Overeenkomst inzake Ngoi Sang

Transcriptie

1 pagina 1 van 9 Overeenkomst inzake Ngoi Sang De ondergetekenden: en 1. De Elektrotechnische Studievereniging Scintilla, Drienerlolaan 5, 7522 NB te Enschede, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door G.J. Hoekstra en D.S. van Schoot, hierna te noemen: Scintilla 2. <<naam>>, <<adres>>, hierna te noemen: de deelnemer, in aanmerking nemende: dat Scintilla een studiereiscommissie (hierna te noemen: Ngoi Sang ) heeft ingesteld; dat Ngoi Sang van ziens is in november 2009 een studiereis (hierna te noemen: studiereis ) van circa achttien (18) dagen naar Vietnam en Zuid-Korea te organiseren. De reisduur is vermeld in gehele dagen waarbij de dagen van vertrek en aankomst zijn inbegrepen en als gehele dagen zijn geteld; dat de statuten en het huishoudelijk reglement van Scintilla, alsmede het instellingsbesluit van Ngoi Sang van toepassing zijn; dat Scintilla zal toezien op de voortgang van de door Ngoi Sang te verrichten werkzaamheden; dat de deelnemer 100 EC heeft en zijn of haar B2 project succesvol moet hebben afgerond bij inschrijving, wil hij of zij deelnemen aan de studiereis. In alle andere gevallen beslist Ngoi Sang of de deelnemer over de nodige kennis beschikt, om aan de studiereis te mogen deelnemen; dat Ngoi Sang gerechtigd is te allen tijde, zonder opgave van redenen, aspirant deelnemers te weigeren (aan de studiereis deel te nemen), die geen lid zijn van Scintilla en/of de daartoe vereiste kwalificaties niet bezitten; dat de kosten in zake voornoemde studiereis zullen worden gefinancierd door: 1) een eigen bijdrage van deelnemers, waarbij een onderscheid gemaakt wordt tussen subsidiabele en niet-subsidiabele deelnemers. Een subsidiabele deelnemer is een deelnemer, die recht heeft op subsidie van de Studie Reis Commissie (SRC) van de Universiteit Twente. Deze subsidie wordt aan een student die ingeschreven staat bij de Universiteit Twente slechts één (1) keer tijdens zijn studie toegekend. Studenten die aan een studiereis deelnemen als organisator kunnen per persoon maximaal één (1) keer ontheffing krijgen van deze regel; 2) verkregen inkomsten door derden (zie hiertoe het instellingsbesluit van Ngoi Sang);

2 pagina 2 van 9 dat partijen één en ander schriftelijk vast wensen te leggen in deze overeenkomst (hierna te noemen: Overeenkomst ), verklaren te zijn overeengekomen als volgt: ARTIKEL 1. FINANCIËLE BIJDRAGE 1. De financiële bijdrage per subsidiabele deelnemer wordt voorshands gesteld op EUR 750, - (zegge: zevenhonderdvijftig euro), te voldoen in termijnen, zoals omschreven in de aangehechte bijlage. De financiële bijdrage is als volgt onderverdeeld: a. EUR 250,- (zegge: tweehonderdvijftig euro) niet te restitueren eigen bijdrage; bijdrage die niet aan de deelnemer gerestitueerd wordt indien de studiereis geheel doorgaat; b. EUR 500,- (zegge: vijfhonderd euro) mogelijk te restitueren eigen bijdrage; bijdrage in de kosten die gerestitueerd kan worden aan de deelnemer, conform hetgeen gesteld in artikel 4 lid 3 van deze Overeenkomst; 2. De financiële bijdrage per niet-subsidiabele deelnemer wordt voorshands gesteld op EUR 1000,- (zegge: duizend euro), te voldoen in termijnen, zoals omschreven in de aangehechte bijlage. De financiële bijdrage is als volgt onderverdeeld: a. EUR 500,- (zegge: vijfhonderd euro) niet te restitueren eigen bijdrage; bijdrage die niet aan de deelnemer gerestitueerd wordt indien de studiereis geheel doorgaat; b. EUR 500,- (zegge: vijfhonderd euro) mogelijk te restitueren eigen bijdrage; bijdrage in de kosten die gerestitueerd kan worden aan de deelnemer, conform hetgeen gesteld in artikel 4 lid 3 van deze Overeenkomst; 3. Bij het niet tijdig voldoen van een betalingstermijn, als bedoeld in lid 1 en 2 van dit artikel, kan Ngoi Sang besluiten de deelnemer zonder voorafgaande schriftelijke ingebrekestelling een boete van ad EUR 25,- (zegge vijfentwintig euro) per niet (op tijd) voldane betalingstermijn opleggen. 4. De deelnemer kan voor 31 juli 2009 schriftelijk bij Ngoi Sang aangeven dat hij of zij de onderzoeksopdracht als bedoeld in artikel 8 lid 2 van deze Overeenkomst niet uit wil voeren. In dat geval is de deelnemer verplicht de hierdoor misgelopen mogelijke inkomsten, verkregen van derden, in het geheel te vergoeden. Dit wil zeggen dat de niet te restitueren eigen bijdrage van de deelnemer verhoogd zal worden met EUR 3000,- (zegge: drieduizend euro). ARTIKEL 2. DE REISSOM 1. De in artikel 1 lid 1 en lid 2 van deze Overeenkomst genoemde financiële bijdragen (hierna te noemen: reissom ) dienen onder meer ter gedeeltelijke voldoening van de reiskosten in Vietnam en Zuid-Korea, inhoudende: a) vervoerskosten (vluchten, bus, openbaar vervoer, gehuurd vervoer); b) kosten van overnachtingen in Vietnam en Zuid-Korea;

3 pagina 3 van 9 c) kosten van ontbijt, lunch en avondmaal in Vietnam en Zuid-Korea; d) reisverzekering; 2. De hoogte van de reissom is vastgesteld aan de hand van prijzen zoals die bekend waren in juni De kosten welke voortvloeien uit eventuele prijsstijgingen sinds vermelde datum en welke niet uit de verkregen inkomsten door derden kunnen worden voldaan, kunnen te allen tijde worden doorberekend aan de deelnemer via de financiële ruimte in de eigen bijdrage van de deelnemer, zoals genoemd in artikel 4 lid 3 van deze Overeenkomst. 3. De deelnemers kunnen tot de vertrekdatum van de studiereis op voorstel van Ngoi Sang besluiten de mogelijk te restitueren bijdrage van de deelnemers te verhogen. Een dergelijk besluit dient unaniem en schriftelijk door alle deelnemers te worden genomen. 4. Indien de deelnemer besluit niet mee terug te reizen naar Nederland volgens het studiereisprogramma betekent dit dat de deelnemer vanaf de geplande terugkomstdatum van de studiereis niet meer deelneemt aan de studiereis en dus niet meer onder de verantwoordelijkheid van Ngoi Sang valt. Indien dit door de deelnemer uiterlijk drie (3) maanden voor de aanvang van de studiereis wordt overlegd met Ngoi Sang wordt het verschil in kosten tussen retour en enkele vlucht bij de afrekening van de studiereis aan de deelnemer gerestitueerd. ARTIKEL 3. NIET DOORGAAN VAN DE REIS 1. De studiereis kan op financiële of organisatorische gronden door het bestuur van Scintilla (conform artikel <<19>> van het instellingsbesluit) worden afgelast. Daarnaast is Ngoi Sang te allen tijde gerechtigd de studiereis af te gelasten, indien enige andere voorwaarde inzake het welslagen van de studiereis en/of de financiële haalbaarheid niet is vervuld. 2. Indien de studiereis wordt afgelast, kan de deelnemer conform artikel 8 en 9 van deze Overeenkomst worden verplicht toch de aan hem of haar toegewezen opdrachten te verrichten of af te ronden. 3. Indien de studiereis wordt afgelast, zal er een financiële afrekening worden gepresenteerd op een Algemene Ledenvergadering van Scintilla. Het saldo van deze afrekening wordt berekend zonder deelnemersbijdrage. 4. Indien er na goedkeuring van de financiële afrekening op een Algemene Ledenvergadering van Scintilla sprake is van een negatief saldo, wordt dit negatieve saldo door Scintilla gedragen. 5. Indien er na goedkeuring van de financiële afrekening op een Algemene Ledenvergadering van Scintilla sprake is van een positief saldo, komt dit positieve saldo ten goede aan Scintilla. ARTIKEL 4. FINANCIËLE VERANTWOORDING EN RESTITUTIE 1. Ngoi Sang kan geen enkele garantie geven voor het welslagen van het verkrijgen van inkomsten van derden en aanvaardt dientengevolge geen enkele aansprakelijkheid.

4 pagina 4 van 9 2. Indien de studiereis geheel of gedeeltelijk doorgang vindt, zal er een financiële afrekening worden gepresenteerd op een Algemene Ledenvergadering van Scintilla. Het saldo van deze afrekening wordt berekend met een deelnemersbijdrage gelijk aan de niet te restitueren eigen bijdrage conform artikel 1 lid 1 sub a en lid 2 sub a van deze Overeenkomst. 3. Indien de in lid 2 van dit artikel besproken afrekening wordt goedgekeurd door een Algemene Ledenvergadering van Scintilla en er sprake is van een negatief saldo, dan zal dit eventuele negatieve saldo worden doorberekend aan de deelnemers met een maximum van EUR 500,- (zegge: vijfhonderd euro) per deelnemer, conform de mogelijk te restitueren eigen bijdrage als genoemd in artikel 1 lid 1 sub b en lid 2 sub b van deze Overeenkomst. Het overige deel van een negatief saldo zal door Scintilla worden gedragen. 4. Indien de in lid 2 van dit artikel besproken afrekening wordt goedgekeurd door een Algemene Ledenvergadering van Scintilla en er sprake is van een positief saldo, dan zal dit saldo volledig ten goede komen aan Scintilla en de deelnemer heeft verder geen recht op restitutie. ARTIKEL 5. REISDOCUMENTEN 1. De deelnemer dient zelf zorg te dragen voor de benodigde reisdocumenten. Ngoi Sang aanvaardt dienaangaande geen enkele aansprakelijkheid. 2. Het niet kunnen deelnemen aan de studiereis wegens het ontbreken van de benodigde reisdocumenten, geeft geen recht op restitutie van de reissom c.q. verval van enige betalingsverplichtingen. 3. Indien de deelnemer een strafblad heeft, aanvaardt Ngoi Sang geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele extra kosten of andere gevolgen, die voortvloeien uit het hebben en/of verzwijgen daarvan. ARTIKEL 6. GEDRAGSCODES 1. Wegens culturele en maatschappelijke aspecten kan Ngoi Sang de deelnemer bepaalde gedragscodes opleggen (bijvoorbeeld doch niet uitsluitend correcte kleding, omgangsvormen, eetgewoontes en rituelen). In dat geval wordt de deelnemer ten zeerste geadviseerd zich te houden aan deze gedragscodes. Indien het reisprogramma door het negeren van opgelegde gedragscodes in gevaar wordt gebracht is Ngoi Sang gemachtigd de betreffende deelnemer uit te sluiten van één (1) of meerdere excursies. 2. Ngoi Sang aanvaardt vóór, tijdens en na de studiereis geen enkele aansprakelijkheid voor het gedrag van de deelnemer en de eventuele gevolgen van diens gedrag. Ngoi Sang aanvaardt eveneens geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele extra kosten, die voortvloeien uit misdragingen van de deelnemer. ARTIKEL 7. REISPROGRAMMA 1. De deelnemer is verplicht zich te houden aan het reis- en excursieprogramma zoals vastgesteld door Ngoi Sang, alsmede de door Ngoi Sang te verstrekken aanwijzingen

5 pagina 5 van 9 of instructies, tenzij hierover, met uitdrukkelijke toestemming van Ngoi Sang, anders luidende afspraken zijn gemaakt. 2. Ngoi Sang behoudt zich het recht voor zowel vóór als gedurende de studiereis wijzigingen aan te brengen in het reisprogramma, de reisroute, wijze van transport en accommodatie en dergelijke, indien en voor zover dit naar haar oordeel wenselijk is. ARTIKEL 8. VOORBEREIDING 1. De deelnemer dient aan alle in het kader van de studiereis georganiseerde onderdelen van het voorbereidingsprogramma deel te nemen, tenzij Ngoi Sang anders beslist. De voorbereidende activiteiten zijn: een onderzoeksopdracht, Macro en Micro onderzoek, bedrijfsexcursies, themavak. 2. De deelnemer is verplicht de door Ngoi Sang te verstrekken opdrachten uit te voeren en deze binnen een nog door Ngoi Sang vast te stellen termijn af te ronden en een verslag hiervan in te leveren. Onder opdrachten wordt verstaan het deelnemen aan en afronden van in de loop van het project te definiëren vakken ter voorbereiding op de studiereis en het deelnemen aan en afronden van een door Ngoi Sang verstrekte onderzoeksopdracht van honderd twintig (120) uur (langere opdrachten in overleg). De deelnemer is verplicht opdrachten met het maken van een door Ngoi Sang gewenst verslag af te ronden. De deelnemer zal over nadere details van de opdrachten te zijner tijd op de hoogte worden gebracht. Indien er geen opdracht gevonden wordt, hoeft deze niet uitgevoerd te worden en wordt er ook geen boete opgelegd. De deelnemer die geen opdracht heeft, kan door Ngoi Sang verplicht worden om andere werkzaamheden uit te voeren die de studiereis ten goede komen. 3. Niet nakomen van de in dit artikel genoemde verplichtingen leidt tot uitsluiting van deelname aan de studiereis zonder restitutie van de reissom en zonder verval van de nog te betalen termijnen, tenzij Ngoi Sang anders beslist. Andere consequenties kunnen zijn: a) als de deelnemer niet voldoende presteert voor de aan hem toegewezen opdrachten, zodanig dat deze opdrachten niet (tijdig) worden afgerond, of deze weigert, dan heeft Ngoi Sang het recht om de deelnemer verplicht te stellen de hierdoor eventueel misgelopen inkomsten verkregen van derden in het geheel te vergoeden; b) als de deelnemer niet voldoende presteert voor de aan hem toegewezen opdrachten, zodanig dat deze opdrachten niet naar behoren worden afgerond, dan garandeert Ngoi Sang geen uitkering van de studiepunten, die aan de desbetreffende opdracht toebehoren, aan de deelnemer; c) een boete van maximaal EUR 100,- (zegge: honderd euro) per niet nagekomen verplichting. 4. Ngoi Sang behoudt zich het recht van het toewijzen van alle opdrachten aan de deelnemer voor.

6 pagina 6 van 9 ARTIKEL 9. AFRONDING 1. Gedurende en na afloop van de studiereis dient de deelnemer de hem door Ngoi Sang opgedragen bijdrage aan het eindverslag binnen een nog door Ngoi Sang in de loop van het project vast te stellen termijn in te leveren. 2. Niet tijdig inleveren van de verslagen van de opdrachten heeft een door de deelnemer te betalen boete van maximaal EUR 300,- (zegge: driehonderd euro) tot gevolg. ARTIKEL 10. AFZEGGING 1. De deelnemer heeft uitsluitend recht op annulering van diens deelname aan de studiereis, als de argumentatie hiervoor van bijzondere aard is (bijvoorbeeld doch niet uitsluitend ernstige ziekte of familieomstandigheden). Ngoi Sang zal in dat geval beslissen of de annulering wordt gehonoreerd. Het niet in staat zijn om aan de financiële bijdrage te voldoen wordt niet als kritiek argument beschouwd om de deelname aan de studiereis te annuleren. 2. Als er sprake is van een gerechtigde annulering, zal Ngoi Sang overwegen of de desbetreffende deelnemer recht heeft op restitutie van de tot dan toe voldane financiële bijdrage en/of verval van de nog te betalen termijnen en uitbetaling van contract research (zie artikel 10 lid 3 van deze Overeenkomst). De restitutie zal dan bestaan uit het door de deelnemer reeds betaalde bedrag, onder aftrek van de reeds gemaakte of nog te maken kosten voor de deelnemer. Is er geen sprake van een gerechtigde annulering, dan heeft de deelnemer geen recht op restitutie van de tot dan toe voldane eigen bijdrage en/of verval van de nog te komen betalingstermijnen. 3. Ongeacht de beslissing, die Ngoi Sang neemt omtrent de afzegging van de deelnemer, is de deelnemer te allen tijde verplicht zich te houden aan de in artikel 8 van deze Overeenkomst genoemde punten, tenzij Ngoi Sang anders beslist. ARTIKEL 11. EXONERATIE 1. Ngoi Sang aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade aangericht door of aan de deelnemer en/of derden. 2. Aan de deelnemer komt geen beroep op overmacht toe, in het bijzonder doch niet uitsluitend, gebaseerd op argumenten met betrekking tot studieredenen en financiële situatie. 3. De deelnemer die hinder of overlast oplevert, zodanig dat een goede uitvoering van het reisprogramma daardoor wordt bemoeilijkt, kan door Ngoi Sang van de gehele studiereis of voortzetting van de studiereis worden uitgesloten. Alle hieruit voortvloeiende kosten komen voor rekening van de betreffende deelnemer. Hierop kan binnen de in artikel 12 van deze Overeenkomst genoemde termijn bezwaar worden ingediend.

7 pagina 7 van 9 ARTIKEL 12. KLACHTEN 1. Het is mogelijk dat de deelnemer meent een gerechtvaardigde klacht te hebben. Deze klacht dient, voor zover mogelijk, op de plaats waar de klacht ontstond bij Ngoi Sang te worden ingediend. Als directe indiening van een klacht niet mogelijk is, of als een klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost, moet deze uiterlijk binnen twee (2) maanden na de oorspronkelijke vertrekdatum van de studiereis schriftelijk en gemotiveerd bij Ngoi Sang worden ingediend. Klachten die ontstaan tijdens de werkzaamheden te verrichten na de genoemde termijn dienen uiterlijk binnen twee (2) maanden na het ontstaan van de klacht worden ingediend. 2. Klachten over Ngoi Sang dienen uiterlijk binnen twee (2) maanden na de oorspronkelijke vertrekdatum van de studiereis schriftelijk en gemotiveerd bij Scintilla worden ingediend. Klachten die ontstaan tijdens de werkzaamheden te verrichten na de genoemde termijn dienen uiterlijk binnen twee (2) maanden na het ontstaan van de klacht worden ingediend. 3. Bij niet tijdige indiening vervalt ieder klachtrecht van de deelnemer, alsmede iedere aansprakelijkheid van Ngoi Sang. Indien een klacht niet binnen vier (4) weken na indiening daarvan tot tevredenheid van de deelnemer wordt afgedaan, dan heeft de deelnemer daarna vier (4) weken de tijd om zijn klacht voor te leggen aan een arbitragecommissie. Deze zal bestaan uit een vertegenwoordiger aan te wijzen door de deelnemer, een vertegenwoordiger aan te wijzen door Scintilla en een derde, aan te wijzen door de deelnemer en Scintilla. Mochten de partijen niet tot overeenstemming kunnen komen, dan geschiedt aanwijzing door een juridisch medewerker van de dienst PA&O van de Universiteit Twente. De beslissing van deze commissie heeft de kracht van een bindend advies.

8 pagina 8 van 9 ARTIKEL 13. SLOTBEPALING Over alle zaken, waarin dit deelnemersreglement niet voorziet, beslist Scintilla geadviseerd door Ngoi Sang. Aldus in drievoud opgemaakt en getekend te Enschede, d.d. maandag 11 mei 2009 Deelnemer Naam: <<naam>> Geboren te: <<geboorteplaats>> Handtekening: Namens Scintilla G.J. Hoekstra, president Geboren te: Houten Handtekening: D.S. van Schoot, secretaris Geboren te: Ede Handtekening: Bijlage 1: Overzicht van de betalingstermijnen

9 pagina 9 van 9 Bijlage 1: overzicht van de betalingstermijn De financiële bijdrage van de deelnemer dient op de hieronder gegeven wijze worden betaald. De hoogte van de financiële bijdrage is afhankelijk van het feit of de deelnemer wel of niet subsidiabel is. 1. De financiële bijdrage per subsidiabele deelnemer wordt voorshands gesteld op EUR 750,- (zegge: zevenhonderdvijftig euro), te voldoen in termijnen, zoals omschreven in het hieronder gegeven schema. i. Een aanbetaling van EUR 250,- (zegge: tweehonderdvijftig euro) tijdens of kort na de inschrijving; dit bedrag moet uiterlijk 1 augustus 2009 op de rekening van Ngoi Sang aanwezig zijn; ii. iii. Tweede termijn: EUR 250,- (zegge: tweehonderdvijftig euro); dit bedrag moet uiterlijk 1 september 2009 op de rekening van Ngoi Sang aanwezig zijn; Derde termijn: EUR 250,- (zegge: tweehonderdvijftig euro); dit bedrag moet uiterlijk 1 oktober 2009 op de rekening van Ngoi Sang aanwezig zijn; 2. De financiële bijdrage per niet-subsidiabele deelnemer wordt voorshands gesteld op EUR 1000,- (zegge: duizend euro), te voldoen in termijnen, zoals omschreven in het hieronder gegeven schema. i. Een aanbetaling van EUR 500,- (zegge: vijfhonderd euro) tijdens of kort na de inschrijving; dit bedrag moet uiterlijk 1 augustus 2009 op de rekening van Ngoi Sang aanwezig zijn; ii. Tweede termijn: EUR 250,- (zegge: tweehonderdvijftig euro); dit bedrag moet uiterlijk 1 september 2009 op de rekening van Ngoi Sang aanwezig zijn; iii. Derde termijn: EUR 250,- (zegge: tweehonderdvijftig euro); dit bedrag moet uiterlijk 1 oktober 2009 op de rekening van Ngoi Sang aanwezig zijn; Ngoi Sang accepteert geen contante betalingen. De bovenstaande bedragen kunnen op de girorekening t.a.v. Elektrotechnische Studiever Scintilla Commissies te Enschede worden overgemaakt, onder vermelding van Ngoi Sang deelnemersbijdrage en naam. Niet subsidieabele deelnemers kunnen er voor kiezen de eigen bijdrage in één keer over te maken. Daartoe is echter wel overleg met Ngoi Sang noodzakelijk. Alleen in bijzondere gevallen én alleen in overleg met Ngoi Sang kan de betalingsdatum met maximaal één (1) week worden uitgesteld. Niet tijdige betaling kan conform artikel 1 lid 3 van deze Overeenkomst leiden tot een boete.