effectieve ICT Governance structuur

Transcriptie

1 Practische handvaten vr het pzetten van een effectieve ICT Gvernance structuur in een grte rganisatie Ir. M. Drenthen Ir. P. Zaanen BastaGrup 2005

2 BastaGrup September 2005 Inhudspgave Management samenvatting Intrductie Wat is ICT Gvernance? ICT Gvernance Mdel Beslissingen waar gvernance vr ndig is Gvernance rganen: rl, taken en verantwrdelijkheden BestuursFrum: raad van cmmissarissen vr ICT Het CIO Frum: Raad van Bestuur vr ICT ICT Leiderschap Team: COO team vr ICT ICT functinele excellentie ICT management mdel Tt slt BastaGrup 2005 blz 2

3 Elementen vr het pzetten van een effectieve ICT Gvernance structuur Management samenvatting In dit white paper beschrijven wij een aantal van nze ervaringen met het inrichten van gvernance structuren in bedrijven en verheden. Gvernance kmt ter sprake (1) als er ntevredenheid bestaat ten aanzien van de huidige ICT diensten, f (2) bij grte veranderingen. Dit laatste gebeurt bijvrbeeld in het kader van centralisatie- f glbaliseringsinitiatieven teneinde kstenbesparingen te realiseren f de cncurrentiepsitie te verbeteren - zwel cmmercieel als financieel (de mgelijkheid m snel p grte schaal, reginaal f zelfs glbaal, ksteneffectief te kunnen reageren p veranderingen in de markt f plitiek). Wij hebben zelf deze veranderingen mgen managen en hebben een aantal kritische leerpunten in dit artikel samengevat. Deze zijn met name gebaseerd p de gekzen plssingen in grte multinatinale bedrijven waarin wij gewerkt hebben f waaraan wij advies gegeven hebben. Wij beschrijven in dit artikel dat succesvlle gvernance structuren de vlgende punten gemeen hebben: - Er bestaat een ged begrip van welk niveau van gvernance ndig is vr welke srt beslissingen - Senir bedrijfsmanagement begrijpt de rl die ICT in hun bedrijf speelt en participeert actief in de aansturing daarvan - CIOs die vanuit hun Business Unit het mandaat en vertruwen hebben beslissingen te nemen - Naast aandacht vr de wijze waarp ICT de bedrijfsprcessen ndersteunt, wrdt k actief aandacht besteed aan de prfessinele ntwikkeling van de ICT medewerkers en het hebben van efficiënte en effectieve ICT rganisatie en diensten - Het rganisatrisch scheiden van de verschillende ICT diensten zdanig dat deze in lijn zijn met het gvernance mdel en eenduidig kunnen wrden aangestuurd. Dit betreft zwel de scheiding tussen vraag en aanbd als de functineel verschillende diensten (infrastructuur en applicaties). Het del van dit artikel is een referentiekader te geven waaraan grte en middelgrte bedrijven en verheidsinstanties zich kunnen spiegelen m te bezien f en p welke wijze eventuele versterking van gvernance gerealiseerd kan wrden. Dit artikel is geschreven vr CEOs, CFOs, CIOs en Raden van Bestuur van grte en middelgrte rganisaties, zwel in de privé als publieke sectr. De inhud is gebaseerd p cncrete pdrachten die wij vervuld hebben, gesprekken met CIOs, bservaties van de markt, en best practices die dr adviesbureaus geprpageerd wrden. Hfdstuk 1 bevat de inleiding, inclusief een krt histrisch perspectief en aandacht vr de belangrijkste ntwikkelingen die zrgen vr een verhgde interesse in gvernance. In hfdstuk 2 geven we de definitie van ICT gvernance. Hfdstuk 3 beschrijft het hier gebruikte ICT gvernance mdel, terwijl hfdstuk 4 ingaat p de srten beslissingen die BastaGrup 2005 blz 3

4 nder gvernance vallen. Hfdstuk 5 beschrijft de rl, taken en verantwrdelijkheden van de verschillende gvernance rganen. Hfdstuk 6 gaat in p de prfessinele aansturing van ICT: de ICT functinele excellentie. Hfdstuk 7 beschrijft de gewenste aanpassingen van de ICT rganisatie zelf m gvernance effectief te kunnen uitveren. Hfdstuk 8 vrmt de afsluiting. 1. Intrductie Het begrip Gvernance wrdt p vele verschillende manieren gebruikt, zwel bedrijfsbreed als gericht p ICT. Een verzekeringsmaatschappij bedelt hiermee de wijze waarp ecnmische beslissingen genmen wrden. Een bank gebruikt gvernance m te zrgen dat systemen vlden aan de vereengekmen ICT Architectuur. Een verheidsinstelling gebruikt gvernance m de prjectgedkeuring te beschrijven. Een industrieel bedrijf verstaat hiernder het vlden aan financiële, privacy en beveiligingswetgeving. Ze hebben allemaal gelijk. In nze ptiek is ICT-gvernance echter meer dan deze vrbeelden alleen en heeft het te maken met het geheel aan autrisatie, besluitvrmingsen verantwrdelijkheidsstructuren ndig m het gewenste gedrag in het gebruik van ICT te bevrderen. Meer ppulair en rechtlijnig is ICT-gvernance te beschrijven als: de bestuurlijke macht m beslissingen ver ICT te nemen en tegen te huden. Waar in de literatuur bij het nderwerp gvernance de meeste aandacht uitgaat naar de ndersteuning van ICT vr de bedrijfsprcessen, staat in dit artikel k heel centraal de wijze waarp de CIO en zijn leiderschapsteam deze activiteiten aansturen, beheersen en leiding geven aan de prfessinele ntwikkeling van de ICT gemeenschap: ICT functinele excellentie. Het in dit artikel beschreven gvernance mdel is ntstaan bij grtere federale f centraal aangestuurde - rganisaties. Tch zijn de principes k tepasbaar vr kleinere bedrijven. In de 90-er jaren was het ppulair m grte bedrijven p te splitsen in verschillende, min f meer autnme business units. De achtergrnd daarvr was dat deze kleinere business units snel knden reageren p de markt en innvatief en minder bureaucratisch te werk knden gaan. De business unit managers zijn verantwrdelijk vr hun eigen financiën en kunnen tamelijk autnm de peratinele aspecten van hun bedrijfsvering invullen. Per business unit is meestal een business unit-cio aangewezen, die lkaal handelt en autnm is vr wat betreft persneel aantrekken, een eigen applicatieprtfli pbuwen, inhuur- f utsurcing cntracten aangaan en infrastructuur kpen en beheren. Op crprate niveau is een greps- f crprate CIO die een staffunctie vervult vr de hlding f het centrale kantr. In de tweede helft van de 90-er jaren kwam het internet p en de hype rnd e-cmmerce met het gevlg de internet bubble. Ok werd duidelijk dat de snel stijgende investeringen in ICT niet z dr knden gaan. De aandacht van de CEO s en de investeerders sleg ver naar kstenbesparing en het decennium van de cst-cutting managers brak aan. De duplicatie met nageneg dezelfde applicaties, de vele kleine utsurcing cntracten met grte ICT-diensten leveranciers, was een drn in hun g en paste niet bij hun best in class peratinele ksten delstelling. Centralisatie en glbalisering van rganisaties, het BastaGrup 2005 blz 4

5 gemeenschappelijk maken van bedrijfsprcessen en het cnslideren van applicaties en ICTdiensten en vele ntslagrnden waren het gevlg. Centralisatie bleef niet beperkt tt de ICT diensten maar strekte zich dus k uit tt bedrijfsprcessen. Veel bedrijven maken mmenteel een centralisatie- f glbaliseringprces dr. Waar tt vr krt internatinale bedrijven sterk landelijk f reginaal gerganiseerd waren zien wij nu een trend m de kernprcessen van het bedrijf glbaal te standaardiseren. Hetzelfde geldt p natinaal niveau bij zwel bedrijven als verheidsinstellingen. Ok hier is een verschuiving gaande van een rganisatie gebaseerd p regi s naar een rganisatie gebaseerd p de primaire prcessen, die de kern van de bedrijfsvering inhuden. Twee veranderingen treden daarbij gelijktijdig p: 1. De rganisatie wrdt van een gegrafische bedrijfseenheid 90 graden gedraaid naar een functinele f prducteenheid 2. De besluitvrming (gvernance macht) wrdt van vele parallelle business unit type rganisaties, centraal belegd bij een centrale functinele eenheid. Dit heeft grte cnsequenties vr de rganisatie en de machtsverhudingen tussen centraal en decentraal. Het lgische gevlg is een bijbehrende cnslidatie van de applicatie prtfli en infrastructuur diensten, en derhalve vr de ICT gvernance. De uitdaging is he het bedrijfsmanagement deze veranderingen aanstuurt; zwel de bedrijfsveranderingen als de ICT-cnslidatie. 2. Wat is ICT Gvernance? Wij verstaan nder ICT Gvernance de wijze, waarp in een rganisatie de ICT activiteiten wrden aangestuurd en bekstigd, zdat de geplande verbeteringen f delstellingen k daadwerkelijk behaald wrden. Deze definitie mvat regels, standaarden en prcedures, evenals de inrichting van de rganisatie en de verdeling van autrisatie en verantwrdelijkheden, en het bevrderen van gewenst gedrag tussen alle hierbij betrkken partijen. Of, zals Peter Weill van MIT Slan Schl f Management het krtweg definieert: Specifying the decisin rights and accuntability framewrk t encurage desirable behavir in the use f ICT. Hierbij staan twee aspecten centraal: De zrg dat ICT ptimaal de bedrijfsdelstellingen ndersteunt. Dit is de gezamenlijke verantwrdelijkheid van de bedrijfsleiding en de CIO. Het is van essentieel belang dat de senir managers van het bedrijf ged in staat zijn m de rl van ICT ter ndersteuning van de bedrijfsvering uit te leggen. De zrg vr een efficiënte en prfessinele ICT rganisatie en diensten. Dit is primair de verantwrdelijkheid van de CIO. Waar in een grt bedrijf de crprate CIO veelal niet de directe lijnverantwrdelijkheid heeft ver alle ICT hulpmiddelen (geld, persneel) die vaak ver de verschillende afdelingen heen zijn verspreid, met deze zeker wel aanspreekbaar zijn vr de ttale inzet van hulpmiddelen en zrgen vr de aanwezigheid van de ndzakelijke prfessinele prcessen en standaarden (functinele excellentie). BastaGrup 2005 blz 5

6 Beide aspecten meten in relatie tt elkaar bestuurd wrden en geïntegreerd wrden met de wijze waarp andere middelen van de rganisatie beheerd wrden, zals geld, medewerkers en fysieke eigendmmen. 3. ICT Gvernance Mdel De laatste tijd is veel geschreven ver de ndzaak van Business en ICT Alignment, de zrg dat ICT de bedrijfsdelstellingen ptimaal ndersteunt. Uitgangsprincipe vr ns is dan k dat de aansturing van ICT geschiedt dr het bedrijf f de respectievelijke business units van het bedrijf, die verantwrdelijk zijn vr de te maken ksten en de te behalen besparingen f verbeteringen. Het is dus ndig m de verschillende bedrijfsnderdelen samen te brengen in een BestuursFrum. Binnen de business unit f p crprate niveau kunnen bedrijfsprces eigenaren aangewezen zijn die bepalen p welke wijze bedrijfsprcessen wrden uitgeverd en welke hulpmiddelen daarbij gebruikt wrden, inclusief ICT. Figuur 1 BestuursFrum stuurt en heeft verzicht Bedrijfs prces eigenaren definiëren ICT beheften BestuursFrum stuurt ICT ICT Functinele Leiders zrgen vr ICT functinele Excellentie ICT Functinele leiders bevelen prfessinele standaarden en prcessen aan Faciliteren functinele netwerken vr effectieve ndersteuning in de rganisatie CIO Frum besluit ver de uitvering van ICT Geautriseerd m beslissingen te nemen Verantw. vr ICT strategie en plannen Keurt standaarden ged en zrgt vr tepassing daarvan Is en velt zich eigenaar van shared services In dit mdel (zie figuur 1) hebben de business unit en crprate CIOs gezamenlijk de verantwrdelijkheid vr een efficiënte en prfessinele ICT rganisatie en diensten. Zij zijn geautriseerd m namens de business units ICT beslissingen te nemen binnen de kaders die het BestuursFrum heeft gedgekeurd. Zij den dat in het CIO Frum. Het CIO Frum representeert de business units als vraagzijde en budgethuder van ICT uitgaven en is een belangrijk lichaam in het bedrijf vr het nemen van ICT beslissingen. In het bijznder wrden hier bedrijfsbrede ICT strategieën en standaarden besprken en gedgekeurd. Binnen hun business units zrgen de business unit CIOs ervr dat deze standaarden daadwerkelijk nageleefd wrden. Tevens fungeert het CIO Frum als eigenaar van eventuele shared services, en wrdt daar de kwaliteit (SLAs), kwantiteit en ksten van de te leveren diensten besprken. De crprate CIO, tezamen met de business unit CIOs, zijn verantwrdelijk vr het hebben van prfessinele ICT prcessen, standaarden en hulpmiddelen in het bedrijf. De expertise t.a.v. deze nderwerpen f de verantwrdelijkheid hiervr is meestal belegd in BastaGrup 2005 blz 6

7 andere persnen, de functinele leiders. Dit zijn senir medewerkers die wrden aangewezen m, samen met een functineel netwerk van andere beefenaars in het bedrijf, vrstellen te den p welke wijze hun gebied prfessineel kan wrden ingevuld d.m.v. prcessen, standaarden en hulpmiddelen. Deze vrstellen wrden vervlgens bekrachtigd dr het CIO Frum. De individuele CIOs en shared service managers zijn verantwrdelijk vr de implementatie hiervan, die verder begeleid kan wrden in het betreffende functinele netwerk. De CIOs en de Functinele Leiders vrmen het ICT Leiderschap Team dat gezamenlijk leiding geeft aan de gehele ICT gemeenschap in het bedrijf. Deze structuur wrdt grafisch gerepresenteerd in figuur 2: 4. Beslissingen waar gvernance vr ndig is In de praktijk is het zinvl gebleken nderscheid te maken tussen verschillende srten beslissingen die genmen meten wrden: ICT Big Rules f te wel de hfdregels van ICT : dit zijn verkepelende regels die richting geven he ICT in het bedrijf gebruikt met wrden. Ze zijn dus uitgangspunten vr verder te frmuleren strategie, beleid, richtlijnen en standaarden. De Big Rules zijn dan k direct afgeleid van de belangrijkste bedrijfsdelstellingen. Organisaties, die ged gefrmuleerde ICT Big Rules hebben, genereren een duidelijke meerwaarde uit hun ICT uitgaven. ICT Architectuur: dit beschrijft de lgische structuur, relaties, standaarden en technische keuzes waaraan data, applicaties en infrastructuur meten vlden m de ndzakelijke bedrijfsmatige en technische standaardisatie en integratie te realiseren. Ieder bedrijf heeft behefte aan prces standaardisatie, ndig m activiteiten vrspelbaar en BastaGrup 2005 blz 7

8 efficiënt uit te veren, en prces integratie, ndig m verschillende business units te kunnen laten samenwerken, b.v. m een eenduidige klanten interface te hebben. De ICT Architectuur is daarm nmisbaar vr het effectief verwezenlijken van de bedrijfsdelstellingen met ICT systemen. ICT Infrastructuur: dit zijn de centraal gecördineerde en gedeelde ICT diensten die de basis vrmen van de gehele ICT dienstverlening in het bedrijf. In nze visie mvat de ICT Infrastructuur een dikke prtfli van alle cmputer (cmpute, server, print, file/data pslag) en cmmunicatie diensten, database en middleware diensten, en generieke diensten zals , tele- f videcnferentie, internet, kantrautmatisering, dcument management, etc.. Deze diensten meten wrden ntwikkeld en beheerd als een nutsdienst ( utility ). Bedrijfsapplicaties: specificeert de bedrijfsbehefte aan zelf ntwikkelde f aangekchte applicaties ter ndersteuning van de bedrijfsprcessen. Het is vral dr deze applicaties dat ICT waarde tevegt aan het bedrijf. Het is hierbij van belang een gede balans te vinden tussen enerzijds innvatieve en creatieve applicaties, vlledig tegespitst p het te ndersteunen bedrijfsprces, en het vlden aan de afgesprken infrastructuur- en datastandaarden die beperkingen pleggen maar die wel zrgen vr de ndzakelijke integratie, de gewenste beschikbaarheid, ndersteuning, etc. ICT investeringen en pririteiten: besluiten ver heveel en waar het bedrijf gaat investeren in ICT, evenals de methdlgie hiervr (prject gedkeuring en justificatie technieken). Het is van belang de ttale ICT uitgaven z effectief mgelijk te den. Uiteindelijk kan een Eur maar één keer uitgegeven wrden, en meten keuzes gemaakt wrden tussen vrstellen, die niet altijd duidelijk met elkaar te vergelijken zijn, zals investeringen in de infrastructuur versus applicaties. ICT functinele excellentie: ICT is een mensen bedrijf. De ICT werknemers wrden gecnfrnteerd met een grt aantal nzekere factren zals tekmst (wegens utsurcing, ffshring en inhuren van prfessinele diensten, maar k nieuwe technlgische ntwikkelingen), aard van het werk, en bendigde cmpetenties. In het decentrale business unit mdel wrden de ICT-ers veelal niet centraal aangestuurd maar rapprteren zij direct aan een bedrijfsmanager. Een veel gehrd nadeel is dat in dit mdel niet altijd vldende aandacht besteed wrdt aan hun ICT-prfessinele ntwikkeling. De vraag det zich dan vr p welke wijze zij hun waarde vr het bedrijf kunnen behuden en verder ntwikkelen, f andersm, wat het bedrijf hen p langere termijn te bieden heeft (EVP Emplyee Value Prpsitin). 5. Gvernance rganen: rl, taken en verantwrdelijkheden Om gvernance ged uit te veren is het essentieel dat het bedrijfsmanagement zich met ICT beslissingen bezig hudt. Natuurlijk heven niet alle beslissingen dr de directie genmen te wrden. Reeds tegewezen rllen en verantwrdelijkheden in het bedrijf kunnen prima gebruikt wrden, b.v. vr de verschillende bedrijfsprcessen die bij bepaalde persnen f fra kunnen zijn belegd. Daarnaast zijn er nderwerpen die meer p het terrein van de CIO liggen terwijl andere meer een gedeelde betrkkenheid vereisen. Dit is aangegeven in figuur 3: BastaGrup 2005 blz 8

9 Functinele excellentie Infra structuur Architectuur Big Rules Bedrijfs applicaties Investeringen en pririteiten Invled CIO Figuur 3 Invled bedrijfsleiding 5.1 BestuursFrum: raad van cmmissarissen vr ICT Het BestuursFrum fungeert frmeel namens het gehele bedrijf als de Raad van Cmmissarissen vr ICT. Het Frum wrdt vrgezeten dr het lid van de Raad van Bestuur belast met ICT, leden zijn directieleden van de verschillende business units die verantwrdelijk zijn vr ICT, en de crprate CIO. De CIO is dus de enige ICT prfessinal in dit Frum, dat vral in business taal zaken met kunnen bespreken. Het BestuursFrum kmt eens in de 2-3 maanden bijeen en richt zijn aandacht p de vlgende zaken: Stelt de ICT Big Rules f de grte lijnen vast (zie kader Waarver meten bestuurders zich druk maken ) Waarver meten bestuurders zich druk maken (in ICT)? Bestuurders meten de grte lijnen van het ICT-beleid (is gedefinieerd als de ICT-strategie plus gedragsregels) uitzetten vr het hele bedrijf. Vrbeelden van Big Rules zijn: Al nze ICT-investeringen meten vlden aan gedgekeurde architectuur standaarden Wij ntwikkelen geïntegreerde applicatie prtfli s (per functineel gebied) Onze beperkte ICT-middelen wrden ingezet p gepriritiseerde investeringen ICT investeringen zijn in cmpetitie met andere bedrijfsinvesteringen en gebruiken dezelfde bedrijfsecnmische en / f juridische maatstaven Al nze prjecten wrden vlgens een gecertificeerde prject management methde uitgeverd Wij zullen ICT-activiteiten utsurcen waar de markt vlwassen, drzichtig en efficiënt is Wij gebruiken een beperkt aantal strategische leveranciers, die geregeld herzien wrden Alle nze infrastructuur diensten meten wrden afgenmen van nze centrale ICT-diensten leverancier (vlgens de lijst nze gedgekeurde diensten menu) Iedere ICT-medewerker zal jaarlijks een analyse den vr verbetering van zijn cmpetenties Investeringen, budgets, architectuur, standaarden, diensten-menu en methdieken wrden vlgens een vast schema herzien en zndig aangepast / vernieuwd Beveiliging van infrmatie en cntinuïteit van bedrijfsvering is de verantwrdelijkheid van de hele rganisatie (en niet alleen de ICT-rganisatie) BastaGrup 2005 blz 9

10 Keurt belangrijke veranderingen van de ICT strategie ged (waarnder grte utsurcing / aanbesteding beslissingen) Stelt pririteiten en randvrwaarden (ecnmische, peratinele, plitieke f andere) vr ICT in het kader van de gefrmuleerde bedrijfsdelstellingen Berdeelt de jaarlijkse ICT plannen in het licht van de bedrijfsdelstellingen en keurt de verkepelende budgetten ged, zwel de peratinele als investeringsbudgetten Stelt de Architectuur p hg niveau vast, met de daarbij behrende standaarden Berdeelt de bereikte resultaten in het licht van de rsprnkelijke plannen Keurt bedrijfsbrede f belangrijke business unit ICT investeringen ged, en werpt zich p als spnsr hiervan Bespreekt senir ICT benemingen Stelt het ttale aantal FTE s vast vr ICT en cntrleert peridiek persnele bezetting. Vele rganisaties hebben in het verleden beslissingen ver ICT ver gelaten aan ICT management; smmige bedrijfsmanagers waren er zelfs trts p te kunnen managen znder PC f andere ICT hulpmiddelen. Vr hen is het spelen van bvengenemde rl nieuw en ze zullen dit p evlutinaire manier meten leren. De CIO is bij uitstek degene die hierbij een belangrijke faciliterende rl heeft. Daarnaast kan het zinvl zijn nafhankelijke externe ndersteuning in te repen m de effectiviteit te helpen vergrten. 5.2 Het CIO Frum: Raad van Bestuur vr ICT Het CIO Frum wrdt vrgezeten dr de crprate CIO, leden zijn de business unit CIOs. Het CIO Frum vertegenwrdigt het bedrijf (crprate en business units) als vraagzijde en budgethuder van ICT uitgaven en is bij uitstek het lichaam in het bedrijf vr het nemen van ICT beslissingen. Het CIO Frum kmt 1-2 keer per maand bijeen. Het CIO Frum heeft de vlgende taken: Is eigenaar van de ICT Strategie en Architectuur en zrgt vr de ntwikkeling en verdere evlutie hiervan. Zrgt dat de ntwikkelde plannen en investeringen passen in de vereengekmen strategie en architectuur Neemt beslissingen waarvan de invled verschillende f alle business units betreft, zals prtfli herstructurering, bedrijfsbrede systemen, etc. Stelt ICT standaarden vast p applicatie- en infrastructuurgebied (NB: de individuele business unit CIOs zijn vervlgens verantwrdelijk vr het inveren en naleven van deze standaarden binnen hun business unit) Bereidt verkepelende ICT plannen en budgetten vr ter gedkeuring dr het BestuursFrum; keurt budgetten ged van de centrale f shared service ICT rganisaties vanuit het vraag/aanbd perspectief (NB: het management van de shared services als aanbdzijde is dus geen lid van het CIO Frum) Geeft namens het bedrijf mandaat aan de centrale f shared service ICT rganisaties vr het leveren van de vereengekmen diensten; cntrleert de dienstverlening in termen van kwaliteit en ksten Det peer-reviews van belangrijke ICT prjecten BastaGrup 2005 blz 10

11 Is gezamenlijk eigenaar van al die aspecten die zrgen vr functinele excellentie. Stelt delstellingen en mijlpalen vast vr het verder ntwikkelen hiervan. Het is duidelijk dat het CIO Frum een vlle agenda heeft. Dit kan dan k besluiten m bepaalde, tijdsintensieve aspecten te delegeren aan specifieke rganen. Met name bij grtere shared service rganisaties kan het zinvl zijn aparte gvernance teams in te stellen, bestaande uit vertegenwrdigers van de verschillende business unit CIOs, die zrgen vr de aansturing van deze shared service rganisaties. Grte rganisaties (internatinale banken, energiebedrijven) hebben typisch een apart infrastructuur diensten gvernance team en een applicatie diensten gvernance team. 5.3 ICT Leiderschap Team: COO team vr ICT Dit team staat nder leiding van de crprate CIO en wrdt gevrmd dr de business unit CIOs en de ICT Functinele Leiders. Het Team is gezamenlijk verantwrdelijk vr het hebben van een prfessinele, efficiënte en effectieve ICT gemeenschap en geeft algemeen leiding en strategische richting aan de gehele ICT gemeenschap in het bedrijf. Waar het CIO Frum met name ecnmische beslissingen ver ICT (het wat ) neemt, hudt het Leiderschap Team zich bezig met de prfessinaliteit en ndzakelijke cmpetenties die aanwezig meten zijn (het he ). Het ICT Leiderschap Team kmt eens per maand bijeen. Het bespreekt nderstaande nderwerpen en bereidt hierver beslissingen vr ter frmele gedkeuring dr CIO Frum f BestuursFrum: Strategie en beleidsrichtingen Functinele standaarden, prcessen en hulpmiddelen Planning en zelf-berdeling van behaalde resultaten versus plan Risic management Talent management en senir ICT benemingen Bedrijfscntrle en zekerheden Beziet het ttale ICT persneelsbestand en neemt beslissingen t.a.v. de kwaliteit, kwantiteit en gegrafische lcaties ervan. Cmmunicatie en het verbeteren van de ICT gemeenschap. Is met name eigenaar van de emplyee value prpsitin vr ICT medewerkers 6. ICT functinele excellentie Een van de taken van de crprate en de business unit CIO s is ervr te zrgen dat de ICT activiteiten excellent wrden uitgeverd, dat prfessinele werkwijzen wrden tegepast en dat het persneel ver de juiste cmpetenties beschikt. Om dit te bewerkstelligen kunnen vr een aantal ICT prfessinele vakgebieden eigenaren wrden aangewezen - de functinele leiders - die verantwrdelijk zijn vr het definiëren van de wijze waarp deze wrden uitgeverd en beheerd in het gehele bedrijf, inclusief prcessen, methden en hulpmiddelen. Veelal is het functineel leiderschap een rl, slechts in enkele gevallen is het een aparte, vlledige functie. Functinele leiders kunnen in verschillende nderdelen van het bedrijf werkzaam zijn en wrden p persnlijke merites benemd. In elk geval zijn zij senir medewerkers en BastaGrup 2005 blz 11

12 wrden dr al hun cllega s erkend als specialisten p hun gebied. Zij hebben het vertruwen van - en hebben meestal gewerkt in - de decentrale business units en p crprate niveau. Elke functinele leider vrmt een netwerk met andere beefenaars in het bedrijf, zdat draagvlak gecreëerd kan wrden vr nieuwe methden f standaarden, en zij kunnen assisteren bij de invering ervan. De vlgende negen nderwerpen kmen in aanmerking vr functinele excellentie, met een suggestie wie de functineel leider zu kunnen zijn: ICT Architectuur Del: definiëren van de applicatie en infrastructuur architectuur zdanig dat alle applicaties, data base- en infrastructuurdiensten met elkaar geïntegreerd kunnen wrden en ze de bedrijfsprcessen ptimaal ndersteunen. Dr de grte reikwijdte (sms tt p wereldwijd niveau) is dit een cmplexe taak p een hg technisch en cnceptueel niveau, maar k met de ndzaak m de architectuur standaarden te verkpen aan de bedrijfsnderdelen en m tt cmprmissen te kunnen kmen. Functineel leider: hfd ICT architect Infrastructuur diensten Del: definiëren van de prtfli van infrastructuur diensten inclusief SLAs vr elke dienst. Standaardisering van alle infrastructuur diensten in het bedrijf. Partnership met externe dienstverleners. Benchmarking m te zrgen vr cmpetitief geprijsde diensten. Evlutinaire ntwikkeling van de diensten in lijn met bedrijfsbeheften. Een gede samenwerking met alle applicatieprtfli huders en de inkp afdeling is vereist. Functineel leider: manager infrastructuur diensten shared service Applicatie ntwikkeling Del: definiëren van methden, standaarden en hulpmiddelen vr applicatie ntwikkeling. Partnership met externe dienstverleners. Zrgen vr vldende cmpetenties bij medewerkers. Zrgen vr ndzakelijke integratie van data en applicaties. Opzetten met leveranciers van ntwikkelmgevingen (ntwikkelstraten), testmgevingen en peratinele mgevingen. Ok het hebben van cntrle prcessen p standaarden en kwaliteit behrt tt de uitdagingen. Functineel leider: manager applicatie ntwikkeling shared service ICT supprt mdel Del: definiëren van de wijze waarp peratinele infrastructuur en applicatie diensten geleverd wrden aan de eindgebruikers binnen het bedrijf. Zrgen vr integraal aanbieden van diensten met een eenduidige en eenvudige interface. Samenwerking met alle bvenstaande functinele leiders is vereist, evenals met de leveranciers van beheermethden en hulpmiddelen. Functineel leider: manager applicatie beheer shared service Infrmatie beveiliging Del: definiëren van de te te passen beveiligingsniveaus, standaarden en methden mede p basis van risic analyse. Omvat k privacy en exprt cntrls wetgeving, herstel bij rampen en planning vr bedrijfscntinuïteit. Verrichten van regelmatige testen en mment pnames m de sterkte van de beveiliging te meten. Rapprtage BastaGrup 2005 blz 12

13 aan ICT Leiderschap Team en BestuursFrum ver gepleegde aanvallen (virussen, hacking, denial f service, incidenten, etc.) Functineel leider: hfd infrmatie beveiliging Strategische relaties met leveranciers Del: definiëren van de wijze waarp ICT diensten en prducten wrden ingekcht. Beperking van het aantal leveranciers waardr het gespendeerde bedrag per leverancier en de verkregen krting vergrt wrdt. Aangaan van strategische relaties met een beperkt aantal leveranciers m de efficiëntie en effectiviteit van geleverde diensten te vergrten. Functineel leider: manager die verantwrdelijk is vr inkp van ICT diensten en prducten Prject management Del: definiëren van het prces, methden en hulpmiddelen vr prject management. Zrg vr vldende cmpetenties bij medewerkers. Partnership met externe dienstverleners en benchmarking van prject management teneinde cntinu verbeteringen dr te veren Functineel leider: manager prject management shared service HRM Del: in de ICT zijn mensen de belangrijkste middelen. Functineel leiderschap hudt zich bezig met de zrg vr vldende, ged pgeleide en gemtiveerde ICT medewerkers. Definiëren van de Emplyee Value Prpsitin vr ICT-ers inclusief carrière- en ntpliingsmgelijkheden. Planning van de instrm, drstrm en uitstrm van medewerkers. Zrgen vr vldende cmmunicatie ver ntwikkelingen. Zrgen vr tepassing van verandermanagement technieken bij belangrijke veranderingen. Zrgen vr verleg met Ondernemingsraden Functineel leider: senir HRM manager verantwrdelijk vr alle ICT medewerkers in het bedrijf ICT Financiën Del: definiëren van de wijze waarp ICT uitgaven gebudgetteerd en geadministreerd wrden. Rapprteren van ICT uitgaven versus plan. Gebaseerd p de individuele business unit plannen, het cördineren van het jaarlijkse verall ICT plan inclusief geplande uitgaven ter gedkeuring dr het Bedrijf ICT Frum. Het pzetten van een standaard methde waarmee prjecten gepririteerd wrden, b.v. p basis van ROI, NPV, IRR, pay-ut time etc 1. Functineel leider: senir Financieel manager verantwrdelijk vr het rapprteren van alle ICT ksten in het bedrijf Uiteraard kan beslten wrden smmige functinele nderwerpen niet te benemen indien daar geen behefte aan is, f kunnen additinele functinele gebieden wrden tegevegd. Bvendien kan het vrkmen dat een aantal van deze rllen in één medewerker samenkmen, b.v. bij kleine(re) rganisaties. 1 Return n Investment, Net Present Value, Internal Rate f Return en Pay-ut time zijn allemaal financiële maatstaven m de mate van winstgevendheid en de rbuustheid van een investering te tetsen. BastaGrup 2005 blz 13

14 7. ICT management mdel Teneinde gvernance effectief te kunnen uitefenen is het zinvl de ICT rganisatie zdanig in te richten f aan te passen dat de bedrijfsaansturing en prfessinele ICT aansturing z direct mgelijk p elkaar aansluit. Het verdient aanbeveling duidelijk nderscheid te maken tussen de vraagzijde en aanbdzijde van de ICT diensten. De vraagzijde definieert het wat en mvat zaken zals strategie, planning, prtfli management, uitgaven niveaus, definiëren van de behefte - zwel kwalitatief als kwantitatief - aan diensten en prjecten, en het ervr zrgen dat geplande verbeteringen een psitief effect hebben p de bttm line van het bedrijf. Deze ICT activiteiten zijn direct afgeleid van de bedrijfs- f business unit beheften en wrden derhalve bij vrkeur dicht bij de bedrijfsactiviteiten uitgeverd. De aanbdzijde definieert het he en mvat zaken zals ntwikkeling en verlenen van infrastructuur diensten, ntwikkeling en verlenen van applicatie diensten en prject diensten, en het zetten f vrstellen van IT-standaarden. Bij vrkeur wrden deze activiteiten uit de verschillende business units lsgemaakt en aangebden als shared services nder éénduidig management. Dit bevrdert de ndzakelijke standaardisatie en cnsistentie in het bedrijf en dat is weer ndig m de diensten centraal te kunnen aanbieden en gebruik te maken van de schaalvrdelen van de centralisatie. Op grnd van best practices in de industrie, die mede zijn ingegeven dr gebruik van externe partijen en ntwikkeling van ged gekwalificeerde eigen medewerkers, wrdt de psplitsing van diensten in drie expertise gebieden aanbevlen: Infrastructuur diensten: dit zijn alle ICT infrastructuur diensten inclusief generieke diensten als , telecnferentie, internet, kantrautmatisering, dcument management, etc. Deze kunnen het best wrden ndergebracht in een shared service nder eenduidige management structuur. Deze diensten meten wrden ntwikkeld en aangestuurd als een nutsdienst ( utility ). Een deel hiervan zal ver het algemeen uitbesteed zijn. Applicatie ntwikkeling en ndersteuning diensten: dit mvat de ntwikkeling en ndersteuning van applicaties. Een pl van applicatie ntwikkelaars en ndersteuners kan p verschillende terreinen wrden ingezet. Naar behefte kunnen deze diensten gerganiseerd wrden per applicatie prtfli (dus met een fcus p bedrijfsprcessen) f per te te passen techniek (b.v..net ntwikkelstraat, ORACLE applicatie, ABAP prgrammering). Van belang is dat gede standaarden wrden gedefinieerd en cnsistent wrden tegepast. Dit mvat tevens tl selectie en definitie van middleware diensten, waarvan het peratinele beheer bij infrastructuur diensten kan wrden ndergebracht. Prject management diensten: Prject management is met name belangrijk bij rganisaties die aan het centraliseren f glbaliseren zijn: als gevlg hiervan zal het aantal prjecten verminderen, dch de reikwijdte, mvang en cmplexiteit van prjecten neemt te, en daarmee het risic van mislukking en kstenverschrijding. Het verdient sterke aanbeveling m prject gerichte activiteiten ls te kppelen van peratinele infrastructuur f applicatie diensten m de BastaGrup 2005 blz 14

15 kwaliteit ervan te bevrderen, te zrgen dat prjecten duidelijk beëindigd wrden en systemen f diensten peratineel gebruikt gaan wrden. Deze diensten mvatten een pl van prject managers, die dr de business units en infrastructuur dienstverleners wrden gebruikt vr het leiden van prjecten. Hiernder vallen ntwikkelings- en implementatieprjecten, migratietrajecten van eigen systemen naar standaard bedrijfssystemen en het uitfaseren van sftware duplicaatpakketten n.a.v. het migreren naar de gekzen standaard pakketten. Hiernder valt k het inveren van nieuwe generaties hardware en netwerkdiensten (en kantrautmatisering upgrades) en migratietrajecten van interne dienstverlening naar externe partijen (en lcaties). De delstelling van bvenstaande psplitsing is: Het verkrijgen van ptimale dienstverlening dr rganisatrische eenheden, die elk ged zijn in wat zij den en die ptimaal gebruik kunnen maken van strategische surcing mdellen (marktwerking ptimaal psitineren) Het aanwijzen en dragen van eenduidige verantwrdelijkheden Het beheren van diensten prtfli s waarbij de verhuding kwaliteit en ksten kunnen wrden vergeleken met externe partijen (benchmarking) Het mgelijk maken de diensten prtfli s cntinue te verbeteren (lerende rganisatie). Samenvattend wrdt de relatie tussen de gvernance rganen, de verschillende ICT leidersrllen en de diensten rganisaties weergegeven in figuur 4: BastaGrup 2005 blz 15

16 8. Tt slt Het del van dit artikel is geweest m besluitvrmers in bedrijven en verheidsinstanties een spiegel vr te huden aan de hand waarvan deze hun gvernance structuur kunnen vergelijken, en zndig ideeën pden ten aanzien van versterking daarvan. Wij hebben in dit artikel aangegeven dat: Er geen standaard plssing vr gvernance bestaat, dit nderwerp is te zeer verbnden met de aard van de werkzaamheden en de cultuur van een bedrijf f rganisatie Het mgelijk is en in de praktijk bewezen m gestructureerd te werken aan het pzetten van een gvernance mdel dat effectief is in de eigen bedrijfsmgeving Gede gvernance vraagt m actieve betrkkenheid van senir managers bij de juiste beslissingen. Managers meten deze rl leren spelen, de CIO(s) met hierbij faciliteren Naarmate de bedrijfsleiding beter leert hiermee m te gaan, zij meer vertruwen krijgt in hun CIO(s). Vervlgens kunnen meer verantwrdelijkheden gedelegeerd wrden Gvernance meer is dan alleen de aansturing van ICT dr bedrijfsmanagement; de ICT gemeenschap met k geleid wrden in hun prfessinele ntwikkeling, het gebruik van standaarden en prcessen, en hun gedrag. Krtm, gede gvernance is een essentieel deel m een vertuigende Emplyee Value Prpsitin te creëren Organisatrische psplitsing van vraag en aanbd, en de psplitsing van diensten in expertise gebieden essentieel is. Dit helpt bij het ntwikkelen van ptimale dienstverlening dr rganisatrische eenheden die elk ged zijn in wat zij den en die ptimaal gebruik kunnen maken van strategische samenwerkingsmdellen. Het vrkmt dat zaken nbeheerst aan de markt wrden vergelaten f dat er geen cntrle is ver standaarden f architectuur. De BastaGrup heeft ruime ervaring in het inveren en tepassen van gvernance in een grt aantal bedrijven en is gaarne bereid u met raad en daad bij te staan. BastaGrup bv Independent secnd pinins n yur IT Drs. Reinier van den Biggelaar Stargardlaan 1 Phne+31 (0) BC Bussum Mb +31 (0) Web E inf@bastagrup.nl BastaGrup 2005 blz 16