EVENTMANAGEMENT. Toon Dooms Sportac

Transcriptie

1 2008 EVENTMANAGEMENT Toon Dooms Sportac

2 INHOUD EVENTMANGEMENT 1 Inleiding 3 Basisregels 4 KIS 4 Visualiseren 5 Drie pijlers 5 Succes 6 Ramp 6 Vijfstappenplan 7 Opstarten 7 Plannen 10 Opvolgen 15 Uitvoeren 16 Afsluiten 18 Analyse evenement 21 Situering 21 Opstart 21 Planning 22 Uitvoering 28 Evaluatie 31 Veiligheid 32 Wettelijk kader 33 Risicoanalyse 35 Veiligheidsdraaiboek in 14 stappen 36 Aanpak veiligheid op evenementen 40 Kwaliteit 41 Kenmerken 41 Waarom is kwaliteit nodig 42 Kwaliteitsbeheersing 43 Kwaliteitstips 44 Promotie 47 Organisatie-instrumenten 49 2

3 INLEIDING INLEIDING Theorie gekoppeld aan praktijk Ruime praktijkervaring 10 jaar actief als organisator van provinciale evenementen in West- Vlaanderen Meer dan 150 grote organisaties 3 INLEIDING 1. Basisregels 2. Vijfstappenplan 3. Analyse evenement 4.Veiligheid 5. Kwaliteit 6. Promotie 7. Organisatie-instrumenten 4 Het organiseren van evenementen zit bij velen in het bloed. Iedere vereniging, klein of groot, organiseert jaarlijks of zelfs verschillende keren per jaar één of ander soort evenement. De mensen die deze taak op zich nemen zijn hoofdzakelijk vrijwilligers die van aanpakken weten en graag de handen uit de mouwen steken. Om deze mensen een steuntje in de rug te geven werd deze brochure eventmanagement opgesteld. Ondanks veel goede wil en inzet kan het soms wel misgaan op evenementen. Meestal heeft dit maar beperkte gevolgen maar een enkele keer zijn de naweeën ernstiger. Al bij al is een minder goed georganiseerd evenement geen reclame voor de organisator en nog minder voor vereniging, club, instantie,... Deelnemers moeten gezien worden als klanten en iedereen weet dat je klanten moet verdienen. De inhoud van de brochure berust vooral op vele jaren praktijkervaring, regelmatig vallen en opstaan en de wil om continu te verbeteren. Als titel werd bewust voor eventmanagement gekozen. De tijd dat organisaties aan de keukentafel op punt gezet werden en dat er meer geïmproviseerd werd dan voorbereid, moet eigenlijk verleden tijd zijn. Management komt van de oud-franse term ménagement, de kunst van het dirigeren of leiden en van het Latijnse manu agere, aan de hand leiden. Het is een geheel van opeenvolgende menselijke activiteiten. Deze activiteiten hebben allemaal te maken met vijf zaken. Het bepalen van doelstellingen, het opstellen van een plan, het structureren van de organisatie, het leiden van de medewerkers, en het controleren of de beoogde doelstellingen worden bereikt. Deze gang van zaken geeft de verschillende onderdelen van eventmanagement weer. In de volgende bladzijden komen volgende aandachtspunten aan bod. Deel één handelt over een aantal basisregels waar een organisator en/of organisatie mee te maken kan hebben. Deel twee beschrijft een vijfstappenplan om te komen tot een goed georganiseerd evenement. Deel drie analyseert een voorbeeld van evenement van begin tot einde. Deel vier behandelt de wettelijke en praktische kant van de veiligheid. Deel vijf geeft tal van kwaliteitstips. Deel zes gaat dieper in op de promotie nodig om deelnemers op evenementen te werven. Deel zeven stelt een aantal organisatie-instrumenten voor. 3

4 BASISREGELS BASISREGELS KIS IJSBERG VISUALISEREN DRIE PIJLERS SUCCESS RAMP 5 BASISREGELS KIS = KEEP IT SIMPLE EENVOUD = overzichtelijk goed te communiceren geen tijdverlies geen ergernis rust en begrijpbaar 6 Voor de theorie en veel praktijkvoorbeelden aanbod komen is het belangrijk om enkele zeer belangrijke basisregels bij het organiseren van evenementen te verduidelijken. KIS KIS staat voor Keep It Simple of met andere woorden: hou het zo eenvoudig mogelijk. Niemand heeft baat bij zeer ingewikkelde, moeilijke organisaties. Eenvoud bij alle facetten van de organisatie zal de kans op succes verhogen. Eenvoud mag evenwel niet betekenen dat de organisatie simpel wordt of een gebrek aan kwaliteit gaat vertonen. Een warrige, onduidelijke organisatie ontstaat soms omdat personen dagdagelijks met het evenement bezig zijn en stilaan het globaal overzicht uit het oog verliezen. Het is ten zeerste aan te bevelen nu en dan even uit de effectieve ectieve organisatie te stappen en het geheel kritisch te bekijken. De beste methode daarvoor is om even in de plaats te treden van een vreemde en dan vanuit dit gezichtspunt het evenement te overzien. Het is typisch dat een buitenstaander sneller de logica doorziet dan iemand die er, bij wijze van spreken, met zijn neus bovenop zit. Een organisator moet zich constant afvragen of hij of zij wel de kortste en meest aangewezen weg aan het bewandelen is. Eenvoud brengt een tal van voordelen met zich mee. Zoals reeds gezegd wordt het overzicht verhoogd en de communicatie met zowel deelnemers als medewerkers gaat stukken beter en gemakkelijker. Mogelijke ergernis verdwijnt en er zal geen tijdsverlies zijn. IJSBERG BASISREGELS klein topje zichtbaar grootste deel onzichtbaar deelnemers en opdrachtgevers oordelen op wat ze zien en meemaken veel vergborgen werk wapenen tegen kritiek 7 IJSBERG Typerend aan een ijsberg is dat maar een klein deeltje boven water steekt terwijl het grootste part zich onder water bevindt. Veel is onzichtbaar, weinig springt in het oog. Ook bij evenementen is voor een buitenstaander het meeste organisatiewerk onzichtbaar. De deelnemer ziet alleen wat hij of zij de dag van het evenement zelf meemaakt of beleeft. Hij heeft daarbij geen enkele boodschap aan de omvang van de onzichtbare werkzaamheden. Het uiteindelijke oordeel dat een deelnemer 4

5 velt beperkt zich dan ook tot dit deel. Wanneer het misloopt kan de hoeveelheid werk achter de schermen niet als excuus gebruikt worden. Ook binnen het organisatiecomité of de werkgroep speelt het ijsbergprincipe. Het is veelal zo dat de opdrachtgevers of het bestuur, dat de organisatie in handen gaf van een aantal mensen, niet echt op de hoogte zijn van wat er allemaal bij komt kijken. Dus ook hun beoordeling zal gebaseerd zijn op de uitvoering alleen. Het is soms lastig als verantwoordelijke om derden te laten inzien welke onvoorstelbaar aantal taken en kleine details geregeld moeten worden om een evenement tot een goed einde te brengen. VISUALISEREN beeld vormen van organisatie in de plaats stellen van deelnemer of medewerker 8 DRIE PIJLERS PLANNING BASISREGELS BASISREGELS KENNIS COMMUNICATIE 9 VISUALISEREN Op voorhand het evenement visualiseren via verschillende invalshoeken is een zeer goed hulpmiddel om een eerste beeld te krijgen van wat er allemaal bij het evenement komt kijken. Met visualiseren wordt bedoeld dat iemand zich gaat in de plaats stellen van bijvoorbeeld een deelnemer of medewerker en zich een chronologische voorstelling probeert te maken van wat hij of zij allemaal nodig heeft op het evenement (informatie vooraf, de verplaatsing, het toekomen, het onthaal, de sporten, de catering, het sanitair, e.a.). DRIE PIJLERS Een goed georganiseerd evenement rust op drie pijlers: kennis, planning en communicatie. Kennis is een absolute basisvereiste. Een organisator moet beschikken over een ruime kennis over alle facetten die te maken hebben met het evenement zoals bijvoorbeeld: veiligheid, begroting, vergunningen, catering, communicatie, e.a.) Onvoldoende inzicht in al deze materies zal onvermijdelijk resulteren in fouten, onzorgvuldigheden, verkeerde planning, misverstanden, e.a. Het is natuurlijk bijna onmogelijk om zelf op de hoogte te zijn van alles. Daarom is het belangrijk om zich te omringen met personen die wel over bepaalde organisatiegebieden goed geïnformeerd zijn. Na de kennis vormt de planning de tweede pijler van eventmanagement. Plannen wil zeggen zeer minutieus en super gestructureerd alles wat moet gebeuren om een evenement tot stand te laten komen, op papier zetten. Een goede planning moet overzichtelijk, gedetailleerd, gestructureerd en toegankelijk zijn voor derden. Onvoldoende planning eindigt in 5

6 improvisatie en vergissingen. Er zijn tal van manieren en instrumenten om te plannen en zaken bij te houden. Het is aan iedere eventmanager om zelf een keuze te maken, maar er wel voor te zorgen dat de informatie ook door iemand anders gebruikt kan worden. Communicatie, de derde pijler, is essentieel om een planning te kunnen vertalen naar medewerkers en deelnemers. Hoe goed een verantwoordelijke voor een organisatie wel mag zijn en om het even hoe volledig zijn kennis over alles wel mag zijn, als hij of zij niet goed kan communiceren zal het volledig mislopen met zijn organisatie. Zowel deelnemers als medewerkers moeten goed geïnformeerd worden. Alle gegevens uit de planning en het draaiboek moeten gebruiksvriendelijk, volledig en bondig gecommuniceerd worden. SUCCES BASISREGELS wordt bepaald door: planning - uitvoering succes opgelet voor slordigheid, kunst en vlieg werk 100% uitvoering van planning = 100 % succes 1 0 SUCCES Het succes van een evenement wordt bepaald door de mate waarin de planning wordt uitgevoerd. Met andere woorden: de graad van succes hangt af van het verschil tussen wat gepland werd en wat effectief uitgevoerd werd. Het gebeurt al te vaak dat door verschillende oorzaken (te kort aan medewerkers, slecht of gebrek aan materaal) de dag zelf verschillende taken niet worden uitgevoerd. Zelfs kleine gebreken kunnen gedurende de uitvoering van het evenement grote gevolgen hebben. RAMP BASISREGELS gebrek aan informatie gebrek aan communicatie 1 1 RAMP Een slechte organisatie heeft bijna altijd als oorzaak een slechte communicatie en informatie. Meestal is de planning wel in orde, is het materiaal ter plaatse en zijn de mensen aanwezig. Het is echter de kunst om ervoor te zorgen dat alle aanwezigen, zowel deelnemers als medewerkers, op de hoogte zijn van wat van hen verwacht wordt of hoe alles zal verlopen. Het beeld van de puzzel wordt maar duidelijk wanneer het laatste stukje op zijn plaats valt. 6

7 VIJFSTAPPENPLAN VIJFSTAPPENPLAN STAP 1: OPSTARTEN STAP 2: PLANNEN STAP 3: OPVOLGEN STAP 4: UITVOEREN STAP 5: AFSLUITEN 1 2 In dit hoofdstuk wordt het opstarten en het verloop van een evenement stap voor stap beschreven en verklaard. Er komen vijf stappen aan bod die doorlopen moeten worden bij de uitbouw van een evenement. Het begin is de opstart, de tweede stap het opstellen van een planning, een derde stap is de opvolging van die planning, de uitvoering van de activiteit is de vierde stap en tenslotte vormt het afsluiten de vijfde en laatste stap. Bij het lezen van dit alles moet steeds voor ogen gehouden worden dat het gaat over de organisatie van een sportevenement op een bepaalde datum. STAP 1: OPSTARTEN VIJFSTAPPENPLAN STAP 1: OPSTARTEN basis leggen krijtlijnen tekenen afspraken bestendigen duidelijk voor iedereen STERK BEPALEND VOOR VERDERE ORGANISATIE! 13 VIJFSTAPPENPLAN STAP 1: OPSTARTEN vastleggen in afsprakennota of startnota of beginselverklaring of identificatiefiche, met als inhoud: naam evenement, verantwoordelijke, werkgroep, datum, plaats, doelgroep, basisdoelstelling, resultaat, gevaren, basistiming, budget, 14 De opstart van een evenement is meteen ook het leggen van de fundamenten. Hoe steviger die basis, hoe meer kansen het project krijgt vanaf de start. De kwaliteit van de grondslagen van een evenement is zeer sterk bepalend voor het verdere verloop ervan. Goede informatie en duidelijkheid vooraf zijn goede wapens tegen latere misvattingen en onbegrip. De essentie van planmatig werken is juist dat vooraf een aantal duidelijke afspraken worden gemaakt. Het is best om de bepalingen in schemavorm op papier zetten. Deze nota moet met de opdrachtgevers en het projectteam besproken worden zodat iedereen weet wat van hen verwacht wordt en waaraan zich te houden. Het is niet altijd gemakkelijk om de krijtlijnen van een project uit te tekenen. De ideale situatie is dat de verantwoordelijke daarbij zelf een stem heeft en kan helpen oordelen over het wat, hoe, wanneer, hoeveel, waarom, enz. Meestal is dat niet zo. In de praktijk krijgt iemand een evenement in de schoot geworpen of wordt aangeduid als vrijwilliger. Inspraak over de inhoud en zeker over de financiële middelen hoort er meestal niet bij en komen bijna altijd van buitenaf. Voor de eventmanager zijn dit de instrumenten waarmee hij aan de slag moet. Het begin van een project kan geconcretiseerd worden door het opstellen van een startnota, beginselverklaring of conceptnota. Volgende ingrediënten moeten zeker aan bod komen. NAAM VAN HET PROJECT Een betekenisvolle naam aan het project geven betekent dat er minder verklaard moet worden waarover het gaat en het schept duidelijkheid vanaf het eerste moment. Liefst geen eindeloos lange naamgeving 7

8 maar een gevatte, goed klinkende en ronkende titel. Kortom de vlag moet de lading volledig dekken. DE EVENTMANAGER Door de naam van de eventmanager of de eindverantwoordelijke vanaf het begin te vermelden weet iedereen die met het project te maken heeft of zal hebben, tot wie zich te wenden en wie de touwtjes in handen heeft. Het schept ook meteen duidelijkheid over de gezagsverhouding binnen het projectteam. ORGANISATIECOMITE De organisator moet zich van bij het begin omgeven met een beperkte groep medewerkers. Zij vormen de werkgroep en zijn dus de kern van het geheel. De organisator is binnen het team een soort voorzitter met autoriteit. De keuze van het team zal in vele gevallen afhangen van het soort evenement dat georganiseerd moet worden of gewoon van wie zo vriendelijk is om te helpen. Wanneer het een samenwerkingsverband is tussen een aantal organisaties, zal logischerwijze iedere organisatie iemand afvaardigen. Wanneer het eerder over een organisatie in eigen kring gaat, vormen meestal de naaste medewerkers of enkele leden van het bestuur, het organisatiecomité. Indien de verantwoordelijke zelf de werkgroep kan samenstellen, is het aan te bevelen om personen te zoeken in functie van bepaalde specialiteiten of bekwaamheden die nodig zijn bij de uitwerking. Het is altijd gemakkelijk om een financieel expert of iemand die dicht bij de financiële bronnen zit op te nemen in de kerngroep. De aard van het project zal vooral bepalend zijn voor het soort specialisten dat deel van het team zal uitmaken. Een breed aanbod aan ervaring en expertise is van onschatbare waarde. Iemand alleen kan uiteindelijk niet aan alles denken. PLAATS EN DATUM Het is evident dat de datum en de plaats van het evenement steeds overal vermeld wordt zodat verwarring onmogelijk wordt. De expliciete vermelding van de dag in letters in combinatie met de datum zal verkeerde verwijzingen naar de datum bijna onmogelijk maken. 8

9 DOELGROEP Net zoals de doelstelling moet ook de doelgroep vooraf gedefinieerd worden. Hierdoor wordt het evenement begrensd en in een bepaalde richting gestuurd. De uitwerking van een evenement heeft altijd wel iets te maken met de aard van de doelgroep. Ook hier is duidelijkheid en doordacht te werk gaan de boodschap. Een goed afgebakende doelgroep is van groot belang bij de verdere uitwerking van de organisatie. Het is ondermeer bepalend voor de inhoud en de promotie. BASISDOELSTELLING Bij het organiseren is allereerst een helder en klaar beeld nodig van wat men wil. Het is daarbij van groot belang dit doel dat men voor ogen heeft, zo concreet en zo feitelijk mogelijk te beschrijven. Het project moet een duidelijk doel hebben dat met eenvoudige bewoordingen geformuleerd wordt, zodat iedereen het eenduidig begrijpt. De doelstelling moet vooraf door iedereen, dit betekent dus van hoog tot laag, onderschreven worden. Hoe specifieker de doelstelling, hoe beter. Tijdslimieten, deadlines, specifieke eisen moeten deel uitmaken van een resultaatgerichte doelstelling. RESULTAAT Het vastleggen van het te verwachten resultaat sluit nauw aan bij de doelstelling maar onderscheidt zich doordat er meer gebruik gemaakt wordt van de objectieve normen die gehaald dienen te worden. De summiere doelstelling van een sportproject kan zijn: de organisatie van een sportdag voor personen met een handicap op recreatief niveau waarbij de deelnemers kunnen kennis maken met verschillende sportvormen. Het verwachte resultaat daarbij kan zijn: een sportdag gespreid over twee dagen waarbij de eerste dag 500 volwassen gehandicapten verwacht worden en de tweede dag 800 personen met een handicap van minder dan 18 jaar. 9

10 GEVAREN Gevaren detecteren of kritisch denken vooraf is misschien niet de plezantste fase in de opstartperiode maar is een noodzakelijk kwaad. Door te veel bezig te zijn met steeds hetzelfde ontstaat de mogelijkheid dat de planners de voeling met de realiteit verliezen en onrealistische zaken vooropstellen. Dromen worden soms voor werkelijkheid genomen. Zwakke schakels, negatieve factoren, belemmeringen moeten op voorhand gedetecteerd worden zodat vooraf de oplossingen voor de aankomende problemen reeds voorbereid kunnen worden. Het zou niet de eerste keer zijn dat achteraf gezegd wordt dat men eigenlijk al lang wist welke struikelblokken er zouden opdoemen. BASISTIMING Zeker voor projecten die over een langere tijd gespreid zijn of die een lange aanlooptijd kennen, moet een basistiming opgesteld worden. De fasering in tijd is zeer rudimentair maar heeft tot doel iedereen te helpen het project beter te begrijpen en in te passen in de persoonlijke agenda. BUDGET Van bij het begin moet al bekend zijn welke financiële impact het project zal hebben. In deze eerste stap is het nog niet nodig om al een echte begroting op te stellen omdat er nog te veel onbekende en variabele factoren zijn. De grote lijnen van het budget zoals eigen inbreng, nodige sponsoring en het bedrag dat de deelnemers bijdragen, moeten echter wel al gekend zijn. VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN projectplan met: taken mensen materiaal mijlpalen procedures contacten 15 STAP 2: PLANNEN De tweede stap is de planning. Als alle ingrediënten gekend zijn uit stap één kan de inventarisatie of het definiëren van de taken beginnen. Het doel moet zijn om in deze fase alle werkzaamheden die nog moeten gebeuren op een of andere manier vast te leggen. Bij veel evenementen wordt de volgorde van de vijf stappen wel eens door elkaar gegooid en worden stappen vergeten of gewoonweg overgelaten. 10

11 Aangezien het opstellen van een to do-lijst een zeer concrete opdracht is, is het erg verleidelijk om alle mogelijke taken in volgorde van denken op papier te zetten, te voorzien van een opgesmukte lay-out en denken dat daarmee het draaiboek of de projectplanning af is. In dergelijke gevallen is het een puur individueel werk dat alleen maar kan begrepen worden door de auteur in kwestie. Door gebruik te maken van bepaalde technieken kan dit beter. BRAINSTROMING VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN Wat kan er allemaal bij komen kijken? brainstorming = denken in groep zoveel mogelijk zaken inventariseren orde in de chaos van taken brengen van detail naar hoofdlijnen en omgekeerd chronologie en logica 16 In de veronderstelling dat verschillende personen meer weten dan één persoon alleen kan het zoeken naar alle dingen die gedaan moeten worden en het opstellen van een takenlijst gebeuren door middel van een brainstorming. Enig voorbereidend werk zoals het uitzetten van de grote lijnen kan de gedachtegang zeker stimuleren. Op een vergadering met het team mag iedereen dan voor de vuist weg alle denkbare taken opsommen. Op dit moment is alles toegelaten. Van details tot algemene zaken, alles moet genoteerd worden. De manier waarop de takenlijst op papier komt, moet zorgvuldig gekozen worden. Veel tijd en moeite kan bespaard worden door oordeelkundig gebruik te maken van een computer als handig hulpmiddel om de taken in te voeren, te herzien en te herschikken. Iedere persoon zal afhankelijk van zijn eigen methodiek en vaardigheden een andere werkwijze gebruiken. Er moet getracht worden om een systeem te vinden dat zowel overzichtelijk, volledig, begrijpbaar en eenvoudig in gebruik is. TOP-DOWN OF BOTTOM-UP Er zijn in principe twee manieren om een overzicht op te stellen: de zogenoemde top-down en de bottom-up benadering. Bij de top-downbenadering worden de hoofdzaken eerst gedefinieerd en pas daarna met details opgevuld. Het voordeel hiervan is dat van meet af aan een structuur ontstaat die een goed overzicht biedt op de omvang van het project. De bottom-up benadering echter begint bij het opstellen van de details in 11

12 een min of meer chronologische volgorde. Pas daarna wordt naar onderdelen of groepen van taken gezocht. Bij niet al te uitgebreide projecten is dit systeem nog werkzaam maar bij complexere evenementen is het overzicht vlug weg. CHRONOLOGISCH OF PER GROEP Binnen een takenlijst zijn er altijd een aantal elementen te onderscheiden die steeds terugkeren. Wanneer taken chronologisch gerangschikt worden, kan dit betekenen dat bijvoorbeeld het deeltje administratieve verwerking, contracten opstellen of vergunningen aanvragen op diverse plaatsen verschillende keren terugkomt. Dit afhankelijk van de context waarin het zich voortdoet. Het is dan mogelijk om de volgorde van de takenlijst zo te maken dat de taken gerangschikt worden per groep van taken die allemaal dezelfde inhoud hebben. Het voordeel is dat alles netjes bij elkaar staat en bepaalde zaken gemakkelijker terug te vinden zijn. Bij uitgebreide projecten wegen de voordelen echter niet op tegen de nadelen. Het grootste nadeel is dat de chronologie van het geheel totaal verloren gaat, waardoor het zeer moeilijk wordt overzicht te houden en onderlinge verbanden te leggen. Het project opvolgen wordt een stuk moeilijker en ingewikkelder. De ideale werkwijze is een combinatie van beide methodes waarbij de chronologie primeert op het zoveel mogelijk groeperen van de taken. WBS VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN Wat kan er allemaal bij komen kijken? Structuur aanbrengen relaties leggen volgorde bepalen 17 Als het meeste op papier staat kan het nodig zijn om de verschillende zaken die gedaan moeten worden op te nemen in een hiërarchische structuur, ook wel een Work Breakdown Structure genoemd (WBS). De WBS moet een overzicht geven van de taken die opeenvolgend uitgevoerd moeten worden. Sommige taken moeten na elkaar plaatsvinden terwijl andere taken kunnen gelijktijdig verlopen. Het toekennen van de afhankelijkheid of het vastleggen van een hiërarchische volgorde is zeer belangrijk en moet zorgvuldig bekeken worden. Het gebruik van de computer zal hier zonder twijfel soelaas bieden. Specifieke software, ontwikkeld voor projectplanning kan deze lastige en moeilijke karwei gemakkelijk aan. Ter voorbereiding van de input in de computer kan de Gele Post-it - methode gebruikt worden. Alle taken worden daarbij afzonderlijk op gele Post-it briefjes genoteerd en op een groot bord of wand gekleefd. Er moet daarbij gepoogd worden alle taken in een bepaalde volgorde te 12

13 schikken waardoor een overzichtelijke structuur zichtbaar wordt. De Post-it blaadjes worden telkens opnieuw verhangen en geschikt. Na afloop blijft een visuele structuur over die haarscherp de volgorde en de onderlinge afhankelijkheid duidelijk maakt. TIJDSDUUR INSCHATTEN VIJFSTAPPENPLAN STAP 2: PLANNEN Wat kan er allemaal bij komen kijken? tijdsduur inschatten mijlpalen uitzetten voorzieningen toekennen -mensen -machines -materiaal 18 Na het opstellen van de takenlijst kan het nuttig zijn om ook nog de duur van iedere taak in te schatten en bij te houden. De duur van een taak is de tijd die nodig is om een taak te voltooien. Tijdsduur toekennen is een zeer moeilijke zaak maar toch nodig om een schatting te kunnen maken van de totale duur van een project. Een viertal bronnen kunnen hiervoor gebruikt worden: historische gegevens, ervaring, intuïtie en de onbekend factor. Het meest betrouwbaar zijn historische gegevens die verzameld werden binnen de organisatie of door specialisten. Een tweede betrouwbare bron zijn de ervaringsgegevens. Personen hebben bijvoorbeeld dezelfde taak al in het verleden gedaan, eventueel onder andere omstandigheden. Intuïtieve gegevens kunnen afkomstig zijn van personen die een vergelijkbare taak in het verleden hebben uitgevoerd en op die manier een schatting kunnen geven van de nodige tijdsduur. Tot slot is er de factor onbekend waarmee bedoeld wordt dat een ruwe schatting gemaakt moet gemaakt worden omdat er geen andere gegevens voorhanden zijn. De tijdsduur van taken kan gespecificeerd worden in weken, dagen, uren en eventueel minuten. Als de tijdsduur gekend is, kan meteen ook de aanvang van iedere taak vermeld worden. Met de aanvang wordt de datum bedoeld waarop de taak binnen het geheel van het project moet uitvoering krijgen. Voeg daarbij de duur van de taak en een simpele rekensom levert het einde van de taak op. Wat hier nu eenvoudig voorgesteld wordt, kan in de praktijk zeer complex zijn. Omdat taken afhankelijk kunnen zijn van elkaar kan het invoeren van één datum gevolgen hebben op verschillende plaatsen. Het beeld van een raderwerk moet voor ogen gehouden worden. Het aanpassen van één radertje zal gevolgen hebben voor het geheel. 13

14 MIJLPALEN Een mijlpaal of een deadline in een evenement geeft de voltooiing aan van een groep taken of van een onderdeel. Telkens een bepaald onderdeel afgewerkt is, wordt dus ook een mijlpaal bereikt. Op die manier kunnen mijlpalen gebruikt worden om de vooruitgang van het project te controleren. Als alle mijlpalen bereikt zijn, betekent dit dat het project afgelopen is. Voorbeelden van mijlpalen bij sportevenementen kunnen zijn: levering van drukwerk, sportprogramma klaar, lesgevers in orde, inschrijvingen afgewerkt, e.a. De mijlpalen hebben geen tijdsduur omdat ze eigenlijk alleen maar een specifiek punt in het schema markeren waarop een onderdeel of een belangrijke taak afgerond moet zijn. VOORZIENINGEN Het begrip voorziening (of resource in het Engels) wordt voornamelijk gebruikt om de mensen en de middelen aan de duiden die gebruikt worden om het werk uit te voeren of om dit werk mogelijk te maken. Voorzieningen kunnen zijn: lesgevers, sportmateriaal, infrastructuur. In essentie gaat het over wie doet wat en/of wat is er nodig. Bij het nadenken over het project moet rekening gehouden worden met de voorzieningen die nodig zijn voor het uitvoeren van de taken die vooropgesteld werden. Er moet bepaald worden welke personen of groepen van personen specifieke taken moeten uitvoeren. Het is daarbij aangewezen om algemene aanduidingen te gebruiken zoals lesgever, drukkerij, zaalverantwoordelijke elijke in de plaats van de persoonsnamen van de mensen. Personen kunnen immers veranderen. Er moet bepaald worden welke materialen of hulpmiddelen er nodig zijn voor het uitvoeren van iedere taak. Tot slot moet bepaald worden welke ruimtes of faciliteiten er nodig zijn. Aan voorzieningen zijn onvermijdelijk ook kosten verbonden. Door het juist definiëren van deze kosten komt het financiële plaatje voor het volledige project tot stand. RESULTAAT Het resultaat van dit alles is de planning van het evenement. De planning is meer dan een opsomming van alle taken die moeten gebeuren. Het is een verzameling of geheel van alle factoren en actoren die met de taken te maken krijgen. 14

15 VIJFSTAPPENPLAN STAP 3: OPVOLGEN controle en bijsturen van de planning - vertragingen - onvoorziene zaken - nieuwe taken -stand van zaken - budget opvolging vinger aan de pols, bijsturen mogelijk alle info centraliseren 20 STAP 3: OPVOLGEN Naast een goede voorbereiding en planning is op gezette tijden controle nodig om na te gaan of de voorbereidingen volgens planning verlopen. Worden de taken of werkzaamheden volgens het plan stipt uitgevoerd? Ontstaan er vertragingen? Zijn er onvoorziene omstandigheden waardoor geplande taken niet kunnen doorgaan? Welke taken zijn reeds voltooid? Wat rest nog te gebeuren? Kan iedereen zijn toegemeten opdracht wel aan? Verloopt de planning volgens begroting? Kortom, gedurende het project moet continu de vinger aan de pols gehouden worden. Het kan verstandig zijn al vroeg in het project te bepalen hoe en wanneer de voortgang gecontroleerd zal worden De manier waarop de opvolging gebeurt, kan zowel individueel als in teamverband. Het bekomen van de voortgangsinformatie kan via een systeem van systematische rapportering aan de verantwoordelijke gebeuren. Via de kan al veel geregeld worden. Een wekelijkse of maandelijkse vergadering kan ook een goede oplossing bieden. Verschillende factoren bepalen de voorgang van een evenement. Twee belangrijke vragen primeren. Welke was de werkelijke startdatum van elke taak en hoeveel procent ervan is al voltooid? Aan de hand van de verkregen antwoorden kan de verantwoordelijke beoordelen welke acties ondernomen moeten worden om bij te sturen. Deze acties kunnen erin bestaan dat geschoven wordt met de taken binnen de beschikbare ruimte, rekening houdend met deadlines en de eventueel geplande einddatum. In noodgevallen kunnen er meer voorzieningen toegevoegd worden waardoor taken automatisch sneller een uitvoering zullen krijgen. Dat dit financiële implicaties kan hebben is duidelijk. 15

16 VIJFSTAPPENPLAN STAP 4: UITVOEREN D-day uitvoering van planning kwaliteitsexamen externe beoordeling op basis van uitvoering routine en ervaring taak verantwoordelijke 21 STAP 4: UITVOEREN De voorlaatste stap is de uitvoering van de activiteit waarvoor het project opgezet werd. De dag waarop het sportevenement doorgaat, is voor het projectteam de dag van de waarheid of D-day. Deze belangrijke dag is als het ware het examen waarbij een tweede zit eigenlijk geen optie is. Voor de buitenstaanders is de dag van de uitvoering het enig zichtbare of tastbare waarmee ze te maken krijgen. De beoordeling van de kwaliteit zal dus ook gebeuren op basis van wat op de dag zelf gebeurt. Ervaring en routine spelen een grote rol bij de uitvoering. Evenementen die meermaals georganiseerd worden, zullen met minder spanning verlopen dan volledig nieuwe organisaties. Vooral routine is een groot voordeel, maar kan in enkele gevallen gevaren inhouden. Mindere waakzaamheid, slordigheid, nonchalante houding, rekenen op een goede gang van zaken zonder er zelf ook voor te zorgen, zijn de minder positieve kanten van routine waartegen opgetreden moet worden. DETAILPLANNING Meestal is het aangewezen om de zaken die moeten gebeuren de dag van de activiteit zelf in een aparte planning op te nemen. Enkele belangrijke redenen kunnen hiervoor aangevoerd worden. De aard van de planning is anders doordat de inhoud specifiek gericht is op uitvoerende taken en een zeer beperkte tijdsduur heeft. De planning zal een tijdsindeling in uren en minuten kennen. Het aantal mensen waarop beroep gedaan wordt, is meestal veel uitgebreider dan het aantal leden dat het projectteam uitmaakt. Vanaf het begin moet er trouwens een duidelijk onderscheid zijn tussen de werkgroep en de uitvoerders. De ene groep zijn de mensen die de inhoud bepalen, de andere groep zijn diegenen die op de dag van het evenement specifieke opdrachten uitvoeren. BRIEFINGS Briefings zijn hét middel om medewerkers te informeren over wat hen te doen staat. Duidelijke informatie, aangevuld met schema s, lijsten en checklijsten moeten echter vooraf reeds aan iedereen doorgegeven zijn. Het kan ook interessant zijn om alle medewerkers een deel onrechtstreekse algemene informatie mee te geven als aanvulling van taakgerichte informatie. Daardoor zien alle medewerkers het bredere kader en kunnen ze de deelnemers desgewenst ook op andere vlakken van dienst zijn. 16

17 Tot slot mag het motiverende effect van de briefings niet onderschat worden. Iedereen moet zich betrokken voelen om het gestelde doel tot een optimaal einde te brengen. Een blijk van steun door middel van een ochtendlijke briefing aan het begin van een sportmanifestatie zal een deel van de spanning opvangen en een positieve opbouwende sfeer in de hand werken. IMPROVISATIE VIJFSTAPPENPLAN STAP 4: UITVOEREN detailplanning briefings improvisatie taak verantwoordelijke 22 Met het organiseren van activiteiten zullen zich altijd gebeurtenissen voordoen die niet volgens de planning verlopen. Ziekte van medewerkers of iemand die gewoon niet komt opdagen is wellicht het meest voorkomende verschijnsel dat planningen overhoop haalt. Niet alles is nu eenmaal vooraf te overzien, te regelen of voor te bereiden. Onverwachte situaties of crisissituaties dwingen tot improviseren of tot crisismanagement. Veel zal dan afhangen van de mensen op het veld en van de creativiteit die aan de dag gelegd kan worden. Met improviseren kunnen veel problemen en knelpunten opgelost worden. Tijdens de voorbereiding kan het echter niet dat veel zaken worden doorgeschoven naar de dag zelf onder het motto: we zullen het wel terplaatse zien. Afhankelijk van de situatie kan veel improviseren op het laatste moment duiden op een slechte voorbereiding en planning, ook al laat de persoon in kwestie uitzonderlijke improvisatietalenten zien. Een goede organisatie wordt tijdens de uitvoering gekenmerkt door rust. Hoe minder improvisatie, hoe beter de organisatie. Het meeste werk van het evenement gebeurt immers vooraf en achter de schermen. TAAK VERANTWOORDELIJKE Rust en kalmte moeten ook de houding zijn van de eindverantwoordelijke tijdens de uitvoering van de activiteit. Niets doen is hier de boodschap. Zeker geen taken waardoor de manager ergens vastgepind wordt. Hoe minder er te doen valt, hoe beter de organisatie. De beschikbare tijd moet de verantwoordelijke vrijhouden voor contacten met deelnemers en medewerkers en om op alle plaatsen eens aanwezig te kunnen zijn. Public Relations en vertegenwoordiging zijn op deze momenten zeer waardevol. 17

18 VIJFSTAPPENPLAN STAP 5: AFSLUITEN = basis voor volgende editie of nieuw evenement opkuis evaluatie -intern -extern standaardisering STAP 5: AFSLUITEN De beëindiging van een activiteit betekent niet automatisch het einde van het project. De laatste stap in het geheel is de afsluiting. Ondanks het feit dat de eerste vier stappen reeds veel energie opgeslorpt hebben, moet er nog een extra inspanning geleverd worden voor een aantal elementen in de afsluiting van een project. Zeker omdat een verzorgde beëindiging van een project reeds de grondslag kan leggen voor een volgende editie. 23 OPKUIS Er zijn weinig mensen die over de gave beschikken om graag op te kuisen. Na een evenement blijft er altijd veel rommel over die gesorteerd, bewaard of weggegooid moet worden. Organisatoren lopen een zeer reëel risico alleen achter te blijven met de gevolgen. De groep vrijwilligers die met inzet en overgave zich van hun taak gekweten heeft, wordt al snel uitgedund wanneer het gaat over wegbergen en opkuisen van materiaal, restafval, logistieke zaken, e.a. Nochtans zal een goede en grondige opkuis kostenbesparend werken. Klein materiaal kan gerecupereerd en een tweede keer gebruikt worden. Gehuurd materiaal moet in goede staat terugbezorgd worden aan de uitleners. Overschotten mogen terug aan de voorraad toegevoegd worden. De infrastructuur moet altijd proper en in goede staat achtergelaten worden. Niet alleen het financiële maar ook het morele aspect is van belang. Organisatoren die sluikstorten of alles vuil en slordig achterlaten zijn niet-graaggeziene gasten en staan de tweede keer waarschijnlijk voor een gesloten deur. Niet alleen de materiële opkuis maar ook een administratieve opkuis moet gebeuren. Overbodige papieren moeten weg. Alle lijsten moeten bijgewerkt worden. Van ieder formulier, draaiboek, checklijst moet een origineel overblijven. EVALUATIE Na afloop is het de taak van iedere zichzelf respecterende organisatie om het project te evalueren. De evaluatie is even belangrijk als de opstart omwille van de lessen die getrokken kunnen worden uit wat voorbij is. Evaluaties mogen echter niet ontaarden in bijeenkomsten waarbij de leden van de werkgroep elkaar feliciteren, in de armen vallen en het van elkaar allemaal zo verschrikkelijk goed vonden. Nuchtere analyse, kritische ingesteldheid, objectieve criteria moeten de basis vormen voor een goede evaluatie. De verantwoordelijke moet er echter over waken dat de balans niet helemaal naar de verkeerde kant overhelt en dat de 18

19 evaluatie misbruikt wordt en uiteindelijk aanleiding geeft tot ergernis, scheldpartijen, wrok, na-ijver, enz. Het doel van de evaluatie is antwoorden te vinden op een aantal pertinente vragen. Werden de gestelde doelen bereikt? Werd het resultaat bereikt? Was de planning in orde? Is de planning stipt uitgevoerd? Voldeed de menselijke inzet? Gedurende de evaluatie moeten de verschillende facetten van het evenement systematisch de revue passeren. Het is gemakkelijker werken wanneer een aantal evaluatiecriteria ter voorbereiding op papier werden gezet. Bij deze formele manier van evalueren kunnen ook objectieve en meetbare normen verwerkt worden. Een deel van het succes van een sportevenement kan bijvoorbeeld de opkomst of het aantal toeschouwers zijn. Een aantal bepalende parameters voor succes kan vrij simpel gemeten worden. Evaluatie betekent ook tweerichtingsverkeer. Niet alleen de organisatoren moeten de zaak grondig bekijken maar ook de personen die bij wijze van spreken het lijdende voorwerp waren van het project, moeten in staat gesteld worden om hun evaluatie in te brengen. Deze aanpak vergt enig denkwerk en organisatie vooraf want weinig mensen zijn bereid om een tijdje na een sportevenement nog formulieren in te vullen en terug te bezorgen. Bij een evaluatie is het van belang de achtergronden en oorzaken van successen en mislukkingen naar voor te halen. Bij een succes moet bepaald worden wat de reden was zodat dit voor herhaling vatbaar is. Bij teleurstellende resultaten is het de kunst om te achterhalen wat precies fout gegaan is en aan te geven welke zaken een volgende keer anders opgezet of uitgewerkt dienen te worden. LEREN moet voorop staan bij een goede evaluatie. Evaluatie van successen, fouten en mislukkingen leidt tot verbeteringen van de organisatie. De doelstellingen worden verfijnd, de planningschema s geactualiseerd, nieuwe deskundigheden worden ontwikkeld, de uitvoering wordt beter bewaakt en tot slot worden de evaluatiecriteria nauwkeuriger bijgesteld. De ervaringen worden op deze manier vastgelegd en uitgebouwd. Het warme water hoeft niet steeds opnieuw uitgevonden te worden. STANDAARDISERING Het vastleggen en ontwikkelen van ervaringen bij het projectmatig werken is niet alleen de basis van elke organisatie maar ook van de organisatiekunde op zich. Standaardisering en systematisering van wat 19

20 voorbij is moet ten volle uitgebuit worden. Enerzijds moet bekeken worden of dezelfde mensen kunnen blijven instaan voor dezelfde taken zodat er een zekere specialisatie ontstaat. Anderzijds moeten regels of aanwijzingen opgesteld worden over de wijze waarop de werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden. Binnen een organisatie kan veel tijd en energie verloren gaan als ieder voor zich oplossingen gaat bedenken die iemand anders ook al bedacht had. Daarom moet er door middel van procedures gestandaardiseerd en gesystematiseerd worden. Deze protocollen en procedures zijn dan interne afspraken binnen het project die aangeven op welke wijze gehandeld moet worden. Te sterke nadruk op het ontwikkelen van een ver doorgevoerde standaardisering kan echter aanleiding geven tot bureaucratisering. De werkwijze wordt dan een doel in plaats van een middel om een doel te bereiken 20

21 ANALYSE EVENEMENT ANALYSE EVENEMENT SITUERING jeugdsportdag voor 8 18 jaar jeugdbewegingen gratis busvervoer sportinstuif ( sporten) samenwerking Provincie, Bloso, regionale TV jaarlijks deelnemers in In dit deel wordt een bestaand evenement geanalyseerd en vanuit de praktijk bekeken. De organisatie wordt overlopen van de prille start tot en met de evaluatie. Alle facetten en deelaspecten van het evenement worden beknopt beschreven en voorzien van enkele voorbeelden. Als model zal het evenement West-Vlaamse jeugdsportdag gebruikt worden. SITUERING De West-Vlaamse Jeugdsportdag is een sportdag voor jongeren tussen 8 tot 18 jaar. De belangrijkste doelgroep zijn alle jeugdbewegingen uit West- Vlaanderen. De organisatie voorziet in gratis vervoer voor alle groepen die voor een bepaalde datum inschrijvingen. Alle deelnemers kunnen vrij hun keuze maken uit een ruim aanbod van sporten. Als concept is gekozen voor een sportinstuif waar iedereen vrij kan shoppen uit meer dan 40 verschillende sporten. Naast dit recreatief aanbod kunnen de deelnemers op 10 sportstanden pogen om de beste prestatie van de dag neer te zetten. De sportdag wordt afgesloten met een slotapotheose. De beste score op de 10 competitiestanden bepaalt wie mag deelnemen aan dit finalespel. De West-Vlaamse Jeugdsportdag wordt jaarlijks georganiseerd op een andere locatie. De vaste organisatoren zijn de Provincie West-Vlaanderen en het BLOSO. De gemeente of stad waar de sportdag plaatsvindt is de derde organisator. De vierde partner is de regionale TV: FOCUS/WTV. De Jeugdsportdag wordt al verschillende jaren georganiseerd. De deelnamecijfers kenden ook een bepaalde evolutie. In de beginjaren kwamen er ongeveer deelnemers op dit evenement af. Daarna is dit aantal langzaam gezakt tot ongeveer de helft. De laatste 3 jaar is er weer een positieve evolutie. In 2007 kwamen weer deelnemers opdagen. ANALYSE EVENEMENT OPSTART concept vastleggen Vergaderingen inplannen Essentiële taken oplijnen 25 OPSTART WEST-VLAAMSE JEUGDSPORTDAG CONCEPT De keuze van de plaats en datum gebeurt in onderling overleg tussen de vaste partners, de kandidaat gastgemeente en de vervoersmaatschappij De Lijn. Als de datum en plaats bepaald zijn wordt een eerste vergadering belegd (november 2006) in het gemeentehuis van de gastgemeente en wordt het concept van de organisatie besproken. Op de agenda staan volgende items: Locatie Datum en plaats 21

22 Samenstelling stuurgroep Aanduiden veiligheidscoördinator Omschrijving doelgroep en doelstellingen Omschrijving van het programma en dagindeling Sportaanbod, medewerkers, locaties, reglementen Ontvangst deelnemers en medewerkers Het Rode Kruis Communicatie en bereikbaarheid Grondplan Budget, ontwerp begroting, inbreng partners Promotieplan VERGADERINGEN Op de eerste vergadering worden alle data van de volgende vergaderingen vastgelegd. Er worden 4 vergaderingen met de werkgroep vastgelegd vóór het evenement met telkens ongeveer 5 weken tussen. De datum van de evaluatievergadering wordt ook al bepaald. Daarnaast wordt één aparte vergadering gepland met De Lijn en één met de politie en technische dienste i.v.m. de mobiliteit. In totaal zal het evenement in 7 vergaderingen georganiseerd worden. ESSENTIELE TAKEN Bij de eerste voorbereidingen van het evenement dringen zich een aantal taken op die essentieel zijn voor het goed verloop van de organisatie. Deze taken hebben meestal te maken met het reserveren van materiaal, het opvragen van adressenlijsten en contacteren van mensen. Deze zaken kunnen niet wachten tot ze opgenomen worden in de normale planning omdat ze zo essentieel zijn voor de rest van de organisatie. Vandaar de term essentiële taken. PLANNING WEST-VLAAMSE JEUGDSPORTDAG De planning van de organisatie van de West-Vlaamse Jeugdsportdag gebeurt voor een groot deel via en op de vergaderingen. De werkinstrumenten zijn het draaiboek en het sportschema. Beide organisatie-instrumenten worden door één persoon opgesteld en verder aangevuld door de werkgroep. 22

23 ANALYSE EVENEMENT PLANNING draaiboek sportschema 26 DRAAIBOEK Het draaiboek geeft een volledig overzicht van de totale organisatie en dus niet alleen van de dag zelf. Eigenlijk komen er twee delen aan bod: het algemene deel dat begint bij het concept en alle elementen van de voorbereiding omvat en het operationele dat specifiek handelt over de uitvoering van de activiteit op de dag zelf. Het organisatiedraaiboek wordt als volgt opgesplitst: een deel met veel telefoonnummers, adresgegevens en namen; een vooral beschrijvend deel dat alle aspecten van een organisatie beschrijft met aandacht voor wat, hoe, waar, wie, timing, kostprijs; een deel met bijlagen en relevante achtergrondinformatie Een draaiboek worden vaak alleen maar ar gezien als een hulpmiddel bij de uitvoering van en evenement. Het echter ook van groot belang bij de voorbereiding van het evenement. Het draaiboek is een werkinstrument zijn dat het organisatiecomité helpt om niets te vergeten en om alles tot in de puntjes uit te werken. SPORTSCHEMA Het sportschema bundelt alle informatie die specifiek te maken heeft met de organisatie van de sportactiviteiten. Het is een overzicht gemaakt in Excell dat in de rijen de sporten opsomt en in de kolommen gegevens bijhoudt zoals: uitvoerder, materiaal, aantal medewerkers, locatie, veiligheid, logistiek, op- en afbouw. Dit schema wordt dagelijks bijgewerkt en aangepast door één persoon. De informatie daarvoor komt natuurlijk wel van verschillende mensen die aan de organisatie meewerken. Het sportschema geeft niet alleen een stand van zaken en een goed overzicht maar wordt ook gebruikt als checklist op de dag van de uitvoering. PROMOTIE De promotie van de West-Vlaamse Jeugdsportdag berust op twee peilers: 23

24 ANALYSE EVENEMENT PLANNING promotie 27 de eigen promotie en die van de mediapartner. Als belangrijkste communicatiedrager wordt gekozen voor een affiche en folder. Ook andere kanalen worden aangesproken om de doelgroep te bereiken Er wordt zoveel mogelijk geprobeerd om zeer doelgerichte promotie te maken. Het beste middel daarvoor is een rechtstreekse maling naar alle jeugdbewegingen in West-Vlaanderen. Deze mailing gebeurt niet met de post maar via . De mediapartner van zijn kant, staat in voor de aankondiging van het evenement via zijn eigen kanalen. Daarvoor hanteren zij een campagne in twee golven: één om de inschrijvingen te stimuleren en één om de uitzending van het verslag achteraf te promoten. ANALYSE EVENEMENT PLANNING veiligheid 28 VEILIGHEID De veiligheid van de deelnemers, medewerkers, bezoekers en omstaanders is super belangrijk en krijgt veel aandacht in de organisatie. Zoals de wet van 2004 (aangepast in 2006) voorschrijft wordt er van het evenement een veiligheidsdraaiboek opgesteld dat een risicoanalyse en tal van preventiemaatregelen beschrijft. Er wordt bijzondere aandacht besteed aan het vertalen van de preventiemaatregelen uit het veiligheidsdraaiboek naar de verschillende groepen mensen aanwezig op het evenement. ANALYSE EVENEMENT PLANNING info en briefing 29 INFO EN BRIEFING Goede informatie en communicatie is essentieel voor een geslaagd evenement. Het dient niet alleen om praktische informatie mee te geven maar ook om ervoor te zorgen dat deelnemers met de juiste verwachtingen naar de West-Vlaamse Jeugdsportdag komen. De informatie vooraf gebeurt via de inschrijvingsbrief, de folder, de affiche en de website Daar kunnen zowel de groepsverantwoordelijken als de deelnemers veel informatie vinden. Ter plaatse krijgen de groepen nog volgende info: een overzichtsplan met alle locaties, een overzicht van alle sporten en een wedstrijdreglement. Op het terrein is een omroepinstallatie voorzien waar twee presentatoren niet alleen voor wat animatie zorgen maar ook de belangrijkste info omgeroepen. Achteraf wordt een verslag van de West-Vlaamse Jeugdsportdag uitgezonden door de regionale televisie. De medewerkers krijgen elk vooraf een infobundel toegestuurd en worden de dag zelf nog apart opgevangen waar ze nog de laatste richtlijnen krijgen. 24

25 BEGROTING Ruim voor het evenement spreken de partners af met welk budget er gewerkt wordt en wie voor hoeveel zal instaan. Op dat moment wordt ook bepaald welke bijdrage aan de deelnemers gevraagd zal worden en welke de sponsormogelijkheden zijn. ANALYSE EVENEMENT PLANNING begroting uit: euro in: euro 30 Naargelang het de organisatie vordert verfijnt het vooropgesteld budget en wordt een gedetailleerde begroting opgesteld Er wordt tevens duidelijk opgesteld. afgesproken wie voor welke uitgave instaat en wie de risico s voor eventuele mindere ere inkomsten op zich neemt. PLANNEN Om de West-Vlaamse West Vlaamse Jeugdsportdag overzichtelijk te houden wordt enerzijds een mobiliteitsplan en anderzijds een locatieplan uitgetekend. Deze plannen zijn niet alleen functioneel bij de organisatie maar zijn ook handigge informatieve instrumenten. ANALYSE EVENEMENT PLANNING plannen 31 25

26 ANALYSE EVENEMENT PLANNING medewerkers: 140 materiaal MEDEWERKERS Tijdens de West-Vlaamse Jeugdsportdag worden ongeveer 140 medewerkers ingeschakeld. Het spreekt vanzelf dat iedere persoon gekend moet zijn bij de organisatie en een bepaalde hoedanigheid heeft. Zo zijn er de personeelsleden in dienst van de drie partners, een aantal vrijwilligers van meewerkende sportclubs en ingehuurde lesgevers. Al deze categorieën van medewerkers moeten verzekerd worden en moeten op één of andere manier voldoen aan de administratieve en wettelijke verplichtingen ter zake. De organisatie voorziet alle medewerkers van voldoende informatie, opvang, spijs en drank en de nodig formulieren. 32 INSCHRIJVINGEN MATERIAAL Het materiaal nodig voor de West- Vlaamse Jeugdsportdag kan in twee groepen ingedeeld worden: het sportmateriaal en het logistiekmateriaal. Het sportmateriaal wordt bepaald door de aard van de sporten. Het logistiekmateriaal omvat heel diverse, vooral technische zaken. Vooraf wordt goed afgesproken wie wat levert. Achteraf wordt bij de afbouw bijzondere aandacht besteed om alles snel en veilig op te bergen. Indien dit niet het geval is kan dit grote kosten met zich meebrengen. Vandalisme en diefstal zijn zaken waarmee rekening gehouden moet worden. De inschrijvingen voor de West-Vlaamse Jeugdsportdag worden gebundeld door de Provincie West- Vlaanderen. Aangezien de inschrijvingen bijna uitsluitend in groep gebeuren wordt hiervoor een overzicht in Excel bijgehouden. 26

27 ANALYSE EVENEMENT PLANNING inschrijvingen milieuzorg vip en pers 33 MILIEUZORG Evenementen genereren meestal ook veel afval en eventueel ook andere milieuhinder. Het is nodig om ook daaraan wat aandacht te schenken. Zwerfvuil is een probleem dat aangepakt moet worden. De deelnemers aan de West-Vlaamse Jeugdsportdag durven al eens wat afval achterlaten. Zeker als er op het terrein van het evenement ook nog blikjes drank en koekjes gratis uitgedeeld worden. Om de afvalstroom enigszins beheersbaar te maken worden overal op het terrein afval containers geplaatst voor het gescheiden deponeren van de afval (blikjes, drankverpakkingen, picknickresten, uitgedeelde informatie, e.a.). Tijdens de jeugdsportdag worden medewerkers ingeschakeld om op het terrein afvalresten op te rapen en op die manier het goede voorbeeld te geven. Na afloop worden alle locaties volledig afvalvrij gemaakt door de eigen medewerkers. Aan alle medewerkers wordt gevraagd om attent te zijn, zelf het voorbeeld te geen en deelnemers aan te spreken om vuilnis in de containers te werpen. Op iedere sportstand beschikken de medewerkers over een afvalzak om hun eigen sportruimte proper te houden. Aan de gemeente wordt toelating gevraagd om een geluidsinstallatie te gebruiken en muziek te spelen. Indien nodig worden daarover mededelingen gedaan in de bewonersbrieven. Om wildplassen tegen te gaan worden extra toiletten geplaatst op strategische plaatsen. Aan de leverancier van deze mobiele toiletten wordt gevraagd ervoor te zorgen dat ze niet leeggemaakt worden op het terrein maar vol worden meegenomen. VIP EN PERS Om de West-Vlaamse Jeugdsportdag nog meer uitstraling en glans te geven worden naar de pers toe twee zaken gedaan. De organisatie stelt zelf een persnota op en stelt dit net voor het evenement ter beschikking van de pers samen met een uitnodiging voor een bezoekje. Er wordt bewust gekozen om geen persconferentie te organiseren wegens niet doeltreffend en ook niet nodig als promotie. Op de dag zelf wordt een Vip- en persontmoeting georganiseerd. De gastgemeente nodigt uit en staat in voor het natje en droogje. De ontvangst vindt plaats in de namiddag en wordt gecombineerd met een rondleiding op de site en het bijwonen van de slotapotheose. Op het einde van het evenement delen de belangrijkste VIP S ook de prijzen uit op het podium. 27