Advies: In te stemmen met het bijgevoegde projectplan Crematorium Woerden

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van: A. Nobel Tel.nr. : 8306 Team: R&B Tekenstukken: Nee Bijlagen: 1 Afschrift aan: N.a.v. (evt. briefnrs.): J.Rateland, M.Bekkers,J.Rensenbrink Onderwerp: Crematorium Woerden Nummer: 14A Advies: In te stemmen met het bijgevoegde projectplan Crematorium Woerden Paraaf teammanager: Begrotingsconsequenties JA B. en W. d.d.: Portefeuillehouder: wethouder Van Tuijl

2 Inleiding: Gemeente Woerden wil aan haar inwoners goede dienstverlening bieden op het gebied van begraven en cremeren in combinatie met een kostendekkende exploitatie van de gemeentelijke begraafplaatsen. In de gemeente Woerden liggen verschillende gemeentelijke begraafplaatsen. Er is echter geen crematorium. Ruim de helft van de overledenen heeft de afgelopen jaren gekozen voor cremeren. Het aandeel crematies in Nederland stijgt. De verwachting is dat ook in de gemeente Woerden het aandeel crematies de komende jaren zal stijgen. Op 6 maart jl. is in de commissie Ruimte gesproken over de notitie Begraven en cremeren in Woerden, verkenning beleid en mogelijkheden. Op basis daarvan wordt nu een beleidsnotitie uitgewerkt voor begraven en cremeren in de gemeente Woerden. Hierin staat het optimaliseren van de begraafplaatsen in beheer, gebruik en exploitatie centraal. Deze beleidsnotitie zal najaar 2014 aan het College worden aangeboden. De commissie Ruimte heeft tijdens de consultatieronde op 6 maart duidelijk de wens tot een crematorium op Woerdens grondgebied aangegeven. Naar de mogelijkheden voor een crematorium in de gemeente Woerden wordt separaat van het beleid een onderzoek uitgevoerd. Dit project start met het onderzoeken van de mogelijke locaties en de haalbaarheid. Hoewel dit project separaat wordt uitgevoerd, is er een nauwe samenhang met de beleidsnotitie Begraven en cremeren in de gemeente Woerden. Een crematorium kan de vraag naar asbestemmingen immers doen toenemen. Daarnaast kan gedacht worden aan mogelijk dubbelgebruik van een aula en andere voorzieningen wanneer een crematorium op een begraafplaats wordt gesitueerd. Een crematorium zou ook voor extra inkomsten kunnen zorgen voor de exploitatie van de begraafplaatsen. Voor het onderzoek naar de mogelijkheden voor een crematorium in de gemeente Woerden is een projectplan opgesteld. Daarin zijn de doelstellingen, randvoorwaarden, onderzoeksvragen, aanpak (inclusief participatie) en de planning uitgewerkt. Er worden twee scenario s onderzocht: crematorium door de markt of in eigen beheer al dan niet in combinatie met andere gemeenten. Daarbij zal gebruik gemaakt worden van de goede voorbeelden die er in Nederland zijn. Bij het locatieonderzoek wordt breder gekeken dan alleen naar begraafplaats Rijnhof. Bij Rijnhof moet namelijk ook nog een aantal zaken onderzocht worden, zoals bestemming, benodigde ruimte voor begraven en ontsluiting. De term crematorium wordt in dit onderzoek gebruikt voor een gebouw met buitenruimte waar afscheid genomen kan worden van een overledene en waar deze wordt gecremeerd. Dat betekent in ieder geval een aula, condoleanceruimte, keuken en oven/werkruimte. Daarnaast kan er behoefte zijn aan (24uurs) opbaarruimte. De behoefte aan opbaarruimte en de mogelijkheid tot een combinatie met een crematorium zullen ook onderzocht worden. Bevoegdheid: Het college is bevoegd het projectplan vast te stellen. Beoogd effect: Verbreding van de dienstverlening op het gebied van afscheid nemen, begraven en cremeren voor de inwoners van de gemeente Woerden door de realisatie van een crematorium in de gemeente. Argumenten: Behoefte aan mogelijkheden tot cremeren en een persoonlijk afscheid stijgt Het aantal overlijdens in de gemeente Woerden stijgt de komende jaren. Het crematiepercentage in Nederland zal de komende jaren stijgen. Het crematiepercentage in de gemeente Woerden ligt onder het landelijk gemiddelde (52% t.o.v. 61% landelijk in 2013). Naar verwachting stijgt het aandeel crematies in de gemeente Woerden de komende jaren. Dat betekent dat de behoefte aan een crematorium in de gemeente Woerden toeneemt. Daarnaast is er een duidelijke tendens naar een meer persoonlijke invulling van het afscheid van een overledene. Keuzemogelijkheden en maatwerk in de dienstverlening zijn daarbij belangrijk. Verbreding dienstverlening

3 De commissie Ruimte heeft op 6 maart jl. de wens uitgesproken tot de realisatie van een crematorium. Naar aanleiding van deze bespreking wordt een beleidsplan Begraven en cremeren in de gemeente Woerden opgesteld. De realisatie van een crematorium in de gemeente Woerden past in de wens tot optimalisatie van de mogelijkheden tot afscheid nemen, begraven en cremeren. Ontwikkelingen op het gebied van cremeren in de regio Op basis van de verwachte aantallen overlijdens en crematies in de gemeente Woerden alleen kan een crematorium in de gemeente Woerden niet kostendekkend geëxploiteerd worden. Dit betekent dat ook overledenen uit de regio nodig zijn. In de regio zijn, voor zover bekend, nu twee concrete plannen voor een crematorium. Wanneer de gemeente Woerden wacht met de verkenning van de mogelijkheden van een crematorium in haar gemeente, is de kans groot dat in de behoeft aan cremeren door andere partijen is voorzien. Het is de vraag of een crematorium in de gemeente Woerden dan nog haalbaar is. Kanttekening: Crematoria in de regio Op beperkte afstand van Woerden zijn reeds crematoria (Uithoorn, Alpen a/d Rijn, Gouda, Utrecht en Nieuwegein). In de regio zijn twee concrete plannen voor een nieuw crematorium (Montfoort en Leidse Rijn). Daarnaast overwegen diverse gemeenten in Nederland een crematorium als oplossing voor een tekort in de exploitatie van de begraafplaats(en). Het is onbekend of dit in de omliggende gemeenten ook speelt. Haalbaarheid van een crematorium in de gemeente Woerden De inwoners van de gemeente Woerden die nu voor een crematie kiezen, gaan naar een van de crematoria in de regio. Het betekent dat nabestaanden een binding hebben met dat crematorium. Een nieuw crematorium moet een plek verwerven binnen de keuzemogelijkheden die nabestaanden hebben. Het is niet op voorhand duidelijk of een crematorium in de gemeente Woerden financieel haalbaar is. Financiën: De kosten voor de onderzoeksfase 1A, onderzoek naar locatie en haalbaarheid, bedragen excl. BTW. Daarnaast worden ambtelijke uren ingezet. Voorgesteld wordt om de kosten voor dit vooronderzoek ten laste te brengen van de post Onvoorzien in de gemeentebegroting. En dit te melden in de bestuursrapportage De kosten zijn onvermijdelijk en onvoorzien, omdat de raad tijdens de behandeling van de beleidsuitgangspunten voor begraven en cremeren in de gemeente Woerden, heeft aangegeven dit onderzoek te willen. Hierin was niet voorzien. Het vooronderzoek kan niet ten laste van de post begraven gebracht worden. Er is geen subsidie mogelijk voor dit project. De kosten en baten van realisatie van een crematorium moeten blijken uit het onderzoek. Uitvoering: Na goedkeuring van het projectplan door het College wordt gestart met het onderzoek. Dit wordt in augustus 2014 in concept afgerond. Over de uitkomsten wordt overlegd met de uitvaartondernemers. Ook wordt met de omwonenden van de voorkeurslocatie gesproken. Dit zal plaatsvinden in september. Dit betekent dat de rapportage over deel A van het onderzoek in de loop van oktober 2014 aan het College zal worden aangeboden, zodat in november besluitvorming door de Raad kan plaatsvinden (krediet voor vervolgstappen en locatiekeuze). De kosten kunnen niet gedekt worden uit het budget voor begraven. Bij de uitvoering van het onderzoek vindt nauwe samenwerking en afstemming plaats met het opstellen van de beleidsnotitie Begraven en cremeren in de gemeente Woerden. De beleidsnotitie en dit project zijn niet los van elkaar te zien. Voor het beleid zal eveneens een projectplan opgesteld worden. Communicatie / Website:

4 Er wordt onderscheid gemaakt tussen enerzijds degenen die beroepsmatig bij het onderwerp begraven en cremeren betrokken zijn en de inwoners van de gemeente Woerden. Bij de start van het project zal een bijeenkomst met de uitvaartondernemers georganiseerd worden om input te verzamelen, zowel voor het project crematorium als voor de beleidsnotitie Begraven en cremeren in de gemeente Woerden. De conceptresultaten van het onderzoek worden met de uitvaartondernemers besproken voordat de rapportage wordt afgerond. Bewoners van de gemeente Woerden worden geïnformeerd over de ontwikkelingen via de infopagina van de gemeente Woerden. Omwonenden van de voorkeurslocatie voor een crematorium worden geïnformeerd tijdens een informatiebijeenkomst. Wanneer een van de begraafplaatsen als voorkeurslocatie naar voren komt, zullen de rechthebbenden en de bezoekers ook geïnformeerd worden. De reacties op het locatievoorstel worden meegenomen in de eindrapportage over deel A van de onderzoeksfase. Ondernemingsraad: Niet van toepassing Samenhang met eerdere besluitvorming: Op 21 januari 2014 heet het college ingestemd met de notitie Begraven en cremeren in Woerden, verkenning beleid en ontwikkelmogelijkheden. Deze is op 6 maart jl. in de commissie Ruimte besproken. Bijlagen: 1. Projectplan Crematorium Woerden 14i.01775

5 Projectplan CONCEPT Voorlopige projectnaam: Ambtelijk opdrachtgever: Bestuurlijk opdrachtgever: Voorgenomen projectleider: Crematorium Woerden J. Rateland Wethouder C.J. van Tuijl A. Nobel Projectplan crematorium Woerden

6 Crematorium Woerden 1. Inleiding Gemeente Woerden wil aan haar inwoners goede dienstverlening bieden op het gebied van begraven en cremeren in combinatie met een kostendekkende exploitatie. In de gemeente Woerden liggen 13 begraafplaatsen, waarvan de gemeente er 8 beheert. De wens tot kostendekkende exploitatie van de begraafplaatsen en de (on)mogelijkheden voor een crematorium in de gemeente Woerden met in het verlengde daarvan de problematiek rond de aula op Rijnhof (achterstallig onderhoud en functioneel onvoldoende voor een waardig afscheid) hebben geleid tot een verkenning van beleid en mogelijkheden met betrekking tot begraven en cremeren in de gemeente Woerden. Het college heeft op 21 januari 2014 met deze verkennende notitie ingestemd. De notitie is besproken tijdens de consultatieronde van de Raad op 6 maart jl. Op basis daarvan wordt nu een beleidsnotitie uitgewerkt voor begraven en cremeren in de gemeente Woerden. Deze beleidsnotitie zal najaar 2014 aan de Raad worden aangeboden. Daarnaast wordt tegelijkertijd onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden voor een crematorium in de gemeente Woerden. Deze twee onderdelen zijn nauw met elkaar verbonden. Daarom is er nauwe samenwerking en afstemming tussen deze twee onderdelen. Dit projectplan gaat specifiek in op het project crematorium Woerden Het projectplan geeft inzicht in het totale proces tot realisatie van een (kleinschalig) crematorium in de gemeente Woerden, maar gaat vooral in op fase 1, het onderzoeken van de haalbaarheid en locatiekeuze. Nadat is gebleken dat een crematorium in de gemeente Woerden haalbaar is en de locatie bepaald is, kunnen programma van eisen, organisatievorm e.d. verder uitgewerkt worden. De term crematorium wordt in dit projectplan gebruikt voor een gebouw met buitenruimte waar afscheid kan worden genomen van een overledene en waarin deze wordt gecremeerd. Dat betekent dat in ieder geval een aula, condoleanceruimte, keuken en een ovenruimte/werkruimte aanwezig zijn. Daarnaast kan er behoefte zijn aan (24-uurs) opbaarruimte, die behoefte en de mogelijkheid tot een combinatie met het crematorium zal onderzocht worden. De behoefte aan opbaarruimte zal onderzocht worden. In de gemeente Woerden is ook een uitvaartcentrum, De Laatste Eer, dat deze voorziening biedt. 2. Aanleiding en huidige situatie In de komende jaren stijgt het aantal mensen dat jaarlijks overlijdt in de gemeente Woerden. In de gemeente Woerden kiest ruim de helft van de bevolking voor cremeren. Het crematiepercentage ligt in gemeente Woerden lager dan het landelijk gemiddelde (in % in Woerden ten opzichte van 60% landelijk). De verwachting is dat ook in de gemeente Woerden het aantal mensen dat kiest voor cremeren de komende jaren toeneemt. Tijdens de consultatie op 6 maart jl. heeft de commissie aangegeven dat zij de mogelijkheden voor een crematorium in de gemeente Woerden wil onderzoeken,, omdat een crematorium een aanvulling is op de huidige dienstverlening op dit gebied. Daarnaast kan een crematorium mogelijk een positief effect hebben op de kostendekkendheid van de begraafplaatsen. De meerderheid van de Raad heeft zich uitgesproken voor ontwikkeling van een crematorium door de markt of door samenwerking tussen gemeente en de markt. Op dit moment liggen de dichtstbijzijnde crematoria in Uithoorn, Nieuwegein, Utrecht, Gouda en Alphen aan de Rijn. 3. Gewenste situatie en urgentie De wens is een crematorium in de gemeente Woerden. Vanwege de verbinding met de exploitatie van de begraafplaatsen lijkt een koppeling met een van de gemeentelijke begraafplaatsen het meest Projectplan Crematorium Woerden pagina 2 van 13

7 gewenst. Rijnhof lijkt daarbij de meest voor de handliggende locatie, omdat er ruimte is. Het zuidelijk deel van de begraafplaats is nog niet in gebruik. Bij een keuze voor Rijnhof kan er mogelijk ook een alternatieve oplossing gevonden worden voor de bestaande aula die kampt met achterstallig onderhoud en functioneel onvoldoende is voor een waardig afscheid. Het onderzoek naar de mogelijkheden voor een crematorium in de gemeente Woerden zal echter starten met een bredere verkenning van de locatiemogelijkheden om een goede afweging mogelijk te maken en geen kansen over het hoofd te zien. Om de kansen en mogelijkheden voor een crematorium in de gemeente Woerden te verkennen, wordt op voorhand een crematorium in eigen beheer, waarbij de exploitatie gecombineerd wordt met de begraafplaatsen, niet uitgesloten. Om die redenen zullen er twee scenario s onderzocht worden, zodat een afgewogen keuze gemaakt kan worden. Deze twee scenario s zijn: 1. Crematorium door of in samenwerking met de markt 2. Crematorium in eigen beheer, al dan niet in samenwerking met andere gemeenten. In eerder onderzoek naar de mogelijkheden voor een crematorium in de gemeente Woerden is reeds gebleken dat de markt geen interesse heeft in het beheer van de begraafplaatsen. De commissie heeft op 6 maart jl. aangegeven het beheer van de begraafplaatsen in eigen hand te willen houden. Gemeente Woerden blijft de gemeentelijke begraafplaatsen dus zelf beheren en exploiteren. In het beleidsplan begraven en cremeren zal worden uitgewerkt hoe inrichting, beheer en exploitatie van de begraafplaatsen geoptimaliseerd kunnen worden. Op dit moment zijn er veel ontwikkelingen op het gebied van cremeren. Diverse gemeenten die de exploitatie van de begraafplaatsen niet meer kostendekkend krijgen, onderzoeken de mogelijkheid van een crematorium. Maar ook uitvaartverzekeraars en particuliere ondernemers nemen initiatieven. In de directe omgeving van gemeente Woerden heeft DELA plannen voor een crematorium in Leidse Rijn; in Montfoort is een particulier initiatief waarover de gemeente Montfoort een besluit moet nemen. Gezien deze ontwikkelingen in Nederland en zeker in de regio, is het zaak dat Woerden snel de mogelijkheden onderzoekt, keuzes maakt en indien een crematorium haalbaar blijkt, een aanbesteding in gang zet. 4. Doelstellingen Het onderzoek naar de mogelijkheden voor een crematorium in gemeente Woerden kent de volgende doelen: Een mogelijkheid voor inwoners van de gemeente Woerden bieden om in hun eigen gemeente te kunnen cremeren; Verbeteren van de exploitatie van de gemeentelijke begraafplaatsen door de opbrengsten van een crematorium en extra asbestemmingen. 5. Randvoorwaarden en uitgangspunten Naast bovengenoemde doelstellingen zijn randvoorwaarden geformuleerd: Er zijn twee marktpartijen die onlangs nog interesse hebben getoond voor een crematorium in de gemeente Woerden. De twee partijen worden meegenomen in de marktconsultatie. Zij hebben geen voorrangspositie, maar krijgen wel de kans mee te doen bij een eventuele aanbesteding. Er worden geen gesprekken meer gevoerd marktpartijen of andere geinteresseerden dan via de projectgroep. Dit om een zorgvuldig selectieproces te kunnen voeren en ongewenste beinvloeding te voorkomen. Projectplan Crematorium Woerden pagina 3 van 13

8 Het onderzoek moet leiden tot duidelijkheid over de uitgangspunten en randvoorwaarden voor daadwerkelijke realisatie van een crematorium in gemeente Woerden. Het moet antwoord geven op de volgende vragen: Is een crematorium in gemeente Woerden haalbaar (prognose crematies Woerden en de regio, andere aanbieders, ontwikkelingen in de regio en op welke termijn, waaraan is behoefte in gemeente Woerden en in de regio? Welke kansen ziet de markt? Wat is de beste locatie voor een crematorium in de gemeente Woerden? (beschikbare grond, beschikbare ruimte, bereikbaarheid, bestemmingsplan, mening van uitvaartondernemers, bestemmingsplan, evt. archeologische waarden, bodemsituatie, kortom SWOT van de potentiële locaties). Welke locatie is het meest geschikt voor een combinatie van begraven en cremeren? Programma van eisen voor crematorium (welke ruimte is nodig zowel voor gebouwen als voor parkeren en/of overige buitenruimte, welke ruimtelijke kwaliteit is gewenst (beleving is bij begraafplaatsen en asbestemmingen een belangrijk element voor de nabestaanden en bezoekers). Bij een keuze voor Rijnhof speelt ook de vraag wat te doen met de bestaande gebouwen. Kortom het gaat om functionele eisen, ruimtelijke eisen, beeldkwaliteit, miliieueisen en eisen m.b.t. duurzaamheid. Op welke wijze kunnen realisatie, exploitatie en gebruik van de nieuwe voorziening het best geregeld worden? Wat is de rol van de gemeente indien gekozen wordt voor realisatie en exploitatie van het crematorium door de markt. Hoe willen we in dat geval het gebruik van de voorzieningen voor begrafenissen e.d. regelen? Hoe gaan we om met asbestemmingen, krijgt exploitant crematorium de ruimte om zelf asbestemmingen te exploiteren? Uitgifte grond in eigendom, erfpacht of huur? En wanneer gekozen wordt voor Rijnhof, wat te doen met de bestaande aula? Maar ook: hoe kan de gemeente invulling geven aan exploitatie van een crematorium in eigen beheer? Welke organisatie is daarvoor nodig? Hoe komt Woerden aan de benodigde kennis en ervaring? Is samenwerking met andere gemeenten een optie om risico te spreiden en exploitatie te verbeteren? Financiele en fiscale aspecten Bij financiele aspecten gaat het om de benodigde investering, en lasten en baten van een crematorium in eigen beheer. Is er efficiencyvoordeel te realiseren door een gecombineerde exploitatie van begraven en cremeren? Bij realisatiie van een crematorium door de markt gaat het om een bijdrage van de exploitant van het crematorium aan de exploitatie van de begraafplaats(en), de verhouding van de tarieven voor begraven en cremeren en andere producten zoals horeca, financiele afspraken over gebruik van aula en overige voorzieningen voor begraven door gemeente. Wil gemeente Woerden invloed op de tarieven van de exploitant van het crermatorium? Bij fiscale aspecten moet gedacht worden aan BTW of overdrachtsbelasting bij grond verkoop/erfpacht, waardering van de grond (risico van overheidssteun wanneer de grondwaarde te laag ingebracht wordt), e.d. Bij exploitatie in eigen beheer is het van belang welk deel wel/niet voor verrekening van BTW in aanmerking komt. Wanneer gekozen wordt voor realisatie en exploitatie door de markt: op welke wijze moet de uitvraag gestalte krijgen (uitgifte concessie) en hoe ziet de procedure eruit? En wanneer de gemeente het crematorium zelf ontwikkelt, welke keuzes (architect, aannemer) zijn dan nodig en hoe gaat het proces er uitzien? Risico-analyse. Aandachtspunten zijn: wat er gebeurt wanneer de exploitant van het crematorium wil stoppen of faiiliet gaat, of het niveau van dienstverlening niet voldoet niet aan de verwachtingen? Welk effect heeft het crematorium op het aantal begravingen en op de exploitatie van de begraafplaatsen? Wat zijn de risico s bij exploitatie van een crematorium in eigen beheer? Planning voor aanbesteding en realisatie met bijhorende procedures. Projectplan Crematorium Woerden pagina 4 van 13

9 6. Proces De realisatie van een crematorium in de gemeente Woerden bestaat uit een aantal fases en ziet er op hoofdlijnen als volgt uit: 1. Onderzoeksfase 2. Voorbereidingsfase 3. Realisatiefase 4. Exploitatiefase Dit projectplan geeft inzicht in het totale project, maar focust op fase 1, de onderzoeksfase. Na de onderzoeksfase is bestuurlijke besluitvorming nodig over het vervolg. Ad. 1 Onderzoeksfase De onderzoeksfase moet antwoord geven op de vragen die in par. 5 gesteld zijn. Een deel van de vragen/antwoorden is locatiegebonden. 1A. Onderzoek haalbaarheid en gewenste locatie Deze fase moet antwoord geven op de eerste twee vragen uit par. 5. Enkele jaren geleden is al onderzoek gedaan naar de mogelijkheden uitvaartcentrum met kleinschalig crematorium op Rijnhof. Eind 2011 is een marktverkenning uitgevoerd. Er is aan 4 partijen ( 3 landelijke en een plaatselijke marktpartij) gevraagd of zij interesse hadden om een dergelijke voorziening te exploiteren op basis van een erfpachtconstructie, waarbij de marktpartij het crematorum /uitvaartcentrum realiseert en exploiteert. Drie van de vier partijen hebben destijds aangegeven dat ze bij een concessie-aanbesteding niet zouden inschrijven. De kansen voor een crematorium waren beperkt, omdat DELA bezig was met een uitvaartcentrum met crematorium in Leidse Rijn. De vierde partij heeft echter nog steeds interesse en er heeft zich een andere marktpartij gemeld. Behalve aan realisatie en exploitatie door de markt, is ook realisatie in eigen beheer mogelijk. Er is ook een stroming in Nederland die veel kansen ziet voor kleinschalige gemeentelijke crematoria met een uitstekende kwaliteit van voorzieningen en dienstverlening als tegenhanger voor de grote marktpartijen. Gezien de ontwikkelingen in de markt en de eerder georganiseerde marktverkenning, is het zaak om de haalbaarheid al in de eerste fase te onderzoeken. Daarnaast moet onderzocht worden wat de beste dan wel meest gewenste locatie voor een crematoirum in de gemeente Woerden is. Fase 1a wordt wordt afgerond met een rapportage waarin wordt aangegeven of een crematorium in haalbaar is en welke aandachtspunten daarbij van belang zijn. Tevens wordt een afweging gemaakt tussen verschillende locaties en een voorkeurslocatie benoemd. Een risico-analyse is onderdeel van de rapportage. Wanneer de uitkomsten van de eerste onderzoeksfase positief zijn, zal gelijktijdig met de rapportage een voorstel voor budget voor de vervolgfasen worden ingediend. De rapportage wordt ter besluitvorming aan het college en aan de gemeenteraad aangeboden (gemeenteraad vanwege de financiële aspecten en het feit dat dit project vooruit loopt op besluitvorming over het beleidsplan begraven en cremeren). Ook zal de gemeenteraad een besluit moeten nemen wanneer een andere voorkeurslocatie uit het onderzoek komt, dan begraafplaats Rijnhof. Op basis van de rapportage kunnen het college en de raad een besluit nemen over het vervolg van het project en de locatie. Het kan zijn dat het project na deze fase stopt. 1B Uitwerking programma van eisen, organisatievorm en aandachtpunten voor een crematorium op de voorkeurslocatie. Indien onderzoeksfase 1A positief wordt afgerond, krijgt het project een vervolg. Dat betekent dat de andere vragen uit par. 5 beantwoord moeten worden. Deze zijn locatiegebonden. Indien gekozen wordt voor een locatie op of bij een begraafplaats, worden scenario s uitgewerkt hoe de exploitatie van Projectplan Crematorium Woerden pagina 5 van 13

10 het crematorium en de samenwerking met de begraafplaatsen gestalte kan krijgen. Daarbij zal ook een voorkeursvariant worden benoemd. De rapportage geeft inzicht in de uitgangspunten, randvoorwaarden en aandachtspunten voor het vervolg. De rapportage over fase 1B wordt ter besluitvorming aan het college aangeboden. Ad. 2 Voorbereidingsfase In de voorbereidingsfase komen de volgende zaken aan bod: Wijziging bestemmingsplan, indien blijkt dat een crematorium niet past binnen het huidige bestemmingsplan. Het bestemmingsplan kan ook in de Realisatiefase gewijzigd worden, zodat kan worden ingespeeld op het bouwplan van de exploitant. Dat kan voordelen hebben, maar er ontstaat wel een (financieel) risico voor beide partijen wanneer de bestemmingsplan procedure tot bezwaren leidt en de exploitant niet of pas veel later kan gaan bouwen. Vergunningverlening voor het vestigen van een bijzonder crematorium, wanneer de realisatie en exploitatie door een marktpartij gebeurt. Daardoor ontstaat een bijzonder crematorium, dat is de benaming die de Wet op de lijkbezorging (Wlb) hanteert voor een crematorium dat door een kerkgenootschap, een privaatrechtelijke rechtspersoon of een natuurlijk persoon wordt gevestigd en in werking gehouden. Voor het vestigen, uitbreiden of wijzigen van een bijzonder crematorium is een vergunning van burgemeester en wethouders nodig. En het besluit tot verlening van vergunning voor een bijzonder crematorium kan niet worden genomen dan dat het voornemen daartoe ten minste dertig dagen van te voren door burgemeester en wethouders in de openbaarheid is gebracht. Van een dergelijk besluit staat voor belanghebbenden beroep bij gedeputeerde staten open. Een en ander is geregeld in artikel 51 tot en met 55 van de Wet op de lijkbezorging. Bij deze vergunningverlening moeten burgemeester en wethouders een oordeel vormen of het openbaar belang van in gepaste lijkbezorging wordt voorzien zich verzet tegen een crematorium op een bepaalde locatie. Aan de vergunning kunnen verplichtingen of beperkingen worden verbonden. Ook een besluit tot vestiging van een gemeentellijk crematorium moet conform de Wlb 30 dagen van te voren ter openbare kennis gebracht worden. Voorbereiding uitvraag indien gekozen wordt voor een bijzonder crematorium. Deze uitvraag bestaat uit inhoudelijke, organisatorische en financiëele aspecten. Het is verstandig in de uitvraag de overeenkomst op te nemen die gemeente Woerden aanbiedt aan de potentiële exploitant. Ook is onderzoek nodig, zoals nulmeting bodemkwaliteit, evt. archeologisch onderzoek.e.d. In het geval de gemeente het crematorium zelf realiseert, moet een programma van eisen worden opgesteld, is een architectenselectie nodig, waarna plannen voor gebouw(en) en terrein kunnen worden uitgewerkt en omgevingsvergunning kan worden aangevraagd. Aanbesteding en gunning volgens de daartoe geeigende procedure. De aanbestedingsvorm is afhankelijk van de gekozen locatie. Bij een keuze voor Rijnhof en realisatie door de markt betekent het dat een concessie wordt uiitgegeven. Sinds 1 januari 2014 is de Europese Richtlijn van kracht voor het uitgeven van concessies boven een bepaalde waarde. In het geval van realisatie en exploitatie in eigen beheer, zal de bouw moeten worden aanbesteed. Deze fase wordt afgesloten met een gunningsbesluit door het college. Ad 3 Realisatiefase Bijzonder crematorium Nadat de gunning achter de rug is en de exploitant van het crematorium bekend is, kan deze een bouwplan indienen. Dit bouwplan moet beoordeeld worden op de aspecten die vastgelegd zijn in de Projectplan Crematorium Woerden pagina 6 van 13

11 overeenkomst (zie fase 2) en daarnaast op de gebruikelijke wijze getoetst worden, zodat een omgevingsvergunning verleend kan worden. Gemeentelijk crematorium De aannemer bouwt in opdracht van de gemeente. Gemeente verzorgt directievoering en toezicht. Na oplevering zorgt de gemeente voor de inrichting. Ondertussen wordt de organisatie uitgewerkt en op poten gezet. Medewerkers gaan stage lopen bij andere crematoria en procedures worden uitgewerkt. Voor de opening is het verstandig proef te draaien. De realisatie van een crematorium op Rijnhof geeft bouwactiviteiten terwijl de begrafenissen hier doorgaan. Het is afhankelijk van de keuzes die gemaakt worden met betrekking tot de bestaande aula en de locatie van het crematorium welke maatregelen genomen moeten worden door exploitant en door de gemeente om de begrafenissen ongestoord en zonder overlast door te laten gaan, maar ook om overlast voor bezoekers van de begraafplaats te voorkomen. Dit zou een onderwerp van de uitvraag in fase 2 kunnen zijn. Ad 4 Exploitatiefase Na oplevering van het crematorium wordt dit in gebruik genomen en begint een nieuwe fase, afhankelijk van de eerder gemaakte keuzes. 7. Opzet participatieproces Bij het participatieproces rond de onderzoeksfase wordt onderscheid gemaakt tussen enerzijds degenen die beroepshalve betrokken zijn bij een crematorium zoals de uitvaartondernemers en anderzijds de inwoners van de gemeente Woerden. 7.1 Uitvaartondernemers Bij de start van het project zal een bijeenkomst georganiseerd worden met uitvaartondernemers om hen te informeren over het project en de behoefte aan een crematorium en (24uurs) opbaarruimte in de gemeente Woerden. Deze bijeenkomst kan ook benut worden voor de aftrap van het beleidsplan begraven en cremeren, waarbij meer specifieke zaken aan de orde zullen komen. De resultaten van onderzoeksfase 1A zullen met de uitvaartondernemers besproken worden voordat ze aan het college worden aangeboden en de reactie van de uitvaartondernemers zal opgenomen worden in de eindrapportage. In fase 1B kan over de functionele eisen en praktische zaken opnieuw input van de uitvaartondernemers gevraagd worden. 7.2 Bewoners gemeente Woerden Bewoners van de gemeente Woerden worden geïnformeerd over de ontwikkelingen door informatie op de gemeentepagina in de Woerdense Courant. 7.3 Omwonenden voorkeurslocatie Het locatie-onderzoek levert een voorkeurslocatie op. De omwonenden en bedrijven in de omgeving van de voorkeurslocatie zullen worden geïnformeerd tijdens een informatiebijeenkomst. Het tijdstip en de locatie waar de informatiebijeenkomst georganiseerd worden, is afhankelijk van de voorkeurslocatie. Wanneer een van de begraafplaatsen als voorkeurslocatie naar voren komt, zullen Projectplan Crematorium Woerden pagina 7 van 13

12 ook de bezoekers/rechthebbenden geïnformeerd worden. De reacties op het voorstel zullen worden meegenomen in de eindrapportage van fase 1A. Bij het uitwerken van de ruimtelijke eisen en functionele eisen in fase 1B, zal de input van zowel uitvaartondernemers als omwonenden/overige betrokkenen gebruikt worden. 8. Leden Projectgroep Crematorium De volgende leden hebben zitting in de projectgroep: Projectleider: Arja Nobel Beleidsmedewerker: Jessica Rateland (opdrachtgever) Stedenbouwkundige: Maarten Kamphuis (na half mei opvolger) Teamleider Wijkonderhoud/begraafplaatsen: Jan Rensenbrink Medewerker Vastgoed/gebouwen: Marius van Asselt Planeconoom Vastgoed: Jim Mul Medewerker Verkeer: Rob Veelenturf Landschapsarchitect: Vincent Reijntjes Ontwerper: Martijn Smits De bezetting van de projectgroep kan na de besluitvorming over resultaten van fase 1A veranderen. Daarnaast zijn Ingrid Elemans/Marjolein Bekkers agendalid. De bestuurlijk opdrachtgever zal regelmatig worden bijgepraat in het Portefeuillehoudersoverleg (PO). 9. Globale projectplanning Globale planning crematorium fase 1 Beslisdocument Tussenproducten WAT Projectleiding Planning Initiatief Samenstellen projectteam Maart 2014 Definitie Onderzoeksfase 1A potentiële locaties Projectplan (ter vaststelling in het college en ter informatie naar de Raad) Rapportage Collegebesluit Raadsbesluit Startbijeenkomst projectgroep om projectplan te bespreken & aan te vullen Afronden projectplan Vaststellen projectplan door college a. Onderzoek locaties b. Marktconsultatie c. Communicatie d. Eindrapportage e. Voorstel voor vervolg met kredietaanvraag f. Collegebesluit g. Raadsbesluit R&B Maart half mei 2014 R&B Tweede helft mei eind november Projectplan Crematorium Woerden pagina 8 van 13

13 Onderzoeksfase 1B (focus op voorkeurslocatie) Rapportage Collegevoorstel a. Concept programma van eisen b. Uitwerking scenario s organisatie en exploitatie crematorium in relatie tot begraafplaatsen c. Uitwerking Programma van Eisen d. Projectvoorstel voor voorbereidings-en uitvoeringsfase e. Eindrapportage f. Collegebesluit R&B December 2014 maart 2015 Doorkijk naar vervolgfasen De planning voor het vervolg is sterk afhankelijk van de gekozen organisatievorm (crematorium door de markt of in eigen beheer). In alle gevallen zal het vanaf nu 3-4 jaar duren voor crematorium in gebruik is. Onderstaand schema geeft een doorzicht in de tijd en activiteiten. Voorbereiding uitvraag Beslisdocument Tussenproducten Planning Uitvraag document met overeenkomst a. Uitvraagdocument c. Aanbesteding en gunning Uitvraag van een concessie bij keuze voor marktpartij tot en met gunning maanden Bestemmingsplanprocedure Bestemmingsplan Goedgekeurd bestemmingsplan Half jaar Kan gelijktijdig met voorbereiding van de uitvraag Vergunning crematorium (Wet op de Lijkbezorging) Realisatie Exploitatie Bouwplan Omgevingsvergunning Inclusief mogelijkheid tot bezwaar 3-6 maanden 1 jaar van ontwerp tot en met in gebruik name 10. Kosten en baten Baten In de onderzoeksfase zijn er geen baten. Er zijn geen subsidies mogelijk. De baten en kosten van een crematorium moeten blijken uit het haalbaarheidsonderzoek. Kosten De kosten voor dit project bedragen incl. BTW. Projectplan Crematorium Woerden pagina 9 van 13

14 Ambtelijke inzet Voor de fase tot aan de bestuurlijke besluitvorming over de resultaten van de onderzoeksfase (fase 1A) zijn de volgende uren geraamd: Naam Intern gedekte uren Beheer begraafplaatsen: J. Rensenbrink 36 Adviseur stedenbouw: M. Kamphuis en opvolger 80 Landschapsarchitect: V, Reijntjes 32 Medewerker Vastgoed: M. Van Asselt 24 Verkeer: R. Veelenturf 24 Jurist: F. Visser 12 Inkoopmanager: J. Michel 10 Beleidsmedewerker : J. Rateland (opdrachtgever) nvt Communicatie 24 Uren Prijs (indicatie) excl. BTW Ongedekte kosten en uren Projectleider: A. Nobel (externe inhuur) Planeconoom Vastgoed: J. Mul (externe inhuur) Tekenaar/ontwerper: M. Smits Budget Communicatie Advies en onderzoek TOTAAL excl. BTW Voorgesteld wordt een eenmalig budget ad voor het vooronderzoek naar een crematorium in de gemeente Woerden beschikbaar te stellen en te melden in de bestuursrapportage De uren en kosten voor de volgende fasen kunnen pas geraamd worden wanneer duidelijk is of een crematorium haalbaar is en hoe dit vorm gaat krijgen. 11. Risico s en kansen Risico s De risico s worden gedurende het project in 3 korte sessies (bij de start, bij opstellen van de scenario s en bij de eindrapportage over de onderzoeksvoorstel/voorstel voor het vervolg) met de projectgroep benoemd en in deze werksessies worden ook beheersmaatregelen geformuleerd. De beheersmaatregelen worden regelmatig in de projectgroep besproken: liggen we op schema, doen we voldoende om het risico te beheersen, etc. Omschrijving Andere prioriteiten in nieuw collegeprogramma Geen interesse marktpartijen bij aanbesteding concessie (is door Kans in % Gevolg (groot, middel, klein) Te nemen maatregel Door wie 1-5% Middel Nieuwe wethouder goed inwerken Beleidsmedew erker 20-50% Zeer Aanbestedingsvorm is afhankelijk Projectgroep groot van locatie, maar bij locatie Rijnhof Projectplan Crematorium Woerden pagina 10 van 13

15 Omschrijving marktpartijen bij vorige consultatieronde als bezwaar aangegeven) Geen interesse voor marktpartijen voor crematorium in gemeente Woerden door ontwikkelingen in de regio Politiek draagvlak voor locatie en budget voor voorbereiding en uitvoering Kans in % Gevolg (groot, middel, klein) 20-50% Zeer groot Te nemen maatregel en koppeling met exploitatie begraafplaatsen is concessie onvermijdelijk Crematorium in eigen beheer, dat maatwerk levert en inspeelt op de vragen van nabestaanden. 1-5% Groot Te nemen stappen duidelijk maken in projectplan Onteigening grond nodig 1-5% Groot Bij afweging locaties eis opnemen dat gronden eigendom zijn van de gemeente Aanpassing streekplan en bestemmingsplan Snelle ontwikkeling van crematoria in de omgeving Langdurig proces om te komen tot crematorium, waardoor partijen afhaken Stapeling van eisen voor de exploitant waardoor het crematorium niet meer haalbaar wordt, er geen inschrijvers zijn bij de aanbesteding Ontbreken goede communicatie met omgeving, voorlichting, inspraakprocedures Geen/onvoldoende inzicht in alle wettelijke vereisten en mogelijkheden 5-10% Middel Vroegtijdig checken of locaties passen binnen het streekplan en het bestemmingsplan. In beeld brengen consequenties van noodzakelijke aanpassingen 20-50% Zeer groot 20-50% Zeer groot Tempo maken bij onderzoeksfase, voorbereidingsfase en uitvraag. Snelle bestuurlijke besluitvorming. Tempo maken in besluitvorming en bij aanpassing bestemmingsplan en vergunningverlening 1-5% Middel Diverse scenario s uitwerken en financieel vertalen 1-5% Middel Zorgvuldig communiceren, aanpak beschreven in projectplan. Vroegtijdig communicatieadviseur inschakelen Apart communicatieplan opstellen? 1-5% Middel Projectleider met ervaring met realiseren crematoria, bouwprojecten en aanbesteding concessies, Nauwe samenwerking tussen projectleider, inkoop en juristen. Zonodig extra kennis inhuren Bezwarenprocedures en claims 1-5% Middel Zorgvuldige afwerking procedures en goede communicatie. Zorgvuldige afweging rond selectie exploitant Door wie Bestuur Projectleider Projectgroep Projectgroep, team Ruimtelijke Plannen Projectgroep, college en raad Projectgroep Projectleider, communicatiea dviseur Projectleider, projectgroep Projectgroep Projectplan Crematorium Woerden pagina 11 van 13

16 Kansen Dit project levert een aantal kansen op: Realisatie van een crematorum voor gemeente Woerden en omgeving; Versterking van de dienstverlening met betrekking tot afscheid nemen van een overledene, begraven, cremeren en herdenken in de gemeente Woerden; Verbetering van de exploitatie van de begraafplaatsen door mogelijk dubbel gebruik van een aula en door toename behoefte aan asbestemmingen op de Woerdense begraafplaatsen (dit is sterk afhankelijk van de locatie en partij die crematorium exploiteert); Versterking werkgelegenheid in de regio door vestiging van een crematorium; Bij een keuze voor een crematorium op Rijnhof een oplossing voor de bestaande aula; Kennis delen door samenwerken met andere gemeenten; Inkoopvoordeel door samenwerking met andere gemeenten. Dit projectplan is goedgekeurd door: Ambtelijk opdrachtgever: Bestuurlijk opdrachtgever: Projectleider: J. Rateland Wethouder C.J. van Tuijl A. Nobel d.d. d.d. d.d. Projectplan Crematorium Woerden pagina 12 van 13

17 Projectplan Crematorium Woerden pagina 13 van 13