En voldoende financiële middelen

Transcriptie

1 29 En voldoende financiële middelen

2 En voldoende financiële middelen Het spreekt vanzelf dat er voldoende geld in kas moet komen wil men vis kunnen aankopen, niet alleen vis maar zoals we verder zullen bekijken en via de feitenboom zijn er heel wat bijkomende kosten van onderhoud materiaal, aankopen kantine en algemene kosten. Het beheer van de gelden gebeurd door een penningmeester of schatbewaarder zoals het jargon in veel hengelverenigingen. Deze persoon is een uiterst belangrijk iemand en het is aan te raden dat hij enige kennis van boekhouding en computer bezit. De tijd van potlood en boekje is voorbijgestreefd. Als voorbeeld geven we een taakomschrijving van de verantwoordelijke schatbewaarder. Naam van de verantwoordelijke beheerder FINANCIEN : TAKEN Samenstelling van een bestuur zou zijn: De voorzitter. Ondervoorzitter. Secretaris. Sportleider. Schatbewaarder. Onderhoudsleider. Het bestuur kan beroep doen op leden en buitenstaanders. 1. Afschriften van de originele papieren in steeds ter inzage in het lokaal beschikbaar. 2. Twee leden aangeduid in het bestuur beheren de geldmiddelen op een zicht- en spaarrekening en zien de inkomsten van de kas na. 3. De inzage van de verrichtingen kan op ieder ogenblik gebeuren wanneer de leden daarom vragen, enkel in bijzijn van verantwoordelijk bestuurslid. 4. Maandelijkse stand af te printen, bevind zich op het scherm (Desktop) en door op de linkermuis te drukken gaat dit bestand enkel open door een wachtwoord in te voeren enkel bekend door de verantwoordelijken. 5. Afdruk wordt maandelijks in farde gestoken zodat iedereen op de hoogte is van de financiële stand van zaken. 6. Uitgaven vanaf 125 moeten door twee verantwoordelijke getekend zijn, anders zijn ze niet geldig. De gewoonte dient gemaakt te worden dat voor elke uitgave twee verantwoordelijke tekenen. 7. De facturen, afschriften met betrekking op de gelden worden bijgehouden door één van de twee verantwoordelijken, een afschrift bevindt zich in het lokaal. 8. Op bijvoorbeeld de tweemaandelijkse vergaderingen van het bestuur wordt een evaluatie gemaakt. Voorbeeld van de verrichtingen (kas) in computer. 1. Klik met linkermuis op Snelkoppeling Kas2009, voor Kas2010, Kas2011, enz. wordt een nieuwe snelkoppeling gemaakt. 2. Het blad Geldkas gaat open, indien met wachtwoord wordt het ingetypt. 3. Inkomsten in geldkas. Type alleen in het witte gedeelte het aantal in, nergens anders. 4. In de kas bevindt zich bijvoorbeeld 524,8, klik op naar bewerkingen bij inkomsten geldkas en de 524,8 wordt geboekt. 5. Er is 1 biljet van 100 bijgekomen en 10 biljetten van 5, type 1 in Waarde 100 en 20 in Waarde 5, er bevonden zich al 21 biljetten van 5 in de geldkas, = Klik op Naar bewerkingen, men bekomt hiernavolgend scherm, de 150 is automatisch ingevuld onder de pijl bedrag. 30

3 31

4 7. Men heeft de keuze tussen: inkom vissen, diversen, kantine, lidgeld, steunlid, Overdracht, veronderstel dat die 150 inkomsten zijn van de kantine, type k en kantine wordt verder ingevuld. Klik op OK inkomsten. Alles gebeurt verder automatisch. Macro s en programmering bevinden zich in bijlage 3. Mogelijkheden van inkomsten, uitgaven en stortingen 1. Ontvangsten in geldkas met verschillende inkomsten, aan te passen naargelang de Inkomsten van de club. 2. Uitgaven geldkas, aan te passen naargelang de Uitgaven Kas van de club, Benodigdheden vis, Brouwer, computer-printer, enz.; er wordt bijvoorbeeld een uitgave van 55 gemaakt voor aankoop van materiaal, deze wordt uit de geldkas betaald met dezelfde werkwijze als punt 7 maar nu gaat men naar uitgaven Kas. Vul materiaal in, klik op OK uitgaven kas. 3. Uitgaven bank, aan te passen naargelang de Uitgaven Bank van de club; er wordt bijvoorbeeld 66 betaald via de bank voor de elektriciteit, ga naar het blad bewerkingen, type e van elektriciteit, type 66, type in stortingen e en -66, klik vervolgens op OK uitgaven bank en daarna op OK stortingen. 4. Betaling uit geldkas naar bank. Veronderstel dat men 100 vanuit de kas op de zichtrekening wil plaatsen. Die 100 worden gestort op de bank en op stortingen wordt bij d van diversen 100 ingevuld, klik op OK stortingen. Klik op geldkas terug geldkas op Geldkas. 5. Men kan ook manueel in de werkbladen inkomsten, uitgaven en stortingen de bedragen invullen. Een samenvatting van de verrichtingen van de inkomsten, van de bank, van de uitgaven van kas & bank worden automatisch gemaakt in het blad Samenvatting. Indien men manueel de bedragen invult dient men op Gegevens Vernieuwen te klikken. 32

5 33

6 Het menu van de kas 2009, 2010, 2011,. wordt aangepast in wordart. Als bijkomend gegeven is de omzetting van naar BEF en omgekeerd, men voert een getal in BEF, bijvoorbeeld naast BEF, men bekomt de uitkomst in, men voert een getal in EURO, bijvoorbeeld 54 naast EURO, men bekomt de uitkomst in BEF. Verder worden de Inkomsten, Uitgaven, Bank totaal, in Kas, zichtrekening en geldkas automatisch aangepast, voor de bank spaarrekening dient het bedrag in te worden ingevuld, let wel indien men een foutieve bewerking gemaakt heeft zal de controle ONWAAR aanduiden en zal men opnieuw beginnen of de fout opsporen. Van de inkomsten merken we op dat de overdracht van het vorige jaar zowel van de bank als van de geldkas 524,8 dient ingevuld te worden. Indien men op de knop OK inkomsten van het blad bewerkingen klikt wordt alles automatisch ingevuld. Er is ook een volgnummer gegeven I1, I2, I3, I4, I5, I6, I7,. zo dat deze nummer op het afschrift of factuur kan vermeld worden en men die inkomsten eenvoudig kan terugvinden. Bij de opmerkingen kan men altijd een korte beschrijving geven. Indien men een nieuw jaar of periode begint dient men de datum en het bedrag van de OVERDRACHT aan te passen, de data, de omschrijving en het bedrag in dient men ook te verwijderen, evenals de eventuele opmerkingen. Voor de uitgaven is het volgnummer Uk (Uitgaven kas) en Ub (Uitgaven bank), Uk1, Uk2, Uk3,. Ub1,Ub2, Ub3. Die eveneens op het afschrift of de factuur vermeld worden. Bij het begin van een nieuw jaar of een nieuwe start dient men de data, de omschrijving kas, het bedrag in, de omschrijving bank te verwijderen. Voor de stortingen is het volgnummer B1, B2, B3,. Verder dezelfde werkwijze als hierboven vermeld. In de Samenvatting, die automatisch gebeurd ofwel indien men op gegevens vernieuwen klikt, ziet men dat alles netjes van inkomsten en uitgaven is opgeteld. Van elke rubriek is er een eindtotaal gemaakt. 34

7 Inkomsten kas Stortingen naar bank omschrijving diversen 500 kantine 5000 (20000) lidgeld 500 (3000) steunlid 50 inkom vissen 500 OVERDRACHT Totaal Inkomsten bank Lidgeld 3000 Storting geldkas Totaal Uitgaven kas omschrijving kas Benodigdheden & vis 6000 Brouwer 1000 computer-printer 250 Diversen 1500 Gas 50 Gereedschap 100 Kaartspel 0 Materiaal 500 Prestaties 1000 Koffie, soepen, enz Super uit 150 Voeding 1500 Totaal Uitgaven bank omschrijving bank Benodigdheden & vis 300 Brouwer 8000 Container 500 Diversen 400 Elektriciteit 1000 Gas 600 Gereedschap 0 Huur 3200 Materiaal 0 Koffie, soepen, enz. 400 Telefoon 250 Verzekering 250 Voeding 0 Waterleiding 400 Totaal

8 Budget Vooruitzichten voor het komende jaar worden aan de hand van voorgaande jaren gemaakt, men kan zo de evolutie van de inkomsten, de uitgaven en de ramingen nauwkeurig nagaan aan de hand van de samenvattingen van de voorbije jaren. Men kan ingrijpen en bijsturen waar nodig om verantwoorde inkomsten te verhogen en verantwoorde kosten te verlagen, bijvoorbeeld het aanwerven van meer leden, inrichting van nevenactiviteiten, enz. Besparing op inkopen, vergeten we niet dat kwaliteit vooropstaat en de mening van de leden kan hier gevraagd worden ,3 4321,6 4641, De vereniging is geen spaarboekje, de bedoeling is van alles te kunnen betalen en met het jaar te starten met een bedrag tussen de en de 6.000, dat voornamelijk dient als reserve voor bijkomende eventuele kosten. Deze cijfers zijn gebaseerd op een vereniging met ± 50 leden met als lidgeld 50 à 62,5, een 100 tal viswedstrijden per jaar en een viszetting tussen de en de kg brasem. De oppervlakte van het water bevindt zich tussen de 0,5 à 1 hectare en de diepte van het viswater bedraagt ± 1,5 à 2 meter. 36