Facilitair coördinator

Transcriptie

1 DIENSTENCENTRUM SINT-GERARDUS DIEPENBEEK 4.1. Organisatiestructuur: functieprofielen 4.1./41. Facilitair coördinator Beoordeeld door: de algemeen directeur Goedgekeurd door: de raad van toezicht op en Geldig vanaf: Tot en met: Locatie N:\SGI\Intranet\Kwaliteit\41_Kwaliteit_Organisatiestructuur\Functieprofielen\04_Facilitaire_Diensten\41_FC Bestandsnaam DCSG_41_41_Facilitair_Coördinator_Versie_1.0.doc DCSG_41_41_Facilitair_Coördinator_Versie_1.0.pdf Versie: 1.0 Facilitair coördinator 1 Functiedoel De facilitair coördinator geeft leiding aan en organiseert het werk van de technische dienst, de dienst schoonmaak, de keuken en de busbegeleiding, met het oog op een optimale dienstverlening aan de afdelingen en de scholen. Hij /zij zorgt ervoor dat het personeel en de financiële middelen efficiënt worden ingezet. Hij /zij coacht het personeel in hun opdracht. Hij /zij ondersteunt en bewaakt een aangename werkcultuur zodat mensen graag komen werken en dat ook uitstralen naar de omgeving. Hij /zij werkt actief aan een goede relatie tussen de diensten, het gehele dienstencentrum en de scholen, de zorggebruikers en de vzw Stijn. 2 Positie of plaats in de organisatie De facilitair coördinator legt verantwoording af aan de algemeen directeur en is direct leidinggevende aan het personeel van de technische dienst, de dienst schoonmaak, de keuken en de dienst informatica. De facilitair coördinator is bevoegd en draagt eindverantwoordelijkheid voor alle aangelegenheden binnen de eigen diensten. 3 Kwalificatievereisten of 'gelijkwaardig niveau' Niveau bachelor met liefst relevante ervaring in soortgelijke functie. 4.1./41. Facilitair coördinator (versie 1.0) blz. 1 van 7 Geldig vanaf

2 4 Resultaten en taakomschrijving 4.1 Resultaat 1: de dagelijkse facilitaire ondersteuning naar de directe zorg is aanwezig. Taken bij resultaat 1 - In samenwerking met de afdelingen /scholen, de diensthoofden en het personeel werken aan de visie, doelen en krachtlijnen met betrekking tot de eigen diensten en aan de concrete uitwerking hiervan. Vervolgens deze bewaken door het coachen van het eigen personeel. - Levert een bijdrage in het vertalen van het strategisch beleid van de organisatie naar de eigen facilitaire diensten. - Ontwikkelt flexibele, facilitaire producten en diensten die voldoen aan de aan verandering onderhevige wensen van mondige interne klanten. - Initieert veranderprocessen en ontwerpt en onderhoudt daarvoor infrastructuur. - Plant, organiseert, coördineert en evalueert de facilitaire dienstverlening. 4.2 Resultaat 2: er heerst een aangenaam werkklimaat en een efficiënt personeelsbeleid in de diensten. Taken bij resultaat 2 - Lijnen uitzetten voor een efficiënte werkorganisatie. - Organiseren van de dienstregeling voor de diensten: technische, schoonmaak, keuken en informatica. - Opvolgen van de personeelsmiddelen. - Werven, selecteren en inzetten van nieuwe personeelsleden en stagiairs. - Voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met personeel. - Evalueren en ondersteunen van personeelsleden: onthalen van nieuwe personeelsleden, evalueren en coachen van personeel. - Opvolgen van de vormingsnoden, opstellen van een VTO-plan en opvolgen van de uitvoering van dit plan. - Bewaken van een goede werkcultuur (o.a. aandacht voor evenwicht werk-privé). 4.3 Resultaat 3: er heerst een gezond financieel en materieel beleid. Taken bij resultaat 3 - Opmaken van de jaarlijkse investerings- en vervangingsbegroting. - Opvolgen van het totaalpakket investeringen en vervangingen: plaatsen van offertes /bestellingen voor de dagelijkse werking. - Opstellen van eenmalige dossiers met betrekking tot financiële aangelegenheden. - Uitvoeren van marktonderzoek voor de vzw Stijn in functie van gemeenschappelijke aankopen. - Controleren van de facturatie. 4.4 Resultaat 4: er is een open en constructieve relatie tussen de eigen diensten en het gehele dienstencentrum, de scholen en de VZW Stijn. Taken bij resultaat 4 - Deelnemen aan overlegvormen tussen de verschillende afdelingen /scholen /dienstencentra. 4.1./41. Facilitair coördinator (versie 1.0) blz. 2 van 7 Geldig vanaf

3 4.5 Resultaat 5: nieuwe evoluties met betrekking tot producten en materialen eigen aan de diensten worden goed opgevolgd. Taken bij resultaat 5 - In samenwerking met de preventieadviseur en de bouwcoördinator de wetgeving met betrekking tot milieu, veiligheid, materialen en producten eigen aan de diensten opvolgen. - Doornemen van literatuur, bijwonen van studiedagen. 4.6 Resultaat 6: er heerst een actief kwaliteitsbeleid binnen de eigen diensten. Er is toezicht op en bijsturing van de implementatie van de procedures in de werking. Taken bij resultaat 6 - Toezicht houden op de uitvoering van de kwaliteitsplanning en de implementatie van de procedures in de eigen diensten. 4.1./41. Facilitair coördinator (versie 1.0) blz. 3 van 7 Geldig vanaf

4 5 Beschrijving kerncompetenties vzw Stijn Competentie 1: respectvol en hartelijk omgaan met personen met (of zonder) handicap Op een gelijkwaardige manier omgaan met personen (met een handicap): zorggebruikers, collega s... Open staan voor contact met personen met een handicap en hun sociaal netwerk. De rechten en de waardigheid van de personen met een handicap respecteren. Positief ingesteld zijn ten opzichte van anderen. Indicatoren bij competentie 1 - Neemt een zeer open houding aan in contacten met personen met een handicap en hun sociaal netwerk, wat anderen stimuleert een gelijkaardige houding aan te nemen. - Maakt totaal geen onderscheid tussen personen met of zonder handicap, voelt zich evenwaardig aan de persoon met een handicap. - Bekijkt in elke situatie hoe hij maximaal kan rekening houden met de eigenheid van personen met een handicap, met diens verwachtingen en wensen, en handelt hiernaar. - Staat open voor vertrouwelijke en persoonlijke informatie, behandelt deze met respect en is hierin een voorbeeld voor anderen. - Is erg hartelijk en heeft een aanstekelijk enthousiasme, zelfs in moeilijke situaties. Competentie 2: hartelijk en geëngageerd zijn Je job met hart en ziel uitvoeren. Gedreven zijn, voorstellen doen, initiatieven nemen. Taken opnemen in plaats van ze te laten liggen voor anderen en ze volledig en met volle inzet uitvoeren. Indicatoren bij competentie 2 - Is sociaal vaardig en erg vriendelijk, wat aanstekelijk en uitnodigend werkt ten aanzien van anderen. Contacten met anderen verlopen vlot en spontaan. - Verschijnt zelfs onder sociale druk of werkdruk erg enthousiast op het werk. - Vindt de juiste balans tussen zelfzorg en overname. - Heeft een juiste voeling voor de signalen van de zorggebruiker, gaat hier gepast mee om. - Voert taken correct en met volle inzet uit en neemt spontaan initiatieven op elke niveau. Competentie 3: open communicatie Gepast met elkaar communiceren over goede en lastige zaken, ook over gevoelens, ongeacht het thema of de gesprekspartner. Indicatoren competentie 3 - Luistert actief, ook naar moeilijke boodschappen. Toont interesse, stelt vragen. - Spreekt niet over anderen en brengt het op een constructieve manier ter sprake wanneer anderen dit doen. - Bemiddelt en brengt moeilijke boodschappen over op een rustige, natuurlijke manier. Ziet feedback als een opbouwende stimulans in de werking: gaat ermee aan de slag. - Creëert een sfeer waarin collega s elkaar openlijk informatie vragen en geven. - Uit zijn mening of gevoel correct; kan op een bondige manier de essentie perfect weergeven. Is hierin een voorbeeld voor anderen. - Observeert de andere grondig en stelt vragen om te weten welke boodschap de ander wil overbrengen. Checkt de eigen interpretatie en die van de anderen. 4.1./41. Facilitair coördinator (versie 1.0) blz. 4 van 7 Geldig vanaf

5 Competentie 4: betrouwbaar en integer zijn Doen wat je zegt en zeggen wat je doet. In eer en geweten handelen. De werkelijkheid, inclusief de risico's en minder mooie kanten, correct weergeven. Zich houden aan de algemene en professionele gedragsnormen en aan de missie en visie van vzw Stijn. Verantwoordelijkheid nemen voor het eigen handelen. Het vertrouwen van zorggebruikers, van collega's en van vzw Stijn waard zijn. Indicatoren bij competentie 4 - Geeft informatie die precies en gepersonaliseerd is. - Houdt zich stipt aan gemaakte afspraken en komt na wat hij beloofd heeft. - Houdt vertrouwelijke informatie zorgvuldig voor zich en hanteert deze informatie correct en enkel wanneer nodig. - Gaat positief en constructief om met de gevolgen van eigen fouten. 4.1./41. Facilitair coördinator (versie 1.0) blz. 5 van 7 Geldig vanaf

6 6 Beschrijving van specifieke competenties voor deze functie Competentie 5: mensen kunnen motiveren, coachen, sturen. In staat zijn het gedrag van andere mensen te beïnvloeden zodanig dat ze meewerken aan het doel en de opdracht van het team. Daarbij respect opbrengen voor en voortbouwen op de persoonlijkheid van elk teamlid. Anderen kunnen warm maken voor, overtuigen van het gestelde doel. Indicatoren bij competentie 5 - Vertelt hoe de situatie ervoor staat en welke wegen tot verbetering leiden. - Verstrekt duidelijke opdrachten. - Geeft aan welke inzet of inspanning nodig is om het doel te bereiken. - Besteedt aandacht aan de inzet en inspanningen van de teamleden en geeft hierover gericht feedback. - Stimuleert persoonlijke verantwoordelijkheid en zelfvertrouwen van de teamleden. - Controleert op afstand of de instructies worden opgevolgd en onderneemt actie wanneer dat niet zo is. - Heeft inzicht in het groepsdynamisch proces. Competentie 6: goed kunnen plannen en organiseren. Systematisch en methodisch kunnen werken. Een plan van aanpak kunnen formuleren om een doel te bereiken met duidelijke inschatting van tijd en middelen. Dit plan ten uitvoer kunnen (laten) brengen. Opvolgen hoe het loopt met de uitvoering van het plan en indien nodig bijsturen. Indicatoren bij competentie 6 - Stelt prioriteiten. - Stelt concrete doelen voor zichzelf en voor anderen. - Komt met een plan van aanpak met een duidelijke inschatting van tijd en middelen die nodig zijn. - Werkt stap voor stap naar een doel toe, over een langere periode. - Werkt ordelijk en systematisch. - Combineert verschillende werkzaamheden effectief en efficiënt. Competentie 7: duidelijk, zelfstandig en besluitvaardig zijn. De spelregels en verwachtingen duidelijk maken en laten respecteren. Beslissingen durven nemen, een standpunt durven innemen, een oordeel durven uitspreken. Moeilijke beslissingen niet uitstellen. Consistent blijven, ook onder druk. Zelfstandig kunnen werken. Indicatoren bij competentie 7 - Neemt tijdig de nodige beslissingen. - Neemt besluiten, ook op basis van beperkte gegevens. - Neemt een standpunt in, spreekt een oordeel uit. - Geeft snel aan wanneer iets wel of niet kan. 4.1./41. Facilitair coördinator (versie 1.0) blz. 6 van 7 Geldig vanaf

7 Competentie 8: meerzijdig partijdig zijn. Inzicht hebben in en begrip kunnen opbrengen voor de verschillende standpunten van de verschillende partijen, hun context en achtergrond en van hieruit zoeken naar een consensus of oplossing. Indicatoren bij competentie 8 - Open staan voor en kunnen respecteren van ieders waarheid of mening. - Overleg plegen met alle betrokken partijen. - Een eigen mening kunnen uiten zonder deze op te dringen. - Actief bevragen van en rekening houden met de andere standpunten. - De betrokken partijen inzicht kunnen geven in de andere standpunten, de andere kant laten zien. Competentie 9: over "helikopterkwaliteit" beschikken. De persoon kan moeilijke kwesties overzien en de raakvlakken met andere gebieden in de besluitvorming betrekken. Indicatoren bij competentie 9 - Concentreert zich op de hoofdlijnen. - Houdt rekening met de gevolgen van een beslissing op korte én lange termijn. - Bekijkt de problemen vanuit de verschillende gezichtspunten. - Kijkt over de grenzen van zijn functie. - Houdt rekening met het algemeen belang. Competentie 10: leerbereidheid. De mate waarin de kandidaat door zijn nieuwsgierigheid ertoe komt om zijn kennis en vaardigheden permanent te verfijnen. Indicatoren bij competentie 10 - Steeds geïnteresseerd zijn naar uitleg over zijn werk en dat van collega s. - Wenst zich voortdurend bij te scholen met betrekking tot de evoluties binnen zijn/haar werkdomein. - Is voortdurend op zoek naar nieuwe uitdagingen. - Vindingrijke 'problem-solver' binnen zijn /haar werkdomein: techniek, hygiëne, veiligheid, informatica 4.1./41. Facilitair coördinator (versie 1.0) blz. 7 van 7 Geldig vanaf