beheer en timemanagement. Michel Lahaye

Transcriptie

1 beheer en timemanagement Michel Lahaye

2 1. Inleiding & Introductie > Hoeveel berichten ontvangt u per dag?

3 knelpunten op kantoor 1. Mappenstructuur te complex 2. De grote hoeveelheid CC-berichten 3. Ontoereikende kennis van software 4. Verkeerd gebruik van het medium 5. Er glipt regelmatig iets door mijn vingers 6. Ik kom niet aan mijn echte werk toe door alle 7. Discipline bij het toepassen van bovenstaande

4 beheersing Visie (hoe pak ik het aan?) Kennis (hoe voer ik het uit?) beheersing Beleid (e-etiquette & archivering) Discipline (DOEN!)

5 Effecten van Verwachtingen van zenders is veranderd Radicale versnelling = direct (ad-hoc) reageren! Formaliteit is losgelaten: Versturen zonder controle Informelere aanspreekvormen Onnauwkeurige spelling Ongestructureerde teksten Discussie via de Overdaad aan informatie: Steeds meer CC-berichten Inhoudsloze s Open einde communicatie

6 kost heel veel tijd Kennis- en informatiewerkers: 20% van de tijd bezig met het verzamelen en verstrekken van info per mail 20% van de tijd bezig met het lezen en verwerken van informatie Totaal: 2 dagen per week!! Na vandaag een andere aanpak!

7 2. Timemanagement > Waarom kom je tijd tekort op een dag? Uitstellen? Faalangst? Perfectionisme? Alles zelf willen doen? Geen nee zeggen? Chaotische werkplek?

8 Tijd tekort 1. Uitstellen ontdek de veroorzaker en los dan op 2. Faalangst schakel hulptroepen in, stel je kwetsbaar op 3. Perfectionisme zoek een begrenzer 4. Delegeren samenwerken 5. Zoeken naar waardering stel je eigen doelen en maak een dag/week/maandplan. (hulpmiddel: Taken in Outlook) 6. Geen nee zeggen behulpzaamheid versus eigen taken: altijd een open deur policy is funest in hectische tijden. 7. Nee zeggen is Ja zeggen tegen iets anders 8. Chaotische werkplek Clean Desk Policy

9 Tijd tekort oplossingen 1. Schrap zo veel mogelijk niet belangrijke taken 2. Hanteer de portiemethode (Pomodoro-techniek) 3. Doe het NU! principe (Eet de kikker) 4. Maak slim gebruik van de mogelijkheden van Outlook 5. Realistisch plannen i.p.v. menselijk plannen 6. Geconcentreerd blijven werken 7. Samenwerken (slim delegeren)

10 Pomodoro techniek (1) De Pomodorotechniek is een methode voor tijdmanagement, ontwikkeld aan het eind van de jaren tachtig door Francesco Cirillo. Bij deze techniek werd oorspronkelijk een kookwekker (in de vorm van een tomaat) gebruikt waarmee steeds periodes van 25 minuten (een 'pomodoro') geconcentreerd werken aan een taak worden afgebakend. Deze 25 minuten worden vervolgens opgevolgd door drie minuten pauze, waarna weer een nieuwe periode van 25 minuten kan worden gestart. Na de vierde keer mag een langere pauze genomen worden.

11 Pomodoro techniek De techniek bestaat uit vijf stappen: 1. Besluit welke taak je gaat doen 2. Stel de kookwekker in op 25 minuten 3. Werk (met focus!) aan de gekozen taak tot de wekker gaat 4. Neem een korte pauze (3 minuten) 5. Na elke vierde Pomodoro" neem je een langere pauze (15-30 minuten)

12 Eet de kikker!

13 Eat that Frog! Als je elke ochtend begint met het eten van een levende kikker, zal de rest van de dag een 'makkie zijn (aldus Mark Twain). 'Eat that frog' laat zien hoe je moet beginnen met de taken waar je het minst zin in hebt. De taken die je voor je uitschuift blijken namelijk bijna zonder uitzondering de taken te zijn die de grootste, meest positieve impact op je leven zullen hebben. Brian Tracy is één van Amerika's beste zakelijke sprekers, een schrijver van bestsellers en een van de beste adviseurs en trainers ter wereld op het gebied van persoonlijke en professionele ontwikkeling.

14 Matrix van Eisenhower Urgent Niet urgent Belangrijk 1e kwadrant 2e kwadrant Niet belangrijk 3e kwadrant 4e kwadrant Stap 1: Maak een lijst met alle dingen die je moet doen. Stap 2: Schrijf ze in de vier kwadranten Stap 3: Besluit om de taken in: kwadrant 4 nooit meer te doen kwadrant 3 te delegeren aan iemand anders of te schrappen kwadrant 2 direct in je (Outlook) agenda in te plannen kwadrant 1 direct te gaan doen en er vandaag nog bloktijd aan te besteden

15 Belangrijk / Urgent Eisenhouwer diagram Kwadrant 1: Deadline is nabij (doen!) Kwadrant 2: Hier zit plannen Kwadrant 3: Nee zeggen, op een Ja manier: onderhandelen over wat en wanneer Kwadrant 4: Wachten, alternatieven?

16 Timemanagement: de basis Wie zijn tijd niet goed beheert, blijft steken in het eerste kwadrant. Druk, druk, druk met dingen die hier-en-nu aandacht vragen Houd een korte lijst bij van taken die (op dat moment) niet belangrijk genoeg zijn en je dus hebt uitgesteld (misschien-ooit)

17 Bloktijd Onderaan de streep worden we afgerekend op wat we produceren. Alleen voor resultaten wordt je betaald. Het is dus noodzakelijk om als je aan het werk bent ook echt aan het werk te zijn. Focus is hierbij het sleutelwoord. De beste manier om focus aan te brengen is door bloktijd in te plannen voor jezelf. Gebruik de tijd die je hebt geblokt alleen maar voor die taken die je echt af wilt krijgen. Tijdens bloktijd doe je niets anders dan je focussen op deze taak (Pomodoro)

18 Overzicht houden Verplaats automatisch alle CC-mail naar een andere map van je Postvak IN met behulp van een regel Archiveren automatisch of delegeren? Stuur het secretariaat een CC van alle zakelijke inkomende en uitgaande berichten Gebruik in Outlook de optie BCC om mailadressen af te schermen

19 Delegeren en reduceren 1. Behandel op vaste momenten/tijdstippen 2. Reageer niet onmiddellijk op s, voorkom impulsieve en adhoc reacties 3. Stel een gezamenlijk adres in voor te verzenden berichten Bv. of 4. Stel gesloten vragen of gebruik de term: zonder tegenbericht 5. Gebruik deadlines of communiceer een reactietermijn 6. Minder versturen levert ook minder reacti op en 7. zorgt voor meer focus

20 Delegeren en reduceren 1. Laat nooit meer dan 10 s in uw Postvak IN staan 2. Beslis na het openen van een direct wat te doen: Weggooien (je hoeft er niets mee te doen) Kleine actie: meteen afhandelen + archiveren Grotere actie: verplaats naar takenlijst 3. Mailbox vol? Maak verzonden items en prullenbak regelmatig leeg

21 Delegeren en reduceren Communiceer duidelijk: één onderwerp per Geef en vraag duidelijke taal Geef de soort mail aan: vraag, informatie, actie, urgent Onderscheid tussen ontvangers: van wie actie en aan wie ter informatie

22 Tijd tekort praktische tips Vergaderingen aan het einde van de dag of voor de lunch Goede voorbereiding = effectiever Geen verstoringen van buiten Maximaal 1 uur Op vaste momenten van de dag Outlook uit Duidelijke taal vragen en geven Werkplek Geconcentreerd werken? Deur dicht! Clean desk + clean desktop + clean Postvak IN Bekijk kritisch het aantal bakjes

23 Mail ontvangen? Maak een keuze uit 5 1. Direct doen? 2. Weggooien 3. Bewaren 4. Plannen 5. Delegeren

24 Postvak In / je rugzak Binnenkomende Stap 1. Verzamelen Vraag 1: WAT IS DIT? Prullenbak Stap 2. Beslissen Vraag 2: WIL IK DIT NU DOEN? NEE Ooit / Misschien Archief Vraagt dit om meerdere stappen, dan is het een: PROJECT Vraag 3: WAT IS MIJN GEWENSTE UITKOMST? Delegeren Stap 3. Organiseren Vraag 4: WAT IS MIJN EERSTVOLGENDE ACTIE? DOE HET METEEN Alleen als het kan in minder dan 2 minuten IN AGENDA In agenda maar alleen als het een specifieke tijd of datum betreft WACHT OP Op de lijst Wachten op of gedelegeerd / te delegeren STEL UIT Op de lijst Eerstvolgende acties. Dit ga ik doen zodra het kan.

25 3. Wat je ECHT MOET WETEN > Slim > Praktisch > Snel > Leuk

26 Gebruik sneltoetsen 26 Sneltoetsen: 2x zo efficiënt Aantal handelingen Winst per dag Winst per week minuten 2,5 uur 60 1 uur 5 uur 80 1,2 uur 6 uur 100 1,4 uur 7 uur

27 Slimmer werken met sneltoetsen Sneltoetsen zijn niet alleen sneller dan de meeste muishandelingen, ze zijn ook leuker en gezonder. In ieder geval is het gemakkelijker ergonomisch verantwoord te werken achter een toetsenbord, dan met een muis in de hand. CONCLUSIE... Leg weg die muis en word toetsenbord-rijk in plaats van muis-arm!

28 Focus! Waarschuwing bij nieuwe mail uitzetten: 1. Ga naar Bestand (File) 2. Kies bij Opties voor (Options ) 3. Scroll naar beneden en zet vinkjes uit bij geluid afspelen en waarschuwing nieuwe op bureaublad

29 Richtlijnen voor ( ) mappen Gebruik indien mogelijk onderwerp-mappen in plaats van persoonsnaam-mappen Voorkom dat u bij iedere nieuwe mail een nieuwe map wilt aanmaken: Denk van te voren na over een logische structuur! Maak een structuur met niet meer dan 10 hoofdmappen (en 10 sub-mappen) om overzicht te houden (in één oogopslag wil je zien waar de mail opgeslagen moet worden / opgeslagen is)

30 Slepen van Agenda, Taken en acties in Sleep naar takenlijst (indien < 15 min. werk) Sleep naar agenda (indien > 15 min. werk) Daarna wissen of verplaatsen uit Postvak IN Mail met bijlage verplaatsen Op mail gaan staan Rechter muisknop kies Verplaatsen Kies (b.v.) voor agenda Bericht is gewist uit Postvak IN

31 Openen van meerdere vensters Om een specifieke map (zoals de agenda) in een extra venster te openen, klik je rechts op het betreffende icoon en kies je voor: In nieuw venster openen (Open in new window) Dit kan ook vanuit het Lint

32 Categorieën In Outlook is de optie Categorieën in elk item-soort opgenomen. Het gebruik van categorieën is dé oplossing om indelingen te maken bij grote hoeveelheden: Taken Contactpersonen Afspraken s

33 Follow-Up vlag voor Bericht markeren voor opvolging: Klik rechts op het grijze vlaggetje naast het bericht Of: selecteer het bericht en klik in het Lint Start op de knop Opvolgen (Follow-up) Outlook maakt van de een taak en zet deze in de takenlijst De kleur(intensiteit) van de vlag wijzigt automatisch

34 Indelen in categorieën Categoriseren van mails, taken, contactpersonen, afspraken én notities: Klik in het Lint Start op de knop Categoriseren en selecteer kleur Of klik rechts en voer gelijke handelingen uit Categorieën aanpassen Klik op Categoriseren en vervolgens op Alle categorieën Hernoem bestaande categorieën naar behoefte Voeg eigen categorieën toe (max. 25 kleuren)

35 Discussieweergave Beheer grote hoeveelheden s via Discussieweergave: Vink het selectievakje Weergeven als discussies aan in het Lint Beeld Inkomende en uitgaande berichten met hetzelfde onderwerp worden aan elkaar gekoppeld

36 Snelle stappen Veelgebruikte taken die meerdere stappen bevatten uitvoeren met slechts 1 muisklik. Selecteer de gewenste snelle stap in het Lint Start. Maak een eigen Snelle Stap voor veelgebruikte combinatiehandelingen zoals: Mail doorsturen naar manager Mail categoriseren en verplaatsen naar map project A

37 Agenda versturen via Vanuit een nieuw bericht: Kies in het Lint Invoegen voor: Agenda Vanuit de Agenda: Kies in het Lint Start voor: Agenda per verzenden

38 Agenda s weergeven Planningsweergav e Schedule view Naast elkaar Over elkaar (overlay)

39 Zoekmappen in Outlook Gebruik de Zoekmappen, onderaan in de mappenlijst (eerst de volledige mappenlijst weergeven) om: Grote berichten snel te selecteren Berichten met opvolgmarkering in één oogopslag te zien Zelf een eigen zoekmap aan te maken (rechter muisklik op de map Zoekmappen )

40 Stemknoppen Mail een interne enquête Gebruik van de stemknoppen: Ga in een bericht naar de tab Opties Klik op de knop 'Stemknoppen gebruiken' Kies de gewenste antwoord-combinatie OF: Klik op 'Aangepast' om zelf antwoordmogelijkheden in te voeren Zet scheid de keuzemogelijkheden met een ; (ja;nee;weet niet) Verzend de mail. De ontvanger krijgt een melding in het bericht dat hij/zij kan stemmen: Zodra de ontvanger een stem heeft uitgebracht wordt het antwoord verzonden.

41 Stemmen met stemknoppen Om te stemmen: 1. Open de in Outlook door te dubbelklikken op het item of door rechts te klikken op de 2. In WebAccess is de functie niet beschikbaar 3. Stemknoppen werken alleen voor interne geadresseerden, collega s (dus niet voor klanten, etc.)

42 Automatisch regelen van uw mail Voorbeeld: Verplaats een nieuwsbrief automatisch naar de map nieuwsbrief Gebruik Regels en waarschuwingen (Wizardregels) Kies Bestand > Regels en waarschuwingen beheren Kies Nieuwe regel Kies onderaan voor Berichten controleren als deze aankomen Vink de optie aan Met een specifieke tekst in het onderwerp en voer in het ondergelegen veld de gewenste (en onderscheidende) tekst in en klik op Toevoegen Klik op Volgende Vink de optie aan: Verplaats het bericht naar naam map en klik vervolgens in het onderste veld op de hyperlink Naam map Selecteer de gewenste map of maak een nieuwe map aan Klik op Voltooien

43 Automatisch regelen van uw mail

44 Outlook items met rechts slepen Sleep Outlook-items met de rechtermuisknop naar een ander Outlook icoon (onderin het scherm) om items: Te verplaatsen of te kopiëren naar een andere type map als bijlage Voorbeeld: sleep een mail met de rechter muisknop naar de agenda en kies voor hierheen kopiëren als afspraak met bijlage

45 4. Afspraken plannen > Nieuwe afspraak maken: Ctrl+Shift+A > of sleep een naar de agendamap

46 Niet aaneengesloten dagen Ga naar de Datumnavigator (maandkalender) Klik op de eerste dag (bijvoorbeeld 1 december 2017) en houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik op alle overige (niet aaneengesloten) datums Maximum = 14 dagen

47 Kleuren en categorieën in afspraken (agenda) Kleur gebruiken in afspraken 1. Maak een nieuwe afspraak 2. Klik op Categorie en kies de categorie en kleur 3. Klik op alle categorieën om deze te bewerken en nieuwe toe te voegen 4. Vul overige gegevens in en sla op Alle afspraken in een overzicht? Klik in het Lint Beeld op Actieve afspraken (View Active

48 Meerdere agenda's weergeven Als u andere agenda's hebt die u kunt bekijken in Outlook, ziet u dat deze worden vermeld in het navigatiedeelvenster. Hiervoor dient u gemachtigd te zijn door de eigenaar. 1. De groep Mijn agenda's bevat de door u beheerde agenda s 2. U kunt zelf Agendagroepen aanmaken (Dit is een weergave)

49 Weergeven in Overlay modus 1. Gebruik de Overlay modus om meerdere agenda s over elkaar heen te projecteren. 2. Gebruik de modus Naast elkaar om verschillende agenda s naast elkaar te plaatsen 3. Gebruik de Planningsweergave voor inzicht in 5 of meer agenda s tegelijkertijd. 4. Planningsweergave wordt automatisch weergegeven vanaf 5 agenda s maar door de gebruiker te wijzigen via: Bestand->Opties->Agenda-> onder Weergaveopties

50 Momentopname agenda versturen Vanaf Outlook 2007 kan eenvoudig een (deel van een) agenda verzonden worden naar derden, zonder volledige details te moeten delen, om zo gemakkelijker nieuwe afspraken in te plannen. Maak een nieuwe mail Kies Invoegen Agenda Het resultaat is afbeelding met bezette en beschikbare dagen/tijden

51 Automatische agenda kleuren Ga in de agenda naar menu-tab Beeld Klik op Weergave Instellingen Klik in de pop-up op de knop Voorwaardelijke opmaak Klik op Toevoegen en geef de regel een naam (bijvoorbeeld Reistijd) en een kleur Klik op de knop Voorwaarde en typ het woord in waarbij de kleur moet veranderen ( Reistijd ) Alle afspraken met het woord Reistijd in het onderwerp worden nu automatisch aangegeven met de ingestelde kleur

52 5. Taken >Aanmaken >Categoriseren >Groeperen >Delegeren

53 Taken voor jezelf maken Maak een nieuwe taak: 1. Ctrl+Shift+K of sleep een naar het Taken-icoon 1. Vul de relevante gegevens in 2. Groepeer taken met behulp van Categorieën

54 Categorieën in taken Gebruik Categorieën om meerdere taken over een groot project te structureren Gebruik Categorieën om meerdere taken die uitstaan bij of voor collega s beter te managen Selecteer een taak en klik in het Lint Start op de knop Categoriseren Klik op Alle categorieën om zelf categorieën aan te maken Verwijder zo veel mogelijk de niet gebruikte categorieën uit de hoofdlijst

55 Weergaven takenlijst Kies de gewenste weergave in de Lint Beeld via de knop Weergave wijzigen Voeg zelf kolommen toe: Klik rechts op een kolomkop en kies voor Veldkiezer Voeg nieuwe kolommen toe door deze te slepen

56 Taken groeperen Je kunt de Takenlijst groeperen op een van de getoonde velden zoals bijv. Begindatum, Status of Categorieën. Klik rechts op de kolomkop waarop je wil groeperen Klik op Groeperen op dit veld

57 Taken delegeren Open een bestaande taak of maak een nieuwe Vul de relevante gegevens eerst in Kies Taak toewijzen in het Lint van de taak Nadeel: een gedelegeerde taak kan niet door de organisator worden bewerkt.

58 Taken: Statusrapport verzenden Verzend een statusrapport van een taak die u voor een ander aan het uitvoeren bent, om zo de ander op de hoogte te houden. Open een taak en klik in het Lint Taak op de knop Statusrapport verzenden De taak wordt gekopieerd naar een nieuw bericht, met daarbij alle gegevens die over die taak zijn bijgehouden.

59 6. E-Etiquette

60 Doel van Zakelijke kent 3 doelen: Informeren Overtuigen Activeren Beste Hans, In deze mail wil ik je laten kennismaken met de activiteiten van onze stichting (doel = informeren) In deze mail deel ik je graag mijn visie mee op de voorgestelde beleidswijziging (doel = overtuigen) Via deze mail wil ik je herinneren aan de feestelijke kerstborrel. Inschrijven kan nog tot en met 18 december (doel = activeren)

61 Hoe om te gaan met ? Aan: denk na over adressering Moeten geadresseerden dit bericht echt ontvangen Wees kritisch met verzendlijsten CC: alleen als werkelijk nodig Wordt niet (meer) gelezen Alle cc-mail verwijder ik zonder te reageren Onderwerp: altijd invullen Tekst moet lading van dekken: 1e wat ontvanger ziet Ontvanger selecteert op onderwerp Maakt archiveren makkelijk(er) Richtlijn: max 6 woorden Doel: geef aan wat lezer met bericht moet Ter kennisgeving ter besluitvorming een oproep tot iets etc.

62 Het antwoord Antwoord snel, maar niet meteen Geef aan wanneer je gaat antwoorden Geef aan voor welke datum je antwoord verwacht Out of office gebruiken Deel origineel op in onderwerpen (structuur) Reageer per item (denk aan de centrale vraag) Formuleer puntsgewijs/opsomming Beter: één onderwerp per Blijf zakelijk ( mist immers mimiek en intonatie met mogelijk miscommunicatie tot gevolg

63 Tot slot Vanaf vandaag ga ik. Benoem minstens één concrete actie die u na vandaag gaat ondernemen naar aanleiding van deze sessie

64 BEDANKT VOOR UW AANDACHT De handout wordt u zo spoedig mogelijk nagestuurd