Compte-rendu AG du 19 juin 2012 Verslag AV van 19 juni 2012

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1 AM/FM-GIS BELGIUM/LUXEMBOURG Noordstraat 76 rue du Nord 1000 BRUSSELS BELGIUM Compte-rendu AG du 19 juin 2012 Verslag AV van 19 juni 2012 Préambule Voorwoord 1. Introduction du Président - Inleiding van de Voorzitter Le président accueille les participants et les remercie pour leur disponibilité et intérêt. Le nombre de participants à l AG se tasse, ce qui est dommage et montre que la méthode suivie n est sans doute pas la bonne, matière à réflexion. De voorzitter verwelkomt de deelnemers en dankt hen voor hun beschikbaarheid en hun belangstelling. Het aantal deelnemers aan de AV zakt en dat is geen goed teken. Het wijst erop dat de gevolgde methode waarschijnlijk niet de goede is. 2. Liste des présences - Aanwezigheidsregister Voir registre des présences - Zie aanwezigheidsregister. 1/7

2 3.Structure et membres - Structuur en leden 3.1 Observateurs Permanents Permanente Waarnemers Jean-Paul Donnay - Bernard Jouret - Michel Van Acker (aucun de ces observateurs n est présent - geen van deze waarnemers is aanwezig). 3.2 Membres sponsor Sponsor leden Les membres sponsors, appelés à devenir «corporate membres», sont au nombre de 7. Het aantal sponsorleden die op termijn «corporate members» zullen genoemd worden, bedraagt 7. Geosolutions, IGN-NGI, ESRI Belux, SIGGIS, STAR-APIC, PROjections, TOPCON- SOKKIA. Membres administrations - Administratie leden IGN-NGI ACT Luxembourg CIRB SPW ORES 2.3 Membres associés Geassocieerde leden Plus de membres associés (mis à part les étudiants). Geen geassocieerde leden meer (afgezien van studenten). 2.4 Membres individuels Individuele leden Inscriptions en cours. Inschrijvingen bezig. Assemblée générale des membres Algemene Ledenvergadering 1. Validité de l Assemblée générale des membres Geldigheid van de Algemene Ledenvergadering Une première Assemblée générale a été convoquée le 31 mai Le quorum n ayant pas été atteint, une nouvelle Assemblée générale a dû être organisée. L Assemblée générale de ce jour est valablement constituée. Le Bureau de l AG, prévu par les statuts, se compose du président, vice président, secrétaire et trésorier. Ils signeront le PV après approbation lors de la prochaine AG. Tout participant à la présente Assemblée a la faculté de signer le PV également. 2/7

3 L Assemblée approuve cette procédure. Cependant, elle demande comme par le passé à recevoir le PV de l AG dans les meilleurs délais, tant que les débats sont encore bien aux esprits. Een eerste Algemene vergadering werd samengeroepen op 31 mei Het quorum werd niet bereikt en bijgevolg diende een nieuwe Algemene Vergadering te worden georganiseerd. De huidige Algemene vergadering is geldig samengesteld. Het Bureau van deze AV, zoals voorzien in de statuten, is samengesteld door de voorzitter, de vice-voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Zij zullen het verslag ondertekenen na goedkeuring in de volgende AV. Alle deelnemers van de huidige AV mogen dit ook doen. De Vergadering gaat hiermee akkoord. Ze vraagt evenwel zoals in het verleden het PV van de AV zo snel mogelijk te ontvangen, zolang de debatten nog vers in het geheugen zijn. 2. Rapport d activités des semestres précéndents Activiteiten verslag van de vorige semesters Le président donne une présentation des activités du second semestre 2011 et du premier semestre 2012 (voir ppt en annexe). De voorzitter geeft een presentatie van de activiteiten van het tweede semester 2011 en het eerste semester 2012 (zie ppt in bijlage). 3. Projets 2 ième semestre 2012 Projecten 2 de semester 2012 Le président annonce les projets du second semestre 2012 au moyen de la même présentation. Tijdens dezelfde presentatie geeft de voorzitter een overzicht van de projecten van het tweede semester. 4. Présentation des Comptes 2011 Voorstelling van de Rekeningen 2011 Le trésorier présente les comptes Les transparents reprenant les comptes sont donc passés en revue et commentés. De schatbewaarder stelt de rekeningen 2011 voor. De transparanten met daarop de rekeningen worden overlopen en toegelicht. 3/7

4 5. Rapport des commissaires aux comptes Verslag van de commissarissen van de rekeningen Les commissaires aux comptes ont vérifié les pièces et documents fournis par le trésorier. Ils ont constaté la régularité des opérations et proposent l approbation des comptes sans réserve. Un des commissaires remarque cependant qu il y a une grande différence entre le budget et les réalisations (dans un sens positif, il est vrai). A l avenir, ce sera un point d attention. De commissarissen van de rekeningen hebben de stukken en documenten, ter beschikking gesteld door de schatbewaarder, nagekeken. Ze hebben de juistheid van de verrichtingen kunnen vaststellen en stellen voor de rekeningen zonder voorbehoud goed te keuren. Wel merkt één van de commissarissen op dat er een groot verschil bestaat tussen het budget en de verwezenlijkingen (zij het in de positieve zin). Hier wordt in de toekomst werk van gemaakt. 6. Approbation des comptes / Décharge au trésorier et aux administrateurs Goedkeuring van de rekeningen en kwijting van de schatbewaarder en de beheerders Les comptes sont approuvés à l unanimité. A l unanimité, l AG donne décharge au trésorier et aux administrateurs. De rekeningen worden unaniem goedgekeurd. De AV geeft unaniem kwijting aan de schatbeheerder en aan de beheerders. 7. Budget 2012 / fixation des cotisations Begroting voor 2012 / vastlegging lidgeld La proposition de budget 2012 du CA est commentée. La difficulté de l exercice est souligné par le président. Il est en effet étrange d approuver le budget de l année alors que cette dernière est déjà largement entamée. Après discussion, le budget 2012 est approuvé à l unanimité. Het voorstel van de RvB voor het budget 2012 word becommentarieerd. De voorzitter onderstreept de moeilijkheid van deze oefening daar men het budget van het jaar goedkeurt terwijl dit al erg gevorderd is. Na discussie wordt het budget unaniem goedgekeurd. 4/7

5 Dépenses / Uitgaven 2012 Website (hosting / dévelop.) : Wettelijke bekendmakingen / Annonces officielles : 200 Secretariaat / Secrétariat : 500 Sponsoring / Marketing : Studiedag/Séminaire 1: 300 Studiedag/Séminaire 2: 0 GeoExpo et similaire Studiedag/Séminaire 3: Provisie/provision BTW/TVA : 0 Huur/location Maison du Géomètre et GI Assistentie/assistance via VSDC : 250 Verzekering/Assurance 700 Projet spécifique 0 Diversen 800 Totaal/Total : Recettes / Inkomsten 2012 Studie-dag/Séminaire 1 : 0 Studie-dag/Séminaire 2 : Studie-dag/Séminaire 3 : Bijdragen/Cotisations Provisie/provision BTW/TVA : 0 Revenus financiers : 500 Totaal/Total : Questions / Suggestions des membres Vragen / Suggesties van de leden Une réunion spécifique du CA sera consacrée aux objectifs, aux réalisations et à leurs aspects budgétaires. Il sera notamment tenté de faire glisser les décision budgétaires vers l années X-1 (la date du 12 septembre 2012 à 18 heures est d ores et déjà retenue). Een specifieke vergadering van de RvB zal worden georganiseerd rond de doelstellingen, de verwezenlijkingen en hun budgettair aspect. Er zal onder meer worden getracht de beslissingen naar het jaar X-1 te verplaatsen (de datum van 12 september 2012 om 18 uur wordt nu reeds vastgelegd). 5/7

6 Le projet site avance bien, un site temporaire a été mis en place et répond bien aux besoins. Le président remercie vivement Hans Breemersch pour ses efforts. Une étude a été outsourcée pour se pencher e.a. sur la structuration du prochain site, suivi d un copywriting. Les premiers résultats sont attendus pour juillet. Het project site vordert goed. Een tijdelijke site werd in plaats gesteld. Hij beantwoordt goed aan de verwachtingen. De voorzitter dankt hiervoor Hans Breemersch voor zijn inspanningen. Een studie wordt uitbesteed om zich o.m. over de structuur van de volgende site te buigen, gevolgd door copywriting. De eerste resultaten worden begin juli verwacht. Henri Van Oosterwyck annonce que cette année, FLAGIS n organisera plus GIS-o- TOPOLIS. Il est question d organiser un événement de remise d awards. L avis du président AM/FM-GIS Belux sera demandé. Cet événement doit certainement être offert de manière gratuite ou sur invitation par des firmes sponsors. Henri Van Oosterwyck meldt dat FLAGIS dit jaar geen GIS-o-TOPOLIS meer organiseert. Er wordt overwogen dit door een award sessie te vervangen. Het advies van de voorzitter AM/FM-GIS Belux zal worden gevraagd. Het evenement moet zeker kosteloos worden georganiseerd of op uitnodiging van sponsors. Il faut continuer les efforts pour attirer des membres. Des sociétés commerciales qui ne travaillent pas directement dans le domaine de la géomatique mais qui s y intéressent, pourront obtenir le statut «administration». De inspanningen om sponsors te werven moeten worden voortgezet. Commerciële bedrijven die niet actief zijn in de geomatica maar die er interesse in hebben, kunnen het tarief voor administraties bekomen. Il est demandé d ores et déjà de confirmer l intérêt pour GeoExpo Une idée concernant les étudiants est apparue au sein d AM/FM. Bernard Dinon doute que l AGELg soit disposée d adapter le concept en ce sens. Le président posera la question à l occasion. Er wordt nu reeds gevraagd de belangstelling in GeoExpo 2013 te bevestigen. 6/7

7 Het idee om studenten te betrekken werd binnen AM/FM geopperd. Bernard Dinon heeft zijn twijfels over het feit of AGELg akkoord zou gaan om het concept in die zin aan te passen. De voorzitter zal bij gelegenheid de vraag stellen. La prochaine AG devrait avoir lieu à la mi-octobre Si le quorum n est pas atteint, la 5 novembre pourrait servir de date de rechange. De volgende AV zou medio oktober moeten plaatsgrijpen. Indien het quorum niet wordt bereikt, kan 5 november als vervangdatum worden gebruikt. L Assemblée générale est levée à 12h00. De Algemene Vergadering wordt opgeheven om 12u00. * * * Hans Breemersch Secrétaire / Secretaris Jean-Yves Pirlot Président / Voorzitter Luc Bontemps Trésorier / Penningmeester Raoul Penneman Vice Président / Vice-Voorzitter 7/7

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