de NFB bijvoorbeeld de kosten voor de organiserende vereniging, is er een centrale website voor inschrijving voor lokale Cityleagues, en stelt de NFB promotiemateriaal beschikbaar Procedures en afspraken De bondsvergadering kan besluiten nemen en/of reglementen vaststellen met betrekking tot de Cityleague. De procedures en afspraken hebben een heldere samenwerking tussen algemeen (bonds)kader en vereniging tot doel. Hierdoor wordt het efficiënt organiseren van lokale Cityleagues mogelijk. Voorbeeld: Mogelijke procedures en afspraken zijn de minimale eisen die gesteld worden aan een Cityleague, de afsluiting van een Cityleague (doorgeven ledengegevens en financiën) Lokale Cityleague De lokale Cityleague wordt in principe georganiseerd door een (commissie binnen) een lokale vereniging. De verantwoordelijkheden voor de lokale organisatie zijn: Organisatie lokale Cityleague Promotie lokale Cityleague Voorbeeld: Zo organiseert een commissie van de BFrisBee2 s de Cityleague Nijmegen waarbij zij gebruik maakt van de door het algemeen (bonds)kader aangeboden website voor inschrijving. Pagina 5 van 13

6 4 Beleidsplan Het Cityleague beleid richt zich de komende jaren op de volgende punten: het vergroten van de instroom via algemene promotie professionalisering individuele leagues ontlasten organisatie individuele leagues Uitgangspunt is dat het met de huidige algemene voorzieningen een aantal verenigingen er in slagen een deelnemersaantal (nieuwe NFB leden) van anderhalf keer hun verenigingsomvang te halen. Andere verenigingen halen dit aantal niet en/of organiseren (nog) geen Cityleague. Gezien de huidige ledenaantallen (700 verenigingsleden, 300 Cityleague leden) betekent dit dat voor een verdriedubbeling van het aantal Cityleague deelnemers het met name belangrijk is dat best practices wat betreft organisatie en promotie algemeen gedeeld worden en dat zoveel mogelijk verenigingen zoveel mogelijk Cityleagues gaan organiseren. De inhoud van het plan is dan ook eerder evolutionair dan revolutionair. Realisatie van dit plan maakt echter de weg vrij om in de verdere toekomst andere partijen dan lokale verenigingen een Cityleague te organiseren in steden waar nog geen vereniging is. 4.1 Algemeen (bonds)kader Algemene Promotie Het doel van de algemene promotie is het vergroten van de instroom naar de individuele Cityleagues, inclusief herhaaldelijke deelname en doorstroom naar verenigingen. De uitwerking hiervan zal in principe voor elk punt via de volgende stappen verlopen: 1. Initiële verbeterslag: Deze zal uit de frisbee wereld zelf moeten komen (verenigingskader en bondskader) en vormt de basis voor het vervolg. Dit kan op korte termijn plaatsvinden en zorgt ervoor dat de volgende stap gerichter en concreter kan worden uitgevoerd. 2. Ontwikkeling plan: Op basis van de bestaande ervaringen kan gericht een marketing plan ontwikkeld worden 3. Professionalisering door uitvoering plan: De uitvoering van het marketing plan kan uitbesteedt worden aan externe partijen Promotieplan Een groter marketing plan achter de Cityleague is gewenst, maar geen noodzaak voor de eerste ontwikkelingen op het gebied van promotie. Er zijn voldoend eerste kleine stappen te nemen die een groot effect kunnen hebben. Deze initiële verbeterslag kan gemaakt worden zonder vergaand plan. Sterker nog, het plan opstellen na deze verbeterslag geeft het plan een veel realistischere basis en maakt de uitvoering behapbaarder. Er is dan immers duidelijker wat er precies gepromoot moet worden en er ligt iets om mee te werken (ongeacht of dit in lijn is met het hieruit volgende plan). De activiteiten volgend uit het plan kunnen dan ook makkelijker uitbesteed worden aan externe partijen die minder nauw bij Ultimate Frisbee betrokken zijn. Pagina 6 van 13

7 Logo Om herkenbaar te zijn wordt over het algemeen een logo gebruikt. De Cityleague kent momenteel geen logo. Daarom dient een logo ontwikkelt te worden Schijf Deelnemers die via de Cityleague NFB lid worden krijgen sinds het begin van de Cityleague een schijf cadeau. Deze schijf is voorzien van het NFB logo en bevat geen enkele verwijzing naar de Cityleague. Om Cityleague te promoten als landelijk concept moet ook de schijf voorzien zijn van een verwijzing naar de Cityleague (het logo?) en een pakkende bedrukking hebben Foto en video Niets maakt helderder hoe spectaculair de sport erin de praktijk uit ziet dan foto s en video s. Voor gebruik voor promotie van de Cityleague moet een standaard set foto s en video s beschikbaar komen. In eerste instantie kan een set gekozen worden uit de bestaande enorme voorraad beschikbare foto s. Op de lange termijn kan gedacht worden aan het inzetten van een professioneel sportfotograaf of het creëren van een eigen promotie filmpje Offline promotie Er dient geschikt promotiemateriaal voor de Cityleague ontworpen te worden. Dit promotiemateriaal heeft tot doel: Deelnemers werven Herkenbaarheid tijdens het evenement Het verleden heeft geleerd dat verenigingen graag hun eigen identiteit terug laten komen in de promotie. Hier zal rekening mee gehouden moeten worden Online promotie De Cityleague website ( is in het verleden opgezet met hoofdzakelijk het doel de organisatie van een Cityleague te ondersteunen. Om een instroom van Cityleague deelnemers te realiseren moet de website ook een wervende functie krijgen. Een snelle vergelijking tussen de websites van Mission Olympique en Cityleague laat zien dat hier voldoende mogelijkheden liggen. Pagina 7 van 13

8 Figuur 2: Website Mission Olympique: Herkenbaar logo, duidelijk missie statement, afbeeldingen, video, link met social media. Verdere informatie voor specifieke doelgroepen achter navigatie. Figuur 3: Website Cityleague: Tekst-logo, geen afbeeldingen of video maar veel tekst, uitleg Ultimate Frisbee uit beeld (spelregels ontbreken), geen link met social media. Daarnaast ligt aansluiting bij de heersende Social Media voor de hand Professionalisering Cityleague lokaal Over het algemeen is het goed als de lokale Cityleagues een professionele uitstraling hebben. Hier kan aan meegeholpen worden door enkele zaken centraal te regelen. Te denken valt aan: Aanbieden belijning van Cityleague velden Aanbieden clinics door een gecertificeerd trainer voor de introductieavond Aanbieden materiaal voor herkenbaarheid tijdens de Cityleague Webapplicatie Naast hulp bij promotie biedt de NFB ook hulp bij de organisatie via de Cityleague webapplicatie. Hier kan echter het nodige aan verbeterd worden. Ter illustratie een lijst met een eerste inventarisatie. Functioneel: Pagina 8 van 13

9 Afstemmen met reglementen (o.a. NFB inschrijving) en vastgelegde procedures Verbetering en verduidelijking workflow Cityleague organisatoren meer rechten en overzicht geven Cityleague coördinator overzicht geven Integratie met promotionele website Technisch Stoppen aanmaak spam accounts Omzetting naar Drupal 7 (beveiliging) of AllUnited Koppeling aan AllUnited (voor aanmelden nieuwe NFB leden) Aangeboden functie op de website werken niet/niet-altijd (zoals groepsmail) Professioneel uitbestede herontwikkeling van de huidige webapplicatie (met daarmee ook van de kwaliteit die we willen) zou volgens een vuistregel uitkomen op euro (aantal schermen * 16 uur * 50 euro per uur). Deze optie is niet reëel aangezien verenigingen met de huidige website ook uit de voeten kunnen. De meeste geavanceerde functionaliteit wordt ook door slechts 1 of 2 verenigingen gebruikt. Een meer geschikte optie is de opzet als community project : het zelf of professioneel laten ontwikkelen van de basisapplicatie (inschrijving, al dan niet met hergebruik van de bestaande applicatie) en de gewenste uitbreidingen over te laten aan de verenigingen die daar behoefte aan hebben. Voorwaarde is dat de gewenste functionaliteit helder is. Voor de basisfunctionaliteit kan dit vrij gemakkelijk vastgelegd worden. De geavanceerde functionaliteit, zoals team inschrijvingen en wedstrijdschema s, maar eventueel ook een de mogelijkheid tot inschrijven per smartphone, moet worden afgestemd met de locale Cityleagues omdat deze wellicht niet overal hetzelfde zijn. Voor de webapplicatie geldt dan het volgende stappenplan: 1. Vastleggen gewenste basisfunctionaliteit 2. Technische uitvoering basisfunctionaliteit 3. Inventarisatie geavanceerde functionaliteit 4. Coördinatie en uitvoering geavanceerde functionaliteit 4.2 Lokale Cityleagues Met behulp van de aangeboden middelen wordt verwacht dat een lokale Cityleague organisatie een goed en professioneel Cityleague evenement neer kan zetten met een ruime opkomst. Het resultaat in Groningen laat zien dat het mogelijk is een opkomst van 2 keer de verenigingsomvang te realiseren. Dit gebeurt echter niet zomaar Voorbereiding en afronding Organisatie bij verenigingen wordt over het algemeen gedaan door een commissie van 1 tot 4 personen die korte tijd voor aanvang van de Cityleague wordt opgericht, dan heel veel werk verzet en vrijwel direct naar afloop weer opgeheven. Een goede aankondiging en organisatie van een Cityleague vereist echter een degelijke voorbereiding en afronding. Pagina 9 van 13

10 4.2.2 Professionalisering Via vastgelegde procedures en aangeboden faciliteiten/materialen zal de organisatie van een Cityleague minder werk vergen en tot een professioneler resultaat leiden. Van de lokale organisatie wordt verwacht dat zij zich aan de procedures houden en de aangeboden faciliteiten/materialen gebruiken Kennisdeling en vastlegging Om de organisatie te vergemakkelijken en, met name op het gebied van promotie, te verbeteren is het goed als verenigingen onderling hun ervaringen met de Cityleague delen. De kaderdagen zijn hiervoor uitermate geschikt. Best practices kunnen worden vastgelegd in het draaiboek Cityleague organisatie. De Cityleague coördinator zal deze kennisdeling faciliteren door vragen te verzamelen, agendapunten in te dienen voor kaderdagen, en meer via mail contact te leggen met de verenigingsbesturen. Het algemeen (bonds)kader heeft gedurende het jaar een aanspreekpunt nodig om af te stemmen over de uitwerking van de gemaakte plannen. Omdat de daadwerkelijke organisatie slechts in enkele maanden plaatsvindt is er het grootste gedeelte van het jaar geen commissie beschikbaar om hier over na te denken. Bij afwezigheid van de commissie zal het verenigingsbestuur zal dus in eerste instantie het aanspreekpunt zijn Organisatie door derden In bovenstaande is tot nu toe stilzwijgend uitgegaan van organisatie door bestaande verenigingen in de vestigingsplaats van deze verenigingen. De plannen voorzien echter in Cityleagues in steden waar nog geen vereniging is. Of en hoe een Cityleague organisatie anders te werk moet gaan in zo n situatie moet grondig uitgezocht worden. Eerste voorwaarde daarvoor is het helder in kaart hebben van de organisatie door bestaande verenigingen (alle voorgaande punten). 4.3 Afspraken en Procedures De afspraken en procedures zijn beschreven in de volgende documenten: Handleiding Cityleague coördinator Kwaliteitshandboek NFB (de officiële vastlegging van de procedures binnen de NFB) Draaiboek Cityleague organisatie Definitie Cityleague Op eerdere kaderdagen is er gesproken over het stellen van minimale eisen aan individuele Cityleagues om duidelijk te krijgen wat een Cityleague zou moeten zijn. Hier is geen draagvlak voor: elke Cityleague wordt individueel beoordeeld op het passen bij de doelstellingen. Om toch concreter te maken wat een Cityleague is of zou moeten zijn is het goed een prototype (typisch voorbeeld) van een Cityleague te omschrijven. Deze zal als context opgenomen worden in de handleiding voor de Cityleague coördinator, het draaiboek voor de Cityleague organisatie en toekomstige Cityleague beleidsplannen. Pagina 10 van 13

11 4.3.2 Definitie procedures Er zijn vooralsnog drie procedures relevant m.b.t. het contact tussen het algemeen (bonds)kader en de organiserende verenigingen: Start Cityleague Afhandeling schijven: Afronding Cityleague Deze en eventuele andere procedures dienen vastgelegd te worden in het kwaliteitshandboek van de NFB. Viewpoints voor de Cityleague coördinator en de Cityleague organisaties worden respectievelijk opgenomen in de handleiding voor de Cityleague coördinator en het draaiboek voor de Cityleague organisatie Update handleiding Cityleague coördinator Naast het toevoegen van de vastgelegde procedures is een verder update van de handleiding voor de Cityleague coördinator nodig. In 2012 heeft het, met een nieuwe Cityleague coördinator, een heel Cityleague seizoen geduurd voor de bestaande manier van werken volledig helder was Update draaiboek Cityleague organisatie Om het organiseren voor verenigingen gemakkelijker te maken is een up-to-date en compleet draaiboek voor organisatie een must. De laatste update vond plaats in Tevens ontbreken voorbeelden van begrotingen en goede tips en trucks voor promotie. Pagina 11 van 13

12 5 Groeiverwachting Cityleagues 5.1 Verwachting De verwachting van het aantal deelnemers is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: Percentage deelnemers dat bestaand NFB lid is: 20% Het totaal aantal Cityleague deelnemers: gelijk aan het aantal verenigingsleden Seizoen Leagues Spelers Historische data Historische data over doorstroom is gebaseerd op de individuele Cityleague leden die een jaar later verenigingslid waren. Dit is grove schatting gebaseerd op onvolledige gegevens. Jaar Aantal Cityleagues Cityleague leden Kosten Cityleague Pagina 12 van 13

13 6 Meerjarenplanning 2013 (Initiële verbetering) 2014 (Consolidatie) 2015 (Evaluatie) 2016 (Proef vervolg) Algemeen (bonds)kader 1 e verbeterslag promotie Ontwikkeling promotie plan Uitvoering promotieplan Afronding promotieplan Vastleggen basisfunctionaliteit webapplicatie Uitvoering basisfunctionaliteit webapplicatie Doorontwikkeling en onderhoud webapplicatie Doorontwikkeling en onderhoud webapplicatie Belijning individuele Cityleagues Clinics / EHBO individuele Cityleagues Toevoeging algemeen bestuurslid Cityleague Procedures en afspraken Vastgelegde procedures en afspraken Evaluatie en eventuele herziening procedures en afspraken. Handleiding Cityleague coördinator up-to-date. Draaiboek Cityleague organisatie up-to-date. Onderhoud handleiding Cityleague coördinator. Onderhoud draaiboek Cityleague organisatie. Promotie opgenomen in handleiding Cityleague coördinator. Promotie opgenomen in draaiboek Cityleague organisatie. Lokale Cityleague Organiseren Cityleague volgens procedures en afspraken Proef met organiseren Cityleague in stad zonder vereniging Pagina 13 van 13