IN DE CLOUD TIPS OM EFFICIËNTER TE WERKEN ALLES WAT U NOG NIET WIST OVER OFFICE 365. Alleen maar voordelen voor de kmo

Transcriptie

1 Microsoft IN DE CLOUD Alleen maar voordelen voor de kmo ALLES WAT U NOG NIET WIST OVER OFFICE 365 Financiële verrassingen bij Office 365 zijn vandaag uit den boze. (Stageco) TIPS OM EFFICIËNTER TE WERKEN

2 "De trend van toenemende mobiliteit en flexibel werken zet zich ook in kmo s alsmaar verder door." Inhoud 4 Voordelen van cloudsoftware De cloud is momenteel hip and happening bij bedrijven, al is het eerder een nieuwe manier van werken dan een vergankelijke modetrend. 6 Alles wat u moet weten over Office 365 Microsoft Office is met vlag en wimpel de belangrijkste kantoorsoftware voor bedrijven. De toepassing is in zijn klassieke vorm wereldberoemd in het zakenleven. Office 365 daarentegen is een heel ander verhaal. Oftewel Office in de wolken! 11 Windows Azure Naast de softwaretoepassing Office 365 biedt Microsoft met zijn aanbod rond Windows Azure een eigen cloudplatform. 12 Verhalen uit het echte bedrijfsleven Na een studie bleek het voordeliger voor AS Adventure om alles in de cloud te plaatsen met Office 365. Ook Perpetum Energy veegt als kmo vastberaden alle IT-zorgen van de baan door te kiezen voor een mailomgeving in de cloud. 15 Windows Intune Hoe kunt u IT-problemen oplossen en tegelijk ook proactief werken? Dan komt Windows Intune om de hoek kijken. 16 Zijn uw gegevens veilig in Office 365? Sinds de onthullingen over bedrijfsspionage door klokkenluider Edward Snowden zitten heel wat bedrijven met vragen over de cloud. Zijn uw bedrijfsgegevens bijvoorbeeld wel veilig in de cloud als de Amerikaanse NSA volgens allerlei media gegevens van de grote internetbedrijven kan afluisteren? 18 Veelgestelde vragen rond Office 365 Een overstap naar Office 365 maakt u niet zomaar. U wilt zeker zijn dat de nieuwe kantoorsuite aan u noden voldoet, en u wilt natuurlijk een passend antwoord op elke prangende vraag. Heeft u interesse in Office 365? Contacteer uw partner of zoek een ICT-partner op Meer informatie over onze oplossingen vindt u op 2 I

3 De toekomst zit in de cloud! We moeten het u niet vertellen: het zijn uitdagende tijden! De economische situatie vraagt, ook van kmo s, heel wat creativiteit en efficiëntie. Die hebben ze, ook in hun manier van werken. Zo zet de trend van toenemende mobiliteit en flexibel werken zich ook in kmo s alsmaar verder door. De cijfers spreken voor zich. Meer dan de helft van de kenniswerkers werkt vandaag op drie toestellen of meer, zoals een smartphone, een laptop en een tablet. Bovendien werken we veel meer op andere plaatsen dan ons klassieke, vaste bureau. We werken thuis, onderweg of in een andere vestiging van ons bedrijf. Technologie zal u hierbij helpen. Denk maar aan de trend van cloudcomputing, die u op een snelle en kostefficiënte manier toegang verstrekt tot professionele IT-oplossingen. Van op elke plek, op elk moment. Het is in het licht van deze trend dat wij u Office 365 voor bedrijven voorstellen. Het biedt u een volledige werkplek in de cloud, op maat van elke kmo. Marijke Schroos Directeur Small & Medium Business Erik Pelemans Business Group Lead Office Divisie Dit magazine wil kmo s wegwijs maken in de cloud. Wij vertellen u wat Office 365 precies inhoudt en doen de oplossing van naaldje tot draadje uit de doeken. We lichtten ook andere vooraanstaande cloudtoepassingen zoals Windows Azure en Windows Intune toe. Ook gegevensbeveiliging komt aan bod, we vertellen over de ervaringen van enkele klanten en over het offline gebruik van onze oplossingen, en we wijzen u op de voordelen en kosten. Na het lezen van dit magazine bent u helemaal mee in de cloud! Marijke Schroos & Erik Pelemans Verantwoordelijke uitgever: Microsoft België NV, Corporate Village - Bayreuth Building, Leonardo Da Vincilaan 3, 1935 Zaventem Concept en realisatie: Minoc Media Services bvba, Parklaan 22/b10, 2300 Turnhout I 3

4 voordelen Iedereen in de wolken Zes voordelen van cloudsoftware De cloud is hip and happening bij bedrijven, al is het eerder een nieuwe manier van werken dan een vergankelijke modetrend. Want de manier waarop uw software draait, en in het verlengstuk daarvan uw hele IT-afdeling, kan beter en goedkoper. We sommen zes redenen op om de overstap naar de cloud te maken. Een groot pluspunt van een cloudoplossing is dat er geen grote investeringen nodig zijn. Voordeel 1 Geen investering, geen erfenis Een van de redenen om naar de cloud te verhuizen, is dat u zich niet langer zorgen hoeft te maken over uw eigen serverinfrastructuur. Alles draait in het datacenter (of in de cloud) van uw softwareleverancier. Dat betekent dat er vooraf geen zware investeringen in servercapaciteit moeten gebeuren. Ook wanneer u minder noden heeft, blijft u niet met een (al dan niet oude) infrastructuur zitten. Bovendien staat alles klaar op het moment dat u extra gebruikers wilt toevoegen en moet de beheerder minder tijd investeren in zaken als het onderhoud en het uitrollen van updates. Door gebruik te maken van cloudsoftware krijgt u sowieso (en in vele gevallen automatisch) de beschikking over de laatste en meest actuele technologieën. Veel sneller dan dat u alle toepassingen intern zelf zou moeten beheren en ondersteunen. Het voornaamste struikelblok is de controle uit handen geven. Vele bedrijfsleiders en IT-verantwoordelijken hebben liever een server binnenshuis waar ze zelf alle controle over houden. Dat is geen onlogische redenering, maar vaak betekent meer eigen controle ook meer kopzorgen. Werken in de cloud betekent niet alleen een sterke garantie op beveiliging en privacy, maar ook meer betrouwbaarheid en bedrijfszekerheid. Mocht de internetverbinding uitvallen, dan kunnen uw werknemers steeds verder werken. Als u opnieuw geconnecteerd bent, worden uw bestanden automatisch opgeslagen. Voordeel 2 Goedkoper en minder complex Vertalen minder grote investeringen zich ook in minder kosten? Want u betaalt wel degelijk voor de software en online diensten, zij het als huurder en niet als koper. Werken via de cloud is erg kostenefficiënt, oppert Kris Van Heghe, de IT-verantwoordelijke bij de Stad Zottegem (zie ook pagina 13). Wij betalen per gebruiker een vast maandelijks bedrag en we hoeven niet meer te investeren in hardware, onderhoud, back-up en beveiliging. We komen daardoor ook niet voor onverwachte IT-kosten te staan. Bovendien werkt iedereen nu altijd met de nieuwste Office-versie. De productupgrades zitten verweven in het abonnement zodat we kunnen upgraden naar een nieuwe versie wanneer we dat willen. Vroeger waren er altijd verschillende versies in gebruik, wat soms problemen gaf bij de installatie en het beheer. Ook de kosten waren niet te voorspellen. Dat is nu dus veel beter, klinkt het. 4 I

5 Voordeel 3 Opex in plaats van capex Vroeger kocht uw bedrijf licenties voor Office aan een prijs, ongeacht of u de software twee jaren of een decennium gebruikte. Met Office 365 huurt u de software, inclusief de online diensten. Dat betekent een verschuiving van de kosten van capex naar opex. U betaalt een maandelijks bedrag per gebruiker, en in ruil heeft u altijd de nieuwste versie. Zit uw bedrijf na een jaar met veel minder werknemers, dan zegt u die overtollige licentieabonnementen gewoon op. Voordeel 4 Uw personeel optimaal inzetten Een van de interessantste voordelen van een cloudoplossing is de mogelijkheid om snel te schalen. U betaalt meestal enkel voor wat u gebruikt. Stijgen uw IT-noden onverwacht of tijdelijk, dan kunt u eenvoudig extra cloudruimte huren. Dat is handig om piekmomenten op te vangen, bijvoorbeeld wanneer uw bedrijf een nieuw product lanceert of wanneer uw webdienst op specifieke dagen, zoals in de koopjesperiode, plots veel meer gebruikers verwacht. Dat is ook bij Office 365 het geval. Zo stapte Aviapartner over van Exchange Server 2003 naar Exchange Online, een dienst uit het Office 365-pakket. Dat laat hen toe om vrij snel nieuwe gebruikers toe te voegen en weer te schrappen, naargelang de seizoensdrukte. En dit zonder dat er extra capaciteit nodig is. Betekent dit alles dat u zelf geen ITpersoneel meer nodig heeft? Vaak is dat nog wel het geval, al worden die informatici dan eerder ingezet voor IT-taken die voor uw organisatie deel uit maken van uw kernactiviteit. Office-pakketten zijn voor een IT-afdeling meestal geen kernactiviteit. Stijgen uw ITnoden tijdelijk, dan kunt u eenvoudig extra cloudruimte huren. Voordeel 5 Alles altijd en overal beschikbaar Door naar de cloud over te stappen, heeft u meer garantie op de beschikbaarheid van uw toepassingen en documenten. En omdat ook uw documenten en de Share- Point-omgeving in de cloud zitten, hoeft u eigenlijk ook geen bijkomende infrastructuur meer te kopen voor kantoorsoftware. Een bedrijf betaalt per gebruiker per maand, en hoeft zich dus niet te bekommeren om de hardware en het software-onderhoud. Ook op het vlak van flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid doen bedrijven doorgaans een flinke stap voorwaarts. Alle gebruikers kunnen met hun inloggegevens op eender welke pc toegang krijgen tot hun informatie, op basis van hun gebruikersrechten. Voordeel 6 Flexibel en gebruiksvriendelijk Voor gebruikers wordt alles vooral beter beschikbaar in de cloud. Stel dat uw werknemer op locatie zit zonder bedrijfslaptop, dan kan hij of zij gewoon inloggen op de webversie van Office, waar exact dezelfde functionaliteiten aanwezig zijn als op de desktop. We wensen het u niet toe, maar in principe kunt u met Office 365 zelfs blijven doorwerken wanneer uw bedrijf in vlammen opgaat. Al raden we eerst een evacuatie en medische bijstand aan. Zo kan elke gebruiker van thuis uit inloggen op de webversie van Office. Daarbij verliezen ze zelfs geen bestaande documenten. Die worden immers bewaard in OneDrive for Business, de online opslagplaats van Microsoft. Meer voordelen op I 5

6 handleiding Alles wat u moet weten over Office 365 Microsoft Office is met vlag en wimpel de belangrijkste kantoorsoftware voor bedrijven en organisaties. De toepassing is in zijn klassieke vorm wereldberoemd in het zakenleven. Office 365 daarentegen, een relatief nieuwe telg in de MS Office-productfamilie en de cloudversie van Microsofts populaire kantooromgeving, is een heel ander verhaal. Gaat u zitten voor een korte kennismaking met Office 365, oftewel Office in de wolken. Office 365 combineert het beste van twee werelden. Het is namelijk de combinatie van een traditionele softwareoplossing en een online (of cloud)component. Het geeft u de mogelijkheid om pconafhankelijk met een virtuele kantooromgeving aan de slag te gaan. Zo kunt u bijvoorbeeld de klassieke Word- en Exceldocumenten vanuit de browser openen en bewerken, maar u kunt ook Outlook volledig online gaan beheren. Microsoft verkoopt onder de naam Office 365 al een tijdje abonnementen aan bedrijven, maar biedt sinds kort Office 365 Home Premium, voor thuisgebruikers dus, aan. Maar in deze handleiding richten we ons op Office 365 voor bedrijven en wat het voor hen kan betekenen. Geïntegreerd Met Office 365 bundelt Microsoft verschillende producten op het gebied van kantoorautomatisering. Het product (of beter: de dienst) bestaat uit de laatste versie van het traditionele 6 I

7 Microsoft Office, aangeboden in een abonnementsformule, aangevuld met diensten voor bedrijven zoals , het delen van documenten, instantmessaging en HD-videoconferencing. Concreet biedt het een volledig geïntegreerde suite met de online varianten van Exchange (voor ), SharePoint (het delen van documenten) en Lync (telefonie en videoconferencing). Daarnaast is Office Web Apps een geïntegreerd onderdeel waarmee u vanuit een browser kunt werken met Word-, Excel- en PowerPointbestanden. Verder kunt u ook de desktopversie van Office gebruiken, en afhankelijk van het abonnement maken ook licenties voor Office Professional Plus deel uit van Office 365. Op die manier kunt u gebruikers dus de keuze geven of zij met lokale of met cloudapplicaties willen werken. Breed Office 365 gaat overigens erg breed. Met Office Professional Plus kunt u bijvoorbeeld ook toepassingen als OneNote en OneDrive For Business gebruiken voor informatiebeheer en om samen te werken met collega s en externe partijen. Want juist in de samenwerking met klanten en leveranciers bewijzen deze tools hun nut. Een goed begin is overigens om eerst een gratis proefabonnement te nemen. Neem hiervoor een kijkje op com/nl-be/office365/freeoffice365-trial.aspx. Verschillende smaken Office 365 bestaat in verschillende varianten, variërend in prijs van 1,6 euro tot 20 euro per gebruiker per maand. Er zijn drie hoofdabonnementsvormen voor bedrijven: Small Business Premium, Midsize Business en Enterprise & Government. Daarnaast bieden de drie hoofdabonnementsvormen voor bedrijven ook Office, SharePoint Online en Lync Online aan. Het verschil tussen deze drie abonnementen zit onder meer in de ondersteuning, die in de Enterprise-variant bestaat uit telefonische ondersteuning de klok rond, zeven dagen op zeven. Bij de Midsize Businessvariant is er ondersteuning tijdens de werkuren, terwijl Small Business Premium-gebruikers enkel kunnen rekenen op support tijdens de opstart (de eerste zestig dagen). Deze laatste groep kenmerkt zich verder door het ontbreken van synchronisatie met de interne Active Directory, een Microsoft-technologie die helpt bij het beheren van rechten en instellingen binnen een bedrijf. Iets wat voor kleine organisaties minder van tel is. Tweedeling Daarnaast circuleren er, vooral bij de grotere bedrijven in de Enterprise & Government-versie, diverse soorten abonnementen: men kan de afzonderlijke componenten aanschaffen of de bundels E1 tot en met E4 voor reguliere gebruikers, en K1 en K2 voor zogenaamde kioskmedewerkers die geen vaste werkplek en geen kantoorfunctie hebben, zoals verkopers, stewardessen en andere ambulante functies. Deze mensen consumeren vooral informatie en hebben daarom niet de volledige suite aan mogelijkheden nodig. Het draait bij hen voornamelijk om en en documenten lezen op het intranet. De mailbox voor deze medewerkers is 2 gigabyte groot, in tegenstelling tot de 50 gigabyte die reguliere gebruikers ter beschikking hebben. Naast de tweedeling tussen de K- en E-abonnementen is er ook een duidelijk verschil tussen E1 enerzijds en E3 en E4 anderzijds (voor Enterprise & Government). De laatste twee bieden ook voorzieningen voor geavanceerde archivering & compliancy. De laatste (E4) biedt ook ondersteuning voor spraakfuncties als gehoste voic en Lync-integratie met telefonie. Het aardige van die licentie is dat de gebruiker Office op vijf apparaten mag installeren, bijvoorbeeld ook op zijn thuis-pc. De afgenomen diensten van Office 365 worden allemaal beheerd vanuit het Microsoft Online Services Dashboard. Bij de M&E-abonnementen kunt u gebruikmaken van Active Directory-synchronisatie, zodat gebruikers uit de eigen Active Directory ook bekend zijn in Office 365. Exchange Online Het kloppende hart van Office 365 is Exchange Online, met de basisfuncties en agenda. Exchange Online biedt alle mogelijkheden van de reguliere Exchange-server, van webmail tot en agenda op uw smartphone. Gebruikers krijgen standaard een mailbox van 50 gigabyte, wat veel gebruikers zal aanspreken. Het beheer verloopt via een eenvoudige webinterface. Hierin kunt u postvakken, distributiegroepen en het adresboek voor externe gebruikers beheren. Ook kunt u de beveiliging regelen, (bewaar) regels instellen en instellingen doen voor logging en auditing. Tot slot kunt u ook telefoon en spraak instellen, waaronder het apparaatbeleid van toestellen die koppelen met ActiveSync. Dit is allemaal een stuk overzichtelijker dan de Exchange-beheerconsole die u krijgt als u zelf Exchange host. De beveiliging van Exchange zelf wordt aangevuld door Exchange Online Protection, een beveiligingsoplossing van Microsoft. Lync Online Allerlei faciliteiten rond communicatie zijn verzameld in Lync Online. De basis is een messaging-applicatie die binnen het Office 365 bundelt verschillende producten op het gebied van kantoorautomatisering. I 7

8 handleiding Het kloppend hart van Office 365 is Exchange Online, met de basisfuncties e n agenda. bedrijf en met partners gebruikt kan worden. U kunt echter ook stem- en webcamerachats voeren via VoIP (= Voice Over IP of telefonie via een datanetwerk) en online vergaderen met groepen mensen. Daarnaast kunt u ook uw desktop delen met anderen, zodat u bijvoorbeeld presentaties kunt geven. Bij de meer uitgebreide abonnementen kunt u ook gebruikmaken van Lyncto-Phone, waarmee u - ook voor vergaderingen - integreert met regulier telefoonverkeer. Lync Online integreert met Outlook en Exchange, waardoor u vanuit Outlook kunt zien of mensen beschikbaar zijn. En als u vanuit een contact legt, wordt ook het onderwerp van het bericht meegenomen, zodat de persoon die u oproept meteen weet waarover u contact zoekt. SharePoint Online Wie al bekend is met Share- Point zal snel van start kunnen gaan met SharePoint Online. SharePoint was natuurlijk al webgebaseerd, waardoor het beheer van de omgeving niet significant anders is dan bij een eigen server. De grootste verschillen zitten in de zoekcapaciteiten, Business Intelligence en de mogelijkheden om thirdparty tools of eigen ontwikkelde componenten te installeren. Office Web Apps Zoals gezegd is Office Professional Plus een onderdeel van het meer uitgebreide abonnementen. Heeft u een eenvoudiger abonnement, dan kunt u Office uiteraard ook los aanschaffen en gebruiken in combinatie met Office 365. Een andere optie is om Office Web Apps te gebruiken. Office Web Apps zijn browsergebaseerde varianten van Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Natuurlijk hebben die niet dezelfde mogelijkheden als de desktopversies, maar ze bieden wel voldoende functionaliteit voor het maken en bewerken van eenvoudige documenten. De Office Web Apps zijn uitstekend geschikt voor het nakijken en aanpassen van documenten, maar kunnen niet altijd de volledige rijkheid tonen van complexe documenten die met de desktopvariant gemaakt zijn. Office Web Apps biedt ook een chatfunctie die aansluit op Lync. Overstappen? Er zijn tal van redenen waarom de overstap naar Office 365 voor een organisatie beslist het overwegen waard is. Een hele belangrijke reden is dat het gebruik van Office 365 de zorgen om de interne kantoorautomatisering wegneemt. Daarnaast moet u zich als bedrijf, en als systeembeheerder in het bijzonder, geen zorgen maken om de onderliggende fysieke omgeving. Is er genoeg rekenkracht? Is er voldoende schijfruimte? Zijn de back-ups goed geregeld? Dat zijn allemaal vragen die u anders moet kunnen beantwoorden en maatregelen die u moet treffen als de continuïteit in het gedrang komt. Zeker voor een relatief complex product als SharePoint is het niet zo dat u gewoon eventjes een server neerzet en klaar. Afhankelijk van het aantal gebruikers en de aangeboden features kan uw serverinrichting 8 I

9 behoorlijk complex worden. Al deze zorgen behoren met Office 365 tot het verleden. Microsoft zorgt voor voldoende capaciteit, back-ups, enzovoort. Daarnaast garandeert Microsoft een hoge uptime van 99,90 procent (minder dan zestien uren downtime per jaar), veel meer dan de gemiddelde organisatie kan waarborgen. Systeembeheerders hoeven nog nauwelijks stil te staan bij de infrastructuur en configuraties, waardoor hun rol verandert. Ze kunnen gebruikers veel meer inhoudelijk helpen en hen daarmee ook stimuleren tot een beter gebruik van de IT-middelen. Dat is vaak een veel dankbaardere rol dan nu, waarbij er eigenlijk alleen maar aan de systeembeheerder gedacht wordt wanneer het systeem onderuitgaat. Duurder? Als er zoveel zorgen van u weggenomen worden, groeit al gauw het idee dat het wel veel duurder zal zijn dan wanneer u dezelfde producten zelf zou hosten. Maar als u alle kosten bij elkaar optelt, is het eerder omgekeerd. Zelfs de uitgebreidste licentie (E4) kost slechts een 20 euro per gebruiker per maand, wat neerkomt op 240 euro per jaar. Daar zit het gebruik van Office Professional Plus mee in op vijf toestellen van de gebruiker (dus bijvoorbeeld ook op zijn thuis-pc). Voor de interne kosten komt dit overeen met de licentie voor Office Professional Plus, en de Client Access-licenties voor SharePoint Enterprise Edition, Exchange Enterprise Edition en Lync Enterprise Edition. Als u dat bij elkaar optelt, komt u al heel snel tot de conclusie dat het vanuit de licenties gezien alleen al interessanter is dan zelf te hosten. En dan zijn hardware-, beheer-, elektriciteits- en upgradekosten nog niet eens meegerekend. Alleen al de hardware kan met 50 gigabyte aan mailopslag per gebruiker flink duurder uitkomen als u daar ook failover en backup bij rekent. Kortom, Office 365 is op z n minst het overwegen waard. Overtuigen Veel organisaties zijn terughoudend als het om de cloud gaat. Dat is logisch, want u geeft een deel van uw IT-infrastructuur uit handen en u wordt afhankelijk van een externe aanbieder. Toch is die aanbieder in de meeste gevallen instaat om een betere kwaliteit te leveren dan wanneer alles door uw eigen ITafdeling geregeld wordt. Tijdens het implementatietraject zal u de organisatie dan ook moeten zien te overtuigen dat overstappen naar clouddiensten een positieve zaak is. Voor een aanzienlijke groep medewerkers, met name jongere medewerkers, zal dit geen probleem zijn. Zij maken privé al gebruik van allerlei clouddiensten en vinden het zelfs vreemd als een werkgever dat tegenhoudt. Voorbereiding Wanneer de keuze gemaakt is om Office 365 te gaan gebruiken, is er een aantal randvoorwaarden die ingevuld moeten worden. De meest voor de hand liggende is het netwerk, en dan met name de verbinding met het internet. Netwerkverkeer dat voorheen intern bleef, moet nu over de internetverbinding. Dat betekent eerst en vooral een grotere hoeveelheid internetverkeer, hetgeen een grotere bandbreedte vereist. Daarnaast kan het ook meer eisen stellen op het vlak van de beschikbaarheid van uw internetverbinding. Conclusie Als u alles bij elkaar bekijkt, is Office 365 een indrukwekkend samenspel tussen Microsofts verschillende producten voor kantoorautomatisering, die bovendien allemaal via de cloud te benaderen zijn. De implementatie en het beheer zijn zeker voor de meest voorkomende taken makkelijk te doorgronden. Wat organisaties en gebruikers met Microsoft Office 365 krijgen, is de kosten absoluut waard en al helemaal als u dit afzet tegen de kosten die u zou hebben om intern een gelijkaardige infrastructuur in de lucht te houden. Wanneer de keuze gemaakt is om Office 365 te gaan gebruiken, zijn er enkele randvoorwaarden die ingevuld moeten worden. I 9

10 handleiding Verschillende versies Office 365 is niet één product. Net zoals bij zijn grotere Office-broer zijn er ook hier verschillende versies beschikbaar. Er is de basisversie voor eenmanszaken en zelfstandigen, en er is de uitgebreidere versie voor grotere bedrijven. In beide versies zijn er bovendien nog verschillende niveaus van functionaliteit, met natuurlijk elk hun eigen abonnementsprijskaartje. VERSIES Office 365 University Office 365 Home Premium Office 365 Small Business Premium Office 365 Midsize Business Office 365 Enterprise & Government Concreet is er Office 365 University (voor studenten), Office 365 Home Premium (voor thuisgebruik), Office 365 Small Business Premium (voor bedrijven met 1 tot 10 werknemers), Office 365 Midsize Business (voor bedrijven met 11 tot 250 werknemers) en Office 365 Enterprise & Government (voor organisaties met meer dan 250 medewerkers of geavanceerde wensen). Voor bedrijven, de insteek van dit artikel, zijn er dus drie families waaruit u kunt kiezen: Small Business, Midsize Business en Enterprise & Government. Belangrijk is wel dat u als klant bij het maken van uw keuze binnen dezelfde familie moet blijven. Dat betekent niet dat het aanbod niet flexibel zou zijn. Zo kunnen Enterprise-licenties ook gekocht kunnen worden voor één gebruiker. Het Enterprise-aanbod kenmerkt zich door een aantal pluspunten. Zo kan men afhankelijk van de gebruiker bepalen DOELGROEP studenten consumenten bedrijven met 1 tot 10 werknemers bedrijven met 11 tot 250 werknemers organisaties met meer dan 250 medewerkers welke licentie hij nodig heeft. Zo kunnen bepaalde medewerkers voor Office opteren en anderen enkel voor Exchange Online. Daarnaast kunt u als klant binnen de Enterprise-formule ook opteren voor een hybride opstelling. Dat betekent dat bepaalde toepassingen u nog als vanouds on-premise kan houden (geïnstalleerd op eigen machines binnen uw organisatie). En dit zonder dat u als klant een tweede maal een licentie moet betalen. OP MAAT VAN UW BEDRIJF Office 365 Small Business Office 365 Small Business Premium Office 365 Small Business (maandelijks) Office 365 Small Business Premium (maandelijks) Extra SharePoint-opslag Office 365 Midsize Business MS Dynamics CRM Online PRO Extra SharePoint-opslag Office 365 Enterprise E1 (EO P1, SPO P1, LO P2) Office 365 Enterprise E3 (EO P2, SPO P2, LO P2, O365PP) Office 365 Enterprise E4 (EO P2, SPO P2, LO P2 + Voice, O365PP) Office 365 Enterprise K1 Office 365 Pro Plus Visio Pro for Office 365 Project Pro for Office 365 Visio Pro for Office 365 (maandelijks) Project Pro for Office 365 (maandelijks) Exchange Online Plan 1 Exchange Online Plan 2 Exchange Online Kiosk Exchange Online Protection Exchange Online Archiving for Exchange Server Exchange Online Plan 1 + EOP SharePoint Online Plan 1 SharePoint Online Plan 2 SharePoint Online Plan 1 (incl. Yammer) SharePoint Online Plan 2 (incl. Yammer) Office Web Apps met SharePoint Plan 1 Office Web Apps met SharePoint Plan 2 Lync Online Plan 1 Lync Online Plan 2 Yammer Enterprise MS Dynamics CRM Online PRO Power BI Azure Active Directory Rights Management Project Online Project Online (maandelijks) Project Online met Project Pro for Office 365 Extra SharePoint-opslag 10 I

11 Wat kan het voor u betekenen? Het cloudaanbod van Microsoft is breed. Het gaat verder dan Office, en zelfs verder dan standaardsoftware en de klassieke Microsoft-toepassingen tout court. Maar wat kan het voor uw bedrijf betekenen? Naast de softwaretoepassing Office 365 biedt Microsoft met zijn aanbod rond Windows Azure een eigen cloudplatform. Zo n plaform geeft bedrijven de mogelijkheid om toepassingen te beheren of te ontwikkelen via een wereldwijd netwerk van door Microsoft beheerde datacenters. De cloudevolutie heeft gezorgd voor een hele ommekeer in het aanbod. Daar waar vroeger als vanouds software op de pc of server werd geïnstalleerd, wordt deze software aangeboden vanuit de cloud (lees: vanuit het datacenter of een reeks van datacenters van een aanbieder als Microsoft). De hele software-industrie verschuift dus van een productenaanbod naar een dienstenaanbod. Open platform Microsoft benadrukt hierin zo veel mogelijk de flexibiliteit en openheid van zijn cloudplatform. Het is flexibel omdat u, binnen Windows Azure, vlot kunt schakelen in de capaciteit die u gebruikt. Als bedrijf kunt u uw IT, meer dan vroeger, mee laten evolueren met uw wensen. Dat betekent snel kunnen schakelen: groeien waar nodig en even goed afbouwen als dit nodig is. Naast flexibel is Windows Azure, zo benadrukt Microsoft, ook open. Microsoft beperkt zich in dit kader bijvoorbeeld niet tot eigen toepassingen. Het presenteert zich als een aanbieder van cross- platformsoftware en -diensten. Azure-klanten kunnen bijvoorbeeld ook andere besturingssystemen (zoals Linux) gebruiken voor hun zogenaamde virtuele machines. Of gebruikers kunnen ook Oracle-databanken aanwenden en gebruikmaken van niet-windows-specifieke ontwikkeltools. Op die manier biedt Microsoft een geloofwaardig alternatief voor uw eigen IT-infrastructuur. En u? Wat betekent dit voor een doorsnee bedrijf? Met Windows Azure kunt u vrij snel een zogenaamde virtuele server, zowel Windows Server als Linux, instellen en deze aanpassen aan uw behoeften. U betaalt hierbij in functie van wat u gebruikt. Windows Azure biedt verder schaalbare oplossingen voor cloudopslag, en het maken en herstellen van back-ups voor elk soort gegevens, groot en klein. Het werkt met de infrastructuur die u zelf al heeft, zoals uw eigen datacenter, zodat u uw strategie voor business continuity vrij makkelijk kunt uitbreiden of verbeteren. Met Azure Backup kunt u, al dan niet automatisch, bedrijfsdata extern beveiligen door middel van back-ups naar de Microsoft-datacenters waar Azure gebruik van maakt. Back-ups worden voor de overdracht versleuteld en zo ook opgeslagen. Deze back-ups bevinden zich hiermee extern, buiten uw datacenter, beveiligd met opslagtechnologie, zodat er minder noodzaak is voor het beveiligen en beschermen van lokale back-upmedia. Met incrementele back-ups worden alleen wijzigingen in bestanden naar de cloud overgebracht. Hierdoor wordt de opslagruimte efficiënter benut en wordt er minder bandbreedte verbruikt, terwijl het herstel van meerdere gegevensversies naar een bepaald tijdstip mogelijk is. Of hoe het cloudaanbod van partijen als Microsoft ook voor uw bedrijf ingrijpend is veranderd en op z n minst het overwegen waard is. Meer informatie over Windows Azure vindt u op Als bedrijf kunt u uw IT, meer dan vroeger, mee laten evolueren met uw wensen. I 11

12 Praktijkverhalen Stageco kiest voor eenvoud Uitdaging: het dagelijkse beheer van de verschillende lokale Exchange-servers werd steeds complexer, terwijl het verouderde serverpark minder betrouwbaar werd. Met meer dan 25 jaar ervaring is Stageco vandaag een absolute pionier en trendsetter in het ontwerpen en bouwen van podia en tijdelijke constructies op maat van ieder evenement. Het bedrijf kan daarbij rekenen op de ongeëvenaarde logistieke ervaring van zusterbedrijf Steel Logistics. De groep bestaat uit acht filialen wereld- wijd. In het verleden beschikte iedere vestiging over een eigen Exchange-server. Inkomende s werden eerst opgevangen door een axsguard-firewall, waarna ze terechtkwamen in de verschillende Exchange-servers. Het IT-beheer van de infrastructuur was zeker geen eenvoudige klus volgens Jan Waegemans, IT-verantwoordelijke bij Stageco: Als internationale podiumbouwer hebben wij baat bij een gestroomlijnde communicatie en IT-beheer. Onze Exchange-servers waren enigszins verouderd en niet meer zo betrouwbaar. De aanwezigheid van Exchange Online als onderdeel van Microsoft Office 365 vormde voor Stageco de aanleiding om te migreren naar de populaire cloudsuite van Microsoft. ICT-partner Accel nam de volledige verantwoordelijkheid over het migratietraject op zich. De belangrijkste impact van Exchange Online situeert zich volgens Jan Waegemans op het niveau van het dagelijks IT- beheer: een centrale cloudomgeving is volgens hem veel gemakkelijker te beheren dan een veelvoud aan lokale servers. Hij is dan ook onder de indruk van de online omgeving die Microsoft creëerde voor het beheer en de technische ondersteuning rond Office 365: Een Microsoft-Portal vormt de toegangspoort tot het beheren van alle gebruikers en hun toegangsrechten. Ook de service-aanvragen worden via deze weg ingediend en efficiënt afgehandeld. Exchange Online biedt als cloudoplossing niets dan voordelen voor de gebruikers, aldus Jan Waegemans: De eilandproblematiek die typisch was voor het werken met lokale -servers, heeft plaats gemaakt voor een veel vlotter IT-beheer op basis van Exchange Online. Bovendien biedt de cloud-omgeving van Microsoft beschikbaarheid van 99,9% - een niveau dat de Stageco met de lokale infrastructuur nooit kon bereiken. Van den Hende communiceert efficiënt Uitdaging: flexibel inspelen op nieuwe mogelijkheden. Een efficiënte communicatie speelt daarbij een belangrijke rol en verhoogt ook de professionele uitstraling naar bestaande en potentiële klanten. Betonproducent Van den Hende laat zijn computergebruikers overschakelen naar werken en communiceren via de cloud. Begeleid door IT-partner SDE, koos het bedrijf voor Office 365. Met Office 365 werken we veel flexibeler en kunnen we rekene n op een gegarandeerde continuïteit, zegt Dirk Van den Hende, afgevaardigd bestuurder bij Van den Hende Beton. Vroeger hadden we verschillende Office-versies naast elkaar en moesten we elke computer lokaal installeren. Daarover hoeven we ons nu geen zorgen meer te maken. Via de cloud beschikken onze zes administratieve medewerkers allemaal over de nieuwste Office-versie. De software draait op de krachtige servers in het datacenter van Microsoft. Onderhoud, beveiliging en back-up worden ons uit handen genomen. Bovendien is het heel eenvoudig om gebruikers te schrappen of toe te voegen en is de opslagcapaciteit flexibel uit te breiden. Office 365 helpt Van den Hende ook de uitstraling van het bedrijf te verbeteren. In de eerste plaats moeten we goede producten leveren, maar als kleine, lokale onderneming in een sector van internationale mastodonten kunnen we ons onderscheiden met een snelle en persoonlijke service, zegt Dirk Van den Hende. Gezien de economische crisis is het nog belangrijker om als onderneming professioneel te werken en flexibel en dynamisch te zijn. Daarbij kan een technologie als Office 365 ons ondersteunen. Dat geldt onder meer voor de communicatie met architecten, een doelgroep waar we steeds vaker mee samenwerken. Ook zij gebruiken doorgaans de nieuwste technologie en ze verwachten ook van hun leveranciers dat ze kort op de bal spelen. 12 I

13 cases AS Adventure verlaagt kosten met 30% Uitdaging: AS Adventure zocht een manier om zijn mail- en documentenservers te vervangen door een goedkoper alternatief met minder onderhoud. De mail- en documentenservers van AS Adventure waren eind 2011 aan vervanging toe. In plaats van te investeren in nieuwe systemen werd de eigen IT-infrastructuur afgebouwd. Na een studie bleek het namelijk voordeliger om alles in de cloud te plaatsen met Microsoft Office 365. AS Adventure ging op zoek naar een partner met de juiste kennis om hen de nodige monitoring en bedrijfszekerheid te voorzien. Na een selectieprocedure koos het bedrijf voor integrator Advantive. Die plaatste alle 265 mailboxen werkt om eventuele fouten op te sporen. Al na een tweetal weken werd het goed bevonden en zijn we binnen ons hoofdkantoor overgestapt naar de cloud, vertelt Tom De Bondt, Group System & Support Coordinator bij AS Adventure. De winkels over het hele land volgden even later. Zij werken met een tariefplan dat goedkoper uitkomt. De formule Kiosk van Microsoft Office 365, speciaal bedoeld voor zogenaamde flexwerkers zonder een vaste werkplek, beschikt over zowat driekwart van de mogelijkheden in de Enterprise-versie die gebruikt wordt op het hoofdkantoor. Voor de werking van de winkels is dat meer dan voldoende. In totaal werden voor de 35 winkels in België en de twee filialen in Luxemburg 265 mailboxen online geplaatst. Zottegem werkt efficiënter via de cloud Uitdaging: de bestaande mailboxen boden te weinig zekerheid, betrouwbaarheid en flexibiliteit. De informatici van Zottegem besteedden heel wat tijd aan het beheer en aan manuele interventies. De stadsdiensten van Zottegem stapten in 2013 over naar Office 365. aelf Daardoor beschikken ze nu over uitgebreide mogelijkheden om op elke locatie en met elk toestel online te communiceren en van de filialen in België en Luxemburg online. Documenten bewerken gebeurt nu met de online versie van Office, de Office Web Apps, SharePoint Online staat in voor het beheer en de opslag van de documenten. De communicatie tot slot, gebeurt via Lync Online, dat in het Office 365-pakket inbegrepen is. Dankzij de overstap naar Office 365 hoeft AS Adventure zich geen zorgen te maken over serverbeheer, interne bandbreedte of opslagcapaciteit. Het beheer en onderhoud gebeurt automatisch en bovendien wordt er een uptime van 99,90 procent gegarandeerd. De implementatie verliep zeker snel. Eind december 2011 vingen de gesprekken met Advantive aan en tegen februari kon het project van start. We hebben er eerst met een testgroep gesamen te werken. In een eerste fase gingen de gebruikers aan de slag met Exchange Online voor via de cloud. In een volgende stap wordt er gebruikgemaakt van Share- Point Online en Lync Online, voor nog meer efficiëntie en flexibiliteit. IT-partner C&C stond in voor advies, migratie, implementatie en opleidingen. De IT-verantwoordelijken winnen zes uren per week doordat ze zich niet meer hoeven te bekommeren om beheer, back-up en beveiliging. De mail wordt in ideale omstandigheden bewaard en beheerd vanuit de datacenters van Microsoft, dat ruim voldoende opslagcapaciteit voorziet. Alle gebruikers beschikken nu steeds over de nieuwste softwareversie. De stad Zottegem stapte, begeleid door IT-partner C&C, over naar Office 365 en kan daardoor efficiënter werken en com- municeren via de cloud. Lokale overheden beschikken niet over grote IT-budgetten. Daarom speelde ook het kostenplaatje een belangrijke rol in dit project. Werken via de cloud is erg kostenefficiënt, zegt Kris Van Heghe, de IT-verantwoordelijke bij de stad Zottegem. We betalen per gebruiker een vast maandelijks bedrag en we hoeven niet meer te investeren in hardware, onderhoud, back-up en beveiliging. We komen daardoor ook niet voor onverwachte IT-kosten te staan. Bovendien werkt iedereen nu altijd met de nieuwste Office-versie. De productupgrades zitten verweven in het abonnement zodat we kunnen upgraden naar een nieuwe versie wanneer we dat willen. Vroeger waren er altijd verschillende versies in gebruik, wat soms problemen gaf bij installaties en beheer. Ook de kosten waren niet te voorspellen. I 13

14 praktijkverhalen Galler: vooruitgang en continuïteit Uitdaging: door de toenemende bedrijfsexpansie te ondersteunen, ging Galler op zoek naar een oplossing om de mailcommunicatie efficiënter te beheren en om logistieke en commerciële documenten veilig te kunnen uitwisselen. Chocolaterie Galler is een onderneming die zowel nationaal als internationaal een snelle groei doormaakt. De mobiliteit van zijn werknemers is iets om dagelijks rekening mee te houden. De IT-afdeling van Galler ging dan ook op zoek naar een cloudoplossing om de communicatie via efficiënter te beheren en om commerciële en logistieke documenten veilig te kunnen uitwisselen. Na evaluatie van twee alternatieve voorstellen van Google en Microsoft viel de keuze op Microsoft Office 365, een oplossing die continuïteit garandeert voor de gebruikers die al jarenlang vertrouwd zijn met een Microsoft-omgeving. David Iannello, IT Manager bij Galler, volgt de technologische ontwikkelingen op de voet. Hij realiseerde zich al snel dat een cloudoplossing een antwoord kon bieden op de noden van Galler, aangezien de cloud het vereiste niveau van maturiteit en betrouwbaarheid heeft bereikt. De oplossingen van Google en Microsoft werden grondig onderzocht. Microsoft Office 365 kwam als winnaar uit de bus. Wat wij vooral appreciëren is de financiële transparantie van de oplossing. Terwijl andere cloudproducten maandelijks licenties aanrekenen voor interne of externe timmeren in de sector van de zonnepanelen: dat is het streefdoel van Perpetum Energy. Al naargelang de wettelijke of praktische mogelijkheden stemt het bedrijf de productie zo goed mogelijk af op het verbruik. Hierbij biedt Perpetum Energy ijzersterke garanties naar de ROI van zijn oplossingen, wat een hoge klantentevredenheid als gevolg heeft. Recent kwam Perpetum Energy in de kijker met de oplevering van een gloednieuw zonnepark, een enorm 2 mega Watt project bij Trade Mart Brussels. Arxus, deel van Cronos Cloud groep en zusterbedrijf van IT-partner Astena, verzorgde midden 2013 de overstap naar Microsoft Office 365. De vertrouwde en gebruiksvrienbronnen, betaal je bij Office 365 slechts per interne gebruiker. Er wordt dus geen supplement aangerekend voor externe gebruikers zoals klanten of leveranciers! Nog een pluspunt: de gebruikers waren al vertrouwd met Microsoft, wat beslist heeft bijgedragen tot onze keuze voor dit platform. Galler stelde de hulp van zijn IT-parter, PCsol, tijdens de migratie naar Microsoft Office 365 enorm op prijs. PCsol begeleidde Galler met de voorafgaande analyse en de implementatie van de nieuwe oplossing. Met Microsoft Office 365 en PCsol kon ik de droom van elke IT-verantwoordelijke realiseren: de infrastructuur laten evolueren en tegelijk de continuïteit bewaren voor de gebruikers en de administratieve rompslomp beperken, besluit David Iannello. Perpetum Energy: betaalbare hightech infrastructuur Uitdaging: de oude, haperende mailserver van Perpetum Energy diende vernieuwd te worden. Het bedrijf keek uit om deze te vervangen door een externe (cloud)oplossing. Projectbedrijven en werken in de cloud: het lijkt een logische combinatie. Perpetum Energy veegt als KMO vastberaden alle IT-zorgen van de baan door te kiezen voor een omgeving in de cloud. Nadat ze in het verleden reeds bewust kozen om Microsoft Dynamics NAV extern te hosten, heeft het bedrijf nu ook de haperende mailserver vervangen door de Cloudversie Microsoft Office 365. Professioneel en gebruiksvriendelijk aan de weg delijke Microsoft look & feel zorgde ervoor dat men zonder vragen meteen aan de slag kon in de nieuwe Cloud omgeving. De gebruikers hebben immers niets van de migratie gemerkt. Dieter Rauwoens, Operationeel Directeur bij Perpetum Energy, is een tevreden gebruiker van Microsoft Office 365 en ziet enkel voordelen. Nu maken we deel uit van een hightech IT-infrastructuur die onder normale omstandigheden voor ons niet betaalbaar zou zijn. De enige kost is een voorspelbare abonnementskost per gebruiker. Ook de zoektocht naar de juiste licenties valt volledig weg en bovendien is men altijd zeker van de laatste nieuwe versie. Microsoft biedt overigens uptime-garanties van vier uren. Meer informatie over deze en andere praktijkverhalen vindt u op 14 I

15 windows intune Iedereen op één lijn Computers met verouderde softwareversies, slechte antivirusoplossingen of andere problemen zijn een doorn in het oog van vele bedrijven. Hoe kunt u al deze IT-problemen oplossen en tegelijk ook proactief werken? Dan komt Windows Intune om de hoek kijken. Het moet zowat de nachtmerrie van elke IT-manager zijn: computers die niet meer up-to-date zijn en daardoor een probleem of risico vormen voor het bedrijf. Als het om een tiental computers gaat, kunt u dat nog relatief makkelijk beheren, maar als dat er meer worden, heeft u een serieus probleem. Om u daarmee te helpen, komt Windows Intune in beeld. Deze cloudgebaseerde managementservice van Microsoft zorgt ervoor dat u heel veel taken van op afstand kunt uitvoeren, inclusief softwaredistributie, om ervoor te zorgen dat elke computer volledig up-to-date is. Het enige wat u daarvoor nodig hebt, is een internetaansluiting, een browser met Microsoft Silverlight en de Windows Intuneclientsoftware. Elke client verstuurt daarmee automatisch informatie over zijn pc, software en hardware, beveiliging en updates naar de centrale console. 8-, ios- of Android-toestellen beheren en van op afstand snel problemen oplossen. Elk toestel, of dat nu een tablet, laptop, desktop of smartphone is, moet te allen tijde blijven werken. Dankzij Windows Intune worden problemen razendsnel aangepakt en opgelost, zonder dat de productiviteit eronder lijdt. Het grote voordeel van Windows Intune is zijn flexibiliteit. Het kan zonder problemen samenwerken met Communication Manager 2012 en Active Directory. Vooral dankzij die laatste kan elk IT-team de beveiliging van bestanden en gevoelige documenten binnen de bedrijfsmuren houden. Dankzij Windows Intune kunt u informatie van een telefoon wissen wanneer die verloren of gestolen is, zodat alle bedrijfsgegevens beschermd blijven. Integratie Vorig jaar heeft Aston Martin de stap naar Windows Intune gezet, om de zevenhonderd toestellen van mobiele werknemers te beheren en traceren, waaronder 180 Windows Phone 8-toestellen die het bedrijf beheert via de Configuration Manager. Al de rest is Bring Your Own Device (BYOD), voornamelijk ios en Android. Dankzij Windows Intune kan Aston Martin er steeds op rekenen dat mobiele werknemers betrouwbaar kunnen werken met deftige communicatietools. We hadden geen tools om laptops, mobiele apparaten of smartphones van afstandswerknemers te beheren. Daarom was het lastig om BYOD toe te laten in onze omgeving, wat toch een van onze doelen was. Dat is nu opgelost met de integratie van Windows Intune, zegt Daniel Roach-Rooks, IT Infrastructure Manager bij Aston Martin. Meer informatie vindt u op Windows Intune is een interessante manier om de stap te zetten naar cloudcomputing. Pay-as-you-go Windows Intune is een interessante manier om de stap te zetten naar cloud-computing. U hoeft geen rekening te houden met extra bandbreedte of serverkosten, en het werkt met een flexibel pay-as-you-go-model. Dat maakt Windows Intune behoorlijk instapvriendelijk. Die ondersteuning geldt trouwens niet alleen voor Windows-computers, u kunt ook de centrale gezondheid van elke Windows RT-tablet en Windows Phone I 15

16 beveiliging & privacy Zijn uw gegevens veilig in Office 365? Sinds de onthullingen over bedrijfsspionage door klokkenluider Edward Snowden zitten heel wat bedrijven met vragen over de cloud. Zijn uw bedrijfsgegevens bijvoorbeeld wel veilig in de cloud als de Amerikaanse NSA volgens allerlei media gegevens van de grote internetbedrijven kan afluisteren? Als een overheidsdienst informatie wil verkrijgen van Microsoft, dan dient dat te gebeuren via de correcte juridische procedures. Microsoft deelt de groeiende bezorgdheid over privacy en beveiliging. Op de website van de Office 365 Trust Center ( trust.office365.com) vindt u alle informatie rond privacy, transparantie en beveiliging, evenals behaalde certificaten zoals ISO27001, een ISO-standaard voor informatiebeveiliging. De informatie is op elk moment up-to-date, wat de website de referentie ter zake maakt. Sinds de onthullingen over overheidsspionage neemt Microsoft een aantal extra maatregelen om de gegevens van zijn klanten beter te beveiligen. Op de Microsoft on the Issues-blog ( microsoft_on_the_issues/) leest u meer hierover. Voor alle duidelijkheid: Microsoft geeft geen generieke toegang aan welke overheidsdienst dan ook tot de informatie van zijn klanten. Als een overheidsdienst informatie wil verkrijgen van Microsoft, dan dient dat te gebeuren via de correcte juridische procedures. Dat verloopt altijd via een rechter en het is te vergelijken met een huiszoekingsbevel. Krijgt Microsoft zo n vraag om informatie, dan bekijkt het of die geldig is. Bovendien richt wetgeving zoals de PATRIOT Act uit 2001 zich niet op bedrijven, maar op individuen. Tot nu toe heeft Microsoft nog maar enkele vragen gekregen om informatie vrij te geven over Office 365-gebruikers. Het ging telkens over Amerikaanse individuen en de vragen werden steeds beantwoord in samenspraak met de klant. Geüpdatete informatie hierover is steeds te vinden op het 16 I

17 De beste leerling van De klas De Europese Data Protection-instanties bevestigen dat de cloudcontracten van Microsoft beantwoorden aan de strenge Europese privacywetgeving. Hiermee is Microsoft de eerste en voorlopig ook enige cloudprovider aan wie deze erkenning te beurt viel. De erkenning komt meer bepaald van de Article 29 Working Party. Die vertegenwoordigt de 28 nationale organisaties die zich over gegevensbescherming buigen in de Europese Unie. Deze instantie bestudeerde Microsofts cloudcontracten voor enterprises, zoals voor Microsoft Azure, Office 365, Microsoft Dynamics CRM en Windows Intune. Ze bevestigde vervolgens dat deze beantwoorden aan de hoge standaard voor gegevensbescherming die door de Europese regelgeving wordt bepaald. Office 365 Trust Center. Bij gegevens van klanten. Als alles privacy gaat het uiteraard niet goed verloopt, is er geen beheerder actief. Pas op het moment alleen om overheidsspionage. Microsoft garandeert dat het dat er een probleem is, krijgt iemand die opgeleid en gescreend de klantengegevens in Office 365 niet gebruikt voor andere is een unieke gebruikersnaam en doeleinden dan het aanbieden wachtwoord, die slechts actief van productiviteitsdiensten. zijn voor een bepaalde duur. Zo worden documenten niet Die account is dan bijvoorbeeld slechts drie uren geldig, gescand om op basis daarvan advertenties te tonen of om voldoende om de interventie onze dienst te verbeteren. uit te voeren, en heeft slechts minimale rechten, enkel degene Privacybeveiliging die nodig zijn voor de interventie. U kunt beveiliging zonder Alle activiteiten worden gelogd privacy hebben, maar geen en achteraf nagekeken. privacy zonder beveiliging, Klanten kunnen ook zelf heel is een bekend gezegde in de wat configureren, bijvoorbeeld als ze aan specifieke beveiligingssector. Vooral in clouddiensten geldt dat laatste. compliance-vereisten moeten Als een cloudprovider laks omspringt met beveiliging, vallen voor de preventie van dataver- voldoen. Zo zijn er instellingen er mogelijk gevoelige gegevens lies, archivering, e-discovery, in verkeerde handen. Beveiliging enzovoort om te voorkomen dat en privacy hangen voor Microsoft nauw samen. Microsoft verdwijnen. gevoelige gegevens uitlekken of heeft voor de beveiliging van Office 365 een heel operationeel raamwerk opgesteld met Omdat velen bij de cloud Contractuele verplichtingen heel wat meetpunten. Op basis denken aan consumentensites van deze meetpunten behaalt zoals Facebook of de gratis Microsoft certificaten zoals consumentenversies van de eerder vermelde ISO-standaard. Microsoft garandeert Gmail, heerst er vaak de indruk clouddiensten zoals Hotmail of bijvoorbeeld dat buiten gebruik dat de cloudprovider geen gestelde harde schijven vernietigd worden. heeft voor de bescherming van enkele verantwoordelijkheid Administratieve toegang tot Office 365 wordt bovendien sterk als een bedrijf gebruikmaakt gegevens. Niets is minder waar: ingeperkt. Zo bestaat er niet één van Office 365, gaat het om Administrator-gebruiker die toegang heeft tot alle opgeslagen bedrijf daarvoor een een dienstverlening en sluit het contract af met Microsoft. In dat contract, een data processing agreement over de verwerking van uw gegevens, wordt afgesproken welke rol Microsoft speelt op het vlak van privacy, beveiliging en de omgang met klantengegevens. Microsoft is de eerste grote cloudprovider voor bedrijven die de EU-model clauses van de Europese Commissie in zijn cloudcontracten gebruikt. Die EU-model clauses vormen een voorbeeldcontract dat de Europese Commissie heeft opgesteld voor de internationale verwerking van gegevens. Microsoft volgt die best practices, die onder andere bepalen dat gegevens altijd op twee locaties moeten staan en dat er voldoende back-ups gemaakt worden. Maar ze leggen ook op dat Microsoft zijn werknemers die in aanraking komen met gegevens van klanten screent, dat de werknemers opgeleid worden op het vlak van privacy en dat er processen aanwezig moeten zijn om de privacy en veiligheid te garanderen. Transparantie Bovenal wil Microsoft ook transparant zijn over zijn inspanningen op het vlak van beveiliging en privacy. Het Office 365 Trust Center verzamelt alle informatie op dat vlak. Hier is te lezen hoe Microsoft gegevens van Office 365-gebruikers afhandelt en aan welke vereisten de clouddienst voldoet. Niemand kan honderd procent garanderen dat Microsoft niet gehackt zal worden. Maar wat Microsoft wel kan doen, is zijn klanten laten weten welke inspanningen allemaal geleverd worden om hun gegevens in optimale omstandigheden te beveiligen. Zo deelt Microsoft onder andere details over de locatie van gegevens die in Office 365 opgeslagen worden. Gegevens van EMEAklanten (Europe, Middle-East & Africa) staan in datacenters in Dublin en Amsterdam. Microsoft heeft voor de beveiliging van Office 365 een heel operationeel raamwerk opgesteld met heel wat meetpunten. I 17

18 faq s Veelgestelde vragen over Een overstap naar Office 365 maakt u niet zomaar. U wilt zeker zijn dat Microsofts nieuwe kantoorsuite aan u noden voldoet, en u wilt natuurlijk een passend antwoord op elke prangende vraag. Er is immers zo veel dat van belang is, dat het totaalplaatje soms nogal onoverzichtelijk kan worden. Daarom zetten wij vijf veel gestelde vragen en antwoorden op een rijtje. een, maar in twee datacenters bewaard. Zo zal uw zaak zelfs bij het wegvallen van een volledig datacenter amper hinder ondervinden. Met Office 365 bent u dus verzekerd van uitgebreide back-ups voor al uw gegevens, zonder dat u daar zelf iets voor hoeft te doen. Zelfs wanneer u bedrijf in rook opgaat, zal enkel de hardware verloren gaan. Zolang u zich toegang kunt verschaffen tot een werkend toestel met een internetverbinding zal Microsoft alles voor u klaar hebben staan. Wat met back up? Een bedrijf dat sterk rekent op Office 365 voor de dagelijkse productiviteit kan weinig tot niets presteren als de kantoorsuite niet functioneert. Omdat Office 365 via de cloud werkt, is het voorkomen en verhelpen van problemen gemakkelijker dan ooit. Wanneer een van de computers er de brui aan geeft of wanneer er toch een probleem is met de software, dan kan Office 365 simpelweg opnieuw gedownload en geïnstalleerd worden. Ook bestanden zijn veilig. Alles wordt automatisch opgeslagen in de cloud, zelfs de documenten die u lokaal bewaart. Zo heeft u altijd en overal de meest recente versie van een document ter beschikking en staan alle belangrijke gegevens veilig online. Microsoft belooft 99,90 procent onafgebroken toegankelijkheid tot zijn clouddienst, dus eventuele problemen zullen nauwelijks te merken zijn. Met Office 365 abonneert u zich niet enkel op een softwaredienst, ook het gebruik van de hoogtechnologische serverinfrastructuur is in de prijs inbegrepen. Bestanden worden opgeslagen op servers met een uitgebreid back-upsysteem zodat het verlies van informatie erg onwaarschijnlijk is. Rampen zijn natuurlijk niet uit te sluiten; daarom worden alle data niet in Moet ik helemaal niets beheren voor Exchange? Met Office 365 verplaatst het zwaartepunt van uw softwaresuite zich naar de cloud. U zal nog maar amper iets hoeven te beheren, tenzij u dat zelf wenst natuurlijk. Nieuwe gebruikers moeten uiteraard een eenmalige configuratie doorlopen waar ze hun bedrijfsgegevens ingeven en een domein kiezen. Gebruikers van Exchange moeten zelf niets ondernemen. Alle Exchangegegevens worden automatisch naar de Office 365-mailbox overgezet. Waar kan ik een volledige beschrijving vinden van de aanbiedingen? Op de website van Microsoft Office vindt u een uitgebreide beschrijving van alle opties en tarieven voor Office 365 terug, maar ook in deze speciale bijlage op pagina 10. Office 365 is beschikbaar voor drie grote categorieën: kleine bedrijven, middelgrote ondernemingen en grote bedrijven. In totaal kunt u kiezen uit zes verschillende abonnementen. De kostprijs 18 I

19 wel beveiligings- als prestatieupdates komen vanzelf binnen en installeren in de achtergrond, zonder dat er beheerderbevoegdheden vereist zijn. Dat is gemakkelijkheidshalve zo geregeld, zodat uw bedrijf zo weinig mogelijk tijd moet investeren in het beheren van de suite. Het is dus best dat u het pakket gewoon zijn ding laat doen. Zo bent u altijd verzekerd van de best mogelijke beveiliging op alle toestellen in het vol- varieert tussen 4,10 euro en 20,90 euro per gebruiker per maand. Abonnementen voor kleine bedrijven, tot 25 personen, zijn het goedkoopst. Onder middelgrote ondernemingen verstaat Microsoft bedrijven die Office 365 beschikbaar willen stellen aan maximaal 300 personen. Voor grote bedrijven is het aantal gebruikers onbeperkt. De goedkoopste versies van de softwaresuite komen niet met desktopversies van de applicaties. De abonnementen die wel een desktopversie aanbieden, laten iedere gebruiker toe de software op tot vijf verschillende computers te installeren. Als zevende optie biedt Microsoft een versie van Office 365 aan die zich beperkt tot . De hoeveelheid gebruikers is onbeperkt en de prijs ligt laag: slechts 3,30 euro per persoon per maand. Voor deze afgeslankte versie krijgt u enkel de zakelijke functies, alsook de mogelijkheid om een eigen domeinnaam te gebruiken. Online opslag voor documenten is bij deze formule niet inbegrepen. Voor de meeste varianten is een gratis, negentig dagen durende trialversie beschikbaar. Surf naar en klik op de versie die u wilt uitproberen. Welke migratiemogelijkheden zijn er? Gebruikers van een ouder BPOSpakket (Business Productivity Online Suite) van Microsoft hoeven zich van de migratie van hun gegevens niets aan te trekken. Alle in de cloud opgeslagen bestanden worden automatisch overgezet naar Office 365. Zoals hierboven aangegeven kunnen bestaande mailboxen perfect behouden blijven. Indien u gebruikmaakt van een andere IMAP-mailbox kunt u die ook naar Office 365 migreren. Dat gebeurt dan van op een server. Als alternatief bestaat er de mogelijkheid om PST-bestanden te importeren. PST-bestanden kunt u aanmaken vanuit Outlook om ze vervolgens zelf te uploaden naar de Microsoft-servers. Zelfs een Gmail-account kan eenvoudig met Office 365 verbonden worden. Om andere gegevens van op een lokale server naar de cloud te migreren, zal u ze natuurlijk zelf moeten uploaden naar OneDrive (het vroegere SkyDrive). Wat als ik niet wil dat mijn Office 365 versie altijd up to date is? Standaard updatet Office 365 automatisch via de cloud. Zo- ledige bedrijf. Als u om de een of andere reden toch controle wilt over de installatie van de updates, kunt u natuurlijk de touwtjes ook zelf in handen nemen. Met de Office Deployment Tool krijgen netwerkbeheerders uitgebreide controle over wat, waar, wanneer en hoe iets geïnstalleerd wordt. Een van de functies is het bepalen welke updates automatisch installeren. De Office Deployment Tool is bedoeld voor ICT-kenners. Het programma werkt immers niet vanuit een grafische interface. Met de Office Deployment Tool kunt u nog veel meer dan enkel automatische updates in- en uitschakelen. Het programma helpt onder meer bij het installeren van software op netwerklocaties. Zo moet er niemand bij elke computer afzonderlijk langsgaan. Meer informatie vindt u op Met de Office Deployment Tool krijgen administrators uitgebreide controle over wat waar, wanneer en hoe installeert. I 19

20 Werk slimmer niet harder, met de juiste IT oplossingen voor uw KMO Een KMO is geen bedrijf als een ander. Elke KMO is anders, met andere ideeën, doelstellingen, ambities & behoeften. Wist u al dat Microsoft een team heeft dat zich volledig specialiseert in zelfstandigen en KMO s? Wij helpen u om uw IT efficiënt te laten werken zodat u zich kan focussen op uw bedrijfsactiviteiten. Laat u inspireren door Microsoft KMO Onze website. De kmo nieuwsbrief. newsletter Microsoft voor de zelfstandige en Onze events. events Vind een IT partner via