Stockbeheer in de praktijk & Sterilisatie materiaal

Transcriptie

1 Stockbeheer in de praktijk & Sterilisatie materiaal Tips en Tricks <adviseur praktijkorganisatie en management>

2 Inhoud workshop I. Stockbeheer in de huisartsenpraktijk II. Sterilisatie medisch instrumentarium

3 Mieke Muys? Toegepaste Psychologie: specialisatie Organisatie en Personeel Bedrijfskunde en Management Politieke&Sociale Wetenschappen: Master Sociaal Werk Management voor de zorgprofessional: Operations Profit: Projectmanager en consultant Organisatie en Personeelsadvies Non-profit: Huisartsen-wachtposten, -kring en -praktijken Professionaliseren van de huisartsenpraktijk met oog voor Organisatorische efficiëntie Werksatisfactie

4 Stockbeheer in de huisartsenpraktijk 1. Wat houdt een stockbeleid in? 2. Hoe beheer ik de stock in de praktijk? concrete handvaten inzake organisatie praktijkvoorbeelden & praktische weetjes Principe van de S en 3. Wie en waar? Praktijk met of zonder ondersteuning van een (praktijk)verpleegkundige? Praktijk met persoonlijke of gedeelde kabinetten? 4. Wanneer plan ik dit? 5. Tips bij verandering / implementatie van nieuwe processen

5 2. Hoe beheer ik de stock in de praktijk? Wat behoort allemaal tot de voorraad? ALLES dat verbruikt wordt / vervalt binnen een bepaalde termijn 1. Medisch materiaal 1. Medicatie : vaccinaties en standaard medicatie voorraad 2. Medisch materiaal: verband, hecht- en verbruiksmateriaal e.a. 3. Toebehoren medisch materiaal die noodzakelijk zijn voor de werking: batterijen, lampjes, papier, 2. Administratief/bureau materiaal: van voorschrift tot inktpatronen 3. Hygiëne- en poetsmateriaal: WC rollen, desinfecterende gel, Doel van een voorraadbeheer? Het aanvullen van de kamers (hoofdz. kabinetten) en het voorraadbeheer zo efficiënt mogelijk laten verlopen.?! Je kan alles labelen en een vast plaats geven maar dat is niet de stock beheren, wel orde & overzicht creëren.

6 2. Hoe beheer ik de stock in de praktijk? Concrete handvaten en begrippen Hoe organiseer je het? Push en pull principe:» Push: je bestelt als je (denkt) iets nodig te hebben en dat is soms te vroeg/te laat OF/EN te veel of te weinig» Pull principe = LEAN werken m.a.w op tijd en net genoeg Barcode / scanningsysteem: externe leverancier -: 1 leverancier, keuze uit bepaald assortiment, prijsbepaling/onderhandeling? KAN BAN systeem = men krijgt het signaal om iets te doen +: verspillingen worden geëlimineerd; wachten, controleren, tellen op diverse plekken, spoedbestellingen (stress), Hoe vul je aan? FIFO principe: first in, first out Nieuwe producten achteraan plaatsen zodat de eerst ingekomen producten verbruikt worden en de vervaldatum niet verstrijkt (supermarkt).

7 2. Hoe beheer ik de stock in de praktijk? Concrete handvaten en begrippen Hoe zet je het proces op? LEAN principe: permanent verbeteren van processen (efficiëntie) en hierdoor verspilling elimineren. MURA: afwijkingen in een proces die niet ontstaan zijn door onszelf MUDA: activiteiten die geen toegevoegde waarde hebben MURI: het overbelasten van mensen of processen In een praktijk met 4 kabinetten loopt een medisch secretaresse stappen tijdens haar werkdag. Op zich hebben deze stappen geen toegevoegde waarde. Geen patiënt wordt er gelukkiger van, geen collega wordt er beter van (MUDA). Verdeeld over twee verdiepen zijn er 4 kabinetten en de voorraad is in de kelder (MURA). De secretaresse is gefrustreerd; eens ze in de kelder is hoort ze de telefoon en eens aan de telefoon staat er een patiënt aan de balie en intussen is het kabinet nog niet aangevuld.

8 Principe van de 5 S en Hoe begin ik er aan? SCHEIDEN > SCHIKKEN > SCHOONMAKEN > STANDAARDISEREN > STANDHOUDEN Scheiden: onderscheid tussen wat noodzakelijk en overbodig is. Onnodig? = weg! - wat heeft de praktijk momenteel allemaal in voorraad / gebruik: stalen? - wat is effectief nodig? (wat zijn de voorkeuren van de collega s en waar leggen we de grens of wat wordt de gemene deler?) - welke hoeveelheid hebben we nodig? (wat vervalt en wat bestellen we al eens met spoed? Heeft het seizoen hierop een invloed?)

9 Principe van de 5 S en Schikken: alles heeft een vaste plek zodat iedereen alles snel kan terugvinden. Orde en netheid labelen geordende kasten en bakjessystemen Werk met kasten met losse legplanken: hierdoor is de hoogte steeds flexibel aan te passen naargelang de nood (herschikken doe je altijd én verpakkingen veranderen!) Een stock beheren hoeft niet duur te zijn: BV Ikea laadschuiven / speelgoedbak Werk met een bakjessysteem: met de min. en max. voorraad aanduiding + naam product» Gele en rode bestelkaart?» Magneet systeem: bv groen OK, rood te bestellen Denk bij de schikking eens niet aan je stappenteller: wat ligt logisch en wat hoort bij mekaar? Wat heb je veel en weinig nodig?» Doe alles in één beweging. Vul niet aan om in een andere kamer weer te tellen, product te halen, weer op en af. Je denkt het te zien en te onthouden, maar een mens kan maar 7 zaken vasthouden.» Verzamel de kaartjes/schrijf op per kabinet, haal alles uit de voorraad en vul aan. Ga dan terug naar de voorraad kamer en ga na wat er besteld moet worden. <adviseur praktijkorganisatie en management>

10 VB. stockbeheer centraal - in het kabinet <adviseur praktijkorganisatie en management>

11 Principe van de 5 S en Schoonmaken: reinigen + preventief voorkomen van storingen en incidenten Bv. Een AED werkt alleen als de batterij werkt + niet vervallen PAD s Bv. Een Glucosemeter kan alleen gebruikt worden als je een teststrip, prikkertjes én batterijen hebt. Standaardiseren: maak procedures, richtlijnen, visuele reminders, Bv procedure reiniging med. Materialen Bv checklist van trousse, medicatievoorraad, takenlijst POKA YOKE techniek: je ontwerpt het proces zo dat het technische onmogelijk is om een fout te maken.

12 Principe van de 5 S en Standhouden: volg de gestandaardiseerde procedures adhv checklist of audit plan dit structureel in je agenda in jij als procesbeheerder moet misbaar gemaakt kunnen worden Iemand nieuw in de praktijk? Jij valt uit wegens ziekte? iemand moet het kunnen oppikken = door het transparant en visibel te maken en periodiek in te bedden in de praktijk. bv: checklist op de PC maar kleef het ook afgeprint op de box waar het allemaal in moet.

13 Procesplanning De 5 S en uitzetten in een procesplan: plan van aanpak? Teken je gewenste eindresultaat uit in een planning Wat verwachten wij in de praktijk van een efficiënt voorraadbeheer? Vertaal dat in een tijdslijn + verwachtingen van elk praktijklid. Stap voor stap Start ergens: wat kost een kleine moeite En heeft de meeste rentabiliteit bv. 1/ verbruiksmateriaal 2/medicatie 3/ hygiëne

14 3. Wie is betrokken in het stockbeheer? Wie : elk praktijklid draagt bij tot het geheel Praktijk met of zonder ondersteuning van een (praktijk)verpleegkundige/assistent? Één persoon is taakeigenaar / draagt de eindverantwoordelijkheid = vast takenpakket MAAR transparantie en betrokkenheid van elk lid is noodzakelijk. Praktijk met persoonlijke of gedeelde kabinetten? Eigen kabinet = jij weet waar alles ligt» MAAR het moet ook duidelijk zijn voor het personeel, van zodra je met meer dan 1 arts werkt. TIP: Vlot de kabinetten aanvullen = maak een kopie van mekaar.

15 3. Wie is betrokken in het stockbeheer? Praktijk gedeelde kabinetten? = ik moet altijd zoeken = het is niet het materiaal dat ik wens/ken Elimineer het zoekproces Maak het visibel: Makkelijk terug te vinden: Bv maak een overzicht van de inhoud van de kabinetten op de computer via CTRL F = zoekfunctie Bv kleef op de UV lamp een sticker waar men de oogvloeistof kan vinden. En omgekeerd kleef in de koelkast bij de oogvloeistof waar men de UV lamp kan vinden Elimineer fouten Maak het veilig Denk aan alle schakels in het proces Bv personeel in wachtpost: chauffeur moet alle materialen voor de rijdende wacht verzamelen. Vaak geen medisch opgeleiden?

16 4. Wanneer plan ik dit beheer? Periodiek in tijd: Dagelijks / Wekelijks= min. voorraad voor een dag/week in de praktijk Maandelijks = standaard bestel- en leverdag + aanvulling hoofdvoorraad Trimester = seizoensgebonden items? Jaarlijks: = evaluatie van het verloop (hoe loopt het, waar lopen we tegenaan?, wat wordt wel en niet gedaan?) EN het verbruik (zijn de inschattingen juist? Verlopen de bestellingen vlot(ter)?). Pas (procedure)wijzigingen ook administratief aan! En maak gebruik om bij evaluatie van de proces ook eens een prijsvergelijking te maken en gebruikscomfort (nieuwe producten) te evalueren. Afhankelijk Van het verbruik Van het gebruik van de ruimten De controle mogelijkheden (bezetting van de ruimtes en de werktijden van het personeel) Ideale taak voor een stagiair (HAIO, med. Admin)

17 Een verandering!!! Iets nieuws implementeren kost tijd en energie!!! Deze verandering vergt het engagement van iedereen! Als er andere (dringende) frustrerende elementen zijn in de praktijk neem dit eerst vast principe het laaghangende fruit Start met de verandering als de werkdruk het enigszins toelaat Deel de verandering op in deelprocessen: boek kleine successen, het vergroot de goesting naar meer

18 VB Inhoud van een verbandkoffer

19 VB aanvullen van de ruimtes

20 VB Medicatie

21 VB takenlijst personeel

22 Sterilisatie medische instrumenten II. Sterilisatie medisch instrumentarium Reinigen desinfecteren steriliseren Wegwerpmateriaal of eigen materiaal?

23 Reinigen - desinfecteren steriliseren? 3 elementen: materiaal van het instrument? organismen? besmettingsrisico voor de patiënt & zorgverlener! REMIND: tijdens voor na het hele proces! was je handen grondig (!papieren handdoekjes?!) denk aan eigen beschermingsmiddelen; handschoenen (ev. spatbril en schort) schone en vuile processen scheiden van mekaar; voorzie hier de nodige ruimte voor. <adviseur praktijkorganisatie en management>

24 Reinigen - desinfecteren steriliseren? NIET kritisch oorspuit stethoscoop reflexhamer verbandschaar onderzoekstafel SEMI kritisch Tekenpincet keelspiegel neusspeculum cerumenhaakje KRITISCH Instrumenten voor kleine chirurgische ingrepen: naaldvoerder, knopsonde, scharen, pincetten, speculum, Oogboor Instrument in contact met? Intacte huid slijmvliezen NT intacte huid, slijmvliezen of steriele lichaamsholten Wijze decontaminatie REINIGEN & DROGEN REINIGEN, DESINFECTEREN, DROGEN REINIGEN, STERILISEREN, DROGEN

25 Reinigen - desinfecteren steriliseren? reinigen verwijderen van het vuil (zichtbaar als onzichtbaar organisch materiaal) Reinigen met warm water (max. 40 ) en zeep of schoonmaakmiddel (bv HAC of Dettol) OF een medische afwasmachine of een ultrasoonreiniger. Tip: tandenborstel desinfecteren Thermische desinfectie : medische afwasmachine ( ) die combineert reiniging met desinfectie. Chemische desinfectie: materialen die geen hoge temperaturen verdragen 1/ gedurende 10 min. laten weken in een afgesloten bakje met 70% alcohol (of chloorpreparaten). 2/ laten drogen aan de lucht. 3/ bakje ledigen, reinigen, drogen (dagelijks) Gebruik wettelijk toegestane middelen + lees de bijsluiter voor zowel dosering/verdunnen als inwerktijd!

26 Reinigen - desinfecteren steriliseren? steriliseren Autoclaaf (stoomsterilisator) = diverse types op de markt Instrumentarium bewaren in een lekdichte bak (met eiwitoplossend middel indien >24u) Voor sterilisatie (bij voorkeur) gebruik van laminaatzakjes (verkleuren bij juiste temperatuur)

27 Reinigen - desinfecteren steriliseren? Of u kiest voor disposable (wegwerp) materialen Voordeel: tijdswinst veilig (minder kans op fouten /steriel) setverpakking: altijd alles bij mekaar wat je nodig hebt Nadelen: afval duurder in aankoop Stockbeheer (voldoende in voorraad) <adviseur praktijkorganisatie en management>

28 <adviseur praktijkorganisatie en management> Cfr. Nederlands Huisartsen Genootschap, 2012; protocol sterilisatie_med. Instrumentarium;

29

30 Hiermee heb ik jullie 60 minuten - geboeid? over het onderwerp stock beheren in de praktijk en steriliseren. We hebben het gehad over: Wat is een stockbeleid? Hoe pakken we dit aan, concrete tips en handvaten? Waar dienen we aandachtig voor te zijn? Mijn doel: jullie te prikkelen om een georganiseerd stockbeleid op te zetten en de voordelen ervan te laten inzien. En in te gaan op praktijkvoorbeelden zodat je kan leren van mekaar.

31 Noooo Yesssssss

32 Welke emoticon is op jou van toepassing? Waarom? Voordelen van het beleid Nadelen van het beleid Hindernissen in de praktijk Opportuniteiten in de praktijk Wat doen wel al / niet meer & wat gaan we nog meer doen? Wie wordt taakeigenaar in uw praktijk? Wanneer start ik ermee?

33 Veel succes met de implementatie van uw stockbeleid Interessante lectuur LEAN in de gezondheids- en welzijnsvoorzieningen, Hans Crampe LEAN in de huisartsenpraktijk, Ulrich Schultz Mieke Muys, praktijkorganisatie en management Wissel je graag eens van gedachten? /