Handleiding d-basics d-basics b.v.

Transcriptie

1 Handleiding d-basics

2 Handleiding d-basics Alle rechten voorbehouden. Vermenigvuldiging, overdracht of opslag van deze informatie of delen daarvan, in welke vorm ook, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van D-basics b.v. is verboden. De in dit document vermelde namen van bedrijven, producten en diensten die niet aan d-basics b.v. toebehoren, zijn handelsmerken of dienstmerken van de betreffende rechthebbenden. De informatie in deze handleiding is geschreven voor het programma d-basics en de daarbij behorende modules. D-basics b.v. behoudt zich het recht voor zonder kennisgeving vooraf wijzigingen en verbeteringen in producten en in de functies en mogelijkheden van de in dit document beschreven producten en/of dit document zelf; aan te brengen. De inhoud van dit document wordt verstrekt in de toestand waarin deze verkeert. Behalve waar de toepasselijke wetgeving dit vereist, worden met betrekking tot de nauwkeurigheid, betrouwbaarheid of inhoud van dit document geen garanties gegeven, uitdrukkelijk noch stilzwijgend, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, de stilzwijgende garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel. D-basics b.v. behoudt zich het recht voor dit document op ieder gewenst moment zonder kennisgeving vooraf te herzien of in te trekken. d-basics b.v. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor verlies van gegevens of inkomsten of voor bijzondere of incidentele schade, gevolgschade of indirecte schade, door welke oorzaak ook. Geprint: november 2016

3 Inhoudsopgave I Inhoudsopgave Hoofdstuk I Inleiding 1 Hoofdstuk II Installatie De eerste stappen De Installatie procedure Registratie De eerste keer inloggen Netwerk installatie Installatie van updates 11 Hoofdstuk III Beheer administraties Aanmaken van administraties Openen van administraties Verwijderen van administraties Instellingen koppeling boekhoudpakket 17 Hoofdstuk IV Beheer informatie Importeren gegevens Koppelen grootboekrekeningen Beheer debiteureninformatie Beheer crediteureninformatie Koppelen ISO codes Koppelen INFO codes 38 Hoofdstuk V Overzichten Printen Exporteren naar Excel Zoeken in lijsten 42 Hoofdstuk VI Modules Collect Corporate Cashflow Corporate QuickScan Corporate Risk Monitor D/C analyse Tax 131

4 II Handleiding d-basics... 7 RAM 145 Hoofdstuk VII Aanmaken data bestanden Openen van de exportmodule Instellen van de exportmodule Aanmaken en versturen van databestanden 167 Hoofdstuk VIII Instellingen Database beheer Kopiëren administratie Netwerk verbindingen Taal instellen Gebruikersbeheer Gebruikersrechten administraties Standaard instellingen printen Grafiek kleuren Internet settings Automatisch importeren, exporteren en versturen Invullen gegevens licentiehouder Support 207 Hoofdstuk IX Bijlagen Geavanceerde instellingen koppeling boekhoudpakket Gebruik van filters Handmatig toevoegen aanvullende gegevens Debiteuren dag-voortgangsbestand Gebruik van de module File Merger Import Wizards Meldingen log bestand Specificatie bestandsformaten belastingdienst Aanvragen KPN BAPI certificaat 245 Index 253

5 Inleiding Hoofdstuk I

6 2 1 Handleiding d-basics Inleiding Deze handleiding beschrijft de installatie en het gebruik van d-basics, een programma voor het automatisch verzamelen, analyseren en versturen van financiële bedrijfsgegevens. Verzamelen D-basics biedt de mogelijkheid tot het leggen van een koppeling met een groot aantal boekhoudpakketten. Via deze koppelingen kan middels 'een druk op de knop' financiële informatie vanuit het boekhoudpakket naar d-basics worden gekopieerd. Analyseren D-basics kan worden uitgebreid met modules die zijn gericht op het verschaffen van inzicht in het presteren van een onderneming of het automatiseren van bewerkelijke administratieve processen. Versturen De door d-basics verzamelde en geanalyseerde gegevens kunnen in verschillende standaard formaten worden geëxporteerd. Deze databestanden kunnen automatisch worden verstuurd naar externe partijen als de belastingdienst, factormaatschappijen, banken, credit managers en andere financiële dienstverleners.

7 Installatie Hoofdstuk II

8 4 2 Handleiding d-basics Installatie Dit hoofdstuk beschrijft de installatie van d-basics. Hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld: Eerste stappen Installatieprocedure Registratie Inloggen Netwerkinstallatie Installatie van updates

9 Installatie De eerste stappen D-basics kan op twee manieren worden geïnstalleerd. Met behulp van een via Internet verkregen installatiebestand of met een Cd-rom. I. Installatie via download Bij dit installatietype moeten de voor het installeren van d-basics vereiste bestanden via de website van d-basics worden gedownload. De benodigde bestanden zijn: Het installatiebestand voor de volledige installatie (dbscsins.exe) De handleiding Een verkorte handleiding (Quick Reference Card) waarin het instellen van de koppeling tussen dbasics en het boekhoudpakket wordt beschreven Een stappenplan Bij het downloaden wordt de keuze geboden tussen het 'openen' of 'opslaan' van het bestand. Kies voor de optie 'Opslaan' en selecteer vervolgens de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen (en later eenvoudig kan worden teruggevonden). Zodra de download is voltooid, kan de installatie worden opgestart door op het installatiebestand te dubbelklikken. De installatiebestanden worden nu uitgepakt waarna de installatieprocedure automatisch start. II. Installatie met Cd-rom Bij de installatie met een Cd-rom kan gebruik worden gemaakt van het installatie programma. Dit programma start automatisch nadat de Cd-rom in de Cd-romspeler is geplaatst. Indien de Cd-romspeler geen 'Autorun' ondersteunt, moet het installatieprogramma handmatig worden opgestart. Dubbelklik hiervoor het bestand 'dbasics.exe' op de installatie Cd-rom. Het installatieprogramma opent het volgende scherm: Dit scherm biedt de volgende mogelijkheden: Keuze taal De taal waarin de op de Cd-rom meegeleverde documentatie wordt weergegeven is afhankelijk van de geselecteerde taal. Installeren d-basics Door op deze knop te klikken wordt de installatieprocedure van d-basics gestart.

10 6 Handleiding d-basics Handleiding Klik op de knop 'Handleiding' om de d-basics handleiding te openen. Opmerking: Voor het lezen van de handleiding is het programma 'Acrobat Reader' vereist. Een gratis kopie van Acrobat Reader is te verkrijgen via de website van Adobe. Verkorte handleidingen (QRC's) Het instellen van de koppeling voor het automatisch inlezen van de gegevens verschilt per boekhoudpakket. Voor ieder boekhoudpakket is daarom een verkorte handleiding beschikbaar die op de bijzonderheden van deze koppeling ingaat. Druk op de knop 'Verkorte handleidingen' om de map met verkorte handleidingen te openen. Licentieovereenkomst Het gebruik van d-basics gebeurt onder de voorwaarden zoals deze zijn vastgelegd in de licentieovereenkomst. Druk op de knop 'Licentieovereenkomst' om dit document te openen en lees het zorgvuldig door. Stoppen Hiermee wordt de installatieprocedure beëindigd.

11 Installatie De Installatie procedure De installatieprocedure van d-basics bestaat uit twee onderdelen: I. De d-basics Set-up Wizard De installatieprocedure kan worden gestart door te dubbelklikken op het via Internet verkregen installatiebestand (dbscsins.exe) of via de knop 'Installeren d-basics' in het menu van de installatie Cdrom. De daadwerkelijke installatie wordt verzorgd door de Set-up Wizard, deze doorloopt de volgende 7 stappen: Stap 1: Keuze taal Voorafgaand aan het opstarten kan de taal worden gekozen waarin de de Set-up wizard moet worden uitgevoerd. Stap 2: Startscherm Na het kiezen van de taal verschijnt het startscherm, hier wordt de mogelijkheid geboden de installatie te starten of af te breken. Klik op 'Volgende' (of 'Next') om naar het volgende scherm te gaan. Stap 3: Licentie overeenkomst Het gebruik van d-basics gebeurt onder de voorwaarden zoals vastgelegd in de licentieovereenkomst. D-basics kan slechts worden geïnstalleerd indien u deze voorwaarden accepteert. Klik na het accepteren van de voorwaarden op 'Volgende' (of 'Next') om naar het volgende scherm te gaan. Stap 4: Keuze installatie map In dit scherm kan worden aangegeven waar d-basics moet worden geïnstalleerd. De standaardlocatie is 'c:\program files\d-basics\', het wordt afgeraden d-basics op een andere locatie te installeren. Belangrijk: Indien d-basics op verschillende computers zal worden gebruikt, moet één centrale database worden aangemaakt, zie ook de Netwerkinstallatie. Stap 5: Snelkoppeling in startmenu In dit scherm kan worden aangegeven of er een snelkoppeling in het startmenu van Windows moet worden aangemaakt en in welke map deze snelkoppeling moet worden opgeslagen. Het wordt afgeraden de standaardinstellingen te wijzigingen. Stap 6: Overige snelkoppelingen Bij de installatie van d-basics kunnen snelkoppelingen voor het opstarten van het programma worden aangemaakt op het bureaublad en in de werkbalk 'Snel starten' (indien aanwezig in de gebruikte Windows versie). Stap 7: Starten installatie Het laatste scherm van de Set-up Wizard geeft een overzicht van de instellingen. Controleer de instellingen en klik vervolgens op 'Install' om de installatie te starten. Start de computer - na het voltooien van de installatie - opnieuw op om de installatie te voltooien. Na het herstarten kan d-basics via één van de d-basics snelkoppelingen worden opgestart.

12 8 2.3 Handleiding d-basics Registratie Menu opties: Licentie, d-basics registreren D-basics functioneert alleen indien het programma op de juiste manier is geregistreerd. Zolang de registratiegegevens niet of onvolledig zijn ingevuld verschijnt direct na het opstarten van d-basics het registratiescherm in beeld. Er zijn twee mogelijkheden: invoeren registratie gegevens of installeren demo versie. I. Invoeren registratiegegevens Neem bij het invullen van dit scherm de registratiegegevens exact over van de licentievoucher of de met registratiegegevens. Let hierbij op het gebruik van hoofdletters en leestekens. Opmerkingen: Indien u de licentiesleutel via heeft ontvangen kunt u deze in één keer in d-basics plakken door de regels met de licentienaam en licentiecodes in z'n geheel te kopiëren (Ctrl+C) en vervolgens op de knop "Paste key" te klikken. Indien de licentiegegevens goed zijn gekopieerd worden de van toepassing zijnde licentievelden in één keer bijgewerkt. De maatwerkcode hoeft alleen te worden ingevuld indien aan d-basics op uw verzoek een specifieke functionaliteit is toegevoegd. Laat het invulvak 'Maatwerkcode' leeg indien van dergelijke functionaliteit geen sprake is. II. Installeren demo versie Selecteer voor het installeren van een demoversie de optie 'DEMO evalueren'. In dit geval zal d-basics automatisch een demo administratie aanmaken en de voor het evalueren benodigde functionaliteit activeren. Belangrijk: Geregistreerde gebruikers die een evaluatieversie van d-basics willen installeren moeten de evaluatieversie niet op de computer installeren waarop de geregistreerde versie van d-basics is geïnstalleerd. Bij het installeren van de evaluatieversie worden de bestaande registratiegegevens overschreven, hierdoor wordt de mogelijkheid tot het importeren van informatie uit het boekhoudpakket uitgeschakeld.

13 Installatie De eerste keer inloggen Menu opties: 'Bestand', 'Inloggen' Toegang tot d-basics kan worden afgeschermd met een wachtwoord. Indien van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt, moet bij het inloggen een gebruikersnaam en wachtwoord worden ingevuld. Eerste keer inloggen Als d-basics voor de eerste keer wordt opstart moet met de gebruikersnaam 'administrator' worden ingelogd. Vul hierbij geen wachtwoord in. Uitloggen Nadat men is ingelogd kan men uitloggen via de menu opties 'Bestand', 'Uitloggen'.

14 Handleiding d-basics Netwerk installatie Als d-basics vanaf verschillende computers in een netwerk moet worden gebruikt is het van belang dat de verschillende installaties met één centrale database werken. Alvorens d-basics kan worden ingesteld voor het gebruik van een centrale database moet de installatieprocedure - op iedere computer waarop d-basics zal worden gebruikt - succesvol zijn voltooid. Voor de netwerkinstallatie moeten vervolgens de volgende stappen worden doorlopen: Stap 1: Aanmaken centrale database Menu opties: 'Systeem', 'Database' Via de eerste computer die wordt ingesteld voor netwerkgebruik moet de centrale database worden aangemaakt. Open hiervoor het scherm 'Database' via de menu opties 'Systeem', 'Database' en klik op de knop 'Set-up' om de d-basics Database Wizard op te starten. Maak met behulp van de Database Wizard de centrale database aan op een netwerklocatie die ook toegankelijk is voor de overige computers waarop d-basics zal worden gebruikt. Indien voor het databasetype Access is gekozen, moet bij het doorlopen van de Wizard worden aangegeven waar de database moet worden opgeslagen. Verwijs hier naar een locatie die vanaf de verschillende computers toegankelijk is (bijvoorbeeld een gedeelde map op de server). Stap 2: Aanmaken administratie(s) Menu opties: 'Bestand', 'Nieuwe administratie' Na het inrichten van de centrale database moet(en) in d-basics opnieuw de administratie(s) worden aangemaakt waarin de uit het boekhoudpakket geïmporteerde gegevens worden opgeslagen. Stap 3: Instellen overige computers Na het doorlopen van de hiervoor beschreven stappen, moet d-basics op de overige computers worden ingesteld op het gebruik van de centrale database. Open hiervoor (na volledige installatie van dbasics) het scherm 'Database' (menu opties 'Systeem', 'Database') en vul het bestandenpad in dat verwijst naar de gedurende stap 1 aangemaakte centrale Access database (of stel de verbinding met de SQL server in). Na het instellen van de database kunnen de in de centrale database aangemaakte administraties worden geopend.

15 Installatie Installatie van updates Menu opties: 'Help', 'Support' Aangezien voortdurend nieuwe koppelingen met boekhoudpakketten aan d-basics worden toegevoegd en bestaande koppelingen als gevolg van versiewijzigingen van boekhoudpakketten worden aangepast, volgen de versies van d-basics elkaar snel op. Het is daarom raadzaam regelmatig de nieuwste versie van d-basics te installeren. Deze update kan worden geïnstalleerd via het scherm 'Support' (menu opties 'Help', 'Support'). Een update van d-basics kan op drie verschillende manieren worden geïnstalleerd: de Auto update, de Laatste updateen de Volledige installatie. Opmerking: Het is mogelijk dat bepaalde netwerkinstellingen het downloaden van updates via het Supportscherm verhinderen. In dat geval kan het installatiebestand voor de update worden gedownload via de website van d-basics Auto update Met behulp van de Auto update functie kan de meest recente versie van d-basics volledig automatisch worden geïnstalleerd. Doorloop hiervoor de volgende stappen: 1. Klik op de knop 'Auto update' om de meest recente versie van d-basics te downloaden. 2. Zodra het downloaden is voltooid wordt d-basics automatisch afgesloten en verschijnt het installatiescherm van de Set-up Wizard in beeld. Klik vervolgens op 'Next' om de update procedure te starten. 3. In het tweede scherm van de Set-up Wizard wordt de licentie overeenkomst weergegeven. De installatie van de update kan pas worden voortgezet nadat men zich akkoord heeft verklaard met de bepalingen van deze overeenkomst. 4. Geef ten slotte in het derde scherm van de Set-up Wizard aan op welke locatie d-basics is geïnstalleerd en klik vervolgens op 'Next' om de update te installeren. Nadat de update is geïnstalleerd wordt d-basics automatisch opgestart.

16 Handleiding d-basics Laatste update De 'Laatste update' bevat slechts het minimale vereiste voor het updaten van d-basics. Deze updatemethode is daarom alleen geschikt in de situatie dat d-basics al is geïnstalleerd. Doorloop voor het installeren van de 'Laatste update' de volgende stappen: Klik op de knop 'Download laatste update' om het updatebestand te downloaden (of download het installatiebestand via de website van d-basics). 2. Er volgt nu een melding dat d-basics moet worden afgesloten. Klik op OK om deze melding te sluiten, kies vervolgens de optie 'Opslaan' (of 'Save') en selecteer ten slotte de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen. 3. Sluit d-basics af alvorens de volgende stap uit te voeren. 4. Klik na het voltooien van de download op 'Open' (of dubbelklik op het via Internet verkregen bestand) en klik vervolgens op 'Next' om de update procedure te starten. 5. In het tweede scherm van de Set-up Wizard wordt de licentie overeenkomst weergegeven. De installatie van de update kan pas worden voortgezet nadat men zich akkoord heeft verklaard met de bepalingen van deze overeenkomst. 6. Geef in het derde scherm van de Set-up Wizard aan op welke locatie d-basics is geïnstalleerd. 7. Klik vervolgens op 'Next' om de update te installeren. Nadat de update is geïnstalleerd wordt dbasics automatisch opgestart. Volledige installatie De 'Volledige Installatie' bevat zowel de bestanden die nodig zijn om de installatie van d-basics opnieuw uit te voeren als de voor het functioneren van d-basics vereiste ondersteunende Windows componenten. Doorloop voor de 'Volledige Installatie' de volgende stappen: Klik op de knop 'Download laatste volledige installatie' om het updatebestand te downloaden (of download het installatiebestand via de website van d-basics). 2. Kies in het volgende scherm voor de optie 'Opslaan' (of 'Save') en selecteer de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen. 3. Sluit d-basics af alvorens de volgende stap uit te voeren. 4. Klik na het voltooien van de download op 'Open' (of dubbelklik op het via Internet verkregen bestand). 5. De installatieprocedure van d-basics wordt nu opgestart. Updates en netwerkinstallaties Als bij het installeren van d-basics voor een netwerkinstallatie is gekozen, is het van belang dat op iedere computer dezelfde versie van d-basics is geïnstalleerd. Bij het opstarten van d-basics wordt gecontroleerd of de juiste versie van d-basics wordt gebruikt. Is er sprake van een oude versie, dan moet een update worden geïnstalleerd alvorens van d-basics gebruik kan worden gemaakt. Installeer de update van d-basics daarom gelijktijdig op alle werkstations (hiermee wordt voorkomen dat doorlopend wordt gevraagd een update te installeren).

17 Beheer administraties Hoofdstuk III

18 14 3 Handleiding d-basics Beheer administraties Dit hoofdstuk beschrijft het beheren van administraties. Hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld: Aanmaken of wijzigen van administraties Openen van administraties Verwijderen van administraties Instellingen koppeling boekhoudpakket 3.1 Aanmaken van administraties Menu opties: 'Bestand', 'Nieuwe administratie' De eerste stap in het aanmaken van een nieuwe administratie is het vastleggen van een aantal gegevens die betrekking hebben op de administratie. Dit gebeurt via het scherm 'Administratie', dat bestaat uit drie tabs: Bedrijfsgegevens, Contacts en notificatie. De informatie op de tweede en derde tab hoeft slechts in een beperkt aantal gevallen te worden ingevuld, in de overige gevallen is de functionaliteit van deze tabs uitgeschakeld. Bedrijfsgegevens Op de tab 'Bedrijfsgegevens' - die bestaat uit drie sub-tabs - wordt een aantal gegevens van de onderneming vastgelegd. Deze gegevens worden gebruikt bij het printen van documenten, het wordt daarom aangeraden de gegevens zo compleet mogelijk in te in te vullen. Contacts Bepaalde modules van d-basics bieden de mogelijkheid - via - automatisch informatie te versturen naar hiertoe aangewezen contactpersonen. Op de tab 'Contacts' kan worden ingesteld welke contactpersonen deze s moeten ontvangen. Selecteer hiervoor in de rechter kolom een contactpersoon en verplaats deze naar de linker kolom (druk hiervoor op de knop: ). Verder biedt deze tab de mogelijkheid een contactpersoon als relatiebeheerder te koppelen aan de administratie. Contactpersonen moeten eerst worden aangemaakt alvorens ze aan een administratie kunnen worden gekoppeld, zie ook 'Beheer contactpersonen'.

19 Beheer administraties 15 notificatie De via verstuurde notificaties kunnen ook worden verstuurd naar degene die optreedt als contactpersoon/beheerder voor de administratie. Vul hiervoor het adres van de contactpersoon in en selecteer de notificaties die moeten worden verstuurd (het is mogelijk dat het adres al is ingevuld) Klik na het invullen van de gegevens op 'OK' of 'Toepassen'. D-basics past nu automatisch de database aan, zodat deze geschikt is voor het opslaan van de gegevens van de nieuwe administratie. Na het aanmaken van de database wordt automatisch het scherm 'Boekhouding' geopend. Via dit scherm kan de koppeling met het boekhoudpakket worden ingesteld. Na het instellen van de koppeling met het boekhoudpakket is de administratie klaar voor gebruik. Opmerkingen: Het is mogelijk dat in een boekhoudpakket meerdere administraties worden gevoerd. Voor iedere in het boekhoudpakket gevoerde administratie - waaruit d-basics informatie moet importeren - moet een aparte administratie worden aangemaakt in d-basics. Administraties die niet langer actief worden gebruikt kunnen met behulp van de optie "Inactief" (rechtsboven in het scherm) als inactief worden gekwalificeerd. Dit heeft tot gevolg dat de administratie niet meer wordt getoond in de lijst van actieve administraties (zie ook "Openen van administraties"). 3.2 Openen van administraties Menu opties: 'Bestand', 'Openen administratie' Na het inloggen wordt automatisch het scherm geopend waarin de administratie kan worden gekozen die moet worden geopend. Selecteer de gewenste administratie en klik op 'OK'. Opmerkingen: Het scherm 'Openen administratie' kan opnieuw worden geopend via de hierboven genoemde menu opties. Bij het openen van een administratie wordt een eventueel reeds geopende administratie automatisch gesloten. Indien nog geen administratie is aangemaakt wordt het scherm 'Administratie' i.p.v. 'Openen administratie' geopend zodat alsnog een administratie kan worden aangemaakt. Per administratie wordt de datum weergegeven waarop de laatste import actie heeft plaatsgevonden. Standaard worden alleen actieve administraties getoond. Voor het openen van een inactieve admi- nistratie moet via het uitvouwmenu "Huidige weergave" (rechtsboven) de optie "Inactieve administraties" worden geselecteerd.

20 Handleiding d-basics Verwijderen van administraties Menu opties: 'Bestand', 'Verwijderen administratie' Volg voor het verwijderen van een administratie de volgende procedure: 1. Open het scherm 'Verwijderen administratie'. 2. Selecteer de te verwijderen administratie en klik op 'Verwijderen'. 3. Bevestig dat de administratie moet worden verwijderd. Opmerkingen: Het verwijderen van een administratie kan niet worden teruggedraaid. Indien de verwijderde administratie opnieuw moet worden geïmporteerd, moet deze eerst opnieuw worden aangemaakt. Een alternatief voor het verwijderen van een administratie is het 'Inactief' maken van een administratie, daarmee verdwijnt de administratie uit de dagelijkse work flow maar blijft de historie behouden.

21 Beheer administraties Instellingen koppeling boekhoudpakket Menu opties: 'Administratie', 'Boek houdpak k et' D-basics maakt gebruik van automatisch uit het boekhoudpakket geïmporteerde financiële informatie. Alvorens deze informatie uit het boekhoudpakket kan geïmporteerd moet de koppeling tussen d-basics en de database van het boekhoudpakket tot stand worden gebracht. Open hiervoor het scherm 'Boekhoudpakket'. en leg hier de volgende instellingen vast: Valuta, land en taal Kies hier de waarden zoals standaard gebruikt in het boekhoudpakket (en de administratie) waarmee de koppeling tot stand wordt gebracht. Financieel Pakket Kies de optie "Boekhouding" en selecteer het van toepassing zijnde boekhoudpakket. Alleen de boekhoudpakketten waarvoor een abonnement is afgesloten kunnen worden geselecteerd. Instellingen per boekhoudpakket De manier waarop de koppeling met de database van het boekhoudpakket tot stand moet worden gebracht is afhankelijk van het type database dat door het boekhoudpakket wordt gebruikt. Globaal genomen zijn er vier soorten koppelingen: een koppeling met een SQL Server database een koppeling via een ODBC koppeling rechtstreeks inlezen uit de databasebestanden importeren van door het boekhoudpakket samengestelde databestanden Opmerkingen: Voor gedetailleerde informatie over de koppeling tussen d-basics en een specifiek boekhoudpakket wordt verwezen naar de Quick Reference Cards. Deze kunnen via de website van d-basics worden gedownload. Als het niet mogelijk is gegevens rechtstreeks uit de database van het boekhoudpakket te importeren, biedt d-basics als alternatief de mogelijkheid gegevens te importeren met behulp van door het boekhoudpakket aangemaakte databestanden. De hierbij te gebruiken instellingen worden vastgelegd met behulp van een Import Wizard.

22 18 Handleiding d-basics Indeling boekperiode Selecteer hier de periode indeling zoals deze wordt gehanteerd in de administratie die door d-basics moet worden geïmporteerd. Time out settings Zoekopdrachten in een database moeten standaard binnen 30 seconden een resultaat opleveren. Om te voorkomen dat een zoekopdracht oneindig doorloopt wordt de opdracht na 30 seconden afgebroken. Bij grote databases met veel informatie is de periode van 30 seconde soms te kort voor het afronden van een zoekopdracht. In dat geval volgt een time out melding. Dit euvel kan worden verholpen door de time out periode op te rekken. Druk hiervoor op de knop 'Time out settings' en pas vervolgens de instellingen aan (bij voorbeeld 60 seconden). Geavanceerde instellingen De uit het boekhoudpakket geïmporteerde financiële gegevens moeten in bepaalde gevallen door dbasics op bijzondere wijze worden bewerkt. Via de knop 'Advanced' kunnen de toe te passen bewerkingen worden geselecteerd. Verbinding maken via dial-up networking D-basics biedt de mogelijkheid via "Dial up networking" verbinding te maken met de database van een boekhoudpakket of gegevens te versturen. Zie voor het instellen van "Dial up networking" het scherm 'Netwerk verbindingen'.

23 Beheer administraties Instellingen koppeling SQL Server Bij dit type koppelingen is de informatie van het boekhoudpakket opgeslagen in een SQL Server database. Voor het tot stand brengen van een koppeling met dit type database zijn de volgende gegevens vereist: Server Vul hier de naam of het IP adres in van de SQL Server die de database bevat van de administratie waarvan de informatie moet worden geïmporteerd (druk op de knop 'Servers' voor een lijst van de op het netwerk aanwezige SQL servers). Gebruikersnaam en wachtwoord Vul de naam en het wachtwoord in van een gebruiker die toegang heeft tot de hierboven beschreven SQL Server. Let op, gewone netwerkgebruikers hebben deze bevoegdheid veelal niet. Voor het aanmaken en beheren van database gebruikers moet gebruik worden gemaakt van de Enterprise Manager / SQL Server Management Studio, dit is een onderdeel van Microsoft SQL Server. Als gebruik kan worden gemaakt van Windows authentificatie - dit is afhankelijk van de instelling van de SQL Server - dan is het invullen van de gebruikersnaam en het wachtwoord niet nodig. Wel moet in dat geval de Windows gebruiker in ieder geval leesrechten hebben voor de database waaruit informatie moet worden geïmporteerd. Database Selecteer hier de database waarin de gegevens zijn opgeslagen van de administratie die moet worden geïmporteerd. Het is bij bepaalde pakketten niet nodig/mogelijk de database te selecteren. DBOwner Indien bij het aanmaken van de database voor een afwijkende database eigenaar (DBO) is gekozen, moet hier de naam van deze eigenaar worden ingevoerd. Over het algemeen wordt bij het aanmaken van een database de standaard waarde gebruikt. In dat geval hoeft hier niets te worden ingevuld. Administratie Vul hier de naam in van de in te lezen administratie. Het is bij bepaalde pakketten niet nodig/mogelijk de naam van de administratie in te voeren.

24 Handleiding d-basics Instellingen koppeling ODBC koppeling Bij dit type koppelingen moet bij het importeren van gegevens uit de database van het boekhoudpakket gebruik worden gemaakt van een ODBC driver. Bij bepaalde boekhoudpakketten wordt deze ODBC driver standaard meegeleverd, zo niet dan moet deze apart worden aangeschaft. De ODBC driver moet voorafgaand aan het installeren van d-basics worden geïnstalleerd. Vervolgens moet er een system DSN (of user DSN) worden aangemaakt die de mogelijkheid biedt een koppeling te leggen met de database van de administratie waarvan de informatie moet worden geïmporteerd. Voor het installeren en instellen van de ODBC koppeling wordt verwezen naar de bij de ODBC driver geleverde documentatie. Na het instellen van de ODBC koppeling moeten in d-basics de volgende instellingen worden vastgelegd: DataSourceName Vul hier de naam in van de System (of User) DSN waarlangs d-basics de database van de in te lezen administratie moet benaderen. Gebruikersnaam en wachtwoord Bij het benaderen van een database via een ODBC driver moet veelal een gebruikersnaam en wachtwoord worden opgegeven. Geef aan of hierbij gebruik moet worden gemaakt van de inloggevens zoals die werden vastgelegd bij het aanmaken van de DSN of dat gebruik moet worden gemaakt van afwijkende inloggevens. Vul in het laatste geval de te gebruiken inloggegevens (naam en wachtwoord) in. Use RDO Voor het benaderen van een database kan van verschillende methodieken gebruik worden gemaakt. Standaard wordt gebruik gemaakt van 'ADO'. Omdat oudere databases deze methodiek niet ondersteunen, biedt d-basics tevens de mogelijkheid gebruik te maken van het tragere 'RDO'. Selecteer deze optie alleen indien de standaard methodiek van d-basics niet wordt ondersteund. Prompt Met behulp van deze instelling kan worden aangegeven wanneer het inlogscherm van de ODBC driver moet worden getoond. De standaard waarde is: 'Complete required', wijzig deze enkel op aanwijzing van de d-basics helpdesk. Database Vul hier de naam van de database in waarin de in te lezen administratie is opgeslagen. Het invullen van dit veld is niet altijd verplicht, dit is afhankelijk van de ODBC koppeling. Administratie Vul hier de naam van de in te lezen administratie in. Het invullen van dit veld is niet altijd verplicht, dit is afhankelijk van de ODBC koppeling.

25 Beheer administraties Instellingen koppeling bestandenpad Bij dit type koppelingen haalt d-basics de informatie van het boekhoudpakket rechtstreeks uit de databasebestanden van het boekhoudpakket. Afhankelijk van het type boekhoudpakket, moet hiertoe de locatie van één of meer bestanden worden aangegeven. De gevraagde bestandenpaden kunnen rechtstreeks worden ingevuld. Daarnaast is het mogelijk, via de knop aan het einde van het invulvak, naar de locatie van de bestanden in kwestie te 'bladeren' Instellingen koppeling export bestanden Bij dit type koppelingen haalt d-basics de informatie uit databestanden die met behulp van de exportfunctionaliteit van het boekhoudpakket zijn aangemaakt. Inlezen van de financiële informatie is pas mogelijk nadat de locatie is aangegeven waar het boekhoudpakket de databestanden opslaat. De gevraagde bestandenpaden kunnen rechtstreeks worden ingevuld. Daarnaast is het mogelijk, via de knop aan het einde van het invulvak, naar de locatie van de bestanden in kwestie te 'bladeren'. Opmerking: Voorafgaand aan iedere verzendactie met d-basics moeten de databestanden vanuit het boekhoudpakket opnieuw worden aangemaakt en geïmporteerd in d-basics.

26 Beheer informatie Hoofdstuk IV

27 Beheer informatie 4 23 Beheer informatie Dit hoofdstuk beschrijft het beheer van de door d-basics verzamelde gegevens. Hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld: Importeren gegevens Beheer debiteureninformatie Beheer crediteureninformatie Koppelen ISO codes Koppelen INFO codes

28 Handleiding d-basics Importeren gegevens D-basics kan op twee manieren gegevens importeren: uit het boekhoudpakket of via IMPORTEREN UIT BOEKHOUDPAKKET Menu opties: 'Beheer', 'Inlezen gegevens', '...' Standaard importeert d-basics de gegevens rechtstreeks uit het boekhoudpakket. Deze gegevens moeten telkens voorafgaand aan het versturen of analyseren van gegevens opnieuw worden geïmporteerd. Via de hieronder beschreven menu opties kan één van de volgende inleesacties worden gekozen: Menu optie Ingelezen gegevens Grootboekrekeningen Rekening schema Grootboekmutaties (verdicht per periode) Openstaande posten NAW debiteuren en crediteuren Openstaande posten debiteuren en crediteuren Kredietanalyse NAW debiteuren en crediteuren Openstaande posten debiteuren en crediteuren Informatie betreffende compensatie, intercompany en financierbaarheid RAM (Risico Analyse Module) NAW debiteuren en crediteuren Openstaande posten debiteuren en crediteuren Informatie inzake compensatie, intercompany en financierbaarheid Rekening schema Grootboekmutaties (verdicht per periode) Credit management NAW debiteuren Openstaande posten debiteuren In deze tabel wordt per inleesactie de door d-basics geïmporteerde informatie weergeven. Het is overigens mogelijk dat niet alle hierboven genoemde inleesacties zijn geactiveerd of dat slechts een gedeelte van de genoemde informatie wordt geïmporteerd. Dit is afhankelijk van het aantal modules waarvoor een abonnement is afgesloten. Belangrijk: Bij de modules waarmee databestanden worden aangemaakt en verstuurd naar factormaatschappijen, banken, Credit managers etc, worden de gegevens automatisch geïmporteerd bij het openen van de exportmodule. Dit vervangt het handmatig importeren van gegevens zoals hierboven beschreven. De informatie uit het boekhoudpakket moet telkens - voorafgaand aan het berekenen van analyses of het aanmaken van databestanden - worden geactualiseerd (door opnieuw te importeren). IMPORTEREN VIA Menu opties: ' ', 'Automatisch ophalen en importeren' D-basics gebruikers kunnen onderling gegevensbestanden uitwisselen via (*). De ontvangende partij kan de via ontvangen gegevens vervolgens analyseren of verwerken in d-basics. Het importeren van gegevens via wordt beschreven in het onderdeel: Opmerking: Via uitwisselen van gegevens wordt vooral gebruikt indien bedrijven gegevens willen toesturen aan externe financiële dienstverleners die bij het verrichten van hun werkzaamheden ook gebruik maken van d-basics. Deze via verstuurde gegevens moeten eerst door de financiële dienstverlener worden geïmporteerd om te kunnen worden verwerkt of geanalyseerd. (*) Mits men over de hiervoor benodigde modules beschikt

29 Beheer informatie Koppelen grootboekrekeningen Menu opties: 'Beheer', 'Balans', 'Koppelen grootboek rek eningen' Alvorens grootboekmutaties door d-basics kunnen worden geanalyseerd moeten de uit het boekhoudpakket geïmporteerde grootboekrekeningen worden gekoppeld aan de door d-basics gehanteerde standaard verdichtingen, genoemd 'Systeem financiële groepen'. Hierbij is het de bedoeling dat iedere grootboekrekening wordt gekoppeld aan het type systeem financiële groep dat het meest overeenkomt met het type van de betreffende grootboekrekening. In de rechterkolom van het bovenstaande scherm worden de uit het boekhoudpakket geïmporteerde grootboekrekeningen weergegeven. Al deze grootboekrekeningen moeten worden gekoppeld aan een door d-basics gehanteerde 'systeem financiële groep'. Doorloop hiervoor de volgende stappen: 1. Selecteer de koppelmodus 'Schematisch'. In de rechter kolom worden de grootboekrekeningen nu in een 'treeview' weergegeven, verdicht volgens de structuur van het boekhoudpakket 2. Selecteer in de rechter kolom een te koppelen grootboekrekening(1) of folder (2) 2. Selecteer in het uitvouw menu 'Systeem financiële groep' (boven de linker kolom) de financiële groep waaraan de tijdens stap 1 geselecteerde grootboekrekening(en) of folder moet(en) worden gekoppeld(3). 3. Verplaats de geselecteerde grootboekrekening(en) of folder naar de linker kolom door op de knop toevoegen te drukken. Herhaal de hierboven beschreven stappen totdat alle grootboekrekeningen zijn gekoppeld. Klik daarna op 'OK' of 'Toepassen' om de koppelingen vast te leggen. Opmerkingen Het is mogelijk meerdere grootboekrekeningen (van hetzelfde type) tegelijkertijd te selecteren Het is mogelijk een folder naar de rechter kolom te verplaatsen. De grootboekrekeningen of folders die in betreffende folder zitten zullen hiermee aan de geselecteerde 'Systeem financiële groep worden gekoppeld' Let er bij het koppelen van grootboekrekeningen op dat telkens aan de meeste gedetailleerde 'Systeem financiële groep' wordt gekoppeld. Koppel crediteuren bijvoorbeeld altijd aan de systeem financiële groep 'Crediteuren' en niet aan 'Overig vreemd vermogen kort'.

30 Handleiding d-basics Beheer debiteureninformatie Menu opties: 'Beheer', 'Debiteuren' Voor het bewerken van debiteureninformatie biedt d-basics de volgende mogelijkheden: Aanwijzen afgekeurde debiteuren Aanwijzen Intercompany debiteuren Beheer wel of niet financierbaar bij incomplete NAW gegevens Aanwijzen overige niet financierbare debiteuren Koppelen debiteuren - crediteuren Het is overigens niet zo dat standaard alle hierboven genoemde handelingen moeten worden verricht. Dit is afhankelijk van de in d-basics geactiveerde modules.

31 Beheer informatie Aanwijzen afgekeurde debiteuren Menu opties: 'Beheer', 'Debiteuren', 'Afgek eurde debiteuren' Deze functionaliteit is onderdeel van de d-basics RAM module waarmee automatisch de dekkingswaarde van een pandlijst kan worden berekend. Bij het uitvoeren van deze berekening kan rekening worden gehouden met het feit dat debiteuren als "Afgekeurde debiteuren" zijn gekwalificeerd. De vorderingen op deze debiteuren worden automatisch uitgesloten bij het vaststellen van de dekkingswaarde van de pandlijst. Doorloop voor het aanwijzen van een afgekeurde debiteur de volgende stappen: 1. Open via de hierboven genoemde menu opties het scherm 'Afgekeurde debiteuren' 2. Selecteer in de rechter kolom de debiteuren die als afgekeurde debiteur moeten worden aangewezen 3. Verplaats de geselecteerde debiteuren naar de linker kolom door op de knop 'Toevoegen' te klikken. Herhaal de hierboven genoemde stappen totdat alle afgekeurde debiteuren naar de linker kolom zijn verplaatst. Filters Om het selecteren van afgekeurde debiteuren te vereenvoudigen wordt de mogelijkheid geboden met behulp van filters een selectie te maken. Deze filters bevinden zich boven de rechter kolom en bieden op de volgende manieren de mogelijkheid tot het maken van selecties Kenmerk Dit filter selecteert debiteuren die voldoen aan een bepaald kenmerk. Selecteer via het eerste uitvouwmenu het kenmerk waarop moet worden gefilterd (bijvoorbeeld "Land") en selecteer via het tweede uitvouwmenu de waarde waarop moet worden gefilterd (Bijvoorbeeld "DE"). Op basis van de voorbeeld instellingen zullen alleen debiteuren uit Duitsland worden weergegeven in de rechterkolom. Alleen debiteuren met openstaande posten Via deze optie kan worden ingesteld dat alleen debiteuren met een openstaand saldo worden weergegeven. Alleen nieuwe debiteuren weergeven Via deze optie kan worden ingesteld dat alleen nieuwe debiteuren worden weergegeven. Zie ook 'Als verwerkt markeren van nieuwe debiteuren'

32 Handleiding d-basics Aanwijzen intercompany debiteuren Menu opties: 'Beheer', 'Debiteuren', 'Intercompany debiteuren' Deze functionaliteit is onderdeel van de d-basics RAM module waarmee automatisch de dekkingswaarde van een pandlijst kan worden berekend. Een intercompany debiteur is een debiteur die tot dezelfde juridische eenheid behoort als de onderneming die een vordering heeft op betreffende debiteur. Zodra een debiteur als intercompany debiteur is aangewezen, worden vorderingen op deze debiteur uitgesloten bij het vaststellen van de dekkingswaarde van een pandlijst. Doorloop voor het aanwijzen van een intercompany debiteur de volgende stappen: 1. Open via de hierboven genoemde menu opties het scherm 'Selecteren intercompany debiteuren' 2. Selecteer in de rechter kolom de debiteuren die als intercompany debiteur moeten worden aangewezen 3. Verplaats de geselecteerde debiteuren naar de linker kolom door op de knop 'Toevoegen' te klikken. Herhaal de hierboven genoemde stappen totdat alle intercompany debiteuren naar de linker kolom zijn verplaatst. Filters Om het selecteren van debiteuren te vereenvoudigen wordt de mogelijkheid geboden met behulp van filters een selectie te maken. Deze filters bevinden zich boven de rechter kolom en bieden op de volgende manieren de mogelijkheid tot het maken van selecties: Kenmerk Dit filter selecteert debiteuren die voldoen aan een bepaald kenmerk. Selecteer via het eerste uitvouwmenu het kenmerk waarop moet worden gefilterd (bijvoorbeeld "Land") en selecteer via het tweede uitvouwmenu de waarde waarop moet worden gefilterd (Bijvoorbeeld "DE"). Op basis van de voorbeeld instellingen zullen alleen debiteuren uit Duitsland worden weergegeven in de rechterkolom. Alleen debiteuren met openstaande posten Via deze optie kan worden ingesteld dat alleen debiteuren met een openstaand saldo worden weergegeven. Alleen nieuwe debiteuren weergeven Via deze optie kan worden ingesteld dat alleen nieuwe debiteuren worden weergegeven. Zie ook 'Als verwerkt markeren van nieuwe debiteuren'

33 Beheer informatie Beheer wel of niet financierbaar bij incomplete NAW gegevens Menu opties: 'Beheer', 'Debiteuren', 'NAW Incompleet' Deze functionaliteit is onderdeel van de d-basics RAM module waarmee automatisch de dekkingswaarde van een pandlijst kan worden berekend. Bij het uitvoeren van deze berekening worden debiteuren met incomplete adressen automatisch uitgesloten. Via het scherm "Financierbaarheid debiteuren NAW incompleet" kunnen - op basis van incomplete adressen - afgekeurde debiteuren alsnog als financierbaar worden aangemerkt: 1. Open hiervoor via de hierboven genoemde menu opties het scherm 'Debiteuren NAW compleetheid' 2. Selecteer in de rechter kolom de debiteuren die alsnog als financierbaar moeten worden aangemerkt. 3. Verplaats de geselecteerde debiteuren naar de linker kolom door op de knop 'Toevoegen' te klikken. Herhaal de hierboven genoemde stappen totdat alle als financierbaar aan te merken debiteuren naar de linker kolom zijn verplaatst. Filters Om het selecteren van debiteuren te vereenvoudigen wordt de mogelijkheid geboden met behulp van filters een selectie te maken. Deze filters bevinden zich boven de rechter kolom en bieden op de volgende manieren de mogelijkheid selecties te maken: Alleen debiteuren met openstaande posten Via deze optie kan worden ingesteld dat alleen debiteuren met een openstaand saldo worden weergegeven. Alleen nieuwe debiteuren weergeven Via deze optie kan worden ingesteld dat alleen nieuwe debiteuren worden weergegeven. Zie ook 'Als verwerkt markeren van nieuwe debiteuren' Alleen debiteuren met onvolledig NAW Deze optie staat standaard aan zodat alleen die debiteuren worden getoond waarbij de NAW gegevens niet compleet zijn.

34 Handleiding d-basics Aanwijzen overige niet financierbare debiteuren Menu opties: 'Beheer', 'Debiteuren', 'Overige niet financierbare debiteuren' Deze functionaliteit is onderdeel van de d-basics RAM module waarmee automatisch de dekkingswaarde van een pandlijst kan worden berekend. Bij het uitvoeren van deze berekening kan rekening worden gehouden met het feit dat debiteuren als "Overige niet financierbare debiteuren" zijn gekwalificeerd. De vorderingen op deze debiteuren worden automatisch uitgesloten bij het vaststellen van de dekkingswaarde van de pandlijst. Doorloop voor het aanwijzen van een 'Overig niet financierbare debiteur' de volgende stappen: 1. Open via de hierboven genoemde menu opties het scherm "Overige niet financierbare debiteuren" 2. Selecteer in de rechter kolom de als niet-financierbaar aan te wijzen debiteuren 3. Verplaats de geselecteerde debiteuren naar de linker kolom door op de knop 'Toevoegen' te klikken. Herhaal de hierboven genoemde stappen totdat alle niet financierbare debiteuren naar de linker kolom zijn verplaatst.

35 Beheer informatie Koppelen debiteuren crediteuren Menu opties: 'Beheer', 'Debiteuren', 'Debiteuren - crediteuren k oppelen (automatisch)' Als een onderneming zowel afnemer als leverancier is komt deze als debiteur en als crediteur voor in een administratie. Bij het vaststellen van de dekkingswaarde van een pandlijst met de module d-basics RAM moeten eventuele schulden (aan de crediteur) in mindering worden gebracht op eventuele vorderingen (op de debiteur). Hiervoor moet in d-basics een koppeling worden gelegd tussen de debiteuren en crediteuren die uiteindelijk eenzelfde bedrijf betreffen. Het koppelen van verzekerde debiteuren kan op twee manieren: handmatig en automatisch Automatisch Bij het automatisch koppelen probeert d-basics aan de hand van een aantal gemeenschappelijke kenmerken automatisch de bij elkaar horende debiteuren en crediteuren te lokaliseren. Vink hiervoor bij 'Zoekresultaten' de eigenschappen aan op basis waarvan de matching moet plaatsvinden en druk vervolgens op de knop 'Zoek'. Controleren en definitief mak en De door d-basics gevonden resultaten worden getoond in het middelste vak en moeten worden gecontroleerd, daarna moeten ze definitief worden gemaakt. Een koppeling wordt definitief gemaakt door de gesuggereerde koppeling naar het vak 'Gekoppeld' te verplaatsten (selecteer de gesuggereerde koppeling en druk op de knop 'Toevoegen'). Het is mogelijk meerdere gesuggereerde koppelingen gelijktijdig definitief te maken. Handmatig Doorloop voor het handmatig koppelen de volgende stappen: 1. Selecteer in de linker kolom een debiteur 2. Selecteer in de rechter kolom de daarmee corresponderende crediteur 3. Verplaats de geselecteerde debiteur(en)/crediteur(en) naar het vak 'Gekoppeld' door op de knop 'Toevoegen' te drukken. Herhaal de hierboven genoemde stappen totdat alle debiteuren aan de daarmee corresponderende crediteuren zijn gekoppeld.

36 32 Handleiding d-basics Opmerkingen: Als bij het handmatig koppelen de optie 'Advies' is geselecteerd, wordt bij het aanklikken van een debiteur in de linker kolom in de rechter kolom automatisch de crediteur geselecteerd die er het meest mee overeenkomt. In principe hoeven debiteuren en crediteuren maar één keer te worden 'gekoppeld'. Daarna moeten de koppelingen worden 'onderhouden'. Dit houdt in dat voor nieuwe debiteuren en crediteuren moeten worden gecontroleerd of er een koppeling tot stand moet worden gebracht Indien zich in de linker en/of rechter kolom geen gegevens bevinden betekent dit dat niet alle benodigde informatie uit het boekhoudpakket is geïmporteerd.

37 Beheer informatie Beheer crediteureninformatie Menu opties: 'Beheer', 'Crediteuren' Voor het bewerken van crediteureninformatie biedt d-basics de volgende mogelijkheden: Aanwijzen intercompany crediteuren Aanwijzen voorraad crediteuren Koppelen crediteuren aan crediteurentypes Het is overigens niet zo dat standaard alle hierboven genoemde handelingen moeten worden verricht. Dit is afhankelijk van de in d-basics geactiveerde modules.

38 Handleiding d-basics Aanwijzen intercompany crediteuren Menu opties: 'Beheer', 'Crediteuren', 'Intercompany crediteuren' Deze functionaliteit is onderdeel van de d-basics RAM module waarmee automatisch de dekkingswaarde van een pandlijst kan worden berekend. Een intercompany debiteur is een debiteur die tot dezelfde juridische eenheid behoort als de onderneming die een vordering heeft op betreffende debiteur. Zodra een debiteur als intercompany debiteur is aangewezen, worden vorderingen op deze debiteur uitgesloten bij het vaststellen van de dekkingswaarde van een pandlijst. Doorloop voor het aanwijzen van een intercompany debiteur de volgende stappen: 1. Open via de hierboven genoemde menu opties het scherm 'Selecteren intercompany crediteuren' 2. Selecteer in de rechter kolom de crediteuren die als intercompany crediteur moeten worden aangewezen 3. Verplaats de geselecteerde crediteuren naar de linker kolom door op de knop 'Toevoegen' te klikken. Herhaal de hierboven genoemde stappen totdat alle intercompany crediteuren naar de linker kolom zijn verplaatst. Filters Om het selecteren van 'Intercompany crediteuren' te vereenvoudigen wordt de mogelijkheid geboden met behulp van filters een selectie te maken. Deze filters bevinden zich boven de rechter kolom en bieden op de volgende manieren de mogelijkheid tot het maken van selecties Kenmerk Dit filter selecteert crediteuren die voldoen aan een bepaald kenmerk. Selecteer via het eerste uitvouwmenu het kenmerk waarop moet worden gefilterd (bijvoorbeeld "Land") en selecteer via het tweede uitvouwmenu de waarde waarop moet worden gefilterd (Bijvoorbeeld "DE"). Op basis van de voorbeeld instellingen zullen alleen crediteuren uit Duitsland worden weergegeven in de rechterkolom. Toon alleen crediteuren met openstaande posten Via deze optie kan worden ingesteld dat alleen crediteuren met een openstaand saldo worden weergegeven.

39 Beheer informatie Aanwijzen voorraad crediteuren Menu opties: 'Beheer', 'Crediteuren', 'Voorraad crediteuren' Deze functionaliteit is onderdeel van de d-basics RAM module waarmee automatisch de dekkingswaarde van een pandlijst kan worden berekend. Bij het uitvoeren van deze berekening kan rekening worden gehouden met het feit dat bepaalde crediteuren onder de voorwaarde van eigendomsvoorbehoud leveren. De schulden aan deze "voorraadcrediteuren" moeten in mindering worden gebracht op de waarde van de financierbare voorraden. Doorloop voor het selecteren van de voorraadcrediteuren de volgende stappen: 1. Open via de hierboven genoemde menu opties het scherm 'Voorraad crediteuren' 2. Selecteer in de rechter kolom de crediteuren die als voorraad crediteur moeten worden aangewezen 3. Verplaats de geselecteerde crediteuren naar de linker kolom door op de knop 'Toevoegen' te klikken. Herhaal de hierboven genoemde stappen totdat alle voorraadcrediteuren naar de linker kolom zijn verplaatst. Filters Om het selecteren van 'Voorraad crediteuren' te vereenvoudigen wordt de mogelijkheid geboden met behulp van filters een selectie te maken. Deze filters bevinden zich boven de rechter kolom en bieden op de volgende manieren de mogelijkheid tot het maken van selecties Kenmerk Dit filter selecteert crediteuren die voldoen aan een bepaald kenmerk. Selecteer via het eerste uitvouwmenu het kenmerk waarop moet worden gefilterd (bijvoorbeeld "Land") en selecteer via het tweede uitvouwmenu de waarde waarop moet worden gefilterd (Bijvoorbeeld "DE"). Op basis van de voorbeeld instellingen zullen alleen crediteuren uit Duitsland worden weergegeven in de rechterkolom. Toon alleen crediteuren met openstaande posten Via deze optie kan worden ingesteld dat alleen crediteuren met een openstaand saldo worden weergegeven.

40 Handleiding d-basics Koppelen crediteuren aan crediteurentypes Menu opties: 'Beheer', 'Crediteuren', 'Koppelen crediteuren aan crediteurtype' Voor sommige analyses is het gewenst dat van een crediteur bekend is of het een 'Handelscrediteur', 'Kostencrediteur' of 'Retentiecrediteur' betreft. In dit geval kan via het scherm 'Koppelen crediteuren aan crediteurentype' per crediteur worden aangegeven welke type het betreft. Doorloop hiervoor de volgende stappen: 1. Open via de hierboven genoemde menu opties het scherm 'Koppelen crediteuren aan crediteurentype' 2. Selecteer via de keuzelijst 'Crediteurtype' het type waaraan een crediteur gekoppeld moet worden 3. Selecteer in de lijst 'Niet gekoppeld' de crediteur(en) die moet(en) worden gekoppeld aan het tijdens stap 1 geselecteerde 'Type' 4. Verplaats de geselecteerde crediteur(en) met behulp van de pijltjes naar het linkerscherm 'Gekoppeld' Herhaal de hierboven genoemde stappen totdat alle crediteuren aan een type zijn gekoppeld. Filters Om het koppelen van crediteuren te vereenvoudigen wordt de mogelijkheid geboden met behulp van filters crediteuren te selecteren op basis van een eigenschap. Deze filters bevinden zich boven de rechter kolom en bieden op de volgende manieren de mogelijkheid tot het maken van selecties Kenmerk Dit filter selecteert crediteuren die voldoen aan een bepaald kenmerk. Selecteer via het eerste uitvouwmenu het kenmerk waarop moet worden gefilterd (bijvoorbeeld "Land") en selecteer via het tweede uitvouwmenu de waarde waarop moet worden gefilterd (Bijvoorbeeld "DE"). Op basis van de voorbeeld instellingen zullen alleen crediteuren uit Duitsland worden weergegeven in de rechterkolom. Toon alleen crediteuren met openstaande posten Via deze optie kan worden ingesteld dat alleen crediteuren met een openstaand saldo worden weergegeven.

41 Beheer informatie Koppelen ISO codes Menu opties: Beheer, ISO codes, In de door d-basics aangemaakte databestanden moeten taal-, valuta- en landcodes worden gebruikt die in overeenstemming zijn met de hiervoor geldende ISO norm. Omdat in boekhoudpakketten afwijkende codes kunnen worden gehanteerd, biedt d-basics de mogelijkheid de codes van het boekhoudpakket te koppelen aan de corresponderende ISO-codes. Met behulp van deze informatie worden - bij het aanmaken van databestanden - de afwijkende codes van het boekhoudpakket automatisch vervangen door de juiste ISO-codes. Doorloop voor het koppelen van ISO codes de volgende stappen: 1. Selecteer in het uitvouw menu 'Taal', 'Valuta' of 'Land' de ISO-code waaraan de uit het boekhoudpakket geïmporteerde (afwijkende) code moet worden gekoppeld (het uitvouw menu bevindt zich boven de linker kolom) 2. Selecteer in het venster 'Niet gekoppeld' de te koppelen code(s) uit het boekhoudpakket 3. Verplaats deze code(s) met behulp van de pijltjes naar het linkerscherm 'Gekoppeld' 4. Klik op 'OK' of 'Toepassen' om de koppeling vast te leggen. Opmerkingen: Zodra in het uitvouw menu een ISO-code is geselecteerd, worden de in de rechter kolom slechts de onderwerpen weergegeven die aan de geselecteerde ISO-code zijn gekoppeld. Het wordt sterk aangeraden de automatisch door d-basics gelegde koppelingen met ISO codes te controleren op juistheid

42 Handleiding d-basics Koppelen INFO codes Infocodes bieden de mogelijkheid facturen of openstaande posten automatisch te groeperen. Sommige financiële instellingen schrijven daarom voor dat aan facturen of openstaande posten een Infocode wordt toegevoegd. Om het verwerken van deze infocodes mogelijk te maken is aan d-basics de volgende functionaliteit toegevoegd: Importeren INFO velden Menu opties: Administratie, Boek houdpak k et (k nop Advanced) Alvorens de in het boekhoudpakket vastgelegde informatie betreffende de Infocode door d-basics kan worden gebruikt moet deze worden geïmporteerd. Hiertoe moet de koppeling met het boekhoud pakket worden aangepast. Voor meer informatie wordt verwezen naar de beschrijving van de geavanceerde instellingen (tab 2C, Infocodes). Na het instellen van de koppeling met het boekhoudpakket moeten de gegevens uit het boekhoudpakket worden geïmporteerd. Open hiervoor de exportmodule en geef opdracht tot het inlezen van de boekhoudgegevens. Opmerking: Facturen die van een infocode moeten worden voorzien moeten als zodanig worden gekenmerkt in het boekhoudpakket. Deze kenmerken moeten bij het aanmaken van facturen in een apart veld in één van de volgende bestanden worden opgeslagen: Debiteurenbestand Factuurbestand Openstaande posten bestand Koppelen INFO codes Menu opties: Beheer, Info codes, Na het importeren van de gegevens uit het boekhoudpakket, moeten de uit het boekhoudpakket geïmporteerde codes worden gekoppeld aan de door de kredietverlener voorgeschreven INFO codes. Doorloop hiervoor de volgende stappen: Open via de hierboven genoemde menu opties het scherm 'Koppelen INFO codes' Selecteer in het uitvouw menu boven de linker kolom de INFO code waaraan uit het boekhoudpakket geïmporteerde codes moeten worden 'gekoppeld' Selecteer in de rechter kolom de codes die moeten worden gekoppeld aan de (hiervoor geselecteerde) INFO code Verplaats de geselecteerde codes naar de linker kolom door op de knop 'Toevoegen' te klikken Herhaal de hierboven beschreven stappen tot alle te koppelen codes aan de corresponderende INFO code zijn gekoppeld. Druk daarna op 'OK' of 'Toepassen' om de instellingen vast te leggen.

43 Overzichten Hoofdstuk V

44 40 5 Handleiding d-basics Overzichten Onder de menu optie 'Overzichten' bevinden zich overzichten van de door d-basics ingelezen gegevens. Deze overzichten kunnen worden geopend door de menu optie van het gewenste overzicht aan te klikken. Hieronder wordt een voorbeeld van een overzicht weergegeven: Veelal kunnen de in de overzichten weergegeven gegevens worden geprint of geëxporteerd naar Excel. Verder bevatten de schermen met de overzichten een zoekfunctie waarmee op basis van zoektermen in lijsten naar informatie kan worden gezocht. 5.1 Printen Een groot aantal schermen van d-basics biedt de mogelijkheid tot het printen van de weergegeven informatie. Open hiervoor via de knop 'Printen' het onderstaande scherm. In dit scherm kunnen de volgende printinstellingen worden vastgelegd: Keuze printer Keuze tussen het printen van alle of alleen de geselecteerde items Keuze printkwaliteit Landscape of portrait printen Paginanummers printen Tijd en datum printen Aantal kopieën Selecteren te printen kolommen Opvragen print voorbeeld Druk - na het invoeren van de gewenste instellingen - op de knop 'OK' om de gegevens af te drukken. Opmerking: In aanvulling op de hierboven genoemde instellingen bieden de standaard print instellingen de mogelijkheid tot het vastleggen van een aantal bij het printen te gebruiken basis gegevens.

45 Overzichten Exporteren naar Excel Een groot aantal schermen van d-basics biedt de mogelijkheid de weergegeven informatie te exporteren naar Excel. Open hiervoor via de knop 'Export Excel' het scherm 'Export to Excel'. In dit scherm kunnen de volgende instellingen worden vastgelegd: Opslaan of weergeven Bij het exporteren van gegevens naar Excel wordt een nieuw Excel bestand aangemaakt. Dit bestand kan direct in Excel worden geopend, of worden opgeslagen zonder het te openen. In het laatste geval moet de naam van het nieuwe bestand en de locatie waar het moet worden opgeslagen worden ingevuld. Te exporteren kolommen Selecteer in het vak 'Kolommen' de gegevens die moeten worden geëxporteerd. Overige opties Met het instellen van de overige opties bepaalt men de lay-out van het Excel document. Hierbij kunnen de volgende zaken worden ingesteld: Alle reeksen exporteren of alleen de geselecteerde De titels van de kolommen overnemen of weglaten Kleuren van de cellen overnemen of niet Cellen wel of niet van randen voorzien Druk - na het invoeren van de gewenste instellingen - op de knop 'OK' om de gegevens te exporteren naar Excel. Opmerking: Het exporteren van gegevens naar Excel is niet hetzelfde als het aanmaken van databestanden voor bijvoorbeeld factormaatschappijen.

46 Handleiding d-basics Zoeken in lijsten Een groot aantal schermen van d-basics biedt de mogelijkheid tot het zoeken in de weergegeven informatie. Het hierbij te gebruiken zoekscherm kan worden geopend door de lijst waarin gezocht moet worden te activeren (klik hiervoor op een item in de lijst) en vervolgens de toestcombinatie "Ctrl" + "F" in te drukken. Vul via het invulvak "Zoeken" de term in waarop gezocht met worden, hierbij kan gebruik worden gemaakt van joker-tekens. Als er in de lijst items voorkomen die overeenkomen met de zoekterm zal het eerste item automatisch worden gemarkeerd. Via de knop 'Volgende zoeken' kan naar het volgende item worden gegaan dat aan de zoekterm voldoet. Bij het zoeken worden de volgende opties geboden: Hele woorden Schakel deze optie in indien alleen op hele woorden moet worden gezocht. Identieke hoofdletters/kleine letters Schakel deze optie in als bij het zoeken onderscheid moet worden gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters. Hanteer in dit geval de exact schrijfwijze. In kolom Schakel deze optie in indien u in een specifiek kolom wilt zoeken. Kies in de keuzelijst de kolom waarin u wilt zoeken.

47 Modules Hoofdstuk VI

48 44 6 Handleiding d-basics Modules Dit hoofdstuk beschrijft het gebruik van de apart aan d-basics toe te voegen modules. De volgende extra modules zijn beschikbaar: Voor ondernemingen: Corporate Cashflow (debiteurenbeheer) Corporate QuickScan (management informatie) Corporate Risk Monitor (controle kredietwaardigheid debiteuren) D/C analyse (ouderdomanalyse debiteuren crediteuren) Tax (digitale belastingaangifte) Voor de bank: RAM (bedrijfsinformatie en analyse debiteurenportefeuille)

49 Modules Collect De module Collect biedt de mogelijkheid incassodossiers aan te maken en te versturen naar incassobureaus.er zijn koppelingen met de verschillende incassobureaus beschikbaar. Omdat het gebruik bij ieder incassobureau vergelijkbaar is wordt in de hierna volgende beschrijving het gebruik van de module Collect beschreven in combinatie met het incassoplatform Incassotool.net Incassotool.net Menu opties: 'Modules', 'Incassotool.net' Incassotool.net is een platform waarop een groot aantal incassobureaus zijn aangesloten. Incasso opdrachten worden met de module Collect naar het platform gestuurd en kunnen van daaruit worden doorgestuurd naar het gewenste incassobureau. In dit hoofdstuk worden de volgende onderwerpen behandeld: Instellingen Beheer incassodossiers Instellingen Menu opties: 'Modules', 'Collect', 'Incassotool.net', tab 'Account gegevens' Incasso opdrachten worden automatisch vanuit Collect naar Incassotool.net verstuurd. De hiervoor benodigde instellingen kunnen via de tab 'Accountgegevens' worden ingevuld. 1. Gebruikersnaam, wachtwoord en Crediteur GUID Na aanmelding bij Incassotool.net ontvangt men inloggegevens waarmee verbinding kan worden gemaakt met het Incassotool.net platform. De gegevens die moeten worden ingevuld om verbinding te maken zijn: Gebruikersnaam, Wachtwoord en Crediteur GUID, Druk na het invullen van de gegevens op 'Test verbinding' om te controleren of de verbinding succesvol tot stand kan worden gebracht.

50 46 Handleiding d-basics 2. Opvragen Crediteurnaam Druk na het invullen van de inloggegevens bij Crediteur GUID op de knop. Hiermee zal de bedrijfsnaam die bij de ingevulde inloggegevens hoort worden opgevraagd bij Incassotool.net en worden ingevuld in het vak 'Crediteurnaam'. 3. Incassopartij Incassotool.net heeft een samenwerking met een groot aantal verschillende incassobureaus. Via de website van Incassotool.net kan worden aangegeven welke van de gekoppelde incassobureaus de voorkeur geniet, dit kunnen er meerdere zijn. De lijst van geprefereerde incassobureaus kan worden opgevraagd door bij 'Incassopartij' op de knop te klikken. Selecteer vervolgens uit deze lijst het incassobureau dat de voorkeur geniet. Dit incassobureau zal door de Collect module als standaardpartij worden gehanteerd bij het aanmaken van incasso opdracht. Het is overigens mogelijk per individuele opdracht een afwijkend incassobureau te kiezen. Na het selecteren van het incassobureau worden de resterende gegevens automatisch ingevuld. 4. Instellingen koppeling documenten Bij het ter incasso aanbieden van vorderingen moeten documenten worden meegestuurd. Deze documenten moeten handmatig aan de incasso opdracht worden gekoppeld, selecteer daarom - via de tab 'Opties'- bij de optie 'Factuur document koppel methode' de optie 'Handmatige selectie'. Geef verder bij de optie 'Document pad' aan op welke locatie de mee te sturen documenten standaard worden opgeslagen (de documenten moeten vanuit het boekhoudpakket en debiteurenbeheerpakket in PDF formaat worden opgeslagen op deze locatie, waarna ze kunnen worden gekoppeld bij aanmaken van een incasso opdracht). Het koppelen en versturen van documenten wordt verder beschreven in het onderdeel 'Beheer incassodossiers'. Druk - indien nodig - na het voltooien van de instellingen op 'OK' of 'Toepassen' en sluit vervolgens het scherm om de configuratie van de module Collect te voltooien.

51 Modules Beheer incassodosiers Menu opties: 'Modules', 'Collect', 'Incassotool.net', 'tab Communicatie' Voor het aanmaken en versturen van een incasso opdracht moeten de volgende stappen worden doorlopen: Stap 1: Open module Collect - Incassotool.net Open via de hierboven genoemde menuopties de module Collect - Incassotool.net en druk op de knop 'Dossiers' Stap 2: Selectie debiteur Selecteer via het selectievak 'Debiteur' de debiteur waarvan één of meer vorderingen ter incasso moeten worden aangeboden en druk vervolgens - naast het vak 'Incassodossiers' - op de knop 'Toevoegen' om een incassodossier aan te maken.

52 48 Handleiding d-basics Stap 3: Toevoegen facturen Tijdens deze stap worden de facturen - die ter incasso moeten worden aangeboden - toegevoegd aan het incassodossier. Druk hiervoor - naast het vak 'Facturen' - op de knop 'Toevoegen' om een venster te openen waarin een toe te voegen factuur kan worden geselecteerd. Selecteer in dit venster de toe te voegen factuur en druk op 'OK'. Er zal nu een venster worden geopend waarin een digitale kopie (bijvoorbeeld in pdf formaat) van betreffende factuur aan de geselecteerde factuur kan worden toegevoegd. Hierbij wordt de map geopend die via de tab "Opties" als standaard bestandslocatie is aangewezen. Selecteer de digitale kopie van de factuur die ter incasso moet worden aangeboden en klik op de knop 'Open' om het geselecteerde document toe te voegen. Herhaal stap 3 voor iedere factuur die aan het incasso dossier moet toegevoegd Stap 4: Toevoegen overige documenten Naast een kopie van de factuur worden aan een incassodossier vaak documenten toegevoegd waaruit de historie van het debiteurenbeheer blijkt (bijvoorbeeld een kopie van de herinnering, aanmaning en sommatie). Deze documenten kunnen aan een individuele factuur of aan het complete incassodossier worden toegevoegd. Druk hiervoor - al naargelang het type document - naast het vak 'Incassodossiers' of het vak 'Facturen' op de knop 'Documenten'. Klik vervolgens in het scherm documenten op de knop 'Document toevoegen', hiermee wordt het scherm 'Document' geopend: bij het toevoegen van een document aan het incassodossier wordt vervolgens een scherm geopend waarmee naar het toe te voegen document kan worden gebladerd. Blader naar het document en klik op de knop 'Open' om het document toe te voegen.

53 Modules 49 bij het toevoegen van een document aan een factuur moet eerst worden aangegeven welk type document het betreft 'factuur' of 'Herinnering'. Selecteer hiervoor de van toepassing zijnde regel en klik op 'OK'. Blader vervolgens naar het toe te voegen document en voeg het toe. Herhaal stap vier totdat alle relevante documenten zijn toegevoegd. Stap 5: Versturen incasso opdracht. Druk na het doorlopen van stappen 1 tot en met 4 op de knop "Versturen" om het incassodossier naar Incassotool.net te versturen. Log vervolgens in op de Incassotool.net website voor de verdere afhandeling van de incasso opdracht Integratie Corporate Cashflow De modules d-basics Collect (incasso) en d-basics Corporate Cashflow (debiteurenbeheer) zijn zodanig met elkaar verbonden dat het ter incasso aanbieden van een vordering onderdeel kan worden gemaakt van het reguliere debiteurenbeheer. Hiertoe worden de volgende mogelijkheden geboden: 1. Incasso actie opnemen in profiel Corporate Cashflow Op het moment dat de module Collect in d-basics is geactiveerd wordt in Corporate Cashflow de mogelijkheid geboden de actie 'Ter incasso aanbieden' op te nemen in het behandelingsprofiel. Aan de hand van dit actietype kan Corporate Cashflow automatisch vaststellen wanneer een factuur ter incasso moet worden aangeboden. Dit zal dan als een af te handelen actie aan de debiteurenbeheerder worden voorgelegd. Zie ook 'Profielen'. 2. Automatisch documenten toevoegen Bij het verrichten van debiteurenbeheer worden documenten - zoals herinneringen, aanmaningen en sommaties - naar de debiteuren verstuurd. Deze documenten worden door Collect automatisch aan de incasso opdracht toegevoegd op het moment dat een factuur ter incasso wordt aangeboden. Voor het versturen van de incasso opdracht hoeft in dit geval alleen nog maar een kopie van de factuur te worden toegevoegd om het incasso dossier compleet te maken.

54 Handleiding d-basics Corporate Cashflow De module Corporate Cashflow biedt een aantal hulpmiddelen waarmee het beheer van debiteuren eenvoudig kan worden geautomatiseerd. In dit hoofdstuk wordt het gebruik van Corporate Cashflow beschreven: Beheer In het onderdeel Beheer worden de instellingen van Corporate Cashflow beschreven Debiteurenbeheer In het onderdeel Debiteurenbeheer het daadwerkelijke gebruik van Corporate Cashflow beschreven Beheer De manier waarop Corporate Cashflow de betaling van facturen controleert kan volledig naar eigen wens worden ingericht. Via het onderdeel Profielen kan worden ingesteld welke actie op welk moment moet worden verricht. Het onderdeel Sjablonen biedt de mogelijkheid tot het definiëren van de hierbij te gebruiken documenten. Klik op onderstaande links voor meer informatie Sjablonen Profielen Tabellen Configuratie Corporate Cashflow Sjablonen Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Beheer', 'Sjablonen' Een belangrijk onderdeel van het verrichten van debiteurenbeheer is het versturen van brieven naar debiteuren. Deze brieven worden automatisch aangemaakt op basis van vooraf gedefinieerde sjablonen. Via het scherm 'Sjablonen' kunnen zo veel sjablonen worden toegevoegd als gewenst. Tevens biedt dit scherm de mogelijkheid bestaande sjablonen te wijzigen of te verwijderen. Toevoegen Klik voor het toevoegen van een nieuw sjabloon op 'Toevoegen'. Hiermee wordt het scherm 'Sjabloon' geopend waarin de gegevens van het nieuwe sjabloon kunnen worden vastgelegd. Wijzigen De gegevens van bestaande sjablonen kunnen worden gewijzigd. Selecteer hiervoor het te wijzigen sjabloon en open het scherm 'Sjabloon' via de knop 'Wijzigen'. In dit scherm kunnen vervolgens de wijzigingen worden doorgevoerd. Verwijderen

55 Modules 51 Selecteer voor het verwijderen van een sjabloon het te verwijderen sjabloon en druk op de knop 'Verwijderen'. Het is niet mogelijk een sjabloon te verwijderen dat aan een actie is gekoppeld. Importeren of kopiëren sjablonen Bij het aanmaken van sjablonen wordt de mogelijkheid geboden tot het importeren van voorgedefinieerde systeem sjablonen of het kopiëren van sjablonen uit andere administraties. Het gebruik hiervan wordt beschreven in 'Sjablonen overnemen' Sjabloon Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Beheer', 'Sjablonen + k nop toevoegen of wijzigen' Het scherm 'Sjabloon' biedt de mogelijkheid tot het aanmaken of wijzigen van een sjabloon. Doorloop voor het aanmaken van een sjabloon de volgende stappen: Stap 1: Invullen basisgegevens Code en omschrijving De code wordt elders in het Corporate Cashflow gebruikt voor selectiedoeleinden. Vul hier daarom een kort kenmerk in waaraan het document eenvoudig kan worden herkend. Bij omschrijving kan de volledige naam van het document worden ingevoerd. Type Selecteer het van toepassing zijn type document Toelichting: Corporate Cashflow kent vijf verschillende soorten documenten: Herinnering, Eerste aanmaning, Tweede aanmaning, Incasso en Overig. Het wordt aangeraden van de eerste drie types in ieder geval één document aan te maken. Stap 2: Invoeren teksten Een document bevat de volgende tekstvelden: Referentie en Titel Vul hier de op het document te vermelden referentie en titel (bijvoorbeeld: 'Herinnering', 'Eerste Aanmaning' of 'Tweede Aanmaning') in.

56 52 Handleiding d-basics 'Tekst boven openstaande posten lijst' en 'Tekst onder openstaande postenlijst' Door Corporate Cashflow aangemaakte documenten bevatten standaard een overzicht (in tabelvorm) met gegevens van openstaande facturen. De twee subtabs van de tab 'Tekst' bieden de mogelijkheid tot het invoeren van teksten die boven en onder dit overzicht moeten worden geplaatst. Veelal zal boven de tabel met openstaande posten een tekst worden geplaatst die vergelijkbaar is de opening van een brief, onder de tabel komt het verzoek tot betalen en de ondertekening. Samenvoegvelden In sjablonen kunnen 'Samenvoegvelden' worden opgenomen. Dit zijn codes waarmee automatisch elders in d-basics opgeslagen informatie aan de door Corporate Cashflow aangemaakte documenten kan worden toegevoegd. Een groot gedeelte van de samenvoegvelden is verbonden met de informatie die is vastgelegd in het scherm 'Administratie'. Corrigeer de informatie die in dit scherm wordt opgeslagen indien de door Corporate Cashflow aangemaakte documenten niet de juiste informatie bevatten. Zie verder ook de mogelijkheid tot het definiëren van 'Tabellen'. Opmerking: Indien niet alle hierboven genoemde tekstvelden gewenst zijn kunnen deze gewoon leeg worden gelaten. Stap 3: Instellen afdruk opties Op de door Corporate Cashflow aangemaakte documenten kunnen drie soorten adressen worden vermeld: adres van de debiteur adresgegevens van de d-basics administratie (menu opties: 'Administratie', 'Adres gegevens') adresgegevens van de d-basics licentiehouder (menu opties: 'Licentie', 'Licentiehouder') De adressen worden op de documenten vermeld zodra het selectie vakje voor het adrestype is geselecteerd. De positie waar het adres in het document moet worden geplaatst is vrij te bepalen middels het aanpassen van de coördinaten. Opmerkingen: Over het algemeen zal het adres van de debiteur worden gebruikt voor de adressering van het document en het adres van de administratie als afzender. De op de documenten vermelde adresgegevens kunnen via genoemde menu opties worden aangepast (met uitzondering van de registratienaam) Stap 4: Controleren document Na het doorlopen van de hiervoor genoemde stappen kan het resultaat worden gecontroleerd door op de knop 'Preview' te klikken (hiermee wordt het printscherm geopend, druk hier wederom op de knop 'Preview'). Het is uiteraard ook mogelijk een voorbeeld af te drukken.

57 Modules Sjablonen overnemen Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Beheer', 'Sjablonen + k nop 'Overnemen gegevens' Naast het aanmaken van een volledig nieuw sjabloon biedt Corporate Cashflow ook de mogelijkheid bestaande sjablonen uit een andere administratie te kopiëren of gebruik te maken van voorgedefinieerde systeem sjablonen. Open voor het overnemen van sjablonen het scherm 'Overnemen sjablonen' (zie menu opties hierboven) en doorloop de hierna beschreven stappen: Stap 1: selecteer bron Boven de rechterkolom bevindt zich het uitvouwmenu 'Bron'. Het uitvouwmenu biedt mogelijkheid één van de in d-basics aangemaakte administraties te kiezen. Daarnaast kan de optie '<SYSTEEM>' worden gekozen. Sjablonen overnemen uit andere administratie Indien in meerdere administraties van dezelfde sjablonen gebruik moet worden gemaakt biedt Cashflow de mogelijkheid de sjablonen uit een andere administratie over te nemen. Selecteer hiervoor via het uitvouwmenu 'Bron' de administratie waaruit de sjablonen moeten worden gekopieerd. Systeem sjablonen gebruik en Cashflow bevat een aantal voorgedefinieerde sjablonen. Selecteer voor het gebruiken van deze sjablonen de optie '<SYSTEEM>' Ga na het selecteren van de bron verder met stap 2. Stap 2: selecteer over te nemen sjablonen Na het selecteren van de bron wordt in de rechter kolom één of meer sjablonen getoond (dit uiteraard op voorwaarde dat in de bronadministratie sjablonen zijn aangemaakt). Selecteer de over te nemen sjablonen door ze aan te klikken (houdt Ctrl-toets ingedrukt). Stap 3: verplaats sjablonen naar de linker kolom Het overnemen van de sjablonen kan worden voltooid door de geselecteerde sjablonen naar de linkerkolom te verplaatsen, druk hiervoor op de knop 'Toevoegen'. Rond het overnemen van de gewenste sjablonen af door op de knop 'Sluiten' te klikken. Opmerking: Naast het overnemen van sjablonen biedt Corporate Cashflow ook de mogelijkheid tot het overnemen van profielen. Bij het overnemen van een profiel worden automatisch de bijbehorende sjablonen gekopieerd. Het wordt daarom aangeraden de mogelijkheid tot het kopiëren van sjablonen alleen te gebruiken indien men de profielen niet wenst over te nemen. Als de profielen wel moeten worden gekopieerd maak dan geen gebruik van de optie 'Sjablonen overnemen', dit zal namelijk tot gevolg hebben dat sjablonen dubbel worden aangemaakt!

58 54 Handleiding d-basics Profielen Menu opties: 'Modules', 'Cashflow', 'Beheer', 'Profielen' In een profiel wordt vastgelegd welke actie op welk moment moet worden afgehandeld (behandelingstraject). Het profiel bepaalt dus de door Cashflow te ondernemen acties. Bij het in gebruik nemen van Cashflow moet daarom ten minste één profiel worden aangemaakt. Men kan zo veel profielen definiëren als gewenst, dit biedt de mogelijkheid debiteuren volgens verschillende behandelingstrajecten af te handelen. Open voor het maken van een profiel het scherm 'Profielen' (zie menu opties hierboven). Dit scherm biedt verder de mogelijkheid bestaande profielen te wijzigen of te verwijderen. Toevoegen Klik voor het toevoegen van een nieuw profiel op 'Toevoegen'. Hiermee wordt het scherm 'Profiel' geopend waarin de gegevens van het nieuwe profiel kunnen worden vastgelegd. Wijzigen De gegevens van bestaande profielen kunnen worden gewijzigd. Selecteer hiervoor het te wijzigen profiel en open vervolgens het scherm 'Profiel' via de knop 'Wijzigen'. In dit scherm kunnen vervolgens de wijzigingen worden doorgevoerd. Verwijderen Selecteer voor het verwijderen van een profiel het te verwijderen profiel en druk op de knop 'Verwijderen'. Het is niet mogelijk een profiel te verwijderen dat aan een actie is gekoppeld. Importeren of kopiëren profielen Bij het aanmaken van profielen wordt de mogelijkheid geboden tot het importeren van voorgedefinieerde systeem profielen of het kopiëren van profielen uit andere administraties. Het gebruik hiervan wordt beschreven in 'Profielen overnemen'.

59 Modules Profiel Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Beheer', 'Profielen + k nop toevoegen of wijzigen' In een profiel wordt vastgelegd welke actie op welk moment moet worden uitgevoerd. Doorloop voor het aanmaken van een nieuw profiel de volgende stappen: Stap 1: Open het scherm 'Profiel' Dit scherm kan worden geopend via de hierboven genoemde menu opties. Stap 2: Invullen code en omschrijving De code wordt elders in het Cashflow gebruikt voor selectiedoeleinden. Vul hier daarom een kort kenmerk in waaraan het profiel eenvoudig kan worden herkend. Bij omschrijving kan de volledige naam van het profiel worden ingevoerd. Stap 3: Toevoegen actie(s) Een actie is een handeling die op een bepaald tijdstip moet worden verricht en die er op is gericht een debiteur tot betalen te bewegen. In een profiel kan worden vastgelegd welk tijdstip welke actie moet worden verricht. Klik voor het aanmaken van een nieuwe actie op de knop "Toevoegen", hiermee wordt het scherm "Profielactie" geopend.

60 56 Handleiding d-basics Vul daarna de volgende gegevens in: Code en Omschrijving De code wordt elders in het Cashflow gebruikt voor selectiedoeleinden. Vul hier daarom een kort kenmerk in waaraan de actie eenvoudig kan worden herkend. Bij omschrijving kan de volledige naam van de actie worden ingevoerd. Actietype Cashflow verdeelt de handelingen van debiteurbeheer op in de volgende categorieën: 1) het 2) het 3) het 4) het 5) het 6) het registreren van een notitie (notitieactie) bellen van een debiteur (belactie) versturen van een document via de post (briefactie) versturen van een document via ( actie) bij Corporate Rating ter bewaking aanbieden van de vorderingen (Corporate Rating actie) ter incasso aanbieden van vorderingen (incassoactie) Selecteer bij het aanmaken van een actie het juiste actietype. Document Het is mogelijk dat bij het afhandelen van een actie een document moet worden aangemaakt/verstuurd. Selecteer in dit geval het gewenste document. Als het document nog niet kan worden gekozen moet dit eerst worden aangemaakt via het onderdeel 'Sjablonen'. Startdag De startdag bepaalt het moment waarop een actie moet worden uitgevoerd. Hierbij is de vervaldatum van een factuur of het moment waarop een voorgaande actie is voltooid het uitgangspunt. Vult men bij startdag bijvoorbeeld 7 in dan zal Cashflow de actie 7 dagen na de vervaldatum van de factuur inplannen (of 7 dagen na het voltooien van de voorgaande actie). Voorgaande actie Het is mogelijk dat een actie pas moet worden uitgevoerd nadat een voorgaande actie is uitgevoerd. Selecteer in dit geval via het uitvouwmenu 'Voorgaande actie' de actie die voorafgaand aan de nieuw aan te maken actie moet worden uitgevoerd. Druk na het invullen van de gegevens op 'OK' of 'Toepassen' om de gegevens op te slaan. Na het aanmaken van de eerste actie kan men de in stap 3 beschreven handelingen herhalen totdat alle gewenste acties van het beoogde behandelingstraject zijn aangemaakt. Sluit na het aanmaken van de laatste actie het scherm 'Profielactie' en sluit vervolgens het scherm 'Profiel' ('OK' of 'Toepassen'), hiermee is het aanmaken van het eerste profiel voltooid. Meer dan één profiel In het proces zoals dat hiervoor is beschreven wordt één profiel aangemaakt. Hierbij is één behandelingstraject gedefinieerd. Indien het wenselijk is debiteuren via verschillende behandelingstrajecten te 'bewaken' kunnen hiervoor extra profielen worden aangemaakt. Zo kan bijvoorbeeld een profiel per taal worden gemaakt of profielen met een hard en een gematigd behandelingsregime.

61 Modules Profielen overnemen Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Beheer', 'Profielen + k nop 'Overnemen gegevens' Naast het aanmaken van een volledig nieuw profiel biedt Cashflow ook de mogelijkheid bestaande profielen uit een andere administratie te kopiëren of gebruik te maken van voorgedefinieerde systeem profielen. Open voor het overnemen van profielen het scherm 'Overnemen profielen' (zie menu opties hierboven) en doorloop de volgende stappen: Stap 1: selecteer bron Boven de rechterkolom bevindt zich het uitvouwmenu 'Bron'. Het uitvouwmenu biedt mogelijkheid één van de in d-basics aangemaakte administraties te kiezen. Daarnaast ka de optie '<SYSTEEM>' worden gekozen. Profielen overnemen uit andere administratie Indien in meerdere administraties van dezelfde profielen gebruik moet worden gemaakt biedt Cashflow de mogelijkheid de profielen uit een andere administratie over te nemen. Selecteer hiervoor via het uitvouwmenu 'Bron' de administratie waaruit de profielen moeten worden gekopieerd. Systeem profielen gebruik en Cashflow bevat een aantal voorgedefinieerde profielen. Selecteer voor het gebruiken van deze profielen de optie '<SYSTEEM>' Ga na het selecteren van de bron verder met stap 2. Stap 2: selecteer over te nemen profielen Na het selecteren van de bron wordt in de rechter kolom één of meer profielen getoond (dit uiteraard op voorwaarde dat in de bronadministratie profielen zijn aangemaakt). Selecteer de over te nemen profielen door ze aan te klikken (houdt Ctrl-toets ingedrukt). Stap 3: verplaats profielen naar de linker kolom Het overnemen van de profielen kan worden voltooid door de geselecteerde profielen naar de linkerkolom te verplaatsen, druk hiervoor op de knop 'Toevoegen'. Rond het overnemen van de gewenste profielen af door op de knop 'Sluiten' te klikken.

62 58 Handleiding d-basics Tabellen Menu opties: 'Modules', 'Cashflow', 'Beheer', 'Tabellen' Tabellen zijn overzichten van facturen. Naast de standaard tabel met vervallen facturen, biedt Corporate Cashflow de mogelijkheid aangepaste tabellen te definiëren. Deze tabellen kunnen vervolgens worden opgenomen inde door Corporate Cashflow gebruikte sjablonen. Daarmee kunnen via Corporate Cashflow documenten worden aangemaakt met overzichten die naar eigen wens zijn aangepast. Het beheer van tabellen verloopt via het scherm 'Tabellen' (te openen via de hierboven genoemde menu-opties). Dit scherm biedt de mogelijkheid tot het Toevoegen, Wijzigen en Verwijderen van tabellen. Toevoegen Klik voor het toevoegen van een nieuwe tabel op 'Toevoegen'. Hiermee wordt het scherm 'Tabel' geopend waarin de gegevens van de nieuwe tabel kunnen worden vastgelegd. Wijzigen De gegevens van bestaande tabellen kunnen worden gewijzigd. Selecteer hiervoor de te wijzigen tabel en druk op de knop 'Wijzigen'. Hiermee wordt het scherm 'Tabel' geopend waarin de wijzigingen kunnen worden doorgevoerd. Verwijderen Selecteer voor het verwijderen van een tabel de te verwijderen tabel en druk op de knop 'Verwijderen'. Het is niet mogelijk een tabel te verwijderen dat aan een sjabloon is gekoppeld. Importeren of kopiëren tabellen Bij het aanmaken van tabellen wordt de mogelijkheid geboden tot het importeren van voorgedefinieerde systeem tabellen of het kopiëren van tabellen uit andere administraties. Het gebruik hiervan wordt beschreven in 'Tabellen overnemen'.

63 Modules Tabel Menu opties: 'Modules', 'Cashflow', 'Beheer', 'Tabellen + k nop toevoegen of wijzigen' Een tabel bevat een overzicht van facturen. Doorloop voor het aanmaken van een tabel de volgende stappen: Stap 1: Open het scherm 'Tabel' Dit scherm kan worden geopend via de hierboven genoemde menu opties. Stap 2: Invullen Code en Omschrijving De code wordt elders in het Cashflow gebruikt voor selectiedoeleinden. Vul hier daarom een kort kenmerk in waaraan de tabel eenvoudig kan worden herkend. Bij omschrijving kan de volledige naam van de tabel worden ingevoerd. Stap 3: Instellen randen Rond de kop- en voettekst van de tabel kan een lijn worden getrokken. Het weergeven van deze lijnen kan worden geactiveerd door de opties 'Koprand' en 'Voetrand' te selecteren. Stap 4: Selecteren weer te geven facturen Een tabel kan de volgende soorten facturen bevatten: Geselecteerde facturen Niet geselecteerde facturen Vervallen facturen Niet vervallen facturen Openstaande facturen Geef via de optie 'Factuurselectie' aan welk type facturen in de tabel moet worden opgenomen.

64 60 Handleiding d-basics Stap 5: Selectie en weergave velden Een tabel bevat kolommen met factuurinformatie. Bij het aanmaken van een nieuwe tabel worden de meest voor de hand liggende kolommen automatisch toegevoegd. De knoppen aan de rechterkant van het scherm 'Tabel' bieden de mogelijkheid tot het toevoegen, wijzigen en verwijderen van kolommen. Toevoegen Klik voor het toevoegen van een nieuwe kolom op 'Toevoegen'. Hiermee wordt het scherm 'Kolom' geopend waarin de gegevens van de nieuwe kolom kunnen worden vastgelegd. Wijzigen De gegevens van bestaande kolommen kunnen worden gewijzigd. Selecteer hiervoor de te wijzigen kolom en druk op de knop 'Wijzigen'. Hiermee wordt het scherm 'Kolom' geopend waarin de wijzigingen kunnen worden doorgevoerd. Verwijderen Selecteer voor het verwijderen van een kolom de te verwijderen kolom en druk op de knop 'Verwijderen'. Stap 6: Bekijken voorbeeld en opslaan tabel Druk na het doorlopen van de voorgaande stappen op de knop 'Voorbeeld' om het resultaat te bekijken en druk op 'OK' of 'Toepassen' om de tabel op te slaan als het resultaat naar wens is. Tabel toevoegen aan sjabloon Nadat een tabel is aangemaakt kan deze worden toegevoegd aan de sjablonen die door Corporate Cashflow worden gebruikt. Ga hiervoor op de juiste positie in het sjabloon staan en voeg via het uitvouwmenu 'Samenvoegvelden' de gewenste tabel toe.

65 Modules Kolom Menu opties: 'Modules', 'Cashflow', 'Beheer', 'Tabellen', scherm 'Tabel + k nop toevoegen of wijzigen' Een tabel bestaat uit kolommen. Via scherm 'Kolom' kan worden ingesteld op wat voor manier een kolom in een wordt weergegeven. Het scherm biedt de mogelijkheid tot het vastleggen van de volgende instellingen: Kolomnummer Met deze instelling kan de positie van de kolom in de tabel worden bepaald Omschrijving Vul hier de naam in waarmee de kolom in de tabel moet worden weergegeven Breedte Via deze instelling kan de breedte van de kolom worden aangepast Uitlijning kop Via deze instelling kan de uitlijning van de kop (naam) van de kolom worden ingesteld Veldnaam Via deze instelling kan worden ingesteld welk type informatie in de kolom moet worden weergegeven Uitlijning rij Via deze instelling kan de uitlijning van de rijen (informatie) in de kolom worden ingesteld Optellen Deze optie is geactiveerd indien bij 'Veldnaam' een veld is gekozen dat bedragen bevat (bijvoorbeeld factuurbedrag). Als deze optie is geselecteerd wordt voor betreffende kolom in de voetregel de optelsom (totaalbedrag) van de in de kolom weergegeven bedragen toegevoegd.

66 62 Handleiding d-basics Tabellen overnemen Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Beheer', 'Tabellen + k nop 'Overnemen gegevens' Naast het aanmaken van een volledig nieuw tabel biedt Corporate Cashflow ook de mogelijkheid bestaande tabellen uit een andere administratie te kopiëren. Open voor het overnemen van tabellen het scherm 'Overnemen tabellen' (zie menu opties hierboven) en doorloop de hierna beschreven stappen: Stap 1: selecteer bron Boven de rechterkolom bevindt zich het uitvouwmenu 'Bron'. Selecteer hier de administratie waaruit één of meer tabellen moeten worden gekopieerd. Stap 2: selecteer over te nemen tabel(len) Na het selecteren van de bron wordt in de rechter kolom één of meer tabellen getoond (dit uiteraard op voorwaarde dat in de bronadministratie tabellen zijn aangemaakt). Selecteer de over te nemen tabellen door ze aan te klikken (houdt Ctrl-toets ingedrukt als meer dan één tabel moet worden gekopieerd). Stap 3: verplaats tabellen naar de linker kolom Het overnemen van de tabellen kan worden voltooid door de geselecteerde tabellen naar de linkerkolom te verplaatsen, druk hiervoor op de knop 'Toevoegen'. Rond het overnemen van de gewenste tabellen af door op de knop 'Sluiten' te klikken.

67 Modules Configuratie Cashflow Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Cashflow Cashflow Organizer' Bij het in gebruik nemen van Cashflow moet een aantal basis instellingen worden vastgelegd. Open hiervoor - via de hierboven genoemde menu opties - in het scherm 'Cashflow Organizer' de tab 'Configuratie' en vul de volgende gegevens in: Documenten pad Van alle documenten die via Cashflow worden verstuurd wordt een kopie gearchiveerd. De standaard locatie die hiervoor wordt gehanteerd is 'c:\corporate Cashflow\Documents\'. Via de instelling 'Bestandenpad' kan deze locatie worden gewijzigd, klik hiervoor op de knop en blader naar de locatie waar de documenten moeten worden opgeslagen. Netwerklocatie b ij meerdere geb ruikers Als Cashflow door verschillende gebruikers zal worden gebruikt moet voor het archiveren van de door Cashflow aangemaakte documenten een netwerklocatie worden gekozen die voor al deze gebruikers toegankelijk is (met schrijfrechten). account Via deze instelling wordt aangegeven welke account moet worden gebruikt bij het - via - versturen van documenten. Als het te gebruiken account al is aangemaakt dan moet dit via het uitvouwmenu worden geselecteerd. Als het account nog niet is aangemaakt dan kan via de knop 'Accounts' het scherm 'Mail accounts' worden geopend voor het aanmaken van een account. Configuratie Corporate Rating Cashflow biedt de mogelijkheid de bewaking van een factuur over te dragen aan Corporate Rating. Als van mogelijkheid gebruik wordt gemaakt moeten de volgende aanvullende instellingen verricht: o Aanmak en Corporate Rating account Voor het kunnen communiceren met Corporate Rating is een Corporate Rating account vereist. Via de knop 'Configuratie Corporate Rating' kan het scherm worden geopend waar de gegevens van het Corporate Rating account kunnen worden ingevuld. o Instellen exportdirectory Bij het versturen van informatie naar Corporate Rating wordt een kopie van de data bestanden opgeslagen op de locale harde schijf. aangemaakt. De standaard locatie die hiervoor wordt gehanteerd is 'c:\corporate Cashflow\Export\'. Via de instelling 'Exportdirectory' kan deze locatie worden gewijzigd, klik hiervoor op de knop en blader naar de locatie waar de bestanden moeten worden opgeslagen.

68 Handleiding d-basics Debiteurenbeheer Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Cashflow Organizer' Het daadwerkelijk verrichten van het debiteurenbeheer verloopt via het scherm "Organizer". De handelingen die via dit scherm worden verricht kunnen in twee groepen worden opgesplitst: voorbereidende handelingen afhandelen van acties Voorbereidende handelingen Voorafgaand aan het daadwerkelijk verrichten van debiteurenbeheer moet eerst een aantal voorbereidende handelingen worden verricht. Deze zijn er op gericht Cashflow te voorzien van de meest actuele stand van zaken. Doorloop hiervoor de volgende stappen: Stap 1: Open het scherm Cashflow Organizer Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Cashflow Organizer' Stap 2: Importeren gegevens Druk links boven op de knop "Importeren". Cashflow organizer zal nu de actuele lijst met openstaande posten importeren vanuit het boekhoudpakket. Belangrijk: Importeer voorafgaand aan het verrichten van debiteurenbeheer altijd de meest recente gegevens uit het boekhoudpakket. Als wordt gedetecteerd dat de gegevens in Cashflow Organizer ouder zijn dan één dag oud, wordt dit - bij de knop 'Importeren' - aangegeven met een uitroepteken ( ).

69 Modules 65 Stap 3: Koppelen debiteuren aan profiel Per debiteur kan worden ingesteld hoe het debiteurenbeheer moet worden verricht. Dit gebeurt door het koppelen van een debiteur aan een profiel. In het profiel is vastgelegd welke acties op welk moment moeten worden verricht. Indien tijdens het importeren van informatie uit het boekhoudpakket nieuwe debiteuren worden aangetroffen, moet voor deze debiteuren worden aangegeven volgens welk profiel ze moeten worden behandeld. De hiertoe te verrichten handelingen worden beschreven in de paragraaf 'Koppelen debiteuren aan profielen'. Belangrijk: Cashflow kan een debiteur pas in behandeling nemen nadat deze aan een profiel is gekoppeld, debiteuren zonder profiel worden niet in behandeling genomen. Indien debiteuren zonder profiel worden aangetroffen wordt hiervan een melding gegeven bij het openen van het scherm 'Cashflow Organizer', verder staat er een uitroepteken ( ) bij de knop 'Koppelen profielen'. Stap 4: Koppelen debiteuren aan gebruikers (optioneel) Bij grote debiteurenportefeuilles kan het wenselijk zijn het debiteurenbeheer over meerdere debiteurenbeheerders te verdelen. In dit geval biedt Cashflow Organizer de mogelijkheid debiteuren aan gebruikers te koppelen. Na het koppelen van debiteuren aan een gebruiker toont Cashflow Organizer alleen de debiteuren die aan betreffende gebruiker zijn gekoppeld. Een uitzondering hierop vormen de debiteuren die aan geen enkele gebruiker zijn gekoppeld, deze worden bij alle gebruikers getoond. Het koppelen van debiteuren aan gebruikers wordt beschreven in de paragraaf 'Koppelen debiteuren aan gebruikers'. Stap 5: Controleren acties Op het moment dat een debiteur aan een profiel is gekoppeld wordt voor iedere vordering op betreffende debiteur vastgesteld welke acties moeten worden uitgevoerd. Deze acties worden vervolgens ingepland. Normaal gesproken voert Cashflow Organizer deze controle automatisch uit. Het is echter mogelijk dat de informatie in d-basics buiten het scherm 'Cashflow Organizer' om wordt aangepast, in dit geval is het raadzaam handmatig opdracht te geven tot het controleren van de acties. Druk hiervoor op de knop 'Controleren acties' (doe dit in ieder geval indien voor de knop 'Controleren acties' een uitroepteken staat). Opmerking: Bij het controleren van acties wordt enkel gecontroleerd of er ontbrekende acties zijn, reeds aangemaakte acties worden niet aangepast. Zo wordt bijvoorbeeld een wijziging in een profiel slechts toegepast op facturen die nadien worden geïmporteerd. Stap 6: Afhandelen acties Na het doorlopen van stap 1 t/m 5 zijn de voorbereidende handelingen voltooid en kan worden begonnen met het debiteurenbeheer. Dit wordt beschreven in de paragraaf 'Afhandelen acties'.

70 66 Handleiding d-basics Koppelen debiteuren aan profielen Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Koppelen debiteuren aan profielen' Via het koppelen van een debiteur aan een profiel wordt voor betreffende debiteur ingesteld volgens welk profiel het debiteurenbeheer moet verlopen. Open voor het koppelen van debiteuren aan een profiel het scherm 'Koppelen debiteuren aan profiel' en doorloop vervolgens de volgende stappen: 1. Selecteer via het uitvouwmenu 'Profiel' het profiel waaraan de debiteur moet worden gekoppeld 2. Selecteer in het rechtervak de debiteur die aan het geselecteerde profiel moet worden gekoppeld 3. Verplaats de geselecteerde debiteur naar het linkervak, druk hiervoor op de knop 'Toevoegen' Herhaal deze stappen totdat alle debiteuren aan een profiel zijn gekoppeld (het is uiteraard mogelijk meerdere debiteuren gelijktijdig te verplaatsen). Opmerkingen: Debiteuren zonder profiel worden niet meegenomen in het proces van debiteurbeheer. Met behulp van de optie 'Toon alleen debiteuren met openstaande posten' kan de lijst met te koppelen debiteuren worden beperkt tot debiteuren met openstaande posten.

71 Modules Koppelen debiteuren aan gebruikers Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Koppelen debiteuren aan gebruik ers' D-basics biedt de mogelijkheid debiteuren te koppelen aan gebruikers. Indien van deze optie gebruik wordt gemaakt, kan de gebruiker slechts de gegevens van de aan hem of haar toegewezen debiteuren opvragen. De gegevens van de overige debiteuren blijven verborgen. Open voor het koppelen van debiteuren aan een gebruiker het scherm 'Koppelen debiteuren aan gebruikers' en doorloop vervolgens de volgende stappen: 1. Selecteer via het uitvouwmenu 'Gebruiker' de gebruiker waaraan debiteuren moeten worden gekoppeld 2. Selecteer in het rechtervak de debiteuren die aan de gebruiker moeten worden gekoppeld 3. Verplaats de geselecteerde debiteuren naar het linkervak, druk hiervoor op de knop 'Toevoegen' Herhaal deze stappen totdat alle debiteuren aan een gebruiker zijn gekoppeld.

72 68 Handleiding d-basics Controle contactgegevens Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Cashflow Organizer', tab 'Corporate Rating', tab 'Debiteuren' Als de koppeling met Corporate Rating is geactiveerd, biedt Corporate Cashflow de mogelijkheid tot het controleren van de contactgegevens van klanten. Doorloop hiervoor de volgende stappen: Stap 1: Open de tab 'Corporate Rating' in het scherm 'Cashflow Organizer' Het scherm Cashflow Organizer kan worden geopend via de menu opties 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Cashflow Organizer', Stap 2: Open de tab 'Debiteuren' Op deze tab worden standaard alleen de debiteuren met openstaande posten weergegeven. Schakel de de optie 'Alleen debiteuren met openstaande posten' uit als de contactgegevens van alle debiteuren moeten worden gecontroleerd. Step 3: Selecteren debiteuren Selecteer de debiteuren waarvan de contactgegevens moeten worden gecontroleerd, hanteer hiervoor de volgende methodes: 1. selecteren van één debiteur: k lik op te selecteren debiteur 2. selecteren van meerdere debiteuren in een aangesloten reeks: op eerste debiteur in reek s k lik k en -> <Shift> toets indruk k en en ingedruk t houden -> op laatste debiteur in de reek s k lik k en 3. selecteren van meerdere debiteuren in een niet aangesloten reeks: <ctrl> toets indruk k en en ingedruk t houden -> op te selecteren debiteuren k lik k en 4. alle debiteuren selecteren: klik op een debiteur in de lijst -> druk toetsen combinatie <Ctrl +a> Druk na het selecteren van de debiteuren waarvan de contactgegevens moeten worden gecontroleerd op de knop 'Controleer gegevens'

73 Modules 69 Stap 4: Opzoeken ontbrekende CR-nummers Nadat op de knop 'Controleer gegevens' is geklikt, wordt automatisch de tab 'Verzenden' geopend. Klik hier op de knop 'Verzenden' om de debiteuren waarvan de contactgegevens moeten worden gecontroleerd naar Corporate Rating te sturen. CR-nummer Debiteuren kunnen alleen door Corporate Rating in behandeling worden genomen als ze van een CRnummer zijn voorzien. In het overzicht worden in de kolom 'CR-nummer' de reeds bekende CR-nummers weergegeven. Als er debiteuren zijn waar dit nummer ontbreekt moet het nummer eerst worden opgezocht voordat ze naar Corporate Rating kunnen worden verstuurd. Selecteer hiervoor betreffende debiteuren en klik op de knop 'Zoek nummer'. Het zoeken van de CR-nummers wordt beschreven in het onderdeel 'Opvragen CR-nummer'. Stap 5: Afhandelen reacties debiteuren Nadat Corporate Rating het verzoek tot het controleren van de contactgegevens van de debiteur heeft ontvangen wordt automatisch een naar de debiteur gestuurd met een overzicht van de op dat moment bekende contactgegevens. Deze bevat een link waarmee een webpagina kan worden geopend die de mogelijkheid biedt tot aanpassen van de gegevens. Accorderen wijzigingen door leverancier Als een debiteur de gegevens aanpast ontvangt de leverancier een waarin de door de debiteur doorgevoerde wijzigingen ter akkoord worden aangeboden. Het goedkeuren van de gewijzigde gegevens verloopt via een webpagina die via een link in de kan worden geopend Accorderen wijzigingen door debiteur (afnemer) Na het accorderen van de wijzigen door de leverancier ontvangt de debiteur een om de wijzigingen definitief te bevestigen. Ook dit verloopt via een webpagina die middels een link in de kan worden opgeroepen. De wijziging wordt definitief doorgevoerd nadat de debiteur deze heeft goedgekeurd. Stap 6: Synchroniseren gegevens Corporate Rating. De gewijzigde contactgegevens kunnen in Corporate Cashflow worden opgevraagd via de tab 'Debiteuren'. Druk hiervoor op de knop 'Synchroniseren met CR'. De gewijzigde gegevens worden in het rood weergegeven in de kolommen aan de rechterzijde van de tabel. Via de knop 'Export Excel' kunnen de gewijzigde gegevens worden geëxporteerd naar Excel zodat ze kunnen worden overgenomen in het boekhoudpakket.

74 70 Handleiding d-basics Afhandelen acties Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Cashflow Organizer' Nadat de voorbereidende handelingen zijn voltooid (zie hoofdstuk 'Voorbereidende handelingen'), kan worden begonnen met het daadwerkelijk afhandelen van acties. Welke acties moeten worden afgehandeld wordt automatisch vastgesteld door Corporate Cashflow. Hoe de acties moeten worden afgehandeld wordt in dit hoofdstuk beschreven, hierbij worden de volgende onderwerpen behandeld: Selecteren te behandelen acties Afhandelen acties Uitstellen, blokkeren of sluiten acties Toevoegen wijzigen of verwijderen acties I. Selecteren te behandelen acties Bij het openen van het scherm 'Cashflow Organizer' worden standaard alle af te handelen acties getoond. Filters bieden de mogelijk een selectie van acties te maken die aan bepaalde criteria voldoen. Behandelen per actie, profiel of profielactie In het onderdeel 'Filter' wordt de mogelijkheid een selectie van acties te maken op basis van gebruiker, moduletype, actietype, profiel, profielactie en/of groep. Na het instellen van één of meer filters worden alleen de acties weergegeven die voldoen aan de geselecteerde criteria. Hiermee wordt het eenvoudiger een bepaald type acties af te handelen of de gegevens hiervan te raadplegen. Behandelen per debiteur Naast de hierboven genoemde filters biedt Cashflow Organizer ook de mogelijkheid acties per debiteur af te handelen. Standaard worden de acties voor alle debiteuren met openstaande posten getoond. Door in het onderdeel 'Te behandelen debiteur' een debiteur te selecteren kan het aantal weergegeven acties worden beperkt tot de acties die aan de geselecteerde debiteur zijn gekoppeld. Via de optie 'Te behandelen debiteur' kan worden geschakeld tussen weergave van de acties van alle debiteuren (vinkje uitzetten) of alleen de acties van de geselecteerde debiteur (vinkje aanzetten). Met behulp van de pijltjes toetsen ( en ) kan men bladeren door de debiteuren met openstaande acties. Nog niet vervallen acties Acties die nog niet zijn vervallen of waarvan de voorgaande actie nog niet is verricht worden standaard niet weergegeven. Middels het uitschakelen van de opties "Verberg nog niet vervallen acties" en "Verberg acties waarvan voorgaande actie nog niet is vervallen" kunnen deze acties toch zichtbaar worden gemaakt.

75 Modules 71 II. Afhandelen acties Cashflow organizer stelt aan de hand van de profielen automatisch vast wanneer een actie in behandeling moet worden genomen. De af te handelen acties worden weergegeven in de tab 'Te behandelen acties'. De daadwerkelijke afhandeling van acties verschilt per actietype: Afhandelen 'Notitie acties' (zie ook 'Afhandelen Notitie actie of Telefoon actie') Doorloop voor het afhandelen van een 'Notitie actie' de volgende stappen: 1. selecteer de af te handelen actie en druk op de knop 'Wijzigen' (of dubbelklik op de actie), hiermee wordt het scherm 'Notitie actie' geopend. 2. verricht de betreffende handeling (bijvoorbeeld controleren of de betalingsregeling wordt nagekomen) 3. Voeg - desgewenst - een notitie toe waaruit blijkt hoe de actie is afgehandeld 4. sluit de Notitie actie door op de knop 'Sluiten actie' te klikken. Afhandelen 'Telefoon acties' (zie ook 'Afhandelen notitie actie of Telefoon actie') Doorloop voor het afhandelen van een 'Telefoon actie' de volgende stappen: 1. selecteer de af te handelen actie en druk op de knop 'Wijzigen' (of dubbelklik op de actie), hiermee wordt het scherm 'Telefoon actie' geopend. 2. handel het telefoongesprek af 3. Voeg - desgewenst - een notitie toe waaruit blijkt hoe de actie is afgehandeld 4. sluit de Telefoon actie door op de knop 'Sluiten actie' te klikken. Afhandelen 'Brief acties' (zie ook 'Afhandelen Brief actie of actie') Doorloop voor het afhandelen van de Brief acties de volgende stappen: 1. selecteer de af te handelen actie(s) (houdt de Ctrl of Shift toets ingedrukt om meerdere acties te selecteren) 2. druk na het selecteren van de af te handelen Brief acties op de knop 'Naar te verwerken' 3. open de tab "Te verwerken" en open het scherm "Documenten: Printer" door te dubbelklikken op de regel "Afdruk-rij" 4. selecteer de af te drukken documenten (houdt de Ctrl of Shift toets ingedrukt om meerdere acties te selecteren) 5. druk op de knop 'Afdrukken' om de geselecteerde documenten af te drukken Opmerkingen: Via het filter 'Actietype' kan er voor worden gekozen alleen de Brief acties weer te geven Via de knop 'Alles afdrukken' (scherm documenten) kan in één keer opdracht worden gegeven tot het afdrukken van alle documenten in de afdruk-rij Als niet alle in de afdruk-rij geplaatste documenten zijn verwerkt wordt hiervan melding gegeven bij het sluiten van het scherm 'Cashflow Organizer'. Afhandelen ' acties' (zie ook 'Afhandelen Brief actie of actie') Cashflow Organizer stelt automatisch vast welke acties moeten worden afgehandeld. Deze acties worden in de tab "Af te handelen acties" als ' actie' weergegeven. Doorloop voor het afhandelen van de acties de volgende stappen: 1. selecteer de af te handelen actie(s) (houdt de Ctrl of Shift toets ingedrukt om meerdere acties te selecteren) 2. druk na het selecteren van de af te handelen acties op de knop 'Naar te verwerken' 3. open de tab "Te verwerken" en open het scherm "Documenten: " door te dubbelklikken op de regel " -rij" 4. selecteer de te versturen s (houdt de Ctrl of Shift toets ingedrukt om meerdere acties te selecteren) 5. druk op de knop 'versturen' om de geselecteerde s te versturen

76 72 Handleiding d-basics Afhandelen 'Corporate Rating acties' Doorloop voor het afhandelen van de Corporate Rating acties de volgende stappen: 1. selecteer de af te handelen actie(s) (houdt de Ctrl of Shift toets ingedrukt om meerdere acties te selecteren) 2. druk na het selecteren van de af te handelen Corporate Rating op de knop 'Naar te verwerken' 3. open de tab "Corporate Rating" 4. druk op de knop 'versturen' om de door Corporate Rating te verwerken acties naar Corporate Rating te versturen. Afhandelen 'Incasso acties' (zie ook 'Collect') Doorloop voor het afhandelen van de Incasso acties de volgende stappen: 1. selecteer de af te handelen actie(s) (houdt de Ctrl of Shift toets ingedrukt om meerdere acties te selecteren) 2. druk na het selecteren van de af te handelen Incasso acties op de knop 'Naar te verwerken' 3. open de tab "Te verwerken" en open het scherm "Incassodossiers" door te dubbelklikken op de regel "Incasso-rij" 4. selecteer het aan te maken incassodossier 5. Voeg alle relevante aanvullende documenten toe 6. druk op de knop 'versturen' om het incasso dossier te versturen. III. Uitstellen, blokkeren of sluiten actie Acties worden automatisch aangemaakt op basis van profielen. Indien van het standaard behandelingstraject van het profiel moet worden afgeweken biedt Cashflow Organizer hiervoor de volgende mogelijkheden: Uitstellen actie Indien een actie door omstandigheden niet op de geplande datum in behandeling mag worden uitgevoerd kan deze worden uitgesteld door de actiedatum aan te passen. Selecteer hiervoor de actie waarvan de actiedatum moet worden verplaatst, druk op de knop 'Uitstellen actie' en pas via het scherm 'Uitstellen actie' de actiedatum aan. Zie ook 'Uitstellen actie' Blokkeren factuur of debiteur Soms is het wenselijk bepaalde debiteuren of facturen uit te sluiten voor de bewaking via Cashflow Organizer. Selecteer in dat geval een actie die door Cashflow Organizer is ingepland op betreffende factuur of debiteur. Klik vervolgens op de knop 'Blokkeer factuur' om alleen de factuur uit te sluiten of op de knop 'Blokkeer debiteur' om de debiteur in zijn geheel (alle vorderingen) uit te sluiten van behandeling via Cashflow Organizer. Opmerking: Via de tab 'Geblokkeerde acties' kan een geblokkeerde factuur of debiteur worden heropend (selecteer actie en klik op de knop 'Deblokkeer factuur' of 'Deblokkeer debiteur') Handmatig sluiten actie Via de knop 'Sluiten actie' kan een - op basis van profielen ingeplande - actie worden afgesloten zonder dat deze daadwerkelijk is uitgevoerd. Betreffende actie zal in dit geval niet meer ter behandeling worden aangeboden. Zie ook 'Handmatig sluiten actie'. Opmerking: Via de tab 'Gesloten acties' kan een gesloten actie worden heropend (selecteer actie en klik op de 'Heropenen')

77 Modules 73 IV. Toevoegen, wijzigen of verwijderen acties Naast het uitstellen of sluiten van acties biedt Cashflow Organizer de mogelijkheid handmatig nieuwe acties toe te voegen en bestaande acties te wijzigen of te verwijderen. Het toevoegen of wijzigen van acties wordt beschreven in 'Afhandelen notitie actie of Telefoon actie'. Het verwijderen van een actie is slechts mogelijk als er geen vervolgactie aan gekoppeld is (als dit wel het geval is moeten eerst de vervolgacties worden weggegooid). Selecteer vervolgens de te verwijderen actie en druk op de knop 'Verwijderen'.

78 74 Handleiding d-basics Afhandelen Notitie actie of Telefoon actie Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Cashflow Organizer' + openen actie Het afhandelen van een Telefoon actie of notitie actie verloopt via onderstaand scherm. Dit scherm biedt de mogelijkheid tot het registreren van notities, het sluiten of uitstellen van een actie en het inplannen van een nieuw actie Registreren van notities Cashflow Organizer biedt bij het afhandelen van acties de mogelijkheid tot het registreren van notities. Druk hiervoor - naast het vak 'Notities' - op de knop 'Toevoegen' en vul bij 'Notitie' een korte tekst in. Opmerkingen: Via de knop 'Wijzigen' kan een notitie worden aangepast, via de knop 'Verwijderen' kan een notitie worden weggegooid. Bij het sluiten van een actie of het verplaatsen van een actie wordt de mogelijkheid geboden de reden voor het sluiten of verplaatsen aan te geven, dit wordt als notitie bij betreffende actie opgeslagen.

79 Modules 75 Sluiten of uitstellen actie Via de knop 'Sluiten actie' kan een actie worden gesloten, ook al is deze niet uitgevoerd. Via de knop 'Doorschuiven actie' kan de actiedatum worden aangepast. Vul hiervoor bij 'Toelichting' de reden voor het sluiten of uitstellen van de actie in en selecteer - in het geval van uitstellen van een actie - de datum waar naar moet worden verplaatst. Zie ook 'Handmatig sluiten actie' en 'Uitstellen actie'. Nieuwe actie inplannen Standaard worden acties op basis van een profiel automatisch aangemaakt. Het echter mogelijk aan het behandelingtraject van een factuur handmatig acties toe te voegen. Doorloop hiervoor de volgende stappen: Stap 1: Openen scherm 'Actie' Het openen van het scherm actie kan op twee manieren: 1. vanuit het scherm Organizer (klik op de knop 'Toevoegen') 2. vanuit een andere actie (klik bij nieuwe actie op de knop 'Nieuw', 'Subactie' of 'Ouderactie'): Nieuwe actie: actie wordt als losstaande actie ingepland (dus niet afhankelijk van het al dan niet uitgevoerd zijn van een voorgaande actie, noch van invloed op de uitvoering van vervolgacties) Subactie: actie wordt ingepland als vervolgactie op de actie van waaruit actie wordt toegevoegd Ouderactie: actie wordt ingepland als actie voorafgaand op de actie van waaruit actie wordt toegevoegd Stap 2: Invullen gegevens Vul bij het aanmaken van een nieuwe actie de volgende gegevens in: 1. Kies het actietype 2. Vul een omschrijving in van de te verrichten actie 3. Bepaal het tijdstip waarop de actie moet worden uitgevoerd Stap 3: Bepalen / aanpassen van de positie van de actie in het maningsplan Het is mogelijk dat een nieuw ingeplande actie niet op de juiste positie in het behandelingstraject van een factuur wordt toegevoegd. Open in dit geval de nieuw toegevoegde actie. In het scherm 'Actie' wordt het behandelingstraject schematisch weergegeven: Via dit overzicht kan de positie van een actie worden gewijzigd door deze naar boven, beneden of opzij te slepen (actie aanklikken en muisknop ingedrukt houden tijdens het verplaatsen).

80 76 Handleiding d-basics Afhandelen Brief actie of actie Menu opties: 'Modules', 'Corporate Cashflow', 'Documenten' Bij het afhandelen van acties worden documenten in een afdruk-rij of -rij geplaatst (zie: afhandelen acties). Het daadwerkelijk verwerken van deze documenten verloopt via het scherm 'Documenten' Selecteren uitvoermedium Documenten worden - afhankelijk van het actietype dat werd gekozen bij het aanmaken van een profiel - geprint of via worden verstuurd. Via het uitvouwmenu 'Uitvoermedium' kan worden geselecteerd welk type te verwerken documenten moet worden weergegeven. Verwerken documenten Verricht voor het verwerken van documenten de volgende handelingen: 1. Selecteer de af te verwerken documenten (houdt de Ctrl of Shift toets ingedrukt om meerdere documenten te selecteren) 2. Druk - afhankelijk van het type document - op de knop 'Afdrukken' of 'Versturen' om de geselecteerde documenten te verwerken Verwijderen documenten Documenten die in de afdruk-rij of -rij zijn geplaatst maar die uiteindelijk toch niet moeten worden verwerkt kunnen worden verwijderd (selecteer het document en druk op de knop 'Verwijderen'). Bij het verwijderen van het document wordt gevraagd of de bijbehorende Brief actie(s) of acties(s) moet(en) worden heropend. Klik op 'Ja' als dit het geval is. Opmerk ingen: Standaard worden enkel de nog niet verwerkte documenten weergegeven. Door het uitschakelen van de optie 'Verberg verwerkte documenten' kunnen ook de verwerkte documenten worden weergegeven. Via de knop 'Alles afdrukken' kan in één opdracht worden gegeven tot het afdrukken van alle nog niet verwerkte documenten.

81 Modules Corporate QuickScan De module QuickScan verdicht de uit het boekhoudpakket geïmporteerde gegevens naar een standaard verdichting. Op basis van deze verdichting worden vervolgens een aantal standaard analyses gemaakt. QuickScan bestaat uit de volgende onderdelen: Informatiebeheer Raadplegen analyses Informatiebeheer Alvorens QuickScan een analyse van de financiële gegevens kan maken moeten de volgende handelingen worden verricht: Actualiseren informatie Menu opties: 'Beheer', 'Inlezen gegevens', 'Grootboek rek eningen' Telkens voorafgaand aan het gebruik van QuickScan moeten de recente financiële gegevens worden geïmporteerd uit het boekhoudpakket. Na het importeren van de boekhoudgegevens is de analyse van QuickScan geactualiseerd tot en met de laatste boeking in het boekhoudpakket. Zie ook 'Inlezen gegevens' Koppelen grootboekrekeningen Menu opties: 'Beheer', 'Balans', 'Koppelen grootboek rek eningen' D-basics kan de uit het boekhoudpakket geïmporteerde informatie pas analyseren als alle grootboekrekeningen zijn gekoppeld aan een door d-basics gehanteerd standaard verdichtingschema (systeem financiële groepen). Hiertoe moeten de in het boekhoudpakket aanwezige grootboekrekeningen eenmalig worden gekoppeld aan een 'systeem financiële groep in d-basics'. Zie ook 'Koppelen grootboekrekeningen' Opmerking: Indien niet alle grootboekrekeningen zijn gekoppeld zal d-basics hiervan bij het openen van de QuickScan analyse een melding geven. Hierbij wordt de mogelijkheid geboden het scherm voor het koppelen van grootboekrekeningen te openen. De QuickScan analyse kan pas worden geraadpleegd zodra alle grootboekrekeningen zijn gekoppeld.

82 Handleiding d-basics Raadplegen analyses Menu opties: 'Modules', 'Quick Scan' Het scherm QuickScan is het uitgangspunt van alle door de module QuickScan gemaakt analyses. Het scherm bestaat uit vijf tabs: Balans, Resultatenrekening, Kasstroom, Ratio's en Grafieken. De tabellen op de eerste drie tabs bestaan uit de volgende kolommen: Naam van de reeks QuickScan verdicht de uit het boekhoudpakket geïmporteerde informatie naar een aantal standaard reeksen. De naam van deze reeksen wordt in de eerste kolom van de tabel weergegeven. Overzicht grootboekrekeningen (niet op de tab Ratio's) Omdat QuickScan de informatie verdicht weergeeft, kan een reeks een optelsom zijn van de mutaties op meerdere grootboekrekeningen. Door op het icoontje ( ) in de tweede kolom te klikken, kan een overzicht worden opgevraagd van de aan een reeks gekoppelde grootboekrekeningen. Door vervolgens in dit overzicht - te 'dubbelklikken' op de regel van een grootboekrekening kan een grafiek worden opgevraagd waarin het historische verloop van betreffende grootboekrekening wordt weergegeven. Opmerking: Indien op een grootboekrekening geen mutaties hebben plaatsgevonden, kan van betreffende grootboekrekening geen grafiek worden opgevraagd. Grafiek In de derde kolom staat een grafiek icoontje ( ). Door op het icoontje te klikken wordt een grafiek geopend waarin het historische verloop van de reeks in kwestie wordt weergegeven. De afgelopen vier jaar worden in lijn weergegeven, het lopende jaar in kolommen. Het is mogelijk dat minder dan vier jaar historie wordt weergegeven. In dat geval is bij het importeren minder dan vier jaar historische gegevens aangetroffen in de database van het boekhoudpakket.

83 Modules 79 Detailanalyse (alleen op de tab Balans) In de vierde kolom wordt bij bepaalde reeksen het 'Informatie' icoontje ( ) weergegeven. Via dit icoontje (aanklikken) kan een detail analyse van de betreffende reeks worden opgeroepen. Detailanalyses geven een gedetailleerd beeld van de stand van zaken op het moment van het importeren van de gegevens uit het boekhoudpakket. De volgende detail analyses zijn beschikbaar: Ouderdomsanalyse debiteuren Ouderdomsanalyse crediteuren Zie voor meer informatie omtrent het gebruik van de ouderdomsanalyse de beschrijving van de module Ouderdomsanalyse Opmerking: Het is mogelijk dat de totaal saldi in de detailanalyses afwijken van de totaalsaldi op de grootboekrekeningen indien niet alle boekingen zijn verwerkt op het moment dat de gegevens uit het boekhoudpakket worden geïmporteerd. Overzicht verloop per boekhoudperiode In de resterende kolommen van het overzicht wordt het verloop van getoonde reeksen gedurende de voorgaande 12 maanden weergegeven (+ 1 extra boekperiode voor het vergelijk tussen de meest recente boekperiode en dezelfde periode een jaar eerder). Cumulatief / periodiek Bij de resultatenrekening wordt de mogelijkheid geboden te schakelen tussen een periodieke en een cumulatieve weergave (vinkje linksboven in het scherm). In het eerste geval ziet men de opbrengsten en kosten per periode, bij cumulatieve weergave wordt de som van opbrengsten en kosten tot de laatste periode weergegeven. De in het overzicht weergegeven gegevens kunnen worden geprint en geëxporteerd naar Excel. De vierde tab biedt de mogelijkheid tot het opvragen een aantal speciale grafieken. In deze grafieken worden bepaalde reeksen gecombineerd weergegeven zodat de onderlinge ontwikkeling eenvoudig kan worden geanalyseerd. De grafieken kunnen worden opgeroepen door een/meerdere grafiek(en) aan te vinken en vervolgens op de knop 'Tonen' te klikken.

84 Handleiding d-basics Corporate Risk Monitor Corporate Risk Monitor biedt de mogelijkheid de informatie die uit het boekhoudpakket is geïmporteerd te verrijken met informatie die wordt geleverd door externe informatie leveranciers. Over het algemeen wordt deze toegevoegde informatie gebruikt voor het verkrijgen van inzicht in de kwaliteit van de debiteuren en de verantwoord geachte hoogte van het - aan debiteuren te verschaffen - leverancierskrediet (de kredietlimiet). Het importeren van de informatie verloopt via een directe koppeling met het systeem van de externe informatie leverancier, er zijn koppelingen beschikbaar voor: services Corporate Rating Creditsafe Global Gateway Service Graydon XSellence Services

85 Modules services Menu opties: 'Modules', 'Corporate Risk Monitor', services' De koppeling met de Services biedt de volgende mogelijkheden: Identificeren van relaties (debiteuren en crediteuren) met behulp van het Coface nummer Alle bedrijven die voorkomen in de Services database hebben van Coface een uniek identificatienummer gekregen. De module Risk Monitor biedt hulpmiddelen waarmee automatisch het Coface nummer kan worden opgezocht van de debiteuren en crediteuren (hierna 'relaties' genoemd) die - door het d-basics programma - uit het boekhoudpakket zijn geïmporteerd. Voor de op die manier geïdentificeerde relaties kan vervolgens automatisch informatie worden geïmporteerd vanuit het Services systeem. Controleren adressen De Services database bevat de adresgegevens van iedere onderneming die in de database voorkomt. Deze adresgegevens worden bij het opzoeken van het Coface nummer opgeslagen in de database van d-basics en kunnen later op ieder gewenst moment worden geactualiseerd. De op deze manier verkregen adresgegevens kunnen automatisch worden vergeleken met de adresgegevens die uit het boekhoudpakket zijn geïmporteerd. Hiermee kan op eenvoudige wijze een overzicht worden verkregen van de adressen die in het boekhoudpakket moeten worden geactualiseerd. Opvragen Rating Via het opvragen van score kan van een relatie (debiteur of crediteur) worden achterhaald in hoeverre deze kredietwaardig is. Kosten Aan het opvragen van score zijn kosten verbonden. Het afrekenen van deze kosten verloopt via de account die moet worden aangemaakt om van de diensten van Coface gebruik te kunnen maken. Kijk op voor meer informatie betreffende de kosten die in rekening worden gebracht voor de diensten van Coface. In het vervolg van dit hoofdstuk zullen de onderwerpen worden behandeld: het instellen van de module Services het gebruik van de module Services

86 82 Handleiding d-basics Instellingen module Services Menu opties: 'Modules', 'Corporate Risk Monitor', Services', k nop 'Account gegevens' Om gebruik te kunnen maken van de diensten van Coface moet men over een gebruikersprofiel beschikken. Dit profiel wordt door Coface aangemaakt nadat men bij Coface heeft aangegeven gebruik te willen maken van de koppeling met de Services. Aan een profiel is een Gebruikersnaam, een Wachtwoord en een Policy gekoppeld. Deze informatie wordt gebruikt om bij Coface in te loggen en moet daarom in het d-basics programma worden ingevoerd via het scherm "Opties" dat kan worden geopend via de knop 'Account gegevens' (rechts in scherm Services'). Klik na het invoeren van de accountgegevens op 'OK' of 'Toepassen' om de instellingen op te slaan. De koppeling met de Services kan direct na het invoeren van de accountgegevens in gebruik worden genomen.

87 Modules Gebruik module Services Menu opties: 'Modules', 'Corporate Risk Monitor', services' Dit scherm biedt de volgende mogelijkheden: Ophalen identificatienummers Controleren adresgegevens en dubbele vermeldingen Ophalen en analyseren informatie I. Ophalen identificatienummers De via de services beschikbaar gestelde informatie wordt via een online koppeling automatisch in d-basics geïmporteerd. Om er voor te zorgen dat de informatie aan de juiste relatie wordt gekoppeld, moet iedere - uit het boekhoudpakket geïmporteerde - relatie (debiteur of crediteur) worden voorzien van het Coface identificatie nummer. Hiervoor is in Risk Monitor een automatische zoekfunctie opgenomen. Deze zoekfunctie probeert aan de hand van de naam en adresgegevens van een relatie automatisch het juiste identificatienummer te achterhalen. Bij een 100% match wordt het identificatienummer automatisch opgeslagen in de database van d-basics. Bij een niet-100% match wordt de gebruiker de mogelijkheid geboden te kiezen uit een lijst van alternatieven, waarna het identificatienummer van de gekozen onderneming wordt opgeslagen. Het zoeken van de identificatienummers verloopt via het tabblad 'Zoeken' in het scherm Open dit scherm via de hierboven genoemde menuopties en doorloop daarna de volgende procedure voor het identificeren van de relaties: Stap 1: Importeren informatie uit boekhoudpakket Voorafgaand aan het identificeren van relaties moet de meest recente informatie uit het boekhoudpakket worden geïmporteerd, klik hiervoor op de knop 'Importeren'. Stap 2: Open het tabblad 'Zoeken' Open na het importeren van de gegevens uit het boekhoudpakket het tabblad 'Zoeken'.

88 84 Handleiding d-basics Stap 3: Selecteer de debiteuren de moeten worden geïdentificeerd In de lijst met relaties worden standaard alle relaties getoond waarbij sprake is van één of meer openstaande posten. Met behulp van de filter instellingen boven in het scherm kan de selectie van weergegeven relaties worden aangepast. Selecteer in de lijst de relaties waarvoor een identificatienummer moet worden opgezocht. Dit selecteren kan met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek, de meest voor de hand liggende methodes zijn: 1. selecteren van één relatie: k lik op te selecteren relatie 2. selecteren van meerdere relaties in een aangesloten reeks: op eerste relatie in reek s k lik k en -> <Shift> toets indruk k en en ingedruk t houden -> op laatste relatie in de reek s k lik k en 3. selecteren van meerdere relaties in een niet aangesloten reeks: <ctrl> toets indruk k en en ingedruk t houden -> op te selecteren relaties k lik k en 4. alle relaties selecteren: klik op een relatie in de lijst -> druk toetsen combinatie <Ctrl +a> Het identificeren van relaties is een eenmalige handeling die geen extra kosten met zich meebrengt, het wordt daarom aangeraden alle relaties van het juiste identificatienummer te voorzien. Stap 4: Automatisch zoeken Druk - na het selecteren van de relaties waarvoor het identificatienummer moet worden opgezocht op de knop "Automatisch zoeken". Er zal nu - voor de geselecteerde relaties - worden geprobeerd op basis van de naam en adresgegevens het juiste identificatienummer te achterhalen. De relaties die kunnen worden geïdentificeerd worden in de lijst van debiteuren aangevuld met het identificatienummer en de adresgegevens zoals die geregistreerd staan bij Coface. Deze toegevoegde informatie wordt in het blauw weergegeven. Opmerking: Het automatisch zoeken kan worden afgebroken door op de knop 'Annuleren' te klikken. Stap 5: Handmatig selecteren niet geïdentificeerde relaties Nadat voor alle geselecteerde relaties is geprobeerd automatisch het identificatienummer te achterhalen wordt voor de relaties waar dit niet is gelukt één voor één een scherm geopend waarin de gevonden alternatieven worden getoond.

89 Modules 85 Er kunnen zich nu twee situaties voordoen: de relatie wordt WEL getoond in de lijst van alternatieven of de relatie wordt NIET getoond in de lijst van alternatieven. De relatie wordt wel getoond Selecteer in dit geval de regel waarin betreffende relatie wordt weergegeven en druk op de knop 'Selecteren' (of dubbelklik op het juiste alternatief) De relatie wordt niet getoond In dit geval is op basis van de ingevoerde naam- en adresgegevens geen match gevonden. Dit kan verschillende oorzaken hebben, voorbeelden zijn: de naam is niet juist gespeld, de adresgegevens kloppen niet of betreffende relatie komt niet voor in de database van de leverancier van informatie. Om toch het juiste identificatienummer te vinden moet de zoekopdracht worden aangepast. De aanbevolen werkwijze is in dit geval: a. zoek met minder gegevens Verwijder hiervoor de vinkjes voor de invulvelden en druk op 'Zoeken'. Met name postbus adressen zullen geen juist zoekresultaat opleveren b. zoek op een gedeelte van de naam Vooral afkortingen kunnen het vinden van het juiste identificatienummer verstoren. Verwijder de niet relevante onderdelen van de naam en druk op 'Zoeken' Als de relatie ondanks het aanpassen van de zoektermen niet wordt gevonden komt deze waarschijnlijk niet voor in de database van de leverancier van externe informatie. Klik in dit geval op 'Overslaan', het zoekscherm wordt nu gesloten en zal opnieuw worden geopend met de gegevens van de volgende debiteur waarvoor geen match is gevonden. Het handmatig zoeken van de niet geïdentificeerde debiteuren kan in z'n geheel worden beëindigd door op de knop 'Afbreken' te klikken. Het identificeren van de debiteuren kan dan op een later tijdstip worden voltooid. Opmerkingen: 1. Als meer dan 40 mogelijke resultaten worden gevonden wordt onder in beeld de tekstlink "Meer resultaten..." getoond. Klik op deze link om de overige resultaten te zien. Het is overigens beter de zoekopdracht aan te passen zodat minder resultaten worden getoond. 2. Bij het aanpassen van de zoekopdracht is het - naast het in en uitschakelen van adresvelden - ook mogelijk de minder relevante delen van de bedrijfsnaam weg te laten. Het aanpassen van naam en adresvelden kan gecombineerd worden toegepast. 3. Als meerdere alternatieven worden getoond waarbij niet direct duidelijk is welke de juiste is, kan op het 'internetknopje' worden gedrukt dat rechtsboven in het scherm bij het veld 'Website' staat. Daarmee wordt een online zoekmachine geopend waarbij automatisch de naam van de onderneming als zoekopdracht wordt meegegeven. Op die manier kan eenvoudig het adres van de onderneming online worden gecontroleerd.

90 86 Handleiding d-basics II. Controleren adresgegevens en dubbele vermeldingen Op basis van de via Coface verkregen informatie kunnen twee controles worden uitgevoerd: afwijkend adres en dubbele vermelding debiteur Controle afwijkend adres Bij het identificeren van debiteuren (en crediteuren) worden - naast het Coface nummer - ook de bij Coface bekende adresgegevens gedownload en opgeslagen in de database van d-basics. Omdat de adresgegevens van Coface over het algemeen actueler zijn dan de adresgegevens in het boekhoudpakket kan via het tabblad 'Afwijkend adres' een overzicht worden opgevraagd van de debiteuren waar het adres dat is geïmporteerd uit het boekhoudpakket afwijkt van het adres dat werd verkregen via Coface. Dit overzicht kan - als hulpmiddel voor het aanpassen van de adresgegevens in het boekhoudpakket - worden geëxporteerd naar Excel (knop "Export Excel"). Relaties uitsluiten voor controle afwijk end adres Via de knop 'Blokkeer adres controle" kan een relatie worden uitgesloten voor de controle op een afwijkend adres. Via de knop 'Geblokkeerde adrescontrole' kan een overzicht worden opgevraagd van de debiteuren of crediteuren die zijn uitgesloten voor de controle van het adres. Controle dubbele Coface nummers Nadat relaties zijn geïdentificeerd met een Coface nummer kan via het tabblad 'Dubbel Coface nummer' worden gecontroleerd of eenzelfde Coface nummer aan meerdere debiteuren of crediteuren is gekoppeld. Deze situatie kan zich voordoen indien: 1) de debiteur of crediteur dubbel voorkomt in het boekhoudpakket 2) een Coface nummer aan een verkeerde debiteur of crediteur is gekoppeld Als dubbele Coface nummers worden geconstateerd moet eerst worden gecontroleerd of de juiste Coface nummers aan betreffende debiteuren of crediteuren zijn gekoppeld. Als blijkt dat debiteuren dubbel zijn aangemaakt in het boekhoudpakket kan een overzicht hiervan - als hulpmiddel voor het samenvoegen van de debiteuren of crediteuren in het boekhoudpakket - naar Excel worden geëxporteerd (knop "Export Excel"). Relaties uitsluiten voor controle dubbele vermelding Bij het samenvoegen van relaties in het boekhoudpakket vervalt één van de relaties. Dit wordt niet verwerkt in het overzicht van dubbele vermeldingen omdat d-basics de gegevens van de verdwenen relatie bewaart. Via de knop 'Blokkeer debiteuren (of crediteuren)' kunnen de in het boekhoudpakket verdwenen relaties worden uitgesloten voor de verdere controle op dubbele vermelding. Via de knop Geblokkeerde debiteuren (of crediteuren)' kan een overzicht worden opgevraagd van de relaties die zijn uitgesloten voor de controle op dubbele vermelding.

91 Modules 87 III. Ophalen en analyseren informatie Open voor het ophalen en analyseren van informatie het het tabblad 'Informatie'. Via dit tabblad kan score van de klant worden opgehaald. Hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen: Stap 1: Importeren gegevens boekhoudpakket Importeer voorafgaand aan het opvragen van score altijd de meest recente gegevens uit het boekhoudpakket, druk hiervoor op de knop 'Importeren' Stap 2: selecteren debiteuren Doorgaans zal niet voor alle relaties (debiteuren of crediteuren) informatie worden opgehaald. Omdat aan het opvragen van score kosten zijn verbonden ligt het voor de hand alleen voor die relaties informatie op te vragen waarbij de gevolgen van het niet betalen van facturen of discontinuïteit het grootst zijn. Over het algemeen zijn dit de afnemers met het grootste openstaande saldo of de leveranciers die een sleutelrol vervullen in het bedrijfs- / productieproces. Om het selecteren van deze relaties te vereenvoudigen is in het scherm van de Risk Monitor module een aantal filters opgenomen waarmee de lijst van weergegeven relaties kan worden beperkt tot relaties die aan bepaalde criteria voldoen. Verder is het bijvoorbeeld mogelijk de relaties op omvang van openstaande vorderingen (of schulden) te sorteren (klik op de grijze balk boven het overzicht in het vlak 'Openstaand saldo') zodat op eenvoudige wijze de relaties met het grootste openstaande saldo kunnen worden geselecteerd. Het selecteren van de relaties kan met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek, dit zoals hiervoor beschreven bij "Ophalen van Identificatienummers"(stap 2). Stap 3: score Klik na het selecteren van de debiteuren op de knop "Rating". Er zal nu een waarschuwing worden gegeven dat aan het opvragen scores kosten verbonden zijn. Klik op 'Ja' om door te gaan en op 'Nee' om het opvragen van score af te breken.

92 88 Handleiding d-basics Stap 4: Raadplegen informatie Aan de hand van via Coface score wordt de door Coface geadviseerde kredietlimiet bepaald (zie ook de tabel rechtsboven in het scherm). score en berekende kredietlimiet worden vervolgens in het blauw aan de lijst met debiteuren (of crediteuren) toegevoegd. In het vak 'Analyse' boven in het scherm is een aantal hulpmiddelen opgenomen die het analyseren van de toegevoegde informatie vereenvoudigen: Openstaand bedrag <> Aanbevolen limiet Via deze optie kan het openstaand saldo per debiteur worden vergeleken met de door Coface aanbevolen kredietlimiet. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het verleende leverancierskrediet in overeenstemming is met de door Coface geadviseerde kredietlimieten. Openstaand bedrag <> Limiet boekhouding Via deze optie kan het openstaand saldo per debiteur worden vergeleken met de kredietlimiet zoals die in het boekhoudpakket is vastgelegd. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het verleende leverancierskrediet in overeenstemming is met de in het boekhoudpakket vastgelegde kredietlimieten. Limiet boekhouding <> Aanbevolen limiet Via deze optie kan de kredietlimiet zoals die in het boekhoudpakket is vastgelegd worden vergeleken met de door Coface aanbevolen kredietlimiet. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het door de onderneming gehanteerde verkoopbeleid - dat via kredietlimieten in het boekhoudpakket is vastgelegd - in overeenstemming is met de door Coface geadviseerde limieten. Via deze optie kunnen debiteuren worden geselecteerd op basis van hun PD rating. Dit biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid een overzicht op te vragen van debiteuren met een PD rating die lager is dan 'PD rating B', hiermee wordt een overzicht verkregen van alle debiteuren met een hoge kans op wanbetaling.

93 Modules Corporate Rating Menu opties: 'Modules', 'Corporate Risk Monitor', 'Corporate Rating' Met Corporate Rating Risk Monitor kan het betaalgedrag en de kredietwaardigheid van debiteuren worden gecontroleerd. Verder kan wordt gecontroleerd of in het boekhoudpakket de juiste adressen en contactgegevens worden gehanteerd. Hiertoe biedt de module de volgende mogelijkheden: Identificeren van relaties (debiteuren en crediteuren) met behulp van het Corporate Rating nummer Alle bedrijven die voorkomen in de Corporate Rating database hebben van Corporate Rating een uniek identificatienummer gekregen, dit wordt het CR-nummer genoemd. Het - met Corporate Rating - uitwisselen van gegevens omtrent een bedrijf is alleen mogelijk als betreffende onderneming met behulp van dit CR-nummer is geïdentificeerd. De module Risk Monitor biedt hulpmiddelen waarmee het opvragen van CR-nummers van bedrijven grotendeels kan worden geautomatiseerd. Controleren adressen De Corporate Rating database bevat de adresgegevens van iedere onderneming die in de database voorkomt. Deze adresgegevens worden bij het opzoeken van het Corporate Rating nummer opgeslagen in de database van d-basics en kunnen later op ieder gewenst moment worden geactualiseerd. De op deze manier verkregen adresgegevens kunnen automatisch worden vergeleken met de adresgegevens die uit het boekhoudpakket zijn geïmporteerd. Hiermee kan op eenvoudige wijze worden gecontroleerd of in het boekhoudpakket de juiste adressen worden gehanteerd. Delen betaalinformatie en opvragen betaalgedrag Corporate Rating biedt haar cliënten de mogelijkheid onderling betaalervaringen te delen. Op basis van deze informatie stelt Corporate Rating doorlopend het betaalgedrag van ondernemingen vast. Deze informatie kan vervolgens weer door de klanten van Corporate Rating worden opgevraagd. Dit biedt hen - bij het leveren op krediet - de mogelijkheid de hoogte van het te verlenen leverancierskrediet af te stemmen op het actuele betaalgedrag van afnemers. Opvragen Bedrijfsrapport Bedrijfsrapporten bevatten uitgebreide informatie omtrent de kredietwaardigheid van een onderneming. De koppeling tussen Risk Monitor en Corporate Rating biedt de mogelijkheid automatisch bedrijfsrapporten op te vragen voor de debiteuren die uit het boekhoudpakket zijn geïmporteerd. Op deze manier wordt de mogelijkheid geboden de kredietwaardigheid te controleren van debiteuren waarbij sprake is van slecht betaalgedrag. Kosten Aan het opvragen van betaalgedrag en bedrijfsrapporten zijn kosten verbonden. Deze kosten worden door middel van online aan te schaffen credits in rekening gebracht. Kijk op de website van Corporate Rating voor meer informatie betreffende de kosten die in rekening worden gebracht voor de diensten van Corporate Rating. In het vervolg van dit hoofdstuk zullen de volgende onderwerpen worden behandeld: het aanmaken van een Corporate Rating account het gebruik van de module Corporate Rating Risk Monitor

94 90 Handleiding d-basics Aanmaken Corporate Rating account Menu opties: 'Modules', 'Corporate Risk Monitor', 'Corporate Rating', k nop 'Accountgegevens' Om gebruik te kunnen maken van de diensten van Corporate Rating moet een gebruikersprofiel worden aangemaakt. Aan zo'n profiel is een gebruikersnaam, een wachtwoord en een administratienummer gekoppeld, deze informatie wordt gebruikt om bij Corporate Rating in te loggen. Als men al over een Corporate Rating profiel beschikt, kunnen de gegevens hiervan worden ingevuld in het scherm "Opties" dat kan worden geopend via de knop "Accountgegevens" (rechts in scherm 'Corporate Rating'). Als men nog niet over een Corporate Rating profiel beschikt kan dit automatisch worden aangemaakt met behulp van de 'Corporate Rating registratie wizard'. Deze wizard kan worden opgestart via de knop 'Aanvragen account' en doorloopt de volgende stappen: Stap 1: Openingsscherm Het openingsscherm bevat een korte toelichting, klik op "Volgende" om naar stap 2 te gaan.

95 Modules 91 Stap 2: Accepteren voorwaarden Aan het gebruik van de diensten van Corporate Rating zijn voorwaarden en kosten verbonden. Via de knoppen "Voorwaarden" en "Tarieven" kan hierover gedetailleerde informatie worden opgevraagd. Pas nadat de algemene voorwaarden zijn geaccepteerd kan naar de volgende stap in de registratie wizard worden gegaan, selecteer hiervoor het selectievakje voor de tekst "Ik accepteerde de algemene voorwaarden van Corporate Rating BV" en klik op "Volgende". Stap 3: Invoeren bedrijfsgegevens Het profiel dat met behulp van de registratie wizard wordt aangemaakt wordt op naam van een onderneming gesteld. Vul de gegevens van deze onderneming compleet en correct in. Invullen Corporate Rating nummer Bij het aanmaken van het profiel moet het nummer worden doorgegeven dat door Corporate Rating is toegekend aan de onderneming waarvoor het profiel wordt aangemaakt. Nadat de invulvelden met NAW gegevens compleet zijn ingevuld kan dit nummer automatisch worden opgezocht door op de knop "Zoek nummer" te klikken.

96 92 Handleiding d-basics Hiermee wordt het scherm "Zoeken bedrijfsnummer" geopend waarin de ondernemingen worden getoond die op basis van de ingevulde NAW gegevens werden gevonden in de Corporate Rating database. Het juiste Corporate Rating nummer kan automatisch worden overgenomen door te dubbelklikken op de regel die de juiste onderneming vermeldt. Klik na het correct invullen van de bedrijfsgegevens op "Volgende" Stap 4: Invoeren contactgegevens Tijdens de vierde stap van de wizard worden de gegevens van de contactpersoon ingevuld. Vul ook deze gegevens compleet en correct in. Stap 5: Invoeren wachtwoord Vul het gewenste wachtwoord in tweevoud in.

97 Modules 93 Het wachtwoord moet aan de volgende eisen voldoen: het wachtwoord moet uit minstens 6 en maximaal 20 tekens bestaan het wachtwoord moet tekens bevatten van de volgende groepen: o hoofdletters (A - Z) o kleine letters (a- z) o cijfers (0-9) Stap 6: Bevestigen aanmaken profiel Voorafgaand aan het daadwerkelijk aanmaken van het profiel wordt een samenvatting van de ingevulde gegevens getoond. Controleer deze gegevens goed en corrigeer eventuele fouten. Hiervoor kan via de knop 'Terug' naar eerdere stappen van de wizard worden teruggekeerd. Zodra is vastgesteld dat alle gegevens kloppen kan de opdracht tot het aanmaken van het profiel worden gegeven door op de knop 'Volgende' te klikken. De gegevens worden nu naar Corporate Rating verstuurd waarna automatisch een profiel wordt aangemaakt. De bij het profiel horende gebruikersnaam, wachtwoord en servicenummer worden automatisch teruggekoppeld naar het d-basics programma en opgeslagen in de instellingen.

98 94 Handleiding d-basics Stap 7: Resultaat aanmaken profiel Na het aanmaken van het profiel worden de accountgegevens weergegeven in d-basics. Deze informatie kan - via de knoppen 'Opslaan' en 'Afdrukken' worden opgeslagen of afgedrukt. Via de knop 'Sluiten' kan de wizard worden afgesloten, de koppeling met de Corporate Rating kan direct na het aanmaken van het profiel in gebruik worden genomen.

99 Modules Gebruik module Corporate Rating Risk Monitor Menu opties: 'Modules', 'Corporate Risk Monitor', 'Corporate Rating' Dit scherm biedt de volgende mogelijkheden: Opvragen CR-nummer Controleren adresgegevens en dubbele vermeldingen Opvragen en analyseren betaalgedrag Opvragen en analyseren kredietwaardigheid (bedrijfsrapporten) I. Opvragen CR-nummer De via de Corporate Rating beschikbaar gestelde betaalinformatie en bedrijfsrapporten worden via een online koppeling automatisch in d-basics geïmporteerd. Om er voor te zorgen dat deze informatie aan de juiste relatie wordt gekoppeld, moet iedere - uit het boekhoudpakket geïmporteerde - relatie (debiteur of crediteur) worden voorzien van een door Corporate Rating gehanteerd identificatie nummer (CR-nummer). Hiervoor is in Corporate Risk Monitor een automatische zoekfunctie opgenomen. Deze zoekfunctie probeert aan de hand van de naam en adresgegevens van een relatie automatisch het juiste CR-nummer te achterhalen. Bij een 100% match wordt het CR-nummer automatisch opgeslagen in de database van d-basics. Bij een niet-100% match wordt de gebruiker de mogelijkheid geboden te kiezen uit een lijst van alternatieven, waarna het CR-nummer van de gekozen onderneming wordt opgeslagen. Het zoeken van de CR-nummers verloopt via het tabblad 'Zoeken' in het scherm 'Corporate Rating'. Open dit scherm via de hierboven genoemde menuopties en doorloop daarna de volgende procedure voor het identificeren van de relaties: Stap 1: Importeren informatie uit boekhoudpakket Voorafgaand aan het identificeren van relaties moet de meest recente informatie uit het boekhoudpakket worden geïmporteerd, klik hiervoor op de knop 'Importeren'. Stap 2: Open het tabblad 'Zoeken' Open na het importeren van de gegevens uit het boekhoudpakket het tabblad 'Zoeken'. Stap 3: Selecteer de debiteuren de moeten worden geïdentificeerd In de lijst met relaties worden standaard alle relaties getoond waarbij sprake is van één of meer openstaande posten. Met behulp van de filter instellingen boven in het scherm kan de selectie van weergegeven relaties worden aangepast.

100 96 Handleiding d-basics Selecteer in de lijst de relaties waarvoor een CR-nummer moet worden opgezocht. Dit selecteren kan met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek, de meest voor de hand liggende methodes zijn: 1. selecteren van één relatie: k lik op te selecteren relatie 2. selecteren van meerdere relaties in een aangesloten reeks: op eerste relatie in reek s k lik k en -> <Shift> toets indruk k en en ingedruk t houden -> op laatste relatie in de reek s k lik k en 3. selecteren van meerdere relaties in een niet aangesloten reeks: <ctrl> toets indruk k en en ingedruk t houden -> op te selecteren relaties k lik k en 4. alle relaties selecteren: klik op een relatie in de lijst -> druk toetsen combinatie <Ctrl +a> Het identificeren van relaties is een eenmalige handeling die geen extra kosten met zich meebrengt, het wordt daarom aangeraden alle relaties van het juiste CR-nummer te voorzien. Stap 4: Automatisch zoeken Druk - na het selecteren van de relaties waarvoor het CR-nummer moet worden opgezocht - op de knop "Automatisch zoeken". Er zal nu - voor de geselecteerde relaties - worden geprobeerd op basis van de naam en adresgegevens het juiste CR-nummer te achterhalen. De geïdentificeerde relaties worden in de lijst van debiteuren aangevuld met het CR-nummer en de adresgegevens zoals die geregistreerd staan bij Corporate Rating. Deze toegevoegde informatie wordt in het blauw weergegeven. Opmerking: Het automatisch zoeken kan worden afgebroken door op de knop 'Annuleren' te klikken. Stap 5: Handmatig selecteren niet geïdentificeerde relaties Nadat voor alle geselecteerde relaties is geprobeerd automatisch het CR-nummer te achterhalen wordt voor de relaties waar dit niet is gelukt één voor één een scherm geopend waarin de gevonden alternatieven worden getoond. Er kunnen zich nu twee situaties voordoen: de relatie wordt WEL getoond in de lijst van alternatieven of de relatie wordt NIET getoond in de lijst van alternatieven. De relatie wordt wel getoond Selecteer in dit geval de regel waarin betreffende relatie wordt weergegeven en druk op de knop 'Selecteren' (of dubbelklik op het juiste alternatief)

101 Modules 97 De relatie wordt niet getoond In dit geval is op basis van de ingevoerde naam- en adresgegevens geen match gevonden. Dit kan verschillende oorzaken hebben, voorbeelden zijn: de naam is niet juist gespeld, de adresgegevens kloppen niet of betreffende relatie komt niet voor in de database van Corporate Rating. Om toch het juiste CR-nummer te vinden moet de zoekopdracht worden aangepast. De aanbevolen werkwijze is in dit geval: a. zoek met minder gegevens Verwijder hiervoor de vinkjes voor de invulvelden en druk op 'Zoeken'. Met name postbus adressen zullen geen juist zoekresultaat opleveren b. zoek op een gedeelte van de naam Vooral afkortingen kunnen het vinden van het juiste CR-nummer verstoren. Verwijder de niet relevante onderdelen van de naam en druk op 'Zoeken' Als de relatie ondanks het aanpassen van de zoektermen niet wordt gevonden komt deze waarschijnlijk niet voor in de database van Corporate Rating. Klik in dit geval op 'Overslaan', het zoekscherm wordt nu gesloten en zal opnieuw worden geopend met de gegevens van de volgende debiteur waarvoor geen match is gevonden. Het handmatig zoeken van de niet geïdentificeerde debiteuren kan in z'n geheel worden beëindigd door op de knop 'Afbreken' te klikken. Het identificeren van de debiteuren kan dan op een later tijdstip worden voltooid. Opmerkingen: 1. Er worden maximaal 200 zoekresultaten weergegeven, pas de zoekopdracht aan als het juiste bedrijf niet wordt weergegeven. 2. Bij het aanpassen van de zoekopdracht is het - naast het in en uitschakelen van adresvelden - ook mogelijk de minder relevante delen van de bedrijfsnaam weg te laten. Het aanpassen van naam en adresvelden kan gecombineerd worden toegepast. 3. Als meerdere alternatieven worden getoond waarbij niet direct duidelijk is welke de juiste is, kan op het 'internetknopje' worden gedrukt dat rechtsboven in het scherm bij het veld 'Website' staat. Daarmee wordt een online zoekmachine geopend waarbij automatisch de naam van de onderneming als zoekopdracht wordt meegegeven. Op die manier kan eenvoudig het adres van de onderneming online worden gecontroleerd.

102 98 Handleiding d-basics II. Controleren adresgegevens en dubbele vermeldingen Op basis van de via Corporate Rating verkregen informatie kunnen twee controles worden uitgevoerd: afwijkend adres en dubbele vermelding debiteur Controle afwijkend adres Bij het identificeren van debiteuren (en crediteuren) worden - naast het Corporate Rating nummer ook de bij Corporate Rating bekende adresgegevens gedownload en opgeslagen in de database van d-basics. Omdat de adresgegevens van Corporate Rating over het algemeen actueler zijn dan de adresgegevens in het boekhoudpakket kan via het tabblad 'Afwijkend adres' een overzicht worden opgevraagd van de debiteuren waar het adres dat is geïmporteerd uit het boekhoudpakket afwijkt van het adres dat werd verkregen via Corporate Rating. Dit overzicht kan - als hulpmiddel voor het aanpassen van de adresgegevens in het boekhoudpakket - worden geëxporteerd naar Excel (knop "Export Excel"). Relaties uitsluiten voor controle afwijk end adres Via de knop 'Blokkeer adres controle" kan een relatie worden uitgesloten voor de controle op een afwijkend adres. Via de knop 'Geblokkeerde adrescontrole' kan een overzicht worden opgevraagd van de debiteuren of crediteuren die zijn uitgesloten voor de controle van het adres. Controle dubbele Corporate Rating nummers Nadat relaties zijn geïdentificeerd met een Corporate Rating nummer kan via het tabblad 'Dubbel Corporate Rating nummer' worden gecontroleerd of eenzelfde Corporate Rating nummer aan meerdere debiteuren of crediteuren is gekoppeld. Deze situatie kan zich voordoen indien: 1) de debiteur of crediteur dubbel voorkomt in het boekhoudpakket 2) een Corporate Rating nummer aan een verkeerde debiteur of crediteur is gekoppeld Als dubbele Corporate Rating nummers worden geconstateerd moet eerst worden gecontroleerd of de juiste Corporate Rating nummers aan betreffende debiteuren of crediteuren zijn gekoppeld. Als blijkt dat debiteuren dubbel zijn aangemaakt in het boekhoudpakket kan een overzicht hiervan - als hulpmiddel voor het samenvoegen van de debiteuren of crediteuren in het boekhoudpakket - naar Excel worden geëxporteerd (knop "Export Excel"). Relaties uitsluiten voor controle dubbele vermelding Bij het samenvoegen van relaties in het boekhoudpakket vervalt één van de relaties. Dit wordt niet verwerkt in het overzicht van dubbele vermeldingen omdat d-basics de gegevens van de verdwenen relatie bewaart. Via de knop 'Blokkeer debiteuren (of crediteuren)' kunnen de in het boekhoudpakket verdwenen relaties worden uitgesloten voor de verdere controle op dubbele vermelding. Via de knop Geblokkeerde debiteuren (of crediteuren)' kan een overzicht worden opgevraagd van de relaties die zijn uitgesloten voor de controle op dubbele vermelding.

103 Modules 99 III. Opvragen en analyseren betaalgedrag Inzicht in het actuele betaalgedrag van een afnemer biedt een leidraad voor het bepalen en controleren van de hoogte van het aan een afnemer verleende leverancierskrediet. Het opvragen en analyseren van betaalgedrag verloopt via de tab 'Informatie', doorloop hier de volgende stappen om het betaalgedrag van een debiteur te controleren: Stap 1: Importeren gegevens boekhoudpakket Het wordt aangeraden voorafgaand aan het opvragen van informatie inzake betaalgedrag de meest recente gegevens uit het boekhoudpakket te importeren, druk hiervoor op de knop 'Importeren' Stap 2: selecteren debiteuren Selecteer de debiteuren waarvoor de informatie inzake het betaalgedrag moet worden opgehaald. Het selecteren van de relaties kan met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek, dit zoals hiervoor beschreven bij "Opvragen CR-nummer"(stap 2). Stap 3: Opvragen informatie inzake het betaalgedrag Klik na het selecteren van de debiteuren op de knop "Ophalen betaalgedrag". Voor het opvragen van het betaalgedrag worden credits in rekening gebracht. Risk Monitor berekent voorafgaand aan het opvragen van de informatie hoeveel credits in rekening zullen worden gebracht en toont vervolgens onderstaand scherm: In dit scherm wordt het huidig aantal credits getoond en verder wordt aangegeven hoeveel credits in rekening zullen worden gebracht voor het opvragen van de informatie. Selecteer de optie 'Ik accepteer het uitvoeren van de order' en druk vervolgens op 'OK' om de gevraagde informatie te downloaden. Als men over onvoldoende credits beschikt zal een webpagina worden geopend waarin men online credits kan aanschaffen. Deze credits kunnen direct na het online afrekenen worden gebruikt. Stap 4: raadplegen informatie De informatie die gedurende stap 3 is opgevraagd wordt toegevoegd aan het overzicht met debiteuren (tab Informatie), hierbij wordt zowel de informatie uit de eigen administratie als de door Corporate Rating verzamelde informatie weergegeven (zodat eigen betaalervaringen kunnen worden vergeleken met de door Corporate Rating verzamelde informatie).

104 100 Handleiding d-basics Tips: klik op het titelveld boven aan de kolom om de informatie op basis van betreffend gegeven te sorteren. de informatie inzake het betaalgedrag wordt alleen weergegeven als de optie 'Toon betaalgedrag' is geselecteerd. De informatie inzake het betaalgedrag bestaat uit de gemiddelde betaaltermijn/leeftijd van facturen en het aantal facturen op basis waarvan dit is berekend. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen betaalde, openstaande en verlopen facturen. Onderstaand schema geeft aan hoe deze informatie in de kolommen in het overzicht met debiteuren wordt weergegeven: Kolom Inform atie Status factuur Bron Betaald gemiddelde betaaltermijn betaalde facturen Eigen administratie Aantal aantal betaalde facturen Eigen administratie Betaald CR gemiddelde betaaltermijn betaalde facturen Corporate Rating Aantal aantal betaalde facturen Corporate Rating Openstaand gemiddelde leeftijd openstaande facturen Eigen administratie Aantal aantal openstaande facturen Eigen administratie Openstaand CR gemiddelde leeftijd openstaande facturen Corporate Rating Aantal aantal openstaande facturen Corporate Rating Vervallen gemiddelde leeftijd vervallen facturen Eigen administratie Aantal aantal vervallen facturen Eigen administratie Vervallen CR gemiddelde leeftijd vervallen facturen Corporate Rating Aantal aantal vervallen facturen Corporate Rating Maand trend / jaartrend Corporate Rating berekent de gemiddelde betaaltermijn bij betaalde facturen en de gemiddelde leeftijd van openstaande en verlopen facturen. Via de de opties 'Maand trend' en 'Jaar trend' kan worden gewisseld tussen een weergave van gemiddelden berekend op basis van één maand en een weergave van gemiddelden berekend op basis van 12 maanden. De gemiddelden op basis van één maand bieden beter zicht op het actuele betaalgedrag maar verlopen grilliger dan de gemiddelden op basis van 12 maanden omdat incidentele positieve of negatieve uitschieters van grotere invloed zijn op het gemiddelde. De gemiddelden op basis van twaalf maanden geven de trend in de ontwikkeling van het betaalgedrag beter weer maar kunnen een vertekend beeld van het actuele betaalgedrag geven omdat een positieve of negatieve ontwikkeling in de laatste maand(en) wordt gemaskeerd door het betaalgedrag in de voorgaande maanden.

105 Modules 101 Betaalde, openstaande en vervallen facturen Risk Monitor maakt onderscheid tussen betaalde, openstaande en vervallen facturen. Via de 'radio buttons' in het vak 'Grafieken' kan worden geschakeld tussen de weergave van deze verschillende soorten facturen. Betaalde facturen Betaalde facturen zijn facturen die gedurende het huidige of voorgaande kalenderjaar volledig zijn betaald. Van deze facturen wordt weergegeven de gemiddelde betaaltermijn (jaar/maand gemiddelde) en het aantal facturen op basis waarvan dit gemiddelde is berekend. Dit op basis van de facturen uit de eigen administratie én alle bij Corporate Rating bekende facturen. Openstaande facturen Openstaande facturen zijn alle facturen die nog niet zijn betaald (zowel vervallen als niet vervallen facturen). Van deze facturen wordt weergegeven de gemiddelde leeftijd t.o.v. de vervaldatum (jaar/ maand gemiddelde) en het aantal facturen op basis waarvan dit gemiddelde is berekend. Dit op basis van de facturen uit de eigen administratie én alle bij Corporate Rating bekende facturen. Vervallen facturen Vervallen facturen zijn alle facturen die nog niet zijn betaald en waarvan de betaaltermijn is verlopen. Van deze facturen wordt weergegeven de gemiddelde leeftijd t.o.v. de vervaldatum (jaar/ maand gemiddelde) en het aantal facturen op basis waarvan dit gemiddelde is berekend. Dit op basis van de facturen uit de eigen administratie én alle bij Corporate Rating bekende facturen. Grafiek De ontwikkeling van het gemiddelde betaalgedrag wordt in een grafiek weergegeven. Het betaalgedrag binnen de eigen administratie worden met behulp van een lijn weergegeven, het betaalgedrag zoals dat door Corporate Rating is vastgesteld wordt middels kolommen weergegeven (als Corporate Rating alleen over gegevens uit de eigen administratie beschikt lopen de lijn en kolommen gelijk).

106 102 Handleiding d-basics De x-as (nul punt) komt overeen met de vervaldatum. Indien het gemiddelde aantal dagen waarop betaling plaatsvindt hoger is dan nul betekent dit dat betreffende afnemer gemiddeld te laat betaalt. Hoe hoger het aantal gemiddeld aantal dagen hoe slechter het betaalgedrag. Is het aantal dagen kleiner dan nul dan betaalt de afnemer gemiddeld vóór de vervaldatum. Opmerking De manier waarop de grafiek wordt weergegeven hangt af van de resolutie van het beeldscherm (met name de verticale resolutie). De grafiek kan groter worden weergegeven door op de knop te klikken. Klik op de knop om terug te schakelen naar de kleinere weergave.

107 Modules 103 IV. Opvragen en analyseren kredietwaardigheid (bedrijfsrapporten) Open voor het analyseren van de kredietwaardigheid van een relatie het tabblad 'Informatie'. Tips: klik op het titelveld boven aan de kolom om de informatie op basis van betreffend gegeven te sorteren. de informatie inzake de kredietwaardigheid wordt alleen weergegeven als de optie 'Toon kredietwaardigheid' is geselecteerd. Via dit tabblad kan het bedrijfsrapport van de relatie worden opgehaald, hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen: Stap 1: Importeren gegevens boekhoudpakket Importeer voorafgaand aan het opvragen van het bedrijfsrapport altijd de meest recente gegevens uit het boekhoudpakket, druk hiervoor op de knop 'Importeren' Stap 2: selecteren debiteuren Doorgaans zal niet voor alle relaties (debiteuren of crediteuren) een bedrijfsrapport worden opgehaald. Omdat aan het opvragen van het bedrijfsrapport kosten zijn verbonden ligt het voor de hand alleen voor die relaties informatie op te vragen waarbij de gevolgen van het niet betalen van facturen het grootst zijn (grote afnemers of bedrijfskritische leveranciers). Om het selecteren van deze relaties te vereenvoudigen is in het scherm van de Risk Monitor module een aantal filters opgenomen waarmee de lijst van weergegeven relaties kan worden beperkt tot relaties die aan bepaalde criteria voldoen. Verder is het bijvoorbeeld mogelijk de relaties op omvang van openstaande vorderingen (of schulden) te sorteren (klik op de grijze balk boven het overzicht in het vlak 'Openstaand saldo') zodat op eenvoudige wijze de relaties met het grootste openstaande saldo kunnen worden geselecteerd. Het selecteren van de relaties kan met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek, dit zoals hiervoor beschreven bij "Opvragen CR-nummer"(stap 2). Stap 3: Opvragen bedrijfsrapport Klik na het selecteren van de debiteuren op de knop "Opvragen bedrijfsrapport". Er zal nu een overzicht worden getoond van het aantal credits dat hiervoor in rekening zal worden gebracht. Selecteer de optie 'Ik accepteer het uitvoeren van de order' en druk vervolgens op 'OK' om de gevraagde informatie te downloaden.

108 104 Handleiding d-basics Stap 4: Raadplegen informatie Een gedeelte van de informatie uit het bedrijfsrapport - waaronder de geadviseerde kredietlimiet, de credit rating en de credit score - worden na het ophalen van de bedrijfsrapporten in het blauw toegevoegd aan de lijst met debiteuren (of crediteuren). In het vak 'Analyse' boven in het scherm is een aantal hulpmiddelen opgenomen die het analyseren van de toegevoegde informatie vereenvoudigen: Openstaand bedrag <> Aanbevolen limiet Via deze optie kan het openstaand saldo per debiteur worden vergeleken met de door Corporate Rating aanbevolen kredietlimiet. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het verleende leverancierskrediet in overeenstemming is met de door Corporate Rating geadviseerde kredietlimieten. Openstaand bedrag <> Limiet boekhouding Via deze optie kan het openstaand saldo per debiteur worden vergeleken met de kredietlimiet zoals die in het boekhoudpakket is vastgelegd. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het verleende leverancierskrediet in overeenstemming is met de in het boekhoudpakket vastgelegde kredietlimieten. Limiet boekhouding <> Aanbevolen limiet Via deze optie kan de kredietlimiet zoals die in het boekhoudpakket is vastgelegd worden vergeleken met de door Corporate Rating aanbevolen kredietlimiet. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het door de onderneming gehanteerde verkoopbeleid - dat via kredietlimieten in het boekhoudpakket is vastgelegd - in overeenstemming is met de door Corporate Rating geadviseerde limieten. Corporate Rating rating Via deze optie kunnen relaties worden geselecteerd op basis van de rating die door Corporate Rating aan de relatie is toegekend. Sorteren informatie De uit het bedrijfsrapport overgenomen gegevens worden weergegeven in de kolommen: 'Aanbevolen limiet', 'Rating' en 'Score'. Door in betreffende kolommen op het vak bovenaan de kolom te klikken kan de in het overzicht weergegeven informatie worden gesorteerd op basis van betreffen gegeven. Stap 5: Openen bedrijfsrapport Nadat een bedrijfsrapport is opgevraagd, kan het volledige bedrijfsrapport worden geopend door de regel van betreffende relatie te selecteren en op de knop 'Toon details bedrijfsrapport' te klikken. Afhankelijk van de instelling bij de optie 'Rapportformaat' wordt het bedrijfsrapport in PDF of XML formaat geopend (PDF is het aanbevolen formaat).

109 Modules Creditsafe Global Gateway Service Menu opties: 'Modules', 'Corporate Risk Monitor', 'Creditsafe Global Gateway Service' De koppeling met de Creditsafe Global Gateway Service biedt de volgende mogelijkheden: Identificeren van relaties (debiteuren en crediteuren) met behulp van het Creditsafe nummer Alle bedrijven die voorkomen in de Creditsafe Global Gateway Service database hebben van Creditsafe een uniek identificatienummer gekregen. De module Risk Monitor biedt hulpmiddelen waarmee automatisch het Creditsafe nummer kan worden opgezocht van de debiteuren en crediteuren (hierna 'relaties' genoemd) die - door het d-basics programma - uit het boekhoudpakket zijn geïmporteerd. Voor de op die manier geïdentificeerde relaties kan vervolgens automatisch informatie worden geïmporteerd vanuit het Creditsafe Global Gateway Service systeem. Controleren adressen De Creditsafe Global Gateway Service database bevat de adresgegevens van iedere onderneming die in de database voorkomt. Deze adresgegevens worden bij het opzoeken van het Creditsafe nummer opgeslagen in de database van d-basics en kunnen later op ieder gewenst moment worden geactualiseerd. De op deze manier verkregen adresgegevens kunnen automatisch worden vergeleken met de adresgegevens die uit het boekhoudpakket zijn geïmporteerd. Hiermee kan op eenvoudige wijze een overzicht worden verkregen van de adressen die in het boekhoudpakket moeten worden geactualiseerd. Opvragen Bedrijfsrapport Het bedrijfsrapport verschaft uitgebreide informatie omtrent de kredietwaardigheid van een een relatie (debiteur of crediteur). De op deze manier verkregen informatie kan eenvoudig up to date worden gehouden. Kosten Aan het opvragen van een bedrijfsrapport zijn kosten verbonden. Het afrekenen van deze kosten verloopt via de account die moet worden aangemaakt om van de diensten van Creditsafe gebruik te kunnen maken. Kijk op voor meer informatie betreffende de kosten die in rekening worden gebracht voor de diensten van Creditsafe. In het vervolg van dit hoofdstuk zullen de onderwerpen worden behandeld: het instellen van de module Creditsafe Global Gateway Service het gebruik van de module Creditsafe Global Gateway Service

110 106 Handleiding d-basics Instellingen module Creditsafe Global Gateway Service Menu opties: 'Modules', 'Corporate Risk Monitor', 'Creditsafe Global Gateway Service', k nop 'Account gegevens' Om gebruik te kunnen maken van de diensten van Creditsafe moet men over een gebruikersprofiel beschikken. Dit profiel wordt door Creditsafe aangemaakt nadat men bij Creditsafe heeft aangegeven gebruik te willen maken van de koppeling met de Creditsafe Global Gateway Service. Aan een profiel is een Gebruikersnaam en een Wachtwoord gekoppeld. Deze informatie wordt gebruikt om bij Creditsafe in te loggen en moet daarom in het d-basics programma worden ingevoerd via het scherm "Opties" dat kan worden geopend via de knop 'Account gegevens' (rechts in scherm 'Creditsafe Global Gateway Service'). Klik na het invoeren van de accountgegevens op 'OK' of 'Toepassen' om de instellingen op te slaan. De koppeling met de Creditsafe Global Gateway Service kan direct na het invoeren van de accountgegevens in gebruik worden genomen.

111 Modules Gebruik module Creditsafe Global Gateway Service Menu opties: 'Modules', 'Corporate Risk Monitor', 'Creditsafe Global Gatway Service' Dit scherm biedt de volgende mogelijkheden: Ophalen identificatienummers Controleren adresgegevens en dubbele vermeldingen Ophalen en analyseren informatie I. Ophalen identificatienummers De via de Creditsafe Global Gatway Service beschikbaar gestelde informatie wordt via een online koppeling automatisch in d-basics geïmporteerd. Om er voor te zorgen dat de informatie aan de juiste relatie wordt gekoppeld, moet iedere - uit het boekhoudpakket geïmporteerde - relatie (debiteur of crediteur) worden voorzien van het Creditsafe identificatie nummer. Hiervoor is in Risk Monitor een automatische zoekfunctie opgenomen. Deze zoekfunctie probeert aan de hand van de naam en adresgegevens van een relatie automatisch het juiste identificatienummer te achterhalen. Bij een 100% match wordt het identificatienummer automatisch opgeslagen in de database van d-basics. Bij een niet-100% match wordt de gebruiker de mogelijkheid geboden te kiezen uit een lijst van alternatieven, waarna het identificatienummer van de gekozen onderneming wordt opgeslagen. Het zoeken van de identificatienummers verloopt via het tabblad 'Zoeken' in het scherm 'Creditsafe Global Gateway Service'. Open dit scherm via de hierboven genoemde menuopties en doorloop daarna de volgende procedure voor het identificeren van de relaties: Stap 1: Importeren informatie uit boekhoudpakket Voorafgaand aan het identificeren van relaties moet de meest recente informatie uit het boekhoudpakket worden geïmporteerd, klik hiervoor op de knop 'Importeren'. Stap 2: Open het tabblad 'Zoeken' Open na het importeren van de gegevens uit het boekhoudpakket het tabblad 'Zoeken'.

112 108 Handleiding d-basics Stap 3: Selecteer de debiteuren de moeten worden geïdentificeerd In de lijst met relaties worden standaard alle relaties getoond waarbij sprake is van één of meer openstaande posten. Met behulp van de filter instellingen boven in het scherm kan de selectie van weergegeven relaties worden aangepast. Selecteer in de lijst de relaties waarvoor een identificatienummer moet worden opgezocht. Dit selecteren kan met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek, de meest voor de hand liggende methodes zijn: 1. selecteren van één relatie: k lik op te selecteren relatie 2. selecteren van meerdere relaties in een aangesloten reeks: op eerste relatie in reek s k lik k en -> <Shift> toets indruk k en en ingedruk t houden -> op laatste relatie in de reek s k lik k en 3. selecteren van meerdere relaties in een niet aangesloten reeks: <ctrl> toets indruk k en en ingedruk t houden -> op te selecteren relaties k lik k en 4. alle relaties selecteren: klik op een relatie in de lijst -> druk toetsen combinatie <Ctrl +a> Het identificeren van relaties is een eenmalige handeling die geen extra kosten met zich meebrengt, het wordt daarom aangeraden alle relaties van het juiste identificatienummer te voorzien. Stap 4: Automatisch zoeken Druk - na het selecteren van de relaties waarvoor het identificatienummer moet worden opgezocht op de knop "Automatisch zoeken". Er zal nu - voor de geselecteerde relaties - worden geprobeerd op basis van de naam en adresgegevens het juiste identificatienummer te achterhalen. De relaties die kunnen worden geïdentificeerd worden in de lijst van debiteuren aangevuld met het identificatienummer en de adresgegevens zoals die geregistreerd staan bij Creditsafe. Deze toegevoegde informatie wordt in het blauw weergegeven. Opmerking: Het automatisch zoeken kan worden afgebroken door op de knop 'Annuleren' te klikken. Stap 5: Handmatig selecteren niet geïdentificeerde relaties Nadat voor alle geselecteerde relaties is geprobeerd automatisch het identificatienummer te achterhalen wordt voor de relaties waar dit niet is gelukt één voor één een scherm geopend waarin de gevonden alternatieven worden getoond.

113 Modules 109 Er kunnen zich nu twee situaties voordoen: de relatie wordt WEL getoond in de lijst van alternatieven of de relatie wordt NIET getoond in de lijst van alternatieven. De relatie wordt wel getoond Selecteer in dit geval de regel waarin betreffende relatie wordt weergegeven en druk op de knop 'Selecteren' (of dubbelklik op het juiste alternatief) De relatie wordt niet getoond In dit geval is op basis van de ingevoerde naam- en adresgegevens geen match gevonden. Dit kan verschillende oorzaken hebben, voorbeelden zijn: de naam is niet juist gespeld, de adresgegevens kloppen niet of betreffende relatie komt niet voor in de database van de leverancier van informatie. Om toch het juiste identificatienummer te vinden moet de zoekopdracht worden aangepast. De aanbevolen werkwijze is in dit geval: a. zoek met minder gegevens Verwijder hiervoor de vinkjes voor de invulvelden en druk op 'Zoeken'. Met name postbus adressen zullen geen juist zoekresultaat opleveren b. zoek op een gedeelte van de naam Vooral afkortingen kunnen het vinden van het juiste identificatienummer verstoren. Verwijder de niet relevante onderdelen van de naam en druk op 'Zoeken' Als de relatie ondanks het aanpassen van de zoektermen niet wordt gevonden komt deze waarschijnlijk niet voor in de database van de leverancier van externe informatie. Klik in dit geval op 'Overslaan', het zoekscherm wordt nu gesloten en zal opnieuw worden geopend met de gegevens van de volgende debiteur waarvoor geen match is gevonden. Het handmatig zoeken van de niet geïdentificeerde debiteuren kan in z'n geheel worden beëindigd door op de knop 'Afbreken' te klikken. Het identificeren van de debiteuren kan dan op een later tijdstip worden voltooid. Opmerkingen: 1. Als meer dan 40 mogelijke resultaten worden gevonden wordt onder in beeld de tekstlink "Meer resultaten..." getoond. Klik op deze link om de overige resultaten te zien. Het is overigens beter de zoekopdracht aan te passen zodat minder resultaten worden getoond. 2. Bij het aanpassen van de zoekopdracht is het - naast het in en uitschakelen van adresvelden - ook mogelijk de minder relevante delen van de bedrijfsnaam weg te laten. Het aanpassen van naam en adresvelden kan gecombineerd worden toegepast. 3. Als meerdere alternatieven worden getoond waarbij niet direct duidelijk is welke de juiste is, kan op het 'internetknopje' worden gedrukt dat rechtsboven in het scherm bij het veld 'Website' staat. Daarmee wordt een online zoekmachine geopend waarbij automatisch de naam van de onderneming als zoekopdracht wordt meegegeven. Op die manier kan eenvoudig het adres van de onderneming online worden gecontroleerd.

114 110 Handleiding d-basics II. Controleren adresgegevens en dubbele vermeldingen Op basis van de via Creditsafe verkregen informatie kunnen twee controles worden uitgevoerd: afwijkend adres en dubbele vermelding debiteur Controle afwijkend adres Bij het identificeren van debiteuren (en crediteuren) worden - naast het Creditsafe nummer - ook de bij Creditsafe bekende adresgegevens gedownload en opgeslagen in de database van d-basics. Omdat de adresgegevens van Creditsafe over het algemeen actueler zijn dan de adresgegevens in het boekhoudpakket kan via het tabblad 'Afwijkend adres' een overzicht worden opgevraagd van de debiteuren waar het adres dat is geïmporteerd uit het boekhoudpakket afwijkt van het adres dat werd verkregen via Creditsafe. Dit overzicht kan - als hulpmiddel voor het aanpassen van de adresgegevens in het boekhoudpakket - worden geëxporteerd naar Excel (knop "Export Excel"). Relaties uitsluiten voor controle afwijk end adres Via de knop 'Blokkeer adres controle" kan een relatie worden uitgesloten voor de controle op een afwijkend adres. Via de knop 'Geblokkeerde adrescontrole' kan een overzicht worden opgevraagd van de debiteuren of crediteuren die zijn uitgesloten voor de controle van het adres. Controle dubbele Creditsafe nummers Nadat relaties zijn geïdentificeerd met een Creditsafe nummer kan via het tabblad 'Dubbel Creditsafe nummer' worden gecontroleerd of eenzelfde Creditsafe nummer aan meerdere debiteuren of crediteuren is gekoppeld. Deze situatie kan zich voordoen indien: 1) de debiteur of crediteur dubbel voorkomt in het boekhoudpakket 2) een Creditsafe nummer aan een verkeerde debiteur of crediteur is gekoppeld Als dubbele Creditsafe nummers worden geconstateerd moet eerst worden gecontroleerd of de juiste Creditsafe nummers aan betreffende debiteuren of crediteuren zijn gekoppeld. Als blijkt dat debiteuren dubbel zijn aangemaakt in het boekhoudpakket kan een overzicht hiervan - als hulpmiddel voor het samenvoegen van de debiteuren of crediteuren in het boekhoudpakket - naar Excel worden geëxporteerd (knop "Export Excel"). Relaties uitsluiten voor controle dubbele vermelding Bij het samenvoegen van relaties in het boekhoudpakket vervalt één van de relaties. Dit wordt niet verwerkt in het overzicht van dubbele vermeldingen omdat d-basics de gegevens van de verdwenen relatie bewaart. Via de knop 'Blokkeer debiteuren (of crediteuren)' kunnen de in het boekhoudpakket verdwenen relaties worden uitgesloten voor de verdere controle op dubbele vermelding. Via de knop Geblokkeerde debiteuren (of crediteuren)' kan een overzicht worden opgevraagd van de relaties die zijn uitgesloten voor de controle op dubbele vermelding.

115 Modules 111 III. Ophalen en analyseren informatie Open voor het ophalen en analyseren van informatie het het tabblad 'Informatie'. Via dit tabblad kan het bedrijfsrapport van de klant worden opgehaald. Hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen: Stap 1: Importeren gegevens boekhoudpakket Importeer voorafgaand aan het opvragen van het bedrijfsrapport altijd de meest recente gegevens uit het boekhoudpakket, druk hiervoor op de knop 'Importeren' Stap 2: selecteren debiteuren Doorgaans zal niet voor alle relaties (debiteuren of crediteuren) informatie worden opgehaald. Omdat aan het opvragen van het bedrijfsrapport kosten zijn verbonden ligt het voor de hand alleen voor die relaties informatie op te vragen waarbij de gevolgen van het niet betalen van facturen of discontinuïteit het grootst zijn. Over het algemeen zijn dit de afnemers met het grootste openstaande saldo of de leveranciers die een sleutelrol vervullen in het bedrijfs- / productieproces. Om het selecteren van deze relaties te vereenvoudigen is in het scherm van de Risk Monitor module een aantal filters opgenomen waarmee de lijst van weergegeven relaties kan worden beperkt tot relaties die aan bepaalde criteria voldoen. Verder is het bijvoorbeeld mogelijk de relaties op omvang van openstaande vorderingen (of schulden) te sorteren (klik op de grijze balk boven het overzicht in het vlak 'Openstaand saldo') zodat op eenvoudige wijze de relaties met het grootste openstaande saldo kunnen worden geselecteerd. Het selecteren van de relaties kan met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek, dit zoals hiervoor beschreven bij "Ophalen van Identificatienummers"(stap 2). Stap 3: Opvragen bedrijfsrapport Klik na het selecteren van de debiteuren op de knop "Rating". Er zal nu een waarschuwing worden gegeven dat aan het opvragen van bedrijfsrapporten kosten verbonden zijn. Klik op 'Ja' om door te gaan en op 'Nee' om het opvragen van het bedrijfsrapport af te breken.

116 112 Handleiding d-basics Stap 4: Raadplegen informatie Een gedeelte van de door Creditsafe verschafte informatie - waaronder de door Creditsafe geadviseerde kredietlimiet - wordt na het ophalen van de bedrijfsrapporten in het blauw toegevoegd aan de lijst met debiteuren (of crediteuren). In het vak 'Analyse' boven in het scherm is een aantal hulpmiddelen opgenomen die het analyseren van de toegevoegde informatie vereenvoudigen: Openstaand bedrag <> Aanbevolen limiet Via deze optie kan het openstaand saldo per debiteur worden vergeleken met de door Creditsafe aanbevolen kredietlimiet. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het verleende leverancierskrediet in overeenstemming is met de door Creditsafe geadviseerde kredietlimieten. Openstaand bedrag <> Limiet boekhouding Via deze optie kan het openstaand saldo per debiteur worden vergeleken met de kredietlimiet zoals die in het boekhoudpakket is vastgelegd. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het verleende leverancierskrediet in overeenstemming is met de in het boekhoudpakket vastgelegde kredietlimieten. Limiet boekhouding <> Aanbevolen limiet Via deze optie kan de kredietlimiet zoals die in het boekhoudpakket is vastgelegd worden vergeleken met de door Creditsafe aanbevolen kredietlimiet. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het door de onderneming gehanteerde verkoopbeleid - dat via kredietlimieten in het boekhoudpakket is vastgelegd - in overeenstemming is met de door Creditsafe geadviseerde limieten. Creditsafe rating Via deze optie kunnen relaties worden geselecteerd op basis van de rating die door Creditsafe aan de relatie is toegekend.

117 Modules Graydon XSellence Services Menu opties: 'Modules', 'Risk Monitor', 'Graydon XSellence Services' De koppeling met de Graydon XSellence Services biedt de volgende mogelijkheden: Identificeren relaties (debiteuren en crediteuren) met behulp van het Graydon nummer Alle ondernemingen die voorkomen in de Graydon XSellence Services database hebben van Graydon een uniek identificatienummer gekregen. De Graydon XSellence Services module biedt hulpmiddelen waarmee automatisch het Graydon nummer kan worden opgezocht van de debiteuren en crediteuren (hierna 'relaties' genoemd) die - door het d-basics programma - uit het boekhoudpakket zijn geïmporteerd. Voor de op die manier geïdentificeerde relaties kan vervolgens automatisch informatie worden geïmporteerd vanuit het Graydon XSellence Services systeem. Controleren adressen De Graydon XSellence Services database bevat de adresgegevens van iedere onderneming die in de database voorkomt. Deze adresgegevens worden bij het opzoeken van het Graydon nummer opgeslagen in de database van d-basics en kunnen later op ieder gewenst moment worden geactualiseerd. De op deze manier verkregen adresgegevens kunnen automatisch worden vergeleken met de adresgegevens die uit het boekhoudpakket zijn geïmporteerd. Hiermee kan op eenvoudige wijze een overzicht worden verkregen van de adressen die in het boekhoudpakket moeten worden geactualiseerd. LimietScan Bij het uitvoeren van de LimietScan wordt per debiteur automatisch gecontroleerd of het openstaande saldo de door Graydon geadviseerde limiet overschrijdt. Daarbij wordt aangegeven of binnen, in de buurt van of boven de limiet wordt geleverd. De gebruiker bepaalt zelf voor welke debiteuren de LimietScan wordt uitgevoerd. CreditCheck LimietScan controleert alleen het al dan niet overschrijden van de door Graydon geadviseerde limiet. Voor die debiteuren (of crediteuren) waarvan men meer in detail wil controleren in hoeverre ze kredietwaardig zijn wordt de mogelijkheid geboden een CreditCheck analyse uit te voeren. Bij deze analyse wordt de volgende informatie opgevraagd: o kredietlimiet o PD rating o PD rating percentage o calamiteit (indien van toepassing) Kosten In het geval van LimietScan en CreditCheck worden door Graydon kosten in rekening gebracht voor het verschaffen van de informatie die via het d-basics programma wordt gedownload. Het afrekenen van deze kosten verloopt via het gebruikersprofiel moet worden aangemaakt om van de diensten van Graydon gebruik te kunnen maken. Kijk op voor meer informatie betreffende de kosten die in rekening worden gebracht voor de diensten van Graydon. In het vervolg van dit hoofdstuk zullen de onderwerpen worden behandeld: het instellen van de module Graydon XSellence Services het gebruik van de module Graydon XSellence Services

118 114 Handleiding d-basics Instellingen module Graydon XSellence Services Menu opties: 'Modules', 'Corporate Risk Monitor', 'Graydon XSellence Services', k nop 'Opties' Om gebruik te kunnen maken van de diensten van Graydon moet een gebruikersprofiel worden aangemaakt. Aan zo'n profiel is een gebruikersnaam, een wachtwoord en een servicenummer gekoppeld, deze informatie wordt gebruikt om bij Graydon in te loggen. Als men al over een Graydon profiel beschikt, kunnen de gegevens hiervan worden ingevuld in het scherm "Opties" dat kan worden geopend via de knop "Opties" (rechts in scherm 'Graydon XSellence Services'). Als men nog niet over een Graydon profiel beschikt kan dit automatisch worden aangemaakt met behulp van de 'Graydon registratie wizard'. Deze wizard kan worden opgestart via de knop 'Aanvragen account' en doorloopt de volgende stappen: Stap 1: Openingsscherm Het openingsscherm bevat een korte toelichting, klik op "Volgende" om naar stap 2 te gaan.

119 Modules 115 Stap 2: Accepteren voorwaarden Aan het gebruik van de diensten van Graydon zijn voorwaarden en kosten verbonden. Via de knoppen "Voorwaarden" en "Tarieven" kan hierover gedetailleerde informatie worden opgevraagd. Pas nadat de algemene voorwaarden zijn geaccepteerd kan naar de volgende stap in de registratie wizard worden gegaan, selecteer hiervoor het selectievakje voor de tekst "Ik accepteerde de algemene voorwaarden van GRAYDON Nederland BV" en klik op "Volgende". Stap 3: Invoeren bedrijfsgegevens Het profiel dat met behulp van de registratie wizard wordt aangemaakt wordt op naam van een onderneming gesteld. Vul de gegevens van deze onderneming compleet en correct in.

120 116 Handleiding d-basics Invullen Graydon nummer Bij het aanmaken van het profiel moet het nummer worden doorgegeven dat door Graydon is toegekend aan de onderneming waarvoor het profiel wordt aangemaakt. Nadat de invulvelden met NAW gegevens compleet zijn ingevuld kan dit nummer automatisch worden opgezocht door op de knop "Zoek nummer" te klikken. Hiermee wordt het scherm "Zoeken bedrijfsnummer" geopend waarin de ondernemingen worden getoond die op basis van de ingevulde NAW gegevens werden gevonden in de Graydon XSellence Services database. Het juiste Graydon nummer kan automatisch worden overgenomen door te dubbelklikken op de regel die de juiste onderneming vermeldt. Klik na het correct invullen van de bedrijfsgegevens op "Volgende" Stap 4: Invoeren contactgegevens Tijdens de vierde stap van de wizard worden de gegevens van de contactpersoon ingevuld. Vul ook deze gegevens compleet en correct in.

121 Modules 117 Stap 5: Invoeren wachtwoord Vul het gewenste wachtwoord in tweevoud in. Het wachtwoord moet aan de volgende eisen voldoen: het wachtwoord moet uit minstens 6 en maximaal 20 tekens bestaan het wachtwoord moet tekens bevatten van de volgende groepen: o hoofdletters (A - Z) o kleine letters (a- z) o cijfers (0-9) Stap 6: Bevestigen aanmaken profiel Voorafgaand aan het daadwerkelijk aanmaken van het profiel wordt een samenvatting van de ingevulde gegevens getoond. Controleer deze gegevens goed en corrigeer eventuele fouten. Hiervoor kan via de knop 'Terug' naar eerdere stappen van de wizard worden teruggekeerd.

122 118 Handleiding d-basics Zodra is vastgesteld dat alle gegevens kloppen kan de opdracht tot het aanmaken van het profiel worden gegeven door op de knop 'Volgende' te klikken. De gegevens worden nu naar Graydon verstuurd waarna automatisch een profiel wordt aangemaakt. De bij het profiel horende gebruikersnaam, wachtwoord en servicenummer worden automatisch teruggekoppeld naar het d-basics programma en opgeslagen in de instellingen. Stap 7: Resultaat aanmaken profiel Na het aanmaken van het profiel worden de accountgegevens weergegeven in d-basics. Deze informatie kan - via de knoppen 'Opslaan' en 'Afdrukken' worden opgeslagen of afgedrukt. Via de knop 'Sluiten' kan de wizard worden afgesloten, de koppeling met de Graydon XSellence Services kan direct na het aanmaken van het profiel in gebruik worden genomen.

123 Modules Gebruik module Graydon XSellence Services Menu opties: 'Modules', 'Corporate Risk Monitor', 'Graydon XSellence Services' Dit scherm biedt de volgende mogelijkheden: Ophalen identificatienummers Controleren adresgegevens en dubbele vermeldingen Ophalen en analyseren informatie I. Ophalen identificatienummers De via de Graydon XSellence Services beschikbaar gestelde informatie wordt via een online koppeling automatisch in d-basics geïmporteerd. Om er voor te zorgen dat de informatie aan de juiste relatie (debiteur of crediteur) wordt gekoppeld, moet iedere - uit het boekhoudpakket geïmporteerde - relatie worden voorzien van het Graydon identificatie nummer. Hiervoor is in Risk Monitor een automatische zoekfunctie opgenomen. Deze zoekfunctie probeert aan de hand van de naam en adresgegevens van een debiteur automatisch het juiste identificatienummer te achterhalen. Bij een 100% match wordt het identificatienummer automatisch opgeslagen in de database van d-basics. Bij een niet-100% match wordt de gebruiker de mogelijkheid geboden te kiezen uit een lijst van alternatieven, waarna het identificatienummer van de gekozen onderneming wordt opgeslagen. Het zoeken van de identificatienummers verloopt via het tabblad 'Zoeken' in het scherm 'Graydon XSellence Services'. Open dit scherm via de hierboven genoemde menuopties en doorloop daarna de volgende procedure voor het identificeren van de relaties: Stap 1: Importeren informatie uit boekhoudpakket Voorafgaand aan het identificeren van relaties moet de meest recente informatie uit het boekhoudpakket worden geïmporteerd, klik hiervoor op de knop 'Importeren'. Stap 2: Open het tabblad 'Zoeken' Open na het importeren van de gegevens uit het boekhoudpakket het tabblad 'Zoeken'.

124 120 Handleiding d-basics Stap 3: Selecteer de debiteuren de moeten worden geïdentificeerd In de lijst met relaties (debiteuren of crediteuren) worden standaard alle relaties getoond waarbij sprake is van één of meer openstaande posten. Met behulp van de filter instellingen boven in het scherm kan de selectie van weergegeven relaties worden aangepast. Selecteer in de lijst de relaties waarvoor een identificatienummer moet worden opgezocht. Dit selecteren kan met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek, de meest voor de hand liggende methodes zijn: 1. selecteren van één relatie: k lik op te selecteren relatie 2. selecteren van meerdere relaties in een aangesloten reeks: op eerste relatie in reek s k lik k en > <Shift> toets indruk k en en ingedruk t houden -> op laatste relatie in de reek s k lik k en 3. selecteren van meerdere relaties in een niet aangesloten reeks: <ctrl> toets indruk k en en ingedruk t houden -> op te selecteren relaties k lik k en 4. alle relaties selecteren: klik op een relatie in de lijst -> druk toetsen combinatie <Ctrl +a> Het identificeren van relaties is een eenmalige handeling die geen extra kosten met zich meebrengt, het wordt daarom aangeraden alle relaties van het juiste identificatienummer te voorzien. Stap 4: Automatisch zoeken Druk - na het selecteren van de relaties waarvoor het identificatienummer moet worden opgezocht op de knop "Automatisch zoeken". Er zal nu - voor de geselecteerde debiteuren - worden geprobeerd op basis van de naam en adresgegevens het juiste identificatienummer te achterhalen. De relaties die kunnen worden geïdentificeerd worden in de lijst van relaties aangevuld met het identificatienummer en de adresgegevens zoals die geregistreerd staan bij Graydon. Deze toegevoegde informatie wordt in het blauw weergegeven. Opmerking: Het automatisch zoeken kan worden afgebroken door op de knop 'Annuleren' te klikken. Stap 5: Handmatig selecteren niet geïdentificeerde relaties Nadat voor alle geselecteerde relaties is geprobeerd automatisch het identificatienummer te achterhalen wordt voor de relaties waar dit niet is gelukt één voor één een scherm geopend waarin de gevonden alternatieven worden getoond.

125 Modules 121 Er kunnen zich nu twee situaties voordoen: de relatie wordt WEL getoond in de lijst van alternatieven of de relatie wordt NIET getoond in de lijst van alternatieven. De relatie wordt wel getoond Selecteer in dit geval de regel waarin betreffende relatie wordt weergegeven en druk op de knop 'Selecteren' (of dubbelklik op het juiste alternatief) De relatie wordt niet getoond In dit geval is op basis van de ingevoerde naam- en adresgegevens geen match gevonden. Dit kan verschillende oorzaken hebben, voorbeelden zijn: de naam is niet juist gespeld, de adresgegevens kloppen niet of betreffende relatie komt niet voor in de database van de leverancier van informatie. Om toch het juiste identificatienummer te vinden moet de zoekopdracht worden aangepast. De aanbevolen werkwijze is in dit geval: a. zoek met minder gegevens Verwijder hiervoor de vinkjes voor de invulvelden en druk op 'Zoeken'. Met name postbus adressen zullen geen juist zoekresultaat opleveren b. zoek op een gedeelte van de naam Vooral afkortingen kunnen het vinden van het juiste identificatienummer verstoren. Verwijder de niet relevante onderdelen van de naam en druk op 'Zoeken' Als de relatie ondanks het aanpassen van de zoektermen niet wordt gevonden komt deze waarschijnlijk niet voor in de database van de leverancier van externe informatie. Klik in dit geval op 'Sluiten', het zoekscherm wordt nu gesloten en zal opnieuw worden geopend met de gegevens van de volgende relatie waarvoor geen match is gevonden. Het handmatig zoeken van de niet geïdentificeerde relaties kan in z'n geheel worden beëindigd door op de knop 'Afbreken' te klikken. Het identificeren van de relaties kan dan op een later tijdstip worden voltooid. Opmerkingen: 1. Als meer dan 40 mogelijke resultaten worden gevonden wordt onder in beeld de tekstlink "Meer resultaten..." getoond. Klik op deze link om de overige resultaten te zien. Het is overigens beter de zoekopdracht aan te passen zodat minder resultaten worden getoond. 2. Bij het aanpassen van de zoekopdracht is het - naast het in en uitschakelen van adresvelden ook mogelijk de minder relevante delen van de bedrijfsnaam weg te laten. Het aanpassen van naam en adresvelden kan gecombineerd worden toegepast. 3. Als meerdere alternatieven worden getoond waarbij niet direct duidelijk is welke de juiste is, kan op het 'internetknopje' worden gedrukt dat rechtsboven in het scherm bij het veld 'Website' staat. Daarmee wordt een online zoekmachine geopend waarbij automatisch de naam van de onderneming als zoekopdracht wordt meegegeven. Op die manier kan eenvoudig het adres van de onderneming online worden gecontroleerd.

126 122 Handleiding d-basics II. Controleren adresgegevens en dubbele vermeldingen Op basis van de via Graydon verkregen informatie kunnen twee controles worden uitgevoerd: afwijkend adres en dubbele vermelding relatie Controle afwijkend adres Bij het identificeren van relaties worden - naast het Graydon nummer - ook de bij Graydon bekende adresgegevens van de geïdentificeerde relaties gedownload en opgeslagen in de database van dbasics. Omdat de adresgegevens van Graydon over het algemeen actueler zijn dan de adresgegevens in het boekhoudpakket kan via het tabblad 'Afwijkend adres' een overzicht worden opgevraagd van de relaties waar het adres dat is geïmporteerd uit het boekhoudpakket afwijkt van het adres dat werd verkregen via Graydon. Dit overzicht kan - als hulpmiddel voor het aanpassen van de adresgegevens in het boekhoudpakket - worden geëxporteerd naar Excel (knop "Export Excel"). Relaties uitsluiten voor controle afwijk end adres Via de knop 'Blokker adrescontrole' kan een relatie worden uitgesloten voor de controle op een afwijkend adres. Via de knop 'Geblokkeerde adrescontrole' kan een overzicht worden opgevraagd van de relaties die zijn uitgesloten voor de controle van het adres. Controle dubbele Graydon nummers Nadat relaties zijn geïdentificeerd met een Graydon nummer kan via het tabblad 'Dubbel Graydon nummer' worden gecontroleerd of eenzelfde Graydon nummer aan meerdere relaties is gekoppeld. Deze situatie kan zich voordoen indien 1) een relatie als debiteur of crediteur dubbel voorkomt in het boekhoudpakket 2) een Graydon nummer aan een verkeerde relatie is gekoppeld Als dubbele Graydon nummers worden geconstateerd moet eerst worden gecontroleerd of de juiste Graydon nummers aan betreffende relaties zijn gekoppeld. Als blijkt dat relaties dubbel zijn aangemaakt in het boekhoudpakket kan een overzicht hiervan - als hulpmiddel voor het samenvoegen van de debiteuren of crediteuren in het boekhoudpakket - naar Excel worden geëxporteerd (knop "Export Excel"). Relaties uitsluiten voor controle dubbele vermelding Bij het samenvoegen van relaties in het boekhoudpakket vervalt één van de relaties. Dit wordt niet verwerkt in het overzicht van de dubbele vermeldingen van debiteuren of crediteuren omdat d-basics de gegevens van de verdwenen relatie bewaart. Via de knop 'Blokkeer debiteuren (of crediteuren)' kunnen de in het boekhoudpakket verdwenen relaties worden uitgesloten voor de verdere controle op dubbele vermelding. Via de knop 'Geblokkeerde debiteuren (of crediteuren)' kan een overzicht worden opgevraagd van de relaties die zijn uitgesloten voor de controle op dubbele vermelding.

127 Modules 123 III. Ophalen en analyseren informatie Open voor het ophalen en analyseren van informatie het het tabblad 'Informatie'. Via dit tabblad kan een LimietScan en een CreditCheck worden uitgevoerd. LimietScan controleert of bij de debiteuren sprake is van een openstaand saldo dat hoger is dan de door Graydon geadviseerde kredietlimiet (het is niet mogelijk een limietscan voor crediteuren uit te voeren). CreditCheck vraagt de daadwerkelijk door Graydon geadviseerde limiet op. Hierbij ontvangt men ook een indicatie van de kans op wanbetaling (de PD rating en het PD percentage) en worden eventuele calamiteiten vermeldt. Voor het verrichten van een LimietScan of CreditCheck moeten de volgende stappen worden doorlopen: Stap 1: Importeren gegevens boekhoudpakket Importeer voorafgaand aan het uitvoeren van een LimietScan of CreditCheck altijd de meest recente gegevens uit het boekhoudpakket, druk hiervoor op de knop 'Importeren' Stap 2: selecteren relaties Doorgaans zal niet voor alle relaties (debiteuren of crediteuren) informatie worden opgehaald. Omdat aan het opvragen van informatie kosten verbonden zijn ligt het voor de hand alleen voor die relaties informatie op te vragen waarbij de gevolgen van het niet betalen van facturen of discontinuïteit het grootst zijn. Over het algemeen zijn dit de afnemers met het grootste openstaande saldo of de leveranciers die een sleutelrol vervullen in het bedrijfs- / productieproces. Om het selecteren van deze relaties te vereenvoudigen is in het scherm van de Risk Monitor module een aantal filters opgenomen waarmee de lijst van weergegeven relaties kan worden beperkt tot relaties die aan bepaalde criteria voldoen. Verder is het bijvoorbeeld mogelijk de relaties op omvang van openstaande vorderingen (of schulden) te sorteren (klik op de grijze balk boven het overzicht in het vlak 'Openstaand saldo') zodat op eenvoudige wijze de relaties met het grootste openstaande saldo kunnen worden geselecteerd. Het selecteren van de relaties kan met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek, dit zoals hiervoor beschreven bij "Ophalen van Identificatienummers"(stap 3).

128 124 Handleiding d-basics Stap 3: Uitvoeren LimietScan of CreditCheck Klik na het selecteren van de relaties - afhankelijk van de gewenste informatie - op de knop "LimietScan" of "CreditCheck" (LimietScan kan alleen bij debiteuren). Er zal in het geval van een LimietScan nu het scherm "LimietScan overzicht" worden getoond waarin een indicatie wordt gegeven van de reeds verbruikte LimietScan credits, de benodigde credits en de eventueel extra aan te schaffen credits. Zie voor meer informatie "LimietScan overzicht". In het geval van een CreditCheck verschijnt een overzicht dat een indicatie geeft van het aantal relaties waarvoor - binnen de lopende abonnementsperiode - al een CreditCheck is uitgevoerd en het aantal relaties waarvoor de CreditCheck voor de eerste keer wordt uitgevoerd. Aan het uitvoeren van een CreditCheck kunnen kosten verbonden zijn. Dit is het geval indien het binnen de lopende abonnementsperiode de eerste CreditCheck voor betreffende debiteur betreft. Voor het daadwerkelijk uitvoeren van de CreditCheck moet het selectievakje worden geselecteerd om aan te geven dat akkoord wordt gegaan met het uitvoeren van een CreditCheck en vervolgens op 'OK' worden geklikt. Belangrijk: Aan het uitvoeren van een LimietScan en een CreditCheck kunnen kosten verbonden zijn. Lees daarom eerst goed de overzichten met de door Graydon gehanteerde tarieven en voorwaarden voordat de koppeling met de Graydon XSellence Services in gebruik neemt. Deze overzichten kunnen via de website van Graydon worden gedownload. U vindt hier ook het telefoonnummer dat u kunt bellen met eventuele vragen. Bij het uitvoeren van de LimietScan worden de NAW gegevens van de debiteur en de gegevens van de op dat moment bij die debiteur openstaande facturen naar Graydon verstuurd Stap 4: Raadplegen informatie De via Graydon verkregen informatie wordt in het blauw aan het overzicht toegevoegd. In het vak 'Analyse' boven in het scherm is een aantal hulpmiddelen opgenomen die het analyseren van de informatie vereenvoudigen: Openstaand bedrag <> Aanbevolen limiet Via deze optie kan het openstaand saldo per relatie worden vergeleken met de door Graydon geadviseerde kredietlimiet. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het verleende leverancierskrediet in overeenstemming is met de door Graydon geadviseerde kredietlimieten. Openstaand bedrag <> Limiet boekhouding Via deze optie kan het openstaand saldo per debiteur worden vergeleken met de kredietlimiet zoals die in het boekhoudpakket is vastgelegd. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het verleende leverancierskrediet in overeenstemming is met de in het boekhoudpakket vastgelegde kredietlimieten. Limiet boekhouding <> Aanbevolen limiet Via deze optie kan de kredietlimiet zoals die in het boekhoudpakket is vastgelegd worden vergeleken met de door Graydon geadviseerde kredietlimiet. Hiermee bijvoorbeeld dus worden gecontroleerd of het door de onderneming gehanteerde verkoopbeleid - dat via kredietlimieten in het boekhoudpakket is vastgelegd - in overeenstemming is met de door Graydon geadviseerde limieten. PD Rating Via deze optie kunnen relaties worden geselecteerd op basis van hun PD rating. Dit biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid een overzicht op te vragen van debiteuren of crediteuren met een PD rating die lager is dan 'PD rating B', hiermee wordt een overzicht verkregen van alle debiteuren met een hoge kans op wanbetaling. LimietScan Via deze optie kunnen debiteuren worden geselecteerd op basis van de uitkomst van de limietscan. Dit biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid een overzicht op te vragen van alle debiteuren waar de uitkomst van de LimietScan 'Onvoldoende' is en waar dus boven de door Graydon geadviseerde limieten is geleverd.

129 Modules LimietScan overzicht Menu opties: 'Modules', 'Corporate Risk Monitor', 'Graydon XSellence Services', k nop "LimietScan overzicht" Aan het gebruik van de diensten van Graydon zijn kosten verbonden. Het scherm "LimietScan overzicht" geeft een indicatie van het aantal debiteuren waarvoor een limietscan is uitgevoerd gedurende de lopende contractperiode en van de eventuele noodzaak om aanvullende 'tegoed' aan te schaffen.. Contractperiode Voor het gebruik van de optie 'LimietScan' moet bij Graydon een abonnement worden afgesloten. Dit betreft steeds een jaarabonnement, bij "contractperiode" wordt de begin en einddatum weergegeven zoals die door het d-basics programma is geregistreerd. Als de lopende abonnementsperiode een andere startdatum heeft kan dit worden gecorrigeerd via het scherm "Opties", tab "LimietScan". Contract aantal Het abonnement dat bij Graydon wordt afgesloten biedt de mogelijkheid tot het kosteloos scannen van een aantal debiteuren. Als het "Contract aantal" op 0 (nul) staat moet het juiste tegoed worden ingevuld via het scherm "Opties", tab "LimietScan". Aantal gescande debiteuren en huidig saldo Hier wordt het aantal verbruikte tegoed en het resterende tegoed getoond. Totaal te scannen, Nieuw te scannen en Saldo na Limietscan In deze drie velden wordt getoond welke consequenties het uitvoeren van de LimietScan voor de geselecteerde debiteuren heeft (afname resterend tegoed of noodzaak om extra tegoed aan te schaffen). Belangrijk Het scherm "LimietScan overzicht" geeft slechts een indicatie van het verbruik van het tegoed en de noodzaak tot het aanschaffen van extra tegoed. Houd echter rekening met het volgende: Als de bij Graydon aangemaakte account voor meerdere administraties in d-basics wordt gebruikt, wordt het verbruik in de andere administraties niet meegerekend. Als de aanvangsdatum van het contract niet juist is ingevuld is kan het resterende tegoed verkeerd worden weergegeven Als het Contract aantal niet juist is ingevuld zal het resterende tegoed verkeerd worden weergegeven. Let er verder op dat de instellingen van het scherm 'Optie', tabblad 'Limietscan' niet bedoeld zijn om het contract met Graydon aan te passen of te beëindigen. Eventuele wijzigingen in het contract met Graydon moeten rechtstreeks aan Graydon worden doorgegeven, dit kan niet via het d-basics programma.

130 Handleiding d-basics D/C analyse Ouderdomsanalyse is gericht op het inzichtelijk maken van de debiteuren- en crediteurenportefeuille. Duidelijke overzichten geven - per factuur, bedrijf of de gehele portefeuille - inzicht in de openstaande saldi en de (gemiddelde) ouderdom. In deze beschrijving wordt aan de volgende zaken aandacht besteed: Beheer Oproepen van het scherm Ouderdomsanalyse Raadplegen van de gegevens Beheer De analyses van Ouderdomsanalyse kunnen worden aangepast aan de wensen van de gebruiker. Via de menu optie 'Beheer' kunnen afwijkende periode definities worden vastgelegd en kunnen debiteuren aan vertegenwoordigers worden gekoppeld. Daarnaast kan worden ingesteld welke gebruiker toegang heeft tot de gegevens van één of meer vertegenwoordigers. I. Instellen periode definities Ouderdomsanalyse verdeelt openstaande posten aan de hand van periode definities in verschillende leeftijdscategorieën. Standaard wordt de periode indeling 30, en >90 gebruikt. Desgewenst kan via het scherm 'Periode definities' een afwijkende periode indeling worden gedefinieerd. II. Koppelen debiteuren aan vertegenwoordigers In d-basics kunnen debiteuren aan een vertegenwoordiger worden gekoppeld. Dit biedt de mogelijkheid de door Ouderdomsanalyse berekende analyses toe te passen op de door een vertegenwoordiger behandelde debiteurenportefeuille. Voor het maken van analyse per vertegenwoordiger moeten eerst vertegenwoordigers worden aangemaakt waarna de debiteuren aan de 'behandelende' vertegenwoordigers moeten worden gekoppeld. III. Gebruikers koppelen aan vertegenwoordigers De toegang tot de analyses per vertegenwoordiger kunnen per gebruiker worden ingesteld. Hiervoor moeten vertegenwoordigers aan gebruikers worden gekoppeld. Opmerking: Alleen de gebruiker Administrator is bevoegd tot het verrichten van de hierboven beschreven handelingen Periode definities Menu opties: 'Modules', 'D/C analyse', 'Beheer', 'Periode definities' D-basics hanteert standaard de periode indeling 30, 60, 90, 120 en groter dan 120. Desgewenst kan een andere periode indeling worden gebruikt. Doorloop voor het aanmaken een aangepaste periode definitie de volgende stappen: 1. Open via de hierboven genoemde menu opties het scherm 'Periode definities'. 2. Klik op de knop 'Toevoegen' 3. Vul een code en omschrijving in en voer de grenswaarden van de nieuwe periode definitie in (druk telkens na het invullen van een grenswaarde op 'Toevoegen'). Opmerking: Via de knop 'Auto Fill' kan een voorbeeld worden aangemaakt.

131 Modules Beheer vertegenwoordigers Menu opties: 'Modules', 'D/C analyse', 'Beheer', 'Vertegenwoordigers' Het scherm 'Vertegenwoordigers' biedt de mogelijkheid tot het toevoegen, wijzigen en verwijderen van vertegenwoordigers. Druk - voor het toevoegen van een vertegenwoordiger - op de knop 'Toevoegen' en vul vervolgens in het scherm 'Vertegenwoordiger' een nummer, code en naam van de toe te voegen vertegenwoordiger in. Herhaal deze procedure totdat de gegevens van alle vertegenwoordigers zijn vastgelegd Koppelen debiteuren aan vertegenwoordigers Menu opties: 'Modules', 'D/C analyse', 'Beheer', 'Koppelen debiteuren vertegenwoordigers' Het scherm 'Koppelen debiteuren aan vertegenwoordigers' biedt de mogelijkheid tot het leggen van een relatie tussen debiteuren en vertegenwoordigers. Na het leggen van deze relatie kan d-basics analyses per vertegenwoordiger maken. Het koppelen van debiteuren aan een vertegenwoordiger vereist het doorlopen van de volgende stappen: 1. Selecteer - via het uitvouwmenu boven de linker kolom - een vertegenwoordiger 2. Selecteer - in de rechter kolom - de aan de vertegenwoordiger te koppelen debiteuren 3. Druk op de knop 'Toevoegen' om de geselecteerde debiteuren naar de linker kolom te verplaatsen. Herhaal de hierboven beschreven stappen totdat alle door de vertegenwoordiger behandelde debiteuren zijn gekoppeld. Opmerking: Alvorens debiteuren aan een vertegenwoordiger kunnen worden gekoppeld moet in d-basics ten minste één vertegenwoordiger zijn aangemaakt.

132 128 Handleiding d-basics Koppelen vertegenwoordigers gebruikers Menu opties: 'Modules', 'D/C analyse', 'Beheer', 'Gebruik ers k oppelen aan vertegenwoordigers' Het scherm 'Instellen gebruikersrechten vertegenwoordigers' biedt de mogelijkheid tot het instellen van toegangsrechten tot analyses per vertegenwoordiger. Dit biedt de mogelijkheid per gebruiker in te stellen of en van welke vertegenwoordiger een analyse mag worden opgevraagd. Doorloop hiervoor de volgende stappen: Stap 1: Open - via de hierboven genoemde menu opties - het scherm 'Instellen gebruikersrechten vertegenwoordigers' Stap 2: Selecteer in het uitvouw menu boven de linker kolom een gebruiker voor wie de toegang tot de gegevens van vertegenwoordigers moet worden ingesteld. Stap 3: Selecteer in de linker kolom de vertegenwoordiger(s) tot wiens gegevens de tijdens stap 2 geselecteerde gebruiker geen toegang heeft Stap 4: Verplaats de geselecteerde vertegenwoordiger(s) naar de rechter kolom door op de knop 'Verwijderen' klikken Herhaal de hierboven beschreven stappen totdat voor alle gebruikers de toegangsrechten zijn ingesteld. Opmerkingen: Alvorens een gebruiker toegang kan worden verleend tot de gegevens van een vertegenwoordiger moeten de gegevens van de gebruikers en de vertegenwoordiger(s) zijn vastgelegd in d-basics. Standaard heeft een gebruiker toegang tot de gegevens van alle vertegenwoordigers. Dit betekend dat expliciet moet worden aangegeven dat een gebruiker geen toegang heeft tot de gegevens van één of meer vertegenwoordiger.

133 Modules Oproepen scherm Ouderdomsanalyse Menu opties: 'Modules', 'D/C Analyse', 'Analyse' Het scherm 'Ouderdomsanalyse is via de hierboven genoemde menu opties op te roepen. Opmerking: Gegevens moeten - telkens voorafgaand aan het gebruik van Ouderdomsanalyse - opnieuw worden ingelezen vanuit het boekhoudpakket Raadplegen van de gegevens Ouderdomsanalyse bevat een aantal functies die het raadplegen van de getoonde informatie vereenvoudigen. Debiteuren en crediteuren Ouderdomsanalyse geeft de openstaande posten van zowel de debiteuren als de crediteuren weer. Via de tabs 'Debiteuren' en 'Crediteuren' kan van overzicht worden gewisseld. 3 niveaus De via Ouderdomsanalyse weergegeven informatie is op drie verschillende niveaus te raadplegen: Totaalsaldo openstaande posten (1ste tab, bovenin) Verdicht per debiteur / crediteur (1ste tab, onder totaalsaldo) Per openstaande post (2de tab) Doorklikken Via het dubbelklikken op een debiteur of crediteur kan een overzicht van de openstaande posten worden opgevraagd (Ouderdomsanalyse springt hierbij automatisch naar de tweede tab).

134 130 Handleiding d-basics Filters Met behulp van filters kan een gedeelte van de openstaande posten lijst worden geselecteerd. Bij het gebruik van filters worden de door Ouderdomsanalyse berekende analyses toegepast op de informatie die overblijft na het toepassen van het filter. Ouderdomsanalyse biedt de volgende mogelijkheden tot filteren: Vertegenwoordiger Met behulp van het Vertegenwoordiger filter, kan de informatie worden geselecteerd die hoort bij de debiteuren die door een bepaalde vertegenwoordiger worden behandeld (hiertoe moet in d-basics een koppeling tussen debiteuren en vertegenwoordigers zijn ingesteld). Het selecteren van een vertegenwoordiger verloopt via het uitvouwmenu 'Vertegenwoordiger'. Uitsluiten negatieve posten Met behulp van dit filter kunnen negatieve posten worden uitgesloten. Zet hiervoor een vinkje bij de optie 'Alleen positieve saldi' (boven in het scherm). Uitsluiten verstrek en posten Met behulp van dit filter kunnen de facturen waarvan de factuurdatum in de toekomst ligt worden uitgesloten. Zet hiervoor een vinkje bij de optie 'Uitsluitend verstreken posten' (boven in het scherm). Periode indelingen Ouderdomsanalyse kan voor het indelen van vorderingen naar leeftijdscategorie gebruik maken van verschillende periode definities. Naast de standaard indeling (30,60,90,120, >120) biedt dit bijvoorbeeld de mogelijkheid op dagbasis een overzicht te krijgen de facturatie gedurende de afgelopen week. Het selecteren van een periode definitie verloopt via het uitvouw menu 'Periode definitie'. Sorteren De overzichten van Ouderdomsanalyse bestaan uit kolommen. Door op het titelveld bovenaan een kolom te klikken wordt het overzicht gesorteerd op de waarden die in betreffende kolom worden weergeven. Door nogmaals op hetzelfde veld te klikken wordt het overzicht in omgekeerde volgorde weergegeven. Kritische termijn Ouderdomsanalyse geeft alle debiteuren, crediteuren en openstaande posten die de kritische termijn hebben overschreden weer in het rood. Standaard staat de kritische termijn op 30 dagen. Desgewenst kan een afwijkende termijn worden ingevuld. Overige instellingen Naast de hierboven beschreven functies biedt Ouderdomsanalyse - bij het berekenen van de (gemiddelde) ouderdom - de keuze tussen het hanteren van de factuur- of vervaldatum. Tevens wordt bij deze berekening de mogelijkheid geboden uit te gaan van bedragen na boeken of na verwerken (een instelling die slechts van toepassing is indien een boekhoudpakket wordt gebruikt dat deze verwerkingsslag ook toepast).

135 Modules Tax In dit onderdeel wordt het gebruik van de module Digitale belastingaangifte beschreven. Hierbij wordt aan de volgende zaken aandacht besteed: Beheer Invullen en versturen van de aangifte Omzetbelasting Invullen en versturen van de Opgaaf Intracommunautaire leveringen Importeren en versturen van de aangifte Loonheffingen Instellingen Menu opties: 'Modules', 'Digitale belastingaangifte', 'Instellingen' Het onderdeel Instellingen biedt de mogelijkheid tot het vastleggen van de algemene instellingen, doorloop hiervoor de volgende stappen: Stap 1: Openen scherm 'Instellingen digitale aangifte belastingdienst' Open via de menu opties 'Modules', 'Digitale belastingaangifte', 'Instellingen' het scherm 'Instellingen Digitale aangifte Belastingdienst'. Stap 2: Instellingen algemeen Op de eerste tab van het scherm 'Instellingen Digitale aangifte Belastingdienst' worden de algemene instellingen vastgelegd. Bapi verzendmethode Bij het uitwisselen van berichten met de Belastingdienst wordt - voor identificatie en beveiliging gebruik gemaakt van certificaten. Aanvankelijk verliep het versturen van berichten volgens de 'bapi PIN methode' waarbij gebruik wordt gemaakt van door Diginotar verschafte certificaten. Vanaf 1 juli 2012 zal deze methode niet langer worden ondersteund en moet gebruik worden gemaakt van de 'bapi PKI methode'. Zie ook stap 4, Aanvragen en ophalen certificaat Opmerking: Bij het omschakelen van de 'bapi PIN methode' naar de 'bapi PKI methode' wordt aangeboden de adressen en wachtwoorden over te nemen. Klik alleen op 'Nee' als voor de bapi PKI methode andere adressen en wachtwoorden moeten worden gebruikt. Doorgaans blijven deze gegevens hetzelfde.

136 132 Handleiding d-basics Fiscaal nummer Vul hier het fiscale nummer in van de onderneming waarvoor aangifte of opgaaf wordt gedaan. Instellingen OB Voor het doen van de aangifte Omzetbelasting moeten de volgende gegevens worden ingevuld: o Aangifte door Geef hier aan of de aangifte wordt verstuurd door de belastingplichtige zelf of door een intermediair. o BECON nummer Het BECON nummer hoeft alleen te worden ingevuld indien de aangifte door een intermediair wordt verstuurd. o Contactpersoon en Telefoonnummer Vul hier de naam en het telefoonnummer in van degene die de aangifte verstuurt. Instellingen ICL TAB Algemeen Vul hier de voor de opgaaf Intracommunautaire leveringen vereiste gegevens in (Naam, Adres, Postcode, Woonplaats, Telefoon) TAB Identificatienummers Vul hier ten minste één BTW Identificatienummer ICT in. Indien voor een fiscale eenheid opgaaf wordt gedaan is het mogelijk meerdere BTW Identificatienummers ICT in te voeren. Bij het doen van de Opgaaf kan dan het bij de opgaaf horende BTW Identificatienummer ICT worden geselecteerd. Naast het toevoegen van een BTW Identificatienummer ICT, biedt deze tab tevens de mogelijkheid tot wijzigen of verwijderen van BTW Identificatienummers ICT. Let op! Voor ieder BTW Identificatienummer ICT moet een aparte opgaaf ICL worden verstuurd. Aanmelden elektronisch berichten verkeer Voor het gebruik van de module Digitale Belastingaangifte moet men zich bij de belastingdienst aanmelden voor 'Elektronisch berichtenverkeer'. De hiertoe benodigde documenten kunnen via de daarmee corresponderende knoppen worden opgeroepen: o Toelichting De toelichting beschrijft de procedure die moet worden doorlopen voor het aanmelden voor Elektronische berichtenverkeer. Gebruikers van d-basics moeten de procedure volgen die geldt voor ondernemers die - voor de authentificatie - gebruik maken van een PIN code o Elektronische handtekening opgeven Dit formulier moet worden gebruikt voor het opgeven van de elektronische handtekening o Aanmeldingsformulier voor elektronisch berichtenverkeer met de Belastingdienst Dit formulier moet worden gebruikt voor het aanmelden voor het elektronische berichtenverkeer Let op, voor het succesvol aanmelden voor elektronisch berichtenverkeer moeten beide formulieren worden opgestuurd!

137 Modules 133 Stap 3: Instellingen verzenden De instellingen voor het verzenden worden op de tweede, derde en vierde tab van het scherm 'Instellingen Digitale aangifte Belastingdienst' vastgelegd. Belangrijk: Alvorens de instellingen voor het verzenden kunnen worden ingevuld moet men zich bij de belastingdienst hebben aangemeld voor Elektronische berichtenverkeer. Een aantal instellingen voor het verzenden is al ingevuld. Wijzig deze instellingen alleen op aanwijzing van de Belastingdienst of d-basics b.v. Nadat u zich heeft aangemeld voor elektronisch berichtenverkeer, stuurt de belastingdienst u een formulier waarop de volgende gegevens worden vermeld: Gebruikersnaam POP3/IMAP4 mailbox Wachtwoord Proces-id Neem deze gegevens exact over in de daarmee corresponderende invulvakken. Vul bij Pincode de door u opgegeven elektronische handtekening in. BTW percentages Bij het invullen van de aangifte omzetbelasting worden de verschuldigde bedragen automatisch berekend. Hierbij wordt gebruik gemaakt van BTW percentages. De te hanteren percentages kunnen via de tab 'Verzendgeg. OB' worden ingevuld en aangepast.

138 134 Handleiding d-basics Stap 4: Aanvragen en ophalen certificaat De vijfde tab van het scherm 'Instellingen Digitale aangifte Belastingdienst' biedt de mogelijkheid tot het aanvragen en ophalen van een certificaat. Dit certificaat wordt gebruikt voor identificatie en versleuteling van de verstuurde berichten. De bapi PKI methode maakt gebruik van KPN BAPI certificaten die bij KPN moeten worden aangeschaft. Het aanvragen en in gebruik nemen van deze certificaten wordt beschreven in de de bijlage 'Aanvragen KPN BAPI certificaat'

139 Modules Invullen en versturen aangifte Omzetbelasting Het onderdeel Aangifte Omzetbelasting biedt de mogelijkheid tot het invullen, versturen en bekijken van de aangifte omzetbelasting. I. Invullen aangifte Menu opties: 'Modules', 'Digitale belastingaangifte', 'Aangifte omzetbelasting' Doorloop voor het invullen van een aangifte de volgende stappen: Stap 1: Openen scherm 'Aangifte Omzetbelasting' Het invullen van de aangifte verloopt via het scherm 'Aangifte Omzetbelasting' (te openen via de hierboven genoemde menu opties). Druk vervolgens op 'Toevoegen' om het invoerscherm te openen Stap 2: Invullen algemene gegevens Op de eerste tab van het scherm 'Aangifte Omzetbelasting' worden de algemene instellingen vastgelegd. Alvorens de rest van de aangifte kan worden ingevoerd moet de aangifte periode en het aangifte jaar worden geselecteerd. De overige instellingen zijn al ingevuld op basis van de gegevens zoals die in het Instellingen scherm zijn vastgelegd. Klik na het selecteren van de periode en het jaar op de tweede tab (Aangifte), om de aangifte daadwerkelijk in te vullen.

140 136 Handleiding d-basics Stap 3: Invullen aangifte De tweede tab van het scherm 'Aangifte Omzetbelasting' biedt de mogelijkheid tot het invullen van de aangifte. Bij het invullen van de aangifte moet op precies dezelfde manier te werk worden gegaan als bij het invullen van het papieren aangifte formulier. Klik na het invullen van de aangifte op 'OK' of 'Toepassen' om de aangifte op te slaan. Opmerkingen: Gebruik de schuifbalk of de tab toets om door het aangifte formulier te 'scrollen'. Bij het invullen worden bepaalde velden automatisch berekend. Controleer of de berekening klopt alvorens de aangifte te versturen. II. Versturen aangifte Menu opties: Modules, Digitale belasting aangifte, Aangifte omzetbelasting Het versturen van de aangifte verloopt via het scherm 'Aangifte Omzetbelasting'. De status van nog niet verstuurde aangiftes wordt in dit scherm aangegeven met een gesloten enveloppe.

141 Modules 137 Doorloop de volgende stappen om een aangifte te versturen: Stap 1: Selecteer te versturen aangifte De te versturen aangifte wordt geselecteerd door de regel waarmee de aangifte wordt weergegeven te selecteren (aanklikken). Stap 2: Versturen Druk op de knop 'Verzenden/Ontvangen' om de aangifte te versturen. Na het verzenden van de aangifte verandert de status in een vraagteken. Stap 3: Controleren verwerking De verwerking van de aangifte neemt enige tijd in beslag. Druk - na verloop van tijd - op de knop 'Alles Ontvangen' om de uitkomst van de verwerking op te halen. De volgende uitkomsten zijn mogelijk: Is de aangifte goed verwerkt, dan verandert de status van een aangifte na het ontvangen van de terugkoppeling in een V-teken. Is de aangifte nog niet verwerkt, dan blijft de status ongewijzigd (Vraagteken). Is er bij de verwerking een fout opgetreden dan verandert de status in een Rood kruis. Controleer in geval van een foute verwerking de algemene instellingen en de gegevens van de aangifte. Verstuur de aangifte daarna opnieuw. III. Aangifte bekijken of wijzigen Menu opties: Modules, Digitale belasting aangifte, Aangifte omzetbelasting Ook het bekijken of wijzigen van aangiftes verloopt via het scherm 'Aangifte omzetbelasting'. De bestaande aangiftes worden in chronologische volgorde weergegeven. De details van een aangifte kunnen worden bekeken door de aangifte te selecteren en vervolgens op de 'Wijzigen' te drukken. Hiermee wordt het scherm van de aangifte geopend. De eerste en tweede tab geven de gegevens weer zoals ze bij het aanmaken van de aangifte werden ingevoerd. Deze gegevens kunnen worden gewijzigd op voorwaarde dat de aangifte nog niet succesvol is verstuurd. Op de derde tab van het scherm 'Aangifte omzetbelasting' wordt de volgende informatie betreffende het versturen weergegeven: Lijst Op deze tab wordt een overzicht getoond van de verzendacties die hebben plaatsgevonden voor betreffende aangifte Verzonden bericht Op deze tab wordt het bericht weergegeven zoals dat naar de belastingdienst is gestuurd. Ontvangen bericht Op deze tab wordt het laatste bericht weergegeven dat van de belastingdienst is ontvangen. Opmerking: Het is niet mogelijk berichten te wijzigen nadat ze zijn verzonden (tenzij het bericht is afgekeurd).

142 Handleiding d-basics Invullen en versturen opgaaf Intra communautaire leveringen Het onderdeel Opgaaf Intracommunautaire leveringen biedt de mogelijkheid tot het aanmaken, versturen en bekijken van de opgaaf Intracommunautaire leveringen. I. Aanmaken Opgaaf Menu opties: 'Modules', 'Digitale belastingaangifte', 'Opgaaf Intracommunautaire leveringen' Doorloop voor het aanmaken van een opgaaf Intracommunautaire leveringen de volgende stappen: Stap 1: Openen scherm 'Opgaaf Intracommunautaire leveringen' Het invullen van de opgaaf verloopt via het scherm 'Opgaaf Intracommunautaire leveringen' (te openen via de hierboven genoemde menu opties). Druk vervolgens op 'Toevoegen' om het invoerscherm te openen Stap 2: Invullen algemene gegevens Op de eerste tab van het scherm 'Opgaaf Intracommunautaire leveringen' worden de algemene instellingen vastgelegd. Het grootste gedeelte van de gegevens is al ingevuld op basis van de gegevens zoals die in het Beheer scherm zijn vastgelegd. Het aangifte tijdvak moet wel worden ingevoerd.

143 Modules 139 Stap 3: Importeren of Invullen Correcties en Opgaaf ICL De tweede en derde tab van het scherm 'Opgaaf Intracommunautaire leveringen' bieden de volgende mogelijkheden: importeren of invullen van correcties op eerdere opgaven(*). importeren of invullen van opgaaf ICL(*). (*) Per tab wordt hierbij weer onderscheid gemaakt tussen normale leveringen en ABC leveringen IMPORTEREN D-basics kan gegevens op twee verschillende manieren importeren: met behulp van door het boekhoudpakket aangemaakte databestanden of rechtstreeks vanuit de database van het boekhoudpakket (alleen bij de 'Connected' versie van de module belastingdienst) Importeren XML bestand Op de eerste tab van het scherm 'Opgaaf Intracommunautaire leveringen' bevindt zich een knop 'Importeren XML bestand'. Wijs na het klikken op deze knop het te importeren XML bestand aan. Klik vervolgens op 'Openen' om de gegevens te importeren. Importeren Tekst of Excel bestanden Op de sub-tabs van tab 2 en 3 bevindt zich een knop 'Importeren... bestand'. Via deze knop kunnen de gegevens voor de opgaaf ICL worden geïmporteerd. Doorloop hiervoor de volgende stappen: 1. Selecteer - via het aanklikken van de juiste tab - het invulvenster waarin gegevens moeten worden geïmporteerd 2. Klik op de knop 'Importeren... bestand' 3. Selecteer het te importeren bestand en klik op 'Open'. De gegevens worden nu automatisch geïmporteerd. Opmerkingen: Maak telkens voorafgaand aan het doen van een opgaaf nieuwe databestanden aan via het boekhoudpakket. Het selectiescherm toont slechts de bestanden met de door d-basics voorgeschreven extensie. De in te lezen bestanden moeten zijn opgemaakt in het voorgeschreven bestandsformaat. Zie de bijlage 'Specificatie bestandsformaat ICL' voor een specificatie van de ondersteunde bestandsformaten.

144 140 Handleiding d-basics Importeren vanuit database boekhoudpakket (alleen bij versie Connected) 1. Selecteer - via het aanklikken van de juiste tab - het invulvenster waarin gegevens moeten worden geïmporteerd 2. Klik op de knop 'Importeren... bestand' 3. Klik op de knop 'Ja' om de gegevens automatisch uit het boekhoudpakket te importeren. Indien op 'Nee' wordt geklikt, biedt d-basics alsnog de mogelijkheid tot het importeren van gegevens met behulp van een exportbestand. Opmerkingen: De mogelijkheid tot het importeren van gegevens uit de database van een boekhoudpakket wordt alleen geboden bij de 'Connected' versie van de module Belastingdienst. De mogelijkheid tot het importeren van databestanden wordt geboden voor het geval niet alle vereiste gegevens in de database van het boekhoudpakket worden vastgelegd. HANDMATIG INVULLEN GEGEVENS Indien het niet mogelijk is de gegevens te importeren biedt d-basics de mogelijkheid deze handmatig in te voeren. Doorloop hiervoor de volgende stappen: 1. Selecteer - via het aanklikken van de juiste tab - het invulvenster waarin gegevens moeten worden ingevoerd 2. Dubbelklik op het eerste veld van de eerste regel 3. Vul - in het geval van correcties - het tijdvak in (gebruik de eerste twee posities voor het kwartaal en de laatste twee posities voor het jaar). 4. Druk na het invullen van het tijdvak op 'ENTER' om de invoer te bevestigen en druk vervolgens nogmaals op 'ENTER' om naar het volgende invulveld te gaan. Selecteer hier de juiste landcode. 5. Druk na het selecteren van de landcode op 'ENTER' om de invoer te bevestigen en druk vervolgens nogmaals op 'ENTER' om naar het volgende invulveld te gaan. Vul hier het identificatienummer van de debiteur in kwestie in. 6. Druk na het invullen van het identificatienummer op 'ENTER' om de invoer te bevestigen en druk vervolgens nogmaals op 'ENTER' om naar het volgende invulveld te gaan. Vul hier het bedrag van de correctie in. 7. Druk na het invullen van het bedrag op 'ENTER' om de invoer te bevestigen. Door nogmaals op 'ENTER' te klikken wordt een nieuwe regel aan de opgaaf toegevoegd. Herhaal deze stappen totdat de complete opgaaf inclusief eventuele correcties is ingevuld.

145 Modules 141 II. Versturen Opgaaf Menu opties: 'Modules', 'Digitale belastingaangifte', 'Opgaaf Intracommunautaire leveringen' Het versturen van de opgaaf verloopt via het scherm 'Opgaaf Intracommunautaire leveringen'. De status van de nog niet verstuurde Opgaaf wordt in dit scherm aangegeven met een gesloten enveloppe. Doorloop de volgende stappen om een opgaaf te versturen: Stap 1: Selecteer te versturen opgaaf De te versturen opgaaf wordt geselecteerd door de regel waarmee de opgaaf wordt weergegeven te selecteren (aanklikken). Stap 2: Versturen Druk op de knop 'Verzenden/Ontvangen' om de opgaaf te versturen. Na het verzenden van de opgaaf verandert de status in een vraagteken. Stap 3: Controleren verwerking De verwerking van de opgaaf neemt enige tijd in beslag. Druk - na verloop van tijd - op de knop 'Alles Ontvangen' om de uitkomst van de verwerking op te halen. De volgende uitkomsten zijn mogelijk: Is de opgaaf goed verwerkt, dan verandert de status van een opgaaf na het ontvangen van de terugkoppeling in een V-teken. Is de opgaaf nog niet verwerkt, dan blijft de status ongewijzigd (Vraagteken). Is er bij de verwerking een fout opgetreden dan verandert de status in een Rood kruis. Controleer in geval van een foute verwerking de algemene instellingen en de gegevens van de opgaaf. Verstuur de opgaaf daarna opnieuw. III. Opgaaf bekijken of wijzigen Menu opties: 'Modules', 'Digitale belasting aangifte', 'Opgaaf Intracommunautaire leveringen' Ook het bekijken of wijzigen van een Opgaaf verloopt via het scherm 'Opgaaf Intracommunautaire leveringen'. De bestaande Opgaven worden in chronologische volgorde weergegeven. De details van een Opgaaf kunnen worden bekeken door de Opgaaf te selecteren en vervolgens op de 'Wijzigen' te drukken. Hiermee wordt het scherm van de Opgaaf geopend. De eerste en tweede tab geven de gegevens weer zoals ze bij het aanmaken van de opgaaf werden ingevoerd. Deze gegevens kunnen worden gewijzigd op voorwaarde dat de opgaaf nog niet succesvol is verstuurd.

146 142 Handleiding d-basics Op de derde tab van het scherm 'Opgaaf Intracommunautaire leveringen' wordt de volgende informatie betreffende het versturen weergegeven: Lijst Op deze tab wordt een overzicht getoond van de verzendacties die hebben plaatsgevonden voor betreffende opgaaf Verzonden bericht Op deze tab wordt het bericht weergegeven zoals dat naar de belastingdienst is gestuurd. Ontvangen bericht Op deze tab wordt het laatste bericht weergegeven dat van de belastingdienst is ontvangen. Opmerking Het is niet mogelijk berichten te wijzigen nadat ze zijn verzonden (tenzij het bericht is afgekeurd).

147 Modules Importeren en versturen aangifte Loonheffingen Het onderdeel Aangifte Loonheffingen biedt de mogelijkheid tot het importeren, versturen en bekijken van de aangifte omzetbelasting. I. Importeren aangifte Menu opties: 'Modules', 'Digitale belastingaangifte', 'Aangifte Loonheffingen' Doorloop voor het invullen van een aangifte de volgende stappen: Stap 1: Openen scherm 'Loonaangifte' Het importeren van de aangifte verloopt via het scherm 'Aangifte Loonheffingen' (te openen via de hierboven genoemde menu opties). Druk vervolgens op 'Toevoegen' om het importscherm te openen. Stap 2: Importeren aangifte Druk voor het importeren van de aangifte op de knop 'Importeren XML bestand' en blader vervolgens naar de locatie waar het door het salarisadministratiepakket aangemaakte XML bestand is opgeslagen. Selecteer dit bestand en klik op 'Openen'. Het XML wordt nu geïmporteerd. Na het importeren wordt de inhoud van XML bericht weergegeven. Sla het geïmporteerde bericht op door op 'OK' te klikken. Opmerkingen: Voordat de aangifte kan worden geïmporteerd moet deze eerst worden aangemaakt en geëxporteerd met behulp van het salarisadministratiepakket. d-basics biedt niet de mogelijkheid tot het aanmaken / invullen van een aangifte Loonheffingen. Het programma kan enkel de XML berichten van deze aangifte importeren, ondertekenen en versturen.

148 144 Handleiding d-basics II. Versturen aangifte Menu opties: 'Modules', 'Digitale belastingaangifte', 'Aangifte Loonheffingen' Ook het versturen van de aangifte verloopt via het scherm 'Aangifte Loonheffingen'. De status van nog niet verstuurde aangiftes wordt in dit scherm aangegeven met een gesloten enveloppe. Doorloop de volgende stappen om een aangifte te versturen: Stap 1: Selecteer te versturen aangifte De te versturen aangifte wordt geselecteerd door de regel waarmee de aangifte wordt weergegeven te selecteren (aanklikken). Stap 2: Versturen Druk op de knop 'Verzenden/Ontvangen' om de aangifte te versturen. Na het verzenden van de aangifte verandert de status in een vraagteken. Stap 3: Controleren verwerking De verwerking van de aangifte neemt enige tijd in beslag. Druk - na verloop van tijd - op de knop 'Alles Ontvangen' om de uitkomst van de verwerking op te halen. De volgende uitkomsten zijn mogelijk: Is de opgaaf goed verwerkt, dan verandert de status van een opgaaf na het ontvangen van de terugkoppeling in een V-teken (dit is momenteel nog niet geïmplementeerd door de belastingdienst). Is de opgaaf nog niet verwerkt, dan blijft de status ongewijzigd (Vraagteken). Is er bij de verwerking een fout opgetreden dan verandert de status in een Rood kruis. Controleer in geval van een foute verwerking de algemene instellingen en de gegevens van de aangifte. Verstuur de aangifte daarna opnieuw. III. Aangifte bekijken of wijzigen Menu opties: Modules, Digitale belasting aangifte, Aangifte Loonheffingen Ook het bekijken of wijzigen van aangiftes verloopt via het scherm 'Aangifte Loonheffingen'. De bestaande aangiftes worden in chronologische volgorde weergegeven. De details van een aangifte kunnen worden bekeken door de aangifte te selecteren en vervolgens op de 'Wijzigen' te drukken. Hiermee wordt het scherm van de aangifte geopend. De eerste tab geeft de inhoud van het XML bericht weer. Het is enkel mogelijk een ander XML bericht te importeren indien een aangifte niet goed is verstuurd. Op de tweede tab van het scherm 'Aangifte Loonheffingen' wordt de volgende informatie betreffende het versturen weergegeven: Lijst Op deze tab wordt een overzicht getoond van de verzendacties die hebben plaatsgevonden voor betreffende aangifte Verzonden bericht Op deze tab wordt het bericht weergegeven zoals dat naar de belastingdienst is gestuurd. Ontvangen bericht Op deze tab wordt het laatste bericht weergegeven dat van de belastingdienst is ontvangen. Opmerking: Het is niet mogelijk berichten te wijzigen nadat ze zijn verzonden (tenzij het bericht is afgekeurd).

149 Modules RAM De module d-basics RAM verschaft op gedetailleerde wijze inzicht in de ontwikkeling van een onderneming, dit op basis van de waarde en ontwikkeling van de verschillende componenten van het werkkapitaal. In deze paragraaf worden de instellingen en het gebruik van de module beschreven Instellingen d-basis RAM Bij het analyseren van gegevens wordt gebruik gemaakt van een aantal standaardinstellingen. Deze paragraaf behandelt het vastleggen van deze instellingen, hierbij worden eerst de algemene instellingen beschreven en vervolgens de standaardinstellingen voor de analyses beschreven. Belangrijk: Voor een goede werking van d-basics RAM is het van belang dat de standaard instellingen voorafgaand aan het analyseren worden vastgelegd Invullen algemene instellingen D-basics RAM maakt gebruik van een aantal algemene onderdelen van het programma d-basics. Deze onderdelen moeten ieder afzonderlijk worden ingesteld. Het gaat om de volgende instellingen: Controleren gegevens licentiehouder D-basics RAM biedt de mogelijkheid tot het printen van een aantal documenten (pandlijst, relateringsbrief, uitwinningsbrief). In al deze brieven worden automatisch de NAW gegevens van de bank verwerkt. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de gegevens zoals die zijn vastgelegd in het scherm 'Licentie houder'. Controleer daarom bij het in gebruik nemen van d-basics RAM of de gegevens in het scherm 'Licentiehouder' juist en compleet zijn ingevuld. Het invullen van de gegevens van de licentiehouder wordt beschreven in de paragraaf: 'Gegevens licentiehouder'. Instellingen De gegevens die met d-basics RAM moeten worden geanalyseerd worden door kredietnemers met behulp van d-basics Creditline aangeleverd. Creditline voegt de gegevensbestanden als bijlage aan een en verstuurt ze vervolgens automatisch naar een door de bank beheerde mailbox. Alvorens d-basics de gegevens uit deze mailbox kan importeren moeten de hiervoor benodigde instellingen op de juiste manier worden vastgelegd. Het invullen van de instellingen beschreven in de paragraaf: 'Instellingen ' notificatie Onder de naam notificatie biedt d-basics de mogelijkheid tot het automatisch versturen van berichten via . Een notificatie kan worden verstuurd indien zich één van de volgende situaties voordoet: - De ontvangst van nieuwe bestanden - De uitkomst van de analyse is onvoldoende - Bestanden worden niet tijdig opgestuurd door de kredietnemer Alvorens d-basics deze notificaties kan versturen moeten de hiervoor benodigde notificatie instellingen op de juiste manier worden vastgelegd. Het invullen van de notificatie instellingen beschreven in de paragraaf: 'Instellingen notificatie'.

150 146 Handleiding d-basics Standaard instellingen analyses Menu opties: 'RAM', 'Debiteuren portefeuille default settings' Het scherm 'Dekkingswaarde debiteurenportefeuille (default settings)' biedt de mogelijkheid tot het vastleggen van de analyse parameters zoals die standaard moeten worden toegepast. Breng de analyse instellingen in overeenstemming met het door de bank gehanteerde waarderingsbeleid en druk vervolgens op 'OK' of 'Toepassen' om de instellingen vast te leggen. Indien bij het importeren van - door kredietnemers ingestuurde informatie - gegevens worden aangetroffen van een onderneming/administratie die nog niet aanwezig is in d-basics RAM, wordt hiervoor automatisch een administratie aangemaakt. Hierbij worden automatisch de standaard analyse instellingen gekopieerd zoals ze zijn vastgelegd in het hierboven weergegeven scherm.

151 Modules Analyseren met behulp van d-basics RAM De module d-basics RAM maakt analyses van de verschillende componenten van het werkkapitaal. Dit met het doel inzicht te verschaffen in de waarde van het werkkapitaal en de ontwikkeling van een onderneming. De volgende analyses zijn beschikbaar: Vaststellen dekkingswaarde debiteurenportefeuille Overzicht historische ontwikkeling componenten werkkapitaal Afloopcontrole Naast de hierboven genoemde analyses biedt d-basics RAM de ook mogelijkheid tot het Afdrukken van uitwinningsdocumenten Vaststellen dekkingswaarde debiteurenportefeuille Menu opties: 'Modules', 'Debiteuren portefeuille analyse', 'Dek k ingswaarde' Bij het bepalen van de dekkingswaarde wordt voor alle openstaande vorderingen berekend of ze voor financiering in aanmerking komen. Niet financierbare vorderingen worden in mindering gebracht op de bruto portefeuille waarde. Voor het vaststellen van de dekkingswaarde moeten de volgende stappen worden doorlopen: Stap 1: Importeren gegevens Om over de meest actuele stand van zaken te beschikken, moet - voorafgaand aan het maken van een dekkingswaarde analyse - actuele informatie worden geïmporteerd in d-basics. Dit kan op twee manieren: uit het boekhoudpakket of via . Opmerkingen: Over het algemeen zullen bedrijven de benodigde gegevens rechtstreeks uit de database van het boekhoudpakket importeren. Banken zullen daarentegen gebruik maken van door kredietnemers via aangeleverde bedrijfsgegevens. D-basics RAM moet minimaal kunnen beschikken over de debiteurengegevens, daarnaast kan het systeem ook crediteuren- en voorraadgegevens importeren.

152 148 Handleiding d-basics Stap 2: Vastleggen instellingen Bij het vaststellen van de dekkingswaarde wordt aan de hand van een aantal criteria vastgesteld of een vordering voor financiering in aanmerking komt. Bij het aanmaken van een administratie worden de standaard analyse-instellingen gekopieerd zoals die bij de instellingen van RAM zijn vastgelegd. Waar nodig moeten deze instellingen worden aangepast om de analyse in overeenstemming te brengen met hetgeen dat met de kredietnemer is overeengekomen. Daarnaast moet een aantal instellingen worden gedaan die voor iedere administratie uniek zijn. Belangrijk! De hierna beschreven instellingen moeten kritisch worden gecontroleerd op het moment dat voor betreffende kredietnemer voor de eerste keer een analyse met behulp van d-basics RAM wordt gemaakt. Bij vervolganalyses hoeft dit enkel te gebeuren voor debiteuren die sindsdien nieuw zijn aangemaakt door de kredietnemer. Verder moeten de instellingen voor alle debiteuren opnieuw worden gecontroleerd indien de condities waaronder wordt gefinancierd veranderen. Uitgangspunt ouderdomsanalyse Selecteer - via het uitvouwmenu "De ouderdom vanaf" boven in het scherm - het uitgangspunt dat moeten worden gehanteerd bij het bepalen van de ouderdom van een openstaande post (factuurdatum of vervaldatum). De standaardinstelling is "factuurdatum", wijk hiervan slechts op basis van weloverwogen motieven vanaf. Type analyse d-basics RAM biedt bij de optie "Relateringsbrief" de keuze tussen een standaard analyse en een uitgebreide analyse maken. In het laatste geval kan bij het analyseren ook rekening worden gehouden met Voorraad, Overige zekerheden, Veilingobligo en Bankgarantie. Debiteurensaldo is negatief Het is mogelijk dat er negatieve vorderingen voorkomen in de debiteurenlijst, als gevolg hiervan kan een debiteur een negatief saldo hebben. Indien de optie 'Debiteurensaldo is negatief' is geselecteerd, worden de debiteuren met een negatief saldo volledig buiten beschouwing gelaten bij het vaststellen van de dekkingswaarde. Intercompany Vorderingen op intercompany debiteuren moeten bij het vaststellen van de dekkingswaarde worden uitgesloten. Het aanwijzen van deze debiteuren verloopt via het scherm 'Intercompany debiteuren' te openen via de knop. Het gebruik van dit scherm wordt beschreven in het onderdeel 'Aanwijzen intercompany debiteuren'. Continuïteit van de debiteur (tab Debiteur) Vorderingen op debiteuren met continuïteitsproblemen moeten bij het vaststellen van de dekkingswaarde worden uitgesloten. Het aanwijzen van deze debiteuren verloopt via het scherm 'Afgekeurde debiteuren', te openen via de knop. Het gebruik van dit scherm wordt beschreven in het onderdeel 'Aanwijzen afgekeurde debiteuren'. Compleetheid adresgegevens (tab Debiteur) Vorderingen op debiteuren waarvan de adresgegevens niet compleet zijn moeten bij het vaststellen van de dekkingswaarde worden uitgesloten. Standaard worden deze debiteuren door d-basics automatisch uitgesloten. Via het scherm 'Debiteuren NAW compleetheid' - te openen via de knop kan een door d-basics uitgesloten debiteur alsnog als financierbaar worden aangemerkt. Het gebruik van dit scherm wordt beschreven in het onderdeel 'Financierbaarheid debiteuren NAW incompleet'.

153 Modules 149 Land van herkomst debiteur (tab Debiteur) Vorderingen op debiteuren die zijn gevestigd zijn in landen die als niet-financierbaar zijn aangewezen moeten bij het vaststellen van de dekkingswaarde worden uitgesloten. Het aanwijzen van nietfinancierbare landen verloopt via het scherm 'Aanwijzen niet-financierbare landen', te openen via de tweede knop. Standaard worden alle debiteuren uit een niet financierbaar land buiten beschouwing gelaten bij het vaststellen van de dekkingswaarde. Soms is het wenselijk hier voor bepaalde debiteuren van af te wijken. Dit kan worden ingesteld via het scherm "Financierbaarheid debiteuren op land afgekeurd", dit scherm kan worden geopend met de eerste knop. Het gebruik van deze schermen wordt beschreven in het onderdeel 'Aanwijzen niet financierbare landen'. Overig niet financierbare debiteuren (tab Debiteur) Naast de hierboven genoemde categorieën kan het wenselijk zijn ook andere debiteuren als niet-financierbaar aan te wijzen. De vorderingen op de als zodanig aangewezen debiteuren worden bij het vaststellen van de dekkingswaarde uitgesloten. Het aanwijzen van deze debiteuren verloopt via het scherm 'Afgekeurde debiteuren' te openen via de knop. Het gebruik van dit scherm wordt beschreven in het onderdeel 'Aanwijzen afgekeurde debiteuren'. Ouderdom per debiteur (tab Debiteur) Bij de ouderdom per debiteur wordt aan de hand van het betaalgedrag van een debiteur gecontroleerd of de vorderingen op betreffende debiteur moeten worden meegewogen bij het vaststellen van de dekkingswaarde. Dit kan op twee manieren worden vastgesteld: - 1 of meer vorderingen op een debiteur zijn ouder dan X dagen - X% van de vorderingen op een debiteur zijn zijn ouder dan Y dagen Selecteer de gewenste analysemethode en stel de te hanteren getallen in. Indien bij het analyseren van de ouderdom wordt vastgesteld dat een debiteur buiten de gestelde marges valt, wordt het totaal aan vorderingen op betreffende debiteur als niet-financierbaar aangemerkt. Compensatie (tab Verrekening) Indien een onderneming als debiteur en als crediteur in een administratie voorkomt, moeten bij het vaststellen van de dekkingswaarde de vorderingen op die onderneming worden verminderd met de schulden aan die onderneming. Hiervoor moet een koppeling worden gelegd tussen betreffende debiteuren en crediteuren. Deze handeling verloopt via het scherm 'Koppelen debiteuren crediteuren', te openen via de knop. Het gebruik van dit scherm wordt beschreven in het onderdeel 'Koppelen debiteuren crediteuren'. Concentratie (tab Verrekening) Een concentratiedebiteur is een debiteur waarvan het totaal aan vorderingen groter is dan een door de bank ingesteld percentage van het totaal bedrag van niet afgekeurde vorderingen. Dit percentage kan bij de optie 'Concentratie' worden ingesteld. Na het instellen van deze optie worden - bij het vaststellen van de dekkingswaarde - de vorderingen op concentratie debiteuren slechts meegewogen voorzover het door de bank ingestelde percentage niet wordt overschreden. Verrekening creditnota's (tab Verrekening) Na het activeren van deze instelling worden de creditnota's - voorafgaand aan het vaststellen van de dekkingswaarde - in mindering gebracht op de openstaande posten.

154 150 Handleiding d-basics Kredietverzekering (tab Verzekerd) Vorderingen op kredietverzekerde debiteuren moeten worden meegeteld bij het vaststellen van de dekkingswaarde. Dit voor zover de kredietlimiet niet wordt overschreden. D-basics RAM kan hier automatisch rekening mee houden. Activeer hiervoor de optie 'Kredietverzekering' en vul het te hanteren percentage en aantal dagen in. De informatie inzake kredietlimieten zoals die door kredietverzekeringsmaatschappijen wordt verschaft, kan automatisch worden geïmporteerd in d-basics RAM. Dit moet tenminste één keer worden gedaan, het wordt echter aangeraden de limieten regelmatig te actualiseren. Zie ook: Importeren kredietlimieten. Ouderdom per vordering (tab Ouderdom) Vorderingen die niet op basis van de hiervoor beschreven controles zijn afgekeurd moeten worden meegewogen bij het vaststellen van de dekkingswaarde. Dit echter slechts tot een bepaalde leeftijd en een bepaald percentage. D-basics RAM kan hierbij twee verschillende leeftijdscategorieën hanteren. Per leeftijdscategorie kan een afwijkend percentage worden ingevuld. Voorb eeld: In dit voorbeeld worden vorderingen tot 60 dagen voor 60% gefinancierd, vorderingen tussen 60 en 90 dagen voor 30% en vorderingen ouder dan 90 dagen voor 0% Voorraad (tab Voorraad) Bij het vaststellen van het nieuwe krediet kan rekening worden gehouden met aanvullende financiering op basis van voorraden. Om deze financiering op de juiste manier te kunnen berekenen moeten de volgende zaken worden ingesteld: - Selecteren voorraad crediteuren - Selecteren financierbare artikelgroepen - Instellen percentage voorraad financiering Na het vastleggen van deze instellingen zal de aanvullende financiering op basis van voorraden op de volgende manier worden berekend: voorraad financiering = (som waarde financierbare artik elgroepen - som waarde voorraad crediteuren) * percentage voorraad financiering Stam/basis krediet en Extra krediet Vul - indien van toepassing - de waarde van het Stam/basis en Extra krediet in via de corresponderende invulvakken. Overige zekerheden Vul hier het de waarde van overige zekerheden in (indien van toepassing) Maximum krediet debiteuren / voorraad Vul - indien van toepassing - het maximum krediet in voor debiteuren en voorraden.

155 Modules 151 Kredietlimiet / Aanvullende kredietlimiet / Vast limiet Vul hier de kredietlimiet en eventueel de aanvullende kredietlimiet in. Indien de dekkingswaarde lager is dan de optelsom van de kredietlimieten, dan wordt de nieuwe kredietfaciliteit gelijk gesteld aan de dekkingswaarde. Is de dekkingswaarde hoger dan de optelsom van kredietlimieten, dan wordt de nieuwe kredietfaciliteit gelijk gesteld aan het totaal der kredietlimieten. Desgewenst kan een vaste limiet limiet worden gehanteerd. Selecteer deze optie indien de limiet altijd hetzelfde is ongeacht de hoogte van de dekkingswaarde. Afronden Met behulp van de optie afronden kan worden ingesteld hoe d-basics RAM de berekening van de kredietfaciliteit moet afronden. Veiling obligo Bij klanten die hun producten via een veiling verkopen moet vaak een veiling obligo in mindering worden gebracht op de kredietfaciliteit. Vul het in mindering te brengen bedrag in (voorzover hiervan sprake is). Bankgarantie Via de bank afgegeven garanties moeten in mindering worden gebracht op de kredietfaciliteit. Vul het in mindering te brengen bedrag in (voorzover hiervan sprake is). Opmerkingen: Indien voor het berekenen van de dekkingswaarde gebruik wordt gemaakt van via geïmporteerde gegevens is het mogelijk dat de verzender van de gegevens al een aantal instellingen heeft gedaan. Deze instellingen kunnen worden gecontroleerd en desgewenst worden aangepast. Open hiervoor het instellingenscherm in kwestie (via de knop ) Via de knop kan telkens een overzicht van de uitgesloten vorderingen worden opgevraagd. Stap 3: Berekenen dekkingswaarde Na het doorlopen van stap 2 en 3 kan de dekkingswaarde worden berekend. Druk hiervoor op de knop 'Calculeren'. Het is mogelijk de uitkomst van de analyse op te slaan, druk hiervoor op de knop 'Calculeren en opslaan in historie'. D-basics bewaart enkel de gegevens van analyses die zijn opgeslagen, niet bewaarde analyses kunnen op een later tijdstip niet opnieuw worden opgeroepen. Stap 4: Afdrukken pandakte en relateringsbrief Indien gewenst kan na het analyseren van de debiteurenportefeuille een pandakte en relateringsbrief worden afgedrukt. De opdracht hiertoe kan worden gegevens via de knoppen 'Print Pandakte' en 'Print relateringsbrief. Stap 5: Nieuwe debiteuren als verwerkt markeren Van iedere debiteur moet worden gecontroleerd of hij op de juiste manier in de analyse is verwerkt. Om te voorkomen dat dit bij iedere analyse voor alle debiteuren opnieuw moet plaatsvinden biedt dbasics RAM de mogelijkheid debiteuren de status 'Verwerkt' te geven. Op deze manier hoeft bij vervolganalyses enkel voor de nog niet verwerkte debiteuren te worden gecontroleerd of ze op de juiste manier in de analyse worden verwerkt.

156 152 Handleiding d-basics Debiteuren kunnen op de volgende manier in status 'Verwerkt' worden gezet: 1. Open het scherm 'Nieuwe debiteuren' Het scherm 'Nieuwe debiteuren' is te openen via de knop (linksboven in het scherm) 2. Selecteer de verwerkte debiteuren Selecteer in de linker kolom de debiteuren die als verwerkt moeten worden gemarkeerd en verplaats ze met de knop naar de rechter kolom (met behulp van de knop kunnen alle debiteuren in één keer naar de rechter kolom worden verplaatst) 3. Bewaar instellingen Druk op de knop 'OK' of 'Toepassen' om de instellingen te bewaren. Stap 6: Verwerken gegevens in banksysteem De uitkomst van de door gemaakte analyse moet op precies dezelfde manier in de banksystemen worden verwerkt als dat bij een handmatige pandlijstanalyse het geval is. Via de knop "Historie -> Excel" kan een overzicht worden geexporteerd met de hiervoor benodigde gegevens Importeren kredietlimieten Kredietverzekeringsmaatschappijen bieden de mogelijkheid overzichten op te vragen van de kredietlimieten zoals die aan een onderneming zijn afgegeven. Bij het analyseren van een debiteurenportefeuille moet met deze limieten rekening worden gehouden, d-basics RAM biedt daarom de mogelijkheid tot het importeren van de overzichten met limietinformatie. Hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen: Stap 1: Downloaden overzicht limieten Download - telkens voorafgaand aan het importeren - via de website van de kredietverzekeringsmaatschappij - het overzicht moet de meest recente limieten. Sla dit document zodanig op dat het eenvoudig kan worden teruggevonden (zie de documentatie van de kredietverzekeringsmaatschappijen voor meer informatie). Stap 2: selecteren kredietverzekeringsmaatschappij Selecteer via het uitvouwmenu 'Maatschappij' de juiste kredietverzekeringsmaatschappij. Stap 3: selecteren bestand met limiet informatie Druk op de knop en blader naar de locatie waar het tijdens stap 1 verkregen document is opgeslagen, selecteer vervolgens het document. Stap 4: Importeren limieten Druk op de knop om de limieten te importeren. Stap 5: Koppelen debiteuren Na het importeren van de limieten moeten een koppeling worden gelegd tussen de debiteuren uit het boekhoudpakket en de debiteuren zoals vermeld in de overzichten van de kredietverzekeringsmaatschappij. Dit koppelen verloopt via het scherm 'Koppelen kredietverzekerde debiteuren' dat kan worden geopend via de knop. Het gebruik van dit scherm wordt beschreven in het onderdeel 'Koppelen verzekerde debiteuren'

157 Modules Koppelen verzekerde debiteuren Menu opties: 'Beheer', 'Debiteuren', 'Koppelen verzek erde debiteuren' Via het scherm 'Koppelen verzekerde debiteuren' kan een koppeling worden gelegd tussen de debiteuren zoals ze uit het boekhoudpakket zijn geïmporteerd en de debiteuren zoals ze uit de overzichten van de kredietverzekeringsmaatschappijen zijn geïmporteerd. Het koppelen van verzekerde debiteuren kan op twee manieren: handmatig en automatisch Automatisch Bij het automatisch koppelen probeert d-basics aan de hand van een aantal gemeenschappelijke kenmerken automatisch de bij elkaar horende debiteuren te lokaliseren. Vink hiervoor bij 'Zoekresultaten' de eigenschappen aan op basis waarvan de matching moet plaatsvinden en druk vervolgens op de knop 'Zoek'. Controleren en definitief mak en De door d-basics gevonden resultaten moeten worden gecontroleerd, daarna moeten ze definitief worden gemaakt. Een koppeling wordt definitief gemaakt door de gesuggereerde koppeling naar het vak 'Gekoppeld' te verplaatsten (selecteer de gesuggereerde koppeling en druk op de knop 'Toevoegen'). Het is mogelijk meerdere gesuggereerde koppelingen gelijktijdig definitief te maken. Handmatig Doorloop voor het handmatig koppelen de volgende stappen: 1. Selecteer in de linker kolom een 'kredietverzekerde' debiteur 2. Selecteer in de rechter kolom de daarmee corresponderende debiteur uit het boekhoudpakket 3. Verplaats de geselecteerde debiteuren naar het vak 'Gekoppeld' door op de knop 'Toevoegen' te drukken. Herhaal de hierboven genoemde stappen totdat alle verzekerde debiteuren gekoppeld.

158 154 Handleiding d-basics Opmerkingen: Als bij het handmatig koppelen de optie 'Advies' is geselecteerd, wordt bij het aanklikken van een debiteur in de linker kolom in de rechter kolom automatisch de debiteur geselecteerd die er het meest mee overeenkomt. In principe hoeven krediet verzekerde debiteuren maar één keer te worden 'gekoppeld'. Daarna moeten de koppelingen worden 'onderhouden'. Dit houdt in dat nieuwe kredietverzekerde debiteuren moeten worden gekoppeld aan de debiteuren uit het boekhoudpakket. Indien zich in de linker en/of rechter kolom geen debiteuren bevinden, betekent dit dat deze gegevens nog niet ingelezen zijn Historie analyseresultaten Menu opties: 'Modules', 'Debiteuren portefeuille analyse', 'Historie analyseresultaten' Bij het berekenen van de dekkingswaarde van een debiteurenportefeuille wordt de mogelijkheid geboden de analyse op te slaan zodat deze later opnieuw kan worden geraadpleegd. Het opnieuw oproepen van een analyse verloopt via het scherm ' Historie dekkingswaarde debiteurenportefeuille' dat is te openen via de hierboven genoemde menu opties. Openen analyse Selecteer de analyse die moet worden geopend en klik op de knop 'Openen' of dubbelklik op de regel van de analyse. Verwijderen analyse Selecteer de analyse die moet worden verwijderd en klik op de knop 'Verwijderen'.

159 Modules Afloopcontrole Menu opties: 'Modules', 'Debiteuren portefeuille analyse', 'Afloopcontrole...' De afloopcontrole geeft een overzicht van de - tussen twee peilmomenten opgetreden - wijzigingen in de openstaande posten bij debiteuren en crediteuren. Hierbij worden de openstaande posten automatisch opgedeeld in vier categorieën: Nieuwe facturen Ongewijzigde facturen Gedeeltelijk ontvangen of gecrediteerde facturen Volledig ontvangen of gecrediteerde facturen Het scherm voor de afloopcontrole is op te roepen via de hierboven genoemde menu opties. Afloopcontrole Selecteer voor het doen van een afloopcontrole via de uitvouwmenu's rechtsboven in het scherm het eerste en tweede peilmoment. Na het selecteren van de peilmomenten wordt automatisch het verschil tussen beide debiteurenlijsten vastgesteld. De uitkomst van deze vergelijking wordt in het bovenste vak getotaliseerd en in het onderste vak per openstaande post weergegeven. Gegevens tussenliggende peilmomenten meenemen Selecteer de optie 'Posten weergeven die tussen de historische posten zijn ontstaan en voldaan' indien de gegevens van tussenliggende peilmomenten moeten worden meegenomen. Filter Met behulp van het uitvouwmenu linksboven in het scherm ('Status') kan de weergegeven informatie worden gefilterd op status. Na het selecteren van een status worden slechts de openstaande posten met de geselecteerde status weergegeven. Opmerkingen: Peilmomenten worden aangemaakt op het moment dat gegevens worden geïmporteerd in d-basics. Het is niet mogelijk andere peilmomenten te kiezen. Een factuur die tussen de peilmomenten is aangemaakt en betaald (of gecrediteerd) krijgt de status verwijderd (dit op voorwaarde dat de gegevens van factuur op een tussenliggend peilmoment zijn ingestuurd). Facturen die tussen het maken van twee peilmomenten worden aangemaakt en betaald worden niet meegenomen in de afloopcontrole. Standaard worden 10 peilmomenten opgeslagen (bij de elfde keer importeren wordt de oudste verwijderd). Het aantal te bewaren peilmomenten kan via de Geavanceerde instellingen worden aangepast.

160 156 Handleiding d-basics Afdrukken uitwinningsdocumenten Menu opties: 'Modules', 'Debiteuren portefeuille analyse', 'Afdruk k en uitwinningsdocumenten' Bij de uitwinning van een debiteurenportefeuille moeten uitwinningsdocumenten worden verstuurd naar de debiteuren. Deze uitwinningsdocumenten kunnen automatisch worden geprint met d-basics RAM. Open hiervoor het scherm 'Afdrukken uitwinningsdocumenten' via de hierboven genoemde menu opties. Doorloop in dit scherm vervolgens de volgende stappen: Stap 1: Selecteer de taal van de debiteur Niet iedere debiteur kan in dezelfde taal worden aangeschreven. Selecteer via het uitvouw menu 'Taal van debiteur' een taal, hiermee wordt automatisch een selectie gemaakt van de debiteuren waarvan in het boekhoudpakket is aangegeven dat ze in de geselecteerde taal moeten worden aangeschreven. Stap 2: Selecteer de taal van het uitwinningsdocument Selecteer via het uitvouwmenu 'Taal uitwinningsdocument' de taal waarin de te produceren uitwinningsdocumenten moeten worden opgesteld. Dit hangt uiteraard samen met de groep debiteuren die tijdens stap 1 is geselecteerd. Stap 3: Selecteer de aan te schrijven debiteuren Standaard worden alle debiteuren aangeschreven die voorkomen in de tijdens stap 1 geselecteerde groep. Het is echter mogelijk deze selectie aan te passen. Verwijder het vinkje aan het begin van de regel indien een debiteur moet worden uitgesloten. Door het vinkje opnieuw te plaatsen wordt de debiteur opnieuw geselecteerd. Via de knop 'Remove selection' kunnen alle debiteuren in één keer worden gedeselecteerd, via de knop 'Invert selection' kan de selectie worden omgekeerd.

161 Aanmaken data bestanden Hoofdstuk VII

162 158 7 Handleiding d-basics Aanmaken data bestanden De gegevens die uit het boekhoudpakket zijn gekopieerd kunnen in verschillen bestandsformaten worden opgeslagen. De databestanden die hierbij worden aangemaakt kunnen vervolgens automatisch worden verstuurd. Hiermee wordt een oplossing geboden voor het automatisch uitwisselen van gegevens met externe financiële dienstverleners of andere applicaties (hierna 'ontvangende partijen' genoemd). Het d-basics programma bevat voor iedere ontvangende partij een aparte exportmodule die volledig is afgestemd op eisen die in het betreffende geval aan de aanlevering van informatie worden gesteld. Er zijn exportmodules voor: factormaatschappijen banken credit management en incasso digitale facturatie (e-invoicing) verzuim management Hoewel iedere exportmodule zijn bijzonderheden heeft, is het gebruik van de verschillende modules in hoofdlijnen gelijk. In dit hoofdstuk wordt daarom in het algemeen het gebruik van de exportmodules beschreven en wordt voor bijzonderheden per exportmodule verwezen naar de - per exportmodule opgestelde - stappenplannen. In de algemene beschrijving zullen de volgende onderwerpen worden behandeld: Openen van de exportmodule Instellen van de exportmodule Aanmaken en versturen van databestanden Opmerking: Omdat het een algemene beschrijving betreft is het mogelijk dat instellingen of handelingen worden beschreven die op een bepaalde exportmodule niet van toepassing zijn. Deze informatie mag in dit geval worden genegeerd.

163 Aanmaken data bestanden Openen van de exportmodule Menu opties: Exporteren, <NAAM EXPORTMODULE> Alle handelingen met betrekking tot het aanmaken van databestanden verlopen via het scherm van de exportmodule. Importeren gegevens Bij het openen van dit scherm wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket. Opmerkingen: Via d-basics kan informatie worden verstuurd naar een groot aantal financiële dienstverleners / applicaties, deze worden hierna de ontvangende partij genoemd. Voor iedere ontvangende partij is aan dbasics een exportmodule toegevoegd die is afgestemd op de eisen die in dat geval aan de aanlevering van informatie worden gesteld. Omdat deze eisen per toepassing variëren, kan de in d-basics geactiveerde exportmodule aanzienlijk afwijken van het hierboven getoonde voorbeeld. Hoewel d-basics een groot aantal exportmodules bevat, zal bij standaard gebruik vaak slechts één exportmodule beschikbaar zijn. Dit is afhankelijk van het aantal exportmodules waarvoor een abonnement is afgesloten en de licentiesleutel waarmee d-basics is geactiveerd.

164 Handleiding d-basics Instellen van de exportmodule Bij het in gebruik nemen van een exportmodule moeten de volgende instellingen worden vastgelegd: 1. Bestandenpad De door d-basics aangemaakte databestanden worden opgeslagen op de harde schijf van de computer. Standaard wordt hiervoor de locatie 'c:\export' gehanteerd. Bij punt 1 kan via de knop een alternatieve locatie worden geselecteerd. Via de knop kan de locatie worden geopend waar de databestanden worden opgeslagen. Opmerkingen: De door d-basics aangemaakte databestanden worden opgeslagen in de hierboven genoemde map. Vaak kunnen ze vanuit deze map automatisch worden verstuurd. Dit is echter alleen mogelijk als de ontvangende partij een voorziening heeft getroffen waarmee de verstuurde bestanden automatisch kunnen worden ontvangen. Is deze voorziening er niet dan moeten de bestanden op een andere manier worden verstuurd, bijvoorbeeld door ze handmatig te 'uploaden' via de website van ontvangende partij. Het is mogelijk dat vanuit meerdere administraties in het boekhoudpakket databestanden moeten worden aangemaakt. In dit geval moet in d-basics een gelijk aantal (d-basics) administraties worden aangemaakt. Om verwarring van gegevens te voorkomen wordt aangeraden per administratie een aparte export map te gebruiken. Als het opgegeven bestandenpad niet aanwezig is zal d-basics proberen dit automatisch aan te maken. Het is mogelijk dat per type exportbestand (bijvoorbeeld debiteuren NAW en debiteuren openstaande posten) een aparte locatie moet worden opgegeven 2. Gegevens versturende en ontvangende partij De partij die databestanden ontvangt moet kunnen vaststellen van wie deze bestanden afkomstig zijn. Iedere exportmodule biedt daarom de mogelijkheid de gegevens van de versturende partij in te vullen. Daarnaast wordt in sommige gevallen ook de mogelijkheid geboden gegevens van de ontvangende partij in te vullen. Naast identificatie worden de gegevens ook gebruikt voor authentificatie tijdens het versturen. VERSTURENDE PARTIJ Van de versturende partij moet doorgaans in ieder geval een administratie-, rekening- of klantnummer worden ingevuld. De overige in te vullen gegevens variëren per exportmodule. Let er bij het invullen van de gegevens op dat deze moeten corresponderen met de administratie in het boekhoudpakket (waaraan betreffende d-basics administratie is gekoppeld). Export accounts Het komt voor dat informatie, die vanuit één administratie in boekhoudpakket is geïmporteerd, in meerdere databestanden moet worden opgeslagen en verstuurd. Een voorbeeld hiervan is het aanmaken van databestanden per valuta indien in meerdere valuta wordt gefactureerd. In dit geval moet per type exportbestand een export account worden aangemaakt waarin wordt aangegeven welke informatie moet worden verstuurd. Factureert men bijvoorbeeld in drie verschillende valuta, dan moeten drie export accounts worden aangemaakt. Na het aanmaken van de export accounts wordt in het vervolg voor iedere valuta een apart exportbestand aangemaakt dat alleen de facturen in de betreffende valuta bevat. ONTVANGENDE PARTIJ Als tevens de mogelijkheid wordt geboden de gegevens van de ontvangende partij in te vullen dan worden deze over het algemeen gebruikt bij het afdrukken van pandaktes of soortgelijke documenten. Als de gegevens van de ontvangende partij worden gevraagd, kunnen die over het algemeen via een voorgedefinieerde lijst worden geselecteerd. Ontbreekt betreffende ontvangende partij, vul dan de gevraagde gegevens zo compleet mogelijk in.

165 Aanmaken data bestanden 161 Belangrijk: Bij het selecteren van een voorgedefinieerde ontvangende partij worden de instellingen voor het versturen van databestanden vaak automatisch overschreven. De gegevens in de voorgedefinieerde lijst met ontvangende partijen wordt regelmatig geactualiseerd. Installeer daarom eerst een update van het d-basics programma voordat deze instelling wordt aangepast. 3. Keuze databestanden Het soort databestanden dat moet worden aangemaakt en verstuurd hangt af van de afspraken die hieromtrent zijn gemaakt met de ontvangende partij. Op basis van de informatie die uit het boekhoudpakket is gekopieerd kan d-basics de volgende databestanden aanmaken: DEBITEUREN Debiteuren gegevens (naam, adres, woonplaats,...) Openstaande posten / Nieuwe facturen Mutaties openstaande posten Factuurregels Debiteuren dag-voortgangsbestand (klik hier voor extra informatie) CREDITEUREN Crediteuren gegevens (naam, adres, woonplaats,...) Openstaande posten Mutaties openstaande posten GROOTBOEK Schema grootboekrekeningen Mutaties grootboekrekeningen VOORRAAD Voorraad wordt vaak in aparte logistieke systemen bijgehouden waarbij uiteenlopende waarderingstechnieken worden gebruikt. Daarom is voor het versturen van voorraadgegevens een voorziening getroffen die de mogelijkheid biedt door het logistieke pakket aangemaakte databestanden als bijlage te versturen (klik hier voor extra informatie). Selecteren te versturen bestanden Welke van de hierboven genoemde databestanden daadwerkelijk moeten worden verstuurd verschilt per ontvangende partij. Afhankelijk van de geboden dienstverlening heeft deze doorgaans slechts een beperkt aantal van de hierboven genoemde bestanden nodig. De exportmodules die voor iedere ontvangende partij aan d-basics zijn toegevoegd zijn hierop afgestemd, ze bieden slechts de keuze uit de van toepassing zijnde databestanden. Kies uit deze 'beschikbare' databestanden de bestanden die aansluiten bij de met de ontvangende partij overeengekomen dienstverlening. Aansluitgegevens In het geval van een overeenkomst waarbij databestanden met de openstaande posten van de debiteuren moeten worden verstuurd wordt mogelijk ook gevraagd aansluitgegevens mee te sturen. In dit geval wordt in de exportmodule het uitvouwmenu "Aansluitgegevens" weergegeven en moet worden geselecteerd waar de meegestuurde aansluitgegevens op zijn gebaseerd.

166 162 Handleiding d-basics 4. Opties Exportmodules kunnen de volgende optionele instellingen bieden: Alle debiteuren exporteren / Alle crediteuren exporteren Normaal worden alleen de NAW gegevens van debiteuren en crediteuren met openstaande saldi in de databestanden opgenomen. Door bij het onderdeel "Opties" de mogelijkheden 'Alle debiteuren exporteren' of 'Alle crediteuren exporteren' te selecteren kan worden bewerkstelligd dat ook de NAW gegevens van de debiteuren of crediteuren zonder openstaande saldi in de databestanden worden opgenomen Exportbestanden aanmaken per valutacode Standaard worden de gegevens van alle nieuwe facturen/openstaande posten in één exportbestand opgeslagen. Via de optie "Exportbestanden aanmaken per valutacode" kan worden ingesteld dat aparte data/exportbestanden worden aangemaakt per valuta (waarin facturen zijn gefactureerd). Exporteren in vreemde valuta In aanvulling op de optie "Exportbestanden aanmaken per valutacode" kan via de optie 'Exporteren in vreemde valuta' worden ingesteld dat facturen in vreemde valuta worden geëxporteerd. Dit in afwijking op de standaard werkwijze waarbij facturen - ongeacht de valuta waarin ze zijn gefactureerd - in de standaard valuta van de administratie worden geëxporteerd. Selecteren bestandsformaat Doorgaans maakt een exportmodule databestanden in één bestandsformaat. In bepaalde gevallen wordt evenwel de keuze uit verschillende bestandsformaten geboden. Selecteer in dit geval het bestandsformaat zoals dat is overeengekomen met de ontvangende partij. 5. FileMerger De FileMerger biedt de mogelijkheid - voorafgaand aan het versturen - databestanden uit meerdere administraties samen te voegen. Selecteer hiervoor de optie "Gebruik FileMerger" en druk vervolgens op de knop "Configureren" om de instellingen van de FileMerger vast te leggen. Het instellen van de FileMerger wordt beschreven in de bijlage 'Gebruik File Merger'. 6. Instellingen automatisch versturen De door d-basics aangemaakt databestanden moeten vaak naar een externe financiële dienstverlener worden verstuurd. Hiervoor moeten de volgende instellingen worden ingevuld: Automatisch versturen Selecteer deze optie indien databestanden direct na het aanmaken automatisch moeten worden verstuurd. Wordt deze optie niet geselecteerd, dan kunnen de databestanden alsnog worden verstuurd door na het aanmaken op de knop 'Versturen' te klikken. Keuze verzendmethode Databestanden kunnen op vier verschillende manieren worden verstuurd: per , via (S)FTP, via een webservice of handmatig via de website van de ontvangende partij. Het al dan niet kunnen gebruiken van deze verzendmethodes hangt af van de ontvangstvoorzieningen die door de ontvangende partij zijn getroffen. Meestal ondersteunt de ontvangende partij niet alle verzendmethodes, de niet bruikbare methodes worden in dit geval verborgen. Kies voor het automatisch versturen van databestanden de gewenste verzendmethode en vul de gevraagde gegevens / instellingen in.

167 Aanmaken data bestanden 163 INSTELLINGEN Voor het versturen via moeten de volgende instellingen worden vastgelegd: o Verstuur methode Selecteer hier de methode (SMTP of Outlook) die moet worden gebruikt voor het versturen van . De aanbevolen methode is "Outlook" o Mailserver (alleen bij SMTP) Vul hier de naam of het IP adres in van de (SMTP) mail server die moet worden gebruikt voor het versturen van de . Doorgaans is dit de mailserver van de Internet provider, het is ook mogelijk een binnen het netwerk aanwezige mailserver te gebruiken. SMTP Authenticatie Soms is authentificatie vereist om te kunnen versturen via een SMTP server. Selecteer in dit geval de optie 'SMTP authentificatie' en vul de 'Gebruikersnaam' en het 'Wachtwoord' waarmee kan worden ingelogd op de SMTP server. o adres afzender Vul hier uw eigen adres in. o adres ontvanger data Vul hier het adres in waar de databestanden naar toe moeten worden gestuurd. o adres bevestiging Vul hier het adres in waar een bevestiging - van het versturen van de databestanden naar toe moeten worden gestuurd. Vaak het adres van degene die de verstuurde databestanden moet verwerken. o Encryptie en compressie Gegevens die via worden verstuurd kunnen op twee verschillende manieren worden versleuteld: eenvoudige encryptie en encryptie met behulp van een encryptie sleutel. De eenvoudige encryptie kan worden toegepast door de optie 'Encryptie' te selecteren. Voor de encryptie met behulp van de encryptiesleutel moet de optie 'Exportbestanden versleutelen' worden geselecteerd en moet de door de ontvangende partij verschafte encryptiesleutel worden ingevuld in het invulvak 'Encryptiesleutel'. Naast encryptie wordt ook de mogelijkheid geboden bestanden voorafgaand aan het versturen te comprimeren, hiermee wordt de omvang van de bestanden sterk gereduceerd. Selecteer voor het toepassen van compressie de optie 'Exportbestanden comprimeren (ZIP)' Opmerkingen: Encryptie en compressie kan alleen worden gebruikt als de ontvangende partij de mogelijkheid heeft de op deze manier bewerkte databestanden te verwerken. Is dit niet (of gedeeltelijk) het geval dan worden de niet beschikbare opties niet weergegeven. Genoemde encryptie en compressie technieken kunnen in combinatie worden gebruikt. INSTELLINGEN (S)FTP Voor het versturen via (S)FTP moeten de volgende instellingen worden vastgelegd: o Host (FTP server) Vul hier het (IP) adres in van de FTP server waar de gegevens naar toe moeten worden gestuurd, of selecteer het juist (IP)adres uit de lijst van eventueel geboden alternatieven.

168 164 Handleiding d-basics o Poort (SFTP) Geef aan via welke poort de SFTP verbinding moet worden opgebouwd, standaard is dit poort 22. o Gebruikersnaam en wachtwoord Bij het versturen via (S)FTP moet worden ingelogd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze informatie wordt verschaft door de ontvangende partij en moet exact worden overgenomen in de daarvoor bedoelde invulvakken. o Private key In sommige gevallen wordt gebruik gemaakt van een sleutel (Private key) voor het versleutelen van de informatie. Deze sleutel bestaat uit een Private key bestand en een Private key wachtwoord, beide worden verschaft door de ontvangende partij. Selecteer voor het gebruiken van deze sleutel de optie "Gebruik private key", vul de locatie in waar het "Private key bestand" zich bevindt (kopieer het bestand eerst naar een locatie op de harde schijf) en vul het "Private key wachtwoord" in. Opmerkingen: Via de knop 'Test FTP' kan worden gecontroleerd of d-basics met behulp van de ingevoerde gegevens een verbinding met de FTP server kan opbouwen. Deze test is alleen beschikbaar voor SFTP verbindingen. Het wachtwoord voor het inloggen op de FTP server is doorgaans niet hetzelfde als het wachtwoord van de Private key. INSTELLINGEN WEBSERVICE Voor het versturen via een webservice moeten de volgende instellingen worden vastgelegd: o Host (Webserver) Vul hier het (IP) adres in van de webservice waar de gegevens naar toe moeten worden gestuurd, of selecteer het juist (IP)adres uit de lijst van eventueel geboden alternatieven. o Gebruiker en wachtwoord Bij het versturen via een webservice moet worden ingelogd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze informatie wordt verschaft door de ontvangende partij en moet exact worden overgenomen in de daarvoor bedoelde invulvakken. o Certificaatnaam In sommige gevallen wordt gebruik gemaakt van een certificaat voor het versleutelen en identificeren van de via d-basics verstuurde informatie. Dit certificaat kan via de ontvangende partij worden verkregen en moet worden geïnstalleerd op de computer waar ook het d-basics programma op is geïnstalleerd. Vul - na het installeren van het certificaat - in de exportmodule de naam van het certificaat in via het invulvak "Certificaatnaam". Opmerking: Via de knop 'Test webservice' kan worden gecontroleerd of d-basics met behulp van de ingevoerde gegevens een verbinding met de webservice kan opbouwen. VERSTUREN VIA WEBSITE Als het bij een ontvangende partij niet mogelijk is databestanden automatisch te versturen, wordt vaak de mogelijkheid geboden deze bestanden handmatig via de website op te sturen (uploaden). Selecteer in dit geval de verzendmethode 'Website', d-basics zal dan na het aanmaken van de databestanden automatisch de website openen waarlangs de bestanden kunnen worden ge-upload. Voor het inloggen is over het algemeen een gebruikersnaam en wachtwoord nodig, deze gegevens worden verschaft door de ontvangende partij.

169 Aanmaken data bestanden 165 Proxy server Selecteer de optie "Gebruik proxy server" indien bij het versturen via een proxy server verbinding moet worden gemaakt met internet. De instellingen voor de proxy server worden via het scherm "Internet settings" ingevuld, dit scherm kan worden geopend via de knop "Proxy settings". Netwerkverbinding Bij het versturen van bestanden wordt gebruik gemaakt van de standaard internetverbinding van de computer waarop d-basics is geïnstalleerd. Als gebruik moet worden gemaakt van een andere internetverbinding kan bij het onderdeel 'Netwerkverbinding' een alternatief worden gekozen. Zie ook 'Netwerk verbindingen' Belangrijk: Laat de te gebruiken netwerkverbinding op <geen> staan als van de standaard internetverbinding gebruik moet worden gemaakt. 7. Instellingen printen Het komt voor dat bij verpanding van debiteuren aan een factormaatschappij of bank wordt gevraagd aanvullend een getekende papieren pandakte in te leveren. Deze pandakte kan na het versturen van de databestanden automatisch worden afgedrukt. Bij punt 7 in het scherm van de exportmodule kunnen de hierbij te hanteren instellingen worden vastgelegd: Selecteren pandakte Als de keus wordt geboden uit meerdere soorten pandaktes moet - in overleg met de ontvangende partij - het gewenste type worden geselecteerd Automatisch pandakte afdrukken Selecteer deze optie indien de pandakte automatisch moet worden geprint na het aanmaken van databestanden Taal Selecteer hier de taal waarin de pandlijst moet worden geprint Bijlage afdrukken Selecteer deze optie indien bij het printen van de pandakte ook de bijlage met specificatie van openstaande posten/facturen moet worden afgedrukt. Per valuta Selecteer deze optie als per valuta een aparte pandlijst moet worden afgedrukt Niet financierbare posten wel op pandakte afdrukken Selecteer deze optie als de met behulp van filters uitgesloten openstaande posten/facturen toch op de pandlijst moeten worden afgedrukt. Kopie naar PDF Selecteer deze optie als een kopie van de pandlijst als PDF bestand moet worden opgeslagen. Volgorde Via de optie "Sort" kan worden ingesteld in welke volgorde openstaande posten op een pandlijst worden afgedrukt.

170 166 Handleiding d-basics AFSLUITENDE OPMERKING Alle hierboven beschreven instellingen bevinden zich op de tab "Opties". Een exportmodule bevat standaard drie tabs: "Opties", "Overzicht" en "Log". Het is echter mogelijk dat een exportmodule naast de drie standaard tabs één of twee extra tabs bevat. De meest voorkomende extra tab heet "Extra opties" en biedt de mogelijkheid tot het vastleggen van één of meerdere instellingen die exclusief betrekking hebben op betreffende exportmodule. De ander extra tab heet "Ontvangen bestanden". Daar waar een export module doorgaans alleen wordt gebruikt om gegevens naar een financiële dienstverlener te sturen biedt deze tab de mogelijkheid bestanden te downloaden uit het systeem van de financiële dienstverlener. Voor iedere exportmodule is een apart stappenplan opgesteld waarin stapsgewijs wordt beschreven hoe de exportmodule moet worden gebruikt. Als een export module een extra tab bevat dan wordt het instellen of het gebruik daarvan beschreven in een bijlage van het bijbehorende stappenplan.

171 Aanmaken data bestanden Aanmaken en versturen van databestanden De door d-basics geïmporteerde gegevens kunnen worden opgeslagen in databestanden, hierbij moeten de volgende stappen worden doorlopen: Stap 1: Importeren gegevens Bij het openen van de exportmodule wordt gevraagd of de gegevens uit de database van het boekhoudpakket moeten worden geïmporteerd. Importeer de gegevens opnieuw indien er sinds de laatste importactie boekingen werden verricht in het boekhoudpakket. Stap 2: Selecteren te verzenden nieuwe facturen Sommige ontvangende partijen - met name factormaatschappijen - vragen databestanden die alleen nieuwe facturen ontvangen (de facturen die sinds de laatste upload zijn zijn aangemaakt). In dit geval registreert d-basics welke factuur als laatste is verstuurd en selecteert bij een nieuwe verzendactie automatisch de facturen die sinds de laatste verzendactie aangemaakt zijn. Van de door d-basics gemaakte selectie kan worden afgeweken door een afwijkende eerste en/of laatste factuur te kiezen (punt 2b van de exportmodule). Doe dit alleen als de door d-basics gemaakte selectie niet correct is of indien de laatste verzendactie niet goed is verlopen. Stap 3: Instellen filters Met behulp van filters kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren, openstaande posten en/of facturen niet moeten worden opgenomen in de databestanden (punt 4 in het scherm van de Exportmodule). Het gebruik van filters wordt beschreven in de bijlage 'Het gebruik van filters'. Opmerkingen: Het komt voor dat gegevens uit één boekhoudadministratie moeten worden opgesplitst en in separate databestanden moeten worden verstuurd. Dit kan worden opgelost door gebruik te maken van Export accounts of door het aanmaken van meerdere administraties, waarbij per administratie met behulp van filters wordt ingesteld welke informatie moet worden verstuurd (zie ook kopiëren van administraties). Het filteren van debiteuren is een eenmalige instelling (m.u.v. naderhand in het boekhoudpakket aangemaakte debiteuren). Het Openstaande posten / Facturen filter zal bij iedere exportactie opnieuw moeten worden ingesteld. Stap 4: Invoeren voorraadgegevens Sommige ontvangende partijen willen ook voorraadgegevens ontvangen. Omdat deze gegevens vaak in afzonderlijke logistieke pakketten zijn opgeslagen biedt d-basics doorgaans niet de mogelijkheid voorraadgegevens automatisch te importeren. In plaats daarvan kan men in d-basics handmatig voorraadcategorieën definiëren en bij iedere verzending het saldo per categorie invullen. Ter onderbouwing hiervan wordt voor iedere categorie een bijlage toegevoegd en meegestuurd. Het aanmaken en gebruiken van voorraadcategorieën wordt beschreven in "Handmatig invoeren aanvullende gegevens". Stap 5: Aanmaken databestanden Na het doorlopen van de voorgaande stappen kan de opdracht tot het aanmaken van databestanden worden gegeven door op de 'Start' knop te klikken. Voorafgaand aan het aanmaken van de databestanden voert d-basics de volgende controles uit: Zijn de instellingen van de exportmodule juist ingevuld? Onjuiste of onvolledige instellingen worden in het rood weergegeven en moeten worden gecorrigeerd alvorens de databestanden worden verstuurd. Zijn de land, taal en valutacodes aan de juiste ISO code gekoppeld? Bij het aanmaken van de databestanden wordt gecontroleerd of de in het boekhoudpakket gehanteerde codes voor land, taal en valuta overeenstemmen met de hiervoor geldende ISO codes. Indien een afwijkende code wordt gesignaleerd moet deze worden gekoppeld aan de daarmee corresponderende ISO-code voor Taal-, Land- of Valuta. Het is niet mogelijk export bestanden aan te maken voordat alle codes in het boekhoudpakket aan een ISO code zijn gekoppeld.

172 168 Handleiding d-basics controles debiteuren dag-voortgangsbestand Als een debiteuren dag-voortgangsbericht moet worden aangemaakt, wordt gecontroleerd of alle mutaties aan een mutatietype zijn gekoppeld en of het voorgaand opgestuurde totaal van vorderingen op debiteuren vermeerderd met de som van sindsdien opgetreden mutaties gelijk is aan het nieuwe totaal van vorderingen op debiteuren (klik hier voor meer informatie). Na het succesvol doorlopen van de controles worden de databestanden aangemaakt en opgeslagen in de export map. Stap 6: Versturen van de databestanden De door d-basics aangemaakt databestanden kunnen op twee manieren worden verstuurd: automatisch of handmatig Automatisch versturen Op voorwaarde dat ontvangende partij hiertoe de mogelijkheid biedt, kunnen de door d-basics aangemaakte databestanden automatisch worden verstuurd. De databestanden worden - direct nadat ze zijn aangemaakt - automatisch verstuurd als de optie "Automatisch versturen" is. Is deze optie niet geselecteerd, dan moet op de knop "Versturen" worden geklikt om de de databestanden te versturen. Handmatig versturen Databestanden moeten handmatig worden verstuurd als de ontvangende partij geen voorziening heeft getroffen waarlangs d-basics bestanden automatisch kan versturen. Meestal wordt in dit geval de mogelijkheid geboden databestanden handmatig te uploaden via de website van de ontvangende partij. Tijdens het uploaden moeten de door d-basics aangemaakte databestanden worden geselecteerd, deze zijn opgeslagen in de exportmap zoals die is aangegeven bij het instellen van de exportmodule. Opmerking: Als het automatisch versturen niet lukt, wordt aangeraden eerst te proberen de bestanden handmatig via de website van de ontvangende partij te versturen (uiteraard op voorwaarde dat deze mogelijkheid wordt geboden). Als ook de handmatige upload niet lukt is er waarschijnlijk sprake van een tijdelijke technische storing. Probeer het in dat geval op een later tijdstip opnieuw. Stap 7: Printen pandakte Bij sommige ontvangende partijen - met name factormaatschappijen en banken - moet naast de digitale databestanden ook een papieren pandakte worden geprint en per post worden opgestuurd. De afgiftenummers op deze pandaktes moeten elkaar opvolgen. Hiertoe wordt door d-basics het afgiftenummer telkens na het printen van een pandakte automatisch opgehoogd. Indien tussentijds pandaktes zijn geprint die niet zijn opgestuurd, moet het afgiftenummer handmatig worden aangepast. Vul in dit geval het afgiftenummer in dat 1 hoger is dan dat van de laatst opgestuurde pandakte. Stap 8: Raadplegen van Overzicht en Log Na het aanmaken van de databestanden kunnen de verrichtingen van d-basics worden gecontroleerd: Overzicht De tweede tab op het scherm van de exportmodule laat zien hoeveel debiteuren en openstaande posten of facturen in de bestanden zijn opgenomen. Tevens wordt het totaalbedrag van de geëxporteerde vorderingen getoond. Log De derde tab op het scherm van de exportmodule toont het export log. Hierin wordt o.a. aangegeven of het inlezen van de gegevens uit het boekhoudpakket succesvol is verlopen en of de databestanden succesvol zijn aangemaakt. De meldingen in het log bestand worden beschreven in de bijlage 'Meldingen log bestand'

173 Instellingen Hoofdstuk VIII

174 170 8 Handleiding d-basics Instellingen Dit hoofdstuk beschrijft de instellingen van d-basics. Hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld: Instellingen Systeem Database beheer Kopiëren administratie Netwerk verbindingen Taal instellen Gebruikersbeheer Gebruikersrechten administraties Standaard instellingen printen Internet settings Grafiek kleuren Automatisch importeren en exporteren Licentie Invullen gegevens licentiehouder Support Support

175 Instellingen In dit onderdeel worden de instellingen en het gebruik van beschreven. Hierbij zullen de volgende onderwerpen worden behandeld: Instellingen Instellingen contactpersonen ophalen en importeren Instellingen notificatie Instellingen Gebruikers van d-basics kunnen onderling - met behulp van - gegevens uitwisselen. Om de gegevens zoals die door een andere d-basics gebruiker zijn verstuurd te kunnen importeren, moet in dbasics RAM een ' account' worden aangemaakt en moeten de ' settings' worden ingesteld (klik op de snelkoppelingen voor aanvullende informatie) Beheer accounts Menu opties: ' ', 'Accounts' Met behulp van accounts worden de instellingen vastgelegd die moeten worden gebruikt bij het ophalen en versturen van . Via het scherm 'Mail accounts' kunnen accounts worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Druk voor het aanmaken van een nieuwe account op de knop 'Toevoegen', hiermee wordt het volgende scherm geopend: Leg in dit scherm de volgende gegevens vast: Naam en omschrijving Vul een naam en een omschrijving voor de account in. Internetverbinding Laat deze instelling op <GEEN> staan indien via het netwerk (LAN) verbinding met Internet kan worden gemaakt. Wijzig deze instelling slechts indien voor het maken van verbinding met Internet gebruik moet worden gemaakt van een inbelverbinding (maak in dat geval eerst de inbelverbinding aan in Windows). adres Vul hier het adres in van de verzender. Let op, dit adres moet kunnen versturen via de hierna genoemde SMTP server (relay).

176 172 Handleiding d-basics SMTP server Vul hier de naam in van de SMTP server die moet worden gebruikt voor het versturen van . POP3 server Vul hier de naam in van de POP3 server die moet worden gebruikt voor het ophalen van . Gebruikersnaam en wachtwoord Vul hier de gebruikersnaam en het wachtwoord in van de mailbox waaruit d-basics gegevens moet importeren Opmerkingen: Het aanmaken van accounts is slechts van belang indien d-basics zal worden gebruikt voor het ontvangen van gegevens die zijn verzonden door andere d-basics gebruikers. Het is mogelijk meerdere accounts aan te maken. Via het scherm ' settings' kan worden aangegeven welk van de accounts moet worden gebruikt bij het versturen en ontvangen van . Via de knoppen 'Wijzigen' en 'Verwijderen' kunnen accounts worden gewijzigd of verwijderd. Selecteer hiervoor eerst de betreffende account(s) settings Menu opties: ' ', 'Settings' Via het scherm 'Mail settings' kan worden ingesteld op welke account moet worden gebruikt bij het verzenden en ophalen van . Doorloop hiervoor de volgende stappen: Stap 1: instellen verzenden Selecteer via het uitvouw menu de account die moet worden gebruikt voor het verzenden van . Als er zich in het uitvouwmenu geen items bevinden moet er eerst een account worden aangemaakt, zie ook 'Beheer accounts'. Stap 2: instellen ontvangen kan volgens twee verschillende methodes worden ontvangen: POP3 en Outlook Selecteer de gewenste methode en vul vervolgens de resterende instellingen in. POP3 Selecteer via het uitvouw menu de account die moet worden gebruikt voor het ontvangen van . Als er zich in het uitvouwmenu geen items bevinden moet er eerst een account worden aangemaakt, zie ook 'Beheer accounts'.

177 Instellingen 173 Outlook In het geval van Outlook worden de instellingen van Outlook automatisch overgenomen. Voor het ophalen van zal de standaard Outlook account worden gebruikt van de gebruiker die op dat moment is ingelogd in Windows. Back up Na het importeren van de kan d-basics de verwerkte opslaan in een backup map. Om van deze functionaliteit gebruik te kunnen maken moet eerst (via Outlook) in de Inbox een backup map worden aangemaakt. Selecteer vervolgens in het scherm 'Mail settings' (in d-basics) via het uitvouw menu 'Back up map' de map waarin de verwerkte s moeten worden opgeslagen. Stap 3: selecteren locatie opslaan attachments De door d-basics ontvangen bevat attachments met daarin databestanden. Bij het ontvangen van de worden deze attachments opgeslagen zodat ze verder kunnen worden verwerkt. De locatie waarin attachments worden opgeslagen wordt automatisch ingevuld, desgewenst kan een alternatieve locatie worden geselecteerd (gebruik bij voorkeur de reeds ingevulde standaard locatie) ophalen en importeren Menu opties: ' ', 'Automatisch ophalen en importeren' Via de hierboven genoemde menu-opties kan opdracht worden gegeven tot het automatisch ophalen en importeren van via aangeleverde gegevens. Na het ophalen van de gegevens wordt het scherm 'Importeren gegevens' getoond. In dit scherm worden de ontvangen gegevensbestanden weergegeven. Selecteer de bestanden die moeten worden geïmporteerd en druk op de knop 'Start'. De gegevensbestanden worden vervolgens opgehaald, gedecodeerd en opgeslagen in d-basics Opmerkingen: Voor het ophalen en importeren van moet tenminste één account zijn aangemaakt en moeten de settings zijn ingesteld. Er zijn afzonderlijke menu opties voor het ophalen en importeren van mail. Deze maken het mogelijk het proces stap voor stap te doorlopen. Indien meerdere gegevensbestanden van eenzelfde administratie (dossier) worden aangetroffen importeert d-basics RAM enkel de meest recente

178 174 Handleiding d-basics Eerste aanlevering Indien een kredietnemer voor de eerste keer gegevens instuurt, wordt dit automatisch gedetecteerd door d-basics RAM. Hierbij verschijnt de volgende melding in beeld: Om de gegevens van de kredietnemer te kunnen verwerken moet in d-basics een administratie worden aangemaakt. Klik op 'Ja' om d-basics automatisch een administratie aan te laten maken, klik op 'Nee' indien de gegevens niet moeten worden geïmporteerd. Voor informatie inzake het aanmaken van administraties wordt verwezen naar het onderdeel 'Aanmaken van administraties'.

179 Instellingen Instellingen contactpersonen Bepaalde modules in d-basics bieden de mogelijkheid automatisch informatie te versturen via . Om van deze functionaliteit gebruik te kunnen maken moeten contactpersonen worden aangemaakt. Contactpersonen zijn degene die de informatie moeten ontvangen. In dit onderdeel wordt eerst het beheer van de contactpersonen beschreven, vervolgens wordt het koppelen van contactpersonen aan administraties behandeld Beheer contactpersonen Menu opties: 'RAM', 'Contacts' Het beheer van de contactpersonen verloopt via het scherm 'Contacts' dat kan worden geopend via de hierboven genoemde menu opties. Het scherm biedt de mogelijkheid tot het toevoegen, wijzigen en verwijderen van contactpersonen. TOEVOEGEN CONTACTPERSOON Druk voor het toevoegen van een contactpersoon op de knop 'Toevoegen'. hiermee wordt het scherm 'Contact' geopend: Leg in dit scherm de volgende gegevens vast: Gegevens contactpersoon De velden "Contact", "Functie" en " adres" zijn verplicht, het wordt echter aangeraden het scherm zo compleet mogelijk in te vullen. Te ontvangen berichten Selecteer tenslotte de berichten die naar de contactpersoon moeten worden gestuurd. WIJZIGEN CONTACTPERSOON Voor het wijzigen van een bestaande contactpersoon selecteert men de betreffende contactpersoon en klikt vervolgens op 'Wijzigen'. VERWIJDEREN CONTACTPERSOON Voor het verwijderen van een contactpersoon selecteert men de desbetreffende contactpersoon en klikt vervolgens op 'Verwijderen'.

180 176 Handleiding d-basics Contactpersonen koppelen aan administraties Menu opties: 'RAM', 'Contactpersonen k oppelen aan administraties' Het scherm 'Koppelen contactpersonen aan administraties' biedt de mogelijkheid per contactpersoon de administraties te selecteren waarvoor de contactpersoon notificaties dient te ontvangen. Open hiervoor het scherm via de hierboven genoemde menu opties en doorloop de volgende stappen: 1. Selecteer - via het uitvouwmenu 'Contactpersonen' - een contactpersoon 2. Selecteer in de rechter kolom de administratie(s) waarvoor de contactpersoon notificaties moet ontvangen 3. Verplaats de geselecteerde administraties naar de linker kolom (klik hiervoor op de knop 'Toevoegen'). 4. Klik op de knop 'Toepassen' om de instellingen op te slaan. Herhaal deze stappen totdat voor alle contactpersonen de juiste instellingen zijn vastgelegd.

181 Instellingen Instellingen notificatie Onder de naam notificatie biedt d-basics de mogelijkheid tot het automatisch versturen van berichten via . Een notificatie kan worden verstuurd indien zich één van de volgende situaties voordoet: De ontvangst van nieuwe bestanden De uitkomst van een analyse is onvoldoende Bestanden worden niet tijdig ontvangen Alvorens d-basics notificaties kan versturen moeten de hiervoor benodigde instellingen worden vastgelegd, dit wordt beschreven in het onderdeel 'Instellingen notificatie'. Het daadwerkelijk versturen van de notificaties wordt beschreven in het onderdeel 'Versturen notificaties' Instellingen notificatie Het gebruik van de notificatie vereist het vastleggen van de volgende instellingen: Aanmaken contactpersonen Menu opties: ' ', 'Contacts' Standaard verstuurt d-basics notificaties naar de standaard contactpersoon van een administratie (het adres van deze contactpersoon wordt ingevuld bij het aanmaken van de administratie). Naast deze standaard contactpersoon kunnen notificaties ook naar andere contactpersonen worden gestuurd. Hiervoor moeten aparte contactpersonen worden aangemaakt. Het aanmaken van deze contactpersonen wordt beschreven in het onderdeel 'Beheer contactpersonen'. Opmerkingen: De aanvullend aangemaakte contactpersonen zullen over het algemeen relatiebeheerders van de bank zijn Het adres van de algemene contactpersoon wordt vastgelegd in combinatie met de overige gegevens van een administratie (zie hierna). Er hoeft dus geen contactpersoon aan te worden gemaakt voor notificaties richting de kredietnemer! Instellingen per administratie Menu opties: ' ', ' notificatie instellen' Bij het aanmaken of importeren van een nieuwe administratie in d-basics moeten de N.A.W. en contactgegevens voor de betreffende administratie worden ingevuld. Hierbij kunnen ook de instellingen voor de notificatie worden vastgelegd. Het invullen van deze gegevens wordt beschreven in het onderdeel 'Aanmaken van administraties'. Koppelen van contactpersonen aan administraties Menu opties: ' ', 'Contactpersonen k oppelen aan administraties' Zoals hiervoor is beschreven, kan bij het vastleggen van de instellingen per administratie worden aangegeven naar welke contactpersonen notificaties moeten worden verstuurd. Het scherm 'Koppelen contactpersonen aan administraties' biedt de mogelijkheid de instellingen deze instellingen voor alle administraties op eenvoudige wijze te beheren. Het gebruik van dit scherm wordt beschreven in het onderdeel 'Contactpersonen koppelen aan administraties'.

182 178 Handleiding d-basics Versturen notificaties Het versturen van notificaties kan op twee manieren: handmatig of automatisch. HANDMATIG VERSTUREN NOTIFICATIE Menu opties: 'Administratie', 'Adresgegevens' Het is mogelijk op ieder gewenst moment handmatig een notificatie te versturen. Open hiervoor - via de hierboven genoemde menu opties - het scherm 'Administratie' en klik op de tab ' notificatie'. Klik vervolgens - bij het gewenste onderwerp - op de knop 'Verstuur mail' om het bericht te versturen. opmerking: Bij handmatig versturen worden slechts s verstuurd voor de geopende administratie. Als voor meerdere administraties s moeten worden verstuurd, voor iedere administratie de opdracht tot het versturen van afzonderlijk worden gegeven (open hiervoor één voor één de betreffende administraties) AUTOMATISCH VERSTUREN NOTIFICATIE Het versturen van s kan worden geautomatiseerd. Hiervoor moeten de volgende instellingen worden gedaan: Instellen interval en selecteren notificaties Menu opties: 'Administratie', 'Adresgegevens' Niet iedere kredietnemer moet met dezelfde interval gegevens aanleveren. D-basics RAM biedt daarom de mogelijkheid per administratie aan te geven met welke frequentie gegevens moeten worden aangeleverd. Open hiervoor - via de hierboven genoemde menu opties - het scherm 'Administratie' en klik op de tab ' notificatie'. Stel hier vervolgens de volgende instellingen in: Frequentie aanleveren pandlijsten Het instellen van de frequentie verloopt via het onderdeel "Aanleverfrequentie", er moeten twee zaken worden vastgelegd, de periode-indeling en de aanvangsdatum. Instellen periode-indeling Selecteer bij de optie "Aanleveren elke" de gewenste periode-indeling (Dag, Week, Maand, Kwartaal) en vul in het invulvak in om de hoeveel periodes een pandlijst moet worden ingestuurd (in de schermafdruk is ingesteld dat 1 maal per maand moet worden ingestuurd).

183 Instellingen 179 Aanvangsdatum Met behulp van de aanvangsdatum kan worden aangegeven vanaf welk moment d-basics RAM moet controleren of tijdig wordt aangeleverd. Het is mogelijk het tijdstip van de laatste aanlevering als uitgangspunt te hanteren, daarnaast is het mogelijk handmatig een aanvangsdatum te selecteren (optie "Vaste datum"). Tijdinstellingen versturen notificaties Het onderdeel "Notificatie: bestanden niet tijdig ontvangen" biedt de mogelijkheid te bepalen hoe dbasics RAM reageert op het moment dat een pandlijst te laat wordt ingestuurd. Met behulp van de optie "Notificatietermijn" kan worden ingesteld hoeveel dagen d-basics RAM moet wachten alvorens een notificatie wordt verstuurd. Verder kan worden aangegeven om de hoeveel dagen het verzoek tot insturen opnieuw moet worden verstuurd (optie "Herhaal elke.."). Instellen scheduler Menu opties: 'Systeem', 'Import scheduler' Het automatisch versturen van notificaties wordt gestart met behulp van de module 'Import scheduler'. Selecteer bij het instellen van deze module bij punt 1 de optie 'RAM server notifications'. Zie voor de overige instellingen de paragraaf 'Automatisch importeren, exporteren en versturen' Let op! Het is niet mogelijk een bestaande taak aan te passen. Op het moment dat voor een nieuwe administratie het automatisch versturen van berichten moet worden ingesteld, moet eerst de oude taak worden weggegooid. Vervolgens moet een nieuwe taak worden aangemaakt, hierbij moeten alle administraties die automatisch berichten moeten ontvangen opnieuw worden geselecteerd. Indien de oude taak niet wordt verwijderd bestaat het risico dat bedrijven meerdere notificaties zullen ontvangen.

184 Handleiding d-basics Database beheer Menu opties: 'Systeem', 'Database' D-basics ondersteunt het gebruik van twee databases, Microsoft Access en Microsoft SQL server. Over het algemeen wordt bij regulier gebruik Microsoft Access aangeraden, bij het verwerken van grotere administraties of bij meerdere gelijktijdige gebruikers is het raadzaam Microsoft SQL Server te gebruiken. De instellingen van de database worden vastgelegd in de het scherm 'Database' (menu opties 'Systeem', 'Database'). Indien de instellingen van de te gebruiken database nog niet volledig zijn vastgelegd, wordt dit scherm bij het opstarten van het programma automatisch geopend. Instellingen Access database Bij het installeren van d-basics wordt automatisch gekozen voor het gebruik van een MS Access database. De systeemdatabase wordt hierbij aangemaakt in de map waar het programma is geïnstalleerd (normaal gesproken c:\program files\d-basics). Indien een andere locatie gewenst is kan via de knop 'Browse' een alternatieve locatie worden gekozen. Indien zich op deze locatie nog geen systeemdatabase bevindt, wordt deze automatisch aangemaakt. Instellingen SQL server Het gebruik van een SQL server database wordt aangeraden bij het verwerken van grote hoeveelheden gegevens. Voor het instellen van de SQL server database moeten de volgende handelingen worden verricht: Selecteer het databasetype SQL Server Selecteer de optie 'Standaard installatie' Vul de naam in van de te gebruiken database server (**) Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee de database kan worden benaderd. De standaard waarde voor de instelling "Provider" is "SQL Server {SQL Server}, pas dit alleen aan in overleg met de d-basics helpdesk Als zich in de geselecteerde SQL server nog geen systeemdatabase bevindt, wordt deze automatisch aangemaakt. Opmerk ingen: SQL SERVER is geen onderdeel van d-basics, indien u gebruik wil maken van dit type database moet u hiervoor zelf een licentie aanschaffen. Bij een 'Standaard installatie' van de SQL Server database wordt voor iedere administratie een aparte database aangemaakt. Wordt bij het aanmaken van de database de optie 'Enkelvoudige database' gekozen, dan worden alle administraties opgeslagen in één database. De aanbevolen configuratie is 'Standaard installatie'.

185 Instellingen 181 De Database Wizard Het instellen van de database kan ook met behulp van de Database Wizard. Klik op de knop 'Setup' om deze wizard te starten Database Wizard De Database Wizard is een hulpmiddel voor het instellen van de door d-basics te gebruiken database. Klik in het eerste scherm van de database Wizard op 'Volgende' om de configuratie van de database te starten. Stap 1: Selecteren database type Het tweede scherm van de Wizard biedt de mogelijkheid tot het kiezen van het type database: Microsoft Access of Microsoft SQL server. Bij reguliere toepassing van d-basics wordt aangeraden gebruik te maken van de Access database. Alleen bij grotere administraties of bij meerdere gelijktijdige gebruikers is het raadzaam voor een SQL Server database te kiezen. Stap 2a: Instellingen Access database Bij het gebruik van de Access database moet in het derde scherm van de database wizard worden aangegeven waar deze database moet worden opgeslagen. Door op de knop achter het invulvak te klikken wordt een scherm geopend waarmee de locatie kan worden aangegeven waar de database van d-basics moet worden opgeslagen. De standaardlocatie is 'c:\program files\d-basics\', wijzig deze instelling alleen in het geval van een netwerkinstallatie.

186 182 Handleiding d-basics In het geval van een netwerkinstallatie wordt het d-basics programma op meerdere computers gebruikt en moet de database worden opgeslagen op een locatie die voor alle computers/gebruikers toegankelijk is (bijvoorbeeld een data partitie op een server). Als zich op de geselecteerde locatie al een d-basics database bevindt, wordt gevraagd of deze moet worden overschreven (let op, hierbij worden alle bestaande gegevens overschreven!). Stap 2b: Instellingen SQL Server database Als voor het gebruik van een SQL Server database is gekozen, moet eerst worden gekozen tussen een 'Standaard installatie' of een installatie met een 'Enkelvoudige database'. Klik daarna op 'Volgende' om naar het scherm te gaan waar de koppeling met de SQL Server kan worden ingesteld. Voer hiervoor de volgende gegevens in: De naam van de SQL Server Vul hier de naam of het IP- adres van de SQL server in (druk op de knop 'Servers' voor een lijst van de op het netwerk aanwezige SQL servers). De manier van inloggen

187 Instellingen 183 Geef hier aan hoe op de SQL server dient te worden ingelogd. Vul de Login naam en het wachtwoord in, indien voor SQL Server Authentication is gekozen. Provider Met behulp van deze instelling kan worden aangepast op wat voor manier met de SQL Server wordt gecommuniceerd. De standaard waarde voor deze instelling is "SQL Server {SQL Server}, pas dit alleen aan in overleg met de d-basics helpdesk. Naam voor nieuwe database (alleen bij 'Enk elvoudige database') Bij een enkelvoudige database worden alle administraties in één database opgeslagen. Via deze instelling kan worden aangegeven met welke naam deze database moet worden aangemaakt. Stap 3: Kiezen van het installatietype Als d-basics, in het geval van SQL server, al is geïnstalleerd, wordt in het vierde scherm van de Wizard de keuze geboden de d-basics bestanden te installeren of te verwijderen. Het wordt in dit geval aangeraden de database eerst te verwijderen, alvorens hem opnieuw te installeren. Indien er voor gekozen is de d-basics bestanden te installeren, dan zal de database automatisch worden aangemaakt nadat op 'Volgende' is geklikt. Zodra de melding in beeld komt dat de database succesvol is aangemaakt, kan de Database Wizard worden beëindigd door op 'Sluiten' te klikken.

188 Handleiding d-basics Kopiëren administratie Menu opties: 'Systeem', 'Kopieer administratie' Het komt voor dat gegevens uit één b oekhoudadministratie moeten worden opgesplitst in verschillende export bestanden. Hiervoor is aan d-basics de functie 'Kopieer administratie' toegevoegd. Deze functie kan worden aangeroepen via de hierboven genoemde menu opties en maakt in d-basics een nieuwe administratie aan waarbij de instellingen van de op dat moment geopende administratie worden overgenomen. Nadat de administratie is gekopieerd kan in beide administraties met behulp van de filters worden aangegeven welke informatie moet worden opgenomen in de databestanden. 8.4 Netwerk verbindingen Menu opties:'systeem', 'Netwerk verbindingen' D-basics biedt de mogelijkheid om via een inbel verbinding (dail-up networking) verbinding te maken met een ander bedrijfsnetwerk, een Internet provider of de Belastingdienst. Afhankelijk van de module kan deze verbinding worden gebruikt voor het benaderen van de database van een boekhoudpakket op een ander bedrijfsnetwerk of het versturen van informatie of een . Het scherm 'Netwerkverbindingen' geeft een overzicht van de in d-basics aangemaakte netwerkverbindingen. Daarnaast biedt dit scherm de volgende mogelijkheden: Toevoegen Klik voor het toevoegen van een nieuwe netwerkverbinding op Toevoegen. Hiermee wordt het scherm 'Netwerkverbinding' geopend waarin de gegevens van de verbinding kunnen worden vastgelegd. Wijzigen Voor het wijzigen van een bestaande netwerkverbinding selecteert men de betreffende verbinding en klikt op 'Wijzigen'. Verwijderen Voor het verwijderen van een netwerkverbinding selecteert men de desbetreffende verbinding en klikt op 'Verwijderen'.

189 Instellingen Netwerk verbinding Menu opties:'systeem', 'Netwerk verbindingen' Het instellen van een netwerkverbinding verloopt via het scherm 'Netwerkverbindingen' (menu opties 'Systeem', 'Netwerk verbindingen'). Door in dit scherm op 'Toevoegen' te klikken wordt het scherm geopend waarin de instellingen van de nieuwe netwerkverbinding kunnen worden vastgelegd. Vul voor het aanmaken van een nieuwe verbinding de volgende gegevens in: Naam verbinding Vul hier de naam van de netwerkverbinding in. Deze naam is vrij, gebruik bij voorkeur een naam waaruit blijkt met welke externe partij verbinding wordt gelegd (het is immers mogelijk meerdere netwerkverbindingen met verschillende externe partijen aan te maken). Soort verbinding Momenteel wordt alleen de mogelijkheid geboden via RAS (Remote Access Service) verbinding te leggen met een ander Windows netwerk. Automatisch opbouwen en verbreken van de verbinding Geef met behulp van de vinkjes aan of d-basics zelfstandig de netwerkverbinding mag opbouwen en verbreken. Verbinding Selecteer hier de Dialup Networking verbinding die d-basics moet gebruiken om de netwerkverbinding op te bouwen. Inloggegevens netwerk Geef, indien verbinding moet worden gelegd met een ander bedrijfsnetwerk, via het vinkje aan of bij het opbouwen van deze verbinding automatisch moet worden ingelogd op het externe netwerk. Zet dit vinkje standaard aan tenzij de netwerkverbinding zal worden gebruikt voor het versturen van . Verder moeten voor het inloggen de volgende gegevens worden ingevoerd: De naam van de server of het IP- adres van de computer waarop wordt ingebeld De naam van het domein waarmee verbinding wordt gelegd De gebruikersnaam (let op deze gebruiker moet inbelrechten hebben!) Het wachtwoord van de tot inbellen gerechtigde gebruiker Opmerkingen: De netwerkverbinding van d-basics maakt gebruik van een Dialup Networking (RAS) verbinding van Windows. Deze Dialup Networking verbinding moet worden ingesteld alvorens de netwerkverbinding in d-basics wordt ingesteld. Windows 95, 98 of ME ondersteunen het gelijktijdig inloggen met meerdere gebruikersaccounts niet. Indien van één van deze besturingssystemen gebruik wordt gemaakt dient eerst te worden uitgelogd alvorens een netwerkverbinding met het externe domein kan worden opgebouwd (klik op 'Cancel' zodra het inlogscherm na het uitloggen weer in beeld verschijnt).

190 Handleiding d-basics Taal instellen Menu opties: 'Systeem', 'Taal instellen' Het is mogelijk de taal van d-basics te wijzigingen. Selecteer hiervoor via de hierboven genoemde menu opties de gewenste taal. 8.6 Gebruikersbeheer Menu opties: 'Systeem', 'Gebruik ersbeheer' Het scherm 'Gebruikersbeheer' biedt de mogelijkheid de toegang tot d-basics door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord af te schermen. In het scherm worden de in d-basics aangemaakte gebruikers getoond. Verder biedt het scherm de volgende mogelijkheden: Toevoegen of wijzigen van een gebruiker Verwijderen van een gebruiker(*) (*) Let op, het verwijderen van een gebruiker of gebruikersgroep kan niet ongedaan worden gemaakt. Opmerkingen: Bij de installatie van d-basics wordt automatisch de gebruiker 'Administrator' aangemaakt. De gebruiker heeft een aantal bijzonder rechten binnen d-basics die een standaard gebruiker niet heeft. Het is niet mogelijk de gebruiker 'Administrator' te wijzigen of verwijderen. De hierboven beschreven functionaliteit beschrijft het standaard gebruikersbeheer in d-basics. Deze functionaliteit biedt alleen de mogelijkheid om de toegang tot d-basics af te schermen en niet de mogelijkheid om vervolgens per onderdeel in d-basics aan te geven of men er toegang toe heeft en over welke rechten men vervolgens beschikt. Het instellen van toegang en rechten per onderdeel is wel mogelijk, maar hiervoor moet de module geavanceerde gebruikersbeheer worden geactiveerd. Deze maakt standaard geen onderdeel uit van een d-basics abonnement.

191 Instellingen Gebruiker Menu opties: 'Systeem', 'Gebruik ersbeheer' Het aanmaken of wijzigen van een gebruiker verloopt via het scherm 'Gebruikers eigenschappen'. Voor het aanmaken van een gebruiker moeten de volgende stappen worden doorlopen: Vul een gebruikerscode, diens volledige naam en een omschrijving in. 2. Vul het door de gebruiker te gebruiken wachtwoord in en herhaal dit ter bevestiging 3. Selecteer de gebruikersgroep(en) waarvan de gebruiker onderdeel moet uitmaken (de gebruiker krijgt binnen d-basics de rechten die aan die groep(en) zijn toegekend). 4. Klik op 'OK' of 'Toepassen' om de gebruiker toe te voegen Wachtwoord wijzigen Menu opties: 'Systeem', 'Wachtwoord wijzigen' Via het scherm 'Wijzigen wachtwoord' kan de ingelogde gebruiker zijn of haar wachtwoord wijzigen. Vul hiertoe eerst het oude wachtwoord in en vervolgens twee maal het nieuwe wachtwoord (omdat de wachtwoorden niet leesbaar worden weergegeven is het voor de tweede keer invoeren van het nieuwe wachtwoord vereist om typefouten uit te sluiten). Let er bij het invullen van het wachtwoord op dat dit moet voldoen aan de complexiteitseisen zoals weergegeven in het gele vlak.

192 Handleiding d-basics Geavanceerd gebruikersbeheer Menu opties: 'Systeem', 'Beveiligingsinstellingen' Het geavanceerde gebruikersbeheer biedt een aantal uitbreidingen op het standaard gebruikersbeheer van d-basics. Deze kunnen worden ingesteld via het scherm 'Beveiligingsinstellingen'. Het geavanceerde gebruikersbeheer kan worden ingeschakeld door de optie 'Gebruik uitgebreide beveiligingsinstellingen'. Vervolgens kunnen de volgende opties worden ingesteld: de toegang- en gebruikersrechten De uitgebreide beveiligingsinstellingen bieden de mogelijkheid per onderdeel van d-basics aan te geven of een gebruiker toegang heeft en over welke rechten men vervolgens beschikt. Hiervoor moeten: 1. via het scherm 'Gebruikersbeheer' gebruikersgroepen en gebruikers worden aangemaakt 2. via het scherm 'Machtigingen' de machtigingen per gebruiker of gebruikersgroep worden ingesteld de 'Audit' functionaliteit Met de audit functionaliteit kan een beeld worden verkregen van de handelingen die door een gebruiker in het d-basics programma zijn verricht. Via het scherm 'Audit' kan worden vastgelegd welke handelingen moeten worden geregistreerd. Het scherm 'Auditlog' biedt de mogelijkheid de geregistreerde handelingen te raadplegen. het wachtwoord beleid Met het wachtwoordbeleid kan worden ingesteld dat een wachtwoord aan bepaalde eisen moet voldoen. Indien deze optie is uitgeschakeld is de enige eis die aan een wachtwoord wordt gesteld dat het minimaal uit 2 tekens bestaat. Verder is aan het wachtwoord geen tijdslimiet verbonden. Als het wachtwoordbeleid wordt ingeschakeld gelden voor wachtwoorden de volgende eisen: o het wachtwoord moet een combinatie van minimaal drie van de volgende tekens bevatten: hoofdletters, kleine letters, cijfers, tekens (leestekens) o het wachtwoord mag niet de gebruikersnaam bevatten

193 Instellingen 189 Het wachtwoordbeleid kan op de volgende manier worden aangepast: Minimale wachtwoordlengte Hiermee kan het minimaal aantal tekens worden ingesteld waaruit een wachtwoord moet bestaan. Uniek heid wachtwoord Hiermee kunt u voorkomen dat gebruikers een nieuw wachtwoord opgeven dat gelijk is aan het huidige wachtwoord of een onlangs gebruikt wachtwoord. Geef aan hoeveel wachtwoorden moeten worden onthouden. Als u bijvoorbeeld de waarde 1 opgeeft, wordt alleen het laatste wachtwoord onthouden. Als u de waarde 5 opgeeft, worden de laatste vijf wachtwoorden onthouden. Maximale wachtwoordduur in dagen Hiermee geeft u aan hoeveel dagen het wachtwoord geldig is. Wanneer het opgegeven aantal dagen is verstreken, moet de gebruiker het wachtwoord wijzigen. Minimale wachtwoordduur in dagen Hiermee geeft u aan hoeveel dagen er minimaal moeten verstrijken voordat het wachtwoord kan worden gewijzigd. Maximale toelaatbare aanmeldpogingen Hiermee geeft u aan hoe vaak een aanmeldpoging gedaan kan worden voordat het account wordt geblokkeerd. Indien een account is geblokkeerd, dan moet het account worden gereset door de autorisatiebeheerder.

194 190 Handleiding d-basics Gebruikersbeheer Menu opties: 'Systeem', 'Gebruik ersbeheer' In het geval van uitgebreid gebruikersbeheer biedt het scherm 'Gebruikersbeheer' de mogelijkheid in detail aan te geven tot welke programma onderdeel een gebruiker toegang heeft en over welke rechten de gebruiker hierbij beschikt. Het scherm biedt de volgende mogelijkheden: 1. aanmaken, wijzigen en verwijderen van gebruikers In het onderdeel "Gebruikers' worden de gebruikers weergegeven die in d-basics zijn aangemaakt. Via de knoppen aan de rechterkant van het vak 'Gebruikers' kunnen gebruikers worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Via de knoppen 'Machtigingen' en 'Audit' kunnen de beveiligingsinstellingen worden opgevraagd die op een gebruiker van toepassing zijn. Het scherm dat op deze manier wordt opgeroepen biedt niet de mogelijkheid de machtigingen van de gebruiker aan te passen. Dit verloopt via de hierna genoemde gebruikersgroepen. 2. Aanmaken, wijzigen en verwijderen van gebruikersgroepen De machtigingen en audit instellingen in d-basics worden gekoppeld aan een gebruikersgroep. Deze instellingen worden op een gebruiker toegepast zodra die gebruiker in een groep wordt geplaatst. De in d-basics aangemaakte groepen worden in het onderdeel 'Groepen' weergegeven. Via de knoppen aan de rechterkant van het vak 'Groepen' kunnen gebruikersgroepen worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Via de knoppen 'Machtigingen' en 'Audit' kunnen de beveiligingsinstellingen van een gebruikersgroep worden ingesteld.

195 Instellingen Gebruikersgroep Menu opties: 'Systeem', 'Gebruik ersbeheer' Het aanmaken of wijzigen van een groep verloopt via het scherm 'Groep'. Dit scherm wordt geopend door in het scherm 'Gebruikersbeheer' op de knop 'Toevoegen' of 'wijzigen' te klikken. Doorloop voor het aanmaken van een groep de volgende stappen: 1. Vul een naam en omschrijving in. 2. Stel via de knop 'Machtigingen' de machtigingen in die van toepassing zullen zijn op de gebruikers die aan deze groep zullen worden toegevoegd. 3. Stel via de knop 'Audit' de audit instellingen in die van toepassing zullen zijn op de gebruikers die aan deze groep zullen worden toegevoegd. 4. Klik op 'OK' of 'Toepassen' om de groep op te slaan Gebruiker Menu opties: 'Systeem', 'Gebruik ersbeheer' Het scherm gebruiker biedt de mogelijkheid tot het aanmaken van een nieuwe gebruiker of het wijzigen van een bestaande. Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker moeten de volgende gegevens worden ingevoerd: 1. De 'gebruikersnaam' die de gebruiker zal gebruiken bij het inloggen in het programma 2. De volledige naam en een omschrijving van de gebruiker 3. Het wachtwoord waarmee de gebruiker zal inloggen

196 192 Handleiding d-basics Wachtwoord wijzigen bij eerste keer aanmelden Door middel van de optie 'Wachtwoord moet bij de volgende aanmelding opnieuw worden ingesteld' kan worden afgedwongen dat de gebruiker het wachtwoord moet wijzigen bij de eerst volgende keer dat wordt ingelogd. Instellen gebruikersgroepen De uitgebreide beveiligingsinstellingen via gebruikersgroepen op een gebruiker toegepast. Door een gebruiker aan een groep toe te wijzen worden de beveiligingsinstellingen van die groep op de gebruiker toegepast. Doorloop hiervoor de volgende stappen: 1. Selecteer in de rechter kolom de gebruikersgroep waar de gebruiker lid van moet zijn. 2. Verplaats de geselecteerde groep naar de linker kolom 3. Herhaal deze stappen totdat alle groepen waar de gebruiker lid van moet zijn naar de linker kolom zijn verplaatst. Via de knoppen 'Machtigingen' en 'Audit' kunnen de beveiligingsinstellingen worden opgevraagd die op een gebruiker van toepassing zijn.

197 Instellingen Machtigingen Menu opties: 'Systeem', 'Gebruik ersbeheer', k nop 'Machtigingen' Door het instellen van machtigingen kan per programma onderdeel worden aangegeven of het voor een gebruiker toegankelijk is en welke handeling er door die gebruiker mogen worden verricht. Standaard geen rechten Bij geavanceerde gebruikersbeheer heeft een gebruiker standaard geen toegang tot de verschillende programma onderdelen en geen rechten om binnen het programma handelingen te verrichten. Toegang en rechten kunnen aan een gebruiker worden verleend door die gebruiker lid te maken van een gebruikersgroep. Toegang en rechten worden dus gekoppeld aan een gebruikersgroep. Vier soorten machtigingen Het geavanceerde gebruikersbeheer kent vier 'machtigingstypes': Machtiging Omschrijving 0-Overnemen dit houdt in dat het machtingstype van het bovenliggende object wordt overgenomen (dit is de standaardwaarde). 1-Toegang dit houdt in dat de groep/gebruiker toegang heeft tot het geselecteerde object. 2-Geen toegang dit houdt in dat de groep/gebruiker geen toegang heeft tot het geselecteerde object. (bij dit type is het wel mogelijk dat een gebruik er door lidmaatschap van een andere gebruik ersgroep toch toegangsrechten tot het object verk rijgt) 3-Nooit toestaan dit houdt in dat de groep/gebruik nooit toegang heeft tot het geselecteerde object. (bij dit type is het niet mogelijk dat een gebruik er door lidmaatschap van een andere gebruik ersgroep toch toegangsrechten tot het object verk rijgt)

198 194 Handleiding d-basics Instellen toegang en rechten (machtigingen) Machtigingen worden ingesteld per object. Voorbeelden van objecten zijn een menu item, een scherm of een knop of actie. Aan de linkerkant van het scherm wordt de mogelijkheid geboden via een boomstructuur naar een object te navigeren waarvoor de machtigingen moeten worden ingesteld. Objecten zijn in deze boomstructuur op twee manieren gegroepeerd: o op basis van functionaliteit, weergegeven met het icoon o op basis van de menustructuur van d-basics, weergegeven met het icoon Via de menustructuur kunnen de machtigingen voor een menu item worden ingesteld. Daarmee wordt de toegang tot een menu-item ingesteld: o Geen toegang tot een menu-item betekent dat men dus ook geen toegang heeft tot de onderliggende functionaliteit. o Wel toegang tot een menu-item betekent dat men - op basis van de menu-item instelling - toegang krijgt tot alle functionaliteit die wordt geboden in het scherm dat aan het menu-item is gekoppeld. (Instellen van machtigingen per functionaliteit moet via de onderdelen van de boomstructuur die betrek k ing hebben op functionaliteit) Machtigingen per menu-item Voor het instellen van de machtigingen per menu-item moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1. Open het scherm 'Gebruikersbeheer' 2. Selecteer de gebruikersgroep waarvoor de machtigingen moeten worden ingesteld en klik op de knop 'Machtigingen' 3. Selecteer via de boomstructuur - in het onderdeel menu - het menu-item waarvoor de machtigingen moeten worden ingesteld 4. Selecteer in het onderdeel 'Machtigingen' de machtigingen zoals die moeten worden toegepast voor de tijdens stap 1 geselecteerde gebruikersgroep 5. Herhaal stappen 3 en 4 totdat voor alle menu-item de gewenste machtigingen zijn ingesteld (bij menu-items waar niets wordt ingesteld heeft men standaard geen toegang). Machtigingen per functionaliteit Door het instellen van machtigingen per functionaliteit kan voor ieder onderdeel op een scherm worden aangegeven over welke machtigingen de leden van een gebruikersgroep beschikken (dit is niet voor ieder scherm in d-basics al geïmplementeerd). Doorloop hiervoor de volgende stappen: 1. Open het scherm 'Gebruikersbeheer' 2. Selecteer de gebruikersgroep waarvoor de machtigingen moeten worden ingesteld en klik op de knop 'Machtigingen' 3. Selecteer via de boomstructuur de functionaliteit waarvoor de machtigingen moeten worden ingesteld 4. Selecteer in het onderdeel 'Machtigingen' de machtigingen zoals die moeten worden toegepast voor de tijdens stap 1 geselecteerde gebruikersgroep 5. Herhaal stappen 3 en 4 totdat voor alle functionaliteit de gewenste machtiging is ingesteld (standaard heeft men geen toegang tenzij op menu niveau een andere machtiging is ingesteld). 6. Druk op de knop 'OK' of 'Toepassen' om de instellingen op te slaan

199 Instellingen 195 Tip/voorbeeld: Het instellen van machtigingen per functionaliteit kan worden vereenvoudigd door functionaliteit op basis van het type te sorteren. Voor het - bij voorbeeld - ontnemen van toegang tot alle 'Verwijder' functionaliteit moet men de volgende stappen doorlopen: 1. Selecteer in de boomstructuur het hoogste niveau (d-basics) 2. Selecteer linksboven de optie 'Toon onderliggende objecten', hiermee worden - in het rechter venster (Map) - alle objecten getoond waarvoor rechten kunnen worden ingesteld 3. Sorteer de objecten op basis van type door in de grijze balk boven de lijst met objecten op de kolomnaam 'Type' te klikken, hiermee worden de objecten gesorteerd op basis van type functionaliteit weergegeven 4. Selecteer alle objecten van het type 'Verwijderen' en kies vervolgens in het onderdeel 'Machtigingen' de machtiging 'Geen toegang' 5. Druk op de knop 'OK' of 'Toepassen' om de instellingen op te slaan Met bovenstaande handelingen worden alle machtigingen om zaken te verwijderen ontnomen. Op soortgelijke manier kunnen andere type machtigingen worden ingesteld. Ook is het mogelijk objecten op basis van een andere kolom te groeperen teneinde overeenstemmende functionaliteiten in één keer in te stellen. Afsluitende opmerkingen verschil tussen 'x' en 'X' De manier waarop machtigingen voor een object zijn ingesteld wordt aangegeven door middel van een hoofd- of kleine letter X. o kleine letter 'x' houdt in dat de machtiging is ingesteld door een bovenliggend object (via 'Overnemen') o hoofdletter 'X' houdt in dat de machtiging expliciet is ingesteld Knoppen Het scherm voor het instellen van machtigingen bevat de volgende knoppen: o Alles herstellen Hiermee worden alle machtigingswaarden van de groep ingesteld op 'Overnemen' o Map herstellen Hiermee worden alle machtigingswaarden die in de huidige weergave worden getoond ingesteld op 'Overnemen' o Importeren Via deze knop kan een scherm worden geopend waarmee voorgedefinieerde sjablonen voor de machtigingsinstellingen kunnen worden geïmporteerd. Tevens wordt de mogelijkheid geboden een bestand te importeren waarin de machtigingsinstellingen zijn opgeslagen. o Exporteren Hiermee kunt u de ingestelde machtigingen exporteren naar een Bestand. o Model bijwerk en Hiermee wordt het model bijgewerkt tot de huidige versie van d-basics. In principe is deze functie niet nodig, omdat het model automatisch wordt bijgewerkt, zodra u een update van d-basics installeert.

200 196 Handleiding d-basics Opties o Toon alleen ingestelde waarden Met deze optie kan een filter worden ingesteld, zodat alleen machtigingen worden getoond die expliciet zijn ingesteld, machtigingen die zijn ingesteld op 'Overnemen' worden niet getoond. o Toon alleen vanaf versie Met deze optie kan een filter worden ingesteld waarmee alleen de machtigingen worden getoond die zijn bijgewerkt sinds een bepaalde versie. Hiermee kan na het installeren van een update worden bekeken welke rechten nieuw of bijgewerkt zijn. o Toon volledig pad Met deze optie wordt de weergave zodanig aangepast dat in kolom 'Omschrijving' het pad naar het object getoond. Dit biedt - na het activeren van de optie 'Toon onderliggende objecten' - de mogelijkheid objecten op basis van onderlinge samenhang te sorteren (klik hiervoor in de grijze balk boven het overzicht van objecten (map) op de kolomtitel 'Omschrijving). o Toon onderliggende objecten Standaard worden alleen de objecten getoond van het niveau (object) dat in de boomstructuur is geselecteerd. Met de optie 'Toon onderliggende objecten' kunnen ook de objecten van een onderliggend niveau worden weergegeven, zodat een compleet beeld van gerelateerde objecten kan worden verkregen. Deze optie kan het beste in combinatie met de optie 'Toon volledige pad' worden gebruikt.

201 Instellingen Auditing Menu opties: 'Systeem', 'Gebruik ersbeheer', k nop 'Audit' Auditing biedt de mogelijkheid door gebruikers in het programma verrichte handelingen op een zodanige manier te registeren dat op later tijdstip kan worden gecontroleerd welke handelingen door gebruikers zijn verricht. Het instellen van Auditing verloopt via het scherm 'Audit' dat kan worden opgeroepen via het scherm gebruikersbeheer. Net als bij het instellen van machtigingen worden de instellingen voor Auditing gekoppeld aan een gebruikersgroep. Daarbij is het uitgangspunt dat Auditing altijd ingeschakeld is. Het aanpassen van deze instelling verloopt op exact dezelfde manier als bij het instellen van machtigingen. Voor een beschrijving hiervan wordt verwezen naar het onderdeel 'Machtigingen'. Het raadplegen van de geregistreerde handelingen verloopt via het scherm 'Auditlog'.

202 198 Handleiding d-basics Auditlog Menu opties: 'Systeem', 'Auditlog' Via het scherm 'Auditlog' kunnen de handelingen worden geraadpleegd zoals die door de 'Audit' functionaliteit zijn geregistreerd. Met behulp van de filters boven in het scherm kan een selectie worden gemaakt van weer te geven informatie. Getoonde informatie kan vervolgens met behulp van de knop 'Export Excel' worden geëxporteerd naar Excel en met de knop 'Afdrukken lijst' worden afgedrukt.

203 Instellingen Gebruikersrechten administraties Menu opties: 'Systeem', 'Gebruik ersrechten administraties' D-basics biedt de mogelijkheid per gebruiker in te stellen of deze toegang heeft tot een administratie. Open hiervoor het scherm 'Instellen gebruikersrechten administraties'. Standaard hebben alle gebruikers toegang tot alle administraties. Doorloop voor het ontnemen van de toegang tot één of meerdere administraties de volgende stappen: 1. Selecteer via het uitvouwmenu boven de linker kolom een gebruiker. 2. Selecteer in de linker kolom de administratie die niet langer door de betreffende gebruiker mag worden geopend 3. Verplaats de geselecteerde administratie naar de rechter kolom door op de knop 'Verwijderen' te klikken Herhaal de hierboven genoemde stappen totdat voor alle gebruikers en administraties de gewenste instellingen zijn vastgelegd. Opmerking: Het is mogelijk dat zich in het uitvouw menu geen gebruikers bevinden. In dat geval moeten eerst gebruikers worden aangemaakt alvorens de toegangsrechten tot de administratie kunnen worden ingesteld.

204 Handleiding d-basics Standaard instellingen printen Menu opties: 'Systeem', 'Print instellingen' De door d-basics geprinte documenten kunnen worden voorzien van bedrijfsgebonden informatie. Via het scherm 'Print instellingen' kan deze informatie worden ingevoerd of aangepast. Het scherm bestaat uit meerdere tabs, vul op ieder van de tabs de informatie zo compleet mogelijk in. De in te vullen informatie kan - met behulp van de knop 'Create from company data' - automatisch worden overgenomen uit de administratiegegevens. 8.9 Grafiek kleuren Menu opties: 'Systeem', 'Grafiek k leuren' Via het scherm 'Grafiek kleuren' kunnen de in grafieken te gebruiken kleuren worden ingesteld. Selecteer hiervoor de rij van het jaar waarvoor de kleur moet worden ingesteld, druk op de knop wijzigen en kies vervolgens de gewenste kleur.

205 Instellingen Internet settings Menu opties: 'Systeem', 'Internet settings' Via het scherm 'Internet settings' kunnen aanvullende instellingen betreffende de verbinding met Internet worden vastgelegd. INSTELLINGEN DOWNLOADEN Selecteren protocol D-basics kan automatisch aan het programma gerelateerde bestanden downloaden (Updates, documenten etc.). Hierbij wordt standaard van het HTTP protocol gebruik gemaakt. Als dit - vanwege de netwerkbeveiliging - niet werkt, biedt d-basics het gebruik van het FTP protocol als alternatief. Gebruik Proxy Server Het is mogelijk dat de toegang tot Internet wordt geregeld door een Proxy server en dat deze server die toegang slechts toestaat indien de juiste gebruikersgegevens zijn ingevuld. Selecteer in dat geval de optie 'Use Proxy server' en vul de naam en het wachtwoord in dat moet worden gebruikt voor het verkrijgen van toegang tot Internet. INSTELLINGEN UPLOADEN D-basics biedt de mogelijkheid om via een webservice of FTP de door het programma aangemaakte databestanden automatisch te versturen. Als hierbij via een proxy server verbinding moet worden gemaakt met internet is veelal vereist dat in d-basics de gegevens worden moeten vastgelegd waarmee op de proxy server kan worden ingelogd. Als deze situatie van toepassing is vul dan de - voor het inloggen op de proxy server - benodigde gegevens in en druk op OK om de instellingen op te slaan. Opmerkingen: Deze instellingen zijn niet van belang als er geen gebruik wordt gemaakt van een proxy server De in te vullen gegevens kunnen worden verschaft door de systeembeheerder. Deze kan het instellen van de verbinding met de proxy server het beste in overleg met de helpdesk van d-basics uitvoeren.

206 Handleiding d-basics Automatisch importeren, exporteren en versturen D-basics kan taken als het importeren van boekhoudgegevens, aanmaken en versturen van databestanden en het aanmaken en versturen van notificaties zonder tussenkomst van een gebruiker uitvoeren. In deze bijlage wordt het gebruik van deze functionaliteit beschreven. I. Instellingen scherm 'Import Scheduler' Menu opties: 'Systeem', 'Import scheduler' Het automatisch importeren, exporteren en versturen wordt ingesteld via het scherm 'Import Scheduler', dit kan worden geopend via de hierboven genoemde menu opties. Doorloop vervolgens de volgende stappen: Stap 1: Selecteren exportmodule Het is mogelijk dat in d-basics meerdere exportmodules zijn geactiveerd. Selecteer in dit geval - via het uitvouwmenu - de exportmodule die automatisch moet worden aangeroepen door de Import Scheduler. Opmerk ingen: Per taak kan slechts één exportmodule worden ingesteld. Als voor meerdere exportmodules het automatisch importeren en exporteren moet worden ingesteld, moet voor iedere exportmodule een aparte taak worden aangemaakt. De selectie van de exportmodule bepaalt welk type databestanden wordt aangemaakt en verstuurd, let er daarom op dat de juiste exportmodule wordt gekozen. Stap 2: Selecteren administratie(s) De Import Scheduler biedt bij punt 2 de mogelijkheid in te stellen voor welke administraties automatisch databestanden moeten worden aangemaakt. Slechts de geselecteerde administraties worden verwerkt. Plaats voor het selecteren van een administraties een vinkje in het vierkant aan het begin van de regel.

207 Instellingen 203 Stap 3: Instellingen notificatie notificatie biedt de mogelijkheid automatisch via een kopie te ontvangen van het logbestand dat wordt aangemaakt bij het uitvoeren van een taak. Aan de hand van dit log bestand kan worden gecontroleerd of de taak succesvol is verlopen (Zie ook III. Raadplegen Logbestand). Voor het ontvangen van een notificatie moet een account worden aangemaakt een adres worden ingevuld: accounts Alvorens d-basics notificaties kan versturen moet er een account worden aangemaakt. De hiertoe te verrichten handelingen worden beschreven in het hoofdstuk 'Beheer accounts' adres Na het aanmaken van een account wordt de mogelijkheid geactiveerd tot het invullen van het adres van degene(n) die de notificatie moet(en) ontvangen. Vul hiervoor in het invulvak ' adres' het adres van de beoogde ontvanger in en druk vervolgens op de knop 'Toevoegen'. Stap 4: Instellingen log-opties De verrichtingen van d-basics kunnen in een log worden bijgehouden. Omdat het bijhouden van een log tot een lagere verwerkingssnelheid van d-basics kan leiden, wordt bij punt 4 de mogelijkheid geboden de log opties handmatig in te stellen. Zet hiervoor een vinkje bij de optie 'Log-opties handmatig instellen' en pas de standaard log opties vervolgens naar wens aan. Stap 5: Openen scherm Windows Task Manager Druk na het doorlopen van stap 1 tot en met 4 op de knop 'Plannen als taak (direct)', hiermee wordt het scherm geopend waarmee in Windows taken kunnen worden geagendeerd (Windows Task Manager). Het instellen van Windows Task Manager wordt hierna beschreven. II. Instellen Windows Task Manager De Windows Task Manager is een standaard onderdeel van Windows. Met de Task Manager kunnen taken op een vooraf vastgesteld tijdstip en met een vaste interval automatisch worden opgestart. Om met behulp van de Task Manager het importeren en exporteren met d-basics te automatiseren moet een taak worden aangemaakt, hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen: Stap 1: Invullen naam Na het drukken op de knop 'Plannen als taak (direct)' wordt een scherm geopend waarin wordt gevraagd een naam in te vullen voor de nieuw aan te maken taak. Pas de door d-basics gesuggereerde naam slechts aan indien deze al in gebruik is. Stap 2: Instellingen taak Na het invullen van de naam wordt automatisch het scherm geopend waarin de instellingen van de taak kunnen worden vastgelegd. Dit venster bestaat uit drie tabs: Tab 1: Taken Op de eerste tab worden twee zaken ingesteld, de instructie zoals die moet worden uitgevoerd en de gebruikersgegevens die hierbij moeten worden gebruikt.

208 204 Handleiding d-basics Instructie De instructie bevat de instellingen die nodig zijn om d-basics automatisch handelingen uit te laten voeren. Bij het aanmaken van een taak worden deze instellingen automatisch ingevuld door de Import Scheduler. Het wordt afgeraden deze instellingen te wijzigen. Gebruik ersgegevens Bij de instelling 'Uitvoeren als' moet worden aangegeven namens welke Windowsgebruiker de taak moet worden uitgevoerd. Standaard vult de Import Scheduler de naam in van de gebruiker die is ingelogd op het moment dat de taak wordt aangemaakt, dit kan desgewenst worden gewijzigd. De taak kan slechts worden ingevuld als naast een correcte gebruikersnaam ook het juiste wachtwoord is ingevuld. Klik hiervoor op de knop 'Wachtwoord instellen' en vul het wachtwoord in. Tab 2: Schema Via de tweede tab kan worden ingesteld met welke interval en op welk moment een taak moet worden gestart. Kies met behulp van het uitvouwmenu 'Taak plannen' de interval waarmee een taak moet worden uitgevoerd, stel vervolgens de starttijd en eventuele andere instellingen in.

209 Instellingen 205 Tab 3: Instellingen De derde tab biedt een aantal geavanceerde instellingen. Over het algemeen zijn deze geavanceerde instellingen niet van toepassing op het gebruik van Windows Task Manager in combinatie met d-basics. Het wordt daarom aangeraden deze instellingen niet te wijzigen (of dit door een systeembeheerder te laten doen). III. Raadplegen logbestand De verrichtingen van d-basics gedurende het automatisch importeren en exporteren worden geregistreerd in logbestanden. Deze logbestanden worden opgeslagen in de map waarin d-basics is geïnstalleerd en hebben de naam 'd-basics_scheduler_xxx.log' (XXX is variabel). Sommige wijzigingen in het boekhoudpakket vereisen een handeling van een gebruiker in d-basics. Omdat het automatisch importeren en exporteren zonder tussenkomst van een gebruiker verloopt, bestaat het risico dat bij gewijzigde gegevens in het boekhoudpakket een import of exporthandeling mislukt. Dit wordt geregistreerd in het logbestand. Controleer dit bestand daarom regelmatig. Indien zich een probleem voordoet, kan dit over het algemeen worden verholpen door het importeren en exporteren handmatig te doorlopen en hierbij waar nodig de instellingen in overeenstemming te brengen met de gewijzigde situatie (bijvoorbeeld een landcode koppelen aan een ISO land code). Het is mogelijk automatisch via een kopie van het logbestand te ontvangen na het uitvoeren van een taak: zie 'Instellingen notificatie'.

210 Handleiding d-basics Invullen gegevens licentiehouder Menu opties: 'Licentie', 'Licentie houder' D-basics biedt de mogelijkheid tot het printen van een aantal documenten. Op al deze documenten worden de (NAW) gegevens van de licentiehouder vermeld. Om het mogelijk te maken deze gegevens automatisch in de brief te verwerken, moeten ze eenmalig - via het scherm 'Licentie houder' worden vastgelegd in d-basics. Open hiervoor het scherm "Licentiehouder" via de hierboven genoemde menu opties en vul de gevraagde gegevens zo compleet mogelijk in. Let op: De hierboven beschreven gegevens worden gebruikt bij het printen van de pandbrieven. Als de gegevens niet juist worden ingevuld, dan worden ze ook niet juist vermeld op de pandbrief.

211 Instellingen Support Menu-opties: 'Help', 'Support' In d-basics is een aantal voorzieningen opgenomen gericht op het oplossen van problemen. Het aanroepen van deze voorzieningen verloopt via het scherm 'Support'. In hoofdlijnen worden de volgende voorzieningen geboden: Downloaden van updates (zie ook Installaties van updates) (Technische) hulpmiddelen Versturen van bestanden naar de d-basics helpdesk Opvragen van informatie en downloaden van ondersteunende bestanden via de d-basics website Hulp op afstand Het gebruik van de via het scherm 'Support' geboden voorzieningen kan de werking van d-basics beïnvloeden, gebruik ze alleen in overleg met een d-basics helpdesk medewerker.

212 Bijlagen Hoofdstuk IX

213 Bijlagen 9 Bijlagen Dit hoofdstuk bevat de volgende bijlagen: Geavanceerde instellingen koppeling boekhoudpakket Gebruik van filters Handmatig invoeren aanvullende gegevens Gebruik van de module "File Merger" Import Wizards Meldingen log bestand Specificatie bestandsformaat ICL Aanvragen PKI certificaat 209

214 Handleiding d-basics Geavanceerde instellingen koppeling boekhoudpakket In deze bijlage worden de geavanceerde instellingen voor de koppeling tussen d-basics en het boekhoudpakket beschreven. Deze instellingen worden vastgelegd in het scherm 'Boekhoudpakket geavanceerde instellingen' op te roepen via de menu opties 'Administratie', 'Boekhoudpakket', knop 'Advanced'. In het scherm 'Boekhoudpakket geavanceerde instellingen' worden slechts de opties getoond die van toepassing zijn op het geselecteerde boekhoudpakket (het is dus mogelijk dat niet alle hieronder beschreven opties worden getoond). Belangrijk : De geavanceerde instellingen kunnen van grote invloed zijn op de manier waarop d-basics informatie verwerkt. Gebruik de geavanceerde instellingen daarom alleen in overleg met de d-basics helpdesk. Het scherm 'Boekhoudpakket geavanceerde instellingen' bestaat uit een groot aantal tabs. Hieronder worden per tab de geavanceerde instellingen beschreven: IMPORTEREN TAB 1A1) DEBITEURENNUMMER gebruik voor het debiteurennummer de debiteurenzoekcode Selecteer deze optie indien de zoekcode moet worden gehanteerd als debiteurennummer. 7-cijferig debiteurennummer Selecteer deze optie indien het geselecteerde boekhoudpakket een 7-cijferig debiteurennummer hanteert. Gebruik het nieuwe debiteurennummer veld In sommige gevallen wordt het debiteurennummer in twee verschillende velden opgeslagen. Selecteer deze optie indien bij het aanmaken van de databestanden de waarde uit het veld debcode in plaats van het veld debnr moet worden gebruikt. (Deze instelling is alleen van toepassing op Exact Globe 2000). TAB 1A2) DEBITEURENFILTER Lees bij het inlezen van debiteuren een extra veld in t.b.v. deb. Filter Met behulp van filters kunnen gegevens van bepaalde debiteuren of facturen uit de databestanden worden gehouden. Het komt voor dat te filteren debiteuren al als zodanig zijn gekenmerkt in het boekhoudpakket. D-basics kan met behulp van deze informatie automatisch de te filteren debiteuren selecteren. Om van deze mogelijkheid gebruik te kunnen maken, moeten één of meer velden worden geïmporteerd waarin het hiervoor genoemde kenmerk door het boekhoudpakket wordt opgeslagen. Selecteer via de uitvouwmenu's de extra in te lezen velden (uit het stambestand van de debiteuren). TAB 1A3) DEBITEUREN IMPORTVELDEN Lees bij de debiteuren extra vrije velden in Via deze optie kunnen vijf extra velden uit het debiteurenbestand worden geselecteerd. Klik hiertoe op het uitvouwmenu en selecteer vervolgens het gewenste veld. De informatie in de geselecteerde velden wordt door d-basics geïmporteerd, en kan worden toegevoegd aan vrije velde in de databestanden. Hiertoe moeten een aantal handelingen worden verricht. Zie voor een beschrijving van deze handelingen Tab Exporteren, Sub tab 2A) Debiteuren / Crediteuren.

215 Bijlagen 211 Voeg adresveld 2 toe aan adresveld 1 Selecteer deze optie indien d-basics de informatie uit adresveld 2 moet toevoegen aan de informatie uit adresveld 1. Bij het importeren van de debiteuren de landcode niet updaten Selecteer deze optie indien bij het importeren van debiteuren de landcode niet moet worden geactualiseerd. Met deze instelling wordt voorkomen dat in d-basics handmatig aangebrachte correcties bij de eerst volgende import actie worden overschreven. Maatwerk Deze optie biedt de mogelijkheid tot het aanroepen van klant- of boekhoudpakket specifiek maatwerk betreffende het importeren van debiteuren. Gebruik deze optie alleen in overleg met de d-basics helpdesk. TAB 1A4) ADRESVELDEN Verwijder de postcodes uit de adresvelden Selecteer deze optie indien bij het inlezen de postcodes uit de adresvelden moeten worden verwijderd. Lees postadressen in i.p.v. vestigingsadressen Selecteer deze optie indien de postadressen moeten worden ingelezen in plaats van de vestingsadressen. Postcodes en woonplaatsen uit adresvelden filteren Selecteer deze optie indien de postcode en woonplaats gegevens in één adresveld zijn opgeslagen en deze informatie bij het importeren moet worden opgesplitst in twee aparte gegevens. Inlezen afwijkende adresvelden Het is mogelijk dat - bij het vastleggen van adresgegevens in het boekhoudpakket - andere dan de standaard adresvelden zijn gebruikt. In dit geval kan d-basics de adresgegevens niet uit de standaard adresvelden importeren en moet met behulp van de vijf uitvouwmenu's - per adresgegeven dat afwijkend wordt ingevuld - het veld worden geselecteerd waaruit de informatie moet worden geïmporteerd. TAB 1B1) FACTUURNUMMER Voeg voor het factuurnummer het debiteurnummer toe Selecteer deze optie indien bij het aanmaken van de databestanden het debiteurennummer aan het factuurnummer moet worden toegevoegd. Tekenreeksen uit factuurnummers filteren Het is mogelijk gedurende het importeren bepaalde tekens te laten verwijderen uit de factuurnummers. Vul de te verwijderen tekens in. Indien meerdere tekens moeten worden verwijderd moet tussen deze tekens een puntkomma (;) worden gezet. Voorloopnullen toevoegen aan factuurnummers Selecteer deze optie indien - ten behoeve van het sorteren - voorloopnullen aan de factuurnummers moeten worden toegevoegd. Gebruik bij het inlezen van facturen het veld voor de factuurnummer Selecteer het veld waarin de te importeren factuurnummers zijn opgeslagen.

216 212 Handleiding d-basics Gebruik bij het importeren van niet afgestemde betalingen de eerste X karakters van het omschrijvingveld als factuurnummer. Met behulp van deze instelling kan worden aangegeven dat bij het importeren van niet afgestemde facturen de eerste X karakters van het omschrijvingenveld moeten worden gebruikt voor het herleiden van de factuurnummer. Dagboek toevoegen voor het factuurnummer Selecteer deze optie indien bij het importeren het dagboeknummer aan het factuurnummer moet worden toegevoegd. Jaartal toevoegen voor het factuurnummer Selecteer deze optie indien bij het importeren het jaartal aan het factuurnummer moet worden toegevoegd. Gebruik bij het importeren de eerste X karakters van het omschrijving veld als factuurnummer Deze functie biedt de mogelijkheid het factuurnummer af te leiden uit de omschrijving van de factuur. Geeft hiervoor aan uit hoeveel karakters het factuurnummer bestaat. Gebruik bij het inlezen van de openstaande posten voor niet-facturen het volgnummer met prefix '*' voor de factuurnummers Selecteer deze optie indien bij het importeren van openstaande posten bij alle mutaties - niet zijn- * de het aanmaken van een factuur - het leesteken ' ' aan het factuurnummer moet worden toegevoegd. Voorloopkarakter toevoegen aan factuurnummers voor facturen met positieve factuurbedragen Deze functie biedt de mogelijkheid voorloop karakters toe te voegen aan factuurnummer van positieve facturen. Vul hiervoor de te gebruiken karakters (leestekens) in. Voorloopkarakter toevoegen aan factuurnummers voor facturen met negatieve factuurbedragen Deze functie biedt de mogelijkheid voorloop karakters toe te voegen aan factuurnummer van negatieve facturen. Vul hiervoor de te gebruiken karakters (leestekens) in. Gebruik bij het inlezen van de betalingen de systeemstuknummers als factuurnummers Selecteer deze optie indien bij het importeren van betalingen het boekstuknummer als factuurnummer moet worden gehanteerd. Vervalnummer / termijnnummer als lettercode toevoegen achter het factuurnummer Gebruik deze optie indien een bedragen in de vorm van meerdere deelfacturen met hetzelfde rekeningnummer in rekening wordt gebracht. Met deze optie wordt in d-basics bij het importeren van de facturen het vervaldagnummer als lettercode achter het factuurnummer geplaatst. Hiermee krijgen de deelfacturen een uniek factuurnummer. / + volgnummer toevoegen achter het factuurnummer of boekstuknummer bij ongealloceerde betalingen. Selecteer deze optie indien bij het importeren van betalingen een volgnummer aan het factuur of boekstuknummer moet worden toegevoegd in geval van ongealloceerde betalingen.

217 Bijlagen 213 TAB 1B2) FACTUURFILTER Lees bij het inlezen van de openstaande posten een extra veld in tbv filter Deze instelling biedt de mogelijkheid extra informatie te importeren ten behoeve van het gebruik van de filters. Gebruik de uitvouwmenu's om de velden te selecteren waarin de extra in te lezen informatie is opgeslagen. Lees bij het inlezen van facturen een extra veld in t.b.v. filter Deze instelling biedt de mogelijkheid extra informatie te importeren t.b.v. het gebruik van filters. Gebruik het uitvouwmenu om het veld te selecteren waarin de extra informatie is opgeslagen. Extra conditie Via de knop 'Extra conditie' kan een scherm worden opgeroepen dat de mogelijkheid biedt een extra conditie(s) toe te voegen aan de query waarmee de facturen worden geselecteerd op het moment dat ze uit de database van het boekhoudpakket worden geïmporteerd. De extra conditie(s) moet(en) in de vorm van een SQL statement worden toegevoegd. Het wordt ten zeerste aangeraden contact op te nemen met de d-basics helpdesk bij het in gebruik nemen van deze geavanceerde instelling. TAB 1B3) FACTUREN IMPORTVELDEN Lees bij het inlezen van facturen een extra datum veld in t.b.v. factoring Het is mogelijk een extra datumveld in te lezen. Selecteer hier het gewenste datumveld. Maatwerk Deze optie biedt de mogelijkheid tot het aanroepen van klant- of boekhoudpakket specifiek maatwerk betreffende het importeren van facturen. Gebruik deze optie alleen in overleg met de d-basics helpdesk. Gebruik bij het inlezen van de facturen de afleverdebiteur in plaats van de facturatie debiteur. Selecteer deze optie indien bij het importeren van facturen de NAW gegevens van de afleverdebiteur in plaats van de facturatiedebiteur moeten worden geïmporteerd. TAB 1B4) INLEES SELECTIE Facturen inlezen die niet ouder zijn dan Het aantal in te lezen facturen kan op basis van leeftijd worden begrensd. Standaard leest d-basics de facturen ouder dan 60 dagen niet in. Deze leeftijdsgrens kan worden aangepast door het invoeren van een ander getal. Openstaande posten inlezen die niet ouder zijn dan Het aantal in te lezen openstaande posten kan op basis van leeftijd worden begrensd. Standaard leest d-basics de openstaande posten ouder dan 60 dagen niet in. Deze leeftijdsgrens kan worden aangepast door het invoeren van een ander getal. Debiteuren openstaande posten niet, facturen wel inlezen Selecteer deze optie indien alleen de facturen moeten worden ingelezen. Doe dit alleen indien nieuwe facturen bestanden worden aangemaakt en het inlezen van gegevens te lang duurt.

218 214 Handleiding d-basics Gebruik voor het inlezen van facturen het openstaande posten bestand Indien in het boekhoudpakket geen gebruik wordt gemaakt van de facturatie module, moet het openstaande postenbestand worden gebruikt voor het inlezen factuurgegevens. Geef dit aan door het hokje aan te vinken. Selecteer alleen de facturen zonder letters Selecteer deze optie indien bij het importeren alleen de informatie moet worden meegenomen van de facturen waarbij het factuurnummer slechts uit cijfers bestaat. Lees alleen openstaande posten met grootboeknummer(s) Met behulp van deze instelling kan worden aangegeven dat alleen de openstaande posten moeten worden geïmporteerd waarbij een bepaald grootboeknummer wordt vermeld. Het is mogelijk meerdere grootboeknummers in te voeren, deze moeten worden gescheiden met behulp van een komma. Lees alleen openstaande posten met documenttype(s) Met behulp van deze instelling kan worden aangegeven dat slechts openstaande posten met een bepaald bestandstype moeten worden ingelezen. Vul de code in aan de hand waarvan het in te lezen documenttype kan worden herkend (gebruik een komma als scheidingsteken indien er sprake is van verschillende types). Toekomstige facturen inlezen Selecteer deze optie indien d-basics ook de facturen moet inlezen waarvan de factuurdatum in de toekomst ligt. Factuurregels niet importeren Selecteer deze optie indien bij het importeren van de gegevens uit het financiële pakket de factuurregels moeten worden overgeslagen. Niet definitieve facturen ook inlezen Selecteer deze optie indien niet definitieve facturen toch moeten worden geïmporteerd Biedt de mogelijkheid tot het vervolgen van de inleesactie na een foutmelding. Standaard wordt de inleesactie afgebroken indien zich tijdens het importeren een fout voordoet. Indien deze optie wordt geselecteerd, biedt d-basics de mogelijkheid de inleesactie voort te zetten na het optreden van een fout. Deze optie mag enkel worden gebruikt voor het negeren van niet kritische fouten. TAB 1B5) VERVALDATUM Vervaldatums van de facturen niet inlezen Selecteer deze optie indien de vervaldatums van facturen niet moeten worden ingelezen. Als vervaldatum wordt in dit geval de standaard vervaldatum gehanteerd. Facturen zonder vervaldatum hebben een vervaltermijn van Vul hier de vervaltermijn in die standaard moet worden gebruikt indien de vervaltermijn niet is af te leiden uit de gegevens van het boekhoudpakket. Lees de vertrekdatum in als vervaldatum Selecteer deze optie indien de vertrekdatum moet worden gehanteerd als vervaldatum voor een factuur (deze instelling geldt alleen voor pakketten uit de reisbranche). TAB 1B6) C/W/D (CHEQUES/WISSELS/DOMICIELIERING)

219 Bijlagen 215 Gebruik voor het inlezen van de openstaande posten de cheques/wissels Selecteer deze optie indien voor het inlezen van de openstaande posten het cheques en wissels bestand moet worden gebruikt. Gebruik voor het inlezen van de cheques/wissels de volgende filterwaarden Vul hier de kenmerken in die moeten worden gebruikt voor het identificeren van cheques en wissels. D-basics maakt aan de hand van deze kenmerken het onderscheid tussen openstaande posten en cheques of wissels. Het is mogelijk meerdere kenmerken in te voeren, deze moeten worden gescheiden met behulp van een komma. TAB1B7) HISTORIE Aantal te bewaren lijsten van historie debiteuren openstaande posten D-basics biedt de mogelijkheid tot het bewaren van lijsten met openstaande posten. Vul hier in hoeveel lijsten moeten worden bewaard. TAB 1C) GROOTBOEKREKENINGEN Grootboeksaldi inlezen van de laatste X jaar Deze instelling biedt de mogelijkheid aan te geven van hoeveel jaar historie moet worden meegenomen bij het importeren van de grootboekmutaties. TAB 1D) ALGEMEEN Gegevens bestanden eerst naar andere locatie kopiëren en van daaruit verwerken Selecteer deze optie indien - voorafgaand aan het importeren van informatie uit het boekhoudpakket - eerst een kopie van de in te lezen database bestanden moet worden gemaakt (en geef aan waar deze bestanden moeten worden opgeslagen). D-basics zal in dit geval de gegevens uit de gekopieerde database bestanden importeren. EXPORTEREN TAB 2A) DEBITEUREN/CREDITEUREN Verwijder bij het exporteren de voorloopnullen bij debiteurennummers Selecteer deze optie indien bij het aanmaken van databestanden de voorloopnullen uit het debiteurennummer moeten worden verwijderd. Gebruik bij exporteren van debiteuren NAW gegevens uit het veld Het is mogelijk dat adres gegevens in het boekhoudpakket in meerdere velden kunnen worden opgeslagen. Indien bij het aanmaken van databestanden niet de gegevens uit het standaard veld moeten worden gebruikt, biedt deze instelling de mogelijkheid tot het selecteren van de alternatieve velden. De extra geïmporteerde informatie opslaan in velden: Bij het importeren van informatie uit het boekhoudpakket kunnen extra vrije velden worden geselecteerd waarvan de informatie moet worden opgeslagen in d-basics. Het is mogelijk deze informatie op te nemen in de databestanden. Geef hiervoor per geïmporteerd veld aan op welke positie de informatie moet worden opgeslagen in het exportbestand.

220 216 Handleiding d-basics Gebruik bij het exporteren karakters van het debiteurennummer beginnende bij karakter D-basics biedt de mogelijkheid slechts een gedeelte van het debiteurennummer te gebruiken bij het aanmaken van de databestanden. Geef aan uit hoeveel karakters een debiteurennummer mag bestaan. Vermeld tevens de te hanteren startpositie. Tekenreeksen uit debiteurencodes filteren D-basics kan bij het exporteren van gegevens vooraf gedefinieerde tekenreeksen uit de debiteurencodes filteren. Vul hiervoor één of meer tekenreeksen in, gescheiden door een puntkomma (;). Schakel correctie BTW nummer uit D-basics bevat een functie die BTW nummers opslaat in een standaard formaat. Met behulp van deze optie kan deze functie worden uitgeschakeld, de BTW nummers worden in dit geval ongecorrigeerd overgenomen uit het boekhoudpakket. Landcode voor BTW nummer plaatsen Selecteer deze optie indien bij het exporteren van gegevens de landcode voor het BTW nummer moet worden geplaatst Adresveld toevoegen aan debiteurennaam Met behulp van deze instelling kan worden aangegeven dat bij het exporteren de informatie uit een bepaald adres veld moet worden toegevoegd aan de debiteurennaam. Selecteer hiervoor het te gebruiken te gebruiken adresveld. TAB 2B) FACTUREN/OPENSTAANDE POSTEN Gebruik bij het exporteren de vervaldatum als factuurdatum Selecteer deze optie indien bij het exporteren de vervaldatum als factuurdatum moet worden gehanteerd. Gebruik bij het exporteren de eerste karakters van het omschrijving veld als factuurnummer. D-basics biedt de mogelijkheid het factuurnummer af te leiden uit de omschrijving. Vul hiertoe het aantal in te lezen karakters in. Gebruik de standaard landcode indien bij een debiteur de landcode niet is ingevuld Selecteer deze optie indien bij de debiteuren waar geen landcode is aangetroffen, het standaard land moet worden gehanteerd. Facturen/openstaande posten exporteren in de basisvaluta i.p.v. Vreemde valuta Selecteer deze optie indien facturen in de basisvaluta moeten worden geëxporteerd en niet in de vreemde valuta. Druk vervolgens op de knop instellingen om aan te geven bij welke vreemde valuta de facturen in de standaard valuta moeten worden geëxporteerd (verplaats hiertoe de te vervangen valuta naar de linker kolom). Tekenreeksen uit factuurnummers filteren D-basics kan bij het exporteren van gegevens vooraf gedefinieerde tekenreeksen uit de factuurnummers filteren. Vul hiervoor één of meer tekenreeksen in, gescheiden door middel van een puntkomma (;).

221 Bijlagen 217 Gebruik bij het exporteren karakters van het factuurnummer beginnende bij karakter D-basics biedt de mogelijkheid slechts een gedeelte van het factuurnummer te gebruiken bij het aanmaken van de databestanden. Geef aan uit hoeveel karakters een factuurnummer mag bestaan. Vermeld tevens de te hanteren startpositie. Dagboekcode bij exporteren als volgt uit factuurnummers behandelen Bepaalde boekhoudpakketten maken gebruik van een samengesteld factuurnummer dat bestaat uit een dagboekcode en een factuurnummer met daartussen eventueel een scheidingsteken. Via deze instelling wordt de mogelijkheid geboden aan te geven hoe de dagboekcode moet worden behandeld bij het exporteren van de facturen. Hierbij wordt de keuze geboden tussen Niet verwijderen, Alleen scheidingsteken verwijderen of Alles verwijderen. Indien de vervaldatum voor de factuurdatum valt gebruik dan factuurdatum als vervaldatum Selecteer deze optie indien de vervaldatum door de factuurdatum moet worden vervangen in het geval de vervaldatum voor de factuurdatum ligt. Verzendgeschiedenis bijhouden voor facturen Selecteer deze optie indien d-basics moet bijhouden welke facturen zijn verzonden. Indien deze optie is ingeschakeld, kan d-basics automatisch de nieuwe facturen selecteren bij vervolgzendingen. Exporteren t.b.v. overname oude bestanden Het komt voor dat factormaatschappijen - bij 'Nieuwe facturen' contracten - vragen bij de eerste verzendactie alle openstaande posten in te sturen in plaats van enkel de nieuwe facturen. Indien deze optie is ingeschakeld, exporteert d-basics alle openstaande posten in het nieuwe facturen bestandsformaat (schakel deze optie bij vervolgzendingen weer uit). Exporteer openstaand bedrag i.p.v. factuurbedrag in factuur exportbestand Deze instelling hangt nauw samen met de hiervoor beschreven mogelijkheid alle openstaande posten in het nieuwe facturen bestandsformaat te exporteren. Indien deze optie is ingeschakeld stelt d-basics bij het exporteren de factuurbedragen gelijk aan de openstaande bedragen (de oorspronkelijke factuurbedragen worden hierbij overschreven). Ook voor deze instelling geldt dat ze na de eerste verzendactie moet worden uitgeschakeld. TAB 2C) INFOCODES Factuur infocode Selecteer deze optie indien een extra veld met Infocode informatie moet worden ingelezen vanuit het boekhoudpakket. Infocodes kunnen op twee verschillende manieren worden ingelezen: vanuit een debiteurenveld of vanuit het facturen of openstaande posten veld. Debiteurenveld Selecteer deze optie indien de in te lezen infocodes in het debiteurenbestand van het boekhoudpakket zijn opgeslagen. Selecteer vervolgens met behulp van het uitklapmenu het veld waarin de infocodes zijn opgeslagen Openstaande posten / facturen veld Selecteer deze optie indien de in te lezen infocodes in het openstaande posten of facturen bestand zijn opgeslagen. Selecteer vervolgens met behulp van het uitvouwmenu het veld waarin de infocodes zijn opgeslagen.

222 218 Handleiding d-basics TAB 2D1) ALGEMEEN <OARid> scheidingskarakter Normaal gesproken worden aan ieder item in Argentis databestanden unieke sleutels (OARid) toegekend. Standaard wordt hiervoor het debiteurnummer en factuurnummer gebruikt, gescheiden door een spatie. Het is mogelijk dat een afwijkend scheidingskarakter is gebruikt (of helemaal geen scheidingskarakter). Vul in dit geval het gebruikte karakter in of laat het invulveld leeg indien er geen scheidingsteken is gebruikt. Voorloopnullen gebruiken bij <OARid> Het is mogelijk dat in een unieke sleutel (OARid) voorloopnullen worden gebruikt. Selecteer deze optie indien dit het geval is en geef tevens de totale (vaste) lengte van de unieke sleutel (OARid) aan. TAB 2D2) DEBITEUREN Lees bij debiteuren extra vrije velden in t.b.v. export D-basics biedt de mogelijkheid tot het inlezen van extra informatie ten behoeve van de databestanden voor Argentis/MaxCredible. Selecteer met behulp van de uitvouwmenu's de velden waaruit de extra informatie moet worden geïmporteerd. TAB 2D3) OPENSTAANDE POSTEN Lees bij openstaande posten extra vrije velden in t.b.v. export D-basics biedt de mogelijkheid tot het inlezen van extra informatie ten behoeve van de databestanden voor Argentis/MaxCredible. Selecteer met behulp van de uitvouwmenu's de velden waaruit de extra informatie moet worden geïmporteerd. CLIEOP TAB 3) CLIEOP Bij het aanmaken van de CLIEOP bestanden automatisch de omschrijvingen vullen met de gegevens uit de volgende velden. D-basics kan de informatie uit extra velden importeren ten behoeve van de omschrijvingen zoals deze moeten worden opgenomen in de CLIEOP bestanden. Selecteer hiertoe via de uitvouwmenu's 1 of meer extra velden.

223 Bijlagen Gebruik van filters Met behulp van filters kan worden aangegeven dat bepaalde gegevens niet in de databestanden moeten worden verwerkt. Deze bijlage beschrijft de verschillende soorten filters en de manier waarop deze moeten worden toegepast. Soorten filters D-basics kent de volgende soorten filters: Debiteuren filter Met behulp van het debiteuren filter kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde debiteuren niet in de databestanden moeten worden opgenomen. Openstaande posten en nieuwe facturen Met behulp van het openstaande posten of nieuwe facturen filter kan worden aangegeven dat de gegevens van bepaalde openstaande posten of nieuwe facturen niet in de databestanden moeten worden opgenomen (in de rest van de beschrijving van het instellen van filters wordt omwille van de leesbaarheid het woord 'Facturen' gebruikt in plaats van 'Openstaande posten of Nieuwe facturen'). Toepassen van filters Filters worden via het hieronder getoonde scherm ingesteld. Dit scherm kan worden geopend via de filterknoppen in het scherm van de exportmodule. De door d-basics verzamelde gegevens kunnen op twee manieren worden gefilterd: handmatig of automatisch. Handmatig filteren Bij handmatig filteren worden de niet te versturen debiteuren of facturen handmatig geselecteerd. Doorloop hiervoor de volgende stappen: 1. Selecteer in het scherm van de exportmodule de toe te passen filters door de hokjes voor deze filters aan te vinken. 2. Open vanuit het scherm van de exportmodule het venster waarin de gewenste filters moeten worden ingesteld. 3. Selecteer in dit venster in het bovenste linker vak de niet te versturen debiteuren of facturen

224 220 Handleiding d-basics 4. Verplaats de geselecteerde debiteuren of facturen naar het bovenste rechter vak door op de knop met het teken '>' te klikken. Met het doorlopen van de hierboven beschreven stappen worden debiteuren of facturen naar het vak 'Niet te gebruiken handmatig' verplaatst. Herhaal deze stappen totdat alle uit te sluiten items zijn verplaatst. Van alle debiteuren of facturen die zich in het bovenste rechter vak bevinden worden de gegevens niet in de databestanden opgenomen. Automatisch filteren Bij het automatisch filteren, worden de niet te versturen debiteuren of facturen automatisch geselecteerd aan de hand van hiertoe ingelezen kenmerken. Debiteuren kunnen op basis van de volgende kenmerken worden gefilterd: Land van herkomst Het debiteurennummer De betalingsconditie Een zelf gedefinieerd veld uit het debiteurenbestand Facturen kunnen op basis van de volgende kenmerken automatisch worden geselecteerd: De selectiecode De betalingsconditie Het factuurnummer Relatie tussen factuurdatum en vervaldatum (<,=,>,<>.<=, >=) Eigen veld Nog niet verzonden facturen Niet-nul facturen Factuurdatum Aantal dagen vervallen Klik hier voor een beschrijving van het gebruik van het filter op basis van land van herkomst. Klik hier voor een beschrijving van het gebruik van de overige automatische filters. Selecteren financierbare landen Indien een land als niet-financierbaar wordt aangewezen zullen de gegevens van debiteuren uit dat land niet in databestanden worden opgenomen. Open hiervoor via de exportmodule het scherm voor het instellen van het debiteurenfilter en druk op de knop 'Financierbare landen instellen'. Standaard bevinden alle landen zich in de linker kolom. Door een land naar de rechter kolom te verplaatsen wordt dat land als niet financierbaar aangewezen. Selecteer hiervoor het land in kwestie en klik op de knop 'Verwijderen'. Herhaal dit totdat alle niet financierbare landen als zodanig zijn gekenmerkt, druk vervolgens in het scherm van het debiteurenfilter op de knop 'Filters toepassen' om de instellingen op te slaan.

225 Bijlagen 221 Overige automatisch filters Doorloop voor het instellen van de overige automatische filters de volgende stappen: Stap 1: Selecteer in het scherm van de exportmodule de toe te passen filters door de hokjes voor deze filters aan te vinken. Stap 2: Open vanuit het scherm van de exportmodule het venster waarin de gewenste filters moeten worden ingesteld. Stap 3: Selecteer in dit venster één of meer van de toe te passen automatische filters door de hokjes voor deze filters aan te vinken. Stap 4: Selecteer in het eerste uitvouw menu de eigenschap waaraan de gefilterde informatie moet voldoen (=, <>, >, >=, <, <=, IN, LIKE) Opmerking: De eigenschappen IN en LIKE zijn SQL commando's. Voor informatie betreffende het gebruik ervan wordt verwezen naar de d-basics helpdesk. Stap 5: Selecteer in het laatste uitvouw menu de waarde waarop gefilterd moet worden. Indien het uitvouw menu leeg is, heeft d-basics de voor het filter in kwestie vereiste informatie niet kunnen inlezen. Dit kan worden veroorzaakt door het feit dat bij het instellen van de koppeling met het boekhoudpakket niet is aangegeven dat een extra veld moet worden geïmporteerd ten behoeve van filters. Belangrijk: Om gebruik te kunnen maken van de mogelijkheid tot het filteren met behulp van een eigen veld, moet bij het instellen van de koppeling met het boekhoudpakket worden aangegeven dat een extra veld moet worden ingelezen ten behoeve van het filteren van de te versturen informatie. Stap 6: Druk na het instellen van de filters op de knop 'Filters toepassen'. Automatische gefilterde debiteuren of facturen worden hiermee automatisch verplaatst naar het onderste rechter vak (Niet te gebruiken filter). Handmatig aanpassen selectie automatische filters Het is mogelijk de door automatische filters gemaakte selectie handmatig aan te passen. Selecteer hiervoor in het onderste rechter vak de alsnog te versturen items en verplaats deze met de knop '<' naar het linker onderste vak (Te gebruiken handmatig). De gegevens van de naar dit vak verplaatste debiteuren of facturen worden alsnog opgenomen in de databestanden.

226 Handleiding d-basics Handmatig toevoegen aanvullende gegevens Soms kan niet alle gewenste informatie via een directe of indirecte koppeling uit het boekhoudpakket worden geïmporteerd. In dat geval wordt de mogelijkheid geboden de ontbrekende informatie handmatig toe te voegen via het scherm "Aanvullende gegevens". Hierbij wordt - voor ieder type informatie dat aanvullend in d-basics moet worden ingevoerd - een aparte categorie aangemaakt. Via deze categorie wordt de aanvullende informatie ingevoerd en steeds opnieuw geactualiseerd op het moment dat informatie vanuit d-basics moet worden verstuurd. Aanmaken van een categorie Doorloop voor het aanmaken van een categorie de volgende stappen: 1. Druk in het scherm "Aanvullende gegevens" op de knop "Toevoegen". Hiermee wordt het volgende scherm geopend: 2. Selecteer bij "Soort" het type informatie waarvoor de categorie wordt aangemaakt (vooralsnog kan hier alleen "Voorraad" worden gekozen) 3. Vul een "Code" en "Omschrijving" in. 4. Selecteer bij "Datum" de rapportagedatum. Dit is het moment waarop het hierna genoemde bedrag is vastgesteld 5. Vul bij "Bedrag EV" de waarde in van de betreffende categorie op de rapportagedatum 6. Selecteer bij "Bijlage" het bestand dat dient ter onderbouwing van de - bij "Bedrag" - ingevulde waarde. Dit bestand moet via de administratieve- of logistieke software van de onderneming worden aangemaakt (exporteren) en sluit - qua inhoud en waarde - precies aan bij de in d-basics aangemaakte categorie. In het voorbeeld hierboven zou er dus een bijlage worden toegevoegd met een specificatie van de grondstoffen. Bijlages hebben bij voorkeur het Excel formaat.

227 Bijlagen Selecteer de optie "Gecontroleerd na laatste import". Hiermee wordt aangegeven dat - voorafgaand aan het versturen van de gegevens - het saldo en de bijlage zijn geactualiseerd. Herhaal de hierboven beschreven handelingen totdat voor alle extra mee te sturen informatie een categorie is aangemaakt. Actualiseren van een categorie Telkens wanneer opnieuw informatie vanuit d-basics wordt verstuurd moet het saldo en de bijlage in de aangemaakte categorieën worden geactualiseerd. Doorloop hiervoor de volgende stappen: 1. Selecteer een categorie 2. Druk op "Wijzigen" 3. Selecteer bij "Datum" de rapportagedatum 4. Vul bij "Bedrag" de waarde van de categorie op de rapportagedatum in 5. Voeg een actule bijlage toe 6. Selecteer de optie "Gecontroleerd na laatste import". Hiermee wordt aangegeven dat - voorafgaand aan het versturen van de gegevens - het saldo en de bijlage zijn geactualiseerd. Herhaal deze handelingen totdat alle categorieën zijn geactualiseerd.

228 Handleiding d-basics Debiteuren dag-voortgangsbestand Bij sommige ontvangende partijen moet een debiteuren dag-voortgangsbestand worden opgestuurd. Dit bestand bevat alle debiteurenmutaties die hebben plaatsgevonden sinds de voorgaande aanlevering. Instellingen Selecteer voor het aanmaken van het dag-voortgangsbestand de optie 'Dagvoortgang'. Selecteer verder voor zover van toepassing - onderstaande opties: o Incl. deb /osp Hiermee kan worden ingesteld dat bij het versturen van het mutatiebestand ook bestanden met de N.A.W. gegevens en openstaande posten worden meegestuurd. o Geb ruik valutacode Met deze optie kan worden ingesteld dat slechts mutaties in een bepaalde valuta in het mutatiebestand worden opgenomen, mutaties in andere valuta's worden in dit geval niet in het mutatie bestand opgenomen. Deze instelling moet worden gebruikt in combinatie met de optie "Exportbestanden aanmak en per valutacode" (zie ook "Instellen van de exportmodule", onderdeel "Opties"). Koppelen mutaties In het dag-voortgangsbestand wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten mutaties (hierna mutatietypes genoemd). Iedere door d-basics uit het boekhoudpakket geïmporteerde mutatie in het debiteurenbestand moet aan een mutatietype worden gekoppeld. Waar mogelijk doet d-basics dit automatisch op basis van in het programma opgenomen standaardregels. Het komt echter voor dat mutaties worden aangetroffen die niet op basis van deze standaardregels aan een mutatietype kunnen worden gekoppeld. In dat geval wordt bij het aanmaken van het dag-voortgangsbestand automatisch het scherm "Koppelen mutatiecode aan CofacemutatieId" geopend waarmee de niet gekoppelde mutaties handmatig aan een mutatietype kunnen worden gekoppeld. Doorloop voor het koppelen de niet gekoppelde mutaties de volgende stappen: 1. Selecteer via het uitvouwmenu "Coface mutatieteypid" het mutatietype waaraan een niet gekoppeld mutatie moet worden gekoppeld (deze worden getoond in de rechter kolom) 2. Selecteer in de kolom "Niet gekoppeld" (rechts) de mutatie(s) die aan het - tijdens stap 1 - geselecteerde mutatietype moet(en) worden gekoppeld 3. Druk op de knop toevoegen om de geselecteerde mutatie(s) naar de kolom "Gekoppeld" (links) te verplaatsen. Herhaal deze stappen totdat alle mutaties aan een mutatietype zijn gekoppeld. Sluit daarna af door op "OK" te klikken.

229 Bijlagen 225 Aansluiting mutatie bestand Na het koppelen van de mutaties wordt het dag-voortgangsbestand aangemaakt. Hierbij wordt gecontroleerd of de optelsom van de mutaties gelijk is aan het verschil tussen het 'oude' en het 'nieuwe' openstaande debiteurensaldo (debiteurensaldo op het moment van het aanmaken van het vorige dag-voortgangsbestand t.o.v. het debiteurensaldo op het moment van het aanmaken van het nieuwe debiteurenbestand). Als hierbij een verschil wordt aangetroffen verschijnt de volgende melding: Klik in dit geval op "Ja", d-basics opent nu het scherm "Extra informatie" waarin dit verschil toegelicht kan worden (dit scherm kan handmatig worden geopend door op de knop "Extra info" te klikken): Via dit venster kan het verschil worden toegelicht. Vul hiervoor bij de van toepassing zijnde categorieën het (verschil)bedrag in en geef desgewenst in het tekstveld een korte toelichting. Zorg er voor dat het verschil in z'n geheel wordt verklaard en druk daarna op "OK" om het venster te sluiten. Opmerking: Via de knop "Dag-voortgang" kan een scherm worden opgeroepen waarin de door d-basics aangetroffen mutaties worden weergegeven. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen mutaties die nog moeten worden verstuurd en mutaties die al zijn verstuurd (tab "Historische deb. mutaties"). De mutaties die nog moeten worden verstuurd worden weergegeven per debiteur (tab "Debiteurenmutaties") en per mutatietype (tab "Totaalbedrag per mutatie")

230 Handleiding d-basics Gebruik van de module File Merger Menu opties: Maatwerk, File merger De file merger biedt de mogelijkheid tot het samenvoegen van databestanden uit meerdere administraties. De volgende soorten databestanden kunnen worden samengevoegd: Exportbestand debiteuren NAW Exportbestand debiteuren openstaande posten Exportbestand debiteuren betalingen Doorloop voor het samenvoegen van de databestanden de volgende stappen: Stap 1: Selecteren bestandsformaat De file merger kan de databestanden voor Argentis, d-basics, De Lage Landen, MaxCredible of OnGuard samenvoegen. Geef met behulp van het uitvouwmenu boven in het scherm aan welk type bestanden moet worden samengevoegd. Opmerking: De samen te voegen bestanden moeten van het zelfde bestandsformaat hebben zijn als het samengevoegde bestand. Stap 2: Selectie samen te voegen bestanden De samen te voegen export bestanden moeten worden geselecteerd. Klik hiervoor op de knop en blader naar het bestand dat moet worden samengevoegd, klik op 'Open' om het bestand toe te voegen. Herhaal deze stappen totdat - voor iedere soort exportbestand - de samen te voegen bestanden zijn geselecteerd. Stap 3: Selecteren bestandslocatie samengevoegd bestand Klik op de knop en geef aan waar het samengevoegde exportbestand moet worden opgeslagen.

231 Bijlagen 227 Stap 4: Samenvoegen bestanden Klik - na het doorlopen stap 1 t/m 3 - op de knop 'Start'. De samengevoegde bestanden worden nu opgeslagen op tijdens stap 3 geselecteerde bestandslocaties. Opmerking: Bij het samenvoegen van de bestanden wordt niet gekeken naar de inhoud van de bestanden. Het is dus mogelijk dat in het samengevoegde exportbestand dubbele factuur of debiteurnummers voorkomen

232 Handleiding d-basics Import Wizards Indien het niet mogelijk is gegevens rechtstreeks uit de database van het boekhoudpakket te importeren, biedt d-basics als alternatief de mogelijkheid gegevens te importeren met behulp van door het boekhoudpakket aangemaakte databestanden. Omdat de bestandsstructuur van deze bestanden voor ieder boekhoudpakket afwijkend is, moet worden aangegeven hoe de in te lezen informatie is opgeslagen in de databestanden. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de volgende "Import wizards": Import wizard voor Excel bestanden Import wizard voor Text bestanden Opmerkingen Importeren van gegevens in een ander bestandsformaat dan Text of Excel is niet mogelijk. De mate waarin d-basics succesvol gegevens kan importeren vanuit de - door het boekhoudpakket aangemaakte - databestanden is afhankelijk inhoud en structuur van deze bestanden Excel import wizard Met behulp van de "Excel import wizard" kan d-basics zodanig worden ingesteld dat informatie kan worden geïmporteerd uit Excel bestanden waarvan de structuur afwijkt van de d-basics standaard voor Excel bestanden. De Excel import wizard kan de volgende gegevens importeren: Crediteuren NAW Crediteuren Openstaande posten Debiteuren NAW Debiteuren Openstaande posten Debiteuren mutaties Facturen Factuurregels Landen Talen Valuta Voorraden Opmerkingen: De hierboven genoemde informatie kan slechts worden geïmporteerd indien deze in Excel formaat vanuit het boekhoudpakket kan worden geexporteerd. Hierbij moet voor ieder gegevenstype een aparte tab of een apart exportbestand worden aangemaakt. Hierna zal de term 'gegevenstype' worden gebruikt. Hiermee worden de losse onderdelen van de hierboven gegeven opsomming van te importeren gegevens bedoeld.

233 Bijlagen 229 Doorloop voor het instellen van de Excel import wizard de volgende stappen: Stap 1: Openen scherm Excel import wizard Menu opties: 'Administratie', 'Boek houdpak k et' Het scherm van de Import wizard kan worden geopend door in het scherm 'Boekhoudpakket' het financiële pakket 'Microsoft Excel' te kiezen en vervolgens op de knop 'Excel import wizard' te klikken. Stap 2: Selecteer type gegevens De instellingen voor het importeren moeten per gegevenstype worden vastgelegd. Selecteer hiervoor via het uitvouwmenu 'Type gegevens' - het gegevenstype dat moet worden geïmporteerd. Stap 3: Selecteren soort databestand(en) De door d-basics te importeren gegevens kunnen op verschillende manieren in Excel zijn opgeslagen. De import wizard kan met de volgendetypen databestanden overweg: De gegevens zijn in een enkelvoudig Excelbestand opgeslagen De gegevens zijn in meerdere Excelbestanden opgeslagen De gegevens zijn in meerdere Excelbestanden met detailregels opgeslagen Selecteer het type databestanden waarin de gegevens die moeten worden geïmporteerd zijn opgeslagen Stap 4: Aanwijzen locatie databestanden Specificeer bij 'Excel bestand' de locatie waar de te importeren Excelbestanden zijn opgeslagen (via de knop aan het einde van het invulvak kan een venster worden geopend waarmee naar de juiste locatie kan worden gebladerd). Stap 5: Koppelen gegevens De verder te ondernemen stappen zijn afhankelijk van het type databestand(en) dat is gekozen: KOPPELING MET ENKELVOUDIG EXCEL BESTAND Selecteer het type 'Enkelvoudig Excelbestand' indien de informatie die door d-basics moet worden geïmporteerd is opgeslagen in één Excelbestand. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een Excelbestand met daarop een lijst met de gegevens van alle debiteuren.

234 230 Handleiding d-basics Bij het instellen van dit type koppeling moet per gegeven worden aangewezen uit welke KOLOM dit moet worden geïmporteerd, volg hiervoor de volgende procedure: 1. Selecteer werkblad Een Excelbestand kan uit meerdere werkbladen bestaan. Selecteer via het uitvouwmenu 'Werkblad' het werkblad waaruit de informatie moet worden geïmporteerd. 2. Beginnen in regel... Vaak bevat een Excelblad één of meer regels met tabelnamen, opmaak etc. Deze informatie moet niet worden geïmporteerd. Geef daarom met behulp van de instelling 'Begin bij rij...' aan vanaf welke rij de gegevens moeten worden geïmporteerd. 3. Koppelen velden Bij het koppelen van de velden wordt vastgelegd hoe de in de Excelbestanden opgeslagen informatie moet worden geïmporteerd in (de velden van) d-basics. Het vastleggen van deze instellingen verloopt via de vakken 'Importvelden' (links) en 'Beschikbare velden' (rechts) op het scherm 'ExcelImport Wizard'. Hanteer hierbij de volgende methode: a) Selecteer in het vak 'Importvelden' (links) een regel (veld) b) Selecteer in het vak 'Beschikbare velden' (rechts) de kolom die moet worden gekoppeld aan de in het linker vak geselecteerde regel. c) Druk op de knop 'Toevoegen', hiermee wordt de koppeling vastgelegd. Herhaal deze stappen totdat tenminste alle verplichte velden zijn gekoppeld. Formule: Het is mogelijk dat bepaalde informatie in het Excelbestand ontbreekt of niet juist is. In dit geval kan met behulp van een formule de waarde in het Excelbestand worden overschreven met een vaste waarde. Druk hiervoor op de knop 'Formule' en vul de te hanteren formule in (op dezelfde wijze als in Excel). Voorbeelden: Form ule Uitleg =30 In dit geval w ordt standaard de w aarde 30 ingevuld = A1*0,25 In dit geval w ordt bij iedere regel die w ordt geïmporteerd de uitkomst van A1*0,25 ingevuld KOPPELING MET MEERDERE EXCELBESTANDEN Selecteer het type 'Meerdere Excelbestanden' indien de informatie die door d-basics moet worden geïmporteerd is opgeslagen in meerdere Excelbestanden. Dit is bijvoorbeeld het geval indien iedere factuur in een apart Excelbestand is opgeslagen. Bij het instellen van dit type koppeling moet per gegeven worden aangewezen uit welke CEL dit moet worden geïmporteerd, volg hiervoor de volgende procedure: 1. Selecteren bestand en werkblad De Excelwizard toont een lijst van bestanden die werden aangetroffen op de tijdens stap 4 aangewezen bestandslocatie. Selecteer in deze lijst één van de Excelbestanden uit de verzameling van bestanden waarvoor de koppeling moet worden ingesteld. Selecteer vervolgens met behulp van het uitvouwmenu 'Werkblad' het juiste werkblad. Opmerking: Na het aanwijzen van de bestandslocatie moet op de knop 'Verversen' ( ) worden geklikt. Hiermee wordt de inhoud van de geselecteerde map opnieuw ingelezen.

235 Bijlagen Koppelen velden Bij het koppelen van de velden wordt vastgelegd hoe de in de Excelbestanden opgeslagen informatie moet worden geïmporteerd in (de velden van) d-basics. Het vastleggen van deze instellingen verloopt via de vakken 'Importvelden' (links) en 'Beschikbare velden' (rechts) op het scherm 'ExcelImport Wizard'. Hanteer hiervoor de volgende methode: a) Selecteer in het vak 'Importvelden' (links) een regel (veld) b) Selecteer in het vak 'Beschikbare velden' (rechts) de cel die moet worden gekoppeld aan de in het linker vak geselecteerde regel. c) Druk op de knop 'Toevoegen', hiermee wordt de koppeling vastgelegd. Herhaal deze stappen totdat alle velden zijn gekoppeld. Formule: Ook bij dit type databestanden wordt de mogelijkheid geboden met behulp van een formule ontbrekende informatie te berekenen. Voor informatie inzake het gebruik van een formule wordt verwezen naar de beschrijving bij 'Koppeling met enkelvoudig Excelbestand. KOPPELING MET MEERDERE EXCELBESTANDEN MET DETAILREGELS Selecteer het type 'Meerdere Excelbestanden met detailregels' indien d-basics facturen inclusief factuurregels moet importeren en deze informatie is opgeslagen in meerdere Excelbestanden. Bij het instellen van dit type koppeling kan een gegeven zowel uit een CEL als uit een KOLOM worden geïmporteerd, volg voor het instellen van deze koppeling de volgende procedure: 1. Selecteren bestand en werkblad De Excelwizard toont een lijst van bestanden die werden aangetroffen op de tijdens stap 4 aangewezen bestandslocatie. Selecteer in deze lijst één van de Excelbestanden uit de verzameling van bestanden waarvoor de koppeling moet worden ingesteld. Selecteer vervolgens met behulp van het uitvouwmenu 'Werkblad' het juiste werkblad. Opmerking: Na het aanwijzen van de bestandslocatie moet op de knop 'Verversen' ( ) worden geklikt. Hiermee wordt de inhoud van de geselecteerde map opnieuw ingelezen. 2. Koppelen velden Bij het koppelen van de velden wordt vastgelegd hoe de in de Excelbestanden opgeslagen informatie moet worden geïmporteerd in (de velden van) d-basics. Voor het importeren van de factuurkop moet een koppeling worden gemaakt met een CEL in het Excelblad, voor het importeren van de factuurregels moet een koppeling worden gemaakt met een gedeelte van een KOLOM. Voor het koppelen van de factuurkop en de factuurregels gelden daarom afwijkende procedures: Koppelen CEL Het vastleggen van deze instellingen verloopt via de vakken 'Importvelden' (links) en 'Beschikbare velden' (rechts) op het scherm 'ExcelImport Wizard'. Hanteer hiervoor de volgende methode: a) Selecteer in het vak 'Importvelden' (links) een regel (veld) b) b) Selecteer in het vak 'Beschikbare velden' (rechts) de cel die moet worden gekoppeld aan de in het linker vak geselecteerde regel. c) Druk op de knop 'Toevoegen', hiermee wordt de koppeling vastgelegd. Herhaal deze stappen totdat alle velden zijn gekoppeld.

236 232 Handleiding d-basics Koppelen (gedeelte van) KOLOM a) Selecteer in het vak 'Importvelden' (links) een regel (veld) b) b) Selecteer in het vak 'Beschikbare velden' (rechts) de kolom die moet worden gekoppeld aan de in het linker vak geselecteerde regel. c) Boven het linker vak wordt bij de optie 'Begin bij rij' de mogelijkheid geboden een start- en eindrij in te vullen. Vul bij startrij het nummer van de eerste regel in waarop de te importeren informatie voorkomt. Vul bij Eindrij de laatste regel in waarop deze informatie voorkomt. d) Druk op de knop 'Toevoegen', hiermee wordt de koppeling vastgelegd. Herhaal deze stappen totdat alle velden zijn gekoppeld. Formule: Ook bij dit type databestanden wordt de mogelijkheid geboden met behulp van een formule ontbrekende informatie te berekenen. Voor informatie inzake het gebruik van een formule wordt verwezen naar de beschrijving bij 'Koppeling met enkelvoudig Excelbestand. Herhaal stappen 2 tot en met 5 totdat voor alle te importeren gegevenstypes (databestanden) de instellingen zijn vastgelegd.

237 Bijlagen Text Import wizard Met behulp van de "Text import wizard" kan d-basics zodanig worden ingesteld dat informatie kan worden geïmporteerd uit tekstbestanden waarvan de structuur afwijkt van de d-basics standaard voor tekstbestanden. De Text import wizard kan de volgende gegevens importeren: Crediteuren NAW Crediteuren Openstaande posten Debiteuren betalingen Debiteuren NAW Debiteuren Openstaande posten Debiteuren mutaties Facturen Factuurregels Landen Talen Valuta Voorraden Opmerkingen: De hierboven genoemde informatie kan slechts worden geïmporteerd indien deze in Text (CSV) formaat vanuit het boekhoudpakket kan worden geëxporteerd. Hierbij moet voor ieder gegevenstype een apart exportbestand worden aangemaakt. Hierna zal de term 'gegevenstype' worden gebruikt. Hiermee worden de losse onderdelen van de hierboven gegeven opsomming van te importeren gegevens bedoeld. Doorloop voor het instellen van de Text import wizard de volgende stappen: Stap 1: Openen scherm Text import wizard Menu opties: 'Administratie', 'Boek houdpak k et' Het scherm van de Import wizard kan worden geopend door in het scherm 'Boekhoudpakket' het financiële pakket 'CSV-bestand' te kiezen en vervolgens op de knop 'CSV-import wizard' te klikken. Stap 2: Selecteer type gegevens De instellingen voor het importeren moeten per gegevenstype worden vastgelegd. Selecteer hiervoor via het uitvouwmenu 'Type gegevens' - het gegevenstype waarvoor de instellingen voor het importeren moeten worden vastgelegd.

238 234 Handleiding d-basics Stap 3: Aanwijzen locatie databestanden en selecteren bestandsformaat Specificeer bij 'Bestandsnaam' de locatie waar de te importeren Tekstbestanden zijn opgeslagen (via de knop kan een venster worden geopend waarmee naar de juiste locatie kan worden gebladerd). Selecteer na het aanwijzen van de bestandslocatie - via het uitvouwmenu 'Bestandsformaat' het van toepassing zijnde bestandsformaat. Selecteer 'Gescheiden' indien de gegevens in het tekstbestand met behulp van een leesteken worden gescheiden. Selecteer 'Vaste lengte' indien voor ieder gegeven een vaste lengte is gereserveerd in het tekstbestand. Stap 4: Vastleggen Record instellingen Een databestand kan uit meerdere records bestaan. Zo bevat bijvoorbeeld het bestand met facturen de gegevens van meerdere facturen en wordt de verzameling gegevens die betrekking heeft op één factuur een record genoemd. Met behulp van de volgende instellingen kan nader worden vastgelegd hoe records moeten worden geïmporteerd: Scheidingstek ens records Het is mogelijk dat records in het tekstbestand met behulp van één of meer scheidingsteken(s) van elkaar worden gescheiden. Vul in dit geval de/het voor het scheiden van de records gebruikte teken(s) in. Starten bij record Met behulp van deze instelling kan worden ingesteld dat de eerste X records bij het importeren moeten worden overgeslagen. Gebruik dit bijvoorbeeld indien het eerste record de veldnamen bevat. Record filter Indien niet alle records moeten worden geïmporteerd, kan met behulp van deze instelling - op soortgelijke manier als bij de LIKE operator - worden aangegeven welke records wel moeten worden geïmporteerd. De d-basics helpdesk kan ondersteuning bieden bij het gebruik van deze instelling. Trim tek st bij regels Met behulp van deze instelling kan worden aangegeven dat bepaalde karakters aan het begin en/of aan het einde van het record niet moeten worden geïmporteerd. Vul hiervoor - via de geëigende invulvakken - het niet te importeren karakter in. Stap 5: Vastleggen Veld instellingen Een record kan uit meerdere velden bestaan, ieder veld bevat een uniek gegeven (bijvoorbeeld de datum waarop een factuur is aangemaakt). Met behulp van de volgende instellingen kan nader worden vastgelegd hoe velden moeten worden geïmporteerd: Scheidingstek ens velden Het is mogelijk dat velden met behulp van één of meer scheidingsteken(s) van elkaar worden gescheiden. Vul in dit geval de/het voor het scheiden van de velden gebruikte teken(s) in. Trim tek st bij veldwaarden Met behulp van deze instelling kan worden aangegeven dat bepaalde karakters in het veld niet moeten worden geïmporteerd. Vul hiervoor - via het invulvak - het niet te importeren karakter in (met behulp van deze instelling kan men bijvoorbeeld de aanhalingstekens aan het begin en einde van de waarde in een veld verwijderen).

239 Bijlagen 235 Stap 6: Vastleggen instellingen gegevensconversie Met behulp van de instellingen voor gegevensconversie wordt aangegeven hoe de informatie in het gegevensbestand moet worden geïnterpreteerd. Spaties wissen Selecteer deze optie indien spaties aan het begin en einde van een veldwaarde moeten worden verwijderd. Datum formaat Geef met behulp van deze instelling aan welke datumnotatie is gehanteerd in het te importeren tekstbestand. Let er hierbij op dat ook de streepjes tussen de getallen in overeenstemming worden gebracht met de datumnotatie in het tekstbestand. Tek en voor negatieve getallen Geef via deze instelling aan met behulp van welk teken negatieve getallen in het tekstbestand worden vermeld. Decimalen Geef via deze instelling aan volgens welke methode decimalen worden genoteerd in het tekstbestand. Stap 7: Koppelen velden Bij het koppelen van de velden moet een relatie worden gelegd tussen de datavelden in d-basics en de velden in de records van het tekstbestand. Volg hiervoor de volgende procedure: 1. Selecteer in het vak 'Importvelden' (links) een regel (veld) 2. Selecteer in het vak 'Voorbeeld van gegevens' (rechts) de kolom die moet worden gekoppeld aan de in het linker vak geselecteerde regel 3. Druk op de knop 'Toevoegen', hiermee wordt de koppeling vastgelegd. Herhaal deze stappen totdat alle velden zijn gekoppeld. Formule: Het is mogelijk dat bepaalde informatie niet direct kan worden overgenomen vanuit het tekstbestand. In dit geval kan met behulp van een formule een vaste waarde in de plaats van de waarde in het tekstbestand worden gezet of kan een gedeelte van de tekst worden geïmporteerd. Vaste waarde Selecteer in het vak Importvelden (links) het veld waarvoor een vaste waarde moet worden ingevuld. Druk vervolgens op de knop 'Formule' (en beantwoord de vraag of een vaste waarde moet worden ingevuld met 'Ja'). Vul tenslotte de waarde in en druk op 'OK' Gedeelte van de tek st Selecteer in het vak Importvelden (links) het veld waarvoor een vaste waarde moet worden ingevuld. Druk vervolgens op de knop 'Formule' (en beantwoord de vraag of een vaste waarde moet worden ingevuld met 'NEE'). Vul tenslotte het veld, de startpositie en de lengte in (allen gescheiden door puntkomma) en druk op 'OK' Voorb eeld: 5;4;20 In dit voorb eeld wordt informatie geïmporteerd uit het veld dat correspondeert met de 5de kolom in het vak 'Voorb eeld van gegevens' (rechts) De startpositie is 4, dit b etekent dat de eerste 3 karakters in het veld niet worden geïmporteerd De lengte is 20, dit b etekent dat de informatie op de posities 4 tot en met 23 wordt geïmporteerd (alles wat na 23 komt wordt niet ingelezen). Herhaal stappen 2 tot en met 7 totdat voor alle te importeren gegevenstypes (databestanden) de instellingen zijn vastgelegd.

240 Handleiding d-basics Meldingen log bestand Deze bijlage beschrijft de meldingen in het log bestand. Deze meldingen doen zich voor indien zich bij het aanmaken van databestanden een fout voordoet. De volgende meldingen kunnen voorkomen: Value truncated Deze melding houdt in dat de informatie die in het boekhoudpakket is opgeslagen, langer is dan de ruimte die hiervoor beschikbaar is in het exportbestand. Voorb eeld: '12:51:57 : Value truncated (Field: CompanyName)! (37 -> 32) (VIVAPLANTE Bretagne/Fleurs des 7 Iles > VIVAPLANTE Bretagne/Fleurs des 7)' In het exportbestand is de maximale lengte voor het opslaan van een bedrijfsnaam 32 karakters. In het voorbeeld is de lengte van de bedrijfsnaam in het boekhoudpakket 37 karakters. Bij het aanmaken van de databestanden vallen daarom de laatste vijf karakters weg (spaties meegerekend). Value dropped Deze melding houdt in dat de informatie uit het boekhoudpakket te lang is om op te slaan in het exportbestand en niet kan worden ingekort. De informatie wordt in dit geval in zijn geheel weggelaten uit het exportbestand. Voorb eeld: 12:51:57 : Value dropped (Field: TelNr)! (24 -> 15) ( ( privé) -> ) De maximaal beschikbare lengte voor een telefoonnummer in het exportbestand is 15. De informatie in het boekhoudpakket is in dit voorbeeld 24 karakters lang. Omdat een telefoonnummer normaal gesproken onbruikbaar wordt indien het is ingekort, wordt de waarde in het exportbestand volledig weggelaten. Mandatory field Bij deze melding wordt verplicht geachte informatie niet aangetroffen in de database van het boekhoudpakket. Voorb eeld: 12:51:57 : DebtorRecord is missing mandatory field <languagecode> (Debtor #20525 ) In dit voorbeeld ontbreekt voor debiteur bijvoorbeeld de taalcode.

241 Bijlagen Specificatie bestandsformaten belastingdienst Bij het aanmaken van de aangifte Loonheffingen of de opgaaf ICL kan d-basics gebruik maken van door andere programma's aangemaakte databestanden. De gegevens in deze databestanden kunnen door d-basics worden geïmporteerd. Hierbij geldt wel de voorwaarde dat de databestanden moeten zijn opgemaakt in een door d-basics ondersteund bestandsformaat. Dit document geeft een beschrijving van deze bestandsformaten. Specificatie bestandsformaat aangifte Loonheffingen Specificatie bestandsformaat opgaaf Intracommunautaire leveringen (ICL)

242 Handleiding d-basics Specificatie bestandsformaat aangifte Loonheffingen In het geval van de aangifte Loonheffingen kan d-basics het XML bestand zoals dat naar de belastingdienst moet worden gestuurd importeren, ondertekenen en versturen. De eisen waaraan het door d-basics te importeren XML-bestand moet voldoen zijn daarom dezelfde als de eisen zoals die door de belastingdienst worden gesteld aan het XML bestand voor de aangifte Loonheffingen (het door d-basics te importeren bestand moet dus al in het door de belastingdienst voorgeschreven formaat zijn opgemaakt). Een gedetailleerde specificatie van dit XML bestand kan via de website van de belastingdienst worden gedownload.

243 Bijlagen Specificatie bestandsformaat ICP De gegevens voor de opgaaf ICP kunnen automatisch door d-basics worden geïmporteerd. Hiertoe kan d-basics 3 soorten bestanden importeren: 1. TEXT 2. EXCEL 3. XML Het is slechts mogelijk deze bestanden te importeren indien ze zijn opgemaakt in het door d-basics herkende bestandsformaat. I. Specificatie bestandsformaat TEXT bestanden Er zijn zes verschillende soorten tekstbestanden: 1. Correctie leveringen ICP 2. Correctie diensten ICP 3. Correctie ABC ICP 4. Opgaaf leveringen ICP 5. Opgaaf diensten ICP 6. Opgaaf ABC ICP Voor ieder onderdeel van de opgaaf moet dus een apart bestand worden aangemaakt. Per type dient de juiste extensie en de voorgeschreven bestandstructuur te worden gehanteerd. De bestandsnaam met uitzondering van de extensie is vrij. Iedere regel in het bestand dient te worden afgesloten met een Carriage Return (i.e CR met als hexadecimale waarde "0D") gevolgd door een Line Feed (i.e. LF met als hexadecimale waarde "0A"). 1. Correctie leveringen ICP Extensie: Veld Tijdvak Spaties.coi Positie Landcode 8-9 Spaties Nummer Spaties Teken Bedrag Format Waarden Pos (1-2): Jaar, {00-99} Pos (3-5): Codering opgaaf tijdvak: zie tabel 1. X(2) AT,BE,BG,CY,CZ,DE,DK,EE,EL,ES,FI,FR,GB, HU,IE,IT,LT,LU,LV,MT,PL,PT,RO,SE,SI,SK X(12) X(1) {-,<spatie>}, Toelichting: - = Negatief, <spatie> = positief voorb eeld: BE DK DE

244 240 Handleiding d-basics 2. Correctie diensten ICP Extensie: Veld Tijdvak Spaties.cod Positie Landcode 8-9 Spaties Nummer Spaties Teken Bedrag Format Waarden Pos (1-2): Jaar, {00-99} Pos (3-5): Codering opgaaf tijdvak: zie tabel 1. X(2) AT,BE,BG,CY,CZ,DE,DK,EE,EL,ES,FI,FR,GB, HU,IE,IT,LT,LU,LV,MT,PL,PT,RO,SE,SI,SK X(12) X(1) {-,<spatie>}, Toelichting: - = Negatief, <spatie> = positief voorb eeld: BE DK DE Correctie ABC-ICP Extensie: Veld Tijdvak Spaties.coa Positie Landcode 8-9 Spaties Nummer Spaties Teken Bedrag Format Waarden Pos (1-2): Jaar, {00-99} Pos (3-5): Codering opgaaf tijdvak: zie tabel 1. X(2) AT,BE,BG,CY,CZ,DE,DK,EE,EL,ES,FI,FR,GB, HU,IE,IT,LT,LU,LV,MT,PL,PT,RO,SE,SI,SK X(12) X(1) {-,<spatie>}, Toelichting: - = Negatief, <spatie> = positief voorb eeld: BE DK DE

245 Bijlagen 4. Opgaaf leveringen ICP Extensie:.icl Veld Positie Landcode 1-2 Spaties 3-4 Nummer 5-16 Spaties Teken Bedrag Format X(2) Waarden AT,BE,BG,CY,CZ,DE,DK,EE,EL,ES,FI,FR,GB, HU,IE,IT,LT,LU,LV,MT,PL,PT,RO,SE,SI,SK X(12) X(1) {-,<spatie>}, Toelichting: - = Negatief, <spatie> = positief Voorb eeld: BE DK BE Opgaaf diensten ICP Extensie:.icd Veld Positie Landcode 1-2 Spaties 3-4 Nummer 5-16 Spaties Teken Bedrag Format X(2) Waarden AT,BE,BG,CY,CZ,DE,DK,EE,EL,ES,FI,FR,GB, HU,IE,IT,LT,LU,LV,MT,PL,PT,RO,SE,SI,SK X(12) X(1) {-,<spatie>}, Toelichting: - = Negatief, <spatie> = positief Voorb eeld: BE DK BE Opgaaf ABC-ICP Extensie:.ica Veld Positie Landcode 1-2 Spaties 3-4 Nummer 5-16 Spaties Teken Bedrag Format X(2) X(12) X(1) {-,<spatie>}, Toelichting: - = Negatief, <spatie> = positief Voorb eeld: BE DK BE Waarden AT,BE,BG,CY,CZ,DE,DK,EE,EL,ES,FI,FR,GB, HU,IE,IT,LT,LU,LV,MT,PL,PT,RO,SE,SI,SK 241

246 242 Handleiding d-basics II. Specificatie bestandsformaat EXCEL bestanden Er zijn zes verschillende soorten EXCELbestanden: 1. Correctie leveringen ICP 2. Correctie diensten ICP 3. Correctie ABC ICP 4. Opgaaf leveringen ICP 5. Opgaaf diensten ICP 6. Opgaaf ABC ICP Voor ieder onderdeel van de opgaaf moet dus een apart bestand worden aangemaakt. Per type dient de juiste extensie en de voorgeschreven bestandstructuur te worden gehanteerd. De bestandsnaam met uitzondering van de extensie is vrij. 1. Correctie leveringen ICP Extensie:.coi.xls Veld Positie Format Waarden Tijdvak A Pos (1-2): Jaar, {00-99} Pos (3-5): Codering opgaaf tijdvak: zie tabel 1. Landcode B X(2) AT,BE,BG,CY,CZ,DE,DK,EE,EL,ES,FI,FR,GB, HU,IE,IT,LT,LU,LV,MT,PL,PT,RO,SE,SI,SK Nummer C X(12) Bedrag D voorb eeld: A B C D BE DK DE Correctie diensten ICP Extensie:.cod.xls Veld Positie Tijdvak A Landcode B Format X(2) Nummer C X(12) Bedrag D Waarden Pos (1-2): Jaar, {00-99} Pos (3-5): Codering opgaaf tijdvak: zie tabel 1. AT,BE,BG,CY,CZ,DE,DK,EE,EL,ES,FI,FR,GB, HU,IE,IT,LT,LU,LV,MT,PL,PT,RO,SE,SI,SK voorb eeld: A B BE DK DE C D

247 Bijlagen Correctie ABC-ICP Extensie:.coa.xls Veld Positie Tijdvak A Landcode B Format 9999 X(2) Nummer C X(12) Bedrag D Waarden Pos (1-2): Jaar, {00-99} Pos (3-5): Codering opgaaf tijdvak: zie tabel 1. AT,BE,BG,CY,CZ,DE,DK,EE,EL,ES,FI,FR,GB, HU,IE,IT,LT,LU,LV,MT,PL,PT,RO,SE,SI,SK voorb eeld: A B BE DK DE C D Opgaaf leveringen ICP Extensie:.icl.xls Veld Positie Landcode A Format X(2) Nummer B X(12) Bedrag C Waarden AT,BE,BG,CY,CZ,DE,DK,EE,EL,ES,FI,FR,GB, HU,IE,IT,LT,LU,LV,MT,PL,PT,RO,SE,SI,SK Voorb eeld: A BE DK DE B C Opgaaf diensten ICP Extensie:.icd.xls Veld Positie Landcode A Format X(2) Nummer B X(12) Bedrag C Waarden AT,BE,BG,CY,CZ,DE,DK,EE,EL,ES,FI,FR,GB, HU,IE,IT,LT,LU,LV,MT,PL,PT,RO,SE,SI,SK Voorb eeld: A BE DK DE B C

248 244 Handleiding d-basics 6. Opgaaf ABC-ICP Extensie:.ica.xls Veld Positie Landcode A Format X(2) Nummer B X(12) Bedrag C Waarden AT,BE,BG,CY,CZ,DE,DK,EE,EL,ES,FI,FR,GB, HU,IE,IT,LT,LU,LV,MT,PL,PT,RO,SE,SI,SK Voorb eeld: A BE DK DE B C III. Specificatie bestandsformaat XML bestand Het komt voor dat een boekhoudpakket een XML bestand in het door de belastingdienst voorgeschreven formaat kan aanmaken, maar dat niet de mogelijkheid wordt geboden dit bestand te versturen. In dit geval kan d-basics worden gebruikt als hulpmiddel voor het versturen van het XML bestand. Hierbij geldt als voorwaarde dat het - door d-basics te versturen - XML bestand in het door de belastingdienst voorgeschreven formaat is opgemaakt. Voor een specificatie van dit bestand wordt verwezen naar de belastingdienst. Tabel 1. Codering tijdvakken* Codering tijdvakken Opgaaftype Opgaaf over kalenderkwartaal Tijdvak 1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal Code opgaaf tijdvak Opgaaf over een kalenderjaar Heel jaar 040 Opgaaf over een kalendermaand Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Opgaaf over 2 maanden Januari/Februari April/Mei Juli/Augustus Oktober/November (*) overgenomen uit document Gegevensspecificatie Opgaaf Intracommunautaire Prestaties 2010 v1.0.pdf van de belastingdienst

249 Bijlagen Aanvragen KPN BAPI certificaat De bapi PKI methode maakt gebruik van KPN BAPI certificaten die bij KPN moeten worden aangevraagd. In deze bijlage worden de stappen beschreven die moeten worden doorlopen bij het aanvragen van de KPN BAPI certificaten. Stap 1: Registreren bij KNP Voor het aanvragen van een KPN BAPI certificaat moet u zich eerst registreren bij KPN. Dit registratieprocedure verloopt via de website van KPN en kan via de volgende link worden opgestart: kpnbapi.managedpki.com/registratie/. Na het invullen en versturen van de benodigde gegevens kan een registratie formulier worden gedownload. Dit formulier moet worden ingevuld en ondertekend. Stuur het vervolgens - vergezeld van kopieën van het uittreksel KVK en een wettelijk identiteitsdocument van de bevoegde vertegenwoordiger en eventuele gevolmachtigden - naar KPN. Nadat KPN genoemde documenten heeft verwerkt ontvangt u - na enige werkdagen - van KPN een abonneenummer. Het aanvragen van het PKI certificaat kan pas worden voortgezet na ontvangst van dit abonneenummer! Opmerking: Bij het behandelen van een aanvraag worden door KPN validatieregels gehanteerd. Het niet voldoen aan deze regels zal leiden tot het afkeuren van een aanvraag. Zie voor meer informatie: Stap 2: Opstarten 'Wizard aanvraag KPN BAPI certficaat' Open voor het starten van de wizard 'Aanvraag KPN BAPI certificaat' het tabblad 'Certificaat' in het scherm 'Instellingen TAX' (menu opties 'Modules', 'TAX', 'Instellingen') Druk hier vervolgens op de knop 'Wizard certificaataanvraag' om de wizard op te starten.

250 246 Handleiding d-basics Selecteer in het openingsscherm de van toepassing zijnde optie, zie ook de toelichting in het eerste scherm van de wizard. Druk daarna op 'Volgende om naar stap 3 te gaan.

251 Bijlagen 247 Stap 3: Kies het type certificaat aanvraag De tweede stap van de wizard biedt de mogelijkheid aan te geven welke type certificaataanvraag het betreft. Zie voor meer informatie de toelichting in het tweede scherm van de wizard. Klik na het selecteren van het type op 'Volgende'.

252 248 Handleiding d-basics Stap 4: Invullen gegevens aanvraag certificaat Certificaten worden op naam van een aanvrager geregistreerd. Gedurende de derde stap van de wizard worden de gegevens van de aanvrager ingevuld. Per onderwerp wordt onder in het scherm een toelichting/richtlijn gegeven, klik hiervoor in het invulvak. Neem bij het invullen van de gegevens de richtlijnen in acht. Klik na het invullen van de gegevens op 'Volgende' om naar stap 4 van de wizard te gaan, hier wordt een overzicht getoond van de gegevens die naar KPN zullen worden gestuurd. Controleer of de weergegeven informatie klopt en corrigeer de gegevens voor zover nodig. klik op 'Volgende' als alle gegevens volledig en correct zijn ingevuld.

253 Bijlagen 249 Stap 5: Invoeren wachtwoord. Gedurende de vijfde stap van de wizard moet - in tweevoud - een wachtwoord worden ingevuld. Bewaar dit wachtwoord goed, het moet op later tijdstip worden gebruikt bij het importeren van het certificaat. Klik na het invullen van het wachtwoord op 'Volgende' om de aanvraag af te drukken en digitaal naar KPN te versturen Stap 6: Afdrukken en versturen aanvraag. De aanvraag voor het KPN BAPI certificaat moet zowel digitaal als via reguliere post naar KPN worden verstuurd. Als na het invullen van het wachtwoord tijdens stap 5 op 'Volgende' wordt geklikt, wordt een printvenster geopend voor het afdrukken van de aanvraag. De aanvraag kan pas digitaal worden verstuurd nadat de aanvraag is afgedrukt. Nadat de printopdracht naar de printer is verstuurd wordt gevraagd of de afdruk is gelukt. Klik alleen op 'Ja' als dit daadwerkelijk het geval is, de aanvraag zal nu digitaal worden verstuurd. De papieren kopie van de aanvraag moet worden ondertekend - door dezelfde persoon die tijdens stap 1 het registratie formulier heeft ondertekend - en per reguliere post naar het volgende adres worden verstuurd: KPN Corporate Market B.V. Ter attentie van BAPI-Validatie Postbus BH APELDOORN Een aantal dagen na het versturen van de aanvraag ontvangt u via van KPN een dossiernummer waarmee de certificaten kunnen worden gedownload. Klik - in afwachting van dit bericht op 'Klaar' om de wizard af te sluiten.

254 250 Handleiding d-basics Stap 7: Downloaden en importeren certificaten Zodra de certificaten gereed zijn stuurt KPN hiervan een bericht. Start voor het downloaden van de de certificaten de wizard 'Aanvraag KNP BAPI certificaat', kies in het openingsscherm voor de optie 'Verder gaan met de aanvraag procedure' en klik op 'Volgende'. De wizard zal nu automatisch naar de stap 'Downloaden' gaan. Het downloaden en importeren van de certificaten verloopt via de volgende procedure: 1. Download pagina openen De certificaten moeten worden gedownload van de website van KPN. Via de knop 'Downloaden KPN certificaten...' kan de webpagina worden geopend waar de certificaten kunnen worden opgezocht en gedownload.

255 Bijlagen 251 De certificaten moeten worden opgezocht aan de hand van het 'Dossiernummer' dat door KPN is afgegeven na de registratie zoals beschreven in stap 1. Dit dossiernummer is door het d-basics programma automatisch in het geheugen gezet bij het openen van de webpagina en kan via de toetscombinatie Ctrl+C worden geplakt in het invulvak 'Dossiernummer' dat zich in de zoekpagina bevindt (click eerst in het invulvak). Opmerk ing: De webpagina voor het downloaden van de certificaten kan ook handmatig worden geopend via Vul vervolgens het dossiernummer in om de certificaten te downloaden. 2. Certificaten downloaden en opslaan Klik na het plakken of invullen van het dossiernummer op knop 'Zoeken'. Er zal nu aan de hand van het dossiernummer worden gezocht en beschikbare certificaten zullen worden getoond. U moet zowel het Encryption certificate als het Digital Signature certificate downloaden. Kies bij het downloaden van de certificaten voor de optie de bestanden op te slaan (dus niet openen) en kies bij het opslaan van de bestanden voor een locatie die tijdens de volgende stap eenvoudig kan worden teruggevonden. Opmerk ing: Controleer het dossiernummer als geen certificaten worden gevonden. 3. Aanwijzen locatie certificaat bestanden De certificaatbestanden die tijdens stap 2 zijn gedownload moeten worden geïmporteerd in het dbasics programma. Hiervoor moet bij het onderdeel 'Downloadlocatie' worden aangegeven waar de certificaatbestanden zijn opgeslagen. Klik hiervoor op de knop 'Bladeren' en blader naar de locatie waar de bestanden zijn opgeslagen. 4. Importeren certificaten Klik na het aanwijzen van de downloadlocatie op de knop 'Volgende' om het importeren van de certificaten te voltooien. De voortgang wordt in het scherm weergegeven, klik op 'Klaar' zodra het importeren is voltooid. Opmerk ing: Bij het importeren van de certificaten wordt een kopie van de certificaten opgeslagen in de map 'BAPI_backup', deze map bevindt zich in de installatiedirectory van d-basics. Het wordt aangeraden een back-up van de bestanden in deze map te bewaren op een tweede locatie (USB, cdrom,..)