Handboek kwaliteit GHOR Hollands Midden

Transcriptie

1 Handboek kwaliteit GHOR Hollands Midden Proceseigenaar Jane de Reuver Versie 6-1

2 Versiebeheer Versie nr Versie datum Auteur Opmerkingen Tineke Vuurman Actualisatie gegevens. Wijziging GR. Nadrukkelijk is benoemd dat het handboek een beschrijving betreft van het kwaliteitsmanagementsysteem van het Sector GHOR (i.p.v. de GHOR) Tineke Vuurman Actualisatie gegevens. Wijziging GR. Sector GHOR i.p.v. GHOR-bureau Tineke Vuurman, Jane de Reuver Actualisatie gegevens. Vaststeller handboek kwaliteit is manager GHOR conform afspraken MT RDOG HM van 22 september Jane de Reuver Actualisatie gegevens n.a.v. de ontwikkelingen bij de GHOR in Aanpassing t.b.v. HKZ norm GHOR, versie Is op besproken met Ineke. Locatie: H:\GHOR\03 Kwaliteitsmanagement\32 Opzet kwaliteitssysteem\01 Handboek kwaliteit GHOR HM\Handboek kwaliteit vs 6-1.docx 2

3 Directieverklaring Doel Dit handboek kwaliteit beschrijft de werkwijze van het kwaliteitsmanagementsysteem, zoals deze wordt uitgevoerd door de GHOR Hollands Midden. Het doel van kwaliteitsmanagement van GHOR Hollands Midden is bij te dragen aan het voldoen aan behoeften en verwachtingen van klanten en partners, taken op een efficiënte en effectieve wijze uit te voeren en continu te leren en te verbeteren. Beleid Het kwaliteitsbeleid van GHOR Hollands Midden sluit aan op het kwaliteitsbeleid van RDOG HM en van VRHM. Het kwaliteitsmanagementsysteem van GHOR Hollands Midden is gebaseerd op drie pijlers: proces-, prestatie- en verbetermanagement. Toepassingsgebied Het toepassingsgebied van het kwaliteitsmanagementsysteem is de uitvoering van de taken van de geneeskundige hulpverlening conform wettelijke en bestuurlijke kaders, zoals uitgevoerd door de GHOR Hollands Midden, onderdeel van de Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden (RDOG HM). De GHOR HM werkt nauw samen met de crisispartners van de Veiligheidsregio Hollands Midden. Reikwijdte kwaliteitsmanagementsysteem De inhoud van het kwaliteitsmanagementsysteem heeft betrekking op alle primaire processen van de GHOR HM. Ondersteunende en sturende processen die specifiek zijn voor GHOR Hollands Midden en daarmee bijdragen aan haar primaire processen zijn onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem. De algemene ondersteunende en sturende processen van de bedrijfsvoering RDOG HM vallen onder verantwoordelijkheid van directie RDOG HM. De uitwerking ervan valt onder verantwoordelijkheid van manager bedrijfsvoering RDOG HM. De GHOR HM voldoet aan de normen zoals neergelegd in het HKZ certificatieschema Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen: Hiermee voldoet de organisatie tevens aan de eisen die zijn gesteld in de norm NEN-EN-ISO 9001:2008. In dit handboek kwaliteit is al gekeken op de ontwikkeling naar de nieuwe HKZ-norm GHOR, versie Deze norm is compatibel met ISO 9001:2015. In welke fase staat de organisatie momenteel? De externe omgeving van de GHOR heeft onze aandacht. Dat gaat om: aanpassing Wet op de veiligheidsregio; positie van de GHOR landelijk; de invoering Omgevingswet en de ontwikkelingen in de acute zorg/witte keten. Hoe kunnen we het beste blijven voldoen aan de wensen van de stakeholders, klanten en partners? Daarnaast houdt de GHOR de ontwikkelingen binnen de RDOG zoals het ontwikkelen naar een zelforganiserend team dat procesgericht werkt, ons bezig. We zitten als team in een fase van bewustwording. Hoe word je een zelforganiserend team als netwerkorganisatie? Er heerst nog koudwatervrees. Denk dat het ons kansen biedt en het past bij de maatschappelijk ontwikkeling. Verder wordt rekening gehouden in welke INK-fase de organisatie zit. Daarnaast werken we dagelijks aan de samenwerking met de crisispartners binnen de VRHM. Leiden, 8 september 2017 I. van Steensel-Hage Manager GHOR Hollands Midden 3

4 Inhoudsopgave Directieverklaring... 3 Inhoudsopgave Inleiding Organisatie Kwaliteitsbeleid en kwaliteitsmanagementsysteem PLAN: Afspraken over de taakuitvoering DO: Uitvoering CHECK en ACT: meten, analyseren en verbeteren Beleid en kwaliteitsmanagementsysteem Personeel en kennis Actueel houden en vernieuwen van uitvoering van taken Omgeving, infrastructuur, materiaal en middelen Inkoop en uitbesteding Documentatie Bijlage 1 Definities van begrippen

5 1. Inleiding Het handboek kwaliteit van de GHOR Hollands Midden is bedoeld als naslagdocument voor management, medewerkers en de certificerende instantie. De manager GHOR Hollands Midden is eindverantwoordelijkheid voor het kwaliteitsmanagementsysteem. In het jargon van HKZ is zij de directievertegenwoordiger. De manager wordt ondersteund door een beleidsmedewerker kwaliteit. De manager GHOR is integraal verantwoordelijk voor het managen van de processen op hoofdlijnen. De proceseigenaren zijn veelal teamleden, geheel in lijn met de ambitie om verantwoordelijkheden zo laag mogelijk te organiseren. Ontwikkelingen in het kwaliteitsmanagementsysteem worden besproken in het teamoverleg. De manager GHOR legt verantwoording af aan de Directeur Publieke Gezondheid (DPG) over onder meer het functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem. Vanaf september 2016 vindt deze verantwoording tegelijk plaats met de managementrapportage aan de DPG. Leeswijzer In hoofdstuk twee is de organisatie beschreven. Het derde hoofdstuk gaat over het kwaliteitsbeleid en het toepassingsgebied van het kwaliteitsmanagementsysteem. Voor de opzet van de hierna volgende hoofdstukken is uitgegaan van de rubriek indeling van de HKZnorm GHOR, versie 2015, zodat het voor management, medewerkers en certificerende instantie duidelijk is op welke wijze GHOR Hollands Midden de vereisten van de HKZ-norm heeft geborgd. 5

6 2. Organisatie 2.1 Wettelijk kader Het wettelijk kader voor GHOR Hollands Midden is beschreven in het beleidsplan GHOR Hollands Midden en in de begrotingen 2016 en In de Wet Veiligheidsregio (Wvr) staat de rol van de GHOR als volgt omschreven 1 : de GHOR is verantwoordelijk voor de coördinatie, aansturing en regie van de geneeskundige hulpverlening en de advisering van andere overheden en organisaties op dat gebied. Deze taken worden in de wet verder gespecificeerd; ten tijde van rampen en crises draagt de GHOR zorg voor de leiding en coördinatie van de geneeskundige keten 2 en voor het informatiemanagement binnen de geneeskundige keten Bestuurlijk kader en bestuurlijke verantwoordelijkheden Wettelijk is geregeld dat zorginstellingen onder alle omstandigheden verantwoorde zorg moeten leveren. Zij zijn daardoor ook verantwoordelijk voor hun voorbereiding op rampen en crises. Dit geldt ook voor GGD en Regionale Ambulance Voorziening (RAV) in Hollands Midden. Beide organisaties zijn ondergebracht bij de Regionale Dienst Openbare Gezondheidszorg Hollands Midden (RDOG HM), waarvan ook GHOR Hollands Midden onderdeel uit maakt. De taak van GHOR Hollands Midden en de organisatie van de geneeskundige hulpverlening zijn geregeld in twee gemeenschappelijke regelingen: die van de Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM) en RDOG HM. In de gemeenschappelijke regeling VRHM is vastgelegd dat de DPG namens het bestuur VRHM verantwoordelijk is voor het in stand houden van GHOR Hollands Midden. In de gemeenschappelijke regeling RDOG is vastgelegd dat de RDOG HM verantwoordelijk is voor de organisatie van de geneeskundige hulpverlening. Bestuurlijke besluitvorming over het beleid GHOR Hollands Midden en verantwoording zijn hierin geregeld. 2.3 GHOR Hollands Midden De Directeur Publieke Gezondheid (DPG) heeft een ondersteuningsbureau tot zijn beschikking. Dit bureau bestaat uit een manager, beleidsmedewerkers, coördinatoren Opleiden, Trainen en Oefenen, communicatieadviseur, adviseur evenementen, medewerker Materieel en logistiek en een secretariaat. Het aantal medewerkers van de GHOR (exclusief de DPG) is op 1 januari medewerkers. De bedrijfsvoering gaat uit van integraal management. De invulling daarvan is beschreven in de Organisatieverordening RDOG HM. 2.4 Operationele GHOR-organisatie De parate organisatie van de GHOR bestaat uit personen die 24/7 beschikbaar zijn voor een daadwerkelijke inzet. Voor GHOR Hollands Midden zijn 31 functionarissen oproepbaar uit RAV, GGD en het ondersteuningsbureau GHOR Hollands Midden. Belangrijk hierbij is dat ondanks de extra capaciteit die een groot incident vraagt, de dagelijkse hulpverlening altijd door moet gaan. Bij het bestrijden van grootschalige incidenten werken functionarissen van GHOR Hollands Midden samen met partners in de geneeskundige keten en de veiligheidsketen. 1 Wvr, artikel 1 2 Wvr, artikel Besluit VR, hoofdstuk 2 6

7 3. Kwaliteitsbeleid en kwaliteitsmanagementsysteem 3.1 Uitgangspunten en doelen Het doel van kwaliteitsmanagement van GHOR Hollands Midden is bij te dragen aan het voldoen aan behoeften en verwachtingen van klanten en partners, taken op een efficiënte en effectieve wijze uit te voeren en continu te leren en te verbeteren. Het kwaliteitsbeleid van GHOR Hollands Midden sluit aan bij het kwaliteitsbeleid van de RDOG HM 4. Het kwaliteitsmanagementsysteem van GHOR Hollands Midden is gebaseerd op drie pijlers: proces-, prestatie- en verbetermanagement. Het kwaliteitsmanagementsysteem gaat uit van de PDCA-cyclus: Plan: Het vaststellen van doelstellingen en processen die nodig zijn om resultaten te bereiken in overeenstemming met de eisen van belanghebbenden 5 en het beleid van de organisatie; Do: Het invoeren en werken volgens processen; Check: Het bewaken en het meten van processen ten opzichte van beleid, doelstellingen en eisen van belanghebbenden, evenals het rapporteren van resultaten; Act: Maatregelen treffen om de procesprestaties continu te verbeteren. Toepassing van procesmanagement leidt tot een overzicht, waarin onderlinge relaties van processen zichtbaar zijn, in welke volgorde processen lopen en hoe zij op elkaar ingrijpen. Het weergeven van de onderlinge relaties laat tevens de afhankelijkheid tussen de processen zien en met de omgeving. Met behulp van prestatiemeting wordt inzichtelijk gemaakt in hoeverre (bij)sturen van doelstellingen en processen noodzakelijk is (zie paragraaf 4.4). Verbetermanagement zorgt ervoor dat de PDCA-cyclus volledig wordt doorlopen. Hierdoor wordt continue verbetering mogelijk gemaakt (zie hoofdstuk 6). Het kwaliteitsmanagementsysteem is zodanig ingericht dat het helpt om de uitvoering van GHORtaken voortdurend te verbeteren. Het kwaliteitsmanagementsysteem bevat zo min mogelijk papier en gaat uit van de taakvolwassen medewerker en team. Het kwaliteitsmanagementsysteem draagt bij aan het verbeteren van de samenwerking en communicatie met derden (klanten, partners, operationele functionarissen, leveranciers en bestuur). Het handboek kwaliteit is een bundeling voor het vastgelegde beleid en de processen van GHOR Hollands Midden. Het systeem draagt bij aan het inwerken van nieuwe medewerkers en het vervangen van medewerkers in het geval van (langdurige) afwezigheid. Het kwaliteitsbeleid is onderdeel van het algemeen beleid, zoals dat is vastgelegd in de begroting en het GHOR Beleidsplan Verbinden van Veiligheid en Zorg. Toepassing van procesmanagement leidt tot een overzicht, waarin onderlinge relaties van processen zichtbaar zijn, in welke volgorde processen lopen en hoe zij op elkaar ingrijpen. Het weergeven van de onderlinge relaties laat tevens de afhankelijkheid tussen de processen zien en met de omgeving. Met behulp van prestatiemeting wordt inzichtelijk gemaakt in hoeverre (bij)sturen van doelstellingen en processen noodzakelijk is (zie paragraaf 4.4). 4 Visie op kwaliteitsmanagementsysteem, visiedocument Conceptdocument, kwaliteitsteam RDOG 5 Belanghebbenden: bestuur, partners en operationele functionarissen 7

8 3.2 Verantwoordelijkheden De manager GHOR is de directievertegenwoordiger voor GHOR Hollands Midden en is verantwoordelijk voor het kwaliteitsmanagementsysteem. De beleidsmedewerker kwaliteit ontwikkelt het kwaliteitsbeleid en ondersteunt de manager op dit vakgebied. De manager GHOR is verantwoordelijk voor vaststellen, invoeren en onderhouden van de processen die nodig zijn voor het kwaliteitsmanagementsysteem. Als zodanig stelt hij de hoofdversienummers vast van procesrapporten en werkafspraken. De DPG is betrokken bij het kwaliteitsmanagementsysteem door het periodiek overleg tussen DPG en manager GHOR en door de rapportage van manager GHOR aan de DPG over het functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem. Iedere medewerker is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van zijn eigen taakgebied en voor het verbinden van kennis en vaardigheden binnen het team. Belangrijke wijzigingen in het kwaliteitsmanagementsysteem die het team aangaan, worden besproken in het teamoverleg. Via het teamoverleg vindt afstemming plaats over eisen, behoeften en verwachtingen van bestuur, klanten, partners en operationele functionarissen. De werkwijzen voor meten, evalueren en verbeteren van processen zijn vastgelegd. 8

9 4. PLAN: Afspraken over de taakuitvoering 4.1 Inleiding: PLAN Dit hoofdstuk gaat over zaken die GHOR Hollands Midden op orde moet hebben om haar taken goed uit te voeren. Een belangrijk onderdeel is de beschrijving en de analyse van de processen, waarin de uitvoering van de GHOR-taken is georganiseerd. Door deze procesbenadering komen kwetsbare onderdelen en potentiële risico s in de uitvoering van taken naar voren. GHOR Hollands Midden kan, indien nodig, preventieve maatregelen nemen en risico s, die in de primaire en kritische processen aanwezig zijn, beheersen. Onderdeel van het procesmanagement in deze PLAN-fase is het vaststellen wie de klanten en partners zijn Processen Voor de beschrijving van processen wordt uitgegaan van de Ordening Methodiek Processen (OMP) 7. OMP levert inzicht in de grenzen van het proces, het beoogde doel van het proces, de afhankelijkheden met andere processen en de informatieproducten. Voor bijna elk primair proces en kritisch sturend of ondersteunend proces is een procesrapport gemaakt. Kritisch zijn die processen die invloed hebben uit de uitvoering van de primaire processen. Voor de processen: Financiën; Paraatheid, inplannen functionarissen; integraal plannen en monitoren en bestuurlijke ondersteuning zijn er procesrapporten in ontwikkeling. De beschrijving van de werkwijze is opgenomen in dit handboek kwaliteit. Op het gebied van ICT en secretariële ondersteuning is een aantal instructies opgesteld. Van de andere processen die onderdeel zijn van het procesmodel, zijn wel procesrapporten opgesteld. In het procesrapport is vastgelegd: Wie de proceseigenaar is; Hoofdproces waartoe het proces behoort; Doel van het proces; Toelichting; Omschrijving gebruikte begrippen; Uitvoerder van het proces; Prestatie-indicatoren (zie paragraaf 4.4); Werkwijze, bij voorkeur met een processchema. In het processchema is vastgelegd welke producten het proces gebruikt (input), wat de processtappen of fasen zijn en welke producten het proces voortbrengt (output). Overzicht van de informatieproducten, met het doel ervan, de goedkeurder en de noodzaak tot archiveren van het informatieproduct. Een informatieproduct kan zowel een document als een registratie zijn. Versiebeheer. Elke procesfase kent bijstellingsinformatie, die in het dagelijkse werk wordt uitgevoerd. Hiervoor wordt geen aparte loop in het processchema opgenomen. 6 HKZ Norm GHOR, versie 2015, pagina 8. 7 Voor uitgangspunten en werkwijzen: zie Handleiding OMP,

10 Resultaatgerichtheid en controle daarop Elk proces kan worden gestart door de output van het proces Monitoren, evalueren en verbeteren van processen (deelproces van Kwaliteitsmanagement). Deze sturende informatie is niet afzonderlijk in het processchema opgenomen. De producent van een informatieproduct zorgt ook voor het archiveren (indien dit archiveren nodig is) in het formele archief van GHOR Hollands Midden. Uitsluitend de informatieproducten die behoren tot de directe invloedssfeer van GHOR Hollands Midden zijn beschreven. In de marap geeft de proceseigenaar de voortgang en knelpunten aan. Deze werkwijze staat beschreven in het procesrapport integraal plannen en monitoren. Procesmodel GHOR In onderstaand procesmodel GHOR Hollands Midden schema staan de sturende, primaire en ondersteunende bedrijfsfuncties met de binnen desbetreffende bedrijfsfunctie vallende processen. Dit procesmodel wordt nog aangepast in Toegevoegd worden risicomanagement als sturende bedrijfsfunctie. Bij personeel en organisatie wordt een procesrapport met dezelfde naam toegevoegd. 10

11 4.3 Risicomanagement processen GHOR Hollands Midden voert tenminste eens per jaar een risicobeoordeling en analyse uit. Daarmee wordt vastgesteld waar in de processen kritische punten zitten die invloed kunnen hebben op de beoogde resultaten. De analyse vindt plaats met vooraf vastgestelde frequentie en in ieder geval bij een relevante verandering of wijziging in het proces. Het doel van deze zgn. prospectieve risicoanalyse is dat GHOR Hollands Midden nadenkt over wat de risicovolle momenten of situaties zijn binnen haar processen en hoe hier mee om te gaan. De gebruikte werkwijze is in 2017 beschreven in het procesrapport Risicomanagement. 4.4 Prestatie-indicatoren Met prestatiemeting wordt inzichtelijk gemaakt in hoeverre (bij)sturen van doelstellingen en processen noodzakelijk is. Ook wil GHOR Hollands Midden transparant zijn in haar operationele prestaties naar de DPG en in de verantwoording naar het bestuur. Daarom wordt gewerkt met prestatie-indicatoren, die zijn gebaseerd op de processen en vastgelegd in procesrapporten. Normen voor deze indicatoren zijn vastgelegd in het bestuurlijk vastgestelde jaarplan en daar waar mogelijk gebaseerd op landelijke prestatie-indicatoren. Prestatie-indicatoren en normen zijn waar mogelijk SMART uitgedrukt. GHOR Hollands Midden gaat uit van output-indicatoren. 4.5 Klanten, partners en functionarissen van de GHOR Klanten kunnen zowel partners als opdrachtgevers zijn als ook andere organisaties waarmee GHOR Hollands Midden een klantrelatie heeft. 8 Klanten zijn de afnemers van de informatieproducten. Wie klant is voor GHOR Hollands Midden, hangt daardoor af van het beschreven proces. Voorbeelden zijn het bestuur en vergunningverleners gemeenten. Partners zijn partijen met wie samen gewerkt wordt aan de voorbereiding op en de bestrijding van incidenten. Deze partijen omvatten zowel gebruikers als leveranciers van de (informatie)producten en diensten die GHOR Hollands Midden levert. De crisispartners zijn veelal: brandweer, politie, gemeente. Afhankelijk van het thema betrekt de veiligheidsregio andere crisispartners, zoals defensie, gevangeniswezen, Openbaar Ministerie, waterschappen, Rijkswaterstaat, omgevingsdiensten, drinkwaterbedrijven, netwerkbeheerders en energieleveranciers. Wat in de ene situatie een klant is, kan in een andere situatie een partner zijn. De GHOR HM verstaat onder ketenpartners 9 : RAV (waaronder de MeldKamer Ambulancezorg), ziekenhuizen, traumacentrum en huisartsen(posten), GGD. Naast partners met een directe rol in de geneeskundige hulpverlening heeft GHOR Hollands Midden overleg en afspraken met care organisaties over hun voorbereiding op crisisomstandigheden. Care organisaties zijn verpleeg- en verzorgingshuizen, thuiszorg en gehandicaptenzorg. De personen die operationele GHOR-functies uitvoeren (operationele functionarissen) zijn geregistreerd in het vakbekwaamheidsmanagementsysteem AG5. 8 HKZ norm GHOR, versie 2015, pagina 8. 9 HKZ norm GHOR, versie 2015, pagina 21 noemt dit monodisciplinaire partners 11

12 4.6 Afspraken met het bestuur van de Veiligheidsregio Hollands Midden Vanaf 1 januari 2014 is de instandhouding van de GHOR en het programma geneeskundige hulpverlening geregeld in de Gemeenschappelijk regeling RDOG en de Gemeenschappelijk regeling VRHM. Benoeming, schorsing en ontslag van de DPG vindt plaats door het bestuur RDOG HM in overeenstemming met het bestuur VRHM. Het algemeen bestuur VRHM heeft voor de DPG een instructie vastgesteld. De DPG legt verantwoording af aan zowel het bestuur RDOG HM als aan het bestuur VRHM. Met het bestuur RDOG maakt de DPG afspraken over de uitvoering GHOR-taken, nadat het bestuur VRHM hierover positief heeft geadviseerd. 12

13 5. DO: Uitvoering 5.1 Inleiding: DO De rubrieken van HKZ-norm die onder de DO-fase vallen, gaan over de uitvoering van taken. Daarbij vormen het beleid en de doelstellingen van GHOR Hollands Midden de leidraad. Bij de uitvoering is het belangrijk vraaggericht en professioneel te handelen. Planning en beheersing van de werkzaamheden, werkmethoden en verslaglegging of registraties ondersteunen dat. Hierdoor is achteraf te achterhalen wie wat heeft gedaan en wie dat heeft gecontroleerd. 5.2 Planvorming VRHM GHOR Hollands Midden werkt binnen de VRHM mee aan het tot stand komen van en het actueel houden van het risicoprofiel, het regionaal beleidsplan, het regionaal crisisplan en de operationele plannen. Tevens draagt GHOR Hollands Midden bij aan de uitvoering van deze plannen. GHOR Hollands Midden neemt deel aan de Multidisciplinaire werkgroep Operationele Planvorming (MDOP). De werkwijze is vastgelegd in het procesrapport Bijdragen aan multiplanvorming en multiconvenanten VRHM. 5.3 Advisering risicobeheersing Adviezen evenementen De werkwijze is vastgelegd in het procesrapport Adviezen evenementen. Verstrekte adviezen worden geregistreerd en gemonitord in het overzicht Registratie geadviseerde evenementen GHOR. Adviezen risicobeheersing gebouwde omgeving GHOR Hollands Midden neemt deel aan de Multidisciplinaire werkgroep RisicoBeheersing (MDRB). De relatie van de werkgroep MDRB, met GHOR Hollands Midden en andere partners en het hoofdenoverleg is vastgelegd in een processchema. De werkwijze van GHOR Hollands Midden is vastgelegd in het procesrapport Adviezen risicobeheersing. 5.4 Afspraken ketenpartners GHOR Hollands Midden maakt, onderhoudt en monitort afspraken met haar zorgpartners. Afspraken zijn gebaseerd op wettelijke eisen, het regionaal beleidsplan, het regionaal crisisplan, het beleidsplan GHOR Hollands Midden en de landelijke visie zorgcontinuïteit. De werkwijze ligt vast in het procesrapport Vaststellen en implementeren van schriftelijke afspraken met zorgpartners. 5.5 Functie- en vakbekwaamheidseisen functionarissen van de GHOR GHOR Hollands Midden heeft functie- en vakbekwaamheidseisen van de functionarissen van de GHOR vastgelegd. GHOR Hollands Midden zorgt ervoor dat functionarissen van de GHOR voldoen en blijven voldoen aan de functie- en vakbekwaamheidseisen voor de functie die ze uitvoeren (zie paragraaf 5.7). In het vakbekwaamheidsmanagementsysteem (AG5) worden de persoonsgegevens en de mate van vakbekwaamheid van de operationele GHOR-functionarissen beheerd. 5.6 Veiligheid functionarissen van de GHOR In het beleidsplan Opleiden Trainen Oefenen VRHM Hollands Midden en in het is vastgelegd dat aandacht voor veiligheid tijdens voorbereiding en uitvoering van oefeningen van essentieel belang is voor een goed verloop ervan. Enerzijds om ongevallen en onveilige situaties tijdens oefeningen te voorkomen, anderzijds om ervan te leren om zo de veiligheid tijdens een inzet te verhogen. In draaiboeken van oefeningen en praktijktrainingen is een veiligheidsparagraaf opgenomen. 13

14 In de inzetrapportages geeft de operationele functionaris aan of een (bijna) ongeval heeft plaatsgevonden en geeft hij, als dit het geval is, hierop een toelichting. Tijdens een multidisciplinaire oefening of inzet beschikken operationele GHOR-functionarissen over kleding waarmee zij als GHOR-functionaris herkenbaar zijn en die voldoen aan de veiligheidseisen (brandwerend, goed zichtbaar en hygiënisch). De functionarissen OvDG, ODPG, ACGZ en HIN-gz beschikken tijdens hun dienst over een piketvoertuig, vanwege de wettelijke opkomsttijd van deze functies. De uiterlijke herkenbaarheid van het voertuig bevordert een veilige en snelle toegang tot de plaats van het incident c.q. plaats van overleg. GHOR Hollands Midden kent een programma van rijvaardigheidstrainingen gericht op veilig rijden bij het vervullen van de operationele functie. 5.7 Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO) GHOR Hollands Midden neemt deel aan de Multidisciplinaire werkgroep Opleiden, Trainen en Oefenen (MDOTO), die binnen de veiligheidsregio het multidisciplinair oefenbeleid opstelt en dit beleid uitvoert. De GHOR draagt bij en voert uit het meerjarenbeleid van de veiligheidsregio voor Opleiden Trainen Oefenen. De Veiligheidsregio werkt daarnaast met een werkplan van een kalenderjaar. Jaarlijks stelt GHOR Hollands Midden een jaarplanning op voor het vaststellen van de uitvoering van monodisciplinaire OTO-activiteiten. Van de operationele functionarissen wordt verwacht dat zij zich zelf aanmelden als zij zijn uitgenodigd voor een activiteit uit de jaarplanning. De aanwezigheid van verplichte onderdelen wordt geregistreerd in het vakbekwaamheidsmanagementsysteem AG5. Een (OTO-)checklist wordt gebruikt voor overzicht op het individueel plannen en monitoren van OTOactiviteiten. De checklist wordt beheerd door de coördinatoren Opleiden, Trainen en Oefenen. De werkwijze is vastgelegd in het procesrapport Opleiden Trainen Oefenen. 5.8 Operationele inzetten GHOR Hollands Midden voert haar taken tijdens operationele inzetten uit conform gemaakte afspraken in de operationele plannen, de operationele kaarten voor operationele functionarissen, regionaal crisisplan en de met ketenpartners gemaakte afspraken. De coördinatoren OTO zorgen voor actuele informatie in de GHORApp voor operationele functionarissen, via de website GHOR en/of mail. De medewerkers van GHOR Hollands Midden leveren hiervoor actuele informatie aan. Onderdeel van de GHORApp is hoe om te gaan met privacygevoelige informatie rondom slachtoffers. Met zorgpartners is afgesproken om gebruik te maken van zorgmail. 10 Van de operationele inzetten vindt registratie plaats. Van elke inzet maakt de betrokken operationele functionaris zelf een inzetrapportage. 5.9 Rapportage aan het bestuur van de veiligheidsregio GHOR Hollands Midden verantwoordt de uitvoering van haar taken jaarlijks aan de DPG. Deze interne managementrapportage voor de DPG is de basis voor de bestuurlijke rapportage van de DPG aan het bestuur RDOG HM. Tevens legt de DPG verantwoording af over de taakuitvoering in de jaarrekeningen en jaarberichten aan de besturen VRHM en RDOG HM. De werkwijze is vastgelegd in het procesrapport Integraal plannen en monitoren. De DPG rapporteert aan het bestuur over de mate waarin acute zorgpartners de met het bestuur VRHM gemaakte afspraken uitvoert. De werkwijze is vastgelegd in het procesrapport Monitoren en rapporteren afspraken met ketenpartners. 10 Draagt bij aan de HKZ-norm GHOR, versie 2015, 1.3 Eisen taakuitvoering, pag

15 6. CHECK en ACT: meten, analyseren en verbeteren 6.1 Inleiding: Check en act In Check en act wordt de PDCA-cyclus van de primaire processen rondgemaakt op het niveau van de taakuitvoering. Het gaat over het meten van de behaalde resultaten in relatie tot de eerder vastgelegde doelstellingen en het meten van ervaringen van bestuur, klanten, partners en functionarissen van de GHOR. Ook gaat het over het verzamelen en analyseren van gegevens uit de procesanalyse / risicobeoordeling en de analyse van de ingevoerde verbeteringen. 6.2 Meten en evalueren resultaten processen GHOR Hollands Midden versterkt haar organisatie in de volle breedte door afwijkingen en kansen voor verbeteringen te signaleren, hun oorzaken vast te stellen, verbeteringen voor te stellen, te implementeren en te borgen. De werkwijze hiervoor is vastgelegd in het procesrapport Monitoren, evalueren en verbeteren van processen. Dit generieke proces bestaat uit twee deelprocessen: het deelproces Monitoren en het deelproces Evalueren en verbeteren. Triggers voor een opdracht tot het opstellen van een evaluatieplan zijn plannen (time based) en afwijkingen (event based). Daarnaast heeft de organisatie werkwijzen voor specifieke processen, die het generieke proces Monitoren, evalueren en verbeteren overrulen: Proces afhandelen en evalueren operationele inzetten. Proces Opleiden Trainen Oefenen: trainingen en oefeningen worden standaard monodisciplinair geëvalueerd. Proces Monitoren en rapporteren afspraken met ketenpartners. Voor de cyclische processen Opleiden, Trainen Oefenen, Operationele inzet en Adviseren evenementenveiligheid worden analyse c.q. verbeterpunten uit evaluaties in het volgende proces meegenomen (en eventueel in het volgende jaarplanning Opleiden Trainen Oefenen). Indien van toepassing, koppelt GHOR Hollands Midden resultaten van evaluaties terug naar de bij het geëvalueerde proces betrokken klanten, partners en functionarissen en legt deze vast. GHOR Hollands Midden meet 3x per jaar of de behaalde resultaten voldoen aan de gestelde normen uit het jaarplan en legt dit vast in de interne managementrapportage. Tevens vindt in deze interne managementrapportage beoordeling op het functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem plaats. Indien afwijkingen op de normen worden geconstateerd, worden deze onderzocht en verbetermaatregelen vermeld in deze rapportage. 15

16 6.3 Waardering bestuur van de veiligheidsregio, klanten, partners en functionarissen van de GHOR GHOR Hollands Midden meet tenminste eens per drie jaar de waardering van klanten, partners en functionarissen. In 2016 hebben DPG en manager GHOR relatiebeheergesprekken gevoerd met leden van het dagelijks bestuur VRHM (zie Werkafspraken Meten waardering bestuur). GHOR Hollands Midden meet op een systematische wijze de waardering van klanten, partners en operationele functionarissen. Er wordt een keuze gemaakt voor een kwalitatief of een kwantitatief onderzoek. Indien het gaat om een grootschalig kwantitatief onderzoek, wordt het advies van de RDOG HM gevraagd t.b.v. de opzet en uitvoering van het onderzoek. Voorafgaand aan het onderzoek wordt een evaluatie van het vorige onderzoek evenals een plan van aanpak opgesteld en met de betrokken GHOR-medewerkers besproken. Resultaten worden teruggekoppeld in het teamoverleg en op de website van GHOR Hollands Midden gepubliceerd. Waar mogelijk wordt aangesloten bij reeds bestaande initiatieven vanuit de Veiligheidsregio HM of de RDOG / GGD. 6.4 Analyse metingen De gehouden metingen zijn input voor de rapportage voor de directiebeoordeling. Het doel is de beoordeling door manager GHOR en DPG van de geschiktheid en doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem en identificatie van kansen voor verbetering. Het verschil met de verbetercyclus (Check en Act) is dat de directiebeoordeling op een ander niveau plaatsvindt. De verbetercyclus focust zich nu op het totale kwaliteitsmanagementsysteem en niet op de processen, de evaluaties en risico s binnen het primaire proces. Management en medewerkers zoeken continu naar verbetermogelijkheden. De werkwijze is vastgelegd in een procesrapport Kwaliteitsmanagement, monitoring evalueren en verbeteren. Een verbeterkans bij de directiebeoordeling van het kwaliteitsmanagementsysteem is nog om naast de acties die zijn gedaan of in gang zijn gezet, zichtbaar te maken wat een actie heeft opgeleverd en/of tot welke verbeteringen heeft geleid. 6.5 Continu verbeteren Op basis van de marap beoordeelt de manager GHOR en DPG het functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem en stelt lijnen voor de toekomst en verbetermaatregelen vast. Deze maatregelen worden geregistreerd (zie 6.4). 16

17 7. Beleid en kwaliteitsmanagementsysteem 7.1 Inleiding: Beleid en kwaliteitsmanagementsysteem Beleid en kwaliteitsmanagementsysteem zijn onderwerpen van rubriek 4 van het certificatieschema. Hierin wordt de kern van het kwaliteitsmanagementsysteem en de beleidscyclus van de GHOR zichtbaar. De eisen in deze rubriek gaan over het beleid en de doelstellingen die richting geven aan de organisatie als geheel en over de structuren, systemen en processen die nodig zijn voor planning, uitvoering, controle en verbetering van het beleid. De organisatie kent van haar bestuur, financiers, klanten partners hun wensen, behoeften en verwachtingen. Zij zijn het uitgangspunt voor het primaire proces van de organisatie. Daarnaast stemt de GHOR haar beleid af op de eisen en verwachtingen van het bestuur van de veiligheidsregio, financiers en andere stakeholders. De eisen in deze rubriek hebben betrekking op het management en de beleidscyclus van de GHOR als geheel. Het kwaliteitsmanagementsysteem is een instrument om het leren en verbeteren binnen de organisatie structureel te borgen en ondersteunen. 7.2 GHOR en haar omgeving In de Gemeenschappelijk regeling van de VRHM is vastgelegd dat de DPG namens het bestuur VRHM verantwoordelijk is voor het in stand houden van de GHOR. In de GR RDOG is vastgelegd dat de RDOG HM verantwoordelijk is voor de organisatie van de geneeskundige hulpverlening. De GHOR bepaalt welke interne en externe factoren van invloed zijn op het bereiken van haar doel, strategie en haar vermogen om de beoogde resultaten te behalen. Dit blijkt uit het opgestelde Beleidsplan GHOR. Zij bepaalt daarbij ook de relevante wet- en regelgeving. De GHOR monitort en beoordeelt de informatie met betrekking tot deze interne en externe factoren. Dergelijke ontwikkelingen worden door de manager GHOR zowel landelijk als regionaal met de GHORmedewerkers gedeeld. Ontwikkelingen die van belang zijn op RDOG-niveau worden in het MT RDOG gedeeld; voor de VRHM in het hoofdenoverleg. Organisatiestructuur Zie hiervoor hoofdstuk Afstemmen behoeften en verwachtingen Bij het uitvoeren van haar taken, bepaalt de GHOR de eisen van de klant(en) en partners die van belang zijn voor de levering van haar taakvoering. Voor zover van belang om producten en diensten te leveren die voldoen aan de eisen van de klant of partner en wet- en regelgeving. In het teamoverleg vindt communicatie plaats over eisen, behoeften en verwachtingen van bestuur, klanten, partners en operationele functionarissen van GHOR Hollands Midden. De manager GHOR heeft regelmatig overleg met de DPG. 17

18 Externe en interne communicatiestructuur De werkwijze van communicatie buiten de GHOR HM is vastgelegd in het procesrapport Communicatie en PR. Om de onderlinge samenhang van de overleggen te bewaken en voor alle medewerkers inzichtelijk te houden zijn de communicatie en het structurele overleg met organisaties en personen vastgelegd in het overzicht Overleg- en communicatiestructuur GHOR Hollands Midden. Dit overzicht wordt tenminste eens per drie jaar geactualiseerd. Communicatie en overleg binnen GHOR Hollands Midden zijn geborgd via het teamoverleg, het jaargesprek (tussen manager GHOR en medewerker) en via gestructureerde communicatiemiddelen (website, intranet). 7.4 Beleid Het regionaal beleidsplan VRHM stelt kaders voor het beleid van GHOR Hollands Midden. Dit beleid is geformaliseerd in het beleidsplan GHOR Hollands Midden en in de (meerjaren)begroting. De begroting GHOR Hollands Midden is onderdeel van de begroting RDOG HM. Tevens beschikt GHOR Hollands Midden over een Strategisch Communicatieframe. Het regionaal beleid VRHM wordt in jaarplannen geconcretiseerd. Het beleidsplan GHOR en de begroting GHOR Hollands Midden worden in een jaarplan geconcretiseerd en geactualiseerd. In management rapportages en bestuurlijke rapportages wordt verantwoording afgelegd. 7.5 Processen van de organisatie Zie hiervoor paragraaf 4.2. De manager GHOR is verantwoordelijk voor vaststellen, invoeren en onderhouden van de processen die nodig zijn voor het kwaliteitsmanagementsysteem. Als zodanig stelt hij de hoofdversienummers vast van procesrapporten en werkafspraken, onderdeel van het handboek Interne organisatie. De GHOR heeft eerder besloten om de werkwijze van een interne audit en de directiebeoordeling in een procesrapport vast te leggen. De werkwijzen voor het meten, evalueren en verbeteren van processen zijn vastgelegd. Zie hoofdstuk Omgaan met risico s en mogelijkheden Benodigde middelen en informatie De benodigde middelen voor het in stand houden van de GHOR zijn geborgd via begroting en budgetbewaking in de managementrapportages. Doel en visie van informatiemanagement voor de GHOR zijn vastgelegd in het beleidsplan GHOR. Continuïteit GHOR Hollands Midden heeft een continuïteitsplan. Hierin staan de activiteiten beschreven, de prioriteiten en het afbreukrisico indien processen wegens continuïteitsproblemen niet kunnen worden uitgevoerd. Voor het borgen van de uitvoering van processen bij langdurige afwezigheid door ziekte of vakantie kan teruggevallen worden op de laatste marap. Het continuïteitsplan is in 2017 geactualiseerd. Het omgaan met risico s en mogelijkheden is beschreven in het procesrapport Risicomanagement. 18

19 7.7 Leiderschap en kwaliteitsbeleid De bedrijfsvoering gaat uit van integraal management. De invulling daarvan is beschreven in de Organisatieverordening RDOG HM. Kwaliteitsbeleid is opgesteld door het kwaliteitsteam RDOG en dit beleid wordt gevolgd door de GHOR. Er worden concrete kwaliteitsdoelen geformuleerd in het jaarplan van de GHOR. De manager GHOR is verantwoordelijk voor het kwaliteitsmanagementsysteem. Als zodanig ondertekent hij het handboek kwaliteit. De manager GHOR beoordeelt sinds 2017 periodiek het functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem op basis van een rapportage directiebeoordeling, dat onderdeel is van de interne managementrapportage 11. De werkwijze is vastgelegd in het procesrapport Rapportage directiebeoordeling. De manager GHOR ziet het kwaliteitsmanagementsysteem als middel en instrument om de GHOR te sturen en te verbeteren. 7.8 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden De verdeling van de formatie van GHOR Hollands Midden naar medewerkers, activiteiten en fte is vastgelegd in het document Taakverdeling en formatieopbouw GHOR Hollands Midden. Om de relatie met klanten en partners te optimaliseren wordt gewerkt met relatiebeheerders in casu beleidsmedewerkers die een eerste verantwoordelijkheid hebben in het beheer van de aan hen toegewezen relaties (zie Verdeling verantwoordelijkheden in het relatiebeheer). Voor een goede communicatie met de operationele GHOR-functionarissen kent de GHOR vaste contactpersonen voor de diverse operationele GHOR-functies. 7.9 Afwijkingen en veilig melden In het procesrapport Kwaliteitsmanagement. Monitoren, evalueren en verbeteren van processen staat wat verstaan wordt onder afwijkingen, waaronder taken die niet structureel conform afspraken zijn/worden uitgevoerd, klachten en (bijna) ongevallen. GHOR Hollands Midden streeft naar zo min mogelijk structurele afwijkingen in de uitvoering van processen. Door nauw overleg met stakeholders, bestuur, klanten, partners en operationele functionarissen wil het bureau eventuele knelpunten bespreken, oplossen en voorkomen. 11 Vanaf de tweede managementrapportage in Voordien vond jaarlijkse beoordeling op het functioneren van het kwaliteitsmanagementsysteem plaats en een afzonderlijke verantwoording over het behalen van gestelde jaardoelen. 19

20 8. Personeel en kennis 8.1 Inleiding: personeel en kennis Personeel en kennis is de vijfde rubriek in de HKZ-norm. Dit hoofdstuk gaat over de afspraken die de GHOR maakt ten aanzien van het personeelsbeleid, competenties en kennis. Personeel met de juiste competenties en kennis is van belang voor de kwaliteit van de taakvoering. Personeel wordt in staat worden gesteld om competenties en kennis te onderhouden en uit te breiden. Belangrijk is dat personeel ook kan beschikken over binnen de GHOR aanwezige kennis. De GHOR meet en analyseert daarnaast regelmatig of het personeel(sbeleid) nog voldoet aan de eisen. Indien nodig neemt zij verbetermaatregelen Personeelsbeleid De RDOG HM is de werkgever voor de medewerkers van GHOR Hollands Midden. De RDOG HM is verantwoordelijk voor het vaststellen en het onderhouden van het RDOG HM personeelsbeleid, die daarmee ook geldt voor GHOR Hollands Midden. Beleid en afspraken op het gebied van personeel zijn opgenomen op het RDOG HM Intranet. Indien afspraken zijn gemaakt en (nog) niet zijn gepubliceerd, zijn deze opvraagbaar bij de personeelsadviseur van de RDOG HM. Opleidingsbeleid en kennis Het Opleidingsbeleidsplan voor GHOR-medewerkers is in 2012 besproken en vastgesteld in het werkoverleg. Het opleidingsbeleidsplan omvat ook supervisie, intervisie, interne en externe stages en training on the job. In 2017 is een GHOR-medewerker betrokken bij het herzien van het Opleidingsbeleid van de RDOG. Dit opleidingsbeleid is in de besluitvormingsfase. Als het document is vastgesteld geldt het ook voor de GHOR en dan specifiek voor de bureaufuncties. Tot er een nieuw opleidingsbeleid is, blijven de uitgangspunten van het oude plan geldend. De uitvoering van opleidingen voor de operationele functies staat beschreven in het jaarprogramma Opleiden Trainen Oefenen van GHOR Hollands Midden en valt buiten de reikwijdte van het Opleidingsbeleidsplan RDOG incl. GHOR. Arbeidsvoorwaarden De Arbeidsvoorwaardenregeling RDOG HM is van toepassing. Arbeidsomstandigheden Op basis van de Arbowet heeft de RDOG HM regelingen over ziekte en arbeidsongeschiktheid, draagt de RDOG HM zorg voor een bedrijfsbrede risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). De RDOG HM verzorgt van medewerkers bij psychische problematiek die direct uit de werkzaamheden voortvloeit. RI&E Voor GHOR Hollands Midden is een risico-inventarisatie uitgevoerd en is een plan van aanpak opgesteld. Jaarlijks staat in het teamoverleg de voortgang in de uitvoering van het plan van aanpak RI&E op de agenda. 12 HKZ-norm GHOR, versie 2015, pagina

21 Psychische werkomstandigheden (werkdruk, relaties met collega s en dergelijke) vallen onder de aandacht van de manager GHOR. Medewerkers kunnen problemen in het kader van arbeidsomstandigheden, veiligheid, gezondheid en welzijn (VGW) bij de manager kenbaar maken. In overleg met de medewerker - en zo nodig met deskundigen van de RDOG HM of andere deskundigen - wordt naar een oplossing gezocht. Inrichting werkplek Een medewerker kan tips vinden op het intranet over de inrichting van zijn/haar werkplek. Daarnaast kan de manager GHOR een werkplekonderzoek laten verrichten. De manager draagt zorg voor prioritering en uitvoering van de aanbevelingen uit dit onderzoek. Veiligheid medewerkers Zie paragraaf 5.6. Bedrijfshulpverlening Voor de bedrijfshulpverlening (BHV) wordt een beroep gedaan op de brandweerorganisatie waarmee GHOR Hollands Midden in één pand is gehuisvest. Een vastgesteld en geoefend bedrijfshulpverleningsplan locatie Rooseveltstraat is beschikbaar. De GHOR beschikt over twee professioneel opgeleide BHV ers. Functiehuis De RDOG HM kent een regeling voor functiebeschrijving, competenties en functiewaardering. De RDOG HM beschikt over een functiehuis met (sub)families. Iedere medewerker van de GHOR Hollands midden is ingedeeld in een subfamilie waarin vastgelegd zijn: doel, resultaatgebieden, beoordelingscriteria, competenties en differentiërende factoren. De functies voor operationele GHORfunctionarissen zijn landelijk bepaald en beschreven voor GHOR Hollands Midden. De functie van de DPG is beschreven en vastgesteld. Werving en selectie De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de werving en selectie voor GHOR Hollands Midden is een verantwoordelijkheid van de manager GHOR. Het P&O team van RDOG HM adviseert de manager en de manager coördineert het proces. Indien een vacature budgettair niet voorzien was, stelt de manager een voorstel tot invulling op en legt dit ter besluitvorming voor aan de DPG. Na akkoord door de DPG kan de manager GHOR het proces van vacaturevervulling vervolgen. De manager vindt het belangrijk dat teamleden een groot aandeel hebben in de werving- en selectieproces. Bij de werving en selectie (met name bij het opstellen van een vacaturetekst) wordt gekeken naar de welke kennis en welke competenties noodzakelijk zijn. Het gaat dan om wat past bij de betreffende functie als bij het team. Nieuwe medewerkers De RDOG HM heeft een introductiebeleid voor nieuwe medewerkers opgesteld. Na indiensttreding wordt vanuit het P&O team algemene informatie over de RDOG HM verstrekt. De manager GHOR is verantwoordelijk voor het (laten) inwerken van nieuwe medewerkers. De manager draagt ervoor zorg dat alle onderwerpen de revue passeren in de inwerkperiode. De GHOR werkt hiervoor met twee checklists. Eén voor de bureaufunctie en één voor de parate functie. De manager kan voor de inwerkperiode een begeleider aanwijzen. 21

22 Kwaliteitsbewustzijn medewerkers Medewerkers zijn zich bewust van: het kwaliteitsbeleid; de relevante kwaliteitsdoelstellingen; hun bijdrage aan de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem en het verhogen van de kwaliteit en de consequenties van het niet voldoen aan de afspraken in het kwaliteitsmanagementsysteem. De GHOR werkt reeds geruime tijd met een kwaliteitsmanagementsysteem. In het teamoverleg worden regelmatig kwaliteitsaspecten geagendeerd. Uitstroom medewerkers Met medewerkers met wie het dienstverband eindigt voert de manager GHOR een exitgesprek. Indien de medewerker of manager het wenst, kan aanvullend een gesprek plaatsvinden met de personeelsadviseur. De GHOR beschikt over een registratie wanneer medewerkers zijn uitgestroomd met vermelding van de reden ervan. Medezeggenschap De RDOG HM beschikt over een Centrale Ondernemingsraad (COR), een OR voor de sector RAV en een OR voor de sectoren GGD en GHOR, voor Bedrijfsvoering en Stafbureau (OR GGBS). De OR bewaakt de belangen van de medewerkers en adviseert de bestuurder RDOG HM over het te voeren beleid. GHOR Hollands Midden is vertegenwoordigd in de OR GGPF en namens de OR GGPF in de COR. De werkwijze en de verslagen staan op intranet van RDOG HM. Beleid over inzet en begeleiding van stagiaires en vrijwilligers Indien bij de GHOR Hollands Midden een verzoek tot stage of vrijwillig werk wordt ingediend, dan stelt de manager vast of het verzoek ingewilligd kan worden. Na akkoord van de stage opdracht stelt het P&O team de stage overeenkomst op. De manager zorgt ervoor dat de stagiair beschikt over één begeleider. 8.3 Jaargesprek / Beoordelingsgesprek Het beleid voor functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken en POP-gesprekken is vastgelegd in het RDOG HM Opleidingsbeleid en in het GHOR Opleidingsbeleid De manager GHOR is verantwoordelijk voor het jaarlijks houden van functioneringsgesprekken. De manager GHOR noemt dit het jaargesprek. Zowel de medewerker als de manager kan het initiatief nemen voor een jaargesprek. Tijdens een jaargesprek worden afspraken gemaakt over de te behalen doelstellingen en activiteiten voor het komend jaar. De werkprestaties worden beoordeeld en vastgelegd wordt welke aanvullende kennis vereist en wenselijk is. Het welbevinden van de medewerker en de mate waarin hij met tevredenheid zijn werk doet, is onderdeel van het jaargesprek. Ook wensen over het functioneren in de operationele GHOR-functies is voor de medewerkers die de functie van ACGZ, HIN-gz, HON-gz en/of OMAc vervullen zijn onderdeel van het gesprek. De manager GHOR is verantwoordelijk voor het opmaken van een beoordeling op die momenten dat de rechtspositieregelingen dat vereisen. Het P&O team adviseert hierin. 8.4 Waardering medewerkers RDOG HM organiseert tenminste eens per vier jaar een medewerkerswaarderingsonderzoek (MTO). GHOR Hollands Midden neemt deel aan dit RDOG HM onderzoek. Het MTO is gepland voor Medewerkers geven in teamoverleggen uiting aan onderwerpen of zaken waarvan zij vinden dat goed is en wat beter kan. Daarnaast kunnen zij in gesprek gaan met de betreffende proceseigenaar. GHOR Hollands midden kent een open deur beleid : wensen, suggesties en klachten kunnen op elk moment met de manager worden besproken. Heeft de medewerker een klacht over de manager, dan kan de medewerker deze klacht bespreken met de manager. Als dat niet mogelijk is, dan kan de medewerker zich richten tot de DPG. 22

23 8.5 Analyseren en continu verbeteren De manager analyseert periodiek aan de hand van de prestatie-indicatoren op het gebied van personeel en organisatie om het personeelsbeleid te analyseren. Deze indicatoren staan beschreven in een procesrapport personeel en organisatie. Indien de manager aanleiding ziet om te verbeteren, bespreekt zij het onderwerp met de betreffende medewerker en/of met het team. Indien er een thema zich aandient, dan wordt er een teambijeenkomst gehouden op het gebied van personeelsbeleid, teamontwikkeling. 23

24 9. Actueel houden en vernieuwen van uitvoering van taken 9.1 Inleiding: Actueel houden en vernieuwen Actueel houden en vernieuwen van uitvoering van taken is rubriek 6 in de HKZ Norm GHOR, versie Het gaat over de het onderzoek naar mogelijke ontwikkelingen; de implementatie van bestaande processen die nieuw zijn voor de GHOR; het ontwikkelen van geheel nieuwe producten of taakvoering. De GHOR houdt ontwikkelingen in haar omgeving in de gaten en gaat na of deze gevolgen hebben voor de eigen organisatie. Als dat zo is, neemt de organisatie maatregelen om het aanbod bij te stellen. In dat geval neemt de organisatie maatregelen om de taakuitvoering bij te stellen Inventariseren van ontwikkelingen GHOR Hollands Midden volgt ontwikkelingen op het terrein van wet- en regelgeving en kennisontwikkeling. Tevens volgt zij nieuwe ontwikkelingen op het gebied van werkwijzen en methodieken. De medewerker die verantwoordelijk is voor een bepaald aandachtsgebied, volgt de ontwikkelingen voor dat aandachtsgebied. Medewerkers en manager participeren in landelijke en regionale werkgroepen 14 en projecten, die informatie leveren over nieuwe ontwikkelingen. Eisen, behoeften en verwachtingen van bestuur, partners en functionarissen van GHOR Hollands Midden worden gevolgd via overleggen en kennisbijeenkomsten met deze doelgroepen. Waarderings- en behoeftenonderzoeken leveren aanvullende informatie over eisen, behoeften en verwachtingen van bestuur, partners en operationele functionarissen. 9.3 Analyse van ontwikkelingen Ontwikkelingen worden veelal in een teamoverleg naar voren gebracht en geanalyseerd. In 2017 zijn actuele onderwerpen bijvoorbeeld: evaluatie Wet veiligheidsregio s; ontwikkeling Landelijke Meldkamer Organisatie; Omgevingswet. Een analyse van de belangrijkste ontwikkelingen is opgenomen in de begroting en in het beleidsplan GHOR. De analyse vormt input voor de doelstellingen van GHOR Hollands Midden. De analyse van de interne en externe veranderingen die van invloed zijn op het kwaliteitsmanagementsysteem worden opgenomen in de marap waarvan de directiebeoordeling onderdeel uitmaakt. 9.4 Verbeteren en ontwikkelen taakuitvoering Op basis van de uitkomsten uit de analyse van nieuwe ontwikkelingen neemt GHOR Hollands Midden actie om taakuitvoering te verbeteren en te ontwikkelen. Afspraken over de te nemen maatregelen worden vastgelegd in het jaarplan, in de actie- of besluitenlijst van het teamoverleg en/of de verslaglegging van het jaargesprek. Bij voorkeur wordt aangehaakt bij landelijke ontwikkelingen zodat de GHOR als organisatie herkenbaar blijft voor stakeholders, crisispartners en ketenpartners. Bij het aangaan van een nieuwe taak, wordt ook wordt bekeken waar de kracht van de GHOR zit en of onderdelen kunnen worden uitgevoerd door andere partijen. 13 HKZ-norm GHOR, versie 2015, pagina Zie Overleg- en communicatiestructuur GHOR Hollands Midden. 24