Verslag Horizontale Verantwoording Archiefbeheer van de gemeente Enschede over 2016/2017.

Transcriptie

1 Verslag Horizontale Verantwoording Archiefbeheer van de gemeente Enschede over 2016/2017. Samenstelling: J.J. Seekles, Archiefinspecteur bij het Historisch Centrum Overijssel 1

2 A. Inleiding Het KPI-verslag Enschede 2016/2017 is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor de gemeentelijke archiefketen, zoals die zijn opgesteld door de VNG (ledenbrief 21 juli 2011). Deze archief-kpi's omvatten tien indicatoren die een beeld geven van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Het KPI-verslag Enschede 2016/2017 beschrijft per KPI-categorie de stand van zaken binnen de gemeente Enschede. Per categorie wordt in een korte conclusie de vraag beantwoord in welke mate aan archiefwettelijke eisen wordt voldaan Lokale regelgeving. Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De in 2013 vastgestelde archiefverordening en besluit informatiebeheer zijn niet meer actueel. Gelet op de recente ontwikkelingen met betrekking tot het Strategisch Informatie Overleg (SIO), het in de Archiefregeling 2010 voorgeschreven kwaliteitssysteem en de LOPAI-notitie Informatievoorziening Verbonden Partijen zullen beide documenten moeten worden herzien. De gemeente Enschede beschikt over een Register ex art. 27 WGR, waarin de deelneming in gemeenschappelijke regelingen (intergemeentelijke samenwerkingsverbanden) wordt bijgehouden. De gemeente is deelnemer in een achttal samenwerkingsverbanden. Bij de instelling van een dergelijk samenwerkingsverband worden voorzieningen getroffen voor de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden. Het Mandaatbesluit gemeente Enschede 2011 werd vastgesteld door het College op 13 december Er werden in de periode geen aan het archiefbeheer gerelateerde taken gemandateerd. Conclusie: De gemeente Enschede beschikt niet over actuele beheersregels. Bij de instelling van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden worden voorzieningen getroffen met betrekking tot de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? De gemeente Enschede beschikt niet over een kwaliteitszorgsysteem, zoals genoemd in artikel 16 van de Archiefregeling Het is belangrijk om de kwaliteit van het gemeentelijk informatiebeheer in voldoende mate te waarborgen. De gemeente Enschede is in augustus 2013 een project gestart, dat moet leiden tot een Handboek Kwaliteitszorg Informatiebeheer en een werkbaar/toetsbaar model op het terrein van de documentaire informatievoorziening. Dit heeft in maart 2015 geleid tot de vaststelling van een leidraad onder de titel Handreiking voor Handboek Kwaliteitszorg Informatiebeheer. In 2016 is getracht om in SSNT-verband tot een Handboek te komen. Dit heeft echter niet tot resultaat geleid. Via Archief2020 werd in 2016 een landelijke handreiking opgeleverd. Deze handreiking kan ondersteuning bieden om tot een lokaal Handboek Kwaliteitszorg Informatiebeheer te komen. 2

3 De gemeente Enschede beschikt sinds 1 nuari 2011 niet langer over een gekwalificeerde gemeentearchivaris. Verslagen over het toezicht op de gemeentelijke informatiehuishouding én het beheer van de archiefbewaarplaats werden de laatste ren niet opgesteld. Tegenwoordig brengt de provinciale archiefinspecteur één keer per twee ar een inspectiebezoek. Hierdoor worden College en Gemeenteraad wel geïnformeerd over de staat van het gemeentelijk archiefbeheer. Daarnaast heeft de gemeente Enschede voor de uitoefening van het toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archieven (inspectiefunctie) per 1 augustus 2013 een dienstverleningsovereenkomst met het Historisch Centrum Overijssel te Zwolle afgesloten. Het in nuari 2014 door de archiefinspecteur van het Historisch Centrum Overijssel te Zwolle uitgebrachte Verslag Horizontale Verantwoording Archiefbeheer van de gemeente Enschede over 2012/2013 vormde de opmaat voor een arlijkse verantwoording van het College aan de gemeenteraad in het kader van het provinciale Interbestuurlijke Toezicht. In 2015 en 2016 werden follow-up onderzoeken uitgevoerd naar de realisatie van aanbevelingen in bovengenoemd Verslag. Deze onderzoeksverslagen werden aan de gemeenteraad aangeboden. Conclusie: De gemeente Enschede werkt weliswaar aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding, maar een archiefwettelijk voorgeschreven toetsbaar kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer ontbreekt nog. De gemeente Enschede beschikt niet over een gekwalificeerde gemeentearchivaris en gemeentelijk archiefinspecteur. Het archiefwettelijk toezicht op het beheer van de nog nietovergedragen archieven wordt ingekocht middels een dienstverleningsovereenkomst archiefinspectie met het Historisch Centrum Overijssel te Zwolle. De arlijkse verantwoording op het terrein van de gemeentelijke informatiehuishouding van het College aan de gemeenteraad in het kader van het provinciale interbestuurlijk toezicht vindt plaats ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente Enschede heeft beleidsmatig vastgelegd dat alle documenten digitaal geregistreerd en opgeslagen worden in het NEN/ISO gecertificeerde DMS Corsa. Daarnaast wordt voor de documentordening gebruik gemaakt van het Documentair Structuur Plan (DSP) van SDU. Het DSP geeft de informatiestructuur van de gemeentelijke organisatie weer. In het DSP worden de processen beschreven, de bijbehorende documenten benoemd en opslag/ontsluiting beschreven. Ook worden de processen gerelateerd aan de Zaaktypencatalogus (ZTC) en de Productdienstencatalogus (PDC). Het DSP ondersteunt de ontsluiting van documenten en vormt de basis voor een goede metadatering. Binnen de gemeente wordt veel digitale informatie opgeslagen in backoffice-applicaties en het komt steeds vaker voor dat organisaties kiezen voor extern gehoste opslag van digitale documenten. De gemeente hoeft dan niet de soft/hardware om de digitale informatie te verwerken en op te slaan aan te schaffen, maar sluit daarvoor een contract met de leverancier. Deze handelswijze levert risico s op met betrekking tot de authenticiteit, betrouwbaarheid, bruikbaarheid en integriteit van documenten en conflicteert met de eigen wettelijke behoefte tot opslag binnen een gecertificeerd DMS. 3

4 Voor analoge en digitale dynamische archiefbescheiden geldt het Informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Enschede Bij de samenstelling van dit beleid is gebruik gemaakt van de Code voor Informatiebeveiliging (NEN ISO en 27002). Als uitvloeisel van dit beleid werd in augustus 2012 het gemeentelijk Informatiebeveiligingsplan opgesteld. Echter een bewaarstrategie voor documentaire informatiesystemen ontbreekt. Er zal in 2017 gewerkt worden aan een gemeentebreed beveiligingsplan, gericht op de verdere invoering van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). De noodzaak om in 2017 ook een beveiligingsplan voor documentaire informatiesystemen op te stellen is evident. Zaken als hacks, onveilige websites en datalekken hebben bij gemeenten onverminderd aandacht. Informatieveiligheid en privacy verdienen een belangrijke plaats op de gemeentelijke agenda. Verantwoordingsprocessen moeten derhalve adequaat worden ingericht, zodat informatieveiligheid geborgd blijft. Dit heeft dus niet alleen betrekking op Basisregistraties, maar geldt evenzeer voor systemen die voor documentaire informatievoorziening worden gebruikt. Het maakt de toepassing van de Baseline (BIG) én de ENSIA-verantwoording over de volle breedte van het gemeentelijk informatiebeheer noodzakelijk. Conclusie: De gemeente Enschede heeft beleidsmatig vastgelegd dat alle documenten digitaal geregistreerd en opgeslagen worden in het NEN/ISO gecertificeerde DMS Corsa. Daarnaast wordt voor de documentordening gebruik gemaakt van het Documentair Structuur Plan (DSP) van SDU. Voor langrig duurzaam beheer van informatie heeft de gemeente Enschede informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. Er zal in 2017 gewerkt worden aan een gemeentebreed beveiligingsplan, gericht op de verdere invoering van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). De opstelling van een informatiebeveiligingsplan voor documentaire informatiesystemen wordt wenselijk geacht. De ENSIA-verantwoording over de volle breedte van het gemeentelijk informatiebeheer is noodzakelijk DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematische aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Beleidsmatig wordt door DDC gewerkt aan de doorontwikkeling van het gegevensmanagement en het op strategisch niveau actualiseren van het gemeentelijk informatiebeleid. De samenstelling van een nieuwe gemeentelijk informatiebeleidsplan staat gepland voor Doorvertaling vindt vervolgens plaats naar een specifiek DIV-beleidsplan. In het kader van het opstellen van het Handboek Substitutie worden in 2017 zowel een NEN 2082 als een RODIN-audit uitgevoerd. Deze rapportage levert onder meer inzicht op welke risico s de gemeente loopt bij het waarborgen van de duurzame opslag van digitale informatie. Conclusie: De gemeente Enschede werkt aan het formuleren en vastleggen van beleid voor het beheer van digitale archiefbescheiden (de digitale beheeromgeving). In 2017 uitgevoerde externe audits moet input leveren voor een nieuw gemeentelijk informatiebeleidsplan VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Weegt de gemeente zorgvuldig af wanr het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente Enschede maakt bij de vernietiging van archiefbescheiden gebruik van bestaande en geactualiseerde selectielijsten voor gemeentelijke en intergemeentelijke archiefbescheiden. De nieuwe selectielijst 2017 wordt in het DSP geïntegreerd. De afvoer van vernietigbare archief- 4

5 bescheiden vindt sinds 2017 plaats via containers door het vernietigingsbedrijf Van Gerrevink te Apeldoorn. Er wordt arlijks een vernietigingslijst samengesteld, die door de gemeentesecretaris - gehoord de archiefinspecteur - voor akkoord wordt getekend. Er wordt evens een formele verklaring van vernietiging opgesteld. De gemeente Enschede beschikt nog niet over een Handboek Substitutie voor de blijvend te bewaren archiefbescheiden. Derhalve is een formeel besluit tot vervanging ook nog niet genomen. In de periode is de opstelling van een dergelijk Handboek Substitutie achterwege gebleven. In april 2017 is dit actiepunt opgepakt door de instelling van een werkgroep, aangevuld met externe deskundigen. Doelstelling is de uitvoering van een RODIN-toets op de gemeentelijke informatiehuishouding, een NEN 2082-audit op het DMS Corsa en de samenstelling van handboeken substitutie voor de gemeenten Enschede en Losser. Het is de bedoeling de handboeken met ingang van 1 nuari 2018 in te voeren. Conclusie: De gemeente Enschede volgt de juiste vernietigingsprocedure. Er is een werkgroep ingesteld voor de samenstelling van een Handboek Substitutie. Het is de bedoeling dit handboek per 1 nuari 2018 in te voeren. Een formeel vervangingsbesluit zal dan worden genomen OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet " te bewaren archiefbescheiden na 20 ar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? De gemeente Enschede hanteert bij de overbrenging van archiefbescheiden niet strikt de archiefwettelijke termijn van 20 ar. De redenen van deze niet-tijdige overbrenging zijn zowel principieel als praktisch van aard. De nog niet-overgebrachte archiefbestanden zijn dynamisch gebleven als gevolg van het ontbreken van middelen en mensen om het materiaal te bewerken. Tevens kon vanwege onvoldoende beschikbare ruimte geen overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats plaatsvinden. In de periode is de verbouwing van de depots van het stadsarchief voortvarend aangepakt. Na depot 1 en 2 wordt ook depot 3 verbouwd, heringericht en op het door de wetgever voorgeschreven niveau van beveiliging en klimaatbeheersing gebracht. Dit is noodzakelijk in verband met het besluit van het College om de semi-statische archieven, ondergebracht in het zgh. Werkplein (voormalig V&D pand aan de Korte Hengelosestraat), te verhuizen naar het stadsarchief. Voor de bewerking van deze archieven is een project Wegwerken Achterstanden ingericht. Verwacht wordt dat de oplevering in juli 2017 zal plaatsvinden. In de gevallen waarin overbrenging plaatsvindt wordt een verklaring van overbrenging opgemaakt. Hierin worden ook bepalingen opgenomen met betrekking tot (een beperking van) de openbaarheid. Conclusie: In de regel wordt bij overbrenging van archieven naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats de juiste procedure gevolgd. De depots van het stadsarchief zijn op het door de wetgever voorgeschreven niveau van beveiliging en klimaatbeheersing gebracht. Er wordt een verklaring van overbrenging opgesteld, waarin bepalingen m.b.t. een evt. beperking van de openbaarheid worden opgenomen. 5

6 7. 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Op grond van art. 2 van het Besluit Informatiebeheer Enschede 2013 heeft het College de archiefkluis in het stadhuis, gelegen aan de Langestraat 24 te Enschede, wederom aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. De gemeente Enschede beschikt naast de gemeentelijke archiefbewaarplaats ook over een aantal archiefruimten. De provinciaal archiefinspecteur heeft vastgesteld dat beide bovengenoemde archiefruimten aan de wettelijke vereisten voldoen In de periode is door externe partijen aan de realisatie van een e-depotvoorziening - ondergebracht bij het Historisch Centrum Overijssel (HCO) te Zwolle voortvarend gewerkt. Door DDC en het Stadsarchief Enschede is - in opdracht van het Strategisch Informatie Overleg (SIO) - gewerkt aan een advies inzake de positionering van het Enschedese e-depot (dd. 6 juni 2016). Hierin wordt aangegeven dat pas nadat optimale digitale opslag van overheidsinformatie kan worden gefaciliteerd aansluiting bij het e-depot van het HCO kan worden voorbereidt. Deze aansluiting geniet de voorkeur. De uitwerking hiervan zal in 2017 projectmatig worden opgepakt. Conclusie: De gemeente Enschede beschikt over formeel aangewezen en goedgekeurde archiefbewaarplaats en archiefruimte. Er is een advies uitgebracht aan het SIO over de positionering van het Enschedese e-depot TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN. Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? De gemeenteraad van Enschede past de tarieven die gelden voor diensten en producten van het Stadsarchief arlijks aan en stelt ze middels de Legesverordening vast. Naast deze tarieven hanteert het Stadsarchief ook gebruiksrecht voor het gebruik van beeldmateriaal ten behoeve van commerciële doeleinden. Voor niet-commercieel gebruik is overleg mogelijk over het hanteren van een aangepast tarief. Deze tarieven zijn op de website van het Stadsarchief vermeldt. De gemeente Enschede is op de hoogte van de mogelijkheid om de openbaarheid van archiefbescheiden te beperken. Met de beperkingscriteria wordt rekening gehouden. In de verklaring van overbrenging wordt een eventuele beperking van de openbaarheid opgenomen. In artikel 16 van het Bezoekersreglement 2010 zijn regels opgenomen, waaruit blijkt dat de beheerder van de archiefbewaarplaats een verzoek tot raadpleging van archiefbescheiden gemotiveerd kan afwijzen. Het bezoekersreglement is op 1 december 2010 in werking getreden. In het bezoekersreglement zijn artikelen met betrekking tot gebruik en omgang met archiefbescheiden, reproducties en auteursrechten/gebruiksrecht opgenomen. Het Stadsarchief Enschede beschikt over een eigen website Conclusie: De gemeente Enschede beschikt over een geactualiseerde Legesverordening en een uit 2010 daterend bezoekersreglement. De gemeente is op de hoogte van de mogelijkheid om de openbaarheid van archiefbescheiden te beperken. Met de beperkingscriteria wordt rekening gehouden. In de verklaring van overbrenging wordt een eventuele beperking van de openbaarheid opgenomen. In het Bezoekersreglement 2010 zijn regels opgenomen, waaruit blijkt dat de beheerder 6

7 van de archiefbewaarplaats een verzoek tot raadpleging van archiefbescheiden gemotiveerd kan afwijzen. Op de website van het Stadsarchief staat veel informatie over archieven en bronnen RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? De gemeente Enschede beschikt over een calamiteitenplan, onder de titel: Calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaats en archiefruimte van de gemeente Enschede en de gemeente Losser. Dit plan is in december 2013 door het afdelingshoofd Informatie Service Centrum vastgesteld. In het Calamiteitenplan is in hoofdstuk 5 de veiligstelling opgenomen. De afdeling Huisvesting & Services van de gemeente Enschede heeft het Calamiteitenplan integraal in het Gemeentelijke Beveiligingshandboek op laten nemen, zodat de locatiebeheerders weten hoe te handelen. Ook de hoofden BHV zijn door Huisvesting & Services op de hoogte gesteld van dit document. In hoofdstuk 2, pagina 6 van het Calamiteitenplan staat dat de Documentenwacht zorgt voor transport naar een evacuatielocatie. Deze locatie is per definitie een door dit bedrijf gekozen accommodatie, die hiervoor is toegerust. De Documentenwacht communiceert met de gemeentelijke opdrachtgever over de concrete bestemming als zich een calamiteit voordoet. De gemeente Enschede is niet aangesloten bij een regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen. Melding van incidenten richting de database incidenten cultureel erfgoed (DICE) vindt niet plaats. Conclusie: De gemeente Enschede beschikt over een vastgesteld calamiteiten- en ontruimingsplan voor de gemeentelijke archiefbewaarplaats en de archiefruimte (Werkplein) MIDDELEN EN MENSEN Kan de gemeente berederd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt als mede hun kwaliteitsniveau? De gemeente Enschede heeft 30, 29 fte beschikbaar voor archiefbeherende (SAE) en informatieverwerkende (DDC) functies. In november/december 2016 is een persolstechnisch onderzoek uitgevoerd naar de kwantiteit en kwaliteit van het team DDC. De conclusies zijn dat het team DDC in de huidige samenstelling het benodigd opleidings- en kennisniveau mist en dat individuele medewerkers niet mee kunnen naar het nieuw te ontwikkelen team Digitaal Informatie- en Archiefbeheer. Begin 2017 is dit uitgewerkt in een Ontwikkelplan DDC voor de periode Dit plan richt zich op de ontwikkeling van de veranderende rol van de DIV-er en leidt tot de instelling van vier nieuwe functies, vooral op HBO-niveau. Er wordt een reorganisatieplan en een nieuw functieboek opgesteld. Op basis van in 2015 en 2016 bij DDC uitgevoerde archiefschouwen zijn achterstanden in het analoog en digitaal informatiebeheer boven water gekomen. In juni 2016 is een taskforce Wegwerken Achterstanden in Archivering ingesteld. In nuari 2017 is alvast gestart met de bewerking van ruim 130 m1 analoge archieven van de voormalige diensten PMBE en DPGO. Daarnaast bracht een in november 2016 uitgevoerde archiefschouw op digitale informatiebestanden in het DMS Corsa een zestal knelpunten aan het licht. Geconstateerd werd dat de betrouwbaarheid en authenticiteit van 7

8 processen in Corsa niet langer in voldoende mate kon worden gewaarborgd. Besloten werd het wegwerken van deze digitale achterstanden evens bij de Taskforce onder te brengen. Bij het wegwerken van de achterstanden in de bewerking van gemeentelijke en particuliere archieven bij het Stadsarchief Enschede worden goede vorderingen gemaakt. De omvang is inmiddels teruggebracht van 926 m1 (2013) naar 342 m1 (2017). Ingeschat wordt dat de achterstanden binnen een termijn van vijf ar ingelopen kunnen zijn, mits geen aanzienlijke nieuwe aanwas instroomt. Conclusie: De gemeente Enschede kan berederd aangeven hoeveel middelen en mensen voor de uitvoering van wettelijke taken in het kader van informatiehuishouding en archiefbeheer beschikbaar gesteld worden. Er is in 2016 een persolstechnisch onderzoek uitgevoerd. Via een ontwikkelplan, een reorganisatieplan en een nieuw functieboek worden in de periode nieuwe DIVfuncties gecreëerd. Een taskforce houdt zich sinds juni 2016 bezig met het wegwerken van analoge en digitale achterstanden. 8

9 B. Uitwerking KPI-Vragenlijst Lokale regelgeving. Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1 Gemeente Aw art Model - verordening LOPAI 1.1. Verordening archiefzorg Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Gemeente Aw art Model - verordening LOPAI 1.1. Verordening archiefzorg Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? 1.2 Gemeente Aw art Model - verordening LOPAI 1.2. Verordening toezicht archiefbeheer Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? nvt Gemeente Aw art Model - verordening LOPAI 1.2. Verordening archiefzorg Is deze medegedeeld aan gedeputeerde staten? nvt 1.3 Gemeente Model- besluit Lopai 1.3. Besluit informatiebeheer 1.4 Gemeente Aw art Wijziging overheidstaken Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer van de Archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo, welke? 1.5 Gemeente Aw art. 40; 1.5. Gemeenschappelijke regelingen Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Gemeente Wgr art Gemeenschappelijke regelingen 1.6 Gemeente Awb Titel Uitbesteden archiefzorg Houdt de zorgdrager een register bij? Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? 1.7 Gemeente BW Boek 6; Gw art Uitbesteden archiefbeheer Indien (aspecten van) het archiefbeheer / archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? 9

10 TOELICHTING bij hoofdvraag De in 2013 vastgestelde archiefverordening en besluit informatiebeheer zijn niet meer actueel. Gelet op de recente ontwikkelingen met betrekking tot het Strategisch Informatie Overleg (SIO), het in de Archiefregeling 2010 voorgeschreven kwaliteitssysteem en de LOPAI-notitie Informatievoorziening Verbonden Partijen zullen beide documenten moeten worden herzien De gemeente Enschede beschikt over een Register ex art. 27 WGR, waarin de deelneming in gemeenschappelijke regelingen (intergemeentelijke samenwerkingsverbanden) wordt bijgehouden. De gemeente is deelnemer in een achttal samenwerkingsverbanden. Bij de instelling van een dergelijk samenwerkingsverband worden voorzieningen getroffen voor de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden. Voor de samenwerking met de gemeente Losser werd door de Colleges van Enschede en Losser op 14 februari 2011 de Centrumregeling Ambtelijke Samenwerking Enschede- Losser afgesloten Het Mandaatbesluit gemeente Enschede 2011 werd vastgesteld door het College op 13 december De bekendmaking vond plaats op 22 december 2010, terwijl het besluit inwerking trad per 1 nuari Onder nr. 348 verscheen de tekst in het Gemeenteblad van Enschede. Er werden in de periode geen aan het informatie cq archiefbeheer gerelateerde taken gemandateerd De gemeente Enschede heeft voor de uitoefening van het toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archieven (inspectiefunctie) per 1 augustus 2013 een dienstverleningsovereenkomst archiefinspectie met het Historisch Centrum Overijssel te Zwolle afgesloten 10

11 2. 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 2.1 Beide Ar art. 16; Link met NEN-ISO 15489: Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Zie toelichting Beide Ar art. 16; Link met NEN-ISO 15489: Kwaliteitssysteem archiefbeheer Zo, - welk? Zie toelichting Beide Ar art. 16; Link met NEN-ISO 15489: Kwaliteitssysteem archiefbeheer - En voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Zie toelichting 2.2 Archief Aw art Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? Nee Archief Aw art Gekwalificeerde gemeentearchivaris 2.3 Archief Aw art Verslag toezicht archiefbeheer Zo, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Nvt Nee 2.4 Archief Aw art Modelverordening LOPAI 2.4.verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Nee 11

12 Toelichting bij hoofdvraag In 2014 zijn op voorstel van Enschede vertegenwoordigers van vijf gemeenten, een waterschap en de Regio Twente een samenwerkingsproject : Kwaliteitssysteem gestart. Dit heeft in maart 2015 geleid tot de vaststelling van een leidraad onder de titel Handreiking voor Handboek Kwaliteitszorg Informatiebeheer. In 2016 is getracht om in SSNT-verband tot een Handboek te komen. Dit heeft echter niet tot resultaat geleid. Via Archief2020 werd in 2016 een landelijke handreiking opgeleverd. Deze handreiking kan ondersteuning bieden om tot een lokaal Handboek Kwaliteitszorg Informatiebeheer te komen De gemeente Enschede beschikt sinds 1 nuari 2011 niet langer over een gekwalificeerde gemeentearchivaris. Verslagen over het toezicht op de gemeentelijke informatiehuishouding én het beheer van de archiefbewaarplaats werden niet opgesteld. Tegenwoordig brengt de provinciale archiefinspecteur één keer per twee ar een inspectiebezoek. Hierdoor worden College en Gemeenteraad wel geïnformeerd over de staat van het gemeentelijk informatie cq archiefbeheer. Het in nuari 2014 door de archiefinspecteur van het Historisch Centrum Overijssel te Zwolle uitgebrachte Verslag Horizontale Verantwoording Archiefbeheer van de gemeente Enschede over 2012/2013 vormde de opmaat voor een arlijkse verantwoording van het College aan de gemeenteraad in het kader van het provinciale Interbestuurlijke Toezicht. In 2015 en 2016 werden follow-up onderzoeken uitgevoerd naar de realisatie van aanbevelingen in bovengenoemd Verslag. Deze onderzoeksverslagen werden aan de gemeenteraad aangeboden. 12

13 . 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? 3.1 Beide Aw art. 3 en 21.2; Ab art. 12; Ar art. 18 en 23; 3.1. Geordend overzicht Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? 3.2 Beide art. 17 en Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: Beide Ar art Authenticiteit en context Beide Ar art Authenticiteit en context Beide Ar art Authenticiteit en context Beide Ar art Authenticiteit en context Beide Ar art Authenticiteit en context - de inhoud, structuur en verschijningsvorm; - wanr, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; - de samenhang met andere archiefbescheiden; - de uitgevoerde beheeractiviteiten; - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. 3.3 Gemeente Aw art. 3 en 21.2 Ab art. 12 Ar art Systeem voor toegankelijkheid Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarmbaar te maken is? 3.4 Gemeente Aw art Ab art. 11 Ar art. 3-8 en Duurzame materialen en gegevensdragers Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? 3.5 Beide Aw art Ab art. 11 Ar art Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? 3.6 Beide Ab. Art Systeem voor duurzaamheid Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 3.4 en 3.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd ar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiele staat gebracht en gehouden? TOELICHTING bij hoofdvraag De gemeente Enschede heeft beleidsmatig vastgelegd dat alle documenten digitaal geregistreerd en opgeslagen worden in het DMS Corsa. Daarnaast wordt voor de documentordening gebruik gemaakt van het Documentair Structuur Plan (DSP) van SDU. Het DSP geeft de informatiestructuur van de gemeentelijke organisatie weer. In het DSP worden de processen beschreven, de bijbehorende documenten benoemd en opslag/ontsluiting beschreven. Ook worden de processen gerelateerd aan de Zaaktypencatalogus (ZTC) en de Productdienstencatalogus (PDC). Het DSP ondersteunt de ontsluiting van documenten en vormt de basis voor een goede metadatering. Voor de inrichting van het DSP zijn een drietal instructies vervaardigd. 13

14 De gemaakte beleidsafspraken en de afgesproken tools werden tot 2010 niet door alle diensten toegepast. Door het ontbreken van voldoende DIV-capaciteit en kwaliteit zijn blinde vlekken ontstaan bij het beheer van de informatie en is opslag en ontsluiting van de informatie niet conform het staande beleid uitgevoerd. De documenten worden opgeslagen op de documentserver. De betrouwbaarheid van de documenten is niet altijd gegarandeerd, daar de documenten niet altijd onveranderbaar gemaakt zijn. Bij opslag binnen backoffice-applicaties worden de documenten niet voorzien van metadata en niet onveranderbaar opgeslagen. Na afloop van het werkproces moeten alle documenten worden aangeboden voor opslag op de documentserver. Binnen de gemeente Enschede wordt veel digitale informatie opgeslagen binnen backoffice-applicaties en het komt steeds vaker voor dat organisaties kiezen voor extern gehoste opslag van digitale documenten. De gemeente hoeft dan niet de soft/hardware om de digitale informatie te verwerken en op te slaan aan te schaffen, maar sluit daarvoor een contract met de leverancier. Opslag informatie en/of data op extern geplaatste applicaties behoort tot de mogelijkheden, mits de opslag authentiek, betrouwbaar beschikbaarheid en integriteit van de informatie geborgd is en blijft. Deze handelswijze conflicteert met de eigen wettelijke behoefte tot opslag binnen een gecertificeerd DMS. Op 21 nuari 2016 werd aan de SIO/CIO-raad een advies uitgebracht met betrekking tot de vervanging van Corsa als centraal DMS/RMA in de gemeente Enschede. Door de introductie van de E- suite en sharepoint werd steeds vaker gesproken over het uitfaseren van Corsa. Voordat hiervan sprake kan zijn moet aan een groot aantal voorwaarden zijn voldaan. Momenteel lopen een groot aantal projecten, die uitgaan van de beschikbaarheid van een koppeling tussen specifieke backofficeapplicaties met een zaaksysteem. Zolang deze koppelingen met een zaaksysteem niet kunnen worden gerealiseerd zal Corsa nog als DMS/RMA voor de processen worden ingezet. Voor de registratie en archivering van en archiefwaardige berichten is op 28 maart 2017 door het SIO een wijzer vastgesteld. De opstelling van dit protocol bleek noodzakelijk. De verantwoordelijkheid voor het aanbieden van en archiefwaardige berichten ter archivering ligt bij de medewerker zelf. Als een bericht of een belangrijk onderdeel van een zaak of dossier is, dan moet de medewerker/ behandelend ambtenaar dit bericht zelf koppelen aan de zaak / het dossier. Met deze wijzer wordt dit aspect opnieuw onder de aandacht van de medewerkers gebracht Voor het beheer van blijvend te bewaren analoge archiefbescheiden zijn verschillende soorten verpakkingsmaterialen in de markt: zippels (lema clipex), binnen/buitenmappen (niceday), bijlagenmappen, insteekhoezen, stofmappen en archiefdozen. Ze voldoen aan de ICN-normen 1-3. Het gebruikte papier, Red Label superior paper (Canon), voldoet aan de ISO 9706:1994. De gemeente Enschede gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen en gegevensdragers voor het dynamisch beheer van blijvend te bewaren archiefbescheiden, zoals omschreven in de Archiefregeling De fysieke archiefbescheiden worden tijdens het overbrengingsproces in zuurvrije omslagen en zuurvrije dozen geplaatst. Ze worden vervolgens ondergebracht in een archiefbewaarplaats, die voldoet aan alle vereisten voor langrig archiefbeheer. 14

15 Informatieveiligheid. Om digitale bestanden ook na 5, 10 of 15 ar nog te kunnen raadplegen is een bewaarstrategie noodzakelijk. In dat verband is de vervaardiging van een informatiebeveiligingsplan voor documentaire informatiesystemen wenselijk. Hierin zal aandacht moeten zijn voor de achteruitgang van opslagmedia, het in onbruik raken van bestands-formaten, hoe back-up en restore plaatsvindt, alsmede de wijze waarop conversie en migratie zal worden uitgevoerd en wie wanr welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden daarin heeft. In 2016 is geen specifiek beveiligingsplan voor documentaire informatiesystemen opgesteld. In 2017 wordt er door de gemeente programmamatig gewerkt aan de implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten, de ISO certificering en de ISAE 3402 rapportage. Hiernaast is de gemeente lid van de Informatie Beveiligingsdienst. De Strategische BIG kan gezien worden als de kapstok waaraan de elementen van informatiebeveiliging opgehangen kunnen worden. Centraal staan de organisatie en de verantwoording over informatiebeveiliging binnen de gemeente. De Tactische BIG is het normenkader dat de beschikbaarheid, integriteit en exclusiviteit van gemeentelijke informatie(systemen) bevordert. Deze Tactische BIG is een richtlijn die een totaalpakket aan informatiebeveiligingscontrols en -maatregelen omvat. De noodzaak om in 2017 ook een beveiligingsplan voor documentaire informatiesystemen op te stellen is evident. Zaken als hacks, onveilige websites en datalekken hebben bij gemeenten onverminderd aandacht. Informatieveiligheid en privacy verdienen een belangrijke plaats op de gemeentelijke agenda. Verantwoordingsprocessen moeten derhalve adequaat worden ingericht, zodat informatieveiligheid geborgd blijft. Dit heeft dus niet alleen betrekking op Basisregistraties, maar geldt evenzeer voor systemen die voor documentaire informatievoorziening worden gebruikt. Het maakt de toepassing van de Baseline (BIG) én de ENSIA-verantwoording over de volle breedte van het gemeentelijk informatiebeheer noodzakelijk. Door de gemeentesecretaris is een coördinator benoemd (de CISO van de gemeente) die verantwoordelijk is voor de implementatie van het verantwoordingsproces informatieveiligheid, de zogenaamde ENSIA. Vanuit de op te stellen BIG en het voornoemde verantwoordingsproces wordt er voor het DDC een Handboek informatie-beveiligingsplan documentaire informatievoorziening opgesteld. 15

16 4. 4. DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? 4.1 Gemeente Modelreferentie kader RODIN BRAIN LOPAI/WGA 4.2 Gemeente Ar art. 17, 21 en Opbouw digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer? 4.2. Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? 4.3 Gemeente Ar art. 19, Aanvullende Metagegevens Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 3.2) 4.4 Gemeente Ar art Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? Gemeente Ar art Voorzieningen compressie en encryptie Gemeente Ar art Voorzieningen compressie en encryptie Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden? Gemeente Ar art Voorzieningen compressie en encryptie Wordt in geval van encryptie bij overdracht van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? nvt 4.6 Gemeente Ar art Converteren, migreren Gemeente Ar art Converteren, migreren Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Is er een verklaring van de conversie / migratie opgemaakt? TOELICHTING bij hoofdvraag Beleidsmatig wordt er vanuit het Documentair Diensten Centrum deelgenomen aan de doorontwikkeling van het gegevensmanagement en het gegevens- en het informatiebeheer om op het strategische niveau het informatiebeleid van de gemeente te actualiseren, indien van toepassing opnieuw vast te stellen en uit te voeren om zo te komen tot goed informatiebeleid en daarmee goed informatiebeheer. Vanuit deze ontwikkeling wordt er gewerkt aan het opstellen van een geactualiseerd gemeentelijk Informatiebeleidsplan. Het is de bedoeling dat vanuit het gemeentelijke beleidsplan gewerkt wordt aan het opstellen van een DIV-beleidsplan. 4.4 Om de duurzame opslag te waarborgen wordt er in het kader van het op te stellen handboek substitutie gewerkt aan een externe NEN-2082 audit in combinatie met het in 2017 vernieuwde RODIN. Dit helpt de gemeente bij de verdergaande digitalisering van de werkprocessen en zorgt ervoor dat de risico s die de gemeente loopt in beeld worden gebracht. Zowel de audit als de risico s worden in een rapportage opgenomen. Deze rapportage zal onderdeel zijn van het in het naar van 2017 te nemen vervangingsbesluit. 16

17 4.5. Corsa scan 7.0 past geen compressietechniek toe. Dit was pas ingebouwd in het vervangend pakket Capture. Binnen Xtractor/Capture wordt standaard de Tiff 24 bits jpeg compressietechniek toegepast. Encryptie vindt niet plaats. Is dat wel het geval dan sluit de gemeente aan bij de Informatiebeveiligingsnormen NEN/ISO/IEC 27001, en Conversie en migratie dienen tijdig plaats te vinden. 17

18 5. 5. VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Weegt de gemeente zorgvuldig af wanr het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Gemeente Aw art. 5 Ab art Archiefselectielijst en stukkenlijst Selecteert het college als archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden? Gemeente Aw art. 5 Ab art Archiefselectielijst en stukkenlijst Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Gemeente Aw art. 5 Ab art Archiefselectielijst en stukkenlijst Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? Gemeente Aw. Art. 3 Ab art Vernietiging en verklaringen Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Gemeente Aw. Art. 3 Ab art Gemeente Aw art 7; AB art. 6.1 Model beleidsregel LOPAI 5.2. Vernietiging en verklaringen 5.3 Vervanging, besluiten en verklaringen Gemeente Ab art 6.2 en Vervanging, besluiten en verklaringen Gemeente Ab art 6.2 en Vervanging, besluiten en verklaringen Gemeente Aw art. 7; Ab art 6.2 en Vervanging, besluiten en verklaringen Gemeente Aw 3, 8 en Vervreemding, besluiten en verklaringen Gemeente Aw 3, 8 en Vervreemding en verklaringen Gemeente Ab art Vervreemding en verklaringen Gemeente Ab art Vervreemding en verklaringen Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? zo op 5.3.1, - waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Zo, heeft het college als archiefzorgdrager voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van gedeputeerde staten ontvangen obv art 7 AW? Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 ar archiefbescheiden vervreemd? Indien heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? deels nvt nvt nvt nvt TOELICHTING bij hoofdvraag De gemeente Enschede maakt bij de vernietiging van gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van bestaande en geactualiseerde selectielijsten. De afvoer van vernietigbare archiefbescheiden vindt sinds 2017 plaats via containers door het vernietigingsbedrijf van Gerrevink te Apeldoorn. Er wordt arlijks een vernietigingslijst samengesteld, die door de gemeentesecretaris - gehoord de archiefinspecteur - voor akkoord wordt getekend. Er wordt evens een formele verklaring van vernietiging opgesteld. In het DSP is de nieuwe selectielijst 2017 geïntegreerd. Door medewerkers van DDC wordt momenteel gewerkt met behulp van een VNG-tool aan de interpretatie van de selectielijst in de verschillende gemeentelijke werkprocessen. 18

19 5.3. In het kader van het zaakgericht werken in een document managementsysteem (DMS) én het streven om in de komende ren volledig digitaal te gaan werken, is de vervaardiging van een Handboek Substitutie voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden absoluut een noodzakelijke vervolgstap. In dit generieke handboek worden de randvoorwaarden, kaders en normen beschreven die een rol spelen bij het scannen en duurzaam beheren van gemeentelijke archiefbescheiden. In de periode is de opstelling van een dergelijk handboek achterwege gebleven. In april 2017 is dit actiepunt opgepakt door de instelling van een werkgroep, aangevuld met externe deskundigen. Doelstelling is de uitvoering van een RODIN-toets op de gemeentelijke informatiehuishouding, een NEN 2082-audit op het DMS Corsa en de samenstelling van handboeken substitutie voor de gemeenten Enschede en Losser. Het is de bedoeling de handboeken met ingang van 1 nuari 2018 in te voeren. De website van de gemeente wordt automatisch en dagelijks gearchiveerd. Voor Enschede en Losser wordt er gebruik gemaakt van Archiefweb.eu. Hiermee wordt de inhoud van de websites goed en volgens wettelijke voorschriften gearchiveerd. Informatie op sociale media archiveren we niet. Maar die is óf meer informeel van aard, óf staat op de gearchiveerde website van de gemeente onder Twitter@gem_enschede of op facebook.com/gemeenteenschede. Voor alle duidelijkheid: zowel het twitter- als het facebookaccount zijn onderdeel van de gemeentelijke website. 19

20 6. 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet " te bewaren archiefbescheiden na 20 ar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? Gemeente Aw art. 3 en Ab art. 9.1 en Overbrenging na 20 ar Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de gemeente, ouder dan 20 ar, overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats? Gemeente Aw art. 3 en Ab art. 9.1 en Overbrenging na 20 ar Zo, - welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? Zie toelichting Gemeente Aw art. 3 en Ab art. 9.1 en Overbrenging na 20 ar Zo, - wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? Zie toelichting 6.2 Gemeente Ab art Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? 6.3 Gemeente Aw art Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 ar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? TOELICHTING bij hoofdvraag en 6.2 De gemeente Enschede hanteert bij de overbrenging van archiefbescheiden niet strikt de archiefwettelijke termijn van 20 ar. De redenen van deze niet-tijdige overbrenging zijn zowel principieel als praktisch van aard. In de gevallen waarin overbrenging plaatsvindt wordt een verklaring van overbrenging opgemaakt. Hierin worden ook bepalingen opgenomen met betrekking tot (een beperking van) de openbaarheid De nog niet-overgebrachte archiefbestanden zijn dynamisch gebleven als gevolg van het ontbreken van middelen en mensen om het materiaal te bewerken. Tevens kon vanwege onvoldoende beschikbare ruimte geen overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats plaatsvinden. In de periode is de verbouwing van de depots van het stadsarchief voortvarend aangepakt. Na depot 1 en 2 wordt ook depot 3 verbouwd, heringericht en op het door de wetgever voorgeschreven niveau van beveiliging en klimaatbeheersing gebracht. Dit is noodzakelijk in verband met het besluit van het College om de semi-statische archieven, ondergebracht in het zgh. Werkplein (voormalig V&D pand aan de Korte Hengelosestraat), te verhuizen naar het stadsarchief. Voor de bewerking van deze archieven is een project Wegwerken Achterstanden ingericht. Verwacht wordt dat de oplevering in juli 2017 zal plaatsvinden. 20

21 7. 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Archief Model DIVA (nu BRAIN) Archief Model DIVA (nu BRAIN) 7.1. Archiefinstelling/kwaliteitszorg/benchmark 7.1. Archiefinstelling/kwaliteitszorg/benchmark Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem? Archief Model DIVA (nu BRAIN) 7.1. Archiefinstelling/kwaliteitszorg/benchmark Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? Archief Aw. Art. 21.1, 31, 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-41, en Archief Aw. Art. 21.1, 31, 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-41, en Archief Aw. Art. 21.1, 31, 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-41, en Gemeente Aw art Ab art. 13 Ar 27-46, 57 en Gemeente Aw art Ab art. 13 Ar 27-46, 57 en Archief Aw art Ab art. 13 Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) Archief Aw art Ab art. 13 Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) 7.2 Archiefbewaarplaats Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen? 7.2 Archiefbewaarplaats Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? 7.2 Archiefbewaarplaats Zo op zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde staten obv art. 33 AW? 7.3. Archiefruimten Beschikt de gemeente over een of meer archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en besluit genoemde eisen voldoen? 7.3. Archiefruimten Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? 7.4. E-depot Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e- depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? 7.4. E-depot Gebruikt het college dit e-depot t.b.v de te bewaren archiefbescheiden. deels nvt 21