Archief van het Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid. Archiefselectielijst

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 185 Archief van het Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid Archiefselectielijst 2015 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2016

2

3 ARCHIEF VAN HET WETENSCHAPPELIJK INSTITUUT VOLKSGEZONDHEID ARCHIEFSELECTIELIJST 2015

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 185 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification : Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 185 Archief van het Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid Archiefselectielijst 2015 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2016

6

7 INHOUDSTAFEL INHOUDSTAFEL... 5 INLEIDING... 7 LIJST VAN AFKORTINGEN... 9 ARCHIEFSELECTIELIJST A. DIENSTEN VAN DE ALGEMENE DIRECTIE A1. (Secretariaat) Algemeen Directeur A2. Dienst Wetenschappelijke Coördinatie en Communicatie A3. Bureau Kwaliteitszorg (BKZ) A4. Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (IDPBW) B. ONDERSTEUNENDE DIENSTEN B1. Dienst Personeel en Organisatie (P&O) B2. Dienst Financiën en Beheerscontrole (incl. gebouwen, onthaal en centraal magazijn) 28 B3. Dienst ICT B4. Dienst Juridische Aangelegenheden C. BEHEERSORGANEN C1. Directieraad (DR) C2. Beheerscommissie van de rechtspersoonlijkheid C3. Wetenschappelijke Raad (WR) en adviescommissies directies C4. Voormalige beheersorganen D. ADVIESORGANEN D1. Jury D2. Basisoverlegcomité D3. Bioveiligheidscomité D4. Ethisch Comité (voor diergeneeskunde, gezamenlijk met het CODA) D5. Verantwoordelijke Bioveiligheid E. OPERATIONELE DIRECTIE OVERDRAAGBARE EN BESMETTELIJKE ZIEKTEN (OD OBZ) E1. (Secretariaat) Operationeel Directeur E2. Voedselpathogenen E3. Bacteriële ziekten E4. Virale ziekten E5. Mycologie en aerobiologie E6. Immunologie E7. Laboratorium voor medische microbiologie (LMM) E8. Platform BSL3 en metrologie E9. Platform Animalarium F. OPERATIONELE DIRECTIE VOEDING, GENEESMIDDELEN EN CONSUMENTENVEILIGHEID F1. (Secretariaat) Operationeel Directeur F2. Geneesmiddelen F3. Consumentenveiligheid F4. Chemische residuen en contaminanten, met inbegrip van platform(en) Chromatografie en massaspectrometrie F5. Toxicologie F6. Gezondheid en leefmilieu

8 G. OPERATIONELE DIRECTIE VOLKSGEZONDHEID EN SURVEILLANCE G1. (Secretariaat) Operationeel Directeur G2. Gezondheidszorgonderzoek G3. Enquêtes, leefstijl en chronische ziekten G4. Epidemiologie van infectieziekten G5. Zorginfecties en antibioticumresistentie G6. Kankercentrum H. OPERATIONELE DIRECTIE EXPERTISE, DIENSTVERLENING EN KLANTENRELATIES H1. (Secretariaat) Operationeel Directeur H2. Biologische standaardisatie H3. Kwaliteit van medische laboratoria H4. Bioveiligheid en biotechnologie H5. Platform Biotechnologie en moleculaire biologie H6. Dispatchingcentrum H7. Coördinatiecel klantenrelaties en oriëntatie H8. Healthdata.be H9. Crisismanagement G. VOORMALIGE DIENSTEN G1. Radioactiviteit

9 INLEIDING Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden, en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve en hun definitieve, dit is de die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak van de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de administratieve vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed documentbeheer; de toepassing ervan kan belangrijke voordelen opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. De steeds snellere aangroei van de papiermassa en de digitalisering van de werkprocessen hebben in de administraties geleid tot een complexe, hybride documentproductie, en van informatiebeheer een belangrijke uitdaging gemaakt. Indien het personeel van uw instelling zelf zou moeten beslissen welke papieren en digitale archieven al dan niet bewaard moeten blijven, en hoe of waar dit moet gebeuren, dan zou dit funeste gevolgen kunnen hebben voor de instelling. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van documenten met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar kan ook leiden tot ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke documenten. Een archiefselectielijst is een essentieel instrument voor een kwaliteitsvol beheer van de werkprocessen, in het bijzonder voor het document- en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 7

10

11 LIJST VAN AFKORTINGEN ADSEI ADSG ARA BAC BCCM Belac BIM BKZ BOC BPR BSL BTW CAB CODA CVD DeBOHRA DOC DR DTA ECDC EFSA EKE EMA EMCDDA ERL Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie Algemene Diensten - Services généraux Algemeen Rijksarchief Biosafety Advisory Council Belgian Coordinated Collections of Micro-organisms Belgische Accreditatie-instelling Brussels Instituut voor Milieubeheer (nu: Leefmilieu Brussel) Bureau Kwaliteitszorg basisoverlegcomité Business Process Reengineering Biosafety Level Belasting over de Toegevoegde Waarde Comité voor advies inzake biociden Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie College van Diensthoofden Database Oracle for Human Resources Administration document Directieraad Data Transfer Agreements European Centre for Disease Prevention and Control European Food Safety Authority Externe kwaliteitsevaluatie European Medicines Agency European Monitoring Centre for Drugs and Drug Addiction European Reference Laboratory 9

12 EU EVD EQUALM FAGG FAVV FELASA FOD FORM GGO GLP HGR HPLC HRM ICT ID IHE IHEM IVD KB KCE KPI LIMS LMM MB MEDV MTA NC Europese Unie Explosieveiligheidsdocumenten European Committee for External Quality Assessment Programmes Laboratory Medicine Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Federation of Laboratory Animal Science Associations Federale Overheidsdienst form(ulier) genetisch gemodificeerd organisme Goede Laboratoria Praktijken Hoge Gezondheidsraad High-performance liquid chromatography Human Resources Management Informatie- en communicatietechnologie Infectious Disease Instituut voor Hygiëne en Epidemiologie Instituut voor Hygiëne en Epidemiologie - Mycologie collectie in-vitrodiagnostiek koninklijk besluit Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg Kritieke prestatie-indicatoren Laboratory Information Management System Laboratorium voor Medische Microbiologie ministerieel besluit Médecins Vigies Mutual Transfer Agreements niet-conformiteiten 10

13 NIS NRC NRL OBZ OD (1) OD (2) OESO OFO P&O PIB PJ PLAB PMO PRI PT PUB Refman RIZIV RP SOP WGO WHO WIV WIVAM WR Nationaal Instituut voor de Statistiek National Reference Center (Nationale Referentiecentra) National Reference Laboratory (Nationale Referentielaboratoria) Overdraagbare en Besmettelijke Ziekten Operationeel Directeur Operationele Directie Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling Opleidingsinstituut van de Federale Overheid Personeel & Organisatie Pasteur Instituut Brabant Personnalité Juridique peillaboratoria Project Management Office privé (rechtspersoonlijkheid) proficiency testen publiek (staat) Reference Manager Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering rechtspersoonlijkheid Standard Operating Procedure Wereldgezondheidsorganisatie World Health Organization Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid WIV archives management Wetenschappelijke Raad 11

14

15 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefreeksen worden in de selectielijst volgens de organisatiestructuur of het organigram van de instelling geordend. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De archiefvormende diensten Men beschouwt de verschillende onderafdelingen van de organisatie als archiefvormende entiteiten, met inachtneming van de hiërarchie der diensten. De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs is ingekleurd om de tabel gemakkelijker leesbaar te maken. s van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en bijvoorbeeld niet op stukniveau) om een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast worden, te vermijden. Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. (in de instelling) De wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open en. Tenzij anders vermeld, vangt de steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Voor meer informatie over de geadviseerde en, zie het studiedossier. van de documenten Dit is de die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: bewaren en overbrengen : integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief selecteren en overbrengen : gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief vernietigen: integrale vernietiging. 13

16 Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve en kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling niet vernietigen zonder een voorafgaandelijk toelating van het Rijksarchief. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve en, zie het studiedossier. De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier. 14

17 A. DIENSTEN VAN DE ALGEMENE DIRECTIE A1. (SECRETARIAAT) ALGEMEEN DIRECTEUR A1.001 Historisch archief - Essentialia, diverse stukken en documentatie betreffende de geschiedenis, organisatie en werking van het Instituut voor Hygiëne en Epidemiologie A1.002 Archief voormalig directeur Godfried Thiers (geordend op volgnummer) [ ] verstreken Selecteren en overbrengen [ ] verstreken Selecteren en overbrengen Selectie doorvoeren in overleg met het RA. Selectie doorvoeren in overleg met het RA en op basis van de bijhorende lijst. A1.003 Archief directeur Johan Peeters 2006-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen Selectie doorvoeren in overleg met het RA. A1.004 Agenda s van de briefwisseling verstreken Bewaren en overbrengen A1.005 Ingekomen en/of minuten van uitgaande brieven , 2007-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen Enkel de definitieve, ondertekende versies dienen bewaard en overgebracht te worden. Ontwerpversies kunnen (vroeger) vernietigd worden. A1.006 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen , 2011-heden 10 jaar 15

18 A1.007 Teksten van toespraken 2006-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen A1.008 Dossiers inzake thematische audits door het Rekenhof 2008-heden 10 jaar A2. DIENST WETENSCHAPPELIJKE COÖRDINATIE EN COMMUNICATIE A2.001 Verslagen van dienstvergaderingen 2009-heden 2 jaar Handelen louter over praktische punten. A2.002 Dossiers inzake de public relations en de communicatiestrategie: bepaling van doelgroepenkarakterisering, enz. (geordend per project) A2.003 Dossiers inzake de ontwikkeling van het logo en de huisstijl A2.004 Dossiers inzake de opmaak van institutionele activiteitenrapporten en de wetenschappelijke rapporten A2.005 Institutionele activiteitenrapporten en wetenschappelijke rapporten van het WIV 2010-heden 5 jaar Selecteren en overbrengen 2005-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen 2010-heden 5 jaar 2004-heden 30 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen De eindproducten (rapporten, enz.) bewaren, alle overige stukken vernietigen. Verslagen, bestekken, weerhouden offerte en eindproducten in de vorm van briefhoofden enz. bewaren, alle overige stukken vernietigen. 16

19 A2.006 Dossiers inzake de redactie en uitgave van institutionele en organisatiebrede publicaties en brochures A2.007 Institutionele en organisatiebrede publicaties en brochures 2010-heden 5 jaar 2010-heden 30 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen A2.008 Internetsite van het WIV 2012-heden Niet van toepassing Selecteren en overbrengen Vóór en na elke ingrijpende aanpassing de look and feel van de internetsite documenteren. A2.009 Persberichten A s met vragen ontvangen via het centraal adres A2.011 Beeldmateriaal (foto, video enz.) waarop de instelling de rechten bezit A2.012 Publicaties van personeelsleden en diensten van het Instituut voor Hygiëne en Epidemiologie 2010-heden 5 jaar Bewaren en overbrengen 2010-heden 2 jaar 2010-heden 15 jaar Bewaren en overbrengen jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen Deze collectie wordt deels in het centraal archief en deels in de voormalige bibliotheekcollectie bewaard. 17

20 A2.013 Databank met referenties van publicaties van personeelsleden en diensten A2.014 Dossiers inzake de selectie van door de rechtspersoonlijkheid gefinancierde onderzoeksprojecten 2011-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen 2010-heden 5 jaar Selecteren en overbrengen Sommige medewerkers en/of diensten koppelen tevens de digitale bestanden met de integrale tekst aan de referenties. Stukken betreffende de procedure en de selectiecriteria, de lijsten van voorstellen en de finale, goedgekeurde voorstellen bewaren, alle overige stukken vernietigen. A2.015 Dossiers inzake de opvolging van Kritieke prestatie-indicatoren (KPI) A2.016 Dossiers inzake de opvolging van Business Process Reengineering (BPR) (thematisch geordend) A2.017 Tabellen, databank en rapporten voor de opvolging van wetenschappelijke projecten A2.018 Dossiers inzake de organisatie van opleidingen omtrent het gebruik van de databank voor opvolging van wetenschappelijke projecten 2008-heden 10 jaar Belangrijkste gegevens worden overgemaakt aan de Directieraad jaar Belangrijkste resultaten worden overgemaakt aan de Directieraad en de FOD P&O heden 10 jaar Belangrijkste resultaten worden overgemaakt aan de Directieraad en de Wetenschappelijke Raad heden 5 jaar 18

21 A2.019 WIV archives management (WIVAM), databank voor het beheer van het centraal archief 2012-heden Tot vervaldatum laatste registratie of tot invoering nieuwe versie Bewaren en overbrengen A2.020 Toegangsregister van het centraal archief 2005-heden 30 jaar A2.021 Formulieren en lijsten van vernietigde archieven A3. BUREAU KWALITEITSZORG (BKZ) A3.001 Verslagen van de jaarlijkse Management Review en eraan gekoppelde actieplannen A3.002 Verslagen van dienstvergaderingen A3.003 Kwaliteitsdocumenten met betrekking tot procedures (SOP), documenten (DOC), standaard formulieren (FORM) en overige registraties (geordend per niveau en code - dienstnummer) A s met betrekking tot de communicatie omtrent kwaliteitsdocumenten 2005-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen 2004-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen 2000-heden 10 jaar 2002-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen 2002-heden 10 jaar Overbrengen indien de gegevens niet beschikbaar zijn in WIVAM, vernietigen indien dit wel het geval is. 19

22 A3.005 Dossiers inzake de (coördinatie van de) behandeling van klachten van externen en van niet-conformiteiten (NC) (ordening per dienst en volgnummer) A3.006 Interne auditverslagen (ordening per dienst) A3.007 Externe auditverslagen van de Belgische Accreditatie-instelling (Belac) en van certificatiebureaus en in het kader hiervan afgeleverde certificaten (ordening per dienst) A3.008 Dossiers inzake de monitoring, inspectie en certificering van laboratoria in het kader van de Goede Laboratoria Praktijken (GLP) (ordening per faciliteit) 2004-heden 10 jaar 2004-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen 2004-heden 10 jaar 2002-heden 10 jaar De belangrijkste informatie wordt bewaard door de OESO. A3.009 Stukken betreffende het overleg binnen en de rapportering aan de OESO in het kader van de Goede Laboratoria Praktijken (GLP) 2008-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen Relevante stukken die een Belgisch standpunt weergeven bewaren, alle overige stukken vernietigen. A4. INTERNE DIENST VOOR PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK (IDPBW) A4.001 Identificatiedocument 2011-heden tot opmaak nieuwe versie 20

23 A4.002 Vijfjaarlijkse globale preventieplannen 2009-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen A4.003 Jaarlijkse actieplannen 2009-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen A4.004 Maandverslagen of driemaandelijkse verslagen 2011-heden 10 jaar A4.005 Jaarverslagen en bijlagen 2010-heden 10 jaar Bewaren A4.006 Stukken betreffende de opmaak of wijziging van het huishoudelijk reglement van het comité 2014-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen De opeenvolgende bekrachtigde versies van het reglement bewaren, de overige voorbereidende stukken vernietigen. A4.007 Notulen en bijlagen van het comité 2010-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen A4.008 Dossiers inzake de organisatie van vorming, cursussen en bijscholingen 2010-heden 10 jaar A4.009 Dossiers inzake de opmaak van risicoanalyses 2008-heden tot opmaak nieuwe versie A4.010 Verslagen van periodieke bezoeken aan de werklokalen 2008-heden 10 jaar A4.011 Interne noodplannen en -procedures 2010-heden tot opmaak nieuwe versie 21

24 A4.012 Verslagen van de brand- en evacuatieoefeningen 2010-heden 10 jaar A4.013 Keuringsverslagen van installaties 2008-heden Tot ontvangst van nieuw verslag of tot zolang installatie in gebruik is A4.014 Safety Data Sheets, lijsten van de gebruikte gevaarlijke stoffen en preparaten 2014-heden tot opmaak nieuwe versie A4.015 Inventaris van het asbest 2008-heden tot opmaak nieuwe versie A4.016 Explosieveiligheidsdocumenten (EVD) 2012-heden tot opmaak nieuwe versie A4.017 "Risicopostenlijst" / "Functielijst", lijst met de veiligheidsfuncties, functies met verhoogde waakzaamheid en activiteiten met welbepaald risico en activiteiten verbonden aan voedingswaren A4.018 "Naamlijsten van het gezondheidstoezicht", naamlijst met de werknemers die verplicht aan het gezondheidstoezicht onderworpen zijn 2014-heden 5 jaar 2010-heden 5 jaar 22

25 A4.019 Blootstellings- en ontsmettingstabellen van individuele werknemers die blootgesteld zijn aan ioniserende straling 2010-heden 30 jaar A4.020 Meetgegevens van chemische agentia 2010-heden 30 jaar A4.021 Arbeidsongevallenformulieren 1995-heden 10 jaar B. ONDERSTEUNENDE DIENSTEN B1. DIENST PERSONEEL EN ORGANISATIE (P&O) B1.001 Verslagen en bijhorende stukken van de dienstvergaderingen 2011-heden 10 jaar B1.002 Personeels- en arbeidsreglement 2009-heden tot 5 jaar na opmaak nieuwe versie Bewaren en overbrengen B1.003 Brochures voor personeelsleden (onthaalbrochure, vademecum, enz.) 2014-heden tot opmaak nieuwe versie Bewaren en overbrengen B1.004 Dienstnota s 2010-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen B1.005 Dossiers inzake de opmaak en opvolging van personeelsplan, taalkader, enz heden 10 jaar Bewaren en overbrengen 23

26 B1.006 Dossiers inzake specifieke P&O of HRMprojecten (thuiswerk, telewerk, enz.) 2010-heden 10 jaar B1.007 Dossiers inzake aanwervings-, benoemings-, bevorderings- en taalexamens of -procedures - personeel staat 2008-heden 10 jaar na verstrijken periode beroepsmogelijkheden* Selecteren en overbrengen De processen-verbaal met de deelnemerslijsten, vragen en uitslagen bewaren, alle overige stukken vernietigen. - personeel rechtspersoonlijkheid 2007-heden 3 jaar* Selecteren en overbrengen De processen-verbaal met de deelnemerslijsten, vragen en uitslagen bewaren, alle overige stukken vernietigen. * Ontvangen CV s kunnen reeds na 1 jaar vernietigd worden. B1.008 Dossiers inzake de organisatie van opleidingen - intern georganiseerde opleidingen 2012-heden 3 jaar Selecteren en overbrengen De intern opgestelde syllabi en de presentaties bewaren, alle overige stukken vernietigen. - extern georganiseerde opleidingen (oa. OFO) 2009-heden 3 jaar B1.009 Basislijst, personeelslijsten jaar Selecteren en overbrengen Voor elk jaar één maandelijkse versie bewaren, alle overige vernietigen. 24

27 B1.010 DeBOHRA, personeelsdatabank 2011-heden gegevens per personeelslid: 75 jaar na geboortejaar van het betrokken personeelslid Selecteren en overbrengen Basisgegevens en carrièreoverzicht bewaren, alle overige gegevens vernietigen. Deze databank wordt beheerd in samenwerking met de FOD Volksgezondheid: voor meer informatie, zie de selectielijst voor de Horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (2008), rubriek H. 25

28 B1.011 Personeelsdossiers Bewaren: personeelsdossiers van: leidende ambtenaren (ook ad - personeel in dienst interim) met impact op beleid (opgesplitst staat - rechtspersoonlijkheid, (bijvoorbeeld algemeen daarbinnen geordend op familienaam) directeur, departementshoofden, operationele directeurs, enz.); - personeel uit dienst (opgesplitst staat - rechtspersoonlijkheid, daarbinnen geordend op jaar van vertrek en daarbinnen op familienaam) [1960]-heden 75 jaar na geboortejaar van het betrokken personeelslid Selecteren en overbrengen wetenschappers (werkleiders, attachés en assistenten); na steekproef, personeelsleden met typerende functie (bijvoorbeeld laboranten, enz.); van markante figuren op politiek, economisch, sociaal en/of cultureel vlak; van personeelsleden die aangesteld zijn als gevolg van buitengewone omstandigheden (bijvoorbeeld tijdens een oorlog); van personeelsleden die illegale, immorele of niet-legitieme praktijken bij hun werkgever bekendmaken ( klokkenluiders ); van geschorste of ontslagen personeelsleden. Uit deze dossiers kunnen desgewenst nog ziekteattesten en verloffiches verwijderd worden. : alle overige personeelsdossiers. 26

29 B1.012 Loonbrieven personeelsleden rechtspersoonlijkheid B1.013 Dossiers inzake de toekenning van toelagen en vergoedingen (woon-werkverkeer, school, sport, enz.) B1.014 Verlofaanvragen personeelsleden staat B1.015 Verlofstaten personeelsleden rechtspersoonlijkheid B1.016 Databank met prikklok-, vakantie- en zendinggegevens B1.017 Formulieren van het onthaal voor regularisatie prikklokgegevens van personeelsleden 1999-heden 10 jaar 2008-heden 10 jaar 2009-heden 50 jaar 2009-heden 5 jaar 2001-heden 5 jaar 2009-heden 1 jaar B1.018 Dossiers inzake jobstudenten 2009-heden 5 jaar 27

30 B2. DIENST FINANCIËN EN BEHEERSCONTROLE (INCL. GEBOUWEN, ONTHAAL EN CENTRAAL MAGAZIJN) B2.001 Dossiers inzake de opmaak en opvolging van de begrotingen staat en rechtspersoonlijkheid B2.002 Grootboeken rechtspersoonlijkheid (papier en digitaal, chronologisch geordend) B2.003 Dagboeken rechtspersoonlijkheid (papier, chronologisch geordend) B2.004 Databank van de boekhouding, met diverse modules: - PIA: boekhouding 2007-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen jaar Bewaren en overbrengen jaar 7 jaar Verslagen van bilateraal overleg, van intern begrotingsoverleg en van de interne pilotagecomités bewaren, alle overige stukken vernietigen. De begroting zelf wordt ook bewaard in de reeks notulen en bijhorende stukken van de Beheerscommissie van de rechtspersoonlijkheid: voor meer informatie, zie reeks C EPM: bestelbonnen 7 jaar 2009-heden - Immo: materieel en meubilair 10 jaar Jaarlijks geëxporteerde Exceltabellen met inventaris van materieel en meubilair bewaren. 28

31 B2.005 Dubbels van bestelbonnen rechtspersoonlijkheid en staat B2.006 Aankoopfacturen rechtspersoonlijkheid B2.007 Verkoopfacturen rechtspersoonlijkheid B2.008 Diverse, dossiers inzake de betalingen zonder factuur rechtspersoonlijkheid: correcties van dubbele betalingen, borgtochten, loonbeslag, enz. B2.009 Nota s inzake de betaling van de BTW op intracommunautaire facturen rechtspersoonlijkheid (chronologisch georden) B2.010 Dossiers inzake de behandeling van aanvragen tot opname in of de aanpassing van gegevens van klanten in de Costumer Relation Management (CRM)-applicatie 1996-heden 7 jaar 1999-heden 7 jaar 1999-heden 7 jaar 1999-heden 7 jaar 1996-heden 7 jaar 2011-heden 7 jaar 29

32 B2.011 Klantenlijsten voor opmaak van brieven ter herinnering aan niet betaling verkoopfacturen B2.012 Verzonden brieven ter herinnering aan niet betaling verkoopfacturen en bijhorende bewijzen van aangetekende zending B2.013 Kasstukken rechtspersoonlijkheid B2.014 Opgaven personeelsprestaties aan Group S voor de berekening van de lonen van personeelsleden in dienst bij de rechtspersoonlijkheid B2.015 Maandelijkse weddestaten van personeelsleden in dienst bij de rechtspersoonlijkheid B2.016 Dossiers inzake de uitgaven in het kader van zendingen rechtspersoonlijkheid 2009-heden 7 jaar 2009-heden 7 jaar 1999-heden 7 jaar jaar Deze opgaven worden nu digitaal beheerd door P&O heden 7 jaar 1999-heden 7 jaar 30

33 B2.017 Facturen, dossiers inzake verantwoording van uitgaven, met facturen, vastleggingsbulletins, visa van de controleurs der uitgaven, verantwoordingsnota s (geordend op jaar en naam schuldeiser) B2.018 Vereffenings- en ordonanceringsborderellen B2.019 Dossiers inzake de overheidsopdrachten rechtspersoonlijkheid en staat jaar Verstreken 2007-heden 10 jaar B2.020 Onderhoudscontracten rechtspersoonlijkheid en staat 1990-heden 7 jaar na einde contract B2.021 Dossiers inzake uitgaven in het kader van onderhoudscontracten rechtspersoonlijkheid en staat (aanvankelijk geordend per bedrijf, nu herordend/geordend per dienst) B2.022 Dossiers rechtspersoonlijkheid inzake de schuldvorderingen aan derden voor geleverde diensten in het kader van onderzoekscontracten (geordend per dienst en/of project) B2.023 Rekeninguittreksels rechtspersoonlijkheid 1987-heden 7 jaar 1989-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen 1999-heden 7 jaar Contracten (en bijlagen) en financieel rapport bewaren, alle overige stukken vernietigen. 31

34 B2.024 Analytische balans rechtspersoonlijkheid B2.025 Dossiers inzake opmerkingen van het Rekenhof B2.026 Dossiers inzake de controle door de bedrijfsrevisor B2.027 Dossiers inzake de externe audit op vraag van klanten jaar De analytische balans wordt ook bewaard in de reeks notulen en bijhorende stukken van de Beheerscommissie van de rechtspersoonlijkheid: voor meer informatie, zie reeks C heden 7 jaar 2004-heden 7 jaar 2008-heden 7 jaar B2.028 Plannen en plattegronden van gebouwen 1958-heden Zolang het gebouw in gebruik is Selecteren en overbrengen 32

35 B2.029 Dossiers inzake de bouw, aanpassing, renovatie en restauratie van terreinen en gebouwen (geordend per project) 2000-heden 10 jaar na afronding van de werken Selecteren en overbrengen Voor zelf uitgevoerde werken de lastenboeken, weerhouden offertes, opleveringstukken (tekortkomingen, ingebrekestelling en definitieve oplevering,), definitieve plannen, foto s en eindafrekening voor ingrijpende werken bewaren, de overige stukken vernietigen. Voor de door de Regie der Gebouwen uitgevoerde werken verslagen van belangrijke vergaderingen en plannen bewaren, alle overige stukken vernietigen. B2.030 Dossiers inzake het onderhoud en herstel van gebouwen (geordend per project) 2011-heden 10 jaar B2.031 Helpdesk gebouwen, systeem voor de registratie en behandeling van aanvragen voor onderhoud en herstel van gebouwen (geordend per volgnummer) 2012-heden 1 jaar na afronding aanvraag in kwestie B2.032 Dossiers inzake het beheer van het wagenpark 2006-heden 1 jaar na vervreemding van wagen in kwestie 33

36 B2.033 Dossiers inzake de aanvragen voor milieuvergunningen (geordend per site) 1994-heden 5 jaar na verstrijken van de vergunning Bewaren en overbrengen De definitieve op het niveau van de BIM [Brussels Instituut voor Milieubeheer (nu: Leefmilieu Brussel)] is onduidelijk, vandaar de keuze voor blijvende bewaring op het niveau van het WIV. B2.034 Afvalstoffenregister en identificatieformulieren B2.035 Dossiers inzake de behandeling van klachten van omwonenden over geluidshinder, enz. B2.036 Formulieren onthaal voor registratie van bezoekers B2.037 Databank van het onthaal voor de registratie van levering van pakketten en stalen B2.038 Registratieformulieren van het onthaal voor levering van pakketten en stalen B2.039 Dossiers inzake de aanvulling van de voorraden van het centraal magazijn 2005-heden 5 jaar 2009-heden 5 jaar 2008-heden 5 jaar De formulieren van de diverse gebouwen worden dagelijks overgemaakt aan het onthaal van het hoofdgebouw in Elsene heden 5 jaar 2007-heden 5 jaar 2010-heden 2 jaar 34

37 B2.040 Formulieren voor de registratie van de aflevering van goederen uit de voorraden van het centraal magazijn 2010-heden 2 jaar B3. DIENST ICT B3.001 Verslagen en bijhorende stukken van de ICT-Council 2015-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen B3.002 Systeem voor de ontwikkeling en implementatie van softwaresystemen en eraan gekoppelde documenten 2010-heden zolang software in gebruik is Selecteren en overbrengen Belangrijkste gegevens bewaren indien de software gebruikt wordt voor het beheer van blijvend te bewaren informatie, alle overige vernietigen. B3.003 Systeem voor de registratie en behandeling van aanvragen met betrekking tot onderhoud en beheer van hard- en softwaresystemen en eraan gekoppelde documenten 2006-heden 7 jaar B3.004 Inventaris van hard- en softwaresystemen Niet van toepassing Niet van toepassing Niet van toepassing Deze inventaris wordt steeds geactualiseerd. B4. DIENST JURIDISCHE AANGELEGENHEDEN B4.001 Stukken betreffende de verlening van juridische adviezen (thematisch geordend) 2010-heden 15 jaar Bewaren en overbrengen 35

38 B4.002 Dossiers inzake de behandeling van juridische geschillen B4.003 Originele koninklijke en ministeriële besluiten met betrekking tot de organisatie en werking: benoeming en ontslag van leden van beheeren adviesorganen, delegaties, enz. B4.004 Contracten zonder financiële aspecten, zoals Mutual Transfer Agreements (MTA), Data Transfer Agreements (DTA), enz heden 30 jaar Selecteren en overbrengen 2010-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen 2014-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen De dossiers die een precedentwaarde bezitten en/of de kerntaken van het WIV raken bewaren, de overige vernietigen. Deze reeks is onvolledig aangezien: oudere besluiten door het Ministerie / de FOD Volksgezondheid werden / worden bewaard; recentere besluiten met betrekking tot andere onderwerpen door andere diensten van het WIV (P&O, enz.) worden bewaard. C. BEHEERSORGANEN C1. DIRECTIERAAD (DR) C1.001 Dossier inzake de opmaak en aanpassing van het huishoudelijk reglement van de Directieraad 1995-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen 36

39 C1.002 Notulen en bijhorende stukken van de Directieraad 1983-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen C2. BEHEERSCOMMISSIE VAN DE RECHTSPERSOONLIJKHEID C2.001 Dossier inzake de opmaak en aanpassing van het huishoudelijk reglement van de Beheerscommissie C2.002 Dossier inzake de benoeming en het ontslag van de leden van de Beheerscommissie C2.003 Notulen en bijhorende stukken van de Beheerscommissie 1988-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen 1988-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen 1988-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen C3. WETENSCHAPPELIJKE RAAD (WR) EN ADVIESCOMMISSIES DIRECTIES C3.001 Dossier inzake de opmaak en aanpassing van het huishoudelijk reglement van de Wetenschappelijke Raad [1970]-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen 37

40 C3.002 Dossier inzake de benoeming en het ontslag van de leden van de Wetenschappelijke Raad C3.003 Notulen en bijhorende stukken van de Wetenschappelijke Raad C3.004 Notulen en bijhorende stukken van de Adviescommissies van de Directies 1990-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen 1971-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen 2009-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen C4. VOORMALIGE BEHEERSORGANEN C4.001 Notulen en bijhorende stukken van het Medebeheerscomité C4.002 Notulen en bijhorende stukken van het Algemeen begeleidingscomité C4.003 Notulen en bijhorende stukken van het College van Diensthoofden (CVD) C4.004 Notulen en bijhorende stukken van de managementvergaderingen van de Algemene Diensten - Services généraux (ADSG) [ ] verstreken Bewaren en overbrengen [ ] verstreken Bewaren en overbrengen verstreken Bewaren en overbrengen verstreken Bewaren en overbrengen Deze reeks is voorlopig onvindbaar. Deze reeks is voorlopig onvindbaar. 38

41 C4.005 Notulen en bijhorende stukken van de teamvergaderingen van de Algemene Diensten - Services généraux (ADSG) verstreken D. ADVIESORGANEN D1. JURY D1.001 Notulen en bijhorende stukken van de jury voor werving en bevordering 1983-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen De reeks is onvolledig aangezien de oudst bewaard gebleven notulen uit 1983 het volgnummer 44 dragen. Notulen en belangrijke stukken bewaren, voorgelegde dossiers inzake individuele personeelsleden en deze inzake oproepen in het Belgisch Staatsblad vernietigen. D2. BASISOVERLEGCOMITÉ D2.001 Notulen en bijhorende stukken van het basisoverlegcomité (BOC) 2011-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen D3. BIOVEILIGHEIDSCOMITÉ D3.001 Zie rubriek D5. 39

42 D4. ETHISCH COMITÉ (VOOR DIERGENEESKUNDE, GEZAMENLIJK MET HET CODA) D4.001 Dossier inzake de opmaak of aanpassing van het huishoudelijk reglement D4.002 Ledenlijsten D4.003 Notulen en bijhorende stukken van de (jaar)vergaderingen D4.004 Dossiers inzake de behandeling van aanvragen tot advies 2014-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen 2014-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen 2014-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen 2009-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen D5. VERANTWOORDELIJKE BIOVEILIGHEID D5.001 Notulen en bijhorende stukken van het Bioveiligheidscomité 2006-heden 15 jaar Bewaren en overbrengen D5.002 Dossiers inzake de aanvragen van vergunningen 2004-heden 5 jaar na verstrijken van de vergunning 40

43 D5.003 Dossiers inzake de opmaak van jaarrapporten voor de BIM - voorbereidende stukken 5 jaar - jaarrapporten 2007-heden 15 jaar Bewaren en overbrengen D5.004 Dossiers inzake de externe audits door de BIM 2014-heden 15 jaar E. OPERATIONELE DIRECTIE OVERDRAAGBARE EN BESMETTELIJKE ZIEKTEN (OD OBZ) E1. (SECRETARIAAT) OPERATIONEEL DIRECTEUR E1.001 Jaarverslagen van het Instituut Pasteur Brabant E1.002 Publicaties van het Instituut Pasteur Brabant E1.003 Briefwisseling en aantekeningen van Jules Bordet, directeur van het Instituut Pasteur Brabant (zonder ordening) E1.004 Fotomateriaal van het Instituut Pasteur Brabant waarop de instelling de rechten bezit (zonder ordening) [1900] jaar Bewaren en overbrengen [1920] jaar Bewaren en overbrengen [ ] verstreken Bewaren en overbrengen [ ] 30 jaar Bewaren en overbrengen Het advies luidt om ingekaderde originele foto s te vervangen door reproducties, de originelen in goede omstandigheden te bewaren en in de mate van het mogelijk te beschrijven. 41

44 E1.005 Stukken betreffende organisatie en werking van het Instituut Pasteur Brabant E1.006 Financiële stukken van het Instituut Pasteur Brabant [ ] verstreken Selecteren en overbrengen [ ] verstreken Selecteren en overbrengen Selectie doorvoeren in overleg met het RA. Selectie doorvoeren in overleg met het RA. E1.007 Personeelsdossiers van het Instituut Pasteur Brabant [ ] 75 jaar na geboortejaar van het betrokken personeelslid Selecteren en overbrengen Het advies luidt om de dossiers die nog administratief nut (kunnen) bezitten over te maken aan P&O. Voor de selectiecriteria, zie reeks B E1.008 Verslagen en bijhorende stukken van de stafvergaderingen 2009-heden 10 jaar Handelen louter over praktische punten. E1.009 Organogrammen van de operationele directie 2009-heden tot invoering nieuwe versie Bewaren en overbrengen Deze organogrammen zijn gedetailleerder dan deze van de instelling. E1.010 Compendia met informatie over analyses voor externen (tarieven, procedures, enz.) 2011-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen E1.011 Flowcharts van procedures 2013-heden 10 jaar Bewaren en overbrengen E1.012 Internetsite van de operationele directie 2010-heden Niet van toepassing Selecteren en overbrengen De look and feel van de internetsite documenteren. 42

45 E1.013 Notulen, verslagen en bijhorende stukken van andere, interne en externe beheer-, advies- en overlegorganen (digitaal, geordend per orgaan) 2009-heden 5 jaar E2. VOEDSELPATHOGENEN E2.001 Verslagen en bijhorende stukken van stafvergaderingen E2.002 Verslagen en bijhorende stukken van labovergaderingen E2.003 Dubbels van bestelbonnen en dubbels van registratieformulieren van het onthaal voor levering van pakketten 2009-heden 10 jaar Handelen louter over praktische punten heden 10 jaar Handelen louter over praktische punten heden 3 jaar E2.004 Validatiedossiers voor beproevingen 2013-heden 10 jaar na stopzetting methode E2.005 Logboeken van apparatuur, nu registers en fiches van apparatuur 2002-heden 10 jaar nadat apparatuur uit dienst genomen is E2.006 Laboschriften 2000-heden 10 jaar Eén exemplaar uit een jaartal eindigend op 5 als specimen bewaren. 43

46 E2.007 Dossiers inzake de analyses van stalen 1960-heden 10 jaar Eén dossier voor elk type analyse uit een jaartal eindigend op 5 als specimen bewaren. E2.008 Documenten voor beheer van stalen 2005-heden 10 jaar E2.009 Documenten voor lokalenonderhoud en omgevingscontrole 2001-heden 5 jaar E2.010 Documenten voor controle van temperatuur 2005-heden 5 jaar E2.011 Dossiers wetenschappelijk onderzoek (geordend per wetenschapper) E2.012 Jaarverslagen, rapporten en thematische verslagen in het kader van NRL- of NRC-taken en antwoorden op officiële adviesvragen in dit kader 2000-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen 1960-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen Protocollen, verslagen van belangrijke vergaderingen (bijvoorbeeld begeleidingscommissie), posters, leaflets, presentaties, abstracts, publicaties, eindverslagen en eigen, belangrijke ruwe data bewaren, alle overige (voorbereidende, praktische) stukken (eventueel na afronding) vernietigen. Zie het studiedossier voor meer informatie over en en selectie van ruwe data. 44

47 E2.013 Jaarverslagen van de zoönose monitoring jaar Bewaren en overbrengen E2.014 Verslagen van door de afdeling georganiseerde proficiency testen (PT) van externe Belgische laboratoria E2.015 Verslagen met resultaten van proficiency testen (PT) van de eigen laboratoria E2.016 Dossiers inzake het overleg en de formulering van adviezen op nationaal, Europees en/of internationaal niveau (geordend per medewerker) 2009-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen 2000-heden 10 jaar 2000-heden 10 jaar Eén dossier uit een jaartal eindigend op 5 als specimen bewaren. E3. BACTERIËLE ZIEKTEN E3.001 Verslagen van dienstvergaderingen 2010-heden 10 jaar Handelen louter over praktische punten. E3.002 Dubbels van bestelbonnen en van registratieformulieren van het onthaal van levering van pakketten en stalen 2002-heden 3 jaar E3.003 Validatiedossiers voor beproevingen 2003-heden 10 jaar na stopzetting methode 45

48 E3.004 Logboeken van apparatuur, nu registers en fiches van apparatuur 2002-heden 10 jaar nadat apparatuur uit dienst genomen is E3.005 Laboschriften 2002-heden 10 jaar Eén exemplaar uit een jaartal eindigend op 5 als specimen bewaren. E3.006 Dossiers inzake de analyses 2004-heden 10 jaar Eén dossier voor elk type analyse uit een jaartal eindigend op 5 als specimen bewaren. E3.007 Ruwe gegevens van analyses 2004-heden 10 jaar E3.008 Documenten voor het beheer van stalen 2002-heden 10 jaar De en kunnen verlengd worden indien de stalen met het oog op wetenschappelijk onderzoek langer bewaard worden. E3.009 Documenten Biosafety Level 3 (BSL3 of L3) - installatie(s)(onderdelen) 2000-heden 10 jaar E3.010 Documenten temperatuur 2002-heden 5 jaar E3.011 Dossiers inzake het overleg en de formulering van adviezen op nationaal, Europees en/of internationaal niveau (geordend per medewerker) 2002-heden 5 jaar 46

49 E3.012 Dossiers inzake het wetenschappelijk onderzoek omtrent epidemiologisch onderzoek binnen de gezondheidszorg en met onderzoek naar de kwaliteitsverbetering (geordend per medewerker) 2002-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen Protocollen, verslagen van belangrijke vergaderingen (bijvoorbeeld begeleidingscommissie), posters, leaflets, presentaties, abstracts, publicaties, eindverslagen en eigen, belangrijke ruwe data bewaren, alle overige (voorbereidende, praktische) stukken (eventueel na afronding) vernietigen. Zie het studiedossier voor meer informatie over en en selectie van ruwe data. E4. VIRALE ZIEKTEN E4.001 Jaarlijkse activiteitenrapporten voor de verschillende activiteitenterreinen 2055-heden 10 jaar 1 exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen E4.002 Verslagen van de stafvergaderingen E4.003 Dubbels van bestelbonnen en van registratieformulieren van het onthaal van levering van pakketten en stalen 2014-heden 10 jaar Handelen louter over praktische punten heden 3 jaar E4.004 Validatiedossiers voor beproevingen 1998-heden 10 jaar na stopzetting methode 47

50 E4.005 Logboeken van apparatuur, identificatieregisters en fiches van apparatuur 1990-heden 10 jaar nadat apparatuur uit dienst genomen is E4.006 Laboschriften 2000-heden 10 jaar Eén exemplaar uit een jaartal eindigend op 5 als specimen bewaren. E4.007 Dossiers inzake de analyses 2004-heden 10 jaar Eén dossier voor elk type analyse uit een jaartal eindigend op 5 als specimen bewaren. E4.008 Ruwe data van analyses 2000-heden 10 jaar De en kunnen verlengd worden indien de ruwe data in het kader van wetenschappelijk onderzoek benut kunnen worden. E4.009 Documenten voor het beheer van referenties 2010-heden 10 jaar E4.010 Documenten voor het beheer van stalen 2004-heden 10 jaar E4.011 Documenten (omgevings)temperatuur 2010-heden 10 jaar E4.012 Documenten micropipetten 2010-heden 10 jaar E4.013 Rapporten van interlaboratoriatesten (ringtesten) 2006-heden 10 jaar 48

51 E4.014 Dossiers inzake het overleg en de formulering van adviezen op nationaal, Europees en/of internationaal niveau (geordend per medewerker) E4.015 Dossiers inzake het wetenschappelijk onderzoek (geordend per medewerker) 2014-heden 5 jaar 2010-heden 10 jaar Selecteren en overbrengen Protocollen, verslagen van belangrijke vergaderingen (bijvoorbeeld begeleidingscommissie), posters, leaflets, presentaties, abstracts, publicaties, eindverslagen en eigen, belangrijke ruwe data bewaren, alle overige (voorbereidende, praktische) stukken (eventueel na afronding) vernietigen. Zie het studiedossier voor meer informatie over en en selectie van ruwe data. E5. MYCOLOGIE EN AEROBIOLOGIE E5.001 Verslagen van dienstvergaderingen 2010-heden 10 jaar Handelen louter over praktische punten. E5.002 Verslagen van de stafvergaderingen van BCCM-IHEM E5.003 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 2008-heden 10 jaar Handelen louter over praktische punten heden 10 jaar E5.004 Dubbels van bestelbonnen 2010-heden 3 jaar 49

52 E5.005 Registratieformulieren van het onthaal voor levering van pakketten en stalen 2012-heden 3 jaar E5.006 Leveringsformulieren vloeibare stikstoffen 2010-heden 3 jaar E5.007 Rapporten van intra-laboratoriumtesten van personeelsleden E5.008 Rapporten van inter-laboratoriumtesten van personeelsleden 2003-heden 10 jaar 2heden 10 jaar E5.009 Validatiedossiers voor beproevingen 2004-heden 10 jaar na stopzetting methode E5.010 Logboeken van apparatuur 1996-heden 10 jaar nadat apparatuur uit dienst genomen is. E5.011 Dossiers inzake analyses 2004-heden 10 jaar Eén dossier voor elk type analyse uit een jaartal eindigend op 5 als specimen bewaren. E5.012 Formulieren temperatuur 2004-heden 5 jaar E5.013 Formulieren omgevingscontrole (contaminatie) 2004-heden 5 jaar 50

53 E5.014 Gegevens met betrekking tot de schimmelstammen en -loten BCCM-IHEM - gegevens met betrekking tot de stammen 1983-heden duur beheer stam Bewaren Sommige gegevens met betrekking tot stammen zijn overgenomen van andere onderzoekers/onderzoeksinstellingen en klimmen op tot gegevens met betrekking tot de loten duur validatie lot (nu: 20 jaar) E5.015 Deposit forms, formulieren voor de registratie van nieuwe schimmelstammen 1983-heden duur beheer stam Bewaren E5.016 Grafieken van de lyofilisatie van de loten BCCM-IHEM 2004-heden duur validatie (nu: 20 jaar) E5.017 Dossiers inzake de bestelling van stammen BCCM-IHEM door klanten E5.018 Stukken betreffende de behandeling van de aanvragen tot identificatie van stammen BCCM-IHEM E5.019 Dossiers inzake de organisatie van cursussen mycologie voor externen 1983-heden 7 jaar 1983-heden 7 jaar 1995-heden 3 jaar Selecteren en overbrengen De intern opgestelde syllabi en de presentaties bewaren, alle overige stukken vernietigen. 51

54 E5.020 Dossiers inzake de organisatie van ringtesten voor externen 2010-heden - infofiches 2010-heden Na opmaak van nieuwe versie - overige stukken 3 jaar E5.021 Databank met gegevens van de telling van stuifmeel en schimmelsporen in de lucht 1982-heden 30 jaar Selecteren en overbrengen Verwerkte gegevens bewaren, ruwe gegevens vernietigen. E5.022 Internetsite van de aerobiologie met betrekking tot stuifmeel en schimmelsporen in de lucht 1999-heden Niet van toepassing Selecteren en overbrengen De look and feel van de internetsite documenteren. E5.023 Nieuwsbrieven van de aerobiologie met betrekking stuifmeel en schimmelsporen in de lucht E5.024 Stukken betreffende de behandeling van vragen met betrekking tot stuifmeel en schimmelsporen in de lucht 1990-heden 30 jaar Bewaren en overbrengen 2010-heden 3 jaar 52