Herinspectierapportage. Wet basisregistraties adressen en gebouwen

Transcriptie

1 BRAND Q U A L I T Y COMPLIANCE A S S U R A N C E Herinspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Veere bij hun gemeente op 26 maart 2015 uitgevoerde herinspectie onderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen. Het herinspectie onderzoek is uitgevoerd door Brand Compliance B.V. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet BAG) versie 2010 (044) gedateerd 1 november Rapport opgesteld door: Brand Compliance B.V. Rapportnummer _01 Datum rapport: 03 april 2015 Versie rapport: 1.0 Status rapport: definitief Dit rapport bevat 5 bladzijden O M P L. 1 A N c: E BV 8eioel<actrcs: Voorstraat 69-B, 4153 AJ Beesd Postadres: Postbus 64, 4153 ZH Beesd info@brandcompliance.nl Rabobank rek.nr [ KvK nr t BTW nr NL B01

2 BRAND QUALITY COMPLIANCE ASSURANCE De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009,133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot Paraaf auditor

3 BRAND Q U A L I T Y COMPLIANCE A S S U R A N C E belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteit bevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteit bevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Dit rapport mag alleen in zijn geheel en met instemming van de opdrachtgever worden gekopieerd en/of verspreid. Paraaf auditor!

4 BRAND COMPLI ANCE Q U A L I T Y A S S U R A N C E Object van Inspectie: Gemeentelijke basisregistratie adressen en gebouwen Gegevens gemeente Gemeente Contactpersoon Veere Dhr. CM. Filius Vestigingsadres Postadres Telefoonnummer CM.Filius@veere.nl Traverse ET Domburg Postbus ZV DOMBURG Gegevens inspectie Datum Inspectie 26 maart 2015 Locatie inspectie Gemeentehuis gemeente Veere Versie en datum inspectierapportage Versie 1.0, 26 maart 2015 Naam inspectie instelling Naam leadinspecteur Naam inhoudelijk assistent Aanwezig vanuit de gemeente Brand Compliance B.V. Dhr. A.Oosthoek Dhr. J. Terpstra Dhr. CM. Filius; Sr. Mdw. Afd. Dienstverlening Dhr. M. Mual; mdw. dienstverlening ( BAG beheerder) Mw. M.H.H. van Kempen-Huizinga, Hfd. Afd. Dienstverlening Paraaf auditorl

5 BRAND Q U A L I T Y COMPLIANCE A S S U R A N C E Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Oordeel per onderdeel Verificatiepunten bestandscontrole Voldoende Verificatiepunten steekproef registratie en register Voldoende Verificatiepunten controle inbedding processen Voldoende Verificatiepunten controle werking processen Voldoende Verificatiepunten BAG conforme applicatie Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Motivatie Geen afwijkingen. Geen afwijkingen. Geen afwijkingen. Geen afwijkingen. N.v.t. N.v.t. Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) N.v.t. Uitsluitingen Geen. Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen Conclusies De resultaten stemmen overeen met de eisen in het genoemde auditprotocol. Herinspectie geïndiceerd Nee. Bijlage: Excel-Sheet Werkprogramma BAG Herinspectie gemeente Veere. versie 1.0 d.d Paraaf auditor ^

6 VenJftatiepudteti Uestancfccontroles 5 2,1 Woiden mutaties die voortkomen uit reguliere l>rondocumenten en processen-verbaal van conslate.rna alsmede schriftelijke verklanng van daartoe aange»«zen ambtenaren binnen vier «erkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouvren of de basisregistratie adressen? Verplicht / Gf tetalm-«ue Wet: artt, 12, 16 djifvvooiden Periode Hennspecbe betrof /m Woonplaats o.- % Openbare ruimte i oo.- % Nummeraanduiding 19,16% P»h<' 45,05% Verblijfsobject 50,03% "1 '"*"' 1 '" 9' ""verbinding met d. LV. Die sloring is pas begin januan 2015 opgelost. Precies in die penode Zijn de brondocumenten voor het opnemen van de ( circa stacaravans opgemaakt (inclusief een woonplaatswijziging). Deze mutaties konden door de storing met tijdig aan de LV geleverd Zijn alle bericfiten aan na de documentdatum? iboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen Zijn alle geweigerde benchten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening; Is de status van panden binnen zes maanden na hel verkrijgen van de status -pand gereed (met ingemelenj" veranderd in -pand gereed' door de opname van de definitieve pandgeometrie? Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG onlvangen terugmeldingen waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid lol het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? 6. Heeft de ^ aemeentp in hel..j...vi, nc.iai ua.. ggm^ aa.. n..^... iciuiiiiieming. oeireitkinq...-.^ _. heell^ - Heeft de gemeente in hel geval van een ontvangen terugmelding ol correctieverzoek na het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wjzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Is l'et op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de Semeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen eiract gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? V(mel Wet artt Wet: artt % 98% in laximaal 2 werkdagen Als deze mutaties wel tijdig door de LV geaccepteerd hadden kunnen worden, dan had de gemeente wel aan de vereiste percentages voldaan. zie hetgeen onder 1 vermeld staat. geweigerde berichten bleken in voldoende mate binnen 2 werkdagen opnieuw te zijn aangeboden aan en geaccepteerd door de LV f gemeente in ruim voldoende mate aangetoond dat dit proces nu wel goed verloopt, in het herinspectietiidvak z alle mutaties bjdig verwerkt, ' Ook in de huidige export van de pandenzjjn geen achterstanden aanweaq. De gemeente heeft geen terugmeldingen ontvangen vanuit de LV. Terugmedlingen van derden zoals KvK worden binnen 2 werkdagen afgehandeld. n hel herinspectietijdvak zijn er geen objecten in onderzoek geplaatst. Aantallen peildatum LV woonplaats 13 openbare ruimte 745 nummeraanduiding Pand VerWijfeobject Ligplaats O Standplaats O De bevonden verschillen blijven ruimschoots binnen de toegestane marge. yrrifiimitepuntpfi srewkpfq^f le.jisttfllie»rr> legiater ^an öe gemeente aue brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de oorgaande audit hebben plaalsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke raadpleegbaar en beschikbaar maken? H'e" brondocument in hel register betrekking op de betreffende mutatie op hel object in de BAG marbii een verwiizing naar het betreffende brondocumenl is opgenomen? Komen de bij hel object gemuteerde gegevens in de registratio exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? 98% 98% 2x onjuiste mutatie Geen afwijkingen Paraaf inspectie instelling Pagina 1 Werkprogramma Herinspectie BAG Gemeente Veere versie 1.0 def

7 V-î^tir.jbfcpLiittert coniiüle mbeîanff processen Vfirpfti;^!/ Gewenst Geielateetde vwttdijhe norm TnegestB diitv^xirrtef) e processen bmnei de gemeente dusdanig iri ->v>:r>i^-r..^:^v^^:4\ vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouv«n relevante wijzigingen in de verschijningsvoriti van objecten, deze Processenhandboek BAG wtjagingeii tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Heeft de gemeente vo(doende maatregelen genomen om ervoor Ie zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistrabe gebouwen leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen"' Wet: artt. 10,14a[ ln voldoende rnal. «aangetoond dat middels de in gebruik zijnde omgevingsvergunning applicatie alle verleende ' "ergunrangen bij de BAS beheerder terecht komen ter beoordeling op BAG relevantie. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen leidt tol venwrking van deze intrekking bij de betreffende panden in de " voldoende mate is aangetoond dat alle ingetrokken vergunningen bij de BAG beheerder terecht komen ti beoordeling op BAG relevantie. basisregistratie gebouwen? 4, Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat IS aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot ver-werking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisreîslralie gebouwen'^ Wet: artt. 10, 14a In voldoende mate is aangetoond dat alle bouw gestart meldingen bij de BAG beheerder terechl komen ter ' beoordeling op BAG relevantie. Heeft de gemeente voldoende maatregelen aw.-.. genomen WM, o civoor te zorgen dat het signaal dat bouvwverkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouvwn~ In voldoende mate is aangetoond dat alle bouw gereed meldingen bij de BAG beheerder terecht komen ter beoordeling op BAG relevantie. - - bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten) hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouvâar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definjbeve bouwjaar? Regeling: catalogus Bij gereedmefding vindt deze controle plaats. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? 8- Heeft de gemeente. voldoende.... maatregelen...aaucjicicii genomen yciiunieri orn om ervoor ervoof te te zorgen Zorgen dat dat allë alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wjziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen Regeling: catalogus Procestoelsing Het bouwjaar wordt niet gewijzigd. ln voldoende mate is aangetoond dat alle verleende sloopmeldingen bij de BAG beheerder terecht komen ter beoordeling op BAG relevantie. bijgehouden statusgegevens? Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouvwn zijn afgerond, teidt tot ver^wrking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele ^verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen"^ vi:îk'iijijmjjci,n: u<± uasisfegisiraiie gepouwenv Tfi WQQH.._ij, 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor le zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte met in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tof de Wet : artt a Wel art 6a, 10 en 39 Procesloetsing voldoende mate is aangetoond dat aoe sloop gereed meldingen bij de BAG beheerder terecht komen ter beoordeling op BAG relevantie. Dit proces is inmiddels goed ingebed binnen de gemeente opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit abject geen regulier brondocumenl vereist is)?.. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dal de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? '^^ 'iterviews met alle betrokken medev«rkers kwam in voldoende mate naar voren dat dit wordt teruggekoppeld. 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve innchting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? V(met Mandaatbesluit uitvoering Wet BAG d.d Verordening naamgeving en nummering (BAG) d.d. 1S , Beschikt de gemeente over een regeling waann de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan éèn of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? V(met documenl) Wet: art 2, 9. 10, a , , 39, 40 en 41 Mandaatbesluit uitvoering Wet BAG d.d Verordening naamgeving en nummering (BAG) d.d Paraaf inspectie instelling Pagina 2 Werkprogramma Herinspectie BAG Gemeente Veere versie 1.0 def

8 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belasi met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in art. 6 van de vret basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwjzing blijkl? 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatenng zoals bedoeld in art. 10. eerste lid, onder b van de Wel basisregistraties adressen bli lrt?^ "^" " beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwjzing 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstelten van schriftelijke verklaringen strekkende lol het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wel basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocumenl zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanvmïjzing blijkt? V (met V{met V (met,c.m. Wel: art 8 1. Wet: art 10 cm. Besluit: artt 7 en8 Procesloetsin g ifiegestane antvjooidwi Nee <n,tür Ja Mandaatbesluit uilvoering Wet BAG d.d Verordening naamgeving en nummering (BAG) d.d Mandaatbesluit uitvoering Wet BAG d.d Verordening naamgeving en nummering (BAG) d.d Mandaatbesluit uitvoering Wet BAG d.d Verordening naamgeving en nummering (BAG) d.d. 1S Zijn bij de opdrachtverlening voor hel laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de e lil de catalogus zijn opgenomen ombent de geometrie van panden? 8. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppen/lakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niel-woningen? 19. Is de Kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het beslaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is t sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor ~ egistraties? Regeling: catalogus Regeling catalogus G (met Gebaseerd op regeling: art. 2 Gezien is de Overeenkomst Walcherse Landmeetkundige Dienst (WLD) d.d, De gemeente heeft inmiddels 75% van de niet woningen opgenomen Er is nog geen kwaliteitsmanagementssysteem opgezet. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dal bij hel plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een con^ecle wijze in deze registraties worden verwerkt? Kan een verantwoordelijke voor de processluring op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aantevenngsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? 3. Kan een verantvwordelijke voor de processturing op hel aanlevei. eren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevanie procesbeschrijvingen overieggen" Kan een medewerker die belast is met het doon/oeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of hel verwerken van terugmeldingen en cortectieverzoeken aangeven op welke wijze dit venftcrkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overieggen'^ Regeling, art, 2 beheerder terecht komen. Geinterviewden konden dit voldoende aangegeven Geinterviewden konden dit overleggen Geinten/iewden konden dit aangegeven. Geinterviewden konden dit overleggen. Paraaf inspectie instelling Pagina 3 Werkprogramma Herinspectie BAG Gemeente Veere versie 1.0 def,