FUNCTIEBOEK FUMO CONCEPTVERSIE 11

Transcriptie

1 FUNCTIEBOEK FUMO CONCEPTVERSIE april 2013

2 1. INLEIDING De provincie Fryslân, het Wetterskip Fryslân en alle Friese gemeenten hebben de FUMO opgericht om taken op het gebied van toetsing, vergunningverlening, toezicht en handhaving ten aanzien van omgevingswetgeving onder te brengen. De FUMO maakt daarmee deel uit van een landelijk dekkend systeem van regionale uitvoeringsdiensten. Het bedrijfsplan van de FUMO vormt de leidraad waarlangs de FUMO wordt ingericht. Dit heeft geleid tot het completeren en nader uitwerken van het functieboek. De werkgroepen Personeel en Organisatie en huisvesting van de FUMO hebben in samenwerking met externe adviseurs dit functieboek inclusief taakonderdelen voor primaire functies nader uitgewerkt. Op basis van deze nadere uitwerking heeft HR21 een functiewaardering toegekend aan iedere generieke functie uit dit functieboek. De volgende onderwerpen worden nu nader toegelicht: Organisatiestructuur De primaire afdelingen De eenheid ondersteuning ORGANISATIESTRUCTUUR Een organisatiestructuur is in het algemeen opgebouwd uit drie substructuren: een organieke structuur, een personele structuur en een functiestructuur. De organieke structuur beschrijft de vorm van organisatie-eenheden binnen een organisatie. Deze structuur kennen we als het organisatieschema of het harkje met daarin weergegeven de divisies, sectoren, afdelingen, teams enzovoort. De functiestructuur (of het functieboek) beschrijft alle voorkomende functies binnen de organisatie. De personele structuur, ten slotte, beschrijft de personele bezetting van functies op de organisatie-eenheden. Het bedrijfsplan beperkt zich tot de keuze voor de organieke structuur. De functiestructuur komt in dit functieboek aan de orde. De werkzaamheden binnen de FUMO zijn te verdelen over drie hoofdprocessen, die elk eigen deskundigheden vergen en die tot op zekere hoogte gescheiden van elkaar moeten optreden om onafhankelijk te kunnen zijn. Vanuit het Rijk is de eis gesteld dat vergunningverlening en toezicht gescheiden moeten worden georganiseerd. Het ligt daarom voor de hand om net als bij de overige RUD s - de hoofdstructuur van de FUMO te baseren op een product-indeling: toetsing en vergunningverlening (inclusief meldingen), toezicht en handhaving én specialistisch advies. Er is gekozen voor een hoofdstructuur die bereikt dat de grootte van de primaire afdelingen evenwichtig is. Deze organisatiestructuur biedt een herkenbare plek aan de mensen die hun werk volgen (zowel voor provincie- en MAD-medewerkers, als ook medewerkers van gemeenten). De afdelingen zijn ingedeeld naar de zaaktypen (producten) die worden geleverd c.q. soortgelijke werkzaamheden die worden uitgevoerd. De juristen en specialisten kunnen op deze wijze voldoen aan de eis van functiescheiding op dossierniveau, waarbij optimale uitwisselbaarheid op persoonsniveau blijft. Extra opdrachten zullen vooral worden uitgevoerd door de specialisten (waaronder de juristen). Door deze medewerkers onder te brengen in een afzonderlijke afdeling kan hierop sneller worden ingespeeld en gerichter acquisitie worden gedaan. De afdelingen zijn qua omvang voldoende robuust en kunnen als zelfstandige eenheden opereren. Hierdoor wordt vrijwel voldaan aan de kritieke massa, deskundigheid en flexibiliteit binnen de afdelingen. De organisatie is tevens voorbereid op groei en is toekomstvast (o.a. BRIKS-taken). 2

3 De hoofdstructuur van de FUMO zal er hierdoor als volgt uitzien: Figuur 1 Hoofdstructuur FUMO Door te kiezen voor deze structuur kan vrijwel op alle punten worden voldaan aan de kwaliteitscriteria (KPMG-criteria 2.1). Bij andere RUD s wordt een soortgelijke indeling gehanteerd. Deze structuur biedt verder: de mogelijkheid tot het bereiken van een hoog deskundigheidsniveau; de gelijkheid in werkhouding, waarden en taal; een bijdrage aan rechtsgelijkheid; de mogelijkheid tot het bereiken van een hoge bezettingsgraad; de mogelijkheid tot snelheid in taakuitoefening; de onafhankelijkheid in de taakoefening; de onafhankelijkheid tussen enerzijds vergunningverlening en anderzijds toezicht en handhaving. Er wordt voldaan aan functiescheiding tussen vergunningverleners en toezichthouders (op afdelingsniveau). De FUMO hoofdstructuur bevat drie primaire afdelingen en een ondersteunende afdeling. Er is één directeur en per primaire afdeling één afdelingshoofd. De directeur vormt samen met deze drie afdelingshoofden het managementteam van de FUMO. De omvang van deze drie primaire afdelingen is met circa 40 medewerkers groot te noemen. De span of control van een afdelingshoofd komt hiermee in het geding. Het is daarom wenselijk een aantal coördinerende taken onder te brengen bij senior medewerkers. Deze taken zijn onder andere het verdelen van werk, het stellen van prioriteiten en het verdelen en controleren van de omvang en kwaliteit van de werkzaamheden. Deze taken kunnen ook inhouden het begeleiden van medewerkers in hun functioneren. Tevens kan deze medewerker de voorbereiding doen voor de HR-gesprekken. De eindverantwoordelijkheid van al deze taken ligt bij het afdelingshoofd. Deze senior medewerkers voeren deze operationele taken uit naast hun eigen werkzaamheden. De span of control per coördinator bedraagt 10 tot maximaal 15 medewerkers. Het afdelingshoofd draagt ook de zorg voor de persoonsbegeleiding van de medewerkers tijdens bijvoorbeeld ziekte. Deze senior medewerker biedt ondersteuning in het werkgerelateerde deel. In dit functieboek zullen de coördinerende taken generiek als resultaatgebied worden ondergebracht bij het functieprofiel van de senior medewerkers. De primaire en secundaire werkzaamheden van de FUMO bevatten een groot aantal juridisch werkzaamheden, waardoor het functieboek een aantal verschillende juridische functies bevat. Deze functies komen in generieke zin grotendeels overeen met die van de specialist. De ondersteunende administratief juridische werkzaamheden zijn ondergebracht in de uitvoerende afdelingen. In de eenheid ondersteuning is nog een functie van juridisch adviseur opgenomen. De secretariële ondersteuning wordt per afdeling in de lijn geplaatst. 3

4 DE PRIMAIRE AFDELINGEN Inrichting en taken Hieronder worden de inrichting en de globale taken van de afdelingen nader toegelicht. Voor alle drie afdelingen geldt dat werkzaamheden worden uitgevoerd in het kader van meerdere wetten. Met nadruk wordt opgemerkt dat het een beschrijving op hoofdlijnen betreft en dat de exacte uitvoering per partner kan verschillen. Dit zal in de dienstverleningsovereenkomsten worden vastgelegd. De onderverdeling binnen de afdelingen moet nog worden vormgegeven. De primaire taken van de afdeling Toetsing en Vergunningverlening zijn de volgende: Voor veel activiteiten die invloed hebben op de fysieke leefomgeving moeten burgers en bedrijven vooraf toestemming vragen aan het bevoegd gezag. De Wabo en andere wet- en regelgeving kennen verschillende soorten toestemmingsstelsels, zoals meldingen, vergunningen en ontheffingen. De afdeling Vergunningverlening toetst voor het bevoegd gezag aanvragen en meldingen op juistheid en volledigheid. Daarnaast bereidt de afdeling (ontwerp-)beschikkingen voor en adviseert de afdeling het bevoegd gezag over de afhandeling van aanvragen en meldingen. Soms is het nodig om nadere voorwaarden of voorschriften aan een melding te verbinden. Ook dit valt onder het taakveld van de afdeling Vergunningverlening. De primaire taken van de afdeling Toezicht en handhaving zijn: De afdeling Toezicht en Handhaving ziet o.a. toe op het naleven van wettelijke voorschriften, treedt op bij illegale situaties en gaat indien nodig over tot het inzetten van handhavingsinstrumenten. Binnen de FUMO zijn ook Buitengewoon OpsporingsAmbtenaren in dienst (BOA), ten behoeve van bestuurlijke strafbeschikkingen. De afdeling Specialistisch advies huisvest alle specialisten. De primaire taken van deze afdeling zijn: De medewerkers van de afdeling Specialistische Adviezen zijn specialisten en experts op het gebied van verschillende terreinen, zoals geluid, bodem, externe veiligheid, lucht, afval en juridisch. Zij verstrekken integrale adviezen, zowel procesmatig, organisatorisch als inhoudelijk. Een deel van de werkzaamheden is ten behoeve van producten van de beide andere afdelingen. De primaire en secundaire werkzaamheden van de FUMO bevatten een groot aantal juridisch werkzaamheden, waardoor het functieboek een aantal verschillende juridische functies bevat. Deze functies komen in generieke zin grotendeels overeen met die van de specialist. De primaire juridische functies zijn allen ondergebracht in de afdeling Specialistisch Advies. De ondersteunende jurische werkzaamheden zijn ondergebracht in de afdelingeenheid ondersteuning. Om de kwetsbaarheid te verminderen is voor een oplossing gekozen in huisvestingtermen, namelijk door in het vlekkenplan een vlek te definiëren waarin alle administratief juridisch medewerkers werkzaam zijn. DE EENHEID ONDERSTEUNING De eenheid Ondersteuning verzorgt alle ondersteunende taken, die geen deel uitmaken van het primaire proces. De eenheid ondersteunt daarnaast de directeur in zijn rol als eindverantwoordelijk manager. De volgende taken zijn te rekenen tot de ondersteunende taken: Financiën (Financiële beleidsontwikkeling, Financiële administratie, Accountant, Financieel advies structureel, Financieel advies incidenteel/ projectmatig) 4

5 Planning & control (Interne controle en AO, Interne auditing) Juridische zaken (juridisch adviseur, niet behorend tot primair proces), (Juridisch beleid en kaderstelling, Rechtsbescherming, Juridisch advies) Personeel & Organisatie (P&O-regie, Personeelsadministratie, Salarisadministratie, HRadvies, HR-beleid, Loopbaanbegeleiding, Arbeidsmarktcommunicatie, Preventie en reintegratie, Organisatiebeleid- en advies) Facilitaire zaken (Secretariaat, Receptie, Inkoop operationeel, Aanbesteding tactisch, Post en archief, Repro, Catering, Veiligheid/bewaking, Huisvesting/vastgoed onderhoud) Communicatie (Project- en beleidscommunicatie uitvoering, Bestuurs- en concerncommunicatie uitvoering, Website hosting, Voorlichting/woordvoering Informatisering & Automatisering (Informatiebeleid- en regie, ICT-beheer, Technisch applicatiebeheer, Servicedesk, Netwerkbeheer) De eenheid Ondersteuning wordt niet geleid door een afdelingshoofd. De Directeur is verantwoordelijk voor deze eenheid en laat zich hierin bijstaan door een coördinerend senior. Niet alle ondersteunende functies zullen worden gevuld, omdat deze worden uitbesteed bij de Provincie Fryslân (PIOFAC en ICT) en de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim (huisvesting). De uitbesteding vraagt om kennis en ervaring als opdrachtgever en inkoper, de zogenaamde smart buyer. Voor de FUMO is gekozen voor een smart buyer - resultaatgebied bij een aantal functies binnen de eenheid ondersteuning. Het management kiest op basis van geschiktheid een van de medewerkers. Op deze wijze wordt dit resultaatgebied centraal in de ondersteuning geborgd. In dit functieboek zijn alle ondersteunende functies beschreven, ook de functies die kunnen worden uitbesteed. De functies die worden uitbesteed, worden zodra de uitbesteding in kaart is gebracht niet bezet. LEESWIJZER De functiebeschrijvingen in dit functieboek hebben een generiek karakter. Ze zijn zodoende toepasbaar op een groot aantal functies van een vergelijkbaar karakter maar met een verschillende inhoudelijke component. Naast generieke beschrijvingen van functiefamilies en functies zijn per functie de kerntaken opgenomen. Het functieboek biedt zodoende houvast en structuur, maar is tegelijkertijd flexibel en eenvoudig aan te vullen/ passen mochten er wijzigingen in functies optreden. Het functieboek moet een kwalitatief, efficiënt en doelgericht functioneren van de FUMO mogelijk maken. Daarnaast moet het functieboek vormgeven aan het beoogde ontwikkelperspectief voor medewerkers van de FUMO. Als laatste moet het functieboek zo zijn opgezet dat medewerkers bij de vorming van de FUMO vanuit hun oude organisatie zoveel mogelijk als functievolgers kunnen worden geplaatst in de nieuwe organisatie van de FUMO. Bij het vormgeven van het functieboek is gebruik gemaakt van bestaande functiehuizen en waarderingssystemen bij provincie en gemeenten (Fuwa en HR21). Met generieke functiebeschrijvingen kunnen verschillende functies die vergelijkbare taken bevatten, binnen eenzelfde functiebeschrijving eenduidig en op hoofdlijnen beschreven worden. De gelijkwaardigheid van de functies uit zich in de aard van de werkzaamheden, de zwaarte en verantwoordelijkheden binnen de functie en staat tamelijk los van de inhoudelijke werkzaamheden. Door op deze manier functies te categoriseren, ontstaan functiefamilies die samen de volle breedte van de organisatie van de FUMO dekken. Dit 5

6 maakt het mogelijk tot een geïntegreerd model en functieraster te komen, waarin zowel ondersteunende functies als taken in het primaire proces een plek hebben. Het document kent de volgende opbouw: - Functieraster en schaalniveaus (hoofdstuk 2); - Generieke functiebeschrijvingen (hoofdstuk 3); 6

7 2. FUNCTIERASTER EN SCHAALNIVEAUS FUNCTIERASTER Een functieraster geeft inzicht in de functies uit het functieboek en de daarbij horende schalen. Verderop in dit hoofdstuk is het functieraster voor de FUMO opgenomen. Zoals het functieraster laat zien, kent de FUMO een drietal functiefamilies. Binnen deze functiefamilies wordt een aantal functies onderscheiden, welke elk gekoppeld zijn aan (indicatieve/voorlopige) salarisschalen. Het betreft generieke functies, waarbinnen specifieke functies worden onderscheiden. In het functieraster is een overzicht opgenomen van de functiefamilies en de daaronder vallende voor de FUMO geldende werknamen weergegeven met indicatieve salarisschaal. Het functieboek bestaat alleen uit de generieke functies inclusief functiebeschrijvingen, die ook daadwerkelijk worden gebruikt. In dit document wordt van elke functiefamilie een korte omschrijving gegeven en is per generieke functie een functiebeschrijving opgenomen. Daarnaast zijn de resultaatgebieden van de specifieke functies beschreven. Hierbij is geen onderscheid gemaakt tussen functies die in meerdere afdelingen voorkomen. Hiervan zijn eenmalig de algemene kerntaken opgenomen, omdat de resultaatgebieden vergelijkbaar zijn, ondanks dat ze per afdeling inhoudelijk verschillen. De kerntaken geven een gedetailleerdere weergave van de inhoud van de functie. SCHAALNIVEAUS Voor veel functies zijn meerdere schaalniveaus opgenomen. Dit betekent dat doorgroeien in een functie mogelijk is en dat met dit doorgroeien het takenpakket en de verantwoordelijkheid verandert. Als voorbeeld wordt voor vergunningverlening de indeling gekoppeld aan zwaarte/complexiteit van procedures/inrichtingen, variërend van een niveau voor eenvoudig of gestandaardiseerde procedures tot een niveau voor zeer complexe procedures. Dit uit zich in functies met een gelijke naam met daarachter de aanduiding I, II, III, etc. INDICATIEVE WAARDERING De functiebeschrijvingen die nu voor u liggen hebben een indicatieve waardering. Dat wil zeggen, dat er een voorlopige salarisschaal bij het opstellen van het functieboek is toegekend door HR21 aan de functies. De definitieve waardering zal binnen 1 of 2 jaar plaatsvinden. 7

8 Functieraster Functie- Management familie Schaal Management ondersteuning Bestuur, beleid & uitvoering Algemeen 15 directeur 13/ 14 Afdelingshoofd 12 Controller 11 Senior Vergunningverlener Senior Toezichthouder Senior Jurist Senior Specialist 10 Juridisch adviseur Communicatieadviseur ICT adviseur HRM adviseur Bedrijfskundig adviseur 9/ 10 7/ 8 7 Directiesecretaresse 6 Secretaresse Financieel medewerker 5 Medewerker Facilitair Vergunningverlener A Vergunningverlener B Toezichthouder A Toezichthouder B Specialist A Specialist B Financieel adviseur Kwaliteitsmedewerker Jurist A Junior Vergunningverlener A Junior Vergunningverlener B Systeem- en/of applicatiebeheerder Junior specialist A Junior specialist B Junior Toezichthouder A Junior Toezichthouder B Administratief Juridisch Medewerker Medewerker Personeel en Salarisadministratie 8

9 3. GENERIEKE FUNCTIEBESCHRIJVINGEN 9

10 Functiebeschrijving Naam functie : Functiefamilie management Functies binnen de functiefamilie Management zijn gericht op het management, de strategische visievorming en inhoudelijke koers en de externe representatie van de FUMO. Generieke functies Algemeen Directeur Afdelingshoofd Competenties leiding geven omgevingsbewustzijn in staat externe ontwikkelingen te vertalen in visie en strategisch beleid netwerken klantgericht organisatiebewustzijn communicatieve vaardigheden overzicht bewaken stressbestendig zelfstandig motiveren en draagvlak creëren Algemene taakomschrijving Is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de FUMO, zowel t.a.v. primaire beleids- en uitvoeringsprocessen als t.a.v. de bedrijfsvoering en geeft primair leiding aan het management van de dienst. De directeur behartigt de belangen van en representeert de FUMO bij externe partners, treedt op als contractbeheerder voor opdrachtgevers en draagt zorg voor afstemming met en inhoudelijke inbreng in het AB en DB. Is verantwoordelijk voor het integraal management van een afdeling en voor de voorbereiding, ontwikkeling, implementatie en uitvoering van strategisch beleid. Is lid van het managementteam en neemt deel aan regionale en nationale overlegstructuren. Treedt op taakniveau op als accounthouder voor deelnemers. Voorbeelden taakvelden onderdeel managementteam afstemming met AB en DB leidinggeven aan een afdeling/dienst vertegenwoordigen van de FUMO in externe overlegstructuren relatiebeheer met opdrachtgevers en andere externe partijen inhoudelijk beleidsontwikkeling 10

11 Functiebeschrijving Naam functie : Algemeen directeur Code : Algemeen Directeur Functiereeks Management: Leidinggeven aan en organiseren van activiteiten en verantwoordelijkheden van een groep medewerkers binnen (een deel van) de organisatie. Binnen de budgettaire randvoorwaarden en de vastgestelde inzet van mensen en materiële middelen aanspreekbaar zijn op de realisatie van de vastgestelde doelen en beleid. Management omvat tevens het structureel aansturen en realiseren van programma s en/of projecten. Functiegroep Strategisch I: Integraal leidinggeven aan de organisatie of een omvangrijk deel van de organisatie (domein) en (eind)verantwoordelijk voor de lange termijn visieontwikkeling en strategische integrale bedrijfsvoering van de organisatie of het domein. Uitvoering vindt plaats binnen de context van wet- en regelgeving en/of bestuurlijke algemene kaders en/of doelstellingen. Overwegende functiekenmerken: adviseert en ondersteunt het bestuur is eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en effectiviteit van de organisatie en het realiseren van de gestelde bestuurlijke en ambtelijke doelen is eindverantwoordelijk voor de onderhandelingen met opdrachtgevers over uit te voeren werken en te behalen resultaten alsmede voor de continue doorontwikkelingen innovatie van de organisatie geeft integraal leiding aan de organisatie signaleert en verbindt vanuit lokale, regionale en landelijke ontwikkelingen 11

12 Generieke taken Resultaatgebied 1: Advisering bestuur en organisatie stuurt, bewaakt en ondersteunt bij de afdoening/naleving van afspraken draagt zorg voor de voorbereiding, ondersteuning en afhandeling van vergaderingen realiseert en bewaakt de secretariële, administratieve, logistieke en facilitaire ondersteuning verzorgt en bewaakt de afstemming tussen bestuur en FUMO voert de regie bij interactieve processen met burgers, bedrijven en/of instellingen Resultaatgebied 2: Concernsturing regisseert en adviseert over strategische processen en vraagstukken op het gebied van bestuur en organisatie draagt zorg voor de integrale toetsing van de aan het bestuur voorgelegde adviezen stuurt en regisseert de uitvoering van besluiten en de afstemming en verbinding tussen de FUMO en het bestuur draagt zorg voor de voorbereiding, ondersteuning en afhandeling van bestuursvergaderingen bewaakt de kwaliteit van het bestuurlijke besluitvormingsproces en doet verbetervoorstellen Resultaatgebied 3: Bedrijfsvoering initieert, stuurt en bewaakt de (door)ontwikkeling en innovatie van de gehele organisatie stuurt en draagt zorg voor de planning en control van de bedrijfsprocessen bevordert en draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van beleids- en beheersinstrumenten bevordert en draagt zorg voor de optimale inrichting en beheer van het informatiemanagement Resultaatgebied 4: Integraal management draagt zorg voor het management van de FUMO draagt zorg voor de inzet van mensen en middelen ter realisatie van de producten en diensten draagt zorg voor de totstandkoming van resultaatgerichte afspraken met medewerkers en het monitoren en bijsturen van de prestaties draagt zorg voor de deskundigheidsbevordering en innovatie van de organisatie is bestuurder in de zin van de WOR Resultaatgebied 5: Netwerken ontwikkelt en onderhoudt een relatienetwerk initieert en bevordert samenwerking met organisaties/partijen bewaakt en beheert contracten met partijen/belanghebbenden creëert draagvlak voor beleid 12

13 Functie-eisen WO- werk- en denkniveau en minimaal zes jaar relevante werkervaring ruime managementervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving met meerdere bestuurslagen kennis en ervaring met het nemen van bestuursbesluiten in een politieke maatschappelijke gevoelige omgeving kennis en inzicht in het werkveld van de dienst en de hoofdlijnen van het strategisch beleid inzicht in en ervaring met het werken in een dynamisch en complex sociaalmaatschappelijke, financieel-economische en politiek-bestuurlijke krachtenveld kennis van en ervaring met onderhandelen, besluitvorming en samenwerking in een omgeving met een veelheid aan (tegengestelde) belangen kennis van de andere overheden en instanties waarmee samengewerkt wordt vaardigheid in het vormgeven van strategisch beleid Kerntaken advisering van en afstemming met Algemeen en Dagelijks Bestuur eindverantwoordelijk voor de contracten van opdrachtgevers relatiebeheer naar opdrachtgevers, strategische partners en Rijk secretaris AB en DB 13

14 Functiebeschrijving Naam functie : Afdelingshoofd Code : Manager II Functiereeks Management: Leidinggeven aan en organiseren van activiteiten en verantwoordelijkheden van een groep medewerkers binnen (een deel van) de organisatie. Binnen de budgettaire randvoorwaarden en de vastgestelde inzet van mensen en materiële middelen aanspreekbaar zijn op de realisatie van de vastgestelde doelen en beleid. Het management omvat tevens het structureel aansturen en realiseren van programma s en/of projecten. Functiegroep Strategisch III: Integraal leidinggeven aan het organisatieonderdeel en bijdragen aan de visieontwikkeling en strategische bedrijfsvoering van de organisatie. Uitvoering vindt plaats binnen de context van wet- en regelgeving en/of bestuurlijke en ambtelijk vastgestelde kaders, doelstellingen en beleid. Overwegende functiekenmerken: geeft integraal leiding aan een organisatieonderdeel dat overwegend ontwikkelend van aard is, op een breed terrein van overheidszorg adviseert over de bedrijfsvoering en effectiviteit van de organisatie en het realiseren van de gestelde bestuurlijke en ambtelijke doelen langetermijnperspectief en hoge politieke, organisatorische, economische en/of sociaal maatschappelijke impact 14

15 Generieke taken Resultaatgebied 1: Integraal management draagt zorg voor het management van het organisatieonderdeel bepaalt de inzet van mensen en middelen ter realisatie van de producten en diensten draagt zorg voor resultaatgerichte afspraken met medewerkers en het monitoren en bijsturen van de prestaties draagt zorg voor deskundigheidsbevordering en innovatie Resultaatgebied 2: Bedrijfsvoering draagt zorg voor de (door)ontwikkeling en innovatie van de afdeling bewaakt de planning en control van de afdeling bewaakt en bevordert de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van het productieproces draagt zorg voor het beheer van het informatiemanagement Resultaatgebied 3: Producten en diensten vertaalt het strategisch concernbeleid naar beleidsontwikkeling, voorbereiding en uitvoering binnen het organisatieonderdeel draagt zorg voor de totstandkoming van richtlijnen en procedures draagt zorg voor de prioritering en bewaakt de uitvoering en coördinatie initieert, regisseert en bewaakt de inrichting en oplevering van complexe programma s en projecten Resultaatgebied 4: Concern advisering adviseert over vraagstukken vanuit het organisatieonderdeel draagt zorg voor de integrale toetsing van management adviezen draagt zorg voor de prioritering en vertaling van management besluiten naar organisatorische taakstellingen en projecten en programma s Resultaatgebied 5: Netwerken ontwikkelt en onderhoudt een relaties initieert en bevordert samenwerking met organisaties/partijen bewaakt en beheert contracten met partijen/belanghebbenden creëert draagvlak voor beleid 15

16 Functie-eisen WO- werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar relevante werkervaring managementervaring in een bestuurlijke-ambtelijke omgeving met meerdere bestuurslagen inhoudelijke kennis van bestuurlijke, beleidsmatige en strategische uitgangspunten in het werkveld inzicht in het dynamisch en complex sociaal-maatschappelijke, financieeleconomische en politiek-bestuurlijke krachtenveld en vertaling van ontwikkelingen naar de afdeling ervaring met onderhandeling en samenwerking in een omgeving met veel (verschillende) belangen vaardigheid in het formuleren, uitdragen en verdedigen van beleid Kerntaken voorbereiden, ontwikkelen en uitvoeren van Omgevingsbeleid accountmanagement naar opdrachtgevers deelname aan het managementteam van de FUMO 16

17 Functiebeschrijving Naam functie : Functiefamilie dienstverlening en ondersteuning Functies binnen de functiefamilie Managementondersteuning zijn gericht op de secretariële ondersteuning van de primaire processen en de bedrijfsvoering binnen de FUMO. Generieke functies Medewerker Administratief en secretarieel II Algemene taakomschrijving Verricht complexe inhoudelijke, secretariële, administratieve en/of organisatorische taken uit op een afgebakend werkterrein. Stelt management rapportages en overzichten op. Medewerker Administratief en secretarieel III Medewerker facilitair III Verricht ondersteunende werkzaamheden voor de afdelingshoofden. Het uitvoeren van secretariële en/of administratieve taken, zoals het verzorgen van een secretariaat, het verrichten van algemeen (inhoudelijke) ondersteunende werkzaamheden en/of bewaken van processen. Het uitvoeren van facilitaire taken in brede zin, zoals het beheren en/of onderhouden van gebouwen, werkplekken en terreinen en het uitvoeren van restauratieve, bode-, repro-, post- of archieftaken en diensten. Competenties klantvriendelijk overzicht bewaken contactuele vaardigheden accuratesse nauwkeurigheid en zorgvuldigheid mondelinge en schriftelijke vaardigheden Voorbeelden taakvelden agendabeheer vergaderondersteuning verzamelen van gegevens t.b.v. leidinggevende verwerking van notities, rapporten en post ontvangst bezoekers telefoon opnemen 17

18 Functiebeschrijving Naam functie : Directiesecretaresse Code : Medewerker administratief & secretarieel II Functiereeks Ondersteuning: Het verlenen van inhoudelijke, secretariële, administratieve, procesmatige, facilitaire of algemene ondersteuning, gericht op een optimaal verloop van de werkprocessen. Functiegroep Administratief en secretarieel: Het uitvoeren van secretariële en/of administratieve taken, zoals het verzorgen van een secretariaat, het verrichten van algemeen (inhoudelijke) ondersteunende werkzaamheden en/of het bewaken van processen. Overwegende functiekenmerken: voert complexe inhoudelijke, secretariële, administratieve en/of organisatorische taken uit op een afgebakend werkterrein 18

19 Generieke taken Resultaatgebied 1: Inhoudelijke ondersteuning biedt inhoudelijke ondersteuning op een afgebakend werkterrein stelt (management)rapportages en overzichten op signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen Resultaatgebied 2: Secretariaat draagt zorg voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten verricht representatieve taken organiseert bijeenkomsten en activiteiten organiseert de logistieke planning en het beheer van afspraken en agenda s verricht correspondentie- en tekstverwerkingswerkzaamheden Resultaatgebied 3: Procesbewaking bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van besluiten verricht voortgangscontroles en bewaakt planningen en afspraken Resultaatgebied 4: Administratie draagt zorg voor het beheer en bewerkingen van (digitale) bestanden en systemen draagt zorg voor de kwaliteit, toegankelijkheid en aansluiting van informatiestromen en administraties Functie-eisen MBO secretariële opleiding ten minste vijf jaar relevante werkervaring kennis (op hoofdlijnen) van de aard van de werkzaamheden van de directeur/afdelingshoofd kennis van en zeer ruime ervaring met managementondersteuning en kantoorautomatisering inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie, het functioneren van de organisatie, de aard van onderlinge relaties en van interne administratieve en procedurele voorschriften Kerntaken directie secretaresse verricht in opdracht werkzaamheden voor directeur/afdelingshoofd agendabeheer van directeur/afdelingshoofd voorbereiding van, ondersteuning bij en verwerking van vergadering ontvangst van bezoekers en telefoontjes, verwerking van post (receptiefunctie) receptiefunctie en de inkoop van kantoorartikelen nctiebeschrijving Fu 19

20 Naam functie : Secretaresse Financieel medewerker Code : Medewerker administratief & secretarieel III Functiereeks Ondersteuning: Het verlenen van inhoudelijke, secretariële, administratieve, procesmatige, facilitaire of algemene ondersteuning, gericht op een optimaal verloop van de werkprocessen. Functiegroep Administratief en secretarieel: Het uitvoeren van secretariële en/of administratieve taken, zoals het verzorgen van een secretariaat, het verrichten van algemeen (inhoudelijke) ondersteunende werkzaamheden en/of het bewaken van processen. Overwegende functiekenmerken: voert secretariële, administratieve en/of organisatorische taken uit op een afgebakend werkterrein Generieke taken Resultaatgebied 1: Secretariaat verzorgt de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten verricht representatieve taken organiseert bijeenkomsten en activiteiten organiseert de logistieke planning en het beheer van afspraken en agenda s verricht correspondentie- en tekstverwerkingswerkzaamheden Resultaatgebied 2: Procesbewaking bewaakt en verzorgt de voortgang van meldingen, klachten en afspraken Resultaatgebied 3: Administratie draagt zorg voor het beheer en bewerkingen van (digitale) bestanden en systemen verzamelt en verstrekt gegevens en overzichten uit administratieve systemen 20