AANVRAAGPERIODES BINNENMARKT EN DERDE LANDEN

Transcriptie

1 BESTEK VOOR HET INDIENEN EN SELECTEREN VAN PROGRAMMA S VOOR VOORLICHTINGS- EN AFZETBEVORDERINGSACTIES VOOR LANDBOUWPRODUCTEN OP DE BINNENMARKT EN IN DERDE LANDEN AANVRAAGPERIODES BINNENMARKT EN DERDE LANDEN OPENSTELLINGSPERIODE 9 JANUARI TOT EN MET 28 FEBRUARI 2015 Verordening (EG) 3/2008 van de Raad en (EG) 501/2008 van de Commissie

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Relevante communautaire bepalingen Raadsverordening Commissieverordening Richtlijn van de Raad Doel van de regeling Voorwaarden aan indienende en uitvoerende organisaties Geschiktheidscriteria De uitvoeringsorganisatie(s) Gedeeltelijk uitvoering door de indienende organisatie De selectieprocedure Aanbestedende dienst Geen aanbestedende dienst Gevraagde informatie Voorwaarden aan de voorlichtings- en afzetbevorderingsacties Derde landen: landen, thema s en producten Landen en geografische gebieden Thema s en producten Binnenmarkt: landen, thema s en producten Landen Thema s en producten Voorwaarden aan het programma Het opstellen van de aanvraag Eisen aan de aanvraag Het programma De evaluatie Het aanvraagformulier Punt 2: Indienende organisaties Punt 3: Uitvoeringsorgaan Punt 4: Details van het programma Punt 5: Beschrijving van het programma Punt 6: Verwachte impact Punt 7: Communautaire/Europese dimensie van het programma Begroting en financiering Punt 8: De begroting Punt 9: Financieringsplan Het indienen van de aanvraag Adressering Bekendmaking resultaten Kosten van de aanvraag Beoordeling van de aanvraag Selectiecriteria Beoordeling nationale commissie Beoordeling Europese Commissie Verdere procedure Contract Garantie van 37

3 8.3 Uitvoering programma Bijdrage, betaling en voorschotten Tussentijdse betalingen en eindafrekening Tussentijdse betalingen Eindafrekening betaling van het saldo Annex I: Beoordelingsprocedure en beheer EC van 37

4 1. Inleiding De Raad van de Europese Unie heeft verordening (EG) 3/2008 vastgesteld betreffende voorlichtingsen afzetbevorderingsacties voor landbouwproducten op de binnenmarkt en in derde landen. De uitvoeringsbepalingen zijn geregeld in verordening (EG) 501/2008. Een aanvraag tot cofinanciering voor voorlichtings- en afzetbevorderingsacties kan twee keer per jaar worden ingediend. Voor de derde landen en de binnenmarkt gelden dezelfde openstellingsperiodes. Openstellingsperiode is van 9 januari tot en met 28 februari 2015 Een overzicht van producten en landen die in aanmerking komen voor cofinanciering is te vinden in 4.1 en 4.2. In dit bestek wordt informatie gegeven over de onderliggende verordeningen en wordt er een toelichting gegeven op de stappen die voor het indienen van de aanvraag doorlopen dienen te worden, voor zowel de derde landen als de binnenmarkt. U wordt uitgenodigd om op basis van de gegeven informatie een aanvraag in te dienen, waarbij u ingaat op de in dit bestek gevraagde informatie. Het aanvraagformulier en de bijbehorende bijlagen dient u te gebruiken om de aanvraag compleet te maken. Annex I van dit bestek maakt de procedure van de beoordeling en het beheer door de Europese Commissie inzichtelijk 1.1 Relevante communautaire bepalingen De volgende verordeningen en richtlijnen zijn van belang: Raadsverordening - Vo. (EG) 3/2008 van 17 december 2007, betreffende voorlichtings- en afzetbevorderingsacties voor landbouwproducten op de binnenmarkt en in derde landen Commissieverordening - Vo. (EG) 501/2008 van 5 juni 2008, houdende uitvoeringsbepalingen van Vo. (EG) 3/ Richtlijn van het Europees Parlement en de Raad Richtlijn 2014/24/EU van 26 februari 2014, betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG. 2. Doel van de regeling De Gemeenschap kan voorlichtings- en afzetbevorderingsacties voor landbouwproducten die binnen de Gemeenschap worden geproduceerd gedeeltelijk financieren. Het betreft acties gericht op zowel andere lidstaten (binnenmarkt) als landen buiten de Europese Unie (derde landen). Een dergelijk beleid kan een nuttige aanvulling en versterking van de door de lidstaten gevoerde acties betekenen. Dit kan met name door bij de consumenten het imago van deze producten te verbeteren op het gebied van kwaliteit, voedingsaspecten en veiligheid van de levensmiddelen en productiewijzen. De acties mogen niet worden afgestemd op handelsmerken en mogen de specifieke oorsprong van een product niet als argument gebruiken om aan te zetten tot het verbruik ervan. De oorsprong van een 4 van 37

5 onder de acties vallend product met een benaming die krachtens de regelgeving van de Gemeenschap is verstrekt, mag echter wel worden aangegeven 1. De acties, voor zowel de derde landen als de binnenmarkt, betreffen 2 : a) acties op het gebied van public relations, afzetbevordering en reclame, in het bijzonder om de aandacht te vestigen op de intrinsieke eigenschappen en voordelen van producten van de Gemeenschap uit het oogpunt van met name kwaliteit, voedselveiligheid, bijzondere productiemethoden, voedings- en gezondheidsaspecten, etikettering, dierenwelzijn en milieuzorg; b) voorlichtingsacties die met name betrekking hebben op de communautaire regelingen inzake beschermde oorsprongsbenamingen (BOB s), beschermde geografische aanduidingen (BGA s), gegarandeerde traditionele specialiteiten (GTS en) en de biologische productie, alsmede op andere communautaire regelingen inzake kwaliteitsnormen en etiketteringsvoorschriften voor landbouwproducten en voedingsmiddelen, en op in de desbetreffende communautaire regelgeving vastgestelde grafische symbolen; c) voorlichtingsacties betreffende communautaire regelingen inzake wijnen met een beschermde oorsprongsbenaming of geografische aanduiding, wijnen met aanduiding van het wijndruivenras en gedistilleerde dranken met een beschermde geografische aanduiding; d) studies om de resultaten van de afzetbevorderings- en voorlichtingsacties te evalueren. Specifiek voor de derde landen 3 mogen de acties tevens de volgende vorm aannemen: a) voorlichting over de communautaire regeling inzake tafelwijn; b) deelname aan evenementen, beurzen en tentoonstellingen van internationaal belang, met name gepaard gaande met de inrichting van stands om de waardering voor producten uit de Gemeenschap te vergroten; c) studies naar nieuwe markten, die noodzakelijk zijn voor de verruiming van de afzetmogelijkheden; d) handelsmissie op hoog niveau. Voor de binnenmarkt 4 mogen de maatregelen ook voorlichtingsacties omvatten betreffende verantwoorde drinkpatronen en de schade die gepaard gaat met riskant alcoholgebruik. Deelnames aan evenementen, beurzen en tentoonstellingen van nationaal of Europees belang, met de inrichting van stands om de waardering voor producten uit de Gemeenschap te vergroten, komen bij de binnenmarkt ook in aanmerking voor cofinanciering. 1 Vo. (EG) nr. 3/2008, artikel 1, lid 2 2 Vo. (EG) nr. 3/2008, artikel 2 lid 1 en 2 3 Als aangegeven in Vo. (EG) nr. 3/2008, artikel 2, lid 3 4 Als aangegeven in Vo. (EG) nr. 3/2008, artikel 2 lid 1 5 van 37

6 3. Voorwaarden aan indienende en uitvoerende organisaties 3.1 Geschiktheidscriteria Organisaties die programma s willen indienen moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. De beroepsorganisaties of sectorale organisaties die de programma s indienen moeten representatief zijn voor de betrokken sector(en) 5. Ze moeten ervaring hebben met het vertegenwoordigen van de betreffende sector(en) in één of meer lidstaten of op communautair niveau en met het uitvoeren van voorlichtings- en afzetbevorderingsacties voor die sector(en). 2. De uitvoering van de acties moet worden gedaan door één of meer daartoe geselecteerde uitvoeringsorganisatie(s). De selectie moet plaatsvinden via een aanbestedings- of een inschrijfprocedure. Zie verder 3.3 van dit bestek voor meer informatie. 3. De evaluatie van de acties uitgevoerd in het kader van het programma dient door een onafhankelijke externe partij te worden uitgevoerd. Deze partij moet volgens dezelfde procedure als het uitvoeringsorgaan worden geselecteerd. 3.2 De uitvoeringsorganisatie(s) Een uitvoeringsorganisatie is verantwoordelijk voor de uitvoering van complete acties. De te selecteren uitvoeringsorganisatie moet daarom beschikken over expertise op het gebied van de betrokken producten en markten, alsmede over de benodigde (financiële en technische) middelen voor de meest efficiënte uitvoering van de acties, rekening houdend met de communautaire dimensie van deze programma s 6. De toelatingsvoorwaarden voor uitvoeringsorganen zijn beschreven in 5.4 van annex I van dit bestek. De uitvoeringsorganisatie hoeft niet geselecteerd te zijn als de aanvraag vóór cofinanciering bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland wordt ingediend. Deze keuze moet wel zijn gemaakt voordat het contract tussen de indienende organisatie en Rijksdienst voor Ondernemend Nederland wordt ondertekend. Het is echter wel wenselijk om de uitvoeringsorganisatie zo vroeg mogelijk in het proces te selecteren. Indien deze is geselecteerd vóórdat het programma wordt ingediend bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, mag de uitvoeringsinstantie helpen bij de uitwerking van het programma. De uitvoeringsinstantie heeft een grote toegevoegde waarde bij het SMART 7 maken van de programmadoelstellingen en het opzetten van een effectieve evaluatiemethodologie. Zie verder en de Toelichting bij diverse punten uit het aanvraagformulier voor de eisen ten aanzien van de programmadoelstellingen. Het feit dat de uitvoeringsorganisatie nog niet gekozen hoeft te zijn op het moment dat de aanvraag wordt ingediend, betekent niet dat u moet wachten met het in gang zetten van de selectieprocedure. Cofinanciering wordt pas toegekend als aan alle voorwaarden van de verordeningen is voldaan. Dit betekent dat voordat het contract tussen de indienende organisatie en Rijksdienst voor Ondernemend Nederland wordt ondertekend, de keuze voor het uitvoeringsorgaan gemaakt moet zijn. Begint u daarom tijdig met de selectie en houdt u daarbij de termijnen in de gaten. Het programma zal alsnog niet worden gehonoreerd als de procedure niet tijdig en niet op de juiste wijze is doorlopen. 5 Vo. (EG) nr. 3/2008, artikel 6, lid 1 6 Vo. (EG) nr. 3/2008, artikel 11, lid 3 7 Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden. 6 van 37

7 3.2.1 Gedeeltelijk uitvoering door de indienende organisatie De indienende organisatie kan toestemming krijgen om bepaalde delen van het programma zelf uit te voeren, mits is voldaan aan de volgende voorwaarden 8 : het uitvoeringsvoorstel moet voldoen aan de bepalingen van artikel 11, lid 3 van Vo. (EG) 3/2008; de indienende organisatie moet beschikken over ten minste vijf jaar ervaring met de uitvoering van soortgelijke acties; de kosten voor het door de indienende organisatie uit te voeren gedeelte mogen niet meer dan 50% van de totale programmakosten bedragen, behalve in naar behoren gemotiveerde uitzonderlijke gevallen en na schriftelijke toestemming van de Commissie; de indienende organisatie moet zich er van verzekeren dat de kostprijs van de door haar uit te voeren acties niet hoger ligt dan de gebruikelijke markttarieven. 3.3 De selectieprocedure Om een uitvoeringsorganisatie te selecteren dient een selectieprocedure te worden gevolgd. Hierbij is het van belang of de aanvrager een aanbestedende dienst is of niet Aanbestedende dienst Indien de aanvrager een aanbestedende dienst is, moet hij een uitvoeringsorganisatie selecteren volgens de daarvoor geldende aanbestedingsregels. Deze zijn opgenomen in Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad. Overheidsdiensten zijn aanbestedende diensten, maar ook publiekrechtelijke instellingen worden gezien als een aanbestedende dienst en zijn derhalve onderworpen aan de aanbestedingsregels Geen aanbestedende dienst Indien de aanvrager geen aanbestedende dienst is, kan worden volstaan met de in deze paragraaf beschreven procedure. Voor de uitvoering van de acties dient de aanvrager door middel van een inschrijfprocedure één of meer uitvoerende instantie(s) te selecteren. De inschrijfprocedure moet breed bekend worden gemaakt. Indien u rechtstreeks partijen wilt benaderen om een offerte uit te brengen, moet dit aan tenminste drie partijen worden gevraagd Gevraagde informatie Rijksdienst voor Ondernemend Nederland verwacht van u een overzicht waaruit de gevolgde aanbestedings- of selectieprocedure duidelijk wordt. Indien op het moment van de aanvraag nog geen keuze is gemaakt moet wel de gevolgde of de te volgen procedure worden beschreven. Zo gauw u een keuze voor één of meerdere uitvoeringsorganisaties heeft gemaakt, geeft u dit door aan Rijksdienst voor Ondernemend Nederland samen met de overige hieronder gevraagde informatie. Van het geselecteerde uitvoeringsorgaan dient de financiële en economische draagkracht te worden aangetoond. Daarnaast moeten ook de technische capaciteiten en de geschiktheid van het personeel duidelijk worden aangetoond. In hoofdstuk 5 van annex II 10 worden de algemene 8 Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 13, lid 1 9 De aanvraag moet voldoen aan de eisen van artikel 8, lid 3 van Vo. (EG) 501/ AGRI/60787/2007 Richtsnoeren voor de beoordeling en het beheer van de cofinancieringsprogramma s voor de afzetbevordering van landbouwproducten uit de Gemeenschap. 7 van 37

8 toelatingsvoorwaarden voor de uitvoeringsorganen uiteengezet. In het overzicht dient in ieder geval het volgende te zijn opgenomen: hoe bekend gemaakt is dat er een aanbesteding dan wel inschrijfprocedure is gehouden; welke partijen een offerte hebben ingediend of zich hebben ingeschreven; hoe de selectie van de uitvoeringsorganisatie heeft plaatsgevonden (procesbeschrijving); wat de criteria zijn waarop is getoetst; wat de reden is geweest om de betreffende uitvoeringsorganisatie te selecteren; bewijsstukken dat de geselecteerde uitvoerende organisatie(s) qua infrastructuur en ervaring van personeel in staat is om de betrokken werkzaamheden uit te voeren, dat haar financiële middelen in verhouding staan tot de omvang van het programma en dat de onderneming financieel gezond is. Bewijsmateriaal van de gevolgde procedure moet met de aanvraag worden meegezonden als de procedure is afgerond. Uit deze gegevens moet Rijksdienst voor Ondernemend Nederland duidelijk kunnen afleiden hoe de keuze van de uitvoeringsorganisatie tot stand is gekomen. 8 van 37

9 4. Voorwaarden aan de voorlichtings- en afzetbevorderingsacties Alle ingediende programma s moeten voldoen aan de richtsnoeren, zoals die voor de thema s en producten zijn opgesteld, inclusief de daarbij vermelde doelgroepen. 4.1 Derde landen: landen, thema s en producten De richtsnoeren voor de derde landen zijn als bijlage II, onderdeel B, toegevoegd aan de Vo. (EG) 501/ Landen en geografische gebieden Afrika Albanië Voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië Armenië Australië Azerbeidzjan Belarus Bosnië en Herzegovina China Zuid Korea Georgië India Kazachstan Japan Kosovo Moldavië Kosovo Moldavië Montenegro Noorwegen Nieuw-Zeeland Oezbekistan Rusland Servië Zwitserland Turkije Oekraïne Noord Amerika Latijns Amerika Zuidoost Azië Het Nabije Oosten en het Midden Oosten Thema s en producten Vers, gekoeld of bevroren rund- en varkensvlees; bereidingen van deze producten, voor menselijke consumptie; Kwaliteitsvlees van pluimvee; Zuivelproducten; Olijfolie en tafelolijven; Wijnen met een beschermde oorsprongsbenaming of geografische aanduiding, wijnen met een aanduiding van het wijndruivenras; Gedistilleerde dranken met een beschermde geografische aanduiding; Verse en verwerkte groenten en fruit; Verwerkte producten op basis van granen en rijst; Vezelvlas; Levende planten en producten van de bloementeelt; Producten met een beschermde oorsprongsbenaming (BOB) of een beschermde geografische aanduiding (BGA) en gegarandeerde traditionele specialiteiten (GTSén) in de zin van Verordening (EU) nr. 1151/2012; Producten van de biologische landbouw in de zin van Verordening (EEG) nr. 2092/91; Schapenvlees 9 van 37

10 4.2 Binnenmarkt: landen, thema s en producten De richtsnoeren voor de binnenmarkt zijn als bijlage I, onderdeel B, toegevoegd aan de Vo. (EG) 501/ Landen België Bulgarije Cyprus Denemarken Duitsland Estland Finland Frankrijk Griekenland Groot- Brittannië Hongarije Ierland Italië Letland Kroatië Litouwen Luxemburg Malta Nederland Oostenrijk Polen Portugal Roemenië Spanje Slovenië Slowakije Tsjechië Zweden Thema s en producten Voor de volgende thema's en producten kunnen programma's worden ingediend: verse en verwerkte groenten (inclusief aardappelen) en fruit; vezelvlas; levende planten en producten van de bloementeelt; olijfolie en tafelolijven; zaadolie; melk en zuivelproducten; vers, gekoeld of bevroren vlees dat is geproduceerd overeenkomstig een communautaire of een nationale kwaliteitsregeling; het merken (etikettering) van consumptie-eieren; honing en producten van de bijenteelt; wijnen met een beschermde oorsprongsbenaming of geografische aanduiding, wijnen met een aanduiding van het wijndruivenras; het in de landbouwwetgeving vastgestelde logo van de ultraperifere regio's; producten die zijn geregistreerd in het kader van de volgende regelingen: beschermde oorsprongsbenamingen (BOB), beschermde geografische aanduidingen (BGA), gegarandeerde traditionele specialiteiten (GTS) of facultatieve kwaliteitsaanduidingen in de zin van Verordening (EU) nr. 1151/2012 van het Europese Parlement en de Raad; biologische landbouw in de zin van Verordening (EEG) nr. 2092/91 van de Raad, en de in het kader van die verordeningen geregistreerde producten; schapenvlees. 10 van 37

11 4.3 Voorwaarden aan het programma De programma s moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Onder programma 11 wordt verstaan een geheel van coherente acties met een reikwijdte die groot genoeg is om de voorlichting over de betrokken producten en de afzet ervan te helpen bevorderen 12. Een programma moet voldoende samenhang hebben. Een enkele actie als het maken van voorlichtingsmateriaal (brochures, posters) of een enkel beursbezoek wordt niet als een 'coherente actie' of 'voldoende reikwijdte' beschouwd. 2. De tot de verbruikers en andere doelgroepen gerichte boodschap inzake afzetbevordering en/of voorlichting moet gebaseerd zijn op intrinsieke eigenschappen en/of kenmerken van het betrokken product Elke verwijzing naar de oorsprong van de producten moet ondergeschikt zijn aan de hoofdboodschap van de campagne. De oorsprong van een product mag wel worden aangeduid wanneer het gaat om een aanduiding in het kader van de communautaire regelgeving, of om een element dat verband houdt met de voorbeeldproducten waarmee de afzetbevorderings- of voorlichtingsacties worden geïllustreerd De programma s 15 worden uitgevoerd over een periode van minimaal één en maximaal drie jaar, te rekenen vanaf de datum van ondertekening van het betrokken contract 16. Let op: de ondertekendatum is daarmee ook de startdatum van het programma. 5. Het is niet toegestaan om voor het in te dienen programma op basis van een andere verordening of regelgeving cofinanciering van de EU te ontvangen. Let op: voor de binnenmarkt gelden naast de bovengenoemde voorwaarden ook de volgende voorwaarden: 6. Elke verwijzing in de boodschap naar een met de consumptie van het product samenhangend gezondheidseffect of de voedingswaarde van een product, moet gebaseerd zijn op algemeen erkende wetenschappelijke gegevens. Bovendien moeten zij in overeenstemming zijn met de nationale en Europese gezondheidswetgeving. Boodschappen met dergelijke verwijzingen moeten ter goedkeuring aan Rijksdienst voor Ondernemend Nederland worden voorgelegd. Een dergelijke boodschap kan ook nog naderhand worden getoetst door de voor volksgezondheid bevoegde nationale autoriteit De beroeps- of bedrijfskolomorganisatie die een programma indient, moet de lijst van wetenschappelijke studies en van door erkende wetenschappelijke instituten opgestelde adviezen, waarop de naar gezondheidseffecten verwijzende boodschappen die in het programma zijn opgenomen zijn gebaseerd, overleggen in de zin van artikel 6, lid 1 en artikel 9, lid 1 van Verordening (EG) 3/ Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 1 13 Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 4, lid 1 14 Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 4, lid 2 15 Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 1 16 Vo. (EG) 501/2008, artikel 3 17 Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 4, lid 3 18 Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 4, lid 3 11 van 37

12 5. Het opstellen van de aanvraag 5.1 Eisen aan de aanvraag Om te kunnen beoordelen of de aanvraag aan de in hoofdstukken 3 en 4 gestelde voorwaarden voldoet heeft de Europese Commissie richtlijnen aangegeven om uniforme aanvragen te ontvangen. Het aanvraagformulier is op basis van de richtlijnen van de Europese Commissie opgesteld. Waar dit is aangegeven gebruikt u de voorgeschreven modellen. De volgende gegevens moeten worden aangeleverd door de indienende organisatie: AANVRAAGFORMULIER: Het aanvraagformulier dient volledig te worden ingevuld en moet worden voorzien van een originele handtekening. Geef bij vraag 2.2, naast de representativiteit, ook een korte beschrijving van de kernactiviteiten van de inschrijvende organisatie. Meer informatie leest u in 5.3 van dit bestek en de Toelichting bij diverse punten uit het aanvraagformulier, welke onderdeel is van het aanvraagformulier. BIJLAGE 1: VERKLARING EIGEN FINANCIERING Hiermee verklaart de indienende organisatie dat zij ten minste 20% van de gemaakte kosten voor eigen rekening neemt. De verklaring dient te zijn voorzien van een originele handtekening van een tekenbevoegd persoon en het bewijs van deze tekenbevoegdheid dient te zijn bijgevoegd. Bevestig tevens voor elke organisatie dat zij over de nodige financiële middelen beschikt om de acties doeltreffend te kunnen uitvoeren. BIJLAGE 2: VERKLARING GEEN ANDERE EU COFINANCIERING Hiermee verklaart de indienende organisatie dat er voor het ingediende programma geen andere EUfinanciering is aangevraagd of verkregen. BIJLAGE 3: IDENTIFICATIEFICHE VAN HET PROGRAMMA Het identificatiefiche van het programma moet in het Engels of het Frans worden opgesteld. DE SELECTIEPROCEDURE Bewijsmateriaal met betrekking tot de gehouden selectieprocedure voor de uitvoerings- en evaluatieorganisatie(s). Indien van toepassing: BIJLAGE 4: VERKLARING (MEDE) FINANCIERING NATIONALE BIJDRAGE Hiermee verklaart de betreffende instantie dat zij de nationale bijdrage of parafiscale heffingen (maximaal 30%) voor haar rekening neemt. Bijlage 4 geeft een voorbeeld van wat er ten minste in de verklaring moet staan. De verklaring dient te worden voorzien van een originele handtekening door een daartoe bevoegd persoon van de organisatie die de financiering voor haar rekening neemt. De tekenbevoegdheid van deze persoon dient tevens te worden aangetoond. BEWIJSMATERIAAL GEZONDHEIDSCLAIMS In geval in de te verspreiden boodschap(pen) wordt verwezen naar een met de consumptie van betrokken product(en) samenhangend gezondheidseffect, mogen deze alleen worden gebruikt wanneer deze door EFSA zijn goedgekeurd. Indien er door EFSA nog geen uitspraak is gedaan met betrekking tot de geldigheid van een gezondheidsclaim, kan een dergelijke claim alleen worden gebruikt als wordt aangetoond dat deze verwijzing is gebaseerd op algemeen erkende wetenschappelijke gegevens. De beroeps- of bedrijfskolomorganisatie die een programma indient, moet de lijst van wetenschappelijke studies en van door erkende wetenschappelijke instituten opgestelde adviezen, waarop de naar gezondheidseffecten verwijzende boodschappen die in het programma zijn opgenomen zijn gebaseerd, overleggen Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 4, lid 3 12 van 37

13 U mag nog niet zijn gestart met de uitvoering van het programma. De uitvoeringsorganisatie mag op het moment van indienen van de aanvraag al wel zijn geselecteerd, maar contracten tussen de indienende en uitvoerende organisaties mogen pas worden gesloten na goedkeuring van uw programma door de Europese Commissie en ondertekening van het contract tussen Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en de indienende organisatie. Activiteiten ingezet vóór ondertekening van het contract, komen niet voor vergoeding in aanmerking. 5.2 Het programma Het programma dient volledig te worden uitgewerkt op het aanvraagformulier. Meer informatie hierover leest u in De evaluatie De Europese Commissie heeft te kennen geven veel belang te hechten aan de evaluatie van het programma. Programmavoorstellen zonder een gedegen evaluatie zullen niet positief worden beoordeeld De evaluatie dient dan ook duidelijk te worden opgenomen in het programmavoorstel. Dit betreft zowel jaarlijkse als de eindevaluatie van het programma. Maak bij het opstellen van de evaluatie gebruik van de toelichting zoals deze in het aanvraagformulier wordt gegeven. De toelichting bij diverse punten uit het aanvraagformulier is een hulpmiddel om het uit te voeren programma op te zetten. De evaluatie van de afzetbevorderingsprogramma s is specifiek bedoeld om de evaluatie van het programma uit te werken. Aan de hand van de nummering van het aanvraagformulier is aangegeven welk thema moet worden uitgewerkt. Hierbij worden ook een aantal voorbeeld vragen gegeven. Deze hoeven niet allemaal te worden overgenomen, maar alleen die vragen die van toepassing zijn op het programma. In tegenstelling tot voorgaande openstellingen eist de Europese Commissie dat de evaluatie door een onafhankelijk extern bureau wordt uitgevoerd. Het doel hiervan is de objectiviteit van de evaluatie te garanderen. Met betrekking tot de keuze voor het evaluatiebureau gelden dezelfde regels als voor de keuze van het uitvoeringsorgaan zoals beschreven in 3.3. De kosten van de evaluatie door de externe partij worden subsidiabel gesteld. De jaarlijkse evaluatie mag maximaal 3% van de werkelijke kosten voor de uitvoering van de acties bedragen. De kosten van de eindevaluatie, die betrekking heeft op het gehele programma en wordt uitgevoerd in het laatste programmajaar, mogen maximaal 5% van de kosten voor de acties bedragen. In bijlage II en III (onderdeel C 5)van het modelcontract zijn de details met betrekking tot dit onderwerp aangegeven. 5.3 Het aanvraagformulier U werkt het programma volledig uit op het aanvraagformulier. Maak hierbij gebruik van de toelichting bij de diverse punten zoals aangegeven op het aanvraagformulier en de aanvullende toelichting in de paragrafen hieronder. Als het programma gericht is op meerdere lidstaten, dan dienen de te beschrijven onderdelen per lidstaat te worden uitgesplitst. Als in meerdere lidstaten dezelfde strategie en/of doelgroep wordt voorgesteld, dan moet dit in de te beschrijven onderdelen duidelijk worden toegelicht Punt 2: Indienende organisaties (2.2) De representativiteit van de indienende organisaties moet worden aangetoond. Daarnaast moet een beschrijving worden gegeven van de ervaringen die de indienende organisatie heeft met de 13 van 37

14 uitvoering van vergelijkbare nationale of regionale programma s in de laatste drie jaren. Omschrijf ieder project en vermeld daarbij ook de contractwaarde en de looptijd Punt 3: Uitvoeringsorgaan (3.2) Geef een beschrijving van de gehouden inschrijfprocedure (zie ook 3.2 van dit bestek). Geef een gedetailleerde beschrijving van de uitvoering van de aanbesteding en van de redenen waarom voor het/de voorgestelde organisatie(s) is gekozen. N.B. de uitvoerende organisatie(s) moet(en) onafhankelijk zijn van de indienende organisatie(s)! (3.3) Geef informatie over de representativiteit van de uitvoerende organisatie(s) op nationaal en/of Europees niveau voor de betrokken sector(en) (bijvoorbeeld marktaandeel, bestreken producten en/of gebieden). Bewijs dat de geselecteerde uitvoerende organisatie(s) in staat is/zijn om de betrokken werkzaamheden uit te voeren door voor alle organisaties de ervaringen met de uitvoering van vergelijkbare regionale of (inter)nationale programma s in de laatste drie jaren te beschrijven. Bewijs tevens dat haar/hun financiële middelen in verhouding staan tot de omvang van het programma. Volg bij het aantonen van de representativiteit de punten zoals aangegeven in 5.4 van annex II Punt 4: Details van het programma (4.1) Voor elke lidstaat waar het programma zich op richt, moet per gekozen thema s en producten een korte marktanalyse worden gemaakt. Hieruit moet naar voren komen dat de gekozen communicatiestrategie het meest geschikt is om de doelstellingen te realiseren. (4.3) Wanneer het gaat om voorstellen opgesteld door beroeps- of sectorale organisaties in samenwerking met soortgelijke organisaties van andere lidstaten moet dit worden gemeld in het programma. Duidelijk moet zijn wat de gezamenlijke doelstelling is. Iedere indienende organisatie, die deel uitmaakt van het samenwerkingsverband, moet het volledige programma bij zijn of haar lidstaat inleveren. Dit betekent dus dat de samenwerkende organisaties een gezamenlijk plan opstellen. Daarnaast voeren zij een administratieve samenwerking om het toezicht op de uitvoering en controle te vergemakkelijken. De coördinerende lidstaat dient het programma in bij de Europese Commissie. Geef duidelijk aan met welke organisaties in welke landen wordt samengewerkt. Geef tevens aan waar de aanvraag in de verschillende lidstaten is ingediend, zodat Rijksdienst voor Ondernemend Nederland eventueel contact kan opnemen. (4.4) Een programma moet landelijke dekking hebben. Het is binnen deze verordening niet mogelijk om een campagne te voeren op regionaal niveau, bijvoorbeeld een provincie of een streek. (4.6) Indien het programma betrekking heeft op de verlenging van een vorig programma, vermeld dan de titel, de looptijd en de betrokken lidstaten van het vorige programma. Vermeld daarnaast de bereikte resultaten voor zover die bekend zijn en voeg eventueel verslagen bij Punt 5: Beschrijving van het programma In het programma geeft u een beschrijving van het onderwerp waarop de aanvraag zich richt zoals genoemd in Vo. (EG) 3/2008, artikel 2. Hiervoor maakt u gebruik van het betreffende richtsnoer. (5.1) Naast een beschrijving van de huidige marktsituatie (inclusief cijfers), bevat het programma tevens uw visie op het onderwerp. Algemene achtergrondinformatie waarin u aangeeft wat de aanleiding is voor het programma en hoe het programma aansluit bij nationale of particuliere acties. Wanneer het voorstel een voortzetting van een eerder programma betreft of wanneer vergelijkbare programma s lopen of recentelijk zijn afgelopen, moet worden aangegeven waarom het noodzakelijk is het programma voort te zetten. Geef een motivering voor de indiening van het voorstel, bijvoorbeeld in termen van marktsituatie of vraag voor het/de betrokken product(en). Een gedegen SWOT-analyse van het ingediende voorstel ten aanzien van de huidige marktanalyse kan een manier zijn om de 14 van 37

15 effectiviteit van het programma aan te tonen. Geef hier tevens aan hoe u ervoor zorgt dat het programma wordt uitgevoerd op de geplande wijze (kwaliteitsborging). (5.1.1) U beschrijft de doelgroepen die u wilt gaan benaderen en de reden waarom voor die doelgroep is gekozen. (5.2) U beschrijft de doelstelling van het programma. De acties en activiteiten zoals aangegeven in hoofdstuk 2 van dit bestek vormen het kader waarbinnen de geplande acties en activiteiten van het programma dienen te vallen. Per thema of product zijn in de uitvoeringsverordening 20 globale doelstellingen en doelgroepen aangegeven. Het is essentieel dat de gekozen doelstelling(en) SMART worden gemaakt. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de toelichting in het aanvraagformulier. Het is niet de bedoeling dat alle vragen per thema uit dit document worden opgenomen in het programma. De vragen die van toepassing zijn op de uitvoering van de acties, kunnen worden overgenomen mits ze worden aangepast aan de context van het uit te voeren programma. (5.3) De strategie die u volgt om de doelgroep(en) te bereiken en de doelstelling(en) te realiseren onderbouwt u door middel van een marketing- en strategieanalyse. Geef hierbij ook aan binnen welke nationale strategie het ingediende programma past. Indien er geen nationale strategie is voor het betreffende product, moet worden aangegeven waarom aanspraak wordt gemaakt op Europese cofinanciering. (5.4) In het programma besteedt u aandacht aan de boodschap(pen) die u wilt gaan overbrengen. (5.5) U beschrijft ook hoe de kwaliteit van het programma wordt gewaarborgd. (5.6) Een mediaplan moet deel uitmaken van het programma. Hierin neemt u de geplande acties en producten op, inclusief hun aantal en de tijdsplanning. (5.7) Geef hier een beschrijving van de acties en eventuele subacties die gedurende het programma zullen worden uitgevoerd. Naast een goede onderbouwing van de kosten per actie, moeten per actie de volgende zaken worden beschreven: Gebruikte acties en voorlichtingskanalen en hun kosteneffectiviteit Toepassingsgebied en inhoud van de programma's Weerslag en doeltreffendheid van de acties In de toelichting op het aanvraagformulier is aangegeven hoe acties dienen te worden beschreven. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de in de toelichting voorgestelde tabel. De beschrijving van de acties moet dezelfde structuur (titels/categorieën) en orde (nummering) volgen als de begroting onder punt 8 van het aanvraagformulier. Na de beschrijving van de acties moet in een voorlopig tijdschema worden aangegeven wanneer de verschillende acties (en subacties) worden uitgevoerd Punt 6: Verwachte impact (6.1) U beschrijft de wijze waarop de voorlichtings- en afzetbevorderende acties en het effect daarvan meetbaar zijn en de impact die u van het programma verwacht. Specificeer de verwachte impact van het programma op de vraag naar, de bekendheid met en het imago van het product en/of andere aspecten van de doelstellingen. Kwantificeer de verwachte resultaten van de uitvoering van het programma. Geef aan hoe de effecten van het programma worden gemeten. Geef duidelijk aan waarop de effectmeting wordt gebaseerd. Zijn er geen uitgangscijfers beschikbaar of bekend, voer dan een nulmeting uit. Wie voert de effectmeting uit en op basis waarvan is die keuze gemaakt? 20 Vo. (EG) nr. 501/2008, Bijlage I 15 van 37

16 5.3.6 Punt 7: Communautaire/Europese dimensie van het programma (7.1) De Europese dimensie van het programma dient te worden beschreven. Beschrijf de mogelijke uit het programma voortvloeiende voordelen op Europees niveau en verantwoord de cofinanciering door de EU. 5.4 Begroting en financiering Punt 8: De begroting In de begroting moeten alle kosten worden gemeld. Uit de begroting moet per uitvoeringsfase en per activiteit duidelijk blijken waar de kosten zullen worden gemaakt en of deze door de indienende of uitvoerende organisatie worden gemaakt. Een verschil tussen de regelingen m.b.t. btw betreft het volgende: Derde landen: het is het niet mogelijk btw vergoed te krijgen, tenzij deze btw niet kan worden teruggevorderd. Wanneer het dus niet mogelijk is de btw terug te vorderen dan valt deze btw onder de subsidiabele kosten. Binnenmarkt: het is niet mogelijk btw vergoed te krijgen; daarom moet u alle bedragen exclusief btw opgeven. Niet subsidiabel zijn: reserves voor verlies of eventuele toekomstige schulden; kosten van vervoer per taxi of met het openbaar vervoer die door een dagvergoeding worden gedekt; bankkosten, bankrenten of verzekeringspremies; wisselkoersverliezen; uitgaven voor acties die buiten de werkingssfeer van dit bestek vallen; Nb: de kosten die u maakt in verband met de garantie voor de goede uitvoering (zie bijlage V van het modelcontract) zijn wel subsidiabel. Voor het weergeven van de begroting moet u het format uit het aanvraagformulier gebruiken. In het modelcontract staat aangegeven wat u onder de diverse kostenposten kunt onderbrengen. Houdt u hiervoor de structuur en volgorde van de, op het aanvraagformulier, onder vraag 5.7 beschreven lijst van acties aan. Bij een meerjarenprogramma dient u per jaar inzichtelijk te maken welke kosten worden gemaakt. Aandachtspunten: Wanneer meerdere landen en/of kandidaat-organisaties bij het programma betrokken zijn, moet één gecoördineerde begroting worden ingediend. Heeft het programma betrekking op meerdere landen, dan moeten de kosten worden gespecificeerd per land en per actie. Honoraria van de uitvoerende instantie(s) moeten apart worden ingediend. De begroting moet worden gepresenteerd in de vorm van een overzichtstabel met vermelding van alle in het kader van het programma geplande acties en de jaarlijkse en totale kosten daarvan. Let hierbij vooral op uitgaven die niet in aanmerking komen voor cofinanciering door de Gemeenschap (zie bijlage III van het modelcontract). Geef een duidelijke toelichting op de begroting. Vermeld bijvoorbeeld het aantal brochures dat zal worden gemaakt, het aantal tv- of radiospotjes, aantal advertenties in bladen of de omvang van een website. Zorg ervoor dat de indeling van de begroting gestructureerd is en overeenkomstig de indeling van uw programma is ingedeeld. Het programma en de begroting moeten één geheel vormen. 16 van 37

17 Als er meerdere lidstaten deelnemen wordt hun aandeel bepaald in verhouding tot de financiële inbreng van de op hun grondgebied gevestigde organisatie die een voorstel indient. Geef in de begroting wel altijd de totale kosten van het programma op en niet enkel het Nederlandse deel. Geef voldoende informatie over de acties en middelen die zullen worden ingezet voor de uitvoering, met inbegrip van hun aantal, volume en/of dimensies, alsook over de geraamde kosten per eenheid, zodat het voorgestelde budget kan worden verantwoord. Indien een deel van het programma door de indienende organisatie wordt uitgevoerd dan moeten de in de begroting opgevoerde tarieven marktconform zijn en nader worden toegelicht Punt 9: Financieringsplan U dient gespecificeerd aan te geven hoe de wijze van financiering plaatsvindt. Dit houdt in dat uit de wijze van financiering duidelijk blijkt welk deel door de EU-bijdrage, welk deel door de lidstaat dan wel parafiscale heffingen en welk deel door de aanvrager wordt gefinancierd. De bijdrage van de EU is, ongeacht de looptijd, maximaal 50% van de subsidiabele kosten in een bepaald jaar. De indienende organisatie moet zelf minimaal 20% van de kosten betalen. De eventuele bijdrage van de lidstaat, maximaal 30%, mag afkomstig zijn uit parafiscale heffingen of verplichte bijdragen 21. Let op! Indien de aanvraag de binnenmarkt betreft worden de programmakosten voor afzetbevorderingsacties van verse groenten en fruit, die gericht zijn op kinderen in onderwijsinstellingen van de Gemeenschap tot maximaal 60% vergoed. Dit cofinancieringspercentage is ook van toepassing op voorlichtingsmaatregelen gericht op de binnenmarkt inzake verantwoorde drinkpatronen en de schade die gepaard gaat met riskant alcoholgebruik. Indien sprake is van bijdragen uit verschillende lidstaten, dient duidelijk te worden gemaakt welk deel van het programma door welke lidstaat wordt gefinancierd. Ook moet duidelijk zijn welke lidstaat de hoofdaanvrager is en hoe de kostenverdeling tussen de lidstaten is geregeld. 21 Vo. (EG) 501/2008, artikel 16, lid 3 17 van 37

18 6. Het indienen van de aanvraag 6.1 Adressering Het aanvraagformulier en de gevraagde bijlagen moeten in de Nederlandse taal (of in Engelse taal in geval van meer landen programma s) worden aangeleverd met uitzondering van de programme identification sheet (bijlage 3). De programme identification sheet moet in de Engelse of Franse taal worden aangeleverd. Een aanvraag dient volledig te zijn. Een aanvraag is pas compleet indien de volgende zaken worden opgestuurd: Een volledig ingevuld aanvraagformulier De bijlagen: 1. Verklaring eigen financiering 2. Verklaring geen andere EU cofinanciering 3. Identificatiefiche van het programma 4. Verklaring (mede)financiering nationale bijdrage (indien van toepassing) De uiterlijke datum waarop stukken verstuurd kunnen worden is voor de openstellingsperiode Binnenmarkt en Derde landen uiterlijk 28 februari De datum van de poststempel is leidend. Dit wil zeggen dat indien een aanvraag na de boven vermelde data wordt ontvangen door Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, de aanvragen alleen worden geaccepteerd indien de datum van de poststempel binnen de aanvraagperiode valt. Verstuur de stukken naar: Rijksdienst voor Ondernemend Nederland Team Projectsubsidies Postbus AC Den Haag Stuur uw aanvraagformulier en begroting ook digitaal naar Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Het adres is: Let op: Indien u de stukken wilt afgeven bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland aan de balie (Prinses Beatrixlaan 2, 2595 AL Den Haag), dan kan dit op werkdagen tot uur. U kunt de stukken voor de openstellingsperiode uiterlijk vrijdag 27 februari 2015 tot 17:00 inleveren. Per telex of fax ingediende aanvragen worden niet geaccepteerd. Het risico van vertraging in de postbestelling berust volledig bij de aanvrager. Vraagt u bij verzending per post een bewijs van verzending. 6.3 Bekendmaking resultaten Op basis van artikel 44 bis van Verordening (EG) 1290/2005 van de Raad van 21 juni 2005, betreffende de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid, zorgt de lidstaat voor een jaarlijkse bekendmaking achteraf van de begunstigde van het ELGF en het ELFPO van de per begunstigde uit elk van die Fondsen ontvangen bedragen. Voor het ELGF, waar deze subsidieregeling onder valt, omvat de bekendmaking het bedrag, uitgesplitst tussen de rechtstreekse betalingen en de overige uitgaven. 18 van 37

19 6.4 Kosten van de aanvraag Eventuele kosten en/of schade welke (kunnen) ontstaan door het niet in aanmerking komen voor een EU-bijdrage zijn voor het risico van aanvrager. Alleen aanvragen die met volledige inachtneming van de hier genoemde voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden, zullen in behandeling worden genomen. 19 van 37

20 7. Beoordeling van de aanvraag 7.1 Selectiecriteria De ingediende programma s worden beoordeeld op basis van Vo. (EG) 3/2008 en Vo. (EG) 501/ Beoordeling nationale commissie De Nationale Beoordelingscommissie van het ministerie van Economische Zaken Landbouw & Innovatie beoordeelt het door de aanvrager ingediende programma aan de hand van de in de relevante verordeningen vermelde criteria ( 7.1). Daarnaast zullen de aanvragen worden getoetst aan de nationale kaders. De nationale commissie kan aanvragen afwijzen die strijdig zijn met andere lopende programma s of met (toekomstig) nationaal beleid. De aanvragen die voldoen worden voorgelegd aan de Europese Commissie. - Voor de openstellingsperiode Binnenmarkt en Derde landen is dat uiterlijk 30 april Beoordeling Europese Commissie De Europese Commissie beoordeelt, evenals de beoordelingscommissie van EL&I, de aanvragen aan de hand van de in 7.1 bedoelde criteria. De Europese Commissie beoordeelt de aanvragen en vergelijkt ze met aanvragen uit andere lidstaten. Programma s die worden voorgesteld door meer dan één lidstaat of die voorzien in acties in meer dan één lidstaat of in meer dan één derde land, krijgen voorrang 22. Annex II bij dit bestek maakt de gehanteerde beoordelingsprocedure van de Europese Commissie inzichtelijker. Ook moeten de onderstaande beginselen in aanmerking worden genomen bij de voorbereiding van de programmavoorstellen: programma s die door meer dan één lidstaat worden ingediend moet gecoördineerde strategieën, acties en boodschappen bevatten; programma s moeten bij voorkeur meerdere jaren bestrijken en een reikwijdte hebben die voldoende groot is om een significant effect op de doelmarkten te sorteren, Deze programma s kunnen eventueel op de markt van verschillende landen worden uitgevoerd; de boodschappen in het kader van de programma s moeten objectieve informatie verstrekken over de intrinsieke kenmerken en/of de voedingswaarde van de producten als onderdeel van een evenwichtig dieet, over de methoden waarmee de producten zijn geproduceerd en over de milieuvriendelijkheid ervan. Indien het in te dienen programma een vervolg programma betreft, dienen de resultaten uit het eerder gehonoreerde programma door middel van een evaluatie kenbaar te worden gemaakt. Onderstaand beginsel geldt daarnaast specifiek voor de binnenmarkt: programma s moeten boodschappen bevatten die belangrijk zijn voor de consument, de beroepssector en de handelssector in verschillende lidstaten. En onderstaande beginselen gelden ook specifiek voor derden landen: programma s die betrekking hebben op een aantal producten en waarbij met name het accent wordt gelegd op de kwaliteit, de waarde uit voedingsoogpunt en de voedselveiligheid van de communautaire producten 23 ; 22 artikel 8, lid 1 Vo. (EG) 3/ Vo. (EG) 501/2008, artikel 10, lid 1 20 van 37

21 programma s waarbij slechts één lidstaat of één product betrokken is en waarin de aandacht wordt gevestigd op belangen van de Gemeenschap wat betreft met name kwaliteit, waarde uit voedingsoogpunt, veiligheid en representativiteit voor de betrokken productie 24 ; De richtsnoeren 25 vormen een leidraad om te bepalen welke boodschappen, doelgroepen en hulpmiddelen een centrale rol moeten krijgen in de voorlichtings- of afzetbevorderingsacties voor de verschillende productcategorieën. 24 Vo. (EG) 501/2008, artikel 10, lid 2 25 Het betreft de richtsnoeren in Bijlage 1 van Vo. (EG) nr. 501/ van 37

22 8. Verdere procedure 8.1 Contract Nadat de Europese Commissie een keuze heeft gemaakt uit de organisaties die programma s hebben ingediend, zal het betreffende contract worden getekend voor uitvoering van de goedgekeurde acties. De looptijd van de programma s ligt tussen de één en drie jaar en gaat in vanaf de ondertekening van het contract, waarin de termijn van uitvoering wordt vastgelegd. De Europese Commissie zal uiterlijk op de volgende data bekend maken welke programma s kunnen worden uitgevoerd met Europese cofinanciering: - Openstelling Binnenmarkt en Derde landen in 2015: uiterlijk op 30 november 2015 Binnen 90 kalenderdagen na bekendmaking dient het contract tussen de indienende organisatie en Rijksdienst voor Ondernemend Nederland te worden gesloten 26. Dit contract wordt pas gesloten als is voldaan aan de garantievoorwaarde, zoals vermeld in 8.2. Als door de Europese Commissie goedkeuring wordt gegeven aan het door u ingediende programma dient u eerst een contract te sluiten met Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Daarna mag u pas het contract met de uitvoeringsorganisatie ondertekenen. In dit contract dienen dezelfde eisen en voorwaarden te zijn opgenomen als in het contract tussen Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en de indienende organisatie 27. Een kopie van het contract tussen de indienende en de uitvoerende organisatie dient naar Rijksdienst voor Ondernemend Nederland te worden opgestuurd. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland stuurt het contract vervolgens door naar de Europese Commissie. Let op: Er mag pas met de uitvoering van het programma worden gestart vanaf de datum van ondertekening van het contract door zowel Rijksdienst voor Ondernemend Nederland als de indienende organisatie. Daarnaast moet bij al het materiaal, geproduceerd in het kader van het programma, voor gebruik door Rijksdienst voor Ondernemend Nederland worden goedgekeurd. 8.2 Garantie De indienende organisatie waarmee een contract zal worden gesloten dient een zekerheid te stellen die gelijk is aan 15% van de maximale jaarlijkse bijdrage van de Gemeenschap en de betrokken lidstaat (lidstaten). 8.3 Uitvoering programma De indienende organisatie stelt de bevoegde nationale autoriteit 30 dagen vóór het begin van elk kwartaal in het bezit van een voorlopig tijdschema van de vastgestelde acties, volgens de gegeven format in bijlage VII van het modelcontract. Indien het voorlopige tijdschema wordt gewijzigd, deelt u ten minste 15 werkdagen van tevoren de data of de perioden voor de uitvoering van de in het programma vastgestelde acties mee. Indien deze gegevens niet zijn meegedeeld, komen de kosten voor de betrokken actie(s) niet in aanmerking voor subsidiëring. Daarnaast moet al het materiaal, geproduceerd in het kader van het programma, voor gebruik door Rijksdienst voor Ondernemend Nederland worden goedgekeurd. 26 Vo (EG) nr. 501/2008, artikel 16, lid 1 27 Zie artikel 4.3 van het modelcontract 22 van 37

23 8.4 Bijdrage, betaling en voorschotten De financiële bijdrage van de Gemeenschap is die welke is aangegeven in artikel 13, lid 2 van verordening (EG) 3/2008 van de Raad en in artikel 14 en artikel 15, lid 2 van verordening (EG) 501/2008 van de Commissie. Op verzoek kan een voorschot worden verleend. Binnen 30 kalenderdagen na ondertekening van het contract en, voor meerjarenprogramma's binnen 30 dagen na het begin van elke fase van 12 maanden, kan een voorschotverzoek worden ingediend bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Na het verstrijken van deze termijn kan geen voorschot meer worden aangevraagd 28. Het voorschot bedraagt maximaal 30% van de jaarlijkse bijdragen van de Gemeenschap en de lidstaat (lidstaten) 29. Om daarvoor in aanmerking te komen moet een bankgarantie worden aangeleverd voor een bedrag van 110% van dit voorschot (voorschotgarantie) Tussentijdse betalingen en eindafrekening Tussentijdse betalingen Een verzoek om een tussentijdse betaling moet worden ingediend vóór het einde van de kalendermaand die volgt op het einde van elk kwartaal, berekend vanaf de datum van ondertekening van het contract. Met de aanvraag moet worden meegestuurd: een financieel overzicht; kopieën van de betrokken facturen en betaalbewijzen (bij voorkeur kopie van de bankafschriften); een kwartaalverslag over de uitvoering van het programma. Geef aan welke activiteiten zijn uitgevoerd, eventuele problemen die hebben gespeeld, etc. Zie bijlage VIII van het modelcontract voor het format van het kwartaalverslag. Het gaat om alle kosten die zijn betaald in het betreffende kwartaal. Als de aanvraag te laat wordt ingediend, wordt het te betalen bedrag verlaagd met 3% per volle maand termijnoverschrijding 31. Indien in een periode van 3 maanden geen uitgaven zijn gedaan, moet dit op dezelfde manier als hierboven beschreven worden gemeld. Het verslag van het 4 e kwartaal van een jaar mag worden verwerkt in het jaarverslag van dat jaar. Echter, als er kosten zijn betaald in het vierde kwartaal, dan dient hiervoor binnen de gestelde termijn een verzoek om tussentijdse betaling te worden ingediend. In totaal wordt niet meer dan 80% van de hele jaarlijkse financiële bijdrage aan tussentijdse betalingen en het voorschot uitbetaald Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 17, lid 1 29 Vo (EG) nr. 501/2008, artikel 17, lid 1 30 Vo (EG) nr. 501/2008, artikel 17, lid 3 31 Vo. (EG) 501/2008, artikel 18, lid 1 32 Vo. (EG) 501/2008, artikel 18, lid 3 23 van 37