Parafering besluit PFO Hae Vervallen - D&H B - Geparafeerd DMT

Transcriptie

1 agendapunt 3.a Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden DEELNAME VAN DELFLAND AAN TOPSECTOR WATER PROJECT DIGITALE DELTA Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 11 juni 2013 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming Bijlagen 10 Zaaknummer Gremia Datum Aard Advies/ Parafering besluit PFO Hae Vervallen - D&H B - Geparafeerd DMT Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden I. De samenwerkingsovereenkomst rondom de realisatie van het nationale project Digitale Delta aan te gaan; II. Akkoord te gaan met de realisatie van de proeftuin van Delfland: Fysieke Digitale Delta; III. De toekenning van de EFRO-subsidie en de bijdrage vanuit de Stowa als ontbindende voorwaarden te stellen voor de realisatie van de proeftuin en de deelname aan het nationale programma. Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden

2

3 Deelname van Delfland aan Topsector Water project Digitale Delta 1. Probleemstelling - context In de collegevergadering van 16 april 2013 is het voorstel Subsidie aanvraag Digitale Delta ( ) voorgelegd (bijgevoegd). Hierin werd het College gevraagd de subsidieaanvraag voor het project Proeftuin Fysieke Digitale Delta in te dienen zodat het project in de periode van 1 februari 2013 tot en met 31 december 2014 onder de subsidieaanvraag kan worden gerealiseerd. Vooruitlopend op de go-nogo besluitvorming door het College, is het college akkoord gegaan met het aanvragen van de subsidie. Het college heeft aangegeven in juni 2013 ondersteund te willen worden met een notitie over de voortgang van het project Digitale Delta voor Delfland aan de hand van de Gateway Review voorzien van een overzicht van besteding van geld en uren van Delfland. Daarnaast moet de notitie voldoende duidelijk maken dat aan de door het college gestelde voorwaarden om door te gaan met het project wordt voldaan: alle risico s die in de Gateway Review naar voren zijn gekomen, zijn afgedekt; de STOWA namens de Unie van Waterschappen zowel inhoudelijk als financieel aan het project bijdraagt; de subsidieaanvraag wordt gehonoreerd; het intellectueel eigendom geen exclusiviteit kent. Bij het voorliggende voorstel is de hier bedoelde notitie gevoegd en wordt het College gevraagd akkoord te gaan met de realisatie van het project Fysieke Digitale Delta en hiertoe een gezamenlijke samenwerkingsovereenkomst af te sluiten met alle partijen die actief zijn betrokken bij de uitvoering van het project. In de bijlage zijn de kosten en bijdragen van de verschillende deelnemers voor zowel het landelijke project als de proeftuin fysieke Digitale Delta, weergegeven. 2. Beoogd effect Topsector Water project Digitale Delta Het doel van de Digitale Delta is het op uniforme en laagdrempelige wijze ontsluiten en ter beschikking stellen van data en kennis ten behoeve van gebruikers in de watersector. De Digitale Delta moet door betere ontsluiting en uitwisseling van "water"-data, kennis en door betere applicaties, leiden tot efficiency- en kwaliteitsvoordelen voor de overheid. Die voordelen blijken in het bijzonder in omstandigheden met een grote en urgente informatiebehoefte, zoals bij calamiteiten en in grote complexe projecten. Ook kan beter worden geoptimaliseerd in termen van assetmanagement en total cost-of-ownership van infrastructurele werken. Primair wordt binnen programma Digitale Delta gefocust op de toegang, uitwisseling en opvragen van verschillende data, en die applicaties die hiervoor nodig zijn. Daarnaast wordt binnen het programma ook bekeken welke services er worden aangeboden, opdat data verwerkt kunnen worden tot informatie. Ook deze services maken deel uit van uitwisseling via Digitale Delta. Programmadoelen Digitale Delta Het hoofddoel van het programma is om de levensvatbaarheid van de Digitale Delta aan te tonen. Daarbij richt het onderzoek zich primair op toegang, uitwisseling en opvraagbaarheid van gegevens, en om de applicaties die nodig zijn om dit werkend te krijgen.

4 Via Use Cases wordt naast het onderzoeken van de levensvatbaarheid onderzocht welke architectuur het grootste oplossend vermogen heeft, welke alternatieven beschikbaar zijn en welke functionaliteit en intelligentie noodzakelijk is. Het realiseren van een aantal Use Cases op basis van 1 gezamenlijk open, schaalbaar en beheersbaar IT oplossing, waaronder standaarden. Het identificeren van de benodigde IT functionaliteit, standaarden, en toekomstig governance en business model voor het beheer van een dergelijke oplossing. Deze functionaliteit zal in de eindrapportage als volgt worden gepresenteerd: De gedeelde functionaliteit: de datadistributie en -beheer functionaliteit die door alle Digitale Delta partijen wordt gebruikt, zowel in open vorm, via standaarden en internet als centraal bestuurde vorm, via een centraal beheerde servicebus. De USE-case specifieke functionaliteit: de functionaliteit voor ondersteuning van eindgebruikers in bedrijfsprocessen, met daarbij de nadruk op herbruikbare componenten. ICT-leverancier specifieke functionaliteit: functionaliteit voor de versnelling van de opbouw en vermarketing van informatievoorzieningoplossingen, zoals ontwikkel- en testomgevingen en appstores. Aantonen dat een dergelijke omgeving nieuwe kennis- en toepassingsontwikkelingen aanzienlijk versnelt en mogelijk maakt tegen lagere kosten. Doelen van de Use Case: Proeftuin Fysieke Digitale Delta (Delfland) Aantonen dat het ontwikkelen van nieuwe kennis en van op data gebaseerde toepassingen en diensten, die het Nederlandse waterbeheer (droge voeten, voldoende zoet water en bereikbaarheid over de vaarwegen) goedkoper en efficiënter zullen maken en de kwaliteit van de besluitvorming hoger, sneller kunnen worden uitgevoerd en tegen lagere kosten gerealiseerd. 3. Kernboodschap Samen met Rijkswaterstaat, de TU-Delft, IBM en Deltares realiseert het Hoogheemraadschap het topsectorproject Digitale Delta. Om het gedachtegoed van de Digitale Delta in de praktijk te beproeven realiseert Delfand de proeftuin De Fysieke Digitale Delta. Hieruit wordt door de waterbeheerders ingezet op het realiseren van een ICT-oplossing voor het op uniforme en laagdrempelige wijze ontsluiten en ter beschikking stellen van data, kennis en toepassingen ten behoeve van gebruikers in de watersector, een water App Store. Voor de realisatie van dit project maakt Delfland gebruik van een subsidie in het kader van de Europese Regionale Ontwikkeling (EFRO). Om aan dit project deel te kunnen nemen dient Delfland de voorwaarden hiertoe duidelijk te voorzien en voorzienbare risico s te beheersen. Voorwaarden voor het doorgaan met het project zijn dat: a. alle risico s die in de Gateway Review naar voren zijn gekomen, zijn afgedekt. Hoofdstuk 4 van de memo beschrijft de wijze waarop invulling is gegeven aan de aanbevelingen die in de Gateway Review zijn gedaan. b. de STOWA namens de Unie van Waterschappen zowel inhoudelijk als financieel aan het project bijdraagt; In hoofdstuk 4 van de memo punt 4.b wordt kort uiteengezet op welke wijze hieraan invulling wordt gegeven. c. de subsidieaanvraag wordt gehonoreerd. Na beoordeling van de ingediende subsidieaanvraag verklaart de subsidieverstrekker (de Management Autoriteit) of de subsidieaanvraag ontvankelijk is en verstuurt binnen dertien weken hierna vervolgens een beschikking waarin de subsidieverstrekking formeel wordt toegekend. d. het intellectueel eigendom geen exclusiviteit kent. Intellectueel eigendom wordt als onderdeel van de Gateway Review aanbevelingen uitdrukkelijk opgepakt. Hier wordt het principe gevolgd dat alle producten die tijdens de onderzoeksopdracht ontstaan met financiering vanuit de publieke opdrachtgevers openbaar/publiek beschikbaar worden gesteld. Voor Delfland betekent deelname aan Digitale Delta, voor de korte en lange termijn (ofwel wat lopen we mis bij een no go beslissing): 2

5 a) Door deelname aan het onderzoek Digitale Delta krijgt Delfland inzicht in de vraag hoe waterbeheerders door gebruik en toepassing van te genereren en beschikbare data in staat zijn om efficiënter (hogere kwaliteit tegen lagere kosten) hun primaire waterbeheertaken kunnen uitoefenen. Door dit in de proeftuin in de praktijk te realiseren ontstaan al concrete voordelen. b) Ook wordt duidelijk hoe door of op initiatief van overheden en/of private partijen een open platform kan worden gebouwd, gebaseerd op open standaarden, te realiseren voor de informatievoorziening en het ontsluiten van data, modellen, algoritmen, tools en toepassingen, relevant voor het waterbeheer in Nederland. c) Door gebruik te maken van de subsidie kan tegen minimale inzet een maximaal resultaat worden behaald. d) Door al lopende trajecten concreet in het proeftuinproject met elkaar te verbinden wordt extra waarde aan deze lopende trajecten toegevoegd die anders niet wordt gerealiseerd. 4. Historie - eerdere besluitvorming Het College en de Verenigde Vergadering zijn op respectievelijk 24 juli 2012 en 27 september 2012 geïnformeerd over de ontwikkeling van het project Digitale Delta, de ambities en de betrokkenheid van Delfland (BIS zaak 27953, bijgevoegd). Deze informatie bestond uit de Intentieverklaring Opstart Digitale Delta (16 mei 2012, bijgevoegd), de beleidnotitie Voorstel voor de inrichting van de governance en het level playing field van de Digitale Delta (Den Haag juni 2012) en de projectbundel Bouwstenen voor de Digitale Delta: naar een onbeperkt gebruik van waterdata. In de collegevergadering van 16 april 2013 is het voorstel Subsidie aanvraag Digitale Delta ( ) voorgelegd. Vooruitlopend op de go-nogo besluitvorming door het College, is het college akkoord gegaan met het aanvragen van de subsidie. 5. Regelgeving en Beleid Delfland neemt deel aan het Topsector Water project Digitale Delta om te onderzoeken of deelname Delfland in staat stelt de met de Waterschapswet en de Waterwet opgedragen zorg voor het watersysteem efficiënter, doelmatiger, kosteneffectiever uit te voeren. Vanwege het innovatieve karakter wordt het project beschouwd als proeftuinproject (pilot) in het kader van de experimenteerruimte die Delfland ter beschikking heeft gesteld om belangrijke innovaties tot stand te laten komen. Door het faciliteren van experimenteerruimte wordt de toegevoegde waarde van waterschappen bij het bereiken van maatschappelijke ontwikkeling benadrukt hetgeen de positie van de waterschappen in het algemeen versterkt. Belangrijk is eveneens dat het in de praktijk brengen van nieuwe kennisproducten mogelijk tegen minder kosten - bij kunnen dragen aan realisatie van de opgave waar het waterschap voor staat. In dit kader werd eerder het project Delft Blue Water tot ontwikkeling gebracht. Het project Digitale Delta versnelt in potentie de uitvoering van het innovatieproject 3Di. 6. Financiën Zoals aangegeven aan het college en de verenigde vergadering respectievelijk 24 juli 2012 en 27 september 2012 wordt voor de duur van het project ( ) een bedrag ter grootte van ,20 aan de ontwikkeling van het project bijgedragen ter bekostiging van de kosten die voortkomen de realisatie van het project alsook aan en het terugbrengen van de personele beslag die het project op de organisatie van Delfland heeft. De benodigde financiële middelen voor het project Proeftuin Fysieke Digitale Delta is meerjarig voorzien in de begroting en ondergebracht onder het budget van de eenheid. Strategie en innovatie (50251/100130/440110) alsook in lopende projecten (Project Werken in het veld). De kosten voor HHD bedragen ,20 en zijn in de begroting en meerjarig opgenomen. De gehele begroting en de dekking van de Digitale Delta is uitgewerkt. Deel van dit totaalbedrag komt voort uit een jaarlijkse bijdrage in kind die Delfland naast de financiële bijdrage levert. Zie punt 8. Het gaat hier grotendeels om de inzet van arbeidsuren vanuit al lopende projecten. Het gaat hier om het project Werken in het veld. De 3

6 Plaats en moment van het effect kosten hiervan bedragen en zijn voorzien in de begroting van het team Handhaving. Projectmanagement van dit project vindt plaats vanuit team IGIS. De extra inzet (loonkosten) die naast de bestaande inzet nodig is om het project Proeftuin Fysieke Digitale Delta te realiseren is daarom beperkt, het gaat hier om circa. Door inzet van de uren als kind bijdrage ontstaat een in kind financieringsbijdrage van uur wat een financiële waarde kent van ,00. Bij elkaar opgeteld levert Delfland daarom een bijdrage van ,20. Om de kosten van projectmanagement, advisering en ICT-ontwikkeling te bekostigen wordt ingezet op financiering vanuit de Economische agenda Zuidvleugel. Naast financiering vanuit de Zuidvleugel wordt eveneens een beroep gedaan op financiering vanuit de STOWA. De publieke opdrachtgevers financieren gezamenlijk de inzet van het Digitale Platform en de daarbij behorende dienstverleningsuren met een generiek en ondersteunend karakter. Alle partners dragen bij aan het onderzoeksprogramma in de vorm van eigen capaciteit en Use Cases. IBM levert daarnaast een extra eigen bijdrage door geen licentiekosten te rekenen voor het Digitale Platform. 7. Duurzaamheid De proeftuin Fysieke Digitale Delta heeft als ambitie om een open platform te realiseren voor de informatievoorziening en het ontsluiten van informatie relevant voor het waterbeheer in Nederland voor zowel publieke, private als kennisorganisaties. Het resultaat van deze ambitie dient meerdere duurzaamheidsdoelstellingen: Planet Duurzaam watergebruik door het realiseren van efficiënter en effectiever waterbeheer. Door het beschikbaar komen van meer informatie over neerslag, waterstanden etc. en de evaluatie daarvan kunnen verbeteringsmaatregelen geformuleerd worden; Profit Efficiency- en kwaliteitsvoordelen voor de waterbeheerders door een betere en bredere ontsluiting en verlaagt de drempel voor onderzoekers en bedrijfsleven om nieuwe kennis en toepassingen sneller te ontwikkelen; People Door middel van duurzaam waterbeheer wordt gewerkt aan een betere kwaliteit van water (gezond en schoon drinkwater) en wordt er voor gezorgd dat er voldoende zoet water beschikbaar zal zijn. Dit is van belang omdat de verwachting is dat zoetwatertekorten in de toekomst vaker zullen voorkomen. De onderstaande matrix is tevens opgenomen in het subsidieaanvraagformulier en wordt daarin nader toegelicht. Aard van het effect Planet Profit People Hier en nu Neutraal: X Neutraal: X Neutraal: Later X X Neutraal: Neutraal: Neutraal: Elders X Neutraal: Neutraal: X Neutraal: X X X 8. Organisatorische en personele consequenties Om tot effectieve realisatie te komen stelt het waterschap een bijdrage van een adequaat ondersteunend team in kind beschikbaar. Dit betekent de inzet van specialisten op het gebied van ICT en IT-architectuur, automatisering in het peilbeheer, inhoudelijke opgaven in de 4

7 programma s van Delfland, financiën, en projectontwikkeling subsidies. Ook wordt inzet verwacht vanuit de hoek van kennismanagement, planvorming, subsidieverlening en handhaving. Door een gezamenlijke aanpak met andere lopende en voorziene projecten (gegevensbeheer, 3Di ed.) vereist de realisatie het project beperkte onvoorziene middelen. Ter financiering van het programma draagt Delfland 1774 uur bij gedurende de looptijd van het project ( ). Deze uren zijn voorzien in de betreffende teamplannen. In aanvulling hierop worden deze uren eveneens aangevuld door inzet van medewerkers op eigen projecten die via de Digitale Delta worden uitgevoerd. Het gaat totaal in kind om loonkosten op basis van integraal uurtarief, voor een bedrag van ,-. Daar de werkzaamheden niet persoonsafhankelijk kunnen worden uitgevoerd is het aangaan van een meerjarige verplichting niet bezwaarlijk. 9. OR/GO N.v.t. 10. Risico- en beheersmaatregelen Risico: De realisatie van de proeftuin beïnvloedt de operationele kwaliteit van het operationele gegevensbeheer van Delfland niet. Beheersmaatregel: In het project gebruik gemaakt van functionele expertise binnen Delfland. De daadwerkelijke projectrealisatie op uitvoerend niveau vindt altijd plaats in overleg met daartoe beschikbaar gestelde functioneel beheerders en aanpalende projecten. Risico: Delfland is niet in staat om de door de in het project betrokken partners gewenste data te leveren. Beheersmaatregel: voorafgaand aan realisatie wordt eerst vastgesteld in hoeverre data te leveren is. Hierbij wordt ook gekeken naar de kwaliteit en beschikbaarheid van data. Risico: toekenning van de EFRO subsidie blijft uit en Delfland is niet in staat om aan zijn financiële verplichtingen te doen. Beheersmaatregel: Delfland kan de proeftuin slechts ten dele uitvoeren. De gesubsidieerde delen vervallen). Delfland kan zijn landelijke verplichtingen slechts nakomen met voldoende bijdrage vanuit het samenwerkingsverband van de Waterschappen en de Stowa. Hierover worden afspraken gemaakt. Uitblijven van de bijdrage vanuit de brengt geen extra kosten met zich mee. Indien de subsidie niet verkregen wordt zijn gemaakte kosten gemaakt ter realisatie van de subsidieaanvraag, voor voorbereidingskosten projectmanagement en het verkijgen van extern gespeciliseerd juridische en ICT-technisch advies. Deze kosten zijn voorzien in de begroting van de eenheid strategie en innovatie (bloknummer ). Risico: de bijdrage van de Stowa blijft uit en Delfland is niet in staat om aan zijn financiële verplichtingen te doen voor deelname aan het landelijke onderzoek. Hierdoor kan Delfland niet aan het onderzoek deelnemen en ontstaat er landelijk een dekkingstekort. Beheersmaatregel: over de bijdrage van Stowa worden afspraken gemaakt. Bij het onverhoopt uitblijven van deze financiering kan Delfland geen deel meer nemen in het onderzoekstraject. Delfland heeft het beschikbaar komen van de subsidie als voorwaardelijk gesteld voor deelname aan het landelijke onderzoeksproject. Uitblijven van de bijdrage van Stowa brengt geen extra kosten met zich mee. Risico: Het gebruik van de ICT-infrastructuur van de TA brengt potentiële risico s met zich mee voor de functionele beschikbaarheid en inzet van de technische Automatisering. Beheersmaatregel: Om dit risico in te zetten wordt, onder toezicht van een daartoe gevormd team van medewerkers, gebruik gemaakt van een testomgeving. Risico: Budgetten lopen uit de hand als gevolg van kostenoverschrijding. Beheersmaatregel: De omvang van de subsidiebegroting bepaald de mogelijke uitgaven. Deze zijn op voorhand vastgelegd. In een samenwerkingsovereenkomst worden duidelijke afspraken gemaakt met betrekking tot budgetoverschrijdingen en verantwoordelijkheden. Daarmee zijn de kosten voor Delfland beperkt tot de toezeggingen. 5

8 Risico: Geen Vendor Lock-in of Vendor Lock-out. De aanpak en de aanbieding van IBM mag niet tot een vendor-lock-in/out leiden, maar er is onverhoopt toch sprake van Vendor Lock-in. Beheersmaatregel: 1) De governance structuur waarin andere ondernemingen in de klankbordgroep en in de architectuurteams mee kunnen kijken naar de inhoudelijke ontwikkelingen heeft een sterk signalerende werking naar lock-in effecten. 2) In de onderzoeksovereenkomst is bepaald dat bepaalde Partijen in een later stadium worden bevoordeeld bij, danwel worden uitgesloten van vervolgopdrachten. 11. Communicatie (in- en extern) Na ondertekening van het contract gedurende het waterdiner (19 juni) vindt in overleg met de projectpartners gerichte communicatie naar de media plaats. Communicatie-inspanningen op lokaal en landelijk niveau. Waar mogelijk samen met andere lopende trajecten (3Di, OAS de Groote Lucht, IWW, etc). Binnen de organisatie wordt een interdisciplinair term gevormd waarin onderlinge communicatie en afstemming met lopende initiatieven als speerpunt is benoemd. Externe communicatie vindt plaats in overleg met het team Communicatie en Crisismanagement. 12. Bekendmaking en vervolgprocedure Na besluitvorming vindt eerst communicatie plaats over het voornemen om deel te nemen vervolgens zullen de resultaten van het onderzoek gedeeld worden. 13. Bevoegd orgaan Het College is, gelet op art. 84 van de Waterschapswet, bevoegd om te besluiten. 14. Toelichting Borging publieke belangen waterbeheerders Gezien de potentie voor de publieke belangen van de waterbeheerders spannen Rijkswaterstaat en het Hoogheemraadschap van Delfland zich gezamenlijk in om de Digitale Delta conform de gestelde ambitie te ontwikkelen met de partners. De ontwikkeling van het platform is een publiek private samenwerking waarbij optimaal gebruik wordt gemaakt van de individuele capaciteit, sterktes, bestaande en nieuwe ontwikkelingen van de betrokken partners. Delfland heeft hierin een rol als leading waterschap vanuit een groeiende groep waterschappen (HHR, HDSR, HHNK, Waternet) die zich rondom dit project samen met de Stowa hebben georganiseerd. 15. Bijlagen 1. Memo Digitale Delta d.d. 25 mei Collegebrief VV september 2012, dms nr ( ) 3. Intentieverklaring Opstart Digitale Delta (16 mei 2012) 4. Voorstel Subsidie aanvraag Digitale Delta ( ), d.d. 16 april Gateway Review (behorend bij bijlage 4) 6. Notitie: reactie op de Gateway Review (Bestuurlijk Overleg) (bijgevoegd ter duiding van bijlage 5) 7. Kort verslag Bestuurlijk overleg Digitale Delta 12 april 2013 (bijgevoegd ter duiding bijlage 1) 8. Verslag Bestuurlijk bijeenkomst Innovatie Waterschappen 31 januari 2013 (bijgevoegd ter duiding bijlage 1) 9. Onderzoeksovereenkomst Digitale Delta 6

9 Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur Kenmerk VV : ** Vergaderdatum : Beleidsveld : Agendapunt : ** De Verenigde Vergadering van Delfland, op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van (datum collegevergadering), kenmerk (BISzaaknummer D&H besluit); gelezen het positieve/negatieve (bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie(s) (commissie noemen); overwegende dat: - (motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen). Gelet op: - artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen); - artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen); - alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit etc.; Besluit: Dit moet in overeenstemming zijn met het ontwerpbesluit (ontwerpbesluit kopiëren). Aldus besloten in de openbare vergadering van (datum) De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris, de Voorzitter, mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart mr. M.A.P. van Haersma Buma 7